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DIRECCIÓN GENERAL COORDINACIÓN DE FORMACIÓN COOPERATIVA Y PROYECTOS ESPECIALES

Se exhorta la colaboración de Consejeros de los Consejos de Administración y Vigilancia, Gerentes, Funcionarios y Empleados de Cajas y de Federación, para aplicar la presente NETIQUET@UNISAP. La finalidad de este documento es orientar el buen uso de los correos electrónicos personales e institucionales, considerado la observancia de las Reglas, Puntos, Código de Ética y Decálogo de la NETIQUETA@UNISAP (Etiqueta para el buen uso de Outlook y correos electrónicos de Hotmail; y el uso de Chat, Skype, Moodle, blogs, foros, etc., destinados para su participación en futuros cursos institucionales on-line)


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Se exhorta la colaboración de Consejeros de los Consejos

de

Administración

y

Vigilancia,

Gerentes, Funcionarios y Empleados de Cajas y de

Federación,

para

aplicar

la

presente

NETIQUET@UNISAP.

Importancia de NETIQUET@UNISAP La Netiqueta comprende todas las formas de interacción directa e indirecta de un usuario con otro. Entre estas, podemos destacar: 

El comportamiento en el correo electrónico: la forma en que nos dirigimos a la persona, el contenido del mensaje (publicidad, spam, cadenas, etc.), el contenido de los archivos adjuntos (si aplica), el uso de mayúsculas, etc. El comportamiento en los foros: el nivel de lenguaje utilizado, el formato del mensaje, distinción de ambiente, etc. El comportamiento en los blogs: comentarios formales o informales, concordancia del comentario con el tema, respeto hacia las otras opiniones, etc. El comportamiento en el chat o el Skype: conciencia de las capacidades del servidor (flooding, tamaño de los ficheros), respecto de la temática del chat, uso de íconos moderado.

Evolución de la NETIQUET@ En el principio las redes computacionales estaban limitadas a centros de investigación científica y centros universitarios avanzados. Fueron diseñadas única y exclusivamente con el fin de transferir datos de una manera práctica y sencilla. Con el tiempo y debido al gran beneficio que suponía, se desarrollaron sistemas de discusión de temas. Fue así como surgieron los protocolos USENET; gente de cualquier lugar

Netiquette (o netiqueta en su versión castellana), es una palabra derivada del francés etiquette y del inglés net (red) o network y vendría a designar el conjunto de reglas que regulan el comportamiento de un usuario en un grupo de noticias (news group en inglés), una lista de correo, un foro de discusiones o al usar el correo electrónico. Por extensión, se utiliza también para referirse al conjunto de normas de comportamiento general en Internet. La Netiqueta no es más que una adaptación de las reglas de etiqueta del mundo real a las tecnologías y el ambiente virtual.

Aunque normalmente las tendencias de etiqueta han evolucionado hasta llegar a formar incluso parte de las reglas de ciertos sistemas, es bastante común que las reglas de etiqueta se basen en un sistema de “honor”; es decir, que el infractor no recibe siquiera una reprimenda.

De la misma manera que existe un protocolo para los encuentros físicos con personas señalado en un Manual de Urbanidad de Carreño que sigue vigente, la así llamada Netiquette describe un protocolo que se debe utilizar al hacer "contacto" electrónico o “virtual”.

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geográfico podía entrar a estos sitios de discusión y compartir información acerca de un tema. Así nacieron el chat y los correos electrónicos.

Urbanidad de la NETIQUET@ Aunque inicialmente el acceso a los sistemas de discusión anteriormente descritos estaba muy limitado, con el rápido incremento de usuarios y expansión de la red, llegaron también personas que realizaban acciones que perjudicaban a la comunidad. Empezaron a aparecer mensajes conteniendo insultos, alegatos interminables y una serie de mensajes que sólo lograban dañar el sistema. Después de la aparición de los problemas que mencionamos, se hizo evidente la necesidad de aplicar la urbanidad y el respeto mutuo a las comunicaciones con el fin de evitar la perversión del sistema de internet. Fue así como en 1995 se elaboró un documento que intentaba regular las comunicaciones en la red, este documento fue llamado RFC1855 (Request for Comments 1855). A partir de entonces, las distintas sociedades fueron elaborando sus propias reglas e incluso designando a personas encargadas única y exclusivamente de verificar su cumplimiento.

