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ACTIVIDADES TEMA 2 1. ¿Por qué se hace necesaria la tarea de archivar? La tarea de archivar se hace necesaria por dos factores: - Por la necesidad de guardar la información documental. - Porque lo manda la ley. 2. ¿A qué responde la palabra archivo? Dependiendo del contexto puede referirse al: - Local donde se guarda la documentación. - Mueble que contiene archivos o carpetas. - Conjunto de documentos. 3. Diferencia entre archivo activo e inactivo. El archivo activo son los documentos que usamos a diario mientras que, el archivo inactivo contiene los documentos guardados de forma definitiva o hasta el momento en el que prescriba la obligación legal de guardada. 4. ¿Qué contiene el archivo semiactivo? El archivo semiactivo contiene los documentos de escasa utilidad en el momento y que, pronto pasarán a ser archivos inactivos. 5. ¿Cómo se definen los medios de archivo? Los medios de archivo son los materiales y útiles que usamos para realizar la tarea de archivar. 6. ¿Por qué crees que es conveniente conservar en buen estado la documentación? Para mi es conveniente porque si algún día necesitas recurrir a ella estará en buen estado y además, cabe la posibilidad de que ahorre espacio. 7. ¿En qué consiste la codificación de documentos? La codificación de documentos consiste en dar a los documentos una serie de números o letras que nos faciliten la clasificación y registro.


8. Clasifica alfabéticamente la siguiente lista: • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Alba Ramírez, Carlos del Alba Ramírez, Nuria del ASAJA Tintorería Cano Cárnicas Centrales, Industrias Embutidos Cortés, Fábrica de González Tomado, Martín González Trigo, Encarnación INEM Oleica del Sur, Sociedad Cooperativa. ONCE Poza, Talleres C.B. Poza Contreras, Lucia de la Ruiz-Cebrián León, Ana Ruiz de la Pradera, Juana Ruiz Santana, Miguel Tamis, Almacenes S.L. Tesorería General Tesoro Público

9. Un hospital tiene los siguientes expedientes a la espera de ser clasificados: a) Clasificación cronologica • 31/01/; Arturo Ibáñez Soto; consulta oftalmología. • 04/02/; Vicente Castro Ordóñez; consulta radiología. • 04/02/; Ginés del Hoyo Sánchez; consulta radiología. • 01/03/; Juan Manuel Santos Jerez; consulta cardiología. • 31/03/; Pedro Lendínez Hidalgo; consulta hematología. • 01/05/; Laura de la Poza Lechuga; consulta hematología. • 15/07/; Ana Belén Santiago Vadillo; consulta cardiología. • 09/08/; Gaspar Martos-Cano Hidalgo; consulta radiología. • 10/09/; David Contreras-Segura Ortiz; consulta oftalmología. • 12/10/; Martín Bernal Santisteban; consulta hematología. • 12/11/; Eva Triana del Castillo; consulta cardiología. • 12/12/; José Luís Contreras Ortiz; consulta oftalmología. b) Clasificación alfabética: • Bernal Santisteban, Martín; consulta hematología; fecha 12/10/... • Castro Ordóñez, Vicente; consulta radiología; fecha 04/02/... • Contreras-Segura Ortiz, David; consulta oftalmología; fecha 10/09/... • Contreras Ortiz, José Luís; consulta oftalmología; fecha 12/12/... • Hoyo Sánchez, Ginés del; consulta radiología; fecha 04/02/... • Ibáñez Soto, Arturo; consulta oftalmología; fecha 31/01/... • Lendínez Hidalgo, Pedro; consulta hematología; fecha 31/03/...


• • • • •

Martos-Cano Hidalgo, Gaspar; consulta radiología; fecha 09/08/... Poza Lechuga, Laura de la; consulta hematología; fecha 01/05/… Santiago Vadillo, Ana Belén; consulta cardiología; fecha 15/07/... Santos Jerez, Juan Manuel; consulta cardiología; fecha 01/03/... Triana del Castillo, Eva; consulta cardiología; fecha 12/11/...

