__MAIN_TEXT__
feature-image

Page 1

14. ZBORNIK Zbornik mednarodne konference, Radenci, 15. - 17. april 2015/ International Conference Proceedings, Radenci, 15 - 17 April 2015

... ......... TEHNICNI IN VSEBINSKI ...

PROBLEMI KLASICNEGA IN ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA .........................................

2015

Materialno varstvo arhivskega gradiva Maribor 2015


Častni pokrovitelj konference:

Mednarodni arhivski svet

Generalni sponzor za področje klasičnega arhiviranja:

Trevis d. o. o. Ljubljana

Generalni sponzor za področje dolgoročne hrambe e-gradiva:

Mikrografija d. o. o. Novo mesto


Zbirka / Collection

Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja 14 Zbornik mednarodne konference, Radenci, 15. – 17. april 2015 / International Conference Proceedings, Radenci, April 15 – 17, 2015

TEHNIČNI IN VSEBINSKI PROBLEMI KLASIČNEGA IN ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA / TECHNICAL AND FIELD RELATED PROBLEMS OF TRADITIONAL AND ELECTRONIC ARCHIVING

Materialno varstvo arhivskega gradiva / Preservation of Archives

Vsi prispevki so recenzirani. / All contributions are peer-reviewed. Glavni in odgovorni urednik / Chief and responsible editor

Ivan Fras, prof. Pokrajinski arhiv Maribor, Glavni trg 7, SI-2000 Maribor telefon /Phone: 00386 2 228 50 17 e-pošta /e-mail: ivan.fras@pokarh-mb.si

Urednica / Editor

Nina Gostenčnik

Uredniški odbor /

Ivan Fras, Nina Gostenčnik, dr. Joachim Kemper (Nemčija) Leopold Mikec Avberšek, dr. Miroslav Novak, dr. Josef Riegler (Avstrija), Darko Rubčić (Hrvaška), mag. Zdenka Semlič Rajh, dr. Izet Šabotić (Bosna in Hercegovina), mag. Boštjan Zajšek

Editorial Board Lektoriranje / Language editing: Prevajanje / Translations:

Oblikovanje in prelom / Design and Typesetting Naklada / Circulation Izdal in založil / Published by

mag. Boštjan Zajšek (slovenščina / Slovenian, nemščina / German), Nina Gostenčnik (angleščina / English) mag. Boštjan Zajšek (slovenščina / Slovenian, nemščina / German, bosanščina / Bosnian, hrvaščina / Croatian, srbščina / Serbian), Nina Gostenčnik (slovenščina / Slovenian, angleščina / English, bosanščina / Bosnian, hrvaščina / Croatian, srbščina / Serbian) Nina Gostenčnik 350 izvodov / copies Pokrajinski arhiv Maribor / Regional Archives Maribor

CIP - Kataložni zapis o publikaciji Univerzitetna knjižnica Maribor 930.25(082)(086.034.4) TEHNIČNI in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Materialno varstvo arhivskega gradiva [Elektronski vir] : zbornik mednarodne konference, [Radenci, 15. - 17. april 2015] / [urednica Nina Gostenčnik ; prevajanje Boštjan Zajšek, Nina Gostenčnik]. - Maribor : Pokrajinski arhiv, 2015. - (Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja ; 14) ISBN 978-961-6507-62-2 (CD-ROM) ISBN 978-961-6507-63-9 (online (pdf)) 1. Gostenčnik, Nina, 1978COBISS.SI-ID 81796865 Za vsebino in znanstveno korektnost prispevkov odgovarjajo avtorji. The publisher assumes no responsibility for statements made by contributors. Mednarodno konferenco in izdajo zbornika so omogočili / The conference and the proceedings were made in co-operation with :

Ministrstvo za kulturo RS, Trevis d. o. o., Mikrografija d. o. o., scope solutions ag Basel, Zdravilišče Radenci d. o. o., Radenska d. d., In-vision GmBH, Kartonaža Vlašić, Pomurski sejem d. d. Gornja Radgona, Alma Mater Europaea - Evropski center, Maribor, Mariborski vodovod d.d.

© 2015 Pokrajinski arhiv Maribor / Regional Archives Maribor Vse pravice pridržane. Noben del te izdaje ne sme biti reproduciran, shranjen ali prepisan v kateri koli obliki oz. na kateri koli način, bodisi elektronsko, mehansko, s fotokopiranjem, snemanjem ali kako drugače, brez pisnega dovoljenja lastnikov avtorskih pravic (copyright). All Rights Reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without prior written permission of the copyright owner.


KAZALO UVODNI NAGOVOR

11

Ivan FRAS

13

UVODNI NAGOVOR GLAVNEGA IN ODGOVORNEGA UREDNIKA INTRODUCTION OF THE EDITOR IN CHIEF

MATERIALNO VARSTVO ARHIVSKEGA GRADIVA

15

Tadeja MATOS, Mateja ŠKAMPERLE

17

PRISOTNOSTI GLIV V PROSTORIH KNJIŽNIC IN ARHIVOV TER NJIHOV VPLIV NA POČUTJE IN ZDRAVJE LJUDI PRESENCE OF FUNGI IN LIBRARIES AND ARCHIVES AND THEIR IMPACT ON PEOPLE'S HEALTH

Adrien P. HOLL

29

PREVENTIVE PRESERVATION IN THE ARCHIVES PREVENTIVNO VAROVANJE ARHIVSKEGA GRADIVA

Sanja ANDROIĆ, Boštjan ŠPEHONJA

35

POSLEDICE PREMALO SKRBNEGA RAVNANJA Z ELEKTRONSKIM IN PAPIRNIM GRADIVOM ELECTRONIC AND PAPER RECORDS - CONSEQUENCES OF NEGLIGENT HANDLING

Marko POTOKAR, Sanja ANDROIĆ

53

SOCIALNI INŽENIRING - ČLOVEK KOT DEL VARNOSTNEGA SISTEMA SOCIAL ENGINEERING – A MAN AS PART OF THE SECURITY SYSTEM

Jasna MALEŠIČ, Tereza POLIČNIK – ČERMELJ, Irena SEŠEK

67

MASOVNO RAZKISLINJENJE ARHIVSKIH IZVODOV NARODNE IN UNIVERZITETNE KNJIŽNICE MASS DEACIDIFICATION OF ARCHIVAL COPIES AT THE NATIONAL AND UNIVERSITY LIBRARY

Izet ŠABOTIĆ

79

ZNAČAJ EDUCIRANOSTI ARHIVSKOG KADRA U VANREDNIM OKOLNOSTIMA (ISKUSTVO ARHIVA TUZLANSKOG KANTONA) POMEN IZOBRAŽENOSTI ARHIVSKEGA KADRA V IZREDNIH RAZMERAH (IZKUŠNJE ARHIVA TUZELSKEGA KANTONA) THE IMPORTANCE OF EDUCATED ARCHIVAL PERSONNEL IN EMERGENCIES (EXPERIENCES OF THE ARCHIVES OF THE TUZLA CANTON)

5


Sejdalija GUŠIĆ, Milena GAŠIĆ

91

MOGU LI SE JOŠ SPASITI? KONZERVACIJA I RESTAURACIJA PISANOG BLAGA U BOSNI I HERCEGOVINI ALI JIH JE ŠE MOŽNO REŠITI? KONZERVIRANJE IN RESTAVRIRANJE PISNE DEDIŠČINE V BOSNI IN HERCEGOVINI CAN THEY STILL BE SAVED? CONSERVATION AND RESTORATION OF WRITTEN HERITAGE IN BOSNIA AND HERZEGOVINA

Siniša DOMAZET

99

ARHIV BOSNE I HERCEGOVINE - ZAŠTITA GRAĐE U DOBA RECESIJE ARHIV BOSNE IN HERCEGOVINE – ZAŠČITA GRADIVA V DOBI RECESIJE ARCHIVES OF BOSNIA AND HERZEGOVINA – PROTECTION OF ARCHIVES IN TIMES OF RECESSION

ARHIVSKA TEORIJA

109

Alenka ŠAUPERL, Polona VILAR, Maja ŽUMER, Zdenka SEMLIČ RAJH, Izet ŠABOTIĆ, Selma ISIĆ, Sead SELIMOVIĆ, Omer ZULIĆ

111

ARHIVISTI O UPORABNIKIH ARHIVA ARCHIVISTS ABOUT ARCHIVES' USERS

Jelka MELIK

123

SODNA VEJA OBLASTI IN ARHIVI JUDICIAL BRANCH OF POWER AND ARCHIVES

Miroslav DUČIĆ

135

ARHIVSKA GRAĐA KAO DEO IMOVINE STEČAJNOG DUŽNIKA ARHIVSKO GRADIVO KOT DEL LASTNINE STEČAJNEGA DOLŽNIKA ARCHIVES AS PART OF THE PROPERTY OF THE BANKRUPTCY DEBTOR

Anna KRZEMIŃSKA ACQUIRING PRIVATE ARCHIVES – LEGAL CONSTRUCTION OF AGREEMENTS INCLUDING ISSUES: COPYRIGHT, PROTECTION OF PERSONAL DATA, PROTECTION OF CORRESPONDENCE, PROTECTION OF IMAGE, ETC.

145

PREVZEMANJE ZASEBNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA – PRAVNA SESTAVA POGODB: AVTORSKE PRAVICE, ZAŠČITA OSEBNIH PODATKOV, KORESPONDENCE, SLIK IN DRUGEGA

Lenka PAVLÍKOVÁ, Juraj VALENT

157

ARCHIVES VS. CREATORS. COOPERATION IN THE CREATION, PROTECTION AND ACQUISITION OF ARCHIVES ARHIVI IN USTVARJALCI. SODELOVANJE PRI USTVARJANJU, VAROVANJU IN PREVZEMANJU ARHIVSKEGA GRADIVA

6


Jovan P. POPOVIĆ

165

POSTUPANJE OKO PRIJEMA, ČUVANJA, KORIŠĆENJA I KATEGORIZACIJE ARHIVSKE GRAĐE PRISPELE U ARHIV UGOVORNIM ILI DOBROČINIM PRAVNIM POSLOM PREVZEM ARHIVSKEGA GRADIVA NA PODLAGI PRODAJE ALI DAROVANJA: PREVZEM, HRAMBA, KATEGORIZACIJA IN UPORABA LEGAL PROTECTION, APPRAISAL AND USE OF ARCHIVES ACQUIRED AS GIFTS, PURCHASE AND LEGACY

Azem KOŽAR

181

PROBLEMATIKA PREUZIMANJA ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVE BOSNE I HERCEGOVINE PROBLEMATIKA PREVZEMANJA ARHIVSKEGA GRADIVA V ARHIVIH BOSNE IN HERCEGOVINE PROBLEMS WITH ACQUISITIONS OF ARCHIVES IN BOSNIA AND HERZEGOVINA

Mirjana GULIĆ, Damir VALIDŽIĆ

191

METODOLOGIJA IZRADE ŠEMATIZMA (PRIMER ŠEMATIZMA TIJELA JAVNE UPRAVE S PODRUČJA NADLEŽNOSTI DRŽAVNOG ARHIVA U ZAGREBU 1945. - 1990.) METODOLOGIJA IZDELAVE ŠEMATIZMA (PRIMER ŠEMATIZMA ORGANI JAVNE UPRAVE IZ OBDOBJA 1945–1990 NA OBMOČJU POD PRISTOJNOSTJO DRŽAVNEGA ARHIVA V ZAGREBU) METODOLOGY OF CREATING A REGISTRY (BODIES OF PUBLIC ADMINISTRATION IN ZAGREB FROM 1945 TO 1990 WITHIN THE JURISDICTION OF THE STATE ARCHIVES IN ZAGREB)

Danijela BRANKOVIĆ

199

APEX-PROJEKT: ARCHIVES PORTAL EUROPE NETWORK OF EXCELLENCE APEX-PROJEKT: ARCHIVES PORTAL EUROPE NETWORK OF EXCELLENCE

Živana HEĐBELI, Nikola MOKROVIĆ

207

PREGLED UPRAVE U HRVATSKOJ OD 1945. DO 1990. GODINE PREGLED UPRAVNE UREDITVE NA HRVAŠKEM OD LETA 1945 DO 1990 STUDY OF CROATIAN ADMINISTRATION FROM 1945 TO 1990

Marijana JUKIĆ

223

135 GODINA DJELOVANJA HRVATSKOG DRUŠTVA LIKOVNIH UMJETNIKA 135 LET DELOVANJA HRVAŠKEGA DRUŠTVA LIKOVNIH UMETNIKOV 135 YEARS OF THE CROATIAN FINE ARTS ARTISTS ASSOCIATION

ARHIVSKA PRAKSA

235

Aida ŠKORO BABIĆ

237

DOSTOP DO ARHIVSKEGA GRADIVA DRUGE SVETOVNE VOJNE NEKATERI PRISTOPI PRI IZVAJANJU DOLOČB ZVDAGA-A ACCESS TO ARCHIVES FROM THE PERIOD OF THE SECOND WORLD WAR - SOME APPROACHES IN IMPLEMENTING PROVISIONS OF THE NEW ARCHIVAL LAW

7


Gašper ŠMID, Žarko ŠTRUMBL

249

DOSTOPNOST IN NEDOSTOPNOST ZDRAVSTVENE DOKUMENTACIJE ACCESSIBILITY AND INACCESSIBILITY OF MEDICAL RECORDS

Bojan HIMMELREICH

261

VARSTVO ARHIVSKEGA GRADIVA GLEDALIŠČ V JAVNIH ARHIVIH IN DRUGOD V SLOVENIJI PROTECTION OF ARCHIVES CREATED BY THEATRES KEPT IN PUBLIC ARCHIVES AND ELSEWHERE IN SLOVENIA

Sonja ANŽIČ - KEMPER

273

DRUŽBENA OMREŽJA IN ARHIVI TER STROKOVNA OBDELAVA FOTOGRAFSKEGA GRADIVA V NEMŠKEM PROSTORU SOCIAL NETWORKS, ARCHIVES AND PROCESSING OF PHOTOGRAPHS IN GERMAN ENVIRONMENT

Bogdan Florin POPOVICI

285

PHYSICAL OR INTELLECTUAL ARRANGEMENT OF ARCHIVES? A CASE FOR SCOPEARCHIV FIZIČNA ALI INTELEKTUALNA UREDITEV ARHIVSKEGA GRADIVA? PRIMER ZA SCOPEARCHIV

Lilijana URLEP

293

GRADIVO ŠKOFIJSKE PISARNE V NADŠKOFIJSKEM ARHIVU MARIBOR DIOCESAN OFFICE RECORDS AT THE ARCHDIOCESAN ARCHIVES MARIBOR

Jasna POŽGAN

307

GOSPODARSKI FONDOVI – OBRADA, ZNAČENJE I VREDNOVANJE GOSPODARSKI FONDI – OBDELAVA, POMEN IN VREDNOTENJE ECONOMY FONDS – PROCESSING, IMPORTANCE AND APPRAISAL

Zorica NETAJ

319

ISKUSTVO NA SREĐIVANJU, OBRADI I DIGITALIZACIJI ZBIRKE FOTOGRAFIJA ARHIVA JUGOSLAVIJE IZKUŠNJE PRI UREJANJU, OBDELAVI IN DIGITALIZACIJI ZBIRKE FOTOGRAFIJ ARHIVA JUGOSLAVIJE EXPERIENCE GAINED FROM ARRANGING, PROCESSING AND DIGITIZATION OF THE PHOTOGRAPH COLLECTION OF THE ARCHIVES OF YUGOSLAVIA

Omer ZULIĆ, Selma ISIĆ

329

SPECIFIČNOSTI PREUZIMANJA I OBRADE ARHIVSKE GRAĐE ORGANA UPRAVE (ISKUSTVA ARHIVA TUZLANSKOG KANTONA) SPECIFIČNOST PREVZEMANJA IN OBDELAVE ARHIVSKEGA GRADIVA ORGANOV UPRAVE (IZKUŠNJE ARHIVA TUZELSKEGA KANTONA) SPECIFICS OF ACQUIRING AND PROCESSING ARCHIVES OF ADMINISTRATIVE BODIES (EXPERIENCES OF THE ARCHIVES OF THE TUZLA CANTON)

Peter Pavel KLASINC

341

PROBLEMI ZUNANJE SLUŽBE V SLOVENIJI IN NEKATERI TEHNIČNI VIDIKI PROBLEMS OF ARCHIVAL PROFESSIONAL SUPERVISION IN SLOVENIA AND SOME TECHNICAL ISSUES

8


Branka KEREC, Vlasta STAVBAR

353

ZAPUŠČINA ZABEO V UNIVERZITETNI KNJIŽNICI MARIBOR THE ZABEO LEGACY IN THE UNIVERSITY OF MARIBOR LIBRARY

INFORMATIZACIJA ARHIVOV, ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE IN DOLGOROČNA HRAMBA

363

Aljoša NIKL, Sebastjan HOLCMAN

365

POSTOPEK PREVZEMANJA E-GRADIVA – PRIMER APLIKACIJE UNIVERZITETNE KNJIŽNICE MARIBOR PROCESS OF DEPOSITING E-MATERIALS – EXAMPLE OF AN APPLICATION AT THE UNIVERSITY OF MARIBOR LIBRARY

Stevan MAČKOVIĆ

383

ISKUSTVA SA E-ISTRAŽIVANJEM U GRAĐI ISTORIJSKOG ARHIVA STUBOTICA IZKUŠNJE Z E-RAZISKOVANJEM GRADIVA ZGODOVINSKEGA ARHIVA SUBOTICA EXPERIENCES WITH E-RESEARCH AT THE HISTORICAL ARCHIVES OF SUBOTICA

Branka MOLNAR

393

ARHIVI PODATAKA – SERVISI ZNANSTVENO - ISTRAŽIVAČKE ZAJEDNICE ARHIVI PODATKOV – SERVISI ZNANSTVENORAZISKOVALNE SKUPNOSTI DATA ARCHIVES - SERVICES OF THE SCIENTIFIC RESEARCH COMMUNITY

Vladimir DROBNJAK

403

MOŽNOST POSTAVITVE BAZE ZNANJA V ARHIVIH S POMOČJO ODPRTOKODNIH ORODIJ BUILDING A KNOWLEDGE BASE IN THE ARCHIVES WITH THE USE OF OPEN SOURCE TOOLS

Luiz Antonio SANTANA DA SILVA

415

AUDIOVISUAL DOCUMENT: WHAT IS IT? A BRAZILIAN PERSPECTIVE AVDIOVIZUALNI DOKUMENT: KAJ JE TO? BRAZILSKA PERSPEKTIVA

Petra ISKRA, Blanka KRIŽ

421

IZ ANALOGNEGA V DIGITALNO – DIGITALIZACIJA FOTOGRAFSKEGA GRADIVA V ARHIVU TV SLOVENIJA FROM ANALOGUE TO DIGITAL – DIGITIZATION OF PHOTOGRAPHIC MATERIAL IN THE TV ARCHIVES AND DOCUMENTATION DEPARTMENT OF RADIO-TELEVISION SLOVENIA

Aleksander LAVRENČIČ

435

ARHIVSKI AVTOMAT- PRIPOMOČEK ZA DOLOČANJE ROKOV HRANJENJA IN ZA ARHIVIRANJE V PRIHODNOSTI ARCHIVE’S PLAYER– AN INSTRUMENT FOR MANAGING RETENTION PERIODS FOR ARCHIVES IN THE FUTURE

9


Jana BRUMEC, Rok OMAHEN

445

OD EVE DO ADAMA – ARHIVIRANJE DIGITALNIH POSNETKOV TV SLOVENIJA THE ROAD FROM EVE TO ADAM - ARCHIVING OF DIGITAL FOOTAGE AT RADIO TELEVISION SLOVENIJA

Katja ŠTURM

471

PRIHODNOST PROJEKTA EUSCREENXL – BODOČI POSLOVNI MODELI UPRAVLJANJA AVDIOVIZUALNE VSEBINE THE FUTURE OF THE EUSCREENXL PROJECT – POSSIBLE BUSINESS MODELS FOR MANAGING AVDIOVIZUAL CONTENT

Miroslav NOVAK

481

DOLGOROČNA HRAMBA, VALORIZACIJA IN UPORABA RAČUNOV, ERAČUNOV TER DRUGIH HIBRIDNIH OBLIK DOKUMENTACIJE LONG-TERM PRESERVATION, APPRAISAL AND USE OF INVOICES, E-INVOICES AND OTHER HYBRID FORMS OF RECORDS

Gregor ROESLER-SCHMIDT, Beatrice MATUSCHKA, Alexander RYCH PIQL PRESERVATION SERVICES – A HOLISTIC APPROACH TO DIGITAL LONG-TERM PRESERVATION STORITVE HRAMBE PIQL. HOLISTIČEN PRISTOP K DOLGOROČNI DIGITALNI HRAMBI

10

495


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranje, Radenci 2013

...............................................................................................................................................................................

........

UVODNI NAGOVORI ...........................

15


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Ivan FRAS BESEDA ODGOVORNEGA UREDNIKA Pokrajinski arhiv Maribor nadaljuje bogato tradicijo organiziranja posvetovanj ter konferenc v Radencih. Vložili smo veliko truda in znanja, da smo skupaj s poslovnimi partnerji, zunanjimi sodelavci in sponzorji pripravili mednarodno arhivsko konferenco z naslovom »Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja 2015«. Letošnja mednarodna konferenca poteka pod častnim pokroviteljstvom Mednarodnega arhivskega sveta, udeležujete se je predstavniki domače kakor tudi mednarodne arhivske strokovne javnosti, predvsem pa je v zadnjih letih na konferencah vedno več delavcev, ki delajo z dokumentarnim in arhivskim gradivom pri osebah javnega in zasebnega prava. Vsakoletna organizacija konference predstavlja za Pokrajinski arhiv Maribor nov izziv v smislu izboljševanja in inovativnosti. Vsakoletna priporočila konference ter njihovo izvajanje dajejo dobre rezultate. Arhivski strokovni delavci kakor tudi zaposleni pri javnopravnih osebah jih s pridom izkoriščajo pri svojem delu. Prav to nam daje največjo vzpodbudo, da smo pri ustvarjanju tega mednarodnega dogodka vedno bolj kreativni, domiselni ter podjetni. Nadaljujemo z izvajanjem dinamične konference v več vzporednih sekcijah, kar je za poslušatelje veliko bolj sprejemljivo. Še vedno si prizadevamo, da mednarodno arhivsko konferenco v Radencih obišče veliko število javnopravnih oseb. Zaradi tega se trudimo, da izberemo kvalitetno pripravljene kakor tudi prezentirane prispevke domačih in tujih strokovnjakov z arhivskih strokovnih področij. Vsem udeležencem konference omogočamo, da lahko na najbolj enostaven način spremljajo predstavitve. Uradna jezika ostajata slovenski ter angleški jezik. S tem želimo biti našim uporabnikom in ustvarjalcem čim bolj dostopni in jih z njihovo prisotnostjo na posvetovanju usmerjati pri njihovem delu. Pred vami je nov zbornik recenziranih znanstvenih prispevkov, v njem so združeni vsi prispevki z mednarodne konference Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja 2015. Tudi letos, kot že vrsto let, se konferenca odvija v hotelu Radin v Radencih. Zaradi manjših proračunskih sredstev smo se tudi letos odločili, da zbornik konference izdamo v e-obliki na zgoščenki. Zbornik je dosegljiv tudi preko naše spletne strani kot e-knjiga in ima enako veljavo kot tiskana publikacija. Ocenjujemo, da so zaradi izvedenih recenzijskih postopkov prispevki pripravljeni na visoki strokovni in znanstveni ravni. Za opravljeno delo se posebej zahvaljujem recenzentom, avtorjem pa za razumevanje in pripravljenost, da so sledili usmeritvam recenzentov. Bralcem in uporabnikom želim obilo strokovnih vzpodbud in rešitev na podlagi tukaj objavljenih vsebin. Ob tem vas vabim, da s primerno mero kritičnosti do predstavljenih strokovnih rešitev in spoznanj pripomorete k nadaljnjemu razvoju arhivistike. Menim, da bo le tako mogoče zagotoviti kakovost in napredek tega zbornika konference v vsebinskem smislu. Hkrati pa bomo skupaj pripomogli tudi k razvoju arhivistike kot strokovnega in znanstvenega segmenta sodobne družbe.

13


I. Fras: Beseda odgovornega urednika

Ker z vsako novo konferenco stremimo k izboljšavam, letos uvajamo novost, ki prinaša predstavitev objavljenih prispevkov na posterjih. S tem želimo zagotoviti kvalitetnejšo, predvsem pa neposredno interakcijo med predavateljem in poslušalcem, hkrati pa na ta način odpiramo tudi možnosti organiziranih strokovnih diskusij izven predvidenih uradnih terminov. Predstavitev prispevka na posterju predstavlja izziv tako za predavatelja kot za poslušalca. Za prvega, kako neko vsebino predstaviti, za drugega pa, kako se do nje opredeliti v konkretni situaciji. Verjamemo, da bodo predstavitve na posterjih prinesle novo osvežitev in popestritev programa konference, predvsem pa spodbudile bolj poglobljene debate med avtorji in gledalci oz. poslušalci. Pri pripravi zbornika je sodelovalo veliko število različnih sodelavcev. Za pripravo letošnjega zbornika konference se posebej zahvaljujem vsem članom uredniškega odbora in vsem sodelavcem, ki so pripomogli, da je zbornik pripravljen na zelo visokem nivoju. Zahvala gre tudi našim pokroviteljem in sponzorjem, ki nas podpirajo pri uresničevanju naših ciljev.

14


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranje, Radenci 2013

...............................................................................................................................................................................

........

MATERIALNO VARSTVO ARHIVSKEGA GRADIVA ...........................

15


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Tadeja MATOS*, Mateja ŠKAMPERLE** PRISOTNOSTI GLIV V PROSTORIH KNJIŽNIC IN ARHIVOV TER NJIHOV VPLIV NA POČUTJE IN ZDRAVJE LJUDI Izvleček: V prostorih notranjega okolja ljudje v moderni družbi preživimo večino časa. Gradbeni material, pohištvo in predmeti v njem so lahko dober substrat za rast in razmnoževanje številnih miroorganizmov. Zbirke v knjižnjicah in arhivih so bogate s celulozo in proteini, ki so ugodna gojišča za razrast gliv, posebno plesni, ki so tudi sicer prisotne v zraku in na površinah. V prispevku sta avtorici navedli, katere najpogostejše vrste plesni najdemo v prostorih knjižnjic in arhivov in kako lahko škodljivo vplivajo na zdravje in počutje ljudi. Navajata, kdaj in kakšne vrste mikrobioloških vzorčenj najpogosteje izvajajo v teh prostorih in kakšne so še možnosti, ki se v zadnjem času pojavljajo na tem področju. Interpretacija rezultatov vzorčenja notranjih prostorov je težavna, saj še ni mednarodnih smernic, ki bi dobro opredeljevale, do katere mere so vrednosti še v mejah normalnega. Znani pa so ukrepi, s katerimi v veliki meri lahko dosežemo zdravju prijazno delovno okolje. Ključne besede: notranje okolje, plesni, vzorčenje zraka, Aspergillus

Abstract: Presence of Fungi in Libraries and Archives and Their Impact on People's Health In modern society, people spend most of their time in indoor environments, where building materials, furniture and objects can be a good substrate for the growth and reproduction of many microorganisms. In libraries and archives, stored books and documents are rich in cellulose and proteins. They are a favorable medium for fungal growth, especially for molds that are also present in air and on surfaces. In the paper the authors list the most common types of molds found in libraries and archives, and describe how they could adversely affect human health and well-being. The authors also mention what kind of microbiological air sampling is most commonly used indoors and when, and describe new air sampling possibilities that have recently become available. The interpretation of sampling results in indoor spaces is difficult, due to the lack of international guidelines that could well define the values within normal limits. Nevertheless, there are some known measures to ensure a healthy working environment. Key words: indoor environment, molds, air sampling, Aspergillus

1

UVOD

Ljudje v moderni družbi kar 80 % časa preživimo v notranjih prostorih, bodisi da gre za bivalne ali delovne prostore (Brenstein, 2008). V okolju notranjih prostorov poznamo številne dejavnike, ki lahko kvarno vplivajo na počutje in zdravje ljudi. Mednje sodijo plini, ki nastajajo ob nezadostnem izgorevanju ali pa v majhnih količinah obstajajo v vodi. Moderni gradbeni materiali, pohištvo, oblačila, plesni oddajajo *

Doc. dr. Tadeja Matos, dr. med., Inštitut za mikrobiologijo in imunologijo, Medicinska fakulteta, Univerza v Ljubljani, Zaloška 4, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: tadeja.matos@mf.uni-lj.si.

**

Mateja Škamperle, dr. med. Inštitut za mikrobiologijo in imunologijo, Medicinska fakulteta, Univerza v Ljubljani, Zaloška 4, 1000 Ljubljana, Slovenija.

17


T. Matos, M. Škamperle: Prisotnosti gliv v prostorih knjižnic in arhivov ter njihov vpliv na počutje in zdravje ljudi

različne hlapne organske spojine; preproge so kotišča zunanjih onesnaževalcev, kot so pesticidi, prah-pršice. Iz zunanjega zraka lahko kvarno na ljudi vplivajo cvetni prah, plesni in drugi alergeni. Sami prebivalci, domače živali in žuželke so lahko nosilci tako virusov, bakterij kot gliv. Seveda je veliko odvisno tudi od samih fizikalnih pogojev v prostoru ter vzdrževanja klimatskih in prezračevalnih naprav, v kakšnem okolju živimo. Glive so ubikvitarni, povsod prisotni mikroorganizmi. Ocenjujejo, da je vsaj 600 vrst v stalnem stiku s človekom, manj kot 50 vrst pa je pogosteje opredeljenih v epidemioloških študijah notranjega okolja (Khan, 2009). Glive so sposobne rasti na skoraj vseh naravnih in sintetičnih materialih, še zlasti v vlažnem okolju. Anorganski material je dobro gojišče za Aspergillus fumigatus in Aspergillus versicolor (Samet and Spengler, 2003). Les je močno občutljiv za plesni Cladosporium in Penicillium, ki so opisane kot pomembni škodljivci lesenega gradbenega materiala. Notranji stenski material, zlasti mavčne in stropne plošče ter izolacijski materiali iz steklenih vlaken, omogočajo razrast številnih vrst gliv, in to zaradi njihovih hidroskopičnih lastnosti. Tudi papir in lepilo so dobri substrati za večino gliv notranjih prostorov. Med najpogosteje osamljene glive notranjih prostorov sodijo Aspergillus fumigatus in Aspergillus versicolor, Stachybotris chartarum, Paecillomyces variotii, Alternaria, Cladosporium, Trichoderma, Penicillium, Aureobasidium pullulans. Z njimi so pogosto kolonizirani tudi zračni filtri in prezračevalni vodi. 2

ŠKODLJIV VPLIV GLIV IN NJIHOVIH PRODUKTOV NA ZDRAVJE IN POČUTJE LJUDI

Glive v splošnem vplivajo škodljivo na človeka na tri načine: a) v obliki okužb mikoz, b) zaradi toksičnih učinkov mikotoksinov, ki jih nekatere vrste sproščajo v okolje, in c) v obliki preobčutljivostnih reakcij na njihove alergene. 2.1

Okužbe z glivami – mikoze

Okužbe z glivami, ki jih imenujemo mikoze, razdelimo na povrhnje, ki so pretežno lokalizirane, omejene na kožo, podkožje, lasišče, nohte ter sluznice in sistemske invazivne okužbe. Težko potekajoče, sistemske invazivne okužbe v našem okolju prizadenejo majhen delež prebivalstva in so omejene na ljudi z izjemno prizadetim imunskim odzivom. K slednjim sodijo predvsem bolniki, ki prebolevajo hematološke maligne bolezni, in tisti, ki se zdravijo s presaditvijo krvotvornih matičnih celic in čvrstih organov, ter drugi kritično bolni, ki se običajno zdravijo na intenzivnih oddelkih. V zadnjih desetletjih incidenca invazivnih glivnih okužb narašča, saj se povečuje delež bolnikov s povečanim tveganjem za oportunistične okužbe, kamor sodijo tudi glivične okužbe našega geografskega področja. Daleč najpomembnejši povzročitelji teh okužb so vrste iz rodu Candida, ki predstavljajo približno tri četrtine vseh invazivnih okužb. Najpogosteje se klinična slika bolezni kaže v obliki sepse, s prizadetostjo različnih notranjih organov. Na drugem mestu so plesni iz rodu Aspergillus s 15-odstotnim deležem. Klinična slika se najpogosteje izraža v obliki težko potekajoče pljučnice. V izjemno težkih potekih okužbe lahko povzročitelji s krvjo preidejo tudi v druge organe. Najbolj se bojimo prizadetosti centralnega živčevja, ki je še vedno izjemno težko ozdravljiva bolezen. Pet- do desetodstotni delež invazivnih okužb predstavljajo drugi povzročitelji, katerih spekter je izjemno širok. Osamimo jih sporadično, klinične slike so lahko tudi zelo bizarne, med njimi je najpomembnejša skupina zigomicet. Do okužbe pride najpogosteje z vdihovanjem. Zaradi invazije v stene krvnih žil in posledičnega nastanka tromboz nastaja lokalno odmrtje tkiva, ki napreduje lokalno, vendar izjemno hitro, tako da lahko okužba v nekaj tednih 18


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

prizadene nosne hrustance in kosti ter kosti orbite in se razširi v možganovino. Smrtnost teh okužb je visoka. 2.2

Mikotoksini

Mikotoksini so različni sekundarni metaboliti, ki jih glive izločajo ob rasti in razmnoževanju. Znanih je več kot 400 vrst. So kompleksne nehlapne, organske spojine velikosti 200-800 kD (Soroka, 2008). Ne izločajo jih vsi sevi iste vrste, zato osamitev in identifikacija vrste gliv še ni zadosten kazalec prisotnosti mikotoksina v okolici. Na njihovo tvorbo vplivajo različni dejavniki, kot so temperatura, vlažnost, pH, prisotnost hranilnih snovi v okolju. Mikotoksini so pomembni virulenčni dejavniki rastlin, toksično vplivajo na druge vrste plesni, živali in ljudi. Mikotoksine lahko uživamo s kontaminirano hrano, jih vdihavamo ali pridemo z njimi v stik preko kože. Najbolj proučevani mikotoksini iz notranjega okolja so aflatoksini, trihotekani in ohratoksini (Kilburn, 2004; Zain, 2011). Ljudje prihajajo z njimi v stik predvsem v kmetijstvu in v prostorih, kontaminiranih z glivami, ki izločajo te toksine. Toksičen vpliv vdihovanja toksinov se kaže v obliki draženja sluznic dihalnih poti, kožnega izpuščaja, supresije imunskega sistema, poškodbe jeter, centralnega živčevja in nastanku malignih obolenj. Prisotnost gliv v stavbi še ne pomeni, da so mikotoksini prisotni ali da so prisotni v veliki količini (Halios and Helmis, 2010). Toksigene glive so bile osamljene iz gradbenega materiala in zraka v vlažnih stavbah, kjer so prebivalci tožili zaradi nespecifičnih simptomov, kot so kašelj, draženje kože in sluznic oči in dihal, glavobol in utrujenost, ki bi bili lahko povezani z mikotoksini (Bonetta, 2010). Mikotoksine identificiramo oz. določamo njihovo koncentracijo iz kontaminiranih površin, kot so stene, preproge in hišni prah s plinsko ali tekočinsko kromatografijo v kombinaciji z masno spektrometrijo (Chao, 2003). 2.3

Sindrom bolne stavbe - Sick Building Syndrom

Sindrom bolne stavbe (angl. Sick Building Syndrom, SBS) je skupek nespecifičnih simptomov, ki se pojavijo pri prebivalcih neke stavbe ali prostora in so v sorazmerju s časom, ki ga preživijo v njem, ter se kmalu po zapustitvi teh prostorov bistveno zmanjšajo. Sem sodijo glavobol, utrujenost, draženje očesne veznice, krvavitve in nabreklost nosne sluznice in sinusov, kašelj, slabost. Sindrom povezujejo z bivanjem v vlažnih prostorih, izhajanjem hlapnih organskih spojin, prahom, pasivnim kajenjem, slabo vzdrževanimi klimatskimi in prezračevalnimi napravami in širokim spektrom mikroorganizmov v okolju (po Gramu negativne bakterije, legionele, mikobakterije, plesni in njihovi metaboliti) (Horner, 2003). Hlapni glivni metaboliti, ki jih uvrščamo med hlapne organske spojine (angl. Volatile organic compounds, VOC ) z raznoliko kemijsko strukturo, nastajajo pri rasti in razmnoževanju gliv. Sem sodijo različni ketoni, aldehidi in alkoholi. Imajo močan, neprijeten vonj v prostoru, njihovo merjenje v skladiščih žita uporabljajo za spremljanje kontaminacije skladišč z glivami (Weir, 2000; Bornehag, 2005). Ali so samostojni dejavnik tveganja za razvoj naštetih simptomov ali v kombinaciji z alergeni oz. v kombinaciji z drugimi škodljivimi vplivi, pa še ni povsem znano (Weinhold, 2007). Samo nekaj študij je potrdilo vzročno povezanost med izpostavljenostjo mikotoksinov in sindromom bolne stavbe (Kuo, 2008; Sen and Asan, 2009; Di Giulio, 2010; Asan, 2010).

19


T. Matos, M. Škamperle: Prisotnosti gliv v prostorih knjižnic in arhivov ter njihov vpliv na počutje in zdravje ljudi

2.4

Preobčutljivostne reakcije

Med okoljske alergene, ki lahko vodijo do preobčutljivostnih reakcij, sodijo tudi alergeni gliv. Alergijske reakcije imajo različen potek in težo, izražajo se v obliki alergijskega rinitisa, konjunktivitisa, astme, alergijske bronhopulmonalne aspergiloze in hipersenzitivnega pnevmonitisa. Nekatere osnovne bolezni pljuč, kot so astma, kronična obstruktivna pljučna bolezen in cistična fibroza, se lahko poslabšajo z vdihovanjem spor Aspergillus spp. Ob tem se lahko razvije alergična bronhopulmonalna aspergiloza ali mikoza v širšem pomenu besede, invazivna ali semiinvazivna pljučna aspergiloza in pljučni aspergilom (Kawel, 2011). 

Astma je kronična vnetna bolezen dihalnih poti. Ocenjujejo, da ima astmo okoli 4–5 % prebivalstva. Dihalne poti bolnikov z astmo so prekomerno odzivne na številne dražljaje, pri čemer prihaja do spazma gladke muskulature dihalnih poti in značilnih simptomov bolezni. Poznamo alergijsko in intrinzično obliko. Kaže se v obliki težkega dihanja, kašljanja, piskanja in stiskanja v prsnem košu. Bolezen poteka običajno v epizodah, v vmesnem obdobju pa je bolnik lahko brez simptomov bolezni ali pa so posamezni simptomi prisotni v bolj ali manj izraženi obliki. Dokažemo jo z meritvami pljučnih funkcij in ugotavljanjem odziva na zdravila. V krvni sliki imajo bolniki povišane koncentracije eozinofilnih granulocitov in celokupno koncentracijo IgE. Eozinofilce imajo v več kot 3-odstotnem deležu prisotne tudi v izkašljaju. Bolnikom naredijo tudi kožne teste na različne alergene in izmerijo koncentracijo specifičnih IgE. Med številne alergene, ki lahko sprožijo astmo ali pa jo poslabšajo, sodijo tudi alergeni gliv (Penicillium, Aspergillus, Alternaria). Ti bolniki imajo običajno tudi protitelesa proti nekaterim drugim alergenom, najpogosteje proti pršici in alergenom domačih živali (Košnik, 2005).

Alergijska bronhopulmonalna aspergiloza prizadene 1-2 % bolnikov z astmo. Pri njih je značilno, da imajo dihalne poti naseljene najpogosteje z glivo Aspergillus fumigatus ali z drugimi vrstami gliv, kot so Aspergillus niger, Aspergillus flavus, Aspergillus nidulans, Curvularia, Penicillium, Geotrichum. Glive naselijo dihalne poti, se tam razraščajo in izločajo antigene, ki sprožajo nastanek protiteles IgG in IgE. Za bolezen je značilna izredno visoka koncentracija IgE v krvi, kar je v veliki meri odraz aktivacije imunskih celic limfocitov T. Do poškodb bronhov prihaja zaradi alergijske vnetne reakcije in zaradi delovanja proteolitičnih encimov plesni, ki se tam razraščajo. Posledica je poškodba bronhialnega vejevja - bronhiektazije, redkeje se razvije pljučna fibroza. Bolezen se kaže podobno kot astma in jo potrdimo z merjenjem pljučne funkcije in laboratorijskimi testi (Košnik, 2005).

Hipersenzitivni pnevmonitis ali ekstrinzični alergični alveolitis je granulomatozna bolezen pljuč, ki nastane zaradi izpostavljenosti in senzibilizacije na vdihan antigen. Bolezen ima lahko akuten ali kroničen potek (Fung, 2003). Gre za bolezen pljučnega intersticija. Preobčutljivostno vnetje prizadene stene alveolov in peribronhialno tkivo pljuč. V akutni obliki nastajajo protitelesa (humoralni imunski odziv), odlagajo se imunski kompleksi, ob stalni, dolgotrajni izpostavljenosti alergenu pa nastaja celični imunski odziv z nastankom granulomov, ki lahko napreduje v pljučno fibrozo. Med poznanimi alergeni, ki lahko sprožijo akutno obliko ekstrinzičnega alergičnega alveolitisa, sodijo tudi antigeni nekaterih gliv, ki so pogosto prisotni v senu, silaži, so ubikvitarni in v večjih koncentracijah lahko prisotni v notranjih, vlažnih, slabo vzdrževanih prostih. Mednje sodijo tudi vrste iz rodu Aspergillus. Akutna oblika 20


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

bolezni se začne 4-6 ur po izpostavitvi alergenu. Poglavitna simptoma sta težko dihanje in kašljanje. Spremljajo ga mrzlica, bolečine v sklepih in mišicah, povišana telesna temperatura. Simptomi pri kronični obliki pa so predvsem kašljanje, ki lahko postane produktivno, utrujenost, slabši apetit in hujšanje. Bolezen potrdimo s slikovnimi diagnostičnimi metodami, testi pljučne funkcije, izvidi imunoloških in patohistološih preiskav (Košnik, 2005). 3

GLIVE V NOTRANJIH PROSTORIH ARHIVOV IN KNJIŽNIC

O prisotnosti gliv v prostorih knjižnic in arhivov v literaturi najdemo malo podatkov. Hampel in sodelavci so pregledali literaturo, ki je proučila prisotnost mikroorganizmov in možnost njihovega vpliva na zdravje človeka v arhivskih in knjižničnih prostorih. Prisotnost gliv je bila potrjena v 87,5 % vseh zajetih raziskav, tako v vzorcih zraka kot vzorcih iz različnih površin in knjig teh prostorov (Hempel, 2014). Mikroorganizmi se v prostorih prenašajo po zraku s prašnimi delci, najdemo jih na raznih površinah kot del prahu. Prah lahko predstavlja ustrezno mikrookolje za razmnoževanje mikroorganizmov (Florian, 1997; Maggi, 2000). Na obstoj prašnih delcev v prostoru vpliva vzdrževanje prostorov in stavbe v celoti, aktivnosti, ki v prostorih potekajo, letni čas in način hrambe dokumentov (Maggi, 2000). Podobnost spektra mikroorganizmov tako v zraku kot tudi na različnih površinah odraža kroženje mikroorganizmov v prostoru in izven teh, v zunanjem okolju. V povprečju je prisotnost mikroorganizmov v zraku pred začetkom dela v prostorih manjša kot v delovnem času (Karbowska-Berent, 2011). V raziskavah so z vzorčenjem zraka, prahu, površin knjig in arhivskih dokumentov dokazali prisotnost gliv s prevlado plesni rodov Penicillium spp., Aspergillus spp., Fusarium spp., Cladosporium spp., Alternaria spp. in nekaterih drugih sporogenih in nesporogenih gliv, ki kolonizirajo površine predmetov, dokumente, knjige in so v zraku ter lahko vplivajo na zdravje ljudi v delovnem okolju (Maggi, 2000; ZielińskaJankiewicz, 2008; Apetrei, 2009). Glive rodu Cladosporium, Alternaria, Penicillium in Aspergillus so tudi najpogosteje prisotne glive v domačih bivalnih prostorih in normalno prisotne v zunanjem okolju. Na njihovo rast vpliva predvsem prisotnost vode in vlage, slaba izolacija stavb, kondenz in neustrezno prezračevanje (Méheust, 2014). Zaradi tega je v prostorih pomembno spremljanje mikroklimatskih pogojev, kot so temperatura, relativna vlažnost in prezračevanje (Pasquarella, 2012). 4

ŠKODLJIV VPLIV PRISOTNOSTI PLESNI IN NJIHOVIH PRODUKTOV NA ZDRAVJE IN POČUTJE LJUDI V ARHIVIH IN KNJIŽNICAH

Spore plesni, ki jih osamimo iz zraka in površin knjig in arhivskega materiala, so najpogosteje povezane z alergijskimi znaki in simptomi, kot so rinitis, konjunktivitis in sinusitis. Pri ljudeh, ki so nagnjeni k preobčutljivosti, se lahko razvije astma ali pa se že prisotna astma ob stiku s temi alergeni poslabša. Nekateri izmed njih lahko ob stalni, večji onesnaženosti zraka s sporami plesni razvijejo alergično bronhopulmonalno aspergilozo. Med alergeni so znane številne vrste gliv, med katerimi so pogosteje omenjene vrste iz rodov Asperguillus in Alternaria (Košnik, 2005). Pomen mikotoksinov je v prostorih knjižnic in arhivov še zelo slabo raziskan. Sindrom bolne stavbe je opisan pri delavcih v teh prostorih, vendar pa je že sam po sebi kompleksen in težko razložljiv, tako zaradi svojih neznačilnih simptomov in znakov kakor tudi zaradi številnih dejavnikov, ki so lahko vpleteni v njegov nastanek (Horner, 2003). 21


T. Matos, M. Škamperle: Prisotnosti gliv v prostorih knjižnic in arhivov ter njihov vpliv na počutje in zdravje ljudi

5

VZORČENJE PROSTOROV IN MIKROBIOLOŠKA DIAGNOSTIKA

Rutinsko vzorčenje delovnega okolja se ne izvaja. Preden se odločimo vzorčiti prostor, moramo natančno definirati namen in cilj vzorčenja. S tem se izognemo neustrezni interpretaciji rezultatov, ki je ob številnih omejitvah zaradi nestandardiziranih metod vzorčenja še vedno otežena (Kung'u J, 2004). V eni največjih ameriških študij, ki je z enotnim standardiziranim protokolom zajela več tisoč vzorcev v različnih notranjih prostorih in zunanjem okolju posameznih regij, so potrdili pomembno povezavo med prisotnostjo glivnih vrst v zunanjem okolju in njihovo prisotnostjo v notranjih prostorih, kjer je bila v povprečju koncentracija glivnih vrst 6- do 7-krat nižja. Razmerje koncentracij različnih vrst gliv v zunanjem okolju in notranjih prostorih se je skladno spreminjalo tudi glede na različne letne čase, kar dodatno dokazuje, da je ob ugotavljanju prisotnosti gliv v delovnem okolju izredno pomembna previdnost pri interpretaciji rezultatov vzorčenja in morebitnega vpliva na zdravje ljudi (Shelton, 2002). Kvantitativno vrednotenje rezultatov vzorčenja zraka in površin v knjižnjicah in arhivih je težavno, saj ni sprejetih normativov in referenčnih vrednosti za notranje prostore. Študije, ki obravnavajo to področje, uporabljajo različne smernice, ki pa se med seboj zelo razlikujejo (Rao, 1996). Načeloma velja, da mora biti koncentracija mikroorganizmov v notranjih prostorih nižja od tiste v zunanjem okolju in podobne sestave ter da so patogene in toksigene vrste v prostoru nesprejemljive. V primeru, da v notranjem okolju prevladuje posamezna vrsta (>50 CFU/m3), je potrebno raziskati, kje v prostoru je njen izvor (Švent-Kučina, 2013). V bolnišničnih »čistih prostorih« raziskovalci pri vzorčenju zraka predlagajo skupno število spor nižjo od 15 CFU/m3 in manj kot 0,1 CFU/m3 za Aspergillus fumigatus in druge oportunistične potencialno patogene vrste (Sehulster, 2004). Nekatere študije, objavljene v zadnjem obdobju, se sklicujejo na sanitarne standarde za neindustrijske objekte, ki so bili sprejeti v evropski komisiji leta 1993 (Kalvasińska, 2012). Standard opisuje več kategorij onesnaženosti prostorov z bakterijami in glivami (Tabela 1). Tabela 1: Sanitarni standardi za neindustrijske prostore, povzeto po CEC (angl. Commission of the European Communities, 1993)

Vrsta mikroorganizmov Bakterije

Glive

Mejne vrednosti Stopnja onesnaženosti (CFU/m3) < 50 zelo nizka 50-100 nizka 100-500 srednja 500-2000 visoka > 2000 zelo visoka < 25 zelo nizka 25-100 nizka 100-500 srednja 500-1000 visoka > 2000 zelo visoka

Kategorije stopenj onesnaženosti so bile določene na osnovi podatkov porazdelitve koncentracij gliv v vzorcih zraka iz zaprtih prostorov, ki so jih pridobili iz štirih študij, narejenih v Evropi in Kanadi. Te niso obravnavale vpliva koncentracij in 22


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

spektra mikroorganizmov na zdravje in počutje ljudi. Priporočajo tudi primerjavo rezultatov vzorčenja zunanjega zraka (CEC, 1994). Prisotnosti gliv v prostoru lahko grobo opredelimo s prostim očesom s pregledom prostora. V primerjavi z makroskopsko in mikroskopsko metodo je veliko bolj občutljiva metoda kultivacije odvzetih vzorcev prostora, kjer pričakujemo rast gliv (Shamsian, 2006; Dalal, 2011). Vzorce v prostoru lahko pridobimo na različne načine. Odvzete vzorce zasejemo na specifična gojišča (gojišče po Sabourdu (SABA) in dichloranovo gojišče z 18-odstotnim glycerol agarjem (DG18)), jih inkubiramo ob optimalnih pogojih za rast gliv in ob prisotnosti gliv izvedemo identifikacijo. 5.1

Vzorčenje zraka

Vzorčenje zraka je zaenkrat najpogosteje uporabljena metoda za ugotavljanje prisotnosti gliv v prostoru, predvsem v bolnišničnih okoljih, kjer je preprečevanje glivnih okužb izrednega pomena (Muiioz P, 2001; Sehulster, 2004). Aktivno vzorčenje zraka izvajamo s filtriranjem oziroma presesavanjem le-tega. Pri tem uporabljamo impaktorski vzorčevalnik zraka, ta v kratkem času prefiltrira na izbrano specifično gojišče velik volumen zraka (L/min), ki ga določimo glede na pričakovano onesnaženost prostora (v ekstremno onesnaženem prostoru je količina vzorčenega zraka manjša). V »čistih prostorih« se priporoča vzorčenje vsaj tisočih litrov zraka na vzorčno mesto (Švent-Kučina, 2013). Vzorčevalnik zraka moramo postaviti 1 do 1,5 m nad tlemi v oddaljenosti 1 m od predmetov, na višini človeškega vdihovanja in med potekom običajnih aktivnosti (Pasquarella, 2012). Pasivno vzorčenje zraka izvajamo s tako imenovano sedimentacijsko metodo, ko v prostoru za 1 uro izpostavimo odprto gojišče 1 m nad tlemi in 1 m oddaljeno od ostalih predmetov oziroma zidov. Metoda temelji na posedanju delcev iz zraka na podlagi gravitacije. Omogoča oceno indeksa mikrobne kontaminacje zraka (ang. Index of Microbial Air Contamination, IMA), ki ga navedemo v številu poraslih kolonij na gojišču v določenem času oziroma na kvadratni decimeter v 1 uri (CFU/gojišče/čas; CFU/dm2/h) (Pasquarella C, 2000). Čeprav velja sedimentacijska metoda za eno najbolj enostavnih, je metoda slabo občutljiva in zgolj orientacijska. Kljub temu Pasquarella in sodelavci v raziskavi, ki je zajemala vzorčenje zraka in površin knjižnice, poudarjajo pomen uporabe tako aktivnega kot tudi pasivnega vzorčenja zraka, saj metodi razpolagata z različnimi rezultati, ki nam lahko podajo skupno, bolj zanesljivo interpretacijo prisotnosti mikroorganizmov v prostoru (Pasquarella, 2012). 5.2

Vzorčenje površin

Za mikrobiološke preiskave površin na snažnost uporabljamo brise in odtisne ploščice za določanje in štetje organizmov (ang. Replicate organism detection and counting, RODAC) z ustreznimi gojišči. Pri odvzemu vzorca z brisi ustrezno prilagodimo število odvzetih vzorcev glede na velikost vzorčene površine. Načeloma velja, da z enim brisom odvzamemo vzorec z 20 cm2 površine. Odvzete brise je potrebno vstaviti v ustrezna tekoča gojišča, ki vsebujejo inaktivator razkužila, ta prepreči učinek razkužil in omogoči ustrezno kvantitativno interpretacijo rezultatov. Pomembno je, da vse vzorce po odvzemu čimprej (v roku dveh ur) prenesemo v mikrobiološki laboratorij, kjer jih dokončno zasejemo na ustrezna gojišča, SABA in DG18 (Švent-Kučina, 2013).

23


T. Matos, M. Škamperle: Prisotnosti gliv v prostorih knjižnic in arhivov ter njihov vpliv na počutje in zdravje ljudi

Odtisne ploščice (RODAC) z že vsebujočimi ustreznimi gojišči odtisnemo na vzorčeno površino. Površina ploščice je 21 cm2. Ploščice ustrezno označimo in zaščitimo ter čimprej inkubiramo pod ustreznimi pogoji (Švent-Kučina, 2013). 5.3

Obdelava vzorcev in identifikacija gliv

Vsa zasejana gojišča, s katerimi ugotavljamo prisotnost gliv, inkubiramo 5 do največ 7 dni v termostatu z aerobno atmosfero na 37° (SABA) in na 25° (DG18). Ob prisotnosti glivnih spor v zraku in na površinah izoliramo glive, katerih spore so bile ob vzorčenju prisotne v prostoru. Prisotnost rasti na gojiščih opazujemo dnevno, rast ovrednotimo s številom poraslih kolonij in izvedemo identifikacijo do vrste mikroorganizma z uporabo ustreznih laboratorijskih tehnik. Rezultat vzorčenja zraka izrazimo v številu poraslih kolonij na kubični meter filtriranega zraka (CFU/m3), rezultat vzorčenja površin pa v številu poraslih kolonij na kvadratni decimeter vzorčene površine (CFU/dm2) (Švent-Kučina, 2013). V literaturi se kot ena izmed tehnik vzorčenja prostorov omenja tudi vzorčenje prahu (predvsem prah s tal, preprog in prezračevalnih vodov domačih bivalnih in notranjih prostorov na delovnih mestih). Prednost te metode vzorčenja naj bi bila predvsem pri nadaljnji analizi vzorcev, saj je pri tem mogoča uporaba tehnik širšega spektra, ki omogočajo tudi zaznavanje gradnikov celične stene gliv in glivnih metabolitov (hlapnih organskih spojin in osnovnih plinov). Korak v tej smeri sta od tradicionalne kultivacije in mikroskopskih tehnik naredila razvoj in uporaba molekularnih tehnik, ki temeljijo na verižni reakciji s polimerazo (PCR), sekvenciranje genoma, imunoencimske tehnike, tehnike kromatografije in masne spektrometrije ter specifični kemični testi (Méheust, 2014).

6

UKREPI ZA OBVLADOVANJE PLESNI V NOTRANJIH PROSTORIH KNJIŽNIC IN ARHIVOV

Ali predstavljajo prostori knjižnic in arhivov večje tveganje za zdravje delavcev v teh prostorih, je odvisno predvsem od vzdrževanja ustreznih klimatskih pogojev. Glede na to, da je v teh prostorih veliko substratov, ki predstavljajo ustrezno podlago za rast in razmnoževanje gliv, predstavlja vzdrževanje primernega notranjega okolja s temperaturo med 18 in 22°C in vlažnostjo pod 50 % najpomembnejši in nujen ukrep, s katerim dosežemo pogoje, ki so neugodni za razmnoževanje gliv ter tako zmanjšamo in preprečimo njihovo rast (Dalal, 2011; Shamsian, 2006; Florian, 1994; Cole and Cook, 1998). S tem zmanjšamo glivno breme v prostoru in tveganje za nastanek bolezni in sindromov, ki so povezani z večjo izpostavljenostjo glivam v notranjih prostorih. Potrebno je zagotoviti prostore, kamor se lahko odmakne najbolj kontaminirane predmete, posebno tiste, ki jih je potrebno restavrirati, da ne ogrožajo drugega arhivskega materiala in seveda zdravja in počutja ljudi, ki imajo večje tveganje za razvoj alergijskih reakcij ali imajo celo osnovne bolezni, ki se lahko ob delu z močno onesnaženim materialom poslabšajo. Preproge in tapete so pogosto kotišča plesni in ne sodijo v prostore knjižnic in arhivov. Stene vzdržujemo z uporabo fungicidnih sredstev in antimikrobnih produktov. Redno je potrebno vzdrževati prezračevalne in klimatske naprave in vode ter menjavati filtre. Priporočajo redno čiščenje z vakuumskimi sesalci in uporabo filtrov HEPA (Pinzari F, 2004). Ustanove morajo imeti izdelane načrte za ukrepanje ob izlivih vode (Khan, 2012). 24


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

VIRI IN LITERATURA 

Apetrei, I.C., Drăgănescu, G.E., Popescu, I.T., Carp-Cărare, C., Guguianu, E., Mihăescu, T., Ştefanache, A., Creţu, C., Patraş, X. (2009). Possible cause of allergy for the librarians: books manipulation and ventilation as sources of fungus spores spreading. Aerobiologia 25, 159-166.

Asan A., Okten, S.S., Sen, B. (2010). Airborne and soilborne microfungi in the vicinity Hamitabat Thermic Power Plant in Kirklareli City (Turkey), their seasonal distributions and relations with climatological factors. Environmental Monitoring and Assessment 164, (1-4), 221–231.

Bernstein, J.A., Alexis, N., Bacchus H, Bernstein, I.L., Fritz, P., Horner, E., Li, N., Mason, S., Nel, A., Oullette, J., Reijula, K., Reponen, T., Seltzer, J., Smith, A., Tarlo, S.M. (2008). The health effects of non-industrial indoor air pollution. J Allergy Clin Immunol 121,(3), 585-591.

Bonetta, S., Mosso, S., Sampo, S., Carraro, E. (2010). Assessment of microbiological indoor air quality in an Italian officebuilding equipped with an HVAC system. Environmental Monitoring and Assessment 161,(1–4), 473–483.

Bornehag, C.G., Sundell, J., Sigsgaard, T. (2005). Dampness in buildings and health (DBH): Report from an ongoing epidemiological investigation on the association between indoor environmental factors and health effects among children in Sweden. Indoor Air 14,(s7), 59–66.

Chao, H.J., Schwartz, J., Milton, D.K., Burge, H.A. (2003). The work environment and workers health in four large office buildings. Environmental Health Perspectives111,(9), 1242–1248.

Cole, E.C., Cook, C.E. (1998). Characterization of infectious aerosols in health care facilities: an aid to effective engineering controls and preventive strategies. Am J Infect Control 26,(4), 453464.

Commission of the European Communities: Luxembourg, (1994). Biological Particles in Indoor Environments, Report no. 12.

Dalal, L., Bhowal, M., Kalbende, S. (2011). Incidence of deteriorating fungi in the air inside the college libraries of Wardha city. Archives of Applied Science Research 3, (5), 479-485.

Di Giulio, M.D., Grande, R., Campli, E.D., Bartolomeo, S.D., Cellini, L. (2010). Indoor air quality in university environments. Environmental Monitoring and Assessment 170, 509–517.

Florian, M.L. (1997). Heritage Eaters. Insects and Fungi in Heritage Collections. James and James, London, 1997, 1–12.

Florian, M.L.E. (1994). Conidial fungi (mould, mildew) biology: A basis for logical prevention, eradication and treatment for museum and archival collections. Leather Conservation News 10, (1), 1-29.

Fung, F., Hughson, W.G. (2003). Health effects of indoor fungal bioaerosol exposure. Applied Occupational and Environmental Hygiene 18,(7), 535–544.

Halios, C.H., Helmis, C.G. (2010). Temporal evolution of the main processes that control indoor pollution in an office microenvironment: a case study. Environmental Monitoring and Assessment 167, 199–217.

Hempel, M., Rakhra, V., Rothwell, A., Song, D. (2014). Bacterial and fungal contamination in the library setting: a growing concern? Environ Health Rev 57,(1), 9-15.

Horner, W.E. (2003). Assessment of the indoor environment: evaluation of mold growth indoors. Immunology and Allergy Clinics of North America 23, 519–531.

Kalwasińska, A., Burkowska, A., Wilk, I. (2012). Microbial air contamination in indoor environment of a university library. Ann Agric Environ Med 19,(1), 25-29.

Karbowska-Berent, J., Go´rny, R.L., Strzelczyk, A.B., Wlazło, A. (2011). Airborne and dust borne microorganisms in selected Polish libraries and archives. Building and Environment 46,(10), 18721879.

Kawel, N., Schorer, G., Desbiolles, L., Seifert, B., Marincek, B., Boehm, T. (2011). Discrimination between invasive pulmonary aspergillosis and pulmonary lymphoma using CT. European Journal of Radiology 77,(3), 417–425.

25


T. Matos, M. Škamperle: Prisotnosti gliv v prostorih knjižnic in arhivov ter njihov vpliv na počutje in zdravje ljudi

Khan, A.A.H., Karuppayil, S.M., Chary, M., Kunwar, I.K., Waghray, S. (2009). Isolation, identification and testing of allergenicity of fungi from air-conditioned indoor environments. Aerobiologia 25,119–123.

Khan, A.A.H., Mohan Karuppayil, S. (2012). Fungal pollution of indoor environments and its management. Saudi J Biol Sci 19,(4), 405-426.

Kilburn, K.H. (2004). Role of molds and mycotoxins in being sick in buildings: neurobehavioral and pulmonary impairment. Adv Appl Microbiol 55, 339-359.

Košnik, M. (2005). Bolezni dihal. In A. Kocijančič, F. Mravlje, D. Štajer, (Eds.), Interna medicina (pp.291-438). Littera Picta: Ljubljana.

Kung'u, J. (2004). Limitations and considerations in air sampling, sample analysis and result interpretation for airborne mould spores. Inoculum - supplement to Mycologia 55,(5),1-4.

Kuo N.W., Chiang, HS., Chiang, C.M. (2008). Development and application of an integrated indoor air quality audit to an international hotel building in Taiwan. Environmental Monitoring and Assessment 147, 139–147.

Maggi, O., Persiani, A.M., Gallo, F., Valenti, P., Pasquariello, G., Sclocchi, M.C., Scorrano, M. (2000). Airborne fungal spores in dust present in archives: Proposal for a detection method, new for archival materials. Aerobiologia 16,(3-4), 429-434.

Méheust, D., Cann, P., Reboux, G., Millon, L., Gangneux, J.P. (2014). Indoor fungal contamination: Health risks and measurement methods in hospitals, homes and workplaces. Crit Rev Microbiol, 40,(3), 248-260.

Muiioz, P., Budlo, A., Bouza, E. (2001). Environmental surveillance and other control measures in the prevention of nosocomial fungal infections. Clin Microbiol Infect 7,(2), 38-45.

Pasquarella, C., Pitzurra, O., Savino, A. (2000). The index of microbial air contamination. J Hosp Infect 46,(4), 241-256.

Pasquarella, C., Saccani, E., Sansebastiano, G.E., Ugolotti, M., Pasquariello, G., Albertini, R. (2012). Proposal for a biological environmental monitoring approach to be used in libraries and archives. Annals of Agricultural and Environmental Medicine 19(2), 209-212.

Pinzari, F., Fanelli, C., Canhoto, O., Magan, N. (2004). Electronicnose for the early detection of moulds in libraries and archives. Indoor and Built Environment 13,(5), 387-395.

Rao CY, Burge HA, Chang JCS. (1996). Review of Quantitative Standards and Guidelines for Fungi in Indoor Air. Air & Waste Manage Assoc. 46, 899-908.

Samet, J.M., Spengler, J.D. (2003). Indoor environments and health: moving into the 21st century. Am J Public Health 93,(9), 1489-1493.

Sehulster, L.M., Chinn, R.Y.W., Arduino, M.J., Carpenter, J., Donlan, R., Ashford, D., Besser, R., Fields, B., McNeil, M.M., Whitney, C., Wong, S., Juranek, D., Cleveland, J. (2004). Guidelines for environmental infection control in health-care facilities. Recommendations from CDC and the Healthcare Infection Control Practices Advisory Committee (HICPAC). Chicago IL; American Society for Healthcare Engineering/American Hospital Association.

Sen, B., Asan, A. (2009). Fungal flora in indoor and outdoor air of different residential houses in Tekirdag City (Turkey): seasonal distribution and relationship with climatic factors. Environmental Monitoring and Assessment 151, 209–219.

Shamsian, A., Fata, A., Mohajeri, M., Ghazvini, K. (2006). Fungal contaminations in historical manuscripts at Astan QudsMuseum Library, Mashhad, Iran. International Journal of Agriculture and Biology 8, 420-422.

Shelton, B.G., Kirkland, K.H., Flanders, W.D., Morris, G.K. (2002). Profiles of airborne fungi in buildings and outdoor environments in the United States. Appl Environ Microbiol 68,(4),17431753.

Soroka, P.M., Cyprowski, M., Szadkowska-Stańczyk, I. (2008).Occupational exposure to mycotoxins in various branches of industry. Med Pr 59,(4), 333-345.

26


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Švent-Kučina, N., Kofol, R., Pirš, M., Mrvič, T., Germ, J., Triglav, T., Planinc Strunjaš, N., Lah, L.L., Videčnik Zorman, J., Pečavar, B., Seme, K., Matos, T. (2013).Vzorčenje bolnišničnega okolja in rok zdravstvenih delavcev. Med razgl 52(S6), 167-178.

Weinhold, B. (2007). A spreading concern: inhalational health effects of mold. Environmental Health Perspectives 115, 300–305.

Weir, E. (2000). Indoor moulds and human health. Canadian MedicalAssociation Journal 162, 1469.

Zain, M.E. (2011). Impact of mycotoxins on humans and animals. Journal of Saudi Chemical Society 15,(2), 129–144.

Zielińska-Jankiewicz K, Kozajda A, Piotrowska M, Szadkowska-Stańczyk I. (2008). Microbiological contamination with moulds in work environment in libraries and archive storage facilities. Ann Agric Environ Med 15(1), 71-78.

SUMMARY

Tadeja MATOS*, Mateja ŠKAMPERLE** PRESENCE OF FUNGI IN LIBRARIES AND ARCHIVES AND THEIR IMPACT ON PEOPLE'S HEALTH Building materials, furniture, stored books and documents, held by libraries and archives are an excellent substrate for the reproduction of many microorganisms due to the presence of cellulose and proteins. Among them, molds that are normally present in the air, are particularly important. The most frequently isolated fungi in indoor spaces are Aspergillus fumigatus and Aspergillus versicolor, Stachybotris chartarum, Paecillomyces variotii, Alternaria, Cladosporium, Trichoderma, Penicillium, and Aureobasidium pullulans. Their growth is mainly facilitated by the presence of water and moisture, poor building insulation, condensation and inadequate ventilation. The air in libraries and archives, contaminated with mold spores, is a risk factor for a variety of symptoms that are most often allergic. Symptoms appear in people who are predisposed to development of hypersensitive reactions, such as skin irritation and irritation of respiratory or conjunctival mucosa. It can also worsen the symptoms of asthma, or may cause its reappearance. The importance of volatile organic compounds and mycotoxins, released by the propagation of mold, is still poorly understood. These compounds are frequently referred to as one of many possible causative agents of the so-called Sick Building Syndrome (SBS). SBS comprises of non-specific symptoms that occur among inhabitants of buildings or indoor spaces and are directly linked to the time spent in mentioned places as the symptoms considerably improve soon after leaving, The symptoms include headache, fatigue, conjunctival irritation, bleeding and sweeling of nasal mucosa and sinuses, cough, nausea. Other possible causes of this syndrome include living in damp

*

Tadeja Matos, Ph. D., Assist. Prof., Institute for Microbiology and Immunology, Faculty of Medicine, University of Ljubljana, Zaloška 4, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: tadeja.matos@mf.uni-lj.si.

**

Mateja Škamperle, Institute for Microbiology and Immunology, Faculty of Medicine, University of Ljubljana, Zaloška 4, 1000 Ljubljana, Slovenia.

27


T. Matos, M. Škamperle: Prisotnosti gliv v prostorih knjižnic in arhivov ter njihov vpliv na počutje in zdravje ljudi

places, dust, passive smoking, poorly maintained air-conditioning and ventilation equipment. Air sampling is the most widely used method for detection in indoor places. Routine sampling of workplaces is not implemented. Prior to sampling, we need to precisely define its purpose and objective. Quantitative evaluation of the sampling results of air and different surfaces in libraries and archives is difficult, as there are no guidelines or reference measures applicable to indoor environments. It is believed that the concentration of microorganisms indoors should be lower than in the outdoor environment and of similar compositio, and that the pathogenic and toxigenic species are unacceptable. If the indoor environment is dominated by a single species, it is necessary to investigate the location of its origin. There is a lack of criteria that would clearly define the constellation of symptoms and possible causative agents of the above-mentioned clinical presentation. There is particularly little knowledge about the causal relationship between the presence of various concentrations of fungi and their metabolites and the health of people working in those places. However, there are measures that can significantly restrict the reproduction and dissemination of fungal spores, which are ubiquitous in our environment. Maintenance of an adequate internal environment (with a temperature between 18 and 22 °C, and humidity below 50 %), is the most important and necessary measure to bring about conditions that are unfavorable for the reproduction of fungi and to help reduce and prevent their growth. In addition to regular cleaning of surfaces, a lot of attention should also be paid to the regular maintenance of the ventilation systems and the air conditioning. In practice, these measures should be implemented and regularly monitored, with the purpose of creating a healthy environment for employees and visitors of these institutions.

28


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Adrien P. HOLL PREVENTIVE PRESERVATION IN THE ARCHIVES Abstract: Budapest City Archives and the Department of Microbiology and Infectious Diseases of the Faculty of Veterinary Science of the Szent István University developed a new method of preventive preservation to examine whether documents are infected by moulds. The paper reports on the application of this method in the laboratories of the Budapest City Archives and how it is based on the MSZ ISO 7954:1999 standard previously unknown in archival practice. Key words: preventive preservation, mould infection, new method

Izvleček: Preventivno varovanje arhivskega gradiva Mestni arhiv Budimpešte in Oddelek za mikrobiologijo in infekcijske bolezni Fakultete za veterinarske znanosti Univerze Szent István so skupaj razvili novo metodo preventivnega varovanja arhivskega gradiva s poudarkom na ugotavljanju okužbe dokumentov s plesnimi. Prispevek podaja poročilo o uporabi te metode v laboratorijih Mestnega arhiva Budimpešte in njenem temeljnem standardu MSZ ISO 7954:1999, slednji je bil v arhivski praksi še precej neznan. Ključne besede: varovanje arhivskega gradiva, okužbe s plesnijo, nove metode

1

PREVENTIVE PRESERVATION

There has been an active Conservation workshop in the Budapest City Archives since the 1970s. It includes the bookbinding, restoration, microfilming and digitization tasks. Eighteen people altogether work in this department, which is approximately 20 % of all workers. In the department, special attention is given to the preventive conservation activity. Moreover, we have continuously developed relationships with record guardian authorities such as courts, hospitals and police archives. There is a possibility for professional counselling in case of records of lasting value that are outside of collecting areas. In addition, we can also purchase records of historical value, or we can deposit them. For example, we have deposited the valuable record and photo material of the Budapest City Protection Association in our archives. Our institution was built following the BS 7554:1999 standard. We have automatic climate controlled archival storages. Our record storage's capacity is 53 rkm and at present 34 rkm of material is taken into storage. We are continuously converting our warehouse from static to rolling, mobile scaffolding 

Adrien P. Holl, Head of Preservation Department, Budapest City Archives, H-1139 Budapest, Teve u. 3-5, Hungary, contact: pholla@bparchiv.hu.

29


A. P. Holl: Preventive Preservation in the Archives

warehouses and thereby increasing the building's storage space. We also have safe blast doors, UV protective window tints and our repositories are equipped with dust detectors. The fellow workers of the conservation department are archival conservationists who are measuring the storage microclimate with portable thermo and humidity meters, especially at the corners and crowded shelves. Due to the fact that elevated spore content is particularly dangerous in the acclimatised space, we also do mould activity measurement semi-annually. In fact, the central climate control transports increased pollutants from one storage to another. The air mixer capacity for fresh air inlet is 10 %. Furthermore, we change the air filters of the air purifiers every 2 years. Besides coarse and fine filters, we also use Hepa filters for the sake of pure, contaminant-free air. The amounts spent on this, are relatively low compared to maintenance and operating costs. We also strive to dust, demetalizzate, anitplasticize, and repackage bigger and bigger portions of the archives. We have not had dangerous asbestos boxes, though there is some in the 20 % of the paper material in the acidic box. The record keeping departments repackage all the paper material, during the organisational, preparational works on schedule, every year. Furthermore, we repackage 2 rkm material into acid-free, long-term preservation storage devices. This storage devices not only protect the paper material from physical damage, but also decrease the effect of daily climate fluctuations. According to our studies, it takes 7 hours while the document picks up the temperature and the humidity of the storage climate. Unfortunately, due to the restrictive maintaining budget measures, we cannot sustain the optimal 18-20°C and 45-50 % humidity for the whole year. We have developed a Budapest summer and winter adjusting value, in line with the optimal for the recommended optimum. Diong this, we were able to decrease the running costs significantly. Secondly, we check the display for the storage climate daily, as required we can also apply manual settings. This is done to reduce the degree of fluctuations. The conservation continuously checks the state of the documents and the storage climate with manual measuring instruments. It is also important to mention that the operational and conservational department do not belong to the same head of department. A demand has emerged in connection to the document delivery to diagnose paper infection. On the one hand, the paper transmitter wanted to hand in the paper material as soon as possible to the archives, on the other hand, the archives wanted to preserve it. The problem is that the record guardian companies do not abide the ordinances for documents for transfer (in large percentage) (7/2002 NKĂ&#x2013;M). 2

CLIMATIC CONDITIONS

The recommendations for the storage conditions for different types of archives vary, but they match in that aspect that the more constant the climatic value, the longer their life expectancy will be. From the perspective of archives the parchments, photographic materials are the most vulnerable media (KĂśrmendy, 2009, pp. 555). If the archives can positively influence the climatic values, cleanliness, lighting conditions in the repository for documents the degradation processes of the organic matter can be reduced. We obtained the relationship between velocity and temperature of the decomposition on the basis of the known Arrhenius equation. Based on this equation 30


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

they determine the following relationship: +10°C change of temperature usually doubles the velocity of chemical reactions (Tímárné Balázsy, 1993, pp. 67). Thus, we can protect the cellulose based works of art from degradation at low temperatures and in a 60 % or lower relative air humidity environment. 3

BIODEGRADATION OF CELLULOSE

The bacteria, microorganisms and insects attack the cellulose using enzymes. The goal of microorganisms or insects is to break down the cellulose into sugar or substances that they can pick up as food. This is a hydrolysis, therefore the presence of water is essential. Sufficient time and favourable 65 % relative humidity is required for the degradation of the fibrous plant materials: cotton and other vegetable fibres. The alkaline environment can also facilitate the degradation of the fibres. The high lignin content slows microbial degradation of cellulosic fibres, due to the fact that it impedes the ingress of moisture into the cell wall (Tímárné Balázsy, 1993, pp. 111). The acidic pH, high salt concentration, copper and heavy metals and their compounds prevent the bacterial degradation of vegetable fibres. Fungi and bacteria spores can lurk in the material for a long time, even for years, while the ambient humidity is not suitable for spore germination. Besides 8-10 % humidity, some spore germination is conceivable, though most fungi need at least 70 % humidity. In addition, bacteria need even more humidity for their life activities. The optimum temperature for bacteria and fungi is 20-30°C, but developing species may also occur at lower temperatures (Kastaly, 2010, pp. 19). Thus, the dust, dark humid environment and the lack of regular exchange of air helps to harbour microorganisms. There are easily biodegradable nutrients that occur on works such as starch, glue and sugars. These accelerate biodegradation. 4

ENZYMES

The enzymes are protein catalysts produced by living organisms microorganisms. They are capable of accelerating chemical and biological degradation rate of speed million fold. We use Enzymes in the restoration, when we remove aged starch or glue from the books. However, do we know that the recovered fungal amylase enzyme also contains cellulose, which is paper-degrading enzyme? Therefore, restorers have to deal with great care when using enzymes, because in addition to starch it can also degrade paper if one fails to comply with the required parameters. If we think more about the operation of micro-organisms it is not surprising that are played so fast, as the fungi has (starch- cellulose degrading enzyme), which explains that the paper (cellulose) weathers, fades away in case of mould infection. During mould growth, they produce water, which is an autocatalytic process, which means that it does not require water to supply growth, because it self-produces water. From this, we can already see that one of the fastest occurring chemicalbiological damage is the mould infection. Numerous bacteria and fungi produce hydrogen peroxide. Therefore, the process is also accompanied by an oxidative degradation.

31


A. P. Holl: Preventive Preservation in the Archives

5

YELLOW, YELLOW-BROWN COLOUR

Due to acid hydrolysis and oxidation the crystallinity of the cellulose increases, it becomes brittle. The tensile strength and double folding of the paper decreases. The aldehyde groups that appear in large numbers in cellulose cause the paper's yellow, yellow-brown colour (Tímárné Balázsy, 1993, pp. 100). Besides the acid hydrolysis, some fungi produce coloured pigments that discolour the paper and make the material unreadable. Most of the paper staining fungi belongs to Aspergillus, Peniccillium and Chaetomium species. 6

MICROBIOLOGICAL TESTING

For the examination of mould infection of the paper documents, we have involved external experts from the Budapest University of Technology Department of Chemistry, SZIE-ÁOE Microbiological Department. A laboratory was commissioned in our archives in 2012, where according to the MSZ ISO 7954:1999 standard, one could perform the examination for the mould sample taken from a paper document. With this examination we can diagnose the mould activity of the paper document. Our restorers take samples from every questionable cases, before the acquisition of paper archives. After the evaluation in our laboratory, it can be decided if the document can be transported into the archives or not. A 7/2002 NKÖM number of decrees make it clear that the disinfection costs have to be payed by the transmitter companies. With the mould examination method, one can clearly, by standard, define the active mould infection and the repository mould infections can be avoidable in cases of acquired paper archives. We investigate all the newly transported documents in such way. Naturally, we cannot avoid the biological damage in case of harsh climate changes, floosd or during other cases. This examination method can detect a mould infection. This method not only can be used with paper-based but also with woodtextile-leather based works of art. Therefore, we can avoid the unnecessary chemical disinfection as we get a clear answer for the necessity of the disinfection. It is therefore beneficial for people and for the works of art. Thereby less chemical substance accumulates. In my further research, I am searching for such a disinfectant that does not have harmful health effects. A successful relationship with microbiologists has been established and therefore it is anticipated that certain aromatic oils used under specific conditions will disinfect the paper based documents. On the one hand, they only perform manual disinfections with this method. On the other hand, it is not used with massive disinfections. SOURCES AND LITERATURE 

7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet a Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről. (27 February 2002) Retrieved 10. 12. 2014 from http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0200007.NKM.

BS 5930:1999, Code of practice for site investigators. (October 1999) London: British Standard Institution.

32


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

MSZ ISO 7954:1999. Mikrobiológia. Általános útmutató élesztők és penészek számlálásához. Telepszámlálási technika 25°C-on. (1999) Budapest: Magyar Szabványügyi Testület.

Kastaly, B. (2010) Múzeumi gyűjtemények anyagait károsító mikroorganizmusok. Budapest: Múzeumi Állományvédelmi Program.

Körmendy, L. (2009) Levéltári kézikönyv. Budapest: Osiris.

Reichart, O. (November 2002) Levéltári anyagok mikrobás szennyeződések biodegrációs és egészségügyi vonatkozásai, valamint a gamma sugárzás hatása a mikrobákra. Study.

Tímárné Balázsy, Á. (1993) Műtárgyak szerves anyagainak felépítése és lebomlása. Budapest: Magyar Nemzeti Múzeum.

POVZETEK

Adrien P. HOLL PREVENTIVNO VAROVANJE ARHIVSKEGA GRADIVA Arhivsko gradivo lahko pred okužbami s plesnijo zaščitimo tako, da relativno vlažnost v arhivskih skladiščih zadržujemo pod 60 %, jo kontinuirano merimo in zapisujemo, zagotovimo primerno kroženje zraka in konvekcijo ter s tem preprečimo razvoj nevarne mikroklime. Skladišča morajo biti čista in neprašna, filtre je potrebno redno pregledovati in čistiti. Pomembno je, da je arhivsko gradivo pred prevzemom v skladišče pregledano, preveri se morebitna okuženost s plesnijo in izvede mikrobiološka analiza. Vsebnost spor v zraku je potrebno preveriti enkrat mesečno. Če analize pokažejo prisotnost okužbe s plesnijo, je potrebno takoj vzpostaviti stik s strokovnjaki mikrobiologi. Predvsem je pomembno, da od nevarne rasti mikroorganizmov na gradivu ne pride do splošne kontaminacije gradiva v skladišču. V Mestnem arhivu Budimpešte so leta 2012, v sodelovanju z Oddelkom za kemijo Univerze v Budimpešti, za ugotavljanje plesni na papirnem gradivu vzpostavili laboratorij po standardu MSZ ISO 7954:1999. Restavratorji v arhivu vzamejo vzorec vsakega sumljivega dokumenta, še preden gradivo prevzamejo v arhivsko skladišče. Po analizi v lastnem laboratoriju pride do odločitve, ali bodo gradivo prevzeli ali ne. Stroške morebitne dezinfekcije nosi ustvarjalec gradiva. Z metodo ugotavljanja okužb s plesnijo lahko definirajo aktivne okužbe s plesnimi in se tako izognejo morebitnim masovnim okužbam s plesnijo v arhivskih skladiščih. Na ta način pregledajo vse gradivo. Metoda je uporabna tako za papirne dokumente kot tudi za umetnine na lesu, tekstilu ali usnju. Metoda je koristna za ljudi, prav tako pa tudi za kulturno dediščino. Avtorica poskuša s svojimi nadaljnjimi raziskavami najti tako dezinfekcijsko sredstvo, ki ne bo ogrožalo zdravja ljudi, ki z njim delajo. Prvi rezultati kažejo na primernost določenih aromatskih olj, ki bi pod določenimi pogoji lahko delovali dezinfekcijsko.

Adrien P. Holl, Vodja oddelka za varovanje arhivskega gradiva, Mestni arhiv Budimpešte, H-1139 Budapest, Teve u. 3-5, Madžarska, kontakt: pholla@bparchiv.hu.

33


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Sanja ANDROIĆ*, Boštjan ŠPEHONJA** POSLEDICE PREMALO SKRBNEGA RAVNANJA Z ELEKTRONSKIM IN PAPIRNIM GRADIVOM Izvleček: Ustrezno in dovolj skrbno ravnanje z elektronskim in papirnim dokumentarnim in arhivskim gradivom je bistvenega pomena za poslovanja posamezne organizacije ali pa ima veliko osebno vrednost v primeru fizičnih oseb. Kadar gre za arhivsko gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo in obstaja zgolj v enem izvodu, je le-to še veliko bolj pomembno. Z raziskovanjem in predstavitvijo teoretičnih izhodišč, ponazorjenih tudi s pomočjo primerov iz prakse, bodo prikazane možne posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim dokumentarnim in arhivskim gradivom. Avtorja želita prikazati predvsem možnosti poškodb, sprememb in celo izgub gradiva v elektronski ali papirni obliki. Dotakneta se tudi metod, ki bi jih lahko zlonamerni heker izkoristil za nepooblaščeni dostop in morebitni poseg v elektronsko gradivo. Ključne besede: elektronsko gradivo, papirno gradivo, poškodbe gradiva, spremembe gradiva, nepooblaščen dostop

Abstract: Electronic and Paper Records - Consequences of Negligent Handling Proper and attentive handling of electronic and paper archives and records is of significant importance to all trading organisations. Likewise, it represents a great personal value in case of a natural person. The significance of attentive handling is even greater regarding archival documents, which have a longlasting value for science and culture and only exist in a single copy. In the paper, we will portray the consequences of careless handling of electronic and paper records and archives, based on a thorough theoretical and practical research. Principally, we wish to present the damage, changes and even loss of electronic or paper documents. We will also touch upon different methods, which could be exploited by a malicious hacker to illegally gain access and interfere with electronic materials. Key words: electronic materials, paper materials, damage of materials, changes of materials, illegally gain access

1

UVOD

Ustrezno in dovolj skrbno ravnanje z elektronskim in papirnim dokumentarnim in arhivskim gradivom je bistvenega pomena za poslovanja posamezne organizacije. Le-to je še toliko bolj pomembno pri arhivskem gradivu, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ter obstaja večinoma zgolj v enem izvodu. Lahko ima tudi veliko osebno vrednost, če je ustvarjalec gradiva fizična oseba. V raziskavi bomo najprej predstavili teoretična izhodišča glede ravnanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom v elektronski in papirni obliki z metodo deskripcije, za to bomo uporabili sekundarne podatke iz strokovne literature. Obenem *

Sanja Androić, vodja sprejemne pisarne, Mariborski vodovod, javno podjetje, d. d., Jadranska cesta 24, 2000 Maribor, Slovenija, kontakt: sanja.androic@mb-vodovod.si.

**

Boštjan Špehonja, etični hacker, Nova Gorica, Slovenija, kontakt: bostjan.spehonja@gmail.com.

35


S. Androić, B. Špehonja: Posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim gradivom

bomo na podlagi izkušenj iz prakse prikazali možne posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim dokumentarnim in arhivskim gradivom. Prikazati želimo predvsem možnosti poškodb, sprememb in celo izgub gradiva v elektronski ali papirni obliki. Opisali bomo tudi nekaj najpogostejših metod socialnega inženiringa, ki bi jih zlonamerni heker lahko izkoristil za nepooblaščeni dostop in morebitni poseg v elektronsko gradivo. Z raziskavo želimo prikazati, kakšne so možnosti poškodb, sprememb ali celo izgub gradiva elektronski in papirni obliki, predvsem pa opozoriti na vrste nevarnosti. Z raziskavo teoretičnih izhodišč, ki jih bomo povezali z izkušnjami iz prakse, bomo naredili nekakšen povzetek zakonskih zahtev in priporočil iz prakse za ustrezno ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom v elektronski in papirni obliki. 2

ZAKONSKE ZAHTEVE GLEDE RAVNANJA Z GRADIVOM V ELEKTRONSKI IN PAPIRNI OBLIKI

23. člen Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2014, v nadaljevanju ZVDAGA-A) predpisuje glede varovanja dokumentarnega in arhivskega gradiva naslednje: »(1) Dokumentarno gradivo se hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi, ter zagotavlja dostopnost, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe, in celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost tega gradiva. (2) Vlada Republike dokumentarnega gradiva.«

Slovenije

predpiše

podrobnejše

pogoje

hrambe

Glede hrambe arhivskega gradiva pa ZVDAGA-A v 36. členu določa naslednje: »(1) Javno arhivsko gradivo ne glede na obliko ali nosilec zapisa prevzemajo v hrambo izključno pristojni arhivi, razen če ta zakon ne določa drugače. (2) Arhivsko gradivo v fizični obliki se trajno in strokovno neoporečno hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi (materialno varstvo). (3) Hramba arhivskega gradiva v digitalni obliki je dovoljena samo kot dolgoročna hramba zajetega gradiva v skladu z notranjimi pravili. (4) Vlada Republike Slovenije predpiše podrobnejše pogoje hrambe arhivskega gradiva.« 26. člen Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2014) predpisuje glede hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki naslednje: »Varna hramba izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki mora ves čas trajanja hrambe omogočati: 

dostopnost izvirnega gradiva, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe;

36


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

uporabnost, kar pomeni zmožnost reprodukcije in primernost reprodukcije za uporabo ves čas trajanja hrambe;

celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva.«

Glede hrambe zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki pa 27. člen ZVDAGA-A) predpisuje naslednje: »Varna hramba zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki mora ves čas trajanja hrambe omogočati reprodukcijo vsebine izvirnega dokumentarnega gradiva, ki izpolnjuje naslednje pogoje v enaki meri, kot bi jih to izvirno gradivo: 

dostopnost, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe;

uporabnost, kar pomeni zmožnost reprodukcije in primernost reprodukcije za uporabo ves čas trajanja hrambe;

avtentičnost, kar pomeni dokazljivost povezanosti reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva;

celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva.«

Seveda pa lahko področna zakonodaja predpisuje tudi strožje pogoje hrambe in varovanja gradiva. Dokumentarno in arhivsko gradivo je potrebno varovati pred poškodbami, uničenjem, izgubo ali pred nedovoljeno uporabo oziroma posegom. V nadaljevanju se bomo omejili na materialno varstvo stalnih zbirk, ki jih hranimo v arhivskih skladiščih. Vendar bi te pogoje in ukrepe morali že delno upoštevati tudi pri tekočih zbirkah gradiva, ki se hranijo v pisarnah in drugih poslovnih prostorih. Zakonodaja določa javnopravnim osebam, da morajo le-te skrbeti za ohranitev in materialno varnost dokumentarnega gradiva, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. Zavezanost za strokovno neoporečno hrambo pa še naprej velja za dokumentarno gradivo, ki se hrani trajno. Glede tega se morajo javnopravne držati osebe strokovnih navodil pristojnega arhiva. Potrebno je opozoriti, da je dolžnost glede strokovno neoporečnega varovanja dokumentarnega in arhivskega gradiva zakonska obveza javnih in zasebnih ustanov ter posameznikov, saj je morebitno poškodovanje ali uničenje gradiva po kazenski zakonodaji kaznivo dejanje (Žumer, 2001, str. 267). 3

RAVNANJE Z ELEKTRONSKIM GRADIVOM

Živimo v dobi, ko nas na vsakem koraku spremlja informacijska tehnologija. Ta se nezadržno razvija, proizvajalci izdelkov informacijske tehnologije pa nas skoraj vsak dan presenetijo s kakšno novostjo. Na korak s časom se pripravlja tudi področje elektronskega arhiviranja, vendar je potrebno biti pri tem prehodu pazljiv. Pomisliti je potrebno tudi na vse več ranljivosti med informacijskimi tehnologijami in se vprašati, ali so sistemi dovolj varni, da se zlonamerni napadalec oziroma heker ne bi prikopal do nepooblaščenih podatkov in dokumentov ter jih poškodoval ali celo za vedno izbrisal oziroma uničil. To bi seveda naredilo nepopravljivo škodo. Spekter varnosti elektronskega arhiviranja dokumentarnega in arhivskega gradiva se začne že pri ustvarjalcu gradiva. Zlasti če gre za arhivsko gradivo v elektronski obliki, ki bo tako tudi predano pristojnemu arhivu po elektronski poti. Potrebno je razčleniti, po 37


S. Androić, B. Špehonja: Posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim gradivom

kakšnem protokolu se bo gradivo pošiljalo, ali je le-ta varen pred prisluškovanjem napadalcev, kaj se zgodi, če na poti izgubi USB ali mikrofilm s pomembnimi podatki, ter kako je varovano gradivo v samem arhivu. Pri vseh korakih pa je izredno pomemben človeški vir, saj se večina napadov na informacijske sisteme zgodi ravno zaradi napak zaposlenih, s tako imenovano tehniko socialnega inženiringa, katere nekaj metod bomo predstavili v nadaljevanju. 3.1

Socialni inženiring

Socialni inženiring je tehnika napada, s katerim se manipulira zaposlene z namenom pridobivanja informacij podjetja. Po podatkih, objavljenih na spletu, bi naj bilo kar 66 % vseh vdorov povezanih s človeško napako. Zato je potrebno zaposlene izobraževati o računalniški varnosti (Social-Engineer.Org., b. l.). Vsak napad s socialnim inženiringom je lahko opisan v štirih stopnjah.

Slika 1: Življenjski krog napada s socialnim inženiringom (Informacijski pooblaščenec, 2009)

V kolikor bi se odločili uporabiti socialni inženiring nad katerim od arhivov, bi v prvem koraku po spletu in ostalih imenikih iskali vse podatke o arhivu. Predvsem imena in priimke zaposlenih, elektronske naslove, aktivnosti podjetja in tudi arhitekturo informacijskega sistema. V drugi fazi bi se odločili, kako bi stopili v kontakt z osebo, zaposleno v arhivu. Slednjo bi lahko poklicali po telefonu, ji poslali elektronsko pošto ali se osebno sprehodili do arhiva. V tej fazi moramo biti za dosego cilja čim bolj prepričljivi in dobro odigrati svojo vlogo, da si pridobimo zaupanje zaposlenega. V tretji fazi, ko imamo določen odnos z zaposlenim, sledi faza izkoriščanja. V tej fazi poizkušamo pridobiti čim več podatkov o arhivu, ki smo si jih predhodno zadali in ki nam primanjkujejo za uspešno izvedbo napada. V zadnjem koraku pa napadalec izkoristi pridobljene podatke in uspešno izvede napad. Na tak način zaobidemo vso elektronsko varnostno politiko in uspešno zaobidemo kakršen koli požarni zid ali antivirusni program.

38


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

3.1.1 Najpogostejše vrste socialnega inženiringa 3.1.1.1 Pridobivanje informacij po telefonu V tem primeru napadalec vzpostavi kontakt z uslužbencem podjetja in se želi skozi telefonski pogovor prikopati do uporabnih podatkov podjetja. Lahko se predstavlja kot nadrejena oseba, kot oseba za tehnično pomoč, kot študent, ki izpolnjuje anketo za diplomsko nalogo, itd. Rezultati raziskave iz leta 2014 kažejo, da je 90 % ljudi posredovalo svoje ime ter elektronsko pošto, brez da bi poznali identiteto sogovornika (Social-Engineer. Org., 2014). S tem podatkom pa napadalec lahko pridobi uporabniško ime zaposlenega ter elektronsko pošto, ki jo uporabi v nadaljnjem napadu. 3.1.1.2 Pošiljanje elektronske pošte Vsako leto se odpošlje 107 trilijonov sporočil, kar pomeni 294 bilijonov sporočil na dan. 90 % vseh je tako imenovana vsiljena pošta (Social-Engineer.Org., 2014). To je pošta z reklamno vsebino, na katero se nismo naročili. V veliko primerih pa zahtevajo v sporočilih od nas tudi vpis osebnih podatkov. Najnevarnejšo plat teh sporočil predstavljajo povezave v sporočilu ter priponke. Če uporabnik ne posodablja operacijskega sistema ter spletnih brskalnikov, lahko pride do okužbe samo prek brskanja po okuženih spletnih straneh. Včasih je veljalo, da se okužimo, če brskamo po manj znanih straneh z neprimerno vsebino. Danes temu ni tako, saj je lahko okužena vsaka stran, ki nima pravilnega vzdrževanja in posodobitev. Tako napadalci izkoristijo varnostne pomanjkljivosti na spletni strani in na njo namestijo zlonamerno kodo brez naše vednosti. V vsiljeni pošti so velikokrat tudi povezave, ki nam ob kliku na njo odprejo okuženo spletno stran. Iz izkušenj lahko potrdimo, da se za uspešno izvedbo napada največkrat pošiljajo elektronska sporočila s priponko. V teh primerih gre velikokrat za okužene datoteke. Če tako priponko od neznanega avtorja z neznano vsebino odpremo in celo kaj namestimo, smo najverjetneje postali okuženi in naš informacijski sistem obvladuje napadalec. Pri tovrstnih napadih je cilj napadalca različen. Lahko uporablja vaš informacijski sistem za nadaljnje zlonamerne aktivnosti po internetu, lahko pa si na svoj strežnik pošilja podatke o vašem sistemu, vključno s krajo bančnih podatkov, zbira vaša uporabniška imena ter gesla in krade podatke, do katerih nima pooblastil. Posebna vrsta napadov preko elektronske pošte je tudi ribarjenje. Pri tem napadalec postavi svojo lažno spletno stran, ki je po vsebini in videzu identična strani določene organizacije oziroma podjetja. Na spletni strani zahteva od nas prijavo z osebnimi podatki ter geslom, in na ta način posredujemo svoje podatke napadalcu. Iz prakse lahko potrdimo, da veliko ljudi uporablja isto geslo tako v službene kot zasebne namene, kar ni v skladu s primeri dobre prakse. 3.1.1.2.1 Tehnični problem elektronske pošte Zaradi same arhitekture ter tehničnega delovanja SMTP-protokola, ki je odgovoren za prenos elektronske pošte, lahko kdorkoli pošlje sporočilo v imenu kogarkoli. Na vsak SMTP-strežnik se lahko povežemo s protokolom telnet, na vrata 25. V tem primeru lahko pošiljamo elektronsko pošto v sklopu domene. Strežniki, ki so pravilno varnostno konfigurirani, ne dopuščajo pošiljanja elektronske pošte na druge domene. Po drugi strani pa lahko preko svojega strežnika ali spletnih storitev pošiljamo elektronsko pošto v imenu kogarkoli, vendar je to vidno v izvorni kodi elektronskega sporočila. Če je zaznava vsiljene pošte pravilno konfigurirana, bi sistem moral zaznati, 39


S. Androić, B. Špehonja: Posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim gradivom

da gre za prevaro. V nekaterih podjetjih smo celo opazili, da si zaposleni natisnejo elektronsko pošto in jo hranijo v registrih. Tak dokument je v praksi, sploh na sodišču, popolnoma brez vrednosti, saj jih je zelo enostavno ponarediti. Za dokaz potrebujemo originalno elektronsko pošto, ki je shranjena v našem elektronskem predalu, forenziki pa lahko v nekaterih primerih ugotovijo, ali gre za lažno elektronsko sporočilo.

Slika 2: Vsiljena pošta - lažno sporočilo

Slika 2 prikazuje primer vsiljene pošte, ki pa na prvi pogled ne izgleda tako. Iz enega od pokrajinskih arhivov smo dobili elektronsko pošto, ki bi lahko vsebovala tudi okuženo datoteko ali povezavo na okuženo spletno stran. Ko pogledamo izvorno kodo sporočila, pa ugotovimo, da je bila poslana s spletne strani, namenjene za pošiljanje lažne pošte, kar je razvidno iz slike 3. Kot že rečeno, veliko sistemov takšno pošto zazna in jo označi kot vsiljeno. Iz praktičnih primerov pa ugotovimo, da ta metoda še vedno predstavlja eno resnejših groženj.

Slika 3: Izvorna koda lažnega sporočila

40


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

3.1.1.3 Anketiranje Enak scenarij kot preko telefona se lahko zgodi tudi v živo. V podjetje pride oseba, ki se predstavlja kot tehnična pomoč, kot nemočen uporabnik ali kot nadrejena oseba in poizveduje po določenih informacijah. Poznamo tudi primere brskanja po smeteh, iz katerih lahko pridobimo uporabne informacije podjetja in zaposlenih. Tu pridemo do točke, ko se vprašamo, kako osveščeni so uslužbenci v našem podjetju. Iz prakse lahko povemo, da za uporabnika ni dovolj, da se mu samo pove, na kaj mora biti pozoren, saj je računalniška varnost velikokrat nezanimiva tema. Pomembno je, da se zaposleni izobražujejo o informacijski varnosti in varni uporabi interneta, predvsem pa da se jim predstavi konkretne primere iz prakse, primere škode, ki lahko nastanejo zaradi človeške napake itd. Včasih se priporoča celo preverjanje zaposlenih, na koncu pa predstavitev rezultatov testiranja. Pošlje se jim sumljivo elektronsko pošto ali nastavi okužen USB-ključek. Ta podjetju prav tako predstavlja veliko grožnjo, saj se lahko na njem skriva okužena datoteka, ki jo žrtev odpre in s tem okuži informacijski sistem. 3.2

Prenos podatkov od uporabnika do gradiva

Za prenos podatkov iz posamezne organizacije do arhiva je možnih več poti. Prva pot je preko medijev (USB, zunanji disk, mikrofilmi …), to zahteva fizično pot. Pri tej poti obstaja nevarnost odtujitve ali izguba medija. Medij je potrebno ustrezno zavarovati in uporabiti naprave, ki so namenjene prenosu občutljivih podatkov. Prvi način je enkripcija oziroma šifriranje medija. To pomeni, da se podatki na ključku spremenijo v tako obliko, da nepooblaščena oseba iz njih ne more razbrati koristnih informacij. Še močnejša oblika zaščite pa je na napravah, ki imajo šifriranje vgrajeno v strojni opremi in kjer je potrebno za vklop medija poznati pravi pin. Po nekaj zaporednih napačnih pin-geslih se naprava ponastavi in avtomatsko izbriše vse podatke. To sta načina, ki omogočata, da kljub odtujitvi ali izgubi medija podatki niso vidni in jih ni mogoče prebrati. Nekoliko lažji, vendar nevarnejši način je pošiljanje podatkov preko internetnega omrežja. Tukaj lahko razdelimo grožnje v dve podskupini: 

grožnje v lokalnem omrežju (LAN),

grožnje v prostranem omrežju (WAN).

3.2.1 Grožnje v prostranem omrežju (WAN) »Prostrano omrežje, lahko tudi globalno omrežje WAN (wide area network) je omrežje računalnikov, ki se razprostira na velikih razdaljah. Nekatere povezave na prostranih omrežjih potekajo po telefonskih linijah ali celo preko satelitov. Prostrana omrežja pogosto povezujejo več lokalnih omrežij v eno samo.« (Pedagoška fakulteta Maribor, b. l.). Napadov iz prostranega omrežja ni mogoče napovedovati. Lahko se zgodijo praktično kadarkoli. Vsaka odprta vrata na strežniku, ki so vidna navzven, omogočajo napadalcu morebitno zlorabo. Prav tako omogoča zlorabo neposodobljen operacijski sistem ali morebitne pozabljene administratorske datoteke na strežnikih, ki vsebujejo občutljive podatke podjetja. Zato je potrebno, da vsaka organizacija vsaj enkrat na leto opravi penetracijski test, navadno v sodelovanju z administratorji organizacije. 41


S. Androić, B. Špehonja: Posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim gradivom

Ta zajema varnostni pregled strežnikov, javnih IP-naslovov, spletne strani, spletnih aplikacij, test propustnosti požarne pregrade, preizkus varnosti oddaljenih povezav, iskanje datotek ter dokumentov, ki naj ne bi bili javno dostopni, ter pregled ustrezno nastavljenih pravic na napravah. S takšnim pregledom se najbolj približamo resničnemu napadu, rezultat poročila pa je dokument, v katerem je podrobno opisan postopek izvedbe testa, dobljene ranljivosti, klasifikacija groženj posamezne ranljivosti ter mnenja in priporočila za odstranitev ranljivosti. Da je zgoraj opisani test več kot dobrodošel, prikazuje tudi naslednja slika.

Slika 4: Primerjava števila obravnavanih incidentov (SI-CERT, 2013)

Slika prikazuje porast števila incidentov, ki jih je obravnaval SI-CERT – Nacionalni odzivni center za obravnavo incidentov s področja varnosti elektronskih omrežij in informacij. V primerjavi z letom 2012 je bilo za 30 % več goljufij, za 50 % več primerov ribarjenja ter 60 % več primerov škodljive kode. Splet je živ, po njem se vsako minuto pretoči ogromna količina podatkov, med njimi je tudi zlonamerna vsebina. Po spletu neprestano krožijo programi, ki preiskujejo javne IP-naslove. Če tak program avtomatsko ugotovi, da vaš sistem ni posodobljen in da na njem obstaja varnostna ranljivost, jo avtomatsko izkoristi – s tem je vaš strežnik prevzel napadalec. Ta lahko uporabi strežnik za nadaljnje napade in vam s tem povzroči precej težav ali pa vam krade podatke iz notranjega omrežja, kot je opisano v naslednjem poglavju. Iz večletnih izkušenj izvajanja penetracijskih testov ter preverjanja varnosti tako večjih kot manjših podjetij lahko zagotovimo, da je na spletu ogromno slabo vzdrževanih sistemov ter ranljivih spletnih strani/aplikacij, osveščenost o računalniški varnosti administratorjev ter uporabnikov pa še vedno precej premajhna.

42


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

3.2.2 Grožnje v lokalnem omrežju »Lokalno omrežje (LAN) je osnovni gradnik vsakega računalniškega omrežja. Lokalno omrežje lahko sega od enostavnega (dva računalnika, ki sta povezana preko medija) do kompleksnega (na stotine povezanih računalnikov in perifernih enot). Značilnost lokalnih omrežij je v tem, da so to zasebna omrežja, ki se nahajajo znotraj neke stavbe ali območja na razdalji nekaj kilometrov. Običajno imajo enotno administracijo. V lokalnih omrežjih je tudi malo napak pri prenosu podatkov. Večinoma se uporabljajo za skupno rabo datotek in tiskalnikov. Pogosto pa tudi za skupno administracijo (domena), za zaščito pred zunanjim omrežjem, sporočanje.« (Breščak, b. l.). Iz definicije lahko ugotovimo, da grožnjo pri odtujitvi podatkov v prvi vrsti predstavljajo zaposleni, ki imajo dostop do podatkov, pa tudi tisti zaposleni, ki na nelegalen način pridobijo dostop do nepooblaščenih podatkov. V tem primeru je vse odvisno od same konfiguracije omrežne opreme, konfiguracije strežnikov, zavedanja administratorjev o računalniški varnosti ter ozaveščenosti arhivarjev o varni uporabi interneta. V notranjem omrežju je zelo enostavno izvesti napade, s katerimi prisluškujemo prometu, ki se pretaka po mreži. Primer napada je MITM (man in the middle), ki se ga lahko izvede s tehniko zastrupljanja ARP-poizvedb. Na ta način prepričamo vse računalnike v omrežju, da smo mi naprava, s katero želijo ostali računalniki komunicirati, posledično se preusmeri celotni promet skozi naš napadalčev računalnik. Prestrežene podatke lahko kopiramo, modificiramo ali blokiramo in s tem sami kontroliramo pretok podatkov v omrežju. V primeru uspešnega napada lahko pridobimo vsa nekriptirana gesla, uporabniška imena, seje uporabnikov in promet, ki ga uporabnik pošilja skozi internet. Na ta način lahko uporabniku ukrademo identiteto. Drugi način je, da postavimo svoj strežnik DNS (domenski strežnik), s katerim preusmerjamo zahtevke zaposlenih na druge spletne strani. Posebno pozornost je potrebno posvetiti tudi omrežnim napravam (usmerjevalniki, stikala, požarna pregrada), saj je varnost notranjega omrežja odvisna tudi od teh. Zato mora biti osveščenost administratorjev o računalniški varnosti na visoki ravni, sploh ker gre za upravljanje z visoko občutljivimi podatki. Potrebno je zagotoviti tudi dodatno varovalo, da se podatki iz arhivov ne bi nekontrolirano pretakali izven arhiva preko elektronske pošte, USB-ključkov, ftp-protokolov in ostalih metod. Za ta namen je potreben sistem, ki bi nadziral pretok podatkov iz arhiva ter vanj. Zgoraj opisane nevarnosti so možne v vsaki organizaciji, torej tudi v arhivih. 3.2.3 Tehnična izvedba Naslednja težava, ki se lahko pojavi, je v sami tehnični izvedbi oziroma shranjevanju podatkov. Določene organizacije so razvile svoj datotečni sistem, v katerem shranjujejo podatke v formatu, kot ga določi proizvajalec datotečne storitve. Arhivi bi morali imeti univerzalni program, ki bi prepoznal datotečne sisteme vseh proizvajalcev. Če to ni mogoče, pa nekakšen vmesnik za pretvorbo podatkov v format, ki je uporabljen v elektronskih gradivih. Isto pretvorbo bi arhiv potreboval, če bi organizacija želela svoje podatke iz arhiva. V vsaki pretvorbi lahko pride do napak in s tem posledično celo do izgube podatkov.

43


S. Androić, B. Špehonja: Posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim gradivom

4

RAVNANJE Z DOKUMENTARNIM IN ARHIVSKIM GRADIVOM V PAPIRNI OBLIKI

Skrb za ustrezno ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom se prične že pri ustvarjalcu gradiva, v primeru arhivskega gradiva pa se nadaljuje pri pristojnem arhivu. Ne glede na vse pogostejšo uporabo elektronskega poslovanja je še vseeno največ pomembne dokumentacije oziroma gradiva ustvarjenega in hranjenega v papirni obliki. Zakonodaja s področja varovanja dokumentarnega in arhivskega gradiva določa kar veliko zahtev glede ravnanja z gradivom, slednjih se bomo na kratko lotili v nadaljevanju. 4.1

Zakonske zahteve glede materialnega varstva gradiva

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (2006) v 39. členu arhivom, javnopravnim osebam in imetnikom zasebnega arhivskega gradiva določa, da »morajo zagotavljati pogoje za materialno varstvo arhivskega in dokumentarnega gradiva, da se pri hrambi, urejanju, popisovanju, uporabi, prevozu in razstavljanju gradivo ne poškoduje, uniči ali kako drugače izgubi«. Glede hrambe gradiva v skladiščih zakonodaja zahteva, da se gradivo, katerega obseg je več kot 30 tekočih metrov, hrani v arhivskih skladiščih s primerno opremo. Gradivo, ki ni v prej omenjenih skladiščih, se mora hraniti v kovinskih omarah, ki so zaklenjene in varne pred požarom in poplavami. Seveda je v prostorih, kjer se hrani gradivo, prepovedano kaditi, glede hrambe tajnih podatkov pa se uporablja zakonodaja o varovanju tajnih podatkov (Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, 2006, 41. člen). 44. člen Uredbe o varstvu dokumentarnega gradiva na podlagi druge alineje prvega odstavka 40. člena iste uredbe določa, da ukrepi za zavarovanje gradiva obsegajo predvsem: 1. »vzdrževanje arhivskih skladišč in arhivske opreme, 2. izklapljanje električnega toka, kadar ni nikogar v skladiščih, 3. razkuževanje gradiva pred njegovim uskladiščenjem, 4. osušitev vlažnega gradiva pred prevzemom in preselitvijo, 5. vzdrževanje gradiva in prostorov v snažnem stanju, 6. razpraševanje vsega gradiva vsaj enkrat na leto, 7. stalno pregledovanje skladišč in gradiva ter odpravljanje okoliščin, ki bi lahko povzročile poškodbe gradiva, 8. redno prezračevanje arhivskih skladišč zato, da v njih ni škodljivih plinov, 9. zagotavljanje ustrezne temperature in vlage v arhivskih skladiščih, 10. obvezno stalno merjenje temperature in vlage ter vodenje evidence o temperaturi in zračni vlagi v vsakem arhivskem skladišču posebej.« Dokumentarno gradivo, ki se hrani trajno, in arhivsko gradivo je potrebno pripraviti za hrambo, kot sledi: 1. »da se zravna oziroma zloži v format, primeren za skladiščenje, 2.

da se ne obrezuje,

44


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

4.2

3.

da se vloži v ustrezne arhivske škatle oziroma druge tehnične enote, ki se uporabljajo za opremo arhivskih enot in ne smejo biti nepredušno zaprte, preprečevati pa morajo vdor prahu,

4.

da se gradivo velikih formatov polaga v kovinske predalnike in le izjemoma obeša,

5.

da se ob urejanju odstranijo kovinski predmeti in folije (umetne snovi), ki nimajo dokumentarne vrednosti, vendar tako, da ostanejo vidne prvotne celote spisov,

6.

da se arhivske škatle in druge tehnične enote postavljajo ali polagajo na police,

7.

da gradivo, večje od formata A 3, leži na policah, in sicer vezano največ 3 enote druga nad drugo in nevezano največ do 5 cm,

8.

da se zaščiti z opremo iz kemično obstojnih materialov.« (Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, 2006, 46. člen).

Situacija v praksi

Če pogledamo izpolnjevanje zakonskih zahtev glede ravnanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom v papirni obliki, lahko na podlagi naših dolgoletnih izkušenj iz prakse rečemo, da je situacija pri večini ustvarjalcev gradiv naslednja. Ustvarjalci gradiva svojih tekočih zbirk gradiva večinoma nimajo hranjenih v zaklenjenih kovinskih omarah, razen kakšnega bolj »delikatnega« gradiva, kot je npr. kadrovska dokumentacija in kakšne poslovne skrivnosti. Tekoče zbirke gradiva se večinoma nahajajo v omarah po pisarnah. V stalne zbirke se gradivo predaja enkrat na leto, ponavadi ob pričetku koledarskega leta ali takrat, ko zmanjka prostora v pisarni. Večina organizacij ima arhivsko skladišče v kletnih prostorih, ki žal ne zadostuje popolnoma vsem zakonskim določilom materialnega varstva gradiva. Pomembnosti primernega ravnanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom se zaveda že večina ustvarjalcev gradiva, a še vedno nekateri premalo naredijo za to, predvsem na področju zagotavljanja primernih prostorov in ustrezne usposobljenosti zaposlenih, ki skrbijo za hrambo gradiva. Vse našteto je povezano tudi s finančnimi sredstvi, ki jih je nekako vedno premalo. Kljub velikemu zavedanju o pomembnosti ustreznega ravnanja z gradivom imajo pristojni arhivi težavo z zagotavljanjem zadostnih finančnih sredstev. Eden zadnjih odmevnih primerov je zaprtje arhivskega skladišča Pokrajinskega arhiva Maribor zaradi razširitve zdravju nevarne plesni na arhivskem gradivu zaradi neustreznih prostorskih pogojev. Posledice plesni na gradivu vidimo na spodnji sliki.

Slika 5: Plesen na arhivskem gradivu Pokrajinskega arhiva Maribor (MMC RTV SLO/STA, 2014)

45


S. Androić, B. Špehonja: Posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim gradivom

Na podlagi dosedanjih izkušenj iz prakse lahko rečemo, da so najbolj pogoste poškodbe papirnega gradiva zaradi presuhih ali prevlažnih arhivskih skladišč. Pa tudi zaradi neprimerne hrambe. Za primer lahko damo npr. karte večjega formata, ki so zavite v rolo in niso hranjene v tulcu ali arhivskih omarah v predalih. Problem so tudi različne kakovosti papirja in črnil tiska, saj smo že videli tudi kakšno (k sreči) dokumentarno gradivo, s katerega je bilo oteženo branje vsebine ali se je celo ni več videlo. Velik problem so lahko tudi plastične mapice, v katerih se hrani gradivo, saj se lahko zgodi, da se pri hrambi v nekoliko toplejših in suhih prostorih črnilo in tudi del papirja zalepita na plastični del mapice. Pri suhih skladiščih se lahko prične gradivo zvijati, v prevlažnih skladiščih pa imamo lahko problem plesni ali celo mokrost papirnega gradiva. Velikokrat se zgodi, da se v neprimernih arhivskih skladiščih pojavijo glodavci, kot so npr. miši in podgane, ki lahko resno poškodujejo gradivo. V današnjih težkih časih pa je po našem mnenju tudi več ljudi, ki bi lahko videli kakšno korist ali bi zgolj želeli škodovati in bi se zato odločili za krajo ali uničenje kakšnega gradiva. Slednje pa bi se lahko zgodilo tudi zgolj zaradi nevednosti človeka ali zunanjih neugodnih vplivov. Narodna in univerzitetna knjižnica je leta 2006 v okviru raziskovalnega projekta »PaperTreat« (6. okvirni program Evropske komisije) pregledala zbirko monografij NUK in ugotovila, da je bila večina knjig med letoma 1870 in 1990 natisnjenih na zelo neobstojnem papirju. Spremenjen postopek izdelave papirja po letu 1850 je razlog za slabšo obstojnost papirja iz tega obdobja, saj ima le-ta nizek pH, ki pospešuje njegovo razgradnjo. Ocenjena doba uporabnosti t. i. »kislega papirja« je samo sto let. Tako ogroženemu gradivu lahko podaljšamo njegovo življenjsko dobo »s hranjenjem pri nižji temperaturi ali s postopkom razkislinjenja, s katerim papirju dvignemo pH in posledično upočasnimo njegovo razgradnjo« (Malešič in Sešek, 2014, str. 6). Na spodnji sliki lahko vidimo gradivo, ki je že poškodovano in krhko zaradi kislinske razgradnje papirja.

Slika 6: Primer gradiva, ki je že krhko zaradi kislinske razgradnje papirja (Malešič in Sešek, 2014, str. 6)

46


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Na naslednji sliki lahko vidimo poškodovano gradivo, ki je bilo hranjeno v izjemno vlažnih prostorih.

Slika 7: Poškodovanost Oklicne knjige župnije Rodik zaradi hrambe v izjemno vlažnih prostorih (Grkman, 2012)

Na sliki 8 pa lahko vidimo, kako so poškodovano Oklicno knjigo župnije Rodik z zgornje slike rešili s konzerviranjem in restavriranjem.

Slika 8: Konzervirana in restavrirana Oklicna knjiga župnije Rodik (Grkman, 2012)

47


S. Androić, B. Špehonja: Posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim gradivom

Menimo, da je največji problem glede morebitnih poškodb dokumentarnega in arhivskega gradiva v papirni obliki predvsem neprimernost nekaterih arhivskih prostorov, premajhna kakovost papirja in črnil za dolgotrajno hrambo in včasih tudi premajhna usposobljenost oseb za ravnanje z gradivom. Kar se tiče sprememb gradiva so lahko razlogi enaki, a bi tukaj lahko dali kot glavni razlog zlonamernost človeka. Gradivo v papirni obliki se lahko izgubi zaradi požara, poplave, kraje ali uničenja s strani človeka itd. 5

ZAKLJUČEK

V prispevku smo prikazali zakonske zahteve glede ravnanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom v elektronski in papirni obliki, ki smo jih povezali z izkušnjami iz prakse. Pri ravnanju z gradivom v elektronski obliki smo predstavili nekaj tehnik socialnega inženiringa, s katerimi bi lahko zlonamerni napadalec z manipulacijo zaposlenih ali drugih ranljivosti sistema nepooblaščeno dostopal do informacij, jih poškodoval, spremenil ali celo uničil dokumentarno ali arhivsko gradivo v elektronski obliki. Nekaj tehnik socialnega inženiringa bi se lahko uporabilo tudi za zlonamerne namene glede gradiva v papirni obliki. Predstavili smo tudi grožnje v prostranem ter lokalnem omrežju in tehnične težave, s katerimi se lahko srečamo v prihodnosti ob predaji arhivskega gradiva v elektronski obliki. Opisali smo tudi zahteve za materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v papirni obliki. Nevarnosti in poškodbe gradiva v papirni obliki smo predstavili s pomočjo svojih izkušenj iz prakse in prikazov nekaterih primerov. Zakonodaja predpisuje, kako moramo ravnati z dokumentarnim in arhivskim gradivom, da bi le-to ostalo dostopno, uporabno, avtentično in celovito. Menimo, da so pri elektronskem gradivu največje nevarnosti zlonamerni posegi napadalcev. Slednji lahko pridobijo nepooblaščen dostop do arhivskega gradiva preko ranljivosti v strežniških sistemih zaradi slabega vzdrževanja, neposodobljenih strežnikov ali napak na ostalih aplikacijah, spletnih straneh itd. Na ta način je lahko nepooblaščeni osebi omogočen ne samo dostop do gradiva, temveč lahko ta oseba gradivo tudi uniči, poškoduje ali modificira, kar je v nasprotju z zakonodajo. Veliko grožnjo predstavljajo tudi zaposleni, saj je človek vedno bil in bo najšibkejši člen v sistemu varnosti. Seveda ne smemo pozabiti tehničnih omejitev elektronskih dokumentov, kot so formati zapisov, ki se nenehno spreminjajo, čemur se je potrebno prilagajati s pravočasnimi in ustreznimi pretvorbami formata zapisov. Ena od velikih nevarnosti so tudi prostrana in lokalna omrežja, ki se jih z vdori radi lotijo zlonamerni napadalci. Največja nevarnost današnje moderne tehnologije je internet. Pri elektronskem gradivu se pojavlja tudi vprašanje, kako bo potekala predaja arhivskega gradiva ustvarjalca gradiva pristojnemu arhivu. Največji problem bodo najverjetneje kanali oziroma elektronske poti, preko katerih bo potekala predaja. Obstaja tudi vprašanje povezljivosti različnih dokumentnih ali datotečnih sistemov ustvarjalcev gradiva z omenjenimi kanali oziroma elektronskimi potmi in s sistemom pristojnega arhiva. Pri papirnem gradivu so največja nevarnost premalo ustrezni prostorski pogoji hrambe gradiva in kvaliteta materialov. Velika nevarnost za gradivo v papirni in elektronski obliki so tudi zaposleni, ki so premalo strokovno usposobljeni za ustrezno ravnanje z gradivom. Ocenjujemo, da je gradivo v papirni obliki največkrat poškodovano zaradi neustreznih prostorskih pogojev arhivskega skladišča. Gradivo se tako lahko poškoduje zaradi plesni, glodavcev, se prične zvijati zaradi toplote in suhosti prostorov itd. Veliko poškodb gradiva v papirni obliki nastane zaradi preslabe kvalitete papirja, ta povzroča kislinsko razgradnjo. Problem so lahko tudi požari, vdori vode itd. Za poškodbe, 48


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

spremembe ali celo uničenje gradiva je velikokrat lahko kriv tudi človek zaradi nezadovoljivega strokovnega znanja ali zlonamernih namenov. Menimo, da se ustvarjalci gradiva in arhivi premalo zavedajo nevarnosti za nastanek poškodb, sprememb in celo izgub gradiva v papirni in še bolj elektronski obliki, saj vsi s preveliko hitrostjo hitimo v svet elektronskega poslovanja in hrambe. Velik problem vidimo v tem, da je za varno in ustrezno hrambo gradivo zagotavljenih premalo finančnih sredstev s strani organizacij kot ustvarjalcev gradiva in tudi s strani državnih organov, ki so pristojni za arhive. Drugi veliki problem je premajhno zavedanje o tem, da se mora z dokumentarnim in arhivskim gradivom ustrezno ravnati že od njegovega nastanka. To lahko pripišemo premajhni strokovni usposobljenosti večine zaposlenih pri ustvarjalcih gradiva, saj le-ti pošljejo na izobraževanje zgolj tisto osebo ali osebe, ki so zadolženi za arhiv organizacije. Predvsem pa se bodo vodstva organizacij in arhivov morala pričeti zavedati pomembnosti ustrezno izobraženih in motiviranih zaposlenih, saj je prav človek najšibkejši člen varnosti. Lahko imamo najsodobnejšo in najvarnejšo tehnično opremo, a nam ne bo prav nič pomagala pri zaščiti dokumentarnega in arhivskega gradiva, če bo človek še vedno možni šibki člen. VIRI IN LITERATURA 

Breščak, B. (b. l.): Lokalno omrežje. Pridobljeno 18. 12. 2014 s spletne strani: http://www.ssers.mb.edus.si/gradiva/rac/moduli/upravljanje_ik/21_lan/01_datoteka.html.

Grkman, S. (2012): Konserviranje in restavriranje Oklicne knjige župnije Rodik. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno 20. 12. 2014 s spletne strani: http://www.arhiv.gov.si/nc/si/medijsko_sredisce/novica/article/1244/5540/.

Informacijski pooblaščenec (2009): Socialni inženiring in kako se pred njim ubraniti? Pridobljeno 10. 12. 2014 s spletne strani: https://www.iprs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/socialni-inzeniring-in-kako-se-pred-njimubraniti.pdf.

Malešič, J. in Sešek, I. (2014): Masovno razkislinjenje knjig: ohranjanje kulturne dediščine v Narodni in univerzitetni knjižnici. Knjižničarske novice 24 (1/2), str. 6. Pridobljeno 20. 12. 2014 s spletne strani: http://www.nuk.unilj.si/knjiznicarskenovice/v2/podrobnostClanek.aspx?id=820. .

MC RTV SLO/STA (2014): Pokrajinski arhiv Maribor zaradi plesni ostal brez skladišča. Pridobljeno 22. 12. 2014 s spletne strani: http://www.rtvslo.si/kultura/drugo/pokrajinski-arhiv-mariborzaradi-plesni-ostal-brez-skladisca/335555.

Pedagoška fakulteta (b. l.): Pridobljeno 10. 12. 2014 s spletne strani: http://spletstari.fnm.uni-mb.si/pedagoska/didgradiva/nastopi/didrac2/00/2/racunalnisko_omrezje.htm.

SI-CERT (2013): Poročilo o omrežni varnosti za leto 2013. Pridobljeno 18. 12. 2014 s spletne strani: https://www.cert.si/porocilo-o-omrezni-varnosti-za-leto-2013/.

Social Engineer, Org. (2014): The Social Engineering Infographic. Pridobljeno 08. 12. 2014 s spletne strani: http://www.social-engineer.org/social-engineering/social-engineeringinfographic/.

Social Engineer, Inc. (b. l.): Pridobljeno 08. 12. 2014 s spletne strani: www.socialengineering.org.

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (2006). Uradni list RS, št. 86.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2014). Uradni list RS, št. 51.

Žumer, V. (2001): Arhiviranje zapisov. Priročnik za ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom. Ljubljana: GV založba.

