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Manual Convenciones para Organizaciones PolĂ­ticas


Prefacio

Este manual fue diseñado y preparado originalmente para su publicación por el equipo de trabajo del Instituto Nacional Demócrata (NDI, por sus siglas en inglés) a cargo del Programa de Desarrollo de Partidos Políticos para Europa Central y del Este. El propósito de este manual es el de apoyar a las organizaciones políticas en sus esfuerzos por planificar, organizar y ejecutar un proceso inclusivo, representativo y significativo para sus convenciones. Los conceptos, las herramientas y los procedimientos descritos en las siguientes páginas fueron desarrollados al combinar prácticas utilizadas por organizaciones políticas alrededor del mundo. Invitamos a los dirigentes políticos a utilizar estos conceptos, herramientas y procesos en sus iniciativas de introducir nuevos procesos de democracia interna en sus organizaciones. El NDI está seguro de que este manual será una herramienta útil para las organizaciones políticas y ansía la oportunidad de enriquecerlo con los comentarios y recomendaciones de parte de los beneficiarios directos, ustedes como dirigentes de las organizaciones políticas.

Adaptado por NDI Ecuador, agosto de 2012


Índice

I.

Convenciones

II.

Órganos de una convención

III.

Procedimientos para el desarrollo de una convención

IV.

Comunicación en una convención

V.

Preguntas y pautas para los planificadores de una convención

VI.

Agendas modelo

VII.

Guía breve para redactar una plataforma de la organización política


I.

CONVENCIONES

Comúnmente, las organizaciones políticas alrededor del mundo se reúnen a mediante convenciones periódicamente, algunas se reúnen al menos una vez cada cuatro años y, en muchos casos, con mayor frecuencia. Generalmente, la directiva nacional de la organización política está encargada de definir la frecuencia con la que se realizarán las convenciones y muchas veces en los estatutos se establecen tiempos pertinentes para hacerlo. Sin embargo, muchas organizaciones también cuentan con disposiciones que facultan a los miembros para solicitar la realización de una convención mediante una petición o por votación en reuniones a través de las estructuras más locales de su organización política. La convención de la organización política es la expresión de autoridad más alta dentro de una organización y por lo tanto se podrán tomar decisiones finales sobre temas de política y manejo nacional de la organización, definir la plataforma, modificar o discutir los estatutos y pedir una rendición de cuentas o elegir a una nueva dirigencia. 1.

Objetivos de una Convención  Nominar a los candidatos que participarán en las elecciones  Revisar la plataforma de la organización política  Comunicar el mensaje de la organización política al público

2. Tipos de Convención De forma general, los estatutos de una organización política podrían contemplar la realización de dos tipos de convenciones:

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CONVENCIONES REGULARES

El estatuto dicta que se debe realizar en intervalos regulares para tratar los propósitos antes mencionados.

CONVENCIONES ESPECIALES O EXTRAORDINARIAS

- Pueden ser convocadas por la dirigencia o el presidente o director de la organización, por iniciativa propia o en respuesta a solicitudes de los miembros para tratar una circunstancia extraordinaria. - Suele ser convocada cuando la organización política enfrenta un problema grave de dirigencia, una situación inesperada que requiere un ajuste significativo en las políticas o un nuevo requisito normativo que demande un cambio en los estatutos.

3. Formato de las Convenciones Dependiendo de qué tipo de convención se realizará, la organización podrá establecer el formato de la misma: • Una “convención de trabajo” reúne a los delegados de la organización para aprender y discutir sobre políticas, una posible reforma de los estatutos, y el funcionamiento general de la organización. Las convenciones de trabajo podrían producir solicitudes dirigidas al personal o a las estructuras de la organización política para que elaboren documentos para una votación en la siguiente convención, o podrían concluir en una votación para avalar cambios propuestos, pero no necesariamente. • Una “convención electoral” reúne a los delegados para elegir dirigentes y / o candidatos, o para votar y avalar cambios en

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documentos de la organización. Es importante que en una convención electoral se brinde a los delegados la oportunidad de votar sobre asuntos esenciales de la organización. Es indiscutible que las organizaciones políticas pueden realizar convenciones que incluyan formatos tanto de una convención de trabajo como de una convención electoral en una convención que dure varios días. Las convenciones siempre brindan a la organización política una excelente oportunidad de comunicar el mensaje de la organización al público.

II.

ÓRGANOS DE LA CONVENCIÓN

La convención es el órgano de decisión más alto de toda organización política. Es, en esencia, el único órgano que puede aprobar un nuevo estatuto y una nueva plataforma o aprobar revisiones del estatuto y de la plataforma existente. En una convención, existen varios órganos que participan y guían el proceso:

Delegados

Comisión Electoral

Comisión de verificación

ÓRGANOS

Presidencia y Vicepresidencia

Personal de apoyo

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Típicamente el presidente de la organización política estará encargado de presidir la convención hasta que se elija a la Presidencia operativa de la misma. Delegados: Los delegados son miembros de la organización política que han sido elegidos en las convenciones realizadas a nivel local para que éstos representen a las estructuras locales en la convención nacional. También existen delegados de grupos dentro de la organización, como las juventudes, grupos de mujeres, indígenas, entre otros. Responsabilidades

Derechos

Representación

Representar el entorno y las opiniones de la dirigencia local o del grupo del cual proviene. Tienen poder de voto y pueden participar en los debates en la convención. Los delegados deben consultar con sus respectivas estructuras antes de participar en una convención, de manera que puedan representar las opiniones e intereses de sus compañeros de la forma más certera posible.

