Page 1


Simple Business Tools that will Enhance Operational &   Financial Performance of Your Business     Summary/Description  Smaller companies are often unaware of simple tools that can be used to improve business performance. They are  relatively cheap and easy to use. So what are they and what exactly do they do?    ______________________________________________________________________________________________    Some smaller businesses believe that business tools are only for larger companies. This could not be further from the  truth. Proper use of a number of simple business tools can seriously affect business performance by increasing both  operational  efficiency  and  profitability.  I  would  recommend  4  different  tools,  which  collectively  cost  about  $500.  They are intuitive and easy to use. So what are they?    • Mind Maps  • Business Health Check  • Business Planning Tools  • Microsoft Visio    Mind maps are computer based programs that you can purchase and download over the internet. They are a terrific  management tool in that they allow you to summarize an enormous amount of detail on a single page. Consider all  of the tasks you need to undertake in a week or a month and you will find that there is no way to keep on top of  everything  if  you  list  them  in  a  traditional  linear  fashion  in  a  notebook  or  on  several  sheets  of  paper.  Mind  maps  allow you to keep track of all of the important issues including key assignments for staff, performance measurement,  key  account  management,  strategic  development,  milestone  management,  to  mention  just  a  few.  They  also  allow  you to record details of meetings in a coherent and ordered way which facilitates excellent follow up. You may also  use them to brainstorm ideas with your team.     A  business  health  check  tool  allows  you  to  step  back  from  your  business  and  to  analyze  it  in  detail  using  several  hundred  well  targeted  questions.  A  good  one  will  focus  on  every  aspect  of  your  business  including  leadership,  management  style  and  capability,  operational  competence,  financial  management,  management  and  use  of  information, IT infrastructure, quality and effectiveness of staff, business planning and many more key measures. It is  similar to getting a management consultant to come into your business and look underneath the hood, except you  can do the diagnosis yourself and it is much more cost effective. The advantage is that it gives you a deep insight into  the here and now so that you can then plan your business’s future more coherently.    Business planning is often overlooked in small businesses. This can be a costly mistake. It makes little sense to allow  your business to drift on a day‐to‐day basis and for you to be simply reacting to situations rather than anticipating  and actively managing them. Every business needs a road map to keep it on track. A business plan allows you to build  a strong team culture with a shared vision of the future. If the whole team has clarity of purpose and is pulling well 

Visit to download other Business Articles, to view Business Advice Videos or to Discover the full range of products and services available  

together, then the business is going to perform substantially better. There are many business planning tools available  on the internet and some are even free. The ones you pay for tend to offer you more.    Microsoft Visio is a simple drawing tool that anyone can learn with as little as half an hour on the computer. There  are a multitude of uses it can be put to in your business from building marketing brochures and flyers to designing  standard  forms  and  stationery.  My  personal  favorite  use  of  Visio  is  for  drawing  business  process  workflows.  It  is  amazing to see with clarity how we go about doing things in our businesses when it is shown in a visual way on a  piece of paper. All of a sudden you notice the redundancy in the way that even the simplest activities are carried out.  This  facilitates  changing  your  business  processes  and  streamlining  them  to  be  more  efficient.  It  also  allows  you  to  coherently document your processes so that is no ambiguity about the way in which your staff executes them. This  can save you a lot of wasted time and money.     

BIO Resource Box  Niall Strickland is an MBA with more than 20 years of business coaching and management consulting experience  working with CEO’s in small and medium businesses. He can provide additional information about how to create  efficiencies in your business at     This article has also been published on 

Visit to download other Business Articles, to view Business Advice Videos or to Discover the full range of products and services available   

Simple Business Tools for Small & Medium Businesses  

Smaller companies are often unaware of simple tools that can be used to improve business performance. Some are relatively cheap and easy to...