Issuu on Google+

Gro oup  Maanaggemeent  Sysstem ms Po olicyy  Doccum mentt                   ‐  Qua Q lity                   ‐  Envi E ronmen nt Mel Bray – – Barrett Steel Limited  Group Con ntrolled Document 


GROU UP MANAG GEMENT SYSSTEMS POLLICY DOCUM MENT    Section   

Title    

 

 

Group M Managementt Systems Po olicy Docume ent  

 

1   

 

Group P Policy Statem ments

 

  

2   

 

The Group profile 

 

  

3   

 

Group O Organisation   

 

  

4   

 

Responssibilities  

 

  

5   

 

Definitio ons  

 

  

6   

 

The Man nagement Syystem 

 

7   

 

Scope of Registratioon  

 

  

 7.1  

Standard Exclusions  

 

  

8  

 

 Processses  

 

  

9   

 

Preventive Action 

 

  

10   

 

Corrective Action 

 

  

11   

 

Group M Managementt Review 

 

  

12   

 

Compan ny Managem ment Review   

  

13  

 

 Internal Audits  

 

 

   

  

  

 

copies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  2011 

Pagge 1 of 12 


OFILE  2.0 THE GROUP PRO   d in 1867 by Henry Barre ett, the comppany was primarily Bradfford based inn until 1985 w when  Founded the com mpany began extending itts geographiccal coverage e through furrther businesss acquisition ns and  development. Barrett Steel Ltd is now one o f the largest steel stockh holding groupps in the cou untry.    The origginal Bradford based com mpany attaineed its first qu uality approvvals in 1988 w with BSI and d Lloyds.  Since that time indivvidual sites h have gained aapprovals un ntil, in 2000, the Group a pproval was  introducced with BSI..    The Group now lists the followin ng companie s in the appe endix to the Group BSI Q Quality registration  “RS247888”:‐  Compan ny Location   Bradford d  

Bristol 

on‐Trent  Burton‐o  

Chester  Consett 

Coventry  Cradley  Dudley 

 

Gloucester    Hull      Montrosse  Newark 

Traading Namess   Barrrett Steel Limited   Barrrett Steel Se ervices Limited   J Booyd Laurie and Son Limitted  …… …………………… …………………… ………  Barrrett Strip an nd Alloy Limited  .................................................  Wooodberry Chiillcott & Co. Limited  Wooodberry Chiillcott & Co. (Portsmouthh) Limited  ................................................  A.H H.Allen Steelstock Limited  ................................................  Draagon Steel Se ervices Limited  .................................................  Connsett Steel SServices Limitted  Tayylorsteel (No orth East) Lim mited  .................................................  Maattersons Lim mited  .................................................  CM MT Steel Servvices Limited .................................................  Du dley Iron and d Steel Co. Limited   Tubbes (UK) Lim mited  HKKB Steel Serviices Limited   Tayylorsteel (Miidlands) Limited  Staar Tubes (Mid dlands) Limitted  Lassertube  .................................................  Lill eshall Steel SServices Limited  .................................................  Strruthers & Carrter Limited Fasstec Handrail Systems Lim mited  …… …………………… …………………… ………  Barrrett Energy Products (Sccotland) Limiited   …… …………………… …………………… ………  Ne wark Steel LLimited 

Printed ccopies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  August 22011 

 

Pagge 4 of 12 


mpton  Northam Oldham  Plymoutth  Preston 

Rotherham 

 

Sheffield d  Scuntho orpe   

 

Yarmoutth  York  

Ga insborough SSteel Service es Limited  …… …………………… …………………… ………  A. H H. Allen Stee el Services Limited  .................................................  Tayylorsteel (No orth West) Limited  .................................................  Wooodberry Chiillcott & Co. Limited  ........................................  Advvanced Steel Services Lim mited  C. R Roberts Stee el Services (M Manchester)  Limited  .................................................  C. R Roberts Stee el Services Lim mited  Staaniforth‐HKB B Steel Limite ed  Loccum Fine Ste eels Limited …… …………………… …………………… ………  Barrrett Nickel A Alloys Limited  .................................................  Kasss (Steel Stocckholders) Limited  Om mega Steels LLimited  Barrrett Central Distribution n Limited  .................................................  Yarrmouth Steel Services Lim mited  .................................................  Barrrett Precisio on Tubes Lim mited  ................................................. 

