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Serie: Management Was Smart Web mit ­Vertriebsmanagement zu tun hat

nextbusiness-IT 10-Punkte-Plan: Ihr erfolgreicher Weg durch das Internet

Teil 1: „Horizonterweiterung“ Aufgrund seiner rasanten Entwicklung und der Vielzahl seiner Einsatzmöglichkeiten ist es nicht unser Anspruch, sämtliche Themen aus der Welt des „Smart Web“ für Sie abzubilden. Immer mit Blickwinkel auf den Erhalt und Ausbau Ihrer Wettbewerbsfähigkeit haben wir hier stattdessen die entscheidungsrelevantesten Themenschwerpunkte für Sie identifiziert.

Teil 2: „Anwendungsszenarien“

In zehn exemplarisch entwickelten Szenarien zeigen wir Ihnen hier die aus unserer Sicht aktuell und zukünftig wichtigsten Wege auf, das Internet im Unternehmen bestmöglich einzusetzen. Ferner schaffen wir Ihnen im Anschluss an die Szenarien jeweils die Möglichkeit, wichtige Erkenntnisse zu vertiefen.

Nachgefragt und vorausgedacht: Fragen an den EDV-Sachverständigen Auf der linken Spur der Datenautobahn – Der nextbusiness-IT Smart-Web-Check DATEV Fingerzeig-Glossar: Fachtermini und Schlüsselsätze auf den Punkt gebracht

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Für alle Inhaber, Entscheider und Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen

Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Geschäftsvorgänge nutzen!

L

e b o r p e s e

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... und weitere

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ISBN 978-3-941038-12-7

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Auszug aus dem Inhalt:

Kompendium Nr. 10 von 10

WIE SIE das Internet zur Beschleunigung der Geschäftsvorgänge nutzen!

Smart WEb Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Geschäftsvorgänge nutzen!

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Smart Web: Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Gesch채ftsvorg채nge nutzen! Teil 1: Horizonterweiterung . . . . . . . . Seite 5-50 Teil 2: Anwendungsszenarien . . . . . . . Seite 51-90 + Services

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Teil 1: Horizonterweiterung

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Horizonterweiterung

Smart Web: Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Gesch채ftsvorg채nge nutzen!


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„Ein Tag ohne Internet: Das ist für uns schon nicht mehr vorstellbar!“

kommentar aus dem Mittelstand

Kerstin Straßburger und Jens Richter, Zahntechnik Kerstin Straßburger, Rochlitz „Im Jahr 2000, als wir begannen, das Internet das erste Mal für unsere Zwecke zu nutzen, war es in unseren Augen eigentlich schon ,fünf nach zwölf’. Unsere Homepage erlaubt es uns, auch Präsenz nach außen zu zeigen. Ein Teil unserer Aufträge kommt entsprechend bereits aus dem Ausland – und das nicht nur aus dem europäischen. Kurz gesagt: Ohne Internet zu arbeiten, ist für uns heute nicht mehr vorstellbar. Dieser Trend wird uns von den Kunden immer wieder bestätigt. Auch unsere langjährigen Kunden aus der Region nutzen den Kontakt via Internet oftmals lieber, als im Auto eine halbe Stunde oder Stunde zu uns zu fahren und ihren Auftrag bei uns vor Ort persönlich zu besprechen. Der Ausbau des Internetservice ist daher nur folgerichtig. In unserem speziellen Fall nutzen wir beispielsweise die schnellen und komfortablen Datenkanäle, um Bilder von Kieferoder Mundsituationen zu übertragen. Wir

haben damit umgehend einen Eindruck vom Kunden und seinen Wünschen und können uns dann am Telefon besser über die anstehenden Arbeiten austauschen. Wir sind uns sicher, dass sich im Mittelstand die Nutzung des Internets für das eigene Geschäft allgemein weiter ausweiten wird. Denn sind wir doch einmal ehrlich: Es gibt ja jetzt schon eigentlich fast nichts mehr, dass nicht in irgendeiner Weise über das Internet abgewickelt werden könnte. Trotz einer guten Planung kann man natürlich nicht erwarten, dass sich die Internet­ aktivitäten von heute auf morgen lohnen. Einen gewissen Zeitraum sollte man der neuen Präsentationsform zugestehen. Dennoch: Eine erste, auch kleine, Präsentation des eigenen Unternehmens im Internet können wir nur jedem empfehlen. Der weitere Ausbau ist dann sicher branchen- und unternehmensabhängig. Wir dachten auch zu Beginn: Lohnt sich das wirklich? Nachdem nun viele unserer Geschäftsabläufe über das Internet abgewickelt werden, können wir uns diese Frage mit einem klaren ,Ja’ beantworten!“

Smart Web – Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Geschäftsvorgänge nutzen!


10 IT-Leitthemen sorgen für mehr Durchblick! Kostenlos für alle registrierten Nutzer

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Artikel 8: Sicherheit

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Sicherheit geht vor – Hat Ihr Unternehmen klare Richtlinien für die Internetnutzung? „Das Internet revolutioniert Unternehmen“, so das Wall Street Journal. Um sicherzustellen, dass diese Revolution fortschrittlich und gewinnbringend für Sie ausfällt, sollten die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen für die Nutzung dieses Mediums sensibilisiert und ausreichend technische Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

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Unser Tipp: Implementieren Sie technologische Sicherheitsvorkehrungen wie eine Firewall, Spam-Filter für den E-Mail-Verkehr oder einen stets aktueller Virenscanner. Und erarbeiten Sie ein klar strukturiertes Richtlinienmodell, dem sich jeder Mitarbeiter verpflichten muss.