49


S. Androić, B. Špehonja: Posledice premalo skrbnega ravnanja z elektronskim in papirnim gradivom

SUMMARY

Sanja ANDROIĆ*, Boštjan ŠPEHONJA** ELECTRONIC AND PAPER RECORDS - CONSEQUENCES OF NEGLIGENT HANDLING Based on practical experience and research, the authors demonstrate legal demands regarding handling electronic and paper records and archives. The authors displaye several social engineering techniques, which a malevolent attacker could use to damage, change or even destroy electronic records and archives. This illegal access to gain important information is often done either via employee manipulation or by abusing a vulnerable system. Furthermore, some of these social engineering methods could also be abused regarding paper documents. Additionally, the authors illustrate wide and local area network threats and what technical difficulties one may face in the future when transfering electronic archives. Demands for material protection of paper records and archives are also described. Hazards and damages concerning paper materials are presented with a few examples based on practical experiences. Legislation defines how records and archives should be handled to remain accessible, useful, authentic and complete. The authors believe that the biggest threats to electronic records are wrongful intrusions. These attackers can gain unlawful access to archives by abusing a vulnerable server system due to poor maintenance, non updated servers or errors on web pages or applications. In this manner, an unauthorised person does not only have access to records, but can also destroy, damage or modify them, which contradicts legislation. Employees also represent a great risk, since people have and always will be the weakest link regarding security. Of course, we must not forget technical limits of electronic documents, such as different formats, which are constantly changing and as such we must adapt on time and with suitable format conversions. One of the biggest threats are also wide and local area networks, which are a common target of attackers. Naturally, the greatest danger in current modern technology is the internet. The question with electronic records is also how the archives of the creator will be transfered to the competent archive. The main difficulty will most likely be the channels or electronic paths, which will be used for the transfer. There is also a question of connectivity between various documents or file systems of the creator’s documents with the stated channels or electronic paths and system of the competent archive. The greatest threats regarding paper documents are inadequate storage capacity and poor material quality. Furthermore, one of the hazards are also the employees that are not sufficiently trained to correctly handle the documents. The authors estimate that the paper documents are mostly damaged due to inappropriate archival storage. Consequently, dcouments can be damaged due to mould, rodents, folding, due to high temperatures and dry environment, etc. A large amount of paper documents are damaged due to poor quality of the paper, which leads to acid decomposition. As hazards one can also mention fire, floods and other natural catastrophes. Some damages are also due to incorrect handling of documetns by no other than people and their lack of professional knowledge or even deliberate attempts to vandalize the material. The authors believe that creators of the records and archives *

Sanja Androić, head of reception office, Mariborski vodovod, javno podjetje, d. d., Jadranska cesta 24, SI-2000 Maribor, Slovenia, contact: sanja.androic@mb-vodovod.si.

**

Boštjan Špehonja, ethical hacker, Nova Gorica, Slovenia, contact: bostjan.spehonja@gmail.com.

50


TehniÄ?ni in vsebinski problemi klasiÄ?nega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

are often not aware of the damages, changes or even losses of the paper and even more so electronic documents that can occur, especially due to the great desire to rush into the world of electronic trading and storage. The biggest worry the authors see, is the lack of financial support from organisations, such as creators of documets and state institutions responsible for archives, for a safe and appropria storage of archives. The second biggest problem is the lack of awareness that records and archives have to be appropriately handled since their creation. This can be attributed to inadequate professional qualifications of most people employed by creators of documents, which only send a selected few, who are responsible for archives, to attend educational conferences. As mentioned, an unqualified person can be a great risk in this area, therefore organisations and their leaders will have to start paying attention to the importance of suitably educated and motivated employees. The latest technical equipment will have no protection over records and archives whatsoever, if a person still remains the weakest link due to inappropriate education and lack of knowledge.

51


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Marko POTOKAR*, Sanja ANDROIĆ** SOCIALNI INŽENIRING – ČLOVEK KOT DEL VARNOSTNEGA SISTEMA Izvleček: Kot za večino pojmov obstaja tudi za pojem socialni inženiring več definicij. Gre za žargonski izraz, pomeni pa vzpodbujanje nezavednega aktivnega sodelovanja, s prepričevanjem ciljnih oseb (žrtev), da posredujejo določene informacije. Napadalci uporabljajo ta termin za tehnike vdorov v sistem, ki temeljijo na izkoriščanju lastnosti (slabosti) človeške nravi. Lahko rečemo, da je socialni inženiring tehnika, s katero storilec pripravi žrtev, da stori ali opusti dejanja, ki jih običajno ne bi storila ali opustila. Sicer pa metode socialnega inženiringa niso nič novega. Razvite so bile s strani vojske, obveščevalnih služb in varnostnih agencij, izvedencev za industrijsko vohunjenje. V prispevku bo predstavljen pojav socialnega inženiringa kot ene izmed najbolj podcenjevanih, hkrati pa najnevarnejših metod zlorabe človekovega zaupanja. Odkrili bomo, kakšni mehanizmi botrujejo temu pojavu in zakaj smo ljudje glede njega tako ranljivi. Spoznali bomo metode socialnih inženirjev in si pogledali, kako socialni inženiring s pridom izkorišča razširjenost socialnih omrežij. Predstavili bomo tudi, kako bi lahko socialni inženirji škodljivo vplivali na dokumentarno ali arhivsko gradivo v elektronski ali papirni obliki ali ga celo resno ogrozili. Ključne besede: socialni inženiring, napadalci, žrtve, dokumentarno gradivo, arhivsko gradivo

Abstract: Social Engineering – A Man as Part of the Security System As for most concepts, there are also several definitions of the social engineering concept. It is a jargon term, which stands for encouraging unconscious active cooperation by persuading target persons (victims) to deliver certain information. This term is used for system invasion techniques, based on taking advantage of the features (weaknesses) of human nature. We can say that social engineering is a technique used by the perpetrator to make the victim do or give up actions they would normally not do or give up. The methods of social engineering are nothing new. They were developed by the army, intelligence services, security agencies and industrial espionage experts. This article presents the phenomenon of social engineering as one of the most underrated and at the same time the most dangerous methods of the abuse of human confidence. The authors will describe mechanisms responsible for this phenomenon and why people are so vulnerable to it. The methods of a social engineer will be presented and the article will show how social engineering uses the widespread phenomenon of social networks to its profit. We will also show how social engineers could harmfully influence records or archives in electronic or paper form, or even seriously endanger it. Key words: social engineering, attackers, victims, records, archives

*

Mag. Marko Potokar, Inštitut za varnostno kulturo, Tržaška cesta 132, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: marko.potokar@institut-ivk.si.

**

Sanja Androić, vodja sprejemne pisarne, Mariborski vodovod, javno podjetje, d. d., Jadranska cesta 24, 2000 Maribor, Slovenija, kontakt: sanja.androic@mb-vodovod.si.

53


M. Potokar, S. Androić: Socialni inženiring – človek kot del varnostnega sistema

1

UVOD

V prispevku bomo s pomočjo sekundarnih podatkov iz domače in tuje strokovne literature predstavili pojav socialnega inženiringa kot ene izmed najbolj podcenjevanih, hkrati pa najnevarnejših metod zlorabe človekovega zaupanja. Odkrili bomo, kakšni mehanizmi botrujejo temu pojavu in zakaj smo ljudje glede njega tako ranljivi. Predstavili bomo tudi metode socialnih inženirjev in načine, kako socialni inženiring s pridom izkorišča razširjenost socialnih omrežij. Z metodo deskripcije bomo opisali osnove, z metodo kompilacije pa bodo predstavljena teoretična izhodišča različnih avtorjev. Slednjim bodo dodane še lastne izkušnje iz prakse. Na koncu prispevka bomo predstavili tudi nekaj praktičnih primerov, med njimi so tudi primeri, ki kažejo, na kakšen način bi lahko socialni inženirji škodljivo vplivali na dokumentarno ali arhivsko gradivo v elektronski in v papirni obliki ali ga celo resno ogrozili. Z našim raziskovanjem smo želeli pridobiti odgovor na vprašanje, ali je človek med najšibkejšimi členi varnostnega sistema v primeru napadov socialnih inženirjev. Odgovor na zastavljeno vprašanje bomo pridobili s proučitvijo teoretičnih izhodišč, ki jih bomo povezali z izkušnjami iz prakse. 2

ČLOVEK KOT DEL VARNOSTNEGA SISTEMA

Pogosto v strokovni literaturi pri definiciji varnostnega sistema naletimo na navedbo, da varnostni sistem sestavljajo naslednje komponente: pravila in postopki, tehnologija in človek (ljudje). Pravila predstavljajo okvir sistema, postopki opišejo procese, tehnologija zagotavlja (podpira) skladnost s pravili, človek pa postopke izvaja. Kot primer je lahko v podjetju sprejeto pravilo, da morajo zaposleni ob odsotnosti z delovnega mesta zakleniti zaslon računalnika. Kako se izvede postopek, je opisano v pripadajočem navodilu (hkratni pritisk določenih tipk na tipkovnici itd.). Človek postopek izvaja - ali pa tudi ne. Zato se za zagotavljanje skladnosti s pravili uporablja informacijska tehnologija, ki omogoča avtomatsko zaklepanje zaslona po preteku določenega časa. Varnostni sistem torej sestavljajo pravila in postopki, tehnologija in človek, vendar ima pri tem človek globljo in širšo vlogo. Kot izvajalec je sestavni del (element) varnostnega sistema, obenem pa je tudi tvorec pravil, postopkov in tehnologije. Je pa človek tudi zmotljivo bitje. Kdor dela, dela tudi napake. Glede na to, da je celoten varnostni sistem prežet s človekovim (ne)delovanjem, lahko trdimo, da je človek bistvena komponenta varnostnega sistema. Od zaposlenih, ki imajo dostop do informacijskih virov podjetja, se pričakuje, da bodo te vire ustrezno ščitili. Za posameznike, ki imajo dostop do občutljivih informacij, mora podjetje vpeljati ustrezne kontrolne mehanizme (Peltier, 2002). Varnostni standard ISO/IEC 27001 tako upravljanju s človeškimi viri z vidika varnosti namenja posebno poglavje, v katerem obravnava varovanje človeških virov pred in med zaposlitvijo ter po njej, s ciljem zagotoviti, da zaposleni, pogodbeniki in uporabniki tretje stranke razumejo njihove odgovornosti in so primerni za vloge, ki so jim namenjene, ter za zmanjšanje tveganja kraje, prevare ali zlorabe zmogljivosti. Pomembno je tudi, da se zaposleni, pogodbeniki in uporabniki tretje stranke zavedajo groženj in skrbi, ki ogrožajo varnost informacij, svojih odgovornosti in obveznosti, da so opremljeni za podporo politike varovanja informacij organizacije med svojim običajnim delom kakor tudi za zmanjšanje tveganja človeških napak in da zaposleni, pogodbeniki in uporabniki tretje stranke zapustijo organizacijo ali zamenjajo zaposlitev na urejen način (BSI, 2005a in b).

54


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Prav zaradi pomembnosti človekove vloge v informacijskih sistemih sodijo tehnike socialnega inženiringa med najbolj nevarne napade na varovane sisteme. 3

SOCIALNI INŽENIRING

Kot za večino pojmov obstaja tudi za pojem socialni inženiring več definicij. Gre za žargonski izraz, pomeni pa vzpodbujanje nezavednega aktivnega sodelovanja, s prepričevanjem ciljnih oseb (žrtev), da posredujejo določene informacije. Napadalci uporabljajo ta termin za tehnike vdorov v sistem, ki temeljijo na izkoriščanju lastnosti (slabosti) človeške nravi. Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije v svojih smernicah navaja, da »socialni inženiring po svoji naravi pomeni predvsem pridobivanje nekih koristi z zlorabo zaupanja posameznika oz. z manipulacijo« (Informacijski Pooblaščenec, 2009). Bernik in Prislan (2012) posredno definirata socialni inženiring z navedbo, da ''/n/apadalec s pomočjo socialnega inženiringa prepriča uporabnika, da mu zaupa podatke, s katerimi se bo lahko prijavil v napadeni sistem«. Lahko rečemo, da je socialni inženiring tehnika, s katero storilec pripravi žrtev, da stori ali opusti dejanja, ki jih običajno ne bi storila ali opustila. Pojav novodobnega socialnega inženiringa sega na področje hekerstva - vdiranja v informacijske sisteme. Izraz heker se nanaša na tiste, ki vdirajo v računalnike brez ustreznih pooblastil oziroma si te neupravičeno pridobijo (Peltier, 2002). Hekanje pa se pravzaprav ni začelo z računalniškimi hekerji, ampak s frikerji. Lahko bi rekli, da brez telefonskih žic hekanja ne bi bilo. Vse skupaj se je začelo s telefoni oziroma z uporabo avtomatskih telefonskih central, ki so bile krmiljene s pomočjo tonov različnih frekvenc. Telefonski hekerji so se imenovali telefonski friki (angl. phone phreaks). Beseda phreaking je sestavljanka angleških besed freak, phone in free. Le-ti so v telefonski sistem vdirali (se lažno predstavljali) z uporabo naprav za proizvajanje tonov določene frekvence. Za to so bile sprva dovolj kar plastične piščalke, ki so jih iznajdljivi frikerji dobili v škatli za kosmiče (nekateri so namesto tega uporabljali kar svoje naravno zvočilo – ustno votlino in ustnice). Eden izmed pionirjev telefonskih frikov je bil elektroinženir John Draper alias Captain Crunch. Sčasoma se je oblikovala skrivna družba telefonskih frikov, ki so si na srečanjih zagotavljali anonimnost celo z uporabo mask. Pa manipulacija telefonskih stikal ni bila dovolj. Pričeli so tudi z manipulacijo telefonskih uslužbencev. Veščino so imenovali socialni inženiring. Obdobje telefonskega frikanja so končali ameriški zvezni preiskovalci (FBI) z aretacijo najodmevnejših članov združbe, med katerimi je bil tudi Captain Crunch, ki je vsled svojih dejanj v zaporu zato presedel štiri mesece. Na pogorišču se je rodila nova generacija frikov – hekerji. Tistemu, ki za dosego ciljev uporablja metode socialnega inženiringa, pravimo socialni inženir. Delovanje socialnega inženirja temelji na (zlo)rabi posameznikovega zaupanja. Storilec se za dosego namena poslužuje majhnih (in verjetnih) laži, prevar in zvijač. Izkorišča različna čustvena in psihična stanja žrtev. Izkorišča nezadovoljstvo v službi, 'prijateljstvo' na delovnem mestu, igra vlogo 'prijazne' stranke, se lažno predstavlja itd. Dober socialni inženir tako ugaja ljudem, da mu zaupajo. Je simpatičnega videza, šarmanten, ustrežljiv, prijazen, ima dobre govorne sposobnosti, je priljubljen med ljudmi, zna pridobiti zaupanje, je dober psiholog in sociolog (raje laični kot pa diplomirani), skratka nekdo, ki bi ga, čeprav je neznanec, z veseljem spustili v svojo dnevno sobo.

55


M. Potokar, S. Androić: Socialni inženiring – človek kot del varnostnega sistema

3.1

Metode socialnega inženiringa

Metode socialnega inženiringa so bile razvite s strani vojske, obveščevalnih služb in varnostnih agencij ter izvedencev za industrijsko vohunjenje. Obstaja več načinov, kako socialni inženir pride do svojega cilja. Tako Verdonik in Bratuša (2005, str. 118119) menita, da so najbolj razširjene metode socialnega inženiringa naslednje: 

»prijateljstvo (vstopna gesla se širijo na osnovi zaupanja med zaposlenimi),

elektronska pošta (ponarejanje naslova pošiljatelja),

pregledovanje smeti podjetja (razkrije lahko uporabne informacije),

pregled pisarn (napadalec vohlja po odklenjenih pisarnah in kabinetih),

zaupanje (napadalec si pridobi zaupanje zaposlenih),

čas (je vedno na strani napadalca).«

Metode socialnega inženiringa lahko delimo tudi v dve večji skupini: metode, ki za izvedbo uporabljajo informacijsko tehnologijo (angl.: computer based attack), in metode, temelječe na človeški interakciji (angl.: human based attack). Z metodami iz prve skupine poskuša socialni inženir preslepiti tarčo s pomočjo uporabe tehnologije. Primer takega napada je pojavitev lažnega okna (pop-up menu), ki uporabnika obvešča, da je prišlo do prekinitve povezave in da mora zato ponovno vnesti uporabniško ime in geslo. Še vedno pa so najpopularnejše metode iz druge skupine, ki temeljijo na človekovih medsebojnih odnosih in preslepitvi (@SANS Institute, 2001). Ena izmed metod je tudi igranje vloge nebogljenega novozaposlenega: podjetje zaposli novega delavca. Le-ta je simpatičen, uslužen, lepo vzgojen, a rahlo 'neroden'. Pravzaprav pri določenih stvareh že kar nebogljen. Ljudje pa radi pomagamo, sploh če oseba v nas prebudi določen občutek, simpatijo. Kako vendar ne bi pomagali tudi novozaposlenemu, pa čeprav za ceno izdaje gesla in drugih pomembnih informacij. Reverse social engineering predstavlja tehniko, ko socialni inženir namenoma povzroči določeno odpoved v informacijskem sistemu (npr. odpoved računalnika zaposlenega - žrtve), nato pa ponudi svojo pomoč pri odpravi 'napake' (pri tem pa ponavadi 'potrebuje' tudi geslo žrtve). Shoulder surfing je angleški izraz za gledanje čez ramo. Primer te uspešno uporabljene tehnike je zloraba na bankomatih, le-ta se je dogajala tudi na domačih tleh: napadalci so v režo bankomata (tisto, v katero s takim pričakovanjem vtikamo bankomatsko kartico) namestili dodaten čitalec magnetnega zapisa, ki je seveda s kartice prebrane podatke posredoval v oddaljeno napravo. Za uspešno ponareditev in uporabo kartice je bila potrebna le še osebna številka (PIN). Kako do nje? Storilec se je preprosto postavil 'v vrsto' za žrtvijo in s pogledom 'preko ramena' pridobil informacijo, kakšno osebno številko je žrtev vtipkala na tipkovnici bankomata. Ena izmed najbolj tveganih tehnik za napadalca je tako imenovan Direct approach. Pri tem napadalec do žrtve pristopa z neposredno zahtevo, temelječo na lažnih pooblastilih. Poleg naštetih tehnik sta dobro poznana še dva načina: uporaba tehničnih sredstev (prisluškovalne naprave, mini fotoaparati) in brskanje po smeteh. Kevin Mitnick opredeljuje naslednja nagnjenja človeške psihe, ki jih izkorišča socialni inženir (Mitnick, 2002): 

Avtoriteta – storilec prepriča žrtev tako, da se izdaja za osebo z določenim vplivom, ki se ji je žrtev pripravljena podrediti.

56


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Naklonjenost – storilec pridobi naklonjenost žrtve tako, da poišče skupne točke z žrtvijo (podobne interese, mnenja, poglede itd.) in tako pri žrtvi vzbudi občutek domačnosti, kar jo pripravi do zaupanja napadalcu.

Recipročnost – napadalec izkorišča nagnjenost ljudi do ‘vračanja uslug’.

Konsistentnost – ljudje v splošnem spoštujejo pravila in obveznosti; storilec tako prepriča žrtev v pravilnost dejanj.

Družbena potrditev – ljudje se izogibamo dejanj, ki jih sočlani skupnosti ne sprejemajo – če so drugi že nekaj storili, nam je lažje enako ponoviti kot se upreti.

Redkost – socialni inženir izkorišča našo naravno nagnjenost po tekmovanju.

Ravno zaradi navedenih človeških lastnosti je obramba proti metodam socialnega inženiringa izredno zahtevna. Posameznik se s pomočjo tehničnih kontrol, kot so požarni zidovi, antivirusni programi itd., lahko zavaruje le do določene mere. Sicer pa je koncept zaščite pred socialnim inženiringom enak kot pri zaščiti pred drugimi oblikami nevarnosti: ključna je določitev ranljivosti, groženj in iz njih izvedenih tveganj ter vpeljava ustreznih kontrol (@SANS Institute, 2003). Pri tem mora biti velik poudarek predvsem na nenehnem ozaveščanju in izobraževanju uporabnikov. Za učinkovito varovanje informacijskih sistemov namreč ni dovolj samo poznavanje tehničnih karakteristik, operacijskih sistemov in programske opreme, ampak moramo vedeti tudi, kaj ščitimo in katere kontrole moramo vpeljati (Potokar in Bernik, 2014). 3.2

Motivi socialnega inženiringa

Za napad s pomočjo socialnega inženiringa lahko napadalca motivira finančna korist, lasten interes, maščevanje, sovražnost, zunanji pritisk, terorizem, politično in vojaško vohunjenje, industrijsko in gospodarsko vohunjenje, intelektualni izziv in samodokazovanje. Dodatni motivator je tudi enostavnost napada zaradi neosveščenosti ljudi in relativno lahko igranje vlog pri zavajanju žrtve, pri čemer se napadalcu tudi ni potrebno posebej izpostaviti, saj lahko kot komunikacijsko sredstvo uporabi telefon, faks, internetne klepetalnice, elektronsko pošto in (trenutno najbolj popularna) socialna omrežja (Vučenović, 2010). 4

SOCIALNI INŽENIRING TEHNOLOGIJE

IN

(ZLO)RABA

INFORMACIJSKO-KOMUNIKACIJSKE

Z razvojem informacijsko-komunikacijske tehnologije so se nedovoljena ravnanja preselila tudi v navidezni svet interneta. Poleg neomejene možnosti informiranja, izobraževanja in komuniciranja, ki jo s svojimi storitvami omogoča internet, v njegovem svetu obstajajo tudi manj prijetne in celo nevarne stvari. Poneverbe, zlorabe, otroška pornografija in sovražni govor, to je le nekaj izmed oblik kriminalnih dejanj, ki se izvršujejo tudi s pomočjo tehnik socialnega inženiringa, ki izkorišča različne informacijsko-komunikacijske tehnologije – na internetu elektronsko pošto, forume, klepetalnice in druga družabna omrežja, lahko pa tudi mobilne telefone in druge komunikacijske naprave. Ko govorimo o internetu (splet, medmrežje), razumemo pod tem pojmom globalno omrežje, ki ga sestavljajo različna računalniška omrežja. Internet je bil razvit v akademskem okolju, da bi z njim omogočili hitrejši pretok informacij. Glede na prvotne uporabnike je internet temeljil na načelu poznavanja in medsebojnega zaupanja. Ker je bila njegova uporaba sprva omejena in 57


M. Potokar, S. Androić: Socialni inženiring – človek kot del varnostnega sistema

nekomercialna (uporabljale so ga akademske in vladne organizacije), za njegovo uporabo pa je bilo potrebno kar precej tehničnega znanja, tudi ni bilo potrebe po posebnih pravilih obnašanja in zaščiti izmenjave informacij. Devetdeseta leta prejšnjega stoletja pa so prinesla preobrat: razvili so se spletni brskalniki, tj. uporabnikom prijazni programski vmesniki za delo na spletu, hkrati pa je bila odstranjena omejitev glede komercialne rabe interneta. Tako je internet postal nov medij za komuniciranje. Zavedati pa se moramo, da pri uporabi interneta z vsakim korakom za seboj puščamo (elektronske) sledi. Na spletu obstajajo različni programi, ki pregledujejo spletne strani in komunikacijske poti, lovijo informacije, s kom, kdaj, kje pa tudi o čem smo komunicirali, posebni programi, imenovani e-mail extractorji, omogočajo pridobivanje e-naslovov iz poljubnih virov in so le ena vrsta spletnih žanjcev, programov-pajkov, ki pregledujejo in zbirajo informacije s spletnih strani, forumov, družabnih omrežij itd. Vedeti moramo, da je odločitev, kaj in komu bomo zaupali v našem virtualnem življenju na spletu, popolnoma naša. 4.1

Informacijsko-komunikacijske tehnologije

V tem razdelku je predstavljenih nekaj najbolj uporabljanih komunikacijskih kanalov in tehnologij na spletu ter nevarnosti pri njihovi uporabi. Elektronska pošta (e-mail) je še vedno eno izmed najpomembnejših sredstev komuniciranja v virtualnem svetu. Za omogočanje storitve e-pošte so 'odgovorni' tako imenovani poštni strežniki (npr. Yahoo, Gmail, Hotmail), ki posameznim uporabnikom nudijo uporabo e-poštnih nabiralnikov, do katerih lahko dostopajo s pomočjo spletnega brskalnika ali pa z uporabo poštnih odjemalcev – računalniške aplikacije, postavljene na uporabnikovem računalniku (Microsoft Office Outlook, Microsoft Outlook Express). Pot e-pisma zna biti precej zamotana, saj ta ponavadi od pošiljatelja do prejemnika potuje preko več različnih strežnikov; tako se lahko primeri, da do naslovnika pride 'obogatena' z računalniškim virusom, črvom ali kakšno drugo obliko zlonamerne kode. Posebno primerne za nečiste namene so priponke, saj se v njih prav lahko skriva zlonamerna koda. Pod pojmom socialna omrežja razumemo skupnost ljudi in tehnologijo, ki tej skupnosti omogoča medsebojno komunikacijo. Komunikacija je omogočena s pomočjo računalniškega omrežja (spleta), načini izvedbe (aplikacija) pa so različne (forumi, spletne klepetalnice itd.). Širši pojem je virtualna skupnost (angl. Virtual community), socialna skupnost, e-skupnost ali skupnost online. Interakcija članov tovrstnih skupnosti poteka preko komunikacijskih medijev, kot so pisma, telefon, elektronska pošta itd. Namen druženja je lahko družabne, profesionalne ali izobraževalne narave. Forum (tudi web forum) je spletno mesto za izmenjavo mnenj o določeni temi. Spletne klepetalnice so storitev interneta, ki uporabnikom omogoča medsebojno komunikacijo na spletu. Klepetalnice so vabljive predvsem zato, ker omogočajo relativno anonimnost udeleženca in navidezno reševanje problema osamljenosti posameznikov, ki poskušajo frustracijo zmanjšati s komuniciranjem preko spleta. Značilnost vsebine pogovorov na spletnih klepetalnicah je, da so le kopije tistih iz realnega življenja: sogovornike predvsem zanima, kdo smo, kaj počnemo, kako 'v resnici' izgledamo, itd. Seveda nam anonimnost omogoča, da svobodneje izražamo svoja mnenja, saj nas ne omejuje strah pred (prevelikimi) sankcijami; po drugi strani pa tudi omogoča, da se anonimnež predstavi 'boljšega', kot je v resnici – in tu se skrivajo pasti nepremišljene uporabe te storitve.

58


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Takojšnje sporočanje (tudi instant messaging) je tehnologija, ki uporabniku omogoča takojšnjo dostavo sporočila uporabniku (npr. Windows Messenger, ICQ). Internet Relay Chat (IRC): nevarnost uporabe tovrstne tehnologije je v tem, da so ponavadi seje med odjemalcem in strežnikom nešifrirane (le malo strežnikov IRC uporablja protokol Secure Socket Layer), kar pomeni, da lahko prisluškovalni programi (imenovani snifferji) pridobijo uporabnikovo geslo. Obstaja tudi tako imenovan IRC takeover – zlonamerni prevzem seje (kanala). Peer-to-Peer (P2P): med storitve, ki jih ponuja splet, lahko štejemo tudi uporabo brezplačnih programov (aplikacij) s skupnim imenom P2P, kot so: BitTorrent, µTorrent, Azureus, BitComet, BitTornado, BitLet, eMule, Shareaza, MLDonkey, Vuze, DNA, BitLord, BitDownload, TurboMule, BitSpirit, Kazaa itd. Tovrstni programi se najpogosteje uporabljajo za (neupravičeno) distribucijo različnih avtorskih del, največkrat filmov, glasbe in računalniških programov. Uporabniki programov P2P po eni strani na svoj računalnik prenašajo različne vrste datotek, po drugi strani pa drugim uporabnikom nudijo možnost prenosa podatkov s svojega računalnika. To pomeni, da lahko vsak računalnik v omrežju ponudi v skupno rabo del ali celotno pasovno širino internetne povezave, poleg tega lahko vsak računalnik omogoči še skupno rabo poljubnega imenika, lahko pa kar celotne razdelke (particije) na trdem disku. S stališča varnosti predstavljajo zmerno visoko tveganje že P2P-programi sami, saj so bile pri mnogih že večkrat odkrite varnostne pomanjkljivosti, ki jih napadalci zaradi povezanosti programov v internet zlahka zlorabijo. Večji problem predstavljajo nevešči uporabniki, ki pomotoma v skupno rabo v omrežju P2P dodelijo tudi imenike, v katerih hranijo svoje zasebne ali celo zaupne službene podatke, kjer jih lahko dobijo in zlorabijo nepridipravi. Največjo nevarnost pa predstavlja zlonamerna koda, ki je pogosto dodana legitimnim računalniškim programom ali datotekam, ki se med prenosom 'dobre' datoteke znajde na uporabnikovem računalniku. Od tu naprej nas do hekerskega vdora loči le korak. Po končanem prenosu podatkov oziroma po zagonu datoteke se namreč zlonamerna programska koda izvede in se namesti na računalnik, pri tem pa je npr. pridobila uporabniška imena in gesla, odprla stranska vrata in o svoji namestitvi poslala sporočilo hekerju, ki je bil njen lastnik. Znani so tudi primeri, ko je bilo ime priljubljenega filma ali programske opreme zlorabljeno tako, da je uporabnik na svoj računalnik namesto vsebine, ki je ustrezala naslovu, prenesel film z otroško pornografsko vsebino. V nekaterih primerih bi lahko tak uporabnik programa P2P zaradi tega tvegal celo kazenski pregon. Niso pa to edine grožnje varni uporabi informacijskega sistema. Pri prenosu velikih količin podatkov lahko pride do poslabšane pretočnosti omrežja oziroma do slabše zmogljivosti računalniškega procesorja. Računalnik lahko zato občasno postane zelo slabo odziven oziroma se sploh ne odziva, kar onemogoči izvajanje vseh storitev (angl. Denial Of Service – DOS). 4.2

Tehnike zlorabe informacijsko-komunikacijske tehnologije

Proces socialnega inženiringa poteka v več korakih, mednje sodi zbiranje informacij, pri čemer storilec pridobi potrebne informacije za razvijanje odnosa z žrtvijo, ta pa predstavlja drugi korak življenjskega cikla socialnega inženiringa. V tej fazi storilec pri žrtvi vzpostavi ustrezno zaupanje za prehod v tretji korak, tj. pridobitev željenih informacij, potrebnih za četrti korak, slednji pa obsega doseganje postavljenih ciljev oziroma osnovnega namena socialnega inženiringa, to je vdor v informacijski sistem oziroma pridobitev željenih informacij. V celotnem življenjskem ciklu socialnega inženiringa uporabljajo storilci za dosego ciljev različne tehnike. Nekaj teh bomo predstavili v nadaljevanju. 59


M. Potokar, S. Androić: Socialni inženiring – človek kot del varnostnega sistema

4.2.1 Lažno predstavljanje - ribarjenje Pri lažnem predstavljanju (angl. phishing) napadalci pošiljajo lažna e-poštna sporočila, ki na prvi pogled delujejo kot pristna. V njih pozivajo naslovnika, naj npr. obišče spletno mesto neke banke ali plačilne ustanove, spletna povezava do nje pa je vključena v sporočilo. Obiskovalec take (lažne) spletne strani nevede sam posreduje podatke, potrebne za uspešno zlorabo. 4.2.2 Zvabljanje Zvabljanje (angl. pharming) je delno podobno lažnemu predstavljanju, le da je bolj zahrbtno, saj se napad običajno zgodi brez kakršnega koli vsaj približno sumljivega sporočila. Napadalci uporabnika računalnika preusmerijo na lažno spletno stran, ne da bi se ta tega zavedal, in od njega pridobijo ustrezne podatke. 4.2.3 Vishing Vishing (angl. voice phishing) izkorišča internetno telefonijo oziroma VoIP (Voice over IP). Žrtve prejmejo telefonski klic, in ko se odzovejo, zahteva avtomatski odzivnik na drugi strani linije določeno akcijo, v okviru katere mora žrtev poklicati lažni klicni center, kjer operator zahteva npr. osebne podatke, podatke o kreditni kartici itd. 4.2.4 Smishing Smishing (angl. SMS phishing) je podoben vishingu, le da žrtve namesto klica prejmejo lažno sporočilo, ki zahteva določeno akcijo, v okviru katere mora žrtev poklicati lažni klicni center, kjer operator zahteva npr. osebne podatke, podatke o kreditni kartici itd. 4.2.5 Škodljiva programska oprema Napadalci lahko s pomočjo škodljive programske opreme (trojanski konji, orodja, ki snemajo pritiske na tipke računalniške tipkovnice, itd.) in brez uporabnikove vednosti pridobijo vse podatke, ki jih potrebujejo za nelegalne oddaljene nakupe. 4.2.6 Lažne spletne trgovine S pomočjo lažnih spletnih trgovin, ki po sumljivo ugodnih cenah ponujajo različne vabljive izdelke, lahko napadalci dobijo vse podatke za izvedbo nelegalnih oddaljenih nakupov. Obiskovalec do lažnih spletnih trgovin ponavadi pride preko spletnih povezav, ki mu jih napadalec pošlje po lažni e-pošti. 4.2.7 Lažni prodajalci blaga po telefonu Po telefonu žrtev pokliče lažnivi neznanec, ki naj bi opravljal neposredno prodajo prek telefona, v resnici pa skuša priti do podatkov, ki bi mu omogočili nelegalne oddaljene nakupe. 5

PRIMERI SOCIALNEGA INŽENIRINGA

Spletna klepetalnica. V prejšnjem poglavju smo predstavili uporabo socialnih omrežij, elektronske pošte, klepetalnic itd., ki jih za dosego svojih ciljev uporabljajo tudi socialni inženirji. Predstavljajmo si naslednji scenarij: včlanimo se v spletno klepetalnico, navežemo stike z različnimi uporabniki le-te in nekateri nam postanejo tako simpatični, da za njih sčasoma pričnemo uporabljati izraz prijatelji. In jim vedno bolj zaupamo. In smo z njimi odkriti. Pa res vemo, kdo je 'na drugi strani'? In nam nekega dne spletni 'prijatelj', tako kot že mnogokrat, pošlje zanimiv spletni naslov ali pa priponko. Seveda pogledamo, kaj zanimivega se skriva za tem 'pozivom' (človek je 60


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

med drugim tudi zvedavo bitje). Lahko da je res samo zanimiva informacija, lahko pa je tudi zlonamerna koda, ki se namesti na naš računalnik. Kaj je zlonamerna koda, pa tudi vemo. Pomoč strokovnjakov. Enega izmed arhivov obiščeta dve osebi. Prva se predstavi za varnostnega inženirja, druga pa za svetovalca za področje informacijske tehnologije. Prišla sta, pravita, da preverita informacijsko varnost in splošno delovanje računalnikov, mreže in drugih tovrstnih naprav. Obenem bo pa njun kolega informatik, ki je v računalniškem centru, na računalnike naložil program, ki bo omogočal hitrejše delovanje le-teh. Nihče ne preveri istovetnosti oseb, dobita pa dostop do računalnika. In zaposleni ju pustijo sama (da ju ne bodo motili). In kolega 'iz centra' naloži program, skupaj ga tudi preverijo, vse se uspešno konča v slabih 15 minutah (to je sicer redek primer pri testiranju in prehodu v produkcijsko delovanje). Varnostni inženir in svetovalec se po končanem opravilu zahvalita zaposlenim za prijazen sprejem in zgledno sodelovanje. In odideta. Tokrat sta osebi res bili to, za kar sta se predstavljali. Mi si pa tudi predstavljamo, kaj bi v danem primeru naredila socialna inženirja. Arhivsko gradivo v elektronski obliki bi lahko bilo resno ogroženo, saj bi lahko ta varnostni inženir in svetovalec vdrla v informacijski sistem arhiva in spremenila ali celo izbrisala katero od arhivskih gradiv v elektronski obliki. Lahko bi tudi zlorabila kakšne osebne podatke in informacije iz gradiva, npr. v politične namene. Posledice bi bile velike in tudi vsa odgovornost bi žal najverjetneje padla na zaposlene ali na vodstvo zaradi slabih varnostnih politik. Zloraba zaupanja. Virus, imenovan Love bug, je bil najbolj očiten napad, ki je izkoristil zaupanje ljudi. Pred tem virusom so uporabniki imeli navado odpirati vsa elektronska sporočila, ki so imela v vrstici pošiljatelja znano ime (prijatelj, sodelavec, itd.) ali so bila videti kot dobra šala (Verdonik in Bratuša, 2005, str. 119). Kot primer zlorabe zaupanja bi lahko v enem od arhivov zadolžili novozaposlenega za določen čas, npr. delavca, ki ga je eden od arhivov začasno zaposlil preko javnih del, za urejanje dokumentarnega in arhivskega gradiva podjetij v stečaju. Ta novozaposleni je tako pridobil pravico do dostopa do arhivskega skladišča in do podatkov podjetij, ki so zaključila svoje poslovanje s stečajem. Njegova naloga je izločitev dokumentarnega gradiva, ki mu je pretekel rok hrambe, in odbiranje arhivskega gradiva, ki mu je potrebno odstraniti kovinske sponke ter ga zložiti v papirne mapice, nato pa še v arhivske škatle vključno s popisom vsebine. Seveda zaposleni v arhivu ne morejo celoten delovni čas nadzorovati zaposlenega preko javnih del, pa saj so mu zaradi njegove prijaznosti, družabnosti in zmožnosti samostojnega izvajanja nalog tudi zaupali. Zaradi njegove samostojnosti in natančnega dela se mu je dodelila ureditev gradiva enega od zloglasnih gradbenih podjetij, ki je končalo svoje dolgoletno poslovanje v stečaju. V primeru, da bi omenjeni delavec bil socialni inženir, bi lahko brez težav odtujil del pomembnega arhivskega gradiva, ne da bi kdo kaj opazil in posumil. S takšnim dejanjem bi povzročil veliko škodo, ki se najverjetneje nekaj časa ne bi ugotovila. Odgovornost za škodo bi najverjetneje nosilo vodstvo arhiva ali celo kakšen od redno zaposlenih. V katerem od podjetij pa bi lahko kot najverjetnejši primer dali študenta, ki so mu predali velik rednik dokumentarnega gradiva, da ga skopira ali skenira. Če bi bil študent socialni inženir, bi lahko zlorabil podatke iz gradiva, naredil še sebi kakšno kopijo gradiva, lahko bi del gradiva tudi namerno uničil ali odtujil itd. V glavnem, možnosti je nešteto. Posledice takšnega iztoka pomembnih informacij podjetja bi lahko bile velike in bi lahko celo vplivale na konkurenčen položaj podjetja. Verjetno pa ne bi nobeden pomislil, da je lahko kriv prav študent. Prav zanimivo je, da v večini podjetij dajejo zaposleni študentom gradivo v papirni obliki za kopiranje, skeniranje ali prepisovanje kakšnih podatkov v elektronske evidence. Pa tudi za urejanje elektronskih podatkov, informacij in datotek. Verjetno pa skoraj nihče 61


M. Potokar, S. Androić: Socialni inženiring – človek kot del varnostnega sistema

ne pomisli na tveganje ob takšnem početju in možnosti zlorab oz. uničenja podatkov ali gradiva, saj so lahko študenti premalo skrbni ali pa imajo celo zlonamerne namene. V današnjem času je žal zelo hitro možno zlorabiti podatke in informacije, saj ima skoraj vsak posameznik mobitel, s katerim je mogoče v trenutku narediti sliko. Velika nevarnost pa so tudi USB-ključki, na katere je mogoče hitro prenesti večjo količino gradiva v elektronski obliki. Povabilo v družabno omrežje Google+. V času uvajanja družabnega spletnega omrežja Google+ je podjetje Kaspersky Lab opozarjalo, da so mnogi spletni uporabniki v svoje elektronske nabiralnike dobili vabilo, da se pridružijo družabnemu spletnemu omrežju Google+. Vendar pa taka sporočila niso vsebovala povezave na omenjeno omrežje, temveč povezavo do zlonamernih programov oz. - natančneje - do tako imenovanih bančnih trojancev. Tako je Kaspersky Lab zaznal tako sporočilo, ki cilja na portugalsko govoreče uporabnike. Lažno vabilo je vsebovalo povezavo, ki je vodila na domeno google****.redirectme.net. Ko je uporabnik vstopil na omenjeno domeno, je bil preusmerjen do zelo pogoste datoteke .cmd brazilskega bančnega trojanca, ki je gostoval na družabnem omrežju Dropbox. Druga povezava v sporočilu pa je vodila do aplikacije (programa) za vabila, ki je gostovala v Googlovih dokumentih. Sporočilo je vsebovalo povezavo 'pošlji vabilo svojim prijateljem', v resnici pa je šlo za lažno aplikacijo, ki je zbirala imena in elektronske poštne naslove novih žrtev. 6

ZAKLJUČEK

Kot za večino pojmov obstaja tudi za pojem socialni inženiring več definicij. Lahko rečemo, da je socialni inženiring tehnika, s katero storilec pripravi žrtev, da stori ali opusti dejanja, ki jih običajno ne bi storila ali opustila. V prispevku smo predstavili pojav socialnega inženiringa kot ene izmed najbolj podcenjevanih, hkrati pa najnevarnejših metod zlorabe človekovega zaupanja. Odkrili smo tudi, kakšni mehanizmi botrujejo temu pojavu in zakaj smo ljudje glede njega tako ranljivi. Spoznali smo tudi metode socialnih inženirjev in si pogledali, kako socialni inženiring s pridom izkorišča razširjenost socialnih omrežij. Na koncu prispevka smo predstavili tudi nekaj praktičnih primerov, med njimi take, ki kažejo, na kakšen način bi lahko socialni inženirji škodljivo vplivali na dokumentarno ali arhivsko gradivo v elektronski in v papirni obliki ali ga celo resno ogrozili. Za napad s pomočjo socialnega inženiringa lahko napadalca motivira finančna korist, lasten interes, maščevanje, sovražnost, zunanji pritisk, terorizem, politično in vojaško vohunjenje, industrijsko in gospodarsko vohunjenje, intelektualni izziv in samodokazovanje. Z našim raziskovanjem smo želeli pridobiti odgovor na vprašanje, ali je človek v primeru napadov socialnih inženirjev med najšibkejšimi členi varnostnega sistema (slednji je sestavljen iz pravil, postopkov oziroma procesov, tehnologije in človeka (ljudi)). Za odgovor na to raziskovalno vprašanje smo proučili teoretična izhodišča, ki kažejo, da je človek res med šibkejšimi členi varnostnega sistema. Človek namreč sodeluje v prav vseh delih varnostnega sistema, saj postavlja pravila, jih izvaja v procesih ter tudi vpliva na uporabo same tehnologije. Teoretična izhodišča smo povezali tudi z izkušnjami iz prakse, kjer smo srečali ogromno primerov, ko je bil človek najšibkejši člen različnih tehnik napadov socialnih inženirjev zaradi svoje nravi. Izkazalo se je, da je večina ljudi zaupljive narave. Dobri socialni inženirji znajo ugajati ljudem, da jim ti zaupajo. Za dosego svojih ciljev izkoriščajo različna čustvena in psihična stanja žrtev. Metode socialnega inženiringa lahko delimo v dve večji skupini: metode, ki za izvedbo uporabljajo informacijsko tehnologijo (npr. pojavitev lažnega računalniškega okna), in metode, temelječe na človeški interakciji, ki temeljijo na 62


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

človekovih medsebojnih odnosih in preslepitvi (npr. igranje vloge nebogljenega novozaposlenega). Z razvojem informacijsko-komunikacijske tehnologije so se nedovoljena ravnanja preselila tudi v navidezni svet interneta. Poneverbe, zlorabe, otroška pornografija in sovražni govor, to je le nekaj oblik kriminalnih dejanj, ki se izvršujejo tudi s pomočjo tehnik socialnega inženiringa, ki izkorišča različne informacijsko-komunikacijske tehnologije – na internetu elektronsko pošto, forume, klepetalnice in druga družabna omrežja, lahko pa tudi mobilne telefone in druge komunikacijske naprave. Najbolj pogoste tehnike zlorab informacijsko-komunikacijske tehnologije, ki jih za dosego svojih ciljev uporabljajo socialni inženirji, so lažno predstavljanje oziroma ribarjenje s pomočjo e-pošte, zvabljanje na lažno spletno stran, napadi s pomočjo internetne telefonije (vishing), napad s pomočjo SMS-sporočil (smishing), napadi s škodljivo programsko opremo, napadi s pomočjo lažne spletne trgovine in napadi s pomočjo lažne prodaje preko telefona. Na podlagi našega raziskovanja lahko zaključimo, da je za napade socialnih inženirjev najšibkejši člen prav človek, saj se tudi napadi na tehnologijo in komunikacijske kanale vršijo preko njega ali z njegovo nezavedno pomočjo. VIRI IN LITERATURA 

Bernik, I. in Prislan, K. (2012): Kibernetska kriminaliteta, informacijsko bojevanje in kibernetski terorizem. Ljubljana: Fakulteta za varnostne vede.

BSI (2005a). Informacijska tehnologija – Varnostne tehnike – Sistemi za upravljanje varovanja informacij – Zahteve (BS ISO/IEC 27001:2005 BS 7799-2:2005). Velika Britanija: BSI.

BSI (2005b). Informacijska tehnologija – Varnostne tehnike – Kodeks za upravljanje varovanja informacij (BS ISO/IEC 27002:2005). Velika Britanija: BSI.

Informacijski pooblaščenec. (2009): Socialni inženiring in kako se pred njim ubraniti? Pridobljeno 21. 12. 2014 s spletne strani: https://www.iprs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/socialni-inzeniring-in-kako-se-pred-njim-ubraniti.pdf.

Mitnick, K. (2002). The art of deception. Controling the human element of society. Indianapolis: Wiley Publishing.

Peltier, Thomas R. (2002): Information Security, Policies, Procedures and Standards: Guidelines for Effective Information Security Management. CRC Press LLC.

Potokar, M. in Bernik, I. (2014): Vzpostavitev Sistema upravljanja varovanja informacij za project e-arhiviranja v skladu z ZVDAGA in ZVOP-1. V N. Gostenčnik (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja [Elektronski vir] : Arhivi v globalni informacijski družbi : zbornik mednarodne konference, Radenci, 2. - 4. april 2014, URL: http://www.pokarhmb.si/uploaded/datoteke/radenci2014/03_potokar_2014.pdf. Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor.

Verdonik, I. in Bratuša, T. (2005): Hekerski vdori in zaščita. Ljubljana: Pasadena.

Vučenović, M. (2010): Nevarnosti socialnega inženiringa za organizacije (diplomsko delo). Kranj: Univerza v Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede.

@SANS Institute (2001): A Proactive Defence to Social Engineering. Pridobljeno 19. 12. 2014 s spletne strani: http://www.sans.org/reading-room/whitepapers/engineering/proactive-defencesocial-engineering-511.

@SANS Institute (2003): A Proactive Defence to Social Engineering. Pridobljeno 19. 12. 2014 s spletne strani: http://www.sans.org/reading-room/whitepapers/engineering/multi-leveldefense-social-engineering-920?show=multi-level-defense-social-engineering920&cat=engineering.

63


M. Potokar, S. Androić: Socialni inženiring – človek kot del varnostnega sistema

SUMMARY

Marko POTOKAR*, Sanja ANDROIĆ** SOCIAL ENGINEERING – A MAN AS PART OF THE SECURITY SYSTEM As for most concepts, there are also several definitions of the social engineering concept. It is a jargon term, which stands for encouraging involuntary active cooperation by persuading target persons (victims) to deliver certain information. This term is used for system invasion techniques, based on taking advantage of the features (weaknesses) of human nature. We can say that social engineering is a technique used by the perpetrator to make the victims do or give up actions they would normally not do or give up. The methods of social engineering are nothing new. They were developed by the army, intelligence services, security agencies and industrial espionage experts. The article shows the phenomenon of social engineering as one of the most underrated and at the same time the most dangerous methods of abuse of human confidence. The authors also discovered what mechanisms are responsible for this phenomenon and why people are so vulnerable to it. They were acquainted with the methods of social engineers and saw how social engineering uses the widespread phenomenon of social networks to its advantage. At the end of the article some practical examples are presented, including one that shows how social engineers could harmfully influence records or archives in electronic and in paper form, or even seriously endanger it. For a social engineering attack , the attacker can be motivated by financial benefit, personal interest, revenge, hostility, external pressure, terrorism, political and military espionage, industrial and economic espionage, intellectual challenge and self-affirmation. The aim of this research was to answer the following question: Is man the weakest link of the security system in case of an attack by social engineers? To answer this research question, the authors studied the theoretical basis showing that man is among the weaker links of the security system, which consists of rules, procedures or processes, technology and man (people). Man is involved in all parts of the security system, since he makes the rules, follows them in the processes and also influences the use of technology. The theoretical basis was linked with practical experience, where the authors encountered a lot of cases where man – confronted by various attack techniques of social engineers – was the weakest link due to his nature. It was found that most people are trustful by nature. Thus, good social engineers please people to gain their trust. In order to reach their goals, they exploit various emotional and mental conditions of their victims. The methods of social engineering can be divided into two large groups: methods based on information technology (e.g. emergence of a fake computer window) and methods based on human relations and fraud (e.g. playing the role of a helpless new employee). With the development of information and communication technology, illicit activities moved to the virtual world of the Internet. Embezzlement, abuse, child pornography, and hate speech are only some forms of *

Marko Potokar, M. Phil., Institute for Safety Culture, Tržaška cesta 132, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: marko.potokar@institut-ivk.si.

**

Sanja Androić, head of reception office, Mariborski vodovod, javno podjetje, d. d., Jadranska cesta 24, SI-2000 Maribor, Slovenia, contact: sanja.androic@mb-vodovod.si.

64


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

criminal acts also performed by means of social engineering techniques, using different information and communication technologies: on the Internet electronic mail, forums, chat rooms and other social networks, but also mobile phones and other communication devices. The most common techniques of information and communication technology abuse that social engineers use to reach their goals, are false identification – phishing by means of e-mail, luring to a fake website, attack by means of internet telephony (vishing), attack by means of text messages (smishing), attacks with harmful software, attacks by means of fake online shops and attacks by means of fake telephone sales. Based on the research, we can conclude that for social engineers’ attacks, man is the weakest link, since attacks on technology and communication channels are performed through him or with his involuntary assistance.

65


ARHIVSKE REŠITVE

jekleni del vašega podjetja

Poudarek na varnosti, dostopnosti in kapaciteti

Arhivi se običajno srečujejo s podobnimi težavami: veliko arhivskega gradiva in premalo prostora. Premični sistemi omogočajo boljši izkoristek prostora, dostop do vseh eksponatov pa ostaja neoviran. Poleg tega omogočajo tudi boljše varovanje eksponatov, saj je možno omejiti dostope do zbirk. Ne glede na to, kakšen arhiv potrebujete, bomo poskrbeli za vse. V podjetju Trevis imamo že dolgoletne izkušnje z opremljanjem arhivov. Zaupajte nam Vaše želje, z veseljem Vam bomo svetovali.

Trevis d.o.o., Slovenčeva ulica 93, 1000 Ljubljana, Tel.: +386 1 565 95 30, Fax: +386 1 565 95 35, e-mail: prodaja@trevis.si, www.trevis.si


J. Malešič et al.: Masovno razkislinjenje arhivskih izvodov Narodne in univerzitetne knjižnice

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Jasna MALEŠIČ*, Tereza POLIČNIK - ČERMELJ**, Irena SEŠEK*** MASOVNO RAZKISLINJENJE ARHIVSKIH IZVODOV NARODNE IN UNIVERZITETNE KNJIŽNICE Izvleček: V prispevku je predstavljena problematika ohranjanja pisne kulturne dediščine v hrambi Narodne in univerzitetne knjižnice (NUK). V letu 2013 je NUK pričel s sistematično dejavnostjo na področju ohranjanja gradiva na kislem papirju. Med drugim so v NUK pričeli gradivo tudi masovno razkislinjevati. Za obdelavo večjih količin vezanega gradiva so primerni predvsem nevodni postopki razkislinjenja, ki jih v NUK ni mogoče opraviti, zato je bilo z razpisom izbrano nizozemsko podjetje Preservation Technologies B.V. V prvi fazi masovnega razkislinjenja je bilo pregledanih približno 17.000 enot najstarejših arhivskih izvodov v formatu oktav (do 25 cm). Za masovno razkislinjenje je bilo izbranih 8.666 enot, predvsem nepoškodovanih izvodov publikacij, ki jim postopek lahko podaljša dobo uporabnosti, saj papirja, ki je že krhek, s postopkom razkislinjenja ni več mogoče rešiti. Ključne besede: papir, kislinska razgradnja, masovno razkislinjenje, arhivski izvodi, stabilizacija

Abstract: Mass Deacidification of Archival Copies at the National and University Library The paper discusses the long-term preservation of written cultural heritage by the National and University Library (NUK), Ljubljana, Slovenia. In 2013, NUK began with a systematic work in the field of preservation of records on acidic paper. Among others, it started with a mass deacidification. The facilities for mass treatment cannot be provided by the Library. After a public tender, Preservation Technologies B.V. from the Netherlands were selected to perform the mass deacidification. The first phase of the mass deacidification included approximately 17.000 items of the oldest archival copies in octavo format (till 25 cm). 8.666 items were selected for the mass deacidification, mostly undamaged copies of the publications. The goal of the process is to increase the pH of acid paper on a large scale and prevent further decay, since mechanical properties of the paper in a severe state of degradation cannot be recovered by deacidification. Key words: paper, acid degradation, mass deacidification, archival copies, stabilization

*

Dr. Jasna Malešič, višja konservatorka-restavratorka z doktoratom, Narodna in univerzitetna knjižnica, Turjaška 1, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: jasna.malesic@nuk.uni-lj.si.

**

Tereza Poličnik - Čermelj, bibliotekarska specialistka, Narodna in univerzitetna knjižnica, Turjaška 1, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: tereza.policnik-cermelj@nuk.uni-lj.si.

***

Irena Sešek, bibliotekarska specialistka, Narodna in univerzitetna knjižnica, Turjaška 1, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: irena.sesek@nuk.uni-lj.si.

67


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1

UVOD

Papir je bil vse do 19. stoletja izdelan ročno iz kvalitetnih vlaknin (stare krpe in/ali odpaden tekstil iz bombažnih, lanenih in konopljenih vlaken) (Safeguarding …, 2000). Kljub temu, da se celulozna vlakna zaradi naravnih procesov staranja s časom krajšajo, ročno izdelani papirji zaradi kvalitetnih surovin in postopka izdelave, pri katerem se dolžina vlaken ohranja, obdržijo svoje mehanske lastnosti. Še posebej to velja za gradivo na papirju, ki ni hranjeno pri previsokih temperaturah ali visoki relativni vlagi (The Deterioration …). V 19. stoletju se je pričela strojna izdelava papirja. Les je postal glavna surovina za proizvodnjo papirja, namesto tradicionalnega postopka klejenja z želatino so kot klejivo uporabljali kolofonijo in aluminijev sulfat (Safeguarding …, 2000). Tako izdelan papir ima poleg krajših celuloznih vlaken tudi pH-vrednost v kislem območju, kar posledično pomeni rumenenje papirja ter krajšanje molekul celuloze, slednje lahko vodi do popolne razgradnje. Danes se knjižnice in arhivi po svetu zaradi sprememb v proizvodnji papirja soočajo s problemom ohranjanja ogromnih količin tako poškodovanega gradiva (Slika 1).

Slika 1: Poškodovano gradivo zaradi kislinske razgradnje papirja (Foto: Dokumentacija Centra za ohranjanje in varovanje knjižničnega gradiva NUK)

Leta 2006 je bil v okviru projekta PaperTreat (6. okvirni program Evropske komisije; Kolar et al., 2008) opravljen pregled stanja 125.000 naslovov monografskih izvodov publikacij, izdelanih med letoma 1850 in 1990, ki jih hrani NUK. Izkazalo se je, da je papir v 36 % publikacijah že zelo razgrajen in zato neprimeren za uporabo v knjižnici. Vsako desetletje naj bi krhkih postalo nadaljnjih 5 % monografij. Do leta 2013, ko je NUK uspel nameniti sredstva za reševanje problematike, so bile aktivnosti za preprečevanje propadanja kislega gradiva omejene le na urejanje primernih depojev in konservatorsko-restavratorske posege manjšega dela gradiva v restavratorski delavnici NUK.

68


J. Malešič et al.: Masovno razkislinjenje arhivskih izvodov Narodne in univerzitetne knjižnice

1.1 Možnosti za ohranitev gradiva Kislinsko razgradnjo papirja se lahko upočasni s hranjenjem gradiva pri nižjih temperaturah (Vinter Hansen in Vest, 2008) ali vnosom alkalij v papir (Baty et al., 2010). Izraz »razkislinjenje« se uporablja za postopek nevtralizacije kislin, prisotnih v papirju, z namenom podaljšanja njegove uporabnosti (Baty et al., 2010). V restavratorskih delavnicah običajno poteka vnos alkalije v papir tako, da se pomoči papir v vodne raztopine šibkih alkalij (kalcijevega ali magnezijevega karbonata). Postopek ni primeren za obdelavo gradiva, občutljivega na vodo, obdelavo večjih količin gradiva kot tudi ne za vezane izvode publikacij. Za razkislinjenje večjih količin gradiva se uporablja t. i. masovne postopke stabilizacije (Baty et al., 2010). Pri postopkih masovnega razkislinjenja običajno pomočijo večjo količino nevezanega in vezanega gradiva v nevodne raztopine ali suspenzije šibkih alkalij. Postopek masovnega razkislinjenja se mora čim bolj približati sledečim zahtevam (Technical …, 1994):

2

nevtralizacija kislin in vnos alkalne zaloge mora podaljšati obstojnost papirja za 300 %;

pH-vrednost papirja mora biti po postopku med 6.8 in 10.4;

vsebnost alkalne zaloge mora biti nad 1,5 % (v g CaCO3 na 100 g papirja) in enakomerno razporejena po listu papirja in knjižnem bloku (z odstopanji največ 20 %);

postopek ne sme povzročati poškodb na vezavah, lepilih, črnilih in barvilih;

postopek ne sme povzročati sprememb vonja, barve, teksture in otipa papirja;

postopek ne sme povzročati znižanja mehanske obstojnosti;

postopek mora biti izvedljiv na večjih količinah gradiva, mora biti neškodljiv za okolje in uporabnike. MASOVNO RAZKISLINJENJE GRADIVA NUK

Leta 2013 je NUK na javnem razpisu (Razpisna …, 2013) izbral za masovno razkislinjenje podjetje Preservation Technologies B.V. iz Nizozemske (http://ptbv.nl/overview-en.html). Podjetje s sedežem v Združenih državah Amerike ter izpostavami v Kanadi, na Japonskem, Nizozemskem in v Španiji, uporablja za razkislinjenje gradiva patentiran postopek Bookkeeper®, ki ustreza zahtevam Kongresne knjižnice (Mass …). Dokazano je bilo, da postopek Bookkeeper® nevtralizira kisline v papirju in podaljša uporabno dobo papirja za tri- do petkrat (Preservation …). Proces Bookkeeper® temelji na uporabi suspenzije mikroskopskih delcev magnezijevega oksida v organskem, inertnem, netoksičnem topilu (perfluoro heptanu). V razpisni dokumentaciji NUK (Razpisna …, 2013) je bilo med drugim določeno tudi, da postopek na gradivu ne sme povzročiti kemijskih, mehanskih ali estetskih poškodb. Verjetnost poškodb vezav, poškodb zaradi zlivanja črnil in barv, poškodb lepil, pojava madežev, nabrekanja ali gubanja papirja mora biti dokazano minimalna (pod 1 %). Dovoljena izjema je estetska poškodba (posledično tudi sprememba otipa) zaradi ostanka nanosa sredstva za razkislinjenje na površini papirja.

69


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Podjetje je predložilo izjavo o javnih objavah na temo evaluacije masovnega razkislinjenja gradiva, s katerimi so dokazali, da postopek ustreza postavljenim tehničnim zahtevam NUK. Masovni postopki razkislinjenja niso primerni za unikatno ali zelo dragoceno gradivo. Serijske publikacije v NUK zaradi slabe kakovosti papirja in potrebe po dostopnosti ohranjajo večinoma s prenosom na druge medije, kot sta mikrofilm in digitalna oblika. Zaradi slabega stanja gradiva v zbirki monografskih publikacij so se v NUK odločili, da gradivo za masovno razkislinjenje zaradi nuje po trajnem ohranjanju izbirajo med arhivskimi izvodi monografskih publikacij. Pomembno je tudi, da je v času, ko je gradivo v postopku razkislinjenja, na voljo še ena kopija gradiva, kar je v primeru arhivskih izvodov publikacij zagotovljeno.

2.1 Arhivski izvodi v NUK Arhivski izvodi v knjižnicah so namenjeni trajnemu hranjenju in se izposojajo le izjemoma1. Po Zakonu o knjižničarstvu (2001, čl. 5) sodijo med gradivo, ki ima status kulturnega spomenika.

2.2 Začetki hranjenja arhivskih izvodov v NUK Narodna in univerzitetna knjižnica (NUK) je uradno nastala leta 1945 in od takrat formalno zbira tudi arhivske izvode. Dobila je pravico do pridobitve dveh dolžnostnih izvodov od vseh tiskarjev iz Slovenije (Uredba …, 1945)2. Prvi upravnik NUK Mirko Rupel je priporočal, da ima knjižnica po dva izvoda vsakega dela (Kodrič-Dačić, 2014). Razlog za previdnost pri hranjenju kulturne dediščine je po eni strani požar v NUK, ki je 1944. leta uničil Veliko čitalnico in seminarje univerze3. Po drugi strani pa sta maksimalni pripravljenosti za zaščito kulturne dediščine po končani drugi svetovni vojni botrovali majhnost in ogroženost slovenskega jezika. Dejansko so se arhivski izvodi »slovenike« zbirali že prej, saj obstaja listkovni katalog arhivskega gradiva, urejenega po signaturah od leta 1940 (Kodrič-Dačić, 2001). Po pregledu knjižničnih evidenc je bilo ugotovljeno, da so najprej postavljali dvojnice knjig (Poročilo …, 1947) za izposojo. Pozneje so jih preusmerili v arhivsko skladišče.

1

Nacionalnim knjižnicam Srbije, Hrvaške, Avstrije in Nemčije je bila poslana anketa s tremi vprašanji: 1. Ali hranijo drugi obvezni izvod kot arhivski izvod? 2. Ali ga hranijo na drugi lokaciji? 3. Ali je predpisano, kdaj in kako ga lahko uporabijo? Odgovorili sta le srbska in avstrijska nacionalna knjižnica. Narodna biblioteka Srbije hrani drugi obvezni izvod kot muzejski izvod (Zakon o …, 2011, čl. 11). Shranjen je v trezorju in se ne izposoja uporabnikom. Uporabnikom je na voljo samo prvi izvod za izposojo v knjižnici (V. Stevanović, elektronska pošta, 1. 12. 2014). V Avstriji je Österreichische Nationalbibliothek v skladu z zakonom (Pflichtablieferungsverordnung, 2009) prejemnica dveh obveznih izvodov, vendar v praksi ne prejemajo dveh obveznih izvodov v vseh primerih. Kadar prejmejo drugi obvezni izvod, ga hranijo skupaj s prvim izvodom – za ta namen nimajo posebnega skladišča. Oba izvoda sta namenjena ohranjanju in informiranju. V praksi to pomeni, da se knjižnica odloči, kako bo obvezna izvoda najbolje uporabila za izpolnjevanje svojih zakonskih nalog (L. WolfDieter, elektronska pošta, 6. 11. 2014).

2

Prejema tudi en izvod iz drugih federalnih enot in od Državne centralne knjižnice v Beogradu. Pošiljajo se tudi prepovedane knjige.

3

Uničenih je bilo okoli 50.000 zvezkov gradiva, ki je bilo shranjeno v Veliki čitalnici, poleg tega pa še matični katalog, inventarni katalog s signaturami 1-42.000, abecedni imenski katalog v zvezkih za signature 1-42.000, javnosti namenjena kopija novega abecednega imenskega kataloga od signature 42.000 naprej, novi sistematski katalog in katalog del, ki so bila shranjena v Veliki čitalnici. Fond "pogorevščine" je bil delno rekonstruiran in popisan. Nekaj gradiva je bilo v času požara izposojenega in so ga pozneje vrnili (Kodrič-Dačić, 2003; Kodrič-Dačić, 2005; Kodrič-Dačić, 2006).

70


J. Malešič et al.: Masovno razkislinjenje arhivskih izvodov Narodne in univerzitetne knjižnice

Prvo poročilo, kjer se omenjajo arhivski izvodi, se pojavi šele leta 19494. Verjetno v začetku še ni bil jasen koncept postavitve arhivskega izvoda. Prve signature pričajo o tem, da so se v katalogu arhivov znašle tudi raritete in bibliotekarski katalogi5, ki so bili naknadno izločeni, saj v arhiv sodi samo »slovenika«. Med »sloveniko« štejemo gradiva v slovenskem jeziku, o Sloveniji in Slovencih, slovenskih avtorjev, slovenskih založb, pripadnikov italijanske in madžarske narodne skupnosti, romske skupnosti in drugih manjšinskih skupnosti v Sloveniji (Zakon .., 2001, čl. 33). Leta 1971 je tudi Univerzitetna knjižnica v Mariboru (UKM) z Zakonom o obveznem pošiljanju tiskov dobila pravico do hranjenja arhivskega izvoda (Steinbuch, 1997, str. 58; Kerec, 2013; str. 296). UKM je poleg NUK druga depozitarna organizacija v Sloveniji, kar pomeni, da zbira vse slovenske tiske že od leta 1918. Prav tako dopolnjuje zbirko arhivskih izvodov tudi za nazaj, ko še ni imela pravice do obveznega pošiljanja izvodov (Kerec, 2012, str. 297). Druga lokacija je dovolj oddaljena, da bi v slučaju naravne nesreče ali druge katastrofe ohranili kulturno dediščino tudi za prihodnje rodove.

2.3 Postavljanje in oprema arhivskega izvoda v skladišču V glavnem skladišču NUK je gradivo postavljeno po tekočih številkah (numerus currens). Najprej je postavljen prvi izvod »slovenike«, ta je namenjen izposoji. Drugi izvod je arhivski in ima enako številko/signaturo kot prvi izvod, le da stoji na drugi lokaciji - v skladišču arhivov6. NUK ne pridobiva arhivskih izvodov samo z obveznim izvodom7, ampak tudi z nakupom, zamenjavo ali darovi. Zato niso vedno istočasno postavili obeh izvodov; arhivski izvod je bil lahko pridobljen veliko kasneje. Še vedno obstajajo posamezni izvodi slovenike v samo enem izvodu. V povojnem obdobju je NUK dobil veliko nacionaliziranega gradiva iz Federalnega zbirnega centra. V skladišče arhivov je bilo postavljenih veliko rabljenih in poškodovanih izvodov, saj je gradivo lahko zamenjalo že veliko lastnikov, preden je prišlo v NUK. Prav tako je na arhivskih izvodih mogoče opaziti žige drugih knjižnic, ki so gradivo zaradi različnih razlogov odpisale. Gradivo je v skladišče arhivskih izvodov postavljeno v takšni obliki, kot je bilo prvotno izdano. Velik problem z vidika trajnega hranjenja predstavljajo tisti izvodi, ki so bili izdani na slabem papirju, brez ustrezne mehanske zaščite. Problematični so tudi izvodi in drobni tiski, ki izhajajo ob različnih priložnostih in dogodkih izven knjigotrške mreže. Posamezni listi, letaki in zloženke morajo dobiti zaščitni ovoj ali škatlo, ki jih ščiti pred notranjimi in zunanjimi poškodbami8. V skladišču hranijo tudi vse oblike vezav. Posledično lahko stojita skupaj dve ali več različno vezanih knjig z enako vsebino (npr. broširana in usnjena). V preteklosti je bila osnovna tehnična oprema arhivskih izvodov poleg žiga knjižnice še nalepka s signaturo na zadnji strani ovoja in s svinčnikom napisani 4

V letu 1949 so postavili 2.912 arhivskih izvodov (Poročilo …, 1949).

5

Knjige iz 17 st. Catalogus Bibliothecae Bunavianae, avtorji Michael Deniss, Joan Weislinger, Bernardus Montfalcon, Christian Joher ter Joan Joirus s knjigo iz leta 1577.

6

Arhivske izvode so leta 1972 preselili v samostan v Mekinjah (Jakac-Bizjak, 1996). Gradivo je tam ostalo vse do leta 2000, ko so zaradi preobremenjenosti skladišč v Plečnikovi stavbi izpeljali selitev v nova skladišča na Leskoškovi (Kodrič-Dačić, 2006). Skladišča na novi lokaciji so zagotavljala ustrezno varovanje in strokovno hranjenje arhivskih izvodov (Krstulović et al., 2000). Na novo lokacijo so preselili tudi vse arhivske izvode posebnih zbirk iz Plečnikove zgradbe (ibid.).

7

O prvem obveznem izvodu za Kranjsko govorimo leta 1807 (Kodrič-Dačić,1997).

8

Posebne zbirke, ki hranijo neknjižno gradivo, so bile ustanovljene po letu 1947.

71


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

signatura ter inventarna številka znotraj gradiva. Knjige s ščitnimi ovitki so bile dodatno zaščitene še z »žokom«, papirnatim ovojem, ki je knjigo ščitil pred prahom. Pozneje pridobljeno arhivsko gradivo je opremljeno po predpisanih pravilih, ki veljajo od leta 2007, takrat je izšel Pravilnik o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij, kasneje pa še priročnik o opremi gradiva (Poličnik-Čermelj in Malešič, 2010).

2.4 Izbor gradiva za razkislinjenje Izbor za razkislinjenje publikacij je potekal v skladišču arhivskih izvodov v trojicah: dva konservatorja-restavratorja in bibliotekar. Zaradi specifike obdelave in knjižničnih evidenc so bile izbrane samo monografske publikacije (tudi en sam list) in štete knjižne zbirke, izpuščene pa so bile vse serijske publikacije9. Začeli so z izborom najstarejših izvodov monografij v velikosti oktava (do 25 cm)10. Za izbor gradiva so bili določeni naslednji kriteriji: 

pH-vrednost papirnega bloka

Izbrano je bilo le gradivo, ki je imelo pH-vrednost v kislem območju. pH-vrednosti so bile izmerjene na delu gradiva po standardni metodi določevanja pH na površini papirja (T 529 om-04), na delu gradiva pa z inštrumentom Karakta NIR (http://www.karakta.eu/), s katerim se lahko določi pH-vrednost papirja brez poškodb (nedestruktivno). Knjige s papirjem z nevtralno ali alkalno pH-vrednostjo niso bile izbrane za postopek razkislinjenja. 

Stanje papirnega bloka

Preverjeno je bilo, ali je papir že preveč razgrajen, da bi ga bilo smiselno razkisliniti, saj se s postopkom lahko le upočasni naravne procese razgradnje, mehanskih lastnosti pa postopek ne izboljša. Na mehanske lastnosti papirja se lahko sklepa iz meritev stopnje polimerizacije celuloze (SP), ki so jih opravili s spektrometrom Karakta NIR. Če je bil papir že preveč razgrajen oziroma krhek za uporabo (SP pod 400), je bilo gradivo uvrščeno na seznam za digitalizacijo. Med gradivo za razkislinjenje niso bile uvrščene knjige s potrganimi, nepritrjenimi ali zlepljenimi listi knjižnega bloka. Manjše poškodbe knjižnega bloka so bile sprejemljive. 

Stanje vezave

Vezava knjig je morala biti v še dovolj dobrem stanju zaradi samega postopka razkislinjenja ter rokovanja z gradivom. Manjše poškodbe knjižne vezave (kot npr. manjše poškodbe hrbta ali pregiba) so bile sprejemljive. Knjige z večjimi poškodbami (npr. vezava, pri kateri platnica ni pritrjena na knjižni blok, Slika 2) niso bile izbrane za postopek razkislinjenja.

9

Veliko serijskih publikacij so že digitalizirali, po drugi strani pa knjižnične evidence za to gradivo niso na lokaciji, kjer so izbirali gradivo.

10

Najstarejša knjiga, ki so jo poslali v postopek razkislinjenja, je Premishljevanje shtirih poşlednjih rezhí Friderika Barage iz leta 1837.

72


J. Malešič et al.: Masovno razkislinjenje arhivskih izvodov Narodne in univerzitetne knjižnice

Slika 2: Primer arhivskega izvoda, ki zaradi poškodb ni primeren za masovno razkislinjenje (Foto: Dokumentacija Centra za ohranjanje in varovanje knjižničnega gradiva NUK)

Zapisi s črnili ali barvili, ki so občutljivi na spremembe pH-vrednosti

Nekatera črnila in barvila so občutljiva na spremembe pH-vrednosti iz kislega v alkalno. To so npr. modro kopirani načrti (Preservation …) in železotaninsko črnilo (Reissland et al., 2006). Med gradivom, ki je bilo pregledano, so bile pogoste publikacije z avtografi, zapisanimi z železotaninskim črnilom, ki niso bile uvrščene med gradivo za razkislinjenje. Pregledanih je bilo približno 17.000 enot gradiva. Od tega je bila izbrana dobra polovica (51,5 %), to je 8.666 enot (oziroma 1.400 kg). Del gradiva so restavratorji pred postopkom razkislinjenja konservirali-restavrirali (npr. popravila na vezavah, knjižnem bloku), uvezali priloge (errate) ter zaradi boljšega učinka razkislinjenja tudi razrezali nerazrezane pole knjižnega bloka.

2.5 Obdelava gradiva pred postopkom razkislinjenja Gradivo so katalogizatorji poiskali v računalniškem katalogu (v bazi COBIB.SI) in mu dodali podatke o signaturi, inventarni številki, provenienci, vezavi ter prilepili nalepko s črtno kodo. Bibliografskih zapisov zaradi pomanjkanja časa niso urejali in dopolnjevali11. Za identifikacijo posameznih enot, izposojo in izpis seznama za izvoz kulturnih spomenikov je izbor podatkov zadostoval. V razkislinjenje je bilo v prvi fazi poslanih 8.666 enot oziroma 1.400 kg.

11

Večina zapisov za izbrane arhivske izvode je bilo prenesenih v lokalno bazo v sistem COBISS s pomočjo konverzije s kataložnih listkov. Pravila katalogizacije so se medtem spremenila, saj je bil šele leta 1974 sprejet ISBD standard za katalogizacijo monografskih publikacij, ki predvideva računalniški način vnosa. Retrospektivni zapisi so bili narejeni po takratnih pravilih katalogizacije in so z današnjega stališča nepopolni ter imajo nemalo napak. Za izdelavo/urejanje enega zapisa potrebuje katalogizator približno pol ure časa. Ker pa so vsi, ki so sodelovali v projektu, opravljali redno tekoče delo, so opravili le najnujnejša opravila. Ostali popravki v zapisih se urejajo naknadno v okviru retrospektivne bibliografije.

73


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

2.6 Pregled stanja gradiva po postopku razkislinjenja Po končanem postopku razkislinjenja so konservatorji-restavratorji vse gradivo (Slika 3) pregledali. Izkazalo se je, da je bilo poškodovanih 6 % gradiva. Poškodbe so bile na gradivu z mehko vezavo s platnicami iz tankega in zelo razgrajenega papirja. Ni dokazano, da so bile poškodbe posledica samega procesa razkislinjenja. Bolj verjetno so bile posledica rokovanja med procesom selekcije, katalogizacije ali pregledovanja gradiva zaradi dotrajanosti materiala. Drugih poškodb, ki so možne pri postopkih masovnega razkislinjenja, kot so zlivanje črnil in barv, poškodbe lepil, zlepljanje listov, madeži, nabrekanje ali gubanje papirja, ni bilo.

Slika 3: Del gradiva NUK, ki je bilo vrnjeno iz postopka razkislinjenja (Foto: Dokumentacija Centra za ohranjanje in varovanje knjižničnega gradiva NUK)

Na papirju razkislinjenih arhivskih izvodov je ostal blag bel praškast nanos, ki je posledica postopka razkislinjenja, saj na površini papirja ostanejo delci magnezijevega oksida, ki služijo kot alkalna zaloga. Alkalna zaloga ščiti papir pred morebitnimi pozneje nastalimi kislimi produkti in se bo s časom porabila ter tako ne bo več prisotna na površini papirja. Ker so bili v postopek razkislinjenja poslani arhivski izvodi publikacij, s katerimi se, razen v izjemnih primerih, ne rokuje, je NUK v tehnični specifikaciji to določil kot sprejemljiv stranski učinek razkislinjenja, ki čez čas ne bo več viden. Vse poškodovano gradivo je bilo konservirano-restavrirano v letu 2014.

2.7 Priprava gradiva za ponovno postavitev v skladišče (po postopku razkislinjenja) Sledil je postopek vračanja gradiva v programu COBISS/Izposoja s pomočjo črtnih kod in popravljanje podatkov v zapisih o omejitvi dostopa12. V vse razkislinjene arhivske izvode so vstavili list z nalepko Bookkeeper, ki vsebuje tudi datum razkislinjenja (Slika 4). Na signaturno nalepko (na knjigi ali na zaščitnem ovoju) so dodali še okroglo modro nalepko, s katero v NUK označujejo razkislinjene izvode (tudi tiste, ki so razkislinjeni v restavratorski delavnici NUK ali pa so bili razkislinjeni v 12

Da so arhivske izvode lahko izposodili, so morali spremeniti status izposoje v “dostopno v čitalnici”. Ko je bilo gradivo vrnjeno, je ponovno dobilo status popolne nedostopnosti.

74


J. Malešič et al.: Masovno razkislinjenje arhivskih izvodov Narodne in univerzitetne knjižnice

projektu PaperTreat). Del gradiva so še dodatno opremili z zaščitnimi mapami in signaturnimi nalepkami ter ga vrnili v skladišče.

Slika 4: Primeri opreme gradiva po postopku razkislinjenja; oznaka Bookkeeper je sicer vstavljena v knjižni blok (Foto: Dokumentacija Centra za ohranjanje in varovanje knjižničnega gradiva NUK)

3

ZAKLJUČEK

V NUK so v letu 2013 pričeli s sistematično dejavnostjo na področju ohranjanja gradiva na kislem papirju. Poleg urejanja ustreznih pogojev hranjenja v skladiščnih prostorih arhivskih izvodov monografskih publikacij, ki poteka že vrsto let, so pričeli gradivo tudi masovno razkislinjevati. Masovno razkislinjenje je eden od možnih postopkov podaljšanja uporabne dobe gradiva na kislem papirju, saj omogoča nevtralizacijo in vnos alkalne zaloge na večji količini gradiva. Gradivo za masovno razkislinjenje so pričeli izbirati med arhivskimi izvodi monografskih publikacij, ki so kot kulturni spomenik namenjeni trajnemu hranjenju za bodoče rodove. Izbrano je bilo gradivo s kislim papirjem ter vezavo in knjižnim blokom v dobrem stanju. Gradivo na papirju, ki je bilo že preveč razgrajeno, da bi ga bilo smiselno ohranjati s postopkom razkislinjenja, je bilo uvrščeno na seznam za digitalizacijo. Odbrano gradivo je bilo po postopku obdelave poslano v podjetje Preservation Technologies B.V., s katerim je NUK podpisal pogodbo. Po končanem postopku razkislinjenja je bilo pregledano stanje gradiva, opravljeni potrebni konservatorsko-restavratorski posegi ter priprava za ponovno postavitev arhivskih izvodov v skladišča. Že v letu 2014 je NUK nadaljeval s selekcijo in pošiljanjem gradiva v postopek razkislinjenja. V skladu z razpoložljivimi sredstvi namerava dejavnosti za podaljšanje uporabne dobe kislega gradiva nadaljevati tudi v prihodnje. Zaradi ugodnih rezultatov in kvalitetne storitve so v letu 2014 poslali 6.064 arhivskih izvodov nizozemskemu podjetju Preservation Technologies B.V.

75


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Pozitivna posledica selekcije gradiva za masovno razkislinjenje je tudi urejanje gradiva v skladiščih. Poleg evidentiranja arhivskih izvodov v sistem COBISS je bilo veliko publikacij konserviranih-restavriranih, očiščenih ter vstavljenih v nove zaščitne ovoje, ki ustrezajo standardom za trajno ohranjanje. VIRI IN LITERATURA 

Baty, J. W., Maitland, C. L., Minter, W., Hubbe, M. A., Jordan-Mowery S. K. (2010). Deacidification for the conservation and preservation of paper-based works: A review. Bio resources, 5 (3), str. 1955-2023.

Jakac - Bizjak, V. (1996). Narodna in univerzitetna knjižnica - 50 let strokovnega dela: dejstva in številke v delovanju NUK-a med letoma 1945-1995. V Petdeset let Narodne in univerzitetne knjižnice (str. 91-112). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica.

Karakta d.o.o. home page. Pridobljeno http://www.karakta.eu/index.html.

Kerec, B. (2012). Digitalizirani knjižnični katalog Univerzitetne knjižnice Maribor – vir podatkov o starejšem knjižničnem gradivu. V N. Gostenčnik (ur.). Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja [Elektronski vir] : arhivistika in informatika : zbornik mednarodne konference, Radenci, 28. – 30. marec 2012, URL: http://www.pokarhmb.si/uploaded/datoteke/Radenci/Radenci2012/49_Kerec_2012.pdf.

Kerec, B.(2013). Depozitarna funkcija Univerzitetne knjižnice Maribor v luči zakonodajnih predpisov. V Gostenčnik, N. (ur.). Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja [Elektronski vir] : arhivi in ustvarjalci gradiva : stanje in perspektive : zbornik http://www.pokarhmednarodne konference, Radenci, 10.-12. april 2013, URL: mb.si/uploaded/datoteke/Radenci/Radenci2013/25_Kerec_2013.pdf.

Kodrič - Dačić, E. (2001). Oblikovanje izhodišč za izgradnjo fondov v javnih (znanstvenih) knjižnicah na Slovenskem. Doktorska disertacija. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo.

Kodrič - Dačić, E. (2003). Razvoj Narodne in univerzitetne knjižnice v letih 1918-1938. Knjižnica, 47 (1-2), str. 85-107. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije in Narodna in univerzitetna knjižnica.

Kodrič - Dačić, E. (2005). Univerzitetna biblioteka v Ljubljani: Narodna in univerzitetna knjižnica v obdobju 1938-1943. Knjižnica, 49 (1-2), str. 151-168. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije in Narodna in univerzitetna knjižnica.

Kodrič - Dačić, E. (2006). Zgodovina NUK: časovni trak. V Slovenska nacionalna knjižnica: ob 60letnici preimenovanja v Narodno in univerzitetno knjižnico (str. 15-39). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica.

Kodrič - Dačić, E. (2014). Dr. Mirko Rupel: znanstvenik, ki je postavil temelje slovenski nacionalni knjižnici. Knjižnica, 58 (1/2) str. 15-30. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije in Narodna in univerzitetna knjižnica.

Kolar, J., Strlič, M., Lojewski, T., Havermans, J., Steemers, T., de Bruin, G., Knight, B., Palm, J., Hanus, J., Perminova, O., Nguyen, T. P., Porck, H. (2008). Papertreat project – preserving our paper-based collections. V J. Kolar in M. Strlič (ur.), Durability of paper and writing 2 : book of abstracts : 2nd International Symposium and Workshops (str. 11-12). Ljubljana: Faculty of Chemistry and Chemical Technology.

Mass deacidification. (b. d.). Library of congress. Pridobljeno 9. 12. 2014 s spletnega mesta: http://www.loc.gov/preservation/about/deacid/index.html.

Mass Deacidification: Saving the Written Word. (b. d.). Library of congress. Pridobljeno 9. 12. 2014 s spletnega mesta: http://www.loc.gov/preservation/scientists/projects/mass_deacid.html.

Pflichtablieferungsverordnung. (2009). Pridobljeno 2. 12. 2014 s spletnega mesta: http://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/BgblAuth/BGBLA_2009_II_271/BGBLA_2009_II_271.pdf.

Poličnik - Čermelj, T., Malešič, J. (2010). Oprema knjižničnega gradiva: na primerih kulturne dediščine NUK. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica.

Pravilnik o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij. (2007). Pridobljeno 24. 11. 2014 s spletnega mesta: http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=PRAV8484.

76

9.

12.

2014

s

spletnega

mesta:


J. Malešič et al.: Masovno razkislinjenje arhivskih izvodov Narodne in univerzitetne knjižnice

Frequently asked questions. (b. d.). Preservation Technologies homepage. Pridobljeno 10. 12. 2014 s spletnega mesta: http://www.ptlp.com/faq.html.

Razpisna dokumentacija masovno razkislinjenje knjig. (2013). Pridobljeno 9. 12. 2014 s spletnega mesta: http://www.nuk.uni-lj.si/dokumenti/2013/razpisi/RD-Razkislinjenje.doc.

Reissland, B., van Gulik, R., de la Chapelle, A. (2006). Non-aqueous prototype treatment agents for ink-corroded papers: Evaluation of undesirable side effects. V J. Kolar in M. Strlič (ur.). Iron gall inks: on manufacture characterisation degradation and stabilisation (str. 215-246). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica.

Safeguarding our documentary heritage. (2010). UNESCO – "Memory of the World" Programme. Pridobljeno 25. 11. 2014 s spletne strani: http://webworld.unesco.org/safeguarding/en/.

Steibuch, M. (1997). Sodelovanje dveh vrst knjižnic z vidika informacijskih potreb uporabnikov in vključenosti v enoten knjižnični informacijski sistem. Knjižnica 41 (1), str. 55 – 68. Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije in Narodna in univerzitetna knjižnica.

T 529 om-04, Surface pH measurement of paper. Tappi (2004).

An evaluation of the bookkeeper mass deacidification process. Technical Evaluation Team Report for the Preservation Directorate. (1994). Pittsburgh: Library of Congress. Pridobljeno 8. 12. 2014 s spletne strani: http://www.loc.gov/preservation/resources/rt/bookkeeper.pdf.

The Deterioration and Preservation of Paper: Some Essential Facts. (b. d.). Pittsburgh: Library of congress. Pridobljeno 25. 11. 2014 s spletne strani: http://www.loc.gov/preservation/care/deterioratebrochure.html.

Uredba Narodne vlade Slovenije o obveznem pošiljanju tiskanih stvari. (1945). Uradni list SNOS in NVS št. 1/2.

Vinter Hansen, B. in Vest, M. (2008). The lifetime of acid paper in the collection of the Royal Library. V J. Kolar in M. Strlič (ur.), Durability of paper and writing 2 : book of abstracts : 2nd International Symposium and Workshops (str. 38-39). Ljubljana: Faculty of Chemistry and Chemical Technology.

Zakon o knjižničarstvu. (2001). Pridobljeno 24. 11. http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO2442.

2014

s

spletnega

mesta:

SUMMARY

Jasna MALEŠIČ*, Tereza POLIČNIK - ČERMELJ**, Irena SEŠEK*** MASS DEACIDIFICATION OF ARCHIVAL COPIES AT THE NATIONAL AND UNIVERSITY LIBRARY Before the mid-19th century, western paper was made from cotton, linen and hemp clothing rags by a process that largely preserved the long fibres of the raw material. In the 19th century, the industrial process, introducing wood pulp as the raw material and alum rosin as sizing agent instead of traditional gelatine sizing, has replaced the traditional method of paper manufacturing. The changes resulted in the reduction of the pH of the paper, leading to a chemical breakdown of cellulose fibres, which resulted in a massive decay of library and archival holdings.

*

Jasna Malešič, Ph. D., senior conservator- restaurateur with a doctoral degree, National and university library, Turjaška 1, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: jasna.malesic@nuk.uni-lj.si.

**

Tereza Poličnik-Čermelj, library specialist, National and university library, Turjaška 1, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: tereza.policnik-cermelj@nuk.uni-lj.si.

***

Irena Sešek, library specialist, National and university library, Turjaška 1, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: irena.sesek@nuk.uni-lj.si.

77


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

The survey of monographs in the National and University Library, performed in 2006 during the 6th Framework Programme EU project PaperTreat, revealed the dramatic condition of the collection. In the collection of approximately 125.000 books, produced between 1850 and 1990, approximately one third of the books were already in a severe state of degradation. The longevity of library materials on acidic paper can be increased by storage at lower temperatures and deacidification of books. The term deacidification denotes the treating of a paper-based object to neutralise its acid content with the objective to prolong the object’s useful life. In order to treat several books/papers at the same time, mass deacidification procedures are usually employed. In 2013, a mass deacidification programme was introduced in the Library. The primary focus was on selection of archival copies of the printed monograph collection of “slovenica”, with the date of publication from the middle of the 19th century onwards. The National and University Library was officially established in 1945 and then a decree was issued that provided the collection of two legal deposit copies delivered by the Slovenian printers. Library users do not use the archival copies in libraries and they have been determined as cultural monuments by the law. The Library acquires the majority of archival copies by a legal deposit, and some through purchase, exchange or donations. In 2013, 8.666 items (1.400 kg of books) were sent for mass deacidification to Preservation Technologies B.V. in the Netherlands. The selection criteria for the books to be treated by mass deacidification were physical condition of the items, pH value of the paper and mechanical strength. Non-destructive analysis using Karakta portable Near Infra-Red Spectrometer was used in order to determine pH and mechanical properties of the paper. On some of the items, pH was measured on the surface of the paper using a standard method (T 529 om-04). The books, which were already in a severe state of degradation, will be preserved in the digitised form. The positive side-effect of the books selection for mass deacidification is recataloguing of old stock, arranging the books according to call number, cleaning the dust from the books, replacement of old envelopes and folders with protective enclosures made of chemically stable materials and conservation treatments of mechanical damages of the books.

78


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Izet ŠABOTIĆ * ZNAČAJ EDUCIRANOSTI ARHIVSKOG KADRA U VANREDNIM OKOLNOSTIMA (ISKUSTVO ARHIVA TUZLANSKOG KANTONA) Izvleček: Pomen izobraženosti arhivskega kadra v izrednih razmerah (izkušnje Arhiva tuzelskega kantona) Uspešno izvajanje arhivske dejavnosti je v veliki meri odvisno od strokovnosti arhivskih kadrov. Varovanje in funkcija arhivskega gradiva, tako tistega v nastajanju kot tistega, ki je v hrambi v arhivih, v veliki meri temeljita na ustrezni usposobljenosti in strokovnosti arhivskega kadra. To je še zlasti pomembno v izrednih okoliščinah. Kot se je izkazalo v Bosni in Hercegovini, tudi na območju pod pristojnostjo Arhiva Tuzelskega kantona, je bila strokovna podkovanost arhivskih delavcev v izrednih razmerah (vojna, poplave, požar) ključna za reševanje arhivskega gradiva. Zato avtor v prispevku opozarja na vlogo, ki sta jo strokovnost in osveščenost arhivskega kadra odigrali pri reševanju arhivskega gradiva v izrednih razmerah, s katerimi se je Tuzelski kanton soočil leta 2014. Po zaslugi naporov Arhiva TK in ustrezne usposobljenosti arhivarjev, ki delajo pri ustvarjalcih, je bila razsežnost katastrofe precej omiljena. Ključne besede: arhivski kadri, arhivarji, izredne razmere, Arhiv Tuzelskega kantona, ustvarjalci arhivskega gradiva

Abstract: The Importance of Educated Archival Personnel in Emergencies (experiences of the Archives of the Tuzla Canton) Successful archival services largely depend on professional archival personnel. Protection and function of archives, both in creation, as well as those stored in the Archives, largely depend on the competence and expertise of archival staff. Qualifications, education and responsibility of archival personnel is essential, especially in emergencies. Experience in this field in Bosnia and Herzegovina, also in the area under the competence of the Archives of the Tuzla Canton, have shown that the professional knowledge of archivists about managing emergencies (war, floods, and fires) was crucial for rescuing archives. Therefore, this paper aims to highlight the importance of expertise and consciousness of archival personnel in rescuing archives in emergency circumstances the Tuzla Canton faced in 2014. Due to the efforts of the Archives of the Tuzla Clanton and its qualified record keepers at creators, the vastness of the catastrophe was limited. Key words: archival personnel, record keepers, emergencies, Archives of the Tuzla Canton, creators

1

UVODNE NAZNAKE

Bosna i Hercegovina nema dugu arhivsku tradiciju i tek nakon Drugog svjetskog rata nastaju prve arhivske ustanove.1 To je imalo uticaja na ukupan razvoj i domete *

Dr. sc. Izet Šabotić, vanr. prof., Filozofski fakultet Univerziteta u Tuzli, Tihomila Markovića br. 1, 75000 Tuzla, Bosna i Hercegovina, kontakt: sabota_tuzla@hotmail.com.

1

Prva arhivska ustanova osnovana u Bosni i Hercegovini bio je Arhiv Bosne i Hercegovine osnovan 12.12.1947. godine. Nakon toga osnivaju se slijedeće ustanove: Arhiv grada Sarajeva (1948), Arhiv Bosanske krajine Banjaluka (1953), Arhiv grada Tuzle (1954), Arhiv Mostar (1954), Arhiv Travnik (1954), te nešto kasnije Arhiv Bihać (1980) i Arhiv Foča (1982).

79


I. Šabotić: Značaj educiranosti arhivskog kadra u vanrednim okolnostima (iskustvo Arhiva Tuzlanskog kantona)

arhivske struke i sačuvanost arhivske građe u Bosni i Hercegovini. Jedan od bitnih uslova uspješnog razvoja arhivske djelatnosti su svakako arhivski kadrovi. Pod arhivskim kadrovima podrazumijeva se stručno osoblje, spremno odgovoriti složenim zahtjevima arhivske struke i djelatnosti. To podrazumijeva provođenje brojnih stručnih, naučnih, tehničko-tehnoloških i organizacionih aktivnosti. Stanje na planu obrazovanja arhivskih kadrova u Bosni i Hercegovini od nastanka arhivske službe, pa sve do danas nije bilo na zadovoljavajućem nivou. Ovo posebno ističemo zbog činjenice da u redovnom sistemu obrazovanja nije bilo školovanja arhivskih kadrova ni na jednom nivou. Stoga su se u arhivskim ustanovama zapošljavali razni profili radnika, sa srednjom stručnom spremom ponajviše ekonomski tehničari i svršeni gimnazijalci, a sa visokom profesori historije, a nešto manje profesori jezika. To je bila otežavajuća okolnost, jer predznanja takvih kadrova o arhivskoj djelatnosti bila su skromna i nisu davala mogućnost adekvatnog uključivanja istih u obavljanju složenih stručnih poslova u arhivima. Stoga su se isti jedno izvjesno vrijeme provodili upoznavajući se sa osnovnim načelima i pravilima arhivske struke, učeći najčešće od starijih i iskusnijih kolega. Naravno, da tako sticana znanja nisu bila potpuna i cjelovita, kako bi se odgovorilo brojnim i složenim procesima u arhivskoj djelanosti. Iz tih razloga, arhivske ustanove u Bosni i Hercegovini bile su prinuđene provoditi razne forme edukacija arhivskog kadra, kako bi se nivo njihovog znanja popravio, te kako bi isti što adekvatnije odgovorili složenim zadacima arhivske struke. Na taj način, značajno se nadomiještao nedostatak obrazovanja arhivskih kadrova u redovnom sistemu školovanja istih. Međutim, poseban problem predstavljala je slaba kadrovska struktura arhivskog kadra (arhivara) u registraturama, tamo gdje i nastaje arhivska građa. To je u značajnoj mjeri usporavalo razvoj arhivske struke u Bosni i Hercegovini. U vremenu do 1995. godine rijetki su bili slučajevi da su na mjestima arhivara radili školovani i osposobljeni kadrovi. Većinom se radilo o kadrovima sa srednjom stručnom spremom, bez nekih posebnih stečenih znanja iz oblasti arhivistike u redovnom sistermu školovanja. Najčešće se radilo o licima sa završenom srednjom ekonomskom školom i gimnazijom, ali nerijetko su se na mjestima arhivara nalazila i lica sa neadekvatnom stručnom spremom (završenom osnovnom školom), te isluženi radnici, bez bilo kakve iskazane volje i mogućnosti da svoje skromno znanje iz arhivske struke poprave. To je imalo negativnog odraza na ukupnu sudbinu arhivske građe u nastajanju. Takvo stanje se u značajnoj mjeri popravilo u vremenu nakon 1995. godine, primjenom raznovrsnih formi edukacija i obrazovanja arhivskog kadra u registraturama. Arhiv TK je edukaciji arhivskih kadrova u registraturama nakon 1995. godine posvetio značajnu pažnju, što je imalo značajnog uticaja na poboljšanje ukupnog stanja zaštite arhivske građe.

2

FORME I OBLICI DOPUNSKOG OBRAZOVANJA ARHIVSKIH KADROVA

Ratne okolnosti u Bosni i Hercegovini (1992-1995) su značajnije uticale na reduciranje arhivskog kadra, kako u arhivima, tako i u registraturama. Najveći broj arhiva ostao je iz raznih razloga bez iskusnih arhivskih kadrova. U tom periodu kadrovska politika nije vođena u smjeru zanavljanja i dodatnog osposobljenja arhivskog kadra, suočenog sa brojnim ratnim uvjetima rada. Početkom ratnih dejstava prekinuti su procesi stručnog educiranja putem polaganja stručnih ispita, održavanja stručnih savjetovanja, okruglih stolova, seminara i slično. Nakon rata, čine se određeni napori da se stanje na tom planu popravi, ali isto u početku nije išlo u zadovoljavajućem smjeru. Jedan broj novopridošlih arhivskih kadrova nije imao adekvatnu stručnu kvalifikaciju, a ni na planu educiranja istih nije se značajnije radilo, jer je prioritetan 80


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

zadatak bio saniranje, odnosno spašavanje ratom ugrožene građe. Upravo ratne posljedice po arhivsku građu zahtijevali su veću profesionalnost i tražile veće znanje arhivskih kadrova. Iz tog razloga, grupa stručnjaka i entuzijasta iz bosanskohercegovačkih arhiva i Društva arhivskih radnika, čini dodatne napore da navedene aktivnosti na tom planu poprave. Prvi važan iskorak bio je održavanje Savjetovanja arhivskih radnika Bosne i Hercegovine. Prvo savjetovanje je održano na Zlaći (Banovići) 1996. godine i bilo je jako važno po ukupnu arhivsku djelatnost Bosne i Hercegovine. Na navedenom savjetovanju, jedna od osnovnih smjernica bila je osposobljavanje arhivskih kadrova, kako bi se što adekvatnije odgovorilo saniranju teških ratnih posljedica u arhivskoj djelatnosti u Bosni i Hercegovini. Ova forma obrazovanja arhivskih kadrova je zaživjela i od tada je imala kontinuitet održavanja,2 što je značajno uticalo na ukupnost educiranja arhivskih kadrova. Navedena savjetovanja su se održavala u organizaciji Arhivističkog udruženja Bosne i Hercegovine uz organizacionu participaciju i učešće najvećeg broja arhiva. Na savjetovanjima arhivskih radnika Bosne i Hercegovine zahvaljujući arhivskim stručnjacima iz zemlje i inozemstva otvarana su aktuelna pitanja arhivske teorije i prakse. Ova vrsta stručnih sadržaja značajno je doprinijela podizanju znanja arhivskih kadrova u arhivima u Bosni i Hercegovini. U poslijeratnom periodu jedan broj arhivskih radnika iz Bosne i Hercegovine značajno se uključivao u edukativne sadržaje organizirane u zemljama okruženja i Evrope,3 što je posebno doprinijelo usvajanju novih znanja i primjeni istih u praksi. Značajan doprinos osposobljavanju arhivskih kadrova i pored brojnih nedostataka imala je organizacija procesa polaganja arhivističkog ispita.4 Sve to je dalo značajne pomake na planu edukacije i uzdizanja znanja arhivskog kadra u Bosni i Hercegovini. No to svakako nije bilo dovoljno kako bi se nadomjestio nedostatak neškolovanja arhivskog kadra u redovnom sistemu obrazovanja i napravili snažniji zaokreti na planu praćenja dinamičkog razvoja i osavremenjavanja arhivske službe Bosne i Hercegovine. Arhiv Tuzlanskog kantona je procesu osposobljavanja arhivskih kadrova, kako onih u Arhivu, tako i u registraturama, nakon rata (1996) kontinuirano poklanjao značajnu pažnju, realizujući čitav spektar obrazovno-edukacionih sadržaja. Svi oni su dali doprinos u podizanju nivoa znanja arhivskog kadra, no neki su ipak bili od posebne važnosti za razvoj arhivske struke na ovom području. Ovdje posebno želimo ukazati na značaj projekta »Arhivska praksa«, u organizaciji Arhiva TK i Društva arhivskih zaposlenika u kontinuitetu počev od 1998., pa sve do danas.5 Projekat je podrazumijevao održavanje stručnih savjetovanja i izdavanje časopisa Arhivska 2

Nakon savjetovanja na Zlaći kod Banovića, na nivou Bosne i Hercegovine održana su savjetovanja u: Jablanici (1998), Bihaću (1999), Olovu (2001), Bihaću (2002), Vogošći (2003), Vlašiću (20049, Laktašima (2005), Vlašić (2007), Modrac (Lukavac 2009), Bihać (2011), Vogošća (2012), Mostar (2014). U međuvremenu održana su i dva kongresa arhivskih radnika Bosne i Hercegovine, Prvi u Sarajevu 2006. i Drugi u Bihaću 2013.

3

Arhivski radnici iz Bosne i Hercegovine značajna znanja iz oblasti arhivistike sticali su na afirmisanim stručnim skupovima, poput: Sodobnih arhiva, Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja (Pokrajinski arhiv Maribor), Atlanti (Inštitut arhivističkih znanosti, Trst/Maribor), Međunarodni svetski kongresi (Beč 2004, Kuala Lumpur 2008.), Jednonedeljni kurs o mikrofilmovanju (Ljubljana 1998), dvomjesečna obuka jednog arhiviste u Zemaljskom arhivu u Gracu, 15-to dnevni seminar o arhivskom zakonodavstvu u San Petersburgu, i dr.

4

Praksa obavezujućeg polaganja arhivističkog (arhivskog) ispita nakon rata prvo je pokrenuta u Arhivu Tuzlanskog kantona (2000), a potom i u Arhivu Federacije Bosne i Hercegovine, Arhivu Republike Srpske, Historijskom arhivu Sarajevo, Arhivu Unsko-sanskog kantona Bihać, te Arhivu srednjo-bosanskog kantona Travnik.

5

Projekat »Arhivska praksa«, počeo je sa realizacijom savjetovanja namijenjenog kako arhivskim radnicima arhiva, tako i arhivarima u registraturama. Do 2014. godine održano je 27 savjetovanja »Arhivska praksa«. Osim savjetovanja projekat sadrži i izdavanje časopisa pod nazivom Arhivska praksa. Zaključno sa 2014. godinom izašlo je 17. brojeva časopisa. U navedenim brojevima časopisa dominiraju saopštenja sa održanih savjetovanja, ali i drugi veoma zanimljivi sadržaji (o značaju časopisa Arhivska praksa vidjeti više u: Izet Šabotić, »15. godina časopisa Arhivska praksa«, Tuzla 2012).

81


I. Šabotić: Značaj educiranosti arhivskog kadra u vanrednim okolnostima (iskustvo Arhiva Tuzlanskog kantona)

praksa. Na savjetovanjima su otvarana najaktuelnija pitanja iz oblasti arhivske teorije i prakse, sa posebnim akcentom na problematiku arhivske građe u nastajanju. Kroz ovaj edukativni sadržaj u proteklih 17 godina prošlo je više od hiljadu arhivskih radnika iz arhiva i registratura, sa zanačajno većim procentom učešća arhivara iz registratura. Realizacija navedenih sadržaja značajno je doprinijela uzdizanju nivoa znanja arhivara u registraturama, osposobljavajući iste za uspješnije bavljenje arhivskim poslom u registraturama. Taj nivo znanja poboljšavao se i čvršćim vezivanjem i permanentnom suradnjom sa Arhivom. To je značajno doprinijelo podizanju znanja, ali i svijesti o značaju arhivske građe, i važnosti posla kojim se bave, što je sve skupa doprinijelo pozitivnim pomacima na planu brige i zaštite arhivske građe u nastajanju. Drugi bitan sadržaj edukativne provenijencije, koji je uticao na poboljšanje nivoa znanja arhivara u registraturama, jeste organizacija polaganja arhivarskog ispita za radnike u registraturama.6 Riječ je o utvrđenoj zakonskoj obavezi koja je u Arhivu TK zaživjela od 2000. godine, koja je podrazumijevala obavezu polaganja arhivarskog ispita za lica zadužena za registraturnu građu u registraturama. Program arhivarskog ispita obuhvatao je važna znanja iz svih oblasti arhivske djelatnosti, poput: kancelarijsko i arhivsko poslovanje, arhivsko zakonodavstvo, zaštite arhivske građe u arhivima i nastajanju, arhivski standardi i normativi, primjena sistema savremene zaštite arhivske građe i dr. Riječ je o sadržajima koji daju neophodna znanja kako bi arhivari mogli na jedan pragmatičan način uspješno obavljati posao arhivske djelatnosti u registraturama. U procesu polaganja arhivarskog ispita, Arhiv TK obavlja pripremu kandidata, vršeći brojne neposredne kontakte kako bi isti bili što bolje involvirani u arhivsku problematiku, kroz upoznavanje sa svim važnim segmentima iz arhivske teorije i prakse, a putem, razgovora, sugestija, smjernica, upoznavanja sa literaturom i dr. U posebnim slučajevima stručni zaposlenici Arhiva TK držali su posebne seminare za kandidate iz registratura.7 Dosada je kroz ovu formu stručnog osposobljavanja na području nadležnosti Arhiva TK, prošlo je nekoliko stotina arhivara iz registratura. To je imalo pozitivne efekte na značajno poboljšanje nivoa znanja arhivara u registraturama, a samim tim i na nivo stanja i uređenosti registraturne građe u registraturama čiji su arhivari prošli proces polaganja arhivarskog ispita. Pored navedenog, Arhiv TK je pristupao i drugim formama educiranja arhivara u registraturama, kao što su: održavanje strukovnih stručnih seminara,8 okruglih stolova,9 uključivanja arhivara u kulturne i druge sadržaje Arhiva,10 te kontinuirana suradnja arhivara sa stručnim zaposlenicima Arhiva11 i dr.

6

Ovaj stručni postupak je zakonska kategorija na području nadležnosti Arhiva Tuzlanskog kantona. Isti je utvrđen Zakonom o arhivskoj djelatnosti TK, »Sl. Novine TK«, br. 15/2000, Pravilnikom o polaganju arhivističkog/arhivarskog ispita i sticanju arhivističkih zvanja (»Sl. Novine TK«, br. 9/2001, 1/2013), te Programom o polaganju arhivističkog ispita. Važno je istaći da je Program sastavni dio Pravilnika i isti je posebno prilagođen za arhivare u ovisnosti od njihove stručne spreme.

7

Takav seminar priređen je u maju 2014. godine za predstavnike obrazovnih ustanova sa područja TK. Seminaru je prisustvovalo 120 arhivara, koji su se pripremali za polaganje arhivarskog ispita.

8

Arhiv TK je u više navrata pristupao organizaciji seminara za predstavnike registratura. Tako je održano više seminara za predstavnike organa uprave (Čelić, Gračanica, Kalesija), predstavnike medijskih kuća (seminar održan 2013.) i dr. O edukaciji arhivskih kadrova na području nadležnosti Arhiva TK, vidjeti više u: Omer Zulić: Uticaj stručnog osposobljavanja arhivara na uređenje arhivskog poslovanja-primjer organa lokalne samouprave na području tuzlanskog kantona, Arhivska praksa, br. 15, Tuzla 2012.

9

Arhiv TK u saradnji sa Društvom arhivskih zaposlenika TK, svake godine održava okrugle stolove sa aktualnim temama iz arhivistike, historije i zaštite kulturno-historijskog naslijeđa.

10

Arhivari iz registratura česti su posjetioci kulturnih sadržaja koje realizira arhiv TK, poput: izložbe, promocije izdanja, razna predavanju upriličena povodom značajnih jubileja i godišnjica i slično.

11

Dugi niz godina u arhivu TK je zastupljena praksa da stručni zaposlenici petkom imaju suradnju sa arhivarima iz registratura. To ima višestruke pozitivne efekte.

82


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Navedene forme obrazovanja arhivskih kadrova u registraturama koje provodi Arhiv TK više godina, zanačajno su doprinijele podizanju nivoa njihovog znanja, koje je našlo primjenu u njihovom pragmatičnom radu, čime je zaštita i sređenost arhivske građe podignuta na značajnijem nivou. Navedena educiranost imala je uticaja na veću odgovornost i ozbiljnost u radu, koja je posebno došla do izražaja u vanrednim okolnostima. 3

ZNAČAJ EDUCIRANOSTI ARHIVSKIH KADROVA U VANREDNIM OKOLNOSTIMA

Vrijeme tranzicijske recesije je veoma snažno zahvatilo Bosnu i Hercegovinu i isto nesmanjenom žestinom traje od kraja 2008. godine pa sve do danas, reflektujući se na sve važnije životne sfere, pa tako i na arhivsku djelatnost. Kulminacija krize dogodila se početkom februra 2014. godine, a iskazana je protestima i demonstracijama socijalno ugroženih radnika likvidiranih preduzeća i preduzeća u stečaju, koji su podržani od strane jednog broja građana, posebno mladih. Rezultati iskazanog nezadovoljstva i protesta bilo je rušenje i paljenje više zgrada u Sarajevu i Tuzli, gdje su demostracije bile i najizraženije. Posebno je veliko oštećenje (paljenje) doživjela zgrada Predsjedništva Bosne i Hercegovine u kojoj je smješten i Arhiv Bosne i Hercegovine, ali i zgrada Vlade Sarajevskog kantona, te u Tuzli su stradale zgrada Vlade Tuzlanskog kanona i zgrada Općine Tuzla. Ovakvo destruktivno djelovanje demostranata imalo je pogubne posljedice po arhivsku građu u Arhivu Bosne i Hercegovine, te po registraturnu građu vladinih tijela i organa u Sarajevu i Tuzli. Takva situacija zatekla je ukupnu kulturnu i naučnu javnost u Bosni i Hercegovini, a posebno arhivske radnike, koji su svojim nesebičnim zalaganjima dugi niz godina činili sve kako bi arhivska građa kao nezamjenljivi pisano svjedočanstvo bilo sačuvanao i stavljeno u funkciji za potrebe društva i države. Svakako, najveće štete i posljedice imalo je stradanje arhivske građe Arhiva Bosne i Hercegovine, gdje je usljed požara stradala izuzetno vrijedna arhivska građa.12 Ono što je evidentno, jeste da je od strane zaposlenika Arhiva Bosne i Hercegovine uslijedila brza reakcija u cilju spašavanja stradale građe. Kolegama Arhiva Bosne i Hercegovine značajnu podršku pružili su posebno kolege Historijskog arhiva Sarajevo, ali i svih drugih bosanskohercegovačkih arhiva. Kolegijalnu podršku kolege iz Arhiva Bosne i Hercegovine dobili su od velikog broja kolega i ustanova iz zemalja okruženja i čitave Evrope. Ono što je posebno važno istaći, jeste da su u ovim teškim trenucima po Arhiv Bosne i Hercegovine, zaposlenici Arhiva pomognuti kolegama drugih arhiva, pokazali prisebnost i stručnost u procesu spašavanja stradale građe iako nije bilo značajnije podrške institucija izvršne i zakonodavne vlasti u zemlji.13 Nadam se da je i arhivskim radnicima ali i vlastima, stradanje arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine jedan veliki pouk, da se takvi slučajevi u buduće ne dogode. Na području nadležnosti Arhiva Tuzlanskog kantona u februarskim demonstracijama usljed paljenja stradale su značajne količine registraturne i arhivske

12

Prema raspoloživim podacima u Arhivu Bosne i Hercegovine stradala je izuzetno vrijedna arhivska građa, koja je bila smještena u arhivskom depou br. 1. Između ostalog, stradali su slijedeći fondovi: Zajedničko ministarstvo finansija Bosne i Hercegovine, Zbirka poklona i otkupa, fond Doma za ljudska prava Bosne i Hercegovine u kojem je stradalo 40.000 dosijea, mikrofilmovi raznih fondova preuzeti iz više arhiva, fond Komisije za ratne zločine iz Drugog svjetskog rata, te fond Više sudske šerijatske škole Sarajevo.

13

Stradala (zapaljena) arhivska građa je danima iznošena, te na prigodno mjesto razvrstavana i na prigodan način vršeno je njeno saniranje.

83


I. Šabotić: Značaj educiranosti arhivskog kadra u vanrednim okolnostima (iskustvo Arhiva Tuzlanskog kantona)

građe organa i tijela Vlade TK i Općine Tuzla.14 Zasigurno da bi posljedice po registraturnu građu bile značajno veće da nije bilo prisebnosti zaposlenika u Vladi TK, a posebno arhivara, koji su, čim su to uslovi dozvolili, zajedno sa snagama vatrogasnih jedinica pristupili spašavanju ugrožene arhivske građe, izlažući se velikim opasnostima. Posebnu odgovornost i profesionalnost pokazali su i radnici Arhiva Tuzlanskog kantona, koji su odmah po saznanju o nemilom događaju stupili u kontakt sa predstavnicima Vlade TK i Općine Tuzla, a potom i obišli navedene objekate,15 s ciljem pružanja neposredne pomoći i podrške u spašavanju oštećene građe. U prvim kontaktima, stručni zaposlenici Arhiva TK su dali konkretne prijedloge arhivarima Vlade TK i Općine Tuzla u procesu izmiještanja, saniranja i liječenja stradale građe. Registraturna građa16 se danima izmiještala u novo obezbijeđenim prostorijama. Arhiv TK je pomogao i pri iznalaženju novog prostora za smještaj ugrožene registraturne građe, ali i saniranju iste, dajući prvo sopstvene sušače zraka neophodne za sanaciju pokvašene registraturne građe,17 ali i na svaki drugi način s ciljem da posljedice stradanja građe budu što minimalnije. Na taj način, stručni radnici Arhiva TK su pokazali profesionalnost kontinuirano pružajući stručnu pomoć, te prateći cjelokupan proces spašavanja i saniranja registraturne građe. Ugrožena registraturna građa vladinih organa i tijela izmještana je na više lokacija,18 što je dodatno otežavalo posao Komisiji koja je obavljala navedene stručne i organizacione poslove. No ono što zalužuje posebnu pažnju i pohvalu, jeste požrtvovanost i iskazana spremnost zaposlenika stručnih službi Vlade, a posebno zaduženih arhivara na spašavanju i saniranju stradale registraturne građe. Zahvaljujući tome, zasigurno su od daljeg propadanja spašene značajne količine arhivske građe. Ono što se da zapaziti jeste da je do izražaja u navedenom procesu upravo došla osposobljenost i educiranost, te odgovornost arhivara, koji su dugi niz godina surađuvali sa Arhivom TK, učestvujući skoro u svim edukacionim sadržajima, koje je Arhiv organizirao: savjetovanja, okrugli stolovi, seminari. Isti su takođe položili stručni arhivarski ispit. Upravo njihovo znanje i iskustvo, te bliska suradnja sa stručnim radnicima Arhiva TK bili su od presudnog značaja da su proces spašavanja i saniranja stradale građe vladinih tijela i organa izvrši veoma uspješno, te posljedice učine minimalnim. Oštećena građa je propisno isušena sa minimalnim oštećenjima, nakon čega se pristupilo sređivanju iste u skladu sa utvrđenom metodologijom i zakonskom procedurom.

14

U neredama zgrada Vlade TK i Općine Tuzla su zapaljene od strane nesavjenih i neodgovornih demonstranata. Tom prilikom posebno velika oštećenja pretrpjela je zgrada Vlade TK, koja je imala tolika oštećenja da organi i tijela Vlade TK nisu više mogli biti smješteni u ovoj zgradi.

15

Menadžment i stručni zaposlenici Arhiva TK izvršili su posjetu stradalim objektima Vlade TK i Općine Tuzla dana 7. 2. 2014. godine i tom prilikom dali konkretne prijedloge i sugestije arhivarima i drugim članovima Komisije Vlde TK i Općine Tuzla koji su radili na spašavanju i saniranju arhivske građe.

16

Radilo se o velikim količinama registraturne građe smještene u zgradi Vlade TK. Naime, centralni arhivski depo Vlade TK nalazio se na prvom spratu, gdje se nalazilo oko 500 metara registraturne građe, te operativna građa više ministarstava koja su bila smještena u ovom objektu. U prizemlju objekta nalazila se Pisarnica Zajedničkih vladinih službi, pa je i operativna registraturna građa u značajnoj mjeri stradala.

17

Od strane stručnih zaposlenika Arhiva TK 10. 2. 2014, izvršen je uvid, te sačinjena Konstatacija stanja, sačuvanosti i oštećenja arhivske građe kantonalnih organa, čija je arhivska građa bila smještena u zapaljenoj zgradi Vlade TK. Tom prilikom je konstatovano »da su arhivski depoi bili smješteni u podrumskom prostoru pomenute zgrade i da se u istim nalazi znatan dio registraturne građe nekoliko ministarstava, koja je manjim dijelom bila natopljena vodom«.

18

Registraturna građa (oko 100 metara dužnih) Ministarstva obrazovanja, nauke, kulture i sporta TK, izmještena je u prostorije OŠ »Mejdan« Tuzla, registraturna građa (oko 100 metara dužnih) Kantonalne uprave za inspekcije TK izmještena je u prostorije JU Bosanski kulturni centar Tuzla, preostali dio registraturne građe izmješten je u prostorije Ministarstva pravosuđa TK.

84


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

. Slika 1: Zapaljena i demolirana zgrada Vlade TK

Nakon završenog procesa, izmiještanja i spašavanja registraturne građe pristupilo se procesu rekonstrukcije u požaru stradale registraturne građe. Taj složeni i zahtjevni posao predvodili su arhivari Vlade TK.19 Arhiv Tuzlanskog kantona dao je jasna i precizna stručna uputstva članovima Komisije,20 kako bi uspješno proveli važan posao rekonstrukcije stradale arhivske građe, a kako bi se značajno umanjile posljedice stradanja iste. Proces rekonstrukcije se pokazao složenim i zahtjevnim u organizacionom, stručnom i tehničko-tehnološkom smislu. Ali je profesionalnim odnosom arhivara i dobrom saradnjom sa Arhivom isti uspješno priveden kraju.21 I ovaj primjer je najbolje pokazao da dobra suradnja registratura i arhiva, na planu edukacije, ali i svaka druga suradnja mogu dati samo dobre i korisne rezultate.

19

Ured za zajedničke poslove Vlade TK, je Arhivu TK uputio dopis br. 02/6-05-007926/14 od 8. 4. 2014. u kojem obavještava Arhiv da je utvrđena količina i vrsta stradale registraturne građe, te da je formirana Komisija za rekonstrukciju iste.

20

Dopis Arhiva TK Uredu za zajedničke poslove Vlade TK, br. 04-462-2/14, od 17. 4. 2014. godine.

21

Prema podacima iz decembra 2014. godine, Komisija za rekonstrukciju stradale građe Ureda za zajedničke poslove Vlade TK je veliki dio navedenog posla već uspješno uradila. Isto je urađeno uz nadzor i dobru suradnju stručnih radnika Arhiva TK.

85


I. Šabotić: Značaj educiranosti arhivskog kadra u vanrednim okolnostima (iskustvo Arhiva Tuzlanskog kantona)

Slika 2: Dio stradale registraturne građe Zajedničkih službi Vlade TK

Dobar primjer suradnje zapažen je i između Arhiva TK i arhivara Općine Tuzla, koji su predvodili stručne i organizacione aktivnosti na planu saniranja posljedica stradale registraturne građe, koja se desila pri paljenju zgrade Općine. Tada je, naime stradala pisarnica općinskih službi, pri čemu je jedan manji dio registraturne građe izgorio, a dio je oštećen. Riječ je o operativnoj registraturnoj građi. Općinska Komisija za spašavanje i izmiještanje stradale registraturne građe, predvođena arhivarima, uz sugestije i smjernice stručnih zaposlenika Arhiva TK, veoma je uspješno završila posao izmiještanja i saniranja navedene registraturne građe. Isto je urađeno stručno i profesionalno, pri čemu je do izražaja došla odgovornost, znanje i iskustvo arhivara. I ovdje treba kazati da se radi o arhivarima koji su više od deset godina uspješno surađivali sa Arhivom TK, učestvujući u svim stručnim i edukacionim sadržajima koje je Arhiv organizirao u navedenom periodu. Arhivari sa položenim arhivarskim ispitom, te vrlo odani suradnici Arhiva. Zasigurno, da se njihova odgovornost, požrtvovanost i profesionalnost, mogu uzeti kao pozitivan primjer odnosa i reakcije arhivara u vanrednim okolnostima. Bosna i Hercegovina je osim »revolucionih nereda« u 2014. godini imala tu nesreću da je u dva navrata zadese velike prirodne nepogode, prvo ogromne kiše, a potom poplave i klizišta. Između ostalog, nepogodama je značajno bio pogođen i prostor Tuzlanskog kantona, skoro sve općine, a posebno općine Lukavac, Gračanica i Doboj Istok. Na području ovih općina, usljed poplava stradale su značajne količine registraturne građe, posebno nizvodno od jezera Modrac.22 U općini Lukavac značajno

22

Usljed opasnosti od pucanja brane na jezeru Modrac došlo je do ispuštanja većih količina vode iz jezera, što je uticalo da veliki prostor na području općina Lukavac, Gračanica i Doboj Istok bude poplavljen, a između ostalog i veliki broj privrednih subjekata na ovom području.

86


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

je stradala registraturna građa u d.o.o. »EM-ONIKS« Lukavac.23 Značajan dio dokumentacije ove registrature je potpuno uništen, jedan dio je znatno oštećen, a jedan imao manje oštećenja. Ono što je dobro na ovom primjeru jeste da su odgovorni ljudi ovog pravnog subjekta i arhivar iskazali određenu odgovornost i poduzeli neophodne mjere kako bi se ublažile posljedice ove strašne poplave. U ovom slučaju do izražaja je došla i dobra suradnja između Arhiva TK i ove registrature, odnosno arhivara koji je zahvaljujući dugogodišnjoj suradnji sa Arhivom izgradio pravilan odnos prema arhivskoj građi, što je došlo do izražaja i u vrijeme navedenih prirodnih nepogoda. Na području općine Gračanica stradalo je više privrednih subjekata u »industrijskoj zoni«. No svakako pozitivan primjer zabilježen je u vrijednom privrednom subjektu, sa dugogodišnjom tradicijom d.o.o. »Jadrina« Gračanica, gdje je poplavni vodeni val od nekoliko metara visine poplavio objekte, pa između ostalog i prostorije gdje je bila smještena registraturna građa istog. Zahvaljujući prisebnosti arhivara značajno su ublažene posljedice poplava. Treba istaći da se u navedenom privrednom subjektu značajna pažnja dugi niz godina poklanjala suradnji sa Arhivom TK, a posebno je ta suradnja vidljiva na planu edukacije arhivskog kadra. Međutim, na ovom području imamo i negativnih primjera iskazanih kroz loš odnos stvaraoca prema sopstvenoj registraturnoj građi, što je između ostalog doprinijelo njenom stradanju u vrijeme poplava.

Slika 3: Poplavljena registraturna građa jedne od registratura u Doboju

U općini Doboj Istok, majske i avgustovske poplave su uzele svoj danak, nanoseći velike štete privrednim i drugim subjektima, pri čemu nije zaobiđeno ni stradanje registraturne građa mnogih stvaralaca i imalaca. Na terenu je iskazan različit odnos stvaralaca i imalaca prema stradaloj i ugroženoj građi. Što zanači da je bilo i pozitivnih i negativnih primjera. Neki pravni subjekti, poput d.o.o. BINGO TC Doboj Istok,24 te

23

Prema Konstataciji stručnog lica arhiva TK, sačinjenoj dana 20. 5. 2014. godine, utvrđeno je da je usljed vodenog talasa višeg od dva metra u potpunosti poplavljeni objekti ovog privrednog društva, a sa tim i njegova registraturna građa.

24

Konstatacija stanja i oštećenja registraturne građe kod BINGO d.o.o. Tuzla –TC Doboj, sačinjena od strane stručnog radnika Arhiva TK, dana 25. 6. 2014.

87


I. Šabotić: Značaj educiranosti arhivskog kadra u vanrednim okolnostima (iskustvo Arhiva Tuzlanskog kantona)

Parner- mikrokreditna organizacija Tuzla-Organizaciono odjeljenje Doboj Istok,25 blagovremeno su poduzeli neophodne mjere na spašavanju i saniranju stradale registraturne građe, te uspostavili neposrednu vezu sa stručnim radnicima Arhiva TK. To je dalo značajne rezultate na saniranju posljedica izazvanih poplavama. Analizom da se utvrditi da arhivari navedenih stvaraoca dugi niz godina imaju dobru suradnju sa Arhivom TK, i uzimaju učešća u edukacionim sadržajima Arhiva, što je svakako imalo uticaja na podizanje njihovog nivoa znanja, a što je došlo do izražaja u procesu spašavanja i saniranja njihove registraturne građe u vanrednim prilikama.

Slika 4 :Primjer dobre suradnje Arhiva TK i registrature d.o.o. „BINGO“ Tuzla, rezultat je dobro uređene registraturne građe

Navedeni primjeri su nedvojbeno još jednom pokazali da stručnost i osposobljenost arhivskog kadra ima krucijalnog uticaja na uspješno obavljanje arhivske djelatnosti i sudbinu arhivske građe. To posebno dolazi do izražaja u vanrednim prilikama, gdje su stručnost i odgovornost arhivara bili presudni u procesu spašavanja stradale i ugrožene građe, što se pokazalo i na primjeru navedenih registratura. 4

UMJESTO ZAKLJUČKA

Jedan od bitnih faktora uspješnog obavljanja arhivske djelatnosti i zaštite arhivske građe je osposobljenost arhivskih kadrova, kako u arhivima, tako i u registraturama. Stručnost i osposobljenost arhivskog kadra dolazi do izražaja u mirnodobskim uslovima, a posebno u vanrednim okolnostima. U Bosni i Hercegovini pitanju arhivskih kadrova nije se poklanjala značajna pažnja. U redovnom sistemu školovanja arhivski kadar se nije obrazovao niti na jednom obrazovnom nivou, stoga su arhivi bili prinuđeni taj nedostatak nadomjestati kroz educiranje arhivskih kadrova putem raznih edukacionih sadržaja. U Arhivu TK, ovom segmentu se značajna pažnja poklanjala posebno od kraja 90ih godina XX stoljeća, realizujući pri tome različite sadržaje na međunarodnom i 25

Dopis-Informacija »Partner-mikrokreditna organizacija«-Tuzla- Odjeljenje Doboj Istok, br. 06-202—1/14, od 2. 7. 2014. godine u kojoj se traže instrukcije od strane Arhiva TK na saniranju poplavljene registraturne građe.

