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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO

MICROSOFT EXCEL 2007 Conceptos básicos de Excel Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Nóminas, Balances Generales, Kardex, Presupuestos, Formatos Comerciales como Facturas, Manejo de Bases de Datos, Gráficos Estadísticos. Etc.

¿Qué es y para qué sirve Excel 2007? Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La hoja de cálculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma interfaz de otros programas de la suite Office 2007, por lo tanto, encontraremos el Botón de Office y la Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos.

Elementos de una hoja de cálculo:

1 4

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3 5

2

6

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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO 1) La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Excel. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. 2) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas. 3) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1. 4) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa. 5) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas. 6) Selector de Celdas: Nos indica la Celda Activa. Donde esté ubicado el Selector o Indicador de Celda se insertara el texto o la formula. 7) Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones. 8) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos más adelante. 9) Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007 presenta 3 hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar más.

Otros conceptos básicos -

Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor este concepto.

-

Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de cálculo.

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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO COMO MODIFICAR EL TAMAÑO DE LAS También podemos insertar Filas y Columnas dando CELDAS Podemos variar el Ancho de la Columna y el Alto de la Fila. Por Ejemplo: Deseamos Ampliar el ancho de la Columna B y el alto de la Fila 2.

clic con derecho sobre la celda donde deseamos insertar la Fila o la Columna.  

De clic en la opción Insertar. Aparece la siguiente Imagen

Ubique el puntero del Mouse en la unión de los encabezados de Fila o Columna que usted desea modificar. (en este caso ubicamos el cursor en medio del encabezado de la columna B y C. Cuando el puntero cambie de presentación clic sostenido y modifique el ancho deseado.

Seleccione la opción deseada

de

El mismo procedimiento hacemos para modificar el alto de las Filas.

Cuando insertamos una fila, toda la información se desplaza hacia abajo y cuando insertamos una columna, esta desplaza la información hacia la derecha.

INSERTAR UNA HOJA DE CÁLCULO En Microsoft Excel 2007 es muy fácil agregar Hojas de cálculo,

INSERTAR FILAS O COLUMNAS Seleccione la celda o celdas donde desea insertar la Filas o Columnas. Cuando insertamos una Hoja Nueva esta queda enseguida de la hoja que esta activa.

Clic en la opción INICIO. Damos clic en Insertar

MODIFICAR EL NOMBRE A LAS HOJAS DE CÁLCULO 1.

Seleccione la opción deseada

De doble clic sobre el nombre de la hoja que desea modificar. 2. Digite el nombre deseado.

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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO ELIMINAR UNA FILA O COLUMNA TAMAÑO Y TIPO DE LETRA, NEGRITA, Para eliminar una Fila o Columna podemos hacerlo de CURSIVA Y SUBRAYADO dos formas. 1. Seleccione los encabezados Columna que desea Eliminar. 2. Clic en la Opción Inicio. 3. Clic en Eliminar. 4. De clic en la opción deseada.

de

Fila

o

ALINEACIÓN DEL CONTENIDO DE LAS CELDAS

COMBINAR O CENTRAR OTRA FORMA PARA ELIMINAR FILAS O COLUMNAS 1.

Seleccione las celdas de las Filas o Columnas que desea Eliminar. 2. Clic con el Botón Derecho encima de la Selección. 3. Aparece la siguiente Imagen.

Se utiliza para unir las celdas, podemos utilizarla para centrar un texto en un rango de celdas. 1.

Seleccione las celdas que desea unir.

2. Clic en

APLICAR FORMATO NUMÉRICO Antes de aplicar cualquier formato debemos seleccionar las celdas a las que deseamos aplicarlo.

Estilo Contabilidad: Separa los valores en Miles y les coloca signo pesos. 1. Seleccione la opción deseada. 2. Clic en Aceptar.

Estilo Porcentual: Multiplica los valores Por 100 y aplica signo Por ciento.

APLICAR FORMATO AL CONTENIDO DE LAS CELDAS Para aplicar formato al contenido de las celdas podemos utilizar la opción Inicio, estudiada en Microsoft Word.

Estilo Millares: Separa los valores en Miles Aumentar Decimales. Disminuir Decimales.

