Bestuursreglement van de Stichting Het Nederlands Openluchtmuseum Als voorgenomen besluit vastgesteld door directeur-bestuurder op 29 mei 2019 Goedgekeurd door de Raad van Toezicht op 21 juni 2019, ingangsdatum 1 juli 2019 HOOFDSTUK 1. ALGEMEEN Artikel 1. Begrippen en terminologie Dit Reglement is vastgesteld door de directeur-bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Toezicht ingevolge de artikelen 5.5 en 7.3 van de statuten van Stichting het Nederlands Openluchtmuseum, Nationaal Museum voor Nederlandse Volkskunde (d.d. 7 augustus 2017). Artikel 2. Werkingssfeer De bepalingen in dit bestuursreglement zijn van overeenkomstige toepassing op andere rechtspersonen waarin de directeur-bestuurder het bestuur vormt. Hieronder valt de Stichting Kenniscentrum Immaterieel Erfgoed Nederland. HOOFDSTUK 2. SAMENSTELLING Artikel 3. Samenstelling 1. De Raad van Toezicht heeft, conform art. 5.2 van de statuten, het aantal directieleden vastgesteld op één. 2. De Raad van Toezicht stelt een profiel voor de directeur-bestuurder vast, waarin de vereiste kwaliteiten van de directeur-bestuurder worden beschreven. Bij het opstellen van de profielschets houdt de Raad van Toezicht rekening met de aard van de stichting, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid van de directeur-bestuurder. De Raad gaat periodiek, doch in ieder geval bij het ontstaan van een vacature, na of deze nog voldoet en stelt deze zo nodig bij. Het huidige profiel waaraan de directeur-bestuurder dient te voldoen, is opgenomen in Bijlage 1. 3. Voor de invulling van een vacante plaats binnen de directie kan de Raad van Toezicht besluiten om externe deskundigen te consulteren. 4. Voor elk kalenderjaar stelt de Raad van Toezicht met de directeur-bestuurder overeengekomen resultaatafspraken vast. Namens de Raad van Toezicht voert de Commissie Benoeming, Beoordeling en Beloning jaarlijks een functioneringsgesprek met de directeur-bestuurder. De uitkomsten hiervan worden besproken door de Raad van Toezicht. Van het functioneringsgesprek en van de bespreking maakt de Raad van Toezicht een verslag dat door of namens de Raad vertrouwelijk wordt gearchiveerd. 5. De structuur en de hoogte van de bezoldiging van de directeur-bestuurder sluiten aan bij het karakter van de stichting en zijn in overeenstemming met wettelijke voorschriften of subsidievoorwaarden. 6. De directeur-bestuurder meldt elk voornemen tot het accepteren van een nevenfunctie aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Deze kan besluiten het accepteren van de functie ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voor te leggen. HOOFDSTUK 3. BEVOEGDHEDEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN Artikel 4. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1. Bij de directeur-bestuurder berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de stichting aan haar worden opgedragen. 2. De directeur-bestuurder stelt de volgende plannen op en herziet deze zo nodig: (a) een jaarplan met de daarbij behorende begroting, (b) een voortschrijdend meerjarenbeleidsplan, (c) een plan inzake een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem. 3. De directeur-bestuurder heeft, conform artikel 6.4 van de statuten, de goedkeuring nodig van de Raad van Toezicht voor de daar genoemde besluiten. 4. De directie legt ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voor, andere belangrijke besluiten dan in artikel 6 lid 4 van de statuten genoemd, die van belang zijn voor de continuïteit van de stichting. 5. Op basis van artikel 6 lid 7 van de statuten heeft de Raad van Toezicht bepaald dat uitgaven en investeringen boven het bedrag van €100.000, die niet zijn goedgekeurd in de plannen uit het artikel 6 lid 4c van de statuten, schriftelijk aan de Financiële Commissie dienen te worden voorgelegd. De Financiële
Bestuursreglement juli 2019
1
Commissie kan naar eigen inzicht besluiten of het voorstel aan de gehele Raad van Toezicht moet worden voorgelegd. Artikel 5. Taken 1. De directeur-bestuurder is belast met het besturen van de stichting. Dit houdt onder meer in dat hij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van de stichting, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. De directeur-bestuurder legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht en verschaft deze alle informatie die daarvoor benodigd is. 2. De directeur-bestuurder richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de stichting en weegt daarbij ook de belangen af van de bij de stichting betrokkenen. De directeur-bestuurder is ook verantwoordelijk voor de naleving van alle wet- en regelgeving. Artikel 6. Afwezigheid en vakantieregeling Bij een te voorziene afwezigheid voor de duur van maximaal vier weken van de directeur-bestuurder wordt in overleg met de voorzitter van de Raad van Toezicht een tijdelijke voorziening bepaald. Bij niet te voorziene of langere afwezigheid wordt (krachtens de statuten) het bestuur waargenomen door een door de Raad van Toezicht aan te wijzen persoon. HOOFDSTUK 4. VERGADERINGEN EN WERKWIJZE Artikel 7. Directiesecretariaat De directeur-bestuurder wordt secretarieel ondersteund door het directiesecretariaat. Artikel 8. Besluitvorming 1. De directeur-bestuurder draagt er zorg voor dat zijn besluiten worden opgenomen in een besluitenregister. 2. De directeur-bestuurder stelt dit besluitenregister ten minste twee maal per jaar ter beschikking aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. HOOFDSTUK 5. TRANSPARANTIE EN VERANTWOORDING Artikel 9. Transparantie en Verantwoording 1. De directeur-bestuurder voorziet de Raad van Toezicht gevraagd en ongevraagd en tijdig (no surprises) van alle informatie die nodig is voor een goede taakvervulling door de Raad van Toezicht. Het inhoudelijke beleid en de concretisering daarvan maken deel uit van die informatie. 2. De directeur-bestuurder bespreekt periodiek met de Raad van Toezicht de gang van zaken binnen de stichting. Tenminste éénmaal per jaar overlegt de Raad van Toezicht met de directeur-bestuurder over de strategie, het algemene beleid en de financiële stand van zaken. Hiertoe behoren de begroting, de jaarrekening en de gehanteerde systemen van administratieve organisatie en interne controle. 3. De directeur-bestuurder onderhoudt een open verhouding met de medewerkers en de vrijwilligers van de stichting en hun organen, zoals de Ondernemingsraad en het Vrijwilligersplatform. 4. Voor zover er met externe belanghebbenden over de gang van zaken wordt gesproken, gebeurt dit primair door de directeur-bestuurder. Desgewenst kan een lid van de Raad van Toezicht daarbij aanwezig zijn. 5. De onkostendeclaraties van de directeur-bestuurder worden ieder kwartaal ter tekening voor akkoord aan de voorzitter van de Raad van Toezicht voorgelegd. 6. De directeur-bestuurder draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard. 7. In het jaarverslag van de stichting worden de relevante -huidige en voormalige- (neven)functies van de directeur-bestuurder opgenomen. 8. In het jaarverslag wordt door de Raad van Toezicht en directeur-bestuurder gerapporteerd in hoeverre de stichting voldoet aan de Principes van de Governance Code Cultuur. Voor zover dit niet het geval is, wordt dit beargumenteerd toegelicht.
Bestuursreglement juli 2019
2
BIJLAGE 1 PROFIEL DIRECTEUR-BESTUURDER [Moet nog opgesteld/geactualiseerd worden.]
Bestuursreglement juli 2019
3