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Kompendium Nr. 03 von 10

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Teil 1: „Horizonterweiterung“ Die Prozessintegration hat viele Seiten und bietet entsprechende Möglichkeiten. Wir haben die unserer Meinung nach wichtigsten Schwerpunkte dieses Leitthemas mit Blick auf mittelständische Anforderungen gesetzt. In kurzen und prägnanten Artikeln gehen wir diesen einzelnen Punkten mit dem Anspruch auf den Grund, Ihnen für die Gegenwart und für die Zukunft erfolgsrelevantes Wissen zum Thema zu vermitteln.

Außerdem finden Sie: •

Serie: Management Was Process Integration mit Qualitätsmanagement zu tun hat

nextbusiness-IT 10-Punkte-Plan: Ihr erfolgreicher Weg zur flexiblen IT-Landschaft!

Nachgefragt und vorausgedacht: Fragen an den EDV-Sachverständigen

Teil 2: „Anwendungsszenarien“ Schon eine alte Weisheit besagt, „grau ist alle Theorie“. Wir sind daher der festen Überzeugung, Ihnen anhand der zehn hier beschriebenen Praxisbeispiele sowie im abschließenden ☛-Glossar den Nutzen, den durchgängige IT-Abläufe nachweislich jedem Unternehmen bieten, vor Augen führen zu können.

Auf Nummer sicher gehen – Der nextbusiness-IT Prozessintegrations-Check Oracle Fingerzeig Glossar: Fachtermini und Schlüsselsätze auf den Punkt gebracht

WIE SIE mit durchgängigen IT-Abläufen die Effizienz steigern!

Auszug aus dem Inhalt:

Für alle Inhaber, Entscheider und Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen

Wie Sie mit durchgängigen IT-Abläufen die Effizienz steigern!

L

e b o r p e s e

ISBN 978-3-941038-10-3

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Process Integration Wie Sie mit durchgängigen IT-Abläufen die Effizienz steigern!

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PRocess Integration Wie Sie mit durchg채ngigen IT-Abl채ufen die Effizienz steigern! Teil 1: Horizonterweiterung . . . . . . . . Seite 5-50 Teil 2: Anwendungsszenarien . . . . . . . Seite 51-90 + Services

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Teil 1: Horizonterweiterung

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Horizonterweiterung

PRocess Integration Wie Sie mit durchg채ngigen IT-Abl채ufen die Effizienz steigern!


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Die neue IT überzeugt – und ist einfach zeitgemäß!

Ronald Repp Leiter EDV bei der Reinhard Schaum Handelsvertretung, Hüttenberg

kommentar aus dem Mittelstand

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ie grundlegende Frage, wo ein Unternehmen heute ohne IT wäre, lässt sich mit einer Rückfrage beantworten: Wo wäre ein Transportunternehmen, wenn es heute noch mit Pferdefuhrwerken ausliefern würde? Wir müssen mit der Zeit gehen, sonst wird die Zeit uns überholen. Was konkret unser Unternehmen betrifft, so konnten wir mit unserer alten DOSVersion nicht mehr arbeiten, wie wir es uns wünschten. Dementsprechend war die Umstellung auf ein neues System zwingend erforderlich, um beispielsweise den sofortigen Datenaustausch zwischen Tabellenkalkulation und dem System oder den Zugriff auf Kundendaten reibungslos und automatisch gestalten zu können. Unsere Mitarbeiter waren zunächst noch relativ skeptisch. Ein neues System bringt ja immer neue Lernschritte mit sich und eine Schulung ist im laufenden Arbeitsprozess nicht so einfach zu realisieren. Im Idealfall sind die Mitarbeiter

ja zu 100 Prozent ausgelastet und haben für Schulungen eher wenig Zeit. Doch es ist, bildhaft gesprochen, wie bei der Waldarbeit mit einer stumpfen Säge: „Bringt es mich langfristig weiter, die Säge zu schärfen, oder verliere ich dadurch zu viel Zeit?“ Die Skepsis der Mitarbeiter ist bei uns dann aber innerhalb von 14 Tagen nach dem Einsatz verflogen und kam auch nicht mehr wieder. Die neue IT überzeugte einfach. Der Befürchtung, eine IT-Umstrukturierung bedeute Betriebsunterbrechung, kann mit einer geschickten Planung, einer gut durchdachten IT-Strategie und sukzessivem Abarbeiten dieser Arbeitsschritte entgegengewirkt werden. Ein fester Koordinator, der sich für die Einführung verantwortlich fühlt und zwischen allen Beteiligten vermitteln kann, garantiert dann schon fast den Erfolg. Grundsätzlich hängt die Notwendigkeit einer Umstrukturierung von Ihrem Umfeld ab. Wenn Sie erfolgreich mit einer Software arbeiten und keine neuen Impulse auf Sie zukommen, dann kann man sich vielleicht schon sagen: „Getrampelte Pfade verlassen wir nicht.“ Aber schlussendlich ist es einfach nicht mehr zeitgemäß!

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Artikel 10: Unternehmensprozesse

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Panorama oder Nebelbank – Was sehen Sie, wenn Sie die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens überblicken?

Nehmen wir an, Sie sind ein Kapitän zur See – welche Anforderungen hätten Sie an Ihren Arbeitsplatz? Sicherlich würden Sie voraussetzen, dass Ihr Radar funktioniert, alle Seekarten und Messgeräte aktuell sind, allen Ihren Anforderungen entsprochen wird und Ihre Crew Hand in Hand arbeitet. Trifft Ihr Schiff auf eine Nebelbank, müssen Sie sich auf Ihre Erfahrung, Ihr Team und die Geräte verlassen, um das Schiff sicher durch den Nebel manövrieren zu können. Auf See kann das Wetter schnell umschlagen, umso besser also, man ist auf alle Eventualitäten vorbereitet und kann im Falle eines Falles schnell und effizient reagieren.