88


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

nacionalnom nivou. Posebnu pažnju Arhiv TK poklonio je edukaciji arhivskih kadrova u registraturama, s ciljem podizanja nivoa znanja i odgovornosti prema arhivskoj građi i poslu kojeg obavljaju arhivari u registraturama. Poseban doprinos na tom planu dali su sadržaji »Arhivska praksa« i zakonom utvrđena obaveza polaganja arhivarskog ispita za zadužena lica u registraturama. Realizacijom navedenih, ali i brojnih drugih sadržaja, došlo se do značajnih rezultata na planu podizanja znanja iz arhivske struke i svijesti o značaju arhivske građe. Stoga je evidentan pomak u oblasti zaštite registraturne građe u nastajanju na području nadležnosti Arhiva Tuzlanskog kantona u navedenom periodu. Nivo osposobljenosti arhivskog kadra u registraturama posebno je došao do izražaja u vanrednim prilikama koje su zadesile Bosnu i Hercegovinu i Tuzlanski kanton u 2014. godini. Usljed demostracija i iskazanog bunta, došlo je do paljenja objekata institucija izvršene i zakonodavne vlasti, pri čemu je značajno ugrožena i registraturna građa istih. Osim toga, usljed nezapamćenih poplava, značajno je ugrožena registraturna građa velikog broja stvaralaca i imalaca registraturne građe na području nadležnosti Arhiva TK. Prisebnost, stručnost i odgovornost arhivskog kadra je u vanrednim okolnostima došla do izražaja i bila presudna u procesu spašavanja ugrožene registraturne građe. Njihovo znanje, iskustvo i organiziranost, te suradnja sa Arhivom TK su značajno uticale da se posljedice vanrednih prilika značajno ublaže. Stoga se s pravom može kazati i zaključiti da je educiranost i osposobljenost arhivskog kadra jedna od najvažnijih faktora obavljanja arhivske djelatnosti, kako u miru, tako i u vanrednim okolnostima. LITERATURA 

Ivanović, J. (2010): Priručnik iz arhivistike, I dio. Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Kožar, A. (2005): Arhivistika u teoriji i praksi, knjiga 2. Tuzla: Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona.

Kožar, A. (2011): Arhivistika u teoriji i praksi, knjiga 3. Tuzla: Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona.

Kožar, A. (2014): Doprinos projekta „Arhivska praksa“ educiranosti arhivista u Bosni i Hercegovini i okruženju. Atlanti, br. 24, str. 175-184. Trst/Maribor: Mednarodni inštitut arhivskih znanosti.

Pravilnik o arhivskim-arhivarskim zvanjima, uvjetima i načinu sticanja osnovnih i viših stručnih zvanja u arhivskoj djelatnosti. (2001 i 2013). Službene novine Tuzlanskog kantona, broj 9/2001 i 4/2013.

Program za polaganje stručnog arhivističkog-arhivarskog ispita, br. 10/1-48-4493/2013.

Šabotić, I. (2012): Časopis Arhivska praksa (1998.-2012.) - doprinos razvoju arhivske djelatnosti u Bosni i Hercegovini. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona : Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona.

Šabotić, I. (2005): Oblici i forme obrazovanja arhivara u registraturama. U: S. Tovšak (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 4. zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih 6.–8. april 2005 (str. 233–239). Maribor: Pokrajinski arhiv.

Šabotić, I. (2012): Projekat „Arhivska praksa“ u funkciji edukacije arhivskih kadrova. Arhivska praksa, br. 15, str. 101-118. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona.

Šabotić, I. (2012): Stručni rezultati i dometi Arhiva Tuzlanskog kantona. Arhivski zapisi, br. 1, str. 177-187. Požarevac: Istorijski arhiv Požarevac.

Zakon o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovini. (2001). Službeni glasnik Bosne i Hercegovine, broj 16.

Zakon o arhivskoj djelatnosti tuzlanskog kantona (2000 i 2011). Službene novine Tuzlanskog kantona, broj 15/2000 i broj 13/2011.

89


I. Šabotić: Značaj educiranosti arhivskog kadra u vanrednim okolnostima (iskustvo Arhiva Tuzlanskog kantona)

Zulić, O. (2012): Uticaj stručnog osposobljavanja arhivara na uređenost arhivskog poslovanjaprimjer lokalne samouprave na području Tuzlanskog kantona. Arhivska praksa, br. 15, str. 39-48. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona.

SUMMARY

Izet ŠABOTIĆ * THE IMPORTANCE OF EDUCATED ARCHIVAL PERSONNEL IN EMERGENCIES (EXPERIENCES OF THE ARCHIVES OF THE TUZLA CANTON) One of the most important factors for successfully performing archival activities and the protection of archives is qualified archival personnel, both in the archival institutions as in registry offices. Skill and ability of archival personnel comes to the fore in peacetime conditions, especially in emergency situations. In Bosnia and Herzegovina archival personnel has not been given significant attention. In the regular education system where the archival knowledge is not present on any educational level, therefore the archival knowledge were forced to fill through education archival staff through a variety of educational content. Archives of the Tuzla Canton began paying more attention to this segment especially since the end of the 90s of XX century, executing a range of different activities at the international and national level. Special attention was given to the education of archival personnel in agencies, with the aim of raising awareness and responsibility to the archives and work they perform at registry offices. A special contribution to the plan was given by the project »Archival practice« and the law stipulates the obligation of passing an archival exam for responsible employees at registry offices. Accomplishment of the above, and many other contents, there are significant results in terms of raising the knowledge of the archival profession and awareness of the importance of archives. A shift in the field of records in emerging within the jurisdiction of the Archives of Tuzla Canton in the mentioned period is therefore evident. The level of training of archival staff at registries was especially important in emergency situations which occurred in Bosnia and Herzegovina and in the Tuzla Canton in 2014. During demonstrations and expressed rebellion, there was fire in government buildings and the records of the state were in serious danger. Additional threat to records presented floods in the area of the Archives of the Tuzla Canton. Professional and responsible actions of archival personnel in emergencies were responsible for an efficient process of saving endangered records. Their knowledge, experience and organization, including their cooperation with the Archives, are reasons the consequences were not more severe. Therefore, it can be affirmed that education of archival personnel is one of the most important factors of the archival activity in ordinary and especially in emergency situations.

*

Izet Šabotić, Ph. D., associate professor, Faculty of Arts, University of Tuzla, Tihomila Markovića 1, 75000 Tuzla, Bosnia and Herzegovina, contact: sabota_tuzla@hotmail.com.

90


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Sejdalija GUŠIĆ*, Milena GAŠIĆ** MOGU LI SE JOŠ SPASITI? KONZERVACIJA I RESTAURACIJA PISANOG BLAGA U BOSNI I HERCEGOVINI Izvleček: Ali jih je še možno rešiti? Konzerviranje in restavriranje pisne dediščine v Bosni in Hercegovini V prispevku je prikazano trenutno stanje v arhivistiki in arhivski službi v Bosni in Hercegovini na področju varstva arhivskega gradiva, v nadaljevanju pa so predstavljene smernice nadaljnjega delovanja na področju konzerviranja in restavriranja, sprejete na podlagi brošure Štajerskega deželnega arhiva v Gradcu, ki je prevedena v bosanščino, izdala sta jo leta 2006 Zgodovinski arhiv Sarajevo in Arhiv Tuzelskega kantona. V času, ko se v svetu spričo pospešenega tehničnega in tehnološkega razvoja standardi na področju varstva arhivskega gradiva nenehno dopolnjujejo in izboljšujejo, je v BiH ta dejavnost šele v povojih. Ključne besede: arhiv, depo, varstvo arhivskega gradiva, konzerviranje in restavriranje pisnih dokumentov

Abstract: Can they still be Saved? Conservation and Restoration of Written Heritage in Bosnia and Herzegovina The paper presents the actual state of archival services in Bosnia and Herzegovina, regarding the protection of archives, as well as the guidelines regarding further works on conservation and restoration based on a brochure, issued by the Styrian Provincial Archives and later translated into Bosnian. It was published by the Historical Archives Sarajevo in the Archives of the Tuzla Canton in 2006. In times, when, due to the fast development of techniques and technologies, worldwide standards for protection of archives are constantly being upgraded and developed, the activity of creating and establishing standards in Bosnia and Hercegovina is still in its infancy. Key words: archives, depot, protection of archival materials, conservation and restoration of written materials

1

UVOD

Organizovana arhivska djelatnost u Bosni i Hercegovini, pa time i poslovi na zaštiti, konzervaciji i restauraciji arhivske građe i pisanog blaga počinje osnivanjem Arhiva Bosne i Hercegovine sredinom prošlog stoljeća (Uredba, 1947). Dugo su bosansko-hercegovački arhivisti učili zanat i istovremeno prikupljali arhivsku građu. Arhivska građa prikupljana je na razne načine, a sve u cilju da vrijedna arhivska građa dođe u arhiv »da ne propadne«. Država i vlast su, mada skromno, pružali podršku Arhivima. Omogućili su da, u periodu do kraja prošlog stoljeća, postoje i fondovi za

*

Mag. Sejdalija Gušić, arhivski savjetnik, v. d. direktor, Historijski arhiv Sarajevo, Alipašina 19, 71000 Sarajevo, Bosna i Hercegovina, kontakt: sejo@arhivsa.ba.

**

Milena Gašić, arhivski tehničar II vrste, Historijski arhiv Sarajevo, Alipašina 19, 71000 Sarajevo, Bosna i Hercegovina, kontakt: milenagasic@yahoo.com.

91


S. Gušić, M. Gašić: Mogu li se još spasiti? Konzervacija i restauracija pisanog blaga u Bosni i Hercegovini

otkup arhivalija, te je solidan broj vrijednih fondova i dokumenata i na taj način ušao u depoe. Danas u Bosni i Hercegovini, na osnovu njene složene i komplikovane državnoadministrativne strukture, egzistira 11 javnih Arhiva - Arhiv BiH; Arhiv Republike Srpske, Arhiv Distrikta Brčko, a u Federaciji BIH djeluju Arhiv Federacije BIH, koji ima stvarnu nadležnost nad institucijama Federacije BiH i sedam kantonalnih Arhiva, koji teritorijalno pokrivaju područje svojih kantona ali postoje i teritorije koje nisu pokrivene arhivskom mrežom, odnosno arhivskom službom. U današnje vrijeme država i vlast ne brinu o Arhivima osim kad političke stranke treba da zbrinu svoje kadrove, ali ne da bi poboljšali status Arhiva nego da riješe probleme svojih stranačkih kolega »zaslužnih« za dobijanje izbora ili neke druge stranačke aktivnosti. 2

DEPO PROSTORI

Na primjeru Historijskog arhiva Sarajevo se može vidjeti odnos vlasti prema Arhivu i neizvršavanje obaveza Vlade Federacije BIH prema arhivskoj građi: Komisija za očuvanje nacionalnih spomenika BiH je sa Odlukom (Pokretno dobro, 2009) proglasila 228 fondova i zbirki Historijskog arhiva Sarajevo, pokretnim dobrom nacionalnim spomenikom BiH. Vlada Federacije BiH je tom Odlukom obavezana, naročito stavovima II i III, da osigura odgovarajuće fizičke, tehničke i finansijske uvjete za čuvanje nacionalnog spomenika. Iz tog razloga donosimo i citiramo dio teksta Odluke (2009) koji se odnosi na ovu problematiku: Stav II »... Vlada Federacije Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Vlada Federacije) dužna je da osigura pravne, naučne, tehničke, administrativne i finansijske mjere za zaštitu, konzervaciju, restauraciju i prezentaciju nacionalnog spomenika. Komisija za očuvanje nacionalnih spomenika (u daljnjem tekstu: Komisija) će utvrditi tehničke uvjete i osigurati finansijska sredstva za izradu i postavljanje informacione table sa osnovnim podacima o spomeniku i odluci o proglašenju dobra nacionalnim spomenikom...« (Odluka, 2009). Stav III »... S ciljem trajne zaštite nacionalnog spomenika, Vlada Federacije osigurat će odgovarajuće fizičke i tehničke uvjete za čuvanje nacionalnog spomenika, što podrazumijeva: 

adaptaciju zgrade depoa u ulici Čadordžina 90 u skladu s međunarodnim arhivskim standardima;

nabavku arhivske opreme u skladu s međunarodnim arhivskim standardima (arhivski ormari, arhivske stalaže, kolica za premještanje arhivske građe i dr.);

osiguravanje odgovarajućih uvjeta za čuvanje arhivske građe kako bi se spriječilo dalje oštećenje, odnosno osiguravanje uvjeta i sredstva za konzervatorsko-restauratorske radove na arhivskoj i bibliotečkoj građi;

osnivanje i opremanje laboratorija za konzervaciju i restauraciju arhivske i bibliotečke građe; 92


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

osnivanje i opremanje tzv. trezor sobe za pohranjivanje najreprezentativnije arhivske i bibliotečke građe;

digitalizacija i mikrofilmovanje arhivske i bibliotečke građe;

hibridno arhiviranje;

izradu sistema klimatizacije koji će osigurati optimalnu količinu vlažnosti (50 do 60%) i temperature zraka (16° do 22°C) u prostorijama u kojima se čuva arhivska i bibliotečka građa;

izradu videonadzora i sistema protupožarne zaštite;

izradu plana za trajni smještaj arhivskih fondova i zbirki... « (Odluka, 2009)

Adaptacija zgrade i nabavka savremene opreme (depoa u ulici Čadordžina 90) uglavnom je finansirana iz vlastitih sredstava, a Vlada Federacije BiH do sada je, od svega navedenog dala sredstva za zaštitu samo jednog fonda: za digitalizaciju i mikrofilmovanje ličnog fonda: dr. Safvet Beg Bašagić1, Sign: 8.5 BS-279. O osposobljavanju stručnog kadra za rad na restauraciji i konzervaciji arhivske građe ne razmišlja se u resornim ministarstvima na svim nivoima vlasti, jer ni u srednjim školama a ni na fakultetima nema smjerova ni odsjeka koji bi osposobljavali ovaj profil stručnog kadra. Niti jedan arhiv u Bosni i Hercegivunu nema adekvatan depo prostor po kapacitetu i uslovima za čuvanje arhivske građe. Adekvatan smještaj i čuvanje arhivske građe u depou je, svakako, jedan od najznačajnijih načina zaštite građe od bioloških uticaja, klimatskih promjena, fizičkog propadanja, oštećenja, spoljnje svetlosti i drugih uticaja. Svijetla tačka, kada je depo prostor u pitanju, jeste Historijski arhiv Sarajevo koji je jedan od svojih depoa (Čadordžina br 90, tzv.Vrbanjuša), a u cilju što bolje zaštite i čuvanja arhivske građe, adaptacijom i rekonstrukcijom približio standardima za dobre smještajne uslove. Historijski arhiv Sarajevo posjeduje 658 arhivskih fondova i zbirki. Najveći broj tih fondova, tačnije 287 fondova je pohranjeno u depo prostoru »Vrbanjuša«. Zgrada u kojoj se nalazi depo prostor »Vrbanjuša« je izgrađena 1912. godine i potpuno je bila neadekvatna za depo prostor. Zgrada ima ukupno 1640 metara kvadratnih korisnog prostora. Samu zgradu Arhiv je dobio na korištenje 1990. godine, a od 2005. godine traje njena rekonstrukcija i adaptacija da bi se mogla koristiti kao depo prostor. Do danas je potpuno rekonstruisana i adaptirana 21. prostorija depoa (Nezirović, 2014, str. 195). Uporedo sa rekonstrukcijom i adaptacijom išlo se i u nabavku i opremanje prostorija modernom arhivskom opremom. Tako je od 21 prostorije 8 prostorija opremljeno pokretnim arhivskim regalima tj. onoliko prostorija koliko je dozvoljavalo samo stanje zgrade. Na ovaj način se dobilo 8284 dužinska metra za smještaj građe. Arhiv Republike Srpske u Banja Luci je, zahvaljujući donaciji Japanske vlade, dobio laboratoriju za konzervaciju i restauraciju arhivske građe. Međutim, rad na restauraciji i konzervaciji arhivske građe, iako imaju jednog edukovanog uposlenika za tu oblast, ne odvija se onim tempom koji bi zadovoljio i njihove osnovne potrebe, a da

1

Safvet-beg Bašagić je rođen 1870. godine i jedna je od najmarkantnijih ličnosti moderne bosanske i bošnjačke književnosti i začetnik bošnjačkog nacionalnog preporoda početkom 20. stoljeća. Osnivač je mnogih listova, časopisa i nacionalnih društava. Poznat je kao istaknuti pjesnik, prevodilac, historičar i političar. Dio njegove zaostavštine (rukopisne knjige) se nalazi u Nacionalnoj biblioteci u Bratislavi – Slovačka.

93


S. Gušić, M. Gašić: Mogu li se još spasiti? Konzervacija i restauracija pisanog blaga u Bosni i Hercegovini

ne govorimo o eventualnom korištenju te laboratorije i za potrebe drugih arhiva u Bosni i Hercegovini. Arhiv Bosne i Hercegovine je isto tako zahvaljujući donaciji Japanske vlade 2005. godine dobio savremenu opremu za mikrofilmovanje i digitalizaciju arhivske i bibliotečke građe. Sa Muzejom Holokausta iz Vašingtona je urađen projekat mikrofilmovanja fondova i zbirki koji sadrže činjenice o Holokaustu u koji su pored Arhiva BiH bili uključeni i Historijski arhiv Sarajevo i Historijski muzej Bosne i Hercegovine. Iako je i ovo jedan od vidova zaštite arhivske građe, Arhiv nema edukovan i osposobljen kadar za ovu vrstu poslova. Uz mikrofilmovanje nije rađena i digitalizacija arhivske građe jer Arhiv Bosne i Hercegovine nema ni odgovarajućeg softverskog rješenja za obradu digitalizirane građe. 3

BROŠURA MOGU LI SE JOŠ SPASITI?

U želji da BiH arhiviste bolje upozna sa zaštitom arhivske građe, makar teoretski, Historijski arhiv Sarajevo i Arhiv Tuzlanskog kantona su 2006. godine, u saradnji sa Pokrajinskim arhivom Štajerske iz Graca – Republika Austrija, organizovali izložbu i preveli i publikovali brošuru2 pod nazivom »Mogu li se još spasiti? Konzervacija i restauracija pisanog blaga«. Ova brošura može poslužiti kao stručna literatura ne samo arhivistima, već i kustosima, bibliotekarima i svim drugim zainteresovanim, kao osnova za edukaciju na području zaštite pisanog blaga.

Slika 1: Brošura Pokrajinskog arhiva Štajerske iz Graca »Sind sie noch zu retten? Konservierung und Restaurierung von Schriftgut« - »Mogu li se još spasiti? Konzervacija i restauracija pisanog blaga«; prevedena i štampana u Sarajevu, 2006. godine

2

Radi se o brošuri Pokrajinskog arhiva Štajerske iz Graca »Sind sie noch zu retten? Konservierung und Restaurirung von Schriftgut«.

94


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Tekstovi objavljeni u ovoj brošuri korisni su za edukaciju na području zaštite pisanog blaga ali i za edukaciju arhivista sa higijensko – zdravstvenim aspektima rada sa arhivskom građom3. U današnje vrijeme mnogo pažnje se posvećuje digitalizaciji arhivskih dokumenata ali to je samo jedan vid zaštite dokumenata. Digitalizacijom se štiti original najviše od propadanja radi višestrukog korištenja/upotrebe, a i jednostavnije i dostupnije je koristiti se snimkom. Međutim, daleko bitniji vid zaštite je zaštita samog originala, zbog propadanja od starosti, oboljenja pergamenata i papira koji se čuvaju u neadekvatnim uslovima, kao i od neadekvatne zaštite u prošlosti. U Bosni i Hercegovini još uvijek se veoma rijetko koristi bezkiselinski karton i papir za ulaganje ulaganje dokumenata i smještaj arhivske građe.

Slika 2: Oštećeni dokument (Emer-nama Gazi Husrev-bega iz 1532. godine; Sign: OZ; ZAT -228 ) koji je svojevremeno sastavljan selotejpom jer je bio pocijepan, dodatno je oštećen

3

Zanimivi su radovi Ingrid Hödl: Higijenski paket mjera Pokrajinskog arhiva Štajerske u 10 tačaka na stranici 27 i Marianne Wasermann-Neubold: Gljivice/plijesni – zdravstveni aspekti sa (radno) medicinskog gledišta na stranici 35.

95


S. Gušić, M. Gašić: Mogu li se još spasiti? Konzervacija i restauracija pisanog blaga u Bosni i Hercegovini

4

ZAKLJUČAK

Zaštita arhivske građe u Bosni i Hercegovini je veoma loša jer o osposobljavanju stručnog kadra niko ne razmišlja a ni jedan arhiv nema adekvatan depo prostor. U Bosni i Hercegovini arhivisti se uglavnom samo teoretski upoznavaju sa zaštitom arhivske građe. 

O osposobljavanju stručnog kadra niko ne razmišlja, jer ni u srednjim školama a ni na fakultetima nema smjerova koji bi osposobljavali stručni kadar za rad sa pisanim blagom u Arhivima.

Niti jedan arhiv u BiH nema adekvatan depo prostor u smislu kapaciteta i uslova za čuvanje arhivske građe. Adekvatan smještaj i čuvanje arhivske građe u depou je jedan od najznačajnijih načina zaštite građe od bioloških uticaja, klimatskih izmjena, fizičkog propadanja, oštećenja, spoljnje svjetlosti i drugih uticaja.

Historijski arhiv Sarajevo i Arhiv Tuzlanskog kantona su preveli i objavili brošuru “Mogu li se još spasiti? Konzervacija i restauracija pisanog blaga“. Ova brošura može poslužiti kao stručna literatura ne samo arhivistima, već i kustosima, bibliotekarima i svim drugim zainteresovanim, kao osnova za edukaciju na području zaštite pisanog blaga.

Samo jedan Arhiv, Arhiv Republike Srpske ima laboratoriju za konzervaciju i restauraciju arhivske građe.

Arhiv Bosne i Hercegovine ima djelimično opremu za mikrofilmovanje i digitalizaciju građe ali nema obučen kadar, a nema ni odgovarajućeg softvera za obradu takve građe.

Nabavka odgovarajućih laboratorija za liječenje oštećene arhivske građe i konzervaciju je jedan od najtežih finansijskih izazova za Arhive u Bosni i Hercegovini. Dodatni problem i izazov je obuka stručnog kadra koji bi radio na tim poslovima. U vremenu kada se u svijetu, zbog ubrzanog razvoja tehnike i tehnologije, standardi na zaštiti arhivske građe stalno unapređuju u Bosni i Hercegovini je posao kreiranja i donošenja standarda tek u povoju. U Bosni i Hercegovini čuda postoje, jer evo pokazalo se da arhivska građa i nije »mnogo« uništena mada su ratna razaranja, poplave a i požar protutnjali ovim prostorom. Samo je zahvaljujući čudu i entuzijazmu arhivista opstala. I mi arhivisti u Bosni i Hercegovini bi mogli, kao Amerikanci, usvojiti nacionalni/arhivski motto »U Boga se uzdamo/vjerujemo.«4

4

US Kongres je 30. 07. 1956.godine usvojio »In God We Trust« kao nacionalni motto.

96


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

VIRI I LITERATURA 

Uredba o Državnom arhivu Narodne Republike Bosne i Hercegovine. (1947). Službeni list NRBiH, br. 55.

Pokretno dobro – Fondovi i zbirke Historijskog arhiva Sarajevo proglašava se nacionalnim spomenikom Bosne i Hercegovine, Odluka Komisije za očuvanje nacionalnih spomenika BiH broj 02-2-40/09-38. (2009). Službeni glasnik BiH, broj 1/10.

Nezirović, A. (2014). Depo prostor »Vrbanjuša«, adaptacija i stavljanje u funkciju. Arhivska praksa, br.17, str. 195. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona.

SUMMARY

Sejdalija GUŠIĆ*, Milena GAŠIĆ** CAN THEY STILL BE SAVED? CONSERVATION AND RESTORATION OF WRITTEN HERITAGE IN BOSNIA AND HERZEGOVINA Protection of archives in Bosnia and Herzegovina is on a very low level, as nobody takes into consideration the education of professional personnel, and not a single archives in Bosnia and Hercegovina has an adequate depot space. In Bosnia and Herzegovina, archival workers mostly have only theoretical knowledge on the protection of archives. 

Nobody even takes into consideration the education of professional personnel, as neither high schools, nor faculties have any programs that would produce professionals able to work with the written heritage at the archives.

Not a single archives in Bosnia and Hercegovina has an adequate – in regards to capacity and conditions – depot space to preserve archives. Adequate storing and preservation of archives is one of the most important ways to protect them against biological factors, climate changes, physical deterioration, damages, outside light and other factors.

Historical Archives Sarajevo and the Archives of the Tuzla Canton have translated and published a brochure entitled “Can they still be saved? Conservation and restoration of written heritage”. This brochure can serve as primary literature regarding the protection of written heritage not only to archivists, but also to curators, librarians, and everyone else who is interested.

Only one Archives – the Archives of the Republic of Srpska – has a laboratory for conservation and restoration of archives.

National Archives of Bosnia and Herzegovina has some equipment for microfilming and digitization, but they do not have any trained personnel, nor do they have any adequate software to process such materials.

*

Sejdalija Gušić, M. Phil., archival councillor, Historical Archives Sarajevo, Alipašina 19, 71000 Sarajevo, Bosnia and Herzegovina, contact: sejo@arhivsa.ba.

**

Milena Gašić, archival technician, Historical Archives Sarajevo, Alipašina 19, 71000 Sarajevo, Bosnia and Herzegovina, contact: milenagasic@yahoo.com.

97


S. Gušić, M. Gašić: Mogu li se još spasiti? Konzervacija i restauracija pisanog blaga u Bosni i Hercegovini

Procurement of adequate laboratories for conservation and reparation of the damaged archives is one of the greatest financial challenges for the archives in Bosnia and Hercegovina. Education of professional personnel, who would work in that field, is the additional problem and challenge. In times, when, due to the fast development of techniques and technologies, worldwide standards for protection of archives are constantly being upgraded and developed, the activity of creating and establishing standards in Bosnia and Hercegovina is still in its infancy. However, miracles do happen in Bosnia and Herzegovina, as it somehow turned out that archives have not been destroyed »much«, even though wars, floods and conflagrations had raged throughout this area. Only due to these miracles, and the enthusiasm of archival professionals, the archives have survived. We, the archivists in Bosnia and Hercegovina, could, just like the Americans, adopt »In God we trust« as a national/archival motto.

98


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Siniša DOMAZET ARHIV BOSNE I HERCEGOVINE - ZAŠTITA GRAĐE U DOBA RECESIJE Izvleček: Arhiv Bosne in Hercegovine – zaščita gradiva v dobi recesije Arhivsko gradivo je dar prejšnjih generacij sedanji, skrb za to gradivo pa omogoča civilizaciji, v kateri je bilo gradivo ustvarjeno, kontinuiteto. Tisti, ki jim je bila dana naloga, da skrbijo za gradivo, se srečujejo s številnimi izzivi ter veliko odgovornostjo, njihovo delo poteka pogosto v neugodnih oziroma oteženih okoliščinah. Doslej so vojne, naravne nesreče in človeška malomarnost povzročili izgubo neprecenljivega zaklada zgodovine, vsak napor, vložen v preprečitev tovrstnih izgub, pa je stokrat poplačan. Kljub temu pogosto označujejo sredstva, ki so potrebna za konzervacijo in opremo konzervatorjev, kot luksuz. Toda dejstvo je, da brez nenehnega vlaganja materialnih sredstev in truda arhivi ne bi mogli obstajati. V prispevku je predstavljeno trenutno stanje arhivskega gradiva v glavnih skladiščih Arhiva Bosne in Hercegovine, prikazani so tudi napori in dejavnosti arhivskih delavcev v okviru saniranja škode ter zaščite in reševanja dragocenega gradiva pred propadanjem. Ključne besede: Arhiv Bosne in Hercegovine, ogroženo arhivsko gradivo, hramba in zaščita, obnova in rekonstrukcija

Abstract: Archives of Bosnia And Herzegovina – Protection of Archives in Times of Recession Archives are a gift from past generations to the present. Taking care of them ensures continuity of the civilization in which it was created. Those who are entrusted with such a task take on a great responsibility and often their work is carried out in unfavorable and difficult circumstances. Wars, natural disasters and human negligence irretrievably destroyed countless historical treasures and every effort made to prevent that from happening again is worth a hundredfold. Nevertheless, costs required for the conservation and training of conservators at the present time are considered luxury. It is an indisputable fact, that without constant investments of material resources and efforts, archives would cease to exist. The paper presents the current state of archives in the main depots of the Archives of Bosnia and Herzegovina and efforts and activities undertaken by its employees for repairing damage, as well as rescue and protect valuable materials from deterioration. Key words: Archives of Bosnia and Herzegovina, endangered archival records, preservation and protection, restoration and reconstruction

1

UVOD

U Bosni i Hercegovini, zbog društveno–povijesnih prilika, ne postoji duga tradicija arhiviranja dokumenata. Austrougarska uprava uvela je dobar i organiziran 

Siniša Domazet, viši arhivist, Arhiv Bosne i Hercegovine, Reisa Džemaludina Čauševića 6, 71000 Sarajevo, Bosna i Herzegovina, kontakt: domazetsinisa@yahoo.com.

99


S. Domazet: Arhiv Bosne i Hercegovine - zaštita građe u doba recesije

registratorski sustav, ali nije dozvolila stvaranje arhiva iako je Zemaljska vlada za Bosnu i Hercegovinu 1909. godine uputila prijedlog osnivanja Arhiva Zajedničkom ministarstvu financija u Beču. Tijekom tog perioda, arhivska građa se odlagala u zgradi Zemaljskog muzeja. Ni za vrijeme Kraljevine Jugoslavije nije došlo do stvaranja ustanove u kojoj bi se čuvala arhivska građa. Organizirana zaštita arhivske građe u Bosni i Hercegovini počela je 12. prosinca 1947. godine, osnivanjem Državnog arhiva Bosne i Hercegovine u Sarajevu od strane Vlade NR BiH. Danas je nekih 70 % arhiva i biblioteka smješteno u zdanjima podignutim krajem XIX i početkom XX stoljeća. Iako su to bila vrhunska arhitektonska ostvarenja svog vremena, svojim trenutnim stanjem ne zadovoljavaju potrebe suvremenih standarda. Arhiv Bosne i Hercegovine se od svog osnivanja nalazi u suterenu i prizemlju Predsjedništva Bosne i Hercegovine. Premda je zgrada Predsjedništva reprezentativna i smještena na atraktivnoj lokaciji, činjenica je da Arhiv BiH do današnjeg dana nije dobio svoju namjensku zgradu, a prostorije u kojima se nalazi nisu projektirane za kvalitetno i dugotrajno čuvanje građe. Broj zaposlenih skoro je tri puta manji od potrebnog, a ekonomska kriza u državi gura ovu instituciju na dno ljestvice prioriteta kada je riječ o budžetskim sredstvima. Da stvar bude još kompliciranija, Arhiv BiH je odavno prerastao dobijeni prostor, tako da se njegovi depoi danas nalaze na četiri lokacije u Sarajevu, od kojih ni jedna u potpunosti ne zadovoljava sve propisane standarde. Osim u matičnoj zgradi (depoi I, II, III, Vi i V), građa se čuva u Parlamentu BiH (depo VIII), te u zgradama Suda (depo VI) i Vlade Federacije BiH (depo VII). Arhiv posjeduje preko 400 fondova i 23 zbirke. Vremenski raspon čuvane arhivske građe obuhvaća period od 1850. godine pa nadalje, premda u mikrofilmovanoj građi i u zbirkama ima dokumenata i iz ranijeg perioda. Burna prošlost ovih prostora pogodovala je kako stvaranju velike količine arhivskog materijala, tako i njegovom uništenju i diseminaciji. Arhivska građa ugrožena je od vode, vatre, insekata i mikroorganizama, pretjeranog korišćenja, kopiranja, neadekvatnog svjetla, prašine, neodgovarajuće temperature i relativne vlage. Tu je i akutni problem manjka prostora, arhivskih stalaža i regala, kao i nemogućnost vršenja konzervacije i restauracije, jer ne postoji laboratorij za vršenje ovakvih poslova. Bosna i Hercegovina je karakteristična i po problematici vezanoj za zakonodavno – pravnu osnovu. Postojanje entiteta, kantona i distrikta rezultira decentralizacijom koja stvara ogromnu prepreku sinkronizaciji zakonskih propisa. Zbog aktualnog funkcioniranja uprave u državi i organizacije vlasti na više razina, određen broj neusaglašenih propisa doprinosi nastanku slabosti u sustavu zaštite građe. To rezultira pojavom neefikasnosti u zaštiti i čuvanju i nastanku strukovnih problema. 2

VATRA / VODA

Ova dva elementa, nažalost, često idu zajedno i predstavljaju najdirektniju opasnost za svaki arhiv. Depoi/sobe u Arhivu Bosne i Hercegovine nemaju ugrađene dojavljivače dima i vatre. Nešto više od polovice ima vatrostalna vrata. Prozori su osigurani metalnim kapcima, a koriste se isključivo metalne arhivske police. Zidovi i podovi su sačinjeni od požarno sigurnosnih materijala, s tim da je u manjem broju depoa na podu drveni parket. U blizini svakog depoa nalazi se hidrant i vatrogasno crijevo, kao i CO2 PP aparati koji se redovno kontroliraju. Nedostatak automatiziranog dojavljivanja požara kompenziran je samim ustrojem obezbjeđenja zgrade. Pošto se radi o objektu u kome 100


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

se nalaze najviši organi državne uprave, postoji služba koja 24 sata obavlja vanjski i unutrašnji nadzor i zaštitu. Postavljen je i video nadzor izvan i unutar zgrade i svaka elementarna nepogoda bi bila brzo primjećena. Razina vlage i temperature kontrolira se analognim termometrima / higrometrima, a od nedavno su postavljeni i digitalni. Fluktuacije očitanih vrijednosti ne iskaču iz zadanih standarda (osim u sobi 11), a jedan od glavnih razloga za to su debeli kameni zidovi koji su se pokazali kao dobra izolacija od oštre klime sarajevske kotline. Požari u Arhivu BiH su se dešavali u posljednjem ratu (1992.-1995.) i tom prilikom je nepovratno stradala građa iz socijalističkog perioda i depoi u podrumu tadašnjeg Izvršnog vijeća i zgradi Parlamenta. Depo 1 (sobe 2 i 3) je bio uništen vatrom u požaru tijekom prosvjeda u veljači 2014. godine, ubacivanjem zapaljivih materija kroz prozore koji su izgubili željezne žaluzine prilikom ratnih dešavanja devedesetih godina. Ovo je bio najgori scenario, jer je zgrada „napadnuta“ istovremeno na više mjesta, a vatrogasne ekipe su bile zauzete gašenjem vatre u susjednoj zgradi Kantona Sarajevo. Zato je intervencija imala određeno kašnjenje, što je rezultiralo većom štetom nego što se moglo zamisliti. Zbog kasnijeg uviđaja ekipe Ministarstva unutrašnjih poslova FBiH, pristup građi je bio omogućen tek nakon 48 sati poslije požara.

Slika 1: Građa uništena vatrom u depou 1

Potpuno je izgorio fond Doma za ljudska prava BiH, Sabor Bosne i Hercegovine (1910.–1914.), Narodna vlada narodnog vijeća (1918.-1919.), znatno su oštećeni personalni dosijei (1878.-1941.), dio fondova iz perioda NDH i Prezidijal Zemaljske vlade (1878.-1902., 1919.-1921.), Duvanska direkcija, Veliki župan Sarajevske oblasti, dio Zbirke poklona i otkupa (u kojoj je bio veći broj orijentalnih rukopisa, bujruldija, tapija, teskera i fermana, fotografija i rijetkih novina), povjerljivi spisi KBUDB...

101


S. Domazet: Arhiv Bosne i Hercegovine - zaštita građe u doba recesije

Zbirka karata, Zemaljska vlada i Zajedničko ministarstvo financija su oštećeni vodom. Neučvršćeni papirni zapisi, postavljeni na otvorenim policama, su uništeni u potpunosti. Registratori i knjige su oštećeni po koricama, a građa koja je bila upakovana u čvrste arhivske kutije je najmanje stradala od plamena.

Slika 2: Depo 1 nakon požara

Spašavanje građe odvijalo se u tri faze. Prvo je izbačena potpuno uništena dokumentacija, koja je onemogućavala pristup depou. Zatim je iznešena mokra/nagorjela građa i odložena na prozračno mjesto kako bi se osušila. Nakon toga je potpuno ispražnjen depo, koji je bilo potrebno rekonstruirati. Pored praha, upotrebljena je znatna količina vode prilikom gašenja požara, pa je velik dio građe bio mokar, naročito onaj na nižim policama. Pristupilo se hitnom sušenju dokumenata (sadržaj vode viši od 15 % mase mjeren je putem higrometra Aqua Boy K.P. Mundinger GmbH PM II sa ravnom sondom, koja je dosezala vrijednosti više i od 30 %). Problem koji se pojavio prilikom sušenja dokumenata bio je nedostatak prostora. Potrebno je čak 2,5 m2 da bi se pravilno osušilo 0,03 m3 vlažne građe. Ovo je riješeno korištenjem hodnika u podrumu zgrade, gdje postoji protok zraka i odlaganjem u svežnjeve po 10 cm visine. Manja je vjerovatnoća da će se papir osušen na zraku iskriviti, nego kad se koriste dodatni toplotni izvori. Korišten je specijalni upijajući papir i pojačana stručna kontrola od strane radnika institucije. Na žalost, ne postoji istinski zadovoljavajući brzi metod tretiranja oštećene građe u ovakvim razmjerama. Utješno je da se logičnim i organiziranim pristupom šteta može svesti na najmanju moguću mjeru. Arhiv Republike Slovenije je poslao stručnjake iz Centra za konzervaciju knjiga i dokumenata koji su izvršili prvu procjenu situacije i predložili konkretne mjere spašavanja građe. Šef Odsjeka za hemijsku tehnologiju i konzervaciju spomenika Univerziteta za hemijsku tehnologiju u Pragu, obišao je oštećene prostorije i predložio trenutnu i dugoročnu pomoć Republike Češke. Trenutna bi se sastojala od izrade 102


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

prijedloga spasilačkih radova, te isporuke novih arhivskih kutija, filterskih papira i uređaja za odvlaživanje. Dugoročna pomoć bi bila obuka nekoliko restauratora i izgradnja radionice za restauriranje. U najidealnijim uslovima, nagorjela građa bi bila dvostrano laminirana i digitalizirana pod IR svjetlom, kako bi se mogao čitati tekst i na ugljenisanom dijelu. Međutim, zbog nedostatka opreme, obučenih restauratora, konzervatora i prostora za rad, oštećena građa je nakon sušenja sklonjena u privremeni depo, gdje je zaštićena od daljnjeg propadanja.

Slika 3: Depo 1 tijekom rekonstrukcije

Depo 1 je u potpunosti obnovljen i sad je, može se slobodno reći, najmoderniji i najuslovniji depo Arhiva Bosne i Hercegovine. Financijska sredstva za renoviranje je obezbijedila TIKA (Turska agencija za razvoj). Potpuna restauracija obuhvatila je izmjenu poda, nanošenje hidroizolacionog sloja na zidove, te demontažu postojećih stolarskih, vodovodnih i elektro instalacija. Postavljen je novi termoizolacioni sloj i vatrootporni pod. Umjesto metalnih fiksiranih polica, montiran je sistem mobilnih arhivskih polica. Na prozore su postavljeni metalni kapci, uništeni u posljednjem ratu i njihova namjena je dvostruka – da štite građu od štetnog utjecaja svjetlosti i spriječe ubacivanje bilo kakvih predmeta sa ulice, da se ne ponove događaji od veljače 2014. godine. Ugrađen je najsuvreniji sustav za održavanje mikroklime RC GROUP Mark 06 I, koji automatski kontrolira vlažnost zraka i temperaturu u čitavom depou, a prati sve ostale relevantne parametre kao što su tlak, vanjska temperatura, oscilacije u mjerenjima i ispravnost vlastitog sustava. Sobe 2 i 11 u depou 5 su naročito ugrožene od vode i vlage. Nakon zemljanih radova izvođenih u okolici zgrade, u sobi 2 su nakon obilnijih kiša počele prodirati podzemne vode, čija bi razina znala narasti do 3 centimetra. Metalne police su spriječavale da voda putem osmoze dopre do građe, ali je vlaga u zraku neprestano bila 100 % i voda se morala ručno izbacivati. Nakon što je angažirana građevinska tvrtka, koja je ugradila hidroizolaciju u pod, do novih poplava više nije došlo.

103


S. Domazet: Arhiv Bosne i Hercegovine - zaštita građe u doba recesije

Slika 4: Obnovljeni depo 1

3

INSEKTI / PLIJESAN / MIKROORGANIZMI

Poznato je da je prevlažan zrak štetniji od presuhog. Previsoka relativna vlaga ubrzava raspadanje papira i razvoj bioloških štetočina; raznih organizama koji se hrane materijom od koje se papir sačinjen. Insektima najviše prija temperatura između 2530°C. Arhivska građa je puna celuloze kojom se, između ostalog, hrane. Arhiv Bosne i Hercegovine vrši dezinfekciju i deratizaciju svojih prostorija u redovnim intervalima, dok je prosječna temperatura depoa oko 17°C, pa štete na dokumentima od insekata i glodara praktično nema. Pri relativnoj vlažnosti u iznosu 60-65 %, papir u sebi sadrži 5-7 % vlage i tad ima najveću mehaničku otpornost. Ukoliko relativna vlažnost prijeđe 75 %, za kratko vrijeme se stvaraju uslovi za razvoj plijesni i bakterija. Zbog specifičnog položaja, blizine odvoda i slabe hidroizolacije, soba 11 u depou 5 konstantno ima relativnu vlažnost preko 90 %, što je uslovilo pojavljivanje kolonije plijesni i gljivica. Ugrožena je periodika, dnevni listovi, glasnici i Službene novine Kraljevine Jugoslavije. Vrsta papira koja je korištena za ovaj tip građe je slabog kvaliteta i visoke kiselosti, što je pripomoglo bržem propadanju u vlažnom okruženju. Isprva se na jednom dijelu građe počela pojavljivati mikroflora u vidu bijelih fleka i zrnastih formi. Kako se plijesan i gljivice razmnožavaju sporama koje lebde zrakom, proširile su se kroz čitavu sobu. Zbog svoje heterogene strukture, arhivska građa daje mikroorganizmima hranjivu podlogu za razmnožavanje. Najštetnije su one vrste koje se hrane celulozom ili koje razgrađuju galotant u tinti. Oštećenja mogu izazvati više vrsta istovremeno, tako da je veoma nesigurno odrediti invazivnu vrstu samo po boji fleka. Aerobne spore koje se nalaze u zraku zaraženog depoa i koje preko građe dospjevaju u čitaonicu jako doprinose respiratornim alergijama, te promjenama na koži (crvenilo, svrab). Arhiv Bosne i Hercegovine je svjestan ovih opasnosti i sproveo je ispitivanje ugrožene građe u Laboratoriji za anaerobne infekcije instituta za mikrobiologiju Kliničkog centra Univerziteta u Sarajevu. U spomenutoj sobi 11, depoa 5 na knjizi iz

104


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

periodike registriran je Staphylococcus aureus; na knjizi u sobi 16 nađeni su Enterococcus foecalis, Acinetobacter calcoaceticus i Staphylococcus. U sobi 2, na Zapisniku Velike Župe Vrhbosne iz 1940. godine registrirane su gljivice roda Candida, kao i na knjizi Šerijatskog suda iz sobe 11.

Slika 5: Kolonije plijesni na ugroženoj građi

Da bi se izbjeglo širenje kolonija i njihov prelazak na čistu građu, potrebno je obavljati redovno higijensko održavanje i regulirati temperaturu i vlažnost zraka. Arhiv je pristupio rješavanju ovog problema prvo izoliranjem zaražene građe. Nabavljeni su isušivači zraka RubyDry DH600, Freeday 008 i Trotec TTK 100 S, koji rade punim kapacitetom. Tijekom naredne godine u planu je opremanje laboratorije za digitalizaciju i restauraciju, a odobrena su sredstva za tehničko renoviranje spornih depoa. Mrlje od plijesni su izuzetno otporne i nemoguće ih je u potpunosti ukloniti. Plijesan na vezovima se može umanjiti i povremeno potpuno eliminirati brisanjem krpom navlaženom karbon tetrakloridom ili drugom otopinom za kemijsko čišćenje. Treba biti oprezan prilikom odabira otopine, jer mnoge od njih sporo isparavaju na sobnoj temperaturi (što sa jedne strane omogućava njihovo dulje i efikasnije djelovanje), pa samim tim dugo ostaju u građi i mogu predstavljati rizik po zdravlje zaposlenih i korisnika. Također, potrebno je izvršiti testiranje na uzorku prije upotrebe, pošto postoji mogućnost da sam rastvor ošteti papir ili izazove vidljive kemijske promjene na tretiranoj podlozi.

4

OŠTEĆENJA PRI KORIŠTENJU GRAĐE

Arhiv Bosne i Hercegovine, kao javna ustanova, ispunjava svoju zadaću da građu koju čuva u svojim depoima učini dostupnom za istraživače i sve zainteresirane građane. Tijekom rata u Bosni i Hercegovini, Arhiv je izgubio dosta prijašnjeg radnog i skladišnog prostora, tako da je čitaonica trenutno veoma neuslovna i ne oslikava značaj i važnost same institucije. Da bi se stiglo do nje, potrebno je prvo proći kroz depo. Njen kapacitet od maksimalno osam istraživača je nedovoljan. Osoba zadužena za 105


S. Domazet: Arhiv Bosne i Hercegovine - zaštita građe u doba recesije

čitaonicu nema omogućen direktan nadzor korisnika, jer je raspored prostorija neadekvatan. Zbog skučenog prostora (ukupno 25m2), građa koja se istražuje često stoji naslagana jedna preko druge i tako dolazi do gužvanja ili kidanja listova. Korištenje pamučnih rukavica i maski nije postavljeno kao uslov i skoro nitko ih ne upotrebljava (čak se preporučuje da se prije dodirivanja arhivske građe prvo operu ruke, pa onda stave rukavice, čime se oštećenja nastala tjelesnom tečnošću svode na najmanju mjeru). Neprestano dodirivanje građe uzrokuje pojavu fleka na papiru, koje kad se jednom pojave, ostaju trajno. Stalna upotreba skenera i fotoaparata sa bljeskalicom ubrzava proces diskoloracije i blijeđenja. Dokumenti većih dimenzija se lako lome i savijaju prilikom ovakvih zahvata. Da bi se građa sačuvala, nabavljen je skener za knjige MICROBOX SPIRIT MFT 1534 koji omogućuje najbrži transfer dokumenata do A3 formata u digitalni format, bez potrebe da se izlažu prejakom svjetlu i suvišnom savijanju. Pomenutim skenerom izvršena je digitalizacija periodike koja se najviše istražuje i koja je sad dostupna istraživačima na računaru. Tako su sačuvani originali kojima su se listovi počeli odvajati i habati. U prostoriji postoji kamera, ali nadgledanje vrši obezbjeđenje zgrade, a ne zaposlenik zadužen za čitaonicu. Slučajevi otuđenja građe nisu do sada zabilježeni. Prije dva mjeseca, službe Federacije BiH su napustile zgradu Predsjedništva, čime je Arhiv dobio veći dio svojih prijeratnih ureda. U planu je da se čitaonica izmjesti u sjeverozapadni dio, u uslovniju prostoriju, koja bi svojim položajem i kvadraturom ispunjavala sve potrebne preduslove za normalan rad. I ta predviđena prostorija je stradala u požaru, pa je neophodno izvršiti njenu kompletnu restauraciju. 5

ZAKLJUČAK

Arhiv Bosne i Hercegovine je tek od ove godine krenuo sa većim projektima koji imaju za cilj masovnu restauraciju, konzervaciju i digitalizaciju. Obezbjeđena su novčana sredstva za završetak planiranih građevinskih radova i kupovinu nove opreme. Nakon potpune obnove depoa 1, nabavke uređaja za isušivanje za sve ugrožene depoe i većeg broja skenera i računara potrebnih za projekt digitalizacije, pokrenuta je suradnja sa Češkom Razvojnom Agencijom pod nazivom Podrška kapaciteta Arhiva Bosne i Hercegovine 2015.–2016. Projekat je usmjeren na izgradnju kapaciteta u oblasti konzerviranja i restauriranja arhivalija uništenih u požaru. Ovo će se postići stručnom obukom, koja će biti fokusirana uglavnom na praksu, te kompletnim opremanjem restauratorskog radnog mjesta u Arhivu Bosne i Hercegovine. Ove najbitnije aktivnosti biće dopunjene redovnim konsultacijama tijekom rada, što će doprinijeti održivosti projekta. U okviru ovoga programa biće izrađena metodika konzerviranja i restauriranja požarom oštećenih dokumenata i to najkasnije do decembra 2015. Obuka zaposlenih će se realizovati u Pragu u terminu april – maj 2015. Projekat je ujedno postavljen kao adekvatno povezivanje sa aktivnostima drugih donatora, prije svega sa aktivnostima agencije TIKA, koja je rekonstruirala prostorije arhiva uništene požarom i kupila police za arhivalije za skladištenje dokumenata.

106


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

LITERATURA 

Madžar, B., Gaković, Lj., Tadić, K. (1977): Arhiv Bosne i Hercegovine. Sarajevo: IGKRO Svjetlost.

Komisija za očuvanje nacionalnih spomenika BiH (2014): Pregled i okvirni predračun radova za sanaciju prostorija depoa 1. Sarajevo.

Sclocchi, M. C., Veca, E. (2014): Zajednički zapisnik o procjeni stanja u državnom Arhivu BiH. Sarajevo.

Walsh, B. (2003): Salvage Operations for Water Damaged Archival Collections. Province of British Columbia, Canadian Council of Archives. Dostupno 09. 02. 2014 na stranici http://www.cdncouncilarchives.ca/salvage_en.pdf.

Federal Office for Civil Protection, Protection of Cultural Property (2003): Protecting archives from water damage. Bern. Dostupno 10. 02. 2014 na stranici: http://www.bevoelkerungsschutz.admin.ch/internet/bs/en/home/themen/kgs/publikationen_kg s/guideline.parsys.0002.downloadList.00021.DownloadFile.tmp/vosere.pdf.

Roper, M. (1999): Preserving records. London. Dostupno ožujka 2014 na stranici: http://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/IRMT_preserve_recs.pdf.

Price, L. (1996): Managing a Mold Invasion: Guidelines for Disaster Response. Philadelphia: Conservation Center for Art and Historical Artefacts. Dostupno ožujka 2014. na stranici: http://www.ccaha.org/uploads/media_items/managing-a-mold-invasion-guidelines-for-disasterresponse.original.pdf.

SUMMARY

Siniša DOMAZET ARCHIVES OF BOSNIA AND HERZEGOVINA – PROTECTION OF ARCHIVES IN TIMES OF RECESSION In Bosnia and Herzegovina, because of the socio-historical circumstances, first Archives was founded only in 1947. Today, some 70% of archives and libraries are located in buildings built during the late nineteenth and early twentieth century. Although they were top-notch architectural achievements of their time, their current state does not meet the terms of modern standards. Archives of Bosnia and Herzegovina has been located in the basement and on the ground floor of the Presidency of Bosnia and Herzegovina since its establishment. It has long outgrown the space obtained, so that its depots are now located on four different locations in Sarajevo. The turbulent history of this region favoured the creation of large amounts of archives, as well as its destruction and dissemination. Water, fire, insects and microorganisms, excessive use, copy, inadequate light, dust, inadequate temperature and relative humidity threaten archival documents. There is also an acute shortage of space, archival shelves and racks, as well as the impossibility of conservation and restoration, as there is no laboratory for performing these tasks. Due to the current functioning of the state administration authorities at multiple levels, a number of disparate regulations contribute to the emergence of weaknesses in the protection of archives. Fire and water - these two elements, unfortunately, often go together and represent the most immediate threat to each Archives. Depots in the Archives of Bosnia 

Siniša Domazet, senior archivist, Archives of Bosnia and Herzegovina, Reisa Džemaludina Čauševića 6, 71000 Sarajevo, Bosnia and Herzegovina, contact: domazetsinisa@yahoo.com.

107


S. Domazet: Arhiv Bosne i Hercegovine - zaštita građe u doba recesije

and Herzegovina are not equipped with smoke and fire detectors. This is compensated by the 24/7 surveillance of the building, inside and outside. Regardless, depot 1 was set on fire during riots in February 2014, and a lot of valuable documents were burned. Preservation was conducted in three phases. Firstly, completely destroyed archives were disposed of, then the wet or scorched archives were moved to another location and the depot was completely cleaned and prepared for reconstruction. Due to lack of equipment, trained restorers, conservators and space to work, damaged archives were removed after drying to a temporary depot, where they are protected from further deterioration. Archives of Bosnia and Herzegovina disinfects and rodenticides its premises at regular intervals, but there are some issues with mould and fungi. To avoid spreading colonies and their transition to the clean archives, it is necessary to perform regular maintenance and regulate temperature and humidity. Over the coming year, the plan is to equip laboratories for digitization and restoration, and grant funds for technical renovation of depots. In addition, it is necessary to move the archival reading room because the present is inadequate. The working surface is small, and documents often stand stacked over each other and thus creasing or tearing appears. The plan is to relocate the reading room to the north-western part of the building, to more spacious and more acceptable premises.

108


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranje, Radenci 2013

...............................................................................................................................................................................

........

ARHIVSKA TEORIJA .................................

15


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Alenka ŠAUPERL, Polona VILAR*, Maja ŽUMER*, Zdenka SEMLIČ RAJH*, Izet ŠABOTIĆ*, Selma ISIĆ*, Sead SELIMOVIĆ*, Omer ZULIĆ* ARHIVISTI O UPORABNIKIH ARHIVA Izvleček: Da bi bilo digitalizirano arhivsko gradivo, na spletu čim lažje dostopno, smo želeli prispevati k poznavanju njihovih uporabnikov. Zanimalo nas je, ali smo pravilno opisali tipične uporabnike v modelih, razvitih na osnovi tuje literature. Leta 2014 smo intervjuvali arhiviste iz Slovenije in Bosne in Hercegovine. Rezultati so potrdili naša modela raziskovalca in študenta, prezrli pa smo najpogostejše uporabnike, osebe, ki arhiv potrebujejo iz pravnih ali upravnih razlogov. Toda ti niso samostojni uporabniki. Od raziskovalcev in študentov lahko pričakujemo samostojno uporabo na spletu dostopnega gradiva in informativnih pomagal. To pomeni, da se bomo pri razvoju uporabniških vmesnikov za digitalne zbirke lahko oprli na tujo literaturo in ne bo treba ponavljati napak, ki so jih drugje že opisali in odpravili. Ključne besede: arhivi, Slovenija, Bosna in Hercegovina, uporabniki, značilnosti

Abstract: Archivists about Archives’ Users Digital collections of archives should be tailored by user needs. As a contribution to the knowledge about these needs, authors, basing on literature, developed three user prototypes. Prototypes were tested by interviewing archivists in Slovenia and in Bosnia and Herzegovina in 2014. Testing confirmed the prototype for the scientist and the student but omitted the most frequent user: the person who needs archives for legal or administrative purposes. However, such users always need help from an archivist. Independent use of digitalized archives on the web may only be expected form scientists and students. This means that the development of user interfaces of archives in Slovenia and Bosnia and Herzegovina may also take into account foreign literature. This may prevent developers from repeating errors, which have already been corrected and described. Key words: archives, Slovenia, Bosnia and Herzegovina, users, characteristics

Red. prof. dr. Alenka Šauperl, Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, Filozofska fakulteta Univerze v Ljubljani, Aškerčeva 2, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: alenka.sauperl@ff.uni-lj.si.

*

Izr. prof. dr. Polona Vilar, Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, Filozofska fakulteta Univerze v Ljubljani, Aškerčeva 2, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: polona.vilar@ff.uni-lj.si.

*

Red. prof. dr. Maja Žumer, Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, Filozofska fakulteta Univerze v Ljubljani, Aškerčeva 2, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: maja.zumer@ff.uni-lj.si.

*

Mag. Zdenka Semlič Rajh, arhivska svetnica, Pokrajinski arhiv Maribor, Glavni trg 7, 2000 Maribor, Slovenija, kontakt: zdenka.semlic@pokarh-mb.si.

*

Izr. prof. dr. Izet Šabotić, Filozofska fakulteta Univerze v Tuzli, Muharema Fizovića Fiska 6, 75000 Tuzla, Bosna in Hercegovina, kontakt: sabota_tuzla@hotmail.com.

*

Selma Isić, višja arhivistka, Arhiv Tuzlanskega kantona, Franja Ledera 1, 75000 Tuzla, Bosna in Hercegovina, kontakt: selmaisic@yahoo.com.

*

Izr. prof. dr. Sead Selimović, Filozofska fakultete Univerze v Tuzli, Muharema Fizovića Fiska 6, 75000 Tuzla, Bosna in Hercegovina, kontakt: sead.selimovic@untz.ba.

*

Mag. Omer Zulić, arhivski svetovalec, Arhiv Tuzlanskega kantona, Franja Ledera 1, 75000 Tuzla, Bosna in Hercegovina, kontakt: arhiv.tk@bih.net.ba.

111


A. Šauperl et al: Arhivisti o uporabnikih arhiva

1

UVOD

Raziskovanje potreb uporabnikov arhivov v Sloveniji in Bosni in Hercegovini še ni razširjeno. V mednarodnem prostoru pa se je pojavilo hkrati z razvojem digitalnih arhivskih podatkovnih zbirk. Prikazati želimo mnenja, ki ga o uporabnikih arhivov izražajo arhivisti iz Slovenije in Bosne in Hercegovine. To zavedanje je pomembno zato, da bi se arhivi mogli dobro pripraviti na oblikovanje digitalnih zbirk. Arhiviste v obeh deželah smo intervjuvali leta 2014 in ugotovitve primerjali z razpoložljivimi objavami iz tuje literature. Take objave o uporabnikih arhivov so pogostejše v zadnjih desetih letih, odkar so tudi arhivi s svojim gradivom vstopili v svetovni splet. V Sloveniji in zlasti v Bosni in Hercegovini arhivi še niso objavili veliko gradiva na spletu. Zato imajo dovolj časa, da se seznanijo s potrebami in navadami uporabnikov in preprečijo večje napake v načinu objav in uporabniških vmesnikih. 2

DVE IZHODIŠČI RAZISKAVE

Bilateralni projekt z naslovom „Smernice za opis vsebine gradiv arhivske vrednosti”, katerega nosilca sta profesorja Šabotić (Filozofska fakulteta v Tuzli) in Šauperl (Filozofska fakulteta v Ljubljani), je osnovan na sodelovanju med dvema deželama. Od tu torej izhaja izbira primerjave dveh dežel. Teoretična izhodišča smo našli v ugotovitvah o uporabnikih informacijskih sistemov s področja informacijske znanosti (pregledi npr. v Case, 2012 in Vilar, 2005) ter spoznanj skupine raziskovalcev s področja uporabnikov arhivov iz ZDA (npr. Duff in Johnson, 2002; Yakel in Torres, 2003; Johnson, 2008; Daniels in Yakel, 2010). Na tej osnovi smo oblikovali teoretično predstavo o treh vrstah uporabnikih arhivov, to so izkušeni raziskovalci, študenti in laični raziskovalci. Te smo tudi že predstavili na strokovnih srečanjih arhivistov v Radencih in Tuzli leta 2014 (Šauperl et al. 2014a in b). Naj jih tu na kratko ponovno predstavimo. Bob je upokojenec, ki se je navdušil nad zgodovino zaradi priljubljene TV oddaje in bi dolgčas rad pregnal s svojo lastno raziskavo (Johnson, 2008). Kot začetnik je navdušen nad svojim novim hobijem. Ker meni, da obvlada računalnik, je prepričan, da bo tako raziskavo zlahka izvedel. Pričakuje namreč, da bo vse našel z Googlom. Ko pridobi prve zapise v odgovor na svojo poizvedbo, je presenečen in zmeden. Zapise pregleduje in si ne zna predstavljati njihovega pomena. Ker ničesar ne ve o organizaciji arhiva, ne pozna nivojev popisa in zapisov z zaslona ne zna povezati z zgodovino svoje hiše. Na prvi pogled podatki z zapisov namreč nimajo nič skupnega z njegovo hišo. Zave se, da sam ne bo ničesar opravil. Marsikateri uporabnik bi na tej točki odnehal. Ker pa je vztrajen, bo poiskal pomoč v arhivu. Tam se bo po eni strani seznanjal s svojo raziskovalno temo in po drugi spoznaval delo z arhivskim gradivom. Skozi ta dva zahtevna procesa se lahko prebijejo le ljudje, ki jim je tako zahtevno učenje v veselje ali celo užitek. Brez dvoma ga bo mnogokrat preplavil občutek neizmerne hvaležnosti, ko mu bo arhivist pomagal skozi oba procesa. Med pogovorom z arhivistom Bob spoznava arhiv in svojo začetno naivnost. Arhivista občuduje in uboga, ko mu daje navodila. Sčasoma se dovolj nauči, da prepoznava prave podatke, in tudi odgovor na njegovo raziskovalno vprašanje se začne oblikovati. Tega je vesel, in četudi še vedno prihajajo neuspehi, ga to ne potre. Proti koncu se že oblikuje zgodba o njegovi hiši. Zdaj lahko išče že osredotočeno, jasno zna arhivistu povedati, kaj še potrebuje. Ko zaključi svoj projekt, je zadovoljen in ponosen. Vidi, koliko se je naučil, in ve, da bo lahko hobi nadaljeval z novim projektom, raziskavo svojega družinskega drevesa. Prepričan pa je, da pri novem projektu ne bo več popolnoma odvisen od arhivista (Šauperl et al. 2014a). 112


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Mici je docentka na fakulteti za zgodovino. Čeprav je izkušena raziskovalka, se v primerih, ko se loti nove tematike, počuti kot začetnica. Ne ve natančno, kako in kje bi se iskanja lotila. Zato se dela loti s preizkušenimi metodami. Pregleda objavljene vire in v njih išče navedbe primarnega gradiva ter imena oseb in ustanov. Natančno pregleda tudi informativna pomagala, da se seznani s strukturo in vsebino razpoložljivih fondov. Ker ve, da nimajo vsi fondi informativnih pomagal, se pogovori z arhivistom. Postopek izbora se spreminja, ko se raziskovanje večkrat zasuče v krogu petih faz: začenjanja, izbora, raziskovanja, oblikovanja in zbiranja. Izmenjaje jo prevevata optimizem, ko najde nekaj primernega, in skrb, ko tega ne najde. Pregleduje zapise in razume, katere dokumente ali skupine dokumentov predstavljajo. Ve tudi, kaj ji ti dokumenti oz. skupine dokumentov lahko povedo. Oblikovano ima pričakovanje glede dokumentov in skupin dokumentov, zato jo skrbi, ko jih ne najde. Takrat ne ve, ali jih je prezrla ali res ne obstajajo. Izkušnje Mici pravijo, da je raziskovanje dolgotrajen proces, za katerega človek potrebuje veliko potrpljenja in vztrajnosti. Oboje ima, zato dela z veliko mero samozaupanja. Gradivo pregleduje tudi večkrat in v daljšem časovnem obdobju. Pri ponovnih pregledih je pozorna na različne vidike, s katerimi sledi spreminjajočim in dopolnjujočim se raziskovalnim vprašanjem. Ko se ji sčasoma oblikuje celosten pregled področja njenega raziskovanja, ve, da se približuje zaključku. Zadovoljna je z najdenim, a jo skrbi, da česa pomembnega ni opazila oz. našla. Ko v svoji zgodbi opazi pomanjkljivosti, se o njih pogovarja s svojimi kolegi in arhivistom. Delo se zaključi z objavo. Če se je za to odločila, kljub temu da so ostala nekatera področja nerazčiščena, jo skrbi, da jo bodo urednik in recenzenti opozorili na gradivo, katerega obstoja se ni niti zavedala. To seveda pomeni vrnitev v raziskovanje gradiva, a se kljub izkušenosti temu ne more izogniti (Šauperl et al. 2014a). Amar je povprečen študent zgodovine. Dobil je temo za svojo seminarsko nalogo in je odločen, da jo bo izpeljal v najkrajšem času. Na fakulteti je sicer dobil osnovno teoretično znanje o arhivih, a bo v arhivu raziskoval prvič. Vznemirjen je, celo malo prestrašen, saj ne ve točno, kako in kje bi začel. Ve pa, da se lahko obrne na arhivista, in je prepričan, da ne bo težav. Začne z objavljenimi raziskavami in informativnimi pomagali. Zbira in hitro pregleduje velike količine arhivskega gradiva. Optimizem se izmenjuje z zmedo in zaskrbljenostjo, ko ne razume, kaj mu to gradivo prikazuje. Gradivo pregleduje in izdeluje beležke. Pogosto si premisli, tava med fondi in dokumenti ter išče arhivistovo pomoč. Zaveda se, da je raziskovanje dolgotrajen proces, a je prepričan, da mu naloga ne bi smela vzeti veliko časa. Skrbi ga. Napreduje prepočasi, saj ne najde konkretnih dokumentov, ki bi odgovorili na njegovo raziskovalno vprašanje. Pogovarja se s kolegi, profesorjem in arhivistom. Končno zbere toliko podatkov, da lahko začne pisati. Metoda znanstvenega pisanja mu je nekoliko jasnejša. Sledi profesorjevim in fakultetnim navodilom. Kljub opravljenemu delu nameni več pozornosti objavljenim virom kot najdenemu arhivskemu gradivu. Seminarsko nalogo zaključi in se pripravi na zagovor. Skrbi pa ga, kako bo njegovo delo ocenil profesor (Šauperl et al. 2014b). 3

RAZISKOVALNO VPRAŠANJE IN METODE

Zanima nas, kako si arhivisti v arhivih obeh dežel predstavljajo tipične uporabnike. Ali se slika, ki smo jo oblikovali na podlagi teorije in objavljenih raziskav iz anglo-ameriškega področja, ujema s predstavo domačih arhivistov? Odgovor na to vprašanje smo najprej iskali z anketo. Ker je bil odziv premajhen, smo nadaljevali z intervjujem. 113


A. Šauperl et al: Arhivisti o uporabnikih arhiva

Vprašanja so bila oblikovana na osnovi zgoraj navedenih teoretičnih izhodišč in so obsegala širšo tematiko o uporabnikih arhivov. Razlogi in postopek oblikovanja sta podrobneje razložili Vilar in Šauperl (2014). Na kratko pa bodo predstavljena tudi v okviru rezultatov. Značilnost ankete je, da anketiranec odgovarja na vprašanja sam. Raziskovalčeva prisotnost in pogovor na odgovore ne moreta vplivati. Pri intervjuju pa je ta vpliv zelo težko preprečiti (Powell in Silipigni Connaway, 2004, str. 149 in 193). Zato smo se odločili za kvalitativni pristop (Mesec, 1998). Zanj je po eni strani značilno to, da „osnovno izkustveno gradivo, zbrano v raziskovalnem procesu, [sestavljajo] besedilni opisi ali pripovedi" ter da je v njem "to gradivo tudi obdelano in analizirano na beseden način, brez uporabe merskih postopkov, ki dajejo števila, in brez operacij nad števili” (Mesec, 1998, str. 26). Namesto statističnih testov pa verodostojnost zagotavlja način izvedbe in predstavitve raziskave, ki vključuje naslednje faze: 1) formuliranje problema, 2) pojasnitev teoretičnega okvira, 3) izbor enot raziskovanja, 4) zbiranje empiričnega gradiva, 5) urejanje gradiva, 6) kvalitativna analiza in interpretacija, 7) poročanje ter 8) povratno sporočilo in konsenzualna validacija. Prvi točki smo pojasnili že zgoraj. Pojasnili smo tudi, zakaj smo vključili arhiviste iz obeh dežel. Natančneje pa moramo pojasniti še izbor posameznih intervjuvancev. Imamo predstavnike iz državnih in regionalnih arhivov. Nismo se omejili le na arhiviste, ki delajo z uporabniki. Med intervjuvanci so tudi tisti, ki se ukvarjajo z drugimi nalogami arhivov (zunanja služba, vodenje arhiva, računalniški sistemi). Skupaj smo zbrali osem intervjujev (po štiri v vsaki deželi) in pet anket (eno v BH in štiri v SI)1. Vsi intervjuji in ankete so bili opravljeni od aprila do septembra 2014. Anketo smo osebam, ki so privolile v sodelovanje, poslali po elektronski pošti. Enako so bili vrnjeni odgovori. Intervjuji so bili sicer izvedeni na javnem mestu, a diskretno. Ker ni namen naše raziskave ugotavljati način dela v posameznem arhivu, je bila udeležencem v raziskavi zagotovljena anonimnost. To bomo upoštevali tudi v pričujočem poročilu. Intervjuji so bili posneti in nato prepisani. Zapisano besedilo intervjujev in odgovori anketirancev so bili osnova za analizo vsebine besedila. Analiza vsebine (content analysis) je raziskovalna metoda, s katero iščemo in ugotavljamo vzorce vedenja ali dogodkov v zbranih podatkih (Šauperl, 2005 in Semlič Rajh in Šauperl, 2013). Fazo kvalitativne analize in interpretacije bomo predstavili z našimi rezultati in diskusijo. Fazo poročanja predstavlja pričujoči prispevek. Pri povratnem sporočilu in konsenzualni validaciji pa gre za dve možnosti, ki sta odvisni od narave raziskave. Če gre za sodelovalno raziskavo, raziskovalec v tej fazi da intervjuvancu možnost, da preveri, ali je raziskovalec pravilno razumel in predstavil njegove besede (Mesec, 1998, str. 56). Naša raziskava ni te narave, zato je bilo intervjuvancem zagotovljeno, da bodo seznanjeni z rezultati raziskave. S pričujočo objavo izpolnjujemo tudi to obljubo. Podrobneje pa bomo o validaciji pisali tudi med predstavitvijo rezultatov in razpravo o njih. 4

ARHIVISTI O UPORABNIKIH

Skupine uporabnikov, ki po mnenju intervjuvancev najpogosteje prihajajo v arhiv so: ljudje, ki potrebujejo potrdila oz. prepise za pravne ali upravne postopke, 1

BH = Bosna in Hercegovina, SI = Slovenija.

114


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

raziskovalci in študenti. To pomeni, da smo v teoretičnem izhodišču prezrli najpogostejši tip uporabnika. Po drugi strani je tipologija uporabnikov zelo odvisna od vrste gradiva v posameznem arhivu in od dogodkov v družbi. Arhivi prevzemajo gradivo različnih ustvarjalcev, to pa ima različen potencial za pravne in upravne postopke fizičnih oseb v družbi. Naravna nesreča ali vojna npr. pomenita, da veliko ljudi ostane brez pomembnih dokumentov, kar je mogoče najti le v točno določenem arhivu. Nekateri intervjuvanci so opozorili, da v tem smislu arhivi med seboj niso primerljivi. Arhivisti iščejo gradivo le za uporabnike, ki potrebujejo kopije dokumentov za pravne ali upravne postopke. Raziskovalci, po besedah vseh intervjuvancev, praviloma delajo sami. Koliko so pri tem samostojni, je odvisno tudi od tega, kako je gradivo že obdelano. Tu so intervjuvanci tudi enotno opisovali značilnosti izkušenih raziskovalcev in novincev - študentov. Izkušeni raziskovalci poznajo svojo raziskovalno tematiko, znajo vprašati arhivista za informacijo ali gradivo, znajo uporabiti informativna pomagala, znajo gradivo oceniti in pregledovati. Študenti so večinoma neizkušeni in neučakani. Ne poznajo dovolj svoje raziskovalne tematike. Ne znajo uporabljati informativnih pomagal, ne znajo vprašati arhivista za informacije ali gradivo. Pregledujejo preveliko količino gradiva, neselektivno ga fotokopirajo in po nepotrebnem kopičijo. Arhivisti v takih primerih praviloma izvajajo neformalno individualno izobraževanje, kar praviloma tudi privede do tega, da študent ob zaključku svoje raziskave obvlada tudi raziskovanje v arhivu in delo z arhivskim gradivom. Ker so različni arhivisti zelo enotno opisovali značilnosti izkušenih uporabnikov in študentov, in to ne glede na deželo, ima naša ugotovitev visoko stopnjo veljavnosti. To dejstvo nadomešča različne statistične teste, ki s statistično značilnostjo pri različni stopnji verjetnosti zagotavljajo veljavnost ugotovitev v kvantitativnih raziskavah. Opis teh dveh tipov uporabnikov, ki izhaja iz izjav intervjuvancev, pa se tudi odlično ujema z našimi teoretičnimi opisi. To pomeni, da je bilo naše teoretično izhodišče pravilno in da se domači študenti in izkušeni raziskovalci ne razlikujejo od tujih. Vprašanje o razliki med arhivistovim znanjem in znanjem uporabnika je bilo netaktno in je nekatere intervjuvance prizadelo, češ „zakaj smo profesionalci, če ni razlike.” Morda pa jih je prav to spodbudilo k temu, da so našteli svoje specifične veščine in znanja. Najbolj je bilo med intervjuvanci poudarjeno poznavanje fondov, poznavanje ustvarjalcev in institucij oz. upravnih struktur v različnih zgodovinskih obdobjih. Pomembno je tudi poznavanje jezikov in pisav, v katerih je zapisano arhivsko gradivo. Nekdo od sogovornikov je tako prikazal vprašanje laičnega uporabnika: „Rojen sem v tej vasi. Imaš kaj o mojem dedu?” Nekdo drug je komentiral razliko med arhivistom in uporabnikom glede poznavanja ustvarjalcev tako: „Živimo v enem svetu, a imamo vsak drugo predstavo o tem, kako kaj deluje in kje je. Ta naša predstava nima nobene zveze z realnostjo.” Tretji se je čudil posebni skupini uporabnikov, ki v podrobnemu poznavanju določenih fondov prekaša celo skrbnike teh fondov. S tem vprašanjem smo skušali priti do informacije o tem, katero znanje bi moral imeti uporabnik, da bi lahko gradivo iskal tudi sam. Seveda je popolnoma samostojno delo z gradivom mogoče le v digitalnem okolju, v digitalnih zbirkah. Tega se zavedajo tudi intervjuvanci. So pa na vprašanja o vplivu na spletu dostopnega gradiva na uporabo, uporabnike in arhiviste odgovarjali različno. Njihovi odgovori si sicer v ničemer niso nasprotovali (npr. tako, da bi nekdo rekel da so digitalne zbirke pomembne, drugi pa nepomembne). Tako nasprotovanje bi namreč izničilo veljavnost naših ugotovitev. Intervjuvanci so omenjali različne vidike tega vpliva. Vsi omenjeni vidiki so smiselni in se pojavljajo v različnih razpravah o digitalnih zbirkah arhivskega in knjižničnega gradiva ter o delovanju arhivov nasploh. Zato lahko 115


A. Šauperl et al: Arhivisti o uporabnikih arhiva

te odgovore sprejmemo na znanje, ne moremo pa jim pripisati večje teže, saj ne oblikujejo utemeljene teorije2. Razlike v odgovorih in pozornosti, ki jo intervjuvanci namenjajo digitalnim zbirkam arhivskega gradiva, izhajajo tudi iz velikih razlik med arhivi glede te storitve. Nekateri arhivi imajo na spletu več, drugi manj in tretji prav nič gradiva. Nekateri imajo na spletu gradivo, drugi informativna pomagala. Nekateri menijo, da bo dostopnost gradiva na spletu mnogo večja, zato bo število uporabnikov večje. Nihče pa ni omenil, da bi se število uporabnikov v fizičnem arhivu zmanjšalo zaradi dostopnosti gradiva na spletu. Celo nasprotno. Nekaj jih je menilo, da bodo uporabniki kljub spletni dostopnosti prišli v arhiv. Nek intervjuvanec je menil, da se bodo uporabniki lahko pred prihodom v arhiv dobro pripravili in v arhivu opravili le najnujnejše, in to hitro in učinkovito. Nekdo drug je menil, da bo delo lažje, ker ne bo treba v skladišče, med police, ne bo treba delati s starim, prašnim papirjem. Pojavilo se je tudi mnenje, da bodo razlike v tehničnem pristopu, medtem ko vsebinskih razlik ne bo. Nekdo je menil, da digitalizat ni isto kot izvirnik in ponudil primer: „na originalni razglednici lahko s povečevalom pogledam podrobnost, ki je na digitalizatu ni videti.” Tretji je povedal, da pri digitalnih zbirkah ni dovolj digitalizat, temveč so nujni metapodatki. To dobro ilustrira podatek četrte osebe, ki je povedala, da imajo gradivo v štirih jezikih in treh pisavah. Nekdo je opozoril, da imajo težave z iskanjem v trenutno na spletu dostopnem informativnem pomagalu že arhivisti sami in si zato predstavlja, da imajo uporabniki še večje težave. Ta oseba je menila, da bo morda treba premisliti o arhivistični terminologiji v spletnih informativnih pomagalih in zbirkah. Peta oseba je opozorila na to, da je pred objavo gradiva na spletu treba rešiti več resnih težav v nedosledni in nedorečeni zakonodaji in predpisih (npr. varovanje osebnih podatkov in avtorskih pravic ter pravica do informiranosti). Presenetljivo enotni pa so bili intervjuvanci pri odgovoru na vprašanje, ali bo spletna dostopnost gradiva spremenila delo arhivista. Menili so, da ne oz. ne bistveno. Ujemali so se v mnenju, da bodo še vedno morali poznati gradivo, ga urejati in pripravljati za uporabnike. Tudi tu je nekdo poudaril pomen opremljanja digitalizatov s kakovostnimi metapodatki, česar ne more narediti nihče drug kot arhivist. V odgovorih pa lahko opazujemo tudi to, česar intervjuvanci niso omenjali. Niso govorili o tem, kako se uporabniki poslužujejo, kako obvladajo oz. kako se vedejo v spletnih zbirkah arhivskega gradiva in spletno dostopnih informativnih pomagalih. Nedvomno je to tudi zato, ker je spletno dostopnih virov še razmeroma malo. Morda je pa to tudi odraz tega, da se arhivska teorija še ni sistematično posvečala temu vprašanju. Vsi intervjuvanci so namreč povedali, da se pri pripravi na strokovni izpit niso seznanjali s teorijo o uporabnikih, da so na take razprave naleteli le tu in tam na strokovnih posvetovanjih. Tisti, ki delajo z uporabniki, so menili, da imajo dovolj znanja o uporabnikih. Nekdo pa je priznal, da bi bilo dobrodošlo več znanja o tem, kako ravnati s težavnimi strankami. Tisti, ki ne delajo s strankami, poglobljenega znanja o uporabnikih ne pogrešajo. Le ena oseba je izjavila, da bi morala bolje poznati fonde njihovega arhiva. Tu imamo torej paradoks: arhivisti se z uporabniki teoretično ne ukvarjajo, a jih vseeno dobro poznajo. Naša ugotovitev, da se značilnosti uporabnikov, ki so jih ponudili intervjuvanci, zelo dobro ujemajo s teoretično zgrajenimi modeli tipičnih uporabnikov, namreč kaže na to, da je zavest o uporabnikih med arhivisti kljub pomanjkanju teoretičnih razprav na tem področju na visoki ravni. Porajajo se vprašanja za novo raziskavo: ali so arhivisti to znanje vgradili tudi v 2

Utemeljena teorija je slovenski (Mesec, 1998, str. 52) prevod za angleški izraz grounded theory Glaserja in Straussa (1967). Gre za eno od značilnosti kvalitativnega raziskovanja. Utemeljena teorija pomeni teorijo, ki je lahko omejena le na vzorce, ugotovljene v posamezni raziskavi.

116


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

vmesnike spletnih zbirk arhivskega gradiva in spletno dostopnih informativnih pomagal? So ti spletni viri enako uporabniško prijazni kot arhivisti v čitalnicah arhivov? Spraševali smo tudi, ali intervjuvanci poznajo pojem „arhivska pismenost” in kaj to je. Arhivisti iz SI pojma niso poznali in so ponudili različne odgovore, npr.: da znaš poiskati pravi dokument, ga pravilno prebrati in uporabiti, da znaš ravnati z dokumenti ali da poznaš arhivsko mrežo, fonde in ustvarjalce. Intervjuvanci iz BH so na to vprašanje odgovarjali precej drugače. Večina je povedala, da so za pojem arhivska pismenost že slišali. Nekateri niso točno vedeli, kje, drugi so rekli, da so ga srečali v literaturi. Nekateri so menili, da gre za znanje uporabnika o tem, kako raziskovati v arhivu, drugi so menili, da gre za arhivistovo profesionalno znanje. Na te odgovore je zelo verjetno vplivalo predhodno vprašanje, v katerem so komentirali ustreznost definicije informacijske pismenosti za področje arhivov, saj se v definiciji pojavljajo točno taki izrazi. Lahko bi rekli, da smo z vprašanjem intervjuvancu odgovor položili na jezik. Zato naše ugotovitve ne morejo biti veljavne, čeprav se ujemajo z definicijo tega pojma. Definicija arhivske pismenosti je dejansko izpeljana iz definicije informacijske pismenosti in jo je Blundell (2013) opredelila kot kombinacijo osnovnih postopkov v okviru informacijske pismenosti „poišči, uporabi, vključi” s specifičnimi značilnostmi teh postopkov v arhivih. Definicija informacijske pismenosti se glasi: “Informacijska pismenost … obsega obvladovanje iskanja/najdenja, uporabe in analize informacij, znanja in podatkov, da bi lahko odgovorili na vprašanja, oblikovali nova vprašanja in ustvarjali novo znanje; in vse to na etičen način” (Draft, 2014). Hkrati pa se tudi potrjuje izhodiščna domneva, da pravzaprav izraz arhivska pismenost ni ustrezen, temveč gre za informacijsko pismenost v arhivskem kontekstu. To pa zopet dokazuje, da gre za generične, prenosljive veščine, katerih dejansko uporabo narekuje kontekst3, v katerem iščemo informacije. Ustvarjalcev nihče od intervjuvancev ne vidi kot uporabnike. Intervjuvanci iz SI so predlog, da bi ustvarjalci bili še ena skupina uporabnikov, gladko zavrnili. Konsistentnost tega odgovora daje ugotovitvi veliko veljavnost. Intervjuvanci iz BH pa so bili pripravljeni ta predlog sprejeti. Morda iz vljudnosti do raziskovalcev. To bi bilo vsekakor treba še preveriti. Zanimiv pa je predlog ene osebe, in sicer, da bi bila arhivska pismenost lahko sposobnost odgovornega osebja pri ustvarjalcu za pravilno urejanje dokumentarnega in arhivskega gradiva. Šlo naj bi torej za sposobnost vodenja arhiva pri ustvarjalcu. 5

ZAKLJUČEK

V pričujoči raziskavi nas je zanimalo, ali smo pravilno opisali tipične uporabnike v modelih, razvitih na osnovi literature iz anglo-ameriškega področja. Ugotovili smo, da sta modela za raziskovalca in študenta pravilna. Predvsem od teh dveh skupin lahko pričakujemo, da bosta samostojno uporabljali na spletu dostopne arhivske zbirke in informativna pomagala. Ta ugotovitev je razveseljiva, saj pomeni, da bomo pri razvoju uporabniških vmesnikov za take spletne vire lahko uporabili tuje zglede. Tujo literaturo bomo lahko uporabili tudi tako, da ne bi bilo treba ponavljati napak, ki so jih drugje že opisali in odpravili. V predhodnih študijah, kjer smo te modele tipičnih uporabnikov razvijali, smo prezrli najpogostejšega uporabnika, to je osebo, ki potrebuje kopije dokumentov iz 3

Pojem ni uporabljen v arhivističnem, temveč v splošnem smislu.

117


A. Šauperl et al: Arhivisti o uporabnikih arhiva

arhiva za različne pravne ali upravne postopke, s katerimi se ukvarja. Vsi intervjuvanci so povedali, da ti uporabniki gradiva ne iščejo sami. Zanje ustrezni dokument poišče in pripravi arhivist. Vprašanje za katero od naslednjih raziskav je, ali in v katerih primerih bi lahko te postopke izvajali uporabniki sami, seveda le v digitalnem okolju. Čeprav so intervjuvani arhivisti menili, da bodo spletno dostopne zbirke in informativna pomagala olajšala delo z gradivom, menijo, da bodo ljudje vseeno še prihajali v arhiv. Utemeljitev za to lahko najdemo v njihovih odgovorih na različna druga vprašanja. Po eni strani gre za to, da je za raziskovanje v arhivu potrebnega veliko specifičnega znanja. Med drugim so intervjuvanci našteli poznavanje administrativnih in upravnih struktur v posameznih obdobjih, poznavanje ustvarjalcev, njihovih fondov in razumevanje vsebin oz. vrst gradiva, ki se v arhive sploh shranjujejo. Potem je treba znati uporabljati informativna pomagala, saj se mora uporabnik sicer spopasti s preveliko količino gradiva. Sledi poznavanje jezikov in pisav, v katerih je arhivsko gradivo napisano. Ker se arhivisti zavedajo te specifike, zelo veliko truda vložijo v individualno usposabljanje raziskovalcev in študentov za raziskovanje arhivskega gradiva. Ponekod izvajajo tudi predavanja oz. predstavitve za skupine dijakov, študentov, upokojencev ipd. skupin. Drugod, kjer so možnosti za obiske omejeni, pripravljajo televizijske oddaje za promocijo svoje dejavnosti in storitev. Nekateri so aktivni tudi na družabnih omrežjih, kakršno je Facebook. Neizbežno pa se bomo morali arhivisti ukvarjati tudi s tem, kako gradivo na spletu predstaviti tako, da ga bodo uporabniki lahko uporabljali samostojno, brez naše pomoči. Računalniki so tu tudi za to, da olajšajo nekaj dela tudi nam samim. Vsaj za izbrane vrste gradiva bomo lahko izdelali taka informativna pomagala, ki jih bodo nekateri uporabniki lahko uporabljali popolnoma samostojno. Uporabljali v smislu, da bodo potem, po besedah enega od intervjuvancev, prišli v arhiv dobro pripravljeni in sposobni zahtevati točno določeno tehnično enoto ter bodo gradivo, po besedah drugega intervjuvanca, znali učinkovito uporabiti za kakovostno raziskovanje. 6

ZAHVALA

Zahvaljujemo se vladama Slovenije in Bosne in Hercegovine za finančno podporo bilateralnemu projektu „Smernice za opis vsebine gradiv arhivske vrednosti” (šifra projekta: BI-BA/14-15-031). Zahvaljujemo se tudi vsem arhivistom, ki so sodelovali v raziskavi. VIRI IN LITERATURA 

Blundell, S. (2013). Archival literacy in action. Dublin, OH: Society of Ohio Archivists Annual Meeting. Pridobljeno 1. 1. 2015 s spletne strani http://www.ohioarchivists.org/annual_conference/annual-conference-2013/.

Case, D. O. (2012). Looking for information: a survey of research on information seeking, needs, and behavior. 3rd ed. Bingley : Emerald.

Daniels, M. G. in Yakel, E. (2010). Seek and you may find: successful search in online finding aid systems. The American Archivist, Letn. 73, št. 2, str. 535-568. Pridobljeno 1. 1. 2015 s spletne strani http://archivists.metapress.com/content/p578900680650357/?p=c5e57e617ce348818b5717d3f74f 8251&pi=5.

Draft framework for Information Literacy for Higher Education (2014). Chicago : ACRL. Pridobljeno 1. 1. 2015 s spletne strani http://acrl.ala.org/ilstandards/wpcontent/uploads/2014/02/Framework-for-IL-for-HE-Draft-1-Part-1.pdf.

118


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Duff, W. M. in Johnson, C. A. (2002). Accidentally found on purpose: information seeking behavior of historians in archives. Library Quarterly, Letn. 72, št. 4, str. 472-496. Pridobljeno 1. 1. 2015 s spletne strani http://www.jstor.org/stable/40039793.

Johnson, A. (2008). Users, use and context: supporting interaction between users and digital archives. V: L. Craven (ur.), What are archives? Cultural and theoretical perspectives: a reader (str. 145-166). Aldershot: Ashgate.

Mesec, B. (1998). Uvod v kvalitativno raziskovanje v socialnem delu. Ljubljana : Visoka šola za socialno delo.

Powell, R. R. in Silipigni Connaway L. (2004). Basic research methods for librarians. 4th ed. Westport, Conn. : Libraries Unlimited.

Semlič Rajh, Z. in Šauperl, A. (2013). Analiza oblikovanja vsebine zajetih podatkov v podatkovni bazi SIRAnet. V: N. Gostenčnik … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Arhivi v globalni informacijski družbi (str. 145-157). Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno 1. 1. 2015 s spletne strani http://www.pokarhmb.si/uploaded/datoteke/Radenci/Radenci2013/12_Semlic_Sauperl_2013.pdf.

Šauperl, A. (2005). Kvalitativne raziskovalne metode. V: Šauperl, A. (ur.), Raziskovalne metode v bibliotekarstvu, informacijski znanosti in knjigarstvu (str. 149-162). Ljubljana : Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, Filozofska fakulteta, Univerza v Ljubljani.

Šauperl, A., Vilar, P., Šabotić, I. in Semlič Rajh, Z. (2014a). Uporabnikov pogled na arhiv in popise arhivskega gradiva v arhivskih informacijskih sistemih. V: I. Fras … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Arhivi v globalni informacijski družbi (str. 171-200). Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno 1. 1. 2015 s spletne strani http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/radenci2014/17_sauperl_2014.pdf.

Šauperl, A., Vilar, P., Žumer, M., Semlič Rajh, Z., Šabotić, I., Isić, S. in Selimović, S. (2014b). Teoretski pogled na korisnike arhiva. Arhivska praksa, letn. 17, str. 263-280.

Vilar, P. (2005). Informacijsko vedenje: modeli in koncepti. Knjižnica, letn. 52, št. 1, Str. 41-61. Pridobljeno 1. 1. 2015 s spletne strani http://revija-knjiznica.zbdszveza.si/Izvodi/K0512/Vilar.pdf.

Vilar, P. in Šauperl, A. (2014). Archival literacy: different users, different information needs, behaviour and skills .V: Kurbanoglu, S. ... [et al.] (ur.). Information Literacy: Lifelong Learning and Digital Citizenship in the 21st Century. Str. 149-159. Berlin : Springer.

Yakel, E. in Torres, D. A. (2003). AI: Archival intelligence and user expertise. The American Archivist, Letn. 66, št. 1, str. 51-78. Pridobljeno 1. 1. 2015 s spletne strani http://www.jstor.org/stable/40294217.

119


A. Šauperl et al: Arhivisti o uporabnikih arhiva

SUMMARY

Alenka ŠAUPERL, Polona VILAR*, Maja ŽUMER*, Zdenka SEMLIČ RAJH*, Izet ŠABOTIĆ*, Selma ISIĆ*, Sead SELIMOVIĆ*, Omer ZULIĆ* ARCHIVISTS ABOUT ARCHIVES' USERS Our previous research involved developing models of typical archives' users. These prototypes were developed through literature review and presented typical amateur researchers: a scientist and a student. Literature, which was reviewed, mostly came from the Anglo-American world where most of archives’ user research was done. The intention of the current study was to verify these models through surveys and interviews of archivists from Slovenia (SI) and Bosnia and Herzegovina (BH). We started with surveys but obtained very few responses. We therefore continued with interviews. From April to September 2014 we gathered eight interviews (four in each country) and five surveys (four from SI and one from BH). Our results confirm two of the three user prototypes: the scientist and the student. These are the two groups, which would most likely use digital collections of archives available online. This finding means that archivists in SI and BH could rely on foreign literature for developing user interfaces of their digital collections. This may also be a good way of avoiding mistakes, which were reported (and often corrected) in published research. The current results also show that, from literature, we missed to develop the prototype for the most frequent user: a person, who needs copies of archival documents for legal or administrative purposes, with which they are involved in their every-day life. All participants in the study said that these users never search for information independently. An archivist searches, finds and prepares a copy of the needed document for the user. Whether these users would be able to search for certain documents in digital collections on their own and in which cases this would be possible, are two research questions for the future research projects. Participants believe that work would be easier in digital collections and finding aids. However, they are certain this will not stop users from coming to the archives. Proof for such opinion is found in their responses to different questions. From one viewpoint, research in archives requires a lot of specific knowledge. Participants 

Alenka Šauperl, Ph. D., Proffesor, Department of Library and Information Science and Book Studies, Faculty of Arts, University in Ljubljana, Aškerčeva 2, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: alenka.sauperl@ff.uni-lj.si.

*

Polona Vilar, Ph. D., Assoc. Proffessor, Department of Library and Information Science and Book Studies, Faculty of Arts, University in Ljubljana, Aškerčeva 2, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: polona.vilar@ff.uni-lj.si.

*

Maja Žumer, Ph. D., Assoc. Proffessor, Department of Library and Information Science and Book Studies, Faculty of Arts, University in Ljubljana, Aškerčeva 2, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: maja.zumer@ff.uni-lj.si.

*

Zdenka Semlič Rajh, M. Phil., Archival Councillor, Regional Archives Maribor, Glavni trg 7, 2000 Maribor, Slovenia, contact: zdenka.semlic@pokarh-mb.si.

*

Izet Šabotić, Ph. D., Assoc. Prof., Faculty of Arts, University in Tuzla, Muharema Fizovića Fiska 6, 75000 Tuzla, Bosnia and Herzegovina, contact: sabota_tuzla@hotmail.com.

*

Selma Isić, senior archivist, Archives of the Tuzla Canton, Franja Ledera 1, 75000 Tuzla, Bosnia and Herzegovina, contact: selmaisic@yahoo.com.

*

Sead Selimović, Ph. D., Assoc. Prof., Faculty of Arts, University in Tuzla, Muharema Fizovića Fiska 6, 75000 Tuzla, Bosnia and Herzegovina, contact: sead.selimovic@untz.ba.

*

Omer Zulić, archival councillor, Archives of the Tuzla Canton, Franja Ledera 1, 75000 Tuzla, Bosnia and Herzegovina, contact: arhiv.tk@bih.net.ba.

120


TehniÄ?ni in vsebinski problemi klasiÄ?nega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

mentioned knowledge of administrative and legislative structures in different historical periods, knowledge about creators of archives, their fonds and understanding of the content and types of documents, which are kept by the archives. Next is the specific knowledge of using finding aids. If one is not able to use finding aids efficiently, they have to sift through overwhelmingly large quantities of documents. In addition, knowledge of different languages and scripts used in different historic periods and geographic regions cannot be overlooked. The other viewpoint is user education. Because archivists are aware of this specific knowledge, they invest much effort into individual education of scientists and students. They teach them how to conduct research in their fonds. Some archives also offer lectures and presentations for groups of students, retired amateurs and similar user groups. Other archives prepare TV shows for promotion of their services and fonds. Some archives are also active in social networks such as Facebook. It is, however, interesting to note that all archivists emphasized that they have not received any training on user education and literature, which would cover user-related issues from theoretical viewpoint, is not available. Archivists will have to develop methods and interfaces, which will enable users to conduct research of archives independently. Computers are supposed to make our work easier and this should be true for archivists too. At least for certain kinds of archives we should be able to develop finding aids, which will enable at least some users to work entirely on their own. Such digital collections should, as one of the interviewees said, enable users to prepare for efficient work in the reading room of the archives at home and enable them to conduct research of excellent quality.

121


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Jelka MELIK* SODNA VEJA OBLASTI IN ARHIVI Izvleček: Sodna veja oblasti pripada predvsem sodiščem kot glavnim akterjem in je prav posebno področje arhivskega delovanja in arhivske teorije. Sodna veja oblasti je vsekakor vredna posebne obravnave. Posebej je treba poudariti njeno dvojno vlogo. Po eni strani je pomemben ustvarjalec arhivskega gradiva in po drugi prav poseben uporabnik arhivskega gradiva. Prav zato je na tem področju potrebno doseči tesnejše sodelovanje ustvarjalcev arhivskega gradiva – sodišč in arhivistov oziroma pristojnih arhivov. Zaščita človekovih pravic je vsekakor skupna in prednostna naloga, ki jo je potrebno vzpostaviti in ustrezno zakonsko urediti. Ključne besede: arhiv, arhivsko gradivo, dokumentarno gradivo, sodna veja oblasti, temeljne človekove pravice

Abstract: Judicial Branch of Power and Archives Judicial branch of power, which is the primary domain of the courts as the main protagonists, is a very special area of archival operation and archival theory. Judicial branch of power is definitely worth of special treatment. Especially its dual role should be pointed out. On the one hand, it is an important creator of archives and on the other, their special user. Therefore, it is important to achieve a closer cooperation among the creators of archives - the courts - and competent archivists and archival institutions. Protection of human rights is certainly a common goal and a priority that needs to be put in place and properly regulated. Key words: archives, records, judicial branch of power, fundamental human rights

1

UVOD

Sodna veja oblasti, ki pripada predvsem sodiščem kot glavnim akterjem, je prav posebno področje arhivskega delovanja in arhivske teorije. Slovenski arhivi so si v dolgih letih po drugi svetovni vojni prizadevali pridobiti glavno in odločilno besedo pri določanju tistega dokumentarnega gradiva, ki naj se ohrani trajno in naj bo sprejeto v enega izmed pristojnih javnih arhivov. To je bilo vsekakor dobro in povsem jasno je, da so si arhivi priborili vsaj nekaj avtoritete na tem področju. Vendar pa nas sedanji položaj in vloga arhivov v sodobni družbi silijo v nadaljnja razmišljanja in načrtovanja. Določanje arhivskega gradiva je vsekakor zelo odgovorna naloga. Dokler je bilo treba upoštevati le kulturni in raziskovalni vidik dokumentov, je bil arhivist, pretežno zgodovinsko izobražen, nekako kos nalogam, ki so bile postavljene predenj. Danes se je, po zgledu zahodnoevropskih držav, zakonski opredelitvi arhivskega gradiva pridružil tudi pravni aspekt. Veljavni arhivski zakon je stopil še korak naprej in določil še tesnejše sodelovanje ustvarjalca arhivskega gradiva pri odločanju o dodelitvi *

Doc. dr. Jelka Melik, višja svetovalka, arhivistka, Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: jelka.melik@gov.si.

123


J. Melik: Sodna veja oblasti in arhivi

»pomembnega« statusa dokumentom. V prihodnosti bo treba k dolžnostim ustvarjalcev dodati še nove zadolžitve in jih temeljito opredeliti. Le tako se bo namreč lahko ohranilo res pravo dokumentarno gradivo, ki bo služilo ne le znanstvenikom in drugim raziskovalcem, temveč tudi drugim uporabnikom, predvsem za izvedbo raznih postopkov (vse od zakonodajnih do pravdnih, nepravdnih in kazenskih). Sodna veja oblasti je vsekakor vredna posebne obravnave. Posebej je treba poudariti njeno dvojno vlogo. Po eni strani je pomemben ustvarjalec arhivskega gradiva, po drugi prav poseben uporabnik arhivskega gradiva. 2

ARHIVISTIKA IN ARHIVSKO PRAVO SE RAZVIJATA

Znano je, da se je v evropskem prostoru arhivistika kot znanstvena disciplina razvijala počasi in postopoma ter se relativno pozno razvila v samostojno vedo. Tudi na Slovenskem. Vse do leta 1991 seveda v okviru držav, katerih del je bilo slovensko ozemlje. Kljub poudarku na drugi polovici 20. stoletja, ko je Slovenija dobila tudi svoj prvi arhivski zakon, pa nikakor ne gre pozabiti vseh, ki so se že dolgo pred tem trudili za postavitev in pravilno delovanje arhivov in s tem tudi omogočili kasnejši razvoj vede. Naj omenimo le dva. Pesnik in duhovnik Anton Aškerc - mestni arhivar je pripomogel k spoštovanju oziroma uveljavitvi načela prvotne ureditve, ko je trmasto vztrajal, da se zahtevam po preureditvi arhiva ne bo uklonil. Tako je magistratno gradivo rešil pred popolno zmešnjavo in neuporabnostjo. Prav tako je zelo modro postopal pri pomembnem strokovnem vprašanju - odbiranju arhivskega gradiva oziroma – po tedanji terminologiji – škartiranju. Izločanje gradiva si je zamislil kot komisijski postopek, ki ga izvedeta dva zgodovinarja in upravni uradnik. Aškerc torej ni le prvi ljubljanski mestni arhivar, marveč tudi prvi slovenski poklicni arhivar sploh (Vilfan, 1956, str. 106). Prezreti tudi ne gre zgodovinarja Josipa Mala (Ribnikar, 1988). Leta 1909 je nastopil službo v Kranjskem deželnem muzeju, katerega del je bil tudi arhiv. Sprva se je posvetil prav arhivskemu delu. Kasneje je bil predvsem ravnatelj muzeja, a je vseskozi skrbel tudi za arhiv, predvsem za njegovo urejenost in dostopnost. Leta 1914 je naredil tudi prve korake v smeri rednega pridobivanja arhivskega gradiva, saj je do srede dvajsetih let deželni arhiv povečeval svoje arhivske fonde in zbirke le z darovi posameznikov in nakupi, ki pa so bili zaradi premajhnih finančnih sredstev skromni. Tako je na primer ohranitev gradiva sodišč predvsem njegova zasluga (nadzoroval je izločanje gradiva v letih 1937-1941). Med drugo svetovno vojno je posvetil veliko pozornost varstvu in zaščiti arhivskega gradiva. Omeniti je treba tudi Malova prizadevanja na področju arhivskega prava. Ko je bil leta 1939 pripravljen osnutek uredbe o arhivih, je slednja predvidevala, da se samostojni državni arhivi ustanovijo v Beogradu, Zagrebu, Dubrovniku in Novem Sadu ter da v sklopu muzejev na Cetinju, v Ljubljani, Sarajevu, Skopju in Splitu delujejo posebni arhivski oddelki. Mal je sestavil obširne pripombe in jih poslal ministru Francu Snoju1 z napotkom, da je treba energično zahtevati, da se status arhiva pri Narodnem muzeju v Ljubljani spremeni in da se mora ta arhiv izenačiti z drugimi državnimi arhivi. Prav tako je Mal prispeval k popularizaciji arhivistike in arhivske službe. Ozaveščal je javnost o potrebi in pomenu arhivov. Mal je pripravil tudi prvo arhivsko razstavo na Slovenskem, z njo je prikazal razvoj pisave. Napisal je tudi nekaj "arhivskih" člankov.

1

Na volitvah leta 1938 je bil izvoljen v jugoslovanski parlament in postal minister brez listnice v treh jugoslovanskih vladah.

124


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Spreminja se življenje ljudi kakor tudi delovanje institucij. Tudi arhivi se. Javni arhivi. Državni arhivi. Spreminjajo se odgovori na vprašanja, kako naj ravnata država in družba glede arhiviranja in poslanstva arhivov. Z zgodovinsko distanco je mogoče ugotoviti odvisnost vsakokratnih arhivskih paradigem od političnih, socialnih in gospodarskih razmer v evropskem prostoru, ZDA in danes v globaliziranem svetu. Arhivska politika oziroma politika umeščanja arhivov v državni in družbeni prostor je bila in je še vedno orodje vladanja. Stroka se temu v veliki meri podreja. Del arhivistov se vedno ukvarja z zagovarjanjem, opravičevanjem in utemeljevanjem obstoječega. Drugi, navadno manjši del, pa se tako ali drugače temu upira v imenu človekovih pravic, njegove svobode in dostojanstva. 3

SODNA VEJA OBLASTI

Pravna država je moderna država, v kateri je delovanje državnih organov pravno vezano in v kateri so državljanom zagotovljene temeljne pravice. Organizirana je kot demokratična, ustavna država, ki temelji na načelu delitve oblasti (v pomenu sistema zavor in ravnovesij med nosilci državne oblasti), in sicer na zakonodajno, sodno in izvršno-upravno. To pomeni, da bi morali biti organi, ki opravljajo zakonodajno (legislativno), izvršno (eksekutivno) in sodno (jurisdikcijsko) oblast, medsebojno neodvisni, samostojni in nepovezani tako v organizacijskem kot tudi v opravilnem pogledu. Povedano z drugimi besedami, organi ene oblasti ne postavljajo in ne razrešujejo drugih organov, prav tako se eni organi ne morejo in ne smejo vtikati v poslovanje drugih. V stvarnosti to načelo ni v popolnosti izvedljivo, možni so le večji ali manjši približki. Osrednja razsežnost take države je vladavina prava. Ne smemo pa spregledati pomena sodobne ureditve Evrope in njenih zahtev in možnosti. Evropske države že dolgo niso več popolnoma ločene druga od druge. Postajajo vse bolj del Evropske unije (EU), kamor od 2004 spada tudi Slovenija. Sodni organi predstavljajo tretjo vejo državne oblasti. To so predvsem sodišča. S svojimi odločitvami ti organi neposredno posegajo v pravice različnih osebkov in razrešujejo spore, ki med njimi nastanejo. Zakonodajna oblast oblikuje pravne norme, sodna pa jih uporablja v konkretnih primerih. Sodstvo je glavni nosilec oziroma izvajalec tretje veje državne oblasti, katere naloga je zagotavljanje pravnega varstva. Organizacijsko sestavlja sodstvo cel sistem sodišč, ki se delijo najprej na redna in izredna. Redna sodišča pa so lahko splošna (redna sodišča splošne pristojnosti) ali posebna oziroma specializirana. Po vsebini ločimo kazensko, civilno, upravno in ustavno sodstvo. Kazensko in civilno sodstvo izvajajo redna sodišča splošne pristojnosti, upravna sodišča pa delujejo kot posebna redna sodišča. Prav poseben status ima tudi ustavno sodstvo. Sodišča so namreč v zgodovini vse bolj širila svoje pristojnosti. Sprva so bila omejena na področje kazenskega in civilnega prava, ki zadevata temeljne človekove vrednote - življenje, svobodo, lastnino. Kasneje se je njihovo delovanje razširilo na državno lastnino (računska sodišča), postopoma tudi na področji upravnega in ustavnega prava oziroma na drugi dve veji oblasti, in sicer na upravo (upravno sodstvo) in zakonodajo (ustavno sodstvo). Ob tem velja poudariti, da so tudi sama sodišča pod sodniško kontrolo, in sicer zaradi obstoja in delovanja več sodnih instanc. Kazensko sodstvo opravljajo kazenski sodniki oziroma kazenski senati. Njihova naloga je odločanje o obstoju kaznivih dejanj, krivde storilcev in izrekanje kazenskih sankcij. Pri svojem delu so vezani na kazensko materialno in kazensko procesno pravo.

125


J. Melik: Sodna veja oblasti in arhivi

Civilno sodstvo pa obsega civilno pravdno in civilno nepravdno ter civilno izvršilno sodstvo. Naloga civilnega pravdnega sodstva je odločanje v sporih iz osebnih, družinskih, premoženjskih in drugih civilnopravnih razmerij. Kadar teh odnosov zaradi njihove vsebine ali narave ni mogoče obravnavati v pravdnem postopku ali pa je v njih močneje prisoten javni interes, odloča civilno nepravdno sodstvo (npr. odvzem in vrnitev poslovne sposobnosti, razglasitev pogrešanega za mrtvega in dokazovanje smrti, odločanje o pridržanju na zdravljenju v psihiatrični bolnišnici brez privolitve, določitev nujne poti, ureditev razmerij med solastniki, odločanje v mejnih sporih). Civilno izvršilno sodstvo je tisto, v katerem se s pomočjo državnih prisilnih sredstev v okviru izvršilnega postopka izvršujejo odločbe sodišč, drugih državnih organov in nekatere z zakonom določene listine (izvršilni naslov), ki nalagajo stranki dajatev, storitev ali opustitev v korist druge stranke. Redna sodišča splošne pristojnosti obravnavajo kazenske in civilne zadeve na splošno, posebna sodišča, imenovana tudi specializirana, pa se lahko ustanovijo za obravnavanje določenih vrst zadev zaradi njihove svojevrstne narave ali pa takrat, kadar je za njihovo obravnavanje potrebno posebno poglobljeno znanje na ožjem pravnem področju. Taka specializirana sodišča so na primer gospodarska, delovna, vojaška. Države oziroma različni pravni sistemi ustanavljajo različna, času in razmeram primerna posebna sodišča. 4

EVROPSKE POVEZAVE IN SODIŠČA

Država je sicer najvišja pravna organizacija ljudi na določenem ozemlju, ki je neposredno podrejena meddržavnemu pravu, a prav to je v evropskem prostoru, na katerega omejujemo svoja izvajanja, dejstvo, ki ga ne moremo zanemariti. Evropske države se namreč povezujejo na različne načine. Pomembna mednarodna organizacija, ki jo sestavlja 47 evropskih držav, je Svet Evrope, ustanovljen 5. maja 1949 z Londonskim sporazumom. Sedež organizacije je v francoskem Strasbourgu. Članica Sveta Evrope lahko postane vsaka evropska država, pod pogojem, da sprejema načelo vladavine prava in jamči človekove pravice ter temeljne svoboščine vsakomur, ki je pod njeno oblastjo. Glavne naloge Sveta so: varstvo človekovih pravic, demokracije in pravne države, ozaveščanje ljudi ter spodbujanje razvoja evropske kulturne identitete in raznolikosti, iskanje skupnih rešitev za probleme, s katerimi se srečuje evropska družba. Eden največjih uspehov Sveta Evrope je bil sprejem Evropske konvencije o človekovih pravicah v letu 1950, ki je služila kot temelj za ustanovitev Evropskega sodišča za človekove pravice leta 1959. Evropsko sodišče za človekove pravice (ESČP) je eden najpomembnejših organov Sveta Evrope. Je mednarodno sodišče s sedežem v Strasbourgu, ustanovljeno na podlagi Evropske konvencije o človekovih pravicah (EKČP), z dodatnim Protokolom XI z dne 11. novembra 1998. Sestavlja ga toliko sodnikov, kolikor je držav pogodbenic, tj. sedeminštirideset. Vse te države, med njimi tudi Republika Slovenija, so ratificirale Konvencijo o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin. Sodnike voli skupščina Sveta Evrope s seznama treh kandidatov, ki jih predlaga vlada posamezne države. Sodniki ne zastopajo države, ampak so člani sodišča kot posamezniki. Evropsko sodišče za človekove pravice izdaja odločbe v francoskem in/ali angleškem jeziku. Prevodi v druge jezike ne veljajo za avtentične oziroma uradne.2

2

Odločitve sodišča so dostopne na: http://www.dp-s.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/odlocitve_evropskega_ sodisca_za_clovekove_pravice/ (9. 1. 2014). Informacije o sodišču: http://www.echr.coe.int/pages/home. aspx?p=court/howitworks&c=#newComponent_1346158756330_pointer (10. 1. 2015).

126


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Najusodnejša pa je vsekakor Evropska unija - politično-gospodarska zveza 28 evropskih držav članic. Deluje preko naddržavnih institucij in medvladnih odločitev. Za njen pravni sistem je značilno, da gre za svojevrsten način povezovanja skupnega evropskega pravnega reda z nacionalnimi pravnimi redi držav članic, vključno z zagotovljenim sodnim varstvom. Pravo Evropske unije ali pravni red EU (Community Patrimony) je več kot le zakonodaja. Vključuje tudi pravno-politične usmeritve, sodno prakso njenih sodišč in pravno teorijo prava EU. Država je suverena, ko lahko odloča o svojih zadevah in sklepa sporazume z drugimi državami. Pristojnosti držav članic so omejene. EU ima neposredno obvezujoča zakonodajna pooblastila, ki jih ni potrebno preoblikovati v zakon. Prav tako EU lahko sklene obvezujoče mednarodne dogovore. Zato države članice niso več v celoti suverene. Evropska unija ima tudi sodišča. Sodišče Evropske unije kot sodni organ skrbi, da je pravo spoštovano, pravilno tolmačeno in v vseh državah članicah enotno uporabljano. Nastalo je leta 1952 kot organ Evropske gospodarske skupnosti (EGS), nato pa je dobilo pristojnost za vse 3 skupnosti. Sodišče Evropske unije sestavljajo Sodišče, Splošno sodišče in specializirana sodišča. Sodišču so bile podeljene natančno opredeljene sodne pristojnosti, ki jih uresničuje v okviru postopka predhodnega odločanja in različnih vrst tožb (tožba zaradi neizpolnitve obveznosti, ničnostna tožba, tožba zaradi nedelovanja, pritožba, revizija). Splošno sodišče na prvi stopnji obravnava zadeve, ki sodijo v njegovo pristojnost in niso predložene specializiranim sodiščem ali Sodišču. Obravnava tudi pritožbe zoper odločbe specializiranih sodišč na prvi stopnji. Splošno sodišče ima vsaj po enega sodnika iz vsake države članice. Specializirana sodišča se lahko ustanovijo za posebna področja. Na prvi stopnji lahko obravnavajo zadeve in odločajo o tistih, zoper katere je dopustna pritožba na Splošno sodišče. Kakšno je reglementiranje ravnanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom v slovenski arhivski stroki, ni predstavljeno. Ker je Slovenija vsekakor tesno vpletena v tovrstne evropske integracije, jo sodne odločitve v mnogih primerih zadevajo, zato ta praznina nikakor ni sprejemljiva. 5

ARHIVSKA ZAKONODAJA IN SODIŠČA

Slovenska arhivska zakonodaja ne obravnava posebej sodne veje oblasti oziroma njenega arhivskega gradiva. Izjemoma je bilo to gradivo omenjeno le v 65. členu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2006). V tretjem odstavku člena, ki je vseboval določbe o nedostopnosti arhivskega gradiva. je bilo zagotovljeno: »Arhivsko gradivo, nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije 17. maja 1990, ki se nanaša na nekdanje družbenopolitične organizacije (npr. Zveza komunistov Slovenije, Socialistična zveza delovnega ljudstva, Zveza sindikatov Slovenije, Zveza socialistične mladine Slovenije, Zveza združenj borcev NOV Slovenije, Zveza rezervnih vojaških starešin Slovenije), organe notranjih zadev (npr. policija), pravosodne organe (npr. sodišča, tožilstva, zapori) in obveščevalno varnostne službe, je dostopno brez omejitev, razen arhivskega gradiva, ki vsebuje občutljive osebne podatke, ki so bili pridobljeni s kršenjem človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter se nanašajo na osebe, ki niso bile nosilke javnih funkcij.« Dostop do gradiva sodišč je bil tako, če izvzamemo zaščito občutljivih osebnih podatkov, povsem neselektivno na razpolago vsem vrstam uporabnikov arhivskega gradiva. Taka preprosta rešitev vpogleda v močno občutljivo snov, kakršna je arhivsko gradivo sodišč, vsekakor ni bila na mestu. 127


J. Melik: Sodna veja oblasti in arhivi

Povsem drugačna je nova ureditev dostopa do gradiva v Zakonu o spremembah in dopolnitvah zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A), sprejetem po dolgih zapletih 22. julija 2014. V 26. členu je navedeno, da se besedilo 65. člena spremeni tako, da se glasi: »(1) Javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, ki vsebuje tajne podatke po zakonu, ki ureja tajne podatke, ali davčne skrivnosti in katerih razkritje nepoklicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice za varnost države in drugih oseb ali za njihove pravne interese, postane dostopno za uporabo praviloma 40 let po nastanku, če je s strani izročitelja označeno kot nedostopno v skladu s 40. členom tega zakona. (2) Javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, ki vsebuje osebne podatke, ki se nanašajo na: - zdravstveno stanje, spolno življenje; žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke; storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu; versko prepričanje in etnično pripadnost - postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno«. Nova določba sodišč ne omenja več. Njihovega arhivskega gradiva pa se dotika besedilo o storilcih kaznivih dejanj in prekrškov, katerih osebni podatki so nedostopni daljše obdobje. Nova zakonska določba je povsem nerazumljiva in nedodelana. Po veljavnem Zakonu o kazenskem postopku (2012) je v 294. členu določeno, da je glavna obravnava javna. V naslednjem, 295. členu pa: »Od začetka zasedanja pa do konca glavne obravnave sme senat ob vsakem času po uradni dolžnosti ali na predlog strank, vselej pa po njihovem zaslišanju, izključiti javnost vse ali dela glavne obravnave, če je to potrebno za varovanje tajnosti, varstva javnega reda, morale, varstva osebnega ali družinskega življenja obtoženca ali oškodovanca ali koristi mladoletnika, ali če bi po mnenju senata javnost škodovala interesom pravičnosti.« Te določbe niso posebnost oziroma novost našega sodobnega kazenskega postopka, temveč jih vsebujejo tovrstni zakoni že vse od druge polovice 19. stoletja, več kot stopetdeset let torej.3 Nerazumljiva je torej določitev nedostopnosti tistih delov sodnih kazenskih spisov, ki zadevajo glavno obravnavo, obtožnico in sodbo. Izjema oziroma nedostopnost dokumentov naj bi veljala le za tiste primere, ko je bila javnost izključena. Ugovor k obstoječi zakonski ureditvi je mogoč le ob upoštevanju instituta izbrisa. Poglejmo v veljavni Kazenski zakonik (2012), ki vsebuje tovrstne določbe: REHABILITACIJA, IZBRIS OBSODBE IN POGOJI ZA DAJANJE PODATKOV IZ KAZENSKE EVIDENCE Pravni položaj obsojenca po prestani kazni 81. člen (1) Po prestani, plačani ali na drug način v skladu z zakonom izvršeni, odpuščeni ali zastarani kazni imajo nekdanji obsojenci vse pravice, ki so določene v ustavi, zakonih in drugih predpisih, in lahko pridobivajo vse 3

Več o tem glej: Melik, J. (2005). Razvoj kazenskega prava na Slovenskem od 1848 do danes. V: Malefične svoboščine Ljubljančanov. Ljubljana: Pravna fakulteta Univerze v Ljubljani, str. 251-275.

128


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

pravice, razen tistih, ki so jim omejene zaradi izrečenega varnostnega ukrepa ali zaradi nastalih pravnih posledic obsodbe. (2) Prejšnji odstavek velja tudi za tiste, ki so na pogojnem odpustu. Zakonska rehabilitacija in izbris obsodbe 82. člen (1) Z zakonsko rehabilitacijo se izbriše obsodba iz kazenske evidence in prenehajo vse njene pravne posledice, obsojenec pa velja za neobsojenega. (2) Za obsodbo velja pravnomočna odločba kakor tudi spremembe te odločbe z amnestijo ali pomilostitvijo. (3) Obsodba se izbriše iz kazenske evidence v določenem roku, od takrat ko je bila kazen izvršena, zastarana ali odpuščena, če obsojenec v tem roku ne stori novega kaznivega dejanja. (4) Roki iz prejšnjega odstavka so: 1) za obsodbo, s katero je bil storilcu izrečen sodni opomin, in za obsodbo, s katero mu je bila odpuščena kazen – eno leto od pravnomočnosti sodne odločbe; 2) za pogojno obsodbo – eno leto, od takrat ko je potekla preizkusna doba; 3) za obsodbo na denarno kazen, stransko kazen ali kazen zapora do enega leta – tri leta; 4) za obsodbo na kazen zapora nad eno leto do treh let – pet let; 5) za obsodbo na kazen zapora nad tri leta do petih let – osem let; 6) za obsodbo na kazen zapora nad pet do deset let – deset let; 7) za obsodbo na kazen zapora nad deset do petnajst let – petnajst let. (5) Obsodba na kazen zapora nad petnajst let se ne izbriše. (6) Obsodba se ne more izbrisati iz kazenske evidence, dokler trajajo varnostni ukrepi. (7) Varnostni ukrep obveznega psihiatričnega zdravljenja in varstva v zdravstvenem zavodu in obveznega psihiatričnega zdravljenja na prostosti, ki je bil izrečen samostojno, se izbriše v treh letih od takrat, ko se je prenehal izvrševati ali je izvrševanje zastaralo. Sodna rehabilitacija 83. člen Sodišče sme na prošnjo obsojenca odločiti, da se obsodba izbriše iz kazenske evidence in da obsojenec velja za neobsojenega, če je potekla polovica z zakonom določenega roka, po poteku katerega se obsodba izbriše, če obsojenec v tem času ni storil novega kaznivega dejanja. Pri odločanju o izbrisu upošteva sodišče vedenje

129


J. Melik: Sodna veja oblasti in arhivi

obsojenca po prestani kazni, naravo kaznivega dejanja in druge okoliščine, pomembne za izbris obsodbe. Dajanje podatkov iz kazenske evidence 84. člen (1) Podatki o izrečenih sodbah se vodijo v kazenski evidenci. Z zakonom se določita obseg podatkov in dajanje podatkov iz kazenske evidence pred izbrisom iz kazenske evidence. (2) Na upravičeno z zakonom določeno zahtevo ustanov ali društev, ki so jim otroci ali mladoletniki zaupani v učenje, vzgojo, varstvo ali oskrbo, se dajo podatki iz kazenske evidence tudi za izbrisane obsodbe za kazniva dejanja po 173. členu, po drugem odstavku 174. člena, po drugem odstavku 175. člena, storjenega proti mladoletni osebi, in po 176. členu tega zakonika. (3) Z zakonom se določi, da se obsodbe za kazniva dejanja iz prejšnjega odstavka vpišejo v posebno evidenco in se predpišejo pogoji, omejitve in postopek za dajanje podatkov o takih obsodbah; v primerih, ki niso zajeti v prejšnjem odstavku, se obsodba kljub ohranitvi v posebni evidenci šteje za izbrisano (prvi odstavek tega člena). Ob tem je potreben še vpogled v Pravilnik o kazenski evidenci (2004, 2006). IV. IZBRIS OBSODBE IZ EVIDENC 17. člen Ministrstvo opravi izbris obsodbe iz evidenc iz prvega odstavka 2. člena tega pravilnika na podlagi odločbe o izbrisu obsodbe oziroma pravnomočne sodne odločbe o izbrisu obsodbe ali na podlagi odloka organa, pristojnega za pomilostitev, s katerim se nalaga njen izbris, ali na podlagi amnestije. Ministrstvo opravi izbris kazenskih točk v cestnem prometu po uradni dolžnosti, ko izve za dejstvo, ki je podlaga za izbris vseh ali le določenega števila kazenskih točk v cestnem prometu. 18. člen Ministrstvo uradno preverja v evidencah, ali so potekli v zakonu predpisani roki za izbris posamezne obsodbe iz evidenc. Ministrstvo obvesti o poteku roka za izbris obsodbe organ, ki je pristojen izdati odločbo o izbrisu obsodbe. V obvestilu iz prejšnjega odstavka tega člena se navedejo še drugi podatki o obsodbi, vpisani v evidenco. 19. člen Po izbrisu obsodbe se podatki izločijo iz evidenc in shranijo v zbirki dokumentarnega gradiva.

130


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Podatki iz zbirke dokumentarnega gradiva se smejo dati samo pod pogoji, določenimi z zakonom. VI. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA 27. člen Podatki iz evidence se po izbrisu na prenosnem mediju hranijo trajno. Podatki v zbirki dokumentarnega gradiva se hranijo tako, da je gradivo ustrezno zavarovano pred uničenjem in izgubo ter da je onemogočena neupravičena uporaba gradiva. 28. člen Izhodni in vhodni dokumenti (vloge in potrdila) se v zbirki dokumentarnega gradiva hranijo dve leti. Po Pravilniku torej postane kazenska evidenca po izbrisu dokumentarno gradivo, tako pade na področje, ki ga ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivov. Pomeni, da izbris kazenske evidence ni absoluten, temveč le relativen (tj. glede predpisov, ki se nanj izrecno navezujejo, npr. KZ ali delovna razmerja). 6

ARHIVSKO GRADIVO IN SODIŠČA

Na koncu si bomo ogledali še vlogo sodišč oziroma njihovo sodelovanje z pristojnimi javnimi arhivi, kakršno bi moralo biti v bodočnosti. Spremenjeni Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (2014) v dopolnjenem 39. členu določa: »(1) Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. (2) Javnopravne osebe morajo pristojnemu arhivu zagotoviti ogled dokumentarnega gradiva ter mu dajati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu, pod pogoji, ki jih določa zakon. (3) Javnopravne osebe morajo sodelovati s pristojnim arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva. Prav tako morajo navesti katero dokumentarno gradivo ima trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. (4) Javnopravne osebe morajo odbrati arhivsko gradivo iz dokumentarnega gradiva po navodilih pristojnega arhiva iz 34. člena tega zakona ter izdelati popis odbranega gradiva. (5) Javnopravne osebe morajo obvestiti pristojni arhiv o statusnih spremembah ter spremembah na področju upravljanja z dokumentarnim gradivom.

131


J. Melik: Sodna veja oblasti in arhivi

(6) Javnopravne osebe morajo tudi potem, ko je arhivsko gradivo že odbrano, zagotoviti hrambo tistega dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe. (7) Za izvajanje obveznosti iz prejšnjih odstavkov morajo javnopravne osebe zagotavljati ustrezne materialne, kadrovske in finančne pogoje ter določiti osebo, odgovorno za izvajanje teh obveznosti …« Javnopravne osebe, v našem primeru sodišča, morajo sodelovati z arhivisti pri določanju arhivskega gradiva. Pogrešamo določbe o njihovi usposobljenosti. Z drugimi besedami: nikjer ni opredeljeno, kdo je lahko odgovorna oseba, ki bo sodelovala s pristojnimi arhivi, kdo bo tisti, ki bo navajal, katero dokumentarno gradivo je pomembno za bodočnost. Kdo bo in na kakšen način izobrazil te odgovorne osebe, da bodo lahko na arhivskem področju odgovorno sodelovali? Med določbami o dolžnostih javnih oseb bi moralo biti izrecno določeno, da mora z arhivom ob določanju arhivskega gradiva sodelovati odgovorna in ustrezno izobražena oseba, ki pozna delovanje, oganizacijo in pisarniško poslovanje (upravljanje z dokumenti) pri sodiščih in se obenem zaveda družbene vloge hrambe arhivskih dokumentov. 7

SKLEP

Pri določbah, ki zadevajo sodno vejo oblasti, moramo poudariti močno pomanjkanje akribije, kar je vsekakor zaskrbljujoče. Zakaj? Naša aktualna zakonska opredelitev arhivskega gradiva v zakonu, ki »je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb; arhivsko gradivo je kulturni spomenik«, ima pri gradivu sodne veje oblasti izrazit poudarek na drugem delu. Tu vse bolj v ospredje stopa zaščita temeljnih človekovih pravic (Duff et al., 2013; Caswell, 2014). Ta pa ni le v pristojnosti arhivov, temveč mora vključiti tudi ustvarjalce arhivskega gradiva – v našem primeru torej sodno vejo oblasti. Za zaključek še misel Randalla C. Jimersona (2009, str. 185), ki jo je izpostavil v knjigi s pomenljivim naslovom »Archives Power: One challenge for archivists is to embrace the power of archives and use in to make society more knowledgeable, more tolerant, more diverse, and more just.« Eden izmed izzivov za arhiviste je sprejeti in uporabiti moč arhivov za povečanje obveščenosti, strpnosti, raznolikosti in pravičnosti družbe. VIRI IN LITERATURA 

Bohinc, R., Cerar, M., Rajgelj, B. (2006). Temelji prava in pravne ureditve. Ljubljana: GV založba.

Caswell, M. (2014). Defining human rights archives: introduction to the special double issue on archives and human rights. Arch Sci, 14, str. 207–213. Dordrecht: Springer.