Código de la NETIQUET@UNISAP Regla 1 Nunca olvide que el compañero que lee su mensaje es en efecto un ser humano con sentimientos que pueden ser lastimados en sus creencias, ego, conciencia, filias, fobias, género o edad. Regla 2 Adhiérase a los mismos estándares de comportamiento en línea que usted sigue en la vida real. Trate a los demás “virtualmente” como quisiera ser tratado. Regla 3 Escribir todo en mayúsculas se considera como gritar y además, dificulta la lectura. Sólo puede usarse para demostrar alegría. Ejemplo: FELIZ CUMPLEAÑOS o los nombres de los destinatarios. No use fuentes de diversos tipos o tamaños o colores iridiscentes. Regla 4 Respete el tiempo y el ancho de banda de los compañeros. No envíe correos masivos a menos que tenga un programa ad hoc para envíos y haya una razón institucional para hacerlo. No suba archivos demasiado pesados de imágenes tipo JPG o sonidos en bytes porque bloquea el acceso de su destinatario. No suba imágenes de corte obsceno, que ridiculicen al prójimo, lo denigren o atemoricen, esto es de pésimo gusto. Un infunda el pánico ni la injuria o calumnia con el poder de la palabra. Use el CCO (Con copia oculta) cuando envíe a distintos destinatarios o de forma masiva para que estos no sean detectados por sus cuentas de correo cuando no es necesario que los demás conozcan una tira extensa de cuentas de correo de compañeros que nada tienen que ver con un tema. Siga las recomendaciones de nuestra área de Imagen Corporativa de UNISAP en este sentido. Regla 5

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Muestre el lado bueno de su persona mientras se mantenga en línea o en sus correos. La sencillez y concreción denotará su personalidad. Haga buen uso de su derecho de expresión y respete el ajeno aún no esté de acuerdo. Regla 6 Comparta su conocimiento con la comunidad de la Red UNISAP a la que pertenece profesionalmente. No caiga en guerras de correos para reclamos, injurias, aclaraciones, ofensas, chismes, acusaciones, defensas. Utilícelo para proponer, apoyar y alentar. No haga cadenas con mensajes poco serios. Absténgase de enviarlos, o replicarlos. Mejor utilice las redes sociales tipo facebook o twitter, en donde para eso fueron creados, es decir para el cotorreo parlanchín, comunicación informal, etc. Regla 7 Ayude a mantener los debates en un ambiente sano y educativo. No tome los contendidos de correos como afrentas personales ni las responda. Actúe con madurez. Encare personalmente cualquier situación. Regla 8 Respete la privacidad de terceras personas, hacer un grupo contra una persona está mal (bulling laboral) y puede ser motivo de sanción laboral a partir del mobbing laboral que se desprende del primero. Regla 9 No abuse de su poder, estatus, conocimiento o experiencia. No se dirija con expresiones de “Estimados Todos” o “Estimadas Todas” porque todos tienen nombres, cargos, diríjase de manera correcta cuando se refiera a un grupo que tiene la misma cualidad genérica. Estimados Compañeros, …Dirigentes, …Colaboradores, …Equipo de Trabajo, etc. Regla 10 Ser objetivo sobre temas cuyo bien primordial no afecte el general. Regla 11 Nunca olvide confirmar de recibido un correo. No espere que su emisor le solicite siempre las confirmaciones de entrega o de lectura activadas en su Outlook. Es desalentador que un emisor de correo se quede esperando o adivinando que en efecto su destinatario recibió determinado correo. Es de mal gusto marcar como no leído cuando en efecto ya se leyó un correo. Basta con decir un “Gracias” como lo refieren los expertos cibernautas, con esa palabra no significa cortedad ni estrechez idiomática, es en síntesis, un referente de la rapidez en que se vive pero denota que sí importa el emisor del correo quien siempre merecerá una respuesta que no es lo mismo que una solución.

Ética para la comunicación virtual Los bien llamados "códigos de buena conducta" (Netiquet@UNISAP) no ha sido impuesto por nadie sino por el sentido común. Las personas que llevan mucho tiempo navegando por la red han ido asumiendo responsabilidades de comportamiento que facilitan el uso de la misma, de manera rápida y satisfactoria. Cada comunidad tiene sus propias reglas culturales, normativas, educativas, reglas que influyen en el comportamiento de las personas. Cuando un individuo ajeno a la comunidad pretenda integrarse en ella debe conocer previamente estas normas de

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comportamiento, por la continua actualización y ampliación que tiene la Red. De ahí la importancia de estas. Si bien es cierto que dirigirse a las personas con respeto y con sumo tacto de forma verbal es importante para equilibrar las ideas a transmitir ya sea como emisor o como receptor; de igual manera es importante tener cuidado cuando utilizamos la herramienta número uno en el mundo en cuanto a investigación, negocios, recreación y educación entre otras cosas. Además, por cómo es internet, las Netiquet@s nos ayudarán en nuestra interacción y al buen entendimiento con nuestros semejantes.