Se aplica el principio de proporcionalidad para determinar el número de delegados provenientes de las varias estructuras. Se recomienda tener un delegado por provincia, así como uno por cada grupo representado a nivel nacional dentro de la

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organización. Sin embargo, dependiendo del tamaño y alcance de la organización se pueden modificar los números: Tamaño mediano cada delegado representa a cien miembros. Tamaño más pequeño  cada delegado representará a 20 o 50 miembros. Es importante tomar en cuenta que es difícil manejar convenciones que excedan los 1,500 delegados, además de que se necesitarán muchos recursos para la organización. Asimismo, se debe prestar atención al género, edad, grupo étnico y otros factores de representatividad al momento de elegir a los delegados. Muchas veces las organizaciones políticas tienen invitados en su convención, que pueden ser miembros de la organización o simpatizantes, pero también pueden ser representantes de otras organizaciones políticas con quienes se pretende formar una coalición o con quien se ha establecido una buena cooperación. Con frecuencia, entre los invitados a la convención se contará con representantes de ONGs con las que se trabaja. Es importante tener una distinción visible entre los delegados y los invitados, pues los invitados no tienen derecho a voto, ni participan en los debates. Presidencia Operativa La Presidencia Operativa guiará la convención, gestionará la agenda, incorporará las normas de procedimiento y asegurará que se cumpla con las normas de procedimiento a lo largo de la convención.

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Elección: 1) El órgano ejecutivo puede nominar a delegados para que participen en las elecciones para la Presidencia Operativa. 2) La elección puede darse inmediatamente después de la apertura de la convención. 3) Los delegados podrán votar por otros delegados nominados para la Presidencia Operativa. 4) El presidente o director de la organización podrá dar inicio a la convención y convocar a las nominaciones y elecciones para la Presidencia Operativa. Usualmente, a los miembros de la Presidencia operativa no se les permite ser candidatos). La Presidencia operativa puede estar conformada de hasta 7 miembros:

Presidente de la Presidencia Operativa

Presidente de la Comisión Electoral

Tres Vicepresidentes

Presidente de la Comisión de Verificación

Secretaria

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Comisión de Verificación La Comisión de Verificación debe asegurar que la convención cumpla con los requisitos establecidos en los estatutos de la organización y que se ajuste a las leyes que rigen la existencia y el funcionamiento de las organizaciones políticas en el país1. Responsabilidades

Elección

- Monitorear el registro de los delegados y enviar su informe sobre el número de delegados presentes en la convención. - Asegurar que se cumpla el quórum, lo que suele significar que 2/3 de los delegados deberán estar presentes para que las decisiones que sean tomadas en la convención sean válidas. - Monitorear los procedimientos de la convención, asegurando que los estatutos y la ley sean respetados. - Investigar cualquier queja hecha por los delegados sobre el desarrollo de la convención. - Confirmar los resultados entregados por la Comisión Electoral. - Se necesita contar con la Comisión de Verificación al

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Ecuador, agosto de 2012: Ley Orgánica Electoral y de Organizaciones Políticas del Ecuador (LOEOP), conocida como el Código de la Democracia.

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inicio de la convención, por lo que se debe elegir a sus miembros antes de la convención. - Se puede elegir a la próxima Comisión de Verificación (titulares y alternos) al final de la última convención, de forma que puedan servir en la siguiente. - La presidencia o la directiva nacional de la organización política también pueden designar a los miembros de la Comisión de Verificación antes de la convención. Los miembros de la Comisión de Verificación no podrán ser candidatos para ocupar ningún cargo durante la convención. Comisión Electoral Responsabilidades

- Administrar todo lo relacionado con las elecciones realizadas durante la convención. - Preparar todos los materiales necesarios. - Recolectar las nominaciones (cuando éstas tengan lugar durante la convención) - Diseñar las papeletas. - Explicar el proceso de

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-

Elección

-

-

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votación. Contabilizar los votos. Enviar el conteo a la Comisión de Verificación. Emitir los resultados. El presidente de la Comisión Electoral suele ser elegido al mismo tiempo que la Presidencia operativa. El resto de la Comisión Electoral se designa de acuerdo con su capacidad técnica. El número de delegados que se espera que estén presentes en la convención dicta el tamaño de la Comisión.

Los miembros de la Comisión Electoral no deberían ser candidatos mientras se realiza la convención para evitar conflictos de interés. Personal de apoyo El personal de apoyo juega un papel importante antes y durante cualquier convención. Responsabilidades

- Brinda apoyo a todas las comisiones en su trabajo, siendo muchas veces designado oficialmente a las comisiones. - Organiza el espacio físico

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donde tiene lugar la convención  prepara las carpetas informativas y las tarjetas de identificación para los invitados y delegados. - Da la bienvenida y trabaja con los medios - Brinda asistencia a los ponentes y presentadores. - Estará encargado de resolver cualquier imprevisto, algo que siempre sucede en los eventos grandes.

III. PROCEDIMIENTO CONVENCIÓN

PARA

EL

DESARROLLO

DE

UNA

Esta sección expone pautas de procedimiento para las siguientes actividades de una convención: NOMINACIÓN (Delegados, funcionarios de la organización, listas de candidatos)

REGISTRO

DEBATES

VOTACIÓN

CONTEO

Votación

Votación

Votación

Votación

Nominación Es el procedimiento por el cual un miembro de la organización política propone a otro miembro o a sí mismo en consideración

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para ser delegado a una convención de una estructura más alta, candidato para ocupar un cargo en la organización política, o candidato para un cargo a nivel local.

Los estatutos de la organización política deberán establecer un procedimiento para nominar a los miembros para que se conviertan en delegados o candidatos para cargos internos o para elecciones locales. Los estatutos también podrán especificar cualquier requisito que los miembros de la organización política deban cumplir para ser nominados para cualquier cargo.