 Wer was darf … Einerseits steht fest, dass Sie etwa beim Verschicken und Empfangen von E-Mails und deren Anhängen, durch das Nutzen von Kommunikationstechnologien wie Voice over IP oder das Senden von Direktnachrichten via Internet niemals hundertprozentig sicher sind. Ferner nimmt durch intensiveres Surfen im weltweiten Netz – auch während der Arbeitszeit – die Gefahr sogenannter Drive-by-Downloads, also des unbewussten Herunterladens www.nextbusiness-it.de

schädlicher Software, zu. Andererseits schafft die umfassende Nutzung des World Wide Web Routine im Umgang mit dem Medium. Das kann auf die täglichen Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter und am Ende auf das gesamte Unternehmen einzahlen. Der Umfang muss hierbei natürlich genau eingegrenzt werden. Die Erfüllung der Arbeitspflichten darf darunter ebenso wenig leiden wie beispielsweise die Hardware der IT.

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Unser Tipp: Definieren Sie die Umfänge für das Surfen auf zulässigen Websites und schaffen Sie klare Zugangsberechtigungen für die Inhalte sowie für das Herunterladen fremder Software, die Auslastung der verfügbaren Bandbreite oder auch für das Öffnen von E-Mail-Anhängen.

 Sensibilisierung von oberster Stelle Zumeist ist es nicht der böse Wille, der vertrauliche Informationen nach außen gelangen lässt. Vielmehr ist das unautorisierte Verlassen von Wissen in aller Regel auf fehlende Sensibilität gegenüber Betriebsinterna zurückzuführen. Eine falsche Twitter-Meldung, ein „Satz zu viel“ beim Chatten über den Instant Messenger oder am Arbeitsplatz gegenüber dem Kunden sowie der Versand eines Anhangs in einer E-Mail, der da eigentlich gar nicht hingehört – in den Weiten des Internets können Sie die Verbreitung dieser Informationen nicht mehr stoppen. Dasselbe gilt für unsachgemäßes „Plaudern“ der Mitarbeiter beispielsweise in sozialen Netzwerken, auf Webseiten oder

Artikel 8: Sicherheit

A

ls Informationsquelle und als zentrales Kommunikationsmedium ist das Internet beim Großteil der mittelständischen Betriebe zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Kaum ein Arbeitsplatz, der heute nicht mehr zumindest über einen Internetanschluss und ein firmeneigenes E-Mail-Konto verfügt. Egal ob die Autowerkstatt, der Friseur um die Ecke oder der Malereibetrieb im Ort – Aufträge, Reservierungen oder Nachfragen der Kunden gehen immer häufiger auf elektronischem Weg beim Unternehmen ein. Dass dies in den meisten Fällen mit einer klaren Aufwandserleichterung verbunden ist, scheint unstrittig. Doch die Öffnung in die Welt des Internets bringt auch Gefahren mit sich, für die Sie von vorneherein gewappnet sein sollten.


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in öffentlichen Foren. Durch die starke Vernetzung sind im Internet nahezu alle Personen und Bewegungen nachvollziehbar geworden. Der Glaube an Anonymität ist die größte Fehleinschätzung in Bezug auf die Internetnutzung. Unser Tipp: Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Hand, leben Sie ihnen Sicherheitsbewusstsein vor und unterstützen Sie sie, indem Sie ihnen beispielsweise arbeitstechnische EMail- und spezielle Webschulungen mit Fokus auf die Vermeidung von Gefahren durch das Internet ermöglichen.

 Nichts ist für die Ewigkeit Das Internet verändert sich, Ihre Mitarbeiter verändern sich und so auch Ihr Unternehmen. Entsprechend sollten auch die Regeln der Internetnutzung nicht wie in Stein gemeißelt sein, sondern sich diesem Wechsel anpassen. Beobachten Sie, wie gerade die junge Generation Ihrer Mitarbeiter das Internet nutzt und welche neuen Anwendungsmöglichkeiten durch Ihre Richtlinien vielleicht verhindert werden! Nur so können Sie gegebenenfalls schnell reagieren und Ihr eigenes Unternehmen auf der Datenautobahn „beschleunigen“ lassen. l

TOP 1 – Der sichere Umgang mit dem Internet „Aus unserer Sicht werden die Gefahren im Umgang mit dem Internet in Unternehmen allgemein enorm unterschätzt. Mitarbeiter machen sich oftmals nicht klar, was sie tatsächlich mit ihren Aktivitäten im Internet bewirken, und die Geschäftsführer wissen nur selten, in welcher Haftung sie stehen.

Artikel 8: Sicherheit

Gerade die Sensibilisierung der Mitarbeiter wird immer wichtiger, denn die Sicherheitsbedrohung ,von innen‘ steigt. ,Social Engineering‘ – also die Manipulation von Menschen, um an Daten zu gelangen – steht hier ganz weit oben. Daher bedarf es gezielter Maßnahmen und regelmäßiger Aufklärung durch die Geschäftsführung. Denn die Mitarbeiter verfügen mit dem Internet über ein Werkzeug, das bei falscher Handhabung der ganzen Firma schaden kann. Oft fehlt hier einfach ein entsprechendes Sicherheitsbewusstsein. Den umfassenden Überblick, den müssen sich Unternehmer vor allem verschaffen. Dabei können Beratungsstellen wie die NIFIS oder Kongresse, Messen und Veranstaltungen zum Thema ,Sicher im Internet‘ unterstützen. Es muss nicht immer nur die hundertprozentige Lösung sein – denn auch kleine Schritte helfen!“ Mathias Gärtner, Dipl.-Ing. und 2. Vorstand der Nationalen Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit (NIFIS e. V.), www.nifis.de

Smart Web – Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Geschäftsvorgänge nutzen!


nextbusiness-IT 10-Punkte-Plan:

Ihr erfolgreicher Weg durch das Internet Anhand des folgenden 10-Punkte-Plans können Sie mit einem Blick abgleichen, inwiefern Sie sich bereits mit dem Thema „Smart Web“ in Ihrem Unternehmen beschäftigt beziehungsweise welche Maßnahmen Sie auf diesem Wege bereits ergriffen haben.

