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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

ENSAYO ANALISIS DEL PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS

¨Por: Alba Nineth González Hernández

Guatemala, junio de 2012


Introducción La mayoría de las organizaciones tiene un sistema en funcionamiento, formal o informal, para elaborar un presupuesto operativo. Un presupuesto requiere de una revisión sistemática y atenta de los gastos probables y los fondos designados; además, ayuda a la empresa a asignar los gastos durante un período determinado. Las comparaciones de los gastos reales con respecto a los gastos presupuestados proporcionan un medio para realizar los ajustes necesarios con el fin de tratar las variaciones de las expectativas. La responsabilidad del profesional de RRHH es alinear el presupuesto del departamento de Recursos Humanos con las metas organizacionales estratégicas dentro de las pautas y los procedimientos de la organización. Esto es particularmente importante para garantizar que los RRHH sean percibidos como un socio estratégico capaz de justificar los gastos y vincular las actividades de RRHH con el programa general de trabajo de la organización. También es importante debido a que los RRHH, con frecuencia, son percibidos como un centro de costos, en vez de una función generadora de ingresos y, por consiguiente, pueden ser percibidos como un área donde los costos pueden recortarse con mayor facilidad. Un presupuesto de RRHH bien planificado y documentado demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización. El siguiente paso es una descripción general del proceso de elaboración del presupuesto, seguido por algunos de los problemas únicos que enfrentan los profesionales de RRHH y una lista de verificación de las partidas encontradas comúnmente en los presupuestos de los departamentos de RRHH


ANALISIS DEL PRESUPUESTO DEL RECURSO HUMANO En la administración y gestión del área de recursos humanos en las organizaciones actuales, el responsable de esta unidad administrativa, debe utilizar una serie he herramientas, para efectivizar su gestión, siendo entre muchas ellas, el presupuesto de recursos humanos, la cual la servirá para prever las necesidades de los diversos gastos de esta área en materia de recursos humanos. Como es de conocimiento las necesidades de gasto de personal, le va a permitir a la organización

empresarial,

cumplir

con

la

parte

laboral

legal,

en

cuanto a

remuneraciones, beneficios legales, capacitación y demás prestaciones sociales y económicas que las instituciones deben otorgar a sus colaboradores. La mayoría de las organizaciones tiene un sistema en funcionamiento, formal o informal, para elaborar un presupuesto operativo. (Jiambalvo, 2003, pág. 285) “Son los documentos formales que cuantifican los planes de la compañía para alcanzar sus metas”. (Muñiz, 2009, pág. 174) Define el presupuesto como: Una herramienta de planificación que, de una forma determinada, integra y coordina

las áreas, actividades y departamentos de una organización, y que

expresa en términos monetarios, los ingresos gastos y recursos que se generan en un período determinado para cumplir con los objetivos fijados en la estrategia. Un presupuesto requiere de una revisión sistemática y atenta de los gastos probables y los fondos designados; además, ayuda a la empresa a asignar los gastos durante un período determinado. Las comparaciones de los gastos reales con respecto a los gastos presupuestados proporcionan un medio para realizar los ajustes necesarios con el fin de tratar las variaciones de las expectativas. (Alles M. , 2011, pág. 56) “Procedimiento

administrativo

mediante el cual se

calculan previamente resultados, costos y otros elementos relacionados con la función del área de Recursos Humanos.”


Un presupuesto de RRHH bien planificado y documentado demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización. Dicho esto, el siguiente paso es una descripción general del proceso de elaboración del presupuesto, seguido por algunos de los problemas únicos que enfrentan los profesionales de RRHH y una lista de verificación de las partidas encontradas comúnmente en los presupuestos de los departamentos de RRHH. Para la formulación del presupuesto de gastos de personal, se debe tener en cuenta el plan de trabajo, plan estratégico o políticas remunerativas. En caso de no haber los instrumentos indicados, se tomará la planilla de remuneraciones del último mes del año, como base o punto de partida para hacer las proyecciones, además se debe tener en cuenta las disposiciones laborales sobre derechos o beneficios que le corresponden a los colaboradores, por ejemplo, remuneraciones mínimas, gratificaciones, vacaciones asignación familiar, horas extras, trabajo nocturno, entre otros. El presupuesto de Recursos Humanos, deberá elaborarse en concordancia con las políticas de personal, previamente establecidas por la empresa y deberá ser insertado en el presupuesto general de la empresa; se recomienda que su formulación y elaboración sea en forma mensual o trimestral. La elaboración del presupuesto implica la recopilación sistemática de información y datos para poder proyectar las finanzas necesarias para sustentar los objetivos de una organización. La mayoría de las organizaciones tiene alguna clase de proceso para elaborar un presupuesto. Los dos métodos comunes son: (Amat & Campa, 2011, pág. 87) “Presupuesto incremental: mediante el uso del presupuesto actual, se desarrolla un presupuesto nuevo al realizar ajustes ascendentes o descendentes a cada partida con base en las expectativas.”


