Reglement Raad van Toezicht van de Stichting het Nederlands Openluchtmuseum
Vastgesteld door de Raad van Toezicht in de vergadering van 21 juni 2019, ingangsdatum 1 juli 2019
HOOFDSTUK 1. ALGEMEEN
Artikel 1. Begrippen en terminologie
Dit reglement is opgesteld ingevolge de Statuten van de Stichting Het Nederlands Openluchtmuseum, Nationaal Museum voor Volkskunde en de Governance Code Cultuur
HOOFDSTUK 2. SAMENSTELLING
Artikel 2. Samenstelling
1. De Raad van Toezicht stelt conform artikel 9 lid 3 van de statuten een profiel voor de Raad van Toezicht op. Het huidige profiel waaraan de leden van de Raad van Toezicht dienen te voldoen is opgenomen in Bijlage 1
2. De Raad van Toezicht is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar, van de directeurbestuurder en van deelbelangen kunnen functioneren als goede toezichthouders en adviseurs
3. In de Raad van Toezicht heeft geen voormalig directielid (of andere beleidsbepalende functionaris) zitting, tenzij dit directielid (of beleidsbepalende functionaris) tenminste vijf jaar vóór datum benoeming is teruggetreden. Deze persoon is geen voorzitter van de Raad van Toezicht. Leden van de Raad van Toezicht mogen geen zittend bestuurder van een van rijkssubsidie afhankelijk museum zijn
4. De Raad van Toezicht zoekt bij de werving van nieuwe toezichthouders ook buiten het eigen netwerk
5. De Raad van Toezicht benoemt, conform artikel 10 lid 2 van de statuten, uit zijn midden een voorzitter en een vicevoorzitter. De functie van secretaris wordt vervuld door een daartoe door de directeur-bestuurder aangewezen werknemer van de Stichting
6. De secretaris beheert het archief van de Raad van Toezicht en draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van de Raad van Toezicht
7. De voorzitter ondertekent namens de Raad van Toezicht: (a) contracten met de directeur-bestuurder, (b) correspondentie van de Raad van Toezicht, (c) verslagen van de vergaderingen van de Raad van Toezicht (tezamen met de secretaris)
8. Leden van de Raad van Toezicht, die volgens het rooster van aftreden aftredend zijn, komen voor herbenoeming in aanmerking. Voordat tot herbenoeming kan worden overgegaan, evalueert de Raad van Toezicht het functioneren van het lid, dat voor herbenoeming in aanmerking wenst te komen. Daarbij wordt zowel gekeken naar het functioneren van betrokkene als naar de meest recente profielschets. Ook wordt aandacht besteed aan de vraag of vernieuwing wenselijk is. Het huidige rooster is opgenomen in Bijlage 2
9. De Raad van Toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf)evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van de directeur-bestuurder. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden vastgelegd.
HOOFDSTUK 3. BEVOEGDHEDEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN
Artikel 3. Taken
1. Bij de Raad van Toezicht berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de Stichting aan hem worden opgedragen
2. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor de kwalit eit van zijn eigen functioneren
3. De voorzitter van de Raad van Toezicht fungeert als communicatiepartner van de directeur-bestuurder De voorzitter kan besluiten zich daarbij te laten vergezellen door de vicevoorzitter dan wel een ander lid van de Raad van Toezicht
4. Als een lid van de Raad van Toezicht tijdelijk voorziet in het vervullen van een directiefunctie dan treedt dit lid voor die periode uit de Raad van Toezicht.
Raad van Toezicht reglement juli 2019
Artikel 4. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
1. Onverminderd hetgeen in de statuten van de Stichting is bepaald, behoren tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht in elk geval:
(a) benoeming, ontslag en schorsing van de directeur-bestuurder. De werving en selectie van de directeur- bestuurder geschiedt op basis van een vooraf opgestelde profielschets, rekening houdend met de aard van de Stichting, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid van de directeurbestuurder;
(b) het bewaken van de samenstelling en de kwaliteit van de directie, onder meer door het desgewenst betrekken van deskundigen van buiten de Stichting bij de procedure voor de vervulling van een directiefunctie;
(c) het jaarlijks houden van een functionerings- en beoordelingsgesprek met de directeur-bestuurder Deze gesprekken zullen namens de Raad van Toezicht worden gevoerd door de Commissie Benoeming, Beoordeling en Beloning, waarna de uitkomsten hiervan door de Raad van Toezicht zullen worden besproken. Va n de functioneringsgesprekken en de daarop volgende besprekingen maakt de Raad van Toezicht een verslag op dat door of namens de Raad vertrouwelijk zal worden gearchiveerd.