Duff, M. W. (2013). Social justice impact of archives: a preliminary investigation. Archival Science, 13, str. 317–348. Dordrecht: Springer .

Jimerson, R. C. (2009). Archives power, Memory, Accountability and Social Justice. Chicago: Society of American Archivists.

Juhart, M., Možina, D., Novak, B., Polajnar - Pavčnik, A., Žnidaršič - Skubic, V. (2011). Uvod v civilno pravo. Ljubljana: Uradni list Republike Slovenije.

Kazenski zakonik. (2012). Uradni list Republike Slovenije, št. 50.

Melik, J. (2005). Razvoj kazenskega prava na Slovenskem od 1848 do danes. V: Kambič, M. in Budna Kodruč, N. (ur.). Malefične svoboščine Ljubljančanov (str. 251-275). Ljubljana: Pravna fakulteta Univerze v Ljubljani.

Pavčnik, M. (2007). Teorija prava. Ljubljana: GV založba.

132


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Perenič, A. (2005). Uvod v razumevanje države in prava. Ljubljana: Fakulteta za policijskovarnostne vede.

Pravilnik o kazenski evidenci. (2004, 2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 34/2004, 127/2006.

Ribnikar, P. (1988). Dr. Josip Mal, njegovo delo v arhivu in za razvoj arhivistike. Arhivi XI, št.1-2, str. 30-38. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije.

Vilfan, S. (1956). Kronika letnik 4, številka 2, str. 106-116. Ljubljana: zgodovinsko društvo za Slovenijo.

Zakon o kazenskem postopku. (2012). Uradni list Republike Slovenije, št. 32.

Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A). (2014). Uradni list Republike Slovenije, št. 51.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list Republike Slovenije, št. 30.

SUMMARY

Jelka MELIK* JUDICIAL BRANCH OF POWER AND ARCHIVES Judicial branch of power, which is the primary domain of the courts as the main protagonists, is a very special area of archival operation and archival theory. For many years after the Second World War, Slovenian archives have been trying to get a primary and a decisive word in determining which records are supposed to be preserved permanently and accepted by the competent public archives. This was indeed a good thing, and it is clear that the archives won at least some authority on the subject. However, our current situation and the role of archives in modern society, are forcing us into further thinking and planning. Appraisal of archives is definitely a very responsible task. As long as it was necessary to take into account only the cultural and research aspect of the documents, the archivist, who was mostly historically educated, was able to cope with tasks that were in front of him. Today, following the example of the West-European countries, the legal aspect joined the legal definition of archives. The current archival law made a step further and set an even closer involvment of the record creator in deciding on the designation of a "significant" status of the document. In the future, it will be necessary to add new tasks for the record creators and thoroughly define them. Judicial branch of power is definitely worth of special treatment. Especially its dual role should be pointed out. On the one hand, it is an important creator of archives and on the other, their special user. Therefore, it is important to achieve a closer cooperation among the creators of archives - the courts - and competent archivists and archival institutions. Protection of human rights is certainly a common goal and a priority that needs to be put in place and be properly regulated.

*

Jelka Melik, Ph. D., assistant professor, archivist, Archives of the Republic of Slovenia, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: jelka.melik@gov.si.

133


classical digital scopeOAIS™

scopeArchiv™ scopeOAIS™ Contemporary archives meet highest requirements. Record, preserve and convey analog and digital stocks pioneering, authentic and integral.

www.scope.ch scope solutions ag Clarastrasse 12 CH-4058 Basel

+41 61 690 97 50 info@scope.ch www.scope.ch

IT solutions for archival management. Consulting in records management.


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Miroslav DUČIĆ* ARHIVSKA GRAĐA KAO DEO IMOVINE STEČAJNOG DUŽNIKA Izvleček: Arhivsko gradivo kot del lastnine stečajnega dolžnika Prispevek obravnava arhivsko gradivo, ki zaradi postopka stečaja ali likvidacije stečajnega dolžnika zamenja imetnika. Postavlja se vprašanje, ali naj arhivsko in dokumentarno gradivo deli usodo stečajnega dolžnika ali pa se naj nanj gleda ločeno z vidika zakona o arhivskem gradivu. To je zelo pomembna vprašanje v dobi tranzicije. Arhivi v določenih primerih niso mogli obvarovati dokumentacijo stečajnih dolžnikov. Ali je to bila posledica malomarnosti aktivnih udeležencev stečajnega postopka ali nezadostnih predpisov, ki še niso prilagojeni sistemu tržne ekonomije? Sedanja zakonodaja za varstvo dokumentacije je zastarela, potrebno bi jo bilo tako modernizirati kot tudi prilagoditi predpisom Evropske unije. V tem smislu se kaže odgovornost arhivske službe, le - ta se namreč ne oglaša, temveč tolerira staromodno zakonodajo. Ključne besede: stečaj, imovina stečajnog dužnika, stvarno pravo, arhivska građa, klasifikacija stvari

Abstract: Archives as Part of the Property of the Bankruptcy Debtor The paper deals with the status of archives, which change their owner in the process of bankruptcy or winding up of a creator. Do archives and records follow the path of the bankruptcy debtor then the sale of the debtor and its property is in question? Are the archives the creator’s property or are they considered as a separate part, which is under the competence of the Low on Archives? With an analysis of some of these questions, we determined that legislation, covering the sphere of bankruptcy, does not correspond to the provisions of the archives laws, which protect archives as cultural goods. In time of transition, these questions are very important. Archives, as institution of protection, could not protect the documentation of a creator in some cases. Is this the consequence of the bankruptcy debtor negligence or a consequence of inadequate legislation, which is still not oriented towards market economy? The current law and the rest of the legal framework for the protection of records and archives are outdated and in need of modernization in almost all of their segments. They need to be standardized, renovated and adapted to the European Union regulations. The archival service is also responsible; it does not raise its voice and tolerates the acceptance of outdated legislation. Key words: bankruptcy, bankruptcy debtor property, real law, archives, classification

1

UVODNE NAPOMENE

1.1

Status arhivske građe po važećem zakonu

Arhivska građa po važećem Zakonu o kulturnim dobrima (1994) definisana je kao kulturno dobro. A kulturna dobra su „stvari i tvorevine materijalne i duhovne kulture od opšteg interesa koja uživaju posebnu zaštitu utvrđenu ovim zakonom“ (Zakon o *

Miroslav Dučić, arhivski savetnik, Istorijski arhiv Užice, Dimitrija Tucovića 52, 31000 Užice, Srbija, kontakt: miroslav.ducic@arhivue.org.rs.

135


M. Dučić: Arhivska građa kao deo imovine stečajnog dužnika

kulturnim dobrima, 1994, član 2). Dakle, stvar i tvorevina se koriste kao pojmovi za definisanje kulturnog dobra. Stvari i tvorevine uživaju zaštitu u skladu sa odredbama važećeg Zakona. Zakon uvodi prethodnu zaštitu stvari, za koje se opet pretpostavlja da imaju svojstva od posebnog značaja za kulturu, umetnost i istoriju. Zaštita kulturnih dobara ostvaruje se „obavljanjem delatnosti zaštite kulturnih dobara, upravnopravnim merama koje se utvrde na osnovu ovog zakona“ (Zakon o kulturnim dobrima, 1994, član 8). Zaštitu kulturnih dobara ostvaruju osnovane ustanove (ustanove zaštite) koje se osnivaju u skladu sa važećim zakonom. Kao pokretno kulturno dobro „arhivsku građu čine izvorni i reprodukovani pisani, crtani, kompjuterizovani, štampani... materijal... bez obzira na to gde se nalazi, u ustanovama zaštite ili van nje“ (Zakon o kulturnim dobrima, 1994, član 24). Prethodna zaštita kulturnog dobra, odnosno arhivske građe, jeste prva mera zaštite stvari za koje se osnovano pretpostavlja da imaju svojstvo kulturnog dobra. S druge strane ustanove zaštite (arhivi) imaju ovlašćenja i obaveze da nastave dalje sa istraživanjem i evidentiranjem dobara koja uživaju prethodnu zaštitu. Ovim radnjama bi se obezbedilo da arhivi kao ustanove zaštite dobiju informacije i dođu do saznanja o kulturnom dobru i da stvore uslove da se kulturno dobro na adekvatan način zaštiti od uništenja, oštećenja ili sačuva za dalje korišćenje. Važeći Zakon o kulturnim dobrima propisuje niz prava koje sopstvenik ili korisnik kulturnog dobra mora da primeni pa nalaže korisniku da „koristi kulturno dobro na način i u skladu sa odredbama ovog zakona i merama utvrđenim na osnovu njega“ (Zakon o kulturnim dobrima, 1994, član 30) pa predviđa i „naknadu štete koju trpi (korisnik) usled mera kojom je obezbeđena dostupnost kulturnog dobra javnosti“ (Zakon o kulturnim dobrima, 1994, član 30). Takođe korisnik ima i odgovarajuće obaveze i odgovornosti. Na dužnostima koje sopstvenik ili korisnik kulturnog dobra ima zasniva se i zaštita odnosno očuvanje arhivske građe kao kulturnog dobra. Kao jedna od mera zaštite arhivske građe kao kulturnog dobra je propisana dužnost „neodložnog obaveštavanja ustanova zaštite o svim pravnim i fizičkim promenama nastalim u vezi s kulturnim dobrom“ (Zakon o kulturnim dobrima, 1994, član 33). Fizičke promene mogu biti oštećenje ili uništenje. Pravne promene su veoma bitne i one se mogu odnositi na promenu statusa, stečaj, likvidaciju ili prodaju korisnika odnosno sopstvenika kulturnog dobra. Trenutno važeći Zakon o kulturnim dobrima, koji je donet pre 20 godina, trebalo je davno da pretrpi izmene. Deo normi ovog zakona stavljen je van snage,1 ali za arhivsku delatnost ovaj Zakon i dalje važi. Naime, ovaj zakon još uvek uređuje zaštitu arhivske građe. Drugog propisa sa zakonskom snagom u Srbiji nema. Primenom zastarelih propisa nastale su posledice po arhivsku građu, od nestanka delova građe do potpunog uništenja celih fondova. Ustanove su često nemoćne da reaguju na ovakve situacije. Takođe, ne postoje jedinstveni stavovi ili preporuke, odnosno jedinstvena arhivska praksa, koja bi olakšala postupanja arhiva u određenim situacijama. 1.2

Uočeni problemi u stečaju

Iz svega ovoga postavlja se pitanje stvarno pravnog položaja arhivske građe, za koju smo već u početku teksta pomenuli da uživa prethodnu zaštitu, što pretpostavlja da arhivi imaju dovoljno ovlašćenja u postupcima nadzora i mera zaštite. Važeći Zakon 1

Zakon o kulturnim dobrima je donet kao jedinstven opšti zakon za kulturnu delatnost. Od 2010. godine u primeni je novi Zakon o kulturi, ali se on odnosi na druge oblasti kultrurnog delovanja i stvaralaštva Republike Srbije. Novi Zakon samo u delu finansiranja delatnosti reguliše rad ustanova zaštite, odnosno arhiva kao takvih ustanova.

136


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

nije propisao niz situacija koje nastaju u tranziciji kompletnog društva a naročito u oblasti privrede. Nestanak društvene svojine kroz privatizaciju kao i veoma jako izraženo uvođenje liberalnog koncepta u privredi, važeće norme ne prepoznaju i teško ih je primeniti čak i analogijom propisa. Postojeći arhivski propisi ne prepoznaju situaciju kada dolazi do prodaje jednog pravnog lica, koja podrazumeva i aktivnosti u pravcu zaštite arhivske građe koja je nastala u radu takvog stvaraoca. Stečaj jednog privrednog društva može dovesti do toga da se on ponovo aktivira i postane aktivan subjekt u svojoj delatnosti.2 Takođe, stečaj može dovesti do potpune likvidacije privrednog društva. Zakon je u ovom slučaju veoma jasan i on propisuje obavezu za arhive da dokumentaciju likvidiranog dužnika preuzmu po proceduri koja je propisana. U slučaju prodaje stečajnog dužnika kao pravnog lica ne bi trebalo da ima nejasnoća. Primenjujući analogiju Nacionalnog standarda broj 8 Pravilnika o utvrđivanju nacionalnih standarda za upravljanje stečajnom masom (2010), novi vlasnik se mora ponašati u skladu sa dobrim poslovnim običajima i propisanim zahtevom za postupanje sa pažnjom dobrog privrednika. Kako kupac preuzima prava i obaveze on mora da preuzme i dokumentaciju koja prati potraživanja i dugovanja. Zakon o kulturnim dobrima (1994) jasno propisuje da je arhivski fond jedinstven i da se ne sme cepati, odnosno razjedinjavati. Znači kupac bi trebalo da preuzme celokupnu dokumentaciju i da se o njoj dalje brine kao dobar domaćin. Kada se stečajni dužnik likvidira sledi prodaja imovine, proizvodnih pogona, proizvodnih linija, mašina i slično. U ovom slučaju arhivska građa dospeva za preuzimanje od strane nadležnog arhiva i predaje se arhivu celokupna, bez ikakvog odvajanja delova dokumentacije. Međutim, kupci imovine likvidiranog dužnika, uglavnom u ovoj fazi, zahtevaju od stečajnog dužnika i dokumentaciju koja prati odgovarajuću imovinu koju su kupili. Kako se u ovom slučaju odrediti prema arhivskoj građi, imajući u vidu zakon koji ne dozvoljava cepanje i razdvajanje fonda arhivske građe. Da li arhivska građa prati glavnu stvar, odnosno imovinu koja je predmet kupovine? Da li dokumentacija jednog objekta ili tehnološka dokumentacija proizvodnog postupka, koja se prodala, treba da se preda novom vlasniku ili se ona mora predati nadležnom arhivu u postupku likvidacije, a da nakon toga arhiv dalje postupa sa izdavanjem građe novom vlasniku po procedurama koje su ustanovljene? Na ova pitanja pokušaćemo da damo odgovor nakon kraće analize stvari koja je i predmet stvarnog prava i kratke analize pojma imovine jednog privrednog društva. 2

DOKUMENTACIJA KROZ PRIZMU PODELE STVARI I NJEN IMOVINSKI STATUS

2.1

Pojam stvari i podela (klasifikacija)

Stvarno pravo se može posmatrati kao stvarno pravo u objektivnom smislu i tada ga definišemo kao skup opštih pravnih normi koja regulišu subjektivna stvarna prava. U subjektivnom smislu stvarno pravo je subjektivno pravo koje se odlikuje time što je apsolutno i što deluje prema svima i što za svoj objekat ima stvar (Stanković, Vodinelić, 1999). Kao što je u uvodnom delu rečeno Zakon o kulturnim dobrima (1994) štiti arhivsku građu kao kulturno dobro, a kulturna dobra su stvari i tvorevine materijalne i 2

Reorganizacija je vid ponovnog privrednog aktiviranja delatnosti stečajnog dužnika, ili privrednog ozdravljenja dužnika. Nesolventan dužnik izlazi iz finansijske blokade i započinje svoju privrednu aktivnost koja mu može omogućiti privredni oporavak.

137


M. Dučić: Arhivska građa kao deo imovine stečajnog dužnika

duhovne kulture. Stvar se može definisati kao deo materijalne prirode koji se nalazi u ljudskoj vlasti i na kojem postoji pravo svojine ili neko drugo stvarno pravo (Gams, 1988, str. 124 - 128). Svaka stvar se sastoji od delova. Ukoliko se delovi ne mogu raspoznati kaže se da je to prosta stvar a ukoliko se raspoznaju kažemo da je to složena stvar. Dalja podela složene stvari posmatrala bi se tako da su delovi složene stvari u funkcionalnoj vezi i da čine jednu pravnu celinu. Za označavanje pokretne stvari koja je fizički samostalna ali funkcionalno i pravno trajno povezana sa drugom stvari, često je u upotrebi izraz sporedna stvar. Ovaj izraz je prihvatljiv kada se označava stvar koja služi drugoj stvari i koja u toj korelaciji ima sporednu ulogu. Stvar se može posmatrati i kao pripadak3 i mogao bi se definisati kao nepotpuno inkorporisani deo, ili delovi, koji se mogu odvojiti bez oštećenja. U pravnim odnosima pripadak stvari deli po pravilu sudbinu glavne stvari. Jedna pokretna stvar može postati pripadak druge pod uslovom da pripada istom vlasniku. U tom slučaju važi pravilo da pripadak deli pravnu sudbinu glavne stvari. Pripadak ne gubi svojstvo usled privremenog odvajanja od stvari, ali voljom vlasnika pripadak može da izgubi to svojstvo i postane samostalna stvar (Stanković, Vodinelić, 1999, str. 9 - 11). Stvari se mogu razvrstati i na stvari koje su u prometu i tada kažemo da je u prometu pravo svojine na stvari. Postoje stvari koje su van prometa i kao razlog za to mogu biti neki ograničavajući faktori kao javni interes, zaštita morala, bezbednost i slično (Stanković, Vodinelić, 1999, str. 5). Deljiva stvar je ona koja se može tako podeliti da je zbir vrednosti tih delova ravan vrednosti stvari pre deobe. Nedeljiva stvar je ona koja se deobom upropašćava ili pak ako je zbir vrednosti delova dobijenih deobom manji od vrednosti nepodeljene stvari. Procenjive stvari su one čija se vrednost može odrediti upoređivanjem sa drugim stvarima u prometu. Kaže se da se one mogu izraziti u novcu. I kod ove podele nameće se pojam redovne cene koja zapravo predstavlja tržišnu cenu neke stvari i pojam vanredne cene koja se na neki način javlja kao cena u naročitim okolnostima. Neprocenjiva stvar je ona čija se vrednost ne može upoređivati sa drugim stvarima (Stanković, Vodinelić, 1999, str. 16 - 18). Podela stvari na telesne i bestelesne započela je još u Rimskom pravu i danas su je prihvatila moderna prava. Bestelesne stvari podrazumevaju sva imovinska prava osim prava svojine i to bi bila stvarna prava na tuđoj stvari (službenost i zaloga), intelektualna prava i potraživanja koja mogu da glase na predaju stvari, sumu novca ili činjenje odnosno nečinjenje. Telesne stvari bi se definisale kao stvari koje subjekt ima u svojini, dakle u kompletnoj pravnoj stvari ( Stanković, Vodinelić, 1999, str. 18 20). Potrošne stvari su one stvari koje svoju korisnost iscrpljuju prvom upotrebom i one se mogu koristiti samo jednom. Nepotrošne stvari su one koje mogu biti upotrebljene više puta. Kriterijum razlikovanja ovih stvari je ekonomski a ne fizički jer sve stvari su potrošne, s obzirom da se u izvesnoj meri fizički menjaju (Stanković, Vodinelić, 1999, str. 20). Individualno određena stvar je ona koja je određena konkretno i koje su baš stranke imale u vidu. Stvari određene po rodu su one koje se u pravnom prometu 3

U Srpskoj pravnoj teoriji je prihvaćeno rešenje iz poljskog prava. Poljski građanski zakonik od 1964. godine razlikuje pripadak stvari i kaže „pripadak je pokretna stvar koja služi za upotrebu druge stvari (glavne stvari) prema njenoj nameni, pod uslovom da je s njom u takvoj stvarnoj vezi koja odgovara tom cilju“ (Stanković, Vodinelić, 1999, str. 20 - 22).

138


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

označavaju po vrsti i broju ili po nekoj jedinici mere. Zamenljiva stvar je ona na čije mesto u pravnom odnosu može doći druga stvar istih osobina i vrednosti. Ostale stvari su nezamenljive (Stanković, Vodinelić, 1999, str. 20 - 22). I konačno stvari se mogu podeliti na nepokretne a to su stvari koje se ne mogu premeštati s jednog mesta na drugo bez oštećenja njihove suštine. Pokretne stvari su one koje se mogu premeštati s jednog mesta na drugo bez oštećenja svoje suštine (Stanković, Vodinelić, 1999, str. 18 - 20). Novac je jedna vrsta stvari koja je izuzetno značajna za sav pravni promet. Naime, novac ima to svojstvo da se njime mogu izraziti ili na njega svesti sve stvari. Novcem se može izraziti vrednost svih ostalih stvari. Vrednost je vrlo relativna stvar i to baš ona ekonomska odnosno prometna vrednost (Gams,1988, str. 127.). 2.2

Pojam i karakteristike imovine

U svakodnevnom životu često je u upotrebi reč imovina, imovinski interes, imovinska sankcija, imovinska masa i slično. Imovinu bi mogli posmatrati kao skup prava koja pripadaju jednom licu ili subjektu. Tu ne dolaze sva prava već samo građanska. U imovinu ne bi ulazila neka lična prava kao biračko pravo ili pravo na čast. Građanska ili imovinska prava su ona čiji je predmet stvar, odnosno novac kao naročita vrsta stvari. Pojam imovine je kategorija građanskog prava koja je povezana sa ekonomskom bazom. Kako se sve stvari u imovinskoj masi mogu svesti na novac, ovim se omogućava pravni promet stvari koji ide sa ekonomskim prometom (Gams,1988, str. 160 - 167). Imovinu privrednog društva predstavlja ukupnost subjektivnih prava imovinskog karaktera koja mu kao pravnom licu pripadaju. Imovinu jednog društva čine ulozi u društvo, novac, stvari, imovinska prava stečena poslovanjem i pravnim poslovima. Imovina je jedinstvena i vezana je za subjekt kome pripada. Privredno društvo odgovara celokupnom imovinom. Imovinska prava koja ulaze u imovinu jednog društva čine sva prava koja ulaze u pojam imovine. Imovinska prava bi mogla da se dele na apsolutna prava - koja deluju prema svim trećim licima a to su prava svojine i druga stvarna prava i relativna prava - koja deluju prema jednom ili više lica. Imovinska prava imaju realnu imovinsku vrednost i prenosiva su. Ulozi, koji su deo imovine, mogu biti novčani i nenovčani. Svi ulozi se ipak izražavaju u novčanom obliku. Zakon o privrednim društvima (2011) u članu 44 uopšteno kaže da „imovinu društva u smislu ovog zakona čine stvari i prava u vlasništvu društva“. Iz ovakve formulacije ne može se protumačiti da i arhivska građa predstavlja imovinu privrednog društva u ekonomskom smislu. Ali Zakon o kulturnim dobrima, kao poseban propis, definiše arhivsku građu privrednog društva tako da je na neki način odvaja od imovine jednog privrednog društva (preduzeća), ali opet posmatrano u ekonomskom smislu. Da dokumentaciju ne treba posmatrati kao imovinu u ekonomskom smislu potvrđuje i situacija kada se postavlja pitanje odgovornosti jednog preduzeća (društva). Osnovno je načelo da preduzeća odgovaraju svojom imovinom. Nije nam poznato da je neki stečajni dužnik, ili neki drugi ovlašćeni subjekt, unovčio dokumentaciju ili je zamenio za neku drugu imovinu, stvar ili novac, pa je na taj način namirio svoja dugovanja. Nakon različitih stavova ali i postupanja arhiva po pitanju zaštite otvara se i pitanje pravnog statusa kao i položaja arhivske građe u odnosu na imovinu. Možemo li dokumentaciju posmatrati kao imovinu, što znači da i ona može biti predmet pravnog posla? Ili je ona pod posebnim režimom zaštite s obzirom da je važeći zakon posebno štiti i propisuje način korišćenja kao i dalje upotrebe. 139


M. Dučić: Arhivska građa kao deo imovine stečajnog dužnika

2.3

Položaj dokumentacije u okviru klasifikacije stvari

Za dokumentaciju jednog privrednog društva, ili uopšte stvaraoca arhivske građe, možemo reći da je složena stvar jer se njeni delovi mogu raspoznati. Može se reći i da je ona sporedna stvar samo u slučaju kada je posmatramo u funkciji veze sa imovinom koja se prodaje.4 Dokumentacija kao pripadak imovini bi mogao da opstane s obzirom da izraz pripadak podrazumeva deo stvari koje se može odvajati od glavne stvari bez oštećenja. Takođe pripadak deli pravnu sudbinu glavne stvari. Da li dokumentacija, kao stvar, može biti u prometu. Svakako da ne postoji ograničenje da se pravnim poslom deo građe stavi u promet u situaciji kada jedno pravno lice vrši svoju delatnost. U fazi stečaja dokumentacija prati pravnu sudbinu imovine i ona je pod posebnim režimom pravnog regulisanja. Tada važe pravila stečajnog postupka. Da li dokumentacija može biti izražena na deljivu, odnosno nedeljivu stvar, od značaja je i zakonska formulacija o jedinstvenosti fonda arhivske građe. Po ovoj formulaciji arhivska građa je nedeljiva.5 Podela na procenjivu i neprocenjivu dokumentaciju je veoma relativna stvar. Za određivanje procene vrednosti dokumentacije poslužićemo se jednim primerom iz redovnog rada Arhiva iz koga se vidi da je to veoma složen posao. Naime, prilikom obaveznog postupka osiguranja imovine ustanove od štetnih posledica traženo je i osiguranje arhivske građe koju ustanova čuva u depoima svog arhiva. Nijedna osiguravajuća kuća nije dala konkretnu ponudu. Jedini razlog je bio nemogućnost da se proceni vrednost deponovane dokumentacije. Agenti osiguranja su odbijali ovu vrstu usluge upravo zbog visokih premija koje nisu bile u interesu nijedne strane. S druge strane prilikom otkupa arhivalija, komisija formirana za te potrebe, vrši procenu na osnovu nekih kriterijuma, i otkupljuje dokumentaciju. U ovom slučaju možemo reći da su dokumenta procenjiva. U okviru podele na potrošne i nepotrošne stvari nema velike dileme. Pošto se u ovom slučaju koristi ekonomski kriterijum za razlikovanje, dokumentaciju razvrstavamo u grupu nepotrošnih svari jer se dokumenta jednom upotrebom ne troše, naprotiv ona i treba da imaju što trajniju upotrebu u fizičkom i ekonomskom smislu. Dokumentacija je uvek individualno određena stvar i apsolutno nezamenljiva stvar. Ovo je veoma bitna karakteristika iako je ova podela u stvarnom pravu vezana za pravni promet. I na kraju u okviru podele stvari na pokretne i nepokretne, dokumentaciju razvrstavamo u grupu pokretnih stvari jer se ona može pomerati i normalno koristiti bez oštećenja svoje suštine. 2.4

Status (položaj) dokumentacije stečajnog dužnika

Nakon upoznavanja sa podelom stvari i objašnjenja pojma imovine jednog društva vraćamo se na teren stečaja. Zakon o stečaju (2009) definiše pojam stečajne mase i kaže: „Stečajna masa je celokupna imovina stečajnog dužnika u zemlji i inostranstvu na dan otvaranja stečajnog postupka.“ (Zakon o stečaju, 2009, član 101). Ako arhivska građa čini deo imovine onda bi trebao i Zakon o stečaju (2009) to da naglasi. Međutim, Pravilnik o utvrđivanju nacionalnih standarda za upravljanje stečajnom masom, Nacionalni standard broj 8 (2010), propisuje način vođenja i čuvanja evidencija stečajnog dužnika i stečajnog upravnika. On reguliše način i 4

Dokumentacija u slučaju prodaje jednog proizvodnog procesa služi da se taj proces stavi u funkciju i nastavi sa redovnim procesom rada.

5

Mada, ovakav stav treba prihvatiti sa rezervom. U ovoj analizi ne bi previše ulazili u raspravu. Možda bi nas odvela u neki pogrešan smer.

140


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

postupak rada sa dokumentacijom stečajnog dužnika. Ovaj standard predviđa samo dva slučaja i to kada stečajni postupak ide u pravcu reorganizacije i kada se poslovanje nastavlja nakon otvaranja stečaja. U ovim situacijama dokumentacija stečajnog dužnika predaje se samo ovlašćenim radnicima koji je preuzimaju zapisnički. U slučaju prodaje stečajnog dužnika kao pravnog lica Zakon o stečaju (2009), u članu 137, nalaže da se vrši obavezna procena imovine i niz drugih radnji koje treba sprovesti po nalogu suda ili poverilaca. Novom vlasniku je neophodna dokumentacija za nastavak poslovanja i on bi trebalo da preuzme svu dokumentaciju prethodnog pravnog lica. Ovaj slučaj nije sporan i novi vlasnik preuzima u celosti sva dokumenta, pa i ona koja on možda i ne želi da preuzima jer mu realno nisu ni potrebna.6 Slučaj drugi. Nakon gašenja stečajnog dužnika da li tehnička dokumentacija jednog objekta koji se prodaje treba da se preda novom vlasniku ili se ona predaje u nadležni arhiv sa ostalom dokumentacijom kako to Zakon i predviđa? Jasnije rečeno, ako se prodaju objekti, proizvodne linije, tehnološki postupci jednog stečajnog dužnika, da li novi vlasnik treba da dobije prateću dokumentaciju bez koje on ne može koristiti kupljenu imovinu. Ovaj slučaj nije zakonom propisan a u praksi treba brzo reagovati i omogućiti novom vlasniku da koristi dokumenta uz kupljenu stvar. Tehnička ili tehničko- tehnološka dokumenatcija jednog stečajnog dužnika zapravo se može posmatrati kao sporedna stvar u odnosu na imovinu dužnika, koja je glavna stvar. Znači, dokumentacija u ovakvim situacijama mora biti u funkciji imovine jednog subjekta i teško da se može odvojiti od nje. Arhivi u ovakvim slučajevima različito postupaju. Neki dozvoljavaju prenos dokumentacije na novog vlasnika, dok neki to prećutno rade, s tim da se samo zapisnički konstatuje šta je od dokumentacije predato novom vlasniku. Drugi arhivi preuzimaju celokupnu dokumentaciju likvidiranog dužnika, smatrajući da je to jedino ispravno rešenje koje je u skladu sa važećim zakonom. Mišljenja smo da razlike u postupanju arhiva nisu u suprotnosti sa pozitivnim normama. Za arhive je, pre svega, osnovni prioritet zaštita dokumenta. Mišljenja smo da novom titularu treba omogućiti potpuno korišćenje dokumentacije za imovinu na kojoj ima svojinu, a stekao je kupoprodajom od stečajnog dužnika. Takođe, naš stav je da kada novi vlasnik kupuje pravno lice u nameri da nastavi delatnost stečajnog dužnika, istom treba omogućiti preuzimanje i korišćenje celokupne dokumentacije prethodnika. U suprotnom, kada novi vlasnik ne nastavlja delatnost prethodnika, treba postupiti obazrivo, i novom titularu omogućiti korišćenje samo neophodne dokumentacije.7 Očigledno je da Zakon o kulturi nije usaglasio svoje norme sa promenama koje se u privredi dešavaju mnogo brže. Imovina stečajnih dužnika u ovakvim tržišnim uslovima često menja svog titulara. Posledice ovakvih dinamičnih promena po dokumentaciju mogu da budu veoma loše, pa sve do toga da određena dokumenta potpuno nestanu.

6

To bi bio slučaj sa dosijeima radnika koje on ne preuzima. Takođe, nisu mu potrebna ni dokumenta bivših organa upravljanja, tehička dokumentacija nekih objekata koja nisu u njegovom vlasništvu i slično a našla su se na čuvanju kod stečajnog dužnika.

7

U praksi se pokazalo da se novi vlasnici nedomaćinski ponašaju prema kupljenoj imovini, i da su veoma česte zloupotrebe kupoprodajnih ugovora. S tog razloga, veoma oprezno, novom titularu, treba predati dokumenta koja bi njemu eventualno koristila za dalji nastavak svog poslovanja.

141


M. Dučić: Arhivska građa kao deo imovine stečajnog dužnika

3

ZAKLJUČAK

Zastarelost i neprilagođenost propisa koja uređuju oblast zaštite arhivske građe kao kulturnog dobra nije izgovor za pasivan odnos arhivske službe prema tranzicionim promenama. Odsustvo ideja i volje da se u službi nešto promeni svakako utiče i na kvalitet zaštite i izostaju očekivane aktivnosti koje su u arhivskim službama regiona već uobičajene. Propisi iz oblasti privrede prate privredna kretanja i vrlo brzo se prilagođavaju novonastalim situacijama. Arhivska služba kao da nije shvatila promene i nije reagovala adekvatno, pogotovu u situacijama kada je svojim odlukama trebala da poboljša svoju efikasnost u postupcima zaštite dokumentacije privrednih društava. Previše formalizma i nefleksibilnosti uočeno je u mnogim postupcima zaštite dokumentacije stečajnih dužnika. Različita postupanja u pojedinim situacijama, nedoslednost, kao i odsustvo želje da se već uočene slabosti isprave, obeležile su poslednjih nekoliko godina rad arhivske službe u postupku zaštite građe celokupne privrede. Tranzicija srpske privrede još uvek traje, iako je počela još devedesetih godina dvadesetog veka. Previše dugo, a posledice promena u ekonomskom smislu još uvek nisu poznate. Umesto društvene svojine uspostavlja se novi koncept upravljanja privredom. Društvo nastoji da pravno uspostavi sistem normi koje bi trebalo da ubrzaju privredna kretanja. Promene u privrednom sistemu nisu adekvatno praćene promenom propisa na polju zaštite dokumentacije privrednih subjekata. Status dokumenta se menja kao i njegova uloga. Iako dokumentacija u ekonomskom smislu ne predstavlja imovinu, ona joj je vezivno tkivo. Zakonodavac u saradnji sa arhivskom službom dužan je da stečeno iskustvo i arhivstičku praksu na terenu zaštite arhivske građe kao kulturnog dobra u stečajevima pretoči u efikasne i ekonomične propise. Između propisa koji se bave zaštitom arhivske građe i propisa koji uređuju oblast stečaja očigledno da postoji nedorečenost i kolizija. Arhivistika kao konzervativna i formalna disciplina ne sme da predstavlja kočničara novih ideja i rešenja, već naprotiv ona mora da bude fleksibilna i da zauzme afirmativna gledišta po pitanju uvođenja novih metoda. Pojave u arhivskoj delatnosti, pred kojima smo trenutno zastali, moraju se brzo prevazići i na njih se mora adekvatno odgovoriti. Izmene propisa su nešto što se mora što pre desiti. Potom se kroz uvođenje standarda i uspostavljanje jedinstvenih stavova u postupcima zaštite građe privrednih subjekata mora brzo reagovati kako neki procesi ne bi zavisili od arhivističke službe. LITERATURA 

Gams, A. (1988). Uvod u građansko pravo. Beograd: Naučna knjiga.

Pravilnik o utvrđivanju nacionalnih standarda za upravljanje stečajnom masom - Nacionalni standard broj 8. (2010). Službeni glasnik R. Srbije br. 13.

Stanković, O. i Orlić, M. (1999). Stvarno pravo, deveto izdanje. Beograd: Nomos.

Zakon o kulturi. (2009). Službeni glasnik R. Srbije br. 72.

Zakon o kulturnim dobrima. (1980). Službeni glasnik R. Srbije br. 71.

Zakon o privrednim društvima. (2011). Službeni glasnik R. Srbije br. 36/2011, 99/2011 i 83/2014.

Zakon o stečaju. (2009). Službeni glasnik R. Srbije br. 104/, 99/2011 - dr. zakon i 71/12.

142


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

SUMMARY

Miroslav DUČIĆ* ARCHIVES AS PART OF THE PROPERTY OF THE BANKRUPTCY DEBTOR Obsolescence and lack of adaptation of regulations concerning the protection of archives as a cultural good is not an excuse for a passive attitude of the archival service towards transitional changes. The absence of ideas and the will to change something in the service certainly affects the quality of protection. In addition, expected activities, already common in the regional archival services, are missing. Regulations in the economic sphere follow economic trends and quickly adapt to new situations. Archival service did not seem to understand the changes and did not respond adequately, especially in situations where their decisions needed to improve the effectiveness in the protection of documents of companies. Too much formalism and inflexibility was noticed in many cases concerning the protection of the bankruptcy debtor documentation. Different treatment in certain situations, inconsistency and lack of will to correct already observed weaknesses, marked the last few years of archival work in the service procedure for the protection the archives of the entire economy. Transition of the Serbian economy is still in progress, although it started in the early nineties of the twentieth century. Although it has been a lot of time, the consequences of changes in economic terms are not yet known. Instead of a social ownership, a new concept of economic management was established. Society is trying to establish a system of legal norms that will accelerate economic trends. Regulations in the field of documentation of economic entities do not follow the changes in the economic system. The document status changes as well as its role. Although documentation, in economic terms, does not constitute property, it is a connective tissue. The legislator, in cooperation with the archival service, is required to take experience and practice in the field of protection of archives as a cultural property in bankruptcies into efficient and economical regulations. It is obvious that among the regulations concerning the protection of archives and regulations that govern bankruptcy there is an ambiguity and a collision. Archivistics, as a conservative and formal discipline, is not allowed to stop and be an obstacle to new ideas and solutions. On the contrary, it has to be flexible and take affirmative views on the issue of introducing new methods. Obstacles in archival activities, before which we currently stand, have to be quickly overcome and responded appropriately. Amendments to regulations are something that has to happen as soon as possible. Then, through the introduction of standards and establishing unified attitudes for protecting archives of economic entities, reactions to certain processes have to be fast.

*

Miroslav Dučić, archival counsellor, Historical Archives Užice, Dimitrija Tucovića 52, 31000 Užice, Serbia, contact: miroslav.ducic@arhivue.org.rs.

143


Physically present – future preserved      

A Holistic Approach to Digital Preservation   Our ambition is to reshape digital preservation with a holistic approach. We make your valuable data  secure and accessible regardless of future technological developments. Our solution is designed for  maintaining the integrity of your data whilst ensuring they can be reproduced at some point in the  future.     By  converting  photosensitive  film  into  a  digital  storage  medium,  we  combine  its  well‐documented  preservation  qualities  with  the  accessibility  enabled  by operating within a standard IT infrastructure.  By storing your digital data in archival file formats on  our  unique  piqlFilm,  repetitive  migrations  are  no  longer  needed.  You  avoid  the  risk  of  migration‐ related corruption and data loss; you’ll save time and  get a more predictable long‐term cost.  

Fig. 1: piqlBox and piqlFilm 

  Depending  on  your  needs  you  can  store  your  data                                                               in  computer  readable  digital  format  or  as  human  readable  text  or  images. For additional security you can also combine the two.    There is no limit of what can be stored onto the piqlFilm. Digital data  such  as  HD  audio‐visual  data,  documents  or  databases  can  be  archived with Piql.    

Fig. 2: digital and visual representation of data

  All information needed to decode the data is included on the piqlFilm in human‐readable form thus  creating  the  ultimate  digital  insurance.  Data  owners  can  feel  confident  about  the  long‐term  accessibility of their valuable data – today and in 500 years.    


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Anna KRZEMIŃSKA ACQUIRING PRIVATE ARCHIVES – LEGAL CONSTRUCTION OF AGREEMENTS INCLUDING ISSUES: COPYRIGHT, PROTECTION OF PERSONAL DATA, PROTECTION OF CORRESPONDENCE, PROTECTION OF IMAGE, ETC. Abstract: Legal status of private archives is set forth in archival legal orders of individual states. Polish legal regulations, in matters of collecting archival materials, distinguish two kinds of property: state and private. Many private archives, especially archives of great families and houses, were deposited at the state archives after War World II. Today historical archives receive more and more private archives, especially from natural persons. Therefore, it is necessary to prepare a special agreement, which must take into account all aspects, which could influence availability and access to this materials in the future. The agreement of materials transfer should include provisions resulting from legal regulations in force: copyright, protection of personal data, protection of correspondence, protection of image, etc. Key words: private archives, ownership right, agreement, copyright

Izvleček: Prevzemanje zasebnega arhivskega gradiva – pravna sestava pogodb: avtorske pravice, zaščita osebnih podatkov, korespondence, slik in drugega Pravni status zasebnega arhivskega gradiva urejajo arhivske zakonodaje posameznih držav. Poljska zakonodaja razlikuje v zvezi s pridobivanjem arhivskega gradiva med dvema vrstama lastnine: državno in zasebno. Veliko zasebnega arhivskega gradiva velikih rodbin in hiš je bilo v državne arhive predano po drugi svetovni vojni. Danes prevzemajo zgodovinski arhivi vedno več zasebnega arhivskega gradiva od fizičnih oseb. Zatorej je nujno, da se v ta namen pripravi poseben dogovor, ki mora zajeti vse vidike, ki bi lahko vplivali na dostopnost tega gradiva v prihodnosti. Tak dogovor mora vsebovati določbe, ki izhajajo iz veljavne zakonodaje o avtorskih pravicah, zaščiti osebnih podatkov, korespondence, slik in drugega. Ključne besede: zasebno arhivsko gradivo, lastniška pravica, dogovor, avtorske pravice

1

TERMINOLOGY

The term „private archives” seems to be superior – referring to any records created by a private institution, natural person or families understood as multigenerational and extensive family structures. The private nature of archives is determined by their creator, and not by place of the preservation of records (Biernat, 1999, p. 41; Polish Archival Dictionary, 1974, p. 20). In the polish archival theory in the past, different terms for defining archival materials created as a result of an activity of natural person have been used: private papers, archival legacy (as the 

Anna Krzemińska, Ph. D., Center of Scientific Information, Library and Archives, Institute of Pharmacology, Polish Academy of Sciences, Smętna Street 12, 31-343 Cracow, Poland, contact: krzemin@if-pan.krakow.pl.

145


A. Krzemińska: Acquiring Private Archives – Legal Construction of Agreements

translation of the German word „Nachlass,” which meant, first of all, a legacy, cultural or intellectual achievements including those related to individual persons), personal archives, private archives (in the meaning of archival fonds) (Kulecka, 1999, p. 132138). Polish terminology has a separate term for defining archival materials remaining after families and houses that played a significant historical role in the past – manorhouses archives (in German “Gutsarchiv”). 2

THE STATE OF RESEARCH

Literature on private archives is rather extensive and takes different aspects, also aspects referring to the status of private materials in the state archives. In 1998, there was a conference in Poland, dedicated to these issues, and a publication was published with valuable sources of information about the legal status of private materials at that time in European countries, which are often present today too (The Private Archives and Archival Materials, 1999). A lot of articles and thesis were written on the historical value and methods of classification (e.g. Chodkowska, 2009; Górski 2009-2010 – there further literature; Wells, 2012), guidelines on how to create an to preserve private archives were published (e.g. What will be remembered about us?, 2013; Ashmore, Craggs, Neate, 2012; web site NDAP www.archiva.gov.pl). Doyens Polish archivists K. Kaczmarczyk, P. Bańkowski, A. Stebelski, Z. Kolankowski and contemporary researchers B. Ryszewski, A. Kulecka, T. Zielińska were writing on archival theory and methodology of private archives and private papers many times, especially in the journal „Archeion” (full text of a lot of issues accessible on-line www.archiwa.gov.pl). Unfortunately, there is still a defficiency in studies or papers including the analysis of laws, not only the archival law, but all acts, which impact gathering and disposing of private materials. Also lacking is a discussion about the possible introduction of general rules or guidelines on the subject of formal and legal and physical issues of handing over private materials to historical archives, as well as rules on making them available in correlation with limitations following from laws. 3

THE OBJECTIVE

This article focuses on the problem of natural persons’ archives, families and houses archives, but presents theses which refer to following archival materials from institutions of a private character: social organizations, societies, political parties, religious unions, etc. The article does not bring a discussion of the status of a very interesting kind of private archives in Poland – the Catholic Church’s archives. This kind of collections are very complicated and different. One part of the church’s collections is included in the holdings of state archives (mainly the convent archives after liquidated monasteries), but a lot of them create independent private archives now, which are subject to the law of the Catholic Church: archdiocesan archives, diocesan archives and parochial archives. Polish legal regulations, in matters of collecting archival materials, distinguish two kinds of property: state and non-state. Within the framework of the latter, there are two groups: recorded holdings and non-recorded holdings. Archives of natural persons, which are in this article the basic subject of interest, are a part of non-state non-recorded archival holdings. The Act on National Archive Resources and Archives, 146


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1983, article 46, states that non-state non-recorded archival holdings include materials created as a result of activities of natural persons and are the property of these persons or their legal successor. Although, in case of archives that belong to the non-state recorded holdings, the co-operation of non-state organisational units, that are referred to in Article 42 of the Act, with a state archives network is governed by agreements concluded between their relevant authorities and a minister competent for culture and national heritage protection (The Act on National Archive Resources and Archives, 1983, article 45 point 4). In cases of the non-recorded non-state holdings, there is just a scant reference in the Act to sales agreements for archives, provided in the context of tax issues relating to such agreements. The Act on National Archive Resources and Archives, 1983, article 47, states, that transfer of ownership under a sales and purchase agreement to the benefit on the State or under inheritance or bequest is exempted form tax and notarial fees. However, this provision is of key importance for consideration. It should determine a method in the case of transfering private archival materials to the historical archives – just on the basis of a civil agreement (Biernat, 1999, p. 44). Optimum construction of an agreement will be proposed below. At the beginning a few words on the current situation and problems connected with the determination of rights in property regarding private archival materials, which are solved on the basis of decisions of common courts of law today. 4

PRIVATE ARCHIVAL MATERIALS IN STATE ARCHIVES AND OTHER HISTORICAL ARCHIVES

The Act on National Archive Resources and Archives and other ordinances of the Minister of Culture specify organizational units, which are required to hand over archival materials to archives forming the state archival network. Firstly, these are local self-government units, state organizational units and their bodies. The holdings of state archives are very diverse. Apart from current documentation, which is acquired from above-mentioned units, holdings are composed of historical documents created since the beginning of the Polish state: documentation of king’s, prince’s, monastery’s and town’s chancellery; archives of great families and houses; private papers of outstanding representatives of culture, art, science, technology, economy and opolitics; documentation of social organizations, societies, political parties, etc. Common criteria of gathering, defined in the article 1 of the Act, is the importance of materials as sources of information with a historical value on the following fields: the activity of the Polish State, organs and other state organization units and selfgovernment units; on connections with other countries; on the development of social and economic life; on the activity of political, social, economic and religious organizations and on the development of science, culture and art. Especially the archives of great Polish families and houses, gathered since the early modern times (16th, 17th centuries), and sometimes of medieval origin, which were transferred into the state archival holdings after the World War II with the process of nationalization of land estates, are a big challenge for archives today in matters of regulating their ownership status in accordance with applicable rights. Though subsequent Acts on Archives, starting with the decree of 1951 (The Decree on State Archives, 1951), through the Act of 1983, to its last year amendments,

147


A. Krzemińska: Acquiring Private Archives – Legal Construction of Agreements

legitimized the state ownership title to those undoubtedly private materials,1 today heirs of families seek to claim and recognise their ownership rights. Trials, the parties to which are descendants of original legal holders of archives and the General Head Office of the State Archives (the office superior in relation to states archives) and the State Treasury as a current holder of those archives, are held before Polish common courts. The plaintiffs apply for the establishment of their ownership right to archival materials (casus Tarnowski’s family form Dzików, Branicki’s from Wilanów), but also, for example, for the return of family souvenirs that were seized together with nationalised estates, and which are currently held by museums (casus Sanguszko’s family from Gumniska). The petition may be heard on the condition that a period of limitation is interrupted. Until today, in currently pending proceedings, courts have explicitly indicated that provisions of the land that constituted the basis for the nationalisation of landed estates, did not provide grounds for the acquisition of the ownership title by the state to documents that belonged to estate owners. A contentious issue that is extremely difficult to solve is still how to determine financial expenditures that the State Treasury has incurred for storing and protecting documentation and the current appraisal of disputed materials. Since these are materials that are of importance for Poland's history and have permanently been a part of research activities and clearly a part of cultural heritage, their legitimate owners do not want to remove their property from state archives, but only to obtain financial compensation for illegal seizure of their ancestors’ property. Against this background, it is possible to work out agreements, though those negotiations are very difficult, requiring good will and understanding of the case from both sides. 5

ARHIVAL MATERIALS AS A PRIVATE PROPERTY IN THE LEGAL ORDER

It is worth emphasising that, under the Polish legal system, there is no literal notion of a private collection of archives – as already mentioned above, it is referred to as a non-state archival collection (recorded and non-recorded), yet it is of a private character. Similarly, the systems of archival laws existing in other European states, especially in the Central and Eastern Europe, differentiate between the state-owned and private property of archives and archival materials (see a number of articles in the publication The Private Archives and Archival Materials, 1999: Tascini, Lozicki, Kološa, Heđbeli, Klavina, Soare, Davydova, Popović, Křestan, Piskova). Thus, in accordance with a doctrine of the Roman law adopted in the world of the Western civilization, non-state archival holdings as private property should not be a subject to state authorities (Stępniak, 2012, p. 157). Further, an issue appears in the relation between such privileged legal status of private property, and any potential limitations in its use,2 though the quoted provisions apply to non-state registered archival holdings. The topic of those relations was a subject of the report on archives in the European Union 1

The Act on National Archive Resources and Archives, 1983, article 15, states: „The state archival holdings include archive materials created as a result of activities ... families and houses of a significant historical, influence on the affairs of the State, political, economic, and social relation, as well as records pertaining to their estates, enterprises, and other economic activities, if these materials acquired by the State as a result of purchase, donation, or in any other way”.

2

According to the provision of The Act on National Archive Resources and Archives, 1983, where is written in article 43: „The ownership of archival materials, referred to article 42, can’t be the subject of trading”, and in article 44: „Once the organisational units that are referred to in Art. 42 have ceased to operate; their archived materials shall become the property of the State and become part of a state archive collection. They shall be subject to transfer to a relevant state unit of the archive network indicated in a decision of the General Director of State Archives”.

148


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

in 2005, which published the findings which in majority remain still valid despite the years elapsed since its publication. (Report on archives in the enlarged European Union, 2005). The Report stipulates in conclusion: „public authorities should continue to do all in their power to encourage the preservation and safeguarding of private archives by all appropriate legislative and fiscal means and by outreach and encouragement to private owners, both institutions and individuals. The dissemination of information about archives, both within and across national frontiers, has been greatly facilitated by the extension of computer applications and of access to the Internet. All countries with national registers of archives, or equivalent compilations of information about private archives, are encouraged to release as much data as possible about both public and private archives into the public domain (but, naturally, without breach of confidentiality, sensitivity, national security or the legal rights of data subjects).” (Report on archives in the enlarged European Union, 2005, p. 52-53). It may be said that archival laws, both in Poland and other countries, sanction the existence of state and private ownership with regard to archival materials, in the first and second instance emphasising the need for their proper protection and security as the national heritage. It is hard to argue with such a position or look for any abuses. It is, however, the formal and legal transfer of such archival materials to historical archives that constitutes a problem, i.e., the issue of actual disposal of archival materials by their owners. Not always may it be done under the same, quite general provisions of the Act, and most certainly not with regard to archives of natural persons, but rather on the basis of separate, additional legal documents – that is agreements that have already been mentioned. 6

THE RULES OF ACQUIRING PRIVATE ARCHIVAL MATERIALS BY THE STATE ARCHIVES AND OTHER HISTORICAL ARCHIVES

Currently, the state archives acquire private materials, however, despite the bitter experience involving private archives that were transferred to the state archives during the times of the previous political regime, there still are no uniform procedures governing the acceptance of such materials, though it is done under more controlled conditions. The acquisition is based on the transfer and reception lists that are quite detailed summaries of materials acquired and which bear a signature of the transferor and a transferee. Very seldom an agreement is made that would govern a possibility for state archives to use the transferred collections, a possibility of making them available, making copies, etc., especially if a collection contains materials protected by the copyright law (which happens most frequently). It is allegedly assumed that if there is no explicit reservation that concerns availability, then given a role that archives play, making materials available is an obvious matter in accordance with the regulations of the Act.3 Moreover, it is not verified whether the donor has a legal right to hold the materials. Agreements, if any, rather constitute “good practice” (Archiwistyka Społeczna, 2012, p. 68) and not a “standard” in the way Polish archives operate. Yet, it seems that due to the aforementioned legal status, not negated by the legislator and common courts, the private property (in the Polish legal system issues of ownership are regulated by the Civil Code, article 140, where it is written: “Within the limits set forth by acts of law and the rules of social co-existence the owner may, with the exclusion of other persons, use the thing in accordance with a 3

The Act on National Archive Resources and Archives, 1983, article 16, where is written: „The archival materials are made available to the organisational units and citizens for scientific, cultural, technological and economic needs. Making archival materials available for the aforementioned needs is free of charge.”

149


A. Krzemińska: Acquiring Private Archives – Legal Construction of Agreements

socio-economic purpose of his right, in particular, by deriving benefits and other income from the thing. Within the same limits, the owner may manage the thing.” and next articles 141-194) – all efforts should be made to avoid any doubts concerning the intent and will of both parties: the transferor and the transferee in a formal and legal aspect of the transfer of archival materials. Obligations to conclude these agreements envisages/assumes the Lithuanian law of 1996, which states that state archives have the possibility to take over private archival materials with reservation: the owners agree to this transfer. Then, a special agreement is concluded defining the conditions of such acquisitions (Kosciuškevičute, 1999, p. 120). Since more and more private materials important for Polish culture, science and politics are acquired from private persons, (from activities of the Polish government in exile, the transformation period), it seems to urgent to have explicit regulations for such purposes – either as a regulation of the Head Office of the State Archives, or, actually, a regulation from a competent Minister (that is the Minister of Culture and National Heritage). There are several cases of recent acquisitions: : private papers of Kossak’s family – to National Archives in Cracow, private papers of Elżbieta Czyżewska – to Digital National Archives; manuscripts and library of Czesław Miłosz – to National Library. In Poland other archives acquire private collections too: archives of higher schools, archives of scientific institutions (among others archives of the Polish Academy of Sciences), archives of museums and libraries. Principles of acquiring and gathering are the same as in the state archives. It is worth mentioning that in historical archives, which are registering their own collections in a database (all state archives, archives of the Polish Academy of Sciences, archives of scientific and cultural institutions and other, which declare participation and meet standards in respect of drawing up collections), there are more than 3200 archival fonds classified as private papers and private archives ( 956 of them are in the archives of the Polish Academy of Sciences and 832 archival fonds classified as archives of families or houses (database SEZAM, http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/sezam.php, access 25.02.2015). The transfer and reception list, that in Polish archival methodology is a basic document for acquiring archival materials in an archives of any kind, is the most advisable element in an action of acquiring private archives. It is an accurate list of materials that are subject to transfer (down to a level of an archival unit – an archival file), together with identification of documentation and a size of the transferred collection (number of files, number of volumes, number of linear meters). In case of the records current, it constitutes a basic form of register of holdings. Nonetheless, in the case under review, a list should be an equal document next to a properly structured agreement – which is a civil law contract, the terms and conditions of which are governed by the Civil Code. It seems to be the most optimal solution that combines consequences derived from a Code-based definition of the right of ownership and actions for public good to the extent of preserving the national heritage.

150


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

These are the basic elements, which should be included in agreements: 1. date and place of conclusion of an agreement, 2. data on the parties of the agreement, i.e. personal data of a person transferring archival materials and information of an institution that accepts archival materials, taking into account persons authorised to represent it, 3. determination of the subject-matter of an agreement (e.g. private papers XY in accordance with the attached specification), 4. determination of remuneration due to a person making such transfer together with indication of a manner of payment or incorporation of a clause about freeof-charge transfer of materials (this option is preferred by archives that do not have appropriate amounts of financial resources for purchases of archival materials), 5. a statement of the transferor that he is a legal owner of the materials and that he owns their full and unlimited management rights. These are some of the remaining elements of an agreement: 1. indication of the purpose for which a donor transfers, and the archive receives materials. The purpose is primarily to make them available, provided that availability as such is understood in many ways, (The order No 4 of the General Director of State Archives of 2013, 1 February on organization of making archival materials available in the state archives; Judicial Decision of the Voivodship Administrative Court in Warsaw of 2013, 7 November, file number II SA/Wa 1072/13). Therefore, it is necessary to define precisely the manner in which they are to be made available: direct provision of original copies in the archive's premises; lending original copies to other institutions; digitalisation and provision of duplicates in an IT network in the archive's premises; digitalisation and access through a network by unregistered users; unconditional or restricted availability (within a specific period of time, for specified purposes of use, e.g. for scientific research only). Another purpose defined in the agreement should also be protection and permanent storage and ordering of materials, provided that a donor may, however, reserve the materials to be left in the arrangement in which they are transferred (despite are existing methodological guidelines of drawing up of private papers, see Wytyczne opracowania spuścizn, 1990), 2. determination of conditions and possibilities to make copies of material for the individual needs of users, 3. determination of conditions and possibilities for publishing archival materials, 4. compliance with regulations of law that may result in limitation of availability: a. the copyright law, in case whereby a collection contains materials that are works within the meaning of the Act, i.e. „any and all manifestations of creative activity of an individual nature, established in any form, irrespective of its value, designation, or manner of expression” (The Act on Copyright and Related Rights, 1994, article 1). A statutory definition is very broad and makes a significant volume of documents that make up the legacy includes works and is provided with the copyright protection. The Copyright Act says that archives (and libraries and schools) might make their collections available free of charge, in accordance with their 151


A. Krzemińska: Acquiring Private Archives – Legal Construction of Agreements

statutory activities, but this regulation refers only to copies of works that have been disseminated (dissemination is defined as making the work publicly available, in any manner, upon the author’s permission or person’s entitled to execution of author’s moral rights. (The Act on Copyright and Related Rights, 1994, article 28). Disseminated works do not cause complications, the problem concerns works that have not been disseminated and which may be letters, memoirs, notes, etc. In this case, a consent to make such materials available by a person authorised to exercise moral rights of the author must be absolutely required. b. protection of correspondence – in case of correspondence, it is a sender as an author of a work and an addressee that shall decide on making it available (since letters are mostly works that deserve protection under such regulation). The law provides for such issues as follows: “If a person to whom correspondence is addressed has not expressed another will, dissemination of correspondence within a period of twenty years from her/his death, shall require permission of a spouse, and if there is no spouse, then subsequently descendants, parents, or siblings.” (The Act on Copyright and Related Rights, 1994, article 82). c. image protection – this applies to photographs that in their majority are works protected by copyright law. On the other hand, regulations of law provide that the dissemination of an image requires permission of a person presented in such image. In the event of an explicit lack of such a reservation, permission shall not be required if such person has received an agreed payment for being depicted. Permission is not required for the dissemination of an image: of a person that is commonly known, if an image has been produced in connection with the performance of public roles by such a person, especially political, social, professional ones; a person that is just presented as a detail of a whole, such as an assembly, landscape, a public event, etc. (The Act on Copyright and Related Rights, 1994, article 81). d. personal data protection – usually, transferred materials concern deceased persons and therefore, the provisions of the Act on Personal Data Protection do not apply here. However, in cases where documents contain information about living persons allowing their identification, then it is necessary to obtain their consent for making such information available. e. protection of legally protected secrets – documents containing confidentiality clauses may rarely be seen among privately archived items, however, when a creator of the legacy dealt with them in professional work and especially when they (or their copies) were not legally obtained can be found in the collection that has been transferred. In such cases then, periods of protection provided in regulations of law and procedures governing declassification of information contained in documentation must be observed. All of the above-mentioned issues that limit the management and availability of private materials are detailed issues that cannot be discussed comprehensively, but a structure of an agreement should include those protective provisions, depending on the quality and content of such materials. 152


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

There are general elements: 1. indication of a manner in which disputes arising out of failure to perform or out of improper performance of the provisions of an agreement should be resolved, 2. information on drafting an agreement in two counterparts with one for either party, 3. hand-written signatures of a donor and a representative of the archives that acquires the materials. From an archival methodology point of view it would be ideal to include a socalled collection information note prepared by the donor. If archival materials are transferred from the state and local government units, such note is a methodological requirement, constituting of elements deciding about the inclusion of given materials into archival holdings, especially in case of setting up a new archival fonds, but also in the case of a substantial inflow of archival materials into an already existing fonds. Such note refers to the origin of materials, their fate, their creator, contains short characteristics of documentation, including the time of its origin.4 If a donor is at the same time a creator of private archives, such person shall have the biggest knowledge about the mentioned issues and thus is the most competent to prepare the note that shall be the basis for methodological processing of the collection. Above indications refer to a situation when materials are transferred either by their creator or another person having relevant legal authorisation to perform such action. A problem appears in a situation when the legacy is transferred to the archives by accident, in an uncontrolled manner, and materials are so valuable that they require permanent protection and storage. Such cases especially apply to legacies of scientific researchers whose private materials were found in their desks in their offices (at universities, research institutes) after their death and protected against loss in good faith. One problem that appears here relates to difficulties in separating private documents from those which had been produced during their professional life and should be transferred to the records of the employer's institution. Another problem is to determine a person or persons authorised to manage such materials. Best efforts should be exercised to find heirs (in special cases, when there are no natural heirs this role shall be performed by the State Treasury) and to conclude a relevant agreement with them with a prepared list of documents that are to be transferred to the archives. Such a problem is a topic for another review frequently mentioned in references concerning the subject as a side remark in papers focused on issues of gathering private archives.

SOURCES AND LITERATURE

4

Act Civil Code. (1964, 23 April). Journal of Law, No 16, item 93 with later changes.

Act on Copyright and Related Rights. (1994, 4 February). Journal of Law, No 24, item 83 with later changes.

Act on National Archive Resources and Archives. (1983, 14 July). Journal of Law, No 38, item 173 with later changes.

Complete rules of how an introduction to an archival inventory is structured: Circular Letter No. 2 of the General Director of State Archives of 28 May 1984 on the implementation of methodology guidelines applicable to making archival inventories of fonds (collections) of files of cases produced during a period when the office operated (19th to 20th century); Robótka H. et al, 1989, p. 71-76.

153


A. Krzemińska: Acquiring Private Archives – Legal Construction of Agreements

Act on Protection of Personal Data. (1997, 29 August). Journal of Law, No 133, item 883 with later changes.

Act on Protection of Secret Informations. (2010, 5 August). Journal of Law, No 182, item 1228 with later changes.

Archiwistyka społeczna. (2012). Warszawa.

Ashmore, P., Craggs, R., Neate, H. (2012). Working-with: talking and sorting in personal archives. Journal of Historical Geography 38, 81-89.

Biernat, A. (1999). The legal status of private archives and archive materials in Poland. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 31-44). Warszawa.

Chodkowska, A. (2009). Ocena wartości spuścizn archiwalnych na przykładzie Archiwum Polskiej Akademii Nauk w Warszawie. Archiwista Polski 56, (4), 7-27.

Circular Letter No. 2 of the General Director of State Archives (1984, 28 May) on implementation of methodology guidelines applicable to making archival inventories of fund (collections) of files of cases produced during a period when the office operated (19th to 20th century).

Database SEZAM, http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/sezam.php.

Davydova, E. (1999). Legal regulation in Belorussia in the field of relations between the state archival service and archival materials of non-state national holdings. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 87-93). Warszawa.

Decree on State Archives. (1951, 29 March). Journal of Law, No 19, item 149.

Górski, R. (2009-2010). Materiały proweniencji prywatnej w zbiorach archiwów państwowych: gromadzenie, opracowanie udostępnianie. Archeion 111, 178-216.

Górski, R. et al, (2013). Archiwa rodzinne. Zostań rodzinnym archiwistą. Warszawa.

Heđbeli, Ž. (1999). The status of private archival records according to the new Croatian archival legislation. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 63-68). Warszawa.

Klavina, D. (1999). Development of cooperation beetwen the State Archives of Latvia and archives of economic institutions and public organizations. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 69-78). Warszawa.

Kološa, V. (1999). Responsibilities of the state archival service in regard to private archives materials in the Republic of Slovenia. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 58-62). Warszawa.

Kosciuškevičute, I. (1999). Acquisition of records of non-state record creators and individuals: legal aspects proceedings, accessibility. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 118-120). Warszawa.

Křestan, J. (1999). Procurement of archival materials of private persons: the experience of Central State Archives in Prague. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 100-109). Warszawa.

Kulecka, A. (1999). The private papers in archives, libraries and museums. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 132-149). Warszawa.

Lozicki, V. (1999). Relations beetwen private and state archives in Ukraine. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 51-57). Warszawa.

Maciejewska, W. (Ed.). (1974). Polish Archival Dictionary. Warszawa.

Order No. 4 of the General Director of State Archives (2013, 1 February) on organization making archival materials accessible in state archives.

Piskova, M. (1999). The state archives and archival materials of non-state institutions and individuals in Bulgaria. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the

154


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 110-117). Warszawa. 

Popović, J. P. (1999). Methods (past and present) of collecting archival records for state archives generated by non-governmental organizations and institutions (including religious) as well civil legal persons. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 94-99). Warszawa.

Report on archives in the enlarged European Union. Increased archival cooperation in Europe: action plan. (2005). European Communities.

Robótka, H., Ryszewski, B., Tomczak, A. (1989). Archiwistyka. Warszawa.

Soare I. (1999). Romanian archival law and private archives. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 79-86). Warszawa.

Stępniak, W. (2012). Dziedzictwo dokumentacyjne instytucji społecznych i osób fizycznych w strukturze narodowego zasobu archiwalnego. In D. Rembiszewska & H. Krajewska (Eds.), Wybitni archiwiści łomżyńscy w służbie społeczeństwa (pp. 157-170). Łomża.

Tascini, I.P. (1999). The legal status of private archives in Italy. In W. Stępniak (ed.), The Private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries. Materials of the International Conference Mądralin, October 8-11, 1998 (pp. 45-50). Warszawa.

Web site General Head Office of State Archives www.archiva.gov.pl.

Wells, E. (2012). Related Material – The Arrangement and Description of Family Papers. Journal of the Society of Archivists 33 (2), 167-184.

What will be remembered about us? How to preserve personal archives in the 21st century. (2014). City Council of Girona, Department of Records Management, Archives And Publications.

Wytyczne opracowania spuścizn po uczonych. (1990). Warszawa.

POVZETEK

Anna KRZEMIŃSKA PREVZEMANJE ZASEBNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA – PRAVNA SESTAVA POGODB Popoln povzetek problemov, ki se jih dotika pričujoč prispevek, je primer akcije, ki jo je organiziral državni arhiv in poljski radio Program 1 in poteka od leta 2013 pod nazivom »Postani družinski arhivist«. Akcija se osredotoča na zbiranje dokumentov in družinskih spominkov s strani navadnih državljanov. Gre za osveščanje ljudi o tem, da za hrambo niso zanimivi samo dokumenti, pomembni za »široko« zgodovino in državo, ampak tudi osebni dokumenti vsakega človeka, saj prinašajo veliko vedenja o naših prednikih in nas samih. Reakcije na omenjeno akcijo so bile zelo ugodne, organiziranih je bilo veliko sestankov, predavanj, delavnic ter celo radijskih in televizijskih oddaj. Rezultat akcije je tudi pričujoči prispevek (naslovljen »Družinski arhiv, 2014«). »Na Poljskem se je vredno vrniti k tradiciji vzpostavljanja družinskih arhivov in zbiranju slik ter drugih dokumentov, ki se prenašajo iz roda v rod. To pa zato, ker zgodovino Poljske sestavljajo milijoni posameznikov, ki so, eni bolj, drugi manj, vplivali na družbene razmere. Če pa je hranjenje dediščine, ki so jo ustvarile družine,

Dr. Anna Krzemińska, Center za znanstvene informacije, knjižnice in arhive, Inštitut za farmakologijo, Poljska akademija znanosti, Smętna 12, 31-343 Krakov, Poljska, kontakt: krzemin@if-pan.krakow.pl.

155


A. Krzemińska: Acquiring Private Archives – Legal Construction of Agreements

za nas breme, se, prosim, spomnite, da obstajajo arhivi, knjižnice ali muzeji« (profesor Władysław Stępniak, generalni direktor državnega arhiva). Ta priporočila so mišljena kot nagovor oziroma vzpodbuda k predaji zasebnega arhivskega gradiva v zgodovinske arhive. S tem je povezana tudi nujnost priprave standardov za posebne dogovore, ki morajo upoštevati vsa dejstva, ki lahko vplivajo na dostopnost tega gradiva v prihodnosti. Seveda mora biti sestavljanje dogovorov prilagojeno posameznemu primeru in tipom dokumentov, vendar mora upoštevati določbe zakonov, še posebej arhivskega, kot tudi avtorske pravice, zaščito osebnih podatkov, zaščito korespondence, slik ipd. Prav tako mora biti sestavljen popis predanega arhivskega gradiva. Uradno dokumentacijo o predaji arhivskega gradiva mora spremljati tudi izjava donatorja. Regulacija pravnega statusa zasebnega gradiva, ki je bilo v državni arhiv prevzeto na podlagi Odločbe o agrarni reformi iz leta 1944, je danes ključno vprašanje generalnega vodstva državnih arhivov. Potrebno je poudariti, da je generalno vodstvo zavzelo stališče, naj se posamezni spori rešujejo sporazumno. Na žalost pa mnoge zadeve pridejo tudi pred sodišča.

156


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Lenka PAVLÍKOVÁ*, Juraj VALENT** ARCHIVES VS. CREATORS. COOPERATION IN THE CREATION, PROTECTION AND ACQUISITION OF ARCHIVES Abstract: Cooperation between State Archives and creators of archives in the Slovak Republic is required by the Act nr. 395/2002 on Archives and Registries and on the Amendments of Certain Acts. Firstly, the creator has to cooperate with the competent State Archives in the process of elaborating Guidelines for the records management system and Schedule for retention and evaluation of records; the creator is also obliged to keep in touch with the Archives in the question of a regular disposal of registry records. The State has the right (through the State Archives) to interfere with the creation, formation and protection of archives in the phase when they are still the property of the creator. In case of extinction of the company (creator) without a legal successor, the State (through State Archives) can acquire the complete and arranged archives, which were under the control of the State Archives in the registry records disposal procedure. Categorization of creators in Slovakia allows the distinction of creators (companies) into those which „produce“ and those which “do not produce“ archives. It is the way how to influence the typologically and substantively the character of the future composition of the archival heritage of the Slovak Republic. Key words: creators, archives, categorization, acquisition, disposal procedure, cooperation

Izvleček: Arhivi in ustvarjalci. Sodelovanje pri ustvarjanju, varovanju in prevzemanju arhivskega gradiva Sodelovanje med državnimi arhivi in ustvarjalci na Slovaškem določa Uredba št. 395/2002 o arhivih in ustvarjalcih. Ustvarjalec mora sodelovati s pristojnim državnim arhivom v postopku priprave navodil za upravljanje z dokumentacijo ter rokov hrambe in vrednotenja dokumentov. Ustvarjalec mora prav tako sodelovati z arhivom pri rednem izločanju in uničevanju dokumentarnega gradiva. Država lahko (preko državnih arhivov) poseže v ustvarjanje, oblikovanje in varovanje arhivskega gradiva že v času, ko je ta še v lasti ustvarjalca. V primeru likvidacije podjetja (ustvarjalca) brez pravnega naslednika lahko država (preko državnega arhiva) prevzame celotno in urejeno arhivsko gradivo, ki je bilo v njeni pristojnosti med procesom izločanja dokumentarnega gradiva. Kategorizacija ustvarjalcev na Slovaškem dopušča razločevanje med ustvarjalci (podjetji) na tiste, ki »ustvarjajo« arhivsko gradivo, in tiste, ki ga »ne ustvarjajo«. Na ta način vpliva na značaj bodoče sestave arhivske dediščine na Slovaškem. Ključne besede: ustvarjalci, kategorizacija, prevzem arhivskega gradiva, izločitveni postopek, sodelovanje

*

Mgr. Lenka Pavlíková, director, Ministry of the Interior of the Slovak Republic, State Archives in Bratislava, Križkova 7, 81104 Bratislava, Slovak Republic, contact: lenkafuture@gmail.com.

**

Mgr. Juraj Valent, archivist, Ministry of the Interior of the Slovak Republic, State Archives in Bratislava, Križkova 7, 81104 Bratislava, Slovak Republic.

157


L. Pavlíková, J. Valent: Archives vs. Creators. Cooperation in the Creation, Protection and Acquisition of Archives

1

ARCHIVES AND CREATORS

The relationship between the Archives on the one, and the creator and possessor of archives on the other hand, is defined by the Act on Archives and Registries and on the Amendments of Certain Acts, no. 395/2002 Collection. This Act defines rights and obligations of the creators of registry records and archives; rights and obligations of the possessors of archives and rights and obligations of the founders of the State or Private Archives. The Act also specifies the subjects of the Archives ˗ Creator relation. 

Archives are a specialised workplace that acquires, registers, and processes archives

Creator of archives is a legal or physical person producing records with archival value

The Ministry of the Interior through the State Archives executes the control over the compliance with the provisions of the Act. Archives in Slovakia are, according to the Act, divided into Public and Private Archives. Public Archives are: 

State Central Archives and State Archives with regional territorial competence,

Archives of state authorities, state budgetary organisations and state contributory organisations,

Municipal Archives and the Archives of self-government regions,

Archives of legal persons stipulated by law,

Archives of legal persons and Archives of physical persons that represent public administration authorities.

Private Archives are 

archives of legal persons and Archives of physical persons.

The result of cooperation between the creators and State Archives is a wellfunctioning records management system, well-created and protected archives and archival fonds. The cooperation consists of four phases: 1) establishment of the creator, 2) approval of the records Schedule, 3) disposal procedure, 4) transfer of archives, purchase/sale of documents. 1.1

The establishment of the creator

Shortly after its „birth“, the legal person is obliged to ask the State Archives for classification into one of the three groups of creators (process of categorization). The task of the State Archives, Department of Pre-archival care is to evaluate the importance of the new creator and its potential for the creation and formation of registry records with a permanent documentary value for the history of Slovakia and Slovaks. After assessing certain criteria, the State Archives decides about the inclusion of the creator to one of the categories:

158


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.st category includes public authorities, local governments, public institutions, legal persons established by law and legal persons established by public authorities. The creators in this category produce the most important archives; 2.nd category includes entities established by the Ministry, e. i. business corporations, churches and religious communities, legal persons established by government producing records with a permanent documentary value; 3.rd category includes creators whose records have no archival value. These are mostly small business owners, entrepreneurs etc.1 1.2

Approval of the records Schedule

Categorization brings some obligations for the creators of registry records, including the obligation to create a records Schedule and submit it to the State Central Archives or to the State Archives with regional territorial competence for approval. A registry creator, who is a public administration authority, a legal person established by a public administration authority, a legal person stipulated by law or a legal person and whose role is governed by law, is obliged to create also guidelines for registry administration. The elaboration of the registry records Schedule leads to making a decision on whose records have permanent documentary value and in the future, after the disposal procedure, will be transferred to the State Archives. 1.3

The disposal procedure

The third phase of the Archives ˗ creator relation is the disposal procedure. According to the Act 395/2002 Coll. every creator is obliged to regularly dispose records but only upon approval given by the State Archives. The creator submits a list of records with expired retention periods for disposal. If any of the registry records with an expired retention period are still needed, the extension of the retention period can be discussed within the disposal procedure. The registry creator must not include registry records with an unexpired retention period into the recommendation for the disposal of registry records. In the disposal proposal, the registry creator includes two lists: a) a list of registry records subject groups proposed for transfer to the Archives, b) a list of registry records subject groups proposed for disposal. The disposal procedure begins upon the presentation of a disposal proposal. If the disposal proposal complies with all requirements, the State Archives appraises the documentary value of registry records and makes a decision on a) the disposal of registry records after the expiry of their retention periods, b) the permanent documentary value of registry records and the date of their transfer to the Archives, c) whether the registry creator is allowed to arrange the destruction of registry records without permanent documentary value.

1

Decree nr. 628/2002 of the Ministry of the Interior of the Slovak Republic by which certain provisions of the Act on Archives and Registries and on the Amendments of Certain Acts are executed, § 4.

159


L. Pavlíková, J. Valent: Archives vs. Creators. Cooperation in the Creation, Protection and Acquisition of Archives

After this procedure, archives are stored in the State Archives. If the creator does not establish its own archives, documents with archival value have to be stored separately from other registry records in the storage space. It is caused by problems with storages space of State Archives (Mišovič, 1999, 34). The State Archives retains the right and the obligation to control these documents. In the disposal procedure, State Archives have the option to reclassify records between categories and the creator is obliged to respect all changes. The task of Archives is to sensitively select, appraise and correctly assess the value of records submitted to the disposal procedure (Vrtel, 1992). The criteria that define the documentary value of the records is provided by the supplementary Decree nr. 628/2002 of the Ministry of the Interior of the Slovak Republic by which certain provisions of the Act on Archives and Registries and on the Amendments of Certain Acts are executed.2 The criteria are mainly: content, importance of the creator, the period of the creation of the record, uniqueness, embodiment, credibility of the record, completeness of structured data etc. In case of inadequate protection, lack of material, technical, spatial or personal provisions, the State Archives decides on the forced custody of archives. If the Ministry places a measure intended for the protection of archives on the possessor of archives, or on the founder of archives, after the termination of forced custody, which he did not fulfil, the Ministry is entitled to dispossess these archives. Archives are only dispossessed into the state proprietorship for a reasonable compensation, in an amount determined by an expert. The transfer of proprietorship and level of compensation forms an integral part of the statement of the decision on dispossession (Act on Archives, 2002, § 8). 1.4

The transfer of archives, purchase/sale of documents

The highlight of the cooperation between Archives and creators is the moment when the archives are transferred to the State Archives. Mostly, we are speaking about permanent archival storage. In the case of state institutions, public administration institutions and ministries, the transfer the archives is usually executed after the disposal procedure or after the extinction of that institution. Other creators transfer registry records with permanent documentary value to the State Archives after their extinction without a legal successor. In practice, it is one of the main obligations of private or legal entities – to ensure the storage of registry records and archives (Act on Archives, 2002, § 16). Archives are transferred to the State Archives by a liquidator, bankruptcy administrator or other authorized person. The cost, related to the transfer to the Archives after the completion of the disposal procedure, is covered by the registry creator. Archives acquire archives from the registry creator, together with finding aids, according to guidelines for registry administration. Archives are allowed to refuse the acquisition of archives, if these are not arranged according to the records schedule of the registry creator or when documents are not stored in special archival boxes. It also specifies a period for the arrangement of archives. In addition to cooperation with the creator of archives, the State Archives has to solve the cooperation with the possessors of the archives. In contrast to the creator, 2

Decree nr. 628/2002 of the Ministry of the Interior of the Slovak Republic by which certain provisions of the Act on Archives and Registries and on the Amendments of Certain Acts are executed, §1 – 8.

160


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

the possessor is not necessarily also the creator of records and archives. Archives can be transferred to the private ownership in different ways: inheritance, purchase, disregarding of the right of pre-emption first refusal of the state etc. These private archives are, with other archives, a part of the archival heritage of the Slovak Republic and in the broader context a part of the Cultural Heritage of the Slovak Republic. It is in the interest of the State Archives to register and repurchase these documents. The State Archives, in accordance with the ownership rights, determines the rights and obligations of the possessor of such documents. The possessor of archives is entitled: 

to use information, advisory and expert-methodological services provided by the Ministry,

to ask the Ministry for a financial contribution intended for the protection of archives,

to ask the Ministry for the provision of the conservation or restoration of archives, whilst the possessor of archives bears the cost incurred for the conservation or restoration,

to transfer the proprietorship of archives within the territory of the Slovak Republic, provided that the state did not exercise its right for pre-emption. If it concerns foreign archives, it may also transfer the proprietorship outside the territory of the Slovak Republic.

The possessor of archives is obliged: 

to submit the archives to the State Archives pursuant for their recording into the Archival Heritage Register,

to provide the protection of archives, especially their conservation or restoration, if required by their physical state,

to allow the execution of professional state supervision and to provide for any necessary collaboration,

to permit the forced custody of archives, for the necessary time,

to offer the archives to the Ministry in accordance with its right of pre-emption or for contracted custody, provided that he is not capable of providing their protection, whilst a price proposal forms an integral part of the offer,

to inform the State Archives recording the archives, of any change of their possessor or holder, change in the place of their location, their loss, theft, repossession, damage or destruction;

upon the transfer of proprietorship to archives, to inform the new possessor about restrictions on their permanent removal. (Act on Archives, 2002, § 8)

The cooperation between the State Archives and the possessor of documents is carried out mainly at the level of the sale (purchase) of archives. Since the State Archives in Slovakia have no legal personality and their own resources, acquisitions are financed from the budget of the Ministry. Each State Archives has established a committee of archivists. The general public can offer archives for the purchase (sale) to this committee. The committee evaluates the condition, character and value of documents. The value is determined by several criteria, for example: binding of a document to a 161


L. Pavlíková, J. Valent: Archives vs. Creators. Cooperation in the Creation, Protection and Acquisition of Archives

specific region, importance of the company or importance of the possessor of the document. The committee also appraises the visual design and content of the document. Members of the committee evaluate the offer and recommend / do not recommend the purchase of documents. Committee also proposes the price for the documents. In practice, the Archives face exaggerated financial claims of the sellers. Oftenthe seller is not satisfied with the offered price, but the Archives cannot offer more. The state’s right of pre-emption expires in that moment. Documents remain in the evidence of archival heritage, but can be sold to everyone. However, t possessor has to inform the State to whom the document was sold (Act on Archives, 2002, § 3). Less frequent form of cooperation between State Archives and the possessors of documents is offering archives to the Archives for free. This way of complementarity of archival heritage of the Slovak Republic is most often realized through donations. This way the State acquires fragments of archival fonds, collections and documents of important people from public life. 2

CONCLUSION

Cooperation between the State Archives and creators and possessor of archives seems to be a very good way of creating high quality and valuable content of Archival Heritage of the Slovak Republic. Close cooperation, support and advice from the Archives’ side helps creating high-quality documents also in private Archives. The cooperation is bilaterally advantageous. Free services, methodological help, consulting and education of creators of archives, as well as requiring compliance with the law and regulations, helps to keep high quality registry administration and also helps to create good conditions for the formation and protection of archives. The benefit for State Archives is the possibility to directly influence the formation of interesting, valuable and historically consumable archival fonds. LITERATURE 

Act on Archives and Registries and on the Amendments of Certain Acts (2002). No. 395/2002.

Decree nr. 628/2002 of the Ministry of the Interior of the Slovak Republic. (2002).

Mišovič, M. (1999): Predarchívna starostlivosť. Príručka archivára. PT Servis s r. o.

Vrtel, L. (1992). Predarchívna starostlivosť = spisová služba? Fórum archivárov, III, 1992, č. 5.

162


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

POVZETEK

Lenka PAVLÍKOVÁ*, Juraj VALENT** ARHIVI IN USTVARJALCI. SODELOVANJE PRI USTVARJANJU, VAROVANJU IN PREVZEMANJU ARHIVSKEGA GRADIVA Odnose med Arhivi na eni in ustvarjalci in lastniki arhivskega gradiva na drugi strani ureja Uredba o arhivih in ustvarjalcih št. 395/2002. Uredba določa pravice in dolžnosti ustvarjalcev dokumentarnega in arhivskega gradiva, pravice in dolžnosti lastnikov arhivskega gradiva ter pravice in dolžnosti ustanoviteljev državnih ali zasebnih arhivov. Uredba prav tako določa odnos med arhivom in ustvarjalcem. Prispevek obravnava tri nivoje tega odnosa. Prvi nivo je vrednotenje pomembnosti novega ustvarjalca in njegov potencial za ustvarjanje dokumentarnega gradiva s trajno vrednostjo za zgodovino Slovaške in Slovakov. Po vrednotenju po kriterijih odloči državni arhiv o vključitvi ustvarjalca v eno izmed treh kategorij. Kategorizacija ustvarjalca prinaša zanj določene dolžnosti, med njimi tudi obvezno pripravo klasifikacijskega načrta, ki ga predložijo osrednjemu državnemu arhivu ali državnemu arhivu z regionalno pristojnostjo v odobritev (drugi nivo sodelovanja). Tretji nivo odnosa med arhivom in ustvarjalcem predstavlja izločitveni postopek. Glede na uredbo mora vsak ustvarjalec, po odobritvi s strani državnega arhiva, redno izločati dokumentarno gradivo. Ustvarjalec arhivu predloži seznam dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hrambe. Med tem procesom ima državni arhiv možnost preklasificirati določene kategorije gradiva, ustvarjalec pa mora te spremembe upoštevati. Po tem postopku ustvarjalec arhivsko gradivo shrani v arhiv. Če ustvarjalec nima lastnega arhiva, mora biti arhivsko gradivo ločeno od dokumentarnega v prostoru za hrambo. Vrh sodelovanja med arhivom in ustvarjalcev pa predstavlja trenutek predaje arhivskega gradiva v državni arhiv. V večini primerov gre za trajno arhivsko hrambo. V primeru državnih institucij, javne uprave in ministrstev se predaja arhivskega gradiva izvede takoj po izločitvenem postopku ali po ukinitvi institucije. Drugi ustvarjalci predajajo arhivsko gradivo po njihovi ukinitvi brez pravnega naslednika. Državni arhivi morajo sodelovati ne samo z ustvarjalci arhivskega gradiva, temveč tudi z lastniki arhivskega gradiva. Lastnik arhivskega gradiva ni nujno tudi njegov ustvarjalec. Arhivsko gradivo pride v zasebno lastništvo na različne načine: z dediščino, nakupom, neupoštevanjem predkupne pravice ali z odklonitvijo le-te s strani države itd. Takšno arhivsko gradivo je prav tako arhivska dediščina Slovaške republike. Sodelovanje med državnimi arhivi in lastniki gradiva se običajno izvaja na nivoju nakupa (prodaje) arhivskega gradiva. Ker državni arhivi na Slovaškem niso pravne osebe in nimajo svojih sredstev, financira odkupe ministrstvo. Vsak državni arhiv je

*

Mag. Lenka Pavlíková, direktorica, Ministrstvo za notranje zadeve Republike Slovaške, Državi arhiv v Bratislavi, Križkova 7, 81104 Bratislava, Slovaška, kontakt: lenkafuture@gmail.com.

**

Mag. Juraj Valent, arhivist, Ministrstvo za notranje zadeve Republike Slovaške, Državi arhiv v Bratislavi, Križkova 7, 81104 Bratislava, Slovaška.

163


L. Pavlíková, J. Valent: Archives vs. Creators. Cooperation in the Creation, Protection and Acquisition of Archives

ustanovil komisijo, ki jo sestavljajo arhivisti. Tej komisiji lahko vsakdo ponudi arhivsko gradivo v nakup. Sodelovanje med državnimi arhivi in ustvarjalci ter državnimi arhivi in lastniki arhivskega gradiva je dober način ustvarjanja kakovostne in pomembne vsebine arhivske dediščine Slovaške. Sodelovanje je tudi obojestransko koristno. Brezplačne storitve, strokovna pomoč, svetovanje in usposabljanje ustvarjalcev kot tudi spoštovanje zakonodaje in predpisov s strani ustvarjalca omogočajo visoko kakovost administracije in dobre pogoje za ustvarjanje in varovanje arhivskega gradiva. Državni arhivi pa imajo možnost neposrednega vpliva na ustvarjanje zanimivih, vrednih in zgodovinsko pomembnih arhivskih fondov.

164


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Jovan P. POPOVIĆ * POSTUPANJE OKO PRIJEMA, ČUVANJA, KATEGORIZACIJE I KORIŠĆENJA ARHIVSKE GRAĐE PRISPELE U ARHIVE UGOVORNIM ILI DOBROČINIM PRAVNIM POSLOM Izvleček: Prevzem arhivskega gradiva na podlagi prodaje ali darovanja: prevzem, hramba, kategorizacija in uporaba Zaradi narave arhivske dejavnosti, ne glede na položaj arhivov v različnih državah, različnih političnih sistemih in neizenačenih stopnjah tehnično-tehnološkega razvoja, mora biti v interesu vsake države, da arhivska služba deluje v okvirih svojih pristojnosti. Zakonski in podzakonski predpisi urejajo zaščito, uporabo in objavljanje arhivskega gradiva, ki pa se v arhive prevzema na različne načine. Večina arhivskega gradiva je prevzetega od ustvarjalcev pod določenimi pogoji. To gradivo mora biti urejeno, kategorizirano in valorizirano po arhivski metodologiji ter principih arhivske teorije in prakse. Veliko manj arhivskega gradiva je v arhive prevzetega kot zasebno arhivsko gradivo (osebni in družinski fondi, spominsko in drugo gradivo). V članku je poudarek na arhivskem gradivu, ki se od ustvarjalca oz. lastnika prevzema z odkupom, darovanjem ali kot zapuščina. Prevzem arhivskega gradiva na ta način mora temeljiti na pisnih dokumentih (pogodbe pri darovanju ali odkupu in oporoke pri zapuščinah), zato je nujno, da so le-ti pravilno sestavljeni. Gre namreč za zelo odgovoren, zapleten in občutljiv posel, ki ne temelji samo na arhivskih predpisih, ampak tudi na dogovorjenih pogojih in rokih, ki so zapisani v takšnih dokumentih. Ključne besede: arhivsko gradivo, odkup, darilo, zapuščina, prevzem

Abstract: Legal Protection, Appraisal and Use of Archives Acquired as Gifts, Purchase and Legacy Regardless of the Archives' position in different counties, different political systems and various levels of technological development, the functioning of the archival service must be in the interest of every country. Legal regulations regulate protection, use and publication of archives, which can be acquired in different ways. Most archives’ acquisitions base on legislative directions and are acquired arranged, categorised and appraised to the archival theory and practice principles. Much less archives are acquired as private (personal and family fonds). The article deals mainly with the archives, which are acquired as a purchase, gift or legacy. The acquisition of archives in such manner must be supported by written legal documents (contracts or testaments). Since such acquisitions are complicated and sensitive, it is essential that the content of written contracts is appropriate and based on legal regal regulations and on mutually agreed conditions and deadlines. Key words: archives, acquisition, gift, legacy, testament, laws

*

Jovan P. Popović, Beograd, Bulevar despota Stefana 34/IV, Beograd, Srbija, kontakt: popovic.j@open.telekom.rs.

165


J. P. Popović: Postupanje oko prijema, čuvanja, kategorizacije i korišćenja arhivske građe…

1

UVOD

Da bi se moglo „rukovati“ sa arhivskom građom arhivisti moraju biti iskolovani i stručno osposobljeni za taj posao. Autor ovog rada je mišljenja da radnici koji su raspoređivani na poslovima arhiviste nisu bili samo istoričari, pravnici i drugih naziva društvenih nauka, sa filozofskim fakultetom, već i sa završenim tehničkim, prirodno matematičkim i drugim zanimanjima. Ne osporavajući nijednu struku koja je i te kako, naravno zbog potrebe arhiva rado viđena, već zbog toga što je te radnike trebalo stručno uvesti i osposobiti za posao u koji ulaze. Upravo i zbog toga osnivani su tromesečni, polugodišnji ili godišnji tečajevi, pri matičnim arhivima, polagani su stručni i državni ispiti. Sada svaka od država sa prostora bivše SFRJ pri matičnim arhivima osnovala je tečajeve za arhiviste i arhivske tehničare, gdje i polažu stručne arhivističke ispite. U zadnje vreme na prostorima bivše SFRJ pojavili su se brojni udžbenici ili priručnici iz arhivistike, što će arhivskim radnicima olakšati posao. Sve je to bilo neophodno jer nije postojalo redovno školovanje arhivista. U tom pravcu Institut za arhivističke nauke u Mariboru i Trstu osnovao je interdiciplinarnu jesenju školu, na kojoj se osposobljavaju arhivisti iz svih krajeva sveta a ove godine organizovane su i poslediplomske studije, što treba pozdraviti i odgovornim čestitati.1 Arhivski radnici moraju poznavati i u primenjivanju poštovati zakonske propise. Naravno i podzakonske propise i brojnu literaturu iz arhivske teorije i prakse iskazane u službenim glasilima, knjigama, priručnicima časopisima i člancima, koji i najčešće iznose poteškoće i probleme koji iskrsavaju u tekućem radu arhivista, zaposlenih u pisarnicama (arhivima) registratura i uopšte kod imaoca arhivske građe. U svim državama sistemskim i materijalnim zakonima i drugim srodnim ili „sporednim“ propisima u mnogome je regulisana arhivska delatnost, u želji da se sačuva arhivska građa i ista učini dostupnom u razne korisne svrhe, kako za pojedinca tako isto i za pravna lica i državu u celini. Stoga veliki broj zakonskih propisa moraju „poznavati“ arhivisti. Ovde se pre svega pored zakona o kulturnim dobrima, zakona o zaštiti i korišćenju arhivske građe, zakona o javnim bibliotekama i muzejima misli i na: zakone o obligacionim odnosima, zakone o nasleđivanju, zakone o porodičnim i bračnim odnosima; zakone o javnom informisanju, zakone o slobodnom pristupu informacijama od javnog značaja, zakone o zaštiti podataka o ličnost, zakone o elektronskom potpisu, zakone o elektronskom dokumentu, zakone o autorskim i drugim srodnim pravima i naravno brojne podzakonske propise i akte koje donosi starešine arhiva. U svom radu arhivisti nailaze na nerešive probleme ili bolje rečeno zakonom ne sasvim regulisane slučajeve u postupanju sa arhivskom građom a time i njenim korisnicima, pa su prinuđeni da stečenim iskustvom i znanjem ponekad i sami bez zakonske regulative o tome odlučuju. Zbog toga arhivisti su dužni da kroz iskrsle slučajeve iniciraju ili predlože nadležnim organima (uz podrobna obrazloženja) način kako da se iskrsli problemi rešavaju i urede zakonskim ili podzakonskim propisima. Pravo se uređuje pravnim normama-zakonima. To je pravilo o ponašanju ljudi i upućeno je na volju ljudi. Zakoni su pravno pravilo koje država nameće, kao obavezu svojom prinudom. To je pravo vladajuće klase pretvoreno u zakon. Zakon je u stvari pisani izvor koji posle 1

Iz predavanja Osnovni uslovi za uspešan rad arhiva održanog u Trstu 2006. polaznicima Jesenje škole pri Međunarodnom institutu arhivskih nauka Trst-Maribor.

166


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

ustava ima najvišu pravnu snagu od svih pisanih izvora. Za razliku od zakonskih propisa, podzakonske akte, uredbe, pravilnici, naredbe, rešenja, uputstva donose vlade država ili njihovi organi (ministarstva ili sekretarijati kao i druge upravne organizacije) odnosno, opštinske ili gradske skupštine ili njihovi izvršni organi. Ovlašćenja za donošenje podzakonskih propisa nalaze se u svakom konkretnom zakonu. Interna akta donose uglavnom starešine arhiva. Skup zakona i pravnih regulativa, koji upravlja očuvanjem, korišćenjem i zaštitom arhivske građe i organizacijom arhiva u državi naziva se arhivsko zakonodavstvo. Uređivanjem i primenom arhivskog zakonodavstva, umrežavaju se arhivske institucije, uređuje način upravljanja arhivima, zaštita, valorizacija i korišćenje arhivske građe. Tim normativizmom se na pouzdan i organizovan način reguliše ceo sistem zaštite arhivske građe (Popović, 2011, str. 169). Za onu arhivsku građu koja stiže u arhiv otkupom, poklonom ili zaveštanjem osnovni zakon za regulisanje postupaka u tim pravnim poslovima su sistemski zakoni, a to su pre svih zakoni koji uređuju arhivsku delatnost, a onda i zakoni koji regulišu autorska i druga srodna prava, kao i drugi propisi. Za arhivsku građu koja stiže u arhiv otkupom i poklonom treba konsultovati i propise iz obligacionih odnosa, a za arhivsku građu koja se preuzima u arhive zaveštanjem treba konsultovati zakone o nasleđivanju i zakone o porodičnim odnosima. Ustrojstvo arhivskog zakonodavstva u svim vremenima i prostorima, jedini je preduslov za uspešnu zaštitu arhivske građe, kao fudamenta regulacije arhivske delatnosti, pod uslovom njihovog obaveznog i potpunog primjenjivanja i poštovanja. To je preduslov za uspešno obavljanje ovog složenog i vrlo odgovornog posla. Svaki pravni posao u vezi sa arhivskom građom pa i onaj nastao otkupom, poklonom ili zaveštanjem zavisi i od toga pod kojim je uslovima ugovoren odnosno u kojim je rokovima primenljiv. 2

PREUZIMANJE ARHIVSKE ZAVEŠTANJEM

GRAĐE

U

ARHIV

OTKUPOM,

POKLONOM

I

Arhivska građa koju redovno preuzimaju arhivi može biti u državnoj ili privatnoj svojini. Njeni stvaraoci ili imaoci su pravna ili fizička lica. Arhivska građa koja se redovnim putem, zapisnički predaje arhivu mora po pravilu biti odabrana, na osnovu liste kategorije registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Samim tim, ona je sređena i popisana. Građa se predaje arhivima u rokovima utvrđenim zakonima koji regulišu arhivsku delatnost. Momentom predaje te građe arhivu, ukoliko je sređena uglavnom postaje dostupna korisnicima. Građa koja se nalazi u privatnoj svojini je najčešće vlasništvo samog stvaraoca ili njegovog srodstvenika. Ona mora biti stavljena pod zakonskom zaštitom. Naime, ona se sa stanovišta prava i obaveza imaoca kategoriše kao kulturno dobro, koje se ne sme uništiti ili oštetiti. Međutim, za razliku od arhivske građe u državnoj svojini arhivska građa u privatnoj svojini može biti u prometu, s tim da pravo preče kupovine imaju arhivi (Popović, 2010). Kada je u pitanju i privatna arhivska građa ništa se ne može odvijati stihijski, već na osnovu načela koja počivaju na osnovama materijalnih propisa i uopšte pozitivno pravnog zakonodavstva svake države ta arhivska građa (memoarska građa, lični ili porodnični fond, zbirka, autorsko ili konstruktorsko delo) u arhive stižu najčešće otkupom, poklonom ili zaveštanjem.

167


J. P. Popović: Postupanje oko prijema, čuvanja, kategorizacije i korišćenja arhivske građe…

Sve to mora biti regulisano zakonskim propisima jer oni daju prave mere ljudima i stvarima, a svaki drugi prilaz u pogledu zaštite arhivske građe bio bi nenaučan i apolitičan. Iako se radi o manjim količinama zaprimljene arhivske građe ili očekivane za prijem po navedenim osnovama, ta arhivska građa je vrlo važna i zakonski zaštićena, isto kao i građa koja se preuzima redovnim putem. U toj građi najčešće se nalaze ne samo istorijska, politička i druga društvena zbivanja i događaji u državama ili regionima, već i životne sudbine pojedinaca, stvaraoca arhivske građe koja oslikava njegovu ličnost i delo. Svako od nas je „istorijska ličnost“ i međusobno se u mnogome ne razlikujemo, jer svako od nas nakon rađanja, prolazi kroz školovanje, zapošljavanje, stvaranje porodice (sklapanjem braka), produženjem vrste (rođenjem dece), stvaranjem imovinsko pravnih vrednosti i ugledu u društvu, gde nas očekuje i smrt i mesto sahrane (prostor istih dimenzija za svakog od nas). Za svakog čoveka postoje izvorni dokumenti od izvoda iz knjiga rođenih, venčanih i umrlih, a da ne govorimo o mnogim drugim brojnim dokumentima iz svih sfera ljudskog života. Stoga bi svako od nas mogao imati u najmanju ruku svoj dosije povezan u jednu celinu. Nažalost, to svakom nije dostupno, jer se dokumenta („raštrkana“) nalaze ne samo u svojim stanovima već i u brojnim institucijama, zavisno od toga gde se lice kretalo i radilo i od nadležnosti određenih organa ili organizacija. Po pravilu samo se članovi užih porodica staraju o biografijama svojih srodnika i to bez dovoljno potkrepljenih dokaza. Samo su pojedine ugledne ličnosti iz političkog, javnog, kulturnog, umetničkog i po drugim osnovama stvaralačkog rada privilegovane, da se o njima i njihovim ličnostima i delima stara ne samo porodica već i društvo u celini. Ta lica prati brojna arhivska građa iskazana kroz dokumenta vezana za njega i njegovu ličnost i funkciju i ona stvaralačka dela koja je on stvarao, bez obzira da li su autorskog ili drugog karaktera. Veći broj stvaraoca ili imaoca arhivske građe, autor (ili njegovi naslednici) najčešće ustupaju „svoju građu“ nadležnim ustanovama za zaštitu i korišćenje arhivske građe a to su arhivi. To je dobro, da ta građa od strane naslednika, ili onog „ko dođe do nje“ ne završi na otpadu. O primopredaji arhivske građe i pored sklopljenih i potpisanih ugovora (poklon, otkup) ili akta o zaveštanju (testament) sačinjava se i zapisnik u kojem moraju biti uneti podaci: datum sastavljanja, mesto primopredaje; ime nadležnog arhiva; ime imaoca arhivske građe; po kom se osnovu preuzima (otkup, zaveštanje, poklon); kakvog je karaktera građa koja se preuzima; količina arhivske građe koja se zaprima, nalaz komisije i potpisi lica koji predaju i koji preuzimaju arhivsku građu. Svaki od tri pravna instituta (otkup, poklon i zaveštanje) moraju sadržavati sve elemente za sklapanje ugovora, a pravni institut zaveštanja ispunjavati propisanu formu. 3

USLOV I ROK

Dva vrlo bitna elementa svakog ugovora, pa i navedenih pravnih instituta: otkupa, poklona i zaveštanja, su uslov i rok. Oni prate i svaki pravni posao a naročito onih iz obligacionih odnosa. Naime, pored predmeta ugovora i cene, izuzetno važni elementi ugovora su pravni instituti: uslov i rok. Od njih zavisi pod kojima će se uslovima ugovori zaključiti, (bez obzira da li se radi o dobročinim ili teretnim), odnosno od kada počinju teći pravni poslovi.

168


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

3.1

Uslov

Svaka stranka u ugovornim odnosima može da traži primenu instituta uslova, naročito u slučajevima kada pravno dejstvo ne nastupa odmah. One utvrđuju da će pravne radnje nastati ili prestati zavisno od nekog uslova. To se najčešće dešava u slučajevima kada se neka radnja ili događaj predvide ugovorom, i po pravilu postaju obostrano teretni. Naime, radi se o nekoj budućoj neizvesnoj okolnosti, od čijeg nastupanja ili nenastupanja zavisi nastanak, promena ili prestanak nekog subjektivnog prava (Pravni leksikon, 1970, str. 1240). Uslovi služe interesima stranki jer im daju mogućnost da svoj pravni posao prilagode budućim eventualnostima, naravno ukoliko ih zakoni ne zabranjuju. Uslov može biti odložan i raskidan. Uslovi djeluju na punovažnost posla sve dotle dok sami čin uslova nije nastupio. Kada uslov nastupi posao postaje potpun i realizovan. 3.2

Rok

Rok se razlikuje od uslova po tome što je kod roka nastanak okolnosti od koje zavisi dejstvo ili kraj dejstva pravnog posla izvestan, ili bolje rečeno rok predstavlja buduću izvesnu okolnost od čijeg nastupanja zavisi nastanak ili prestanak dejstva nekog ugovora (Pravni leksikon, 1970, str. 1001). Stanje očekivanja, koje bi trebalo da postoji do nastupanja roka, ne odnosi se na pravo, već na dospelost tražbine. Pravni poslovi zaključeni sa rokom su samo oni, gde do nastupanja roka ne postoji ni pravo. Naime, dok kod drugih pravnih poslova posao traje od zaključenja do izvršenja, to se kod poslova sa raskidnim rokom dejstvo pravnog posla završava sa dolaskom završnog termina. U pravu postoje i prekluzivni rokovi (strogi rokovi). To su rokovi u kojima se određena pravna radnja može preduzeti samo u okviru datog roka. On isti će poslednjeg dana koji je propisan ili određen presudom ili rešenjem suda ili nekog organa uprave. Uslov i rok se razlikuju po tome što je uslov buduća neizvesna činjenica, a rok buduća izvesna činjenica. Da bi u pojedinim slučajevima mogao nastupiti konkretni pravni posao a naročito kod zaveštanja nužno je ostvarivanje pretpostavki: da je nastupila smrt fizičkog lica (ostavioca), odnosno da je lice proglašeno za umrlo, i da postoji pravni posao primenjivanje testamenta-zaostavštine. Za sve od tri navedena oblika prijema arhivske građe u arhivima (otkupom, poklonom i zaveštanjem), dati su „popunjeni obrasci“, ali samo za po jedan mogući primjer nabrojanih pravnih instituta. Obrasci su urađeni za neke od složenijih primera postupaka, gde ugovarači nisu ujedno i stvaraoci arhivske građe (što je češća praksa), već: predstavnici, srodstvenici, posrednici ili „slučajni“ imaoci arhivske građe, čije zaključivanje ugovora ima potpunu pravnu snagu, ukoliko ne postoje razlozi za njihovo obaranje, odnosno nije nabavljena nekom protivpravnom radnjom. Imena u obrascima su sasvim proizvoljno uzeta, osim ime direktora koji je u vremenenu zaključivanja ugovora obavljao konkretnu funkciju. Naravno, ni ugovori niti testament dati u obrascima nisu realizovani. U pojedinim zakonima o arhivskoj delatnosti na prostorima bivše SFRJ pored termina stvaralac i imaoc arhivske građe zadržan je, odnosno unet institut držalac arhivske građe. To predviđa i najnovije arhivsko zakonodavstvo u Crnoj Gori.

169


J. P. Popović: Postupanje oko prijema, čuvanja, kategorizacije i korišćenja arhivske građe…

Arhivisti Državnog arhiva iz Cetinja Srđan Pejović i Vesna Đuričković smatraju: da termin držalac zakonodavno-pravno nije definisan iako je znano da držalac arhivske građe ili registraturskog materijala može biti pravno ili fizičko lice, bez obzira dali se radi o vlastitoj ili tuđoj provinijenciji (Pejović, 2010, str. 86-88). Pejović takođe iznosi da držalac arhivske građe može na primer biti lopov, uzurpator ili nalazač arhivske građe pripremljene za sebe. I iz tih razloga odlučeno je da se termin držalac arhivske građe u oblasti koju obrađuje ovaj rad ne upotrebljava. Arhivska građa koja ima po sadržini velike vrednosti preuzima se na trajno čuvanje, pa i ona koja je zaprimljena po osnovu zakupa, poklona i zaveštanja. Značaj pojedinih ličnosti u naučnom, političkom, društvenom i kulturnom životu, bitno utiče na vrednosti dokumentacije koju oni stvaraju. Stoga arhivsku građu koja je pripadala zaslužnom i priznatom licu: državniku , naučniku, umetniku i dr., treba čuvati trajno i kao izvor za njihove biografije. 4

UGOVORI O OTKUPU I POKLONU ARHIVSKE GRAĐE ARHIVU I ZAVEŠTANJA

4.1

Ugovor o otkupu arhivske građe sa primerkom obrasca

Kada se radi o otkupu arhivske građe prvenstveno se misli na kupoprodajne ugovore, koji se najčešće primenjuju u arhivskoj delatnosti kada neki stvaralac ili imalac arhivske građe želi da je proda-ustupi arhivu. Taj oblik ugovora nije ništa drugo no ugovor o prodaji (Zakon o obligacionim odnosima, 2003, član 220-241). Ugovor o prodaji koji mora biti zaključen u pismenoj formi je dvostrano obavezan i teretan sporazum prodavca i kupca po kome se prodavac obavezuje da prenese na kupca (odnosno na državu) pravo svojine na prodatu stvar ili pravo i da mu je u tu svrhu preda, dok se kupac obavezuje da plati cenu i preuzme stvar. Predmet ugovora može biti svaka stvar pa i ona koja je u predmetu buduća stvar kao na primer autorsko pravo, koje još nije stvoreno, a od prava predmet ugovora mogu biti imovinska prenosiva prava: pravo svojine, plodouživanje autorsko-imovinska prava i dr. Sud priznaje pravno dejstvo ugovora o prenosu prava pod sledećim uslovima: da promet nije zabranjen, da je ugovor zaključen u pismenoj formi sa potpisima kupca i prodavca, da je ugovor moguće ispuniti; da je stvar stečena u granicama zakona; da nije povređeno pravo preče kupovine. Ovde je predmet ugovora arhivska građa. Praksa je pokazala da je od strane arhiva dosta arhivske građe otkupljeno od prodavaca koji su tu građu stekli dozvoljenim pravnim radnjama ili su prodavci ujedno i njeni stvaraoci. Najčešće su otkupljivane zbirke stvaraoca arhivske građe iskazane bilo kao memoarska, odnosno stvaralačka iz svih oblastima delatnosti, a naročito na polju književnosti, umetnosti... Međutim, ukoliko konkretni arhiv nije u mogućnosti da otkupi ponuđenu arhivsku radnju, recimo nema novca, sumnji da je do nje prodavac došao nedozvoljenim pravnim radnjama (krivičnim delom ili prekršajem, kao i povredom moralnih načela) on je u obavezi da prati šta će se sa tom građom desiti, pre svega da ne bi bila uništena ili prodata u inostranstvo i sl. U tom slučaju neophodno je obavestiti nadležne organe „gonjenja“ - policiju ili tužilaštvo, radi preduzimanja konkretnih radnji.

170


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Ugovor o prodaji-otkupu arhivske građe (primerak obrasca) Zaključen dana 25. 12. 2014. godine između Žarka Ruškića, iz Lenarta Franca Prešerna 130, koga zastupa Kučan Marieta, advokat iz Ljubljane, Božidara Jakca broj 320, u daljem tekstu (prodavac) i Pokrajinskog arhiva u Mariboru, Maribor Glavni trg broj 7 koga zastupa direktor prof. Ivan Fras u daljem tekstu (kupac). Član 1. Prodavac je vlasnik Otkupne stanice „Ponovno oživljavanje“ za promet sekundarnih sirovina, odnosno starog papira, locirane u Lenartu, u ulici Franca Prešerna 130. Sakupljač starog papira Henrik Ribič iz Šentilja prilikom čišćenja podruma, vlasništvo Viktora Jerčića profesora Univerziteta iz Ljubljane (koji je umro pre 10 godina) naišao je na veću količinu rukopisa, spisa, fotografija, pisama i drugih dokumenata i knjiga iz bogatog stvaralačkog rada te vrlo poznate ličnosti, uglednog profesora, književnika i novinara. Većinu od tih knjiga objavljenih od strane profesora Viktora Jerčića imaju karakter autorskih dela. Mereno arhivističkim merilima radi se o arhivskoj i drugoj dokumentarnoj i bibliotečkoj građi u dužini od deset metara. Sakupljač starog papira Ribič Henrik, iz Šentilja Božidara Jakca broj 15, umesto da tu građu direktno proda Fabrici za preradu papira u Brežicama, on je sklonio u svom stanu, a zatim se posavetovao sa stručnim ljudima i saznao da se radi o vrednoj arhivskoj građi. Smatrajući da će prodajom te građe imati zaradu, pokušao je da istu proda izdavačkim kućama, otpadnim organizacijama ili antikvarnicama, ali niko nije bio zainteresoban da je otkupi, a pogotovu ne po većoj ceni od cene starog papira. Pokrajinskom arhivu u Mariboru, kao nadležnoj (teritorijalnoj) instituciji, za zaštitu i korišćenje arhivske građe, niti drugim arhivima širom Slovenije nije nudio na prodaju. Na kraju je ponudio prodavcu Ruškić Žarku, kao rukovodiocu otkupne stanice „Ponovno oživljavanje“ iz Maribora Franca Prešerna 130. Prodavac je navedenu arhivsku građu otkupio po nešto većoj ceni od cene kojom se kupuje stari papir, znajući da joj je mesto u arhivu, pa je istu ponudio kupcu Pokrajinskom arhivu u Mariboru. Član 2. Prodavac kao imaoc i otkupljivač navedene arhivske građe i većeg broja knjiga (350 naslova) od sakupljača sekundarnih sirovina iz člana 1 ovog ugovora, čiji je stvaraoc Viktor Jerčić profesor Univerziteta iz Ljubljane prodaje Pokrajinskom arhivu u Mariboru, Maribor Glavni trg broj 7, po simboličnoj ceni u ukupnom iznosu od 4.000 eura (četiri hiljade eura). Član 3. Navedenu arhivsku građu, dokumentarni materijal i knjige iz člana 1. ovog ugovora prodavac prodaje, kupcu (nadležnoj i stručnoj organizaciji) iz razloga da bi dobila mesto koje joj pripada i da pokrije troškove otkupa, čuvanja i prevoza do kupca, u iznosu datom u članu 2 ovog ugovora, bez bilo kakvih drugih uslovljavanja i potraživanja. Član 4. Prodavac izjavljuje da je arhivska građa koja je predmet kupoprodaje bez bilo kakvih tereta, a proverom je saznao da profesor Viktor Jerčić nije bio ženjen, nema zakonskih naslednika niti bližih srodnika. Član 5. Ugovarači su se sporazumeli da kupac ugovorenu cenu isplati odmah po potpisivanju ugovora, odnosno nakon primopredaje arhivske i bibliotečke građe što će se zapisnički konstatovati. Prodavac izjavljuje a time preuzima sve eventualne obaveze, iskrsle nakon potpisivanja ovog ugovora pošto je saznao da stvaralac te građe nije ostavio bilo kakvu oporuku, niti je imovinko pravna, autorska i druga prava preneo na neko drugo lice. Član 6. Ugovarači konstatuju da navedena arhivska građa danom zaključenja ovog ugovora (pošto nema uslovljavanja), odnosno njenim stupanjem u posjed kupca postaje državna svojina, a da se kod njenog sređivanja, kategorizacije korišćenja i publikovanja postupa onako kako je to normativno predviđeno za ostalu arhivsku građu, koja je pohranjena u Pokrajinskom arhivu u Mariboru, i drugim arhivima u Sloveniji, zavisno od vremenskih odrednica, istorijskog, umetničkog, i naučnog karaktera kao i od obrazovne vrednosti, izvornosti i od važnosti samog stvaraoca.

171


J. P. Popović: Postupanje oko prijema, čuvanja, kategorizacije i korišćenja arhivske građe…

Član 7. Kupac je ovlašćen i u obavezi da prema preuzetoj (kupljenoj) građi a na osnovu ovog ugovora postupa u skladu sa materijalnim propisima odnosno shodno zakonu koji regulišu zaštitu i korišćenje arhivske građe, propisima koji uređuje autorska i druga srodna prava (kada je u pitanju objavljivanje), kao i propisima iz zakona o obligacionim odnosima. Ugovarači se odriču prava raskida ugovora. Član 9. Za sporove po ovom ugovoru nadležan je Osnovni sud u Mariboru. Član 10. Ovaj ugovor je sačinjen u šest istovetnih primeraka od kojih svaka strana zadržava po tri primerka. Prodavac

Kupac

Žarko Ruškić

Prof. Ivan Fras

Napomena: U ovom obrascu je unet jedan od primera višeg broja mogućih obrazaca ugovora o otkupu. Ovakav primer je dat iz razloga da bi se saznalo kako je prodavac došao do arhivske građe (predmeta ugovora) i što je bio razlog za prodaju iste. Imena koja se navode u ugovoru su proizvoljno uneta. Međutim, ime direktora Pokrajinskog arhiva u Mariboru profesora Ivana Frasa je uneto jer se on u vremenu „sklapanja ugovora“ nalazio na funkciji direktora Pokrajinskog arhiva Maribora, pa ga ne možemo menjati, niti proizvoljno unositi neko drugo ime. Ugovor iz ovog obrasca nije sklopljen, već je uzet samo kao primer. Predmet ugovora se mora bliže opisati, da bi se eventualno saznalo da li je prodavac nekom protivpranom radnjom, odnosno prekršajem ili krivičnim delom došao do nje, kako bi se blagovremeno dostavila prijava organima gonjenja (policiji ili tužilaštvu).

4.2

Ugovor o poklonu, sa primerkom obrasca

Poklon je dobročini ugovor kojim neko (poklonodavac) daje drugome (poklonoprimcu) neku svoju imovinsku ili drugu kulturnu vrednost, a drugi to prima i prihvata. Tu postoje volje između poklonodavca, da tu vrednost pokloni, i poklonoprimca da istu primi (Pravni leksikon, 1970, str. 785). Poklonodavac može biti ne samo fizičko već i pravno lice. Radi se o besplatnosti poklanjanja i da tu činidbu izvršava dobrovoljno. Predmet poklona mogu da budu stvari, prava i imovina. Naravno, ona strogo lična prava koja se ne mogu preneti na drugoga ne mogu se ni poklanjati. Poklonoprimac koji je preuzeo poklonjenu imovinu odgovoran je za nju. Ne može se usmeni poklon smatrati dovoljnim ukoliko nije propraćen ugovorom, odnosno predajom stvari. Po pravilu ne može se tražiti od pokloprimca povraćaj poklonjene stvari ili imovine mimo onoga što je predviđeno ugovorom. Zbog toga i tu odredbu ugovor treba da sadrži. Kada se radi o poklonu arhivske građe arhivu, ugovorom se moraju predvideti sve eventualne posledice koje mogu proizaći. Pre svega o kakvoj se arhivskoj građi radi, odnosno da li se radi o autorskom delu ili drugoj vrsti građe, do koje je poklonoprimac i na koji način došao.

172


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Ugovor o poklonu (primerak obrasca) Zaključen dana 25.02. 2015. godine između Sedej Marka iz Maribora, ulica Antona Ribičića broj 1, koga zastupa Petar Grdeljaj advokat iz Ljubljane Spasića i Mašare broj 300 u daljem tekstu (poklonodavac) i Pokrajinskog arhiva Maribor, Glavni trg broj 7 koga zastupa direktor prof. Ivan Fras u daljem tekstu poklonoprimac. Član 1. Poklonodavac je vlasnik-imalac arhivske građe i knjiga koje je prikupljao, preuzimao i čuvao, a čiji je stvaralac bio njegov pokojni ujak Tomaš Sedej iz Slovenske Bistrice, ulica Borisa Kidriča 120. Arhivska građa se odnosi pre svega na rukopise ujakovih objavljenih knjiga i preko stotinu referata kako u rukopisima, tako i objavljenih u slovenačkim i inostranim časopisima i drugim publikacijama. Pored toga, u građi poznatog i uglednog književnika i novinara pokojnog Sedej Tomaša nalaze se i putni izveštaji po zemlji i inostranstvu, razni dopisi, prepiske, govori sa promocija knjiga, izložbi pa čak i jedan broj posmrtnih i drugih govora ili upućenih telegrama pisanim i slatim u raznim prilikama, kao i jedan broj neobjavljenih pesama. Većina te građe odnosi se na period vremena dok je pokojni Tomaš Sedej obavljao funkciju direktora ugledne izdavačke kuće „Zaselje“ iz Ljubljane. Pored arhivske građe poklononodavac je sačuvao i par stotina knjiga. Ukupna količina arhivske građe, dokumentarnog materijala i knjiga poređanih po metodologiji merenja arhivske građe iznosi šest dužnih metra. Član 2. Poklonodavac ovim poklanja svoju nepokretnost opisanu članu 1 ovog ugovora Pokrajinskom arhivu u Mariboru. Član 3. Poklonoprimac prihvata poklon u svemu kako je to predviđeno članom 1 ovog ugovora i to sa zahvalnošću. Član 4. Poklonodavac ovlašćuje, a time i uslovljava poklonoprimca, da po osnovu ovog ugovora oformi posebnu zbirku po imenu njenog stvaraoca Tomaša Sedeja i tu arhivsku građu sredi po arhivističkim principima, a da će njeno korišćenje biti omogućeno nakon njenog arhivskog i bibliotečkog sređivanja i valorizacije, odnosno da to ne bude ranije od tri godine od dana zapisničkog preuzimanja predmetne građe. Član 5. Poklonodavac Sedej Marko izjavljuje da predmet ovog ugovora nije teretan niti je bilo čime opterećen, a da ga je pokojni ujak Tomaš Sedej ovlastio da sa arhivskom građom, drugim dokumentarnim materijalom i knjigama raspolaže i usmjeri ga da je u svojstvu poklona uruči nadležnoj ustanovi kulture Pokrajinskom arhivu u Mariboru. Član 6. Ovaj ugovor je sačinjen na osnovu slobodno izraženih volja ugovarača, pa ga kao takvog ugovarači potpisuju. Član 7. Za sporove po ovom ugovoru nadležan je sud u Mariboru. Član 8. Ovaj ugovor je sačinjen u šest istovetnih primeraka od kojih svaka strana zadržava po tri primerka. Poklonodavac

Poklonoprimac

Sedej Marko

Prof. Ivan Fras

173


J. P. Popović: Postupanje oko prijema, čuvanja, kategorizacije i korišćenja arhivske građe…

Napomena: ugovor o poklonu najčešće se zaključuje direktno između poklonodavca i poklonoprimca, ali postoje i drugi oblici ugovora, koji se sklapaju recimo nakon isteka nekog uslova ili roka, a pre svega i želje koju stvaralac arhivske građe i drugog dokumentarnog i bibliotečkog materijala prenosi na nekog od svojih srodnika, da ga ono za slučaj bolesti ili čak nakon njegove smrti pokloni nadležnoj ustanovi. Takav primer obrasca dat je u priloženom ugovoru o poklonu. Uneta imena lica koja postoje, kao što je navedeno ime direktora Pokrajinskog arhiva u Mariboru gospodina prof. Ivana Frasa iz realnih razloga nije bilo potrebno menjati i proizvoljno unositi neko drugo ime. Sva ostala imena kao i predmet ugovora su sasvim proizvoljno uzeta.

4.3 Zaveštanje (testament-legat) sa primerkom obrasca svojeručnog testamenta Arhivska građa može stići u arhivu i pravnim institutom poznatim pod imenom testament, najčešće primenjivan u ostavinskom postupku prema zakonima o nasleđivanju (Zakon o nasleđivanju, 1990, član 78-79). Testament ili zaveštanje je jednostrana, lična uvek opoziva poslednja izjava volje testamentarno sposobnog fizičkog lica, koji svoju zaostavštinu ili njen deo za slučaj smrti u zakonskoj formi raspoređuje. Testament ima prioritetniji pravni osnov od zakona u pogledu nasleđivanja. Izjava volje upravljena na nastanak testamenta mora biti učinjena lično. To je dobročin pravni posao. Testament se po pravilu sačinjava u pisanoj formi i to kao svojeručni testament. Testament je punovažan ako je u njemu izražena volja zaveštaoca, koja mora biti ozbiljna i stvarna. Svojeručni testament kao najčešći oblik zaveštanja sačinjava psihička i fizička zdrava osoba svojom rukom i kao takvog ga potpisuje. Naravno testament može biti izgovoren ili pisan: pred svedocima, notarom ili u sudu. Međutim, naslednik zaostavštine je u obavezi i da ispuni i neke od predloga zaveštaoca, kao na primer da neki deo bilo kog oblika zaveštanja izražen kao legat izdvoji i ustupi onom kome je namenjen. To se ostvaruje nalogom kao teretom koji zaveštalac postavlja testamentalnom nasledniku. To nije obligacioni odnos, ali se te želje ostvaruju po pravilu posredno. Kada se radi o arhivskoj građi što je za nas arhiviste primarno, mora se u svemu ispoštovati poslednja izjava volje od strane zaveštaoca, kao na primer: da se arhivska građa izražena kao autorsko pravo, pravo industrijske svojine i dr. može dati na korišćenje samo nakon ostaviočeve smrti u rokovima u kojima ih je zaveštalac odredio. To isto važi i sa uslovima i rokovima objavljivanja te građe. Ukoliko to nije predviđeno testamentom, onda se i za tu građu primenjuju odredbe materijalnih propisa (zakoni o arhivskoj građi i arhivima) i zakona koji reguliše autorska i druga srodna prava. Testament je jednostrani pravni posao jer nastaje izjavom volje jedne strane. Obeležje testamenta nema dvostrani pravni posao. Obaveza deluje nakon smrti testatora, kao zadnjom izjavom volje stvaraoca ili imaoca konkretne arhivske građe. Legat. Sa pravom se možemo zapitati šta je to zaostavština-testament ili čak oporuka, a šta legat? Već je rečeno da je zaveštanje-oporuka isto što i testament. To su koristi ili prava koje zaveštalac ili testator ostavlja svojom ličnom voljom zakonskim naslednicima ili drugim pravnim ili fizičkim licima nakon njegove smrti. Legat bi bio određena korist koju zaveštalac testamentom ostavlja određenom fizičkom ili pravnom licu iz svoje zaostavštine (Babić, 2005, str. 146).

174


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Lice kome zaveštalac ostavlja dio svoje zaostavštine zove se legator, koji stiče tražbeno pravo da traži „ono što mu je ostavljeno“. To može biti stvar, pravo, novac i naravno njegov lični ili porodični fond ili druga privatna arhivska građa. Svojeručni testament (primerak obrasca) Ja, Zaseljević Zagorka iz Beograda, ulica Danice Marković 11., sa brojem lične karte 14000. SUPBeograd u dobrom zdravlju, pri čistoj svesti i zdravom razumu, slobodnom voljom i svojom rukom, želim da ovim putem sačinim z a v e š t a n j e. Sva rukopisna-stvaralačka dela, mog pokojnog supruga Zaseljević Ostoje koji je umro pre deset godina i sahranjen u Mariboru, ostavio je meni svom bračnom drugu na amanet, i jedinom zakonskom nasledniku, jer nemamo dece niti bližih srodnika da nakon moje smrti ista pripadne Pokrajinskom arhivu u Mariboru. Neka od tih njegovih stvaralačkih književnih dela su i objavljena (tri romana „Velja prodo“, „Razdolja“ i „Kozarice“i zbirke pesama „Razložni trud“ i „Osoje od Jame“ kao i sedamnaest pripovedaka). Kao naslednica i vlasnica čitavog njegovog književnog rukopisnog (i drugih oblika zapisa) književnog stvaralašta i drugih prepisa dopisa i dr. koju je stvarao moj pokojni suprug Zaseljević Ostoja, književnik i književni kritičar, a koji je umro 19.03 2004. godine, želim (ispunjavajući i njegovu zadnju volju i želju), da odmah nakon moje smrti istu zaveštam Pokrajinskom arhivu u Mariboru, s tim da se ista sredi po arhivstičkim principima za ovakvu vrstu arhivske građe i da se oformi-osnuje fond ili zbirka pod imenom Zaseljević Ostoje, kao i da se kao celina pohrani. Ovakvu odluku, doneo je je moj pokojni suprug iskrenom voljom i prenio meni da nakon moje smrti ista pripadne, Pokrajinskom arhivu u Mariboru pošto se uverio da se radi o vrlo stručnoj kulturnoj i naučnoj ustanovi, koja posvećuje izuzetno veliku pažnju preuzimanju i čuvanju privatne arhivske građe, odnosno građe uglednih i stvaralačkih ličnosti, a naročito na polju književnog i umetničkog srtvaralaštva. Navedena arhivska građa-zbirka može se koristiti u rokovima kako je to predviđeno materijalnim zakonom koji reguliše zaštitu arhivske građe. Objavljena književna dela, za kojima ima potrebe da se ponovo izdaju, kao i pripremljeni a neobjavljeni rukopisi, koja imaju karakter autorskih dela, mogu se objavljivati pod uslovima odredbi važećeg zakona koji reguliše autorska prava, kao i zakona koji uređuje arhivsku delatnost. Pravo prvenstva objavljivanja rukopisa, ili ponovna izdanja već štampanih dela ima Pokrajinski arhiv u Mariboru. Takođe izjavljujem da kao naslednik i vlasnik, u ovom slučaju testator navedene memoarske i stvaralačke građe i knjiga nisam stupala u kontakt sa bilo kojom izdavačkom kućom, niti se o bilo čemu dogovorala, tako tako da ista nije ničim opterećena. Beograd 5. 3. 2015 Testator Zaseljević Zagorka sr.