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Umsetzung Ihrer strategischen Leitlinien und Ziele unterstützen kann. (2) Eigeninitiative zeigen: Sie setzen sich konsequent mit den neuen Verbreitungskanälen, die sich Ihnen durch das Internet bieten, auseinander. (3) Sicherheit gewährleisten: Sie wissen, dass die digitale Öffnung Ihres Unternehmens nach außen umfassende Schutzmechanismen benötigt. (4) Strukturen bereitstellen: Sie arbeiten schon heute daran, Entwicklungen des Internets in Ihrem Unternehmen möglichst reibungslos integrieren zu können, und bedenken die notwendigen Neugestaltungen. (5) Innovation zulassen: Sie sind grundsätzlich dazu bereit, neue Wege zu gehen, und reagieren offen auf Impulse aus der digitalen Welt. (6) Erfahrungen teilen: Für Sie ist es selbstverständlich, Ihr Wissen mit allen Beteiligten auszutauschen und damit den Prozess hin zum erfolgreichen IT-Einsatz zu beschleunigen. (7) Kapazitäten überwachen: Sie sind sich bewusst, dass der professionelle Umgang mit dem Internet Ressourcen beansprucht, und wissen diese – gegebenenfalls durch Hinzuziehen eines externen IT-Partners – einzuplanen. (8) Verfügbarkeit erhöhen: Sie sehen die allgegenwärtige Zugriffsmöglichkeit auf Informationen und Dienstleistungen als zentrale Erfolgsfaktoren. (9) Mitarbeiter integrieren: Ihnen ist es wichtig, Ihre gesamte Belegschaft an diesen Entwicklungen teilhaben zu lassen, und leisten hier erfolgreich Überzeugungs­ arbeit. (10) Ideal vorleben: Sie handeln nach dem Vorsatz, den Mitarbeitern – damit diese das digitale Medium auch wirklich akzeptieren – den richtigen Umgang mit dem Internet vorzuleben.

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SErvice: 10-Punkte-Plan

(1) Strategie festlegen: Sie sind generell der Ansicht, dass das Internet Sie bei der


Nachgefragt und vorausgedacht:

SErvice: IT-Investitionsplaner für den Mittelstand

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Fragen an den EDV-Sachverständigen

Dr. Christian Wolff ist öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Systeme und Anwendungen der Informationsverarbeitung

IT-Investitionen sind immer verbunden mit der Erwartung, Geschäftsabläufe besser und schneller zu gestalten. Leider platzen solche Träume immer wieder aufgrund von Fehlern in der Vorbereitung und Implementierung oder aufgrund unprofessionellen Vorgehens. Um hier die gefährlichsten Klippen zu „umschiffen“ und Fehler bei der Umsetzung zu vermeiden, beantwortet Ihnen Dr. Wolff – übrigens nicht nur in diesem, sondern in jedem unserer Kompendien – als herstellerunabhängiger Experte Ihre wichtigsten Fragen. Diesmal zum Thema „Smart Web“.

Smart Web – Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Geschäftsvorgänge nutzen!


Generell gilt: Wer im Internet Unternehmensinformationen zur Verfügung stellt, macht sich angreifbar. Daten können ausspioniert oder verändert, die Funktionen eines Webportals missbraucht werden. Ich kann aus meiner Erfahrung berichten, dass es Online-Shops gibt, bei denen – zugegebenermaßen mit einigen Tricks – zum Beispiel Preise und Zahlungsbedingungen bei der Bestellung geändert werden können. Bei Portalen für geschlossene Benutzergruppen – also mit Log-on und Passwort – ist es nicht selten möglich, geeignete Benutzeraccounts auszuspionieren oder sogar die Liste aller registrierten Benutzer auszulesen. Bei integrierten E-Mail-Benachrichtigungsdiensten oder Formularen zum Hinterlassen einer Nachricht konnte ich schon feststellen, dass es technisch machbar war, sowohl Absender als auch Empfänger zu verändern. Das heißt aber nicht, dass Webanwendungen nicht sicher zu gestalten wären. Wichtig ist, dass ein professioneller ITDienstleister diese potenziellen Gefahren für Sie erkennt bzw. diese mit einem angemessenen Schutzmechanismus abwehrt.

 Welche Anforderungen neben der Sicherheit sind Ihrer Meinung nach außerdem an Webanwendungen zu stellen? Sicherheit hat immer auch etwas mit Revisionsfähigkeit zu tun. Das heißt, es sollte für einen bestimmten Zeitraum nachvollziehbar sein, wer sich beispielsweise an dem System über das Web angemeldet www.nextbusiness-it.de

hat oder wer intern geschäftsrelevante Daten – wie zum Beispiel Preise oder Produkteigenschaften – geändert hat.