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Con antelación a la convención, la directiva nacional de la organización o la Presidencia, dependiendo de qué órgano es responsable según las disposiciones de los estatutos, deberá elaborar los objetivos y la agenda para la convención. Los estatutos determinarán qué posiciones se deberá elegir durante la convención y entregar la fórmula de cuántos delegados y candidatos podrá enviar cada estructura o grupo de la organización. En la práctica, cada estructura de la organización determina quién la representará como delegado y sus candidatos, de manera que cada estructura debe seguir un procedimiento de nominación. El procedimiento de nominación para los niveles más bajos y las convenciones de la estructura de los afiliados deberán ser consistentes con el procedimiento seguido por la convención central. Más específicamente, existen varios métodos de nominación que se ajustan al postulado democrático de “cada miembro tendrá derecho a elegir y ser elegido” que una organización puede utilizar en su proceso de nominación:

Nominación antes de la Convención

Auto nominación Nominación durante la Convención

Nominación antes de la Convención es un proceso en el que el

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nivel más alto determina el número de delegados o candidatos que se aceptará de cada estructura; este número suele ser proporcional al tamaño de la membresía de la estructura. Se deberá notificar a los miembros de cada estructura con antelación sobre los cargos y cuántos delegados serán elegidos en la convención. Se dará un tiempo durante el cual la estructura podrá aceptar nominaciones para dichos cargos. Cuando el proceso de nominación se haya cerrado, se deberá anunciar a todos los nominados que cumplan con los requisitos. El proceso de votación en la convención se describirá más adelante. Nominación durante el Congreso o Convención es un proceso durante el cual un determinado número de delegados propone a un candidato que no fue nominado durante el proceso previo, mediante la regla de que 20% de los delegados deben validar esta candidatura con su firma. Auto nominación es un proceso durante el cual cualquier delegado se nomina a sí mismo durante la Convención y solicita a otros delegados que validen su candidatura firmando una petición o mostrando su apoyo levantando la mano durante la convención. Registro El registro es la inscripción de delegados, alternos e invitados el día de la convención.

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Este proceso dará cierta forma de identificación visible de quién está autorizado a votar y participar en discusiones y asegurará que todos los presentes tengan los materiales necesarios. El proceso también verifica que cada reunión en la convención cumpla los requisitos de quórum, cuando aplique. Por lo que uno de los primeros temas en la agenda de la convención es el informe de la Comisión de Verificación, en el que se comunica el número de delegados presentes en la convención. Debates Uno de los puntos principales de una convención además de las nominaciones y elecciones, es que se brinda un foro para que los miembros se reúnan en un lugar para escuchar las propuestas de otros miembros y puedan debatir sobre el futuro de la organización política. Este es el foro donde los miembros pueden tratar asuntos y problemas internos de la organización, en lugar de resolverlos abiertamente ante la opinión pública. Desafortunadamente, los delegados muchas veces pierden el sentido del tiempo o no tienen una clara comprensión del proceso de toma de decisiones en una convención, por lo que se deben adoptar normas de procedimiento de una convención desde el inicio, estableciendo, en detalle, lo siguiente: El papel del moderador Duración de la ponencia (generalmente, dura entre 5 y 7 minutos) Duración de la refutación (generalmente, dura entre 2 y 4 minutos) – para evitar malos entendidos, más adelante se explicará la refutación

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El nรบmero mรกximo de ponencias y el nรบmero mรกximo de refutaciones sobre cualquier tema que se permite para cada delegado Cรณmo y cuรกndo se determinarรก que un delegado estรก fuera de lugar Penalidades para cuando un delegado estรก fuera de lugar El proceso para concluir una discusiรณn El proceso para someter un asunto a votaciรณn El representante de la Presidencia operativa suele ser el moderador de las discusiones y asegura el cumplimiento de las normas de procedimiento de una convenciรณn. Ademรกs de facilitar el debate, el objetivo de este grupo serรก el de hacer que los delegados pasen de la discusiรณn a tomar una decisiรณn en torno a temas de la agenda u otros asuntos que hayan surgido durante el proceso de la convenciรณn. Una alternativa a la selecciรณn arbitraria de ponentes en la convenciรณn es solicitar a los delegados que registren su deseo de exponer un asunto o tema antes de la convenciรณn. Esto tiene algunos beneficios: Permite que los planificadores puedan ajustar la agenda de la convenciรณn para acomodar el deseo de los delegados de debatir sobre determinados temas. Cualquiera que se registre con anticipaciรณn podrรก tener la palabra, lo que elimina la posibilidad de que la persona que presida la convenciรณn influya en el debate. Se recomienda a los delegados que consulten al interior de las estructuras que representan sobre la agenda de la convenciรณn. Todos los delegados sienten que tienen la posibilidad de

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tomar la palabra y la convención se desarrolla más fácilmente porque existe una agenda mejor planificada. Se podrá registrar los debates de la siguiente forma: Se envía a los delegados una agenda tentativa de la convención con algunas semanas de anticipación. Los delegados discuten con los colegas de su estructura o grupo si deben presentar un tema que no se encuentra en la agenda, sobre el cual se deben llamar la atención. Los delegados envía su pedido para presentar un tema ante los organizadores de la convención. Se envía la agenda revisada y con los temas pedidos incorporados a los delegados varios días antes de la convención. La convención vota para aceptar la agenda definitiva para ese día. Votación Existen diferencias en la forma en que se vota por los candidatos y delegados de la organización y la votación para aprobar documentos (estatutos, plataforma, estrategia electoral, etc.), pero hay dos categorías de metodología de votación: Voto Público

Voto Secreto

Levantando la mano por “a favor”, “en contra” o “abstención”

Los delegados votan en una papeleta, lo cual garantiza que el voto sea en secreto

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El voto público o voto por aclamación se utiliza para votar para la aprobación de documentos. No se recomienda emplear el voto público para la elección de delegados y candidatos pues viola el derecho de los miembros a escoger de forma privada y no se ajusta al espíritu del procedimiento democrático, así como también será difícil verificar el conteo. El voto secreto se asemeja al proceso de la votación durante elecciones generales. La obligación de diseñar y elaborar las papeletas y las urnas de papeletas recae en la Comisión Electoral. La organización política deberá determinar con suficiente anticipación qué métodos de votación se utilizarán para qué procesos, para que tanto la Comisión Electoral y la Comisión de Verificación puedan tener los materiales necesarios. Conteo En la convención, uno de los procesos que puede llevar más tiempo realizar si no se prepara debidamente es el conteo de votos. Para evitar esto, es preciso que la Comisión Electoral responsable de estas tareas efectúe todos los preparativos necesarios. La organización política debe conocer con la debida anticipación cuántos delegados estarán presentes en la convención de forma que la Comisión Electoral pueda tener el tamaño adecuado para ejecutar el conteo de forma eficaz. Se deberá responder las siguientes preguntas para definir cómo procederá el conteo: 1) ¿Las elecciones serán públicas o usando papeletas?