Napomena: I u ovom primerku obrasca nije dat najčešći oblik slučajeva zaveštanja, gde testator oporukom direktno ostavlja svoja književna dela, arhivsku građu i bibliotečki fond, ili druga prava i stvari, čiji je imovinski ili moralni imalac nadležnom arhivu, već se naslednopravni institut ostvaruje preko trećeg lica, odnosno gde se testator pojavljuje njegova supruga. Zaveštanje-testament deluje tek nakon smrti ostavioca, pa je vrlo bitno da se navede termin kada je testament pisan, otkada deluje i kada ga arhiv preuzima kao zaveštanu imovinukulturno dobro.

Arhivska građa koju preuzimaju arhivi otkupom, zaveštanjem ili poklonom, bez obzira da li se radi o književnom, umetničkom, konstruktorskom ili drugom delu, koja najčešće ima autorski karakter, smatra se dragocenim dokumentima, jer svedoče o jednom vremenu ili događaju i lično o autoru, a naročito ukoliko se radi o autobiografskom delu. To mogu biti memoari, zapisnici, dnevnici zabeleške i sl. Oni se mogu smatrati istorijskim izvorima, ali za sigurno nadomeštavaju (upotpunjuju) istorijske izvora, naročito kada istorija nije rekla svoje.

175


J. P. Popović: Postupanje oko prijema, čuvanja, kategorizacije i korišćenja arhivske građe…

Ta brojna stvaralaštva koja pristižu u arhive moraju imati ugovorni karakter, koji u dosta slučajeva remete metodologiju redovnog prijema arhivske građe, jer se ugovoreni elementi ugovora moraju ispoštovati. To je slučaj i kod zaprimanja arhivske građe u arhiv zaveštanjem-testamentom, jer najčešće imaju uslovni karakter. No i pored usloženih teškoća koje arhivi imaju kod navedenih pravno ugovornih oblika, ili zaveštanja, kako kod prijema te arhivske građe tako i kod postupanja sa njom, oni postaju bogatiji za tu građu, bez obzira u kojoj meri ona predstavlja književnu, bibliotečku, umetničku, memoarsku odnosno arhivsku vrednost. Tamo gde nema ili nema dovoljno istorijskih izvora u arhivskoj građi o pojedinim događajima, memorska građa iskazana kroz dnevnike, zapise, zabeleške, epske pesme (rukopis, otkucani tekst na mašini ili na drugom obliku zapisa, fotosnimcima, mikrofilmovima, knjigama i dr.) pre svega pohranjena u arhivima može nadomestiti arhivsku građu. Verodostojnost i kvalitet sadržaja memoarske arhivske građe zavisi i od toga da li su sećanja blagovremeno zabeležena i pod kojim okolnostima: godine starosti, memorija, moć zapažanja, uočavanje bitnog u zbivanjima, funkcije i dužnosti koje je autor obavljao i dr. 5

VALORIZACIJA ARHIVSKE GRAĐE

Valorizacija arhivske građe vrši se nad čitavom arhivskom građom, gde se ne može mimoići ni arhivska građa prispela u arhiv otkupom, poklonom ili zaveštanjem,. Valorizacija se smatra nezamenljivi i najneophodniji oblik arhivske delatnosti (Bakić, 2014). Zbog prostorne skučenosti, nedovoljnog broja stručno obučenih radnika, a pre svega i zbog uvek skromno dodjeljivanih budžetskih sredstava arhivima, arhivi nisu u stanju da u potpunosti obavljaju svoje nadležnosti, kako u skladu sa propisima, tako i sa arhivskom teorijom i praksom, postamentima arhivistike, koja se izdiferencirala kao nauka. Na drugoj strani nijedna država nije toliko bogata, da sačuva sve što je od dokumenata. Arhivisti su svesni da to i nije potrebno, ali takođe znaju da ogromna arhivska građa koju treba trajno čuvati nema dovoljno smeštajnog prostora niti savremene opreme za rad, pa ista ostaje kod registratura a ponekad činom privatizacije ostaje nezaštićena. Stoga treba ubrzano i stručno prići ocenjivanju prispelih dokumenata, odnosno vršiti valorizaciju, kao najstručnijem i najodgovornijem poslu svakog arhiviste. Arhivisti uz dosta truda znanja i stečenog iskustva koristeći arhivistički normativizam svoje zemlje (zakonske i podzakonske propise i interne akte), služeći se iskustvima, kompariranjem i saznanjima, kako je to urađeno u drugim savremenijim državama kao i preporukama ICA-a iznalaze najbolja i najkorisnija rešenja. Valorizacija arhivske građe preuzete u arhiv otkupom (kupoprodajom), poklonom i zaveštanjem (testamentom), može i mora da ima različitosti i u njenoj dostupnosti, korišćenju i objavljivanju, od arhivske građe koja je „redovnim putem stigla u arhiv“. Ovo iz razloga jer se pojedina prava i obaveze uređuju ugovorima ili poslednjom izjavom volje. Sređivanje te arhivske građe, njena valorizacije i izrada naučno informativnih sredstava, spada u najsloženije, najteže, najsuptilnije i najodgovornije oblike arhivske delatnosti. Odatle polazi osnov kako za korišćenje tako i za publikovanje arhivske građe.2 2

Početkom aprila 2014. godine iz već i poznatog i priznatog arhivističkog stručnjaka naučnika, izašla je iz štampe knjiga pod naslovom Valorizacija arhivske građe, u izdanju dve izuzetno prestižne i ugledne javne ustanove Crne Gore i to: Državnog arhiva Crne Gore Cetinje i Službenog lista Crne-Podgorica. Definicija pojma valorizacije i

176


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Kada je u pitanju formulacija valorizacije arhivske građe navešću neke od savremenika, nama dobro poznatih i još uvek aktivnih arhivskih stručnjaka sa prostora bivše SFRJ. Dugogodišnji pomoćnik direktora Arhiva Jugoslavije dr. Bogdan Lekić iz Srbije smatra „da valorizacija arhivske građe predstavlja nesunjivo osnovni, najsloženiji i najodgovorniji zadatak arhivistike i istorijske nauke uopšte” (Lekić, 2006, str. 60). Lekić ističe i to da ovom problemu treba posvetiti veliku pažnju, kako zbog njegovog stručnog razrešavanja, tako i njegovog naučnog značaja. Dr. Josip Kolanović iz Hrvatske takođe dugogodišnji direktor arhiva Hrvatske, koji se bavio izučavanjem valorizacije arhivske građe u teoriji i praksi kako u zemlji tako i u svetu ističe „da rad na vrednovanju i odabiru ahivskog gradiva za trajno čuvanje se smatra najzahtjevnijim poslom arhivistike” (Kolanović, 1995, str. 8), i što je vrlo bitno te poslove upoređuje sa „činom pisanja povijesti”. Profesor dr. Azem Kožar koji se skoro čitav radni vek bavio arhivistikom i istorijom vrednovanje arhivske građe smatra „krucijalnim pitanjem arhivistike, ali i drugih znanosti (društvenih i humanističkih) i ono se zasniva na teorijskim i praktičnim saznanjima arhivistike“ (Kožar, 2005). Dr. Mile Bakić, iz Crne Gore, izuzetno cenjeni arhivista koji je Crnoj Gori u zadnjih nekoliko godina podario četiri arhivističke publikacije za valorizaciju arhivske građe kaže, da se „u arhivskoj teoriji i praksi valorizaciji pridaje ključni značaj i tretira se kao veoma složen i odgovoran arhivski posao“ (Bakić, 2014, str. 189). Praktično po mišljenju Bakića da nema značajnijeg pitanja u arhivskoj oblasti u odnosu na koje valorizacija nema značajnu i odlučujuću ulogu, a da je najveća njena uloga u domenu odabiranja arhivske građe i izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala, odnosno da bi se znalo šta se čuvati a šta uništavati. Advokat Jovan P. Popović raniji direktor Arhiva Jugoslavije kaže „da živimo u vremenu izuzetne brojnosti (eksplozije) pisanih dokumenata-klasične arhivske građe s jedne strane a isto tako i elektronske arhivske građe, koja se nalazi na raznim oblicima zapisa sa druge strane, te da se što hitnije mora pristupiti valorizaciji arhivske građe, a onda i digitalizaciji“ (Popović, 2011, str. 166). On takođe ističe da valorizaciju arhivske građe smatra nezamenljivim i najneophodnijim oblikom arhivske delatnosti. Profesor dr. Vladimir Žumer iz Slovenije je mišljenja da od valorizacije zavisi da li će biti ili neće biti arhivske građe i da je to vrlo odgovoran, i istovremeno najzahtjevniji profesionalni i primarni zadatak arhivista i arhiva“ (Žumer, 1999, str. 54). I ostali arhivski stručnjaci, ne samo sa prostora bivše SFRJ se slažu sa navedenim definicijama i mišljenjima. Samo entuzijastvom i stručnošću radnika koji rade na ovim poslovima u arhivima spašava se istorija-kulturna baština svake države. A isto tako, da ne bi bili zatrpani ogromnom količinom papira a time i „prostorno ugroženi“, neophodno je blagovremeno izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala. kriterijumi kod valorizacije arhivske građe, sa stanovišta njenog značaja, za koja se dr. Bakić zalaže u ovoj knjizi, daju izuzetnu ulogu i značaj onima koji na tom složenom, osetljivom i odgovornom poslu rade, ostat će kao velika vrednost-postament, na kojima će mlađe generacije arhivista sticati stručna znanja i zvanja. Knjigu je učinio dostupnom, da jednako koristi: arhivistima, istoričarima i drugim znalcima društvenih delatnosti, registraturama, studentima (redovnih i poslediplomskih studija), doktorantima, profesorima, naučnim radnicima, istraživačima i naravno svima onima kojima stigne do ruku. Ovo vredno naučno delo, knjiga ili priručnik srdačno preporučujemo svima zaposlenima u arhivima i registraturama koja se bave kancelarijskim poslovanjem i arhivskom građom, širokoj naučnoj, prosvetnoj i kulturnoj javnosti, svim zaposlenima u društvenim naukama i institucijama kulture, prosvete i nauke.

177


J. P. Popović: Postupanje oko prijema, čuvanja, kategorizacije i korišćenja arhivske građe…

Arhivska građa koja se nalazi kod stvaraoca ili njegovih naslednika, odnosno imaoca arhivske građe do koje imaoc nije došao protivzakonitim radnjama, kod prijema u arhiv, moraju se poštovati njihove želje, a ukoliko to nije predviđeno ili ugovoreno onda se ta zaprimljena arhivska građa kategoriše, valorizuje i daje na korišćenje na osnovu propisa i načela koja se primenjuju kod redovnog preuzimanju od registratura. 6

ZAKLJUČCI

Na osnovu konsultovanja brojne literature, ličnih saznanja, uvida i iskustava iz materije koja se bavi vrlo bitnim oblicima arhivske delatnosti u zaštiti arhivske građe i njenog korišćenja, koja stiže u arhiv otkupom, zaveštanjem ili poklonom, bez obzira da li ima ili nema autorski karakter smatramo: 

da se za sve oblike preuzete arhivske građe mora sačiniti zapisnik o primopredaji;

da se ugovorima kod prijema arhivske građe u arhiv otkupom ili poklonom moraju utvrditi sadržaj (predmet ugovora), cenu, uslove, rokove, predvideti termine korišćenja i objavljivanja, sa obaveznim unošenjem datuma njenog preuzimanja;

da bi institut zaveštanja (testament) bio valjan mora biti sačinjen u jednom od zakonom predviđenih oblika: svojeručni testament; testament overen u sudu, pred notarom, pred svedocima, testament izrečen u bolnici, avionu, brodu i sl.;

da postupak preuzimanja arhivske građe u arhiv otkupom, poklonom i zaveštanjem i dalje postupanje sa njom mora počivati na odredbama važećih zakonskih i podzakonskih propisa;

da arhivisti koji se bave valorizacijom arhivske građe , a posebno one koja se preuzima u arhiv, otkupom, poklonom ili zaveštanjem moraju biti dobri poznavaoci ovog složenog i odgovornog posla;

da sistem postupaka oko vrednovanja arhivske građe i registraturskog materijala, potreban za istoriju kulturu, nauku, društvo i državu mora počivati na objektivnom stručno-utemeljenim kriterijumima, koji omogućavaju optimalno čuvanje podataka i informacija o događajima, pojavama, ličnostima u određenom vremenu i prostoru;

da se za arhivsku građu dospelu u arhiv otkupom, poklonom ili zaveštanjem (čija se sređenost ne uslovljava) moraju uraditi informativna sredstva, bez obzira u kakvom se stanju građa zaprima;

da arhivska građa prispela u arhive putem otkupa, poklona ili zaveštanja protekom ugovorenih rokova ili odmah nakon primopredaje postaje državna svojina, o čijoj se zaštiti, sređivanju, izlučivanju, kategorizaciji, korišćenju i objavljivanju stara arhiv, koji je i preuzeo, s tim, da se obavezno poštuju ugovorni ili zaveštajni uslovi;

da arhivi kod kojih se nalazi arhivska građa autorskog karaktera, koja se po pravilu ubraja u najvažnije kriterijume vrednosti, moraju primenjivati odredbe važećih zakonskih propisa koji regulišu zaštitu autorskih i drugih

178


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

srodnih prava i odredbe materijalnih zakona koji reguliše zaštitu i korišćenje arhivske građe. VIRI IN LITERATURA: 

Babić, I. (2005): Nasledno pravo. Beograd: Službeni list Srbije i Crne Gore.

Bakić, M.(2007): Arhivistika. Podgorica: Istorijski institut Crne Gore.

Bakić, M. (2014): Valorizacija arhivske građe. Cetinje: Državni arhiv Crne Gore.

Kolanović, J. (1995): Vrednovanje arhivskog gradiva u teoriji i praksi. V: Arhivski vjesnik, god 38. Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Kožar, A. (2005): Arhivistika u teoriji i praksi. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona.

Lekić, B. (2006): Arhivistika. Beograd: Zavod za udžbenike i nastavna sredstva.

Pejović, S. i Đuričković, V. (2010): Pojam držalac u novom arhivskom zakonu Crne Gore. V: Arhivski Zapisi. Cetinje: Državni arhiv Crne Gore.

Popović, J. (2010): Privatna arhivska građa i njeno korišćenje. V: Arhivska praksa, broj 13. Tuzla: Arhiv Tuzlanskog kantona.

Popović, J. (2011): Neki od postulata kao preduslova zaštite arhivske građe. V: Arhivski zapisi, broj 2. Cetinje: Državni arhiv Crne Gore.

Pravni leksikon (1970). Beograd: Savremena administracija.

Zakon o obligacionim odnosima. (2003). Službeni list Savezne republike Jugoslavije, broj 29/78.

Zakon o nasleđivanju. (1995). Službeni list Republike Srbije broj 46/95.

Žumer, V. (1999): Politika akvizicije i kriterij vrednovanja. V: Arhivski vjesnik, god 42. Zagreb: Državni arhiv Hrvatske.

SUMMARY

Jovan P. POPOVIĆ * LEGAL PROTECTION, APPRAISAL AND USE OF ARCHIVES ACQUIRED AS GIFTS, PURCHASE AND LEGACY With this paper the author wanted to inform the archivists about how the legislation treats archives. Legislation, in principle, regulates: the definition, complexity, importance, terms, conditions, and a way of dealing with archives, which are acquired by purchase, gift or legacies; then, how you classify and how you conduct appraisal of archives, and finally, the conditions under which the use and publishing of archives is permitted. Purchase of archives is regulated by a two-sided contract, where both parties (seller and buyer) arrange the quantity and value of archives, as well as the way of receiving, classifying, using and publishing them. It is a purely contract - based relationship, where its provisions regulate the terms of obligatory relationships. Regular channels of acquiring archives are from the creators. Namely, archives must be selected on the basis of the List of categories with retention periods. Archives, as a rule, must be older than 30 year. Archives are used for different purposes, so the terms of their accessibility are different.

*

Jovan P. Popović, Bulevar despota Stefana 34/IV, Belgrade, Serbia, contact: popovic.j@open.telekom.rs.

179


J. P. Popović: Postupanje oko prijema, čuvanja, kategorizacije i korišćenja arhivske građe…

The process of the use of archives derives from the provisions of the law and the regulations of each country individually, and of the internal act of the particular archives. Archives are, as a rule, used for scientific, research, professional and other needs of legal and natural persons, for exhibiting and publishing (cultural, educational and scientific activity) to protect civil rights on the basis of documents in the archives and to support functions of the state and its administrative and judical authorities. Archives are always available for use, and for personal and other citizens’ rights (labor relations, etc.) there are no limitations, and citizens' requests are processed immediately. Archives that are in use for scientific, research, professional and other purposes, are available in the countries of Eastern Europe mainly after the acces limitation, which may not be longer than 30 years, or, in special cases, 50 years after their creation. The use and publishing of archives acquired by purchase, gift or legacy, had to be applied by priority, as provided in the agreements between the archives, on the one hand, and the seller, donor or testator of the bequeathed archives, on the other hand. Archives acquired as a gift are also defined in the contract (the donator and the recipient). It is a two-sided charitable contract. The donator doing charitable work, as a rule, requires agreeing with terms and conditions. The recipient is obligated to meet his requirements as agreed by the deadline. After the expiration date, the recipient processes archives; arranging, categorization, evaluation, and use of, as with other archives, applying archival methodology, and normatively, theory and practice, unless the donator is asking for the donated material to remain in that order, as it was submitted. Archives acquired as a legacy (will) are usually declared in the testator’s “last will – hand signed testament”. The legal institution does not sign the recipient (in this case the archives). It is a charitable personal formal one-sided work in the case of death. Its influence and importance begin to run only after the death of the testator.

180


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Azem KOŽAR* PROBLEMATIKA PREUZIMANJA ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVE BOSNE I HERCEGOVINE Izvleček: Problematika prevzemanja arhivskega gradiva v arhivih Bosne in Hercegovine Prevzemanje arhivskega gradiva od njegovih ustvarjalcev oz. imetnikov je pomembno arhivistično in civilizacijsko vprašanje, ki je prav zato urejeno z ustreznimi pravnimi predpisi. Vseeno pa se v okviru načrtnega, sistematičnega in celovitega prevzemanja arhivskega gradiva v Bosni in Hercegovini porajajo številne težave, tako da se omenjeni proces ne izvaja v celoti. Razlogov za to je več, v glavnem pa se kažejo na treh ravneh: na vseh vejah oblasti, v arhivski stroki in pri ustvarjalcih gradiva. Rešitve je potrebno iskati v ustrezni in celoviti zakonski ureditvi problematike prevzemanja arhivskega gradiva, ustvarjanju primernih strokovnih in materialnih pogojev v arhivih in pri ustvarjalcih gradiva, da bi na ta način omogočili redno prevzemanje najpomembnejšega gradiva in tistega gradiva, ki je na katerikoli način ogroženo (npr. pri ukinjenih, privatiziranih ustvarjalcih ipd.). To pa terja odgovorno delovanje vseh vpletenih strani. Pričujoči prispevek predstavlja, kvantificira in analizira nekaj najvažnejših postavk tega področja v smislu uspešnejše realizacije strokovnih arhivističnih usmeritev. Ključne besede: Bosna in Hercegovina, arhivi, arhivsko gradivo, ustvarjalci gradiva, prevzem, zakonodaja

Abstract: Problems with Acquisitions of Archives in Bosnia and Herzegovina Acquisition of archives is one of the most important archival and civilization issue and is therefore regulated by the relevant legislation. However, in terms of planning, a systematic and complete transfer of archival material to the archives of Bosnia and Herzegovina presents many difficulties. The reasons for this are several, but mainly manifested at three levels: by the authorities at all levels, through the archival profession and to the lowest registry levels. Solutions should be sought in the appropriate statutory regulations of all problems related to acquiring archives, creating professional and material conditions in the Archives and registries so that the most important archives, as well as in any way endangered archival material (closed and privatized registry, etc.) is transferred. In the end, it comes down to a professionally responsible approach to this issue which is important to all participants of this work: registries, archives, the state and society as a whole. This paper quantifies, observes and analyzes in the direction of professional archival shaping and directing the way to their successful implementation, some of the most important issues in this area. Key words: Bosnia and Herzegovina, archives, archival material, creators, aquisition, laws and bylaws

*

Prof. ddr. Azem Kožar, Društvo arhivskih zaposlenika Tuzlanskog kantona, Ul. Franje Ledera br. 1, 75 000 Tuzla, Bosna i Hercegovina, kontakt: kozar.azem@bih.net.ba.

181


A. Kožar: Problematika preuzimanja arhivske građe u arhive Bosne i Hercegovine

1

OPĆE NAPOMENE

Opće je poznato da se arhivska građa prikuplja u arhive na više načina: preuzimanjem, kupovinom, razmjenom, poklonom i zavještanjem. Prikupljanje arhivske građe na svaki od naznačenih načina, uređeno je odgovarajućim arhivskim propisima: najčešće arhivskim zakonima i podzakonskim aktima (uputstva ili pravilnici). Preuzimanje arhivske građe se vrši od stvaraoca odnosno imaoca arhivske građe sa područja teritorijalne nadležnosti arhiva, nju uglavnom čini javna arhivska građa, dok se ostali oblici prikupljanja gotovo u cjelosti odnose na građansko-pravna i fizička lica kao vlasnike privatne arhivske građe. Predmet ovoga priloga je ukazivanje na problematiku preuzimanja arhivske građe od stvaraoca i imaoca kao najznačajnijeg (tj. redovnog) načina prikupljanja arhivske građe, koja je dominirajuća u svim arhivima općega tipa, a što je slučaj i sa arhivima na području Bosne i Hercegovine. 2

ZAKONSKA REGULATIVA

Arhivska djelatnost na području Bosne i Hercegovine je prvi put u njenoj višestoljetnoj prošlosti organizirana i uređena tek nakon Drugog svjetskog rata, počev od 1947. donošenjem Uredbe o osnivanju Državnog arhiva Narodne Republike Bosne i Hercegovine, pa do 1983. godine formiranjem arhiva u Bihaću, čime je arhivska mreža od jednog republičkog i osam regionalnih arhiva konačno uobličena1. To je bio prilično dug i složen proces koji je nailazio na poteškoće različite vrste, a što je sve ostavilo traga na stanje arhivskog fonda Bosne i Hercegovine. Arhivsko zakonodavstvo je sve do 1971. godine bilo centralizirano na nivou ondašnje Jugoslavije, a od tada pa do 1992. godine na nivou njenih federalnih jedinica – šest socijalističkih republika a time i Bosne i Hercegovine. Prvi arhivski propis u rangu zakona kojim je uređena cjelokupna arhivska djelatnost Bosne i Hercegovine donijet je 1962. godine2, koji je nakon tri godine pretrpio značajne izmjene i dopune3, da bi potom još dva puta bio mijenjan i dopunjavan u toku te 1965. godine. Do agresije na Bosnu i Hercegovinu 1992. godine donijeta su još dva arhivska zakona i to 1974. i 1987. godine.4 Svi naznačeni arhivski zakoni su na neki način uređivali pitanje preuzimanja arhivske građe od stvaraoca i imaoca. Vremenom se pojavila potreba da se ova pitanja detaljnije urede posebnim podzakonskim propisom (uputstvom), što je do 1992. godine urađeno u tri navrata (uz svaki od tri naznačena zakona): 1972., 1975. i 1988. godine.5 Svim ovim propisima uređena su pitanja vremenskog roka za predaju arhivske građe nadležnom arhivu. U Uputstvu iz 1972. godine je konstatovano da taj rok „ne može biti kraći od 10 ni duži od 30 godina od nastanka registraturskog materijala iz koga je odabrana arhivska građa“. Uputstvom iz 1975. je utvrđeno da se arhivska građa „predaje nadležnom arhivu najkasnije po isteku 30 godina od njenog nastanka“, dok je Uputstvom iz 1988. godine taj rok skraćen na 20 godina. U svakom uputstvu je naznačeno da taj rok može biti i drugačiji uz uvjet da je sporazumno utvrđen između registrature i nadležnog arhiva. Svi naznačeni propisi sadrže odredbe o komisijskoj predaji arhivske građe (predstavnici arhiva i registratura) putem zapisnika a uz 1

Više o osnivanju bosanskohercegovačkih arhiva vidi: Šehović A., Čekić Dž. (2007).

2

Zakon o arhivima objavljen u Službenom listu NR BiH, broj 14/62.

3

Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o arhivima objavljen je u Službenom listu SR BIH, broj 16/65, a prečišćeni tekst Zakona o arhivima objavljen je u Službenom listu SR BiH, broj 30/65.

4

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj službi objavljen u Službenom listu SR BiH, broj 9/74 i Zakon o arhivskoj djelatnosti u Službenom listu SR BiH, broj 21/87.

5

Uputstva su objavljena u Službenom listu BiH, broj 35/72, 20/75 i 41/88.

182


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

prethodnu sređenost i obavezan popis sređene građe. Uputstvom iz 1988. godine je utvrđena i obaveza predavaoca arhivske građe da snosi „troškove smještaja (nabavka opreme) i transporta arhivske građe“ (Uputstvo, 1988, stav 7). Arhivska mreža i arhivsko zakonodavstvo samostalne i nezavisne Bosne i Hercegovine (nakon Dejtonskog mirovnog sporazuma iz decembra 1995.) pretrpjeli su velike promjene. Država je uređena na tri nivoa vlasti (država, dva entiteta i Brčko distrikt BiH, te deset kantona u entitetu Federacija BiH), a analogno tome svaki administrativni nivo posebno uređuje i arhivsku djelatnost, tako da arhivsku mrežu čine Arhiv Bosne i Hercegovine, Arhiv Republike Srpske, Arhiv Federacije Bosne i Hercegovine, Arhiv Brčko distrikta BiH, te kantonalni arhivi posebno za svaki od deset kantona u Federaciji BiH. Za sve te nivoe donijeti su arhivski propisi (zakoni i podzakonska akta), osim za područje dva kantona: livanjskog i posavskog,6 u kojima arhivi još uvijek nisu formirani. Iako su novonastali i sada aktuelni arhivski propisi neharmonizirani7, ipak su odredbe o preuzimanju arhivske građe što se tiče vremena i načina preuzimanja (građa starija od 30 godina, komisijska predaja sređene građe, naknada troškova arhivu za troškove prijevoza i opreme za smještaj građe i sl.), uglavnom međusobno kompatibilne, a nema bitnijih razlika niti u odnosu na prijeratne arhivske propise. Značajnije razlike postoje u odnosu prema arhivskoj građi ratne provenijencije (1992.–1995.), tako da je propisima na nivou države, Federacije BiH i jednog broja kantona, predviđena intenzivna zaštita i preuzimanje ove građe, dok to nije slučaj i sa propisima na području Republike Srpske i nekih kantona.8 Propisima je različito uređeno i pitanje preuzimanja arhivske građe ugašenih i privatiziranih registratura (Kožar, 2014). Najznačajnija razlika u propisima se tiče pitanja koje sve vrste (kategorije) arhivske građe treba preuzimati u arhive. Većina propisa predviđa preuzimanje arhivske građe starije od 30 godina, odnosno najkasnije 30 godina od njenog nastanka, ne praveći nikakvu precizniju vrijednosnu gradaciju među tom građom, osim odredaba koje se odnose na građu ratne provenijencije, te građu ugašenih i privatiziranih registratura. To je odraz činjenice da tim arhivskim propisima nije izvršena kategorizacija arhivske građe koja se nalazi u posjedu stvaraoca i imaoca, tako da po tom osnovu nema nikakvih prioriteta pri preuzimanju. Jedini izuzetak, svakako pozitivan, čine propisi na nivou Republike Srpske, kojima je prema značaju imaoca i stvaraoca građa razvrstana u tri kategorije, od kojih Arhiv obavezno preuzima arhivsku građu prve kategorije, građu iz druge kategorije po načelu uzorka, dok Arhiv nema obavezu preuzimanja arhivske građe od imaoca treće kategorije (Pravilnik, 2000; Zulić, 2008). 3

NAČIN I DINAMIKA PREUZIMANJA ARHIVSKE GRAĐE

Kada je u pitanju način preuzimanja arhivske građe u bosanskohercegovačke arhive, može se konstatirati da preuzimanje nije dosljedno obavljano u skladu sa propisima, već je arhivska građa nerijetko preuzimana u nesređenom stanju i neselektivno tj. bez prethodno utvrđenih kriterija njene kategorizacije. Naime, u početku je, prilikom osnivanja pojedinih arhiva, prevashodno preuziman „arhivski 6

Zakon o arhivskoj građi i Arhivu Bosne i Hercegovine, objavljen je u Službenom glasniku BiH, broj 16/01, Zakon o arhivskoj djelatnosti Republike Srpske objavljen je u Službenom glasniku RS, broj 35/99, 119/08; Zakon o arhivskoj građi i Arhivu Federacije BiH objavljen je u Službenim novinama BiH, broj 45 /02, Zakon o arhivskoj djelatnosti Brčko distrikta BiH, objavljen je u Službenom glasniku Brčko distrikta BiH, broj 14/04 itd. Među prvima je donijet i Zakon o arhivskoj djelatnosti Tuzlanskog kantona, objavljen u Službenim novinama TK, broj 15/00. Više o tome vidi: Šehović A., Čekić Dž. (2007).

7

Više vidi: Kožar, 2011a.

8

Vidi: Kožar, 2011b.

183


A. Kožar: Problematika preuzimanja arhivske građe u arhive Bosne i Hercegovine

materijal“9 njihovih osnivača: za Državni arhiv BiH to je Predsjedništvo vlade BiH, a za gradske arhive to su Gradski narodni odbori. Vremenom se, postepeno, širi krug registratura čija se arhivska građa preuzima: u Arhiv BiH se preuzima građa organa NR BiH, a kasnije i građa koja nastaje u institucijama sistema na nivou BiH i drugih imalaca osnovanih za područje BiH, dok se proširenjem nadležnosti gradskih arhiva u međuopćinske (regionalne) u njima preuzima arhivska građa sa područja njihove teritorijalne nadležnosti.10 Pri osnivanju Arhiva Bosne i Hercegovine, obavezan je Zemaljski muzej Bosne i Hercegovine „kao i sve ostale ustanove i nadleštva“ da predaju „Državnom arhivu sav arhivski materijal koji potiče iz vremena prije 1918. godine“, osim oni „gradski narodni odbori koji osnuju svoj gradski arhiv“ (Uredba o Državnom..., 1947, član 5). To znači da su prvi arhivski fondovi u arhivima bili upravo fondovi njihovih osnivača: zakonodavne, izvršne i sudske vlasti. Prema saznanjima iz priloga prvih arhivskih zaposlenika, ta građa je arhivima predavana nesređena, okvirno ili nikako popisana, tako da je njeno arhivističko sređivanje i obrada postala obaveza arhiva. To je posljedica gledanja osnivača (odnosno centara političke moći) na arhive kao na prevashodno svoje servise, što se odrazilo i na sličan način preuzimanja u arhive i građe društvenopolitičkih organizacija (Saveza komunista, Socijalističkog saveza, Sindikata, Omladine i Boraca NOR-a). Ovakav način preuzimanja arhivske građe iz registratura je postao ustaljena praksa koja je značajno uticala na ukupan rad arhiva, jer su oni dugo vremena uglavnom radili poslove svojih nalogodavaca. Ustrojavanje organiziranog praćenja rada registratura na rukovanju sopstvenom registraturnom građom započelo je tek početkom šezdesetih godina 19. stoljeća. Sedamdesetih i osamdesetih godina prošloga stoljeća intenziviran je rad većine arhiva na planu nadzora nad radom registratura, što je značajno uticalo na pojačanu brigu za sopstvenu građu od strane velikog broja registratura, a našlo je svoj puni smisao u planskom preuzimanju velikog broja arhivskih fondova. Taj, na zakonu zasnovan, postupak pripreme i preuzimanja arhivskih fondova, ustalio se u onim arhivima koji su poslovima zaštite arhivske građe u nastajanju pridavali odgovarajuću pažnju i značaj. Sistemske promjene nastale nakon donošenja Ustava SFR Jugoslavije iz 1974. i Zakona o udruženom radu iz 1976. godine, donijele su krupne promjene u formiranju jednih i ukidanju drugih registratura (organizacija i institucija). Iako je zakonom uređeno pitanje postupanja sa arhivskom građom imaoca koji su prestali sa radom (da predaju građu nadležnom arhivu ili osnivaču – odnosno organu koji je donio odluku o njihovom ukidanju), u praksi je dolazilo do brojnih poteškoća sa tom građom jer ukinuti imaoci nisu postupali u skladu sa Zakonom. Najčešće je ta građa uništavana ili ostavljana napuštena u neuslovnim prostorijama. Arhivi su iz profesionalnih razloga preuzimali takvu građu, najčešće u rimfuznom stanju, bez mogućnosti da se provedu primopredajne procedure.11 9

Pojam „arhivska građa“ se prvi put pojavljuje u prvom Zakonu o arhivima iz 1962. godine (određenje ovoga pojma je dato u članu 28 Zakona).

10

Bitno je istaći činjenicu da su se nadležnosti gradskih i međuopćinskih arhiva mijenjali, pa i na način da su neki gradski arhivi bili ukidani i pripajani drugim arhivima. Tako je, između ostaloga, Izvršno vijeće SR BiH 24. 11. 1967. godine donijelo Odluku o utvrđivanju mreže arhiva za uža područja (Službeni list SR BiH, broj 2/68), prema kojoj cijeli prostor Republike pokrivaju četiri međuopćinska arhiva: u Banjaluci, Mostaru, Sarajevu i Tuzli. Područje arhiva u Travniku i Doboju je pripalo u nadležnost arhiva u Sarajevu i Tuzli. Upravo je naredne 1968. godine, donesen Zakon o ukidanju Arhiva u Doboju (Službeni list SR BiH, broj 4/68) i preuzimanju njegove građe od strane Arhiva u Tuzli, itd.

11

Najčešće se radi o registraturnoj i arhivskoj građi društveno-političkih organizacija, čiji su se dijelovi već nalazili u arhivima pa su je arhivi preuzimali u cilju kompletiranja postojećih fondova, zatim o građi samoupravnih interesnih zajednica i sl.

184


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Ratne okolnosti od početka 1992. do kraja 1995. godine, dovele su u pitanje postojanje i očuvanje arhivske građe većine stvaraoca i imaoca – posebno na područjima na kojima su se odvijala ratna dejstva. Registrature su se nerijetko nastojale „osloboditi“ arhivske građe, ponajviše vodeći računa o operativnoj građi. Iz tih i niza drugih razloga koji se mogu podvesti pod pojam neodgovornog odnosa registratura prema sopstvenoj građi u ratnim okolnostima, postale su ugrožene ogromne količine arhivske građe u nastajanju. Arhivi su nastojali da u vrijeme pokidanih veza svih vrsta, pomognu registraturama da iznađu neka privremena rješenja. Onaj dio ugrožene građe koji se nije mogao na neki od načina zaštititi od stradanja, arhivi su preuzimali u svoja ionako prepuna spremišta, pokazujući pri tome punu profesionalnost u obavljanju svoje djelatnosti. Na ovaj način, iz potrebe da se spasi od uništenja, preuzete su u arhive značajne količine arhivske građe, i to opet najčešće u nesređenom stanju.12 Sistemske promjene početkom zadnje decenije 20. stoljeća uzrokovale su gašenje nekih registratura. Privatizacija registratura, koja je intenzivirana od 1991. godine, također je bila jedan od razloga da se arhivska građa nastala do pretvorbe vlasništva iz državnog i društvenog u privatno, preuzima u nadležne arhive. Iako je na tom planu bilo dosta nedoslednosti i nejasnoća, i još uvijek ih ima, iz razloga spašavanja arhivske građe su također u arhive preuzete značajne količine arhivske građe.13 Svi naznačeni razlozi i načini preuzimanja arhivske građe od stvaraoca i imaoca su, razumljivo, imali bitnog odraza i na dinamiku preuzimanja. U arhivskoj službi Bosne i Hercegovine su do sada sačinjene tri inventure stanja preuzetih arhivskih fondova i zbirki: 1979., 1990. i 2005. godine.14 Zbirni podaci izgledaju ovako:  1979. godine arhivi su imali 1.804 fonda i zbirke, u količini od 17.520 m/d (metara dužnih),  1990. godine arhivi su imali 3.040 fondova i zbirki, u količini od 22.620 m/d,  2005. godine arhivi su imali 3. 799 fondova i zbirki, u količini od 44. 414 m/d.15 Dakle, u toku prvih 32 godine (od 1947. do 1979.) u arhive BiH je preuzimano godišnje po cca 53 arhivska fonda i zbirke u količini od 547,5 m/d godišnje. U razdoblju od narednih 12 godina (od 1979. do 1990.) u arhive BiH je preuzeto 1.236 fondova i zbirki (godišnje 103 fonda i zbirke), odnosno 15.100 m/d arhivske građe (godišnje 1.258 m/d). Dakle, u drugom zbirnom periodu od 12 godina je preuzeta gotovo ista količina arhivske građe kao i u prvom periodu od 32 godine, što znači da se u prosjeku oko tri puta više preuzimalo nego u početnom periodu. Podaci dalje govore da je u sljedećem periodu od 15 godina (od 1991. do 2005.) u arhive preuzeto 759 arhivskih fondova i zbirki (godišnje 50 fondova i zbirki), odnosno 21.794 m/d arhivske građe (godišnje 1.453 m/d). Iz naznačenih podataka se može zaključiti da je dinamika preuzimanja arhivskih fondova i zbirki bila neujednačena, što je zavisilo od niza okolnosti među kojima su: stanje arhivskog zakonodavstva, stanje arhivskog prostora, stanje arhivskih kadrova i sl. Kako su se naznačene i druge okolnosti poboljšavale, tako je i dinamika 12

Na ovom planu karakteristično je iskustvo Arhiva Tuzla. Više o tome vidi: Kožar, 1999.

13

O problematici preuzimanja arhivske građe privatiziranih i ugašenih registratura vidi: Kožar, 2014 i Šabotić, 2013.

14

Na savjetovanju bosanskohercegovačkih arhivista održanom u Mostaru 5. i 6. 06. 2014. godine, jedan od podnosioca saopćenja – dr. Izet Šabotić je govorio o svojoj analizi stanja po ovom pitanju zaključno sa 2013. godinom, ali ti podaci još uvijek nisu objavljeni.

15

Preuzeto po: Arhivski fondovi i zbirke... (1981), Hadžagić, 1991 i Kožar, 2006. Podatke o preuzetim arhivskim fondovima i zbirkama u periodu od 1991. do zaključno sa 2005. godinom autoru priloga su dostavili svi bosanskohercegovački arhivi u okviru odgovora na anketni upitnik.

185


A. Kožar: Problematika preuzimanja arhivske građe u arhive Bosne i Hercegovine

preuzimanja arhivske građe od stvaraoca i imaoca postajala sve intenzivnija (u trećem zbirnom periodu je bila najintenzivnija). 4

OSOBENOSTI STRUKTURE ARHIVSKOG FONDA PREUZETE GRAĐE

Odsustvo odgovarajućih kriterija vrednovanja arhivske građe, tj. njenih stvaraoca i imaoca, te niza drugih sistemskih promjena i nepredvidivih ratnih i drugih vanrednih okolnosti, imalo je za logičnu posljedicu da stanje postojećeg arhivskog fonda Bosne i Hercegovine nije odgovarajuće kvalitativne strukture. Ipak, ono nije ni drastično drugačije od optimalno mogućeg, ponajviše iz razloga što su arhivisti u toku rada uviđali značaj određenih fondova i njima posvećivali posebnu pažnju, među kojima su fondovi organa vlasti (zakonodavne, izvršne i sudske), privrede, obrazovanja i društveno-političkih organizacija. Dakle, i bez nominalno uređenog sistema vrednovanja, neki vrednosni kriteriji su izdiferencirani u toku praktičnog rada arhivista u međusobnoj komunikaciji kao i u saradnji sa registraturama. Prema klasifikaciji arhivskih fondova i zbirki, ustaljenoj u ediciji Arhivski fondovi i zbirke u arhivima SFR Jugoslavije a koji su primijenjeni i pri razvrstavanju fondova i zbirki Bosne i Hercegovine, sva arhivska građa u arhivima razvrstana je u devet skupina. Prema tom kriteriju razvrstavanja stanje arhivskog fonda Bosne i Hercegovine na kraju 2005. godine izgledalo je ovako: 

uprava i javne službe 1.275,

pravosuđe 155,

vojne jedinice 11,

prosvjetne, kulturne i naučne ustanove 548,

socijalne i zdarstvene ustanove 68,

privreda i bankarstvo 937,

društveno-političke organ., društva i udruženja 493,

vjerske zajednice 21,

ostalo 50,

porodični i lični fondovi 106,

zbirke 127,

svega 3. 799.

Ako se odredimo za kriterij da među najznačajnijima spadaju fondovi: uprava i javne službe te pravosuđe, privreda i bankarstvo, potom prosvjetne, kulturne i naučne ustanove te društveno-političke organizacije, društva i udruženja, onda ćemo zbrajanjem broja fondova doći do podatka o 2.408 arhivskih fondova i zbirki ovih imaoca arhivske građe, što u odnosu na ukupan broj od 3.799 arhivskih fondova i zbirki iznosi oko 63 %. Ovaj omjer od skoro 2/3 arhivskih fondova i zbirki koji spadaju u najznačajniju arhivsku građu koja je nastala na tlu Bosne i Hercegovine, i nije posebno alarmantan, već se, s obzirom na sve okolnosti preuzimanja o kojima je bilo riječi, može reći da je prilično povoljan. Za definitivnu ocjenu pogodnosti postojeće strukture arhivskog fonda bilo bi potrebno izvršiti dodatna istraživanja, koja bi se, između ostaloga odnosila na količinu arhivske građe, na analizu stanja preuzetih i nastalih 186


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

fondova po naznačenim kategorijama, na cjelovitost svakoga fonda, na stepen njihove arhivističke sređenosti i dostupnosti i sl. Evidentno je, međutim, da je naznačena problematika pri preuzimanju arhivskih fondova i zbirki ostavila traga na sve naznačene i druge aspekte stanja arhivskog fonda, između ostaloga preuzeti fondovi su najčešće fragmentarni a nivo njihove arhivističke sređenosti iznosi oko 60 %. Zbog svega toga bi u budućem radu najvažnije bilo okrenuti azimut preuzimanja arhivskih fondova u bosanskohercegovačke arhive prema općepoznatim i ustaljenim arhivskim vrijednosnim kriterijima koje primjenjuje razvijeniji dio svijeta.16 5

ZAKLJUČAK

Preuzimanje arhivskih fondova i zbirki od imaoca i stvaraoca u bosanskohercegovačke arhive pratile su brojne slabosti i poteškoće, počev od onih najopćijih koji se tiču nepostojanja arhivske tradicije i znanja, pa do konkrentnih poteškoća koje se tiču nedostatka arhivskog prostora, opreme i kadrova. To je uticalo da su pitanja preuzimanja arhivskih fondova sporo i nedostatno pravno uobličavana, tako da ni do danas nije oblikovan konzistentan i na cijelom prostoru Bosne i Hercegovine primjenjiv pravni okvir. Arhivskoj teoriji i praksi poznati kriteriji, načela i standardi vrednovanja arhivske građe nisu u cjelosti zaživjeli u arhivskoj djelatnosti Bosne i Hercegovine, tako da, između ostaloga nije konzistentno na cijelom državnom prostoru uređen sistem kategorizacije registratura, od koga počinju i na koji se oslanjaju daljnji segmenti vrednovanja arhivske građe u procesu njenog preuzimanja iz registratura u arhive, te potom arhivističkog sređivanja i obrade. Sve je to doprinijelo da se način i dinamika preuzimanja arhivske građe nisu odvijali u skladu sa postulatima struke, što je ostavilo raznovrsne posljedice na stanje arhivskog fonda Bosne i Hercegovine, posebno kada se radi o njegovoj strukturi, opsegu, cjelovitosti, nivou arhivističke sređenosti i dostupnosti itd. Međutim, i pored brojnih slabosti i nedostataka u preuzimanju arhivske građe u arhive, može se konstatirati da je postojeći arhivski fond u arhivima Bosne i Hercegovine, koji je na kraju 2005. godine iznosio 3.799 arhivskih fondova i zbirki u količini od 44.414 m/d, prilično respektabilan. Također je prilično povoljna i njegova kvalitativna struktura od oko 2/3 fondova najznačajnije arhivske građe. Postepeno poboljšanje načina i dinamike preuzimanja, što je vidljivo iz naznačenih podataka, u duhu sve većeg poštivanja općeprihvatljivih postulata struke, usmjerava nas na konstataciju da su brojne slabosti i poteškoće na ovom planu prevaziđene i da se proces preuzimanja arhivske građe u bosanskohercegovačke arhive kreće u odgovarajućem smjeru. Ipak, pravno uobličen i na postulatima arhivske struke i nauke zasnovan sistem preuzimanja arhivske građe se ne može očekivati u kratkom vremenskom razdoblju, posebno kada se ima u vidu slojevit i kompliciran administrativni sistem dejtonske Bosne i Hercegovine. Izvjesnu kompenzaciju, pak, može pružiti sinergijsko i krajnje profesionalno djelovanje svih ključnih nosilaca struke: arhivskih ustanova, stručnih arhivskih asocijacija i nosećih arhivskih kadrova.

16

Više vidi: Žumer, 2009 i Klasinc, 2000.

187


A. Kožar: Problematika preuzimanja arhivske građe u arhive Bosne i Hercegovine

VIRI I LITERATURA: 

Arhivski fondovi i zbirke u arhivima i arhivskim odjeljenjima u SR Bosni i Hercegovini. (1981). Beograd: Savez društava arhivskih radnika Jugoslavije.

Hadžagić, E., Jerić, V. (1991). Standardi i normativi u arhivskoj djelatnosti Bosne i Hercegovine. Sarajevo: Zavoda za kulturu Bosne i Hercegovine.

Klasinc, P. P. (2000). Vrednotenje registraturnega gradiva. Arhivska praksa, broj 3, str. 52-59. Tuzla: Arhiv tuzlanskog kantona.

Kožar, A. (1999). Ratno stradanje arhivske građe Bosne i Hercegovine. Sodobni arhivi, broj 21, str. 287-292. Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor.

Kožar, A. (2006). Arhivski fondovi i zbirke u arhivima Bosne i Hercegovine. U Zbornik radova sa prvog kongresa arhivista Bosne i Hercegovine (str. 39-52). Sarajevo: Arhivističko udruženje Bosne i Hercegovine.

Kožar, A. (2011a). Arhivističko-historiografski aspekti posebne zaštite dokumenata ratne provenijencije (1992.–1995.). Arhivska praksa, broj 14, str. 133-149. Tuzla: Arhiv tuzlanskog kantona.

Kožar, A. (2011b). Harmonizacija arhivskih propisa – mogućnost ili utopija. Glasnik arhiva i AUBiH, broj 41, str. 54-61. Sarajevo: Arhivističko udruženje Bosne i Hercegovine.

Kožar, A. (2014). Angažiranost bosanskohercegovačkih arhiva na zaštiti i preuzimanju arhivske građe ugašenih i privatiziranih registratura. Arhivska praksa, broj 17, str. 84-97. Tuzla: Arhiv tuzlanskog kantona.

Pravilnik o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca arhivske građe i Arhiva Republike Srpske. (2000). Službeni glasnik RS, broj 31.

Šabotić, I. (2013). Legislativa i njen uticaj na zbrinjavanje arhivske građe registratura u stečaju i likvidaciji. Zapisi, broj 3, str. 37-43: Požarevac: Istorijski arhiv Požarevac.

Šehović, A., Čekić, Dž. (2007). Zbirka arhivskih propisa Bosne iHercegovine 1947.–2007. Sarajevo: Arhiv Bosne i Hercegovine, Istorijski arhiv Sarajevo.

Uputstvo o načinu primopredaje arhivske građe između imalaca i nadležnog arhiva. (1988). Službeni list SR BiH, broj 41.

Uredba o Državnom arhivu Bosne i Hercegovine. (1947). Službeni list SR BiH, broj 55.

Uredba o osnivanju Državnog arhiva Narodne Republike Bosne i Hercegovine. (1947). Službeni list NR BiH, broj 55.

Zulić, O. (2008). Neke karakteristike vrednovanja arhivske građe u Bosni i Hercegovini, Arhivska praksa, broj 11, str. 71-80. Tuzla: Arhiv tuzlanskog kantona.

Žumer, V. (2009). Valorizacija arhivske građe u Sloveniji. Arhivska praksa, broj 12, str. 17-44. Tuzla: Arhiv tuzlanskog kantona.

SUMMARY

Azem KOŽAR* PROBLEMS WITH ACQUISITIONS OF ARCHIVES IN BOSNIA AND HERZEGOVINA The acquisition of archival fonds and collections from creators to the Bosnian archives is accompanied by numerous weaknesses and difficulties, starting with options concerning the lack of archival tradition and knowledge, to concrete problems concerning the lack of space, equipment and personnel at the archives. It resulted in slower processing and insufficient legal shape, so that has not been shaped by a consistent and on the whole territory of Bosnia and Herzegovina applicable legal *

Azem Kožar, Ph. D., Association of Archival Employees of the Tuzla Canton, Ulica Ledera br. 1, 75 000 Tuzla, Bosnia and Herzegovina, contact: kozar.azem@bih.net.ba.

188


TehniÄ?ni in vsebinski problemi klasiÄ?nega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

framework. Archival theory and practice known criteria, principles and standards of appraisal of archives have not fully taken root in the archives of Bosnia and Herzegovina, so that, among other things, the arranged categorization system registry is not consistent in the entire state space. This system is a starting point where all further segments of archives appraisal, from their acquisition to archival sorting and analysis, rely on. All of this has contributed to the fact that the dynamics of acquiring archives was not held in accordance with the postulates of the profession, which left various consequences on state archival fonds, especially when it comes to their structure, scope, completeness, level of archival arrangement, availability etc. However, despite a number of weaknesses and shortcomings at acquiring archives, it can be concluded that the existing archival holdings in the archives of Bosnia and Herzegovina, which at the end of 2005 amounted to 3,799 archival fonds and collections in the amount of 44 414 meters, are quite respectable. Its qualitative structure is also good considering that 2/3 of fonds contain the most important archives. Gradual improvement in the way and dynamics of acquisitions, as demonstrated by the specified data, in the spirit of an increasing respect for the profession generally accepted postulates, directs us to the conclusion that the archives are moving in an appropriate direction. However, a system of acquisitions based of legal frameworks and postulates of the archival profession and science cannot be expected any time soon. Especially when we take into account a very multilevel and complicated administration system of the Dayton Bosnia and Herzegovina. Some recompense, in turn, can be provided by a synergistic and highly professional operation of all key stakeholders of the profession: archival institutions, professional archival associations and support personnel of the archives.

189


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published professional Conference Contribution

Mirjana GULIĆ*, Damir VALIDŽIĆ** METODOLOGIJA IZRADE ŠEMATIZMA (Primer šematizma tijela javne uprave s područja nadležnosti Državnog arhiva u Zagrebu 1945. - 1990.) Izvleček: Metodologija izdelave šematizma (primer šematizma Organi javne uprave iz obdobja 1945–1990 na območju pod pristojnostjo Državnega arhiva v Zagrebu) Naloga arhivskih strokovnih delavcev je tudi izdelava informativnih pripomočkov za arhivske fonde in zbirke, tj. od začasnih in arhivističnih popisov preko inventarjev vse do vodnika po gradivu arhiva. Ob tem je prav tako nujna izdelava šematizmov za posamezna časovna obdobja in za območja, ki sodijo v pristojnost državnih arhivov. V prispevku je predstavljena metodologija izdelave šematizma Organi javne uprave od leta 1945 do 1990 na območju pod pristojnostjo Državnega arhiva v Zagrebu. Ključne besede: javna uprava, ustvarjalci arhivskega gradiva, metodologija, šematizem

Abstract: Metodology of Creating a Registry (Bodies of Public Administration in Zagreb from 1945 to 1990 within the Jurisdiction of the State Archives in Zagreb) The professionals in archives are obligated to create additional databases for archives ranging from temporary archival lists, summary and analytic inventories to archival guides. In addition, it is necessary to devise registries for jurisdictions of the state archives based on the creators of archives for particular periods. This paper will examine the methodology of devising the registry for the Bodies of Public Administration in Zagreb from 1945 to 1990. Key words: public administration, creators of archives, methodology, registry

1

UVOD

Što je zapravo shematizam tijela javne uprave? Prema definiciji u Hrvatskom obiteljskom leksikonu Leksikografskog zavoda Miroslav Krleža shematizam je »službeni popis, pregled ustanova i osoba u određenoj javnoj djelatnosti; imenik«. Kada je riječ o tijelima javne uprave shematizam je cjelovit i strukturiran popis i opis upravnih tijela s određenog područja u nekom razdoblju. Dakle, shematizam bi u arhivu bio jedna vrsta obavijesnog pomagala, ali za razliku od ostalih vrsta obavijesnih pomagala koja se temelje na arhivskom gradivu strukturiranom u arhivske fondove ili zbirke i niže jedinice, shematizam se temelji na stvarateljima arhivskog gradiva. Zašto smatramo *

Mirjana Gulić, viši arhivist, Državni arhiv u Zagrebu, Avenija Dubrovnik 36, 10000 Zagreb, Hrvatska, kontakt: mirjana.gulic@daz.hr.

**

Damir Validžić, viši arhivist, Državni arhiv u Zagrebu, Avenija Dubrovnik 36, 10000 Zagreb, Hrvatska.

191


M. Gulić, D. Validžić: Metodologija izrade šematizma…

da bi arhivi trebali izraditi shematizme za neke grupe svojih stvaratelja? U prvom redu stoga što poznavanje stvaratelja određenog gradiva pruža potpunu sliku o kontekstu nastanka tog gradiva. Bez informacija o nastanku, djelovanju i prestanku rada stvaratelja ne može se učinkovito pristupiti informacijma sadržanim u samom gradivu. A povijest samih stvaratelja ujedno je i dio povijesti institucija. »Potpunu informaciju«, kako to kaže dr. J. Kolanović (1991-1992, str. 9-20) »moguće je pružiti jedino u okviru cjeline u kojoj je nastala određena obavijest. To pretpostavlja poznavanje institucija u njihovoj vertikalnoj (hijerarhijskoj) povezanosti od središnjih do lokalnih državnih organa, ali i u horizontalnoj rasprostranjenosti (kao što su institucije najrazličitijih oblika na određenoj razini: upravne, sudske, prosvjetne i dr.). Poznavanje suvremenih institucija neophodno je radi kategorizacije i vrednovanja pojedinih stvaralaca.« Temeljna karakteristika shematizma je njegova cjelovitost ili sveobuhvatnost, koja proizlazi iz državne organizacije određenih institucija. Država svoje institucije, prije svega upravne i pravosudne, ustrojava tako da obuhvati svoje cjelokupno područje i to tako da nema preklapanja teritorijalne nadležnosti pojedinih tijela iste razine. Ta tijela mogu biti ustrojena na samo jednoj razini unutar države, ali i što je češći slučaj na dvije ili više razina, pri čemu hijerarhijski odnosi, tj. stvarna i teritoriijalna nadležnost moraju biti jasno određeni. Shematizam tijela uprave, koji smo izradili u Državnom arhivu u Zagrebu obuhvaća razdoblje socijalizma od 1945. do 1990. godine; dakle jedno zaokruženo završeno razdoblje. 2

METODOLOGIJA IZRADE SHEMATIZMA

Shematizam je koncipiran tako da donosi sažeti prikaz upravno – teritorijalnih promjena i promjena funkcija predstavničkih, izvršnih i upravnih tijela, popis tijela područne i lokalne uprave, tabelarni pregled naziva naselja u kojemu su, uz službene nazive naselja, donijeti podaci o svim varijantama naziva naselja koje su se koristile u izvorima te njihovu pripadnost današnjim upravno teritorijalnim tijelima. Uz navedene pravne propise, korištenu literaturu i arhivsko gradivo izrađeno je kazalo naselja u kojemu su velikim slovima naznačena sjedišta opisanih upravno-teritorijalnih jedinica. Shematizam je strukturiran tako da u posebnim obrascima donosi sustavni pregled upravno – teritorijalnih jedinica i njihovih tijela i to posebno za širu okolicu Zagreba, a posebno za grad Zagreb, zato što je Zagreb kao glavni grad Republike Hrvatske imao poseban i izdvojen položaj. Svaka cjelina podijeljena je na više podcjelina. Podcjelinu čine stvaratelji iste razine upravno-teritorijalnog ustroja. Podcjeline su radi lakšeg praćenja promjena u opisanom razdoblju raspoređene prema kriteriju vremenskog slijeda osnivanja upravnih tijela i djelomično hijerahijskog odnosa u funkcioniranju vlasti. Unutar podcjelina upravno – teritorijalne jedinice prikazane su abecedno. Na početku svake podcjeline izneseni su podaci o broju upravno – teritorijalnih jedinica iste razine uprave u cijeloj Republici Hrvatskoj, zatim broj upravno – teritorijalnih jedinica na prostoru pod nadležnošću Državno arhiva u Zagrebu, klasifikacijska oznaka i broj arhivskih fondova u Državnom arhivu u Zagrebu. Nakon toga slijede obrasci abecednim redom naziva upravno – teritorijalnih jedinica, odnosno stvaratelja arhivskoga gradiva. Podaci za stvaratelje arhivskog gradiva prikazani su sa sljedećim elementima opisa: 1. naziv stvaratelja (koji se nalazi u samom naslovu obrasca), 2. vremenski raspon djelovanja stvaratelja, 3. sjedište stvaratelja, 4. promjene naziva stvaratelja, 5. promjene sjedišta stvaratelja, 6. početak djelovanja stvaratelja, 7. prestanak djelovanja stvaratelja 8. više tijelo vlasti, 9. niža tijela vlasti, 10. teritorijalna nadležnost, 11. promjene teritorijalne nadležnosti, 12. prednik, 13. sljednik, 14. 192


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

signatura i naziv arhivskog fonda. Podaci su prikazani na koncizan način bez nepotrebnog gomilanja i ponavljanja. Za sve upravno-teritorijalne jedinice sadržajno su i grafički ujednačeni. Stvaratelji koji nisu u nadležnosti Arhiva označeni su kurzivom. Arhivisti će prepoznati da su navedeni elementi opisa dio elemenata opisa sadržanih u standardu ISAAR(CPF). Na tom standardu se temelji i opis stvaratelja u ARHiNETu, arhivskom informacijskom sustavu Republike Hrvatske. Ono što razlikuje ovaj shematizam od podataka u ARHiNETu je to da su obuhvaćeni svi stvaratelji, dakle i oni čije gradivo nije pruzeto u Arhiv jer nije niti sačuvano. Primarni izvor podataka su propisi (ustavi, zakoni, uredbe i odluke) objavljeni u službenim glasilima federacije, Republike Hrvatske i grada Zagreba. Prvi zakon kojim je utvrđena teritorijalna struktura upravnih tijela u Hrvatskoj je objavljen 1947. godine. Stoga je za prve dvije godine shematizmom obuhvaćenog razdoblja podatke trebalo tražiti u arhivskom gradivu što u nekim slučajevima zbog nedostataka u samom gradivu nije bili jednostavno. Posebno naglašavamo važnost podataka o međusobnim vezama između stvaratelja. Radi se o dvije vrste veza: hijerarhijskoj (više-niže tijelo) i vremenskoj (prednik-sljednik). U slučaju da su arhivski fondovi pojedinih stvaratelja uništeni ili fragmentarno sačuvani informacije o povezanim stvarateljima mogu uputiti istraživače, ali i arhiviste na dopunske izvore podataka. Elementi opisa Više tijelo, Niža tijela, Prednik i Sljednik ujedno su i uputnice na obrasce u njima navedenih stvaratelja. Prednikom se smatra stvaratelj iste razine upravno - teritorijalnog ustroja, koji je ukinut, odnosno osnovan temeljem zakona. Tamo gdje ga nema naveli smo da nema prednika, ali smo naveli stvaratelje niže ili više razine koji su prethodili, a koji su bili teritorijalno nadležni za cijeli ili dio teritorija novoosnovanog stvaratelja. Analogno tome kod elementa opisa »Sljednik« naveli smo stvaratelje iste razine, ali i one stvaratelje koji nisu na istoj razini, koji su teritorijalno nadležni za cijeli ili dio teritorija stvaratelja koji im prethodi. Teritorijalna nadležnost je navedena kod tijela najniže razine. Kod tijela viših razina navedena su niža tijela, a time posredno i njihova teritorijalna nadležnost. Ova rubrika sadrži podatke o nazivima svih naselja (gradovima i selima, izuzev zaselaka) u okviru svake pojedine upravno-teritorijalne jedinice. Često ti nazivi ne odgovaraju službenim nazivima, te je izrađen poseban Tabelarni pregled naziva naselja. Za neke stvaratelje u sastavu Grada Zagreba (narodne odbore rajona i općina) dali smo širi opis granica tih upravno - teritorijalnih jedinica na temelju izvora. Promjene teritorijalne nadležnosti, ukoliko ih je bilo, navode se kronološkim redom. Uz godinu je naznačeno pripajanje, izdvajanje, odnosno pripajanje dijela ili izdvajanje dijela uz navođenje naselja. Navode se stvaratelji kojima su pripojena, odnosno iz kojih su izdvojena navedena naselja. 3

PROMJENE UPRAVNO-TERITORIJALNIH JEDINICA I FUNKCIJA PREDSTAVNIČKIH, IZVRŠNIH I UPRAVNIH TIJELA

Prikaz upravno – teritorijalnih promjena i promjena funkcija predstavničkih, izvršnih i upravnih tijela, koji prethodi samim obrascima ima za cilj da sažeto, bez ulaženja u povijesno-politološke analize navedenog razdoblja, prikaže društvenopolitički kontekst u kojem su ti stvaratelji djelovali. Sadržan je u poglavlju koje smo naslovili »Razvoj tijela javne uprave od 1945. do 1990. godine na području nadležnosti Državnog arhiva u Zagrebu«, a sastoji se od dva potpoglavlja: 193


M. Gulić, D. Validžić: Metodologija izrade šematizma…

Upravno - teritorijalne promjene

Predstavnička, izvršna i upravna tijela Smatramo da ovo poglavlje može pružiti korisne informacije kolegama iz drugih republika bivše države, jer se upravno-teritorijalna organizacija nije bitno razlikovala u tim republikama. Ona je u osnovi bila određena saveznim ustavima s relativno malo prostora ostavljenog republikama da svojim propisima drugačije reguliraju tu materiju. Na prostoru Republike Hrvatske od 1945. do 1990. godine bile su organizirane područne i lokalne upravno – teritorijalne jedinice kojima se tijekom navedenog razdoblja mijenjala vrsta i broj. U razdoblju nakon 2. svjetskog rata pa do sredine pedesetih godina dvadesetog stoljeća te su promjene bile dosta česte. Neposredno nakon rata postojale su slijedeće vrste upravno-teritorijalnih jedinica: okruzi, kotarevi, gradovi, rajoni u gradovima, odnosno mjesni narodni odbori u selima, te općine koje su već krajem 1945. ili početkom 1946. godine ukinute. 1947. godine ukinuti su okruzi. Uz Oblast Dalmaciju, koja je postojala od 1945. godine, 1949. godine osnovane su i druge oblasti, ali su već 1951. ukinute. Kotarevi su djelovali u Hrvatskoj do 1967. godine, ali je u nekoliko navrata, posebno 1955. i 1962. godine njihov broj značajno smanjen, pa je od početnih 110 u 1945. godini reduciran na samo 9 na kraju njihovog djelovanja. 1952. godine ukinuti su rajoni i mjesni narodni odbori, a umjesto njih se na najnižoj razini osnivaju općine. U početku se razlikuju gradske od ostalih općina, ali kasnije sve imaju isti status. Gradovi u kojima je postojalo više općina organizirani su kao gradske zajednice općina. Općine su postojale do kraja promatranog razdoblja, a nakon ukidanja kotareva ostaju jedine upravno-teritorijalne jedinice u Republici Hrvatskoj do 1974. kada se udružuju u zajednice općina. Grad Zagreb u promatranom razdoblju imao je određene posebnosti. Kao glavni grad Republike Zagreb uvijek je imao viši status nego ostali gradovi, odnosno bio je u rangu okruga, oblasti ili kotara. Od 1945. godine područje Grada bilo je podijeljeno na rajone čiji se teritorij povećavao ukidanjem ili izdvajanjem dijela teritorija mjesnih narodnih odbora s područja Narodnog odbora kotara Zagreb. Rajoni se ukidaju 1952. godine, a kao prijelazno rješenje do osnivanja općina osnivaju se ispostave. Općine se na širem području Grada osnivaju 1952. godine, a na užem području Grada 1953. godine kada se ukidaju ispostave. Od 1955. godine općine sa šireg područja pripajaju se općinama s užeg područja. Osnovano je 12 općina za područje Grada Zagreba. Do ukidanja općina došlo je 1967. godine i osnovana je jedna općina pod nazivom Grad Zagreb. Ovo stanje trajalo je do 1974. godine kada je osnovano deset općina kaje su činile Gradsku zajednicu općina Zagreb (1974.–1990.). Nakon ukidanja Zajednice općina Zagreb (1975.–1986.), koja je obuhvaćala znatno veći teritorij, dio njenih općina pripojen je Gradskoj zajednici općina Zagreb, a dio je nastavio djelovati samostalno. S arhivističkog stajališta bitno je konstatirati da su u socijalističkom razdoblju stvaratelji arhivskog gradiva svake upravno-teritorijalne jedinice, unatoč podjeli na predstavnička, izvršna i upravna tijela, činili jedinstvenu organizacijsku cjelinu. Stoga govorimo samo o jednom stvaratelju arhivskog gradiva u jednoj upravno-teritorijalnoj jedinici, koji nosi naziv predstavničkog tijela, a gradivo nastalo radom izvršnih i upravnih tijela čini serije kod manjih, odnosno podfondove kod većih i složenijih fondova. Ova konstatacija je bitna za razumijevanje elemenata opisa »Naziv stvaratelja« i »Promjene naziva stvaratelja«. Da bi se u potpunosti shvatile posebne funkcije, kao i ustroj predstavničkih, izvršnih i upravnih tijela tog razdoblja neophodno je razumijevanje povijesnog konteksta, kao i posebne terminologije utemeljene na tadašnjoj ideologiji. 194


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

U tom razdoblju razlikujemo dva velika podrazdoblja djelovanja predstavničkih tijela na područnoj i lokalnoj razini. Prvo razdoblje započinje po završetku 2. svjetskog rata i završava ustavnim promjenama (na saveznoj i republičkoj razini) 1963. godine. Drugo razdoblje traje do stvaranja suverene Republike Hrvatske. Predstavnička tijela u prvom razdoblju su narodni odbori, a u drugom skupštine. Narodni odbori su postojali na svim razinama upravno-teritorijalnog ustroja (oblasni, okružni, kotarski, općinski, mjesni, rajonski i narodni odbori naselja). Skupštine djeluju u kotarevima, zajednicama općina, gradskim zajednicama općina i općinama. Narodni odbori kao jednodomna tijela djeluju u kotarevima i gradovima do 1952. godine, a u općinama do 1955. godine. Tih godina uvode se vijeća, koja su ostala i nakon osnivanja skupština sve do kraja promatranog razdoblja, a njihov je broj varirao između dva i četiri. Izvršni odbori su bili izvršna tijela u svim upravno-teritorijalnim jedinicama, osim u manjim mjesnim narodnim odborima. Djelovali su do 1952. godine. Te se godine osniva više savjeta u svakoj upravno-teritorijalnoj jedinici. Broj im se mijenjao, te je kod nekih upravno-teritorijalnih jedinica prelazio petnaest savjeta. 1974. godine umjesto savjeta uvedena su izvršna vijeća. Izvršna vijeća djeluju do kraja promatranog razdoblja. 

Izvršni odbori, savjeti i izvršna vijeća djelovala su kao kolegijalna tijela

Na kraju knjige uz već navedenu bibliografiju i kazalo, nalazi se i prilog u kojem je grafički prikaz kompletnog shematizma tj. svih upravno – teritorijalnih promjena. 4

ZAKLJUČAK

Željeli smo da ovaj rad bude od koristi kako arhivskim djelatnicima tako i istraživačima. Rad sadrži elemente normiranog zapisa kakvoga predlaže međunarodna norma ISAAR/CPF te time predstavlja uzorak za izradu opisa stvaratelja pri obradi i opisu arhivskih fondova. Smatramo da ovaj rad arhivskim djelatnicima pri obradi i opisu fondova olakšava posao i štedi vrijeme, jer ih pošteđuje traženja izvora neophodnih pri izradi plana sređivanja. Osim toga olakšava im i vrednovanje gradiva, a budući neki fondovi iz navedenog razdoblja još nisu preuzeti u arhive ili su preuzeti samo dljelomično, ovaj rad može poslužiti prilikom planiranja poslova od preuzimanja do stručne obrade gradiva. Istraživačima je ovaj rad od koristi jer omogućava sagledavanje arhivskih zapisa u njihovom povijesnom i administrativnom kontekstu. Osim toga koristan je i u slučajevima kada nije sačuvano arhivsko gradivo, jer i negativna informacija u pristupu arhivskome gradivu može biti od velike koristi. Česte promjene upravno-teritorijalnih jedinica u Hrvatskoj, kao i njihovo nepoklapanje s granicama nadležnosti arhiva razlozi su više da se za cijelu državu izrade shematizmi stvaratelja uprave radi cjelovitog prikaza stanja i promjena u određenom razdoblju. Ovo je prvi prikaz u Republici Hrvatskoj rađen na ovaj način, ali se nadamo da neće ostati jedini, odnosno da će uslijediti shematizmi drugih arhiva.

195


M. Gulić, D. Validžić: Metodologija izrade šematizma…

LITERATURA: 

Gulić, M., Validžić, D. (2012): Tijela javne uprave s područja nadležnosti Državnoga arhiva u Zagrebu 1945. – 1990. Zagreb: Državni arhiv u Zagrebu.

Hrvatski obiteljski leksikon (2005). Zagreb: Leksikografski zavod Miroslav Krleža.

ISAAR (CPF) Međunarodna norma arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji (2006). Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Kolanović, J. (1991-1992): Arhivistika i povijest upravnih institucija. Arhivski vjesnik, br. 34-35, str. 9-20. Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

SUMMARY

Mirjana GULIĆ*, Damir VALIDŽIĆ** METODOLOGY OF CREATING A REGISTRY (EXAMPLE OF BODIES OF PUBLIC ADMINISTRATION IN ZAGREB FROM 1945 TO 1990 WITHIN THE JURISDICTION OF THE STATE ARCHIVES IN ZAGREB The main goal of the creation of a registry of public administration bodies was to show the development of public administration which was in jurisdiction of the State Archives in Zagreb since the end of World War II in 1945, up to the establishment of the independent Croatian Republic in 1990. The fundamental characteristic of this registry is completeness or comprehensiveness, which stems from the state organization of certain institutions. State organizes its institutions, primarily administrative and judicial, in a way to cover their entire area without overlapping territorial jurisdiction of individual bodies of the same level. In this period, local administrative and territorial units were organized and often changed its types, titles and numbers. Frequent changes in type, name and number of administrative units was caused by the general political context, i.e. the search for the best solutions ranging from statism to self-management. Croatia had the polytype and monotype kind of local government. While in the first twenty years polytype structure prevailed with the establishment of municipalities and abolishment of districts, it is now a monotypic system. From an archival point of view, it is worth mentioning that in the socialist era records creators, of each administrative-territorial unit and despite of the division into representative, executive and administrative bodies, formed a single organizational unit. Schematic display contains real and territorial jurisdiction of administrative bodies, and basic functions that are performed by different representative, administrative and executive body in the mentioned period. There are 377 modules of public administration which are now under the authority of the State Archives in Zagreb. Each form contains elements of the International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families - ISAR (CPF) deployed in the areas of identification, description and connection. Identification area includes the name and change of the name, description area contains time period of certain subject, its history (regulations about the establishment and abolition) and detailed territorial jurisdiction. In the connections area there are linked administrative bodies, indicating the type of connection (predecessor - successor and lower - upper body) and the date of connection. Besides that, name and ID mark are provided for archival fonds taken *

Mirjana Gulić, senior archivist, State Archives in Zagrebu, Avenija Dubrovnik 36, 10000 Zagreb, Croatia, contact: mirjana.gulic@daz.hr.

**

Damir Validžić, senior archivist, State Archives in Zagrebu, Avenija Dubrovnik 36, 10000 Zagreb, Croatia.

196


TehniÄ?ni in vsebinski problemi klasiÄ?nega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

over by the State Archives in Zagreb. As a source for data, primarily regulations were used, as well as archival material when it came to completing the information which were missing in regulations or did not exist in them (1945-1947). Forms are located in two main sections; for Zagreb outskirts and especially for the City of Zagreb, which, as the capital of the Republic, always had a special status. With this schematism, we wanted, hopefully, to provide useful information to researchers at various areas, but also archivists in professional processing of archival data. As international standards require only data about the creators of certain funds are complement to the information about the archival material contained in the Croatian archives information system called ARHINET, as well as in the guide for the funds and collections of the State Archives in Zagreb. In any case, this schematism is the backbone in making of finding aids or professional addendum necessary to process archival data. It corroborates the transition from the paradigm of information and leads to a paradigm of knowledge because it allows consideration of archival records in their historical and administrative context. We think that this schematism, with its methodology and content, gave strong incentive to other archives in the area of their jurisdiction in making a detailed review of public administration bodies.

197


Zdravilišče s 4 naravnimi zdravilnimi dejavniki: • • • • • •

Edinstvena mineralna voda Bioklimatsko zdravilišče z 250 sončnimi dnevi Peloidno blato, naravni zdravilni faktor za tegobe gibal Termalna voda za revmatske tegobe

Vodni park Zdravilišča Radenci slovi po zunanjih in notranjih bazenih s termalno in mineralno vodo. Izkoristite lahko tudi priložnost in med oddihom opravite preventivni zdravniški pregled. Legenda pravi, da so pridni škrati kopali pod zemljo in z rovi vtirali pot mineralni vodi. Žuborenje vode je bilo tako glasno, da ga je slišal tudi študent medicine Karel Henn, ko je leta 1833 obiskal Radence. Kmalu se je izkazalo, da je voda zdravilna. V Zdravilišču Radenci so prve goste pozdravili že leta 1882. Danes se za Radence odločajo tisti, ki cenijo zdrav način življenja in blagodjeni vpliv radenske mineralne vode na kardiovaskularni sistem. Zdravilišče Radenci, je zdravilišče v pravem pomenu besede, saj leži med polji in vinogradi več kot 250 dni na leto obsijanimi s soncem in zdravja željnim ponuja počitek in sprostitev.

The Radenci Health Resort with four natural healing factors • • • •

Unique mineral water Bioclimatic health resorth with 250 days of sunshine a year Peloid mud – a natural healing element for locomotor system problems Thermal water for rheumatic conditions and general well-being

Radenci water park health resort is famous for it’s thermal and mineral water outdor and indoor pools. Take the the opportunity to consult a physician during your vacation. Legend has it that it was dwarves who carved out an underground tunnel for the Radenci mineral water a long time ago. A medical student heard the burbling of the water, found the spring and discovered its healing properties. The Radenci Health Resort was seeing its first guests as early as 1882. Today, they and everyone else who wants to live a healthy lifestyle continue to enjoy the beneficial effects of the Radenci mineral water on the cardiovascular system. The Radenci Health Resort is a health resort in the truest sense of the phrase – situated among cereal fields and vinyards, the resort enjoys over 250 days of sunshine a year, offering rest and relaxation to seekers of health and well-being

) 02 520 27 20 * info@zdravilisce-radenci.si 8 www.sava-hotels-resorts.com


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.25 Drugo 1.25 Other

Danijela BRANKOVIĆ* APEx-PROJECT: ARCHIVES PORTAL EUROPE NETWORK OF EXCELLENCE Izvleček: APEx-Project: Archives Portal Europe network of excellence Evropski arhivski portali omogočajo krepitev mednarodnega sodelovanja med arhivi in spletni dostop do evropskih kulturnih virov. APEx-projekt: Archives Portal Europe network of excellence je evropski projekt s prvenstvenim ciljem omogočiti spletno predstavitev arhivskega gradiva držav članic EU. APEx projekt je bil prijavljen leta 2011 je z delom začel leta 2012, končati pa se mora do marca leta 2015. Njegov cilj je širjenje, poglabljanje in razvoj obstoječe iniciative za povečanje kvalitete in količine digitalnih arhivskih vsebin na Arhivskem portalu Evrope in na Euroeani. Zgodovinski arhiv Beograda prav tako aktivno sodeluje v projektu in je na poti, da svoje digitalne vsebine predstavi na portalu. Ključne besede: Arhivski portal Evrope (APEnet), projekt APEx, Europeana, spletni dostop do kulturnih virov, Zgodovinski arhiv Beograda

Abstract: APEx-Project: Archives Portal Europe network of excellence European Archives portals enables recruitment of international cooperation among the archives, as well as online access to cultural resources of Europe. APEX Project: Archives Portal Europe network of excellence is a European project that aims primarily to provide internet presentations of archives kept by the member states of the European Union. Apex project, registered in 2011, started in 2012 and should be completed by March 2015, aims to expand and enhance existing initiatives by increasing the quality and quantity of digital archival content on the European Archives portal. Historical Archives of Belgrade has also actively participated in the project and tends to present its digital content on the Portal. Key words: Archives Portal Europe (APEnet), APEx-Project, Europeana, online access to cultural resources of Europe, Historical Archives of Belgrad

1

UVODNE NAPOMENE

Granice evropskih država su se tokom istorije menjale. Njihov razvoj je bio u isto vreme i osnova za utemeljivanje sličnosti i razlika evropske istorije i istorije pojedinačnih evropskih zemalja, što istoriju čini i posebnom i interesantnom. Realizacijom projekta zajedničkog predstavljanja arhivske građe nastale u svetlu ovih istorijskih i političkih događaja omogućeno je da APEx - projekat svojim korisnicima ponudi mogućnost poređenja nacionalnog i regionalnog razvoja dovođenjem istih u međusobni odnos, a samim tim predstavlja i panevropski okvir za razumevanje novonastalih razvojnih tokova. Evropska unija (u daljem tekstu: EU) je postavila kao *

Danijela Branković, arhivski savetnik, Arhiv Vojvodine, Dunavska 35, 21000 Novi Sad, Srbija, kontakt: danijela.b@arhivvojvodine.org.rs.

199


D. Branković: APEx-Project: Archives Portal Europe network of excellence

jedan od prioritetnih zadataka digitalizaciju arhivskih fondova u cilju očuvanja kulturne baštine Evrope i njeno nesmetano korišćenje. Cilj rada je da se pokaže sve čvršće povezivanje i preplitanje arhivske delatnosti i informatike, posebno u domenu primene komunikacionih mrežnih tehnologija – Interneta i njegovog najraširenijeg servisa Web-a (eng. World Wide Web – www). Web tehnologija pruža neograničenu mogućnost komunikacije i nudi uslove za brži pristup raznim informacijama u cilju istraživanja arhivske građe, a sve svrhu zadovoljavanja novog profila korisnika arhivske građe tzv. "digitalnog" korisnika arhivske građe (Pejović, 2010). 2

ARHIVSKI WEB PORTAL

Arhivski Web portal ili internet portal je objedinjeno mesto pristupa informacijama iz većeg broja izvora, u našem slučaju arhiva, kojeg čini više različitih, logički povezanih aplikacija koje su zajedničke većem broju korisnika arhiva. U mnogim zemljama postoje arhivski portali koji nude informacije o arhivima i arhivskoj građi, a mogu predstavljati regionalne ili tematske verzije portala. Svi oni, pak nude informacije o arhivima kao što su: adresa arhiva, web stranica arhiva i pregled arhivske građe posredstvom online informativnih sredstava. Glavna odlika internet portala je mogućnost brzog i jednostavnog ažuriranja objavljenog sadržaja, što je lako izvedivo i bez posebnog tehničkog znanja. Na taj način portal uvek može sadržavati nove ponude arhiva, stalno ažurirane nove vesti i sadržaje u vezi sa arhivom. Osnovne karakteristike internet portala su: 

prostorno neograničena raspodela podataka,

decentralizacija stvaranja informacija,

poboljšana komunikacija i saradnja između korisnika,

objedinjen, trenutni pristup svim različitim informacijama.

Internet portali imaju za prevashodni cilj da zadovolje potrebe korisnika, te da arhivsku građu učine što pristupačnijom. Osnovni cilj je kako najbolje, najjednostavnije i najbrže dati traženu informaciju o arhivskoj građi svakom korisniku. Svi planirani poslovi vode u pravcu da se arhivska građa stavi na raspolaganje zainteresovanim istraživačima, a u formi koja omogućava brz i jednostavan pristup podacima. Pronalaženje dokumenata digitalizovane arhivske građe obezbeđeno je „Findsystem“-om, koji je sadržan u samom modelu digitalizacije. Pretraživanje je uglavnom moguće ostvariti lično ili putem Interneta. U te svrhe su od velike koristi online informativna sredstva.

200


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

3

ARHIVSKI PORTAL EVROPA (APENET) 2009—2012. Šta se dešavalo ranije?

Slika 1: Arhivski portal Evropa (izvor: sa web stranice APEnet - projekta)

Arhivski portal Evropa (Archival Portal Europa, Internet 2) je evropski projekat1 finansiran od strane Evropske komisije i projekta (eContentplus) koji ima za cilj prvenstveno da podstakne nastajanje internet portala evropskih arhiva, a samim tim i omogući internet prezentaciju arhivske građe zemalja članica EU (slika 1). U radu projekta koji je započet 15. januara 2009. godine, a okončan januara 2012. godine učestvovalo je 19 nacionalnih arhiva širom Evrope. Realizacija projekta rađena je u kooperaciji sa fondacijom Europeana (Europeana)2, a sve u cilju zajedničkog pristupa arhivskoj građi širom Evrope (digitalizovanoj arhivskoj građi) i njenom lakšem pronalaženju. Marta 2012. godine projekat je nadograđen projektom APEx, koji se smatra sledbenikom prethodnog projekta. Projekat (u daljem tekstu: APEnet projekt) iniciran je od strane European Board of National Archivists (EBNA) 27 država članica, a realizovan u kooperaciji nekoliko evropskih zemalja: Španije, Francuske, Holandije, Nemačke i Švedske (PMT).3 1

Best Practice Project.

2

Projekat Europeana http://www.europeana.eu/portal/ započet je uz podršku Evropske Unije da na jednom mestu, preko jedne pristupne tačke na internetu, objedini evropsku kulturnu i naučnu baštinu koja se nalazi u hiljadama institucija širom kontinenta. Ovaj projekat danas se smatra osnovnim internet portalom za pregled kulturne baštine Evrope od najranijih vremena do 21. veka i trenutno se u njemu nalazi preko 20 miliona digitalnih objekata i zapisa. Svake godine održava se godišnja Europeana konferencija u drugoj evropskoj državi. Ove godine spojene su Europeana konferencija i 6. nacionalni kongres javnih biblioteka Španije, u gradu Burgosu, gde je otvorena i nova zgrada gradske biblioteke. Na ovoj konferenciji biće predstavljeni najnoviji projekti i inicijative digitalizacije bibliotečke građe, sa naglaskom na radu javnih biblioteka u cilju boljeg predstavljanja svojih lokalnih zajednica i zavičajne kulturne baštine. Europeana digitalna biblioteka je postala deo bibliotečke mreže koju čini 100 javnih biblioteka Evrope. Srbija i njena kulturna baština zastupljeni su u Europeani putem članstva Narodne biblioteke Srbije, koja je deo svoje najstarije i najvrednije digitalizovane kolekcije, poput Miroslavljevog jevanđelja, već uključila u Europeana kolekcije. Dostupno 25. novembra 2014. na web stranici http://www.srpskorusko.com/kultura/cacanska-biblioteka-na-konferenciji-europeana, Internet 1.

3

Projekt Management Team.

201


D. Branković: APEx-Project: Archives Portal Europe network of excellence

4

PROJEKAT APEX 2012—2015. Šta se dešava danas?

Slika 2: APEx - projekat (izvor: sa web stranice APEx - projekta)

APEnet projekat ima, kao što je već napomenuto, svog sledbenika u APEx projektu - the Archives Portal Europe network of excellence, Internet 3 (slika 2), koji trenutno okuplja mnoge nacionalne arhive u Evropi i ICARUS (International Centre for Archival Research, Internet 5).4 Projekat, koji je prijavljen 2011. godine, a počeo sa radom 2012. godine i treba da bude okončan do marta 2015. godine, ima za cilj da posredstvom Evropske komisije proširi i unapredi postojeću inicijativu za unapređivanje informaciono-komunikacione tehnologije i povećanje kvaliteta i količine digitalnih arhivskih sadržaja u Arhivskom portalu Evrope. 5

OSAM RADNIH PAKETA APEX PROJEKTA

Rad na realizaciji APEx projekta i nastajanje evropskog portala obeležio je podelu ukupnog obima posla na osam "radnih paketa"5 (slika 3). Holandski nacionalni arhiv preuzeo je upravljanje projektom (WP1), tj. usklađivanje komunikacije svih partnera u projektu, kao i održavanje uspešne interakcije Evropske komisije i projektnog tima (Lemić, 2011). Drugi radni paket (WP 2) osigurao je interoperabilnost APEx projekta (u kooperaciji sa Europeanom) i predvodi ga Nemački savezni arhiv. Razvoj infrastrukture & hosting, koji predviđa održavanje rezultata APEnet projekta, njegovo unapređivanje i dostavljanje sadržaja raznih arhivskih ustanova iz APEx-a u Europeanu deo je trećeg radnog paketa (WP 3) i obavezu nad njim preuzeo je Španski državni arhiv. Četvrti radni paket (WP 4) vodi Nemački savezni arhiv i bavi se standardima za izgradnju nacionalnih portala i davanjem daljih smernica o razmeni metapodataka. Alat i podrška deo je petog radnog paketa (WP 5) Arhivske uprave Francuske i podrazumeva prikupljanje informacija o postojećim sadržajima, kao i osiguravanje alata za izradu plana za spajanje lokalnog sadržaja na Portal za svaku državu. Nacionalni arhiv Estonije je vođa šestog radnog paketa (WP 6) upotrebljivost i Web 2.0 i preuzeo je aktivnost na unapređivanju Portala od strane korisnika, osiguranju informaciono tehnološkog razvoja APEx-a, te primenu Web 2.0 u cilju modernizacije sadržaja. Švedski nacionalni arhiv ispred radne 4

ICARUS (International Centre for Archival Research), dostupno na web stranici: http://icar-us.eu/en/.

5

"Work Packages".

202


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

grupe za diseminaciju i trening (WP 7) obuhvata aktivnosti na dizajnu i uređivanju mrežne stranice projekta, komunikacijske strukture i sastava učenja na daljinu, organizovanje marketinških aktivnosti i vođenje odnosa sa javnošču, pripremu i objavljivanje infomacija i promotivnog materijala o projektu i Portalu. Arhiv Holandije preuzeo je aktivnosti nad osmom radnom gupom održivosti projekta (WP 8) i aktivnostima vezanim za pripremu pravnih temelja, organizacijske strukture i poslovne strategije za izgradnju nove organizacije, koje će nakon završetka APEx projekta održati Portal. WP 1 WP 2

Holandski nacionalni arhiv Nemački savezni arhiv

WP 3 WP 4 WP 5 WP 6 WP 7 WP 8

Španski državni arhiv Nemački savezni arhiv Arhivska uprava Francuske Nacionalni arhiv Estonije Švedski nacionalni arhiv Arhiv Holandije

upravljanje projektom interoperabilnost APEx projekta (u kooperaciji sa Europeanom) razvoj infrastrukture & hosting standardi za izgradnju nacionalnih portala alati i podrška upotrebljivost i Web 2.0 diseminacija i trening održivost projekta

Slika 3: Radni paketi APEx - projekta Evropa (izvor: sa web stranice APEx - projekta)

6

PARTNERI APEX - PROJEKTA

U Projektu APEx uzelo je dosad učešče ukupno 33 partnera iz 32 zemlje (videti sliku 4). Srbija je u Projektu prisutna putem nedavnog predstavljanja digitalnih sadržaja Istorijskog ahiva Beograda. Potrebna dokumentacija za pristup APEx projektu i Sporazum o razmeni podataka su potpisani, kako sa Kancelarijom APEx-a, Nacionalnim arhivom Holandije, tako i sa Europeanom. Sva dokumentacija je dakle kompletirana, a Istorijski arhiv Beograda se registrovao i kod Evropske komisije za projekte pod pokroviteljstvom EU, te se sad može raditi i na sledećim koracima, od kojih je jedan svakako i predstavljanje digitalnih sadržaja. Za sada se, na portalu Projekta i u direktorijumu arhiva, mogu naći podaci o Istorijskom arhivu Beograda (preko linka dostupnog na web stranici http://www.arhiv-beograda.org/index.php/rs/, Internet 4).

Slika 4: Partneri APEx projekta (izvor: sa web stranice APEx –projekta)

203


D. Branković: APEx-Project: Archives Portal Europe network of excellence

Zemlje učesnice APEx projekta (slika 4), uključujući i nacionalne arhive država koje prestavljaju su:6 

Belgija: Državni arhiv Belgije - Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën / Archives générales du Royaume et Archives de l'État dans les Provinces,

Bugarska: Archives State Agency Republic of Bulgaria - Държавна Агенция Арxиви,

Danska: Državni arhiv – Rigsarkivet,

Nemačka: Savezni arhiv - Bundesarchiv Estonija: Nacionalni arhiv Estonije – Rahvusarhiiv,

Finska: Nacionalni arhiv Finske – Kansallisarkisto,

Francuska: Arhivska uprava Francuske - Direction générale des Patrimoines Service Interministériel des Archives de France, SIAF,

Grčka: General State Archives of Greece - Γενικά αρχεία του κράτους,

Velika Britanija: Archives Hub,

Irska: Nacionalni arhiv Irske - An Chartlann Náisiúnta,

Island: Nacionalni arhiv Islanda - Þjóðskjalasafn Íslands,

Italija: Ministero per i Beni e le Attività Culturali. Direzione generale per gli archivi,

Hrvatska: Hrvatski državni arhiv,

Letonija: Nacionalni arhiv Letonije - Latvijas Nacionālais arhīvs,

Lihtenštajn: Landesarchiv,

Litvanija: Office of the Chief Archivist of Lithuania - Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba,

Luksemburg: Nacionalni arhiv Luksemburga - Archives Nationales de Luxembourg,

Malta: Nacionalni arhiv Malte - National Archives of Malta,

Holandija:Nacionalni arhiv Holandije,

Norveška: National Archival Services of Norway – Arkivverket,

Austrija: Državni arhiv Austrije - Österreichisches Staatsarchiv,

Poljska: Head Office of Polish State Archives - Naczelna Dyrekcja Archiwow Panstwowych,

Portugalija: Ministry of Culture - Directorate-General of the Archives Ministéro da Cultura - Direcção-Geral de Arquivos,

Rumunija: Nacionalni arhiv Rumunije - Arhivele Naţionale ale României,

Švedska: Državni arhiv – Riksarkivet,

Švajcarska: Schweizerisches Bundesarchiv,

Srbija: Istorijski arhiv Beograda - Историјски архив Београда,

Slovačka: Department of Archives - Ministry of Interior of the Slovak Republic Odbor archívov – Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky,

6

Dostupno 9. marta 2014. na web stranici: http://www.bundesarchiv.de/archivgut_online/laufende_projekte/apenet/beteiligte_archive/index.html.

204


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Slovenija: Archives of the Republic of Slovenia - Arhiv Republike Slovenije,

Španija: Ministry of Education, Culture and Sports of Spain – Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,

Češka: National Archives of the Czech Republic – Národní Archiv,

Mađarska: Nacionalni arhiv Mađarske - Magyar Országos Levéltár,

ICARUS - International Centre for Archival Research.

7

TEHNIČKA STRUKTURA PROJEKTA

APEx projekat, kao i prethodni APEnet projekat, zahteva jedinstven pristup obradi informacija putem međunarodnih standarda i shodno tome standardizovan format za prihvatanje i razmenu informacija. Standardi koji omogućuju pravilnu obradu elektronskih dokumenata i utvrđuju proceduru pristupa takvim dokumentima su: EAD (Encoded Archival Description) zatim skorijeg datuma je standard EAC (Encoded Archival Context) i METS (Metadata Encoding and Transmission Standard).7 Korišćenje nabrojanih standarda predstavlja zapravo pretpostavku standardizovanog opisa u prezentaciji digitalnih zapisa koji će krajnjeg korisnika dovesti do ukupnih informacija koje ga zanimaju, isto tako i u smislu kreiranja metapodataka digitalizovanih sadržaja i digitalnih arhiva. U kontekstu informatičke revolucije većina arhiva u Evropi odlučuje o daljim pravcima razvoja svojih institucija, pre svega kada je reč o profesionalnoj, teorijskoj i praktičnoj arhivskoj delatnosti. Arhivi sve više koriste Internet da bi olakšali nesmetan pristup svojim fondovima i zbirkama. Sa druge strane u svetu se "ozbiljno radi na razvijanju i primeni softverskih rešenja koja bi povezala postojeće međunarodne standarde ISAD(g), ISAAR (cpf) sa standardima koji omogućavaju pravilnu obradu elektronskih dokumenata. Iskustva i modeli aplikativnih programa omogućuju primenu standarda za elektronske (digitalne) arhive, pa se time stvara jedan jedinstveni virtuelni arhiv na globalnom nivou" (Adžić, 2009). Upotreba zajedničkih standarda omogućava dalji rad na njihovom daljem razvijanju i izbegavanje kasnijih troškova za migraciju podataka. IZVORI I LITERTURA

7

Adžić S. (2009). Međunarodni standardi za digitalne arhive EAD, EAC, METS. Arhivski anali, časopis društva arhivskih radnika Vojvodine, godina V, broj 5, str. 299-307. Novi Sad: Arhiv Vojvodine.

Internet 1: Čačanska biblioteka na konferenciji Europeana. Dostupno 25. novembra 2014. na web stranici http://www.srpsko-rusko.com/kultura/cacanska-biblioteka-na-konferenciji-europeana.

Internet 2: APEnet project. http://www.apenet.eu/.

Internet 3: APEx project. Dostupno 10. decembra 2014. sa web stranice: http://www.apexproject.eu/.

Internet 4: Istorijski arhiv Beograda. Dostupno 9. marta 2015. sa web stranice: http://www.arhivbeograda.org/index.php/rs/.

Internet 5: ICARUS. Dostupno 9. marta 2015 na web stranici: http://icar-us.eu/en/.

Dostupno

25.

novembra

2014.

sa

web

stranice:

EAD (Encoded Archival Description – normirani arhivski opis), EAC (Encoded Archival Context – normirani arhivski kontekst) i METS (Metadata Encoding and Transmission Standard – standard za normiranje i prenos metapodataka).

205


D. Branković: APEx-Project: Archives Portal Europe network of excellence

Internet 6: Apex - Projektpartner. Dostupno 9. marta 2015. sa web stranice: http://www.bundesarchiv.de/archivgut_online/laufende_projekte/apenet/beteiligte_archive/in dex.html.

Lemić, V. (2011). Izgradnja europske arhivske mreže: Suvremeni trendovi i projekti. V: Faletar Tanacković (ur.) Zbornik radova / 14. seminar Arhivi, knjižnice, muzeji: mogućnost suradnje u okruženju globalne informacijske infrastrukture, [Poreč, 17.-19. studenoga 2010]. Zagreb: Hrvatsko knjižničarsko društvo.

Pejović, S. (2010). Arhivi i Web tehnologija: nezaobilazni imperativ modernog doba. Atlanti, št. 20, str. 305-321. Maribor: International institute for archival science. Dostupno 25. avgusta 2014 sa web stranice: http://www.iias-trieste-maribor.eu/fileadmin/atti/2010/Pejovic.pdf.

SUMMARY

Danijela BRANKOVIĆ* APEX-PROJECT: ARCHIVES PORTAL EUROPE NETWORK OF EXCELLENCE APEx – the Archives Portal Europe network of excellence – continues the work of the APEnet project (2009–2012) in which 19 European national archives and Europeana established and released the Archives Portal Europe. With the continued expansion and enhancement of the Archives Portal Europe, APEx will contribute to the development of a coherent digital infrastructure, which opens up the portal to our common cultural heritage of archives, equally accessible for citizens, researchers, businesses and governments alike. Funded and supported by the European Commission within the framework of the Information and Technology Policy Support Programme (ICT-PSP), APEx will run from March 2012 until February 2015. APEx will expand the network of contributing archival institutions throughout Europe, stabilise the Archives Portal Europe infrastructure and host and improve its throughput capacity, improve substantially the interoperability with Europeana, make more standards and guidelines as well as tools and support available for the content providers to facilitate content delivery, develop dissemination and training programmes to encourage and advance aggregation at national levels and thereby raise awareness for Europe's rich collections of archival holdings, power innovation in usability and Web 2.0 functionality to ensure up-to-date content delivery, sustain all efforts mentioned above, cooperate actively with Europeana on the interoperability of metadata formats and rights management of archives, provide easy access via the Archives Portal Europe to as much archival content of as many European institutions as possible and equally, to channel all digitised and digital archives to Europeana.

*

Danijela Branković, archival councilor, Archives of Vojvodina, Dunavska 35, 21000 Novi Sad, Serbia, contact: danijela.b@arhivvojvodine.org.rs.

206


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Živana HEĐBELI*, Nikola MOKROVIĆ** PREGLED UPRAVE U HRVATSKOJ OD 1945. DO 1990. GODINE Izvleček: Pregled upravne ureditve na Hrvaškem od leta 1945 do 1990 V prispevku, pravzaprav pionirskem, je na enem mestu in na pregleden, deskriptiven način predstavljen pregled uprave na Hrvaškem v letih 1945–1990. Avtorja sta prispevek napisala na podlagi pravnih virov. V omenjenem časovnem obdobju so bili višji organi oblasti ministrstva, sekretariati, državni sekretariati, republiški sekretariati, samostojne uprave, upravne ustanove, sveti, zavodi, uprave, republiški komiteji, komiteji. Kot nižji organi so se pojavljali narodnoosvobodilni odbori, ljudski odbori, občine, okraji, mestne občinske skupnosti in skupnosti občin. Za arhiviste so organi uprave zelo pomembni, saj je velika večina gradiva, ki ga hranijo ali ga bodo še prevzeli državni arhivi, nastala prav pri njih. Zgodovina institucij omogoča arhivistične popise ustvarjalcev gradiva in gradiva samega. Nearhivistom pa naj prispevek služi kot izhodišče za raziskovanje oziroma uporabo relevantnih dokumentov. Ključne besede: Hrvaška, zgodovina institucij, organi uprave

Abstract: Study of Croatian Administration from 1945 to 1990 In this paper, almost pioneering, clearly and in one place, based on legal sources, using a descriptive method, authors give a study of the Croatian administration from 1945 to 1990. During the mentioned period, higher governmental bodies were ministries, secretaries, state secretaries, republic secretaries, independent directions, administrative institutions, councils, directions, bureaus, republic committees, committees, etc. Lower bodies were national liberation councils, national councils, local authorities, counties, urban municipalities associations and local authorities associations. Governmental bodies are very important for archivists. A vast majority of records preserved by the state archives are created by administration work, as well as those records that are still to be delivered to the archives. History of institutions enables archival description of records creators and records themselves. For non-archivists this paper will serve as a starting point of research or use of relevant documents. Key words: Croatia, history of institutions, administration bodies

1

UVOD

2015. godine obilježavamo 70-u godišnjicu završetka Drugog svjetskog rata. Pobjeda antifašizma omogućila je stvaranje nove Jugoslavije, najpoznatije pod kasnijim nazivom – Socijalistička Federativna Republika Jugoslavija (SFRJ). Hrvatska je bila jedna od jugoslavenskih republika.

*

Doc. dr. sc. Živana Heđbeli, znanstveni suradnik, viši arhivist, ravnateljica, Državni arhiv u Zagrebu, Opatička 29, 10000 Zagreb, Hrvatska, kontakt: zivana.hedbeli@gmail.com.

**

Nikola Mokrović, Documenta – Centar za suočavanje s prošlošću, Selska 112c, 10000 Zagreb, Hrvatska, kontakt: nikola.mokrovic@documenta.hr.

207


Ž. Heđbeli, N. Mokrović: Pregled uprave u Hrvatskoj od 1945. do 1990. godine

U ustavnim državama zakonodavnu djelatnost obavljaju parlamenti, sudskom se bave sudovi, a upravnom upravni aparat ili administracija. Uprava, putem provedbe zakona, obuhvaća cjelokupan život države i građana, osim područja sudbene i zakonodavne vlasti. Uprava u smislu organizacije podrazumijeva organe ili ustanove u kojima službenici obavljaju upravne poslove. Uprava u smislu djelatnosti su upravni činovi, briga države oko promicanja i unapređenja interesa države i njenih građana, djelovanje države u cilju opstanka i razvoja države kao zajednice, te poboljšanja unapređenja života njenih članova. Upravne se funkcije s vremenom sve više diferenciraju tj. iz zadataka koji su u početku jedinstveni i obavlja ih jedinstvena upravna organizacija izdvajaju se pojedini dijelovi u samostalne zadatke koje obavljaju posebne organizacije, što dovodi do horizontalne i vertikalne diferencijacije uprave. Prema riječima tadašnjih teoretičara: „Pošto državna uprava predstavlja državnu delatnost, to je nesumljivo da se sadržina ove delatnosti menja sa promenom državnog uređenja, sa promenama koje nastaju u društvenom, ekonomskom i političkom sistemu.“, te: „U socijalističkoj državi, posle završene revolucije, državna uprava zahvata područja koja su bila nepoznata buržoaskoj državnoj upravi. Državna uprava dobija veoma aktivnu ulogu u izgradnji socijalizma, i to kako u regulisanju odnosa u oblasti privrede, tako i u regulisanju odnosa u oblasti društvenih službi i ostalih odnosa prema građanima i društvenim organizacijama“ (Popović, Dimitrijević, 1951, str. 11, 14-15). Prava i dužnosti republike ostvaruje uprava. Republički organi, u okviru nadležnosti utvrđenih ustavom, donose zakone i druge propise i akte, brinu se o njihovu izvršavanju, obavljaju političko-izvršne i upravne poslove, poduzimaju odgovarajuće mjere i obavljaju druge zadatke kojima se ostvaruju prava i dužnosti i odgovornosti republike. Republička uprava obavlja stručne, društvene i druge poslove od interesa za republiku i za rad Sabora i Izvršnog vijeća Sabora (IVS). Republički organi uprave brinu se o funkcioniranju službe i unapređivanju rada u određenim oblastima odnosno granama uprave. Organi uprave rješavaju u upravnim stvarima kad, u okviru svoje nadležnosti, neposredno primjenjujući propise, rješavaju o pravima, obavezama ili pravnim interesima pojedinaca, pravnih osoba ili drugih stranaka. Organi uprave prate stanje u republici u oblastima za koje su osnovani, daju inicijativu za rješavanje pitanja u tim oblastima i odgovorni su za stanje u oblastima za koje su osnovani, obavljaju upravni nadzor i druge poslove. Radom svakog tijela su, kao nusproizvod, nastali dokumenti potrebni samim tijelima za rad, građanima za ostvarivanje prava, a koje istraživači i znanstvenici koriste u razne druge svrhe. Na primjer, 9. svibnja 1960. g. donesen je Pravilnik o mjerama za sprečavanje i suzbijanje malarije: „Svaki mikroskopski utvrđen ili klinički sumnjiv slučaj oboljenja od malarije prijavljuje se organu uprave općinskog narodnog odbora (NO) nadležnom za poslove narodnog zdravlja na čijem području oboljela osoba ima prebivalište i na čijem se području oboljenje pojavilo.“ Oboljela osoba i njeni srodnici će, vjerojatno, relevantno gradivo koristiti u osobne svrhe, dok će istraživač koji proučava, recimo, povijest razvoja zdravstva u Hrvatskoj ili samu malariju iste dokumente koristiti u potpuno različite svrhe. Zadaća arhivista je svim korisnicima omogućiti korištenje dokumenta koji ih zanimaju prepuštajući svakom korisniku vrednovanje, interpretaciju, ocjene, donošenje vlastitih zaključaka (Službeni list DFJ/FNRJ/SFRJ (dalje u tekstu SL) br. 22 iz 1960. g.). Poznavanje propisa je sa stajališta davanja informacija o gradivu i iz gradiva izuzetno važno i stoga jer dio propisa određuje koje vrste gradiva moraju nastati radom pojedinog tijela ili grane uprave. Na primjer, 18. lipnja 1969. g. uredbom je propisano 208


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

koju vrstu dokumenata i podataka čuva savezni organ uprave nadležan za geodetske poslove, a koje republički odnosno općinski organ (SL 29/1969). Dio propisa određuje rokove čuvanja dokumenata, te npr. Uputstvo o vođenju matičnih knjiga iz 1968. g. određuje da se svi spisi koji su upotrijebljeni u postupku upisa u matične knjige smatraju spisima trajne vrijednosti (SL 42/1968). Poznavanje propisa arhivistima omogućava i utemeljeno vrednovanje gradiva te izradu općih i granskih popisa gradiva s rokovima njegova čuvanja, što je jedna od temeljnih zadaća arhivista. U arhivističkom smislu, vrednovanje je postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojega će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja. Jedan od kriterija vrednovanja, a to su kriteriji po kojima se određuje obveza, potreba i interesi te pojedinačna ili šira društvena korist od čuvanja gradiva do isteka ili po isteku određenoga roka, su i pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva. Poznajući propise svaki će arhivist, i korisnik registraturnog i arhivskog gradiva, znati koje su vrste dokumenata trebale nastati radom danog tijela, odnosno sačinjavaju gradivo fonda tog tijela, što uvelike olakšava i ubrzava korištenje gradiva. Izostanak propisane vrste dokumenata u gradivu određenog fonda može indicirati više stvari: gradivo nije u potpunosti sačuvano, dio gradiva je pohranjen na drugom mjestu, gradivo je izlučeno, tijelo nije ispunjavalo sve svoje propisane zadaće … Zadaća je arhivista korisnicima pružiti točne i vjerodostojne informacije o gradivu koje se ne nalazi u fondu pohranjenom u arhivu i relevantnim razlozima. Isto vrijedi i u obratnom slučaju, odnosno ako se u gradivu fonda nalaze dokumenti koji propisima nisu predviđeni. Za arhiviste su organi uprave izuzetno bitni. Radom uprave nastala je ogromna većina gradiva pohranjenog u državnim arhivima, kao i ono koje će tek biti predano arhivima. Povijest institucija dio je arhivske znanosti. 2

RAZDOBLJE 1943. – 1950.

1. ožujka 1943. g. članovi Antifašističkog vijeća narodnog oslobođenja Jugoslavije (AVNOJ) iz Hrvatske formirali su Inicijativni odbor Zemaljskog antifašističkog vijeća narodnog oslobođenja Hrvatske (ZAVNOH). 14. lipnja 1943. g. donesena je Rezolucija I. zasjedanja ZAVNOH-a (Narodne novine, službeni list FH/NRH/SRH/RH (dalje u tekstu NN) br. 1 iz 1945. g.). 29. studenoga 1943. g. donesena je Odluka o izgradnji Jugoslavije na federativnom principu. Osnovne organe narodne vlasti kod pojedinih naroda Jugoslavije predstavljaju Narodno-oslobodilački odbori (NOO) i ZAVNO- i (SL 1/1945). 9. svibnja 1944. g. ZAVNOH je vrhovno zakonodavno i izvršno narodno predstavničko tijelo i najviši organ državne vlasti u Hrvatskoj (NN 2/1945). ZAVNOH vrši sva prava koja pribadaju Federalnoj Državi Hrvatskoj (FDH), ukoliko ta prava ne spadaju u nadležnost njegovog Predsjedništva ili Narodne vlade Hrvatske (NVH). Odlukom od 9. svibnja 1944. g. u FDH sva vlast pripada narodu preko njegovih izabranih zastupnika u NOO-ima, i to od seoskog, općinskog i gradskog NOO-a, pa preko kotarskih, okružnih, oblasnih i pokrajinskih skupština do ZAVNOH-a. Upravnu podjelu Hrvatske na pokrajine, oblasti, okruge, kotare, općine, gradove i sela vrši ZAVNOH (NN 2/1945). 15. travnja 1945. g. NVH je najviši izvršni i naredbodavni organ državne vlasti u Hrvatskoj. NVH sačinjavaju: predsjednik, dva potpredsjednika i ministri: unutarnjih 209


Ž. Heđbeli, N. Mokrović: Pregled uprave u Hrvatskoj od 1945. do 1990. godine

poslova, pravosuđa, prosvjete, financija, industrije i rudarstva, trgovine i opskrbe, poljoprivrede i šumarstva, socijalne politike, narodnog zdravlja, građevina, obalnog pomorstva, ribolova i lokalnog saobraćaja (NN 2/1945). 25. srpnja 1945. g. ZAVNOH postaje Narodni sabor Hrvatske. 25. srpnja 1945. g. svi NOO-i mijenjaju naziv u NO-e (NN 3/1945). 31. januara 1946. g. proglašen je Ustav Federalne Narodne Republike Jugoslavije (FNRJ). Svaka narodna republika (NR) ima svoj ustav koji donosi samostalno. Narod ostvaruje svoju vlast preko slobodno izabranih predstavničkih organa državne vlasti, NO-a, koji su se, od mjesnih NO-a do skupština NR-a i narodne skupštine FNRJ, nastali i razvili u Narodnooslobodilačkoj borbi (NOB) protiv fašizma i reakcije, i koji su temeljna tekovina te borbe (SL 10/1946). 26. veljače 1946. g. ime Hrvatske kao NR u sastavu FNRJ glasi Narodna Republika Hrvatska (NRH). Naziv Narodni sabor Hrvatske mijenja se u Sabor NRH. Naziv Predsjedništvo Narodnog sabora Hrvatske mijenja se u Prezidijum Sabora NRH. Naziv Narodna Vlada Hrvatske mijenja se u Vlada NRH. 26. veljače 1946. g. ukida se Ministarstva obalnog pomorstva, ribolova i lokalnog saobraćaja i osniva Ministarstva rada (NN 34/1946). Zakonom od 21. svibnja 1946. g. NO-i su organi državne vlasti preko kojih narod vrši svoju vlast u administrativno-teritorijalnim jedinicama. NO-i su najviši organ državne vlasti u odnosima lokalnog značaja na svojem teritoriju. NO-i ostvaraju na svojem teritoriju i zadatke općeg značaja. NO-i su predstavnički organi. NO-i se osnivaju na području administrativno-teritorijalnih jedinica: mjesta (sela i manjih gradova), gradova, kotara, okruga odnosno oblasti (SL 43/1946). 18. siječnja 1947. g. donesen je Ustav NRH. Narod ostvaruje svoju vlast preko slobodno izabranih predstavničkih organa državne vlasti, NO-a, koji su od mjesnih NOa do Sabora NRH nastali i razvili se u NOB-u protiv fašizma i reakcije i koji su temeljna tekovina te borbe. Sabor NRH predstavnik je narodnog suvereniteta i vrhovni organ državne vlasti NRH. Vlada NRH je najviši izvršni i upravni organ državne vlasti NRH. Ministarstva su: Ministarstvo financija, Ministarstvo unutrašnjih poslova, Ministarstvo pravosuđa, Ministarstvo industrije i rudarstva, Ministarstvo trgovine i opskrbe, Ministarstvo poljoprivrede, Ministarstvo šumarstva, Ministarstvo rada, Ministarstvo građevina, Ministarstvo prosvjete, Ministarstvo narodnog zdravlja, Ministarstvo socijalnog staranja, Ministarstvo komunalnih poslova. NO-i jesu organi državne vlasti administrativno-teritorijalnih jedinica. Preko NO-a narod vrši svoju vlast u administrativno-teritorijalnim jedinicama: mjestima (selima i malim gradovima), gradovima, gradskim rajonima, kotarima, okruzima i oblastima (NN 7/1947). 28. lipnja 1947. g. administrativno-teritorijalne jedinice na području NRH su: Oblast Dalmacija, kotari, gradovi, gradski rajoni, gradska naselja i područja mjesnih NO-a. Kotara sveukupno ima 81, a gradova sveukupno 18 (NN 60/1947). 25. rujna 1947. g. proširena je važnost Ustava, zakona i drugih propisa NRH na područje Istre, gradova Rijeke i Zadra te otoka Lastova, koji su po ugovoru o miru s Italijom pripojeni teritoriju FNRJ. 25. rujna 1947. g. osnovana su Ministarstvo drvne industrije, Ministarstvo ribarstva i Ministarstvo lokalnog saobraćaja (NN 87/1947). 22. siječnja 1948. g. osnivaju se Ministarstvo industrije i Ministarstvo rudarstva (NN 8/1948). 16. listopada 1948. g. doneseno je Opće uputstvo o osnivanju povjereništava u kotarskim i gradskim NO-ima i reorganizaciji upravnog aparata NO-a (SL 89/1948). 18. listopada 1948. g. donesena je Uredba o organiziranju povjereništva u kotarskim, gradskim i rajonskim NO-ima, te Oblasnom NO-u Dalmacije i reorganizaciji upravnog aparata NO-a (NN 84/1948).

210


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

13. siječnja 1949. g. ukida se Ministarstva rudarstva NRH, a Ministarstvo lokalnog saobraćaja NRH mijenja naziv u Ministarstvo saobraćaja NRH (NN 5/1949). 24. ožujka u svim se jugoslavenskim republikama, osim u Crnoj Gori, ustanovljavaju oblasti, administrativno-teritorijalne jedince koje ujedinjavaju više kotareva, i u kojima se osnivaju oblasni NO-i kao najviši lokalni organi državne vlasti i uprave (SL 26/1949). 8. travnja administrativno-teritorijalne jedinice na području NRH jesu: oblasti, kotari, gradovi, gradski rajoni, gradska naselja i područja mjesnih NO-a. NRH ima 6 oblasti, 88 kotara, 24 grada. Grad Zagreb, kao glavni grad NRH, nalazi se izvan područja oblasti (NN 29/1949). 28. travnja osnovano je Ministarstvo za državne nabavke NRH (NN 36/1949). Zakonom od 28. svibnja 1949. g. NO-i jesu lokalni organi državne vlasti u administrativno-teritorijalnim jedinicama: mjestima, gradovima, gradskim rajonima i naseljima, kotarevima i oblastima (SL 49/1949). 5. svibnja 1950. g. ukidaju se Ministarstvo industrije, Ministarstvo drvne industrije i Ministarstvo komunalnih poslova Vlade NRH, a osnivanju Ministarstvo državnih poljoprivrednih dobara i Ministarstvo za nauku i kulturu Vlade NRH, Savjet za prerađivačku industriju, Savjet za poljoprivredu i šumarstvo, Savjet za promet robom, Savjet za lokalnu privredu i Savjet za energetiku i ekstraktivnu industriju Vlade NRH (NN 20/1950). 17. svibnja administrativno-teritorijalne jedinice na području NRH su: oblasti, kotari, gradovi, gradski rajoni, gradska naselja i područja mjesnih NO-a. Oblasti ima 6, kotara 89, 18 gradova izvan sastava kotara i 40 gradova u sastavu kotara (NN 27/1950). 24. svibnja osnivaju se Komitet za lokalnu industriju i zanatstvo, Komitet za komunalne poslove, Komitet za vodoprivredu, Generalna direkcija prehrambene industrije, Generalna direkcija metalne industrije, Generalna direkcija drvne industrije, Generalna direkcija kemijske industrije, Generalna direkcija odjeće i obuće, Generalna direkcija za elektroprivredu, Generalna direkcije za ugalj (NN 26/1950). 11. kolovoza osnivaju se Generalna direkcija građevinske industrije, Generalna direkcija za građevinarstvo (NN 41/1950), a 17. kolovoza Generalna direkcija državnih poljoprivrednih dobara (NN 43/1950). 11. rujna gradova izvan sastava kotara ima 24 i 34 u sastavu kotara (NN 48/1950). 21. listopada osniva se Generalne direkcije za nemetale (NN 55/1950), a 7. prosinca 1950. g. Komitet za pomorstvo (NN 62/1950). 3

RAZDOBLJE 1951. – 1960.

27. travnja 1951. g. Vlada NRH sastoji se od: Predsjedništva Vlade, Ministarstva unutrašnjih poslova, Ministarstva pravosuđa, Ministarstva financija, Ministarstva saobraćaja i pomorstva, Ministarstva rada, Savjeta za zakonodavstvo i izgradnju narodne vlasti, Savjeta za prosvjetu, nauku i kulturu, Savjeta za narodno zdravlje i socijalnu politiku, Privrednog savjeta, Savjeta za energetiku i ekstraktivnu industriju, Savjeta za prerađivačku industriju, Savjeta za građevinarstvo i komunalne poslove, Savjeta za poljoprivredu i šumarstvo, Savjeta za promet robom (NN 27/1951). 18. travnja 1952. g. NRH se dijeli na kotare, gradove, gradske općine i općine. Kotara ima 88, gradova 7. Gradskih općina ima 60. Grad Zagreb je glavni grad. U sastav gradova, pored užeg područja grada, ulaze i mjesta (sela) odnosno općine. U sastavu općina su sela, trgovišta i gradići (NN 16/1952). 13. siječnja 1953. g. donesen je Ustavni zakon o osnovama društvenog i političkog uređenja FNRJ i saveznim organima vlasti. Teritorij FNRJ sastavljen je od teritorija NR-a i čini jedinstveno državno, privredno i carinsko područje. Republička narodna skupština je predstavnik narodnog suvereniteta i najviši organ vlasti NR-a. Prava NR-a vrši republička narodna skupština neposredno i preko izvršnog vijeća (IV) kao svog 211


Ž. Heđbeli, N. Mokrović: Pregled uprave u Hrvatskoj od 1945. do 1990. godine

izvršnog organa. Određene poslove vrše republički organi uprave prema smjernicama i pod nadzorom izvršne vlasti. Republičku skupštinu sačinjavaju dva doma: republičko vijeće i vijeće proizvođača. Predstavljanje NR-a, staranje o izvršenju zakona, nadzor nad radom republičke uprave, nadzor u pogledu zakonitosti rada NO-a i druge izvršne poslove iz nadležnosti NR-a narodna skupština povjerava IV-u. Za neposredno vršenje određenih izvršnih poslova iz nadležnosti NR-a osnivaju se republička državna tajništva i drugi republički organi uprave, kao i savjeti. NO-i su osnovni organi vlasti radnog naroda i najviši organi vlasti općine, grada i kotara (SL 3/1953). 6. veljače 1953. g. Sabor NRH je predstavnik narodnog suvereniteta i najviši organ vlasti NRH. Za neposredno vršenje određenih izvršnih poslova iz nadležnosti republičkih organa vlasti, obrazuju se državni sekretarijati, samostalne uprave, upravne ustanove i drugi samostalni organi uprave. Za vršenje poslova društvenog upravljanja od općeg interesa u oblasti prosvjete, nauke i kulture, narodnog zdravlja i socijalne zaštite i za vršenje upravnih poslova iz nadležnosti republičkih organa u ovim oblastima osnivaju se savjeti. Državni sekretarijati jesu: Državni sekretarijat za unutrašnje poslove, Državni sekretarijat za pravosudnu upravu, Državni sekretarijat za poslove narodne privrede, Državni sekretarijat za poslove budžeta i državnu administraciju. Republički savjeti jesu: Savjet za prosvjetu, nauku i kulturu, i Savjet za narodno zdravlje i socijalnu politiku. NO-i, kao organi narodnog samoupravljanja, su osnovni organi vlasti radnog naroda i najviši organi vlasti općine, grada i kotara (NN 9/1953). 6. veljače 1954. g. Državni sekretarijat za poslove budžeta i državnu administraciju postaje Državni sekretarijat za poslove opće uprave i budžet (NN 8/1954). 25. listopada 1954. g. donesen je Zakon o važenju Ustava, zakona i drugih saveznih pravnih propisa na teritoriju koji je Međunarodnim sporazumom proširena civilna uprava FNRJ. Na području kotara Buje prava i dužnosti republičkih organa vrše organi vlasti NRH (SL 45/1954). 26. travnja 1956. g. organi uprave u NRH su državni sekretarijati: Državni sekretarijat za unutrašnje poslove, Državni sekretarijat za pravosudnu upravu, Državni sekretarijat za poslove financija. Sekretarijati IV-a jesu: Sekretarijat za zakonodavstvo i organizaciju, Sekretarijat za opće privredne poslove, Sekretarijat za industriju, Sekretarijat za robni promet, Sekretarijat za poljoprivredu, Sekretarijat za šumarstvo, Sekretarijat za saobraćaj, Sekretarijat za građevinarstvo, urbanizam i komunalne poslove, Sekretarijat za rad, Sekretarijat za opću upravu. Zavodi su: Zavod za privredno planiranje, Zavod za statistiku. Republički savjeti jesu: Savjet za prosvjetu, Savjet za kulturu i nauku, Savjet za narodno zdravlje, Savjet za socijalnu zaštitu (NN 23/1956). 11. prosinca 1956. g. osniva se Sekretarijat narodne obrane (NN 72/1956). 13. lipnja 1958. g. osniva se Državni sekretarijat za robni promet, koji nastavlja poslove dotadašnjeg Sekretarijata za robni promet (NN 25/1958). 4

RAZDOBLJE 1961. – 1970.

24. lipnja 1961. g. republički savjeti su: Savjet za prosvjetu, Savjet za kulturu, Savjet za naučni rad, Savjet za narodno zdravlje, Savjet za socijalnu zaštitu (NN 27/1961). 10. srpnja 1962. g. sekretarijati IVS-a jesu: Sekretarijat za zakonodavstvo i organizaciju, Sekretarijat za opće privredne poslove, Sekretarijat za industriju i građevinarstvo, Sekretarijat za poljoprivredu, Sekretarijat za šumarstvo, Sekretarijat

212


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

za saobraćaj i pomorstvo, Sekretarijat za urbanizam, stambene i komunalne poslove, Sekretarijat za rad, Sekretarijat za republički budžet i opću upravu (NN 28/1962). 7. travnja 1963. g. donesen je Ustav SFRJ. Ustavom je određeno da sve oblike upravljanja, uključujući i političku vlast, stvaraju radnička klasa i čitav radni narod za sebe da bi se organiziralo društvo kao slobodna zajednica proizvođača, i to ostvaruju i odlučivanjem građana o svim društvenim poslovima neposredno ili preko delegata koje biraju u predstavnička tijela društveno-političkih zajednica (DPZ) i u druge organe društvenog samoupravljanja. Funkcije vlasti što ih utvrđuje ustav povjeravaju se predstavničkim tijelima DPZ-a kao teritorijalnim organima društvenom samoupravljanja. SFRJ sačinjavaju socijalističke republike (SR). Samoupravljanje građana u općini politička je osnova jedinstvenog društveno-političkog sistema. Predstavničko tijelo DPZ-a jest skupština, koju sačinjavaju delegati građana i radnih ljudi u radnim zajednicama. Skupštinu općine sačinjavaju općinsko vijeće i vijeće radnih zajednica. Skupština je najviši organ vlasti i organ društvenog samoupravljanja, u okviru prava i dužnost DPZ-a. U DPZ-u se osnivaju kolegijalni političko-izvršni organi skupštine. Skupština DPZ-a osniva organe uprave. Općina je osnovni DPZ-e. U mjesnoj zajednici (MZ), kao samoupravnoj zajednici građana seoskih i gradskih naselja, građani neposredno ostvaruju samoupravljanje u oblasti djelatnosti što služe neposrednom zadovoljavanju potreba radnih ljudi i njihovih porodica. Kotari se osnivaju za obavljanje poslova od zajedničkog interesa za dvije ili više općina. Republika je državna socijalistička demokratska zajednica zasnovana na vlasti radnog naroda i samoupravljanju (SL 14/1963). 9. travnja 1963. g. donesen je Ustav Socijalističke Republike Hrvatske (SRH). Funkcije vlasti utvrđena ustavom povjeravaju se predstavničkim tijelima DPZ-a kao teritorijalnim organima društvenog samoupravljanja. Teritorij SRH sačinjavaju područja općina utvrđena zakonom. DPZ-i su općine, kotari i Republika. Osnovni DPZe je općina. Samoupravljanje građana u općini je osnova jedinstvenog društvenopolitičkog sistema. Funkciju vlasti i upravljanja društvenim poslovima vrše predstavnička tijela kao opći organi društvenog samoupravljanja DPZ-a i njima odgovorni organi. Predstavničko tijela DPZ-a jest skupština. Skupština je najviši organ vlasti i organ društvenog samoupravljanja u okviru prava i dužnosti DPZ-a. U DPZ-ima se osnivaju političko-izvršni organi skupštine. Skupština osniva organe uprave. Kotar čine općine koje su povezane zajedničkim interesima privrednog, socijalnog i kulturnog razvoja. Sabor SRH je najviši organ vlasti i organ društvenog samoupravljanja. Sabor SRH sačinjavaju: Republičko vijeće, Privredno vijeće, Prosvjetno-kulturno vijeće, Socijalno-zdravstveno vijeće, Organizaciono-političko vijeće. Izvršno vijeće Sabora (IVS) je organ Sabora kome se povjerava političko-izvršna funkcija u okviru prava i dužnosti Republike. 9. travnja 1963. g. republički sekretarijati su: Republički sekretarijat za unutrašnje poslove, Republički sekretarijat za pravosudne poslove, Republički sekretarijat za poslove financija, u čijem je sastavu Uprava za zemljišno-imovinske odnose, Republički sekretarijat za budžet i opću upravu, Republički sekretarijat za školstvo i obrazovanje, Republički sekretarijat za kulturu, Republički sekretarijat za narodno zdravlje, Republički sekretarijat za socijalnu zaštitu, Republički sekretarijat za industriju, Republički sekretarijat za poljoprivredu, Republički sekretarijat za šumarstvo, Republički sekretarijat za robni promet, Republički sekretarijat za saobraćaj i pomorstvo, Republički sekretarijat za urbanizam, stambene i komunalne poslove, Republički sekretarijat za rad, Republički sekretarijat za narodnu obranu, Republički sekretarijat za zakonodavstvo i organizaciju, Republički sekretarijat za 213


Ž. Heđbeli, N. Mokrović: Pregled uprave u Hrvatskoj od 1945. do 1990. godine

opće privredne poslove. Republički zavodi su: Republički zavod za planiranje, Republički zavod za statistiku. Uprave i zavodi pod nazorom republičkih sekretarijata su: Geodetska uprava, Uprava za neprivredne investicije, Hidrometeorološki zavod, Zavod za unapređenje školstva, Zavod za unapređenje stručnog obrazovanja, Zavod za socijalni rad, Zavod za tehničku pomoć, Zavod za cijene (NN 15/1963). Prema zakonu od 6. veljače 1965. g. u vršenju poslova iz svog djelokruga, savezni organi uprave saobraćaju s republičkim organima uprave neposredno, s kotarskim i općinskim organima preko republičkih organa uprave, a mogu i neposredno (SL 7/1965). 22. travnja 1965. g. Republički sekretarijati su: Republički sekretarijat za unutrašnje poslove, Republički sekretarijat za narodnu obranu, Republički sekretarijat za pravosuđe i opću upravu, Republički sekretarijat za financije, Republički sekretarijat za privredu, Republički sekretarijat za prosvjetu, kulturu i fizičku kulturu, Republički sekretarijat za narodno zdravlje i socijalnu zaštitu, Republički sekretarijat za rad. Republički zavodi su Republički zavod za planiranje i Republički zavod za statistiku. Određene stručne poslove od interesa za Republiku i pojedine upravne poslove iz nadležnosti Republike obavljaju: Savjet za naučni rad, Zavod za unapređivanje osnovnog obrazovanja, Zavod za unapređivanje stručnog obrazovanja, Zavod za urbanizam, stambene i komunalne poslove, Zavod za tehničku suradnju, Hidrometeorološki zavod. Republička uprava vrši poslove u okviru prava i dužnosti Republike, kao i stručne, društvene i druge poslove od interesa za Republiku i za rad Sabora i IVS-a (NN 16/1965). 25. ožujka 1965. g. u SRH postoje općine i kotari. Općina se osniva za područje jednog ili više mjesta koja su povezana zajedničkim interesima građana i ako na tom području postoje uvjeti za zajedničko rješavanje potreba građana i za neposredno ostvarivanje samoupravljanja građana (NN 13/1965). 23. veljače 1967. g. u SRH se ukidaju kotari kao DPZ-i. Kotarski organi prestaju s radom 31. ožujka 1967. godine. DPZ-i su općine i Republika (NN 9/1967). 25. rujna 1968. g. Geodetska uprava, do sada organ u sastavu RS za financije, izdvaja se iz RS i nastavlja rad kao republički organ uprave pod nazivom Republička geodetska uprava. Republički organi uprave jesu: Republički sekretarijat za unutrašnje poslove, Republički sekretarijat za narodnu obranu, Republički sekretarijat za pravosuđe i opću upravu, Republički sekretarijat za financije, Republički sekretarijat za privredu, Republički sekretarijat za vodoprivredu, Republički sekretarijat za prosvjetu, kulturu i fizičku kulturu, Republički sekretarijat za narodno zdravlje i socijalnu zaštitu, Republički sekretarijat za rad, Republička geodetska uprava. Republički savjet je Republički savjet za naučni rad. Organizacije koje provode poslove od interesa za Republiku jesu: Republički zavod za planiranje, Republički zavod za statistiku, Republički zavod za javnu upravu, Republički zavod za socijalni rad, Republički zavod za urbanizam, stambene i komunalne poslove, Republički zavod za tehničku suradnju, Republički hidrometeorološki zavod. Skupštine DPZ-a osnivaju organe uprave, savjete i organizacije koje obavljaju poslove od interesa za DPZ-e (NN 40/1968). 16. srpnja 1970. g. osniva se Republički savjet za boračka i invalidska pitanja (NN 31/1970), a 13. listopada Republički savjet za informatiku (NN 45/1970).

