Issuu on Google+

Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

0


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

I. INTRODUCCIÓN

Las actividades administrativas y gerenciales con visión empresarial, así como la transparencia en el uso de los recursos financieros y contables y el cumplimiento de la legislación actual son aspectos de vital importancia para el crecimiento, fortalecimiento y desarrollo de las Empresas Forestales Comunitarias (EFCs) que operan en las Comarcas Embera Wounaan y Guna de Wargandi, en la provincia de Darién, Panamá.

El presente diagnóstico de procedimientos administrativos y contables (Flujo de Valor de Información) permitió verificar que sistemas de Control Interno son puestos en práctica actualmente en el área administrativa contable en las EFCs de Embera Drúa, S.A., Tupisa, S.A. Bálsamo S.A., Bajo Chiquito S.A. y Productores Unidos de Mortí S.A. La información de base se obtuvo por medio de visitas de campo a las organizaciones de manera individual para revisar sus registros y archivos contables y fiscales, y de entrevistas semi-estructuradas con los directivos, gerentes y socios de las empresas. Dicha información fue luego analizada a la luz de las normativas que debieran cumplir cada EFC según sus fines y figura jurídica. Con este proceso se logró identificar cuáles son las fortalezas y debilidades que tienen cada una de ellas en los procesos administrativos, contables y financieros, conociendo de esta forma la manera en que las organizaciones realizan sus operaciones y las deficiencias que tienen en el registro contable de las mismas.

Los hallazgos han permitido identificar los problemas de orden administrativo y gerencial que afectan a las EFCs. En parte, tales problemas se deben a la ausencia de una estructura administrativa operacional básica, la falta de visión empresarial de corto plazo entre líderes y socios, la baja escolaridad de directivos y personal de apoyo, la carencia de manuales de organización y procedimientos que permitan normar los tiempos y den una adecuada segregación de funciones. Las debilidades financiero-contables tienen que ver con el uso limitado de programas informáticos contables, la declaración tardía de los impuestos y, en general y hasta el 2012, con el bajo cumplimiento de las leyes fiscales, tributarias y laborales del país.

Con el fin de contrarrestar las debilidades identificadas y evitar que las EFCs sean objeto de multas o sanciones por parte de las entidades rectoras del sector contable-fiscal, laboral y social en el país, se propone la utilización de herramientas administrativas y operativas que ayuden a las organizaciones a implementar mejoras en los mecanismos de control y vigilancia de sus actividades administrativas y contable-financieras. Estas herramientas permitirán, además, dar transparencia al uso de los recursos económicos y financieros provenientes de la comercialización de productos maderables y agrícolas existentes en las EFCs. La adopción de las actividades y herramientas propuestas depende de la capacidad y voluntad de los directivos de cada EFC. 0


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

De acuerdo a lo anterior, el presente documento pretende establecer propuestas de solución a la problemática del área estudiada en la estructura administrativa, contable y financiera, proponiendo mejorar los procedimientos con la creación de políticas y normas de trabajo con el propósito de cambiar los sistemas actuales, obteniendo beneficios que garanticen las operaciones, entre los que se pueden mencionar: estandarizar las operaciones dentro de la organización, regular los controles que actualmente se realizan de forma incorrecta, mejorar la liquidez inmediata de la organización, presentar informes financieros que reflejen resultados reales en la gestión de la organización, en el tiempo oportuno y con los documentos de respaldo autorizados, firmados e integrados con los datos correctos registrados en el sistema contable.

II. OBJETIVOS

2.1 General El objetivo general del presente trabajo consiste en: “Implementar sistemas de control interno en el área administrativa contable que garanticen mejorar el funcionamiento organizacional de las EFCs de Emberá Drúa S.A., Tupisa S.A,. Bálsamo S.A., Bajo Chiquito S.A. y Productores Unidos de Mortí S.A., con el fin de obtener resultados que permitan visualizar la situación general actual para crear objetivos y metas que sean alcanzables con la utilización adecuada de los recursos”

2.2 Específicos

1. Desarrollar controles internos que garanticen la eficiencia y efectividad de las actividades operativas, administrativas y contables de las EFCs a través de la implementación de un Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Administrativos.

2. Desarrollar un Manual de Organización y Funciones basado en la estructura organizacional básica, que permitan la programación, reclutamiento, selección, contratación y evaluación del desempeño del capital humano existente en las EFCs.

3. Capacitar al personal administrativo y contable de las EFCs en la implementación de la herramienta de contabilidad “SCONEF” que permitan la generación de reportes contables y financieros, que refleje en forma numérica y gráfica, el comportamiento o el desempeño de la organización.

4. Capacitar en temas de Administración y Finanzas a integrantes de Juntas Directivas, Gerentes, personal administrativo y socios de las EFCs, para cumplir las normas específicas de control interno que deben ser establecidos para el buen funcionamiento de las organizaciones. 5. Mejorar el nivel de calidad en la información contable y financiera para el área de Gerencia y Junta Directiva de las EFCs para la toma oportuna de decisiones. 1


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

III. METODOLOGÍA

Se realizó presentaciones a integrantes de Juntas Directivas, personal administrativo y socios de las EFCs con la finalidad de informar acerca de la importancia de la implementación de controles internos administrativos y contables que las empresas deben de poner en práctica para lograr el buen desempeño organizacional. Dentro de los temas desarrollados se detallan los siguientes: •

Mapa conceptual (misión, visión, objetivos, valores, políticas y actividades operacionales.) Propuesta estructura organizacional (organigrama)

Se utilizó además, un cuestionario (matriz de diagnóstico) que permitió recabar información de los siguientes temas: • • • • • • •

Herramientas administrativas de control interno. Análisis de documentación legal de funcionamiento. Controles administrativos internos. Sistema financiero contable. Sistema de ingresos y egresos. Sistema laboral-social. Sistema fiscal.