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Sicherheit hat indirekt aber immer auch etwas mit der Wartbarkeit eines Systems zu tun. Internetanwendungen müssen öfter angepasst und ständig auf Sicherheitslücken – gegebenenfalls auch durch Externe – überprüft werden. Natürlich müssen Webportale ständig verfügbar und die Inhalte aktuell sein. Oft vergessen werden der Aspekt der Benutzerfreundlichkeit und ein ansprechendes Design. Sie dürfen nicht vergessen, dass über eine Webanwendung nicht nur das Image, sondern auch emotionale Aspekte wie Vertrauen oder Technologieführerschaft vermittelt werden.

 Was sollte ich hier bei der Beauftragung eines externen IT-Dienstleisters berücksichtigen? Er sollte auf jeden Fall die nötige Erfahrung, gegebenenfalls auch Branchenkenntnis, mitbringen. In Form eines kleinen Lastenheftes sind durch den Auftraggeber die Geschäftsprozesse zu beschreiben, auf die es wirklich ankommt. Und am besten ist es, wenn die Ziele in Form von messbaren Kennzahlen vorgegeben werden können. Je nach Art der Daten sind mit diesem Dienstleister Geheimhaltungsvereinbarungen oder gemäß Bundesdatenschutzgesetz § 11 Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung zu schließen. l

SErvice: IT-Investitionsplaner für den Mittelstand

 Welche Gefahren ergeben sich aus dem Einsatz intelligenter Webanwendungen?


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In 45 Minuten werden die Leitthemen aus den unterschiedlichsten 足Perspektiven beleuchtet. Alle Webcasts 足 stehen in voller L辰nge im nextbusiness-IT Webcast-Archiv online zur Verf端gung. Kostenlos!

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TEil 2: Anwendungsszenarien

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Anwendungsszenarien

Smart Web: Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Gesch채ftsvorg채nge nutzen!


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Internet als zentrale Informationsquelle: „Social Communities“ helfen, Wissensmanagement zu optimieren

 P  roblemstellung:

Anwendungsszenario 6: Social Communities

Unzureichender Wissensaustausch soll verbessert werden

E

ine Internetagentur in Stuttgart entwickelt für ihre Kunden Unternehmensportale und Intranetlösungen zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Darüber hinaus bieten die 18 Mitarbeiter der Agentur Unternehmen Unterstützung beim Online-Marketing und bei der Suchmaschinenoptimierung. Damit hat der OnlineDienstleister offensichtlich einen Wachstumsmarkt entdeckt und benötigt schon bald Mitstreiter, um die eingehenden Aufträge erfüllen zu können. Doch das Unternehmenswachstum bringt auch neue Herausforderungen mit sich. Eine Frage ist, wie das im Unternehmen und bei den Mitarbeitern angesammelte Wissen „sichergestellt“, effizient genutzt und bei Bedarf mit den Geschäftspartnern und anderen Experten geteilt werden kann. Denn Wissen ist eine extrem wichtige Ressource, die gerade Kleinunternehmen häufig nicht optimal nutzen und damit viele Möglichkeiten verschenken. Diesen Fehler will die Agentur nicht machen. Da die Informationsverbreitung per E-Mail nicht effizient ist und das Wissen im und außerhalb des Unternehmens anderweitig geteilt und dokumentiert werden muss, sollen innovative Lösungen gefunden werden, Know-how und Expertise so gut wie möglich nutzbar zu machen.

Smart Web – Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Geschäftsvorgänge nutzen!


 L  ösung:

Interaktive Wissensplattformen sorgen für Know-how-Gewinn

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B

Das Wiki der Agentur gilt als zentrale Informationsquelle, bei der jeder Mitarbeiter alles sehen und ändern kann, wobei sichtbar dokumentiert wird, wer Beiträge erstellt oder verändert. Der verbesserte Informationsaustausch ist aber nicht allein auf Mitarbeiter beschränkt. Auch Kunden erhalten eingeschränkte Zugriffsrechte und können somit auf projektbezogene Informationen zugreifen und sich aktiv an der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern beteiligen. Damit aber nicht genug: Die Agentur sucht nach weiteren Möglichkeiten, Wissen auch mit anderen Experten auszutauschen. Sie findet diese beispielsweise in einem Online-Business-Portal. Sie gründet dort eine eigene Expertengruppe, in der neue Themen und Trends von einem Mitarbeiter des Online-Dienstleisters regelmäßig mit anderen diskutiert werden. Das Feedback ist überwältigend. Durch täglich neu hinzukommende Mitglieder können neben dem enormen Wissensgewinn auch einige neue Kunden akquiriert werden.

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Anwendungsszenario 6: Social Communities

asis des Wissensmanagements bei der beschriebenen Internetagentur wird der konsequente Einsatz eines WikiSystems. Hier wird das gesamte Wissen des Unternehmens gesammelt. Ein Wiki ist normalerweise unstrukturiert. In diesem Fall werden aber Strukturen geschaffen. Diese orientieren sich an den Abteilungen, darunter Akquise und Kundenbetreuung, Human Resources, PR, Einkauf und Projekte.