c) Clasificación temática por orden cronológico: • Consulta cardiología; fecha 01/03/; Santos Jerez, Juan Manuel • Consulta cardiología; fecha 15/07/; Santiago Vadillo, Ana Belén • Consulta cardiología; fecha 12/11/; Triana del Castillo, Eva • Consulta hematología; fecha 31/03/; Lendínez Hidalgo, Pedro • Consulta hematología; fecha 01/05/; Poza Lechuga, Laura de la • Consulta hematología; fecha 12/10/; Bernal Santisteban, Martín • Consulta oftalmología; fecha 31/01/; Ibáñez Soto, Arturo • Consulta oftalmología; fecha 10/09/; Contreras-Segura Ortiz, David • consulta oftalmología; fecha 12/12/; Contreras Ortiz, José Luís • Consulta radiología; fecha 04/02/; Castro Ordóñez, Vicente • Consulta radiología; fecha 04/02/; Hoyo Sánchez, Ginés del • Consulta radiología; fecha 09/08/, Martos-Cano Hidalgo, Gaspar d) Clasificación temática por orden alfabética: • Consulta cardiología; Santos Jerez, Juan Manuel; fecha 01/03/ • Consulta cardiología; Santiago Vadillo, Ana Belén; fecha 15/07/ • Consulta cardiología; Triana del Castillo, Eva; fecha 12/11/ • Consulta hematología; Bernal Santisteban, Martín; fecha 12/10/ • Consulta hematología; Lendínez Hidalgo, Pedro; fecha 31/03/ • Consulta hematología; Poza Lechuga, Laura de la; fecha 01/05/ • Consulta oftalmología; Contreras-Segura Ortiz, David; fecha 10/09/ • Consulta oftalmología; Contreras Ortiz, José Luís; fecha 12/12/ • Consulta oftalmología; Ibáñez Soto, Arturo; fecha 31/01/ • Consulta radiología; Castro Ordóñez, Vicente; fecha 04/02/ • Consulta radiología; Hoyo Sánchez, Ginés del; fecha 04/02/ • Consulta radiología; Martos-Cano Hidalgo, Gaspar; fecha 09/08/ 10. Describe qué es una circular. Es una carta que se emplea para comunicar algo relativo a nuestra empresa o a todas las personas, empresas u organismos con los que tenemos relaciones comerciales. 11. ¿Qué datos contiene el membrete de una carta? El membrete de una carta contiene: • Nombre de la empresa. • Domicilio. • Localidad, código postal y provincia. • Teléfono, fax, correo electrónico, etc. • Apartado de correos. • Logotipo.


12. ¿Quién es el destinatario? ¿Qué datos aparecen del destinatario en la carta? El destinatario es el receptor de la carta y los datos suyos que aparecen son: • Nombre y dos apellidos o razón social. • Domicilio. • Localidad, código postal y provincia. 13. ¿Qué son las referencias en una carta comercial? Las referencia son las combinaciones de letras y números que identifican a quien ha redactado y escrito la carta y que van situadas debajo del destinatario. 14. ¿Por qué el cuerpo de una carta es la parte fundamental de la misma? El cuerpo de una carta es la parte principal del escrito que comienza con una breve introducción que explica el motivo de la carta y se desarrolla todos los asuntos que se quieren tratar. 15. ¿Qué datos contiene la antefirma? La antefirma contiene: • El nombre de la empresa. • Indicación del concepto por el que se firma si quien lo hace no es la persona que debería firmar la carta. • Nombre y apellidos de la persona que firma. • Cargo que ocupa esa persona o departamento al que pertenece. 16. Describe la posdata. La posdata es una nota que se utiliza cuando hemos olvidado algún detalle en la redacción del cuerpo de la carta y se indica al final del escrito. 17. Describe qué es el anexo de una carta. El anexo es otro documento o muestra que enviamos con la carta. 26. ¿Cómo definirías la instancia? ¿A quién se dirige? La instancia es un documento mediante el que se solicita algo al organismo o persona que lo puede conceder. Se puede decir que es como una solicitud.


27. ¿Qué datos contiene el encabezamiento de una instancia? El encabezamiento de una instancia contiene - Nombre y dos apellidos - DNI - Domicilio - Localidad - Profesión - Y de manera opcional: la fecha de nacimiento, el estado civil y otros datos que puedan ser útiles. 28. ¿Cómo empieza cada uno de los párrafos del cuerpo de la instancia? El inicio del cuerpo va precedido de la palabra “expone” y el final del cuerpo usa la palabra “solicita” 29. ¿Qué contiene el pie de una instancia? Va en la parte inferior del escrito y lleva los datos del organismo o persona a quien se dirige. 30. Describe el oficio. El oficio es un documento escrito que utilizan los organismos públicos para comunicarse con otros organismos públicos o con las personas particulares. 31. ¿Quién es el expedidor de un certificado? El expedidor de un certificado es la persona que escribe un documento certificando algo de otra persona. 32. ¿Con qué expresiones suele finalizar un certificado? Un certificado suele acabar con expresiones como: - y para que conste y surta efectos oportunos, expido el presente certificado en... - y para que conste, a petición del/la interesado/a, expido este certificado en... - y para que así conste firmo el presente certificado en... - y para hacerlo constar se expide el presente documento en... 33. ¿Quién firma el visto bueno en los oficios y certificados? El visto bueno lo firma la persona que escribe un oficio y no es el cargo más alto de la sección o del departamento del organismo público.


34. ¿Cómo definirías un acta? Un acta es un escrito en el que se realiza un resumen de lo ocurrido en una reunión, los acuerdos tomados en ella y el resultado de las posibles votaciones. 35. ¿Y un saluda? Un saluda es una comunicación breve utilizada por aquellas personas que, debido al cargo que ocupan, se ven obligadas a saludar de manera protocolaria.

Actividades tema 2  

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