Artikel 5. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Financiële Commissie
1. De directeur- bestuurder is verantwoordelijk voor de opgemaakte financiële verslagen. De Raad van Toezicht ziet er op toe dat dit volgens de afgesproken normen gebeurt
2. De Raad van Toezicht benoemt de externe accountant en stelt diens beloning vast; dit op basis van advies van de directeur-bestuurder
3. Benoeming van de externe accountant geldt voor een periode van maximaal vier jaar. Herbenoeming is steeds voor een periode van maximaal vier jaar mogelijk. Dit betekent ook dat er tenminste eens in de vier jaar een grondige beoordeling plaatsvindt en dat deze wordt besproken in de Raad van Toezicht. De belangrijkste bevindingen komen in het jaarverslag te staan
4. Jaarverslag, jaarrekening en andere financiële rapportages vragen zorgvuldige interne procedures. De directeur- bestuurder zorgt voor het opstellen en handhaven van de regels. De Raad van Toezicht ziet toe op het naleven hiervan
5. De Raad van Toezicht beoordeelt of en hoe de externe accountant wordt betrokken bij financiële berichten anders dan de jaarrekening
6. De externe accountant brengt ten minste eenmaal per jaar aan de Raad van Toez icht verslag uit van zijn bevindingen. De Raad van Toezicht kan hem bevragen over de getrouwheid van de jaarrekening
7. Jaarlijks rapporteert de directeur-bestuurder aan de Raad van Toezicht over de relatie met de externe accountant en eventuele ontwikkelingen daarin. Mede op grond hiervan besluit de Raad van Toezicht over voortzetting van de relatie met de externe accountant
8. De externe accountant krijgt geen opdrachten vanuit de organisatie die zijn onafhankelijke controle in gevaar zouden kunnen brengen. Zijn er andere dan controle-opdrachten dan laat de accountant dit aan de Raad van Toezicht weten.
HOOFDSTUK 4. VERGADERINGEN EN WERKWIJZE
Artikel 6. Vergaderingen en werkwijze
1. De Raad van Toezicht vergadert, conform artikel 12 lid 2 van de statuten, tenminste vier keer per jaar of zoveel vaker als wenselijk of noodzakelijk is voor het goed functioneren van de Raad van Toezicht
2. Derden kunnen slechts op uitnodiging van de Raad van Toezicht of de voorzitter daarvan, geheel of gedeeltelijk een vergadering van de Raad van Toezicht bijwonen
3. De directeur- bestuurder kan de Raad van Toez icht of de voorzitter daarvan voorstellen derden uit te nodigen tot het geheel of gedeeltelijk bijwonen van een vergadering van de Raad van Toezicht
4. De Raad van Toezicht vergadert volgens een vastgesteld schema waarin de data voor het komende jaar en de te behandelen onderwerpen zijn opgenomen.
5. Indien gewenst kunnen de leden van de Raad van Toezicht de kosten die zij maken om de vergaderingen bij te wonen vergoed krijgen.
6. De Raad van Toez icht kan in voorkomende gevallen ook een vergadering beleggen zonder dat de directeur- bestuurder daarbij aanwezig is.
Binnen de Raad van Toezicht is wenselijk dat expertise op de volgende gebieden aanwezig is:
• algehele leiding, management, bestuur en juridische zaken;
• financiën (bij tenminste twee leden);
• personeelszaken en personeelsbeleid (lid bij voorkeur te benoemen op voordracht van de Ondernemingsraad);
• Nederlandse geschiedenis en culturele verhoudingen;
• cultuur van het dagelijks leven (’volkscultuur’) en immaterieel erfgoed (lid bij voorkeur te benoemen op voordracht van Stichting KIEN);
• toerisme en recreatie;
• marketing en promotie;
• nieuwe media en/of publiciteit;
• onderwijs (basis- en voortgezet) en jongerencultuur;
• duurzaamheid, bij voorkeur met betrekking tot de toepassing in het bedrijfsleven, inrichting van de organisatie en productthematiek;
• Informatietechnologie (IT).
Persoonskenmerken:
• conceptueel en strategisch denken;
• ondernemende, maar bezonnen instelling;
• sterk ontwikkeld normbesef en maatschappelijk verantwoordelijkheidsgevoel;
• vanuit betrokkenheid op afstand toezicht houden;
• maatschappelijke reflectie;
• integriteit;
• teamspeler.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht op 21 juni 2019.