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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS: Executive Information Systems) son sistemas computarizados que proveen a los ejecutivos un fácil acceso a información interna y externa relevante para sus factores de éxito. Nació de la demanda que respondieran a las necesidades reales de los ejecutivos en las organizaciones con la facilidad de resumir, filtrar, comprimir y rastrear datos, enfatizando la reducción de tiempo y esfuerzo requeridos para obtenerlos. Están dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones. El objetivo fundamental de los Sistema de Información para Ejecutivos es permitir el monitoreo y seguimiento por parte de los directivos. LA PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL Comprende el programa de acción normativo del consejo directivo y la dirección de una organización completa. El programa de acción define los objetivos, metas, políticas y prioridades a mediano y largo plazo. El proceso de planeación consta básicamente de las siguientes etapas: •

Establecimiento de objetivos

Formulación de estrategias

Desarrollo de los planes de operación

Establecimiento de presupuesto financiero

Ejecución de las operaciones

Para que la planeación sea sumamente práctica y eficaz, deberá tomar en cuenta las reacciones de las personas a quienes afecta. La estrategia es un plan, resultado de una decisión ejecutiva cuyo objeto consiste en desarrollar total o parcialmente los recursos humanos y materiales logrando su crecimiento a través de: •

Una ampliación, y consolidación de su situación financiera.

Una ampliación de su mercado potencial.

Una ampliación de sus actuales líneas de crecimiento.

PROCESO DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN Los EIS, constituyen a rediseñar y reestructurar los procesos de planeación y control. Mejoras que pueden lograrse al utilizar este tipo de sistemas: •

Mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales

Rediseño de los sistemas actuales de reportes, a través de los cuales se pone atención en los factores críticos de éxito para mejorar la organización.

Cambios en los procesos de planeación y pronóstico.


Habilidad de realizar análisis específicos utilizando información que está en la base de datos.

Permite las relaciones de comunicación entre el personal, logrando con ello que los ejecutivos se mantengan realizando actividades de alto nivel.

Mejora la capacidad de administración de programas en empresas con orientación a proyectos.

Esto proporciona las siguientes ventajas:

El sistema provee acceso más rápido a la información.

El sistema permite disponer de textos, datos y gráficos en forma inmediata.

Las capacidades de manejo de programas generalmente permiten acceso a información más detallada.

SOPORTE COMPUTACIONAL PARA LA PLANEACIÓN Las actividades de los negocios hoy día se realizan de manera más rápida lo cual implica que la manera tradicionalista de ver la planeación en periodos más largos de tiempo cambie, anteriormente se consideraban periodos trimestrales e incluso semestrales y anuales, en estos tiempos existe una alta necesidad de contar con información semanal e incluso diaria; esto permite que las organizaciones realicen los ajustes necesarios a las condiciones de los mercados. . Los SIE vigoriza los procesos de planeación y pronósticos mediante las siguientes maneras: Mecanizando el proceso de planeación de la organización. Estableciendo nuevas metodologías de planeación estratégica y análisis competitivos, estas se mejoran teniendo una comunicación adecuada y acceso a las bases de datos. . Hoy día los EIS están progresando muy rápido, y es muy posible que en un tiempo muy cercano estos sistemas sean muy diferentes. Un sistema de Información ofrece soporte para: •

Análisis de datos Históricos

Proyecciones y Pronósticos

Cálculos propios del plan

Formato según las necesidades de los destinatarios

CONTROL ORGANIZACIONAL El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una organización cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. Algunos autores estudiosos del tema:


Henry Fayol: El tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL El Control Administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación para comparar resultados y determinar si existen desviaciones reales. Se divide el control en cuatro pasos: •

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"

Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

CARACTERÍSTICAS DE UN SIE Sistema de Información para Ejecutivos sea considerado como tal, debe de reunir ciertas características. Hay ocasiones en que los EIS no cumplen con todas las cualidades deseables. Las principales características de los Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE): •

Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.

Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.


El sistema debe contar con capacidad de manejar información que proviene de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes externas de información.

Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.

Esto puede representar un reto importante, ya que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa los recursos computacionales por el temor a cambiar.

Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfaces hombre-máquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. El protocolo de comunicación entre el ejecutivo y el sistema permite interactuar sin un entrenamiento previo.

Puede acceder información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización.

Esta característica del EIS permite al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de información.