Una vez diseñado el cuestionario (matriz de diagnóstico) se entrevistó a integrantes de Junta Directivas y personal administrativo de las EFCs, para conocer los procesos que utilizan e identificar sus fortalezas y debilidades. Dicha información fue crucial para conocer los tipos de control interno (administrativo y contable) que son necesarios implementar para el área crítica determinada y que servirá de base para el desarrollo del Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Administrativos y Manual de Organización y Funciones. 3.1 Actores e instrumentos relacionados con el proceso administrativo. Se identificaron los actores responsables de la gestión empresarial de la organización y se determinó qué información era imprescindible para el diagnóstico en cada uno de los tipos de recursos de las EFCs: humanos, financieros y materiales.

Además, se identificaron los instrumentos y herramientas empleadas en la dirección administrativo-contable de las empresas, las cuales orientan el ordenamiento, priorización, registro, agilización de procesos, dirección y minimización de costos y controles.

2


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

3.2 Sensibilización de decisores y líderes comunitarios de las EFCs. Junto con los socios y principales decisores y líderes comunitarios se analizó la importancia y necesidad de estructurar los procesos administrativos, financieros, contables y fiscales de las EFCs, a fin de evitar que una mala administración o ejecución de alguno de estos procesos dañe la gestión y estabilidad de los recursos existentes (maderables y agrícolas). Durante la sensibilización, los integrantes de Junta Directiva y socios de las EFCs reconocieron la importancia de integrar equipos de trabajo interinstitucional que den seguimiento a la asistencia técnica, específicamente en el área administrativa contable que ayuden a eliminar las debilidades identificadas con el diagnóstico. De acuerdo a lo anterior, es necesario iniciar esfuerzos institucionales para fortalecer las EFCs con la finalidad de generar información administrativa-financiera de calidad para la toma de decisiones y elevar el prestigio del modelo empresarial comunitario a nivel nacional e internacional.

3.3 Información documental. Para analizar la situación actual de cada una de las EFC en aspectos administrativos, contables, fiscales y financieros se revisaron los siguientes documentos: • Planes operativos anuales • Planes de inversión • Planes de negocios • Planes estratégicos • Sistema de información contable • Manuales de funciones y procedimientos administrativos: administración de recursos materiales y financieros, contratación de personal, operatoria de bancos, de caja chica y documentación de respaldo contable legal. • Declaraciones de estados financieros • Declaraciones impuestos: ITBMS (7%), ISR, Aviso de Operaciones (anual), otros.

En el cuadro 1, se citan los principales aspectos analizados:

Cuadro 1. Principales aspectos analizados en la gestión empresarial de las EFCs Recursos Humanos Recursos Financieros Recursos Materiales - Programación - Reclutamiento y selección - Contratación (Cód. de Trab.) - Inducción - Superv. y Evaluac. desempeño - Adiestramiento y capacitación - Ascensos y/o despidos - Prestaciones laborales

3

- Programación y presupuesto - Gestión de recursos - Plan de inversión social - Contabilidad * Libros contables * Caja chica * Emisión de cheques * Conciliaciones bancarias * Depósitos * Anticipos * Integraciones * Informes, etc. - Rendición de cuentas * Fiscalización

- Compras y contrataciones * Procedimientos * Proveedores * Créditos * Cotizaciones - Contratos por servicios - Inventario - Vehículos * Bitácora - Almacén * Suministros * Víveres * Combustibles - Servicios - Maquinaria y equipo


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

IV. RESULTADOS

Después de realizar el respectivo diagnóstico administrativo contable a las EFCs de Emberá Drúa S.A., Tupisa S.A,. Bálsamo S.A., Bajo Chiquito S.A. y Productores Unidos de Mortí S.A., se identificaron ciertas inconsistencias en el control interno y en los procedimientos administrativos contables, que pueden afectar a las organizaciones. 4.1 Procedimientos de análisis contables aplicados El análisis de la información se llevó a cabo de la siguiente manera: • • • • •

Inspección física de los documentos solicitados. Verificación de operaciones aritméticas. Entrevistas al personal de la empresa. Revisión de la información electrónica generada por el sistema. Indagación de información faltante.