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2) ¿Cuántas votaciones tendrán lugar durante la convención? 3) ¿Las papeletas serán elaboradas de forma anticipada o deberán ser preparadas durante la convención? 4) ¿Se contará con computadoras para tabular los votos? 5) ¿Cuántos candidatos habrá en la papeleta para cada puesto? 6) ¿Hay un límite de tiempo para que los delegados voten? 7) ¿Cuándo se realizará el conteo? La comisión deberá preparar el número de materiales que se necesitará tomando en cuenta los siguientes elementos: Papeletas Urnas Cuarto o espacio separado adecuado para el conteo de los votos Formularios para tabular los votos Cuadernos Artículos para escribir Papelógrafos Calculadoras El conteo se desarrollará debidamente si hay un contador, un registrador de la información y un verificador por cada 300 delegados en cada votación, es importante tomar en cuenta el número de personas y el número de votaciones previstas para la convención. La mayoría de las organizaciones políticas anticipan en sus agendas que el proceso de votación tiene lugar en la mitad de la sesión de la convención, para así dejar suficiente tiempo para que

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la Comisión Electoral realice su trabajo de la forma más efectiva posible. Quejas Si alguno de los candidatos observa irregularidades en cualquier proceso durante la Convención, él o ella estarán obligados a informarlo ante la Comisión de Verificación. Cualquier persona que presente una queja, deberá hacer que la revisen y respondan al final de la convención. La Comisión de Verificación recepta las quejas y tiene obligación de entregar una réplica al delegado que efectúa queja por escrito, así como deberá informar al Presidente de Presidencia Operativa de la veracidad de cualquier queja potenciales remediaciones.

la la la y

IV. COMUNICACIONES EN UNA CONVENCIÓN

Las convenciones son una señal para la organización política y para el público de que algo nuevo está por suceder

Esto hace que las convenciones merezcan la atención de los

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medios de comunicación, los cuales acudirán, haciendo de ésta una oportunidad para que la organización envíe un gran mensaje sin mayor interferencia de la competencia política. El desafío para la organización política en el ambiente mediático es elaborar el mensaje de la convención con anticipación. Los temas de comunicación que suelen originarse en las convenciones, incluyen: Nuevas políticas para nuevas circunstancias

Liderazgo comprobado para un futuro sólido

Nuevos dirigentes para un mejor

- Realización de sondeos que dictan que el público ha tornado su atención hacia un tema que no ha sido tratado anteriormente - O se resalta un área de la política en la cual el gobierno actual tiene dificultades - Las organizaciones políticas que no tienen la intención de tomar el liderazgo o cambiar de candidatos suelen utilizar las convenciones para mejorar la opinión pública de los dirigentes actuales. - Exponer y destacar los logros anteriores de los dirigentes durante la convención. - Convertir a las acciones de los dirigentes en puntos focales del evento. - Si el sondeo u otros indicadores demuestran insatisfacción con los responsables o dirigentes

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mañana

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-

Preparación de la campaña

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de la organización, es importante dar un giro positivo a través de un cambio. Es importante conocer las condiciones, habilidades, experiencia, entornos demográficos o geográficos diferentes o específicos que los delegados requieren de sus nuevos líderes. Los nuevos dirigentes o candidatos reciben un impulso con estas “nuevas” habilidades o experiencias, mientras que los líderes actuales pueden irse con la frente en alto “habiendo llevado la organización hasta ese punto”. En un año de elecciones, las organizaciones políticas emplean las convenciones para motivar a su principal foco de apoyo y atraer la atención de potenciales electores indecisos. Esto suele demandar un esfuerzo de comunicación masiva y consistente durante un periodo de tiempo. En la convención la organización descubre una plataforma y a sus candidatos. La convención generalmente ocurre varios meses antes de

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una elección y sirve como una forma de recompensar y atraer activistas y voluntarios. - Una buena convención brinda la organización una excelente oportunidad de inicio de campaña. Mientras que las convenciones suelen tratar sobre asuntos internos de la organización política, tales como las finanzas o ajustes a los estatutos, estos elementos no suelen ser develados al público. La excepción a esta regla es cuando una organización ha sido criticada por una práctica interna. Si se trata el asunto y la organización está en la posición de realizar un cambio positivo sin tener que lidiar una batalla durante la convención, es bueno demostrar esto al público. Como se mencionó anteriormente, preparar la convención para que sea un evento de comunicación exitoso, demanda mucho trabajo. Deberá ser parte de esfuerzo de la dirigencia de la organización y los organizadores de la convención, por lo que a continuación se encuentran algunos pasos para cada propósito antes mencionado. Nuevas políticas para nuevas circunstancias Paso 1

Antes de desarrollar cualquier política nueva, la organización deberá investigar para determinar qué asuntos son los más importantes para los electores. Se podrá realizar sondeos y grupos focales, o también podrá referirse a resultados publicados por otras organizaciones que indiquen

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Paso 2

Paso 3

Paso 4

Paso 5

las preferencias ciudadanas. Al desarrollar las políticas en los temas indicados, determinar qué opciones tiene la organización para abordarlos de acuerdo con sus valores. Es importante que la política de las convenciones presente los valores esenciales de la organización y demuestre por qué es la mejor opción para gobernar. Quienes desarrollan las políticas deberán redactar un documento sobre cómo se deberá abordar cada tema. Se deberá enviar el documento preliminar a las estructuras de la organización para que éstas envíen sus comentarios antes de la convención. Los redactores de políticas deberán resumir y ordenar los comentarios de manera que puedan someterse a votación para su incorporación a distintos niveles de la convención. A medida que el proceso de la convención avanza en las estructuras locales, se deberá encontrar ciudadanos afiliados para que vengan y compartan sus opiniones sobre el tema. Este paso hace que el ciudadano común se concientice sobre el problema y brinda la oportunidad para que la organización presente su solución. También deberá compartir pequeñas partes de los documentos preliminares con los medios de comunicación y sondear las reacciones de la gente. No divulgue ninguna parte de la plataforma que crea que pueda provocar una reacción adversa. Identifique a los representantes de los temas de interés. Se trata de personas que no están afiliadas a la organización pero a las cuales les afecta el