(Sánchez, 2010, pág. 106) “Presupuesto a partir de cero: cada partida incluida en el presupuesto deberá estar justificada antes de ser incorporada; por consiguiente, el proceso comienza con un programa en blanco.” (Alles M. , 2008, pág. 67)

La elaboración del presupuesto requiere de la

recopilación de muchas formas de datos. Desde una perspectiva de RRHH, entre los datos necesarios para crear un presupuesto nuevo se incluyen los siguientes: Número de miembros del personal proyectados para el próximo año., Aumentos o proyecciones de los costos de las prestaciones, Tasa de rotación proyectada, Los costos reales incurridos en el año en curso,

Programas y prestaciones nuevos

planificados, Otros cambios en las políticas, estrategias empresariales, leyes o reglamentos que puedan tener impacto en los costos y Ingresos de RRHH (a través de consultoría, ahorros de la remuneración, prestaciones, reducción de la rotación, costos de capacitación, alquiler, etc.). Las proyecciones pueden ser simples o complicadas y se basan en los costos o las estimaciones reales, dependiendo de la naturaleza del gasto y los datos disponibles. Por ejemplo, el costo de la publicidad puede ser más fácil de proyectar para una empresa con una rotación baja constante o para una que tenga un flujo constante de candidatos no solicitados, mientras que puede ser más difícil de proyectar para una empresa con fluctuaciones significativas en la rotación y las necesidades de contratación.. Las personas que preparan un presupuesto de RRHH por primera vez necesitarán recopilar todas las fuentes disponibles de datos a fin de realizar proyecciones bien fundadas. (Pochol, 2007, pág. 85) Refiere Uno de los retos que tiene impacto sobre el proceso de preparación del presupuesto son las fluctuaciones en los costos, basadas en la contratación de personal. Por ejemplo, una reestructuración corporativa puede causar una mayor utilización de los servicios de reubicación laboral mientras que se


congelan los aumentos salariales y los ascensos. Asimismo, los costos de las prestaciones pueden aumentar o disminuir con base en el número de influencias externas. La buena documentación permitirá que el profesional de RRHH corrobore cualquier pregunta que surja durante el proceso de preparación del presupuesto, la cual esté relacionada con sus variaciones significativas. Los RRHH también pueden estar sujetos a gastos inesperados para los cuales no se hayan asignado fondos de manera específica. Las tragedias pueden exigir servicios de asesoría, los negocios nuevos pueden demandar una mayor recurrencia a contratación, publicidad o agencias, y las acusaciones de conducta inapropiada por parte de los miembros del personal pueden suponer costos adicionales para los servicios de capacitación e investigación. Puede ocurrir cualquier cantidad de cosas capaces de causar estragos a un presupuesto cuidadosamente diseñado. La planificación para tales eventualidades puede ser difícil. Por consiguiente, puede ser apropiada la creación de un fondo para gastos misceláneos para eventualidades relacionadas con la empresa. Otro factor que puede variar en el proceso de elaboración del presupuesto de RRHH es el grado en que se distribuyen los costos a los departamentos individuales en una organización o su centralización en el departamento de RRHH. Los salarios, los impuestos sobre la nómina, los honorarios de capacitación e incluso los costos de reclutamiento pueden asignarse a los departamentos de acuerdo al personal del cual son responsables. Se trata de un asunto filosófico que debe evaluarse de manera coherente con los demás parámetros del presupuesto de la organización. Por ejemplo, si los costos para los teléfonos y demás equipos de oficina son asignados a los departamentos, por consiguiente, los costos individuales del personal también pueden serlo, por lo menos hasta cierto punto.


Aun cuando hay muchas partidas1 que pueden ser incluidas o no en el presupuesto de un departamento de RRHH, a continuación se presenta una lista de algunas de las partidas más comunes a considerar. Aunque esta lista no es limitativa, debe proporcionar una base sólida para los tipos de partidas encontradas por lo general en un presupuesto de RRHH. Selección y colocación Publicidad de reclutamiento, Honorarios de agencias, Ayuda temporal, Programa de referencia de personal, Pruebas de destrezas, Pruebas de consumo de drogas, Verificaciones de antecedentes, Viajes relacionados con el reclutamiento, Obsequios para contrataciones universitarias, Costos de impresión (solicitudes, folletos de reclutamiento), Desarrollo y mantenimiento del sitio Web y Costos del sistema de rastreo de solicitantes. Capacitación y desarrollo Programas externos, Cuotas de registro, Gastos de viajes, Costos de exámenes de certificación,