214


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

5

RAZDOBLJE 1971. – 1980.

15. srpnja 1971. g. republički organi uprave jesu: Republički sekretarijat za unutrašnje poslove, Republički sekretarijat za narodnu obranu, Republički sekretarijat za pravosuđe i opću upravu, Republički sekretarijat za financije, Republički sekretarijat za industriju, trgovinu i zanatstvo, Republički sekretarijat za pomorstvo, saobraćaj i veze, Republički sekretarijat za poljoprivredu, prehrambenu industriju i šumarstvo, Republički sekretarijat za urbanizam, građevinarstvo, stambene i komunalne poslove, Republički sekretarijat za vodoprivredu, Republički sekretarijat za prosvjetu, kulturu i fizičku kulturu, Republički sekretarijat za narodno zdravlje i socijalnu zaštitu, Republički sekretarijat za rad, Republička geodetska uprava, Republička uprava za imovinsko-pravne poslove. Republički savjeti jesu: Republički savjet za naučni rad, Republički savjet za boračka i invalidska pitanja, Republički savjet za informatiku, Republički savjet za turizam. Organizacije koje obavljaju poslove od interesa za Republiku jesu: Republički zavod za planiranje, Republički zavod za statistiku, Republički zavod za cijene, Republički zavod za javnu upravu, Republički zavod za socijalni rad, Republički zavod za tehničku suradnju, Republički hidrometeorološki zavod (NN 31/1971). 19. kolovoza 1971. g. donesena je Odluka o osnivanju i radu međurepubličkih komiteta. U međurepubličkim komitetima republike i autonomne pokrajine (AP) usklađuju stavove o prijedlozima za unapređivanje politike federacije iza donošenje saveznih zakona i drugih akata, kao i za donošenje propisa za izvršenje saveznih zakona i drugih akata. Međurepublički komiteti jesu: Međurepublički komitet za razvojnu politiku, Međurepublički komitet za monetarni sustav, Međurepublički komitet za vanjskotrgovinski i devizni sustav, Međurepublički komitet za tržište, Međurepublički komitet za financije (SL 37/1971). 21. veljače 1974. g. donesen je Ustav SFRJ. Radnička klasa i svi radni ljudi nosioci su vlasti i upravljanja drugim društvenim poslovima. Radni ljudi organiziraju se na samoupravnoj osnovi u organizacije udruženog rada (OUR), MZ-e, samoupravne interesne zajednice (SIZ) i druge samoupravne organizacije i zajednice te utvrđuju koje zajedničke interese, prava i dužnosti u njima ostvaruju. Ustavom i statutom DPZa utvrđuju se zajednički interesi i funkcije vlasti te upravljanja drugim društvenim poslovima koje radni ljudi, narodi i narodnosti ostvaruju u DPZ-ima. Funkcije vlasti i upravljanja drugim društvenim poslovima u DPZ-ima obavljaju skupštine i njima odgovorni organi. Općina je samoupravni i osnovni DPZ-e, utemeljena na vlasti i samoupravljanju radničke klase i svih radnih ljudi. Skupština je organ društvenog samoupravljanja i najviši organ vlasti u okviru prava i dužnosti DPZ-a. U skupštini se osnivaju vijeće udruženog rada, vijeće MZ-a, odnosno vijeće općina, i društveno– političko vijeće. U republikama se osniva predsjedništvo republike koje predstavlja republiku te vrši druga prava i dužnosti utvrđena ustavom. U DPZ-ima osniva se, kao izvršni organ skupštine, izvršno vijeće odnosno drugi odgovarajući kolegijalni izvršni organ. Skupština DPZ-a osniva organe uprave (SL 9/1974). 22. veljače 1974. g. donesen je Ustav SRH. Ustavom utvrđene funkcije vlasti i upravljanja drugim društvenim poslovima u DPZ-ima obavljaju skupštine DPZ-a i njima odgovorni organi. DPZ-i su općine, gradske zajednice općina, zajednice općina i Republika. Skupština je organ društvenog samoupravljanja i najviši organ vlasti u okviru prava i dužnosti DPZ-a. U skupštini se osnivaju vijeće udruženog rada, vijeće MZ-a, odnosno vijeće općina i društveno političko vijeće. U DPZ-u se osniva, kao izvršni organ skupštine, izvršno vijeće odnosno drugi odgovarajući kolegijalni izvršni organ. Skupština DPZ-a osniva organe uprave. Republički organi su Sabor SRH, Predsjedništvo SRH, Savjet Republike, IVS i organi republičke uprave. Za obavljanje poslova državne 215


Ž. Heđbeli, N. Mokrović: Pregled uprave u Hrvatskoj od 1945. do 1990. godine

uprave iz nadležnosti Republike osnivaju se republički sekretarijati i drugi republički organi uprave. Za obavljanje određenih poslova iz nadležnosti Republike zakonom se mogu osnivati savjeti i drugi republički organi i organizacije (NN 8/1974). 27. lipnja 1974. g. ustanovljavaju se: Međurepublički komitet za oblast financija, Međurepublički komitet za oblast monetarnog sustava, Međurepublički komitet za oblast vanjskotrgovačkog i deviznog sustava, Međurepublički komitet za oblast tržišta (SL 33/1974). 26. ožujka 1975. g. osnivaju se Savjet za međunarodne odnose, Savjet za zaštitu ustavnog poretka, Savjet za pitanja društvenog uređenja, i Savjet za privredni razvoj i ekonomsku politiku (NN 12/1975). 20. srpnja 1977. g. osniva se Republički komitet za odnose s inozemstvom (NN 31/1977). 23. ožujka 1978. g. Organi uprave osnivaju se kao sekretarijati, uprave, komiteti kao i drugi organi uprave. Skupštine DPZ-a osnivaju organe uprave, zavode i druge organizacije i službe (NN 16/1978). 17. travnja republički savjeti su i Savjet za pitanja zdravlja, socijalne politike i rada, i Savjet za pitanja obrazovanja, nauke, kulture i fizičke kulture (NN 17/1968). 19. travnja 1978. g. funkcije državne uprave obavljaju, u okviru prava i dužnosti DPZ-a, kolegijalni izvršni organi DPZ-a (izvršni organi) i organi uprave DPZ-a (organi uprave) (SL 23/1978). 17. srpnja 1979. g. društvene savjete mogu zajednički osnivati, u ostvarivanju svojih prava, obaveza i odgovornosti, organi DPZ-a, društveno političke organizacije (DPO), određene znanstvene stručne i druge samoupravne organizacije i zajednice i društvene organizacije (SL 34/1979). 20. rujna 1979. g. republički sekretarijati jesu: Republički sekretarijat za narodnu obranu, Republički sekretarijat za unutrašnje poslove, Republički sekretarijat za pravosuđe i upravu, Republički sekretarijat za financije. Republički komiteti jesu: Republički komitet za energetiku, industriju, rudarstvo i zanatstvo, Republički komitet za pomorstvo, saobraćaj i veze, Republički komitet za robni promet, Republički komitet za turizam, Republički komitet za poljoprivredu i šumarstvo, Republički komitet za vodoprivredu, Republički komitet za građevinarstvo, stambene i komunalne poslove i zaštitu čovjekove okoline, Republički komitet za odnose s inozemstvom, Republički komitet za prosvjetu, kulturu, fizičku i tehničku kulturu, Republički komitet za znanost, tehnologiju i informatiku, Republički komitet za zdravstvenu i socijalnu zaštitu, Republički komitet za boračka i invalidska pitanja, Republički komitet za rad i zapošljavanje, Republički komitet za informiranje. Republička geodetska uprava je republička uprava. Republički zavodi jesu: Republički zavod za društveno planiranje, Republički zavod za statistiku, Republički zavod za javnu upravu, Republički zavod za socijalni rad, Republički zavod za tehničku suradnju, Republički hidrometeorološki zavod (NN 44/1979). 6

RAZDOBLJE 1981. – 1990.

13. travnja 1982. g. općine, gradske i regionalne zajednice koje se osnivaju kao DPZ-i, AP-i i republike osnivaju komitete za općenarodnu obranu i društvenu samozaštitu (ONO i DSZ) (SL 21/1982). 28. rujna osniva se Komitet za ONO i DSZ SRH (NN 43/1982). 21. srpnja 1983. g. republički zavodi i republičke direkcije jesu: Republički zavod za društveno planiranje, Republički zavod za statistiku, Republički zavod za javnu 216


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

upravu, Republički zavod za socijalni rad, Republički zavod za tehničku suradnju, Republički hidrometeorološki zavod, Republička direkcija za robne rezerve. Prestaje s radom Direkcija za republičke robne rezerve, organ u sastavu Republičkog komiteta za robni promet, i nastavlja sa radom kao Republička direkcija za robne rezerve (NN 33/1983). 23. travnja 1984. g. DPZ-i osnivanju savjet za sigurnost prometa na cestama (NN 18/1984). 21. lipnja 1984. g. DPZ-i, OUR-i, radne organizacije, složene organizacije udruženog rada (SOUR) i MZ-i osnivaju komitete ONO i DSZ (NN 27/1984). 30. siječnja 1986. g. doneseni su Amandmani XI do XXVI na Ustav SRH. Općine u gradu obavezno se udružuju u gradsku zajednicu općina. Općine koje čine prostornu i društveno–ekonomsku cjelinu udružuju se u zajednicu općina (NN 5/1986). 25. srpnja 1990. g. doneseni su Amandmani LXIV. do LXXV. na Ustav SRH. U nazivu Ustava i u njegovim odredbama riječ "Socijalistička" ispred riječi "Republika Hrvatska" briše se. Za obavljanje poslova državne uprave iz nadležnosti Republike osnivaju se ministarstva i drugi republički organi uprave. U odredbama Ustava riječi "predsjednik Predsjedništva" zamjenjuju se riječima "predsjednik Republike", riječi "Izvršno vijeće Sabora" riječima "Vlada Republike Hrvatske", a riječi "republički sekretar" riječju "ministar". 25. srpnja 1990. g. donesen je Ustavni zakon za provođenje Amandmana LXIV. do LXXV. na Ustav SRH. Na dan stupanja na snagu ovoga zakona prestaju postojati zajednice općina na teritoriju Republike Hrvatske (RH), Sabor SRH, Predsjedništvo SRH, Izvršno vijeće Sabora te republički sekretarijati i republički komiteti, nastavljaju s radom kao Sabor RH, Predsjedništvo RH, Vlada RH odnosno republička ministarstva. 7

ZAKLJUČAK

Aktivnu ulogu državne uprave naglasili su i socijalistički teoretičari. Hrvatska, kao i ostale republike bivše SFRJ, temelji svoje uređenje na uređenju Jugoslavije. Tijela uprave republika slijede organizaciju savezne uprave, osim saveznih organa u čiju nadležnost spadaju poslovi saveznog značaja. U razvoju uprave Jugoslavije i Hrvatske vidljivo je rano razdoblje, doba NOO-a, kada se država i njen aparat tek izgrađuju. Ustavi iz 1946. i 1947. g. definiraju ulogu i značaj NO-a. 1953. g. skupštine dobivaju Izvršna vijeća. 1963. g. osnivaju se društvenopolitičke zajednice, a 1974. predsjedništva republika. Temeljna uža tijela uprave bila su NOO-i, NO-i te općine. Središnja tijela uprave bila su ministarstva, sekretarijati, komiteti, savjeti, zavodi, uprave ... Praktički jedino republičko tijelo, uz Sabor i IVS, koje u razdoblju od 1944. do 1990. g. nije mijenjalo nadležnost, je Ministarstvo unutarnjih poslova, kasnije RSUP. Država reagira na unutrašnje i vanjske događaje te sukladno njima, osniva tijela uprave, tako je npr. 1949. g. osnovano Ministarstvo za državne nabavke, ili 1970. g. Republički savjet za informatiku, odnosno dolazi do osamostaljivanja organa, te se npr. 1968. g. Republička geodetska uprava izdvaja iz Republičkog sekretarijata za financije. Uprava, koja provodi zakone, posrednik je između vlasti i građana. Neovisno o promjenama naziva država, najviših tijela države ili tijela uprave, uprava u ustavnim državama obuhvaća cjelokupan život države i građana. Zadaće tijela uprave u načelu su uvijek iste – osiguranje ostvarivanja prava, dužnosti i odgovornosti kako države tako građana. 217


Ž. Heđbeli, N. Mokrović: Pregled uprave u Hrvatskoj od 1945. do 1990. godine

VIRI IN LITERATURA 

Amandmani LXIV. do LXXV. na Ustav SRH. (1990). Narodne novine službeni list SRH, br. 31.

Amandmani XI do XXVI na Ustav SRH. (1986). Narodne novine službeni list SRH, br. 5.

Bućin, R. (2002). Uprava 1945-1952. godine: Problemi poznavanja ustroja, identifikacije stvaratelja i oblikovanja fonda. Arhivski vjesnik. 45, str. 51-82, Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Heđbeli, Ž. (2011). Institucije državne uprave Republike Hrvatske od osamostaljenja do članstva u Europskoj Uniji, I. dio., 1990.-2004. Zagreb : Documenta – Centar za suočavanje s prošlošću, pridobljeno 15. 09. 2014. s spletne strani: http://www.documenta.hr/assets/files/publikacije/institucije_drzavne_uprave.pdf.

Holjevac Tuković, A. (2002). Uloga republičkih ministarstava u upravi NRH (1945-1953). Arhivski vjesnik. 45, str. 103-114, Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Odluka o izgradnji Jugoslavije na federativnom principu. (1945). Službeni list DFJ, br. 1.

Odluka o međurepubličkim komitetima. (1974). Službeni list SFRJ, br. 33.

Odluka o Narodnoj vladi Hrvatske. (1945). Narodne novine službeni list FH, br. 2.

Odluka o osnivanju i radu međurepubličkih komiteta. (1971). Službeni list SFRJ, br. 37.

Odluka o osnivanju Komiteta za ONO i DSZ SRH. (1982). Narodne novine službeni list SRH, br. 43.

Odluka o reorganizaciji Vlade NRH. (1951). Narodne novine službeni list NRH, br. 27.

Odluka o ustrojstvu i poslovanju NOO-a i skupština u FDH. (1945). Narodne novine službeni list FH, br. 2.

Odluka o ZAVNOH-u kao vrhovnom zakonodavnom i izvršnom narodnom predstavničkom tijelu i najvišem organu državne vlasti u Hrvatskoj. (1945). Narodne novine službeni list FH, br. 2.

Opće uputstvo o osnivanju povjereništava u kotarskim i gradskim NO-ima i reorganizaciji upravnog aparata NO-a. (1948). Službeni list FNRJ, br. 89.

Opći zakon o narodnim odborima. (1946). Službeni list FNRJ, br. 43.

Opći zakon o NO-ima. (1949). Službeni list FNRJ, br. 49.

Popović, S., Dimitrijević, P. (1951). Organizacija i funkcionisanje državne uprave FNRJ : priručnik za pripremanje državnih ispita iz administrativne i pravne struke. Beograd: Službeni list FNRJ.

Pravilnik o mjerama za sprečavanje i suzbijanje malarije. (1960). Službeni list FNRJ, br. 22.

Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva. (2002). Narodne novine službeni list RH, br. 90.

Pregled arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske (2006). Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Radelić, Z. (2006). Hrvatska u Jugoslaviji 1945.-1991. Od zajedništva do razlaza. Zagreb: Školska knjiga.

Rezolucija I. zasjedanja ZAVNOH-a. (1945). Narodne novine službeni list FH, br. 1.

Ukaz o osnivanju Ministarstva za državne nabavke NRH. (1949). Narodne novine službeni list NRH, br. 36.

Ukaz o osnivanju oblasti kao administrativno-teritorijalnih jedinica i privremenih NO-a oblasti na teritoriju NR Srbije, NRH, NR Slovenije, NR Makedonije i NR BiH. (1949). Službeni list FNRJ, br. 26.

Ukaz o promjeni naziva Ministarstva lokalnog saobraćaja NRH. (1949). Narodne novine službeni list NRH, br. 5.

Ukaz o proširenju važnosti Ustava, zakona i drugih propisa NRH na područje Istre, gradova Rijeke i Zadra te otoka Lastova. (1947). Narodne novine službeni list NRH, br. 87.

Ukaz o ukidanju Ministarstva državnih poljoprivrednih dobara i Komiteta za vanjsku trgovinu i osnivanju Ministarstvo za uvoz i izvoz. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 41.

Ukaz o ukidanju Ministarstva industrije, Ministarstva drvne industrije i Ministarstva komunalnih poslova Vlade NRH, osnivanju Ministarstva državnih poljoprivrednih dobara i Ministarstva za nauku i kulturu Vlade NRH i osnivanju Savjeta za prerađivačku industriju, Savjeta za poljoprivredu i šumarstvo, Savjeta za promet robom, Savjeta za lokalnu privredu i Savjeta za energetiku i ekstraktivnu industriju Vlade NRH. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 20.

Ukaz o ukidanju Ministarstva obalnog pomorstva, ribolova i lokalnog saobraćaja i osnivanju Ministarstva rada. (1946). Narodne novine službeni list NRH, br. 34.

Ukaz o ukidanju Ministarstva rudarstva NRH. (1949). Narodne novine službeni list NRH, br. 5.

218


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Ukaz. (1947). Narodne novine službeni list NRH, br. 87.

Ukaz. (1948). Narodne novine službeni list NRH, br. 8.

Uputstvo o vođenju matičnih knjiga. (1968). Službeni list SFRJ, br. 42.

Uredba o Državnom sekretarijatu za poslove opće uprave i budžet. (1954). Narodne novine službeni list NRH, br. 8.

Uredba o načinu čuvanja i korištenju podataka premjera i katastra zemljišta. (1969). Službeni list SFRJ, br. 29.

Uredba o organiziranju povjereništva u kotarskim, gradskim i rajonskim NO-ima, te Oblasnom NOu Dalmacije i reorganizaciji upravnog aparata NO-a. (1948). Narodne novine službeni list NRH, br. 84.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije drvne industrije. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije državnih poljoprivrednih dobara. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 43.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije građevinske industrije. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 41.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije kemijske industrije. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije metalne industrije. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije odjeće i obuće. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije prehrambene industrije. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije za elektroprivredu. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije za građevinarstvo. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 41.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije za nemetale. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 55.

Uredba o osnivanju Generalne direkcije za ugalj. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Komiteta za komunalne poslove. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Komiteta za lokalnu industriju i zanatstvo. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Komiteta za pomorstvo. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 62.

Uredba o osnivanju Komiteta za vodoprivredu. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 26.

Uredba o osnivanju Sekretarijata narodne obrane. (1956). Narodne novine službeni list NRH, br. 72.

Ustav FNRJ. (1946). Službeni list FNRJ, br. 10.

Ustav NRH. (1947). Narodne novine službeni list NRH, br. 4

Ustav SFRJ. (1963). Službeni list SFRJ, br. 14.

Ustav SFRJ. (1974). Službeni list SFRJ, br. 9.

Ustav SRH. (1963). Narodne novine službeni list SRH, br. 15.

Ustav SRH. (1974). Narodne novine službeni list SRH, br. 8.

Ustavni zakon NRH o osnovama društvenog i političkog uređenja i republičkim organima vlasti. (1953). Narodne novine službeni list NRH, br. 9.

Ustavni zakon o osnovama društvenog i političkog uređenja FNRJ i saveznim organima vlasti. (1953). Službeni list FNRJ, br. 3.

Ustavni zakon o promjeni Ustava SRH. (1967). Narodne novine službeni list SRH, br. 9.

Ustavni zakon o provođenju Ustava SRH. (1963). Narodne novine službeni list SRH, br. 15.

219


Ž. Heđbeli, N. Mokrović: Pregled uprave u Hrvatskoj od 1945. do 1990. godine

Ustavni zakon za provođenje Amandmana LXIV. do LXXV. na Ustav SRH. (1990). Narodne novine službeni list SRH, br. 31.

Zakon i izmjenama i dopunama Zakona o upravi. (1971). Narodne novine službeni list SRH, br. 31.

Zakon o administrativno-teritorijalnoj podjeli NRH. (1947). Narodne novine službeni list NRH, br. 60.

Zakon o administrativno-teritorijalnoj podjeli NRH. (1949). Narodne novine službeni list NRH, br. 29.

Zakon o administrativno-teritorijalnoj podjeli NRH. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 27.

Zakon o imenu Narodne Republike Hrvatske. (1946). Narodne novine službeni list NRH, br. 34.

Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o administrativno-teritorijalnoj podjeli NRH od 17. svibnja 1950. (1950). Narodne novine službeni list NRH, br. 48.

Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o organima uprave u NRH. (1961). Narodne novine službeni list NRH, br. 27.

Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o organima upravljanja u NRH. (1962). Narodne novine službeni list NRH, br. 28.

Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o organizaciji i djelokrugu republičkih organa uprave i republičkih organizacija. (1983). Narodne novine službeni list SRH, br. 33.

Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o područjima općina i kotara u NRH. (1965). Narodne novine službeni list SRH, br. 13.

Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o republičkim savjetima. (1978). Narodne novine službeni list SRH, br. 17.

Zakon o općenarodnoj obrani. (1982). Službeni list SFRJ, br. 21.

Zakon o općenarodnoj obrani. (1984). Narodne novine službeni list SRH, br. 27.

Zakon o organima uprave u NRH. (1956). Narodne novine službeni list NRH, br. 23.

Zakon o organizaciji i djelokrugu republičkih organa uprave i republičkih organizacija. (1979). Narodne novine službeni list SRH, br. 44.

Zakon o osnivanju Državnog sekretarijata za robni promet. (1958). Narodne novine službeni list NRH, br. 25.

Zakon o osnovama društvenih savjeta i o saveznim društvenim savjetima. (1979). Službeni list SFRJ, br. 34.

Zakon o osnovama sistema države uprave i o Saveznom izvršnom vijeću i saveznim organima uprave. (1978). Službeni list SFRJ, br. 23.

Zakon o podjeli NRH na kotare, gradove i općine. (1952). Narodne novine službeni list NRH, br. 16.

Zakon o promjeni naziva Narodno-oslobodilačkih odbora. (1945). Narodne novine službeni list FH, br. 3.

Zakon o promjeni naziva Zemaljskog antifašističkog vijeće narodnog oslobođenja Hrvatske. (1945). Narodne novine službeni list FH, br. 3.

Zakon o republičkim savjetima. (1975). Narodne novine službeni list SRH, br. 12.

Zakon o republičkoj upravi. (1965). Narodne novine službeni list SRH, br. 16.

Zakon o Republičkom komitetu za odnose s inozemstvom. (1977). Narodne novine službeni list SRH, br. 31.

Zakon o Republičkom savjetu za boračka i invalidska pitanja. (1970). Narodne novine službeni list SRH, br. 31.

Zakon o Republičkom savjetu za informatiku. (1970). Narodne novine službeni list SRH, br. 45.

Zakon o saveznoj upravi. (1965). Službeni list SFRJ, br. 7.

Zakon o sigurnosti prometa na cestama. (1984). Narodne novine službeni list SRH, br. 18.

Zakon o upravi. (1968). Narodne novine službeni list SRH, br. 40.

Zakon o upravi. (1978). Narodne novine službeni list SRH, br. 16.

Zakon o važenju Ustava, zakona i drugih saveznih pravnih propisa na teritoriju koji je Međunarodnim sporazumom proširena civilna uprava FNRJ. (1954). Službeni list FNRJ, br. 45.

220


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

SUMMARY

Živana HEĐBELI*, Nikola MOKROVIĆ** STUDY OF CROATIAN ADMINISTRATION FROM 1945 TO 1990 In the year 1945, the anti-fascist victory enabled the establishment of a new Yugoslavia, known mostly by her last name – Socialistic Federative Republic of Yugoslavia (SFRJ). Croatia was one of the Yugoslav republics. In the year 1945, the Land Anti-Fascist Council of National Liberation of Croatia (ZAVNOH) became the National Parliament of Croatia and the national liberation councils (NOO) became national councils (NO). In the year 1946, the name of Croatia, as a national republic in the frame of Yugoslavia was – National Republic of Croatia (NRH). National Parliament of Croatia became the Parliament of NRH. National Government of Croatia was the Government of NRH. NOs were bodies of state power thought which people executed their power in administrative-territorial units: villages, small towns, towns, counties, districts or regions. In the year 1947 ministries were governmental bodies. In the year 1953, for direct execution of certain executive tasks from the republic governmental bodies’ field, state secretaries, independent directions, administrative institutions and other independent bodes of administration were established. For execution of public executive tasks of general interest in the fields of education, science, culture, public health and social welfare and for execution of administrative tasks from the republic governmental bodies’ field, councils were established. In the year 1963, SFRJ consisted of socialistic republics (SR). The representative body of a sociopolitical community (DPZ) was an assembly. In DPZs, political-executive bodies of the assembly were established. DPZ’s were: local authorities (općina), counties and the Republic. Governmental bodies were republic secretaries, councils, administrations and bureaus. In the year 1974 DPZs were: local authorities, the urban municipalities’ association, local authorities’ association and the Republic. In DPZ, as a politicalexecutive body of the assembly, Executive Council or other equivalent collegial executive body was established. In the year 1978, governmental bodies were secretaries, committees, administrations and other bodies. In the year 1979, governmental bodies were secretaries, committees, administrations. In the year 1986, urban municipalities were obliged to unite in the urban municipalities’ association. Local authorities who made territorial and socioeconomical entirety were to unite in the local authorities’ association. In the year 1990, the Socialistic Republic Croatia (SRH) became the Republic of Croatia (RH), while local authorities’ associations ceased to exist. Parliament of the SRH, Presidency of the SRH and the Executive Council of the Parliament of the SRH,

*

Dr. Živana Heđbeli, Assoc. Prof., scientific co-worker, senior arhivist, director, State Archives in Zagreb, Opatička 29, 10000 Zagreb, Croatia, contact: zivana.hedbeli@gmail.com.

**

Nikola Mokrović, Documenta – Center for Coping with the Past, Selska 112c, 10000 Zagreb, Croatia, contact: nikola.mokrovic@documenta.hr.

221


Ž. Heđbeli, N. Mokrović: Pregled uprave u Hrvatskoj od 1945. do 1990. godine

republic secretaries and republic committees continued their work as the Parliament of the RH, Presidency of the RH, Government of the RH and republic ministries. Administration or governmental bodies execute rights and duties of the republic. By work of each body, documents are created, as a by-product needed by bodies themselves for their work, by citizens for fulfillment of their rights and which researchers and scientist use in various different purposes. Governmental bodies are very important for archivists. A vast majority of records preserved by the state archives are created by administration work, as well as those records that are still to be delivered to the archives. Archivists’ task is to enable all users to use documents they are interested in, leaving to each and every user to evaluate, interpret and appraise documents or to make their own conclusions.

222


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Marijana JUKIĆ* 135 GODINA DJELOVANJA HRVATSKOG DRUŠTVA LIKOVNIH UMJETNIKA Izvleček: 135 let delovanja Hrvaškega društva likovnih umetnikov Prispevek je rezultat arhivistične obdelave gradiva Hrvaškega društva likovnih umetnikov, ki ga hrani Hrvaški državni arhiv (HAD) v Zagrebu. Predstavljena je 135-letna tradicija delovanja omenjenega društva in njegov prispevek k hrvaški likovni kulturi. Prikazani so tudi rezultati strokovne obdelave in urejanja gradiva. Ključne besede: Hrvaško društvo likovnih umetnikov, likovna kultura, slikarstvo, Hrvaški državni arhiv, urejanje in obdelava gradiva

Abstract: 135 Years of the Croatian Fine Arts Artists Association The present paper is the result of archival processing of documents of the Croatian Fine Arts Artists Association, held in the Croatian State Archives (CSA) in Zagreb. With respect to the 135-year tradition of work and performance of the Association, the author reviews its acting and achievements, its contribution to the Croatian culture and eventually a systematized overview of the structure and working of the body. The paper is based on archives and literature. Key words: Croatian Fine Arts Artists Association, fine arts, painting, Croatian State Archives, processing and sorting

1

OSNUTAK I DJELOVANJE DRUŠTVA

1.1

Društvo do Prvog svjetskog rata

Procesom modernizacije i uklapanja u srednjoeuropski prostor u Hrvatskoj su sredinom 19. stoljeća osnivane kulturne ustanove i udruženja građana (KolarDimitrijević, 1992, str. 60). Društvo umjetnosti (dalje: Društvo) osnovano je po uzoru na slična udruženja umjetnika i prijatelja umjetnosti, kakva su postojala u većim europskim gradovima (Maruševski, 1979, str. 13). Neposredan poticaj na osnutak Društva dao je slikar Josip Franjo Mücke koji je za vrijeme boravka u Linzu od 1850. do 1853. sudjelovao u osnivanju gornjoaustrijskog Kunstvereina (Begovac Pisk, Gotić, 2012, str. 7). Na prvom, osnivačkom sastanku održanom 22. kolovoza 1868. usvojena su Osnovna pravila za družtvo umjetnosti u Zagrebu, također po uzoru na bečki Kunstverein i objavljena u časopisu Dragoljub (Dragoljub, 1868, str. 556-557). Iako je Kraljevska Zemaljska vlada (dalje: Vlada) 1870. godine odobrila Pravila, stvarna djelatnost Društva počinje gotovo desetljeće kasnije. Prva skupština održana je 23. *

Marijana Jukić, Hrvatski državni arhiv, Marulićev trg 21, 10000 Zagreb, Hrvatska, kontakt: mirjana.gulic@daz.hr.

223


M. Jukić: 135 godina djelovanja Hrvatskog društva likovnih umjetnika

siječnja 1879. na kojoj je izabran predsjednik Ivan Buratti, potpredsjednik, Franjo Rački i tajnik Izidor Kršnjavi te članovi Upravnog odbora. Ustroj i djelatnost Društva bili su utvrđeni Pravilima, podupiranje umjetnosti u obće a domaće umjetnosti napose, s obzirom na umjetnički obrt. (Dragoljub, 1868, str. 556-558). Već u prosincu iste godine, Društvo je priredilo prvu izložbu u palači Dragana Vranyczanya u Zagrebu. To je ujedno bila prva umjetnička i umjetno-obrtna izložba u Hrvatskoj (Maruševski, 2004, str. 82). Time je započela organizirana izložbena tradicija priređivanja većih i manjih umjetničkih i umjetničko-obrtnih izložbi zahvaljujući kojima su umjetnici imali priliku izlagati svoje radove. Sudjelovanje na međunarodnim izložbama u Trstu, Budimpešti, Kopenhagenu i ostalim gradovima te pribavljanje inozemne stručne literature i časopisa, omogućilo je Društvu da bude dio europskih umjetničkih događanja. Bogata kulturna i umjetnička djelatnost Društva rezultirala je osnutkom niza kulturnih institucija muzeja, galerija i škola u Zagrebu. Prva značajnija inicijativa Društva bila je osnivanje Muzeja za umjetnost i obrt 1880, čiji je statut i osnove sastavio Izidor Kršnjavi (Obzor, 1879, str. 107). Strategija djelovanja Muzeja bila je usmjerena ka očuvanju tradicionalnih vrijednosti narodnog obrta ali i stvaranju nove estetičke kulture građanskog sloja (Internet 1). Dvije godine kasnije, 1882. osnovana je Kraljevska zemaljska obrtna škola (danas Škola za primijenjenu umjetnost i dizajn) i predana Društvu na upravljanje. Zabilježene rezultate Škola je postizala priređivanjem košaračkih, čipkarskih i keramičarskih tečajeva, koristeći narodne motive na različitim predmetima (čestitke, vezivo, namještaj). Učenički radovi redovito su bili izlagani na izložbama koje je priređivalo Društvo. Osobitu pozornost popraćenu pohvalama, izazvali su radovi učenika na izložbi pri otvorenju Trgovačkoobrtnog muzeja u Zagrebu 1904. godine (Kolar-Dimitrijević, 1992). Odlukom Vlade 1886. muzej i škola izuzeti su od nadzora Društva i stavljeni pod upravu Vlade (Glasnik, 1887, str. 56). Nakon požara u tkalačkoj školi u Slavonskom Brodu 1887, na inicijativu Društva, škola je preseljena u Zagreb. Od listopada iste godine škola je otvorena u Zagrebu i povjerena na upravu Društvu. Osnovni cilj Škole bila je edukacija i obnavljanje starih zanata, sprječavanje njihovoga zatiranja, promoviranje kulturnoga naslijeđa i etnološkoga blaga proizvodnjom izvornih tkanina i autentičnih suvenira, izvornost i prepoznatljivost tehnika izrade ovog kraja (HR-HDA-1979.5.2.2.1. Statut Tkalačke škole). Proizvedeni predmeti (uglavnom tepisi i ćilimi) izlagani su i prodavani u Muzeju za umjetnost i obrt. Društvo je sudjelovalo u osnivanju Kluba amatera fotografa 1892, sa svrhom upućivanja članova u fotografiranje, izrađivanje fotografije, naročito pejzaža, umjetničkih spomenika, te pomoću fotografskih reprodukcija širenje i upoznavanje građanstva s prirodnim i umjetničkim ljepotama svoje domovine (HR-HDA-1979.2.3. Odjel za amatersku fotografiju). Uslijed financijskih problema onemogućen je daljnji rad te krajem 1894. Klub prestaje sa samostalnim radom. Od siječnja 1895. nastavio je djelatnost unutar Društva kao Odjel za amatersku fotografiju. U okviru nakladničkih aktivnosti, Društvo je pokrenulo prvi hrvatski povijesnoumjetnički časopis Glasnik Družtva za umjetnost i umjetni obrt pod uredništvom Ivana Bojničića. Pored umjetničkih, kritičkih priloga i članaka Ivana Kukuljevića Sakcinskog, Ćire Truhelke, Izidora Kršnjavija i Ferde Hefelera u časopisu su objavljivane reprodukcije umjetnina domaćih i stranih umjetnika. U financiranju časopisa Društvo je potpomagano godišnjim subvencijama Odjela za bogoštovlje i nastavu u iznosu od 1000 forinti (Glasnik, 1887, str. 24). Časopis je izlazio od 1886. do 1888. godine, 1900. godine u suradnji s nekolicinom književnika pokrenut je časopis Život - mjesečna smotra za književnosti i umjetnost (Flaker, 1977, str 159). S obzirom da je bio rezultat 224


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

suradnje različitih umjetničkih krugova, časopis se bitno razlikovao od svih tadašnjih revija sličnog profila (Galjer, 2000, str. 63). Već slijedeće godine, zbog financijskih problema, časopis je prestao izlaziti. Po uzoru na bečki teatar Urania, 1900. godine Društvo je u Zagrebu osnovalo Umjetno-znanstveno putujuće kazalište Urania za popularizaciju umjetnosti i znanosti. Prva filmska projekcija popraćena Kršnjavijevim komentarima priređena je 5. prosinca 1900. u Umjetničkom paviljonu u Zagrebu. Urania je gostovala u hrvatskim gradovima Sisku, Karlovcu, Petrinji i dr. Intenziviranjem umjetničkog života Društvo je ukazivalo na potrebu za osnivanjem umjetničkih škola. Prvu utjecajniju privatnu slikarsku školu organizirali su slikari Menci Clement Crnčić i Bela Čikoš Sesija 1903. u okviru svojih zagrebačkih ateliera. U nekoliko godina postojanja Crnčićeva i Čikoševa škola, kao preteča visoke umjetničke škole, bila je obrazovno ishodište mnogih hrvatskih umjetnika i umjetnica. Godine 1907. osnovana je prva javna umjetnička škola. Isprva je djelovala pod nazivom Privremena viša škola za umjetnost i umjetni obrt, koja je kasnije prerasla u Akademiju, središnje mjesto visokog umjetničkog obrazovanja u Hrvatskoj (Prelog, 2012, str. 21). Početkom 20. stoljeća Društvo se profiliralo u jedno od vodećih umjetničkih udruženja u Hrvatskoj. Odjelu za bogoštovlje i nastavu davalo je stručna mišljenja o projektima izgradnje, smještaja i premještanja spomenika (Preradovićev spomenik), župnih crkava (sv. Ilija u Obrešu kod Varaždina) i kulturnih institucija (prigovor u vezi s izgradnjom Hrvatskog narodnog muzeja). Isto tako, Društvo je delegiralo člana u Povjerenstvo za promicanje obrtne nastave pri Odjelu za bogoštovlje i nastavu i dva člana u Odboru za izgradnju Kraljevske sveučilišne knjižnice u Zagrebu. U međuvremenu za zagrebačku likovnu i kulturnu scenu od izuzetne važnosti bile su samostalne i skupne izložbe umjetnika. Društvo je samostalno ili u suradnji priređivalo po nekoliko izložbi godišnje. Za svaku su izložbu bili točno utvrđeni uvjeti izlaganja. Radove je birao stručni ocjenjivački sud /jurry. Osim umjetninama (slikarske, kiparske, arhitektonske, reproduktivne umjetnosti, umjetne obrtnine), važnost se pridavala dizajnu kataloga, plakatu, pozivnici i medijskoj popraćenosti. Društvo je za izložbe osiguravalo izložbene prostorije, promidžbu, osiguranje i pomoćno osoblje. O izložbama i njihovoj posjećenosti redovito je izvješćivao list Obzor s opširnim i kritičkim prilozima Milana Marjanovića, Vladimira Lunačeka i Ljube Babića. Uoči Prvog svjetskog rata Društvo je priredilo čak tri međunarodne izložbe: 1913. Međunarodnu fotografsku izložbu i 1914. Međunarodnu grafičku izložbu i Izložbu plakata što zorno govori o bogatim aktivnostima i angažiranosti Društva u to vrijeme. Tijekom rata, 1917. godine u suradnji s Odborom zagrebačkih gospodja za ratnu pripomoć i društvom Zitin dom priređena je izložba ratnih slika pod nazivom Ratna izložba. Društvo je materijalno i moralno stipendiralo nadarene polaznike domaćih i inozemnih umjetničkih škola i studijskih putovanja jer su upravo oni bili nositelji inovacija i promjena. U tom kontekstu osim Beča i Praga, München i Pariz bili su kulturna središta važna za hrvatske umjetnike. Otkup radova kao važan segment rada Društva imao je višestruku korist kako za Društvo tako i za umjetnike. Otkupljene radove Društvo je dijelilo članovima na godišnjim skupštinama kao godišnje premije ili pohranjivalo za Modernu galeriju koju je Društvo osnovalo 1905. godine. Inicijativa za osnutak Moderne galerije potekla je od Izidora Kršnjavija da se u krilu samoga društva osnuje galerija u kojoj će biti 225


M. Jukić: 135 godina djelovanja Hrvatskog društva likovnih umjetnika

zastupana domaća i strana suvremena likovna umjetnost (HR-HDA-1979.1.4. Korespondencija s Modernom galerijom). Timor dei Ivana Meštrovića, triptihon Pred vratima smrti Mirka Račkoga i reljef u drvu Isus i Magdalena Františeka Bileka, bili su prvi radovi kojima je Društvo počelo graditi fundus Moderne galerije. Galerija je javnosti otvorena 1914, a od 1934. je samostalna institucija. 1.2

Društvo u međuratnom razdoblju

U razdoblju između dvaju svjetskih ratova jedan od važniji kulturnih projekata u kojima je Društvo sudjelovalo svakako je izgradnja Doma likovnih umjetnosti čija je izgradnja bila povjerena Ivanu Meštroviću. Gradnja je počela 1934. i potrajala je nekoliko godina. U prikupljanju sredstava za izgradnju sudjelovale su razne humanitarne organizacije u Zagrebu. Dom je otvoren u prosincu 1939, prigodom obilježavanja 60-godišnjice Društva. Priređena je velika izložba Pola vijeka hrvatske umjetnosti. Sam naslov određivao je značenje, opseg i sadržaj ove jubilarne izložbe. Na njoj su bile zastupljene sve grane umjetnosti: slikarstvo, kiparstvo, arhitektura i grafika. Prvotno je planirano da se izloži ukupno 150 umjetnika s po tri djela. Nije bilo jurya za ocjenjivanje radova već su umjetnici sami izabrali svoja tri najbolja djela (HRHDA-1979.1.5.25. Pola vijeka hrvatske umjetnosti). Tijekom Drugoga svjetskog rata Dom likovnih umjetnosti pretvoren je u džamiju (Hruškovec, 1991, str. 79). S obzirom na iznos članarine Društvo je imalo tri kategorije članova: utemeljitelje (200 forinti), prave članove-redovne (10 forinti) i učestnike (5 forinti). Prema evidencijama Društva bilježena je prilična fluktuacija članova. Tako je npr. 1895. Društvo je brojilo 73 člana, 1903. 127 članova, 1911. 40 članova, a 1912. godine 31 član. Važno je, međutim, istaknuti da članovi Društva nisu bili samo likovni umjetnici već i uglednici iz javnog i političkog života, istaknuti književnici, gospodarstvenici, svećenici, književnici, odvjetnici i liječnici, banke pa čak i gradovi (HR-HDA-1979.3. Korespondencija s članovima i suradnicima). Upravo su takvi članovi, iz redova političara i imućnih građana, najčešće bili utemeljitelji i zakladnici koji su svojim članarinama, novčanim prilozima i donacijama osiguravali opstanak Društva, posebice realizaciju izložaba. Najistaknutiji članovi utemeljitelji bili su Izidor Kršnjavi, predstojnik Odjela za bogoštovje i nastavu, Dušan Plavšić, bankar, Milivoj Deželić, barun Dragan Vranyczany, grof Teodor Pejačević, hrvatski ban, te Juraj Posilović, zagrebački nadbiskup. Godine 1928. u Društvo je fuzioniran Odbor gospodja za podizanje Strossmayerovog spomenika i nastavio djelovati kao Gospojinska sekcija H.D.U. Strossmayer zadržavajući svojevrsnu autonomiju u radu. Naime, Sekcija je imala svoju predsjednicu, tajnicu i blagajnu Gospojinska sekcija nastavila je priređivati umjetničke večeri, zabave i koncerte na kojima su prikupljana sredstva za izgradnju Doma likovne umjetnosti. Godine 1936. kada su članice odlučile prestati s radom, umjetnine i novac koji je sekcija prikupila poklonjen je Modernoj galeriji. O djelovanju Društva tijekom Drugoga svjetskog rata nemamo podataka. 1.3

Društvo u razdoblju od 1945. do danas

Godine 1945. Društvo je promijenilo naziv u Udruženje likovnih umjetnika Hrvatske. Prema novim Pravilima svrha Udruženja bila je okupljanje svih likovnih umjetnika koji su djelovali na teritoriju Narodne Republike Hrvatske, a koji su stajali na pozicijama narodne demokracije kao osnovne tekovine narodno-oslobodilačke 226


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

borbe. Ciljevi su bili unapređenje likovne umjetnosti, održavanje i isticanje kvalitativnog nivoa, približavanje umjetnosti narodu, zaštita političkih interesa Federativne Narodne Republike Jugoslavije. Osim okupljanja, zadaća likovnih umjetnika bila je promicati likovnu umjetnost koja umjetnički izražava život naših naroda, njihovu borbu za slobodu i izgradnju domovine (HR-HDA-1979.2.1. Pravila Društva). Umjetnost je po sadržaju trebala biti socijalistička a po formi nacionalna (Katunarić, 2011, str. 17). Planovi rada uključivali su godišnje pojedinačne i skupne izložbe članova, izdavanje umjetničke revije i edicija, izložbe gostiju iz inozemstva, umjetnički odgoj narodnih masa predavanjima i izložbama u provincijama. Za ostvarenje ovih planova i radi efikasnije suradnje s članovima, Udruženje je osnovalo podružnice u Splitu, Rijeci i Osijeku. Prva poslijeratna izložba priređena je 1946. u Umjetničkom paviljonu na kojoj je sudjelovalo 84 autora. S obzirom na opću poslijeratnu nestašicu materijala (boje, ljepila, platna, okvira i drugih potrepština) nužnih za rad umjetnicima, Društvo je 1948. osnovalo nabavnoprodajnu zadrugu LIKUM. Članovi zadruge bili su članovi Društva, Udruženja umjetnika primijenjene umjetnosti i Društva dizajnera Hrvatske (DDH). Osim nabavke materijala, zadruga je prodavala slike, skulpture, grafike, keramiku, unikatno staklo i umjetničke fotografije. Godine 1950. iz Društva su izdvojeni primijenjeni umjetnici u zasebno Andrija Buvina (ULUPUH). U suradnji s LIKUM-om Društvo je 1955. osnovalo Grafički studio kao samostalnu radionicu. Godine 1958. osnovana je Zadruga za izgradnju stanova likovnih umjetnika u Zagrebu kao ekonomska organizacija koja je organizirala svoje članove za zajedničku proizvodnju i nabavku građevinskog materijala i za uzajamno pomaganje oko izgradnje stanova i stambenih zgrada za članove. Sredinom 1950.-ih uz potporu Društva osnivane su likovne kolonije kao otvorene radionice i prezentacija umjetničkih radova u manjim sredinama. Među značajnijim bile su kolonije u Iloku, Sisku i Florinom domu u Dubrovniku. Na Glavnoj skupštini 1972. Društvo je promijenilo naziv u Hrvatsko društvo likovnih umjetnika. Pod tim nazivom djeluje i danas. U poslijeratnom razdoblju djelatnosti Društva, broj članova je varirao iz godine u godinu. Prema popisima 1945. bilo je 126 članova, 1965. 650 članova, 1977. 639 članova, 1985. 670 članova (HR-HDA1979.2.4. Umjetnički savjet Društva). Prema Pravilima Društva članstvo se dijelilo na: redovne, pripravne, članove-kandidate, počasne i goste. Osnovni uvjet za članstvo bila je završena likovna akademija. Društvo je djelovalo na utvrđivanju i ostvarenju boljih uvjeta rada i statusa umjetnika, te je u suradnji s Autorskom agencijom Hrvatske i Zajednicom umjetnika Hrvatske sudjelovao u pripremama i izradi zakona (Zakona o samostalnim umjetnicima, Zakona o autorskoj zaštiti i Zakona o likovnoj djelatnosti). Pravilnikom o korištenju ULUH-ovih ateliera 1952. regulirana je dodjela, korištenje i održavanje ateliera, kao radnih umjetničkih prostora članova. Društvo je surađivalo s Gradom Zagrebom u izgradnji i dodjeli prostora na području Zagreba. Otkup umjetničkih radova bio je preko stalnih stručnih komisija pri državnim ustanovama i institucijama, gospodarskim poduzećima i umjetničkim galerijama. Od izlagačkih prostora, Društvo je raspolagalo s četiri različito profilirana galerijska prostora Galerija Karas (Starčevićev trg 6/1), Salon Galerije Karas (Praška 4), Studio Galerije Karas (Starčevićev trg 6/1) i Galerija proširenih medija (kao eksperimentalno izlagačko mjesto otvorenog raznim vrstama likovnog izraza i izražavanja). Osim galerija Društvo je dobilo na korištenje dvorac Jakovlje i ateliere u Voćarskoj ulici u Zagrebu. Zahvaljujući galerijama Društvo je djelovalo u lepezi različitih likovnih prezentacija uvažavajući generacijske i stilske različitosti umjetnika te time isticao svoju afirmativnu djelatnost Društva kao cjeline i članova pojedinačno. Održavano je nekoliko stalnih godišnjih izložbenih 227


M. Jukić: 135 godina djelovanja Hrvatskog društva likovnih umjetnika

manifestacija: Zagrebački salon (suvremeno hrvatsko likovno stvaralaštvo i projekti za uređenje životnih i radnih sredina), Salon mladih (stimulacija stvaralaštva mladih likovnih umjetnika) i Godišnja recentna izložba članova i prigodne (Izložba za Dan Republike i Novogodišnja izložba). Danas Društvo djeluje kao nevladina, neprofitna i nestranačka strukovna udruga čiji su članovi likovni umjetnici različitih umjetničkih izraza i svih generacija. Osnovni ciljevi i djelatnost udruge su poticanje suvremenog likovnog stvaralaštva, unapređenje i zaštita slobode likovnog djelovanja, organizacija izložbi, sudjelovanje u pripremama za donošenje zakona i propisa koji se odnose na likovno stvaralaštvo te zaštita socijalnih prava umjetnika (Internet 2). 2

ARHIVISTIČKA OBRADA I SREĐIVANJE GRADIVA FONDA

Hrvatski državni arhiv (HDA) gradivo Društva preuzeo je u dva navrata. Prvo preuzimanje obavljeno je na temelju ugovora HDA i Hrvatskog društva likovnih umjetnika 2008. Ugovorom je preuzeto gradivo iz razdoblja od 1936. do 1991. ukupne količine 67 arhivskih kutija i 17 knjiga. Drugo preuzimanje obavljeno je na temelju ugovora HDA i Moderne galerije 2009. pri čemu je preuzeto gradivo iz razdoblja od 1879. do 1941. ukupne količine 39 arhivskih kutija. Po primitku u HDA, obavljena je osnovna identifikacija cjelokupne dokumentacije nakon čega je udružena u jedan jedinstveni arhivski fond pod signaturom HR-HDA-1979 Hrvatsko društvo likovnih umjetnika (HDLU). Slijedom navedenoga, tijekom arhivističke obrade i sređivanja gradiva, prateći sadržajnu i kronološku fizionomiju dokumentacije, rezultat početne obrade je razdjel fonda na dvije osnovne cjeline odnosno podfonda HR-HDA-1979.1. Hrvatsko društvo umjetnosti (1879.-1941.) i HR-HDA-1979.2. Hrvatsko društvo likovnih umjetnika (1945.1991.). Svaki podfond je dalje razrađen na manje cjeline (serije i podserije, nerijetko do razine predmeta), ovisno o poslovnim funkcijama i vrstama dokumentacije koja je nastala obavljanjem tih funkcija, koje su dakako odraz unutarnjeg ustroja, poslovanja i veza Društva. Tijekom sređivanja podfonda 1979.1 Hrvatsko društvo umjetnosti uočena je necjelovitost gradiva. Dokumentacija je za neka razdoblja izuzetno fragmentarno sačuvana, poglavito za razdoblje od 1940.-1941. gdje je sačuvano svega nekoliko dokumenata. U ovom podfondu najcjelovitija dokumentacijska cjelina odnosi se na popise i evidencije o uplatama članarina. Dokumenti su u relativno dobrom stanju (iako ima oštećenih dokumenata), čitki, uglavnom pisani rukopisom, manjim dijelom tiskani, na hrvatskom jeziku te nekolicina na njemačkom, mađarskom, češkom, srpskom i slovenskom jeziku. Tijekom rada na podfondu, izdvojeno je gradivo Odbora gospodja za podizanje Strossmayerovog spomenika i Društva za podizanje radiona i domova za likovne umjetnike u zasebne fondove. Uslijed fragmentarnosti dokumentacije, nije provedeno izlučivanje i odabiranje gradiva. Podfond 1979-2. Hrvatsko društvo likovnih umjetnika je u znatno boljem stanju, gotovo da nema oštećenja spisa i gradivo je cjelovitije. Najcjelovitije su dokumentacijske skupine materijala Glavne skupštine, plenuma i dokumentacija u vezi s članovima. Tijekom sređivanja ovoga dijela fonda provedeno je izlučivanje gradiva kojemu je prošao rok čuvanja i multiplikati. Što se tehničkog dijela obrade i sređivanja fonda tiče, obavljeni su cjelokupni poslovi zaštite spisa, odnosno uklonjeni su metalni dijelovi s dokumenata a oštećeni i 228


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

prljavi omoti spisa zamijenjeni su novim košuljicama. Cjelokupno gradivo odloženo je u standardne arhivske kutije. Dakle, arhivski fond sadrži dokumentaciju koja je nastala tijekom redovnog rada Društva i njegovih radnih tijela (Glavna skupština, Upravni odbor, komisije, programi i planovi rada, izvješća o postignutim rezultatima i postignućima, analize i elaborati o položaju i statusu umjetnika i umjetnosti i sl.) u razdoblju od 1879. do 1991. godine. Prema sadržajnoj fizionomiji odnosno vrsti i opsegu dokumenata osim materijala radnih tijela Društva, evidencija o članstvu i naplatama dugovanja za članarine, značajnu skupinu spisa u fondu čini korespondencija koja je odraz bogatih veza i odnosa s raznim korespondentima od pojedinih članova i suradnika, udruženja, vjerskih, kulturnih i znanstvenih ustanova do tijela vlasti Kraljevske Zemaljske vlade i njenih odjeljenja poglavito s Odjelom za bogoštovlje i nastavu, gradovima i županijama do Republičkog komiteta za prosvjetu, kulturu, fizičku i tehničku kulturu SRH. Osim toga, fond obiluje zahvalnicama, pozivnicama na gostovanja, razne svečanosti, svečane večere, izložbe i stručna predavanja. Kretanjem kroz strukturu fonda odnosno podfondova, jednostavnim pretraživanjem preko parametara odnosno signature za pretraživanje sadržaja, korisnici mogu naručivati tražene dokumentacijske cjeline. S obzirom na sve gore navedeno, dajemo pregled plana sređivanja podfonda koji je složen na slijedeći način: HR-HDA-1979 Hrvatsko društvo likovnih umjetnika (HDLU) 1979.1. Hrvatsko društvo umjetnosti 1879.-1941. (kut.1-22, knj.1) 1.1. Pravila Društva 1.2. Radna tijela Društva 1.2.1. Glavna skupština 1.2.2. Upravni odbor 1.2.3. Odjel za amatersku fotografiju 1.2.4. Gospojinska sekcija H.D.U. Strossmayer 1.3. Oblici djelovanja Društva 1.3.1. Izložbe 1.3.2. Kulturne ustanove 1.3.3. Obrazovane ustanove 1.3.4. Izdavaštvo 1.3.5. Izgradnja objekata i podizanje spomenika 1.3.6. Korespondencija s članovima i suradnicima 1.3.7. Korespondencija s udrugama, znanstvenim ustanovama i tijelima vlasti 1.4. Financijsko poslovanje Društva 1.4.1. Imovina Društva 1.4.2. Financijske evidencije 1.4.3. Korespondencija 1.5. Spisovodstvene evidencije

229


M. Jukić: 135 godina djelovanja Hrvatskog društva likovnih umjetnika

Na temelju jednostavne sheme razabire se jasna struktura Društva, koja prikazuje slojevitost organizacije s oblicima djelatnosti. Prednosti ovakvoga pristupa i obrade su višestruke. Podatci su prikazani jednoznačno i jasno. Nedostatak pak ovakvoga pristupa je vrijeme koje je potrebno za ovakav način sređivanja i obrade. U završnoj fazi kao konačan rezultat arhivističkog sređivanja i obrade je izradba obavijesnog pomagala prema stručnim standardima ISAAR (CPF) Međunarodnoj normi arhivističkog normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji i ISAD (G) Općoj međunarodnoj normi za opis arhivskog gradiva. Gradivo fonda ima status javnog arhivskog gradiva, stoga je dostupno sukladno Zakonu o zaštiti arhivskog gradiva i arhivima (NN 105/1997), Pravilniku o korištenju arhivskoga gradiva (NN 67/1999) te Pravilniku o radu čitaonice Hrvatskog državnog arhiva. Javno arhivsko gradivo za korištenje dostupno je 30 godina nakon nastanka. Fond sadrži osobne podatke čija je dostupnost ograničena sukladno s odredbama Zakona o zaštiti osobnih podataka (NN 103/2003), te dokumentaciju s oznakom povjerljivosti, čija je dostupnost ograničena i u postupanju s kojom se primjenjuju odredbe Zakona o tajnosti podataka (NN 79/2007) i Zakona o informacijskoj sigurnosti (NN 79/2007). 3

ZAKLJUČAK

Društvo je jedno od rijetkih udruženja Hrvatske s tako dugim kontinuitetom od 135 godina neprekidnog rada i djelovanja koje je opstalo u vrtlogu političkih i društvenih mijena i preživjelo smjene generacija i duboke političke, ekonomske, društvene i ideološke promjene u Hrvatskoj. Uloga Društva pritom bila je od presudne važnosti za hrvatsku kulturu. Glavna odrednica rada bila je i ostala ista, umjetnost i umjetnici. Isto tako, Društvo je uspjelo osnovati, njegovati, sačuvati, povezati i na kraju institucionalizirati neke od svojih velikih projekata odnosno organizacija (muzeji, škole i galerije) kao kulturne institucije usmjerene na očuvanje i njegovanje hrvatske kulturne i umjetničke baštine. Širina i raznolikost djelatnosti Društva očitovale su se u iznimno dinamičnoj izložbenoj djelatnosti u zemlji i inozemstvu. Uspostavom izravnih kontakata i plodonosnom suradnjom s kulturnim, književnim i umjetničkim društvima i pojedincima u zemlji i inozemstvu Društvo je postavilo temelj međunarodnog pristupa i prepoznatljivosti hrvatske likovne umjetnosti. Neosporna zasluga za osnutak i afirmaciju Društva pripada glavnom pokretaču i promotoru Izidoru (Isi) Kršnjaviju koji je zahvaljujući agilnosti, političkim funkcijama koje je obnašao na prijelazu iz 19. u 20. stoljeće i velikom društvenom i političkom ugledu u posljednja dva desetljeća 19. stoljeća dao neizbrisiv doprinos u oblikovanju cjelokupnog kulturnog života. Struktura članstva Društva se profilirala iz društva umjetnika i ljubitelja umjetnosti iz različitih akademskih sredina u usko strukovno udruženje likovnih umjetnika. Kroz Društvo je prošla cijela plejada izvrsnih hrvatskih umjetnika (slikari, kipari i grafičari), više i manje poznatih hrvatskoj javnosti, koji su nam u naslijeđe ostavili svoja djela kao dio nacionalnog, ekonomskog i kulturnog života u Hrvatskoj. Danas Društvo djeluje kao usko strukovna udruga akademski obrazovanih likovnih umjetnika (kipara, slikara i grafičara). Isto tako Društvo predstavlja središnje mjesto okupljanja struke na nacionalnoj razini pokrećući i sudjelujući u akcijama od interesa cjelokupnog društva i time pridonosi rasvjetljavanju pojedinih problema u vezi s nacionalnom likovnom baštinom. Iako je Društvo djelovalo pod različitim imenima, u različitim državnim zajednicama i društvenim uređenjima, kontinuitet smo od osnutka do danas zadržali, na dobrobit i slavu hrvatske kulture (Katunarić, 2011, str. 7).

230


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

LITERATURA 

Maruševski, O. (2004). Društvo umjetnosti 1868.-1879.-1941. Zagreb: Društvo povjesničara umjetnosti.

Maruševski, O. (2002). Iso Kršnjavi, Kultura i politika na zidovima palače u Opatičkoj 10. Zagreb: Hrvatski institut za povijest.

Maruševski, O. (1978.). Dva poglavlja u povijesti Društva umjetnosti. U povodu 100-godišnjice Hrvatskog društva likovnih umjetnika. Bulletin br. 2. Zagreb: Jugoslavenska akademija znanosti i umjetnosti, Razred za likovne umjetnosti u Zagrebu.

Szabo, A. (1988). Središnje institucije Hrvatske u Zagrebu 1869.-1873. Zagreb: Zavod za hrvatsku povijest Filozofskog fakulteta u Zagrebu.

Flaker, V. (1977). Časopisi hrvatskoga modernističkog pokreta. Zagreb: Hrvatsko filološko društvo.

Hruškovec, T. (1991). Dokumenti argumenti, Meštrovićev Dom likovnih umjetnosti 1930.-1990. Zagreb: Hrvatsko društvo likovnih umjetnika.

Prelog, P. (2012). Moderna umjetnost u Hrvatskoj 1898.-1975, Artikulacija moderniteta, Institucije secesije, publika. Zagreb: Institut za povijest umjetnosti.

Galjer, J. (2000). Likovna kritika u Hrvatskoj 1868.-1951. Zagreb.

Kolar-Dimitrijević, M. (1992). Kako se trgovačko-obrtni muzej u Zagrebu pretvorio u etnografski muzej. Radovi, br. 25. Zagreb: Zavod za hrvatsku povijest Filozofskog fakulteta u Zagrebu.

Leček, S. (1990). Likovna umjetnost u društvenom životu Hrvatske 1945.-1947. ČSP br. 1-2. Zagreb: Hrvatski institut za povijest.

Bregovac-Pisk, M. Gotić, K. (2012). Isidor Paulus Josephus Ludovicus Kršnjavi 1845.-1927. Zbornik radova, Iso Kršnjavi, veliki utemeljitelj ministar europskog duha. Zagreb: Hrvatski povijesni muzej.

Katunarić, V. (2011). Hrvatsko društvo likovnih umjetnika 1868.-2011. Zagreb: Hrvatsko društvo likovnih umjetnika.

Likovna enciklopedija Jugoslavije. (1984). sv. I. Zagreb: Leksikografski zavod Miroslav Krleža.

Zakon o zaštiti arhivskog gradiva i arhivima. (1997). Narodne novine Republike Hrvatske broj 105.

Zakona o zaštiti osobnih podataka. (2003). Narodne novine Republike Hrvatske broj 103.

Zakon o tajnosti podataka. (2007). Narodne novine Republike Hrvatske broj 79.

Zakon o informacijskoj sigurnosti. (2007). Narodne novine Republike Hrvatske broj 79.

Dragoljub (zabavan, poučan i književan list). (1868).

Glasnik Družtva za umjetnost i umjetni obrt. (1887).

Obzor, hrvatski dnevni list. (1879).

Internet 1: http://www.muo.hr/muo/o muzeju/.

 Internet 2: http://www.hdlu.hr/o-nama/misija-vizija-vrijednosti/.

231


M. Jukić: 135 godina djelovanja Hrvatskog društva likovnih umjetnika

SUMMARY

Marijana JUKIĆ* 135 YEARS OF THE CROATIAN FINE ARTS ARTISTS ASSOCIATION It is uncommon in Croatia that associations boast a tradition of 135 years of continuous work and activities as well as having a record of achievements realized in that period. The Croatian Fine Arts Artists Association was established in 1868 and the notable activity actually started with the 1st General Assembly held in 1879. The organization and structure of the Association were determined by the rules and statutes. The Association also drew multiple benefits for the entire society by establishing schools, galleries, museums (Museum of Arts and Crafts, the Royal Secondary School for Craftsmen, the Weaving School, Museum of Modern Art), organizing various cultural activities and projects and in this manner had been up to date with current European art events. In a series of activities and persistent references to the need for art schools, the most prominent was the first M. C. Crnčić and B. Č. Sesija's Art School. Many Croatian artists have been educated there and that art school encouraged the establishing of the first public art school in 1907, which has been developed into the Academy of Fine Arts in Zagreb. The European cultural capital of Vienna, Munich, Paris and Prague were the main destinations for young and talented students on the scholarships by the Association. Generations of visual artists, students of the Academy, perfected in the master classes set the new trends and changes and thus influenced the design of Croatian art. The Association has been developing publishing activities due to government subsidies. The Association also been receiving an annual subsidy for purchasing books, magazines and professional libraries. Meanwhile The Association has been recognized as one of the leading art's associations in Croatia, and on regular basis has been asked for consultations by the authorities for expert opinions on projects of construction and reconstruction of state institutions, churches, locations and relocation of monuments in Zagreb and surroundings. Activities of The Association are implemented by longterm efforts of Croatian artists for recognition of their status in society, evaluation of their share in the creation and enrichment of the artistic cultural scene and understanding of their needs, financial and class problems. Participation of The Association and it's certain members in the public debates on the proposals of laws and regulations on the status, rights and social security of the artists was an attempt to identify and solve their problems and needs. The main determination of The Association was an exchange of thoughts and ideas, world outlooks, interaction with foreign cultures by hosting foreign artistic groups and artists and touring worldwide. Due to The Association and evidenced by many guest artists in Zagreb and local artists exhibiting in international exhibitions, Zagreb's scene has never lost its significance which was important both for The Association and for the artists as individuals. The status of art and artists was significantly improved by the increasing number of various gallery rooms, solo and group exhibitions, which led to increase of artistic production. Almost all the exhibitions were covered by critical comments and reviews in “Obzor” published by art critics Milan Marjanović, Vladimir Lunaček, and Ljubo Babić.

*

Marijana Jukić, Croatian State Archives arhiv, Marulićev trg 21, 10000 Zagreb, Croatia, contact: mirjana.gulic@daz.hr.

232


TehniÄ?ni in vsebinski problemi klasiÄ?nega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Since its establishment, distinguished public figures were prominent sponsors of The Association and were provided support, protection and financial assistance. Izidor KrĹĄnjavi, certainly was the most important and the most outstanding of all more and less well-known founders and ordinary members, and left strong impression to the political, cultural and economic life of Zagreb in the first half of the 20th century. The Croatian Fine Arts Artists Association now holds the reputation of the leading professional organization which is focused on incenting contemporary art, promotion and protection of freedom of artistic activities, organizing exhibitions, participation in the preparations for the adoption of laws and regulations relating to artistic work and the protection of artists' social rights. These are only hints to the rich history of The Association, without pretending to be complete review, and especially not the evaluation of its work.

233


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranje, Radenci 2013

...............................................................................................................................................................................

........

ARHIVSKA PRAKSA............................

347


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Professional Conference Contribution

Aida ŠKORO BABIĆ* DOSTOP DO ARHIVSKEGA GRADIVA DRUGE SVETOVNE VOJNE NEKATERI PRISTOPI PRI IZVAJANJU DOLOČB ZVDAGA-A Izvleček: Prispevek podaja pregled zakonskih podlag za dostop do arhivskega gradiva iz obdobja druge svetovne vojne. Ob tem je predstavljena narava tega gradiva kakor tudi njegove zvrsti ter podan kratek oris raznolikih znanstvenih in drugih raziskav, ki se opravljajo na podlagi omenjenega gradiva. Posebna pozornost je posvečena gradivu, ki vsebuje osebne podatke, le-ti v skladu z arhivskim zakonom niso dostopni, ter vprašanjem, ki se pojavljajo pri predpisanih postopkih dajanja gradiva v uporabo. Ključne besede: arhivski zakon, arhivsko gradivo, vojaško gradivo, anonimizacija, dostopnost

Abstract: Access to Archives from the Period of the Second World War Some Approaches in Implementing Provisions of the New Archival Law The article gives an overview of the legal bases for access to the archives of the Second World War. It presents the nature of these archives, types of documents and a brief outline of diverse scientific and other research, carried out on the basis of this material. Special attention is given to archives containing personal data, to which, in accordance with the new Archives Act, adopted in 2014, access is restricted. The article also discusses issues, which arise from the prescribed procedures of putting such records to use. Key words: archival law, archives, military records, anonymization, access

1

UVODNI PREGLED ZAKONSKE PODLAGE

Z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA-A), slednji je stopil v veljavo 22. julija 2014, so se zgodile spremembe pri postopanju z arhivskim gradivom iz obdobja druge svetovne vojne, ki se hrani v Arhivu Republike Slovenije, ter pri posredovanju tega gradiva uporabnikom. Novela zakona se je zaradi nekaterih neustreznih rešitev Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Ur. list RS, št. 30/06) začela pripravljati že leta 2012. Tako Vlada Republike Slovenije na svoji spletni strani1 zagotavlja, da je dostop do arhivskega gradiva z novelo urejen izključno na podlagi in skladno s priporočili Informacijskega pooblaščenca Republike Slovenije in Varuha človekovih pravic Republike Slovenije. Z novelo je tako omogočen dostop do arhivskega gradiva slehernemu posamezniku, s tem da je predpisana anonimizacija občutljivih osebnih podatkov (po vzoru Nemčije in Poljske), kar pomeni prekritje podatkov o *

Mag. Aida Škoro Babić, svetovalka, Arhiv Republike Slovenije, Sektor za varstvo arhivskega gradiva posebnih arhivov, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: aida.skoro@gmail.com.

1

Dostopno na: http://www.vlada.si/teme_in_projekti/arhiv_projektov/arhivi/pogosta_vprasanja/.

237


A. Škoro Babić: Dostop do arhivskega gradiva druge svetovne vojne …

intimni sferi posameznika. Z novelo so se torej poleg drugih členov spremenili členi Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) glede dostopa do arhivskega gradiva. Tako 65. člen ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14)2, ki vsebuje roke nedostopnosti arhivskega gradiva, določa, da javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, ki vsebuje osebne podatke, ki se nanašajo na: zdravstveno stanje, spolno življenje, žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke, storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, versko prepričanje in etnično pripadnost, postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno. Pri dostopu do javnega arhivskega gradiva po prvem ali drugem odstavku tega člena se kot nedostopni oddvojijo le posamezni dokumenti, ki vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, in ne širše enote gradiva. Kadar posamezni dokumenti vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, poleg njih pa tudi podatke, do katerih bi bilo mogoče dostopati, se za dostop pripravi anonimizirana kopija dokumenta, na kateri so podatki, ki jih varujejo roki nedostopnosti prekriti tako, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen (2. odst. 65. člena ZVDAGA). V primeru, da se uporabnik ne strinja z omejitvijo dostopa, lahko vloži ugovor, o katerem odloči arhivska komisija v upravnem postopku. 66. člen opredeljuje delo arhivske komisije, in sicer določa v drugem odstavku, da arhivska komisija lahko znanstveno-raziskovalni organizaciji, raziskovalcu ali novinarju z upravno odločbo odobri izjemni dostop do javnega arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke iz drugega odstavka prejšnjega člena, če ta izkaže, da učinkovite ocene gradiva ali izvedbe raziskave oziroma njenega namena ni mogoče doseči brez obdelave podatkov iz drugega odstavka prejšnjega člena ali bi bilo to povezano z nesorazmernim naporom ali stroški (2. odst., 66. člen ZVDAGA). V ta namen mora uporabnik na podlagi tretjega odstavka istega člena arhivski komisiji predložiti predstavitveni elaborat raziskave, ki mora vsebovati: naslov raziskave, nosilca raziskave, neposredne izvajalce raziskave (osebno ime, naziv, prebivališče, razmerje do nosilca raziskave in morebitni mentor), raziskovalno področje (opisno), namen oziroma cilj raziskave in strokovno utemeljitev o izpolnjevanju pogojev iz prvega ali drugega odstavka tega člena. Tisti uporabnik, ki mu je odobren izjemni dostop, podatkov do izteka rokov nedostopnosti po tem zakonu ne sme uporabiti v namene izven raziskave ali jih razkriti osebam, ki niso izvajalci raziskave v skladu s predstavitvenim elaboratom. To dolžnost uporabnik potrdi v pisni obliki pred seznanitvijo s podatki.

2

Neuradno prečiščeno besedilo Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih obsega: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/06 z dne 23.3.2006) ter Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA-A (Uradni list RS, št. 51/14 z dne 7. 7. 2014).

238


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

2

GRADIVO DRUGE SVETOVNE VOJNE: NASTANEK IN VSEBINA GRADIVA TER DOSTOPNOST

Novela tako drastično spreminja režim dostopnosti oziroma uporabe arhivskega gradiva iz druge svetovne vojne v Arhivu republike Slovenije. Gre za posebno zbirko arhivskih fondov in zbirk, ki je pričela nastajati že v času vojne, pri čemer je imel odločilno vlogo Znanstveni inštitut, slednji je bil ustanovljen pri Predsedstvu slovenskega narodnoosvobodilnega sveta (SNOS). Odlok Izvršnega odbora Osvobodilne fronte o ustanovitvi z dne 12. januarja 1944 Znanstvenemu inštitutu nalaga, »… da pripravlja znanstveni material in znanstvene izsledke, ki jih potrebuje naša narodnoosvobodilna borba v sedanjosti ter pri obnovitvenem delu po osvoboditvi, kakor tudi, da po znanstveni poti posreduje izkušnje narodnoosvobodilne borbe znanosti sami« (Ferenc, 1960). Gradivo se je načrtno začelo zbirati že leta 1943, saj je vodstvo odporniškega gibanja poskrbelo za arhivsko gradivo po kapitulaciji Italije, ki so ga našli na posameznih krajih. Tako se je medvojno gradivo zbiralo, popisovalo in po potrebi skrivalo na varnih mestih. Na predlog znanstvenega inštituta je Predsedstvo SNOS januarja 1945 izdalo tudi »odlok o zaščiti, knjižnic, arhivov, umetniških in zgodovinskih spomenikov, znanstvenih in umetniških zbirk in prirodnih znamenitostih« (SI AS 1887, Slovenski poročevalec 27. 1. 1945). Znanstveni inštitut je po koncu vojne prevzel skrb za zbrano arhivsko gradivo iz obdobja druge svetovne vojne. Leta 1948 se je inštitut razdelil na Inštitut za narodnostna vprašanja in Muzej narodne osvoboditve. Za arhivsko gradivo je skrbel muzej, medtem ko je manjši del arhivskega gradiva prešel s preoblikovanjem Oddelka za vprašanje meja na Inštitut za narodnostna vprašanja. Z ustanovitvijo Inštituta za zgodovino delavskega gibanja (današnjega Inštituta za novejšo zgodovino) leta 1959 je nastal arhivski oddelek inštituta, kamor je bil vključen arhiv Muzeja narodne osvoboditve Ljudske republike Slovenije. Arhivsko gradivo druge svetovne vojne je predstavljal tretji odsek arhivskega oddelka, III. odsek za obdobje osvobodilnega boja 1941 – 1945. Leta 1962 je institucionalno prišlo do ločitve med Inštitutom za zgodovino delavskega gibanja (IZDG) in Muzejem narodne osvoboditve; slednji je postal muzejska ustanova, arhivsko gradivo druge svetovne vojne pa je ostalo v okviru Arhiva IZDG (Gombač, 2009). 2. novembra leta 1992 je arhiv IZDG oziroma Inštituta za novejšo zgodovino, kakor se je imenoval po novem, kot specialni arhiv postal del Arhiva Republike Slovenije, in sicer kot poseben Referat za dislocirano arhivsko gradivo II. Ob vključitvi Arhiva IZDG v Arhiv Republike Slovenije je bil sprejet dogovor, da ostane v njegovem okviru kot poseben zaokrožen del, ker bi fizično vključenje arhivskih fondov, ki jih je do tedaj hranil INZ, onemogočalo preverjanje citiranih dokumentov v publikacijah. Dostop do tega gradiva je bil prost za vsakogar brez omejitev. To se ni spremenilo niti po sprejetju Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih leta 2006, v katerem je bilo v 63. členu določeno, da »javno arhivsko gradivo, ki vsebuje občutljive osebne podatke (podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v politični stranki in sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške, biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin), postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku ali deset let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno« (Uradni list RS, št. 30/2006). Ker je gradivo druge svetovne vojne kot posebna zbirka arhivskega gradiva, kot specialni arhiv, prišel v okvir Arhiva Republike Slovenije, se dostop do tega gradiva ni omejeval v skladu z navedenim členom. Omeniti je treba tudi to, da je ta status 239


A. Škoro Babić: Dostop do arhivskega gradiva druge svetovne vojne …

»specialnega arhiva« dobil že takoj po vojni, saj je vse tovrstno gradivo, torej gradivo iz obdobja druge svetovne vojne, s področja celotne takratne Jugoslavije prevzel Vojnozgodovinski inštitut Jugoslovanske ljudske armade (JLA) v Beogradu, z izjemo gradiva v Sloveniji, ki ga je zbiral in urejal Znanstveni inštitut. Tudi ustanovitev Inštituta za zgodovino delavskega gibanja, slednji je prevzel to gradivo, je povezana s pripisovanjem posebnega pomena proučevanju razvoja socialistične družbe in osvobodilnega gibanja jugoslovanskih narodov, ki je postavil temelje socialističnemu družbenemu redu (Ferenc, 1960). Sredi osemdesetih let se je pri pripravah zakona o arhivskem gradivu Socialistične federativne republike Jugoslavije pojavila zahteva, da je treba gradivo slovenske partizanske vojske izročiti Vojnozgodovinskemu inštitutu v Beogradu. Slovenci poslanci so leta 1986 dosegli, da je gradivo ostalo v Ljubljani (Smole, 1976). Arhiv iz obdobja druge svetovne vojne, ki je danes v okvirju Sektorja za varstvo arhivskega gradiva posebnih arhivov Arhiva Republike Slovenije, je pravzaprav eden večjih arhivov druge svetovne vojne v Evropi. Zato je število obiskovalcev in uporabnikov iz tujine visoko. Za upoštevanje določb 65. člena ZVDAGA je potrebno pogledati vsebino gradiva druge svetovne vojne. Po provenienci gradiva se gradivo deli na štiri sklope: partizanske, nemške, italijanske ter kolaboracionistične3 fonde. Vsi fondi zajemajo vojaško gradivo in upravno gradivo, tako na primer partizanski fondi in zbirke poleg vojaškega gradiva zajemajo tudi »civilno« gradivo - gradivo upravnih organov odporniškega gibanja. Zaradi narave odporniškega gibanja je meja med vojaškimi aktivnostmi in upravnimi dejavnostmi v gradivu včasih zabrisana. Nemški fondi vsebujejo gradivo nemške okupacijske uprave ter gradivo vojaštva, orožništva in policije. Ker gre za vojaško zasedbo, je razumljivo, da so bili med glavnimi delovnimi področji uprave tudi državna obramba in vojaške zadeve, splošna in notranja uprava, ki je zajemala zadeve glede prebivalstva, policijske zadeve … S problematiko jugovzhodnega evropskega prostora, med drugim tudi slovenskega območja, so se Nemci ukvarjali že pred vojno. Na ozemlju Avstrije so študij jugovzhodnega prostora koncentrirali v »Jugovzhodnem nemškem institutu« (Südostdeutsches Institut) v Gradcu. Med najpomembnejšimi sodelavci tega instituta je bil Helmut Carstanjen. Slednji je že leta 1935 pod psevdonimom dr. Gerhard Werner napisal delo »Sprache und Volkstum in der Untersteiermark«, Stuttgart 1935. V svojem delu je predstavil rezultate svojih raziskovanj, med drugim to, da je treba na Štajerskem, kar se narodnostnih razmer tiče, razlikovati tri skupine: Nemce (tiste, ki govorijo nemško), Wende in Slovence (zavedne Slovence). Tako Wendi kakor Slovenci uporabljajo pri občevalnem jeziku slovanske dialekte, Wendi pa pripadajo nemškemu narodu, po čemer se ravno razlikujejo od Jugoslovanov, s katerimi se Slovenci čutijo eno (Škerl, 1960). Te teze so bile pomembne predvsem v dobi neposrednih priprav za napad na Jugoslavijo v zadnjih letih pred vojno, ko je Gradec s pomočjo pripadnikov nemške narodne manjšine v Sloveniji zbiral podatke za svoje namene in izdeloval potrebne strokovne referate o položaju v slovenskih krajih. Razvili so narodnostno klasifikacijo. V aprilski vojni leta 1941 je bila Slovenija operacijsko območje II. nemške in II. italijanske armade, zasedli sta jo v šestih dneh. Nekaj dni po zasedbi je vse pokrajine 3

Izraz je uporabljen v podatkovni zbirki Arhiva Republike Slovenije in se nanaša na gradivo Gorenjskega domobranstva, Slovenskega domobranstva, Četniškega poveljstva za Slovenijo, Policijskega varnostnega zbora v Ljubljani, Slovenskega narodnega varnostnega zbora v Operacijski coni Jadransko primorje ter Prostovoljne protikomunistične milice.

240


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

v Sloveniji upravljala vojaška okupacijska uprava. S Hitlerjevimi navodili o razdelitvi Jugoslavije z dne 12. aprila 1941 je sledila razdelitev slovenskega ozemlja med tri okupacijske sile (Nemčijo, Italijo in Madžarsko), ki se do septembra istega leta ni bistveno spremenila, medtem ko so uskladitve meje med Nemčijo in Italijo še potekale. Aprila 1941 je Hitler izdal odlok o začasni upravi v Spodnji Štajerski ter odlok o začasni upravi na zasedenih, nekdanjih avstrijskih predelih Koroške in Kranjske. V tem odloku pravi, da mu bo šef civilne uprave neposredno podrejen in mu bo sam dajal navodila (Ferenc, 1968). Tako sta bila postavljena šefa civilne uprave za Spodnjo Štajersko in Gorenjsko. Na zasedenih ozemljih sta se organizirali Štajerska domovinska zveza in Koroška ljudska zveza, vendar so člani teh dveh organizacij morali biti »biološko ustrezni« (Mikuž, 1953). Zvrsti nacionalne kvalifikacije so po okupaciji igrale odločilno vlogo pri določanju slovenskih ljudi za deportacijo. Na Carstanjenovih temeljnih zvrsteh je graški center še podrobneje določil razlike med prebivalci na Spodnjem Štajerskem. Gostinski obrati so bili npr. klasificirani kot nemški (d), Nemcem prijazni (dfr), slovenski (s), slovenski — a nemško čuteči (sdfr), slovenski — a slovensko usmerjeni (s, o) in slovenski — a protinemško usmerjeni (s, a). Označeno je bilo, če jih obiskujejo slovenski ali nemški gostje. Pri industrijskih obratih je bila označena industrijska kapaciteta in nacionalna kvalifikacija osebja. Pri cerkvi so bile pojasnjene cerkvene ustanove, njeno osebje in klerikalne organizacije. Slovenci pri posameznih obratih so bili v Gradcu klasificirani s črkami A, B, C, D. Pri tem so bili nasprotniki označeni z A, nevarni nasprotniki z B, voditelji slovenskega gibanja s C, politično nesamostojni pa z D. Elaboratom so bili dodani seznami Nemcem sovražnih Slovencev in Jugoslovanov ter nemških zaupnikov (Škerl, 1953). Pripravljen je bil deportacijski načrt, ki se je izvajal pod neposrednim vodstvom obeh šefov civilne uprave (Siegfrieda Uiberreitherja na Spodnjem Štajerskem in Franza Kutschere na Gorenjskem). Sledile so aretacije in deportacije na narodnostni osnovi. Tako je jasno, da je gradivo okupacijske uprave prežeto s podatki o etnični pripadnosti posameznikov in ga je v skladu s 65. členom ZVDAGA potrebno anonimizirati. Na Slovenskem je tako že od leta 1941 prihajalo do množičnih aretacij. Aretacija je pravni akt, ki je opredeljen z zakoni in predpisi o policiji ter za katerega je potreben priporni razlog. Poleg aretacije je bilo s predpisi dovoljeno tudi pridržanje, torej odvzem prostosti za kratek čas (Guštin, 2006). Aretacije na nemškem okupacijskem območju so izvajali predvsem orožništvo (žandarmerija), kriminalna in tajna državna policija, v nekaterih primerih pripadniki Wehrmannschafta, v tovarnah pa so se jim pridružili tudi stražniki v delovnih obratih. Na italijanskem okupacijskem območju so aretacije opravljali civilni in vojaški karabinjerji, agenti kvesture, pa tudi črne srajce, orožništvo in policijski agenti. Aretacije v prvem mesecu okupacije, ki so bile političnega značaja, so imele svoje vzroke v predvojnih pripravah in že pripravljenih seznamih. Nemški okupator je tako aretiral predvsem tiste, ki so bili na seznamih označeni kot nemštvu sovražni, pripadnike sokolov in podobnih nacionalnih organizacij ter tiste, ki so bili na seznamih za izgon. Tudi na italijanskem okupacijskem območju so bile prve izvedene aretacije povezane z iskanjem tistih oseb, ki so jih sumili sodelovanja v protifašističnem odporu na Primorskem. Nato pa so se policijske in vojaške enote usmerile na vzdrževanje javnega reda in miru. Vršilo se je veliko število aretacij. Med aretiranimi so bili storilci oziroma osumljeni kriminalnih dejanj, saj običajni kriminal v času vojne ni upadal. Veliko je bilo kršenja predpisov o prehrani in oskrbi, črni borzi, črnem zakolu, tihotapstvu in kraji živil ter prekupčevanju. Kmalu po zasedbi so nemške oblasti sprožile akcijo, da bi odstranile »poklicne zločince« in »zločince iz navade«. Sem so se šteli vsi tisti, ki so trikrat ponovili kaznivo dejanje iz 241


A. Škoro Babić: Dostop do arhivskega gradiva druge svetovne vojne …

koristoljubja (Guštin, 2006). Med aretiranci so bili kršilci vojnih zakonov oz. posebnih predpisov, ki so bili uvedeni po zasedbi, niso pa bili političnega značaja. Šlo je za kršitve odredb o prijavljanju, zatemnitvi, delovni obveznosti in nedovoljenemu prehodu meje. Med kršitve delovne obveze so spadali tudi občasni izostanki z dela, čemur so sledile aretacije in zaporne kazni.4 Največ aretiranih pa so predstavljali storilci političnih kaznivih dejanj. Na italijanskem okupacijskem območju so nekajkrat aretirali več sto okoliških prebivalcev, kot odgovor na napade na italijanske vojake (Ferenc, Godeša, 2004). Cela vrsta aretacij pa se je vršila brez kakršnega koli suma storitve kaznivega dejanja. V teh primerih so bili aretirani ljudje, ki jim ni bilo mogoče očitati ničesar drugega kot pripadnost nacionalni, poklicni ali drugi skupini. Italijanske okupacijske oblasti so na primer sodni zapor spremenile v osrednjo pokrajinsko institucijo za pridržanje in sodno postopanje. Tako so bili tu jetniki različnih pravnih statusov (Guštin, 1999). Dokumente o jetnikih, obsojenih oz. preganjanih je moč najti tako v italijanskem gradivu kot tudi nemškem in protirevolucionarnem, posebno pa v gradivu Slovenskega narodnega varnostnega zbora, kjer je gradivo policijskih zaporov. Tako je težko ločiti storilce kaznivih dejanj in prekrškov od tistih, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu. V kontekstu druge svetovne vojne bi namreč lahko razumeli kot enopartijski režim tudi nacistično oziroma italijansko fašistično oblast, seveda ob zavedanju, da Spodnja Štajerska, Gorenjska in Mežiška dolina formalnopravno niso bile priključene k nemškemu rajhu in da tu ni bilo uvedeno nemško pravo (Ferenc, 2009). Gradivo je zaradi načina zbiranja nepopolno, na posameznih mestih zelo fragmentarno, ne daje jasne slike o naravi storjenega kaznivega dejanja. Tako je vse gradivo, v katerem so podatki o aretacijah, potrebno v skladu s 65. členom ZVDAGA anonimizirati. V tem kontekstu je potrebno obravnavati precej obsežno gradivo italijanskega Vojaškega sodišča 2. armade, ki je bilo ustanovljeno 20. novembra 1941 in je delovalo do 8. septembra 1943. Sodišče je obravnavalo 8737 primerov zoper 13.186 Slovencev, v glavnem osumljenih sodelovanja z odporniškim gibanjem, vendar tudi kriminalcev, ter 1.150 italijanskih vojakov (SI AS 1791). V Arhivu Republike Slovenije tako hranimo gradivo nemške kaznilnice, kjer so ohranjene sodbe nemškega vojaškega sodišča (SI AS 1673). Obsojenci so bili posamezniki, med drugim jugoslovanski vojaki, ki so imeli ljubezensko razmerje z nemškimi dekleti ali ženami, kar je bilo kaznivo dejanje. Med obsojenci je tudi Nemec zaradi ljubezenskega razmerja z Judinjo. Vse to gradivo je bilo prosto dostopno do julija leta 2014, oziroma do uveljavitve novele arhivskega zakona. Gradivo vojaške narave vsebuje ne glede na provenienco v veliki meri disciplinske prekrške, kot so neizvrševanje vojaške dolžnosti in podobno. Med podatki, ki se morajo zaščititi, so navedeni tudi storilci prekrškov, medtem ko so težji disciplinski prekrški obravnavani kot kaznivo dejanje, o katerem je razsojalo vojaško sodišče. Podatke o tem je moč najti v različnih vojaških poročilih in nato tudi v gradivu vojaških sodišč, torej tudi vojaških sodišč odporniškega gibanja. Storilce kaznivih dejanj pred partizanskimi vojaškimi sodišči, med katerimi so bili tako vojaki kot civilisti, ne moremo obravnavati kot nasprotnike nekdanjega enopartijskega režima.5 Zaradi 4

Na podlagi le delnih podatkov na Spodnjem Štajerskem je moč ugotoviti, da je bilo aretacij zaradi kršitve delovne obveznosti za trideset odstotkov več kot pa aretacij zaradi 'komunistične dejavnosti' (Guštin, 2006).

5

Več o vzpostavitvi, ureditvi in delovanju partizanskih vojaških sodišč glej Škoro Babić (2013).

242


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

organiziranosti odporniškega gibanja so podatki o tistih, ki so bili obravnavani pred sodiščem, tako v gradivu Glavnega štaba NOV in POS (SI AS 1851) kot tudi v gradivu posameznih odredov. Z vzpostavitvijo organov ljudskih oblasti so bila vzpostavljena tudi ljudska sodišča, tako je tudi v tako imenovanem partizanskem civilnem gradivu gradivo s storilci kaznivih dejanj in prekrškov. Tudi gradivo o deportacijah v koncentracijska taborišča in izgnanstvo po določbah 65. člena ne more biti prosto dostopno, saj je na seznamih, kartotekah, zapornih in pripornih listih poleg narodnostne oznake, torej etnične pripadnosti, ponavadi navedena tudi veroizpoved posameznika, kar je v skladu s 65. členom ravno tako podatek, ki ga je treba varovati. Nekaj dni po zasedbi slovenske zemlje so nemški okupatorji organizirali za deportacijo slovenskega prebivalstva dva preselitvena štaba v Mariboru in na Bledu pod vodstvom dveh Avstrijcev – Humitscha v Mariboru in Glaserja na Bledu. Poleg preselitvenih štabov so objavili odredbe o ustanovitvi posebnega »Urada pooblaščenca državnega komisarja za utrditev nemške narodnosti« s sedežem v Mariboru in na Bledu. Naloga vsakega urada je bila zapleniti premoženje deportiranih Slovencev. Tudi to gradivo vsebuje podatke o narodnostni pripadnosti posameznikov. Za izvedbo nemške preselitvene akcije se je zdelo nemški okupatorski oblasti potrebno pritegniti tudi bivše jugoslovanske policaje in žandarje. Z izrednim ukazom z dne 8. maja 1941 je odredil šef redarstvene policije za »Alpenland« v soglasju s šefoma obeh civilnih uprav na Sp. Štajerskem in Kranjskem, da se sprejmejo nekdanji jugoslovanski žandarji in policaji slovenskega ali hrvaškega izvora v nemško redarsko službo. Prosilci so morali biti skupaj s svojimi družinskimi člani rasno čisti in politično neomadeževani ter neobremenjeni. Pred vojno so morali biti nastavljeni na pridobljenem zasedenem ozemlju. Znanje nemščine je bilo zaželeno, vendar ni bil pogoj (Škerl, 1953). Dejansko je vse nemško gradivo druge svetovne vojne prežeto s podatki o narodnostni pripadnosti. Veroizpoved je prisotna v manjši meri. Poleg etnične pripadnosti in verskega prepričanja je v skladu s 65. členom ZVDAGA potrebno zaščititi podatek o zdravstvenem stanju posameznika. Gradivo nemške policije vsebuje odredbe, personalne liste, tiralice, poročila o delu, ki vsebujejo podatke o opravljenih pridržanjih, tiralicah in ne nazadnje bolniških dopustih orožnikov. Gradivo, ki se nanaša na internirance, taboriščnike in izgnance, pa vsebuje tudi zdravstveno oceno posameznika. Podatki o zdravstvenem stanju posameznikov pa se predvsem pojavlja v vojaškem gradivu. Na tem mestu ne moremo mimo gradiva partizanske sanitete, ta predstavlja posebno zbirko, ki so jo zdravniki in drugi raziskovalci v veliki meri uporabljali pri podrobni rekonstrukciji organiziranja in delovanja slovenskih partizanskih bolnišnic med drugo svetovno vojno. Kot primer je zanimiv podatek, da se je v Slovenski centralni vojaški bolnišnici v Kočevskem Rogu zdravilo 10.000 ranjencev, za 7.500 ranjencev pa je ohranjena zdravstvena dokumentacija. Podatki o zdravstvenem stanju pa se poleg poročil o bolniških stanjih vojakov dodatno pojavljajo v vojaških odredbah, kjer so navedeni posamezniki, ki so odpuščeni iz vojaške službe iz zdravstvenih razlogov, in sicer na podlagi ocene vojaškega zdravnika. Ker je bilo gradivo druge svetovne vojne, ki se hrani v Arhivu Republike Slovenije, vedno dostopno brez omejitev, ne čudi dejstvo, da je Inštitut za zgodovino delavskega gibanja izdajal zgodovinske vire, dokumente o političnem delovanju odporniškega gibanja med drugo svetovno vojno in o vojaškem delovanju s pojasnili. To sta ediciji 243


A. Škoro Babić: Dostop do arhivskega gradiva druge svetovne vojne …

publikacij Dokumenti ljudske revolucije na Slovenskem ter Zbornik dokumentov in podatkov o narodnoosvobodilni vojni jugoslovanskih narodov, del VI. Skoraj vse publikacije obeh edicij sta dostopni brez omejitev na spletu (www.sistory.si), prav tako tudi prevodi v srbohrvaškem jeziku. Leta 2001 je Arhiv Republike Slovenije nadaljeval z objavo virov v ediciji Dokumenti organov in organizacij narodnoosvobodilnega gibanja v Sloveniji. Gre za nadaljevanje edicije Dokumenti ljudske revolucije na Slovenskem, ki se je zaradi političnih sprememb preimenovala. Dokumenti se torej kontinuirano objavljajo že več kot petdeset let in seveda se v teh objavah najdejo osebni podatki, ki so v skladu z novelo arhivskega zakona nedostopni. Arhivsko gradivo druge svetovne vojne predstavlja tudi obsežno spominsko gradivo, ki ga je inštitut skrbno zbiral in s pomočjo katerega so uporabniki gradiva določene momente med vojno lažje osvetlili. Vsekakor je bila bogata zbirka spominskega gradiva prav tako prosto dostopna za uporabo, toda po sprejetju novele se obsežni spomini, ki so v veliki meri tudi že publicirani, morajo anonimizirati. Ker je preučevanje druge svetovne vojne predstavljalo raziskovalni cilj mnogih raziskovalcev, predvsem pa interesno dejavnost številnih preživelih, bodisi vojaških udeležencev bodisi taboriščnikov ali izgnancev, ki so se organizirali tudi v društvih, je število raziskovalnih objav na podlagi arhivskega gradiva precejšnje, in te objave vsebujejo podatke, ki bi v skladu z 63. členom ZVDAGA morali biti nedostopni. Tako je pri delu z uporabniki postalo vprašanje dostopnosti ob upoštevanju določb 63. člena ZVDAGA precej pereče. Gradivo je bilo do julija leta 2014 dostopno vsakemu posamezniku brez omejitev, in sicer v čitalnici dislocirane enote na Kongresnem trgu. Zaradi narave gradiva je prisotnost arhivista pri uporabniku praktično nujna. Zaradi zgoraj navedenih primerov v gradivu, je potreba po anonimizaciji gradiva neizmerna. V skladu z navodilom za uporabo arhivskega gradiva v čitalnici Arhiva Republike Slovenije lahko uporabnik poda naročilo za pet tehničnih enot (škatel). Če gre za gradivo, ki vsebuje podatke iz 65. člena ZVDAGA, mu arhiv v roku desetih dni odgovori, kdaj bo anonimizirano gradivo pripravljeno za ogled. V navodilu, ki smo ga prejeli arhivisti glede anonimizacije, je naveden rok za anonimizacijo dva meseca. Glede na to, da arhivska škatla iz obdobja druge svetovne vojne vsebuje najmanj 500 listov, večinoma pa okrog 750 listov, s tekstom na obeh straneh, je čas, določen za anonimizacijo, prekratek. Dodatno se pojavljajo tehnične težave. Gradivo je potrebno pri anonimizaciji fotokopirati, podatke prečrtati ter to stran ponovno fotokopirati. Večina gradiva tega obdobja je že sama po sebi v slabšem stanju. Na tem mestu ni bil podan prikaz zbiranja gradiva, ki bi pričal o tem, da je gradivo preživelo marsikaj, preden se je shranilo v arhivskih škatlah. Poleg tega je gradivo tega obdobja razmnoževano s ciklostilom, šapirografom ali opalografom in zapisani tekst s časom bledi. Po drugem fotokopiranju je dokument zelo slabo čitljiv. Če predpostavljamo, da izmed 1000 strani samo vsaka peta stran vsebuje podatke, ki so v skladu s 65. členom ZVDAGA nedostopni, to pomeni, da bo več kot dve tretjini gradiva potrebno fotokopirati (in sicer dvakrat), torej tudi tiste strani, ki ne vsebujejo občutljivih podatkov, saj je na drugi strani občutljiv podatek. Ker je uporabnik upravičen do originalnih dokumentov, ki ne vsebujejo občutljivih podatkov, je potrebno dokumente s temi podatki odstraniti in jih nadomestiti z anonimiziranimi fotokopijami. Gradivo v škatlah ni paginirano, prav tako ni popisano po posameznem dokumentu, zato je potrebno biti zelo pazljiv pri pripravi takšne tehnične enote. Posebno težavo predstavlja odstranjeno originalno gradivo (torej tisto, ki smo ga nadomestili z anonimiziranimi fotokopijami), ker ga je treba zelo dobro označiti in shraniti, da se ga po uporabi pravilno vloži v gradivo.

244


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Uporabnik lahko poda vlogo na arhivsko komisijo za prost dostop do vsega gradiva, ki ga navede v vlogi. V našem primeru bi se teoretično pojavil problem (kar je bilo v preteklosti normalen pojav), če bi isto škatlo naročila dva uporabnika, eden z dovoljenjem arhivske komisije in drugi brez – torej z anonimiziranimi fotokopijami. Posebno je nerodna situacija, ker sta obe stranki lahko isto škatlo brez omejitev pregledovali nekaj mesecev prej, pred nastopom novele v veljavo. Za raziskovanje po tem gradivu bi bila najboljša rešitev ta, da uporabnik poda vlogo na arhivsko komisijo, saj je zaradi vseh zgoraj navedenih dejstev prost dostop upravičen. Vendar 66. člen ZVDAGA določa, da arhivska komisija lahko odobri izjemen dostop znanstvenoraziskovalni organizaciji, raziskovalcu ali novinarju. Veliko število naših uporabnikov se amatersko ukvarja z raziskovanjem, iščejo podatke o svojih starših ali starih starših ali pa želijo v svojem prostem času priti do nekakšnih dognanj iz raznoraznega zanimanja. Med njimi je precej upokojencev, študentov, dijakov. Ker arhivska komisija o izjemnem dostopu odloča v upravnem postopku, je potrebno plačilo upravne takse, kar ne znaša le nekaj evrov. In ker 66. člen določa, komu arhivska komisija lahko odobri dostop, se uporabniki ne odločajo za podajanje vloge, saj je takso potrebno najprej plačati, nihče od arhivistov pa ne more zagotoviti, da bo arhivska komisija prepoznala upokojenca brez neke publicistične namere kot raziskovalca in mu dovolila izjemen dostop. Prav tako se pojavljajo težave pri uporabnikih iz tujine. Gradivo druge svetovne vojne je med tujimi raziskovalci zelo priljubljeno. Tujci so se skozi desetletja navadili, da se pri nas lahko oglasijo ne da bi se pred tem napovedali, naročijo gradivo ter ga dobijo v roku nekaj minut. Zdaj pa jim je uporaba gradiva precej otežena. Tudi cel proces podajanja vloge na arhivsko komisijo tujcem ni ravno prijazen, saj vloga mora biti podana v slovenskem jeziku, pred tem pa seveda mora biti plačana taksa. Tudi informacija o podajanju vloge na arhivsko komisijo na spletnih straneh tujcem ni ravno jasno zapisana. Na tem mestu je potrebno poudariti, da gradivo druge svetovne vojne ni v obliki dosjejev. Gradivo je raznovrstno, ker je fragmentarno ohranjeno. Vsebinskih celot ni, oziroma je določeno vsebino potrebno iskati v več fondih, na več mestih. Zato so odgovorne arhivistke že od nekdaj navajene, da se z vsako stranko osebno pogovorijo ter poskušajo najti najboljši način za pregled gradiva. V zadnjem času je končni rezultat ta, da arhivistke iščejo posamezne dokumente za stranke, saj je to najhitrejši način, da stranka dobi gradivo, ki ga želi, arhivistkam pa to vzame precej manj časa, kot da bi isto količino gradiva anonimizirali. 3

ZAKLJUČEK

Nujno je, da se dostop do gradiva druge svetovne vojne uredi. Nerodno je dejstvo, da so arhivisti obvezani ščititi podatke, ki so bili od leta 1945 prosto dostopni tako domačim kot tujim uporabnikom, obenem pa so objavljeni ter dostopni na svetovnem spletu – tudi v več jezikih. Spomin na drugo svetovno vojno je tudi eden izmed ključnih točk, ki združuje države Evrope. Posebno pomembno je to dejstvo v tem času, ko gospodarska in politična situacija v svetu nista najbolj prijazni. Že leta 2006 sta Evropski parlament in Svet sprejela program Evropa za državljane (sklep št. 1904/2006/ES). Pomemben vidik tega programa je razvijanje občutka evropske identitete, ki temelji na skupnih vrednotah, zgodovini in kulturi. Zato je v zadnjih letih vedno več evropskih projektov namenjenih spodbujanju sodelovanja med Evropejci. Izkušnja druge svetovne vojne pa 245


A. Škoro Babić: Dostop do arhivskega gradiva druge svetovne vojne …

je nadnacionalna in evropska. Ravno zdaj, ko je gradivo, ki je bilo 69 let dostopno brez omejitev, pogojno dostopno, je vedno več povpraševanja po dostopanju do gradiva druge svetovne vojne. Ker je nemogoče ugotavljanje datuma smrti vseh, ki se omenjajo v dokumentih, in ker se vsi uporabniki ne prepoznajo v kategorijah upravičencev do izrednega dostopa, je edini način dostopanja do gradiva druge svetovne vojne preko anonimiziranja. Tudi obisk študentov je drastično upadel; ker se sodobna zgodovina obravnava v končnem letniku študija zgodovine, je zelo pogosta odločitev študentov, da si izberejo obdobje druge svetovne vojne za temo diplomske naloge. Zaradi zakonskih omejitev se je tudi obisk študentov zelo zmanjšal. Že zaradi dejstva, da je bilo gradivo druge svetovne vojne več kot pol stoletja prosto dostopno vsem, ki si so ga želeli ogledati, brez omejitev, bi bilo smotrno, da se kot gradivu posebnega pomena za slovensko in evropsko zgodovino, dovoli prost dostop brez prekrivanja osebnih podatkov, ki so določeni v 65. členu ZVDAGA. Nujno bi bilo poenostaviti in prilagoditi postopanje arhivske komisije v primeru študentov, amaterskih raziskovalcev in ne nazadnje tujih raziskovalcev. V razmislek pristojnim organom bi bilo mogoče navesti to, da posamezniki, ko dobijo izredni dostop do gradiva, dobijo dovoljenje za neomejeno reproduciranje. Morebiti bi bila boljša rešitev neomejen dostop do gradiva z omejenim reproduciranjem. Ker je nemogoče cenzurirati že vso objavljeno literaturo na podlagi gradiva druge svetovne vojne, kjer so objavljeni številni osebni podatki, ki bi po veljavni arhivski zakonodaji morali biti nedostopni, se smiselnost zaščite istih podatkov v arhivskem gradivu druge svetovne vojne postavlja pod vprašaj. VIRI IN LITERATURA 

EACEA, Europe for Citizens Programme, http://eacea.ec.europa.eu/citizenship/programme/programme_guide_en.php.

Poročila o delu Znanstvenega inštituta, SI AS 1643 Predsedstvo Slovenskega narodnoosvobodilnega sveta, t.e. 63, Arhiv Republike Slovenije.

Personalni spisi ujetnikov, SI AS 1673 Kazenski zavod Maribor, p. e. 1 – 8, t. e. 1, Arhiv Republike Slovenije.

Slovenski poročevalec z dne 27. 1. 1945, SI AS 1887 Zbirka narodnoosvobodilnega tiska, Arhiv Republike Slovenije.

Arhivski popis Vojaškega vojnega sodišča 2. armade, SI AS 1791 Vojaško vojno sodišče 2. armade, sekcija Ljubljana, Arhiv Republike Slovenije.

Ferenc, T. (1960): Arhiv Inštituta za zgodovino delavskega gibanja (Predavanje na sestanku arhivarjev v Škofji Loki 16. Novembra 1959). V: Prispevki za zgodovino delavskega gibanja, Letnik I, številka 1, str. 329–349. Ljubljana: Inštitut za zgodovino delavskega gibanja.

Ferenc, T. (1987): Fašisti brez krinke, Dokumenti 1941–1942. Maribor: Obzorja.

Ferenc, T. (1968): Nacistična raznarodovalna politika v Sloveniji v letih 1941–1945. Maribor: Založba Obzorja Maribor.

Ferenc, T. (2009): Sodstvo pod okupacijo 1941–1945. Zasedene slovenske pokrajine in nemško pravosodje. V: Izbrana dela. Okupacijski sistemi med drugo svetovno vojno 3. Str. 77–102. Ljubljana: Oddelek za zgodovino Filozofske fakultete.

Ferenc, T., Godeša, B. (2004): Slovenci pod nacističnim gospostvom 1941–1945. Slovensko-avstrijski odnosi v 20. stoletju / Slowenisch-österreichische Beziehungen im 20. Jahrhundert. Str. 177–268. Ljubljana: Oddelek za zgodovino Filozofske fakultete.

Gombač, M. (2009). Arhiv Inštituta za zgodovino delavskega gibanja. V: Zgodovinopisje v zrcalu zgodovine: 50 let Inštituta za novejšo zgodovino, str. 163–184. Ljubljana: Inštitut za novejšo zgodovino.

246


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Guštin, D. (1999) Sodni zapor v Ljubljani med drugo svetovno vojno. V: Prispevki za novejšo zgodovino, št. 2, str. 123–142. Ljubljana: Inštitut za novejšo zgodovino.

Guštin, D. (2006) Za zapahi. Prebivalstvo Slovenije v okupatorjevih zaporih 1941-1945. Ljubljana: Inštitut za novejšo zgodovino.

Mikuž, M. (1953): Ali je narodnoosvobodilna borba preprečila priključitev Štajerske in Gorenjske k nemškemu rajhu. V: Zgodovinski časopis, Kosov zbornik, VI–VII, 1952–1953, str. 733 – 767. Ljubljana: Zgodovinsko društvo za Slovenijo.

Smole, M. (1976): Zgodovina arhivistike in arhivske službe. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije.

Škerl, F. (1953). Nacistične deportacije Slovencev v letu 1941, V: Zgodovinski časopis, Kosov zbornik, VI–VII, 1952–1953, str. 768-797. Ljubljana: Zgodovinsko društvo za Slovenijo.

Škoro Babić, A. (2013). Partizanska redna vojaška sodišča avgusta in septembra 1943. V: Arhivi 36, str. 347–357. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije.

Vlada Republike Slovenije, www.vlada.si.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAGA. (2006). Uradni list RS, št. 30/06.

Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih - ZVDAGA-A. (2014). Uradni list RS, št. 51/14.

SUMMARY

Aida ŠKORO BABIĆ ACCESS TO ARCHIVES FROM THE PERIOD OF THE SECOND WORLD WAR - SOME APPROACHES IN IMPLEMENTING PROVISIONS OF THE NEW ARCHIVAL LAW The article gives an overview of legal bases for access to the archives of the Second World War. It presents the nature of archives, types of documents and a brief outline of diverse scientific and other research carried out on the basis of this material. Special attention is given to the procedure related to the protection of sensitive personal data, anonymization, and other restrictions of access to archives created between 1941 and 1945. Provisions of the new Archival Law, which was adopted in 2014, demand that archives, containing certain personal data, should be available for use 75 years from their creation or 10 years after the death of the person to which these data refer. Data, protected by those provisions are: data about health, sex life, victims of crimes of a sexual nature, marriage, family and children, data of perpetrator of crime and misdemeanours with the exception of crimes and misdemeanours of persons against whom the proceedings were being conducted because of the opposition to the former one-party regime, religion and ethnicity. The collection of archives in the Archives of the Republic of Slovenia is one of the most diverse and complete archival collections from the period of the Second World War in the European context. Methodical collecting of records began already in 1943, as the leadership of the resistance movement took care of documents scattered in different places after the Italian capitulation. Thus, the material, collected during the war, was arranged and, if necessary, hid in safe places. The collection of archives from the period of the Second World War was given the status of “special archives” immediately after the war, since all such records from 

Aida Škoro Babić, M. Phil., advisor, Archives of the Republic of Slovenia, Sector for the protection of special archives, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: aida.skoro@gmail.com.

247


A. Škoro Babić: Dostop do arhivskega gradiva druge svetovne vojne …

all across the former Yugoslavia were kept by the Military-Historical Institute of the Yugoslav People's Army in Belgrade. The only exception were records from Slovenia, which had been collected and arranged by the Scientific Institute during the war and after it. The establishment of the Institute for the History of the Labour Movement, which has taken over this collection, is associated with giving special importance to the study of the development of socialist society and the liberation of the Yugoslav nations, which laid the foundations of the socialist social order. Thus, since 1945, researchers had an open and free access to all archives and were able to publish all the data, which is now protected by the provisions of the new Archival Law. Numerous records (mostly transcripts) are also available on the web. The Archives of the Republic of Slovenia preserves Italian and German archives, as well as archives of the liberation movement. Most German WWII records contain data on ethnic origin, whereas religion is present to a lesser extent. In addition to ethnicity and religious beliefs, it is necessary to protect also data about the individual’s health status. Records of the German police contain personnel lists, arrest warrants and reports, which contain information on arrests and information about sick leaves of gendarmes. Records, which refer to the internees, concentration camp detainees and exiles, also contain an assessment of the individual’s health. Data about health status are also present in military records of the liberation movement – especially in a big collection of partisan military hospitals, which represents a special monument of the Second World War. Archives related to the Second World War, carefully collected by the Institute, can be seen as extensive memory material. Indeed, a rich collection of memory material was also freely available for use and, in majority, already published. Users of these records came from many European countries and for many years, they were free to do their research without having the above-mentioned data covered. After the adoption of the changed Archival Law, sensitive personal information also in memory records must be made anonymous. Records from the period of the Second World War were freely accessible to every individual interested in seeing them for more than half a century. Because of that, it would make sense to make archives with the status of special importance for the Slovenian and European history freely accessible, without anonymizing personal data, especially in time when the European Union is encouraging a contribution of citizens to understanding the EU, its history and diversity, with rising the awareness of remembrance, common history and values.

248


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Gašper ŠMID*, Žarko ŠTRUMBL** DOSTOPNOST IN NEDOSTOPNOST ZDRAVSTVENE DOKUMENTACIJE* Izvleček: Avtorja sta poskušala predstaviti varstvo osebnih podatkov v zdravstveni dokumentaciji, za katero ne morejo veljati pravila, kakršna veljajo za arhivsko gradivo. Predstavila sta trenutno veljavno zakonsko podlago in problematiko v zvezi z neustavnostjo enih in drugih nekaterih določb. Predstavila sta »medicinske« deklaracije, ki se nanašajo na varstvo zdravstvenih podatkov in predstavila lastništvo osebnih zdravstvenih podatkov in zvrsti zdravstvene dokumentacije z roki hranjenja. Prav tako sta se dotaknila varovanja podatkov s področja zdravstva na osnovi obstoječe zakonodaje, kdo ima dostop do zdravstvene dokumentacije bolnikov in njen znanstveno-raziskovalni pomen za kasnejše rodove zaradi preglednosti zdravljenja v preteklosti, možnosti odkrivanja napak, ki so se zgodile pri zdravljenju ter njihova odprava. Opozorila sta na zdravstveno dokumentacijo po raznih evropskih državah in v Združenih državah Amerike, kjer nimajo enotnih rokov glede hrambe zdravstvene dokumentacije, ne načina prevzemanja v državne arhive in tudi ni enotnih smernic, ki bi na splošno urejalo tako roke hrambe, kot predaje dokumentacije arhivom. Ključne besede: dostopnost zdravstvene dokumentacije, varovanje osebnih podatkov, roki hranjenja zdravstvene dokumentacije

Abstract: Accessibility and Inaccessibility of Medical Records In the paper, the authors try to present the protection of personal data in medical records, which should be excluded from directives concerning other categories of archives in this regard. They present the current legislation and problems with decrees on the unconstitutionality. The article presents “medical” declarations, which refer to the protection of medical data, the proprietorship of personal medical information and categories of medical records with retention periods. The authors also discuss the protection of data in the field of healthcare on the basis of the current legislation in view of who has access to patients’ medical records and its scientific research value for future generations, for an overview of treatment in the past, possibilities of detecting mistakes which occurred in treatment and their prevention. The authors point out medical records in various European countries and in the United States of America, where there are no unified retention periods concerning the storage of medical records, no manner of transferring such records to state archives and also no unified guidelines generally defining retention periods or acquisitions. Key words: access to medical documentation, protection of personal data, medical records retention periods

*

Mag. Gašper Šmid, gasper.smid@gov.si.

**

Žarko Štrumbl, Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenija, kontakt: zarko.strumbl@gov.si.

*

Prispevek je bil prvotno objavljen v reviji Arhivska praksa 17 (2014), str. 385.