 V  orteile:

Social Communities

Anwendungsszenario 6: Social Communities

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Direkter wirtschaftlicher Nutzen

Indirekter wirtschaftlicher Nutzen

Virtueller Nutzen intern und extern

• In den Köpfen der Mitarbeiter vorhandenes Wissen wird ins ganze Unternehmen getragen, was zu einer erhöhten Wirtschaftlichkeit und Leistungssteigerung führt • Produktivitäts- und Umsatzsteigerung • Externes Wissen findet über den Austausch mit Experten seinen Weg ins Unternehmen

• Der Erfahrungsaustausch mit anderen Experten in einer offenen Social ­Community steigert eigenes Know-how, das gewinnbringend eingesetzt werden kann • Verbesserte Kunden­ bindung • Social Communities eignen sich auch zur Kundenakquise

• Optimierter Informationsaustausch und Informationsfluss, sodass Wissen jederzeit für jeden verfügbar ist • Kunden können von Anfang an in die Projekte eingebunden werden • Die Entwicklung von Projekten kann auch vom Kunden Schritt für Schritt mitverfolgt werden • Innovatives Image beim Kunden • Optimierter Kundenservice • Anbindung an das interne Wissensmanagement und der Verweis auf die Teilnahme in Social Communities erhöhen den Mehrwert für den Kunden

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Zusammenarbeit der Zukunft: „Collaboration“ spart Zeit und Geld

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for downloading. Enjoy using.  Problemstellung:

E

s gibt unzählbare Seminare zum Training von Präsentationstechniken. Trotz dieses Überangebots gibt es nach wie vor viele schlecht ausgearbeitete Präsentationen. Daher, so sollte man meinen, bietet sich hier für Präsentationsberater ein gewaltiger Markt. Doch oft wird aus Zeitmangel eine Fortbildung vor sich hergeschoben, zumindest solange die Präsentationen der Mitbewerber auch nicht besser sind. So ist der Kampf von entsprechenden Trainern um Kunden, die an ihren Vorträgen etwas ändern wollen, hart. Eine selbstständige Trainerin hat sich deshalb eine Nische gesucht, indem sie sich nur auf die didaktische Seite der Präsentation konzentriert. Damit ist eben nicht allein die Gestaltung von Folien gemeint, sondern der grundsätzliche Aufbau des Vortrages. Einmal betrifft es die Praxis, Vorträge in einer entsprechenden Präsentationssoftware auszuarbeiten, denn das führt immer zu einer Art Aufzählung, die den Spannungsbogen kostet. Andererseits fehlen zum Beispiel bei Verkaufspräsentationen häufig durchgängige Nutzenargumentationen. Um gemeinsam mit ihren Kunden Dokumente verbessern zu können, ohne jedes Mal vor Ort sein zu müssen, sucht sie nach einer Lösung, die ihr eine effiziente Zusammenarbeit von ihrem Computerarbeitsplatz aus ermöglicht.

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Anwendungsszenario 9: Virtuelle Dienstleistungen

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 L  ösung: 80

Collaboration-Tools im Internet für virtuelle Beratung nutzen

Anwendungsszenario 9: Virtuelle Dienstleistungen

D

ie Trainerin entscheidet sich dafür, ein Webconferencing-Tool einzusetzen. Sie berät und trainiert ihre Kunden nun telefonisch am Bildschirm mit Unterstützung von Online-Dokumenten, die gemeinsam und gleichzeitig eingesehen und bei Bedarf bearbeitet werden können: Mithilfe der Webkonferenz-Software zeigt sie ihren Kunden, die an ihrem eigenen Computer sitzen, ihren Bildschirm. Die Software ist zuverlässig, sehr funktionell und intuitiv zu bedienen. Die Trainerin betritt mit ihrem Präsentationstraining per Webconferencing erfolgreich Neuland in ihrer Branche. Die Lösung ist zeit- und kostensparend, sowohl für sie als auch für den Kunden. Trainingsverlauf, Inhalte und Zeitplan können genau auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten werden. Daraus ergeben sich intensive Kundenbeziehungen und Folgeaufträge. Die Präsentationsberaterin nutzt die Webconferencing-Technologie darüber hinaus für ihre Kundenakquise. Skeptische Interessenten und Neukunden sind schneller bereit zu einer unverbindlichen Leistungspräsentation am Telefon als zu einem persönlichen Termin. Sie gibt auch gleich einen Vorgeschmack darauf, wie effizient diese Art von Beratung und Training verlaufen kann. So erhöht die praxisnahe Präsentation des Angebotes die Chance auf einen Auftrag.

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 V  orteile:

Collaboration über das Internet

Direkter wirtschaftlicher Nutzen

Indirekter wirtschaftlicher Nutzen

Virtueller Nutzen intern und extern

• Zeitersparnis durch schnellere Abwicklung von Projekten • Reduzierung ­ der Reisekosten • Deutlich mehr Zeit für das eigentliche Geschäft, dadurch höherer Durchsatz

• Wettbewerbsvorteile ­werden geschaffen • ☛ Zusammenarbeit in ­Echtzeit, dadurch können Vorschläge schneller ­umgesetzt werden • Beratung kann Prozess­ begleitend stattfinden, ­ohne vor Ort sein zu müssen

• Zugriff auf entfernte PCs via Internet; der Bildschirm des Kunden wird eingesehen und remote übernommen • Möglichkeit, den Inhalt des eigenen Bildschirms via Internet zu präsentieren • Jede Anschaltung wird lokal auf dem PC ­protokolliert • Beide Partner können wählen, welche Anwendungen jeweils für den anderen sichtbar sind • Verbesserte Bindung durch zufriedene Kunden

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Anwendungsszenario 9: Virtuelle Dienstleistungen

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Impressum 98

Herausgeber und Verlag:

G+F Verlags- und Beratungs- GmbH Kapellenstraße 46 76596 Forbach Telefon: (0 72 20) 2 13 Telefax: (0 72 20) 2 15 E-Mail: info@gf-vb.de Internet: www.gf-vb.de Geschäftsführer: Andreas R. Fischer Redaktion: Jürgen Bürkel v. i. S. d. P. Tatjana Feiler Guntram Stadelmann Volker Neumann Jana Behr Autoren: Prof. Dr. Stefan Bieletzke Marcel Schneider Daniel Weichert Stefan Meisel Mathias Gärtner Ossi Urchs Dr. Christian Wolff Produktion: Strattack GmbH

Service: Impressum

Druck: Bonifatius Druck, Paderborn Bildnachweis: Alle Bildrechte liegen

329-53323-0909-1019 klimaneutral gedruckt

Dieses Kompendium einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für die ganze oder teilweise Vervielfältigung, Bearbeitung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie die Einspeicherung oder Verarbeitung in elektronische Medien, elektronische Systeme oder elektronische Netzwerke. Alle Angaben, trotz sorgfältiger redaktioneller Bearbeitung, ohne Gewähr. Fremdbeiträge geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder. Wir weisen darauf hin, dass hier verwendete Soft- und Hardwarebezeich­nungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, markenoder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

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Kurzprofil: Die G+F Verlags- und Beratungs- GmbH setzt sich seit 1993 für die Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität mittelständischer Unternehmen durch den gezielten Einsatz und die konsequente Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ein. Hierbei sieht sich G+F in einer Vorreiterrolle, wenn es um die Entwicklung von Initiativen und partnerbasierten Kampagnen für den Mittelstand geht. Ferner moderiert das Unternehmen Netzwerke, nimmt IT-Themen punktuell unter die Lupe, bereitet diese Themen redaktionell auf, vermittelt Entscheidern relevantes Wissen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen. Ferner ist G+F unter anderem Initiator des Transfernetzwerks BestPractice-IT, Veranstalter des führenden deutschen Querdenkerkongresses BusinessForum Mittelstand in Baden-Baden sowie Begründer der bundesweiten IT-Leitthemen­kampagne nextbusiness-IT. G+F ist mit seinen Tochterunternehmen pfg GmbH und onpractice GmbH an den Standorten Forbach/Schwarzwald, Baden-Baden, Hamburg sowie Helsinki/Finnland vertreten. www.nextbusiness-it.de www.bestpractice-it.de www.businessforum-mittelstand.de www.gf-vb.de

bei den jeweiligen Eigentümern. Powered by: ISBN 978-3-941038-12-7

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nextbusiness-IT UNTERNEHMERBRIEF:

Alle Leitthemen kompakt und verständlich aufbereitet! Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen

 Sofort reinschauen oder später lesen!  Live-Preview  PDF-Download

Nr. 01/09

Unternehmerbrief Mobile Workforce

WIe sIe mIt mObIlen endgeräten uneIngeschränkt arbeIten!

Hätte Ihr Akkuschrauber ein Display, so könnten Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen Sie auch damit Nachrichten lesen!

Nr. 02/09

Unternehmerbrief

DyNamic iNfrastructure

WIe sIe It-kapaZItäten FlexIbel gestalten!

Die Formel erfolgreicher Nr. 03/09 Unternehmens-IT: dynamisch = reaktionsschnell übergreIFenden It-lösungen dIe kommunIkatIon VereInFachen! +mItleistungsfähig

Editorial sehr geehrte damen und herren, die signifikante rolle mobiler endgeräte gerade auch in Ihrem betrieb ist heute sicherlich unstrittig. denken sie nur etwa an die abstimmung mit Ihren kunden oder die technische dienstleistung, die Prüfung von Waren und lagerbeständen vor Ort oder den baustellendialog. Ihre mitarbeiter müssen in der lage sein, von jedem standort aus daten Ihrer kunden zu empfangen und diese dann an die Zentrale zu übertragen.

Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen

Vorausgesetzt, sie nehmen als fortschrittlicher unternehmer – und davon gehen wir aus – Ihre Zukunft fest in die hand, empfehlen wir Ihnen, die Inhalte des vorliegenden unternehmerbriefs aktiv als anleitung zu nutzen; als anleitung, die Ihnen und Ihren mitarbeitern gleichermaßen dabei helfen soll, dem technischen Fortschritt und den sich verändernden arbeitsabläufen mithilfe mobiler endgeräte vollUNified CommUNiCatioN WIe sIe ständig zu folgen!

Unternehmerbrief

Wir wünschen uns, dass sie Informationstechnologien nicht als „notwendiges übel“, sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen.

Handeln Sie nach dem MiniMax-Prinzip: Minimale Gerätezahl – maximale Kommunikation!