El sistema esta soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

TENDENCIAS FUTURAS Existen sistemas que pueden manejar información tanto interna como externa a la organización. Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos y no solamente basada en los libros contables. Permiten que los ejecutivos desempeñen un rol más estratégico en la organización. La tecnología de los SIE está evolucionando muy rápido, y es muy probable que en el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos puntos que pueden anticiparse son: •

Una mejor integración con otras aplicaciones

Mejor software comercial para el desarrollo de SIE

Mejores interfaces sistema-ejecutivo

EL PROCESO DE DESARROLLO DE UN SIE Tiene características que lo hacen único. En primera instancia, porque es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigido al ejecutivo, las técnicas utilizadas para el análisis y desarrollo de


los tradicionales Sistemas Transaccionales. . A continuación se propone una metodología para su desarrollo e implantación: IDENTIFICACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA: Antes de crear la propuesta para el desarrollo del sistema debe de elegirse la alternativa que se desee. A continuación se mencionan algunas de las alternativas que existen para su desarrollo: •

Desarrollar el sistema de manera interna y partiendo de cero. Esto significa que el departamento de Sistemas de Información asignara a un equipo de trabajo para el desarrollo del sistema.

Otra alternativa es hacer modificaciones a los sistemas actuales con el fin de cubrir los requisitos del ejecutivo.

Desarrollar el sistema partiendo de cero con la ayuda de desarrolladores externos con experiencia previa en SIE.

Cada una de estas alternativas tiene ventajas y desventajas en renglones tales como costo, tiempo y control durante el desarrollo de la aplicación.

CREACIÓN DE LA PROPUESTA: Debe escribirse o elaborarse una presentación de la propuesta del EIS. La creación de la propuesta ayudara a tener un apoyo más sólido para el desarrollo y minimizar la resistencia por parte de los ejecutivos. Las principales razones que existen para presentar de manera formal una propuesta de un SIE son: •

Claro entendimiento con el ejecutivo: Esto se refiere a que el desarrollo del EIS se haga tomando como base lo que piensa el desarrollador y lo que espera el ejecutivo.

Reducir la resistencia al cambio: No todos los ejecutivos aceptarán al mismo tiempo el concepto de un EIS. Cuando se desarrolla un nuevo proyecto existe gente que está de acuerdo, gente a quien le es indistinto y gente que no está de acuerdo.

Manejar las expectativas: En la creación y presentación de una propuesta deben ponerse en una balanza las expectativas. Los beneficios que pueden lograrse, los riesgos que implica y los recursos que requiere. Es importante considerar esto último, ya que la mayoría de los fracasos se deben a que no se explicaron los riesgos y las necesidades de recursos y solo se enfatizó en lo ventajoso que sería utilizar este sistema.

Lograr el compromiso de los recursos: Hay personas que solo acostumbran justificar los costos; es importante hacer un pronóstico del dinero, de la gente y del tiempo que se necesitará para cumplir con la propuesta.

Con todo esto, el ejecutivo tendrá una visión más clara de lo que es un EIS. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DEL EJECUTIVO: paso consiste en determinar las necesidades del ejecutivo. Se sugiere un conjunto de estrategias para lograr lo anterior:


Realizar entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes áreas funcionales de la empresa, con el objetivo de preguntarles la información que consideran relevante.

Listar los principales objetivos de la empresa a corto y mediano plazos y definir la información necesaria para darle seguimiento.

Preguntar a los ejecutivos cuales son los datos que no les gustaría que llegaran a manos de la competencia.

A través de simple observación o entrevistas determinar la información que utiliza en la actualidad el ejecutivo para monitorear la situación de la empresa.

CREACIÓN DEL SISTEMA Y PRESENTACIÓN DE UN PROTOTIPO: La clave para la creación de un EIS exitoso es el prototipo. Estos sistemas deben evolucionar constantemente y la velocidad con que se realicen los cambios es muy importante para el éxito. IMPLANTACIÓN EXITOSA DE UN SIE: Para que un ejecutivo utilice un SIE, debe de implantarse considerando los siguientes factores: •

Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto: Esto implica que el ejecutivo debe tener un entendimiento claro de las capacidades y limitaciones del sistema desarrollar.

Socio operativo: Esto con el fin de manejar los detalles de implantación del sistema y de que se puedan tomar decisiones considerando el punto de vista del usuario ejecutivo.

Personal idóneo en el departamento de informática: La calidad del personal que labora en el departamento es trascendental para el éxito del proyecto.

Tecnología apropiada: La selección del hardware y software debe corresponder a la demanda tecnológica del proyecto.

Administración de los datos: Un SIE debe de ser capaz de presentar información de las diferentes áreas que componen la empresa, y para ello es necesario que la infraestructura de la base de datos interna sea estandarizada.

Relación clara con los objetivos del negocio: Debe dar seguimiento a los factores críticos de éxito de la empresa y estos factores se definen en base a los objetivos que persigue esta empresa.

Manejo de la resistencia al cambio: Es necesario evaluar el nivel de cultura computacional de la empresa, pues de ello dependerá la forma en que se maneje la resistencia al cambio.



Sistema de información para ejecutivos resumen