Arhiv

Republike

Slovenije,

Zvezdarska

249

1,

1000

Ljubljana,

Slovenija,

kontakt:


G. Šmid, Ž. Štrumbl: Dostopnost in nedostopnost zdravstvene dokumentacije

1

UVOD

Osnovna zdravstvena dokumentacija vsebuje po definiciji Zakona o zbirkah podatkov v zdravstvu (2000) osnovne podatke pacienta, to so: osebno ime, datum rojstva, spol, enotna matična številka občana (EMŠO), številka zdravstvenega zavarovanja, vrste in obseg zdravstvenih zavarovanj, zakonski stan (zunajzakonska skupnost ali istospolna skupnost), izobrazba in delo, ki ga opravlja, naslov stalnega prebivališča, telefon in elektronski naslov. Sekundarni pa so podatki o zdravstvenem stanju pacienta in o poteku zdravljenja, kot so: družinska, socialna in klinična anamneza, krvna skupina, alergije in preobčutljivosti, cepljenja, nosečnost in predviden datum poroda, klinični pregled, diagnostični in terapevtski postopki, diagnoze, terapije, napotitve, razlog in vsebina zdravstvene obravnave, datum zdravstvene obravnave, datum smrti in njen vzrok, identifikacija zdravnika in drugega zdravstvenega osebja. Kot del osnovne zdravstvene dokumentacije se prištevajo naslednji dokumenti: izvidi in odpustnice, napotnice in delovni nalogi, recepti in naročilnice, diagnostično dokumentarno gradivo, zdravniška spričevala in potrdila …. Zakon predvideva, da se osnovna zdravstvena dokumentacija hrani še deset let po smrti pacienta, na katerega se nanaša, če pa datum smrti pacienta ni znan, se osnovna zdravstvena dokumentacija hrani 100 let od datuma njene vzpostavitve. Zakon tudi predvideva, da se po poteku roka zdravstvena dokumentacija anonimizira, komisijsko uniči ali pa se gradivo, za katero je pristojni arhiv določil, da ima lastnosti arhivskega gradiva, odbere iz zbirke in hrani v izvirniku, dokler se v skladu s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva, ne izroči pristojnemu arhivu. 2

PREDSTAVITEV PROBLEMATIKE

Anonimizacija je le ena izmed delne zaščite zasebnosti posameznika. Popolna zaščita podatkov je nemogoča. Osnovna ideja anonimizacije je, da se karakteristične oznake vsakega posameznika skrijejo v množici. Dokumenti z anonimizacijo postanejo nerazpoznavni v zvezi s posameznikom. Anonimnost je namenjena varstvu osebnih podatkov udeležencev in predstavlja tehniko varovanja osebnih podatkov, s katero se ščiti zasebnost udeležencev v povezavi z dokumentom. Izvaja se na različne načine: s skrajševanjem, v zvezi z opredeljevanjem nepremičnin npr. parcelne številke, pri varstvu poslovnih skrivnosti. Banalno z izpiskom stanja na našem bančnem izpisku, ko so izpisane samo običajno zadnje 3-4 številke, ostale pa na izpisku niso vidne. Pri tem je potrebno paziti, da se udeležencem v postopku ne bi povzročila nepotrebna škoda, zato naj bi bili izpuščeni ali zakriti le tisti podatki, ki lahko dokument napravijo prepoznaven, vendar dokument ne sme izgubiti svojega prvotnega pomena. 3

ZAKONSKA OSNOVA GLEDE ZDRAVSTVENE DOKUMENTACIJE

Za zdravstveno dokumentacijo, le-ta je svojevrstna zbirka občutljivih osebnih podatkov, ne morejo veljati splošna pravila, kakršna veljajo za drugo arhivsko gradivo. Ustavno sodišče Republike Slovenije je na zahtevo Varuha človekovih pravic v svojem aktu U-I-70/12 (2014) ugotovilo, da je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2006) v neskladju z Ustavo Republike Slovenije, če med gradivo uvršča tudi zdravstveno dokumentacijo. Pozvalo je Državni zbor Republike Slovenije, naj v letu dni neustavnost odpravi, do takrat pa se za to dokumentacijo omenjeni zakon ne sme uporabljati. Varuh človekovih pravic je namreč izpodbijal zakonsko določbo, ki izvajalcem zdravstvene dejavnosti kot javne službe nalaga dolžnost izročitve oziroma prenosa odbrane zdravstvene dokumentacije, ki vsebuje osebne podatke, javnemu arhivu. Presodilo je, da gre pri tem v poseg pravice bolnika do varstva osebnih podatkov 250


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

in pravice do varstva njegove zasebnosti, hkrati pa je ogrožena tudi nedotakljivost osebnega dostojanstva. Že sama hramba občutljivih osebnih podatkov, zajetih v zdravstveni dokumentaciji, pri javnem organu, prav tako pa tudi arhiviranje ter prenos gradiva iz zdravstvenega zavoda oziroma ambulante, v katerih je to nastalo, v javni arhiv z namenom omogočiti dostopnost tega gradiva javnosti pomenijo poseg v pravico posameznika do varstva osebnih podatkov (38. člen Ustave RS) in do varstva njegove zasebnosti (35. člen Ustave RS), hkrati pa ogrožajo tudi nedotakljivost osebnega dostojanstva (34. člen Ustave RS). Posebej je Ustavno sodišče RS opozorilo na 40. člen Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Ta določa, da morajo javnopravne osebe arhivsko gradivo izročiti arhivu najkasneje 30 let po nastanku, tudi ko gre za gradivo, ki vsebuje občutljive osebne podatke. Če pa se nanaša na gradivo psihiatričnih ustanov, ki vsebujejo podatke o psihiatričnem zdravljenju, so v neskladju z 2., 14., 34., 35. in 38. členom Ustave RS. Ustavno sodišče RS je v postopku za oceno ustavnosti, začetem z zahtevo varuhinje človekovih pravic, na svoji seji 24. maja 2012 sprejelo sklep, da se izvrševanje prvega odstavka 40. člena ZVDAGA, v kolikor se nanaša na gradiva psihiatričnih ustanov, ki vsebujejo občutljive osebne podatke o psihiatričnem zdravljenju, do končne odločitve Ustavnega sodišča zadrži. Prav tako je Ustavno sodišče v postopku za oceno ustavnosti z zahtevo Varuha človekovih pravic že na seji 21. marca 2014 odločilo, da je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih v neskladju z Ustavo, če med javno arhivsko gradivo uvršča tudi gradivo izvajalcev zdravstvene dejavnosti, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju in zdravstvenem stanju pacientov. Prav tako ZVDAGA v 65. členu določa, da javno arhivsko gradivo, ki vsebuje občutljive osebne podatke, postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku ali deset let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan. Na tem mestu je Ustavno sodišče RS posebej opozorilo tudi na določbe Zakona o varstvu osebnih podatkov glede dostopnosti tovrstnih občutljivih osebnih podatkov za nazaj. Pri tem je zagovarjalo stališče, da gre za podatke o občutljivih stanjih posameznika, za katere je značilno, da so bili v zdravstveno gradivo zabeleženi v času posameznikovih duševnih stisk. Dostopnost arhivskega gradiva s tovrstnimi občutljivimi osebnimi podatki, četudi so v skladu s pravili ZVDAGA (2006) in Zakona o varstvu osebnih podatkov, v nadaljevanju ZVOP-1 (2007), lahko nepopravljivo posega v osebno dostojanstvo posameznika in v zasebno življenje posameznikov, pri čemer gre za položaje, ki jih Ustava RS varuje v 34., 35. in 38. členu. Z začasnim zadržanjem izvrševanja omenjene določbe je nastop navedenih nepopravljivih oziroma težko popravljivih posledic mogoče preprečiti. Poraja se retorično vprašanje, zakaj se je Ustavno sodišče RS odločilo za tak korak pri zdravstveni dokumentaciji. V zdravstveni dokumentaciji zbrani podatki po eni strani razkrivajo informacije iz zasebnega življenja pacienta, ki so varovane v okviru nedotakljivosti človekove zasebnosti (35. čl. Ustave RS), še preden so postale zabeleženi podatek in s tem del zdravstvenega gradiva; po drugi strani pa imamo njihovo razkrivanje stigme, ki je povezana z določenimi boleznimi ali stanji v družbi in ogroža osebno dostojanstvo pacienta, njegovih bližnjih ali celo njegovih potomcev. V tem primeru je toliko bolj poudarjena potreba po varstvu tovrstnih podatkov, zabeleženih v zdravstveni dokumentaciji, in je svojevrstna zbirka občutljivih osebnih podatkov. Poudariti je treba, da ne zadoščajo le ustrezno stroga predvidena pravna jamstva varstva zasebnosti pacientov, še posebej, ko gre za tako občutljive osebne podatke. Dosledno spoštovanje zdravniške molčečnosti je tako nepogrešljiv del uresničevanja pravice pacienta do varstva njegovih osebnih podatkov, zbranih v 251


G. Šmid, Ž. Štrumbl: Dostopnost in nedostopnost zdravstvene dokumentacije

dokumentaciji. Že sama hramba podatkov, zajetih v zdravstveni dokumentaciji, kot tudi arhiviranje ter prenos iz zdravstvenega zavoda v javni arhiv z namenom omogočiti dostopnost tega gradiva javnosti, pomeni po presoji sodišča poseg v pravico pacienta do varstva osebnih podatkov (38. čl. Ustave RS). 4

DOSEDANJE UREJANJE VARSTVA ZDRAVSTVENIH PODATKOV V REPUBLIKI SLOVENIJI

V Republiki Sloveniji trenutno ni posebnega zakona, ki bi urejal varstvo zdravstvenih podatkov. V ta namen se uporablja Zakon o varstvu osebnih podatkov (2007), varstvo zdravstvenih podatkov pa je urejeno v področnih zakonih, ki pa si nasprotujejo pri zahtevi po zdravniški molčečnosti in s tem tajnosti podatkov. Po ZVOP1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Pomembna je tudi obdelava osebnih podatkov, ta pomeni kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvajajo v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Obdelava podatkov je lahko ročna ali avtomatizirana. V 19. točki 6. člena ZVOP-1 so obravnavani občutljivi osebni podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: prekrškovne evidence); občutljivi osebni podatki so tudi biometrične značilnosti, če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od prej navedenih okoliščin. Glede varstva podatkov v zdravstvu je bilo izdanih že več deklaracij in listin. Najbolj znane so: Hipokratova prisega je temelj vsem današnjim listinam, namenjenim zdravstvenemu osebju. Nastala je med letoma 460 in 377 pred našim štetjem. 9. čl. Hipokratove prisege pravi: »Da bom molčal o vsem, kar bom pri izvrševanju prakse ali tudi izven nje videl ali slišal o življenju in vedenju ljudi in česar ne gre obešati na veliki zvon, ker sem mnenja, je take reči treba ohraniti zase kot (poklicno) skrivnost« (Milčinski, 1982, str. 267). Toda absolutna tajnost, ki jo zahteva Hipokratova prisega, je možna samo v stiku med dvema osebama, med bolnikom in zdravnikom, brez kakršnih koli prič. To pa ni več primerljivo z današnjim časom, ko se je zdravljenje preselilo v zdravstvene ustanove, kjer se v postopku hranjenja podatkov pojavlja vedno več oseb. Namesto ene zaupne osebe se pojavlja vedno več oseb, ki imajo vpogled v dokumentacijo. Omenila bi še Ženevsko zdravniško prisego, slednja je bila sprejeta leta 1948 in dopolnjena leta 1968 in ima zgodovinsko inspiracijo prav v Hipokratovi prisegi. Je pravzaprav temeljni dokument Svetovnega zdravniškega združenja in neke vrste posodobitev tradicij Hipokratove prisege oziroma humanističnih etičnih nazorov za 252


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

opravljanje zdravnikovega poklica. Znana je tudi pod imenom Svečana zaprisega, nekatere medicinske fakultete jo uporabljajo za svečano zaprisego svojih diplomantov ob podelitvi diplome. Po Antonu Dolencu pomeni: »Svečana zaobljuba začetek prizadevanj Svetovnega zdravniškega združenja, da bi postavilo vest in zavest svetovnega zdravništva na sodobno raven, obenem pa da ne bi razvrednotilo s preveliko radikalnostjo tradicionalnih temeljev zdravniške etike in morale ...« (Dolenc, 1993, str. 44). Ta prisega med drugim govori o spoštovanju skrivnosti in varovanju skrivnosti tudi po bolnikovi smrti. »Spoštoval bom skrivnost tistega, ki se mi bo zaupal; to skrivnost bom varoval tudi po bolnikovi smrti« (Milčinski, 1982, str. 271). Leta 1949 je bil sprejet tudi Mednarodni kodeks zdravniške etike, kasneje je bil še dopolnjen v Sydneyju leta 1968, v Benetkah leta 1983 in Hongkongu leta 1990. Sestavljajo ga trije deli, in sicer del o splošnih dolžnostih zdravnika, del o dolžnostnih zdravnika in tudi del, kjer je zapisano: »Zdravnik naj ohrani popolno molčečnost o vsem, kar ve o svojem bolniku, tudi po njegovi smrti« (Dolenc, 1993, str. 46). Lastnik osebnih zdravstvenih podatkov ni bolnik, ampak je lastnik zdravstvena ustanova oziroma lečeči zdravnik. Glede urejanja varovanja zdravstvenih podatkov nimamo v Sloveniji posebnega zakona, ampak se tu uporablja Zakon o varstvu osebnih podatkov (2007), le-ta podatke o zdravstvenem stanju uvršča med občutljive osebne podatke. Tudi Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva (2000) navaja, da se za zbiranje, obdelavo in posedovanje osebnih podatkov, vsebovanih v zbirkah podatkov iz tega zakona, uporabljajo določbe zakona o varstvu osebnih podatkov, če v Zakonu o varstvu osebnih podatkov za posamezne primere ni drugače določeno (2. čl.). Upravljavec osebnih podatkov mora za vsako zbirko vzpostaviti katalog zbirke osebnih podatkov in te podatke posredovati Državnemu nadzornemu organu za varstvo osebnih podatkov, ki opravlja tudi institucionalno varstvo. Institucionalno varstvo opravlja še Varuh človekovih pravic in Urad informacijskega pooblaščenca, slednji je pristojen za nadzor nad izvajanjem zakona in drugih predpisov, ki urejajo varstvo ali obdelavo osebnih podatkov oziroma iznos osebnih podatkov iz Republike Slovenije. In zopet se poraja vprašanje, kakšno je zdravniško stališče. Njihovo stališče je, da ima pravico vpogleda v zdravstvene podatke samo bolnik in tisti, ki ga bolnik pooblasti. Poklicna skrivnost pa zavezuje uslužbence zdravstvenih ustanov, ne smejo je kršiti niti državni organi (Dolenc, 1997, str. 47). Prav tako je po njihovem nesprejemljivo, da ima pravico vpogleda v medicinsko dokumentacijo informacijski pooblaščenec, saj mu tudi evropska direktiva ne daje pravice do samodejnega vpogleda v medicinsko dokumentacijo. 5

ZVRSTI ZDRAVSTVENE DOKUMENTACIJE Z ROKI HRANJENJA

Zakon o zbirkah s področja zdravstvenega varstva (2000) določa roke hranjenja posameznih podatkov. Tako je v Prilogi zakona o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva določeno, da se hranijo naslednji osebni podatki:  osnovna medicinska dokumentacija – zobozdravstveni karton trajno, zdravstveni karton in popis bolezni 10 let po smrti bolnika, ostala medicinska dokumentacija 15 let;  evidenca osnovnega zdravstvenega varstva – 5 let po smrti bolnika;  evidenca preventivnega zdravstvenega varstva šolskih otrok in mladine – 5 let po smrti bolnika;

253


G. Šmid, Ž. Štrumbl: Dostopnost in nedostopnost zdravstvene dokumentacije

 evidenca preventivnega zdravstvenega varstva delavcev, udeležencev v prometu in športnikov – 15 let;  evidenca začasne in trajne odsotnosti z dela zaradi bolezni, poškodb, nege, spremstva in drugih vzrokov – 15 let;  evidenca o zdravstvenih razlogih za podaljšanje porodniškega dopusta in dopusta za nego in varstvo otroka – 15 let;  evidenca poškodb pri delu – 5 let;  evidenca patronažne zdravstvene nege – 15 let;  evidenca zdravstvene nege – 15 let;  evidenca o boleznih in stanjih, ugotovljenih v specialističnih ambulantnih dejavnostih – 15 let;  evidenca bolezni, ki zahtevajo zdravljenje v bolnišnici – 15 let;  register prejemnikov delov človeškega telesa – trajno;  evidenca poškodb, ki zahtevajo zdravljenje v bolnišnici – 15 let;  register hudo poškodovanih bolnikov – 10 let;  evidenca zastrupitev, ki zahtevajo zdravljenje v bolnišnici – 15 let;  register o zastrupitvah in drugih učinkih kemikalij – trajno;  evidenca obravnave uživalcev drog – 15 let;  evidenca o ambulantni in bolnišnični medicini in rehabilitaciji bolnikov – 15 let;  evidenca gibanja zdravstvenih delavcev in mreža zdravstvenih zavodov – trajno;  perinatalni informacijski sistem – trajno (kazalniki, ki prikazujejo živorojene in umrle na 1000 prebivalcev, stopnjo rodnosti, naravni prirast itd.);  register žensk uporabnic materničnih vložkov s komplikacijami ob uporabi materničnega vložka (IUV) – trajno;  fetalne smrti do 28. tedna nosečnosti – trajno;  register prirojenih anomalij – trajno;  evidenca sterilizacije in umetne osemenitve – 15 let;  register oploditev z biomedicinsko pomočjo – trajno;  evidenca krvodajalcev – do 65. leta starosti krvodajalca;  evidenca potreb bolnikov po krvi – 5 let po smrti bolnika;  register raka – trajno;  register organiziranega odkrivanja materničnega vratu – trajno;  register žilnokirurških bolnikov – 5 let po smrti bolnika;  register bolnikov s sladkorno boleznijo in vrojenimi presnovnimi motnjami – trajno;  register TBC-bolnikov – trajno;  register hospitaliziranih psihiatričnih bolnikov – 5 let po smrti bolnika;  register samomorov in samomorilskih poskusov – trajno;  register bolnika, ki prejema kisik in umetno ventilacijo na domu – trajno;  register hemofilikov – trajno;  register rizičnih otrok – trajno;

254


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

 register cerebrovaskularnih bolnikov – trajno;  register ekstrapiramidnih bolnikov – 10 let;  register oseb odvisnih od alkohola – 10 let;  register družinske polipoze (dedna družinska oblika raka črevesja) – trajno;  register oseb s cerebralno paralizo – trajno;  register bolnikov s kronično vnetno boleznijo črevesa – trajno;  evidenca zdravstvenega stanja vojaških obveznikov med trajanjem vojaške dolžnosti – 10 let;  register slepih in slabovidnih oseb v Republiki Sloveniji – trajno;  register poklicnih bolezni, sumov na poklicne bolezni in bolezni v zvezi z delom – trajno;  register bolnikov srca in ožilja – 30 let;  register oseb, ki jih ogrožajo kardiovaskularne bolezni – trajno;  zdravniško poročilo o umrli osebi – trajno;  register dednega nepolipoznega koloktalnega karcinoma – trajno;  evidenca nalezljivih bolezni – trajno;  register obveznikov za cepljenje in izvajanja cepljenja – trajno;  evidenca varstva prebivalcev pred steklino – trajno;  register stranskih pojavov po cepljenju – trajno;  evidenca pojavnosti infekcije s HIV, aidsa in smrti zaradi aidsa – trajno;  evidenca pojavnosti spolno prenesenih bolezni (SPB) – trajno;  evidenca o delu zobne ordinacije – trajno;  evidenca o rezultatih preventivnih pregledov zob in ustne votline – 15 let;  evidenca o delu specialistične ambulantne službe – 15 let;  evidenca o delu ambulantne in bolnišnične fizikalne medicine in rehabilitacije – 15 let;  evidenca bolnišnične dejavnosti – 15 let;  evidenca dela kliničnih-biokemijskih laboratorijev – 15 let;  evidenca o delu reševalne službe – 15 let;  evidenca zdravstvenega varstva psihosocialno motenih otrok in mladoletnikov – 15 let;  evidenca zdravil na tržišču – trajno;  evidenca porabe zdravil izdanih na recept – 15 let;  evidenca porabe zdravil, izdanih brez zdravniškega recepta, na naročilnico – 15 let;  evidenca porabe zdravil v bolnišnicah – 15 let;  evidenca o delu lekarn – 15 let;  evidenca število dijakov in študentov na srednjih, višjih in visokih šolah ter fakultetah zdravstvene in farmacevtske smeri – trajno;  evidenca o delu javnozdravstvenih laboratorijev (medicinska mikrobiologija, sanitetna mikrobiologija, sanitarna kemija, medicinska citogenetika) – 15 let;

255


G. Šmid, Ž. Štrumbl: Dostopnost in nedostopnost zdravstvene dokumentacije

 evidenca zdravstvene ustreznosti živil in predmetov splošne rabe – 15 let;  evidenca preskrbe prebivalstva s pitno vodo – 15 let;  evidenca higienske ustreznosti vode – 15 let;  evidenca kopalnih voda – 15 let;  register o odstranjevanju odpadkov iz zdravstvenih zavodov – 15 let;  evidenca onesnaženosti zraka in vpliva na zdravstveno stanje prebivalcev – 15 let. 6

VAROVANJE PODATKOV S PODROČJA ZDRAVSTVA

Zakon o varstvu osebnih podatkov (2007) v 25. čl. določa, da so upravljavci osebnih podatkov in pogodbeni obdelovalci dolžni zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz 24. člena, ta pa določa varovanje prostorov, opreme in sistemske programske opreme, vključno z vhodno-izhodnimi enotami, da se preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih, da se zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov. Omenjeni člen prav tako določa, da so osebe, ki obdelujejo omenjene podatke, dolžne varovati tajnost osebnih podatkov, s katerimi se seznanijo pri opravljanju svojih funkcij in nalog. Upravljavci teh podatkov v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene podatke. Postavlja pa se vprašanje, koliko ljudi naj ima dostop do zdravstvene dokumentacije bolnikov. Iz dosedanje prakse lahko trdimo, da ima dostop do zdravstvene dokumentacije veliko zdravstvenega osebja od zdravnika, medicinskih sester do dokumentalista zaradi hitrejšega ukrepanja v primeru nujne zdravniške pomoči. Še vedno obstaja papirna dokumentacija, ki so jo ponekod po določenih rokih hrambe posneli na mikrofilm, drugje pa jo imajo že v elektronski obliki. Zdravstvena dokumentacija je pomembna tudi za kasnejše rodove, in sicer zaradi preglednosti zdravljenja v preteklosti, možnosti odkrivanja napak, ki so se zgodile. Prav tako je zdravstvena dokumentacija potrebna tudi v različnih zadevah: na sodiščih oz. pri zavarovalnicah v primeru odškodnine, nezgodnega zavarovanja, reševanju zapuščinskih zadev. Zdravstvena dokumentacija slej ko prej pride tudi v ustrezni državni arhiv, odvisno od pristojnosti, kjer pa se hrani trajno. V ta namen so bili tudi napravljeni klasifikacijski načrti, ki ustrezno določajo roke hrambe na podlagi zakona. O obdelavi osebnih podatkov umrlih posameznikov je odločalo tudi Vrhovno sodišče, slednje je v svoji sodbi št. I Up 517/2000 zapisalo, da »… je sama pravica do varstva osebnih podatkov (38. člen Ustave RS), posebej urejena v Zakonu o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 59/99) in je tako, kot druge osebnostne pravice, strogo vezana na samo osebnost in zato s smrtjo nosilca sicer ugasne. Sodno varstvo osebnih podatkov, ki se glede na določbo 20. člena ZVOP uveljavlja v upravnem sporu, se nanaša tudi na pravico do vpogleda v zbirko osebnih podatkov, kot eno izmed številnih pravic, urejenih v 17. in 18. členu ZVOP. Vendar pa ima umrli še v času, ko je živ, interes, da bo kot osebnost tudi še po svoji smrti užival določeno varstvo. Zato pravo priznava pravico do pietete, spoštovanja in lepega spomina na umrlega. Po smrti nosilca osebnostnih pravic se torej določene njegove osebne dobrine varujejo kot osebne dobrine ožjih svojcev, to je na podlagi njim pripadajoče osebnostne pravice. To velja tudi osebne podatke.« (Vrhovno sodišče, 2000).

256


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Seznanitev z osebnimi podatki, ki jih vsebuje zdravstvena dokumentacija umrlih pacientov, je v Zakonu o pacientovih pravicah (ZPacP, 2008) urejena drugače kot v ZVOP-1. V 42. členu Zakona o pacientovih pravicah so predvideni štirje možni načini seznanitev z zdravstveno dokumentacijo umrlih pacientov: osebe, za katere je pacient za časa svojega življenja dal pisno privolitev za osebe, ki so za to pooblaščene (zavarovalnice, policija), pacientov najožji sorodnik, partner, otroci in druge osebe, ki pokažejo pravni interes z ustreznim dokumentom. 7

ZDRAVSTVENA DOKUMENTACIJA PO RAZNIH DRŽAVAH

Evropska unija nima enotnih rokov glede hrambe zdravstvene dokumentacije, prav tako ne načina prevzemanja v državne arhive (povzeto po Korošec, 2008, str. 6168). Avstrija – tu je določeno, da se hranijo osebni podatki v neanominizirani obliki, brez določitve roka uničenja. Drugo prepuščajo arhivom. Posebej je opredeljena zdravstvena dokumentacija, ki je drugačna za zdravnike (10 let po smrti) kot za bolnice (30 let po zaključku obravnave pacienta). Belgija – 20 let za hranjenje zdravstvene dokumentacije. Ta rok velja za bolnišnice in splošno za zdravnike, a za slednje velja absolutno. Ciper – tu prepuščajo odločitev o hranjenju vsakemu subjektu posebej, saj Zakon o javni dokumentaciji določa, da vsak upravljavec podatkov sam sprejme odločitve, kdaj podatki niso več potrebni, in jih zaradi tega lahko uniči. Češka – tu je rok hrambe zdravstvene dokumentacije 5 let po smrti, za psihiatrične bolnike pa 10 let. Danska – določa se 10 let hrambe po zadnjem zapisu. Francija – določeno je 20 let hrambe od zadnjega zapisa, za mladoletnike 20 let po polnoletnosti, po smrti pa 10 let. Irska – določa s smernicami 20 let po zadnjem vpisu in 8 let po smrti, ostala zdravstvena dokumentacija pa se hrani 2 do 30 let. Islandija – določeno je, da se po 30 letih preda gradivo državnemu arhivu. Italija – predpisuje posebne zdravstvene arhive, bolnice hranijo 40 let in potem predajo v drug arhiv. Latvija – določa od 1 leta do 75 let v bolnišnicah in 75 let po zadnjem zapisu pri družinskih zdravnikih. Litva – določa za zdravljenje v bolnicah 25 let. Nemčija – ima določene roke hrambe in po teh se mora celotna zdravstvena dokumentacija uničiti ali anonimizirati. Za zasebne zdravnike je določeno 10 let, za bolnice pa 30 let po končanem zdravljenju. Norveška – roke določajo tu arhivski zakoni. V državnih bolnicah se hrani dokumentacija 10 let po zadnjem vpisu. Združene države Amerike – določajo 7-letni rok od zadnjega vpisa ali 3 leta po smrti.

257


G. Šmid, Ž. Štrumbl: Dostopnost in nedostopnost zdravstvene dokumentacije

8

SKLEPNE MISLI GLEDE VARSTVA ZDRAVSTVENE DOKUMENTACIJE IN NJENE ANONIMIZACIJE

ZVOP-1 (2004) ima tudi opredelitev o anonimizaciji v 6. čl., 18. točki, in pravi: »Anonimiziranje – je takšna sprememba oblike osebnih podatkov, da jih ni več mogoče povezati s posameznikom, ali je to mogoče le z nesorazmerno velikimi napori, stroški ali porabo časa«. Osnovni namen anonimizacije v zdravstveni dokumentaciji je zameglitev karakterističnih podatkov o pacientu s tem, da se identiteta vsakega posameznika skrije v množici. Zato naj bi tudi novela slovenskega arhivskega zakona predvidela, da se, kadar posamezni dokumenti vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, poleg njih pa tudi varovane osebne podatke, do katerih bi bilo mogoče dostopati, za dostop pripravi anonimizirana kopija dokumenta, na kateri so podatki, ki jih varujejo roki nedostopnosti, prekriti tako, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen. V tem primeru se uporabnost takega anonimiziranega dokumenta za različne raziskave zmanjša, saj lahko zamegli kompleksnost nekega dogodka. VIRI IN LITERATURA 

Korošec, T. (2008). Varovanje zdravstvenih podatkov v Sloveniji, diplomsko delo. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Fakulteta za družbene vede.

Dolenc, A. (1993). Medicinska etika in deontologija. Dokumenti s komentarjem. Ljubljana: Tangram.

Milčinski, J. (1982). Medicinska etika in deontologija. Ljubljana: Dopisna delavska univerza Univerzum.

Parlament Republike Slovenije, EVA 2008-2711-0138.

Vrhovno sodišče, Sodba št. I Up 517/2000.

Zakon o informacijskem pooblaščencu. (2005). Uradni list RS, št. 113. Spremembe: Uradni list RS, št. 51/2007-ZUstS-A, 14/2010- Odl.Us: U-I-303/08-9.

Zakon o pacientovih pravicah. (2008). Uradni list RS, št. 15.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list RS, št. 30.

Zakon o varstvu osebnih podatkov. (2004, 2007). Uradni list. RS, št. 86/2004 in 94/2007.

Zakon o varuhu človekovih pravic – ZvarCP, Uradni list RS, št. 71/1993, popravek 15/1994, spremembe: Uradni list RS, št. 56/2002-ZJU in 109/2012.

Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva ZZPPZ, Uradni list RS, št. 65/2000.

Žumer, V. (2013). Klasifikacijski načrti za razvrščanje dokumentacije z roki hranjenja v Sloveniji. V: N. Gostenčnik (ur.). Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja [Elektronski vir] : arhivi in ustvarjalci gradiva : stanje in perspektive : zbornik mednarodne konference, Radenci, 10. – 12. april 2013, URL: http://www.pokarh-mb.si/si/s/36/zbornikmednarodne-konference-2013.html.

258


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

SUMMARY

Gašper ŠMID*, Žarko ŠTRUMBL** ACCESSIBILITY AND INACCESSIBILITY OF MEDICAL RECORDS Anonymization of medical records is only one of (mostly partial) solutions for the protection of an individual in the time of his life. A complete protection of all patient’s data is impossible. Anonymization of medical records would not be necessary in the view of the Hippocratic Oath, where only two people know the diagnosis: the treating doctor and his superior. Even if records were managed only in an anonymized form, without the patient’s name and on the basis of various identifiers, the patient’s identity would indirectly be revealed eventually. The purpose of anonymization in healthcare is not to protect the medical staff, which is under oath already; it protects patients and their “problematic information” about their health respectively. Use of medical information for medical research purposes will never be disputable, since it strives for new, better manners of treatment and rehabilitation. The process of anonymization is fully expressed is cases of processing medical data for populist and publicist purposes, even with an intention of discrediting certain individuals. In short, anonymization of medical records would not be needed, if the records were processed only for medical purposes. However, with the inclusion of other researches, the main characters, patients and their intimacy, must be protected. The same rules that apply to other archival holdings cannot be valid for medical records. The human rights ombudsman ruled that the transfer of medical records to public archives presents an encroachment upon the patients’ right to personal data protection and the right to privacy protection and at the same time jeopardizes the untouchability of human dignity. Storage of sensitive personal information at a public administration body itself is a violation of the individual’s right to the personal data and privacy protection as seen by the Slovene constitution. The Slovenian constitutional court ruled that storage of data in medical records alone and their transfer to the public archives with the intention of public use is an encroachment upon the patients’ rights. Several laws regulate the protection of medical data, numerous declarations and acts have been issued in the past, among them the Hippocrates Oath which originates from between years 460 and 377, the Declaration of Geneva from 1945, the International Code of Medical Ethics from 1949, supplemented in 1968 in Sydney, 1983 in Venice and in 1990 in Hong Kong. The most important axiom in the last code of medical ethics is: “A doctor shall preserve absolute secrecy on all he knows about the patient, even after the patient’s death.” The owner of the personal medical data is not the patient, but the medical institution or the treating doctor with the right to access medical records. By the European directive, not even the information commissioner is permitted to an independent examination of medical records. The Slovene legislation prescribes four *

Gašper Šmid, M. Phil., Archives of the Republic of Slovenia, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: gasper.smid@gov.si.

**

Žarko Štrumbl, Archives of the Republic of Slovenia, Zvezdarska 1, 1000 Ljubljana, Slovenia, contact: zarko.strumbl@gov.si.

259


G. Šmid, Ž. Štrumbl: Dostopnost in nedostopnost zdravstvene dokumentacije

categories of persons for accessing medical records of patients deceased: a person with a written consent of the person in question, an authorized person (insurance company, police ...), patient’s close relative or his descendants. The Healthcare Databases Act also defines retention periods for individual personal data from one to fifteen years and for certain data it demands permanent storage. However, it does not prescribe unified retention periods about storage of medical records and their transfer to the state archives.

260


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Bojan HIMMELREICH* VARSTVO ARHIVSKEGA GRADIVA GLEDALIŠČ V JAVNIH ARHIVIH IN DRUGOD V SLOVENIJI Izvleček: Članek želi prikazati probleme, ki se pojavljajo pri delu javnih arhivov z gledališči v Sloveniji. Slednji imajo zelo različen odnos do sodelovanja z javnimi arhivi. Stiki med Zgodovinskim arhivom Celje in Slovenskim ljudskim gledališčem Celje so primer uspešnega večdesetletnega sodelovanja. Pri predaji in hrambi gradiva gledališč v arhivih se pojavlja vrsta problemov, ki jih je mogoče reševati le s sodelovanjem. Avtor piše tudi o vprašanju lastnega varstva arhivskega gradiva gledališč. Članek prinaša podatke o drugih kulturnih zavodih in ostalih, ki hranijo gradivo, povezano z delom gledališč. Ključne besede: varstvo arhivskega gradiva gledališč, elektronsko gradivo, lastno varstvo arhivskega gradiva gledališč

Abstract: Protection of Archives Created by Theatres Kept in Public Archives and Elsewhere in Slovenia The article aims to present problems occurring in relations between public archives and public theatres in Slovenia. The latter have very different attitude about cooperation with public archives. Contacts between Historical Archives Celje and Slovene People’s Theatre Celje is a good example of decades-old cooperation. In transfer procedures and the protection of archives created by theatres many problems arise which can be solved only with mutual efforts. The article discusses the in-house protection of archives in theatres and it summorizes the cultural institutions and other locations in which the archives related to the activities and history of theatres is kept. Key words: protection of archives created by theaters, electronic records, in-house protection of archives in theatres

Po podatkih Statističnega urada Slovenije je v letu 2011 v Sloveniji delovalo 44 gledališč (Statistični urad RS, 2013), vendar Register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva – RegUst našteva 13 gledališč (Gledališče Koper, Slovensko ljudsko gledališče Celje, Mestno gledališče Ljubljansko, Slovensko mladinsko gledališče Ljubljana, Slovensko narodno gledališče Opera in balet ter Drama Ljubljana, Slovensko narodno gledališče Maribor, Slovensko narodno gledališče Nova Gorica, Prešernovo gledališče Kranj, Mestno gledališče Ptuj, Lutkovno gledališče Maribor, Lutkovno gledališče Ljubljana, Gledališče Toneta Čufarja Jesenice), ki so, kot pove naslov, ustvarjalci javnega arhivskega gradiva. Torej so pri svojem poslovanju obvezani upoštevati tudi določbe Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, 2006) in Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG, 2006). Za večino omenjenih gledališč so pristojni regionalni arhivi, Arhiv Republike Slovenije

*

Dr. Bojan Himmelreich, arhivski svetovalec, Zgodovinski arhiv Celje, Teharska 1, 3000 Celje, Slovenija, kontakt: bojan.himmelreich@zac.si.

261


B. Himmelreich: Varstvo arhivskega gradiva gledališč v javnih arhivih in drugod v Sloveniji

skrbi za gradivo Drame ter Opere in baleta Slovenskega ljudskega gledališča Drame v Ljubljani in za gradivo Gledališkega inštituta v Ljubljani. Slovenski javni arhivi hranijo fonde 9 gledališč. Od tega štirje ne delujejo več (Zabavno gledališče Ljubljana, gradivo iz let 1950-1954, količina gradiva 0,1 tekočega metra; Gledališče za otroke in mlade Ljubljana, 1981-2005, 1,9 tm; Ljudsko gledališče Koper, 1949-1961, 0,6 tm; Gledališče Slovenskega Primorja Postojna, 1949-1954, 0,1 tm), eden pa je gradivo predal, čeprav k temu ni zavezan (Loški oder Škofja loka, 19452006, 7,0 tm). Med omenjenimi 13 z dolžnostjo predajanja svojega arhivskega gradiva so do sedaj to storili štirje (SNG Maribor, 1961, 3,0 tm; PDG Nova Gorica, 1954-2009, 1,7 tm; MG Ptuj, 1896-2001, 3,7 tm, SLG Celje, 1911-2013, 24,4 tm). Skupaj je tako v arhivih okoli 42 tm arhivskega gradiva gledališč. Vendar je gradivo, ki so ga ustvarila gledališča na Slovenskem, razen v »njihovih« fondih v javnih arhivih, hranjeno še na mnogih drugih mestih v teh arhivih, prav tako pa še na bolj številnih mestih izven javnih arhivov. Poleg naštetega gradiva je v slovenskih arhivih v mnogih fondih in zbirkah mogoče najti še veliko gradiva, ki ga niso ustvarila gledališča, a vseeno hranijo številne podatke o zgodovini gledališke dejavnosti na tleh današnje Republike Slovenije. Pri sledečem prikazu lokacij gradiva v in izven arhivov sem se trudil biti čim bolj temeljit, a se zavedam, da prav gotovo ni popoln. V Pokrajinskem arhivu Maribor hranijo osebni fond gledališkega režiserja Emila Freliha (1933-2006), osebni fond Pivko Ljudevit, fond Uprave za regulacijo in gradnje (gradbeni spisi mariborskega gledališča), fond Ukinitveni komisar za društva, organizacije in združenja na Spodnjem Štajerskem (1941-1943). V Zgodovinskem arhivu Ptuj hranijo v zbirki Muzejskega društva lepake in programe gledaliških predstav (1816-1943), tudi najstarejši gledališki program iz leta 1789. Ta arhiv hrani tudi veliko razglednic s stavbami slovenskih gledališč iz časa po letu 1894. Pokrajinski arhiv Koper v fondu Družina Pellegrini hrani dokumente o stavbi in delu gledališča (1684-1835), gradivo o koprskem gledališču iz obdobja 1806-1824 je tudi v fondu Rodbina Cadamuro. Zgodovinski arhiv Celje hrani pomemben osebni fond Fedor Gradišnik st. Vsebuje mnoge zapise o zgodovini večinoma celjskega in deloma drugih slovenskih gledališč od srede 19. do srede 20. stoletja, korespondenco z mnogimi gledališkimi ustvarjalci, fotografije predstav in igralcev, spise in fotografije o prenovi stavbe celjskega gledališča, gledališke liste, notne zapise ter dramska besedila slovenskih in drugih avtorjev. Pokrajinski arhiv Nova Gorica hrani osebna fonda Riko Debenjak in Cestnik Jože, oba vsebujeta podatke o gledališčih. Zgodovinski arhiv Ljubljana hrani Loški oder Škofja Loka, 1945-2006, 7,0 tm, razglednice Stanovskega gledališča, Deželnega gledališča – današnjega SNG Opera in balet Ljubljana in t. i. »Nemškega gledališča« - današnjega SNG Drama Ljubljana, načrte iz leta 1909 za »Nemško gledališče« itd., novomeška enota tega arhiva pa hrani gradivo Kazinsko društvo iz 30. let 19. stoletja. Veliko arhivskega gradiva, ki se nanaša na zgodovino gledališč, je hranjenega v okviru arhivskih fondov, nastalih pri delovanju upravnih organov. To izvira iz reševanja zadev, ki nimajo povezave z umetniškim delom gledališč, temveč z njihovim upravnim poslovanjem (nameščanjem vodstva, gradnjami, vojno škodo, ustanovitvijo ali 262


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

ukinitvijo, tehničnimi pregledi, požarno varnostjo itd.). Moč ga je najti na vseh stopnjah uprave, od ministrstva za kulturo do najnižjih organov. Arhivsko gradivo o gledališčih hranijo tudi fondi Zveze kulturnih organizacij (od 1977 do konca 90. let), fondi kulturnih skupnosti (obstajale 1970-1989), fondi delavskih prosvetnih društev, najti ga je moč tudi v fondih družbenopolitičnih organizacij, ob tem pa še, poleg omenjenih, v osebnih fondih. Arhiv Republike Slovenije v fondu SI AS 13 Višja gledališka direkcija v Ljubljani (1752-1880; 1,5 tm) hrani podatke o najemanju gledališča, inšpekciji stanovskega gledališča, inštrukcijah Višje gledališke direkcije glede vodenja gledališča, inventarju premičnin v gledališču, finančnem poslovanju, gledališki blagajni ter plačah, podpori. Hrani tudi gledališke, koncertne in artistične programe, vabila za ogled razstav voščenih figur, gledališka poročila in sporede, povpraševanja in ponudbe za nastavitev v gledališču v Ljubljani, podatke o nastanitvi gledaliških skupin in lastnikih lož. Omenjeni arhiv hrani še starejše gradivo, ki priča o gledališki dejavnosti na tleh današnje Republike Slovenije. Takšen je Letopis ljubljanskega jezuitskega kolegija – Historia annua Collegii Societatis Jesu Labacensis, v katerem leta 1598 omenijo prvo gledališko predstavo pri jezuitih, Izakovo daritev – Immolatio Isaac. Arhiv hrani tudi zapisnike o delovanju Dramatičnega društva, arhitekturne načrte in dokumente o delovanju Stanovskega gledališča. Hrani tudi nekaj osebnih fondov gledaliških ustvarjalcev (npr. Žarko Petan in Bojan Štih). Poleg javnih arhivov je gradivo, ki priča o zgodovini gledališča na Slovenskem, moč najti še v ostalih javnih ustanovah za varstvo kulturne dediščine.1 Slovenski gledališki inštitut (SLOGI) je bil ustanovljen 28. februarja 2014 in je pravni naslednik Slovenskega gledališkega muzeja, ustanovljenega 29. novembra 1952. Njegov prvi cilj je bilo zbiranje težko pregledne količine gradiva, ki so ga hranili arhivi slovenskih gledališč in zasebne zbirke. Ustanova se je lotila sistematičnega urejanja zbranega gradiva in začela izdajati zbirko Dokumenti, periodično publikacijo z dokumenti in članki o slovenski gledališki zgodovini. Ob stoletnici ustanovitve Dramatičnega društva (1967) je muzej prvič izdal Repertoar slovenskih gledališč, ki od leta 1994 redno izhaja kot Slovenski gledališki letopis. Leta 1978 se je Slovenskemu gledališkemu muzeju pridružil samostojni (sprva dislocirani) filmski oddelek, ki je dotlej deloval v okviru Društva slovenskih filmskih delavcev v Ljubljani, leta 1996 pa se je ta oddelek muzeja pridružil Slovenski kinoteki. Sedaj Inštitut sestavljajo bogato založena knjižnica, ki vsebuje referenčni strokovni material s področja slovenske in svetovne zgodovine gledališča in dramatike, ter drugi oddelki, ki skrbijo za različna področja gledališke zgodovine: arhiv rokopisov in člankov, kinoteka, video arhiv in zvočni arhiv. Redni dotok gradiva povečuje zbirke časopisne, video in zvočne dokumentacije, fotografij, gledaliških listov, knjig, kostumov, letakov, pisem, plakatov, rokopisov, scenskih maket, periodike, scenskih in kostumskih osnutkov ter drugega muzejskega gradiva. Hranijo posnetke gledaliških predstav slovenskih institucionalnih gledališč in zunajinstitucionalnih gledaliških skupin (od leta 1964) ter dokumentarnih in portretnih oddaj o gledališki dejavnosti. Gledališča so jim nekatere vrste gradiva (npr. kostumske skice) nekaj časa načrtno predajala. Hranijo tudi zapuščine igralcev. Glede na to, da inštitut nima možnosti za ustrezno hrambo gradiva, so v zanj pristojnem arhivu ocenili, da bi bilo nujno arhivsko gradivo tega muzeja čim prej prevzeti v Arhiv Republike Slovenije.

1

Pri podatkih o gradivu izven arhivov se za pomoč zahvaljujem mag. Tei Rogelj iz Slovenskega gledališkega inštituta.

263


B. Himmelreich: Varstvo arhivskega gradiva gledališč v javnih arhivih in drugod v Sloveniji

Narodna in univerzitetna knjižnica v Ljubljani v zbirki rokopisov hrani zbirke posameznikov, povezanih z delom gledališč (dramatiki, pisatelji, gledališki delavci, npr. Bratko Kreft, Josip Vidmar), ki obsegajo gledališke liste, plakate, letake, lepake, programe, kritike, programe sezon, dramska dela, fotografije, korespondenco z gledališči in članke o gledališčih, v slikovni zbirki pa hrani zbirko gledaliških plakatov (najstarejši je iz leta 1850). Med pomembnejšim gradivom naštejmo: prvo izdajo Linhartove pesniške zbirke Blumen aus Krain iz 1781, v kateri je objavljena njegova silhueta, ter prvih slovenskih iger Županova Micka iz 1790 in Ta veseli dan ali Matiček se ženi, nato prvo kritiko slovenske gledališke predstave, objavljeno leta 1789 v časopisu Laibacher Zeitung, najavo prve uprizoritve Matička leta 1848 v Novem mestu, tudi prvo izdajo Linhartove igre Miss Jenny Love itd. Z delom gledališč povezano gradivo hrani tudi Univerzitetna knjižnica Maribor. O zgodovini Slovenskega narodnega gledališča Maribor pričajo fotografije in razglednice stavbe gledališča (najstarejša iz leta 1890), fotografije čevljarske in slikarske delavnica ter maskirnice in garderobe ter plakati predstav posameznih let iz obdobja 1974-1998. Knjižnica hrani tudi gledališke liste za posamezne predstave in propagandno gradivo ter letne repertoarje gledališča posameznih let Lutkovnega gledališča Maribor. Plakat prve odigrane predstave v gledališču v Celju, na plakatu je datum 16. september 1849, hrani Osrednja knjižnica Celje. Najstarejšo razglednico stavbe kakšnega slovenskega gledališča hrani Knjižnica Mirana Jarca v Novem Mestu. Prikazuje gledališče na Ptuju (1886). Najstarejše slovensko gledališko gradivo (sinopse in najave gostujočih gledaliških skupin v Ljubljani) hrani Semeniška knjižnica v Ljubljani, medtem ko knjižnica Kapucinskega samostana Škofja Loka hrani original iz leta 1721. Del virov za slovensko gledališko zgodovino je ohranjen v Narodnem muzeju Slovenije, npr. razpored lastnikov lož v Stanovskem gledališču, poročilo o požaru v Stanovskem gledališču, različne slikovne podobe Stanovskega gledališča itd. Fotografsko gradivo, partizanske lutke, kostume, uporabljene v Slovenskem narodnem gledališču na osvobojenem ozemlju in Frontnem gledališču, hrani Muzej novejše zgodovine Slovenije.2 Gradivo s področja gledališča (originale, predvsem pa preslikave) hrani tudi Center za teatrologijo in filmografijo Akademije za gledališče, radio, film in televizijo (AGRFT) Univerze v Ljubljani v svojem arhivu in mediateki. Ta zbirata, strokovno obdelujeta, hranita in varujeta arhivsko ter dokumentarno gradivo za potrebe pedagoškega procesa AGRFT kot tudi za potrebe zunanjih uporabnikov. Vsebujeta arhiv o umetniškem, raziskovalnem in pedagoškem delu AGRFT od leta 1945 dalje (ikonoteka, fotografska zbirka; naloge študentov AGRFT, rokopisno gradivo, nagrade ipd. ter kinoteka in videoteka gledališke, filmske in TV-produkcije AGRFT), referenčno gradivo o slovenskem, evropskem in svetovnem gledališču (fonoteka; kinoteka in videoteka; svetovna in slovenska ikonoteka (slikovno gradivo o zgodovini evropskega in slovenskega gledališča); dokumentacija o uprizoritvah v slovenskih gledališčih (letaki, časopisni izrezki, gledališki listi ipd.), zapuščine in rokopisno gradivo o zgodovini slovenskega gledališča in filma (zapuščina partizanskega gledališča iz časa II. sv. vojne in po njej ter zapuščine oseb, katerih delovanje je bilo povezano z gledališčem). Po 2

Podatki na tej in predhodni strain so, poleg navedb Tee Rogelj, plod poizvedb na naslednjih spletnih straneh: http://www.siranet.si/archivplansuche.aspx, http://arsq.gov.si/Query/archivplansuche.aspx, http://www.cobiss.si/scripts/cobiss?ukaz=getid&lani=si (maj 2014).

264


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

popisu iz leta 2012 so zbirke Centra obsegale 627.709 enot različnega gradiva. Od leta 2004 deluje pri Centru spletni gledališki in filmski katalog e-Kumba, ki uporabnikom omogoča vpogled v katalog fonda.3 Kulturni center Cankarjev dom v Ljubljani hrani okoli 25 tm gradiva gledališke dejavnosti od začetka svojega obstoja leta 1980 do danes. Arhiv obsega gledališke liste, plakate, klipinge, VHS-posnetke, v manjšem obsegu tudi DVD. Plakate v papirni obliki hranijo za čas do leta 2004, kasnejši so v elektronski obliki. Enako je s klipingi, ki so od leta 2005 hranjeni v elektronski obliki in tudi na mikrofilmu. Arhiv Radia in televizije Slovenije hrani televizijske posnetke uprizoritev in posnetke radijskih iger. Zbirke obsegajo posnetke od leta 1957 do 2014. Hranijo 1472 posnetkov oddaj na temo »gledališče« in 1990 posnetkov na temo »drama«. Elektronsko vodeni podatki za kodo n 32/2 (dramska gledališča, tv drame, tv podlistki, pantomima, monodrama) za obdobje od 1989 do 2014 se nanašajo na zbirko 2973 posnetkov dnevnoinformativnih oddaj, 1846 posnetkov na magnetoskopskih trakovih, 582 posnetkov na kasetah, 27 filmskih trakov in 662 kosov presnetega gradiva s starih magnetoskopskih trakov. Podatki za kodi n 32/4 (lutkovni oder) in n 32/8 (mladinsko in otroško gledališče) za isto obdobje se nanašajo na 513 posnetkov dnevnoinformativnih oddaj, 925 posnetkov na magnetoskopskih trakovih, 87 posnetkov na kasetah, 35 filmskih trakov in 449 kosov presnetega gradiva s starih magnetoskopskih trakov. Zbirka fotografij vseh treh skupin obsega 1080 kosov. Kartoteka iz obdobja 1957-1989 obsega 4049 kartončkov s podatki o fotografijah, filmih in trakovih.4 ZASEBNO – NEPROFITNE ORGANIZACIJE Gledališča delujejo tudi kot društva (Loški oder Škofja loka, Šentjakobsko, Zarja Trnovlje v Celju). NEVLADNE ORGANIZACIJE Spletni portal sigledal.org je dostopen na naslovu http://www.veza.sigledal.org/. Predstavlja fotografije, posnetke gledaliških predstav, elektronske zbirke o posameznih gledaliških delavcih, domačih in tujih avtorjih, o gradivu, ki nastaja pri delu gledališč, itd. SCCA - Ljubljana Center for Contemporary Arts, DIVA vsebuje digitalni arhiv video in novomedijske umetnosti (nastaja od 1995) – primeri gledaliških performansov. Dostopen je na strani http://www.e-arhiv.org/diva/. Društvo sodobnih plesnih umetnosti - Mreža za sodobni ples hhrani posnetki domačih in tujih plesnih predstav. Video arhiv Ljudmila (VAL) je projekt digitaliziranja in avdio-vizualnega arhiviranja umetniških projektov s področja uprizoritvenih umetnosti z namenom ohranjanja ter predstavljanja sodobne slovenske kulturno umetniške dejavnosti. Dostopno na VHS-kasetah v arhivu Ljudmila in na strani http://val.ljudmila.org/si.

3 4

Na spletni strani http://www.agrft.uni-lj.si/arhiv_in_mediateka (vpogled 6. maj 2014). Za posredovane podatke se zahvaljujem Aleksandru Lavrenčiču z Oddelka za arhiviranje in dokumentacijo RTV Slovenija.

265


B. Himmelreich: Varstvo arhivskega gradiva gledališč v javnih arhivih in drugod v Sloveniji

ECLAP, European Collected Library of Artistic Performance Evropska zbirna knjižnica uprizoritvenih umetnosti (http://www.eclap.eu). Vsebuje 200 montiranih video posnetkov sodobnih uprizoritvenih umetnosti v Sloveniji, neposredno od avtorjev od leta 1991. SloVid (Slovenski video arhiv), dostopen na strani http://www.slovid.com, video portal, kamor je mogoče shraniti najljubše video posnetke spletnih strani. ZASEBNO – POSAMEZNI AVTORJI, ZBIRALCI Kostumske in scenske skice pa zelo pogosto hranijo avtorji sami, prav tako drugo gradivo, npr. Vojko Vidmar. Pomemben in najbolj sistematičen arhiv avdio-video posnetkov ter fotografij predstav hrani avtor Tone Stojko, ki je skupaj s sinom ustanovil Prodok d. o. o. (http://www.youtube.com/user/prodoktv). Tone Stojko je pričel sistematično fotografirati slovenske gledališke predstave leta 1972. Naredil je tudi številne fotografske portrete slovenskih gledališčnikov. Fotografiranje predstav je opustil, še vedno pa snema uprizoritve nekaterih slovenskih gledališč. Dejaven je tudi v Društvu za ohranjanje gledališke dediščine, delujočem od leta 2000.

***** Če se povrnemo k arhivskemu gradivu gledališč v »njihovih« lastnih fondih v javnih arhivih in k že omenjenemu podatku o njihovem skromnem številu, si neizogibno postavimo vprašanje: zakaj tako malo? Pri poizvedovanju v arhivih glede omenjenega vprašanja sem dobil različne odgovore, ki lepo ilustrirajo, kako gledališča gledajo na svoj položaj in njihove dolžnosti glede stikov s pristojnimi arhivi. Iz ohranjene dokumentacije enega od gledališč5 je mogoče lepo zaznati odnos te ustanove do arhivskega gradiva in do pristojnega arhiva. Med drugim so v odgovoru na poizvedbe o stanju njihovega dokumentarnega gradiva pristojnemu arhivu 3. novembra 1997 zapisali: "/…/ Glede gradiva, ki se nanaša na umetniško podobo gledališča /…/ sem že takoj opozorila na to, da mu gledališče ne more izročiti materialov, ki jih hrani v manj kot 3 izvodih (to smo dolžni hraniti sami) in tudi ne materialov, ki imajo umetniško vrednost (kostumske in scenografske skice) in jih hranijo tudi ostala slovenska gledališča. Glede fotografij ter kritik, ocen in člankov, ki so izšli o predstavah gledališča, sem povedala, da jih pri svojem delu redno potrebujemo in jih zato ne moremo dati v hrambo pokrajinskemu arhivu. /.../"6 V drugem gledališču so podatki o pregledu stanja dokumentarnega gradiva pokazali naslednje stanje: »Podatki, ki nastajajo pri poslovanju, so popolnoma avtomatizirani in podprti z informacijsko tehnologijo. Glede na vrsto dokumentacije je poslovni proces organiziran tako, da posamezne kategorije gradiva nastajajo izključno s pomočjo informacijske tehnologije (posnete predstave, fotografije), druge poleg tega še na klasičnih nosilcih (programi, vabila), nekatere pa samo v papirni obliki (prospekti, kritike, besedila posameznih predstav). Hranijo približno 30 tm gradiva (teksti, knjige, fotografije, CD ROM-i, diskete, kasete, CD-ji) ter za približno 3 tm plakatov, načrtov, kart. Od leta 1947 imajo vso evidenco v elektronski obliki – 5

Imena gledališč so namenoma izpuščena.

6

Izjave o stanju v arhivih gledališč so mi posredovale kolegice, pristojne za gradivo ustvarjalcev s področja kulture iz Arhiva republike Slovenije in vseh regionalnih arhivov (Marija Grabnar, dr. Mateja Jeraj, Nataša Kekec Majerič, Mirjana Kontestabile Rovis, mag. Marjana Kos, Gordana Šővegeš Lipovšek, Ivanka Uršič), za kar se jim najlepše zahvaljujem.

266


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

podatki so vneseni v računalnik. V ta namen imajo izdelan lasten računalniški program, ki je nastal s pomočjo računalniškega strokovnjaka in arhivarke. Vse podatke sproti vnašajo v bazo podatkov, istočasno pa ohranijo tudi papirno dokumentacijo. Hranijo specifično gradivo: gledališke liste, vezane tekste, plakate, fotografije, knjige predstav, VHS kasete, DVD-je, CD-je, gledališke liste, mape sezon, mape igralcev,… V elektronski obliki poslujejo s pristojnimi organi od leta 2003. Pri elektronskem poslovanju so jim v pomoč zunanji izvajalci. Poslužujejo se aplikacij na osebnih računalnikih, centraliziranih baz podatkov, aplikacij za digitalizacijo gradiva, imajo pa tudi spletno predstavitev.« Povsem drugačno zgodbo, kot pri gornjem, kjer so povsem pripravljeni na sodelovanje s pristojnim arhivom, pove arhivistka, ki sodeluje z drugim gledališčem: »Ti ljudje so zelo ponosni na svoj status in delo. Imajo neko gospo arhivarko, h kateri hodijo študenti po gradivo za diplomske naloge. Gradivo je sicer lepo urejeno in gospa se trudi, je pa zato tudi temu primerno ljubosumna na nas, ki smo Taliji neposvečeni. Po njenem mnenju mi ne bi znali pravilno urediti in obravnavati njihovega gradiva. In seveda njihovo gradivo ne spada med vso to kramo, ki jo mi že stoletje in več hranimo. Skratka, njihovo gradivo je »naj« in mi mu nismo dorasli in nepojmljivo bi bilo, da bi se njihovo zlata vredno gradivo hranilo v družbi z vsem ostalim gradivom našega skromnega in neuglednega arhiva. Gospa je jasno in glasno izrazila željo, da bi v gledališču sami hranili gradivo, vendar smo ji nekako dopovedali, da nimajo ustreznega kadra oz. ne zadostujejo zakonskim zahtevam.« Za bolj ilustrativen opis navedimo še nekaj krajših citatov iz poročil o stanju v slovenskih gledališčih: »Po nastanku samostojne slovenske države, v času delitve zavoda na tri javne zavode, naj bi precejšen del gradiva zgorel (izjava gospe namestnice direktorja), /…/« »V tej ustanovi v zadnjih letih ni bilo osebe, odgovorne za varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva ter za sodelovanje s pristojnim arhivom. Uslužbenka, ki je opravljala te naloge, se je leta 2011 upokojila, sredstev za novega uslužbenca, ki bi se ukvarjal s tem področjem, pa od pristojnega ministrstva niso dobili.« »Sodelovanje z ustvarjalcem je problematično, ker se direktor kljub načelni pripravljenosti za sodelovanje z arhivom v zadnjih mesecih ni odzval na številna pisma po elektronski pošti, niti ni odgovarjal na telefonske pozive. Sicer pa je bil direktor v pisni obliki natančno obveščen o zakonskih obveznostih javnopravnih oseb glede ravnanja z arhivskim gradivom.« Glede stanja urejenosti, materialnega varovanja, volje vsakokratnega vodstva za sodelovanje ali njegovega pogostega menjavanja, financiranja in kadrovske zasedbe je torej situacija v slovenskih gledališčih zelo pisana. Ponekod skrbijo zanj vzorno, drugod je hranjeno v neprimernih prostorih in z neprimerno opremo. Za mnoge je bilo sprejeto navodilo o odbiranju, ki pa se ne izvaja. Načini odlaganja niso enotni. Ponekod so pričeli s posodabljanjem upravljanja z dokumentarnim gradivom (klasifikacijski načrt). Opazno je ločevanje gradiva, ki nastane pri splošnem poslovanju, in t. i. umetniškega gradiva (besedila predstav, scenske in kostumske skice, fotografije, zvočno/slikovni ter v zadnjem času digitalni zapisi predstav, plakatov, gledaliških listov). Za prvega niso toliko zainteresirani, pri drugem je stanje različno. Med stališči gledališč do predajanja svojega arhivskega gradiva v pristojne arhive so velike razlike. Nekateri ga nikakor ne bi predali, ker imajo izrazito odklonilen odnos do arhivov. Zaposleni v njih naj ne bi poznali njihovega gradiva in ga torej tudi ne bi 267


B. Himmelreich: Varstvo arhivskega gradiva gledališč v javnih arhivih in drugod v Sloveniji

bili sposobni urediti, njihovo arhivsko gradivo tudi sicer sploh ne sodi med staro kramo, ki jo hranijo. Zlasti naj bi to veljalo za gradiva umetniške vrednosti ali za vrste gradiva, ki ga pri delu potrebujejo sami ali ga pogosto posredujejo zunanjim interesentom. Spet drugje ne kažejo nikakršnega nasprotovanja do predajanja arhivskega gradiva v arhive, še zlasti tam, kjer imajo prostorske težave. V SLG Celje upoštevajo arhivsko zakonodajo in zgledno sodelujejo z za njih pristojnim Zgodovinskim arhivom Celje (ZAC). Najstarejši dokumenti o sodelovanju med obema segajo v 60. leta prejšnjega stoletja. Svoje dokumentarno gradivo v SLG Celje ohranjajo, materialno varujejo, arhivu posredujejo njegove popise ter iz njih na podlagi navodil arhiva odbirajo in mu predajajo arhivsko gradivo. Predaj arhivskega gradiva je bilo že več, prva leta 1983, do sedaj zadnja leta 2013. V ZAC sedaj hranimo 24,4 tm gradiva SLG, časovno pa zajema več kot celo stoletje (1911-2009). Gradivo smo v arhivu uredili, mu izboljšali tehnično opremo, znova popisali, popis pa je pod oznako SI_ZAC/0900 Slovensko ljudsko gledališče Celje javno dostopen v fizični obliki v arhivu kot tudi preko vzajemne podatkovne zbirke slovenskih regionalnih arhivov SIRAnet.7 Gradivo fonda obsega gradivo, nastalo v zvezi z umetniškim delom, delom tehničnega osebja in pri upravno-organizacijskem poslovanju. Fond je razdeljen v serije, v veliki meri upoštevajoč ureditev, ki mu jo je dal že ustvarjalec. To je najbolj očitno pri «umetniškem« delu. Fotografije, plakate, gledališke liste, ocene, priložnostne zapise posameznih predstav so v prvih obdobjih lepili v velike albume posameznega ali več zaporednih let, ki tvorijo nerazdružljive celote in so kot take tudi hranjeni v arhivu. V naslednjih desetletjih so omenjene kategorije gradiva hranili in predali v arhiv ločeno in jih sedaj hranimo v ločenih serijah. Nato so spremenili način odlaganja in hrambe naštetih vrst gradiva predstav, ki jih sedaj v arhiv prevzemamo v t. i. »mapah predstav«, ki zopet združeno hranijo fotografije, plakate in gledališke liste posameznih predstav. Našteti kriteriji niso veljali za napovednike predstav, scenarije, kostumske in scenske skice, notno gradivo ter kritike in ocene, ki ves za čas sestavljajo ločene serije. Gradivo, ki hrani podatke o delu tehničnega osebja in o upravno organizacijskem poslovanju, je zbrano v 6 serijah (zapisniki in pravilniki; personalne mape; spisi po letih; dnevi komedije; gradivo sindikata ter varovanje, obrambno načrtovanje in požarna dejavnost). Personalne mape, ki jih sicer ne uvrščamo v arhivsko gradivo, smo kljub temu pregledali in v arhiv smo prevzeli le mape igralcev, dramaturgov, režiserjev in vodstvenega osebja. Gradivo je v arhivu hranjeno v arhivskih škatlah in mapah, prilagojenih velikosti in obliki gradiva ter v kovinskih predalnikih. Vse tehnične enote fonda, ki vsebujejo fotografije, ter scenske in kostumske skice in zato zahtevajo posebne mikroklimatske pogoje hrambe, so hranjene v posebnem klimatiziranem prostoru. Večina fotografij je zaščitenih z brezkislinskim papirjem. Ob zadnjem prevzemu smo v arhiv dobili novo vrsto nosilcev v gledališkem gradivu: DVD-zapise predstav. Te od leta 2003 zapisujejo na ta nosilec. S snemanjem predstav so začeli že leta 1998, vendar na VHS-kasetah. Nastalo jih je okoli 100 in za arhiv predstavljajo novo nalogo, saj jih bomo morali prenesti v digitalno obliko. Število uporabnikov arhivskega gradiva gledališča v čitalnici arhiva je v primerjavi z vsemi majhno.

7

Dostopno na: http://www.siranet.si/archivplansuche.aspx.

268


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Iz zahtev ZVDAGA sledi, da vsa gledališča, ki iz svojega dokumentarnega gradiva (nastalega do leta 1984) še niso odbrala arhivskega gradiva in ga predala pristojnemu arhivu, kršijo del zakonodaje. Ravno tako to velja za vsa tista, ki ga imajo več kot 30 tekočih metrov in ga hranijo izven osrednjega, samo zanj namenjenega prostora, torej v pisarnah, hodnikih, kleteh ... Za takšno ravnanje naštevajo različne razloge, vendar ti niso v skladu s tistimi pogoji, ki jih mora izpolnjevati javnopravna oseba, ki želi zagotavljati varstvo lastnega arhivskega gradiva. Izpolnjevati pogoje za zagotavljanje zakonsko skladnega varstva lastnega arhivskega gradiva je po sprejemu novele ZVDAGA zelo težko. Za gledališče bi to predstavljalo veliko breme. V sedanjih družbenih/finančnih razmerah je že pogoj ustreznih prostorov in opreme za hrambo gradiva zelo težko dosegljiv, posebna finančna postavka v finančnem programu zavoda za delo varstvo arhivskega gradiva ravno tako. Že varstvo klasičnega (»papirnega«) gradiva je zahtevno, pri strojno berljivih, v zadnjem času digitalnih gradivih pa so stvari še veliko bolj zahtevne in zahtevajo velika finančna sredstva. Še težje je uresničljiva prava kadrovska zasedba na mestu »arhivarja«. Koliko gledališč ima za to delo posebej zaposlenega? Koliko si jih lahko privošči namestitev fakultetno izobraženega z opravljenim strokovnim izpitom, kot ga opravljamo arhivisti v javnih arhivih? Večina gledališč torej še ne izpolnjuje vseh pogojev ZVDAGA in UVDAG, zato je upravičena gotovost, da jih tudi v prihodnje ne bodo. Zato pa lahko prihaja do uničevanja, poškodovanja ali odtujitve arhivskega gradiva gledališč. Navedimo še nekaj razlogov več za sodelovanje med arhivi in gledališči:

8

Zdi se, da so gledališča pri želji po lastnem varstvu gradiva usmerjena predvsem v hrambo »umetniškega« dela gradiva. A tu so še ostale kategorije gradiva, ki imajo tudi svoj pomen za ohranjanje skupnega spomina o delu gledališča (zapisniki, plani, poročila, kadrovske zadeve, korespondenca …). Teh se hitro nabere velika količina.

Gradivo gledališč, ki bi ga ta sama hranila, ne bi bilo vključeno v vzajemni podatkovni zbirki slovenskih regionalnih arhivov SIRAnet ali v podatkovni bazi ARS. S tem bi bil dostop do njega znatno težji kot če bi ga hranil javni arhiv. Dokaz, da dostop do gradiva, ki je hranjeno v arhivih, ni nikakor omejen, so objave gradiva iz SLG Celje na portalu SIgledal.8

Javni arhivi imajo možnost izvajanja enostavnejših konservatorskih in restavracijskih posegov na gradivu.

V primeru predajanja arhiva gledališč v arhive bi to bilo hranjeno v 7 arhivih, v primeru lastnega varstva bi to bilo razdrobljeno na 13 gledališč.

Dostop do gradiva je za zainteresirane vsekakor lažji v arhivih. Ti imajo dobro opremljene čitalnice, tudi za delo z digitaliziranim gradivom. Želeno gradivo je mogoče naročiti tudi po telefonu ali z elektronsko pošto. Ravno tako je možno brez dolgih časovnih rokov dobiti kopije gradiva.

V sklopu ene svojih osnovnih dejavnosti, posredovanje kulturnih vrednot v zvezi z arhivskim gradivom, arhivi pogosto pripravljajo razstave ali publikacije. Gledališča bi v sodelovanju z arhivi pri pripravi le-teh lahko le pridobila.

Primeri navedenega so dostopni na: http://www.repertoar.sigledal.org/predmet/txt%3ACarovnicaSLGC_ NoviTednik, http://www.repertoar.sigledal.org/predmet/img%3ASLGC_1977_berk_0002 in http://www.repertoar.sigledal.org/predmet/txt%3ACarovnicaSLGC_DragoMedved.

269


B. Himmelreich: Varstvo arhivskega gradiva gledališč v javnih arhivih in drugod v Sloveniji

S predajo arhivskega gradiva gledališč (ali katerega koli drugega ustvarjalca) se to prenese v polje profesionalnega odločanja o njem, saj je pri ustvarjalcu mnogokrat prepuščeno prepotentnim, nestrokovnim odločitvam »malih bogov«, ki trenutno opravljajo vodstvene naloge.

Primerna rešitev za ustrezno varstvo in ohranjanje kulturne dediščine naših gledališč je le v sodelovanju z javnimi arhivi. Slednji imajo prostorske, tehnične, kadrovske, organizacijske in tudi finančne prednosti, saj je varstvo arhivskega gradiva srž njihovega nastanka in obstoja. Vse javnopravne osebe se s predajo svojega gradiva javnemu arhivu le razbremenijo velikih obveznosti, hkrati pa, kar je še bolj pomembno, zagotovijo strokovno neoporečno hrambo svojega arhivskega gradiva. VIRI IN LITERATURA: 

Himmelreich, B. (2013). Lastno varstvo arhivskega gradiva kulturnih ustanov? Ne! V Gostenčnik, N. (ur.). Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja : arhivi in ustvarjalci gradiva : stanje in perspektive : zbornik mednarodne konference, Radenci, 10.-12. april 2013, str. 37-44. Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor.

Online poizvedbe po podatkih v arhivskem gradivu. Dostopno na: http://www.siranet.si/archivplansuche.aspx, http://www.agrft.uni-lj.si/arhiv_in_mediateka, http://arsq.gov.si/Query/archivplansuche.aspx, http://www.cobiss.si/scripts/cobiss?ukaz=getid&lani=si.

Register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva. Dostopno na: https://apl.ars.gov.si/regust/index.htm.

Statistični urad Republike Slovenije et al. (2013). Državna statistika v letu 2012; Poročilo o izvajanju Letnega programa statističnih raziskovanj za 2012: Statistični urad Republike Slovenije. Dostopno na: http://www.stat.si/PrikaziDatoteko.aspx?id=6873.

Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. (2006). Uradni list RS, št 86.

Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2014). Uradni list RS, št. 51.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. (2006). Uradni list RS, št. 30.

SUMMARY

Bojan HIMMELREICH* PROTECTION OF ARCHIVES CREATED BY THEATRES KEPT IN PUBLIC ARCHIVES AND ELSEWHERE IN SLOVENIA Article aims to present cooperation between The Historical Archives Celje and The Slovene National Theatre Celje and exposes problems occurring in relations between public archives and theatres in Slovenia. Accoding to data provided by The Statistical Office of the Republic of Slovenia there were 44 theatres in Slovenia in 2011, but only 13 of them were included in RegUst (Registy of Creators of Public Records). Slovene public archives keep 9 fonds creteaed by theatres. Some theatres are not willing to transfer their archives due to their negative oppinion about the public archives and their employees. They are supposed to be not competent enough to deal *

Bojan Himmelreich, Ph. D., archival councillor, Historical Archives Celje, Teharska 1, 3000 Celje, Slovenia, contact: bojan.himmelreich@zac.si.

270


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

with archives created in theatres. It should not be kept together with other »old junk«, dealt with in public archives. This goes especially for archives of artistic value or for those frequently used by theatres themeselves or by visitors. On the other hand, there are theatres which have no objections about transferring their archives to public archival institutions, especially those which have inadequate storage place. The example of a good cooperation between a theatre and the public archives in Celje started decades ago. There are noumerous problems concerning the archives created by theatres in the process of transfer and storage (specific types of archives, especially electronic), which can be dealt with only by mutual activities of parties involved.

271


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Sonja ANŽIČ - KEMPER* DRUŽBENA OMREŽJA IN ARHIVI TER STROKOVNA OBDELAVA FOTOGRAFSKEGA GRADIVA V NEMŠKEM PROSTORU Izvleček: Prispevek govori o uporabi ter možnostih uporabe družbenih omrežjih v arhivih. Predstavljena je struktura temeljev družbenih omrežij v sklopu arhiva 2.0 pa tudi strokovne prireditve, ki so bile v zadnjih dveh letih v celoti ali delno posvečene uporabi družbenih omrežij v arhivih. Uporaba družbenih omrežij se v praksi kaže kot zelo koristna tudi pri strokovni obdelavi arhivskega gradiva, še posebej fotografskega, katerega specifika je v tem, da poleg slike zahteva dodatne informacije, ki določeno fotografijo postavijo v prostor in čas. V prispevku so predstavljeni načini ter oblike, kako pri neidentificiranih in nedatiranih fotografijah pridemo do potrebnih informacij. Ključne besede: arhivi, družbena omrežja, Nemčija, strokovna obdelava, fotografsko gradivo

Abstract: Social Networks, Archives and Processing of Photographs in German Environment The present paper deals with use of social networks in Archives. It presents their fundaments' structure in the framework of Archives 2.0 and professional meetings held in the past two years, which were in whole or in part devoted to the use of social etworking in archives. Use of social networking in pracice can be seen as very usefull for processing archives, especially photographs, which are specific because a lot of additional information is needed to place a photograph in time and space. The paper presents manners and forms of gathering information for unidentified and undated photographs. Key words: Archives, social networks, Germany, processing, photographs

1

UVOD

Družbena omrežja so stvarnost današnjega časa, tako v privatnem kot službenem življenju. Z njimi so med drugim tudi arhivi, knjižnice in muzeji pridobili nove priložnosti pri izvajanju njihove dejavnosti ter predvsem pri vzpostavljanju novih oblik povezav z uporabniki kulturnih dobrin (Malec, 2014). Uporabniki lahko z uporabo spleta na enostaven način, ne glede na kraj in čas njihove prisotnosti, uporabljajo ali aktivno sodelujejo pri (so)ustvarjanju kulturnih vsebin. Poudarek je na njihovem (so)ustvarjanju in s tem aktivnem sodelovanju. Arhivi so tudi stvarnost časa, še nikoli tako kot danes. Njihova vloga in prisotnost v družbi sta se v zadnjih desetletjih ponekod bolj kot drugje, ponekod pa celo ekstremno spremenili. Kako, v kolikšni meri in na kakšen način naj arhivi uporabljajo nove tehnologije in družbena omrežja, je vprašanje, na katerega so zaenkrat odgovori v arhivski stroki še različni.

*

Mag. Sonja Anžič - Kemper, arhivska svetnica, Stadtarchiv Pforzheim – Institut für Stadtgeschichte, Kronprinzenstraße 28, 75177 Pforzheim, Nemčija, kontakt: sonja.anzic-kemper@stadt-pforzheim.de.

273


S. Anžič - Kemper: Družbena omrežja in arhivi ter strokovna obdelava …

2

DRUŽBENA OMREŽJA IN ARHIVI V NEMŠKEM PROSTORU

Čeprav so bile in so aktivnosti pri uporabi družbenih omrežij v nemških arhivih bolj kot ne odvisne od posameznih arhivistov oziroma skupin arhivistov, ponavadi iz majhnih, komunalnih arhivov (Gillner, 2013)1, ki prepoznavajo in uporabljajo njihovo pozitivno vlogo, pa je to proces, ki si nezadržno in vse bolj utira pot. Tudi nekateri študenti, ki zaključujejo arhivsko izobraževanje v sklopu arhivske šole tako v Marburgu kot v Potsdamu, od leta 2010 zaključujejo študij z diplomskimi nalogami s tega področja (Gillner, 2013). Potreba po diskusiji in izmenjavi izkušenj med arhivisti na področju uporabe družbenih omrežij je v novembru 2012 privedla do organiziranja zborovanja: »Offene Archive? Archive 2.0 im deutschen Sprachraum (und im europäischen Kontext)2 v mestu Speyer. To zborovanje je naletelo na zelo pozitiven odmev in je pokazalo, da je tema v nemškem kakor tudi širšem evropskem arhivskem prostoru še kako prisotna in da družbena omrežja ponujajo tudi arhivom možnosti, da se z enostavnejšim in prijaznejšim pristopom odpirajo uporabnikom ter transparentno in permanentno predstavljajo svoje delo in rezultate dela. Organizatorji so v zvezi z zborovanjem vzpostavili na spletu blog »Archive 2.0« (Archive 2.0, 2012), ki je namenjen predstavitvi tez in diskusijam na tem področju.3 B. Gillner v okviru omenjenega bloga (Archive 2.0, 2013) in v svojem razširjenem prispevku, ki ga je objavil v časopisu Archivar (Gillner, 2013), prikaže strukturo temeljev družbenih omrežij v arhivu 2.0.

Slika 1: Struktura temeljev družbenih omrežij v arhivu 2.0 (Gillner, 2013)

1

V prispevku avtor podaja razvoj in stanje na področju arhivov in njihovega digitalnega pristopa do uporabnikov v nemškem prostoru. Med drugim navaja tudi literaturo zadnjih deset do petnajst let, ki obravnava problematiko vstopa pretežno nemških arhivov v svetovni splet.

2

Odprti arhivi? Arhivi 2.0 v nemško govorečem prostoru (in v evropskem kontekstu).

3

Več o zborovanju prinaša poročilo o zborovanju (Woste, 2013).

274


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Aktivnosti nemških arhivov v virtualnem prostoru v sklopu arhiva 1.0 obsegajo v glavnem: spletne strani arhivov, ki vsebujejo osnovne informacije o kontaktnih osebah, odpiralnem času, možnostih uporabe arhivskega gradiva ter korespondenco z uporabniki preko elektronske pošte, predvsem za odgovore na vloge strank. To je v bistvu le pretvorba tradicionalnih analognih načinov predstavitve arhiva in njegove dejavnosti v virtualen prostor. Arhiv 2.0 pomeni nadgradnjo obeh elementov (domače spletne strani in elektronske korespondence), ki jo omogoča uporaba družbenih omrežij. Sestavljajo ga tri področja: 

posredovanje informacij (vsebina),

komunikacijski kanali,

interaktivnost.

Posredovanje informacij vključuje predstavitev pregledov fondov in zbirk, vključno z možnostjo iskanja po arhivskem gradivu, tako v okviru domače spletne strani kot širših portalov, npr. Archivportal-D, Europeana. Sem sodi tudi možnost predstavitve gradiva v digitalni obliki. Aktivnost na tem področju je v zadnjih letih, predvsem zaradi finančne podpore, ki jo ob izvedbi takih projektov nudi Deutsche Forschungsgemeinschaft4, v nemškem prostoru zelo prisotna. V to področje sodi tudi posredovanje informacij o ozadju določenih aktivnosti, ki so povezane z arhivskim gradivom, npr. historiati fondov in zbirk, predstavitev dela ali aktivnosti, da je arhivsko gradivo postalo dostopno uporabnikom. Z uporabo fotografij, kratkimi filmi ali teksti postanejo predstavitve atraktivnejše. Sestavni element tega področja je tudi posredovanje aktualnih, zanimivih, uporabnih kratkih informacij, slik ali povezav. Področje komunikacijskih kanalov pomeni razširitev informacij. Klasično poteka ta proces preko domače spletne strani. Le-ta običajno nima neposrednega odziva na uporabnika. Z vključitvijo določenih funkcij, ki prinašajo sprotne nove vsebine in sporočila ter povezave na druge vire, ter vključitvijo družbenih omrežij (npr. Facebook, Google+), ki posredujejo informacije naprej drugim zainteresiranim uporabnikom, se vloga komunikacije obrne; arhiv posreduje aktualne informacije in povezave zainteresiranim uporabnikom, njim jih ni potrebno več iskati. Zelo uporaben element je posredovanje kratkih informacij (npr. z uporabo Twitterja). Tretje področje, interaktivnost, ponuja celo vrsto elementov, kjer so v ospredju procesi raznih izmenjav z uporabniki. Pri tem gre lahko za diskusije o arhivskih temah ter vplivu uporabnikov v zvezi z nalogami v arhivih, kakor tudi za komentarje prispevkov in posredovanja informacij. Cilj vseh je aktivna vključitev uporabnikov in zainteresirane javnosti v arhivske delovne procese. Zelo poznano je vljučevanje množic t. i. Crowdsourcing,5 s pomočjo katerega uporabnik lahko prispeva svoje znanje tako pri vzpostavitvi tematskih inventarjev kot objavi arhivskega gradiva oziroma fondov in zbirk pa tudi pri transkripciji ali geslovniku arhivalij. Inštrumenti za tako izvedbo so npr. wikipedije, ki dovoljujejo nezapleteno zbiranje znanja. Arhiv lahko vzpostavi uporabniško wikipedijo za določene arhivalije, fonde ali zbirke ali njihove dele oziroma teme, kjer uporabniki vnašajo njim znane informacije ali znanja. Drugi inštrumenti vključevanja množic so npr. Flickr, ki je zelo uporaben za slikovno gradivo ter Wikisource za transkribiranje virov. Na ta način doseženi rezultati raziskav ali znanj lahko do tedaj doseženo stanje precej spremenijo, postavijo pod vprašaj (glej primer 4

Nemška raziskovalna skupnost.

5

Podobno na področju knjižnic. Primerjaj L. Malec, 2014.

275


S. Anžič - Kemper: Družbena omrežja in arhivi ter strokovna obdelava …

na koncu prispevka), vsekakor pa izboljšajo. Uporabniku je dana možnost, da postane aktiven, da izrazi svoje mnenje, stališče kakor tudi da posreduje znanje, s katerim razpolaga. Od arhivov samih je odvisno, kako bodo uporabili možnosti, ki jih ponujajo družbena omrežja, in koliko le-teh, zato je stanje zelo različno. V sosednji Švici so na primer v zveznem arhivu sredi leta 2013 zaposlili »wikipedija«, ki ima svetovalno in posredovalno vlogo. Arhivu svetuje pri izboru in objavi arhivskega gradiva v okviru wikimedije6 in mu pomaga pri izboru tem, ki bi bile zanimive za wikipedijsko skupnost. Znotraj wikipedijske skuposti predstavlja zvezni arhiv in omogoča vpogled v arhivski svet ter demonstrira, kako se lahko raziskuje. Svetuje tudi arhivskim (so)delavcem, kako lahko kot avtorji sodelujejo pri wikipediji. Cilj njegove aktivnosti je, s pomočjo raziskovalnih možnosti in razpoložljivih arhivalij ciljno pospeševati wikimedijske in wikipedijske projekte (Wikipedian in Residence, 2015). Potem ko je zborovanje v mestu Speyer v letu 2012 pomenilo »start« vključevanja družbenih omrežij na področju arhivov, je naslednje zborovanje na to temo, potekalo je aprila 2014 v Stuttgartu, bilo označeno kot začetek »dirke«. V okviru treh vsebinskih področij (pregledi uporabe različnih družbenih omrežij pri posameznih ustanovah; uporaba specifičnih medijev, kot so blogi, facebook, twitter itd.; načrtovanje in izvedba projektov z vključevanjem množic), se je zvrstilo 25 predavanj. Uvodnemu, zanimivemu prispevku ameriške arhivistke Kate Theimer o novi misiji arhivov7 – v njem je avtorica primerjala »staro« in »novo« vlogo arhivov predvsem na področju uporabe arhivskega gradiva in dostopa do uporabnikov in to ponazorila tudi s spremembo velikokrat slišanega rekla »kar ni na spletu, to ne obstaja«, v »če ni na spletu, bom pisal o čem drugem« – so sledila predavanja predavateljev tako iz Nemčije kot širšega evropskega prostora8. Na zborovanju se je izkazalo, da so socialna omrežja že pred nekaj časa našla vstop v nemške arhive in so privzeta kot realnost. Da je temu tako, potrjuje tudi priprava t. i. priporočil Web 2.0 pri Zvezni konferenci komunalnih arhivov, katerih namen je posredovati smernice arhivom, ki so zainteresirani za uporabo družbenih omrežij. Na zborovanju so bili predstavljeni konkretni primeri tudi iz nenemškega prostora, npr. kako se na Nizozemskem ukvarjajo z vprašanjem, v kolikšni meri naj arhivi arhivirajo vsebine, posredovane preko družbenih omrežij pri uradih, za katere so pristojni, in kako je na Dunaju Mestni in deželni arhiv v sodelovanju z dunajsko knjižnico v mestni hiši razvil znanstveno platformo »Wien Geschichte Wiki«, v okviru katere nastaja oziroma se izpopolnuje Spletni leksikon dunajske zgodovine in kulture. Med zborovanjem je bilo večkrat ponovljeno, da bi aktivnosti družbenih omrežij morale postati del skupne digitalne strategije v arhivih. Tej temi na zborovanju ni bilo posvečeno nobeno od predavanj. Naslednje zborovanje je napovedano za konec leta 2015 v mestu Siegen. Kako si družbena omrežja predvsem v obliki vključevanja množic vedno bolj in na raznih področjih aktivnosti arhivov pridobivajo svoje mesto, so med drugim predstavili avtorji nekaterih prispevkov na mednarodnem zborovanju 74.

6

Wikimedia CH je društvo, ki podpira prosto (svobodno) razširjanje znanosti na področju Švice, še posebej projekte fundacije wikimedija. Ustanovljeno je bilo leta 2006 in združuje avtorje in uporabnike wikimedijskih projektov vseh štirih uradnih jezikov v Švici (nemškega, francoskega, italijanskega in retoromanskega) kakor tudi alemanskega dialekta.

7

Gospa Theimer zaradi stavke pilotov letalskega prevoznika Lufthansa ni mogla biti neposredno prisotna na zborovanju; njen prispevek je zato potekal v obliku telefonskega pogovora in je v celoti objavljen na spletni strani (Theimer, 2014).

8

Več o zborovanju glej poročilo o zborovanju (Kluttig, 2014).

276


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

jugozahodnega nemškega arhivskega dne. Potekalo je v maju 2014 v mestu Konstanz pod naslovom: Klasično, ustvarjalno in digitalno - novi ressource za stare arhive.9 Uporaba družbenih omrežij se v praksi kaže kot zelo koristna tudi pri strokovni obdelavi arhivskega gradiva, še posebej fotografskega, in to predvsem zaradi njegove specifičnosti v tem, da je strokovna obdelava fotografij možna, če so poleg slike na voljo tudi dodatne informacije, ki sliko postavijo v prostor in čas. 3

STROKOVNA OBDELAVA FOTOGRAFSKEGA GRADIVA

Da fotografsko gradivo, ki je prisotno v vsakem arhivu, predstavlja specifiko na področju strokovne obdelave, potrjujejo med drugim tudi izračuni Deželnega arhiva Nordrhein-Westfalen, ki so pokazali, da se za strokovno obdelavo fotografskega gradiva porabi do 15-krat več časa kot za strokovno obdelavo pri množičnih aktih (Metz, 2010). Strokovna obdelava fotografij, slednja vključuje tudi valorizacijo, je odvisna predvsem od posebnosti oblik, v katerih fotografije v arhivih obstajajo, njihove vloge v primerjavi z ostalim gradivom, in je sploh možna, v kolikor so fotografije poleg slike opremljene z dodatnimi informacijami, ki nam omogočajo datiranje in identificiranje slike. Fotografije so v arhivih povečini v treh oblikah (Metz, 2010): 

fotografije v spisovnem gradivu (so sestavni del prevzema gradiva nekega ustvarjalca),

fotografije v dokončnih in prvotno strukturiranih prevzemih (to so predvsem zapuščine fotografov, razni albumi in podobne fotografske zbirke),

fotografije različnih provenienc v arhivskih fotografskih zbirkah (le-te so običajno urejene glede na motive, ki jih predstavljajo).

Kakšno vlogo imajo fotografije nasproti ostalemu arhivskemu gradivu, to je lahko od arhiva do arhiva različno. V nekaterih primerih predstavljajo vizualno dopolnilo ostalega arhivskega gradiva, v drugih so edino primarno gradivo, ki se je ohranilo iz določenega časa10 o določenem dogajanju, aktivnosti, stanju. Vsekakor pa nazorneje od vsakega drugega arhivskega gradiva prikazujejo vsakdanjik in omogočajo drugačen pogled na posnete stvari, dogodke, ljudi; predvsem pa nudijo njihovo primerjavo v daljšem časovnem obdobju ali različnem prostoru. Kot pri ostalem arhivskem gradivu je tudi pri strokovni obdelavi fotografskega gradiva pomembna njegova valorizacija11, tako pri gradivu, ki je nastalo in obstaja v 9

Več o zborovanju glej poročilo o zborovanju (Brüggemann, Kathke, Patt in Sturm, 2014).

10

To velja za nekatera nemška mesta, ki so bila v drugi svetovni vojni, še posebej v zadnjem letu vojne, tarča bombnih napadov (vpogled na to področje nudi spletna stran: Luftkrieg_im_Zweiten_Weltkrieg). Tudi mesto Pforzheim sodi mednje. 23. februarja 1945 zvečer je bilo tarča dvajsetminutnega bombnega napada, sledil mu je požar. Porušenega oziroma uničenega je bilo 80 % mestnega jedra, umrlo je skoraj 18.000 ljudi. Med drugim je bilo uničeno tudi vse arhivsko gradivo, ki se je v pretežni meri hranilo v mestni hiši. Originalno spisovno gradivo pred letom 1945 pomeni pravo izjemo in dragocenost. Fotografije, ki so se hranile pri posameznikih izven območja bombardiranja, predstavljajo zato zelo pomemben vir.

11

A. Metz (2010) v svojem prispevku podrobno opisuje kriterije valorizacije fotografskega gradiva, in sicer jih v grobem deli na dve kategoriji, “trdo” in “mehko”, ter zaključuje, da je valorizacija fotografij pomembna ne samo iz arhivskega, temveč tudi iz ekonomskega stališča. Z njo se poleg občutnega zmanjšanja finančnih stroškov doseže predvsem zgostitev informacij, ki odgovarja interesom uporabnikov. Glede na izkušnje iz prakse se obseg izločenega gradiva pogosto giblje od 50 do 85 %. Podobne ugotovitve glede valorizacije in izločanja fotografskega gradiva je na strokovnem zasedanju Fotografije v arhivih, potekalo je novembra 2014 v mestnem arhivu Worms, predstavila tudi Tanja Wolf, vodja fotografskega oddelka pri Mestnem arhivu Worms.

277


S. Anžič - Kemper: Družbena omrežja in arhivi ter strokovna obdelava …

analogni obliki, kakor še posebej pri gradivu, nastalem v digitalni obliki, za katerega je značilno, da nastaja v velikih količinah. V nemško govorečem prostoru strokovni obdelavi fotografskega gradiva, še predvsem njegovi valorizaciji, dolgo ni bilo posvečeno posebne pozornosti (Metz, 2010), čeprav predvsem komunalni in mestni arhivi v svojih depojih hranijo veliko fotografskega gradiva. V zadnjih letih se stanje na tem področju spreminja. Za popisovanje fotografskega gradiva arhivisti povečini uporabljajo/-mo arhivske programe za delo v arhivih.12 Le-ti v veliki meri že vsebujejo osnovne obrazce oziroma predloge za popisovanje fotografskega gradiva, ki jih je mogoče prilagoditi oziroma dopolniti s popisnimi elementi, specifičnimi za določeno fotografsko zbirko ali fond ali del fonda. 3.1

Pridobivanje informacij za strokovno obdelavo fotografskega gradiva

Kot je bilo že rečeno, je specifičnost strokovne obdelave fotografskega gradiva predvsem v tem, da je le-ta možna, v kolikor so poleg slike oziroma posnetka na razpolago še dodatne informacije, minimalno tiste, ki fotografijo uvrščajo v prostor in čas. Brez teh informacij je poslanstvo fotografije prazno. Starl T. (2009) za tako fotografijo pravi: »Fotografija brez avtorja, kraja in datuma je - kot vsaka slika predavanje brez zgodovine«. Za identifikacijo popolnoma ali delno anonimnega slikovnega gradiva, ki je nastalo do druge svetovne vojne, je (po Starl-u, 2009) pomembno prepoznavanje: 

uporabljenih postopkov (unikat, odtis, tisk),

avtorstva (poklicni fotograf, amater, »knipser« (diletant)),

izvora (kraj, okolica ali področje),

vsebine oziroma motiva slike (osebe in predmeti),

razširjenosti slike (ciljne skupine, prodajne poti, oblike javnih objav).

Vprašanje datiranja se ne nanaša le na čas oziroma časovno obdobje, v katerem je posnetek nastal, ampak tudi na to, ali gre za odtis in ne nazadnje ali gre za določeno namensko obliko npr. dokumentacije, spominskih slik, nosilcev sporočil.13 Za kasneje nastalo gradivo je po eni strani identifikacija na podlagi opisanih kriterijev težja, ker poleg profesionalih fotografov ustvarja fotografije vedno več amaterskih fotografov in tako količina fotografij hitro narašča, po drugi strani pa lahko lažja, ker je to čas, ko ustvarjalci, sodobniki ali nasledniki ustvarjalcev, potomci teh fotografij, še živijo in razpolagajo s potrebnimi informacijami. Pri tem gradivu je zato, tako kot ugotavljata tudi M. Grabnar in L. Planinc (2013), zelo pomemben stik z ustvarjalcem (avtorjem) ali izročiteljem gradiva, slednji namreč lahko prispeva 12

Precej razširjena sta Faust in Augias, potem Midoza, Scope si zaradi svoje visoke cene počasi utira pot, nekatere arhivske direkcije pa so same s svojimi ali v povezavi s tujimi strokovnjaki razvile svoje arhivske programe.

13

Publikacija avtorja Starla prinaša zbrane in obdelane prispevke s konkretnimi primeri, ki so v veliki meri nastali v okviru projekta, ki je potekal v obdobju 1991/92. Cilj projekta je bil izdati priročnik skupno z vzorčnimi mapami pod skupnim naslovom oziroma kratico ID (Identifizierung/Datierung), ki bi vseboval tudi uvod in konkretne primere za določanje originalnih fotografij glede na postopke in časovni nastanek. Do izdaje tega priročnika ni prišlo. Poleg omenjenih prispevkov so v knjigi zajeti tudi prispevki, predstavljeni na zasedanju delovne skupine Fotografije v hesiški zvezi muzejev, potekalo je oktobra 1998 v Muzeju pošte in komunikacije v mestu Frankfurt am Main, ter drugi, ki obravnavajo to temo. Poudarek je na 19. stoletju in času do prve svetovne vojne ter primerkih iz Nemčije in Avstrije. Pri fotografijah do prve svetovne vojne je namreč pri večini zgodovinarjev, arhivistov in publicistov prihajalo do precejšnjih težav pri identifikaciji in dataciji fotografij.

278


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

dodatne, zelo koristne informacije o slikovnem gradivu, ki bi jih strokovni delavec v arhivu pridobil le s težavo ali pa sploh ne. Nekoliko drugače in po eni strani enostavneje je s fotografijami, nastalimi v digitalni obliki, te že v osnovi večinoma vsebujejo metapodatke o fotografiji (minimalno: čas nastanka, avtor, vrsta kamere, s katero je bil posnetek narejen). Večina arhivskih programov za delo v arhivu vsebuje potrebne osnove, da se ti podatki enostavno prenesejo v podatkovno bazo ob izročitvi ali prevzemu določenega fonda ali zbirke. To v nadaljevanju olajša stokovno obdelavo gradiva. Kakšne možnosti in poti lahko uporabi strokovni delavec v arhivu, ko želi obdelati »prazne« fotografije, tj. fotografije, ki niso opremljene z nobenimi dodatnimi informacijami, je vprašanje, ki si ga je verjetno zastavil že marsikateri arhivist, pristojen za fotografsko gradivo. Pogosto gre v takih primerih za gradivo, ki je že dalj časa v arhivu in za katerega se ne ve, od kod je v arhiv prišlo, ali pa za gradivo, ki je bilo nekje najdeno in ga je arhivu izročila tretja oseba, ki nima nobene povezave z gradivom. V zadnjem primeru imamo sicer možnost, da si od tretje osebe pridobimo vsaj informacije glede kraja nahajališča fotografij, kar nam v nadaljevanju lahko pomeni koristen podatek. Zbiranje informacij lahko v grobem poteka na dva načina: 

arhivist si sam, v kolikor je to mogoče s pomočjo literature in primerjave podobnih gradiv, pridobi informacije,

arhivist naveže stik z ljudmi, ki mu posredujejo informacije.

V prvem primeru gre za obliko, ki velikokrat zahteva precej časa in pri kateri je manj gotovo, da bo pripeljala do rezultatov. V drugem primeru pa gre za različne oblike komunikacije, ki ljudem oziroma širši javnosti dajejo priložnost, da posredujejo arhivom svoje védenje in znanje. Obseg takega sodelovanja se lahko nanaša na teritorialno ožje omejen prostor ali pa širšo globalno skupnost. V nemškem prostoru se komunikacije in vrste sodelovanja uporabnikov in zainteresirane javnosti vzpostavljajo predvsem preko treh oblik: podporna društva posameznih arhivov, prostovoljno delo posameznikov in v zadnjem času vedno bolj uporaba družbenih omrežij.14 Podporna društva se ustanavljajo za posamezen arhiv. Člani teh društev so večinoma meščani ali prebivalci kraja, področja, na katerem arhiv deluje. Njihov namen je podpiranje arhiva tako na finančnem področju kakor predvsem pri njegovi dejavnosti, še posebej pri prepoznavanju njihovega poslanstva in oblikovanja zgodovinske zavesti. Člani društva ponavadi dobro poznajo razvoj in zgodovino kraja in zato lahko prispevajo veliko informacij. Zainteresirani so za raziskovanje oziroma iskanje dodatnih informacij in želijo, da se njihovo védenje ohrani. Predstavljajo zelo bogat vir dodatnih informacij, še posebej pri identifikaciji slikovnega gradiva. Primer: novembra 2006 je bilo ustanovljeno Podporno društvo za Mestni arhiv Pforzheim.15 Nekateri njegovi člani sodelujejo pri prepoznavanju oziroma popisovanju fotografskega 14

Te tri oblike predstavljajo na splošno odpiranje arhivov navzven, do uporabnikov in zainteresirane javnosti. To so oblike novih “poti”, ki posameznim uporabnikom in zainteresirani javnosti omogočajo njihov prispevek na raznih področjih dejavnosti arhivov. Tudi 84. nemško arhivsko zborovanje, ki je potekalo septembra 2014 v mestu Magdeburg, je bilo posvečeno tej temi. Čeprav so mnenja glede vključevanja uporabnikov in javnosti v arhivske delovne procese v nemškem prostoru še precej deljena (primerjaj komentar B. Gillnerja, Gillner, 2014), pa se v praksi pojavlja vedno več primerov, kako lahko zainteresirane uporabnike vključimo v arhivske delovne procese tako, da je to v obojestransko korist.

15

Več informacij o njem je dostopnih na spletni strani Mestnega arhiva Pforzheim (Förderverein, 2014).

279


S. Anžič - Kemper: Družbena omrežja in arhivi ter strokovna obdelava …

gradiva. Zaenkrat to sodelovanje poteka še v obliki njihovih obiskov v arhivu in opremljanju “praznih” ali le okvirno datiranih in identificiranih fotografij z dodatnimi informacijami, kot so točnejše datiranje, navedba zgradb, stavb, oseb, ki so na fotografiji, pojasnitev dogodkov, ki jih fotografije prikazujejo. V njihovem primeru gre za fotografije, ki se nanašajo na mesto Pforzheim. Prostovoljno delo v arhivu izvajajo posamezniki, ki jih zanima delo v arhivu in želijo aktivno sodelovati pri ustvarjanju kulturnih dobrin ali prispevati svoj prispevek pri njihovem ohranjanju. Pot v arhiv najdejo preko agencij, ki razpolagajo s podatki, kje in na kakšnem področju se je mogoče prostovoljno udejstvovati, ali preko posameznikov, ki že sami sodelujejo ali so slišali za tako sodelovanje. Pri tem gre tako za ljudi, ki niso več službeno aktivni in jim delo v arhivu pomeni nekakšen hobi, ali pa za mlade ljudi, ki si želijo pridobiti nekaj izkušenj na arhivskem področju. Udejstvovanje slednjih v neki meri finančno podpira tudi država, zato je pred začetkom njihovega dela potrebno izvesti določene postopke. Njihovo udejstvovanje je lahko na različnih področjih: od posredovanja dodatnih informacij o arhivskem gradivu do digitalizacije arhivskega gradiva ali opremljanje gradiva po navodilih arhiva z namenom izboljšanja materialnega stanja gradiva. V mestnem arhivu Pforzheim tako na primer enkrat tedensko po tri ure prihaja v arhiv gospa, ki je bila do upokojitve zaposlena v okviru protokola mesta, in sodeluje pri popisovanju arhivske zapuščine fotografinje Eve Bischoff, ki je bila poklicna fotografinja in je v veliki meri fotografirala po naročilu mesta, poleg tega pa je v objektiv zajela tudi ostale dogodke, ki so se odvijali v mestu. Zapuščina fotografinje obsega preko 200.000 negativnih posnetkov v časovnem obdobju od leta 1958 do 1990. Prevzem gradiva zapuščine je obsegal negative v obliki filmskih trakov in sumarni popis, ki je vseboval številko filma in kratek zaznamek o motivih na filmu. Zaznamek o motivih v prenekaterih primerih ni dovolj poveden in uporabniku ne nudi vedno informacije, ki bi jo on razumel. Gospa dopolnjuje ta zaznamek z dodatnimi informacijami o dogodkih, pomembnih osebah, zgradbah ali prireditvah, ki so dokumentirane na fotografijah. Uporaba družbenih omrežij pomeni v primerjavi s podpornimi društvi in prostovoljnim delom, ki so v neki meri analogna oblika komunikacije, digitalno obliko komunikacije z uporabniki in zainteresirano javnostjo in nudi neizmerno več možnosti sodelovanja in aktivnosti tako posameznikom kot organiziranim skupinam pri delu v arhivu. Zelo razširjena oblika je vključevanje množic,16 ki se pojavlja na raznih področjih, med drugim tudi pri pridobivanju dodatnih informacij glede slikovnega gradiva. Projekt zbiranja spominov na 1. svetovno vojno (Karun, Štular Sotošek, 2013) z vključitvijo več držav je že eden takih primerov. Na v tem prispevku že omenjenem zborovanju Archiv 2.0 v maju leta 2014 v Stuttgartu je bil predstavljen naslednji primer uspešnega projekta, izvedli so ga v Zürichu (Švica). V tem primeru je šlo za popis oziroma strokovno obdelavo fotografske zapuščine letalske družbe Swissair. V projekt je bila vključena zaključena, organizirana skupina strokovnih delavcev, nekdanjih sodelavcev letalske družbe Swissair. Visoko motivirani, strokovni delavci so v teku projekta posredovali neizmerno veliko informacij v zvezi s fotografsko zapuščino, ki jim je bila posredovana v digitalni obliki, skupaj z navodili, kako dodajati informacije. Pridobljene informacije so strokovni delavci primerno prečistili in pretvorili na skupno raven, ki odgovarja standardom. V okviru uporabe družbenih omrežij pa je nazadnje, vendar ne na koncu, potrebno omeniti področje upoštevanja in varovanja avtorskih pravic, kar še posebej velja za fotografsko gradivo. V Nemčiji zakon o avtorski in sorodnih pravicah določa, 16

Primerjaj: L. Malec (2009) ter B. Karun in K. Štular Sotošek (2013).

280


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

da avtorske pravice prenehajo 70 let po smrti avtorja. Avtor določa pogoje in način uporabe njegovega dela. Ta tema zadeva sicer predvsem privatno gradivo, a v to sodijo velikokrat tudi fotografije in zapuščine privatnih oseb. Na kratko: arhiv lahko objavlja gradivo (med drugim fotografije), pri katerem razpolaga s pravico do uporabo tega gradiva. Problem predstavljajo predvsem fotografije, katerih avtor ni znan. 4

ZAKLJUČEK

Sodobna tehnologija in družbena omrežja nudijo tudi arhivom možnost, da izkoristijo njihove prednosti. Odpiranje arhivov nasproti uporabnikom in zainteresirani javnosti ter transparentnost njihove dejavnosti prispeva k boljšemu prepoznavanju arhivov v družbi in izboljšanju kvalitete njihovega dela. Pomembno pri tem je, da arhiv razpozna, kakšne oblike sodelovanja so za njega sprejemljive in tudi koristne s strokovnega stališča. Pri strokovni obdelavi fotografskega gradiva so lahko informacije, ki jih arhiv pridobi na ta način, velikega pomena. Seveda pa je pomembno, da arhivski delavci pridobljene informacije kritično preverijo in pretvorijo oziroma prilagodijo strokovnim standardom. Za konec pa še naslednji, zanimiv primer iz Mestnega arhiva Pforzheim, ki mi je pred dobrim mesecem dni prišel v roke. V zbirki fotografij se v okviru serije fotografije skupin nahaja spodnja fotografija, ki prikazuje pet dečkov, domnevno iz Pforzheima.

Slika 2: Pforzeimer Seckel (StadtA Pforzheim, S1-30-02-R-002)

Fotografiji je priložen časopisni odrezek z njeno objavo in obrazložitvijo, da je 75-letni prebivalec mesta Pforzheim prepoznal fantiče na sliki, saj je on sam eden teh fantov. Po njegovih informacijah je posnetek nastal leta 1911, fantiči na fotografiji so stari deset let, navedel je njihova imena in tudi, kje v mestu so stanovali oziroma stanujejo. V prispevku je zapisana ugotovitev, da se je z njegovo prepoznavo slike zdaj potrdilo, da gre za fante iz Pforzheima, pa čeprav se je nekaj govorilo, da so na sliki fantiči iz mesta Karlsruhe. 281


S. Anžič - Kemper: Družbena omrežja in arhivi ter strokovna obdelava …

Poleg časopisnega odrezka pa je pri fotografiji tudi natisnjena stran s spletne strani Mestnega arhiva Karlsruhe, kjer je bila v okviru rubrike arhivalija meseca v letu 200717 predstavljena spodnja fotografija, ki tudi prikazuje pet dečkov.

Slika 3: Karlsruher Briganten (StadtA Karlsruhe 8/PBS oIV 404)

Ja, pravilno, gre za iste dečke kot v prvem primeru. Iz opisa izvemo, da je fotografija nastala avgusta leta 1910 in da prikazuje pet šest- do sedem let starih fantičev iz mesta Karlsruhe (navedeni so po imenih in priimkih), ki jih je nadvojvodinja Luisa povabila na kavo in pecivo v restavracijo mestnega vrta in jih je nato njen fotograf fotografiral. Njihova identiteta je bila odkrita v letu 1951, ko je časopis Badische Neueste Nachrichten prvič objavil to fotografijo z namenom pridobitve njegove identifikacije in datiranja. Zraven je pripisano, da je bila fotografija kmalu uporabljena za izdelavo razglednice, ki jo je založil trgovec s knjigami in papirnimi izdelki Ernst Borasch iz mesta Karlsruhe. Prodajati se je pričela po drugih nemških mestih (Pforzheimu, Freiburgu, Badnu, Kölnu ...) in naj bi predstavljala dečke iz navedenih mest, pa čeprav v resnici izhajajo iz mesta Karlsruhe. Primer na kratko dokazuje naslednje: iskanje oziroma pridobivanje informacij pri zainteresirani javnosti je prisotno že dalj časa, človeški spomin je lahko tudi nezanesljiv, samo s primerjavo enakih ali podobnih gradiv, ki so širše dostopni, se pokažejo določene pomanjkljivosti ali nepravilnosti pri njihovih opisih, popisi, predvsem fotografskega gradiva, ki praviloma nikoli niso dokončni. Katere informacije so v predstavljenem primeru pravilne, ostaja zaenkrat še odprto vprašanje. Uporabimo družbena omrežja in vprašamo širši krog ljudi? Vas zanima, kaj bomo izvedeli? Čez leto dni vam poročam.

17

Omenjena predstavitev arhivalije meseca je v okviru Mestnega arhiva Karlsruhe dostopna na spletni strani: Karlsruher Briganten (2007).

282


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

VIRI IN LITERATURA 

Archive 2.0. Social media im deutschsprachigen Archivwesen. (2012). Pridobljeno 08. 12. 2014 s spletne strani: http://archive20.hypotheses.org.

Gillner, B. (2013). Blog: Archive 2.0: Archivbau virtuell: Bausteine für ein Archiv 2.0. Objavljeno 25. februarja 2013. Pridobljeno 09. 12. 2014 s spletne strani: http://archive20.hypotheses.org/date/2013/02.

Gillner, B. (2014). Wollen Archive (mehr) Nutzer? Blog: Archive 2.0. Objavljeno 27. oktobra 2014. Pridobljeno 09. 12. 2014 s spletne strani: http://archive20.hypotheses.org/tag/84-deutscherarchivtag.

Luftkrieg in Zweiten Weltkrieg. Pridobljeno 08. 12. http://de.wikipedia.org/wiki/Luftkrieg_im_Zweiten_Weltkrieg.

Brüggemann, K., Kathke, J., Patt, G. in Sturm, P. (2014). Tagungsbericht 74. Südwestdeutscher Archivtag „Klassisch, kreativ und digital – neue Ressourcen für alte Archive“ am 23./24. Mai 2014 im Konzilgebäude in Konstanz. Pridobljeno 09. 12. 2014 s spletne strani: http://www.landesarchivbw.de/sixcms/media.php/120/57164/Tagungsbericht%20Konstanz.pdf.

Förderverein für das Stadtarchiv Pforzheim. Pridobljeno 09. 12. 2014 s spletne strani: https://www.pforzheim.de/kultur-freizeit/geschichte/stadtarchiv/foerderverein.html.

Gillner, B. (2013). Archive im digitalen Nutzerkontakt. Virtuelle Lesesäle, soziale Medien und mentale Veränderungenszwänge. Archivar, 66 (4), str. 406–415. Landesarchiv NordrheinWestfalen.

Grabnar, M. in Planinc, L. (2013). Problemi valorizacije, popisovanja in tehnične ureditve fotografskega gradiva fonda SI AS 2073 Onkološki inštitut. V Standardizacija (p)opisov arhivskega gradiva in uskladitev strokovnih praks v slovenskih javnih in cerkvenih arhivih [Elektronski vir]: zbornik referatov 26. Posvetovanja Arhivskega društva Slovenije in Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici, 10.-11. oktober 2013, (str. 76–84). Nova Gorica, Pridobljeno 09. 12. 2014 s spletne strani: http://www.arhivsko-drustvo.si/c/document_library/get_file?groupId=18325&uuid=1afbaa9926c0-4859-b080-15d813d3b0d0.

Karlsruher Briganten (2007). Pridobljeno 03. 12. 2014 s spletne strani: http://www.karlsruhe.de/b1/stadtgeschichte/stadtarchiv/objektdesmonats/briganten.de.

Karun, B. in Štular Sotošek, K. (2013). Zbogom, orožje. Dobrodošli, spomini: dogodki zbiranja spominov na 1. svetovno vojno. V N. Gostenčnik (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja : arhivi in ustvarjalci gradiva : stanje in perspektive : zbornik mednarodne konference, Radenci, 10.-12. april 2013, (str. 265–273). Maribor: Pokrajinski arhiv = Regional Archives.

Kluttig, T. (2014). Bericht über die Tagung „Offene Archive 2.1 – Social Media im deutschen Sprachraum und im internationalen Kontext”. V Archivar, 67 (3), str. 298–301. Landesarchiv Nordrhein-Westfalen.

Malec, L. (2014). Album Slovenije: osebni spomini 20. stoletja. V N. Gostenčnik (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja : arhivi v globalni informacijski druži : zbornik mednarodne konference, Radenci, 2.-4. april 2014 [Elektronski vir], (str. 61–76). Maribor: Pokrajinski arhiv.

Metz, A. (2010). Weniger ist oft mehr – Betrachtungen zur arhcivischen Bewertung von Fotobeständen. V Archive in Thüringen, str. 4–12. Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur.

Starl, T. (2009). Bild Bestimmung. Identifizierung und Datierung von Fotografien 1839 bis 1945. Marburg.

Theimer, K. (2014). The Future of Archives is Participatory: Archives as Platform, or A New Mission for Archives. Pridobljeno 03. 12. 2014 s spletne strani: http://www.archivesnext.com/?cat=65.

Wikipedian in Residence (2015), Pridobljeno 02.03.2015 s spletne https://www.wikimedia.ch/de/%5Bi18n-termpath-raw%5D/wikipedian-residence.

Woste, M. (2013). Offene archive? V Archivar, 66 (2), str. 197–201. Landesarchiv NordrheinWestfalen.

283

2014

s

spletne

strani:

strani:


S. Anžič - Kemper: Družbena omrežja in arhivi ter strokovna obdelava …

SUMMARY

Sonja ANŽIČ - KEMPER* SOCIAL NETWORKS, ARCHIVES AND PROCESSING OF PHOTOGRAPHS IN GERMAN ENVIRONMENT Social networks are today's reality, which offers different manner of use also to the archives. However, manners, approaches and scope of their use in practice varies in archival profession and in also in archives in Germany. The need to discuss and exchange experience concerning this subject among archivists, led to a meeting in Speyer in 2012 and to the beginning of blog Archiv 2.0, which is designed for presenting theses and discussions. B. Gillner designed the structure of fundaments of social networks in archives 2.0, which consists of three fields: information sharing (content), communication channels and interactivity. Sharing information includes the presentation of fonds and collections with a possibility to search the archives, presentation of archives in digital form, sharing short, up to date and interesting information or links and sharing information on the background of certain activities connected to archives or work in the archives. The field of communication channels presents the spreading of this information with links to other sources and incorporation of social networks where information reaches users. The goal is to involve users and interested public in archival work processes. Archives alone are to decide how and which possibilities the social networks offer, they will use. As a follow up to these discussions, a new meeting was organized in Stuttgart in 2014. More than twenty presentations, including one by Kate Theimer, American archivist, on the new mission of archives), were presented in three theme sessions (overview of different social network use in individual institutions; use of specific media as blogs, Facebook, twitter etc. and planning and execution of crowdsourcing). The fact that social networking, especially crowdsourcing, is gaining an important role in archives was confirmed also at the international conference of the 74. South-west German archival day, which was held in Konstanz. Social networking is present also in the field of professional professing of archives, especially photographs. Processing of photographs is a specific because, compared to processing other archives, it demands more time and because of additional information which have to be at our disposal to make a description. The role of photographs among other archive can differ from archives to archives and plays an important role at processing. Describing photographs in Germany is usually done with archival software for processing archives. Descriptions are especially complicated with the so called empty photographs – unidentified photographs without a date and any additional information. In such cases, an archivist can decide to find more information in literature or make contact with people and the interested public to gather more information. In Germany, such contacts are made in three ways: supporting societies of individual archivists, volunteering individuals and lately social networking. These three forms present a general opening of archives to the outside, to the users. It is important for the archives to know which forms of cooperation are acceptable and advantageous for both sides. *

Sonja Anžič - Kemper, M. Phil., Archival Councillor, City Archives of Pforzheim – Institute for City History, Kronprinzenstraße 28, 75177 Pforzheim, Germany, contact: sonja.anzic-kemper@stadt-pforzheim.de.

284


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Bogdan Florin POPOVICI PHYSICAL OR INTELLECTUAL ARRANGEMENT OF ARCHIVES? A CASE WITH SCOPEARCHIV Abstract: The core principle of archival science is the Principle of Provenance. Since its articulation at the midst of the 19th century, a great debate started, about what provenance and what order to respect: the physical one or would an intellectual one be enough. Modern tools, like scopeArchiv, might answer some of these questions. In the paper, we are going to present how a stress on intellectual arrangement eased the work in our institution. Key words: archival arrangement, principle of provenance, original order

Izvleček: Fizična ali intelektualna ureditev arhivskega gradiva? Primer za scopeArchiv Temeljni princip arhivistike je princip provenience. Od njegovega oblikovanja sredi 19. stoletja potekajo intenzivne razprave o tem, kateri izvor in katero ureditev spoštovati – ali fizično ali pa bi bila dovolj vsebinska. Moderna orodja, kot je scopeArchiv, lahko podajo odgovore na nekatera od teh vprašanj. Prispevek bo predstavil kako poudarek na vsebinski ureditvi olajša delo v arhivski instituciji. Ključne besede: arhivska ureditev, princip provenience, prvotna ureditev

It is a common place to admit that the advance of new technologies in many ways enhanced the archival activities. The veritable revolution of web-released finding aids and web-supported set of access points to archival resources speak for themselves. In this paper, however, I would like to focus on one practical experience: using IT technologies for archival processing, in a way that accommodates both the respect of traditional archival principles and less effort in archival work. 1

PRINCIPLE OF PROVENANCE (POP)

As it is known, the backbone of archival profession is the Principle of Provenance. It was elaborated in several layers of understanding and it gets its full formulation at the end of the 19th century. Principle of Provenance claims that records of different provenances should not be intermingled and the original order (established prior to the transfer to Archives) should be respected or (if missing) re-constructed. In this regard, provenances designates both the archival provenance (corporate body, person, family from which archival materials originate) and the custodial provenance

Bogdan Florin Popovici, Ph. D., director, Romanian National Archives, Brasov department, Str. Gh. Baritiu nr. 34, 500025 Brasov, Romania, contact: bogdanpopovici@gmail.com.

285


B. F. Popovici: Physical or Intellectual Arrangement of Archives? A Case with Scopearchiv

(information on successive transfers of ownership or custody of records) (Duranti 1998, p. 98). This principle was not “discovered” or “inspired”, but it was decanted by practical experiences and (in some opinions) endorsed by the historical trends of the time. With the development of state-run archives in France and Prussia, the increasing volume of incoming records made the Principle of Pertinence impractical and promoted keeping the records based on the original creator arrangement as “the only realistic way to cope with large volumes of archival material from different provenances” (Horsman 1994, p. 54). Hence, it obviated the need for contentious rearrangement according to the subject (Schellenberg 1961, p. 18). In the same time, it was a convenient method for retrieval, by gathering and describing records generated and received by the same institution or person (Duchein 1983 p. 67). Moreover, it was noticed, documents can only be interpreted with knowledge of the administrative, legal and social context, which will be preserved by respecting provenance (internal/external); applying PoP will thus preserve the objectivity of records and provide insight into the functions, processes, and personal relationships of the records creator (Schellenberg 1961 p. 20 sqq). The theoretical rationale was said to be developed from historical science in the nineteenth century1. “Historians strove to achieve objectivity and therefore wanted the original source material. The remnants (sources) should be kept as unaltered as possible. The motto was to be able to establish what really took place, or in German wie es eigentlich gewesen ist (Ranke). This means that written sources should be maintained in their original order and must not be rearranged and attached to new orders” (Graenstroem 1994, 13). 2

VIRTUAL ARRANGEMENT AND DESCRIPTION

Once the principle was accepted and promoted in and by the professional community, its effects started to be seen in practice. In this regard, one common activity of archivists was to arrange records and folders in the repository in order to recreate the original order (whatever that means). Where archives were described at folder level, the codes and physical arrangement followed the order by which folderdescriptions were listed in inventories. Physical work involved was significant, the need for larger spaces for grouping record being a common place. When new accessions were received, they were often considered distinct structures of the creator archives, even though many folders inside might have belonged to series already accessioned. The original order and respect for the provenance had, in such cases, a very relative interpretation. Some issues of respecting provenance and the original order were already revealed by archivists long time ago. For instance, it was questioned if the original order and the archival provenance can truly be identified. Italian archivist Claudio Pavone argued that an archives is, in fact, only the way an organization organized its memory and not a passive, organic accumulation of records. Filippo Valenti, in the same prospect, noticed that “the order is something which is given on purpose to a specific whole”, while “a structure is something which is discovered, that is searched, is identified and is understood, apart from the fact that it has been 'given' in the course of the time or it has been spontaneously generated.” The “structure” discovered in 1

P. Horsman questioned a theoretical reflection in development of the principle (Horsman 1994, p. 54).

286


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

the fonds, according to Valenti, is in general meaningful and worth defending and preserving, whether “original” or not (apud Savoja M, Vitali S, 2007, p. 121-147). Although I agree with these arguments, in practice we faced a situation where records were brought to Archives in a perfect lack of original order. Moreover, a previous attempt of arrangement destroyed any potential original order that might have existed and the pressure of time asked for quick decisions and effective actions. This is why we opted for a virtual arrangement, delivering a “proper” archival arrangement to users, considering, in the same time, the shortage of personell and time for processing the records in the “usual way”. The case was about a small fonds named Inspectorate for Agriculture and Agrarian Reform whose extent was about only 2 linear meters and 129 folders. It was acquired by the Brasov Archives with no finding aids and probably would have been stored in the repository until proper resources of staff would have been available. But high public interest for property restorations forced us to process those records earlier and, most important, in a very short time. A short preliminary survey over legal mandates of the creator revealed its two main functions: the regional representation of Ministry of Agriculture and Domains and inspection and control for agrarian services, agricultural chambers, agrarian schools and other organizations involved in agricultural activities. Besides, of course, there were the supportive functions (HR, Accountability etc.). Despite our efforts, we could not identify a clear, relevant organizational chart. Regional units were not so present in legal publications and among records of the fonds no such information was found, Therefore, we were forced to consider for arrangement a function-based structure. The preliminary investigation of the records showed that there was an attempt to process the fonds, as it had a chronological arrangement. Of course, this intervention, made for easier processing, rather obscured a possible original order of the records than helped for a proper archival arrangement. Considering both the need for a closer adherence to PoP and the need for a quicker access than reading pages of folder-level description, we decided to describe briefly every folder, with larger summaries, where the public interest required (i.e., identification of land owners). Also, we assigned a physical reference code consisting of folder position within the chronological (by year) order. Each folder description also contained, besides the content of folders, the broader functions and the potential series that would belong to; series were determined by the broader topic of files within one function of the creator. We proceeded to this action and all the descriptive information were introduced into scopeArchiv, our archival information system. After finishing the folder description, we simply filtered the data based on the functions and series, and we could identify the (intellectual) groupings. More, we assigned codes for each function and series and then new codes for folders within these series were generated. In the end, each folder had two codes: 1. the (pre-processing) reference code, reflecting the physical order (on the shelves), that serves for retrieval in the repository; 2. the (post-processing) arrangement code, reflecting the logical (intellectual) arrangement, resulted from the archival processing.

287


B. F. Popovici: Physical or Intellectual Arrangement of Archives? A Case with Scopearchiv

Table 1: Example of list of folders based on their physical position

Folder Reference Code 1930/1 1930/2 1930/3 1930/4 1930/5 1930/6 1930/7

Function Code

Series Code

Folder Arrangement Code

A B B A A B A

A-1 B-3 B-5 A-7 A-3 B-2 A-4

A-1-1 B-3-1 B-5-1 A-7-1 A-3-1 B-2-1 A-4-1

Table 2: Example of list of folders based on their intellectual position

Folder Arrangement Code A-1-1 A-3-1 A-4-1 A-7-1 B-2-1 B-3-1 B-5-1

Folder Reference Code 1930/1 1930/5 1930/7 1930/4 1930/6 1930/2 1930/3

Publicly, the information looks in a hierarchical arrangement, offering a quick image over the structure of the fonds and the structure of information, while the actual retrieval codes are visible for each units of description (folder level).

Figure 1: "Intellectual" order (capture from scopeArchiv)

288


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Figure 2: "Physical" order (capture from scopeArchiv)

3

FINAL CONSIDERATION – IS (PHYSICAL) ARRANGEMENT AN ISSUE ANYMORE?

Our paper sought to present a practical experience about accelerating the archival processing by making a virtual arrangement, letting the physical records in place as they are and reconstructing the original order based on creator functions. It is an easy and effective method, avoiding too much of physical work and too deep research about the creator organizational structure. However, this method let room to several questions. Is this original order reconstructed really relevant? In our opinion, yes, it is better than having a simple chronological order. It is indeed an intervention of the archivist, an order imposed to archival material; but this was indicated as such (structured assign by the archivists are presented between brackets) and we avoid misleading users by saying this is THE original order of the records. And, considering organizational functions, this order is quite faithful, granting the user with an intuitive and quicker way to access information. On the other hand, to what extent can this method be applied— is the physical arrangement needless anymore? It is hard to say. Apparently, if there is a physical identification of records (items/folders) and a description associated to them, the answer would be yes—there is no need for physical arrangement, since the records can be physically retrieved immediately, by their reference codes. On the other hand, there might be archivists that would prefer to physically group records together, invoking an even higher simplicity of retrieval. As a closure, I would only want to underline the fact that a limited intervention of archivists over the arrangement of records is under scrutiny anyway. In 2007, David Weinberger claimed that the Third Order of Order consists precisely in letting the users to re-arrange the informational metadata in a way that fits for each one’s interest (Weinberger 2007, p. 18-19); apparently, “everything is miscellaneous”, but in fact everything has a proper arrangement, fit for purpose. On the same prospect, a presentation in ICA Second Annual Conference in Girona (2014) (Higgins, Hilton, Dafis, 2015) suggested that archival work is quite useless, and argued for crowdsourcing arrangement and description, exemplifying with Amazon or Flikr. Although I do not share this opening-to-the-crowd archival processing, that, in my opinion, shows a vulgar view over archival work, I do consider that provenance and original order are two possible contexts of arrangement and the user might have other needs, not covered by these two traditional approaches. This, in exchange, will shift the stress in 289


B. F. Popovici: Physical or Intellectual Arrangement of Archives? A Case with Scopearchiv

archival work from arrangement to description, because describing records in sufficient details (i.e. adding proper metadata) might give to the user the possibility to make the desired arrangement. BIBLIOGRAPHY 

Duchein, M. (1983): Theoretical principles and Practical Problems of Respect des fonds in Archival Science. Archivaria 16, p. 64-82. Canada: Association of Canadian Archivists.

Duranti, L. (1998): Diplomatics: New Uses for an Old Science. Scarecrow Press.

Gränström, C. (1994): The Janus Syndrome in The Principle of Provenance. First Stokholm Conference on Archival Theory and the Principle of Provenance (2-3 September 1993). Stokholm.

Higgins, S., Hilton, C., Dafis, L. (2015): Archives context and discovery: rethinking arrangement and description for the digital age. ICA Second Annual Conference: Girona.

Horsman, P. (1994): Taming the elephant: An orthodox approach to the Principle of Provenance in The Principle of Provenance. First Stokholm Conference on Archival Theory and the Principle of Provenance (2-3 September 1993). Stokholm.

Savoja, M., Vitali, S. (2007): Authority Control for Creators in Italy: Theory and Practice. Journal of Archival Organization, vol. 5 no. 1-2, p. 121-147.

Schellenberg, T. (1961): Archival Principles of Arrangement. American Archivist 24, , pp. 11-24. Chicago: Society of American Archivists.

Weinberger, D. (2007): Everything Is Miscelaneous. City: Publisher.

SUMMARY

Bogdan Florin POPOVICI FIZIČNA ALI VSEBINSKA UREDITEV ARHIVSKEGA GRADIVA? PRIMER ZA SCOPEARCHIV Temeljno osnovo arhivske stroke predstavlja princip provenience. Ta se je izoblikoval skozi več nivojev razumevanja in bil dokončno formuliran ob koncu 19. stoletja. Princip sam po sebi ni bil »odkrit« ali »navdihjen«. Oblikoval se je na podlagi praktičnih izkušenj, potrjevali so ga (po nekaterih mnenjih) tudi takratni zgodovinski trendi. Z razvojem državnih arhivov v Franciji in Prusiji, predvsem pa s povečanjem količine prevzetega arhivskega gradiva, je postal prejšnji, pertinenčni princip nepraktičen. Provenienčni princip je določal hrambo zapisov na osnovi ustarjalčeve prvotne ureditve. Hkrati pa je predstavljal tudi primerno metodo za uporabo gradiva. Implementacija principa provenience ohranja objektivnost zapisov in omogoča vpogled v funkcije, procese in osebne odnose ustvarjalca. Za arhiviste, ki uporabljajo princip provenience, je skupna aktivnost urejanje zapisov v skladišču, tako da je ponovno vzpostavljena prvotna ureditev. Prispevek ilustrira način rekonstrukcije prvotne ureditve za fonde v Arhivu okrožja Brasov. Glede na manko osebja in časa za urejanje gradiva na »ustaljen način«, smo se odločili za virtualno ureditev in uporabnikom tako ponudili»pravo« arhivsko ureditev.

Dr. Bogdan Florin Popovici, direktor, Državni arhiv Romunije, Oddelek v Brasovu, Str. Gh. Baritiu nr. 34, 500025 Brasov, Romunija, kontakt: bogdanpopovici@gmail.com.

290


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Glede na potrebo po skladnosti s principom provenience in po hitrejšem dostopu do gradiva, kot bi bilo branje strani popisov na nivoju zadev, smo se odločili, da na kratko, z daljšim povzetkom, popišemo zadeve, za katere je javnost najbolj zaineteresirana (npr. identifikacija lastnikov zemljišč). Prav tako smo dodali fizično referenco, sestavljeno iz lokacije zadeve v kronološkem zaporedju. Vsak popis zadeve je vseboval, poleg vsebine zadeve, tudi širše funkcije in potencialne serije, ki bi jim lahko pripadal; serije so bile določene s širšo zadevo dokumentov v zvezi z neko funkcijo ustvarjalca. S takšnim delom smo nadaljevali in vse popisne informacije prenesli v scopeArchiv, naš arhivski informacijski sistem. Po končanem popisovanju zadev smo preprostro prefiltrirali podatke na osnovi funkcij in serij in tako prepoznali (intelektualne) skupine. Še več, vsaki funkciji in seriji smo dodelili signaturo in tako ustvarili nove signature za zadeve znotraj teh serij. Javnosti izgledajo informacije hierarhično urejene in ponujajo hiter vpogled v strukturo fonda in strukturo informacij, resnične uporabne signaure pa so vidne za vsako popisno enoto (na nivoju zadeve).

291


ARHIVSKE REŠITVE

jekleni del vašega podjetja

Poudarek na varnosti, dostopnosti in kapaciteti

Arhivi se običajno srečujejo s podobnimi težavami: veliko arhivskega gradiva in premalo prostora. Premični sistemi omogočajo boljši izkoristek prostora, dostop do vseh eksponatov pa ostaja neoviran. Poleg tega omogočajo tudi boljše varovanje eksponatov, saj je možno omejiti dostope do zbirk. Ne glede na to, kakšen arhiv potrebujete, bomo poskrbeli za vse. V podjetju Trevis imamo že dolgoletne izkušnje z opremljanjem arhivov. Zaupajte nam Vaše želje, z veseljem Vam bomo svetovali.

Trevis d.o.o., Slovenčeva ulica 93, 1000 Ljubljana, Tel.: +386 1 565 95 30, Fax: +386 1 565 95 35, e-mail: prodaja@trevis.si, www.trevis.si


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Lilijana URLEP GRADIVO ŠKOFIJSKE PISARNE V NADŠKOFIJSKEM ARHIVU MARIBOR Izvleček: Med arhivskim gradivom, ki ga hrani Nadškofijski arhiv Maribor, zavzema posebno mesto gradivo škofijske pisarne. Večinoma gre za gradivo, ki je nastalo pri delu mariborske oz. prej lavantinske škofijske pisarne, med gradivom pa se nahajajo tudi deli drugih provenienc, tj. škofij oz. škofijskih pisarn. Prispevek govori o nastajanju gradiva in z njim tesno povezanem historiatu ustvarjalca oz. ustvarjalcev, razvrščanju gradiva, strokovni obdelavi ter oblikovanju ustreznega arhivskega fonda oz. fondov. Ključne besede: Lavantinska škofija, škofijska pisarna, strokovna obdelava, razvrščanje gradiva, arhivski fond

Abstract: Diocesan Office Records at the Archdiocesan Archives Maribor The records of the diocesan office hold a special place among the records preserved by the Archdiocesan Archives Maribor. These are mostly records, which were created during the operation of the Maribor or the earlier Lavantine diocesan office, but also contain parts of other provenances, dioceses or diocesan offices. The article describes how the records were created and the therewith closely related administrative history or histories, records classification, archival processing and creation of suitable archival fonds. Key words: Lavantine Diocese, diocesan office, archival processing, records classification, fonds

1

UVOD

Nadškofijski arhiv Maribor je zgodovinski arhiv mariborske oz. prej lavantinske (nad)škofije. Deluje kot del škofijskega ordinariata in hrani več kot 1000 tekočih metrov arhivskega gradiva. Med najpomembnejše gradivo, ki se nahaja v arhivu, spada tudi gradivo, ki je nastalo pri delu škofijske pisarne in/oz. z njo povezanih škofijskih uradov. Skozi gradivo škofijske pisarne se ne odraža samo zgodovina lavantinske škofije, ampak tudi sistem pisarniškega poslovanja in razvrščanja gradiva. 2

NADŠKOFIJA MARIBOR IN NADŠKOFIJSKI ARHIV MARIBOR

Lavantinsko škofijo s sedežem v Šentandražu v Labotski dolini na današnjem avstrijskem Koroškem je leta 1228 ustanovil salzburški nadškof Eberhard II. (1200−1246). Škofija je prvotno obsegala samo ozek pas ozemlja na meji med štajersko in koroško vojvodino: med Labotom in Šentandražem do Lipnice na vzhodu in na jugu

Mag. Lilijana Urlep, arhivistka, Nadškofijski arhiv Maribor, Koroška cesta 1, 2000 Maribor, Slovenija, kontakt: lilijana.urlep@nadskofija-maribor.si.