    Compan nies not listed d in the RS24 4788 appenddices are req quired, by the e Business, tto operate th he ‘Best  Practise’ business co ontrols that a are in line wiith our stand dard ISO 9001 and ISO 144001 controls. 

Printed ccopies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  August 22011 

 

Pagge 5 of 12 


OUP ORGANIISATION 

GR ROUP MANAGING DIRECTOR

GROU UP EXEC. DIRE ECTOR/ DIVIS SIONAL DIRECTORS DIRECTOR, INTEGRATED MANAGEMENT T SYSTEMS COM MPANY DIRECT TOR/ MANAGER

DEPAR RTMENTAL MAN NAGERS

GROUP INT TERNAL AUDIT TOR

COMP PANY SYSTEMS REP.

COMPANY Y EMPLOYEES S

     

copies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  2011 

Pagge 6 of 12 


PONSIBILITIEES  oup Managin ng Director has overall reesponsibility for the running of the Grroup in line w with the  udget and sttrategic objectives. They  will delegate e the respon nsibility for d evelopment and  nce to the Grroup Policy to o the Group  System Representativess. They will e nsure the re esources  , infrastructu ure and workk environme nt) are available to ensure that the oorganisation can  s customers’ and legislatiive requirem ments.  up executive e/divisional directors aree responsible e for the run nning of the G Group in line e with  up budget an nd strategic o objectives. E ach Group company will be chaired bby an  ve/divisional director. They are respoonsible for en nsuring that the human,  infrastructure and  vironment resources req quired for th e operation of the Mana agement Systtems within the  y are defined and facilita ated.  mpany directtors/manage ers are respoonsible to the e Group Man naging Directtor through the  xecutive/Divvisional Direcctors for the  running of tthe companyy in line with  budget and  c objectives. They are ressponsible forr appointing Company Syystems Repreesentatives and  ning documeentary eviden nce of the coompany man nagement strructure and tthe responsiibilities  ersonnel, within the com mpany system ms. They are responsible for definingg and facilitatting the  infrastructure and work environmennt resources required forr the operatioon of the  ement System ms within the e company. ector, Integrated Managgement Systeems has speccific responsibilities for tthe developm ment and  nce to the Grroup Policies. With the geeneral intern nal auditing b being delegaated to the G Group  Auditor(s) and to compe etent site staaff.   ector, Integraated Manage ement Syste ms is directlyy responsible e to the Grouup Operations  r. Specific ressponsibilitiess include enssuring the managementss systems aree established d,  ented and m maintained in accordancee with the relevant standard through  regular audiiting.  e responsiblee for reportin ng the perfo rmance of th he systems to the managgement for review  a basis for on ngoing impro ovement to t he system.  oup Internal A Auditors are e directly res ponsible to tthe Director,, Integrated  Managemen nt  s. Specific ressponsibilitiess include enssuring the qu uality system m is maintaineed, at site level, in  nce to the Grroup Manage ement System ms, through scheduled Internal Audiiting, Involve ement in  ning and imp provement fo orms part off the Businesss Improvement responsiibilities.  ms used to describe the job functionss are those that will be used throughhout the man nual and  ciated docum ments. When n a job functiion is not occcupied the re esponsibilityy will be passsed to  son holding tthe job functtion immediaately above tthe one not o occupied. In  the absence e of the  r, Integrated Managemen nt Systems t he Group Op perations Dirrector acts oon their beha alf in  atters.    

copies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  2011 

Pagge 7 of 12 


INITIONS  oup shall be rread as the ccompanies w within Barrettt Steel Ltd. w which hold m management  system  als through th he centralise ed Group reggistrations. mpany shall b be read as an ny individuall company w within the Gro oup. Where  there are several  ng companiees at one loca ation the Maanagement SSystems will b be common  across the lo ocation  term “comp pany” will be understoodd to refer to tthe whole location.  mputer shall be understo ood to be thee IBM AS400 computer syystem or thee Stratix com mputer  (whichever iss applicable to the site u nder conside eration) and all related ssoftware.  mpany Systems Represen ntative shall  be read as tthe individua al, based at tthe companyy, with  he External A Auditor, the Director, Inttegrated Management Syystems and G Group Intern nal  will liaise.  mpany Directtor/Manage er shall be reaad as the sen nior manager at each sitee who may b be a  ng Director, Branch Direcctor or Brancch Manager.