Recuerden que en la opción Inicio encontramos la Categoría Fuente, la Categoría Numero. Etc.

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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 APLICAR BORDES

REGIONAL CHAPINERO realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar

1.

Seleccione las celdas a las que desea aplicar bordes. 2. Oprima Ctrl 1

3. De clic en la Ficha Bordes.

con el signo = (igual). Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son: +

SUMA

-

RESTA

*

MULTIPLICACIÓN

/

DIVISIÓN

En una formula no se recomienda utilizar valores

estándar

o

números

constantes.

Debemos utilizar las referencias o Celda donde 4. Seleccione el estilo de Borde Deseado. 5. Seleccione el color deseado. 6. Aplique el Borde dando clic en alguno de los Botones o dando clic directamente sobre la vista previa.

se encuentra ubicado ese valor. Al trabajar con Celdas solo basta cambiar un valor y todos los resultados cambiaran automáticamente. Ejemplo de Formulas Básicas

Orden de prioridad

7. Al terminar damos clic en Aceptar.

Operaciones de cálculo en Excel Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que hemos ingresado en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que

El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es:    

Cálculos entre paréntesis Exponentes Multiplicación y división Suma y resta

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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO Para este caso aplicaremos una operación Ejemplos de Cálculos Combinados: Matemáticas básica, mientras estudiamos las 1. Calcule el resultado del siguiente Funciones. enunciado:

3 + 2 * 4

Para muchos esta

operación da como resultado

20

Muchos estudiantes harían lo siguiente para calcular la nota de Javier: Recuerda Que..

..

FALSO

Un promedio es la suma de los Valores dividido entre el número de valores

= B2 + C2 + D2 / 3

3 + 2 * 4 3

+

Si observamos esta fórmula está mal planteada porque solamente se está dividiendo es la celda D2. El resultado será 9.1.

8

11 La Respuesta Correcta es 11 Porque según la prioridad de los operadores Aritméticos; primero se Multiplica y luego se Suma

= (B2 + C2 + D2) / 3

Esta fórmula si está Bien Planteada. Primero

2. Ahora hagamos la misma operación Agrupando los dos primeros Valores:

debemos

agrupar

los

dividimos en el número de Valores.

(3 + 2) * 4 5

* 4 20

Según la prioridad de los operadores Aritméticos primero debemos resolver las operaciones que se encuentran dentro de los paréntesis.

valores

=

4.

3. Un estudiante tiene tres notas parciales, calcule la nota final.

Debemos tener en cuenta que para calcular la nota final debemos aplicar un Promedio.

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y

después

lo


INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO FORMATO DE CELDA En Excel encontramos una opción donde se integra todas las alternativas para modificar el formato de celdas. 5. Oprima Ctrl y el Numero Uno del Teclado Alfanumérico.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Ficha

Número:

Aquí encontramos las diferentes alternativas para modificar el formato Numérico. A continuación encontraremos las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coge por completo en la celda. Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger formatos de fracción.

entre

nueve

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato. Aprende cómo definir formatos numéricos personalizados en el siguiente avanzado.

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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO 11. Seleccione la celda E1 y desde el

1.

controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda E5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 12. En la celda F1 ingrese la fecha de hoy. 13. Seleccione la celda F1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda F5.

Ejercicio

1:

rellenar

datos

automáticamente

14. En la celda G1 ingrese la fecha de hoy. 15. Seleccione la celda G1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda G5, mientras

1. Abra un nuevo libro de Excel.

mantiene presionada la tecla Ctrl.

2. En la celda A1 ingrese el número 1. 3. Seleccione la celda A1 y desde el

16. OBSERVE QUÉ SUCEDIÓ EN CADA CASO

controlador de relleno, haga clic y

Y

SAQUE

SUS

PROPIAS

CONCLUSIONES.

arrastre hasta la celda A5.