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 Altbewährt ist nicht immer das richtige Maß Vor der Zeit der digitalisierten Bürowelt war es gang und gäbe, dass verfasste Dokumente wie Produktionsskizzen durch die Hände der verschiedenen Verantwortlichen gehen, von jedem einzeln abgezeichnet und weitergeleitet werden mussten. Wiedervorlagen wurden in großen Registerordnern einsortiert, und es bedurfte mindestens einer Sekretärin, um regelmäßig an den Ordner zu erinnern. Bei einem Kundenanruf musste erst die Adresskarteikarte aus dem Karteischrank herausgezogen werden, wobei es essenziell war, dass die Adresskarteien auch korrekt abgelegt waren. Allerdings hatte dann die Vertriebsabteilung ganz andere Daten auf ihrer Karteikarte zu einem bestimmten Kunden notiert als beispielsweise die Buchhaltungsabteilung, die alle Skonti-Vereinbarungen und Zahlungsmodalitäten berücksichtigte. Die Synchronisation war ein zeitaufwendiger Prozess, der Abstimmungsverlauf unterschiedlich komplex und die Anzahl der beteiligten Personen entsprechend hoch. www.nextbusiness-it.de

Sicher waren die früheren Auftragslagen und auch die Marktsituation eine andere. Aber – und da werden Sie sicher zustimmen – diese Zeiten sind vorbei und heute muss jedes mittelständische Unternehmen alle Wettbewerbsvorteile überlegt, flexibel und natürlich effizient nutzen. Sie ziehen das Panorama jederzeit der Nebelbank vor? Dann sollten Sie sich mit den Prozessen in Ihrem Unternehmen und den Möglichkeiten auseinandersetzen, diese in IT zu integrieren und so zu verbessern.

In vielen Unternehmen kann man sehen, dass häufig zu ­viele Personen an den ­Prozessen beteiligt sind. Enorme Zeit- und Datenverluste können hier entstehen, wenn nicht klar bestimmt ist, welche Mitarbeiter in welcher Prozessphase gefordert sind.  Dem Panorama den Vorzug geben Was erwarten Sie von den Arbeitsprozessen? Dass sie vor allem ohne Reibungsverluste funktionieren! Wie viele Personen sollten an den Prozessen beteiligt sein? Nicht mehr als nötig! Wie lassen sich wiederkehrende Abläufe strukturieren, damit sie möglichst effektiv sind? Durch Automatisierung und Standardisierung!

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Artikel 10: Unternehmensprozesse

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eraltete Seekarten, Radardaten, die nicht vom zuständigen Matrosen decodiert werden können, eine kaputte Funkbude, die den Kontakt zum Hafen unmöglich macht – mit nicht reibungslos ablaufenden Prozessen kann auf See eine Nebelbank gefährlich werden. Aber es ist nicht nur auf See erfolgsentscheidend, dass Prozesse optimal miteinander verzahnt sind: Wieso sollte der Anspruch an Übersichtlichkeit, Weitblick und aufeinander abgestimmte Abläufe nicht auch an Land gelten?


Artikel 10: Unternehmensprozesse

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Diese Art Fragen verhelfen Ihnen zu einem vertiefenden Einblick in Ihre Unternehmens­prozesse. Identifizieren Sie die typischen Schwachstellen in Ihrem Unternehmen, indem Sie sich mit den erfolgskritischen Abläufen intensiv beschäftigen. Führen Sie sich beispielweise ein leider noch häufig anzutreffendes Phänomen vor Augen: ineffiziente Datenarbeit. Wenn A nicht weiß, was B tut, dann entstehen Datenansammlungen, die schlimmstenfalls an mehreren Stellen in unterschiedlichen Versionen vorliegen. Das Unternehmen selbst arbeitet also mit verschiedenen Informationen – ein „No Go“ gegenüber Kunden oder Partnern und nicht zuletzt ein möglicher wirtschaftlicher Nachteil. Ein weiteres Phänomen sind die Reibungsverluste: In vielen Unternehmen kann man sehen, dass häufig zu viele Personen an den Prozessen beteiligt sind. Enorme Zeit- und Datenverluste können hier entstehen, wenn nicht klar bestimmt ist, welche Mitarbeiter in welcher Prozessphase gefordert sind.

Die noch gängige Praxis besteht vielerorts darin, im Einzelfall mühsam Schnittstellen und Software nach Bedarf einzurichten – über die Zeit wächst die IT so aber zu einem immer unübersichtlicheren Konstrukt heran! Bei der Entscheidung für das Panorama und gegen die Nebelbank müssen Sie also an den in Ihrem Unternehmen vorherrschenden Prozessen sowohl im Tagesgeschäft als auch in der IT ansetzen und Standards schaffen.

 Umdenken und umlenken! Oder aber der problematische Datenaustausch: Wenn verschiedene Arbeitsgruppen auf eigenen Servern arbeiten, womöglich verschiedene Anwendungen benutzen, können uneinheitliche Formate und verschiedene Systeme den abteilungsübergreifenden Datentransfer unnötig erschweren. Im Prinzip spricht Ihre IT in diesem Falle so viele unterschiedliche Sprachen wie die Bauarbeiter beim Turmbau zu Babel.