 

copies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  2011 

Pagge 8 of 12 


ANAGEMEN NT SYSTEM  QUALITY MA up quality syystem will co onsist of the  following:‐ This Group P Policy Docum ment outlininng the steps taken by the e Group to m meet the  requirementts of BS EN ISSO 9001:20008 and BS EN N 14001:2004 4. The Directtor, Integrate ed  Managemen nt Systems iss responsiblee for the issue and update of this doccument. Policcy  revisions aree authorised by the Grouup Managingg Director or the Directorr, Integrated  Managemen nt Systems. T This documeent is controlled through the update oof the Group p Policy  Document in ntranet file.     All companiees have read d only accesss to the Grou up Policy Doccument Intraanet file. Anyy printed  copies will b be treated ass uncontrolleed.     Group Proceedures outlin ne the work aactivities con ncerned with h the operatiion of the bu usiness  in areas releevant to quallity assurancce. They detaail the authorrity and respponsibilities o of the  individuals w who must op perate the prrocedures. The procedures are devel oped, updatted and  authorised b by the Directtor, Integrateed Managem ment Systemss in conjuncttion with rele evant  company maanagement. They are auddited by inte ernal and extternal auditoors and autho orised  by the Direcctor, Integratted Managem ment System ms or Group O Operations D Director.    of company  procedures can be found d within the  Business  A fully contrrolled index o Improvemen nt section off the Intranett.    operations a are kept to deemonstrate conformance to the Mannagement Syystem  Records of o and BSENISO 9001:2008 8 or BS EN 144001:2004. TThese are file ed to preservve their legib bility and  facilitate rettrieval.    The British aand Internattional Standaards required d by the Group to describbe the qualitty  system and the Group’ss products. A All standards are maintain ned to curre nt issue and amendment levels through a compaany memberrship of BSI and the BSI PPlus Scheme and are  controlled b by the Directtor, Integrateed Managem ment Systemss.    One controlled copy of any supplierr product lite erature, not ccovered by aan appropriate  standard, iss held. Any otther supplierr literature, brochures an nd product ddata sheets a are all  considered to be uncontrolled docuuments and aany definitive e clarificationn of a techniical  question wiill only be ma ade by refereence to the ccontrolled co opies of the  relevant doccument.    Other documentation re elating to thee business operation is referenced inn the relevan nt  Company Procedures. 

  copies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  2011 

Pagge 9 of 12 


PE OF REGISSTRATION  Steel Ltd opeerates Management Systtems which ccomply with the requirem ments of BS EN  1:2008/BS EN N 14001:2004 for the folllowing scope e:   d alloy stockkholders, me etal processoors and ancillary product suppliers.  mpany listed d on the Certtificate of Reegistration will operate to o the scope ddetailed on ttheir  ix.  NDARD EXCLLUSIONS  up, as a who ole, excludes the followinng sections o of BS EN ISO9 9001:2008 frrom its Qualiity  ement System m:‐  d reference 7.3 Design & & developmeent ‐ in the ccurrent activities of the oorganisation,, there is  irement for aa design and d developme nt facility. Th he products sold under tthe Group  tion are all m manufactured d to British, EEuropean, In nternational or commerccial standards   the source o of supply.  Draw wings/details used withinn the processsing activitie es are supplieed by the customer  but may be man nipulated, intternally, into o a format accceptable to  our processiing  D, Burney etcc.  facillities eg. CAD d reference 7.5.2 Valida ation of proccesses ‐ all th he products ssupplied in thhe standard  n be verified  using standaard inspectio on techniquees. There is n no,  s of the orgaanisation can  requiremen nt for validation of produucts.  xclusions aree reconsidere ed during thee annual Gro oup Management Review w. 