17. Cambie el nombre de la Hoja 1 por

4. En la celda B1 ingrese el número 1.

EJERCICIO 1. doble

5. Seleccione la celda B1 y desde el

arrastre hasta la celda C5.

etiqueta

y

seleccionar la opción Cambiar nombre

mantiene presionada la tecla Ctrl.

controlador de relleno, haga clic y

la

botón secundario sobre la etiqueta y

arrastre hasta la celda B5, mientras

7. Seleccione la celda C1 y desde el

sobre

reemplazar el texto, o hacer clic con el

controlador de relleno, haga clic y

6. En la celda C1 ingrese la palabra EXCEL.

clic

Para ello, puede hacer

del menú contextual.

Ejercicio 2: otra forma rápida de rellenar datos 1. Pase a la Hoja2

8. En la celda D1 ingrese EXCEL 2007.

2. Seleccione el rango A1:B5

9. Seleccione la celda D1 y desde el

3. Escriba EXCEL 2007 (se escribirá en la

controlador de relleno, haga clic y

celda

arrastre hasta la celda D5.

A1.

Asegúrese

que

el

rango

permanezca seleccionado)

10. En la celda E1 ingrese EXCEL 2007.

4. Presione simultáneamente las teclas Ctrl y Enter.

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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO 5. ¿QUÉ PASÓ? 6. Cambie

el

nombre

a

Hoja

2

por

EJERCICIO 2

Ejercicio 3: eliminar hojas 1. Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la Hoja3 y en el menú contextual

elija la opción

Eliminar. 2. Guarde el libro en su carpeta (se guardarán

TODAS

las

hojas)

como

EJERCICIOS 1-2-3

Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la fórmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de:

Cálculos combinados Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo, Excel resolverá las operaciones dentro de la fórmula con

un

determinado

orden

de

prioridad,

siguiendo el criterio matemático de separación en términos. De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:

Orden de prioridad El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es:

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1º) Cálculos entre paréntesis 2º) Multiplicación y división 3º) Suma y resta

EJERCICIOS DE OPERACIONES -

Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro.

-

Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio (doble clic sobre la etiqueta de la hoja, o clic derecho sobre la etiqueta de la hoja > Cambiar nombre)

-

Cuando se encuentre con que no tiene más hojas, haga clic en el ícono

Ejercicio 5

Completa la tabla que sigue hallando el crecimiento nat (SON 8 EJERCICIOS QUE DEBEN

CRECIMIENTO NATURAL = TASA DE NATALIDAD -TASA DE M

QUEDAR EN EL MISMO LIBRO. POR LO TANTO, SU LIBRO DEBE CONTENER 8 HOJAS) -

Aplique los formatos necesarios para que sus planillas queden similares a las

TASAS NATALIDAD MORTALIDAD CRECIMIENTO NATURAL

CRECIMIENTO NATURAL DE LA ARGE AÑO 1915 AÑO 1950 AÑO 1960 AÑO 19 35,1 25,5 22,7 15,5 9 8,6 ?

?

?

?

de los modelos propuestos en cada ejercicio. Todas las opciones de formato se encuentran en la ficha Inicio.

-

EXPLÓRELAS!!!

Ejercicio 6

Guarde en su carpeta como

CANTIDAD 2 7 9 5

OPERACIONES

PRODUCTO PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL LAPICERAS 5 ? CARPETAS 12 ? RESMAS 10 ? MARCADOR 8 ?

Completar la columna PRECIO TOTAL multiplicando la cantidad vendida por el P

Ejercicio 4

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Ejercicio 7 HALLAR LAS DENSIDADES DE POBLACIÓN DE LA CAPITAL FEDERAL Y DE LAS SIGUIENTES PROVINCIAS

Densidad = Total de habitantes / Superficie

PROVINCIA HABITANTES Capital federal 2960976 Buenos Aires 12582321 Catamarca 265571 Córdoba 2764176 Corrientes 795021 Chaco 838303 Chubut 356587 Entre Rios 1022865 Formosa 404367 Jujuy 513992 La Pampa 260034 La Rioja 220729 Mendoza 1414058 Misiones 789677

SUPERFICIE km 2 DENSIDAD hab./km 2 200 ? 307571 ? 100967 ? 168766 ? 88199 ? 99633 ? 224686 ? 78781 ? 72066 ? 53219 ? 143440 ? 89680 ? 148827 ? 29801 ?