Die Identifizierung der Schwachstellen ist der erste Schritt, Ihr Unternehmen auf den neuen Zukunftskurs zu bringen. Je genauer die Abläufe definiert sind, desto besser lassen sich schlanke und flexible ITInfrastrukturen heranziehen, die mit Ihrem Unternehmen an Fähigkeiten und nicht an Volumen mitwachsen. Je besser Ihre Prozesse mit IT-Unterstützung verzahnt sind, desto wendiger ist Ihr Unternehmen und desto größer wird sein Durchsatz – alles zum Wohle eines nachhaltigen wirtschaft­ lichen Erfolgs Ihres Unternehmens! l

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nextbusiness-IT 10-Punkte-Plan:

Ihr erfolgreicher Weg zur flexiblen IT-Landschaft!

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Der folgende „10-Punkte-Plan“ ermöglicht es Ihnen, mit einem Blick abzugleichen, ­inwiefern Sie sich bereits mit dem Thema „Process Integration“ in Ihrem Unternehmen beschäftigt beziehungsweise welche Maßnahmen Sie auf diesem Wege bereits ­ergriffen haben.

(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

(10)

der ­Voraussicht, die Informations- und Datensysteme so zu nutzen, dass Ihre ­Prozesse organisiert und effizient vonstattengehen. Transparenz garantieren: Sie sorgen dafür, dass sämtliche Vorgänge und ­Status Ihrer Projekte jederzeit von Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern abgerufen und analysiert werden können. Innovation ermöglichen: Sie sind grundsätzlich dazu bereit, in Technologie zu investieren und dafür gegebenenfalls auch eine Umstrukturierung der bestehenden IT-Landschaft in Ihrem Unternehmen anzugehen. Strukturen schaffen: Sie bereiten schon heute die Grundlagen für integrierte Prozesse und stellen das dafür notwendige IT-Equipment bereit. Verfügbarkeit erhöhen: Sie sehen die allgegenwärtige Zugriffsmöglichkeit auf Informationen und Projekte als zentrale Erfolgsfaktoren beim Erhalt Ihrer Wettbewerbsstärke. Akzeptanz steigern: Ihre Mitarbeiter sind gewillt, angebotene Lösungen und Endgeräte zu nutzen. Einfache Organisation unterstützen: Sie setzen auf prozessorientierte, dezentralisierte und horizontal gegliederte Unternehmensstrukturen mit flacher Hierarchie. Wissen erhalten: Sie verfolgen mit dem g ­ anzheitlichen IT-Ansatz u. a. das Ziel, sämtliches Know-how im Unternehmen zu speichern und zu katalogisieren. Flexibilität fördern: Sie unterstützen grundsätzlich den Umgang mit Informationstechnologien. Dabei ist es für Sie selbstverständlich, Ihre Mitarbeiter in Form von Schulungen u. Ä. an neue Möglichkeiten heranzuführen. Kosten kontrollieren: Sie wissen, dass jeder Euro, den Sie mit der Verwaltung Ihrer Insel­ lösungen sparen, Ihnen messbare monetäre Vorteile bringen kann.

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SErvice: 10-Punkte-Plan

(1) Technologie vorleben: Sie setzen sich konsequent mit IT auseinander, in


Nachgefragt und vorausgedacht:

SErvice: IT-Investitionsplaner für den Mittelstand

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Fragen an den EDV-Sachverständigen

Dr. Christian Wolff ist öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Systeme und Anwendungen der Informationsverarbeitung

IT-Investitionen sind immer verbunden mit der Erwartung, Geschäftsabläufe besser und schneller zu gestalten. Leider platzen solche Träume immer wieder aufgrund von Fehlern in der Vorbereitung und Implementierung oder aufgrund unprofessionellen Vorgehens. Um hier die gefährlichsten Klippen zu „umschiffen“ und Fehler bei der Umsetzung zu vermeiden, beantwortet Ihnen Dr. Wolff – übrigens nicht nur in diesem, sondern in jedem unserer Kompendien – als herstellerunabhängiger Experte Ihre wichtigsten Fragen. Diesmal zum Thema ­„Process Integration“.

 Können Sie aus Ihrer beruflichen Erfahrung einen Fall schildern, bei dem fehlende Prozessintegration zu ernsthaften Problemen führte? Ich erinnere mich da an ein schnell wachsendes Unternehmen der Maschinenbaubranche, das an drei Standorten produzierte. Von jeder Betriebsstätte aus wurden sowohl die Kunden beliefert, als auch Halbfertigprodukte an die beiden anderen Werke geliefert. Es kam zu ständigen Reklamationen und Reibungsverlusten. Die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems scheiterte. Der Grund: Die Stammdaten wurden unterschiedlich gepflegt, Artikel- und Kundennummern stimmten nicht überein und mussten mühsam über Umsetzungs­ tabellen synchronisiert werden. Die Notwendigkeit, sich vor Einführung einer neuen Software über einheitliche und standortübergreifende Geschäftsprozesse und Standards zu verständigen, wurde zu spät erkannt. Die Lösung: In einem Workshop wurden zunächst die gemeinsamen Arbeitsabläufe grob skizziert und vereinfacht sowie Zuständigkeiten neu geregelt. Dann wurde die Standardsoftware ohne jegliche Programmänderungen rigide eingeführt. Es hat sich gezeigt, dass die durch die Software „erzwungenen“ Prozesse sinn-

Process Integration – Wie Sie mit durchgängigen IT-Abläufen die Effizienz steigern!


voll waren und eine bessere Unternehmenssteuerung ermöglichten.

welche Abhängigkeiten bestehen zu anderen Geschäftspartnern?

