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INTRODUCCIÓN A LA GESTION DOCUMENTAL

DIEGO NICOLAS DIAZ DIAZ C160305_1

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencia De La Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística Gestión Documental Bogotá, 17 de Octubre de 2012


INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

DIEGO NICOLAS DIAZ DIAZ C160305_1

Prof. LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencia De La Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística Gestión Documental Bogotá, 17 de Octubre de 2012


TABLA DE CONTENIDO

Introducción Objetivos UNIDAD 1 1. Origen Gestión Documental. 2. Definición Gestión Documental a partir del concepto del Archivo General de la Nación (AGN) 3. Concepto de Documento y Documento de Archivo a partir del (AGN) 4. ¿Qué es el archivo General de la Nación y mediante cual Ley fue creado? 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el titulo V, Gestión de Documentos, Articulo 21? 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental (PGD) 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental (PGD)? 10. ¿Cuántos y cuales son los pasos de un Programa de Gestión Documental (PGD)? 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuales etapas comprenden. 12. Mencione por que es importante y cuales son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 13. Cuadro Normativo 14. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.


1. Origen de la Gestión Documental Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, los archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas de apoyo de la actividad administrativa. El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.


2. Definición Gestión Documental a partir del concepto emitido por el Archivo General de la Nación. Es el área responsable de planificar un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos, teniendo en cuenta de incluir procesos para incorporar y mantener información sobre las actividades y operaciones con el fin de facilitar su utilización y conservación de la documentación producida y recibida por la entidades desde su origen hasta su destino final. 3. Concepto de Documento y Documento de Archivo a partir del (AGN) Documento: Es todo aquello que contiene información independientemente de su soporte físico y que abarca todo lo que puede transmitir el ser humano, es donde se puede fijar información que actúa como testimonio sobre las actividades del ser humano. Documento de Archivo: Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación. 4. ¿Qué es el archivo General de la Nación y mediante cual Ley fue creado? Es una entidad publica del gobierno que promueve la conservación y consulta del legado documental, teniéndolo a disposición de la comunidad; el Archivo General de la Nación fue creado mediante la ley 80 del 22 de Diciembre de 1989 la cual hizo efectiva su creación como establecimiento publico del orden nacional, adscrito al Ministerio del Interior. Así se amplían los horizontes del Archivo y este organismo, renovado, pretende influir en los diversos ramos de la Administración Pública, concientizando a sus funcionarios de la importancia que tiene para el país el buen cuidado de los documentos que producen y están bajo su custodia, en todos los niveles gubernamentales, a lo largo y ancho del país. 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? Es un organismo a que esta destinado a planear y coordinar funciones archivísticas en toda una nación, conservando el patrimonio documental de un país y colocándolo al servicio de la comunidad para asi lograr homogenizar y normalizar los procesos archivísticos que facilitan la integración de las


instituciones que la conforman, para apoyar tareas como recopilación, conservación, investigación y difusión de los archivos que conforman una fuente de historia de nuestro país. 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Ley, por la cual se dicta la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000 7. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el titulo V, Gestión de Documentos, Articulo 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental (PGD)  Importancia de los documentos en los archivos.  Racionalización y control de la producción documental.  Reglamentación al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen para la conservación.  Permitir la recuperación de información rápida y eficazmente.  Imagen de los archivos dentro y fuera de las organizaciones como verdaderas unidades de información. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental (PGD)?  Administrativa: se enfoca, en la administración de la empresa, en aspectos como la transparencia, el aprovechamiento de materiales, y la eficiencia de la administración.  Económica: refiere a la evaluación del ahorro que genera la gestión de documentos, al evitar la conservación de documentos innecesarios y el buen aprovechamiento de los recursos destinados para la gestión documental.


 Planeación: diagnóstico, requisitos técnicos y requisitos administrativos. El Diagnóstico es entendido como la búsqueda e identificación de problemas, oportunidades y objetivos, así como el análisis y evaluación de las necesidades de información y mantenimiento del programa, además de planes de mejoramiento y planes de contingencia.  Requisitos Técnicos: se refieren a los instrumentos con los que se cuentan para llevar a cabo este programa documental, como pueden ser manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, tablas de valoración documental y tablas de retención documental entre otros. 10. ¿Cuántos y cuales son los pasos de un Programa de Gestión Documental (PGD)? Los pasos de un PGD son 8        

Producción de Documentos Recepción de Documentos Distribución de Documentos Tramite de Documentos Organización de los Documentos Consulta de Documentos Conservación de Documentos Disposición final de los Documentos

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuales etapas comprenden.  Facilitan el manejo de la información contribuyendo a la racionalización de la producción documental y así poder brindar un servicio eficiente y eficaz, controlando el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención que están estipulados; permitiendo garantizar la conservación de los documentos que tiene carácter permanente y así poder racionalizar los procesos administrativos.  Etapas:  INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN: 1. Compilación de la información institucional.


2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución.  ANALISIS E INTERPRETACIÓN RECOLECTADA.

DE

LA

INFORMACIÓN

1. Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental, y el resultado del análisis de los manuales e procedencia. 2. Valoración y selección Documental; y la encuesta de Estudio Unidad Documental.  ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TRD 1. Elaboración de la propuesta de las TRD. 2. Presentación y aval de la propuesta de TRD mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. 3. Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de documentos o a la instancia correspondiente, para el estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en elaboración. 4. Si la instancia competente hace observaciones a las TRD presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aplicación.  APLICACIÓN 1. Una vez elaborada y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando. 

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

Instructivo para su aplicación.

Normas para la organización de los Archivos de Gestión en concordancia con las TRD de cada oficina.


12. Mencione por que es importante y cuales son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. Permite el incremento potencial en la productividad empresarial facilitando ubicación y manejo de información y aun así reduciendo el exceso de documentos que por lo general se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Ventajas:        

Reducción del tiempo de consulta de documentos en papel Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos Reducción de los costos de Archivo Reducción en la recuperación de documentos Mejor servicio al cliente Reducción costos en tramites legales Satisfacción de los usuarios Facilidades de Búsqueda

13. Cuadro Normativo ENUNCIADO Art. 70. El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la entidad nacional. Ley 80/89. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación.

Ley 594/2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos Art. 20. Se garantiza a toda persona de expresar y difundir su pensamiento y opiniones.

EXPLICACION Constitucionalmente el estado es responsable de apoyar el fomento y acceso a la cultura de todos os ciudadanos.

Con esta ley se pudo constituir el Archivo General de la Nación; máxima autoridad de la archivística en Colombia. Se establece con el fin de regular la función archivística nacional para preservar el patrimonio documental. Todos los hombres nacen libres, por tanto gozan del privilegio de pensar y expresar sus pensamientos utilizando cualquier medio de comunicación.


Art. 74. Todas las personas tiene derecho a acceder a los documentos pĂşblicos salvo los casos que establezca la ley.

Por que son documentos de patrimonio de la humanidad y lo que en ellos se guarda o conserva es perteneciente al conocimiento e interĂŠs de todos los ciudadanos.

14. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.


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