Ejercicio 8 LIBRERÍA "EL ESTUDIANTE" Artículos

Descripción Goma Lápiz Birome Cuaderno

1 2 3 4

Cantidad vendida 10 20 145 15

Precio unitario $ 1,50 $ 2,25 $ 3,40 $ 10,50

Subtotal

IVA

TOTAL

Completar los códigos de artículo como serie, ingresando AR1 y luego arrastre desde el controlador de relleno Calcular el SUBTOTAL multiplicando la cantidad vendida por el precio unitario Calcular el IVA multiplicando el subtotal por 21% Calcular el TOTAL sumando el subtotal + el IVA

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Ejercicio 9 SUPERMERCADO: VENTAS DIARIAS Completar los días como serie lineal con Valor inicial 1 e incremento 1

Sumar los importes de Contado

Sumar los importes de Tarjeta

Calcular este importe como Total Contado + Total

VENTAS DEL DIA DIAS

TOTALES

COMESTIBLES CONTADO TARJETA $ 300,00 $ 500,00 $ 846,27 $ 287,97 $ 648,71 $ 189,67 $ 918,93 $ 996,41 $ 334,51 $ 444,46 $ 485,34 $ 698,55 $ 182,47 $ 244,44 $ 629,37 $ 253,62 $ 517,97 $ 204,17 $ 790,08 $ 559,10 $ 910,25 $ 731,37 $ 233,99 $ 242,97 $ 404,92 $ 947,56 $ 159,82 $ 852,32 $ 928,22 $ 247,59 ? ?

PERFUMERIA CONTADO TARJETA $ 250,00 $ 450,89 $ 375,28 $ 816,37 $ 0,51 $ 268,49 $ 994,46 $ 782,35 $ 214,22 $ 16,94 $ 635,69 $ 288,19 $ 831,95 $ 820,93 $ 14,07 $ 382,79 $ 319,78 $ 725,52 $ 141,32 $ 128,57 $ 28,63 $ 350,79 $ 463,43 $ 559,66 $ 231,80 $ 723,36 $ 845,68 $ 632,55 $ 799,53 $ 404,09 ? ?

PANADERIA CONTADO TARJETA $ 355,00 $ 300,00 $ 480,00 $ 656,62 $ 89,47 $ 854,77 $ 589,36 $ 570,25 $ 569,32 $ 440,41 $ 549,48 $ 617,45 $ 547,62 $ 428,31 $ 545,03 $ 226,36 $ 583,39 $ 683,90 $ 258,33 $ 322,75 $ 294,30 $ 539,15 $ 626,58 $ 812,06 $ 334,39 $ 253,84 $ 444,01 $ 853,35 $ 797,85 $ 852,27 ? ?

TOTALES CONTADO ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

TARJETA ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

TOTAL por DIA ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

SUMAR LOS TOTALES DE CADA COLUMNA

Ejercicio 10 INFORME DEL PRIMER SEMESTRE Período Ingresos Egresos SALDO $ 450.230,00 $ 125.600,00 $ 325.987,00 $ 122.350,00 $ 125.687,00 $ 97.500,00 $ 98.700,00 $ 84.900,00 $ 85.230,00 $ 42.300,00 $ 45.890,00 $ 35.400,00 TOTAL DEL PRIMER SEMESTRE Comisión:

1 2 3 4

Completar la columna PERÍODO como serie cronológica con valor inicial ENERO y límite JUNIO Calcular el SALDO restando INGRESOS - EGRESOS El TOTAL DEL PRIMER SEMESTRE es la suma de los saldos Calcular la comisión multiplicando el total del primer semestre por 6%

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Ejercicio 11

RESOLVER LAS SIGUIENTES SITUACIONES APLICANDO CÁLCULOS COMBINADOS

1)

NOTAS DE UN ALUMNO 7

4,5

Promedio 8

?

2) Una persona tiene por día los siguientes gastos: viáticos $ 2,50 kiosko $ 4,50 alimentos $ 15 fotocopias $ 0,50 Plantear en una sola fórmula el gasto semanal (todos los días gasta lo mismo) Gasto semanal

?

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Manual Basico de Excel  

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