 Gibt es einen einfachen Test, um festzustellen, wie gut die Integration gelungen ist?

Wenn diese „Suche“ mühsam ist, besteht großes Potenzial für eine Optimierung der Geschäftsprozesse und der EDV.

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 Welche Maßnahmen empfehlen Sie, um durchgängige IT-Lösungen einzuführen? Ich rate dazu, zwei unterschiedliche Wege gleichzeitig zu gehen: Zum einen die Realisierung von technisch einfachen Lösungen, zum Beispiel die Integration der Faxgeräte in das Mailsystem, die Bereitstellung und das Erfassen von Informationen über Webtechniken und die einheitliche Ablage von Dokumenten. Der andere Weg ist anspruchsvoller und bedeutet, dass Sie Ihre Geschäftsabläufe als „Ereignisgesteuerte Prozessketten“ (EPK) analysieren, modellieren und vereinheitlichen. Behalten Sie bei der Umsetzung in die EDV auch die KostenNutzen-Relationen im Auge und beachten Sie, dass integrierte IT-Lösungen unter Umständen eine höhere Komplexität und somit höhere Anforderungen an Ihre Mitarbeiter mit sich bringen. l

SErvice: IT-Investitionsplaner für den Mittelstand

Am effektivsten ist es, einen beliebigen Ihrer Kunden auszuwählen und – vergleichbar zu einer Suchmaschine im Internet – alle relevanten Informationen zusammenzutragen, die hierzu in Ihrem Unternehmen vorliegen: Offene Posten, Auftragseingang und geplante Lieferzeiten, abgegebene Angebote, in der Vergangenheit erbrachte Leistungen, Umsatz, Reklamationen, Gewinnmarge, geplante oder geschätzte Absatzzahlen, Mailverkehr, Verträge usw. Machen Sie eine ähnliche Detailsuche für Ihre Produkte oder Dienstleistungen: Über welche Lagerbestände oder Ressourcen verfügen Sie? Wie sieht die Kalkulation aus und

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In 45 Minuten werden die Leitthemen aus den unterschiedlichsten 足Perspektiven beleuchtet. Alle Webcasts 足 stehen in voller L辰nge im nextbusiness-IT Webcast-Archiv online zur Verf端gung. Kostenlos!

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TEil 2: Anwendungsszenarien

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Anwendungsszenarien

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Beschleunigte Abläufe und mehr Transparenz: Optimierte Geschäftsprozesse mit „Enterprise Resource Planning“

Anwendungsszenario 8: Enterprise Resource Planning

 P  roblemstellung:

Inkonsequentes Prozessmanagement

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in Kunststoff verarbeitendes Unternehmen möchte den stetig wachsenden wirtschaftlichen Erfolg weiter ausbauen. Zwar werden einige Geschäftsabläufe schon von Anfang an mit einer kleinen ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning – Methode für Erfassung und strukturierten Einsatz aller Ressourcen eines Unternehmens) unterstützt, diese kann allerdings nicht alle relevanten Bereiche konsequent abbilden. Abgedeckt werden nur der Einkauf, die Fertigung und der Vertrieb, aber nicht der Bereich Finanzen. Mit der ERP-Lösung hatte ursprünglich ein gläserner Prozess vom Wareneingang bis zur Auslieferung geschaffen werden sollen. Als sich diese Erwartung nicht erfüllt, wird nach einer besseren Lösung gesucht, die gleichzeitig die Arbeitsabläufe optimieren soll. So soll zum Beispiel in der Fertigung das Eingabeverhalten dahin gehend verändert werden, dass nach jeder Schicht der genaue Output sowie der Lagerbestand im System abrufbar sind. Eingebucht werden soll auch, bei welchen Werkzeugen in der Produktion Fehler auftreten. Notwendige Prozessveränderungen sind damit schneller erkennbar und beeinflussbar.

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 L  ösung:

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as Unternehmen stellt auf eine neue, alle Geschäftsabläufe integrierende ERP-Lösung um. Die aktuellen Bestellungen schlagen sich mit einem Klick sofort als Produktionsaufträge der Fertigung nieder. Somit kann spontan auf Wünsche der Kunden reagiert werden. Durch die automatischen Bestellvorschläge im Einkauf werden bei den Lieferanten bedarfsgenau Bestellungen platziert. Dies spart auch dem Lieferanten Arbeit und hilft ihm bei seiner Planung. Somit werden Engpässe bei Zukaufteilen früh erkannt und beseitigt. Zudem arbeitet der Kunststoffbetrieb ausschließlich mit zertifizierten Lieferanten zusammen, die in der Qualitätssicherung regelmäßig unter anderem hinsichtlich Pünktlichkeit, Liefertreue oder Qualität bewertet werden. Früher mussten alle diese Daten mühsam zusammengesucht werden, heute erfolgt diese Beurteilung auf Knopfdruck. Damit geht der manuelle Handling-Aufwand auf null zurück. Auch die Werkzeugverwaltung für die Maschinen ist nun im ERP-System integriert. Nach einer vorgegebenen Laufzeit erteilt es automatisch Wartungsaufträge. Jede Wartung und Reparatur wird eingegeben, wodurch ein Vergleich der Werkzeuge möglich wird. Das wirkt sich mittelfristig auf die Beschaffung von Werkzeugen und damit natürlich auch auf den Produktionsfluss aus.