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Paso 6

Paso 7

tema. Encontrar representantes de los temas de interés, que tengan buenas historias que contar acerca del tema y que lo puedan hacer sin temor y estén dispuestos a hacerlo sabiendo que podría beneficiar a su organización, es una tarea difícil. Sin embargo, es importante porque da vida a su política y demuestra que puede ayudar a los ciudadanos. En este paso, la organización deberá escoger a los portavoces del tema, que podrían ser el candidato principal, el dirigente de la organización política o un “experto” o “profesional” en el tema. Prepare los materiales para la convención. Envíe avisos a los medios con varias semanas de anticipación, para informarles qué partes de la convención serán públicas, quién estará disponible para brindar entrevistas y en qué momento y lugar, así como la información sobre la logística del evento. Envíe esta información nuevamente una semana antes de la convención y un día antes, sobre todo si hay cambios. Los materiales deberán incluir un paquete de prensa, con las biografías de sus representantes, una declaración de prensa elaborada por el dirigente nacional sobre los objetivos de la convención y extractos de posibles políticas que su organización podría impulsar. Prepare el lugar donde se realizará la convención. Utilice los colores de su organización política para la decoración. Asegúrese de que cuentan con un área para los medios que tenga buen acceso, pero que no bloquee la vista de los delegados. Cuente con una sala de entrevistas, bien decorada para los

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Paso 8

Paso 9

Paso 10

medios. Y si planea realizar sesiones abiertas y cerradas durante el día, prepare una sala para que los medios puedan esperar, donde haya refrigerios y asientos. Asegúrese de que sus representantes de los temas de interés y los portavoces de la organización para los diversos temas estén preparados para tratar con los medios. Esto significa que podría proveerles asistencia o capacitación previa, además, deberán preparar declaraciones especialmente dedicadas para los medios y respuestas para las posibles preguntas de la prensa. Prepare a los encargados de tratar con los medios. Se deberá asignar varias personas para tratar con los medios, deberán mostrarles las instalaciones de la convención, el lugar donde se ubicarán los medios, los baños, etc. También deberán entregarles los paquetes de prensa a primera hora, incluyendo la última versión de la agenda de la convención. Estarán encargados de manejar la agenda de entrevistas y asegurarse de que los representantes de los temas de interés y los portavoces de la organización se presenten a tiempo y lleguen oportunamente a las entrevistas. Se deberá presentar a los representantes del tema de interés al inicio de la convención, en el momento en que la organización presente a los invitados especiales. Antes de que comience el debate de la política sobre el tema, deberán estar preparados para presentar una declaración corta, entre 2 y 3 minutos sobre la forma en que el tema

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Paso 11

les afecta y, en el mejor de los casos, que están felices de que la organización esté interesada en tratar el tema. Después de debatir sobre el tema, asegúrese de que los representantes del tema de interés y los portavoces están en capacidad de dar entrevistas y hablar sobre los resultados. Los encargados de redactar las propuestas de política, deberán preparar un resumen rápido de la plataforma de forma que pueda ser enviado a los medios inmediatamente.

Liderazgo comprobado para un futuro sólido Paso 1

Paso 2

En lugar de hacer que el sostenimiento de los dirigentes sea una prioridad de comunicación, la organización deberá definir las opiniones internas de los miembros de la organización sobre el liderazgo actual. Si hay una aprobación mayor al 55% dentro de la organización política, la preservación y promoción del liderazgo es una estrategia de comunicación apropiada; pero si la aprobación del liderazgo es menor al 55%, se deberá considerar entonces otra estrategia de comunicación para la convención. Al decidir mantener y promocionar el liderazgo actual dentro de la organización, la segunda decisión es determinar cuántos y cuáles dirigentes deberán ser promovidos durante la convención. No se sugiere promocionar a más de 3 líderes durante un periodo de convención, y para

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Paso 3

Paso 4

Paso 5

Paso 6

nominarlos, se podrá hacer una votación o un muestreo de opinión entre los delegados asistentes. Una vez que se ha decidido cuáles dirigentes deberán ser promocionados a lo largo de la convención, se deberán usar los resultados tanto del sondeo interno como de la opinión pública para definir el mejor enfoque para promocionar a los líderes a lo largo del proceso de la convención. Un mes antes de la convención, los materiales preliminares deberán ser recopilados, incluyendo el primer borrador de los discursos para los líderes, galerías de fotos de los dirigentes, agendas de la convención y listas de verificación para el paquete de los medios. De dos a tres semanas antes de la convención, los dirigentes deberán empezar a practicar sus discursos preliminares, se deberá escoger qué fotos de los líderes se usarán en los materiales de la convención y los carteles. El diseño de la sala de la convención terminará con la colocación de carteles de los líderes en toda la sala junto con las fotos escogidas. Se deberá preparar los materiales impresos y los paquetes de la prensa. Los materiales de los delegados deberán ser enviados. Los medios deberán contar con una lista de las personas que estarán disponibles para ser entrevistadas durante la convención. Varios delegados deberán estar preparados para hablar acerca de la percepción de los líderes dentro de la organización y por qué los apoyan.