Puntos éticos de auto conducción personal Para observar Punto 1 No crea que su destinatario tendrá todo el tiempo del mundo como para pensar que deba responderle de inmediato o que dispone de wi-fi y tiempo aire para atender sus correos aun cuando se encuentre en tránsito o en reunión, cita, descanso. Los correos son para resolver problemas no para agrandarlos. Debe verificar por usted mismo por esta misma vía o por otro medio que en efecto fue recibido su correo. Nunca de por hecho que un correo llegó (tenga presente el calendario y reloj, a veces por error lo adelantamos o atrasamos y esto infiere en la recepción oportuna, cuide que siempre el “tiempo” de su outlook esté activado al día). Punto 2 No marque como no leído los correos a pesar de que se enteró de su contenido. Es de pésimo gusto actuar de esta forma porque se engaña la buena fe de sus emisores Lo correcto es siempre responder con o solicitar una confirmación de recibido o acuse de recibida la información. Si no se puede atender en ese momento, responda brevemente comprometiéndose que más adelante lo hará. El tiempo máximo para responder un correo es de 24 horas. Es correcto solicitar a sus destinatarios en opciones>confirmación de recibido>confirmación de lectura, de esta forma se dará cuenta que al menos fueron recibidos en las direcciones electrónicas de sus destinatarios. Punto 3 Es de mal gusto enviar correos de origen anónimo, en cuentas apócrifas o eventuales. Absténgase de cambiar sus direcciones electrónicas en cada estación del año. No confunda a sus destinatarios. Elabore direcciones claras sin abreviaturas ni signos pensando “para toda la vida”. Si la cambia sólo que sea absolutamente necesario. Evite usar guiones mayores o menores solo confunden. Sepa diferenciar sus asuntos privados de los institucionales y estos diríjalos desde las cuentas que son institucionales. Tome en cuenta que mientras se dirijan correos privados con todo derecho pueden ser requeridos o leídos por los responsables superiores de su cooperativa y/o federación, siempre y cuando partan de equipos o servidores institucionales. Punto 4 Entregue su dirección de correo en un papel impreso. Casi siempre cuando se escriben a mano, no se entiende con claridad las letras con el consiguiente riesgo de que no lleguen determinados correos sobre todo los que se refieren a facturaciones electrónicas. Deletreé el dominio punto coop ya que hay personas que lo confunden con el punto com. Es

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correcto especificarlo con toda contundencia que es con doble o, el punto coop como el dominio mundial que ya usan millones de cooperativistas del mundo. Punto 5 Es de mal gusto cambiar la hora o fecha de envío o recepción a conveniencia del remitente o del destinatario. O con fecha muy adelantada o con retraso. Tenga cuidado con la modificación del calendario de Windows ya que involuntariamente se pueden adelantar o rezagar los correos. Los ajustes a su hora de su equipo deben basarse a la hora central del GMT (Greenwich Meridian Time) deben considerarse hacia menos o más a la hora convencional de cada país a sus respectivos husos horarios. En nuestro país México, existen tres husos horarios distintos. Tómelo en cuenta y el estado de Sonora, tiene horario especial en cierta temporada. Punto 6 No escriba con abreviaturas o letras que representen fonemas que denoten cierto ahorro de palabras o letras pensando que con esto se pone “inn” como emisor o como destinatario cuando responda. Ejemplo “Ke” en lugar de que. Etc. Las reglas de ortografía, sintaxis, redacción denotan cultura, buenos modales y educación por quienes escriben un correo. Revise más de dos veces antes de enviar cualquier texto. Un consejo es escribirlo en Word o en Block de notas porque además puede resguardar contenidos y luego copiar y pegarlo en el cuerpo del correo. Punto 7 Establezca cuando se encuentre en curso on-line, un espacio dentro del chat denominado “Cafetería” hecho especialmente para compartir sus ideas, diálogos, anécdotas, etc. que revitalicen los lazos de comunicación, de fraternidad y de apoyo recíprocos un poco alejado de la formalidad. No requiere de una hora definida pero pueden abordarse un tema central por semana. Si utiliza un correo en Skype o en Outlook en la sección de >perfil donde se pida foto, es conveniente subir la propia. Es de pésimo gusto dejar el espacio en blanco o subir una foto ajena o de corte obsceno o caricaturesco. No suba o reproduzca fotos con derechos registrados de autor puede acarrearle un serio problema legal, si lo desea baje fotos de >photo >wikimedia commons sus autores las suben para ser usadas sin restricciones legales y con la confianza se pueden bajar. Punto 8 No confíe del todo que un correo es prueba irrefutable de tipo legal o moral. En México existe jurisprudencia al respecto, no se considera como prueba de cargo o descargo en demandas o contrademandas de tipo legal precisamente por los avisos de privacidad y manejo de datos personales que estipula el IFAI. Además, por los propios avisos de uso que las instituciones o personas acostumbran insertar al final de sus “firmas electrónicas”. Pero un mal uso puede ocasionar daño moral y hacer pasar un mal rato a terceros que tampoco es reglamentado adecuadamente. Siempre haga buen uso de él en cantidad y calidad con moderación. Cada vez que se envía un correo se ahorra papel pero también se gasta energía eléctrica de los navegadores y servidores que no se ve. No abuse en demasiadas leyendas en la firma electrónica, si las pone que sean breves. Utilice la que nos proporciona el área de Imagen Corporativa de UNISAP de la cual a todos los funcionarios de la Red es de uso obligado. Si no sabe cómo incluirla, asesórese con dicha área. En sus correos personales, absténgase de poner largas leyendas de advertencia legal o extensos “choros” ecológicos. En su caso, si los pone que estos sean breves tal cual nos sugiere el área de Imagen Corporativa de nuestra organización. No olvide que en sus correos jamás deben escribirse números de cuentas bancarias o contraseñas dado que un correo puede ser leído por personas ajenas; los hackers son una realidad, tan solo en el