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Anwendungsszenario 8: Enterprise Resource Planning

Gläserner Prozess dank ERP


 V  orteile:

Anwendungsszenario 8: Enterprise Resource Planning

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ERP

Direkter wirtschaftlicher Nutzen

Indirekter wirtschaftlicher Nutzen

Virtueller Nutzen intern und extern

• Drastische Reduzierung der Durchlaufzeiten führt zu deutlichen Kosten­ einsparungen • Kundenaufträge können durch automatische Bestellvorgänge zeitnah bedient werden, was einen großen Wettbewerbsvorteil mit sich bringt • Schnellere Rechnungsstellung

• ☛ Geschwindigkeit, ­Termintreue und Qualität werden gesteigert • Geschäftsprozesse sind jederzeit unter Kontrolle und können flexibel gesteuert werden • Es kann schnell auf sich veränderte Kundenanforderungen reagiert werden. • Verbesserungen in puncto Warenfluss und ­Controlling • Optimierte Produktionsplanung und verbessertes Qualitätsmanagement • Der administrative und organisatorische Aufwand wird minimiert

• Gläserner Prozess vom Wareneingang bis zur Auslieferung • Benötigte Daten werden auf Knopfdruck bereit­ gestellt • Modularer Aufbau sorgt dafür, dass das System jederzeit an neue Anfor­ derungen angepasst ­werden kann • Automatische ­Lieferantenbewertung • Aufgrund guter ­Nutzerfreundlichkeit ­hohe A ­ kzeptanz bei den ­Mitarbeitern

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 P  roblemstellung:

Dezentrale IT-Infrastruktur lässt Kosten explodieren

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ie IT-Infrastruktur eines Werkzeugherstellers mit einer Zentrale und drei weiteren Standorten ist über Jahre heterogen gewachsen. Um die zunehmend steigenden Datenmengen effizient zu steuern und gleichzeitig die Flexibilität der einzelnen Niederlassungen zu gewährleisten, müssen die zentralisierten und die dezentralen Geschäftsprozesse eng miteinander verbunden und aufeinander abgestimmt werden. In der Vergangenheit war es äußerst schwierig, tragfähige und direkte Verbindungen zwischen den unterschiedlichen Systemen zu schaffen. Zwar ist es dem Unternehmen gelungen, die Prozesse und Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen, wie zum Beispiel Finanzwesen, Service, Personalabteilung und Vertrieb, mit monolithischen Softwarelösungen abzubilden und zu konsolidieren, doch sind diese Systeme zu komplex, kostenintensiv und unflexibel, um auch in den Niederlassungen installiert zu werden. So können die einzelnen Niederlassungen schnell und flexibel auf Marktanforderungen im eigenen Land reagieren, sind aber nicht mit dem Mutterkonzern vernetzt. Die langfristigen Folgen: mangelnde Transparenz in den Geschäftsdaten, unkoordinierte Abläufe, explodierende Kosten.

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Anwendungsszenario 9: Enterprise Application Integration

Optimierte Abstimmung, keine Datenredundanz und schnelle Geschäftsprozesse: „Enterprise Application Integration“ – der Flüssigmacher


 L  ösung:

Anwendungsszenario 9: Enterprise Application Integration

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EAI schafft Basis für alle Abläufe

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it einfachen und anpassbaren Funktionen kann das Unternehmen seine Abläufe zusammenführen und eine konsistente Datenbasis pflegen, sodass alle Fäden in der Zentrale zusammenlaufen und die einzelnen Niederlassungen dennoch eigenständig und flexibel bleiben. Die Lösung: Eine EAI-Plattform (Enterprise Application Integration bzw. Unternehmensanwendungsintegration, die unternehmensweite Integration der Geschäftsfunktionen, die über verschiedene Applikationen verteilt sind) wird entlang der Wertschöpfungskette installiert. Dabei bauen Daten-, Anwendungs- und Prozessintegration aufeinander auf. Die EAI-Plattform auf Java-Basis fungiert als Middleware, über die als Dreh- und Angelpunkt Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Aufgrund der EAI-Plattform sind nur noch Schnittstellen zwischen einzelnen Applikationen und der Middleware nötig. Neue Applikationen können mit deutlich vermindertem Aufwand eingebunden und alte Software entsprechend einfach ausgetauscht werden. Die redundante Datenhaltung und Mehrfachdatenpflege entfällt ebenfalls; ein geringerer Aufwand und sinkende Kosten sind die Folge.

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 V  orteile:

EAI

Direkter wirtschaftlicher Nutzen

Indirekter wirtschaftlicher Nutzen

Virtueller Nutzen intern und extern

• Geschäftsprozesse ­werden optimiert und ­automatisiert • Die Produktivität wird im ganzen Unternehmen ­gesteigert • Einfache Implementierung, Bedienung und Wartung mit niedrigen Folgekosten

• Schaffung einer einheitlichen und jederzeit aktuellen Datenbasis, die umfassende Auswertungen ermöglicht und für fundierte Geschäfts­ entscheidungen sorgt • Zentrale, konsistente und transparente Aufbereitung der Geschäftsdaten aus allen Unternehmens­ bereichen • Einfache Benutzerober­ fläche mit intuitiver Anwenderführung, sodass kaum Schulungen nötig sind