 

copies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  2011 

Page e 10 of 12 


VENTIVE ACTTION  up operates a documentted procedurre for assesssing and implementing prreventive action  employed wiithin the bussiness and th heir  n an informeed risk assesssment of thee processes e ationship. Th he procedure es are designned to identiffy potential problems whhich can be rrectified  ent the occurrrence of non‐conformannces. Action is initiated to ensure thee necessary a actions  re effective.  cesses emplo oyed within the Group a re generic w with regards tto systems ooperated around the  er, although variations m may exist in tthe processin ng facilities w within each ccompany.  ector, Integraated Manage ement Syste ms is respon nsible for assessing the p reventive acction  d for the gen neric group activities. Thee Company SSystems Reprresentative iis responsible for  ng the compaany specific p preventive acction require ements in lin ne with the G Group Proced dure.  he strategic preventive a action for thee Group is co onsidered byy the group EExecutive Dirrectors.   RRECTIVE AC CTION  ve action maay result from m sources suuch as extern nal and internal audits, cuustomer satisfaction  ring or customer complaiints relating  to the servicce, the produ uct, documenntation or  tion. Specificc programs/fforms are ussed to docum ment the nature of the cuustomer com mplaint,  estigation and d any remed dial action ta ken. The anaalysis of customer compllaints may also   where correective action n is required  through anaalysis of trend ds.  mpany operaates docume ented proceddures for imp plementing ccorrective acction. Any no on‐ mance is docu umented and d any remeddial or rectificcation action ns establisheed and implemented.  sary the Group Procedurres will be chhanged to refflect the step ps taken to pprevent a  rence. Any reesulting corrrective actionn is monitore ed through the Internal A Audit Proced dure and  t the relevan nt Committee meetings. Procedure changes are in accordancee with the company Docu ument Controol Procedure es.  OUP MANAG GEMENT REV VIEW  ual review o of the objectiives in the G roup Policy SStatements a and overall ooperation of the  ement System ms is conducted by the G Group Managging Directorr together wiith the Direcctor,  ed Managem ment System ms, the Groupp Operationss Manager an nd any otherr relevant pe ersonnel.  up Managem ment Review w focuses on  the continue ed effectiven ness of the inndividual Gro oup  ement System m, and its application thrroughout the e registered ccompanies, bby assessing the  and externaal audit findin ngs.  

copies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  2011 

Page e 11 of 12 


MPANY MANAGEMENT REVIEW  mpany Managgement Reviiew of the ovverall operattion of the site Managem ment Systemss are  ted by the co ompany direcctor/manageer together w with delegate ed representtatives from the  s Committees and the Dirrector, Integgrated Managgement Systems.  mpany Managgement Systems reviewss ensure the continued effectiveness  s of the relevvant    through thee examinatio on of custom mer complain nts, customer satisfactionn monitoringg,  forming material recordss, credit statiistics, internaal and extern nal audit repports, training  , supplier performance, ccorrective annd preventive e action. Tarrgets are set,, redefined a and  s, to enable ccontinued im mprovement,, are defined d and implem mented. Theyy are commu unicated  e who influen nce the targe ets.  ults of the Management Reviews are  monitored o on an ongoin ng basis throough the Systtems  on, changes i n procedure e and  tee Meetinggs, as are anyy decisions reegarding corrective actio mprovementss to the Syste ems.  utes of this rreview are passed to thee Director, Integrated Ma anagement SSystems for rreview at  up Managem ment Review.   TERNAL AUD DITS  audits of thee documente ed procedurres and their interrelation nship are carrried out on a  ed basis to eensure that all procedurees are review wed at least o once every yeear, by the G Group  Auditors and competent site personnnel, as detailed in the Group Proceddures.   ernal audits include objecctive evidencce of the doccuments or p procedures cchecked,  mendations fo or improvem ment, details  of any non‐cconformance e, and the aggreed timesccale for  tion at each stage of the e audit includding final com mpletion.   ults of auditss are discusse ed at the Rellevant Comm mittee Meetings and are  subject to  ement Review w. 

copies are unccontrolled unless on the loocal Documen nt Control Listt  2011 

Page e 12 of 12 


Group document