Los tipos de prueba y evidencia practicados se resumen a continuación:

Procedimientos analíticos

Prueba de detalles de saldos

√ √ √

Procedimientos Analíticos

Pruebas sustantivas de operaciones

Pruebas de controles

Re desempeño

Consultas con Personal

Observación

Confirmación

Procedimiento para obtener un conocimiento del control interno

Tipos de Prueba

Revisión Física

Documentación

Tipos de Evidencia

El alcance del estudio incluye la información electrónica y física de la documentación contable y de control interno de cada EFC. Los reportes, documentos y archivos revisados en las áreas administrativas, contables y financieras fueron los siguientes:

4


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

1.- Área Administrativa

Como resultado de la matriz de evaluación practicada a las EFCs de Emberá Drúa S.A., Tupisa S.A,. Bálsamo S.A., Bajo Chiquito S.A. y Productores Unidos de Mortí S.A., se concluyó que en dichas organizaciones es necesario implementar nuevos controles internos que respalden las operaciones que se realizan a diario. En ese sentido, es necesario establecer que las organizaciones sujetas de estudio carecen de programas, políticas y normas de procedimientos escritos. Los documentos, reportes y archivos revisados en el área administrativa están los siguientes: Código de Calificación: Fortaleza (3=100%)

Reportes

Documentos

Descripción

En proceso (2=50%)

Debilidad (1=0%)

Empresas Forestales Comunitarias

Emberá Drua, S.A.

Tupisa, S.A.

Balsamo, S.A.

Bajo Chiquito, S.A.

PUM,SA

17 16 0 0%

17 16 0 0%

17 16 0 0%

17 16 0 0%

17 16 0 0%

1.- Manual de Procedimientos Adtivos.

2.- Manual de Ejecución Presupuestaria 3.- Manual de Liq. Gastos de Viaje

4.- Manual de Normas y Procs. Caja Chica 5.- Libro Auxiliar de Bancos

6.- Conciliaciones Bancarias

7.- P. Liquidación Fondo Caja Chica

8.- P. Liquidación Fondo Gastos de Viaje. 9.- Auxiliar para Control de Anticipos

Archivos

10.- Auxiliar Arqueo de Caja (Valores) 11.- Comprobantes de Pago (Pólizas) 12.- Órdenes de Compra y Pago

13.- Tarjetas de Resp. Activos Fijos

14.- Bitácoras Control de Mantenimiento 15.- Control Permisos y/o Vacaciones 16.- Boleta de Contraseña de Pagos

Calificación Total por EFC Número de requisitos evaluados Número de requisitos cumplidos % requisitos cumplidos Fuente: Elaboración propia.

De acuerdo al cuadro anterior, el personal administrativo entrevistado manifestó que los controles internos que disponen actualmente en el departamento administrativo contable de las respectivas EFCs, no cumplen con los requerimientos y necesidades, lo que origina en la mayoría de casos que su sistema de contabilidad no genere reportes financieros de manera oportuna y exacta. 5


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

2.- Área Contable

De acuerdo a los resultados obtenidos producto del diagnóstico administrativo, se determinó que las EFCs sujetas de estudio carecen de información contable correspondientes a los periodos fiscales 2010, 2011 y 2012.

Dentro de los documentos, reportes y métodos financieros revisados en el área contable están los siguientes: Código de Calificación: Fortaleza (3=100%)

Libros Contables

Descripción

En proceso (2=50%)

Debilidad (1=0%)

Empresas Forestales Comunitarias

Emberá Drua, S.A.

Tupisa, S.A.

Balsamo, S.A.

Bajo Chiquito, S.A.

PUM,SA

11 11 0 0%

11 11 0 0%

11 11 0 0%

11 11 0 0%

11 11 0 0%

1.- Libro de Diario

2.- Libro Mayor (Auxiliar)

3.- Libro Balance Comprobación Saldos 4.- Libro de Inventarios 5.- Libro de Actas

Reportes

6.- Gastos por Centros de Costos 7.- Gastos por Actividades 8.- Rubros Contables

9.- Cuentas por Pagar

10.- Cuentas por Cobrar

11.- Control de Inventarios / Kardex

Calificación Total por EFC Número de requisitos evaluados Número de requisitos cumplidos % requisitos cumplidos Fuente: Elaboración propia.

Importante es mencionar que actualmente en las organizaciones no existe una política administrativa que requiera mensualmente al personal de administración y contabilidad a preparar y emitir reportes financieros que midan el impacto económico a corto y largo plazo de las organizaciones, y que a su vez sirvan para la toma acertada de decisiones a la gerencia general y Juntas Directivas sobre los resultados financieros.

6


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

3.- Área Financiera

Los estados financieros muestran la estructura financiera y económica resultado de las operaciones generadas y registradas durante un período contable, reflejan la estabilidad, la capacidad de pago y el endeudamiento que tiene la empresa en un momento determinado. Los documentos y reportes financieros revisados en el área financiera están los siguientes: Código de Calificación: Fortaleza (3=100%)

Documentos

Descripción

En proceso (2=50%)

Debilidad (1=0%)

Emberá Drua, S.A.

Tupisa, S.A.

Balsamo, S.A.

Bajo Chiquito, S.A.

PUM,SA

5 5 0 0%

5 5 0 0%

5 5 0 0%

5 5 0 0%

5 5 0 0%

Empresas Forestales Comunitarias

1.- Estados Financieros 2010

(Estado Resultados y Balance General)

2.- Estados Financieros 2011

(Estado Resultados y Balance General)

3.- Estados Financieros 2012

Reportes

(Estado Resultados y Balance General)

4.- Tablero de Indicadores Financieros • Ventas • Utilidad Bruta • Utilidad Neta • Costos Operativos Netos • Posición de Liquidez • Cuentas x Cobrar • Cuentas x Pagar • Punto de Equilibrio 5.- Análisis de Sensibilidad Financiera • Liquidez • Capitalización • Endeudamiento • Garantía

Calificación Total por EFC Número de requisitos evaluados Número de requisitos cumplidos % requisitos cumplidos Fuente: Elaboración propia.