• Anpassbar und zur ­problemlosen Anbindung weltweiter Standorte ­global ausgerichtet • Flexibilität in den einzelnen Niederlassungen und Standorten • Enge Verzahnung der zentralisierten und ­dezentralen Prozesse • Transparenz und Flexibilität innerhalb der gesamten Organisation, um auf neue Anforderungen oder Veränderungen des Marktes reagieren zu können. • Integration unterschiedlichster Systeme, um eine Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Lieferkette sicherzustellen, unabhängig davon, welche Unternehmenslösungen und Standards eingesetzt werden. • Schnelle Implementierung durch nahtlose Integration in die bestehende Struktur

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Anwendungsszenario 9: Enterprise Application Integration

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Impressum 98

Herausgeber und Verlag:

G+F Verlags- und Beratungs- GmbH Kapellenstraße 46 76596 Forbach Telefon: (0 72 20) 2 13 Telefax: (0 72 20) 2 15 E-Mail: info@gf-vb.de Internet: www.gf-vb.de

Dieses Kompendium einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für die ganze oder teilweise Vervielfältigung, Bearbeitung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie die Einspeicherung oder Verarbeitung in elektronische Medien, elektronische Systeme oder elektronische Netzwerke. Alle Angaben, trotz sorgfältiger redaktioneller Bearbeitung, ohne Gewähr. Fremdbeiträge geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder. Wir weisen darauf hin, dass hier verwendete Soft- und Hardwarebezeich­nungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

Geschäftsführer: Andreas R. Fischer

© 2009 G+F Verlags- und Beratungs- GmbH

Redaktion: Jürgen Bürkel v. i. S. d. P. Tatjana Feiler Guntram Stadelmann Volker Neumann Jana Behr

Kurzprofil: Die G+F Verlags- und Beratungs- GmbH setzt sich seit 1993 für die Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität mittelständischer Unternehmen durch den gezielten Einsatz und die konsequente Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ein. Hierbei sieht sich G+F in einer Vorreiterrolle, wenn es um die Entwicklung von Initiativen und partnerbasierten Kampagnen für den Mittelstand geht. Ferner moderiert das Unternehmen Netzwerke, nimmt IT-Themen punktuell unter die Lupe, bereitet diese Themen redaktionell auf, vermittelt Entscheidern relevantes Wissen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen. Darüber hinaus ist G+F unter anderem Initiator des Transfernetzwerks BestPractice-IT, Veranstalter des führenden deutschen Querdenkerkongresses BusinessForum Mittelstand in Baden-Baden sowie Begründer der bundesweiten IT-Leitthemen­kampagne nextbusiness-IT. G+F ist mit seinen Tochterunternehmen pfg GmbH und onpractice GmbH an den Standorten Forbach/Schwarzwald,

Autoren: Tim Bartram Dipl.-Inf. Jens Drawehn Dr. Thomas Lapp Prof. Dr. Volker Wittberg Dr. Christian Wolff Stephan Ziegler Produktion: Strattack GmbH Druck: Bonifatius Druck, Paderborn

Baden-Baden, Hamburg sowie Helsinki/Finnland vertreten.

Service: Impressum

270-53373-0609-1034 www.gf-vb.de klimaneutral gedruckt www.nextbusiness-it.de www.bestpractice-it.de www.businessforum-mittelstand.de 270-53373-0609-1034 klimaneutral gedruckt

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Bildnachweis: Alle Bildrechte liegen bei den jeweiligen Eigentümern.

ISBN 978-3-941038-10-3

ORACLE Deutschland GmbH Bereich Mittelstand Telefon: 0800 - 1824 138 E-Mail: ora-dir_ie@oracle.com Internet: www.oracle.com/de/mittelstand

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nextbusiness-IT UNTERNEHMERBRIEF:

Alle Leitthemen kompakt und verständlich aufbereitet!  Sofort reinschauen oder später lesen!  Live-Preview  PDF-Download

Nr. 01/09

Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen

Unternehmerbrief Mobile Workforce

WIe sIe mIt mObIlen endgeräten uneIngeschränkt arbeIten!

Hätte Ihr Akkuschrauber ein Display, so könnten Sie auch damit Nachrichten lesen!

Nr. 02/09

Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen

Unternehmerbrief DyNamic iNfrastructure

WIe sIe It-kapaZItäten FlexIbel gestalten!

Editorial sehr geehrte damen und herren, die signifikante rolle mobiler endgeräte gerade auch in Ihrem betrieb ist heute sicherlich unstrittig. denken sie nur etwa an die abstimmung mit Ihren kunden oder die technische dienstleistung, die Prüfung von Waren und lagerbeständen vor Ort oder den baustellendialog. Ihre mitarbeiter müssen in der lage sein, von jedem standort aus daten Ihrer kunden zu empfangen und diese dann an die Zentrale zu übertragen. möglicherweise wird ja auch in Ihrem unternehmen nicht mehr ausschließlich „fest“ am arbeitsplatz gearbeitet? Oder aber sie tragen sich schon mit dem gedanken, Ihre geschäftsabläufe ganzheitlich auf die anforderungen des mobilen arbeitens umzustellen?

Die Formel erfolgreicher Unternehmens-IT: dynamisch Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen = reaktionsschnell + leistungsfähig

Vorausgesetzt, sie nehmen als fortschrittlicher unternehmer – und davon gehen wir aus – Ihre Zukunft fest in die hand, empfehlen wir Ihnen, die Inhalte des vorliegenden unternehmerbriefs aktiv als anleitung zu nutzen; als anleitung, die Ihnen und Ihren mitarbeitern gleichermaßen dabei helfen soll, dem technischen Fortschritt und den sich verändernden arbeitsabläufen mithilfe mobiler endgeräte vollständig zu folgen! Wir wünschen uns, dass sie Informationstechnologien nicht als „notwendiges übel“, sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen.

