Эти недостатки удается преодолеть при использовании карточной системы регистрации. Можно сформулировать преимущества карточной системы: 1.
Регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников.
2.
Карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров,
следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях. 3.
Карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным
признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система обеспечивает информационно-справочную работу. 4.
Карточная система позволяет сразу же один экземпляр карточки
передать в сроковую картотеку для контроля за сроками исполнения. Набор сведений на одной стороне карточки показан на рисунке 13. Лицевая сторона карточки: 1 2 3 4 5 ………………………………… Корреспондент (автор) Дата получения
Входящий №
Дата документа
№ документа
Заголовок (о чем?) Резолюция Исполнитель (ФИО) Рисунок 13 – Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки
На обратной стороне фиксируется ход исполнения и после завершения исполнения записывается номер дела, в которое подшивается документ. Форма РКК (регистрационно-контрольной карты) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.
56