El analizar el área financiera de las EFCs sujetas de estudio permitió verificar el método de administración de los recursos financieros existentes, y como estos contribuyen a las organizaciones a alcanzar sus objetivos.

7


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

V. PROPUESTAS DE SOLUCIÓN

Al examinar de forma integral a las EFCs de Emberá Drúa S.A., Tupisa S.A,. Bálsamo S.A., Bajo Chiquito S.A. y Productores Unidos de Mortí S.A., sus niveles de efectividad y organización de las distintas áreas evaluadas y determinando sus deficiencias en relación al control interno, registros y procedimientos contables administrativos, se presentan a continuación propuestas para mejorar las deficiencias encontradas:

De manera integral se debe: 1. Crear normas y políticas de procedimiento administrativos para el área administrativa y contable de cada EFC, que establezca los lineamientos a cumplir en la gestión a su cargo. 2. Implementar las formas necesarias para tener un control por escrito que respalde las operaciones que los colaboradores realizan. 3. Dar inicio a practicar las normas y políticas de cumplimiento para reducir los riesgos de control interno detectados dentro de las EFCs. Por ejemplo examinar que el archivo auxiliar de cuentas por cobrar esté conciliado con el libro mayor general. 4. Implementar un manual de organización y funciones que permita conocer los roles y funciones del recurso humano ligados de manera directa a las EFCs. 5. Disponer de una normativa de resolución de conflictos que sirva de guía para el manejo de las relaciones sociales dentro y fuera de la empresa. 5.1

Área Administrativa & Contable.

a. Caja Chica La propuesta y recomendaciones para mejorar los controles internos que actualmente tienen las EFCs en el manejo de las cajas chicas son:

1. Es necesario que la estructura del formato de las cajas chicas se mejore para que se refleje el valor a reintegrar por los gastos realizados. 2. Antes de tener autorización para la emisión del cheque es necesario que el contador revise si los documentos están completos y son los que se detalla en la liquidación correspondiente. 3. Adquirir un sello para colocar en todas las facturas “Pagado con Cheque No._____” y evitar que alguna factura pueda ser pagada dos veces. 4. Establecer una política de cobro anticipado de gastos con el cliente antes de iniciar con los gastos del trámite. 5. No iniciar el servicio sin tener ya depositado la totalidad de los gastos para evitar que la empresa invierta su disponibilidad para estos gastos y esperar a recuperarlo en un tiempo no determinado. 6. Crear tablas de gastos por trámites para conocer cuál es el valor total que se debe cobrar y gastar para ejecutar el servicio solicitado por el cliente. 7. Entregar al cliente los documentos que han sido cancelados por los gastos realizados en los registros respectivos. 8. Los documentos por gastos de trámites de clientes deben ser emitidos con la razón social del mismo.

8


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

9. Llevar un libro auxiliar que permita conocer en cualquier momento cual es el estatus del trámite del cliente y los gastos que se han realizado. 10. Crear una segunda cuenta bancaria para realizar los depósitos por concepto de gastos para trámites de clientes, evitando de esta manera que el efectivo se tome para el flujo de la empresa.

b. Libro de Bancos En base a los hallazgos encontrados se propone lo siguiente:

1. Realizar una revisión constante para que el libro de bancos sea elaborado con todos los datos y conceptos correctos requeridos para su posterior contabilización, logrando con esto que los usuarios del libro auxiliar puedan conocer los cargos y abonos sin tener ninguna inquietud o duda del libro auxiliar y la información sea real y oportuna. 2. Realizar una revisión mensual del archivo de voucher, verificando su correlación y documentación de respaldo. 3. Es necesario adquirir los productos y servicios en empresas registradas ante hacienda para exigir la factura que respalde el gasto y aprovechar el crédito fiscal. 4. Verificar que exista una conciliación mensual realizada en base al libro de banco electrónico y estado de cuenta bancario y el saldo sea reflejado en los estados financieros. 5. Crear un archivo de depósitos adjunto con recibos de caja que deben imprimirse para tener un mejor control sobre los detalles del crédito realizado en el libro auxiliar de bancos.

c. Cuentas por Cobrar Las recomendaciones para las cuentas por cobrar en base al estudio realizado son:

1.

2. 3.

4. 5.

6. 7.

9

Elaborar un inventario físico de documentos emitidos a los clientes que sea la base para confirmar si los cargos y abonos de cada uno de los clientes de acuerdo al libro auxiliar de cuentas por cobrar son reales y exactos al final del ejercicio. Confirmar saldos con los clientes. Utilizar recibos de caja para identificar y adjuntar los depósitos acreditados a la cuenta bancaria de la cooperativa. Solicitar autorización para la impresión de notas de crédito y débito, estos documentos son importantes y obligatorios para poder tener un correcto registro de los servicios prestados por la firma y archivarlos de forma ordenada. Establecer el tiempo y condiciones de pago de los honorarios y gastos de los servicios que se prestarán al cliente. Dentro de los honorarios es necesario tener sumo cuidado que se estime todo gasto en el que se pueda incurrir para poderle prestar el servicio a los clientes, evitando de esta manera que la empresa tenga egresos no estimados y cobrados al cliente. Revisar mensualmente las cuentas por cobrar, especialmente de los clientes que presentan saldos en mora e iniciar con procedimientos que ayuden a la recuperación de los saldos como por ejemplo, las llamadas telefónicas, envío de correos electrónicos o envío de avisos de cobro que ayuden a la empresa recibir el pago en el menor tiempo posible.