Ach du liebe ZeIT!

WIe sIe mIt übergreIFenden It-lösungen dIe kommunIkatIon VereInFachen!

UNified CommUNiCatioN

Ihr Wir sind der festen überzeugung, dass mobiltelefonie, Pdas oder Guntram Stadelmann smartphones auch in Ihrem alltag eine rolle spielen – ob nunEditorial überRedaktion nextbusiness-IT geordnet oder zumindest partiell. deshalb sehen wir es als unsere aufgabe, dieses entscheidungsrelevante thema für sie verständlich sehr geehrte damen und herren, und lesbar zu machen.

Nr. 03/09

Unternehmerbrief

haben sie Fragen oder anregungen? dann zögern sie nicht und besuchen sie uns im Internet unter www.nextbusiness-it.de. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu treten!

Handeln Sie nach dem MiniMax-Prinzip: Minimale Gerätezahl – maximale Kommunikation!

eine nicht nur zuverlässige, sondern auch anpassbare It-Infrastruktur kann Ihrem unternehmen in bezug auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit große Vorteile bringen.

„Mobile Workforce“ komplizierter als nötig

mit der nutzung externer server oder dem spontanen und

Vorausgesetzt, sie nehmen als fortschrittlicher unternehmer – und davon gehen wir aus – Ihre Zukunft fest in die hand, empfehlen wir Ihnen, die Inhalte des vorliegenden unternehmerbriefs aktiv als anleitung zu nutzen, die Ihnen und Ihren mitarbeitern gleichermaßen dabei helfen soll, dem technischen Fortschritt und den sich verändernden arbeitsabläufen mithilfe einer dynamischen It-Infrastruktur zu folgen!

„Die Opportunitätskosten und der komparative Nachteil, keine Mobile-Workforce-Management-Lösungen flexiblen Zugriff auf It-dienstleister haben sie stets die möglichkeit, zu besitzen, sind bisher die Hauptinvestitionsgründe. Allerdings ist es schwierig, die Investitionen in Wir wünschen uns, dass sie It nicht als „notwendiges übel“, sondern sich veränderten wirtschaftlichen und unternehmensrelevanten Für alle Inhaber, entscheIder und FührungskräFte aus mIttelständIschen unternehmen Mobile Workforce Management alleine mithilfe von Return-On-Invest-Berechnungen zu rechtfertigen, da als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen.

anforderungen schnell anzupassen.

verschiedene Aspekte, wie zum Beispiel ein verbesserter Kundenservice, sowohl zu einem Wettbewerbsvorteil als auch zu tatsächlich niedrigeren betrieblichen Ausgaben beitragen.“ Wir sind der festen überzeugung, dass die auslagerung von (gefunden im Internet)

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kapazitäten oder auch das mieten von software dazu beiträgt, dass zum einen Ihre It für spitzenbelastungen gerüstet ist und sie sich zum anderen auf Ihr kerngeschäft konzentrieren können. deshalb sehen wir es als unsere aufgabe, dieses entscheidungsrelevante thema verständlich für sie aufzubereiten.

Editorial

WIe sIe mIt durchgängIgen It-abläuFen dIe eFFIzIenz steIgern!

Ihr zwei der wesentlichen Ziele der unified communication – damit sie sich wieder mehr auf Ihr kerngeschäft und auf Ihre kunden, anstatt nur auf die bedienung und das mitnehmen all Ihrer endgeräte konzentrieren können.

Volker Neumann Redaktion nextbusiness-IT

Bitte folgen! Ihre Geschäftsanforderungen geben der IT die Marschrichtung vor „Wichtiger als ein einmal perfektioniertes statisches Konsolidierungs-Mapping ist die Entwicklung eines liebe leserinnen und leser,

sicher bevorzugen auch sie in Ihrem unternehmen abläufe und systeme, die sich vereinfachen und vereinen lassen – doch

Ach du liebe ZeIT!

Nr. 04/09

Unternehmerbrief

haben sie Fragen oder anregungen? dann zögern sie nicht und besuchen sie uns im Internet unter www.nextbusiness-it.de. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu Process INtegratIoN treten!

Passende technologien gibt es für jedes unternehmen, und sie werden auf den nachfolgenden seiten erkennen, dass sie von deren einsatz maximal profitieren können!

das ist in unserer modernen Welt gar nicht mehr so einfach. „Dynamic Infrastructure“ als nötig gerade inkomplizierter der internen wie auch externen kommunikation Ihres

unternehmens sind in den letzten Jahren viele neue ansprache- und kontaktmöglichkeiten hinzugekommen, sodass sie nicht mehr jede

flexiblen Prozesses für die dynamische Relokation von Server-Kapazität. Workloads verändern sich anfrage umgehend beantworten können. ständig. Darauf schnell und dynamisch reagieren ist ein Kernziel, insbesondere in frühen egal, obzu siekönnen täglich viele e-mails bekommen, zeitgleich Faxe Stadien der Virtualisierung.“ eingehen oder das telefon klingelt: Ihre kunden und Partner erwarten (gefunden im Internet)

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mit dem unified-communication-ansatz bekommen sie lösungen Editorial und Impulse an die hand, wie sie mit nur einem endgerät nahezu alle anstehenden kommunikationsanforderungen erfüllen können. erreichbarkeit und weniger komplexe kommunikationsprozesse sindleserinnen und leser, liebe

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Wir wünschen uns, dass sie It nicht als „notwendiges übel“, sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen.

immer einen schnellen service und die aktuellsten Informationen. nur was tun, wenn die daten just in dem moment nicht zur Verfügung stehen, sie die relevanten dokumente auf dem desktop in der Firma gelassen haben oder unterwegs sind und mit Ihrem Ihre bibliothek des modernen It-Wissens smartphone nicht auf den unternehmensserver zugreifen können?