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Líderes para un Mejor Mañana Los pasos para presentar a los nuevos dirigentes son casi los mismos que para promocionar a los dirigentes actuales, especialmente en lo referente a la realización de sondeos internos y de opinión pública y preparar discursos y materiales con anticipación. La principal diferencia de presentar nuevos dirigentes es que los nuevos tienen mucho menos reconocimiento o menos exposición pública, es así que la convención deberá servir para promover su reconocimiento y una opinión favorable en el público. Por esta razón, es importante para el proceso de la convención que esto consista en la presentación de mensajes cortos, bien probados y fácilmente repetibles sobre el nuevo dirigente. Si los dirigentes actuales son populares y se retiran voluntariamente, debido a límites de tiempo o para adelantarse a una baja de popularidad, es bueno hacer que los dirigentes actuales hagan un traspaso público del poder durante la convención, así como un reconocimiento de los nuevos líderes. Si la razón por la que entran nuevos dirigentes en la convención es porque los líderes actuales han perdido popularidad, el nuevo representante nacional deberá ser presentado sin relacionarlo mucho con aquellos que están saliendo. El mensaje se deberá enfocar mucho en el futuro. Si la organización política sabe que habrá una contienda pública por el poder que incluirá ataques negativos, lo mejor es hacer todo lo posible para direccionar dicha contienda hacia temas de

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intervención de la organización y no en los personajes. También se deberá contar con portavoces neutrales disponibles para defender los intereses de la organización. Lo mejor, asimismo, será moverse en el proceso de competencia rápida y transparentemente. El hacer que el proceso sea rápido evita que la organización se vea envuelta en una campaña negativa prolongada entre los dirigentes. Preparación de la Campaña Las convenciones son una herramienta ideal para motivar a la organización para que apoye a la campaña. La agenda deberá mostrar gratitud por las contribuciones de los miembros a la organización y demostrar a los miembros por qué es importante apoyar la próxima campaña electoral. Esto significa que la convención es una buena oportunidad para contrastar lo que su organización ofrece con lo que otros ofrecen. Esto no significa que la convención será usada de forma negativa para atacar a los oponentes. Sin embargo, se debe resaltar las diferencias entre la organización y sus competidores en términos de políticas para el futuro, cualidades y capacidad de liderazgo. Las convenciones son un momento oportuno para promocionar los logros de la organización. Varios meses antes de la convención, la organización política deberá identificar cuáles cree que son sus mejores logros y ponerlos a prueba del público. La organización política también deberá identificar a las personas que no están afiliadas, para que puedan hablar sobre cómo han sido directamente beneficiados por los logros de las políticas promovidas por la organización política. Es posible que la organización quiera presentar una nueva

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plataforma para su próximo mandato, así como la continuación de políticas existentes. La organización también podría presentar la plataforma actual de una nueva forma. La convención de campaña también deberá presentar a los líderes que la organización política promocionará durante el periodo de campaña. Un nuevo paso, es el reclutamiento de voluntarios y miembros. Esto se puede hacer durante la convención o también organizando una fiesta de agradecimiento para los activistas durante una noche de la convención; en la que se puede entregar el premio “activista o activistas del año”. También se puede realizar una propaganda el día de la convención para agradecer a los miembros por su participación en la democracia interna de la organización. Estas son algunas ideas para demostrar a los miembros y al público que la organización aprecia los esfuerzos de las personas que contribuyen y que generarán mayores contribuciones mientras la organización entra en periodo de campaña.

V. PREGUNTAS Y PAUTAS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UNA CONVENCIÓN Paso 1:

Conocer la ley y las normas

¿Qué dicta la ley electoral sobre la realización de convenciones? ¿Qué tipos de convenciones se pueden realizar acorde a la ley electoral? ¿Qué dicta los estatutos o el reglamento interno de la organización sobre la realización de convenciones? ¿Cuáles son los órganos de la convención según los

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documentos de la organización? ¿Existe cualquier contradicción entre la ley electoral y los estatutos? Si la hay, trátela con mucho tiempo de anticipación. ¿Hay algún requisito para la elaboración de informes? Si los hay, ¿cuáles son?

Paso 2: Antes de elaborar un plan en la oficina central de la organización política Prepare a la secretaría organizacional. Si no cuenta con una, establezca un Equipo de Apoyo y Planificación para la Convención. El Secretario General determina, y la presidencia de la organización política aprueba el borrador del informe del Secretario General para la convención organizacional. El Equipo de Apoyo y Planificación para la Convención y el Secretario General revisan la información actual de las estructuras y funcionamiento de la organización. Esto es especialmente importante al momento de determinar el tamaño de las convenciones. También es importante, establecer si uno de los objetivos de la convención es mejorar las actividades y funcionamiento general de la organización, entonces deberán:  Determinar categorías de información a ser obtenidas  Elaborar listas de verificación para que sean completadas por las filiales y luego enviarlas a la oficina central para propósitos de informes anuales  Actualizar sus sistemas de archivo para que corresponda con las áreas de recolección de datos.  Si aún no cuenta con sistema de archivo, desarrolle uno,

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preferiblemente una base de datos electrónica con un respaldo digital.  Desarrollar un proceso de elaboración de informes con propósitos de actualizar la información requerida e instituir eso como un procedimiento de funcionamiento estándar para la organización (si aplica) Defina una fecha tope en la cual los miembros serán contados para determinar el número de delegados que cada estructura puede tener. Asegúrese de que las estructuras de la organización cuentan con pruebas apropiadas de la membrecía para determinada fecha. Elabore una lista de información adicional (incluyendo resultados de investigaciones realizadas por varias organizaciones) que requerirá para el proceso de la Convención y el evento central de la convención y defina una fecha límite para el envío de dicha información. Redacte el borrador de una carta para todas las filiales notificándoles de la fecha de la convención y el propósito del ejercicio de recolección de datos, definiendo requerimientos y solicitudes, junto con preguntas, dependiendo del tipo de convención. Determine los procedimientos de comunicación para las diferentes estructuras de la organización política para asegurarse de que la información es entregada a tiempo y planificación de la convención a nivel central. Determine el tipo de publicidad que quiere dar al evento y desarrolle un plan de comunicaciones acorde a eso.