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

8. Tener un expediente de cada uno de los clientes con la propuesta acordada para que el departamento contable tenga conocimiento del monto de los honorarios, fechas de pago y tiempo durante el cual se prestarán los servicios y que deben ser facturados mensualmente. d. Cuentas por Pagar Las recomendaciones son las siguientes:

1. Las cuentas por pagar deben ser integradas y conciliadas, especialmente los saldos que pueden generar operaciones de resultados (Ingresos por aplicar) o liquidaciones con clientes (Cobros por cuenta ajena). 2. Integración del pasivo laboral y cálculo mensual del gasto.

e. Activos Fijos Los activos fijos de la empresa son de suma importancia, por lo que es necesario poder establecer las políticas de control necesarias que ayuden a salvaguardar los activos, las recomendaciones son las siguientes:

1. Crear un archivo con copias de las facturas de la adquisición de los activos fijos. Si los activos provienen de fuentes de donaciones, también es necesario llevar un control por separado de los activos donados. 2. Llevar un registro auxiliar con el detalle de la compra de los activos y cálculo de las depreciaciones. 3. Efectuar un inventario físico de los activos y conciliar con los documentos de compra. 4. Implementar la tarjeta de responsabilidad para cada empleado que sea archivada en el expediente respectivo de cada uno y pueda ser cotejada con los activos bajo su cargo al momento de ser promovido o despedida la persona. 5. Comprar UPS necesarios para el equipo de computación y evitar con esto que el equipo se dañe o información se pierda por la falta de energía eléctrica. 6. Contratar o capacitar al personal para poder realizar una copia de los archivos y registros que guarda en el equipo de computación asignado para evitar perder toda la información por cualquier inconveniente que pueda ocurrir. 7. Contratación de un seguro contra robo e incendio para salvaguardar los activos de la empresa ante la eventualidad de desastres. 8. Instalación de alarma de seguridad para el ingreso a las oficinas proporcionando una clave de acceso a todas las personas que tienen copia de las llaves de las oficinas de la empresa.

f.

Gastos no Deducibles Estos gastos no cuentan con una integración confiable por lo que se recomienda lo siguiente para disminuir el uso y registro de gastos bajo esta cuenta:

1. Es necesario verificar la integración de este saldo, para confirmar si el registro bajo este concepto es el correcto y no se esté pagando Impuesto Sobre la Renta que no corresponda al final del ejercicio. 2. Estudiar si aplica el caso para las EFCs el autorizar facturas especiales para emitirlas cuando la persona que presta o vende a la empresa no sea contribuyente y evitar el gasto no deducible.

10


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

3. Es necesario velar que todo egreso sea respaldado por una factura con los datos correctos y que la ley requiere como mínimos para poder reclamar el crédito fiscal y no aumentar el saldo de esta cuenta. 4. No permitir la emisión de los cheques para gastos sin documento legal que ampare el gasto.

g. Libros Contables Para evitar futuras multas y egresos innecesarios se recomienda:

1. Registrar los asientos contables en los respectivos libros de contabilidad a la mayor brevedad posible para el caso de las EFCs siguientes: Empresas Forestales Comunitarias

Descripción

Emberá Drua, S.A.

Actualizar los asientos contables Período Fiscal 2010 Actualizar los asientos contables Período Fiscal 2011 Actualizar los asientos contables Período Fiscal 2012

Tupisa, S.A.

Balsamo, S.A.

Bajo Chiquito, S.A.

PUM,SA

2. Realizar el cierre contable e imprimir lo antes posible los libros contables.

h. Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Administrativos Se recomienda la implementación y ejecución de los manuales de políticas, normas y procedimientos administrativos propuestos a continuación:

NORMAS Y POLÍTICAS PARA EL ÁREA DE EGRESOS ¨CAJA CHICA ¨ DEPARTAMENTO: FECHA EMISIÓN:

CONTABILIDAD

NORMAS Y POLÍTICAS CREACIÒN

LOGOTIPO

FECHA REVISIÓN:

1. Los fondos serán asignados únicamente con autorización de JUNTA DIRECTIVA y GERENCIA GENERAL (previo requerimiento por escrito).

2. Además de la autorización, debe de llenarse la solicitud de cheque para la entrega y/o emisión del cheque, debidamente autorizada.

11

3. La persona asignada a recibir el cheque del fondo, debe de firmar el comprobante de cheque (voucher) y la tarjeta de responsabilidad o memorandum, quedándose con una copia (segunda copia) para su control personal.


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

MANEJO 1. 2.