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2013 más de 70 millones de cuentas de usuarios de correo como de redes sociales alrededor del mundo fueron revisados por los sistemas de seguridad norteamericana y aun lo sistemas más seguros del mundo que incluye a gobiernos poderosos son espiados, casos de Julian Assange o Edward Snowden. Jamás escriba en un correo un asunto privado que lo exponga, comprometa o arriesgue a usted o a su empresa.

Recuerde: Practique las reglas y puntos de NETIQUET@UNISAP. Ahora repasemos el siguiente:

DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE LA COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA 1. La redacción debe ser concisa y clara. Revise al menos una vez más, el orden y el uso correcto de la sintaxis de sus mensajes antes de enviarlos. 2. Vaya al grano, en la redacción de un mensaje de correo electrónico, menos es más, cuanto más largo sea el mensaje menos probabilidades tendrá que se lea. 3. La redacción de un correo previo, jamás lo retome hasta asegurarse que aún tiene que ver con el asunto actual. 4. No rehúya a contestar un correo electrónico, conteste todos en un máximo de 24 horas. Si no está en condiciones de contestar, avise al remitente. 5. No incluya personas ajenas al tema, si no es necesario no incluya al jefe sólo por darle relevancia o poder. 6. Evite contestar con un simple PSI, o FLY o anagramas de su nombre al hacer un fdw (reenviar). Si va a reenviar un correo, algunas palabras serán necesarias para justificar porque se está haciendo el reenvío. 7. Haga una llamada por teléfono, cuando un correo va y viene por más de 3 veces, puede indicar que no está siendo claro. 8. No utilice el “reply all” (enviar a todos) responda a todos si es verdaderamente necesario, evite abusar del tiempo ajeno. 9. Evite expresiones de código ofensivo: ALTAS , rojas, palabras marcadas en amarillo para destacar algo o signos como ¡!, ><, ¿?, =, //, *, ü. Sea lo que sea, sea amable. 10. Si no se lee es porque no tiene un buen subjet (asunto). Piensa dos veces el asunto y elija uno corto y que comunique correctamente el tema.

Muchas gracias Compañeros por observar y llevar a la práctica lo descrito en la presente NETIQUET@UNISAP. Reconocemos y valoramos su excelente disposición para mejorar la comunicación electrónica en las cajas de la Red UNISAP.

Envíenos un correo donde evidencie que ya hizo práctico alguna o más de las NETIQUET@UNISAP. Si tiene dudas, consúltenos. -oOo-

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Autoría: El presente documento “NETIQUET@UNISAP” fue preparado y elaborado para la Dirección General UNISAP por la Coordinación de Formación Cooperativa y Proyectos Especiales de UNISAP. Se contó con las ideas del Grupo de Trabajo Interactivo de iDel México 2013-2014 CONCAMEX-DGRV en el Diplomado de E-Learning del que UNISAP participa. Algunas de las ideas fueron tomadas y adaptadas de: http://www.netiqueta.org/ y otras más de la revista Selecciones del Reader´s Digest México, en su edición impresa enero 2014 como de la publicidad institucional fija Atención a Clientes de Telcel, marzo de 2014.. Se consideraron para este documento de carácter educativo sin fines de lucro. Guadalajara, Jal. MÉXICO. Abril de 2014. Se reciben y agradecen sus dudas, comentarios o sugerencias para este documento. Escriba a: jose.rodriguez@unisap.coop o a: contacto@unisap.coop

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