Paso 3: El plan Identifique los objetivos para su convención, dependiendo del

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tipo de convención que realizará. Para cada objetivo, identifique tareas específicas que se deberá realizar. Asigne tareas y fechas límite de entrega/finalización. Redacte los procedimientos de la convención: nominación, presentaciones, votación, conteo, elaboración de informes, quejas/apelaciones y elaboración de minutas. Redacte las Normas de Procedimiento para la convención. Elabore la(s) papeleta(s). Elabore las hojas de registro o bases de datos para el conteo. Con base en la información prevista, determine el número de copias de los materiales de la organización. Incluyendo estatutos actuales, el programa, la plataforma y/o los borradores de los documentos de la organización y otros documentos que serán enviados a impresión/producción. Defina el contenido de los paquetes de los delegados para todos los niveles. Determine la calidad de la impresión/producción de los materiales de la convención. Haga los arreglos logísticos necesarios: reserve y aliste el lugar donde se realizará la convención, los equipos (computadora, impresora y audio/video), las hojas de registro. Defina las necesidades en recursos humanos. Redacte el borrador de un plan de comunicaciones para el proceso de la convención. Asegúrese de que ha fijado los tiempos para cada actividad. Defina las tareas que se deberá llevar a cabo para terminar el proceso de la convención. Paso 4:

El presupuesto

Primero, vea cuánto dinero se ha asignado para cubrir los

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gastos del proceso de la convención dentro del presupuesto total de la organización. Segundo, clasifique los gastos y haga un estimado de cuánto dinero necesitará para cubrir totalmente el proceso de la convención. Tercero, compare ambos y vea en qué lugar se encuentra con respecto a las necesidades financieras de la convención. Encuentre artículos gratuitos e identifique donantes y donaciones en especies. Siempre prevea entre 10 y 20% extra de gastos imprevistos y misceláneos. Elabore una hoja de cálculo para facilitar la contabilidad y la elaboración de reportes, y designe a una persona para este propósito. Paso 5:

Supervisión y monitoreo

Alguien debe hacerse responsable de llevar el registro de todas las actividades y gastos relevantes. Supervise todas las actividades y mantenga estrecho contacto con el Secretario General o Secretario Organizacional para ejecutar cualquier actividad pendiente o dificultad durante la implementación del plan. Si es necesario, realice los ajustes necesarios o cambie y/o introduzca nuevas actividades, pero deben estar dentro del presupuesto. Asegúrese de que está actuando acorde con el tiempo establecido. Paso 6: Los resultados • De acuerdo al procedimiento, deberá existir un tiempo límite

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• •

para enviar las quejas y las apelaciones al órgano relevante El órgano relevante deberá disponer de los envíos de las quejas y apelaciones de conformidad con el límite de tiempo establecido en el estatuto/reglamento / norma interna. El Equipo de Apoyo y Planificación para la Convención se reúne para determinar el camino para el periodo posterior a la convención. Las minutas son revisadas, editadas y se elabora un informe de la convención de forma oportuna. La presidencia adopta este informe y lo distribuye internamente. El informe de la convención luego es resumido con el objetivo de elaborar un informe público que podrá ser divulgado en una conferencia de prensa junto con un comunicado de prensa. El Equipo de Apoyo y Planificación para la Convención se asegura de que se ha elaborado un plan para implementar los objetivos y/o documentos adoptados por la convención del partido. Elabore un plan de comunicación para promocionar los resultados y los productos de la convención. Elabore un presupuesto para el período entre convenciones de conformidad con los parámetros establecidos en la convención.

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VI. AGENDAS MODELO Modelo de agenda 1 1) Apertura de la Reunión por parte del Presidente de la organización (a) El presidente de la organización presidirá la reunión y verificará los votos hasta que se realice la elección del Órgano de Presidencia y el Comité de Verificación. 2) Elección del Órgano de Presidencia (a) Esto deberá realizarse mediante nominaciones orales con un delegado secundado la nominación. El voto deberá expresarse levantando la mano. 3) Elección del Comité de Verificación (a) Esto deberá tener lugar mediante nominaciones orales un delegado secundado la nominación. Los nominados no pueden ser candidatos para un cargo de la organización ni ser miembros del Órgano de Presidencia de la convención. El voto deberá expresarse levantando la mano. 4) El Órgano de Presidencia deberá asumir la responsabilidad por la realización ordenada de la reunión. 5) Lectura de los procedimientos de la reunión, incluyendo reglas para dirigirse a la asamblea, votación y presentación de quejas. 6) Presentación del trabajo de la organización en el período transcurrido desde la última convención. 7) Aprobación del informe (a) Esto se puede efectuar por votación levantando la mano. (b) Proponga y vote por los objetivos para el trabajo futuro de la organización. 8) Cualquier delegado podrá proponer objetivos para el trabajo futuro de la organización. Cada propuesta deberá ser sometida a debate y luego de cada debate, se deberá someter a votación levantando la mano, para aprobar o rechazar el establecimiento

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9) 10) 11) 12)

13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) 20) 21) 22) 23) 24)

de dicho objetivo. Después de que se ha escuchado todas las propuestas y se ha votado, se deberá elaborar una lista final de objetivos de trabajo. Lectura de los objetivos de trabajo aprobados. Presentación de los estados financieros actuales. Realice propuestas y someta a votación el establecimiento de parámetros para futuros presupuestos de la organización. Cualquier delegado podrá proponer un parámetro presupuestario. Cada propuesta deberá ser sometida a debate. Después de cada debate, se deberá someter a votación levantando la mano para aprobar o rechazar el establecimiento de dicho objetivo. Después de que se ha escuchado todas las propuestas y se ha votado, se deberá elaborar una lista final de objetivos de trabajo. Lectura de los parámetros presupuestarios aprobados. Si aplica, explicación de las sugerencias de programa para la convención. Si aplica, presentación de papeletas y votación por las prioridades de programa para la convención. Si aplica, lectura de las prioridades del programa, tal como se votó en la convención, a ser presentada a la convención. Si aplica, explicación de las enmiendas propuestas al estatuto. Si aplica, presentación de papeletas y votación por las enmiendas al estatuto. Si aplica, lectura de las enmiendas al estatuto que han sido votadas para ser propuestas ante la convención. Se acepta nominaciones orales para delegados de la convención. Las nominaciones son válidas solamente si otro delegado las secunda. Votación por los delegados de la convención. Verificación de los resultados de elección de delegados. Presentación de términos de referencia para los funcionarios elegidos.