El Fondo debe de mantenerse resguardado en una caja de metal con llave. Por ningún motivo deberá darse dinero de caja chica sin e l respectivo “va le”, e l cual debe de estar debidamente autorizado. 3. Los gastos a incurrir deben ser pre-autorizados por cada jefatura del departamento y no deben de exceder a B/. 500.00 (por ejemplo). 4. Los gastos incurridos deberán estar amparados por facturas de los proveedores, recibos simples, que estén debidamente autorizados por cada Jefatura de Departamento. 5. El vale respectivo, deberá liquidarse con el (la) encargado (a) del fondo en un máximo de un día. En caso que la persona no ha liquidado el vale, se dará 2 días máximos antes de remitir el vale firmado a contabilidad para realizar el descuento respectivo. Lo anterior por escrito (Memorandum) y el vale respectivo, proporcionando copia al contador. 6. Las liquidaciones de caja chica deberán prepararse el día viernes de cada semana (formato) para su autorización y solicitar e l reintegro el día lunes de cada semana (como máximo). 7. Terminantemente prohibido aportar efectivo personal para cubrir cualquier contingencia al no disponer de efectivo correspondiente a la caja chica. 8. La caja chica no debe de utilizarse para: a) Uso personal del responsable, b) Para uso de los compañeros de trabajo y c) Para personal externo de la empresa. 9. El departamento de contabilidad en coordinación con los comités de vigilancia ó comités de fiscalización de las EFCs tiene la RESPONSABILIDAD de realizar arqueos a las áreas de efectivo de forma sorpresiva (quincenalmente, mensualmente, etc.). 10. Cualquier faltante encontrado deberá ser descontado a la persona encargada de la caja chica y/o fondo de sencillo. Solicitud de descuento por escrito (memorandum) al departamento contable. 11. Cualquier sobrante encontrado se ingresará al banco sin excepción alguna (elaboración de boleta de depósito). 12. El traslado del manejo de la caja chica a otra persona deberá de hacerse por escrito (memorandum), detallando el efectivo y los comprobantes, nombre y firma de la persona que entrega, que recibe y con el visto bueno del jefe del departamento. En adición, debe de quedar copia del traslado al departamento de contabilidad y persona responsable.

FECHA ELABORADO:

f) 12

Gerencia General

AUTORIZACIONES f)

Presidente y Rep. Legal


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

NORMAS Y POLÍTICAS PARA EL ÁREA DE EGRESOS ¨EMISIÓN DE CHEQUES ¨ DEPARTAMENTO: FECHA EMISIÓN:

CONTABILIDAD

LOGOTIPO

FECHA REVISIÓN:

OBJETIVO La presente norma, tiene como objeto definir e l límite del monto para efectuar los pagos por medio de cheque, documento que soporte su emisión, revisión de la documentación, aprobación y fechas para realizar los pagos (calendario de pagos).

NORMAS Y POLÍTICAS 1. Con excepción de los pagos cuyo monto está dentro del límite autorizado para pagarse del fondo de caja chica, todos los pagos iguales o mayores a B/. 501.00 (por ejemplo). realizado por medio de requisición de cheque o al enviar un correo electrónico al gerente financiero de la empresa. 2. La persona encargada de emitir cheques tendrá a su cargo, la correcta anulación y archivo de los mismos. 3. De las cuentas monetarias que se manejan por medio de chequeras, los cheques a emitir debe de colocársele el sello con la descripción de NO NEGOCIABLE. 4. Todo cheque o voucher anulado, debe de consignar el sello con la descripción de ANULADO razonarse y archivarse con el correlativo de las copias (mutilando e l área donde están las firmas). 5. La persona responsable de la custodia de las chequeras, al momento de emitir un cheque debe de anotar en el codo de la chequera la información que requiere la misma. 6. Todos los cheques que emita la persona a cargo en concepto de compras y/o servicios recibidos deberán estar debidamente justificados y autor izados con los documentos siguientes:

7.

13

Según requisición:  Requisición de cheque.  Memorandum de solicitud (cuando aplique).  Recibo de caja original emitido por el proveedor.  Contraseña de pago original emitida por la empresa.  Factura del proveedor.  Liquidaciones de gastos o viáticos.  Vales y recibo simple.  Cotización original emitida por el proveedor.  Autorización de haber recibido los servicios objeto de pago.

Cuando haga falta el original de alguno de los documentos anteriores, el pago podrá efectuarse únicamente cuando en el anverso de la copia de dicho documento se estampe un sello que diga: ¨Certificamos que el original de este documento no ha sido pagado anteriormente por la empresa, y que la deuda está debidamente registrada en nuestras cuentas¨ Esta leyenda deberá de llevar la firma del contador general.


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

8. 9.

No se emitirán cheques en pagos de compras y/o servicios cuando falten algunos de los documentos descritos en el numeral 6, excepto por lo dispuesto en el numeral siguiente. Los pagos periódicos que se hagan a cuenta de operaciones de la empresa, se podrán pagar sin necesidad de los documentos indicados en el numeral 6 de esta norma. Según documento de origen:  Planilla de sueldos (personal de nuevo ingreso).  Planilla de aguinaldo (personal de nuevo ingreso).  Planilla de bonificaciones (personal de nuevo ingreso).  Liquidación de cajas chicas.  Liquidación de viáticos.  Impuestos (ITBMS, ISR, CSS, otros impuestos y pagos afectos).