Programas

internos,

Honorarios

de

asesoría

y

salario

de

capacitadores, Materiales de los programas, Alimentos y bebidas y Suministros para los asistentes Remuneración y prestaciones Sueldos del personal, Costos de la nómina, Horas extras, Remuneración con incentivos, Plan de salud, odontológico y oftalmológico, Seguro de vida, Seguro y financiamiento para incapacidades a corto y largo plazo, 1

y de participación de

Son aquellos conceptos por los cuales se destinan fondos utilizados en el desarrollo y operación de programas. Estos conceptos se desglosan en los siguientes renglones mayores de gasto: Gastos Personales, Gatos no Personales, Gastos de Equipo y Mejores Permanentes. ·


utilidades, Administración de planes de cafetería y Gastos de teletrabajo, Informes de encuestas Relaciones sindicales y con los miembros del personal Programa de reconocimiento, Premios de servicio, Administración de encuestas de actitud, Software para la evaluación del desempeño, Incentivos por asistencia, Honorarios de abogados laborales, Gastos de reubicación laboral, Premios de programas sugeridos, Gastos de relaciones laborales (abogados, asesores), Administración de los programas para la gestión de la diversidad, Salud, seguridad y protección, Programas de asistencia para los miembros del personal, Programas para dejar de fumar, Instalaciones deportivas, Promoción y capacitación sobre seguridad y Capacitación y prevención de la violencia en el lugar de trabajo. Ingresos Planificación estratégica (datos/consultores), Donaciones benéficas, Administración del Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS), Bases de datos, suscripciones, membrecías y libros sobre RRHH, Diseño y mantenimiento de la Intranet. (Hastings, 2009) Entonces se puede decir que la más importante función del Departamento de Recursos Humanos en la que se refiere a la preparación presupuestaria, es la de defender esta necesidad de suministrar los servicios de apoyo a los distintos departamentos de cada organización: planeación de recursos humanos, reclutamiento y selección, análisis y clasificación de empleos, pagos y sistemas de beneficios, entrenamientos y orientación así como la contratación colectiva.

También en una

situación de ajustes presupuestarios, los administradores de personal pueden ayudar en la preparación de planes para la reducción de gastos en su ramo. Estos planes, por


lo general, incluyen el cese2 en la contratación exterior y el empleo de nuevo personal, y en las promociones o los ascensos; así como la limitación de las horas de trabajo, la reducción de beneficios, la contratación de servicios y el reemplazo de trabajadores permanente por empleados a medio tiempo, temporales o contratos.

2

Dejar de desempeñar un cargo.


Conclusiones Un presupuesto requiere de una revisión sistemática y atenta de los gastos probables y los fondos designados; además, ayuda a la empresa a asignar los gastos durante un período determinado.

Un presupuesto de Recursos Humanos bien planificado y documentado demuestra una consideración atenta de los gastos directamente vinculados a los programas y actividades de la organización

La elaboración del presupuesto de Recurso Humano implica la recopilación sistemática de información y datos para poder proyectar las finanzas necesarias para sustentar los objetivos de una organización.

La responsabilidad del profesional de Recursos Humanos es alinear el presupuesto del departamento de Recursos Humanos con las metas organizacionales estratégicas dentro de las pautas y los procedimientos de la organización.

En conclusión, también es importante que los Recursos Humanos presten atención a su propio ramo, debido a que los ciclos presupuestarios pueden variar y algunas organizaciones pueden basar sus presupuestos en el año calendario o en el año fis


Bibliografías Alles, M. (2008). Competencias, Dirección Estrategica de Recursos HUmanos: Gestión Por. Argentina: GRANICA S.A. Alles, M. (2011). Diccionario de Terminos de Recursos Humanos. Argentina: GRANICA. Amat, O., & Campa, F. (2011). Contabilidad, Control de Gestión y Finanzas de Hoteles. Barcelona: Profit. Hastings, R. (23 de noviembre de 2009). Society for Human Resource Management. Obtenido de Society for Human Resource Management: http://www.shrm.org/foreign/espanol/Pages/Article06_hrbudget.aspx Jiambalvo, J. (2003). Contabilidad Administrativa. En J. James, Contabilidad Administrativa (pág. 465). México: Limusa. Muñiz, L. (2009). CONTROL PRESUPUESTARIO: Planificaciín, elaboración y seguimiento de Presupuesto (174 ed.). Barcelona: Profit. Pochol, L. (2007). Dirección y Gestión de Recursos Humanos. Madrid: Diaz de Santos. Sánchez, E. F. (2010). Aministración de Empresas: Un Enfoque Interdisciplinar. España: Paraninfo.


Anexo A continuación presentamos un esquema o formato, que puede ser utilizado en la formulación del presupuesto de gastos de personal.

1ºTrim.

RUBROS Remuneraciones Vacaciones Asignaciones Refrigerios Horas Extras Gratificaciones Bonificaciones Incremento Remuneraciones Leyes sociales Viáticos Uniforme Otros

TOTAL

de

PERIODOS 2ºTrim

3ºTrim.

4º Trim.

TOTAL

Ensayo Analisis de Analisis de Presupuesto de Recursos Humanos  

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