Volker Neumann Redaktion nextbusiness-IT

überschlagen sie einmal im kopf, wie viele dokumente tagtäglich in Ihrem unternehmen erstellt und verwaltet, wie viele kunden betreut werden und wie viele auslieferungen Ihr haus verlassen. daneben muss das rechnungswesen aktuell gehalten und die Finanzen im blick behalten werden. Ihre geschäftsprozesse erfordern eine It, die „Das Netzwerk ist die einzige zentrale Entität, aufbelangen die allegenügt! Kommunikationsprozesse zugreifen und allen

„Unified Communication“ komplizierter als nötig

Wenn dies der Fall ist, empfehlen wir Ihnen, die Inhalte des vorliegenden unternehmerbriefs als anregung zu nutzen! setzen sie sich mit den sich verändernden arbeitsabläufen und den anforderungen Ihres unternehmens an eine flexible It auseinander und erhalten sie einblicke in die möglichkeiten der Ihnen zur Verfügung stehenden technologien. Wir wünschen uns, dass sie It nicht als „notwendiges übel“,

Ressourcen beanspruchen. Geschieht dies nicht nach klaren IT-Compliances, wird der Realtime-Transport sondern als wichtigen baustein für Ihren unternehmenserfolg sehen. aufgrund von Netzwerk-Bottlenecks zu einerWir ständigen Herausforderung. und Sicherheit meinen, dass die tief greifenden Qualität Veränderungen am markt der Kommunikation werden zur Glückssache und Unified Communications zu einem Abenteuer für die haben sie Fragen oder anregungen? dann und die sicherung Ihrer eigenen Wettbewerbsstärke eine enge Benutzer.“ zögern sie nicht und besuchen sie uns im Verzahnung Ihrer geschäftsabläufe für sie unabdingbar machen. (gefunden im Internet)

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deshalb sollte sich die It nach Ihren anforderungen richten – und nicht umgekehrt! Ihre bibliothek eine durchgängige It-struktur, deren software sich nachdes denmodernen It-Wissens anforderungen Ihres geschäftsalltags richtet und nicht umgekehrt, kann dazu beitragen, Prozesse vom Vertrieb über die buchhaltung bis zur Produktion und logistik entscheidend zu verschlanken.

Internet unter www.nextbusiness-it.de. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in kontakt zu treten! Ihre Tatjana Feiler Redaktion nextbusiness-IT

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Ach du liebe ZeIT!

möglicherweise baut Ihre It noch auf einzellösungen auf? und sie haben das Potenzial einer ganzheitlichen It bereits erkannt und suchen nun nach der passenden lösung?

„Process Integration“ komplizierter als nötig „Durch die Integration werden so zentrale Dienste wie Identity Management oder auch Public Key Infrastructure (PKI) auf standardisierte Weise systemweit zur Verfügung gestellt. Die Implementierung von Authentisierungs- und Autorisierungsdiensten als Service ermöglichen Anwendungen oder anderen Services den Zugriff auf Usercredentials, um somit Single-Sign-On-Methoden zu realisieren. Lokalisierung und Validierung von Zertifikaten kann in SOA-Umgebungen von zentralen ZertifikatsmanagementDiensten übernommen werden.“ (gefunden im Internet)

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Kompendium Nr. 03 von 10

03

Teil 1: „Horizonterweiterung“ Die Prozessintegration hat viele Seiten und bietet entsprechende Möglichkeiten. Wir haben die unserer Meinung nach wichtigsten Schwerpunkte dieses Leitthemas mit Blick auf mittelständische Anforderungen gesetzt. In kurzen und prägnanten Artikeln gehen wir diesen einzelnen Punkten mit dem Anspruch auf den Grund, Ihnen für die Gegenwart und für die Zukunft erfolgsrelevantes Wissen zum Thema zu vermitteln.

Außerdem finden Sie: •

Serie: Management Was Process Integration mit Qualitätsmanagement zu tun hat

nextbusiness-IT 10-Punkte-Plan: Ihr erfolgreicher Weg zur flexiblen IT-Landschaft!

Nachgefragt und vorausgedacht: Fragen an den EDV-Sachverständigen

Teil 2: „Anwendungsszenarien“ Schon eine alte Weisheit besagt, „grau ist alle Theorie“. Wir sind daher der festen Überzeugung, Ihnen anhand der zehn hier beschriebenen Praxisbeispiele sowie im abschließenden ☛-Glossar den Nutzen, den durchgängige IT-Abläufe nachweislich jedem Unternehmen bieten, vor Augen führen zu können.

Auf Nummer sicher gehen – Der nextbusiness-IT Prozessintegrations-Check Oracle Fingerzeig Glossar: Fachtermini und Schlüsselsätze auf den Punkt gebracht

WIE SIE mit durchgängigen IT-Abläufen die Effizienz steigern!

Auszug aus dem Inhalt:

Für alle Inhaber, Entscheider und Führungskräfte aus mittelständischen Unternehmen

Wie Sie mit durchgängigen IT-Abläufen die Effizienz steigern!

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ISBN 978-3-941038-10-3

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