Ach du liebe ZeIT!

haben sie Fragen oder anregungen? dann zögern sie nicht und möglicherweise wird ja auch in Ihrem unternehmen nicht mehr ausbesuchen sie uns im Internet unter www.nextbusiness-it.de. schließlich „fest“ am arbeitsplatz gearbeitet? OderEditorial aber sie tragen Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu treten! sich schon mit dem gedanken, Ihre geschäftsabläufe ganzheitlich Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen auf die anforderungen des mobilen arbeitens umzustellen? Vorausgesetzt, sie nehmen als fortschrittlicher unternehmer – und sehr geehrte damen und herren, Ihr davon gehen wir aus – Ihre Zukunft fest in die hand, empfehlen Wir sind der festen überzeugung, dass mobiltelefonie, Pdas oder wir Ihnen, die Inhalte des vorliegenden unternehmerbriefs aktiv als eine nicht nur zuverlässige, sondern auch anpassbare It-Infrastruktur Guntram Stadelmann smartphones auch in Ihrem alltag eine rolle spielen – ob nun überanleitung zu nutzen, die Ihnen und Ihren mitarbeitern gleichermaßen kann Ihrem unternehmen in bezug auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit Redaktion nextbusiness-IT geordnet oder zumindest partiell. deshalb sehen wir es als unsere dabei helfen soll, dem technischen Fortschritt und den sich große Vorteile bringen. aufgabe, dieses entscheidungsrelevante thema für sie verständlich verändernden arbeitsabläufen mithilfe einer dynamischen Process INtegratIoN und lesbar zu machen. WIe sIe mIt durchgängIgen It-abläuFen dIe eFFIzIenz It-Infrastruktur zu folgen! mit der nutzung externer server oder dem spontanen und flexiblen Zugriff auf It-dienstleister haben sie stets die möglichkeit, Wir wünschen uns, dass sie It nicht als „notwendiges übel“, sondern sich veränderten wirtschaftlichen und unternehmensrelevanten als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen. anforderungen schnell anzupassen.

„Mobile Workforce“ komplizierter als nötig

Bitte folgen! Ihre Geschäftsanforderungen geben der IT die Marschrichtung vor

(gefunden im Internet)

steIgern!

haben sie Fragen oder anregungen? dann zögern sie nicht und besuchen sie uns im Internet unter www.nextbusiness-it.de. zwei der wesentlichen Ziele der unified communication – damit sie Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu sich wieder mehr auf Ihr kerngeschäft auf Ihre kunden, anstatt und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen Nr. 05/09 Für alleund Inhaber, entscheIder treten! nur auf die bedienung und das mitnehmen all Ihrer endgeräte thema verständlich für sie aufzubereiten. konzentrieren können. Ihr sicher bevorzugen auch sie in Ihrem unternehmen abläufe und Passende technologien gibt es für jedes unternehmen, und sie systeme, die sich vereinfachen und vereinen lassen – doch Volker Neumann werden auf den nachfolgenden seiten erkennen, dass sie von deren das ist in unserer modernen Welt gar nicht mehr so einfach. Redaktion nextbusiness-IT einsatz maximal profitieren können! gerade in der internen wie auch externen kommunikation Ihres MaNaged ServiceS WIe sIe Von deZentralen It-dIenstleIstungen ProFItIeren! unternehmens sind in den letzten Jahren viele neue ansprache- und Wir wünschen uns, dass sie It nicht als „notwendiges übel“, kontaktmöglichkeiten hinzugekommen, sodass sie nicht mehr jede sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen. anfrage umgehend beantworten können. egal, ob sie täglich viele e-mails bekommen, zeitgleich Faxe eingehen oder das telefon klingelt: Ihre kunden und Partner erwarten haben sie Fragen oder anregungen? dann immer einen schnellen service und die aktuellsten Informationen. „Wichtiger als ein einmal perfektioniertes statisches Konsolidierungs-Mapping ist die Entwicklung eines zögern sie nicht und besuchen sie uns im nur was tun, wenn die daten just in dem moment nicht zur flexiblen Prozesses für die dynamische Relokation von Server-Kapazität. Workloads verändern sich Internet unter www.nextbusiness-it.de. Verfügung stehen, sie die relevanten dokumente auf dem desktop ständig. Darauf schnell und dynamisch reagieren zu können ist ein Kernziel,Editorial insbesondere in frühen Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt in der Firma gelassen haben oder unterwegs sind und mit Ihrem Stadien der Virtualisierung.“ zu treten! smartphone nicht auf den unternehmensserver zugreifen können? (gefunden im Internet) Wenn dies der Fall ist, empfehlen wir Ihnen, die Inhalte des liebe leserinnen und leser, vorliegenden unternehmerbriefs als anregung zu nutzen! setzen Ihr mit dem unified-communication-ansatz bekommen sie lösungen sie sich mit den sich verändernden arbeitsabläufen und den überschlagen sie einmal im kopf, wie viele dokumente tagtäglich in und Impulse an die hand, wie sie mit nur einem endgerät nahezu anforderungen Ihres unternehmens an eine flexible It auseinander Ihrem unternehmen erstellt und verwaltet, wie viele kunden betreut Volker Neumann alle anstehenden kommunikationsanforderungen erfüllen können. www.nextbusiness-it.de Ihre bibliothek des modernen It-Wissens und erhalten sie einblicke in die möglichkeiten der Ihnen zur werden und wie viele auslieferungen Ihr haus verlassen. daneben Redaktion nextbusiness-IT erreichbarkeit und weniger komplexe kommunikationsprozesse sind Verfügung stehenden technologien. muss das rechnungswesen aktuell gehalten und die Finanzen im blick behalten werden. Ihre geschäftsprozesse erfordern eine It, die Wir wünschen uns, dass sie It nicht als „notwendiges übel“, allen belangen genügt! sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen. Wir meinen, dass die tief greifenden Veränderungen am markt haben sie Fragen oder anregungen? dann und die sicherung Ihrer eigenen Wettbewerbsstärke eine enge zögern sie nicht und besuchen sie uns im Verzahnung Ihrer geschäftsabläufe für sie unabdingbar machen. „Das Netzwerk ist die einzige zentrale Entität, auf die alle Kommunikationsprozesse zugreifen und Internet unter www.nextbusiness-it.de. deshalb sollte sich die It nach Ihren anforderungen richten – und Ressourcen beanspruchen. Geschieht dies nicht nach klaren IT-Compliances, wird der Realtime-Transport Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt nicht umgekehrt! Editorial aufgrund von Netzwerk-Bottlenecks zu einer ständigen Herausforderung. Qualität und Sicherheit der zu treten! Kommunikation werden zur Glückssache und Unified Communications zu einem Abenteuer für die eine durchgängige It-struktur, deren software sich nach den Benutzer.“ liebe leserinnen und leser, Ihre anforderungen Ihres geschäftsalltags richtet und nicht umgekehrt, (gefunden im Internet) kann dazu beitragen, Prozesse vom Vertrieb über die buchhaltung sie kennen doch sicher auch die provozierende aussage, deutschland um die zahlreichen angebote des marktes bestmöglich zu nutzen, Tatjana Feiler bis zur Produktion und logistik entscheidend zu verschlanken. sei eine servicewüste? nicht so in der It, denn hier bietet eine Vielzahl sollten sie sich zunächst gedanken darüber machen, was sie von Ihrem Redaktion nextbusiness-IT www.nextbusiness-it.de bibliothek des modernen anIhre Partnern ihre dienste (managedIt-Wissens services) an. sie als unternehmer dienstleister erwarten und was Ihre Ziele beim einsatz von It sind. denn möglicherweise baut Ihre It noch auf einzellösungen auf? und sie Wir sind der festen überzeugung, dass die auslagerung von