10. Cuando por cualquier razón se paguen facturas o recibos atrasados, y el atraso exceda de 120 días de la fecha original del vencimiento de la obligación, será necesario cumplir con lo establecido en el numeral 7 de esta norma. 11. Los reembolsos de caja chica deberán estar justificados por facturas o recibos originales autorizados por la persona indicada en el manual, el total de dichas facturas o recibos deberá ser igual al monto del reembolso. 12. Los anticipos para gastos de viaje se emitirán contra autorizaciones firmadas por el jefe inmediato (solicitud de viáticos), ningún empleado puede autor izarse anticipos de gastos de viaje para sí mismos. 13. Los cheques deben de prepararse y emitirse de acuerdo con las fechas de pago establecidas (calendario de pagos). FECHA ELABORADO:

f)

14

Gerencia General

AUTORIZACIONES f)

Presidente y Rep. Legal


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

NORMAS Y POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS ¨CUENTAS POR COBRAR ¨ DEPARTAMENTO: FECHA EMISIÓN:

CONTABILIDAD

LOGOTIPO

FECHA REVISIÓN:

OBJETIVO La presente norma, tiene como objetivo definir los aspectos de responsabilidad a seguir en cada uno de los procesos o actividades que competen al departamento administrativo contable. NORMAS Y POLÍTICAS

CONTADOR GENERAL Es responsable de lo siguiente: 1. 2.

3.

Emisión de facturas y registro contables de los servicios prestados a los clientes. Velar por el cumplimiento de pago (llamar al cliente) en las fechas establecidas según propuesta de servicios. Establecer y dar instrucciones de cobro a quien corresponda para recoger el cheque confirmado contra contraseñas entregadas por el cliente.

MENSAJERO-COBRADOR Es responsable de lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

Visitar a los clientes y entregar la contraseña para el cobro respectivo. Todos los días a primera hora, debe de recibir por parte del contador general los documentos para cobrar a los clientes. Durante el día (medio día), debe de depositar en el banco asignado el efectivo cobrado y/o cheques. Concluida la ruta de cobro, liquidar e l mismo día al contador general lo siguiente: Copia del recibo de caja emitido al cliente, cheques por el cobro realizado.

FECHA ELABORADO:

f)

15

Gerencia General

AUTORIZACIONES f)

Presidente y Rep. Legal


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

NORMAS Y POLÍTICAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO: FECHA EMISIÓN:

CONTABILIDAD

LOGOTIPO

FECHA REVISIÓN:

OBJETIVO La presente norma, tiene como objetivo definir los aspectos de responsabilidad a seguir en cada uno de los procesos o actividades que competen al contador general de la empresa. NORMAS Y POLÍTICAS

ACTIVOS FIJOS Cada Jefatura o Unidad Departamental deberá de realizar lo siguiente: 1. 2.

Actualización mensual de la “tarjeta de responsabilidad” Individual de cada uno de los empleados de su departamento. Al momento de trasladar un activo asignado en su tarjeta de responsabilidad a otro departamento, deberá de documentar el traslado con la forma “traslado de activo”

ADMINISTRACIÓN Y CONTABILDAD Es responsable de lo siguiente:

Con relación a planilla de sueldos: 1. 2. 3. 4. 5.

6.

Realizar las planillas de sueldos y recibos de salarios del personal administrativo y operativo de la EFC. Revisar que todos los descuentos que deban aplicarse a la planilla sean operados. Realizar las retenciones correspondientes a asalariados y cuotas laborales del CSS. Llevar el registro de las licencias de empleados con el “control de permisos y/o vacaciones”. Emitir la planilla del CSS mensual con su respectivo recibo para el pago, cuadrado con la planilla de sueldos internas. Emitir certificados del CSS para los empleados y recibos de sueldos.

CALCULO Y PAGO DE IMPUESTOS Es responsable de lo siguiente : 1.

2.

16

Revisión del cálculo y emisión de formularios del pago de impuestos afectos, que estén debidamente cuadrados. Revisión y cálculo del Impuesto Sobre la Renta mensual, trimestral ó anual con el cierre del ejercicio contable.


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

Con relación a la información contable : 1. 2.

Revisar la presentación y pago de los Impuestos. Revisar que todas las conciliaciones bancarias se realicen adecuada y oportunamente (incluye las cuentas monetarias que no tienen movimiento).

REPORTES FINANCIEROS Revisión de la documentación que genera y entregan al departamento contable. 1. 2. 3. 4.

Revisar la información financiera (estados financieros e integraciones). Preparar Estados Financieros comparativos entre los presupuestos y la información real contable, informando a la gerencia administrativa financiera y junta directiva sobre las desviaciones más significativas. Preparar cuadro de disponibilidad, libro de bancos, cuentas por pagar y programación de cobros semanalmente. Elaboración y liquidación de caja chica (administración), para trámite de reembolso de fondos.

ARCHIVO Archivo de correspondencia del departamento de contabilidad: 1.

2. 3. 4.

Voucher con sus soportes. Facturas de gastos. Facturas de ventas. Boletas o Remesas de depósito monetarios.

