EKSEMPLER OG ERFARINGER FRA VA-VIRKSOMHETENE
36
bulletin 2-2012
Lean i VA-forvaltning? |Av Eva K. Lie, Hamar kommune Hamar kommune har valgt å satse på Lean som et verktøy for å møte utfordringen vi står ovenfor i nær framtid. Vi som mange andre Norske kommuner vil møte en virkelighet i årene framover hvor det stilles krav til bedre og flere «produkter» og tjenester. Ressurssituasjonen krever at kommunen får mer igjen for hver krone de bruker, og sist men ikke minst så blir det mer kamp om «hendene» både i samfunnet generelt, men også mellom kommunene og innen kommunen.
Hvordan skape en forbedringskultur? Stopp – tenk – er det noe jeg kan gjøre bedre?
?
Både Mattilsynet, fylkesmannen, arbeidstilsynet og den enkelte mann i gata stiller stadig krav til oss i form av dokumentasjon. Før var det nok med oversikt over vannprøver, men nå skal vi kunne dokumentere hvordan vi jobber, hva vi jobber med og når det er utført og om vi kunne gjort det annerledes. Dette krever gode rutiner og en helhetlig oversikt over alle arbeidsprosesser og oppgaver. For å få en slik oversikt kan man bruke Lean.
Mange jobber i dag etter Lean – modellen uten at de kaller det Lean. Det handler mye om: • å gjøre jobben likt • ha god orden på arbeidsplassen • rydde opp etter deg • sette ting på samme sted hver gang
Å reflektere over egen praksis er en forutsetning for kvalitetsforbedring
Lean i VA-forvaltning? Lean er et verktøy som tidligere bare har vært forbundet med industri, men som nå er på full fart inn i det offentlige. Lean i vann og avløp kan brukes som et verktøy for å bevisstgjøre våre arbeidsprosesser slik at vi lettere kan se hva vi trenger av resurser og om mulig forenkle noen prosesser. Lean kan brukes som et verktøy for å lage gode prosedyrer slik at vi oppfyller kravene som til en hver tid stilles til oss. VA-bransjen i sin helhet står ovenfor mange og krevende utfordringer i framtiden og trenger derfor å fornye seg i takt med tiden. Det blir flere og utfordrende krav til bransjen. Samtidig som vi beholder de nåværende arbeidsoppgaver.
Internkontrollforskriften har vært her i mange år, men ikke alle har fått til et system som tilfredsstiller intensjonen om et «levende dokument». Det vil si at alle arbeidstakerne har et eierforhold og bruker dokumentet aktivt. For å få til en god internkontroll kan man bruke Lean som verktøy. Ved å kjøre en verdistrømsanalyse får man oversikt over hele prosessen og alle får oversikt over hva alle gjør. Man kan enklere finne svar på eventuelle avvik, dobbeltarbeid, sløseri eller om oppgaven løses etter beste praksis. Det kommer inn stadig ny teknologi, men ses den i forhold til gjeldene praksis?
Dette kalles i Lean for de 5S: • sortere (fjerne alt unødvendig) • systematisere (sette ting på samme sted hver gang) • skinne (holde rent i stedet for å GJØRE rent) • standardisere (holde fast på de foregående punkt) • sikre (selvdisiplin, sikre at alle finner det naturlig ikke bare etterleve)
Hva er Lean Direkte oversatt betyr Lean slank, og enkelt sagt er Lean en metode for å skape mer verdi for kunden og høyere medarbeidertilfredshet, med færre ressurser. Et eksempel på hva man kan oppnå gjennom Lean-arbeid er kortere saksbehandlingstid, færre feil og en mindre stressende arbeidshverdag for de ansatte. Lean handler ikke om å løpe fortere, det handler om å jobbe smartere.