„Die Opportunitätskosten und der komparative Nachteil, keine Mobile-Workforce-Management-Lösungen kapazitäten oder auch das mieten von software dazu beiträgt, dass zu besitzen, sind bisher die Hauptinvestitionsgründe. Allerdings ist es schwierig, die Investitionen in zum einen Ihre It für spitzenbelastungen gerüstetEditorial ist und sie sich Mobile Workforce Management alleine mithilfe von Return-On-Invest-Berechnungen zu rechtfertigen, da zum anderen auf Ihr kerngeschäft konzentrieren können. deshalb verschiedene Aspekte, wie zum Beispiel ein verbesserter Kundenservice, sowohl zu einem Wettbewerbssehen wir es als unsere aufgabe, dieses entscheidungsrelevante vorteil als auch zu tatsächlich niedrigeren betrieblichen Ausgaben beitragen.“ liebe leserinnen und leser,

Unternehmerbrief

„Dynamic Infrastructure“ komplizierter als nötig

Ach du liebe ZeIT!

Ach du liebe ZeIT!

www.nextbusiness-it.de

Nr. 04/09

Unternehmerbrief

Lassen Sie andere Ihre IT-Arbeit machen!

„Unified Communication“ komplizierter als nötig

stehen also quasi vor der Qual der Wahl. Welcher ist der richtige und was

haben das Potenzial einer ganzheitlichen It bereits erkannt und sollte ihn auszeichnen? ein paar hilfestellungen, was möglich ist und suchen nun nach der passenden lösung?

wie seneca schon sinngemäß sagte: „Wer seinen hafen nicht kennt, dem weht kein Wind günstig.“

worauf sie achten sollten, erhalten sie in diesem unternehmerbrief.

Ach du liebe ZeIT!

Wir wünschen uns, dass sie It und die möglichkeit des auslagerns das Ziel von managed services ist es, Ihnen kostenoptimierend zeit- und von It-Prozessen nicht als „notwendiges übel“, sondern als wichtigen ressourcenraubende arbeiten abzunehmen, die nicht zum kerngeschäft baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen. Ihres unternehmens gehören. egal, ob es die auslagerung Ihrer server „Durch die Integration werden so zentrale Dienste wie Identity Management oder auch Public Key und deren Wartung, die externe betreuung der sicherheitsvorkehrungen haben sie Fragen oder anregungen? dann Infrastructure (PKI) auf standardisierte Weise systemweit zur Verfügung gestellt. Die Implementierung Ihres unternehmens oder die unterstützung durch einen dienstleister ist, zögern sie nicht und besuchen sie uns im von Authentisierungs- und Autorisierungsdiensten als Service ermöglichen Anwendungen oder anderen der Ihnen Ihre benötigte software stets aktuell und absturzfrei betreibt: Internet unter www.nextbusiness-it.de. Services den Zugriff auf Usercredentials, um somit Single-Sign-On-Methoden zu realisieren. Lokalisierung sie und Ihre mitarbeiter müssen sich nicht zwingend den aufgaben Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu und Validierung von Zertifikaten kann in SOA-Umgebungen von zentralen Zertifikatsmanagementrund um die nutzung von It annehmen. sie haben sicher andere treten! Diensten übernommen werden.“ (gefunden im Internet) wichtige dinge in der Planung. experten mit der betreuung Ihrer It zu beauftragen, kann sich mittel- und langfristig gesehen daher nahezu als Ihr notwendigkeit für den erfolg des unternehmens erweisen. www.nextbusiness-it.de Ihre bibliothek des modernen It-Wissens Volker Neumann

„Process Integration“ komplizierter als nötig

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„Managed Services“ komplizierter als nötig „Viele Managed-Services-Angebote weisen deutliche Merkmale der voranschreitenden Industrialisierung im ITK-Umfeld auf. So wird auch heute schon ein signifikanter Teil dieser Leistungen remote, standardisiert in einem One-to-Many-Modell als Shared Service und on demand oder Pay-per-Use erbracht.“ (gefunden im Internet)

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