CUENTAS POR PAGAR Solicitar autorización para la emisión de cheque para proveedores los días lunes de acuerdo a las “contraseñas de pago” emitidas en el momento de la recepción del documento correspondiente, detalladas en el reporte de cuentas por pagar semanal. SUPERVISIÓN 1. Revisar el cumplimiento de las actividades que desempeña la persona encargada de limpieza, expedientes de empleados y cualquier trámite necesario. 2. Cualquier trámite o actividad que le fuere asignada. 3. Velar por la compra de los insumos y útiles para limpieza. FECHA ELABORADO:

f) 17

Gerencia General

AUTORIZACIONES f)

Presidente y Rep. Legal


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

5.2

Área Fiscal 1. 2. 3. 4. 5. 6.

18

La empresa debe velar por el correcto registro de las operaciones contables, con personal capacitado, para el cumplimiento de la legislación fiscal vigentes en Panamá. Los impuestos deben ser calculados en base a datos oportunos y reales, cumpliendo con esto se logrará evitar pago de multas o reparos posteriores por el fisco.

Seguir con el cumplimiento de pagos en las fechas establecidas por las instituciones y el estado.

Realizar los registros contables de una forma correcta, verificando el cálculo de las reservas de pasivos laborales y de cuentas incobrables. Registrar las depreciaciones correspondientes a cada período en base a los registros auxiliares a implementarse.

Registrar las operaciones de la empresa de forma correcta y clara que permita obtener estados financieros apegados a las leyes vigentes.


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

VI. RECOMENDACIONES FINALES En base a los hallazgos encontrados en la evaluación se hacen las siguientes recomendaciones:

1. Realizar una revisión periódica de las operaciones que genera el departamento administrativo contable para supervisar, detectar contingencias y evitar posibles fraudes o sanciones que puedan dañar la estructura de las EFCs. 2. Establecer un sistema de control interno que frene el desorden que ocasiona que el capital de trabajo, no sea invertido de una forma adecuada.

3. Implementar un sistema de control interno por medio de Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Administrativos que ayude a la empresa a obtener eficiencia, eficacia en las operaciones y confiabilidad en los informes financieros.

4. Salvaguardar los activos de la empresa y prevenir posibles eventualidades (robo, uso inadecuado, pérdida, accidentes, otros)

5. Como Empresa legalmente constituida e inscrita con personería jurídica es muy importante cumplir con todos los compromisos Legales, Fiscales y Laborales adquiridos, tomando en cuenta que el ignorar la Ley no exime de responsabilidades.

6. Los requerimientos legales para las empresas comunitarias constantemente sufren cambios especialmente cuando de aspectos contables, fiscales, tributarios, laborales se refiere; por lo que se hace necesario que el recurso humano de las EFCs sujetas de estudio, estén en constantes capacitaciones en aspectos legales fiscales y laborales.

7. Es necesario que el Congreso General de las Comarcas a través de las instituciones gubernamentales competentes, considere el diseño de un plan de acción en conjunto en el cual se sumen esfuerzos de las organizaciones no gubernamentales que acompañan el proceso agroforestal en las Comarcas Emberá Wounaan y Guna de Wargandí, en Panamá.

8. Como producto del diagnóstico efectuado a las EFCs sujetas de estudio, se detectó debilidades operacionales específicamente en el área administrativo contable. De acuerdo a lo anterior, es necesario que instituciones gubernamentales y no gubernamentales acompañantes, unifiquen esfuerzos para no generar dualidad de actividades y se brinde una asistencia técnica bajo una metodología de trabajo “aprender haciendo”.

19


Diagnóstico Administrativo Contable a Empresas Forestales Comunitarias de las Comarcas Emberá-Wounan & Guna de Wargandi, Darién Panamá, C.A.

VII.

CONCLUSIONES

Las EFCs, fueron creadas por un bienestar social comunitario con el propósito de solventar las necesidades del día a día de sus habitantes, esto implicaría a su vez, seguir una serie de procesos de carácter jurídicos, administrativos-contables y culturales para matizarse entre sí y emprender una idea colectiva de negocio con un capital humano disponible para generar recursos económicos tomando en cuenta la sostenibilidad ambiental (Planes de manejo forestales) para garantizar la sustentabilidad de las empresas EFCs, derivados de las actividades agro-forestales como recursos (materia prima) existentes en sus Comarcas. En este sentido señalamos los siguientes puntos a la que las EFCs, están sujetas tantos en los niveles de subordinaciones jurídicas y administrativas como:

1. Las EFCs, están sujetas a las medidas de regulación establecidas por las entidades gubernamentales como DGI del Ministerio de Economía y Finanzas para presentar de carácter obligatorio los resultados (ingreso – egreso) de su año fiscal como parte de su declaración de renta. Subordinación jurídica.

2. Las EFCs, están sujetas a pagar impuestos a la Autoridad Nacional del Ambiente (ANAM) y a los Congresos Generales de las Comarcas Embera – Wounnaan y Guna de Waragandi por el aprovechamiento de los recursos naturales (forestal). Subordinación jurídica 3. Deben generar los estados financieros al final del periodo fiscal para realizar la declaración de renta y que los mismos sean tomado como base para las auditorias externas. Subordinación administrativa.

4. Disponer de Planes de Inversión anual con el objetivo de conocer la proyección de

los costos operativos, presupuestos operacionales y proyección de ventas de las EFCs. Dicho documento servirá para conocer el futuro rentable de la empresa a corto, mediano y largo plazo. Subordinación administrativa.

20


Diagnóstico Administrativo EFCs Darien Panamá