293


L. Urlep: Gradivo škofijske pisarne v Nadškofijskem arhivu Maribor

do Drave med Dravogradom in Breznom oz. Ožbaltom ob Dravi. Od prvotnega ozemlja spada danes v mariborsko nadškofijo samo predel od Dravograda do Brezna. Prvotno ozemlje škofije je ostalo nespremenjeno vse do jožefinskih cerkvenih reform. Ob regulaciji škofijskih meja je lavantinska škofija pridobila velikovško okrožje na Koroškem in celjsko na Štajerskem ter sekavski škofiji odstopila dotedanje štajersko ozemlje severno od Drave. Od salzburške nadškofije je prejela 25 župnij na Koroškem, od bivše goriške 85 župnij na Štajerskem in Koroškem ter od ljubljanske škofije 27 župnij na Štajerskem in Koroškem (Ožinger, 2006, str. 15). Sedež škofije je še nadalje ostal v koroškem Šentandražu, zato so se kmalu pojavila prizadevanja za selitev sedeža in preureditev škofijskih meja, kar je uspelo škofu Antonu Martinu Slomšku (1800−1862), ki je leta 1859 sedež škofije prenesel v Maribor. Ob selitvi je lavantinski škofiji sicer pripadlo celotno mariborsko okrožje, kjer je živelo 200.000 Slovencev in ki je od jožefinskih reform naprej sodilo pod sekavsko škofijo, toda hkrati je morala krški odstopiti celotno ozemlje na Koroškem. Do nadaljnjih cerkvenoupravnih sprememb je prišlo po prvi svetovni vojni, ko je lavantinska škofija leta 1923 poleg treh štajerskih župnij Apače, Kapla na Kozjaku in Sv. Duh na Ostrem vrhu v apostolsko administraturo pridobila krški dekaniji Dravograd in Mežiška dolina ter prekmurski dekaniji Lendava in Murska Sobota. Našteta ozemlja so bili lavantinski škofiji dokončno priključena šele leta 1964. Nove spremembe so nastopile na začetku tretjega tisočletja, ko je papež Benedikt XVI. leta 2006 škofijo, ki se je v šestdesetih letih 20. stoletja preimenovala v mariborsko-lavantinsko, povzdignil v nadškofijo in metropolijo s sufraganskima škofijama Celje in Murska Sobota. Gradivo, ki je nastalo pri delu škofije in njenih uradov, hrani (nad)škofijski arhiv, njegova zgodovina je tesno povezana z zgodovino škofije. Arhiv je bil naprej v koroškem Šentandražu kot prvotnem sedežu škofije, leta 1859 ga je škof Slomšek ob selitvi škofijskega sedeža prenesel v Maribor. Po drugi svetovni vojni je bilo gradivo leta 1965 deponirano v Pokrajinski arhiv Maribor. Po tridesetih letih je bil leta 1994 ustanovljen Škofijski arhiv Maribor, ki od takrat deluje kot samostojna organizacijska enota znotraj (nad)škofijskega ordinariata. Arhiv, ki se je leta 2006 uradno preimenoval v Nadškofijski arhiv Maribor, hrani naslednje skupine gradiva: župnijski arhivi z matičnimi knjigami na čelu, zapuščine, posebne zbirke ter gradivo škofijske pisarne, ki obsega 250 tekočih metrov. 3

ŠKOFIJSKA PISARNA

3.1

Škofijska pisarna v preteklosti ter sistemi poslovanja s spisi

Pri delovanju škofije je že od ustanovitve naprej začelo nastajati razno gradivo: na začetku predvsem listinsko, kasneje spisovno. Za gradivo oz. za hrambo gradiva je skrbela škofijska pisarna, ki je sicer po načelih kanonskega prava odgovorna za pripravo oz. izdajo dokumentov ordinariata in njihovo hrambo v arhivu. Na škofiji so se že zgodaj zavedali pomena in vrednosti gradiva, še posebej dokazovalne moči listin. Okoli leta 1384 je dal škof Henrik IV. Krapff izdelati prepis vseh listin, ki so se takrat nahajale na škofiji. Nastali kodeks oz. kopialno knjigo z naslovom Codex Henrici Episcopi so kasneje nadaljevali in dopolnjevali tudi njegovi nasledniki na škofijskem sedežu, zadnji vpisi so iz prve polovice 16. stoletja. V kodeksu lahko mdr. najdemo prepise nekaterih listin, ki danes v originalu ne obstajajo več ali pa se nahajajo v drugih arhivih, kar je še zlasti važno za listine iz 13. stoletja. Najstarejše gradivo v Nadškofijskem arhivu Maribor namreč izhaja iz začetka 14. stoletja, medtem ko kodeks vsebuje tudi prepise listin iz 13. stoletja.

294


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

V nasprotju z obdobjem srednjega in začetkom novega veka, iz katerih se je ohranilo le malo gradiva, je začela količina gradiva naglo ali celo bliskovito naraščati v drugi polovici 18. stoletja, predvsem v času jožefinskih cerkvenih reform. Veliko informacij o poslovanju škofijske pisarne, sicer podvržene raznim organizacijskim ali strukturnim spremembam, in s tem povezanim razvrščanjem oz. urejanjem (spisovnega) gradiva v tem času prinašajo zapuščinski ali prevzemno-predajni inventarji lavantinskih škofov, nastali ob menjavi na škofijskem sedežu. V inventarju iz leta 1570 se z navedbami urbarjev, raznih listin, računov, kupnih pogodb itd. kažejo zametki kasnejšega zgodovinskega arhiva (Inventar iz leta 1570, Fond Škofijska pisarna, F1 – Bistum Lavant, temporalije, šk. 19, Nadškofijski arhiv Maribor). Še pomembnejši in zanimivejši so inventarji iz 18. stoletja, ki prinašajo vrsto podrobnih podatkov o tej tematiki. V inventarjih se – vsaj pogojno – že kažejo zametki razločevanja med spisi tekočega poslovanja in starejšimi spisi oz. arhivom, kar je sicer veljalo tudi za gradivo uprave (Pivk, 2007, str. 108). Spisov niso odlagali oz. razvrščali kronološko, ampak po snovi. V pisarni za duhovne/cerkvene zadeve – eni izmed treh takrat obstoječih pisarn – je bilo gradivo razvrščeno v 67 skupin ali fasciklov, med katerimi so bile tudi župnije, dekanije in samostani. Takšna ureditev, ki se najprej kaže v inventarju iz leta 1724 (Übergabs Inventarium Bey dem Fürstl: Bistumb Lavant, Zbirka rokopisov, Druge znamenitosti, šk. 1, Nadškofijski arhiv Maribor), se je z manjšimi spremembami ohranila skozi skoraj celotno 18. stoletje oz. vsaj do jožefinskih cerkvenih reform. In čeprav gre pri gradivu škofijske pisarne za gradivo zasebne provenience, lahko kljub temu opazimo nekaj podobnosti z gradivom uprave. Za nadzor nad prejetimi oz. odposlanimi spisi so v škofijski pisarni od zadnje četrtine 18. stoletja naprej, ko se je močno povečal obseg gradiva, vodili posebne delovodnike ali protokole. Starejšim konsistorialnim protokolom, ki segajo v leto 1689, so po letu 1776 najprej sledili protokoli odposlanih spisov, po letu 1802 pa še posebni oz. ločeni protokoli prejetih spisov. Do združitve obeh evidenc je prišlo leta 1806, ko se je začel uporabljati enoten opravilni zapisnik, za katerega se je v škofijski pisarni največkrat uporabljalo ime protokol, delovodnik ali kasneje poslovnik. Po letu 1805 so za lažje iskanje spisov k delovodniku za vsako leto izdelali poseben abecedni repertorij oz. indeks. V protokole so sprva prepisovali celotna besedila prejetih oz. odposlanih spisov, kasneje samo krajše regeste. Do nadaljnjih sprememb je prišlo leta 1816, ko so začeli uporabljati tiskane obrazce oz. delovodnike, v katere se vpisovali tudi podatke o registraturnem fasciklu oz. odlagališču, ki se v predhodnih verzijah navajajo le redko. Do raznih sprememb in nedoslednosti pri vodenju evidenc, ki se kažejo predvsem v vodenju ločenih ali samo posameznih evidenc, neizpolnjevanju podatkov o odlagališču in podobno, je prihajalo še do konca 20. let. Ohranjeni zapisniki ali protokoli, predvsem tisti iz starejših obdobij, so še posebej pomembni v primeru, ko je originalno gradivo izgubljeno ali pa se nahaja v drugih arhivih in jih lahko zato – vsaj deloma – obravnavamo kot arhivske vire in ne samo kot pisarniške pripomočke.

295


L. Urlep: Gradivo škofijske pisarne v Nadškofijskem arhivu Maribor

Slika 1: Spisi tajne pisarne (Prevzemno-predajni inventar iz leta 1765, Nadškofijski arhiv Maribor)

3.2

Razvrščanje in odlaganje gradiva

Od začetka 19. stoletja naprej je osnovo za ureditev oz. poslovanje pisarne predstavljal registraturni načrt v kombinaciji z delovodnikom. Iz protokolov po letu 1816 je razvidno, da so v pisarni spise razvrščali oz. odlagali na podlagi registraturnega načrta po posameznih dekanijah in snovnih predalih oz. založiščih. Dekanije so označevali z veliko črko D, ki v nemščini pomeni okrajšavo za dekanijo (Dekanat ali Dekanei), in pripadajočo signaturno številko, predale z veliko črko F, ki pomeni okrajšavo za predal (Fach). Iz ohranjenega gradiva zaenkrat še ni čisto jasno, kdaj natančno je prišlo do vzpostavitve ali dokončne uveljavitve tega sistema, verjetno pa je, da se je to zgodilo okoli leta 1816 ali 1830, ko mu je moč slediti v delovodnikih. Anton Ožinger (1983, str. 64) sicer navaja, da so v pisarni signaturi D in F uporabljali že od druge polovice 18. stoletja naprej, vendar je bolj verjetno, da je do preureditev gradiva iz 18. stoletja, ki sicer res nosi te oznake, prišlo naknadno. Navedeni sistem 296


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

dvojnega razvrščanja gradiva po dekanijah in predalih se je obdržal vse do današnjih dni in predstavlja osnovo tako za poslovanje pisarne kot za urejanje gradiva v arhivu. 3.2.1 Dekanije Dekanija je skupina več ozemeljsko in velikokrat tudi zgodovinsko povezanih župnij ter hkrati nekakšna vmesna stopnja med župnijami in škofijo. Do uvedbe oz. vzpostavitve sistema dekanij je večinoma prišlo v času jožefinskih cerkvenih reform, vendar je par dekanij obstajalo tudi že pred tem. Lavantinska škofija, ki se je prvotno delila na arhidiakonat v Šentandražu in komisariat Groß St. Florian na Štajerskem, je po izvedeni regulaciji škofijskih meja imela 14 dekanij na Štajerskem in 5 oz. kasneje 6 na Koroškem. Za potrebe poslovanja škofijske pisarne oz. razvrščanja gradiva so bile dekanije – znotraj posameznega okrožja (najprej celjskega, nato velikovškega) – po nemških imenih razvrščene po abecednem vrstnem redu, tako da je npr. v celjskem okrožju na prvo mesto prišla dekanija Altenmarkt (Stari trg) in na zadnje Zilli (Celje). Znotraj dekanij se je gradivo odlagalo kronološko. Ko je leta 1859 prišlo do selitve škofijskega sedeža, so bile novim dekanijam dodeljene signaturne številke za starimi. Do odstopanja je prišlo le pri dekaniji Maribor, ki je med novimi dekanijami zasedla prvo mesto. Situacija se je ponovila po prvi svetovni vojni, ko se novo pridobljene dekanije Dravograd, Mežiška dolina, Lendava in Murska Sobota uvrstijo za dotedanjimi.

Slika 2: Dekanije pred letom 1859 (Registraturni načrt, Nadškofijski arhiv Maribor)

297


L. Urlep: Gradivo škofijske pisarne v Nadškofijskem arhivu Maribor

Po prvi svetovni vojni se je v celoti ohranil tudi stari sistem signatur, čeprav je po letu 1920 pisarna poslovala izključno slovensko in so se uporabljala samo slovenska imena dekanij: D1

Stari trg

STARE DEKANIJE

D2

Kozje

(CELJSKO OKROŽJE)

D3

Slovenska Bistrica

D4

Braslovče

D5

Slovenske Konjice

D6

Šmarje

D7

Nova Cerkev

D8

Gornji Grad

D9

Rogatec

D 10

Vuzenica

D 11

Šaleška dolina

D 12

Laško

D 13

Videm

D 14

Celje

---------------------------------------------------------------------------------------------D 15

Maribor – levi breg

NOVE DEKANIJE

D 16

Radlje

D 17

Lenart v Slovenskih goricah

D 18

Jarenina

D 19

Maribor – desni breg

D 20

Dravsko polje

D 21

Ljutomer

D 22

Ptuj

D 23

Zavrč

D 24

Velika Nedelja

D 25

Lendava

D 26

Dravograd

D 27

Mežiška dolina

D 28

Murska Sobota

(MARIBORSKO OKROŽJE)

20. STOLETJE

Navedena razporeditev se je z manjšimi spremembami, ki so se zgodile tekom 19. ali 20. stoletja, obdržala vse do tretjega tisočletja, ko so zaradi nastanka celjske in murskosoboške škofije odpadle dekanije s tega področja.

298


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Gradivo dekanij pokriva obdobje od konca 15. do konca 20. stoletja. Medtem ko so prva tri stoletja razmeroma skromno zastopana, se obseg gradiva, kar velja tudi na splošno, opazno poveča v drugi polovici 18. stoletja, še posebej v času jožefinskih cerkvenih reform. Ob jožefinski regulaciji škofijskih meja je zaradi zahtev tekočega poslovanja in/oz. prevzema pristojnosti prišlo do izročitve oz. izmenjave gradiva, ki se je nanašalo na posamezne župnije ali okrožja, ki so bila dodeljena drugim škofijam. Tako je lavantinska škofija – vsaj deloma – pridobila gradivo za župnije, ki so prej spadale pod ljubljansko, salzburško in goriško (nad)škofijo, ter sekavski, krški in leobenski škofiji izročila gradivo za župnije, ki so prešle v njihove roke. O predaji gradiva – vsaj z lavantinske strani – pričajo natančni seznami, ki so se ohranili v arhivu. Iz ohranjenih pisarniških evidenc, nastalih v času 19. stoletja, je razvidno, da v škofijski pisarni prejetega oz. predanega gradiva, ki ga količinsko pravzaprav ni bilo veliko, niso obravnavali ločeno, ampak so ga združili z ostalim oz. kasneje nastalim gradivom ter ga uredili glede na svoj način poslovanja. Predano gradivo oz. natančneje posamezne spise so – najverjetneje v prvi polovici 19. stoletja – razvrstili v posamezne dekanije in ga ustrezno signirali. Zaradi izmenjave in naknadnega razvrščanja gradiva je tako prišlo do tega, da so znotraj posameznih dekanij deli različnih provenienc. Zgodba se je ponovila ob selitvi škofijskega sedeža v Maribor leta 1859, ko je lavantinska škofija krški izročila gradivo šestih dekanij velikovškega okrožja na Koroškem in od sekavske pridobila gradivo desetih dekanij mariborskega okrožja. V primerjavi z razmerami ob jožefinski razmejitvi škofij je leta 1859 prišlo do izmenjave bistveno večjih količin gradiva, le-to je nastajalo pri delu kar 5 različnih ordinariatov: oglejski patriarhat, goriška in salzburška nadškofija ter graška in lavantinska škofija. V nasprotju s predhodnimi situacijami pa po prvi svetovni vojni ni prišlo do predaje gradiva dekanij, ki so od krške oz. sombateljske škofije prešle pod upravo lavantinske. Škofije ob izmenjavi gradiva niso izročale ali prepisovale delovodnikov, kar nekoliko otežuje pregled nad gradivom. Tako arhiv po eni strani hrani gradivo dekanij mariborskega okrožja, nastalo pred letom 1859, za katero se delovodniki nahajajo v škofijskem arhivu v Gradcu, po drugi strani pa se vpisi v delovodnikih lavantinske škofije med letoma 1786/88 in 1859 nanašajo na gradivo dekanij velikovškega okrožja, ki se hrani v škofijskem arhivu v Celovcu. V tem oziru lahko še posebej izpostavimo koroško dekanijo Dravograd, ki je od ustanovitve škofije do leta 1859 ter ponovno po prvi svetovni vojni spadala pod lavantinsko škofijo in za katero arhiv do leta 1923 ali 1924 sploh ne hrani gradiva: 1859 je bilo gradivo izročeno krški škofiji, ob ponovni priključitvi pa do predaje gradiva ni prišlo. Sodoben arhivski popis za omenjeno gradivo ne obstaja, vendar so se iz 19. stoletja ohranili trije seznami spisov po posameznih dekanijah. Prvi pokriva obdobje pred letom 1833 in vključuje samo dekanije celjskega okrožja. Drugi, ki pokriva obdobje med letoma 1834 in 1860, je vsebinsko podoben prvemu, vendar ima dodanih par lističev s spisi dekanij mariborskega okrožja za leti 1859 in 1860. Tretji seznam, ki se nanaša na obdobje med letoma 1860 in 1900, pokriva vse dekanije, tako stare kot nove. Ker so v prvih dveh seznamih zajete samo dekanije celjskega okrožja, ne pa dekanije velikovškega okrožja, lahko sklepamo, da sta nastala ob ali po selitvi, medtem ko je zadnji seznam verjetno nastajal sproti. V vseh treh seznamih, ki so sicer brez naslova in nedatirani, se gradivo po posameznih dekanijah navaja kronološko. Podoben popis ali seznam se je za obdobje med letoma 1823 in 1859 ohranil tudi za dekanije mariborskega okrožja. Popis se nekoliko razlikuje od zgoraj navedenega, saj se spisi ne navajajo po dekanijah, ampak po župnijah. Popis je verjetno nastal pri graškem ordinariatu, in sicer ob preoblikovanju škofijskih meja leta 1859. 299


L. Urlep: Gradivo škofijske pisarne v Nadškofijskem arhivu Maribor

3.2.2 Predali Drugo veliko skupino poleg dekanij tvorijo predali. Po registraturnem načrtu je bilo predvidenih 112 predalov, ki jih lahko opredelimo kot snovne ali vsebinske skupine. Znotraj posameznega predala so spise v pisarni razvrščali po fasciklih, ki so vsebovali zadeve enake vsebine. Fascikle so označevali z malo črko f in jih – podobno kot predale – številčili z arabskimi številkami. Prvo mesto znotraj posameznega predala so predstavljale normalije, označene z veliko črko A in po potrebi tudi z B, kadar je šlo za različne vsebine, ali pa knjige (ordinacijski protokoli, Codex Henrici itd.). Znotraj fasciklov so spise odlagali kronološko, vendar so na koncu 19. stoletja fascikle začeli opuščati, tako da je znotraj predalov prevladala samo kronološka ureditev. V arhivu se je ohranil izvod registraturnega načrta, v katerem so skupaj s pripadajočimi fascikli navedeni vsi predali, ne manjkajo pa niti normalije in knjige. Registraturni načrt, ki mu je na koncu dodano stvarno kazalo, sicer ni datiran, vendar lahko na podlagi vključevanja koroškega dela škofije sklepamo, da je nastal v prvi polovici 19. stoletja, morda celo v prvi četrtini. Pri urejanju ali popisovanju gradiva lahko registraturni načrt kombiniramo s okvirnim popisom ali seznamom spisov po posameznih predalih, ki so ga v pisarni začeli voditi pred selitvijo škofijskega sedeža ali pa v času selitve. Seznam so dopolnjevali tudi potem, vendar so kasnejši zapisi, ki segajo do konca 19. stoletja, precej manj natančni.

Slika 3: Izsek iz registraturnega načrta

Registraturni načrt je na začetku predvideval 112 predalov, vendar je skozi 19. in na začetku 20. stoletja prihajalo do posameznih sprememb. V 19. stoletju, še posebej ob selitvi škofijskega sedeža, je prihajalo do preoblikovanja ali celo opuščanja predalov, kar se najbolj kaže pri predalih, ki so se nanašali na koroške dekanije. Te so bodisi opustili ali pa jih preoblikovali tako, da so vanje namesto vsebin, ki so se nanašale na velikovško okrožje, vključili tiste, ki so se nanašale na mariborsko okrožje; isto je veljalo tudi za fascikle. Ob selitvi škofijskega sedeža je namreč lavantinska

300


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

škofija krški izročila gradivo iz predalov, ki so se nanašali na velikovško okrožje, ter od graške prejela nekaj gradiva, ki je bilo naknadno uvrščeno med predale. Nazadnje je bil v 20. stoletju uveden nov predal, tj. F 113, vojne zadeve. Seznam predalov iz druge polovice 19. oz. začetka 20. stoletja:1 F F F F

1 2 3 4

F5 F6

F 60 F 61 F 62 F 63

Verschiedene Licenzen, Facultaten, Consense und Dispensen Facultates speciales a reservatis

F 64 F 65

F7

Correctionen der Geistlichen und Behandlung weltlicher Straflinge

F 66

F8

Römische Akten, Bullen, Breven, Placetum regium Bruderschaftsakten, Privilegien Ordinariatsconsense zur Kirchenvermögenverwendungen Privatschuleverordnungen an Priester Ablässe, Jubiläen, Reliquien, Privilegierte Altäre

F 67

F9 F 10 F 11 F 12

F 68 F 69 F 70 F 71

F 13

Missionspriesterhaus zu Cilli

F 72

F 14 F 15

Vogtei Zeugnissen Ausstellung unbrauchbare und deren Rückstellung

F 73 F 74

F 16 F 17 F 18

Salzburgische Akten und Verordnungen Ehe Verordnungen Ehedispensen für Kärnten

F 75 F 76 F 77

F 19

Ehedispensen für Steyermar

F 78

F 20

Religions- und Toleranz- Vorschriften. Acatholischen und Religionsveränderung Allgemeine Andacht und Gottesordnung, kirchliche Missbrauche Aufgehobene Feyertage, Kriegs- und Friedens- Andachten. Extraordinare Andachtten Kirchenpatrocinien, Processionen, Initien, Isohlfahrten Domcapitel und Chatedralkirche St. Andrea, St. Johann in Marburg Kirchenvermögenfassionen

F 79

F 21 F 22 F 23 F 24 F 25 F 26 F 27 F 28

F 29 F 30 F 31

1

Bistum Lavant, Temporalien Bistum Lavant, Spiritualien Consistorium Fasten Dispensen

Pfarren-und Curatien-Regulierung und Decanate Errichtungen Priesterhäuser allgemeine Verordnungen und Klagenfurth insbesondere Klosterpharren, Ordengeistlichen, Verwendung zur Seelsorge, Secularisationen und Jurisdictionsinstrumente Beneficia simplicia et pluralitas beneficiorum General Seminarium Ausweise über neugeweihte Priester. Reverse wegen geheimen Gesellschaften.

F 80 F 81 F 82 F 83 F 84 F 85 F 86 F 87

Pfründen Erträgnissfassionen von Kärnten Canonische Visitationen und Firmung Ordination Aufnahme Entlassung und Auswanderung fremder Priester und Alumnen Correspondenzen mit extradioecesan Priester Neue Tischtittl 1804– bis Zusicherungen des Tischtittels und Urkunden Clerus- Vermehrugvorschläge, Ausweise über Personalstand des Clerus, Seelsorgstationen und Seelanzahl, Schematismenverfassung Kirchenparamente deren Vertheilung an arme Kirche, Silbereinlieferung Baulichkeiten bey Kirchen und Pfarrhöfen Dotation und Congrua der Geistlichen; Verschbeyträge Postportotaxen, Diaeten und Uniformnormale Literatur, Bibliotheker, Pränumerationskündigungen, Censur und Placetum Regium Intercalare Provisoren und providierende Kapläne Priesterhaus Zöglinge-und Theologenausweise Jährliche Aufnahmen und Entlassungen der Theologen, Stipendien, Ausweisen und andere Erlasse an und wegen Theologen Klassensteuer jährliche Einbringung und Abfuhr Klassensteuerverordnungen und Consignationen Erbsteueraequivalent, Verordnungen und Consignationen Erbsteueraequivalent, jährliche Einbringung und Abfuhr Alumnaticumsbeytrag, Verordnungen dann jährliche Einbringung und Abfuhr Priesterhausfond, Verordnungen dann jährliche Rechnungslegung Alte Tischtittelurkunden bis 1804 Provinzial-und Diocesanschematismen jährlich im Druck erschienene Verordnungen und Ausweise über Patronate und Vogteyen aller Pfründen und Kirchen Wohlthätigkeitsanstalten, Versorgingsinstitute für Arme und Kranke, milde Sammlungen Kanzleywesen, Registratur und Archiv Stempel, Mauth, Zoll, Mercantil und Lotto, Bancal- und Finanz-Verordnungen Weltliche Steuer, Giebigkeiten und Contributionen

F 88

Militärausweis, Vorschriften und Einlagen

F 89

Generalconcurse betreffende Verordnungen und Dispensen von Concursprüfungen Generalconcurselaborate

F 90

Seznam predalov je leta 1983 objavil že A. Ožinger (str. 64–66).

301


L. Urlep: Gradivo škofijske pisarne v Nadškofijskem arhivu Maribor

F 32

Impfungsverordnungen

F 91

F 33 F 34

Bistum Lavanter Vogteyen und Patronate Religionsfondsmessen und Dotationsbögen Stiftungsverordnungen und Ausweise Manualstipendien Reduction geistlicher Stiftungen und Messen Ordinariatsverordnungen, Hirtenbriefe, Predigten, Katechesen, Paschalexamen und Osterbeichte Rituale, Missale, Breviarium, Directorium, Ss. Liquores Testamente, Verlassenschaften, Sperr und Inventaren; Erbschaften Besondere und gegenseitige Pflichten und Rechte der Pfarrer, Kapläne, Gemeinden und Obrigkeiten Klosterausweise, Personalveränderungsund Dotationsanweisungsverordnungen Jähriche Klosterausweise und Personalveränderungsberichte Pfründe und Kirchenvermögensicherstellung Gebahrung und Rechnungslegung, Inventarienerrichtung, Wahlfahrtskirchen Klöster und Stifterverordnungen in Disciplinaribus spiritualibus und temporalibus und allgemeine Regulierung Kapuzinerklöster insbesondere und Bestätigung der Dignitarien Franziskanerklöster insbesondere und Bestätigung der Dignitarien Stift St. Paul neue Akten

F 92 F 93

Religionsbeytrag und Fortificatorium, Verordnungen, jährliche Einbringung und Abfuhr Missionsbeytrag Grund-und Haussteuer

F 94

Jährliche Postportojournale

F 95

Jährliche Konsistorialkanzleyrechnung dann Einbringung und Abfuhr Erträgnissfassionen der Kaplaneyen

Stift St. Paul alte Akten Tischtitelrescripte Gesuche und Sistirungen Deficienten und Pensionisten Pfarrbücherführung, pfarrliche Zeugnisse, Begräbnisse, Freudhöfe, Todtenkammer und Todtenbeschau Gymansien zu Cilli und Marburg

F 35 F 36 F 37 F 38 F 39 F 40 F 41 F42 F 43

F 44

F 45 F 46 F 47 F 48 F 49 F 50 F 51 F 52 F 53 F 54 F 55 F 56 F 57 F 58 F 59

Studienverordnungen Pfründenerledigungs- und Besetzungs Vorschriften SanitätsekonomischeVolkssittlichkeits und Polizeyvorschriften und Belehrung des Volkes Verlautbarung der Verordnungen Steuern und anderer Gegenstände Stollordnung Pfründen Erträgnissfassionen von Steyermark Pfründen Erträgnissfassionen von Steyermark

F 96 F 97 F 98

Verstorbene Dioecesanpriester und Messenverein Dioecesanregulierung und Bistums Übersetzung

F 99

Stiftungsurkunden der kärtnerischen Seelsorgsstationen

F 100

Stiftungsurkunden der kärtnerischen Seelsorgsstationen Stiftungsurkunden der steyermarkischen Seelsorgsstationen Stiftungsurkunden der steyermarkischen Seelsorgsstationen

F 101 F 102

F 103

Veränderungen bey Stellen dann Personalveränderungen und Promotionen

F 104

F 107 F 108

Militärangelegenheiten Aufordnungen in Kriegszeiten, Generalpardone Jurisdictionselaborate und Instrumente der Seelsorger in Kärnten Jurisdictionselaborate und Instrumente der Seelsorger in Steyermark Conduitlisten von Kärnten Conduitlisten von Steyermark

F 109 F 110

Decanatsvisitationsberichte von Kärnten Decanatsvisitationsberichte von Steyermark

F 111

Miscellaneen über verschiedene Consistorialund andere Gegenstände Miscellaneen der Verordnungen Causae belli 1914, Verhaftung der Priester, Confiscationen

F 105 F 106

F 112 F 113

302


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Po prvi svetovni vojni je bil leta 1925 uveden bolj preprost sistem oz. načrt, po katerem je bilo namesto 112 predvidenih samo 8 predalov:

3.3

P1

Prezidialne zadeve

P2

Škofijski duhovniki (osebne zadeve, izpiti, odlikovanja)

P3

Redovniki, littere dimissoriae ...

P4

Semenišče

P5

Redovnice

P6

Zakonske zadeve in cerkveno sodišče

P7

Šolske zadeve, izpiti, kateheza

P8

Razno

Škofijska pisarna danes

Poslovanje škofijske pisarne še danes temelji na delovodniku, kazalu in registraturnem načrtu. Namesto enostavnega delovodnika se je sicer začel po letu 1930 uporabljati kombinirani delovodnik, gradivo pa se še zmeraj razvršča po posameznih dekanijah in predalih. Arhiv od pisarne prevzema gradivo v rednih časovnih intervalih, do zadnjega prevzema je prišlo leta 2011. 4

OBLIKOVANJE ARHIVSKEGA FONDA

Pri urejanju in strokovni obdelavi gradiva škofijske pisarne, ki se danes hrani v arhivu, se zastavlja tudi vprašanje oblikovanja arhivskega fonda. V drugi polovici oz. konec 20. stoletja sta bila za gradivo škofijske pisarne oblikovana dva fonda: fond Dekanije in fond Predali (Ožinger, 1983, str. 64), do česar je verjetno prišlo zaradi takrat veljavne arhivske teorije in prakse. Po letu 2000 se je v arhivu oblikovala ideja, da bi se omenjeno gradivo delilo na fond Dekanije in fond Škofijska pisarna, znotraj slednjega bi vsak predal prestavljal svoj podfond. Danes se v skladu z modernimi arhivskimi smernicami glede oblikovanja oz. koncepta arhivskega fonda postavlja vprašanje, ali je ta delitev še vedno smiselna in ali ne bi bilo bolj smotrno, da bi se za vse gradivo, ki je nastalo in še nastaja pri delu škofijske pisarne, oblikoval samo en fond, ki bi se delil na posamezne podfonde, to je dekanije in predale. Za arhivski fond praviloma velja, da je celota gradiva arhivskega gradiva, ki je nastala pri enem ustvarjalcu, bodisi pravni bodisi fizični osebi ali družini. Oblikovanje arhivskega fonda je tesno povezano s principom provenience, po katerem je potrebno gradivo enega ustvarjalca ohraniti kot celoto, in principom prvotne ureditve. O tej tematiki je pri nas veliko pisal Jože Žontar, na nekatera teoretična vprašanja in sodobne koncepte pa je mdr. leta 2010 opozorila tudi Zdenka Semlič Rajh. Pri vprašanju oblikovanja arhivskega fonda oz. fondov je treba opozoriti na to, da gre pri gradivu škofijske pisarne – z današnjega stališča – za gradivo zasebne provenience in da nimamo opravka samo z enim, temveč z več ustvarjalci. Gradivo ni nastalo samo pri delu enega ustvarjalca, ampak – vsaj deloma – združuje dele različnih provenienc. Do tega je prišlo pri preoblikovanju škofijskih meja v času jožefinskih cerkvenih reform in Slomškovi selitvi škofijskega sedeža leta 1859, ko so si škofije ob 303


L. Urlep: Gradivo škofijske pisarne v Nadškofijskem arhivu Maribor

spremembi teritorialnih pristojnosti izmenjale ustrezne dele gradiva. Različne provenience se najbolj očitno kažejo pri dekanijah, kjer lahko zasledimo kar 6 različnih provenienc. Navedeni vidik je oz. je bil eden izmed glavnih argumentov ali celo glavni argument v prid oblikovanja samostojnega dekanijskega fonda, vendar ta delitev ne reši vseh problemov, povezanih s principom provenience in principom notranje ureditve. Različne provenience se pojavljajo samo pri delu gradiva, nastalem pred letom 1859, po tem letu pa ne več: razdvajanje gradiva bi pomenilo neupoštevanje principa provenience. Jože Žontar (2003, str. 101) je za gradivo, ki je bilo ob spremembi pristojnosti izročeno drugemu organu, navedel, da »razdvajanje že po samem načelu provenience ne prihaja v poštev.« Škofijska pisarna je sicer vse gradivo hranila oz. uredila glede na svoj način poslovanja, o tem pričajo tudi delovodniki in druge pisarniške evidence. Čeprav to vprašanje v arhivu še ni rešeno, lahko rečemo, da gre pri gradivu škofijske pisarne za celoto gradiva, ki je nastala oz. bila zbrana ter še nastaja pri njenem delu, zato bi bilo najbolj smiselno, da se tudi pri oblikovanju fonda upošteva kot celota in se ne deli na posamezne fonde. Arhivski fond ni, kakor je mdr. na podlagi mednarodnega standarda za popisovanje arhivskega gradiva ISAD(g)2 opozorila Zdenka Semlič Rajh (2010, str. 137–38), »zaključena celota, ampak organska celota, ki se neprestano spreminja, v njej pa se kažejo spremembe v organizaciji, strukturi, pristojnostih in tudi samem sistemu odlaganja gradiva ustvarjalca.« Navedeno se lahko v celoti nanaša na oblikovanja enotnega fonda škofijske pisarne. 5

ZAKLJUČEK

Gradivo, ki je nastalo pri delu škofijske pisarne, danes vsekakor predstavlja eno najpomembnejših in največjih skupin gradiva, ki jih hrani Nadškofijski arhiv Maribor. Gradivo ni pomembno samo za preučevanje cerkvene zgodovine, ampak tudi krajevne, umetnostne in literarne zgodovine. Žal je gradivo laični in strokovni javnosti nekoliko manj poznano, kar lahko pripišemo tudi pomanjkanju arhivskih pripomočkov, kot sta arhivski popis in vodnik po fondih in zbirkah. Vsekakor bo treba v bodoče več pozornosti nameniti strokovni obdelavi omenjenega gradiva, predvsem izdelavi arhivskih pripomočkov. VIRI IN LITERATURA 

Ožinger, A. (1983). Referat za gradivo škofijskega arhiva. V 50 let Pokrajinskega arhiva Maribor: 1933-1983 (str. 63−66). Maribor: Pokrajinski arhiv.

Ožinger, A. (2006). Zgodovina mariborsko-lavantinskeškofije. V I. Filipič (Ur.), Verska, socialna in kulturna dediščina mariborske (nad)škofije: Betnava, Historia, Lavantina: katalog razstave (str. 11−20). Maribor: Nadškofijski ordinariat, Nadškofijski arhiv.

Pivk, O. (2007). Razvoj sistemov razvrščanja in odlaganja spisovnega gradiva v upravi. V S. Tovšak (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: 6. zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih 28.−30. marec 2007 (str. 108−114). Maribor: Pokrajinski arhiv.

Registraturni načrt, Škofijska pisarna, Pomožne knjige, Nadškofijski arhiv Maribor.

Semlič Rajh, Z. (2010). Princip provenince in oblikovanje fonda: Razkorak med veljavno teorijo in slovensko arhivsko prakso. V S. Tovšak (Ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: 9. zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih 17.−19. marec 2010 (str. 125−140). Maribor: Pokrajinski arhiv.

Übergabs Inventarium Bey dem Fürstl: Bistumb Lavant, Zbirka rokopisov, Druge znamenitosti, šk. 1, Nadškofijski arhiv Maribor.

304


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Zapuščinska inventarja lavantinskih škofov iz leta 1570 in 1765, Fond Škofijska pisarna, F 1 – Bistum Lavant, temporalije, šk. 19, Nadškofijski arhiv Maribor.

Žontar, J. (2003). Arhivska veda v 20. stoletju. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije.

SUMMARY

Lilijana URLEP DIOCESAN OFFICE RECORDS AT THE ARCHDIOCESAN ARCHIVES MARIBOR The Archdiocesan Archives Maribor is a historical archives of the (Arch)diocese of Maribor or the previous Lavantine diocese. It functions as an Ordinary's office and keeps records, which had been created during the work of the diocese and its offices. The archives were first located at Šentandraž in Carinthia as the original seat of the Diocese, but in 1859 bishop Slomšek moved them to Maribor along with moving the seat of the Diocese. One of the most important records located in the archives is the one created during the operation of the Diocese's office and/or its related offices. These records do not reflect only the history of the Lavantine Diocese, but also the system of office work and records classification. Various records had been created since the Diocese had been established in 1228. The Diocese office took care of the records, respectively storage and maintenance of records. Legacy or takeover/handover inventories of Lavantine bishops from the 18th century show that records were not stored chronologically, but according to content. Origins of separating records of current business and old documents or archives are also already visible. To control received and sent records, the Diocese office had started using special registries or protocols in the last quarter of the 18th century, first separated and joint ones later. From the first half of the 19th century onwards, the basis for the setting up, respectively the operation of the Diocese office was presented by the catalogue record in combination with a registry. Records were separated in the office according to individual deaneries and compartments (content sections) which were labelled with letters D (Dekanat or Dekanei in German for deanery) and F (Fach in German for drawer or storage compartment). There were 112 drawers predicted in the beginning, and the system was simplified in 1925 when the number of drawers was reduced to 8. The above stated system of depositing or classifying records according to deaneries and drawers is still used in the Diocese office, and represents a basis for office operation and archival processing. Records of the Diocese office are a matter of private provenance, but several similarities with the management business can be seen. Documents take 250 running meters, and there are parts of other provenances in the records as well. This occurred during the restructuring of the borders of the Diocese in 1786/1789 and in 1859 when Dioceses exchanged the according sections of records when territorial jurisdiction had been changed; they can be treated as a sort of pre-records. In the second part of the 20th century or in the late 20th century, two fonds were created for the aforementioned records: deanery’s fonds and drawers. According to modern directions regarding the formation of archival fonds, the question has 

Lilijana Urlep, M. Phil., archivist, Archdiocesan Archives Maribor, Koroška cesta 1, 2000 Maribor, Slovenia, contact: lilijana.urlep@nadskofija-maribor.si.

305


L. Urlep: Gradivo škofijske pisarne v Nadškofijskem arhivu Maribor

presented itself whether such a separation still makes sense and whether it might not be more sensible for a single archival fonds to be formed for all records created during the operation of the Diocese office.

306


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Jasna POŽGAN GOSPODARSKI FONDOVI – OBRADA, ZNAČENJE I VREDNOVANJE Izvleček: Gospodarski fondi – obdelava, pomen in vrednotenje Prispevek se dotika problematike gospodarskih fondov, začenši z njihovim vrednotenjem z ozirom na izvedbene predpise, njihove obdelave v arhivski ustanovi ter njihovega pomena za znanstveno raziskovanje. Tema članka so gospodarski fondi v Državnem arhivu za Medžimurje, poseben poudarek je na fondih v času do leta 1945. Opisane so tudi značilnosti posameznih ustvarjalcev arhivskega gradiva s področja gospodarstva iz časa do leta 1945. Ključne besede: arhiv, arhivsko gradivo, gospodarski fondi, obdelava

Abstract: Economy Fonds – Processing, Importance and Appraisal The article deals with fonds of creators from the field of economy, starting from their appraisal according to the regulations in force, their processing in the archival institution and their value for scientific research. It deals with such fonds in the State Archives of Međimurje. Special emphasis is placed on the fonds from the period before the year 1945. In the appendix the importance of individual records creators in the field of economy until 1945 is described. Key words: archives, archival materials, economic fonds, processing

1

UVOD

Kako bi problematika kojom će se baviti ovaj prilog bila čim razumljivija, potrebno je objasniti značenje termina poput gospodarstvo, arhivski fond, odnosno vrednovanje. Arhivski fond je cjelina arhivskog gradiva nastala radom i djelovanjem pojedine pravne ili fizičke osobe. Arhivsko gradivo su zapisi ili dokumenti nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani (Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, 1997.). Vrednovanje je postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojega će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva te se određuje postupak sa svakom vrstom, odnosno jedinicom gradiva, po isteku čuvanja (Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, 2002.). Gospodarstvo (privreda) je ljudska djelatnost koju čine tri osnovna čimbenika: proizvodnja, potrošnja i razmjena, a može biti samoopskrbno, što je svojstveno

Dr. sc. Jasna Požgan, arhivistica i voditeljica stručnih poslova obrade, Državni arhiv za Međimurje, Štrigova 102, 40312 Štrigova, Republika Hrvatska, kontakt: jasnapozgan@yahoo.com, jasna.pozgan@dram.hr.

307


J. Požgan: Gospodarski fondovi – obrada, značenje i vrednovanje

plemenskim i nerazvijenim zajednicama, i tržišno gospodarstvo, u razvijenim zemljama (Gospodarstvo, b. d.). Tematika kojom će se baviti ovaj prilog je, osim kroz nekoliko radova i na pojedinim savjetovanjima, vrlo rijetko bila predmet znanstvenog proučavanja. Tu vrijedi spomenuti prilog Krešimira Nemetha iz 1977. godine te nekoliko radova novijeg datuma.1 Uzroci takvoj situaciji mogu se tumačiti u više razloga: postojanja sekundarnih izvora podataka u arhivskim fondovima iz oblasti pravosuđa i javne uprave, postojanja službenih podataka u raznim godišnjacima, almanasima, privrednim glasilima, sudskim registrima, rijetkoj sačuvanosti arhivskog gradiva gospodarskih subjekata u razdobljima do 20. stoljeća te, samim time, upućenosti korisnika prema arhivskim fondovima pravosuđa ili javne uprave, djelomično ili necjelovito sačuvanom gradivu gospodarskih subjekata tijekom 20. stoljeća te zapostavljenosti gradiva gospodarskih stvaratelja u pogledu korištenja, odnosno njegove stručne obrade.2 O razlozima zašto je tematika vezana uz gospodarske subjekte i njihovo gradivo bila toliko rijetko proučavana, moglo bi se nagađati u beskonačnost, a kako je ovaj prilog posvećen upravo ovoj tematici, naredno poglavlje će ponajprije biti posvećeno pitanju njihova vrednovanja. 2

VREDNOVANJE GOSPODARSKIH FONDOVA

Vrednovanje arhivskog gradiva je u praksi hrvatskih arhivskih ustanova regulirano legislativom koja obuhvaća zaštitu kulturne baštine, prvenstveno arhivsko zakonodavstvo. Sam postupak vrednovanja i njegova provedba preciznije je definiran Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva koji, između ostalog, propisuje kriterije vrednovanja, kategorizaciju stvaratelja, postupak odabiranja i izlučivanja te način uništavanja izlučenog gradiva. Budući da se elementi u Pravilniku o vrednovanju, poput kriterija vrednovanja i kategorizacije, tiču problematike provedbi nadzorne i akvizicijske politike arhivskih ustanova, treba napomenuti da osobitu pozornost prvenstveno zavređuju kriteriji: značenje djelatnosti i funkcija nekog stvaratelja, pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja, potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja, zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina, interes javnosti za uvid u činjenice koje gradivo dokumentira, evidencijska vrijednost gradiva, informacijska vrijednost gradiva, značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti te vrijednost gradiva kao kulturnog dobra. Navedeni kriteriji predstavljaju osnovu prema kojoj se određuje pojedinačni ili širi društveni interes od čuvanja gradiva do određenog roka.

1

Na primjer: Arhivska služba i gospodarski arhivi, 2007., Šustić, I., 1995., Klasinc, P.P., 2004.

2

Razlog zapostavljenosti arhivskog gradiva iz oblasti gospodarstva, što se tiče njegove obrade, možda leži u fokusiranosti arhivskih ustanova na obradu i opis fondova iz oblasti javne uprave i pravosuđa kao izvora najčešćih korištenja gradiva od strane korisnika u razne svrhe (upravno-pravna, znanstvena, izložbena, itd.), kadrovskoj potkapacitiranosti, često karakterističnoj u manjim ustanovama, nedostatku prostora za smještaj arhivskog gradiva, ispunjavanju nekih drugih prioriteta, npr. 2013. godine kada je znatan broj arhivskih ustanova u Hrvatskoj bio uglavnom fokusiran na rješavanje povećanog broja korisničkih zahtjeva građana zbog provedbi legislative vezane uz legalizaciju nezakonito izgrađenih objekata i sl. Što se tiče korištenja arhivskog gradiva gospodarskih subjekata od strane korisnika, razlog zapostavljenosti može se naći i u činjenici da rijetki korisnici ciljano zahtijevaju takvo gradivo za svoja istraživanja jer se rijetki bave gospodarskom poviješću, odnosno srodnim znanstvenim disciplinama, kao i postojanju sekundarnih izvora koji također sadrže vrijedne podatke potrebne za znanstvena istraživanja vezana uz oblast gospodarstva te rijetkim objavljenim arhivskim gradivom gospodarskim subjekata.

308


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Navedeni kriteriji mogu se smatrati nadgradnjom već postojećih kriterija nastalih na temelju stečenih iskustava, poput tvorca arhivskog gradiva, vremena i mjesta njegova postanka, stupnja sačuvanosti i sadržajne fizionomije, unikatnosti i autentičnosti, reprezentativnosti i posebne vrijednosti (Stulli, 1970., str. 463-487, Stulli, 1997). Kriteriji su primjenjivi, osim na javne stvaratelje, i na privatne stvaratelje, kao što su stvaratelji iz područja gospodarstva. Odnos stvaratelja iz područja gospodarstva prema vlastitu gradivu ovisi prvenstveno o njihovoj praktičnoj, dokaznoj vrijednosti. Takav odnos nije novijeg datuma jer su u prošlosti takvi stvaratelji bili dužni čuvati vlastito gradivo do 10 godina, nakon čega je isto moglo biti uništeno (Trgovački zakon, 1875). Razlog zbog kojeg je njihovo gradivo ostalo sačuvano i danas kao dokaz njihova djelovanja može se tumačiti kao stjecaj okolnosti, odnosno djelovanje više čimbenika, npr. razvoj arhivske službe, promjena percepcije javnosti u pogledu zaštite i čuvanja kulturne baštine, kao i zakonodavstvene zaštite arhivskog gradiva javnih i privatnih stvaratelja u novijem razdoblju.3 Gradivo stvaratelja iz područja gospodarstva dijelilo se prema granama djelatnosti na sljedeće četiri skupine: arhivi banaka i novčanih zavoda, arhivi trgovačkih tvrtki, industrijski arhivi i arhivi prometnih tvrtki (Nemeth, 1977, str. 140149). U novijem razdoblju gradivo gospodarskih stvaratelja je prema arhivskim klasifikacijama podijeljeno na osnovi vremenskog razdoblja te vrsta djelatnosti (Pregled arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske, 2006). Što se tiče gospodarskih stvaratelja na području Međimurja, čije se gradivo čuva u Državnom arhivu za Međimurje, isti su u skladu s klasifikacijskim sustavom podijeljeni na tri razdoblja: razdoblje do 1945., razdoblje socijalizma (1945. – 1990.) te razdoblje poslije 1990. godine. Gradivo stvaratelja u razdoblju do 1945. godine sačuvalo se od gospodarskih udruženja (gospodarska i poslovna udruženja, poput obrtnih zborova, zadruge, zemljišne zajednice), banki i novčarskih zavoda (banke) te industrije i rudarstva (industrija). Gradivo stvaratelja u socijalističkom razdoblju sačuvalo se od gospodarskih udruženja (gospodarske komore, gospodarskih i poslovnih udruženja, zadruge), ratarstva, stočarstva, šumarstva, lova i ribolova (ratarstva), industrije i rudarstva, trgovine, građevinarstva, obrta, vodnog gospodarstva i tiskara. U razdoblju nakon 1990. godine stvaratelji su podijeljeni na industriju i građevinarstvo (Pregled arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske, 2006, str. 867-872). S obzirom na navedenu podjelu, teško je prosuđivati koji su kriteriji bili presudni za prikupljanje i čuvanje gradiva gospodarskih stvaratelja, ali, uzevši u obzir činjenicu da je pretežni dio gradiva prikupljan u razdoblju od polovine 1960-ih do 1980-ih godina, kao i tijekom 1990-ih godina, za pretpostaviti je da su od svih navedenih najvažniji kriteriji u Pravilniku o vrednovanju bili sljedeći:

3

značenje djelatnosti i funkcija nekog stvaratelja

pravni propisi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja

informacijska vrijednost gradiva

zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina

tvorac arhivskog gradiva

Tu se podrazumijeva arhivsko zakonodavstvo u bivšoj SFRJ, odnosno tadašnjim republikama, kao i u Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. godine u Republici Hrvatskoj.

309


J. Požgan: Gospodarski fondovi – obrada, značenje i vrednovanje

vrijeme i mjesto postanka gradiva

reprezentativnost i unikatnost.4

Razlog zbog čega su prevladavali gore navedeni kriteriji bit će detaljnije obrazložen u narednim poglavljima, vezanim uz obradu, odnosno značenje gospodarskih fondova. 3

OBRADA GOSPODARSKIH FONDOVA

Obrada i sređivanje arhivskih fondova spada u jedan od redovnih poslova u arhivskoj struci u današnje vrijeme te je njezin konačni rezultat ovisan o brojnim čimbenicima, poput kadrovskih kapaciteta, zahtjevnosti koju iziskuje pojedini arhivski fond, sačuvanosti i cjelovitosti arhivskog gradiva, općem stanju fonda i sl. Također ne treba posebno naglašavati da sama obrada nekog fonda iziskuje niz radnji, poput identifikacije stvaratelja, razdjeljivanja gradiva (ukoliko je gradivo pomiješano), tehničkog sređivanja, oblikovanja serija i ostalih cjelina, formiranja arhivskih jedinica, signiranja i, u konačnici, opisivanja u obliku obavijesnog pomagala u skladu sa standardima struke. Sam tijek obrade osim navedenih radnji ponekad iziskuje i specifične vještine i znanja, npr. ukoliko se odnosi na gradivo stvaratelja koji je započeo s djelovanjem u razdoblju Austro-Ugarske Monarhije, nastavio s djelovanjem u Kraljevini Jugoslaviji, odnosno u socijalističkom razdoblju, ili stvaratelja koji je započeo djelovati u razdoblju Austro-Ugarske Monarhije te je zbog promjene gospodarskih i društvenopolitičkih okolnosti prestao djelovati u socijalističkom razdoblju. Tu se prvenstveno podrazumijeva poznavanje povijesti stvaratelja, odnosno kontekstualnoinstitucionalnog sustava u kojem je isti djelovao, spisovodstva, znanje stranog jezika ukoliko je gradivo nastalo na službenom jeziku (mađarski, njemački) tog vremenskog razdoblja i sl. Problematiku obrade gospodarskih fondova pokušat ću prikazati na primjeru fondova iz razdoblja prije 1945. godine koji se čuvaju u Državnom arhivu za Međimurje, a koji su arhivistički obrađeni i opisani u skladu sa standardima struke. Od arhivskog gradiva iz područja gospodarstva do 1945. godine u ustanovi se čuvaju fondovi gospodarskih udruženja: HR-DAM-140., Obrtni zbor za grad i kotar Čakovec (1895. – 1950.), HR-DAM-141., Obrtni zbor za kotar Prelog (1906. – 1950.), HR-DAM-142., Udruženje zanatlija za općine Kotoriba i Donja Dubrava u Kotoribi (1908. – 1945.), HRDAM-143., Udruženje trgovaca za grad i kotar Prelog (1932. – 1945.); zadruga: HR-DAM144., Obrtničke zadruge Preloga (1872. – ?); zemljišnih zajednica: HR-DAM-145., Urbarska zajednica Čakovec (? – 1945.); banaka: HR-DAM-146., Hrvatska seljačka štedionica u Belici – zadruga s neograničenim jamstvom (? – 1945.), HR-DAM-147., Čakovečko-Međimurska štedionica – Čakovec (1920. – 1949.), HR-DAM-148., Kotoribska štedionica (1892. – 1948.), HR-DAM-149., Donjomeđimurska štedionica (1873. – 1948.), HR-DAM-150., Preloška štedionica d.d. (1904. – 1949.), te industrije: HR-DAM-151., Čakovečki mlin-paromlin Čakovec (1893. – 1945.). Od navedenih fondova arhivistički su

4

Podaci o akvizicijama gradiva stvaratelja evidentirani su u dosjeima fondova Državnog arhiva za Međimurje, poput godine primopredaje i naziva institucije, a isti fondovi su prikupljani od 1960-ih do 2007. godine kada je arhivsku službu u Međimurju vršio Državni arhiv u Varaždinu.

310


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

obrađeni fondovi banaka, s izuzetkom fonda 146., gospodarskih udruženja, s izuzetkom fonda 143.5, te fond iz industrije.6 Što se tiče obrađenih fondova, potrebno je napomenuti da je kod pristupanja samom procesu obrade postojalo nekoliko čimbenika koji su predstavljali otežavajući faktor samim počecima obrade, poput fragmentarne ili djelomične cjelovitosti gradiva, nepostojeće ili rijetke literature o njihovim stvarateljima, nepostojanja službenih glasila iz tog razdoblja, pomiješanosti fondova, kao i loše sačuvanosti samog gradiva. Navedeni čimbenici, poput fragmentarno sačuvanog gradiva nekog stvaratelja ili njegove pomiješanosti, predstavljaju prije pravilo nego iznimku jer je takva situacija zamijećena već ranije (Nemeth, 1977, str.140-149). Nakon prvotnog utvrđivanja općeg stanja fondova7 (cjelovitost, fizičko stanje gradiva) bilo je potrebno utvrditi i identificirati stvaratelja fonda radi njegova kasnijeg opisa, kao i pronaći relevantne podatke o njemu iz dostupnih izvora (stručna literatura, službena glasila), poput datiranog početka djelovanja, njegovih nadležnosti i funkcija, njegovog završetka rada (ukidanje, likvidacija), što je uglavnom predstavljalo znatan problem zbog nepostojeće ili rijetke literature te je podatke o samom stvaratelju trebalo pronaći kod pregleda i kasnijeg sređivanja gradiva. Nakon utvrđivanja općeg stanja pojedinih fondova, pronalaska obavijesti o stvarateljima gradiva, uslijedila je sljedeća faza koja je podrazumijevala pregled i tehničko sređivanje gradiva (uklanjanje nedostataka na gradivu, poput prašine, spajalica itd.), razdvajanje na dokumentacijske cjeline, kao i odvajanje od gradiva drugih stvaratelja u situaciji kada je isto bilo pomiješano. Nakon te faze u pravilu bi uslijedilo formiranje dokumentacijskih cjelina (serije, podserije, jedinice), njihova signifikacija i ulaganje u primjerene tehničke jedinice te, u konačnici, njihov opis u formi obavijesnog pomagala. Sve gore navedene faze i radnje poznate su svima koji su zaduženi za obradu arhivskog gradiva te ih je nepotrebno opisivati u detalje. Zajedničke dodirne točke fondovima poput Čakovečko-Međimurske štedionice, Čakovečkog mlina-paromlina Čakovec te Obrtnog zbora za kotar Prelog, koji su obrađeni i opisani, predstavljale su: necjelovitost u pogledu unutarnjeg ustroja gradiva, fragmentarna sačuvanost pojedinih dokumentacijskih cjelina, pomiješanost s gradivom drugih stvaratelja te gradivo strane provenijencije (mađarski, njemački) sadržano u pojedinim dokumentacijskim cjelinama, koje je nastalo kao rezultat uključenosti Međimurja u razne upravno-teritorijalne cjeline (županija Zala, Mariborska oblast), te u nekim slučajevima loše fizičko stanje gradiva uzrokovano mikroklimatskim uvjetima ili oštećenjem gradiva kod mehaničkog manipuliranja. Uz gore navedeno, fondovima poput štedionica te industrijskog fonda zajedničko je da su po svom ustroju i funkcijama koje su vršili spadali u trgovačka društva (dionička društva) utemeljena prema Trgovačkom zakonu iz 1875. godine, dok je fond Obrtni zbor za kotar Prelog nastao kao rezultat djelovanja teritorijalnog obrtničkog udruženja utemeljenog prema Obrtnom zakonu iz 1884. godine. Navedenim fondovima, poput štedionica i industrije, zajedničku dodirnu točku predstavlja i činjenica da su osnovani u razdoblju Austro-Ugarske, nastavili djelovati i u Kraljevini Jugoslaviji, a neki od njih i u socijalističkom razdoblju, dok su preostali bili ukinuti zbog promjene političkog i

5

Fond 140., Obrtni zbor za grad i kotar Čakovec je u završnoj fazi obrade.

6

Fond 144. i fond 145. također su nesređeni.

7

Pritom se podrazumijevaju ranije navedeni fondovi, koji su kasnije obrađeni i opisani.

311


J. Požgan: Gospodarski fondovi – obrada, značenje i vrednovanje

gospodarskog sustava.8 Uz sve navedeno, svim obrađenim fondovima9 zajedničko je da, bez obzira na nedostatnu cjelovitost i u nekim slučajevima fragmentarnu sačuvanost, sadrže vrlo značajnu i bogatu dokumentaciju što se tiče informacijske vrijednosti, značenja za znanost, kulturu, kao i ostalih relevantnih kriterija presudnih kod vrednovanja, obrade i opisa gradiva. Isto tako, gradivo tih fondova sadržava obavijesti o stvarateljima koji su djelovali na području Međimurja, a za čije se djelovanje zna samo posredno zahvaljujući objavljenim službenim podacima u glasilima i sličnim godišnjacima jer nema sačuvanog arhivskog gradiva istih, odnosno njihovo je gradivo sačuvano u gradivu kao što su štedionice, industrija ili obrtnička udruženja (obrtni zborovi). Fondovi stvaratelja poput štedionica, industrije i obrtničkih udruženja svjedoče i dokumentiraju veze njihovih stvaratelja sa susjednim regijama ili teritorijalnim cjelinama poput Slovenije, Mađarske, Austrije te čitave Hrvatske. Zahvaljujući sličnosti što se tiče djelatnosti i funkcija, kao i prostornoj poveznici (Čakovec, Međimurje), nakon početnih prepreka njihova obrada nije predstavljala problem, ukoliko se npr. odnosila na trgovačka društva ili obrtnička udruženja. Uzevši u obzir sve navedeno, unutarnja struktura ranije navedenih fondova, poput Čakovečko-Međimurske štedionice (Vidi: Sumarni inventar fonda ČakovečkoMeđimurska štedionica) utvrđena je ovako: 

Osnutak, organizacija rada, konfiskacija i likvidacija

Upravljanje

Personalni poslovi

Poslovanje s klijentima

Financijski i materijalni poslovi

Imovina.

Te Čakovečkog mlina-paromlina Čakovec (Vidi: Sumarni inventar fonda Čakovečki mlin-paromlin Čakovec): 

Osnutak, organizacija rada i likvidacija

Upravljanje

Nekretnine

Proizvodna sredstva

Poslovanje s klijentima

Personalni poslovi

Opće upravni poslovi

Financijsko i materijalno poslovanje.

8

Štedionice koje se čuvaju u Državnom arhivu za Međimurje, poput Čakovečko-Međimurske, Preloške, Kotoribske i Donjomeđimurske, bile su ukinute nakon završetka Drugog svjetskog rata prema odlukama Narodne banke FNRJ, filijale Zagreb 1948., odnosno 1949. godine. Što se tiče obrtnih zborova, uglavnom su započeli djelovati početkom ili sredinom 20-ih godina te su bili ukinuti prema Zakonu o zanatstvu iz 1949. godine. Čakovečki paromlin i munjara d.d. započeo je djelovati 1893. godine kao trgovačko društvo koje se bavilo mlinskom industrijom i distribucijom električne energije, nastavio je djelovati i u međuratnom razdoblju, a s djelatnošću je nastavio i u socijalističkom razdoblju, ali pod novim nazivom, kao Čakovečki mlinovi „Intes“, odnosno nakon 90-ih kao Čakovečki mlinovi d.d., a pod istim nazivom djeluje i danas.

9

Tu se podrazumijevaju i fondovi ostalih štedionica i obrtnih zborova, a ne samo tri navedena fonda.

312


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Unutarnja struktura fonda Obrtni zbor za kotar Prelog (Vidi: Sumarni inventar fonda Obrtni zbor za kotar Prelog) utvrđena je ovako: 

Upravljanje

Izbori za Zanatsku komoru Zagreb

Članovi Obrtnog zbora/Udruženja zanatlija Prelog

Opći poslovi.

Unutarnja struktura ostalih fondova istovrsnih stvaratelja (štedionice, obrtnička udruženja) gotovo je identična ranije navedenim fondovima, s razlikom da pojedine serije ne postoje.10 Što se tiče gradiva stvaratelja iz razdoblja socijalizma, kao primjerice zanatskih komora,11 dodirne točke predstavljale su: cjelovitost u pogledu unutarnjeg ustroja gradiva, cjelovitost dokumentacijskih cjelina, pomiješanost s gradivom stvaratelja prednika (obrtni zbor), bogatstvo dokumentacije, loš spisovodstveni sustav te loše stanje gradiva nastalo kao rezultat poslovanja na nekvalitetnom ili slabijem papiru, odnosno lošijim mikroklimatskim uvjetima u kojima se čuvalo. Nadalje, u razdoblju nakon 1945. godine stvaratelji su osnivani u uvjetima planske privrede te jednostranačkog političkog sustava koji nije dozvoljavao privatno poduzetništvo, odnosno ono je predstavljalo izuzetke u većini slučajeva u kasnijem razdoblju. Isto tako, stvaratelji poput zanatskih komora, iako im je osnovna djelatnost bila promicanje obrtništva i zaštita obrtničke struke, nisu imali onaj utjecaj, neovisnost i kredibilitet kao njihovi prednici (obrtni zborovi) s obzirom na činjenicu da je njihovo djelovanje bilo pod nadzorom tadašnjeg režima. Nadzor, odnosno utjecaj tadašnjih upravnih tijela na djelatnost udruženja poput zanatskih komora, očitovao se kroz davanje suglasnosti na statute zanatskih komora, podnošenje prijedloga plana obrtne djelatnosti narodnom odboru kotara, imenovanje predstavnika u upravljačka tijela komore (upravni odbor) i sl. (Opći zakon o zanatstvu, 1949.). Veći dio fondova iz područja gospodarstva preuzimala je mjerodavna arhivska ustanova12 početkom 1960-ih godina do sredine 1980-ih godina iz više razloga, npr. značenja djelatnosti i funkcije stvaratelja, informacijske vrijednosti gradiva, poštivanja obveza i rokova čuvanja gradiva utvrđenih pravnim propisima te zaštite prava i interesa pojedinaca ili skupina.13 Najčešći i najvjerojatniji razlog takvoj situaciji bilo je poštivanje obveza i rokova čuvanja gradiva, odnosno prenatrpanost prostornih kapaciteta pismohrana kod stvaratelja te njihovo ispražnjenje kroz primopredaju gradiva nadležnoj arhivskoj ustanovi. U prilog navedenoj tvrdnji dovoljno je spomenuti argumente poput nedostatnih popisa gradiva, neusklađenosti privremenih ili arhivskih popisa sa stvarnim stanjem gradiva, fragmentarne sačuvanosti 10

Tu se prije svega podrazumijevaju fondovi ostalih štedionica koji najčešće sadrže od navedenih serija fonda 147. serije a, b, d i e.

11

U ustanovi se čuvaju fondovi: HR-DAM-152., Zanatska komora kotara Čakovec (1950. – 1962.), HR-DAM-153., Zanatska komora kotara Prelog (1950. – 1956.) koji su također obrađeni i opisani.

12

Zapisi iz prošlosti, 2010/2011., str. 15-17. Prema odluci Savjeta za kulturu i nauku NR Hrvatske 1907./1957. od 27. svibnja 1957. godine, određeno je da tadašnji Arhiv grada Varaždina (od 1959. Historijski arhiv u Varaždinu) postaje mjerodavan za vršenje arhivske službe na području kotareva Varaždin, Čakovec, Koprivnica i Krapina. Historijski arhiv Varaždin će radi lakšeg obavljanja svoje službe osnivati sabirne arhivske centre u Krapini, Koprivnici i Čakovcu od 1959. do 1962. godine. Navedeni centri će vršiti svoju primarnu funkciju poput prikupljanja arhivskog gradiva, njegovog čuvanja i davanja na korištenje.

13

Dosjei fondova Državnog arhiva za Međimurje. U dosjeima su sačuvani podaci o akvizicijama gradiva koje je preuzimano najčešće od strane pravnih sljednika ukinutih stvaratelja u razdoblju dok je arhivsku službu na području Međimurja obavljao Historijski arhiv Varaždin, odnosno Državni arhiv u Varaždinu.

313


J. Požgan: Gospodarski fondovi – obrada, značenje i vrednovanje

kod fondova iz razdoblja prije 1945., postojanja više različitih popisa gradiva u dosjeu te ponegdje prisutne nedostatne cjelovitosti što se tiče unutarnje strukture gradiva fonda, kao i izmiješanosti gradiva sličnih stvaratelja (npr. obrtni zborovi i zanatske komore).14 4

ZNAČENJE GOSPODARSKIH FONDOVA

Vrijednost i značenje gradiva nekog stvaratelja ili više njih, kao što su u ovom slučaju stvaratelji iz područja gospodarstva, može se najbolje procijeniti i vrednovati kada se poznaje historijat istoga. To u konkretnom slučaju znači poznavanje određenih obavijesti, poput početka osnivanja, vrste djelatnosti, ustrojstva, nadležnosti, povezanosti sa stvarateljima više razine ili većih nadležnosti te završetka rada. U širem smislu to znači nečiji položaj i značenje u institucijsko-kontekstualnom pogledu, tj. utjecaj tog ili tih stvaratelja na nekom području, odnosno u nekoj sredini. Kako bi se moglo procijeniti značenje gradiva stvaratelja iz gospodarstva u razdoblju prije 1945. godine na području Međimurja, potrebno je dati osnovne informacije o istima, tj. o štedionicama, industriji te obrtničkim udruženjima čije se gradivo čuva u Državnom arhivu za Međimurje. Na području Međimurja djelovalo je u prošlosti nekoliko štedionica: ČakovečkoMeđimurska štedionica d.d. Čakovec, Donjomeđimurska štedionica d.d. Prelog, Preloška štedionica i Kotoribska štedionica d.d. u Kotoribi. Čakovečko-Međimurska štedionica d.d. Čakovec nastala je 1920. godine spajanjem dviju štedionica, Čakovečke štedionice d.d. Čakovec (utemeljene 1871. godine) i Međimurske štedionice d.d. Čakovec (utemeljene 1881. godine), u jednu tvrtku. Čakovečko-Međimurska štedionica bavila se, osim financijskim poslovima, i djelatnostima poput trgovine i skladištenja posredno preko vlastitih tvrtki: Čakovečkih javnih skladišta d.d. i Međimurske gospodarske zadruge. Osim vlastitih tvrtki, štedionica je imala vlasničke udjele i u nekim tvrtkama, poput Čakovečkog paromlina i munjare d.d. Čakovec. Štedionica je djelovala od 1920. do 1949. godine. Čakovečko-Međimurska štedionica d.d. ukinuta je na temelju sudskog rješenja 17. studenog 1949. godine15 (Bankarstvo u Međimurju, 2013). Donjomeđimurska štedionica d.d. Prelog osnovana je 1873. godine sa sjedištem u Prelogu, a djelovala je do 29. lipnja 1948. godine kada je završena likvidacija. Preloška štedionica osnovana je 1905. godine sa sjedištem u Prelogu, a likvidirana je 17. studenog 1949. godine na osnovu sudskog rješenja. Kotoribska štedionica d.d. osnovana je 1891. godine u Kotoribi, a ukinuta je 29. lipnja 1948. godine16 (Bankarstvo u Međimurju, 2013). Sve četiri štedionice bavile su se financijskim poslovima poput odobravanja i dodjela kredita, primanja štednih uloga i njihovog ukamaćivanja, trgovine vrijednosnim papirima, preuzimanja depozita na čuvanje i sl. Kao financijske institucije, odnosno trgovačka društva, kreditirale su i fizičke i pravne osobe, a posebno tvrtke iz područja trgovine, obrta, industrije i rudarstva. Osim što su neposredno ili posredno utjecale na razvoj gospodarstva u Međimurju, isticale su se i 14

Navedeni nedostaci uočeni su prilikom obrade arhivskih fondova iz gospodarstva, njihova opisa te prilikom pretrage gradiva radi davanja gradiva na korištenje ili rješavanja korisničkih zahtjeva.

15

Čakovečka javna skladišta d.d. osnovana su 1891. godine te kupljena 1919. godine od strane Čakovečke i Međimurske štedionice. Međimurska gospodarska zadruga osnovana je 2.10.1941. godine. Obje tvrtke bile su likvidirane istodobno kad i Čakovečko-Međimurska štedionica d.d.

16

Likvidacija Preloške štedionice bila je prvi puta pokrenuta u razdoblju mađarske okupacije Međimurja, 18. ožujka 1942. godine, ali nema podataka je li tada bila privedena kraju.

314


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

u javnom životu Međimurja preko podržavanja raznih socijalnih, humanitarnih aktivnosti ili iniciranja istih (pomaganja siromašnim stanovnicima Čakovca), podržavanja aktivnosti pojedinih udruženja, primjerice vatrogasnih društava i sl. Fond iz industrije sadrži gradivo stvaratelja koji je započeo djelovati 1. listopada 1893. godine kao tvrtka koja je objedinjavala mlinsku industriju i distribuciju električnom energijom. Stvaratelj je od 1897. do 1908. godine promijenio nekoliko vlasnika, a od 24. svibnja iste godine registriran je pod nazivom Čakovečki paromlin i munjara d.d. u Čakovcu. Navedena tvrtka razvila se u respektabilnu tvrtku koja je započela s djelatnošću u Austro-Ugarskoj, nastavila u Kraljevini Jugoslaviji, tijekom mađarske okupacije Međimurja, te nastavila s osnovnom djelatnošću (mlinska industrija) i u socijalističkom razdoblju sve do danas. Čakovečki paromlin i munjara d.d. će opskrbljivati trgovište Čakovec do početka 1930-ih godina dvadesetog stoljeća električnom energijom i rasvjetom kada će biti obaviješten od strane tadašnjeg Općinskog poglavarstva o njihovoj namjeri o provedbi elektrifikacije preko priključka na HE Fala kod Maribora te u konačnici osnutku vlastite, općinske elektrane. Tvrtka će opskrbljivati Čakovec električnom energijom do 1. rujna 1932. godine te će se uskoro i sama opskrbljivati električnom energijom iz HE Fala. Tvrtka će od početka 1950-ih godina započeti djelovati pod nazivom Čakovečki mlinovi „Intes“. Čakovečki paromlin i munjara d.d. Čakovec razvijao je poslovne veze i suradnju s raznim pravnim osobama na području Hrvatske, Slovenije, Mađarske, Austrije, čak i Njemačke. Kao i u slučaju prije navedenih štedionica (banaka), značajne udjele u vlasničkoj strukturi imali su Židovi (Mlinarstvo u Međimurju, 2010, str. 25, Sumarni inventar fonda Čakovečki mlinparomlin Čakovec). Kao i štedionice, i Čakovečki paromlin i munjara bio je kao trgovačko društvo ustrojen od sljedećih tijela: glavne skupštine, upravnog odbora i nadzornog odbora. Stvaratelji poput obrtničkih udruženja, odnosno obrtnih zborova (Obrtni zbor za trg i kotar Čakovec, Obrtni zbor za kotar Prelog, Udruženje zanatlija za općine Kotoriba i Donja Dubrava u Kotoribi), utemeljeni su na osnovu Obrtnog zakona iz 1884. godine koji je bio na snazi i u Kraljevini Jugoslaviji, a predstavljali su teritorijalna udruženja obrtnika raznih struka. Obrtni zbor za trg i kotar Čakovec osnovan je 29. svibnja 1921. godine te je okupljao obrtnike na području kotara Čakovec. Navedeni obrtni zbor je od početaka vlastita djelovanja djelovao u iznajmljenim prostorima. 1933. godine, nakon saznanja da tadašnji vlasnik "Slavonija" d.d. za industriju drva prodaje objekt Starog grada, Udruženje zanatlija za kotar Čakovec stupa s istim u višemjesečne pregovore te potpisivanjem kupoprodajnog ugovora 31. listopada 1933. godine od 1. studenog iste godine postaje vlasnikom Starog grada. Budući da je novostečeni objekt bio u derutnom i dosta lošem stanju, Udruženje kroz vlastita sredstva, donacije, kredit te volonterskim radom isti obnavlja i osposobljava za stambenu funkciju te tako spašava od propadanja. Stvaratelj će posjedovati objekt Starog grada gotovo 15 godina, a istog će se objekta pod nametnutim i sumnjivim okolnostima biti prisiljen odreći za zamjenski objekt znatno niže tržišne vrijednosti 6. siječnja 1948. godine potpisivanjem ugovora o zamjeni. Stari grad će, prema tome, pripasti državi.17 Stvaratelj je prestao djelovati na osnovu Općeg zakona o zanatstvu početkom 1950. godine, a kao njegov pravni sljednik osnovana je Zanatska komora za kotar Čakovec (Cimerman, 1998).18 Obrtni zbor za kotar Prelog osnovan je 15. veljače 1925. godine kada je održana osnivačka skupština, a okupljao je obrtničku populaciju na području 17

Vidi: HR-DAM-140., Sumarni inventar fonda Obrtni zbor za grad i kotar Čakovec.

18

Autor u monografiji navodi podatak o osnutku Obrtnog zbora Čakovec 1895. godine, koji je djelovao do izbijanja Velikog rata te je njegova djelatnost zamrla. Smatra se da je 1921. godine obnovljena njegova djelatnost osnutkom Obrtnog zbora za trg i kotar Čakovec.

315


J. Požgan: Gospodarski fondovi – obrada, značenje i vrednovanje

kotara Prelog. Stvaratelj će početkom 1932. godine promijeniti naziv u Udruženje zanatlija za kotar Prelog, djelovat će i tijekom Drugog svjetskog rata, a formalno prestaje s djelovanjem 1949. godine (Opći zakon o zanatstvu, 1949).19 Udruženje zanatlija za općine Kotoriba i Donja Dubrava u Kotoribi osnovano je 7. travnja 1927. godine, a područje nadležnosti bile su općine Kotoriba i Donja Dubrava, iako su spadale u kotar Prelog. Udruženje se u dva navrata, 1932. i 1937. godine, suočilo s mogućnošću vlastita ukidanja i pripajanja Obrtnom zboru za kotar Prelog, ali je oba puta uspješno interveniralo i nastavilo s djelovanjem. Udruženje je tijekom Drugog svjetskog rata postupno smanjilo vlastito djelovanje te je po završetku istog prestalo s djelovanjem.20 Obrtni zborovi su se kao teritorijalna obrtnička udruženja bavili zaštitom interesa vlastitih članova, promicanjem i popularizacijom obrtničke struke te ostalom stručnom problematikom. Uz navedeno, značajni su i zbog vlastite humanitarne i socijalne uloge u javnom životu na vlastitom području, kao npr. podržavanja rada i djelovanja raznih udruženja, skrbi u svezi zaštite kulturne baštine i sl. Obrtni zborovi značajni su iz više razloga: kao pravni sljednici ukinutih cehovskih udruženja, kao strukovna udruženja obrtnika raznih profila te kao predstavnici civilnog društva. Gradivo stvaratelja poput štedionica ili industrije, odnosno obrtničkih udruženja, značajno je zbog svoje informacijske vrijednosti, značenja djelatnosti i funkcija njihovih stvaratelja te stvaratelja kao takvih. Vrijednost gradiva te vrste stvaratelja leži prije svega u bogatstvu informacija koje sadrži, a koje su nastale kao rezultat poslovnih veza i procesa kroz svakodnevno poslovanje istih u njihovoj korelaciji s raznim fizičkim i pravnim osobama. 5

ZAKLJUČAK

Problematika obrade i vrednovanja gospodarskih fondova bila je u arhivističkoj literaturi vrlo rijetko proučavana, osim na ponekom tematskom savjetovanju ili konferenciji. Gospodarski fondovi nastali su djelovanjem stvaratelja koji u skladu sa suvremenom arhivskom klasifikacijom pripadaju skupini gospodarstvo i bankarstvo, označenoj kao G. Navedena skupina podijeljena je prema vremenskom razdoblju te vrstama djelatnosti. Kod takve vrste arhivskih fondova, kao što su oni iz razdoblja prije 1945. godine, problem predstavlja njihova rijetka i fragmentarna sačuvanost, kao i sadržajna necjelovitost, što nije slučaj kod fondova u socijalističkom razdoblju i nakon 1990. godine. Ovisno o vrstama stvaratelja (industrija, bankarstvo, obrt), gradivo koje je nastalo kao rezultat njihova svakodnevnog poslovanja u njihovoj korelaciji s raznim fizičkim i pravnim osobama na određenom području dokumentira pravo bogatstvo informacija kao izvor za razna znanstvena područja (povijest, ekonomija, demografija i sl.). Vrijednost gradiva takvih stvaratelja najbolje se može procijeniti i vrednovati u onom slučaju kada se poznaje njihova uloga i značenje u širem institucijskokontekstualnom pogledu, odnosno kakav je bio njihov utjecaj na nekom području.

19

Vidi: HR-DAM-141., Sumarni inventar fonda Obrtni zbor za kotar Prelog.

20

Vidi: HR-DAM-142., Sumarni inventar fonda Udruženje zanatlija za općine Kotoriba i Donja Dubrava u Kotoribi.

316


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

IZVORI I LITERATURA 

Arhivska služba i gospodarski arhivi (2007). Bjelovar: Hrvatsko arhivističko društvo.

Bankarstvo u Međimurju (2013). Štrigova: Državni arhiv za Međimurje.

Cimerman, F. (1998): Obrt u Međimurju. Čakovec.

Gospodarstvo. (b. d.). Wikipedia. Dostupno na: http://hr.wikipedia.org/Gospodarstvo (preuzeto 5. 11. 2014.).

HR-DAM-140, Sumarni inventar Obrtni zbor za grad i kotar Čakovec 1895.-1950. (2014). Štrigova: Državni arhiv za Međimurje.

HR-DAM-141, Sumarni inventar Obrtni zbor za kotar Prelog 1906.-1950. (2014). Štrigova: Državni arhiv za Međimurje.

HR-DAM-142, Sumarni inventar Udruženje zanatlija za općine Kotoriba i Donja Dubrava u Kotoribi 1908.-1945. (2014). Štrigova: Državni arhiv za Međimurje.

HR-DAM-147, Sumarni inventar Čakovečko-Međimurska štedionica 1920.-1949. (2012). Štrigova: Državni arhiv za Međimurje.

HR-DAM-151, Sumarni inventar Čakovečki mlin-paromlin Čakovec 1893.-1945. (2013). Štrigova: Državni arhiv za Međimurje.

Klasinc, P.P. (2004): Tranzicija v arhivih in arhivskih službah (s posebnim poudarkom na usodi fondov s področja gospodarstva). Atlanti, 14 (1-2), str. 191-215. Maribor: International institute for archival science of Trieste and Maribor.

Mlinarstvo u Međimurju (2010). Štrigova: Državni arhiv za Međimurje.

Nemeth, K. (1977): Privredni arhivi. Priručnik iz arhivistike. Zagreb: Savez arhivskih društava Jugoslavije.

Obrtni zakon (1884). Zbornik zakonah i naredbih Kraljevine Hrvatske i Slavonije, br. 31.

Opći zakon o zanatstvu (1949). Službeni list Federativne Narodne Republike Jugoslavije, br. 49.

Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva. (2002). Narodne novine Republike Hrvatske, br. 90.

Pregled arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske. (2006). Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Priručnik iz arhivistike. (1977). Zagreb: Savez arhivskih društava Jugoslavije.

Stulli, B. (1970). O valorizaciji i kategorizaciji arhivske građe. Arhivski vjesnik, 18, str. 463-487. Zagreb: Arhiv Hrvatske.

Stulli, B. (1997). Arhivistika i arhivska služba. Studije i prilozi. Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Šustić, I. (1995). Vrednovanje građe novčanih zavoda (Uvod u problem valorizacije). Arhivski vjesnik, 38, str. 93-100. Zagreb: Hrvatski državni arhiv.

Trgovački zakon. (1875). Zbornik zakonah i naredbih Kraljevine Hrvatske i Slavonije, br. 79.

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. (1997). Narodne novine Republike Hrvatske, br. 105.

Zapisi iz prošlosti. (2010/2011). Varaždin: Državni arhiv u Varaždinu.

SUMMARY

Jasna POŽGAN* ECONOMY FONDS – PROCESSING, IMPORTANCE AND APPRAISAL

The subject of processing and appraisal of economy fonds was very rarely the subject of scientific study, except for occasional conferences or enclosed discussions about categorization or appraisal of archives. Economy fonds, created by the activity of a legal person, belong to the group of economy and banking *

Jasna Požgan, Ph. D., archivist and head of processing, State Archives for Međimurje, Štrigova 102, 40312 Štrigova, Croatia, contact: jasnapozgan@yahoo.com, jasna.pozgan@dram.hr.

317


J. Požgan: Gospodarski fondovi – obrada, značenje i vrednovanje

labelled G according to current archival classification. According to the classification, this group is divided by type of activity (economic associations, banks and financial institution, industry and mining, etc.) and by time of creation (before 1945, the socialist period, the period after 1990). Appraisal of archives and its implementation is regulated by the Ordinance on the appraisal and selection procedure which, among other things, defines the appraisal criteria. In the National Archives for Međimurje economic fonds from all three periods are kept: the period before 1945, the socialist period and the period after 1990. From the period before 1945 fonds of banks, business associations (trade bodies, cooperatives, community land), and industry are preserved. Creators of archives in the period before 1945, started their activity in the late 19th century and in the Austro-Hungarian Empire, continued to operate in the Kingdom of Yugoslavia, and were abolished after the 1945 change in economic and socio-political circumstances. Archives of these creators are usually preserved in fragmentary or incomplete form, in good physical condition, and are of different provenance. When processing the creators in the field of economy, the biggest problem was their identification. Fonds of banks and industries include documentation of their business contacts and relationships with natural and legal persons in Međimurje, Croatia, Slovenia, Hungary, Austria, Switzerland, and Germany. Fonds of business associations, such as working choirs, have rich documentation of crafts population in Medjimurje, their engagement in protecting the interests of their profession and their role in public life in the region. Of the three current corps that existed (Čakovec, Prelog, Kotoriba and Donja Dubrava) the most significant was Craft Corps district Čakovec, which distinguished itself at the beginning of the 1930s by the act of buying the Old Town in Čakovac to address issues of its own space, and consequently, rescue the object of its safe decay. Fonds of industry contain information about the beginnings of electrification in Čakovac in 1893, development of the milling industry in Čakovac and electrification of Čakovac and the surrounding area in the early 1930s, through an electrification network of Fala near Maribor. This industrial fonds, the fonds Steam Mill Čakovec, testifies to the functioning of its creator and its successors until today. Economic fonds represent substantially rich sources of information for various scientific fields (economics, regional and economic history, demography, etc.).

318


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.09 Objavljen strokovni prispevek na konferenci 1.09 Published Professional Conference Contribution

Zorica NETAJ* ISKUSTVO NA SREĐIVANJU, OBRADI I DIGITALIZACIJI ZBIRKE FOTOGRAFIJA ARHIVA JUGOSLAVIJE Izvleček: Izkušnje pri urejanju, obdelavi in digitalizaciji Zbirke fotografij Arhiva Jugoslavije Arhiv Jugoslavije hrani 859 arhivskih fondov in zbirk, le-te pa obsegajo 24,5 kilometrov arhivskega gradiva. Gradivo se nanaša na delo osrednjih državnih vladnih in upravnih organov. Zbirko fotografij tvori 54 fotografskih celot, v njih pa je več kot 46.000 fotografij, 230 albumov, 300 razglednic, 123 negativov na steklu in 4 ferotipijske plošče. Gradivo zbirke zajema čas od leta 1855 do 2000. Prispevek je nastal na podlagi izkušenj pri urejanju in obdelavi Zbirke fotografij Arhiva Jugoslavije. Predstavlja revizijo zbirke, metode za identifikacijo fotografij, podatkovne zbirke, projekt digitalizacije fotografij, formate master posnetkov in metapodatke. Ključne besede: fotografija, identifikacija, digitalizacija, podatkovna zbirka, metapodatki, Arhiv Jugoslavije

Abstract: Experience Gained from Arranging, Processing and Digitization of the Photograph Collection of the Archives of Yugoslavia Within its 859 archives and collections, The Archives of Yugoslavia keeps nearly 25 kilometres of records. These materials relate to the activities of the central government and state authorities. The Photograph Collection comprises of 54 photograph sets, which contain more than 46.000 photographs, 230 albums, 300 postcards, 123 glass plate negatives and 4 ferrotypes, dating from the year 1855 until 2000. The present paper is based on experience gained from arranging and processing the Photograph Collection of the Archives of Yugoslavia. It presents the collection’s revision, methods for the identification of the photos, databases, the digitization project, master photo formats and metadata. Key words: photography, picture, identification, digitization, database, metadata, Archives of Yugoslavia

1

UVOD

Fotografija danas ima široku primenu u oblasti umetnosti, medija, izdavaštva, nauke i tehnike. Za jedne ima estetsku, za druge naučnu a za treće informativnu vrednost. Za istoričare i arhiviste fotografija ima pre svega dokumentarnu vrednost, ona je autentični svedok događaja koja iz vizure jedne ličnosti – fotografa, prelazi u sliku kolektivnog sećanja. Iako je ova njena vrednost dugo podređivana estetskoj, danas se stavlja ravnopravno uz dokument i tretira kao relevantna arhivska građa.

*

Zorica Netaj, viši arhivista, Arhiv Jugoslavije, Vase Pelagića 33, 11000 Beograd, Srbija, kontakt: tajnez@hotmail.com.

319


Z. Netaj: Iskustvo na sređivanju, obradi i digitalizaciji zbirke fotografija Arhiva Jugoslavije

Arhiv Jugoslavije (u daljem tekstu: Arhiv), ustanova kulture od nacionalnog značaja, u okviru svojih 859 fondova i zbirki, „čuva i štiti arhivsku građu nastalu radom centralnih državnih organa i organizacija jugoslovenske države od 1918. do 2006. godine“ (Ratković-Trifunović et al, 2010, str. 14). Pod brojem 377 nalazi se Zbirka fotografija (u daljem tekstu: Zbirka), koja se sastoji od 56 fotografskih celina. Te celine su pojedinačne zbirke nastale izdvajanjem fotografija iz pisane građe, prilikom obrade arhivskih fondova i zbirki. Na fotografijama nastalim u rasponu od 1855.1 do 2000. godine možemo videti: događaje vezane za unutrašnju i spoljnu političku delatnost jugoslovenske države; portretne fotografije domaćih i stranih predsednika, državnika, političara, generala, znamenitih ličnosti, umetnika itd; portretne fotografije članova jugoslovenske, crnogorske, grčke, italijanske, rumunske, bugarske, danske, nemačke, britanske i ruske dinastije; fotografije vezane za Drugi svetski rat, NOB, kao i ratne zločine počinjene na teritoriji Jugoslavije; fotografije umetničkih dela starih majstora, enterijera i eksterijera, arhitekture, gradova, predela itd. Među pečatima brojnih domaćih, bečkih, petrogradskih, pariskih, londonskih fotografa i fotografskih ateljea, nalaze se Disdéri, Nadar, de Jongh Frerés, Vandyke, Alfred Eisenstaedt, Florian Gantenbein, Anastas N. Stojanović, Milan Jovanović, Panta Hristić, Vlada Benčić, Tonka Kulčar, Gligor Kumđerski, Milan Pešić, Tomislav Peternek, Ivo Eterović i mnogi drugi. Zbirka fotografija Arhiva Jugoslavije danas broji preko 46.000 fotografija, 20.000 negativa, 230 albuma, 300 razglednica, 123 negativa na staklu i 4 ferotipije.2 Tabela 1: Pregled fondova, zbirki i količine građe

Vreme nastanka građe

Broj fondova

Broj zbirki

Količina fotografija

21

3

11.500

4

4

3.500

Posleratna Jugoslavija

21

1

31.000

Ukupna količina

46

8

46.000

Period Kraljevine Jugoslavije Drugi svetski rat

2

REVIZIJA GRAĐE ZBIRKE FOTOGRAFIJA

Usled razvoja informacionih tehnologija i njihove sve veće primene u arhivistici, digitalizacija arhivske građe, pa samim tim i fotografija, postaje jedan od strateških ciljeva Arhiva. Snimanjem postojećeg stanja, došlo se do zaključka da se tokom krize izazvane slomom jugoslovenske federacije nije vodila precizna evidencija o stanju, količini i vrsti građe, tako da je pre izrade projekta digitalizacije bilo neophodno izvršiti reviziju Zbirke.

1

Najstarija datirana fotografija u Zbirci je portret Kleopatre Karađorđević (1835–1855), sestre kralja Petra I Karađorđevića, ćerke kneza Aleksandra Karađorđevića i kneginje Perside. Formata je vizitke (cart-de-visit), nastala je u Pešti, atelje Strelisky, 1855. godine.

2

Ferotipije su pozitivske fotografije izrađene na tankom gvozdenom limu i predstavljaju prvi tip polaroid slika. Bile su popularne od polovine XIX do tridesetih godina XX veka (Netaj, 2003).

320


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Revizija je rađena u periodu 2004–2006. godine, na 14 od 18 fondova/zbirki,3 sa ciljem provere kompletnosti fondova, utvrđivanja stepena sređenosti, stanja i značaja fotografija, kao i radi izrade kvalitetnijih inventara. Podaci o provenijenciji i količini fotografija proveravani su kroz sačuvane primopredajne zapisnike, istorijske beleške i Knjigu ulaska građe u Arhiv. Na osnovu dobijenih podataka izvršena je rekonstrukcija Knjige ulaska građe u Zbirku i oformljena su dosijea za svaki fond/zbirku posebno. Utvrđen je tačan broj fondova/zbirki, količina građe, stepen sređenosti građe, fizičko stanje građe i urađeni su novi analitički inventari. Nakon analize fizičkog stanja građe, uređen je depo u kome su obezbeđeni optimalni uslovi čuvanja (temperatura i vlažnost vazduha), nabavljene pokretne metalne fioke za smeštaj fotografija, polietilenske kesice i papir arhivskog kvaliteta za odlaganje fotografija. Paralelno sa revizijom Zbirke, vršen je i prijem nove građe. S obzirom da je obrada fotografija u ranijem periodu obavljana shodno Uputstvu o zaštiti i obradi zbirke fotografija u Arhivu Jugoslavije koje je doneto još 1986. godine, bili smo upućeni na izučavanje skorašnje strane literature radi uvida u savremene tehničkotehnološke tokove, postupke i metode iz oblasti obrade, zaštite i digitalizacije fotografskih kolekcija. Polazeći od navedenog uputstva u meri koja je prihvatljiva današnjem vremenu, naslanjajući se na preporuke Međunarodnog arhivskog saveta (ICA),4druga evropska i svetska iskustva sa projekata zaštite i digitalizacije kulturnih dobara,5 definisane su, u vidu uputstva, jasne smernice za dalju obradu fotografija Zbirke Arhiva. Uputstvo je definisalo: način preuzimanja i vođenja evidencija o fotografijama; šta je original a šta kopija fotografije; način sređivanja i obrade fotografija, negativa i albuma; vrste naučno-informativnih sredstava; parametre za digitalizaciju fotografija; način odlaganja i rukovanja; optimalne uslove za čuvanje fotografija i negativa u depou (Netaj, 2012). Kroz praksu se pokazalo da su sledeće smernice bile dragocene: Fotografije se izdvajaju od pisane građe, i na njeno mesto ostavlja se fotokopija sa uputnicom na Zbirku. Uz izdvojenu fotografiju beleže se svi dostupni podaci: ime ličnosti, vrsta događaja, mesto događaja, vreme nastanka fotografije, signatura u okviru pisane građe i dr. Na ovaj način broj neidentifikovanih fotografija je minimalan. Redni broj iz Knjige prijema fotografija, kao osnovne evidencije o ulasku fotografija u Zbirku, upisuje se u donjem levom uglu na poleđini fotografije i predstavlja signaturu koju fotografija nosi do sređivanja i obrade. Ovo je dragoceno ukoliko se fotografija iz nekog razloga dislocira.

3

Iz revizije su izuzeti: Fond 510 – NIRO Komunist, zbog svoje veličine, jer sa 21.471 fotografijom čini skoro polovinu Zbirke; Zbirka 110 – Državna komisija za utvrđivanje zločina okupatora i njihovih pomagača, sa 2.978 fotografija, jer je u Arhiv primljena u sređenom stanju sa dobrim analitičkim inventarom.

4

Na sajtu Međunarodnog arhivskog saveta (ICA), u okviru radne grupe za audiovizuelnu i fotografsku arhivsku građu, nalazi se veliki broj preporuka za obradu, katalogizaciju, zaštitu i digitalizaciju fotografskih kolekcija. (Internet 1).

5

Od 1999. godine do danas, pod okriljem Međunaronog arhivskog saveta (ICA), UNESCO-a ili Evropske unije, bilo je više projekata na povezivanju muzeja, arhiva i biblioteka, sa ciljem stvaranja zajedničkih platformi, preporuka i uputstava za digitalizaciju, metapodatke, dugoročni pristup i zaštitu kulturne baštine. Izdvajamo: European Visual Archive (EVA), Safeguarding European Photographic Images for Access (SEPIA), South-Eastern European Digitization Initiative (SEEDI), MInisterial NEtwoRk for Valorising Activities (MINERVA).

321


Z. Netaj: Iskustvo na sređivanju, obradi i digitalizaciji zbirke fotografija Arhiva Jugoslavije

Nakon analitičke obrade u gornjem desnom uglu upisuje se konačna signatura,koja se sastoji od: skraćenice arhiva, oznake Zbirke fotografija, rednog broja fonda/zbirke, rednog broja fotografije u fondu. Naziv digitalnog dokumenta odgovara konačnoj signaturi fotografije. 3

METODE IDENTIFIKACIJE FOTOGRAFIJA

Identifikacija je najsloženiji postupak tokom obrade fotografija i njime se utvrđuje autentičnost i verodostojnost fotografije. Identifikacija je, kao što je već bilo rečeno, jednostavnija ukoliko su svi dostupni podaci iz pisane građe sačuvani. Međutim, ukoliko nije, treba obraditi sve podatke koji daju avers i revers fotografije. Avers fotografije nam govori o ličnosti, događaju, mestu ili objektu, kao i vrsti fotografije. Revers nas upućuje na autora fotografije, mesto i vreme nastanaka fotografije. Prepoznavanje garderobe, frizure, nakita, mode, običaja, tradicije, uređenja enterijera, eksterijera i arhitekture prikazane na fotografijama, omogućavaju preciznije datiranje, pa samim tim i identifikaciju. Potrebno je obraditi i zabeleške ukoliko postoje na fotografiji, jer ih je često načinio stvaralac fonda ili sam autor. Iskustvo je pokazalo da je teže identifikovati ličnost što se ide dalje u prošlost, pogotovo ako su ženski portreti u pitanju. Prilikom identifikacije stranih ličnosti potrebno je utvrditi imena u originalu (Prim: Marija Fjodorovna – Mariя Fёdorovna). Nekada je za proces identifikacije bilo neophodno izučavanje arhivske građe i stručne literature. Dostupnost interneta i informacije koje on pruža znatno su doprinele lakšoj i bržoj identifikaciji. Danas je dovoljno ukucati određeni pojam u pretraživač i dobićemo stranice i stranice dostupnih fotografija. Prilikom identifikacije portretnih fotografija druge polovine XIX veka, dragoceni su sajtovi FotoMuzeja,6 George Eastman House,7 Heritage Images.8 Online baza podataka Arhiva – Inventar (Internet 4), sa mogućnošću pretraživanja po ključnoj reči, dragocena je za određivanje vremenskih odrednica. Digitalizovani brojevi listova Politika i Vreme,9 omogućavaju precizno identifikovanje domaćih i stranih ličnosti kao i političkih događaja perioda Kraljevine Jugoslavije. Za prepoznavanje ličnosti i događaja posleratne Jugoslavije značajna je Fototeka Muzeja istorije Jugoslavije.10 Prilikom identifikacije, obavljeno je, uz dodatne mere opreza i kritike izvora, istraživanje fotografija sa većeg broja blogova i foruma, a korišćeni su i istorijski filmovi dostupni na YouTube i drugim sajtovima.11 6

Zbirka FotoMuzeja sadrži oko 100.000 fotografija, nastalih od perioda prvih fotografija do savremenog doba, kao i biografije sa podacima o 185 srpskih fotografa i foto-ateljea. (Internet 2).

7

Na sajtu George Eastman House – International Museum of Photography and Film, nalaze se fotografije Šarla Flaviena, francuskog nezavisnog novinara, koji je u periodu 1890–1910. godine napravio 466 fotografija po Srbiji i Jugoslaviji. (Internet 3).

8

Više o Heritage Images dostupno na: http://www.heritage-images.com/.

9

Na sajtu Digitalne Narodne biblioteke Srbije može se online pogledati dnevni list Politika (1904–1941), Vreme (1921–1941), kao i druge novine i časopisi iz perioda 1834–1941. godine. (Internet 5 i 6).

10

Digitalna Fototeka Muzeja istorije Jugoslavije, sadrži 150.000 fotografija nastalih u periodu 1947–1980. godine. Snimane su na 1083 lokacije u 93 države i svedoče o putovanjima Josipa Broza, njegovim susretima sa stranim šefovima država i vlada, svetski poznatim ličnostima itd. Online baza može da se pretražuje po datumu, događaju, ličnostima i zemljama. (Internet 7).

11

Više o dokumentarnim filmovima dostupno na: European Film Gateway http://www.europeanfilmgateway.eu; British Pathé http://www.britishpathe.com/; Heritage Images http://www.heritage-images.com/.

322


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

Sajtovi sa online dostupnim fotografijama mogu da pomognu ili potvrde identifikaciju, ipak argumentaciju treba vršiti komparativnom analizom saviše proverenih izvora, jer da bi se fotografija smatrala identifikovanommora sadržati: ime osob(a)e ili vrstu događaja koju prikazuje, vreme i mesto nastanka (može i okvirno), i ukoliko je dostupno ime autora fotografije. 4

ODABIR BAZE PODATKA

Nekada se kao naučno-informativno sredstvo u cilju informisanja korisnika o sadržaju fotografija radio analitički inventar. Prevedeno u današnje vreme govorimo o bazi podataka. I za jedno i za drugo jedinicu analitičke obrade čini fotografija. Svaka fotografija se obrađuje pojedinačno i treba da sadrži sledeća polja za unos podataka: broj fonda, redni broj fotografije – signaturu, sadržaj fotografije – legendu, vrstu fotografije (original, kopija, reprodukcija, negativ, album i broj albuma), ime autora fotografije, vreme nastanka fotografije, format fotografije, informacije o vezi sa negativom i pisanom građom, ključne reči i napomene (Netaj, 2012). Na žalost baza Arhiva Inventar, prilagođena je za unos sadržaja jedinica opisa pisane građe i mikrofilma ali ne i za specifične potrebe fotografija, tako da je odlučeno da podatke za Zbirku vodimo kroz sistem COBISS12 baze podataka Narodne biblioteke Srbije. Ta baza daje mogućnost pretraživanja po ključnoj reči, imenu ličnosti, događaju, vremenu, autoru, mestu nastanka fotografije itd. Inventarski listić sadrži podatke o: autoru fotografije, naslovu fotografije, vrsti sadržaja, godini nastanka, mestu nastanka, fizičkom opisu građe, predmetnim odrednicama, kao i rezime koji sadrži detaljan opis fotografije, UDK i COBISS.SR-ID broj. Usled nedostatka jasne strategije o izradi jedinstvene baze podataka za sve arhive u Srbiji, pojedinačne arhivske ustanove su samoinicijativno krenule u proces izrade sopstvenih baza. Istorijski arhiv Beograda, u okviru svog informacionog sistema Janus,13 urađenog po Opštem međunarodnom standardu za opis arhivske građe ISAD(g), omogućava pristup fotografijama u online režimu, i pruža mogućnost pretraživanja po jednoj ili više ključnih reči uključujući i pregled digitalne kopije. Analitički inventar pruža podatke o: signaturi, naslovu fotografije, vrsti dokumenta, količini, dimenzijama fotografije, vremenu nastanka, sadržaju. Fotografija može da se pregleda u umanjenoj rezoluciji preko jedinstvenog broja koji predstavlja vezu sa digitalnom kopijom. Kao mogućnost za vođenje evidencija o fotografskim kolekcijama treba razmotriti i open source baze. Jedna se nalazi na sajtu FotoMuzeja – Virtuelnog muzeja Srpske i svetske fotografije,14 koji je osnovan sa ciljem da prikupi, sistematizuje, definiše i prezentuje fotografije sa jednog mesta putem interneta. Baza je otvorena za sve koji žele da postave svoje fotografije, poštujući određene uslove. Projekat Europeana15 pokrenut je 2008. godine s ciljem objedinjavanja evropske kulturne baštine i njene dostupnosti javnosti. To je internet portal koji služi kao interfejs za knjige, slike, filmove, muzejske predmete i arhivsku građu koja se digitalizuje u više od 2.000 institucija u celoj Evropi (Nisheva-Pavlova, 2013).

12

COBISS predstavlja organizacioni model povezivanja biblioteka u nacionalni bibliotečko-informacioni sistem sa uzajamnom katalogizacijom. Fotografije, razglednice, plakati, leci i karte vode se kroz zbirku neknjižne građe.

13

Istorijski arhiv Beograda – Pretraga fondova i zbirki, beograda.org/index.php/rs/fondovi-i-zbirke/pretraga-fondova- slike.

14

Videti napomenu br. 6.

15

Više o projektu EUROPEANA dostupno na: http://pro.europeana.eu/.

323

dostupno

na:

http://www.arhiv-


Z. Netaj: Iskustvo na sređivanju, obradi i digitalizaciji zbirke fotografija Arhiva Jugoslavije

5

DIGITALIZACIJA FOTOGRAFIJA

Digitalizacija u arhivima predstavlja prenos analogne arhivske građe u digitalni oblik, skeniranjem ili fotografisanjem digitalnim aparatom. Digitalizacija se radi iz više razloga, pre svega zbog zaštite originala od oštećenja prilikom prekomerne upotrebe, zbog pružanja veće dostupnosti građe, zbog upotpunjavanja fondova, ili radi lakše obrade i korišćenja u drugim medijima. Digitalna kopija je prenosiva i na mikrofilm kao jedini preporučeni medij za dugotrajno čuvanje građe. Dobijeni podaci deponuju se na računaru ili nekom drugom nosaču podataka. Ako se uz digitalizaciju koristi i odgovarajuća baza podataka do željene fotografije dolazi se na brz i jednostavan način. Arhivistička obrada fotografija, unos u bazu podataka i proces digitalizacije zahtevaju određenu tehničku osposobljenost, stručan kadar i vreme.16 Nakon nabavke PC računara, skenera novije generacije i 2 eksterna hard-diska, započet je proces digitalizacije Zbirke, koji se paralelno odvijao u dva pravca. Prvi je nastao planskim odabirom građe, na osnovu kriterijuma: značaja i stanja građe, stepena sređenosti, korištenja, veličine fonda ili zbirke. Planski je digitalizovano 8 fondova i 2 zbirke, sa oko 4.000 fotografija, 123 negativa na staklu, a u izradi je projekat digitalizacije fotografija nastalih u periodu 1855–1910. godine. Drugi je nastao na zahtev istraživača – korisnika, ili za potrebe Arhiva prilikom pripreme kataloga, zbornika dokumenata, časopisa, izložbi i multimedijalnih prezentacija. Na ovaj način digitalizovane su fotografije iz 33 fonda/zbirke odnosno oko 2.000 fotografija, a digitalna kolekcija se dopunjavala uz projekat planirane digitalizacije. Nakon kalibracije monitora i skenera, digitalizacija je vršena ravnim skenerom A3 formata iz programa Adobe PhotoShop. Vodilo se računa da površina skeniranja bude za 5 milimetara veća od samog formata fotografije. Ukoliko je obrađivana fotografija na kartonskoj podlozi (vizitka ili kabinet) skeniran je avers i revers. Ukoliko se obrađivao album, skenirana je svaka fotografija pojedinačno, a nakon obrade svih fotografija, cela stranica albuma. Tokom obrade albuma sa fotografijama na ulaganje, pažljivo je izvađena (ukoliko je to moguće bez oštećenja fotografije ili albuma) i obrađena svaka pojedinačna fotografija (avers i revers), a onda cela stranica albuma.

5.1 Parametri digitalne slike Nakon skeniranja izvršena je provera kvaliteta snimaka i urađene su tri kopije u TIFF, JPG, i GIF formatu. Arhivski master digitalni snimak čuva se nekomprimovanom TIFF (Tagged Image File Format) formatu, na njemu nema nikakvih intervencija i služi isključivo za čuvanje na serveru. Druga master kopija radi se takođe u TIFF formatu ali sa kompresijom, i čuva se na hard disku. Kopije za operativnu upotrebu, pregled ili identifikacijsku sliku (thumbnail) rade se u JPG formatu sa gubicima (MINERVA, 2004). Master podaci čuvaju se na serveru Arhiva i 2 eksterna hard diska, a planira se zakup prostora na još jednom

16

Autor teksta je jedini izvršilac na poslovima sređivanja, obrade, tehničke zaštite i digitalizacije Zbirke fotografija Arhiva Jugoslavije.

324


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

spoljašnjem serveru. Odustalo se od izrade backup kopija na CD-R i DVD-R, jer su se pokazali nepouzdani za dugoročno čuvanje podataka. Tabela 2: Parametri kvaliteta digitalne fotografije DIGITALNA KOPIJA

REZOLUCIJA

FORMAT

PROSTOR BOJA

DUBINA BOJA

Master kopija

300-600 dpi

TIFF

RGB

24 bit – kolor slika 16 bit – crno bela slika

Kopija za pregled

72-200 dpi

JPG

RGB Grayscale

16 bit – kolor slika 8 bit – crno bela slika

Thumbnail

72 dpi

JPG BMP GIF

RGB Grayscale

8 bit – kolor slika 8 bit – crno bela slika

5.2 Definisanje metapodataka Arhivski master digitalni snimak za trajno čuvanjeu sebi sadržimetapodatke.To su strukturni podaci koji objašnjavaju, lociraju ili na drugi način upravljaju informacijama i kojima seopisuje karakteristika digitalnog dokumenta. Metapodatke smo ubacivali kroz program Adobe Bridge. Deo tehničkih metapodataka ubacuje sam skener na kome je građa digitalizovana i sadrži sledeće podatke: naziv dokumenta, format skeniranja, aplikaciju u kojoj je vršeno skeniranje, datum skeniranja, veličina dokumenta, dimenzije u pikselima i inčima, rezoluciju, bitnu dubinu, kolorni mod i profil. Od administrativnih metapodataka definisano je: ime, adresa i e-mail institucije, ime i prezime lica koje je uradilo digitalizaciju. Unutar opisnih metapodataka definisane su odrednice koje opisuju fotografiju: broj fonda/zbirke, naziv fonda/zbirke, signatura fotografije, opis fotografije, raspon godina, ključne reči (Hodghe, 2001). Ažurnost unosa metapodataka bila je na nivou grupe fotografija ili celog fonda/zbirke, u zavisnosti od izvršene sistematizacije. 6

POMOĆNO INFORMATIVNO SREDSTVO

Primena informacionih tehnologija u arhivistici, bilo da je zasnovana na sopstvenim resursima (koja nekada mogu biti skromna), ili na implementaciji ponuđenih open source rešenja, treba da vode ka dva osnovna cilja: da neprocenljivo kulturno-istorijsko blago na najjednostavniji način bude dostupno javnosti a da se pri tome trajno zaštite originali. Obaveza da se istraživačima i stručnoj javnosti omogući pregled što većeg broja fotografija, Arhiv je pristupio krajnje praktičnim rešenju, u vidu pomoćnog informativnog sredstva (slika 1), koje se u praksi pokazalo dobrim a istraživači su bili zadovoljni. Nakon obrade, fond/zbirka se fotografiše digitalnim aparatom, bez posebnog obraćanja pažnje na rezoluciju i kvalitet snimka. Važna je njena informativna vrednost, kao fotografije za pregled, pri čemu je naziv fotografije njena signatura. Na 325


Z. Netaj: Iskustvo na sređivanju, obradi i digitalizaciji zbirke fotografija Arhiva Jugoslavije

ovaj način za kratko vreme obrađena je velika količina fotografija, koje se mogu pregledati preko bilo kog programa za pregled slika.

Slika 1: Izgled pomoćnog informativnog sredstva

Kombinujući fotografiju sa dobrim tabelarnim popisom urađenim u Wordu ili Excelu (a znamo da u okviru njih može da se pretražuje po ključnoj reči), do željene fotografije dolazi se na brz i jednostavan način. Tabelarni popis treba da sadrži: naziv i broj fonda; signaturu fotografije; što detaljniji opis fotografije, ličnosti ili događaja; signaturu u okviru pisane građe; vreme nastanka fotografije; lokaciju na kojoj je snimljena; ime autora fotografije. Na ovaj način u kratkom roku istraživači u čitaonici Arhiva mogu pregledati oko 100 albuma, 153 karte, 64 kolorna plakata, i izabrati jednu od oko 9.000 fotografija. 7

ZAKLJUČAK

Fotografija – zabeleška trenutka, trag prošlosti, ličnosti ili lica, predmeta ili događaja, pojave ili stvari. Njena poruka izaziva pažnju, ostavlja utisak, svedoči o pojavi ili nekom događaju. Istinitost fotografije stvar je proučavanja, analize, tumačenja. Arhivistički sređena i obrađena fotografija postaje dokument, rame uz rame sa pisanom arhivskom građom. Značaj revizije Zbirke Arhiva je mnogostruk, ne samo zbog tačnog utvrđivanja broja fondova/zbirki, količine građe, ili izrade informatvnih sredstava, već što preko fotografija možemo pratiti i tumačiti događaje vezane, kako za unutrašnju i spoljnu političku delatnost jugoslovenske države, tako i događaje iz svetske političke i društvene istorije. Drugi značaj revizije je u tome što se nakon sistematizacije fotografija nastalih u periodu 1855–1910. godine može pratiti istorijat fotografije i fotografskih tehnika na ovim prostorima. Neke od fotografija iz Zbirke su retke i njima bi se ponosili veći muzeji i arhivi u svetu. Digitalizacijom je rešeno pitanje zaštite i korišćenja fotografija. Jednom digitalizovana Zbirka može se prebaci na internet stranicu ili povezati u okviru nekog međunarodnog projekta na digitalizaciji kulturne baštine, kao što je Europeana. Arhiv Jugoslavije razmatra mogućnost povezivanja svoje Zbirke u jednu globalnu mrežu evropske kulturne baštine kojoj pripada.

326


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

IZVORI I LITERATURA  Hodge, G. (2001): Metadata Made Simpler. Bethesda: International Information Standards Organization. Dostupno 27. 11. 2014. na stranici: http://web.missouri.edu/~kochtanekt/ Q410%20DL%20S'02/Metadata_Bklt.pdf. 

Drake, K-M., Justrell, B., Tammaro, A. M. (2004): Good practices handbook. Minerva Working Group 6. Dostupno 17. 11. 2014. na: http://www.minervaeurope.org/structure/working groups/goodpract/document/goodpractices1_3.pdf.

Nisheva-Pavlova, M., Pavlov, P. (2013): Open source software tools for creating digital repositories. Pregled nacionalnog centra za digitalizaciju, 23, str.1-10. Beograd: Matematički faklultet. Dostupno 27. 11. 2014. na: http://elib.mi.sanu.ac.rs/files/journals/ncd/23/ ncd23001.pdf.

Netaj, Z.(2003): Počeci fotografije 1839–1900. Arhiv, IV (1-2), str. 54-62. Beograd: Arhiv Jugoslavije.

Netaj, Z. (2012): Fotografije kao arhivska građa i njihova obrada u Arhivu Jugoslavije. Arhiv, XIII (1-2), str. 68-80. Beograd: Arhiv Jugoslavije.

Ratković-Trifunović, L. et al (2010): Arhiv Jugoslavije – The Archives of Yugoslavia. Beograd: Arhiv Jugoslavije.

Uputstvo o zaštiti i obradi zbirke fotografija u Arhivu Jugoslavije (1986). Bilten Arhiva Jugoslavije, 8, str. 19-27. Beograd: Arhiv Jugoslavije.

Internet 1: Dostupno 7. 11. 2014. na stranici: http://www.ica.org/5671/paagresources/publications-for-archivists-managing-photograph-and-film-collections.html.

Internet 2: Dostupno 27. 11. 2014. na: http://www.fotomuzej.com.

Internet 3: Dostupno 7. 11. 2014. na: http://www.eastmanhouse.org/collections/chusseau/chusseau-flaviens.xml#series38.

Internet 4: Dostupno 7. 11. 2014. na: http://www.arhivyu.gov.rs/active/srcyrillic/home/glavna_navigacija/koriscenje_gradje/pretrazite_baze_podataka.html.

Internet 5: Dostupno 17. 11. 2014. na: http://scc.digital.bkp.nb.rs/collection/politika.

Internet 6: Dostupno 17. 11. 2014. na: http://www.digitalna.nb.rs/sf/NBS/Novine_i_casopisi/Vreme.

Internet 7: Dostupno 17. 11. 2014. na: http://www.foto.mij.rs.

SUMMARY

Zorica NETAJ* EXPERIENCE GAINED FROM ARRANGING, PROCESSING AND DIGITIZATION OF THE PHOTOGRAPH COLLECTION OF THE ARCHIVES OF YUGOSLAVIA Photographs are authentic witnesses of events, from the view of a specific person – a photographer, transformed into a picture of collective remembrance. Development of information technology and its increased use in archival science is the reason why digitizing of archives became one of the strategic aims of the Archives of Yugoslavia. Before the digitization project was prepared, a revision of the Photo Collection was carried out, covering 14 out of 17 fonds/collections. Parallel with revision, acquisition and processing of new archives was in progress. Identification is one of the more complex procedures during the processing of photographs where one establishes authenticity and credibility of a photograph. After *

Zorica Netaj, senior archivist, Archives of Yugoslavia, Vase Pelagića 33, 11000 Belgrade, Serbia, contact: tajnez@hotmail.com.

327


Z. Netaj: Iskustvo na sreÄ&#x2018;ivanju, obradi i digitalizaciji zbirke fotografija Arhiva Jugoslavije

identification and analytic processing by the means of inventories or by entering data into a database, archives are digitized. By planned depicting using criteria of significance, condition of archives, degree of organization and usage, eight fonds and two collections (4000 photos) were digitized. Upon the researchersâ&#x20AC;&#x2122; request or for the needs of the Archives, photographs from 33 fonds/collections (2000 photos) were also digitized, while a digital collection was formed parallel with the project of planned digitizing. In order for the archives to be as accessible as possible to the researchers, 9000 thumbnail photographs were prepared for easier viewing of the collection. In this manner, we protect the originals, which are no longer on disposal for the researchers. Today, the Archives of Yugoslavia possesses a collection, which contains 54 photograph sets with more than 46.000 photographs, more than 230 albums, 300 postcards, 123 glass plate negatives, and 4 ferrotypes.

328


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

1.08 Objavljen znanstveni prispevek na konferenci 1.08 Published Scientific Conference Contribution

Omer ZULIĆ*, Selma ISIĆ** SPECIFIČNOSTI PREUZIMANJA I OBRADE ARHIVSKE GRAĐE ORGANA UPRAVE (iskustva Arhiva Tuzlanskog kantona) Izvleček: Specifičnost prevzemanja in obdelave arhivskega gradiva organov uprave (izkušnje Arhiva Tuzelskega kantona) Prevzemanje arhivskega gradiva je končni cilj in kronski uspeh arhiva v smislu varstva arhivskega gradiva izven arhivskih skladišč. Uspešnost kontinuiranih in sistematičnih stikov arhiva z ustvarjalci dokumentarnega gradiva se namreč odraža prav ob prevzemu arhivskega gradiva. Glede na kategorizacijo sodijo organi uprave med primarne in najpomembnejše ustvarjalce, tako z vidika varstva gradiva kot tudi prevzemanja. Med upravnimi organi obstajajo spričo njihove specifične vloge v družbi velike razlike, še zlasti specifično je gradivo, nastalo v vojnem času. To je zelo očitno tudi pri obdelavi arhivskega gradiva Arhiva Tuzelskega kantona. Ta prispevek se zato dotika posebnosti prevzemanja in obdelave arhivskega gradiva organov uprave ter predstavlja pozitivne izkušnje tuzelskega arhiva na tem področju. Ključne besede: prevzemanje arhivskega gradiva, organi uprave, gradivo iz časa vojne, Arhiv Tuzelskega kantona

Abstract: Specifics of Acquiring and Processing Archives of Administrative Bodies (Experiences of the Archives of the Tuzla Canton) Acquiring archives is the ultimate goal of archives and the crown of success in protecting archives outside of it. The success of a continuous, systematic presence of trained employees in registries reflects in the results concerning the acquisition of archives. Administrative bodies and public offices are, in accordance with the categorization, one of the primary and most important creators of archives, both in terms of protection and acquisition. Given the importance of the administrative authority in society, acquiring archives of the same has some significant peculiarities, especially the acquisition of archives created during the war. Results of a continuous presence on the field and acquiring archive are the most obvious in the segment of archival processing of the fonds in the Archives of the Tuzla Canton. Therefore, this paper aims to draw attention to the specifics of acquisitions, as well as the processing of archives created by administrative bodies, and to present certain positive experiences that the Archives of the Tuzla Canton has in this area. Key words: acquisition of archives, administrative bodies, war material, Archives of the Tuzla Canton

1

UVODNE NAPOMENE

Organi uprave na lokalnom i kantonalnom nivou, predstavljaju najznačajnije stvaraoce arhivske građe. S obzirom na njihov značaj isti su svrstani u Prvu kategoriju. Uzimajući u obzir značaj arhivske građe istih za širu društvenu zajednicu, funkcije i *

Mr. sc. Omer Zulić, arhivski savjetnik, direktor, Arhiv Tuzlanskog kantona, Franje Ledera 1, 75000 Tuzla, Bosna i Hercegovina, kontakt: omer.arhiv@gmail.com.

**

Selma Isić, viši arhivist, Arhiv Tuzlanskog kantona, Franje Ledera 1, 75000 Tuzla, Bosna i Hercegovina, kontakt: selmaisic@yahoo.com.

329


O. Zulić, S. Isić: Specifičnosti preuzimanja i obrade arhivske građe organa uprave

ovlaštenja, nadležnosti, te hijerarhijske veze sa drugim organima izvršne i zakonodavne vlasti, kantonalni i općinski organi uprave su kategorisani kao najznačajnije registrature, odnosno registrature Prve kategorije. Samim time, iste su predmetom kontinuiranog nadzora od strane Arhiva Tuzlanskog kantona, a u cilju stalnog praćenja stanja i stepena sređenosti registraturne građe, kako bi u konačnici bilo izvršeno preuzimanje arhivske građe. Da bi se uspjelo na tom zadatku organi uprave, kao stvaraoci registraturne građe obavezni su obezbijediti osnovne pretpostavke normalnog funkcionisanja sistema arhivskog poslovanja, kao što su prostor, oprema, normativna uređenost, te zaposlenik (arhivar) koji će raditi na provođenju zakonskih obaveza upravljanja dokumentima. S druge strane, nadležni arhiv i njegovi stručni zaposlenici moraju raditi na kontinuiranom praćenju, te edukaciji i stručnom obrazovanju arhivara, kako bi isti mogli samostalno provoditi procese vezane za arhivsko poslovanje. Pitanje stručne osposobljenosti arhivara i edukacije istih je bitno kako bi zaštita arhivske građe u nastajanju bila što izvjesnija. S druge strane efekat se mjeri i činjenicom da arhiv u konačnoj fazi preuzme registraturski sređenu arhivsku građu. Uspješnost zaštite arhivske građe na terenu i preuzimanja iste, vidljiva je nakon preuzimanja iste, u postupku arhivističke obrade. Tada se na najbolji način uvide i eventualni propusti u postupku upravljanja dokumentima u registraturama, njihova kompletnost, stepen sređenosti. Stoga se u ovom radu iznose određene specifičnosti vezane za zaštitu i preuzimanje arhivske građe organa uprave, ulogu arhiva u datim procesima, te specifičnosti arhivističke obrade pomenutih fondova. 2

SPECIFIČNOSTI SAMOUPRAVE

PREUZIMANJA

ARHIVSKE

GRAĐE

ORGANA

LOKALNE

Arhiv Tuzlanskog kantona vrši stručni nadzor na prostoru 13 općina Tuzlanskog kantona1. Od ukupnog broja, četiri su novoformirane općine, a to su Čelić, Doboj Istok, Sapna i Teočak.2 Da bi se pristupilo planskom preuzimanju arhivske građe, bilo je neophodno prevashodno izvršiti uvid u stanje arhivske građe u organima lokalne samouprave, te količinu arhivske građe sazrele za preuzimanje. Nakon donošenja Zakona o arhivskoj djelatnosti, 2000. godine, krenulo se u aktivnije pripreme za preuzimanje arhivske građe.3 Na tim osnovama se moglo krenuti u dalje planske aktivnosti obezbjeđenja drugih neophodnih pretpostavki, a to su prostor i oprema za smještaj arhivske građe. Analizirajući stanje i stepen uređenosti arhivskog poslovanja u općinama na prostoru Tuzlanskog kantona, 2000. godine, došlo se do slijedećih rezultata. Ukupna količina arhivske građe i registraturskog materijala, koja je bila predmetom nadzora u navedenih 13 općina iznosila je oko 6000 dužnih metara građe (Evidencije Vanjske službe, 2014. godina). Od navedenih općina po obimu, važnosti i starosti arhivske građe isticale su se općina Tuzla, Lukavac, Srebrenik i Gračanica. Uzme li se u obzir kriterij značaja stvaraoca za društvenu zajednicu, zatim značaj arhivske građe sa aspekta sadržaja zapisa koji nastaju u njihovom radu, posebnost 1

Vašingtonskim sporazumom, od 18. marta 1994. godine uspostavljena je Federacija Republike Bosne i Hercegovine, koju je činilo deset kantona, uključujući i Tuzlansko-podrinjski. Tuzlansko-podrinjski kanton je kasnije promijenio naziv u Tuzlanski kanton, pod kojim nazivom i danas egzistira.

2

Općine formirane u okviru teritorijalno-administrativnog uređenja Bosne i Hercegovine, po Dejtonskom principu. Vidi: Zakon o konstituisanju novih općina u Federaciji Bosne i Hercegovine i izmjeni područja općina podijeljenih međuentitetskom i međukantonalnom crtom, “Službene novine Federacije Bosne i Hercegovine”, br. 6/98.

3

Zakon o arhivskoj djelatnosti, „Službene novine Tuzlanskog kantona“ br. 15/00, da bi kasnije u dva navrata bile donesene i izmjene i dopune Zakona i to 2002. i 2011. godine, a isti su objavljeni u „Službenim novinama Tuzlanskog kantona“ broj 2/02., i 13/11. godine.

330


Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015

građe s obzirom na vremensku odrednicu nastanka građe (kao što je agresija), kompletnost građe, kao i značaj iste u svakodnevnom ostvarivanju ljudskih i građanskih prava, svi organi lokalne samouprave su svrstani u Prvu kategoriju. S obzirom na utvrđenu kategorizaciju pristupilo se utvrđivanju činjeničnog stanja u općinama, naročito vodeći računa o kompletnosti građe, arhivskoj građi nastaloj u ratnom periodu, obezbjeđenju adekvatnog prostora za smještaj građe, imenovanju odgovorne osobe za arhivsko poslovanje. Rezultati koji su tada utvrđeni analizom nisu bili zadovoljavajući i više su bili rezultat improvizacije, nego li sistemskih rješenja, na polju uređenja arhivskog poslovanja. Stanje i stepen uređenosti arhivskog poslovanja, konstatovanog analizom za vremenski period do 2000. godine, nije se moglo urediti kratkoročno, već je isto podrazumijevalo strateško stručno planiranje. To je proces koji je trajao godinama, a u manjem broju općina i danas traje. Uređenju arhivskog poslovanja se pristupilo strateški, odnosno dugoročno, na način da se krenulo od općeg prema posebnom. Nakon općenitog uređenja, koje se ogledalo u obezbjeđenju prostora, opreme, normativne uređenosti, imenovanju arhivara, uređenju evidencija, u daljim fazama pristupilo se detaljima, vezanim za analitičko popisivanje ratne produkcije arhivske građe. Rezultat pomenutih, obostranih aktivnosti Arhiva, organa Tuzlanskog kantona i općina, ali i arhivara, kao najbitnijih karika u tom lancu, ogledaju se u slijedećem: od trinaest općina na prostoru nadležnosti Arhiva Tuzlanskog kantona, sve općine imaju sređenu registraturnu građu, u skladu sa važećim propisima i utvrđenom metodologijom. Naravno, stepen sređenosti od općine do općine je različit, ali se može konstatovati da je građa sređena u skladu sa propisima. Uređeno stanje u oblasti arhivskog poslovanja, rezultat je između ostaloga i činjenice da su gotovo sve općine obezbijedile adekvatne prostore za arhiviranje građe, koji su u najvećem broju slučajeva opremljeni adekvatnom arhivskom opremom. Sve općine su normativno uredile oblast kancelarijskog i arhivskog poslovanja, te imenovale arhivare zadužene za provođenje obaveza iz domena arhivskog poslovanja. Općina Tuzla, koja ima najveći obim građe, te svakako i najznačajniju arhivsku građu, ima dva arhivara koji rade samo na arhivskim poslovima, dok ostale općine imaju po jednog arhivara. Od pomenutog broja arhivara njih 12 (86 %) ima položen stručni arhivarski ispit.4 Stručna osposobljenost arhivara ogleda se u činjenici da se u preko 70 % slučajeva dostavlja redovno prepis arhivske knjige, te da se u 92 % slučajeva vrši redovno odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala (Evidencije Vanjske službe, 2014. godina). Stručna osposobljenost arhivara ogleda se i na polju sređivanja, evidentiranja, popisivanja i primopredaje arhivske građe Arhivu Tuzlanskog kantona. Od svih općina preuzeta je, arhivska građa starija od trideset godina, a od jedanaest općina je preuzeta arhivska građa nastala u ratnom periodu (1992.-1995.). U skladu sa Odlukom Stručnog vijeća Arhiva upućen je dopis svim organima uprave na području kantona, (Evidencije Vanjske službe, 2014. godina) o obavezi posebnog tretiranja (čuvanja, sređivanja, zaštite) arhivske građe ratne provenijencije, kao i obavezi posebnog popisivanja iste u arhivske knjige, te dostavljanja prepisa istih Arhivu Tuzlanskog kantona. Na osnovu dobijenih informacija (vrste arhivske građe, količina) Arhiv Tuzlanskog kantona pristupio je obezbjeđivanju prostora za smještaj navedene građe. Predstavnici vanjske službe Arhiva izvršili su obilazak organa lokalne samouprave (općina), te dali stručne upute oko primopredaje arhivske građe ratne provenijencije. 4

Stručni arhivarski ispit nisu položili arhivari Općine Lukavac i Općine Banovići.

331


O. Zulić, S. Isić: Specifičnosti preuzimanja i obrade arhivske građe organa uprave

Cjelokupna arhivska građa koja je bila predmetom preuzimanja je registraturno sređena, a za istu su urađeni i odgovarajući popisi. Arhivska građa ratne provenijencije je popisivana sumarno-analitički, što predstavlja iskorak, koji je mogao biti realizovan zahvaljujući dodatnoj edukaciji i dobroj stručnoj osposobljenosti arhivara, te kontinuiranoj angažiranosti stručnih zaposlenika Arhiva Tuzlanskog kantona. Preuzimanje je započelo 2008. godine, kada je izvršeno preuzimanje arhivske građe ratne provenijencije Općine Gračanica u ukupnoj količini cca 50 metara dužnih, te Općine Sapna u ukupnoj količini 36 metara dužnih. Nakon toga