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25) 26) 27) 28) 29)

Presentación de los candidatos para el cargo. Presentación de las papeletas y elección de los funcionarios. Lectura y presentación de los nuevos funcionarios electos. Juramento de los nuevos funcionarios electos. Otros asuntos.

Modelo de agenda 2 Día 1 1) Registro de delegados (a) Cada delegado deberá firmar, tomar un paquete y registrarse para los grupos de discusión del programa y del estatuto si sus nombres no constan en la lista de grupos de discusión 2) Finaliza el registro de los delegados 3) Canción o jingle de apertura 4) Discurso de bienvenida por el Presidente de la organización 5) Lectura de las nominaciones a la presidencia de la convención y Comisión de Verificación (a) Votación y recolección de papeletas 6) Discursos de los ponentes invitados (mientras, las papeletas para la Presidencia de la convención y la Comisión de Verificación son contadas) 7) Anuncio de la Presidencia electa de la convención y Comisión de Verificación 8) La presidencia de la convención asume su cargo de presidir la convención 9) Explicación breve de los cambios propuestos al estatuto de la organización (en caso de existir) 10) Distribución en grupos de discusión del estatuto 11) Los moderadores de los grupos de discusión del estatuto dan inicio a la discusión con la lectura de las enmiendas propuestas, identificación de los derechos de los ponentes y definición de los

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procedimientos de votación 12) Almuerzo 13) Sesión plenaria para la lectura de las enmiendas al estatuto sometidas a votación para consideración de la plenaria 14) Distribución de las papeletas y votación por las enmiendas al estatuto 15) Informe del trabajo de la organización 16) Explicación de la presidencia a nivel central y las responsabilidades de los funcionarios 17) Lectura de los candidatos para la presidencia central 18) Distribución de las papeletas 19) Votación y recolección de las papeletas para la presidencia central 20) Receso 21) Discursos de los candidatos a cargos centrales (a) Candidatos a Secretario General 2 minutos cada uno (b) Candidatos a vicepresidente 4 minutos cada uno (c) Candidatos a presidente 5 minutos cada uno 22) Distribución de las papeletas para los candidatos a cargos centrales 23) Votación y recolección de las papeletas para cargos centrales 24) Lectura de los resultados para las enmiendas aceptadas para el estatuto 25) Lectura de los resultados de las elecciones para la presidencia central 26) Lectura de los resultados para los cargos centrales 27) Aceptación de las obligaciones del cargo 28) Mirando hacia el futuro: Discurso pronunciado por el presidente electo de la organización

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29) Coctel de celebración de la nueva presidencia Día 2 1) 2) 3) 4) 5)

Registro de los delegados La Presidencia de la convención inaugura los procedimientos Revisión de la plataforma de la organización Ubicación en grupos de discusión de la plataforma Los moderadores de los grupos de discusión del programa dan inicio a la discusión con la lectura de las enmiendas propuestas, identificación de los derechos de los ponentes y definición de los procedimientos de votación.

6) Almuerzo 7) Lectura de las enmiendas votadas del programa para consideración en la sesión plenaria 8) Distribución de las papeletas para las enmiendas del programa 9) Votación y recolección de papeletas para las enmiendas del programa 10) Informes de los funcionarios gubernamentales de la organización (10 minutos cada uno) 11) Lectura de los resultados de las enmiendas de la plataforma 12) Receso 13) Presentaciones por parte de los grupos de interés dentro de la organización 14) Objetivos para el futuro 15) Entretenimiento 16) Comentarios de cierre por parte del Presidente de la organización

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XI. GUÍA BREVE PARA REDACTAR LA PLATAFORMA POLÍTICA DE SU ORGANIZACIÓN La plataforma de la organización política es un documento que define los valores esenciales, la tendencia ideológica y las posiciones de la organización acerca de asuntos importantes para el Estado, pues son el núcleo de la existencia de la organización. La plataforma deberá ser una guía para las estructuras locales, dirigentes de la organización, funcionarios electos y miembros, cuando busquen crear una política específica para gobernar, responder a los eventos políticos del día a día y motivar a potenciales miembros a adherirse. Desafortunadamente, con mucha frecuencia las plataformas de organizaciones políticas son redactadas utilizando un lenguaje de muy alto nivel intelectual o no llegan a todos los miembros, por lo que no pueden constituir un elemento de guía. Es así que la primera regla para redactar una plataforma es asegurarse de que la mayor cantidad posible de miembros tengan la oportunidad de compartir sus valores y opiniones sobre los temas y que el lenguaje utilizado al momento de redactar la plataforma sea entendible no solo para los miembros sino para una audiencia más extensa. ¿De qué forma pueden participar los miembros en la elaboración de la plataforma?

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Es importante asegurarse que la plataforma es consistente y que las enmiendas entregadas reflejen los valores de la organización. En el caso de que la plataforma sea enmendada de forma significativa que pueda entrar en conflicto con otras secciones, es importante que la organización dé alguna explicación o justificación de esto en el documento.

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¿Qué se deberá incluir en la plataforma?

¿Cuán detallada deberá ser la plataforma? Como se indico anteriormente, la plataforma deberá proveer suficiente información para que el lector pueda entender lo que la

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organización cree con respecto a determinados temas. Esto significa que deberá proveer una cantidad razonable de información sin ser demasiado complicada. Deberá definir principios claros para cada tema, de manera que pueda guiar a los representantes electos y a los representantes designados de la organización acerca de cómo crear políticas específicas estando en el gobierno. Deberá ser la base de sobre la cual la organización cree una plataforma de campaña más específica y priorizada. Es claro que el público es lo suficientemente inteligente para saber que una organización no puede satisfacer a todos, de manera que la plataforma deberá indicar cuáles son los temas y los valores más importantes para su organización política. Para más información, favor de revisar el siguiente enlace sobre el desarrollo de políticas: http://issuu.com/ndiecuador/docs/elaboraciondepoliticas

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Manual de Convenciones