Page 1

Het financieel beheer van een afdeling


Fotografen: Hans Marijns, Edgard Verhasselt, Eric Malfait, Ewoud L' Amiral, Luc Vervoort

Natuurpunt Wegwijzer

2


Inhoud 1

Bankrekening

4

2

Boekhouding

6

2.1 Resultatenrekening — begroting 2.2 BTW

8 8

3

Inkomsten

10

3.1 Startpremie 3.2 Afdrachten van de lidgelden

12 12

4 Uitgaven

14

4.1 MINA-subsidies 4.1.1 Doel van de subsidie 4.1.2 Subsidieaanvraag 4.1.3 Verantwoordingsdossier 4.1.4 Mogelijke fouten 4.1.5 Nieuwe aanvragen

16 16 16 17 18 18

3

Financiën


1

Bankrekening

Iedere afdeling heeft nood aan een bankrekening. Daarbij wordt best een zichtrekening

afdrachten en MiNa-subsidies tijdig en

voor de dagdagelijkse betalingen en een

efficiënt gestort worden.

spaarrekening voor de grotere bedragen

De afdelingsrekening mag niet ver-

geopend.

ward worden met de bijeengebrachte fondsen voor de reservatenrekening.

De bankrekeningen worden geopend

De afdelingsrekening is bedoeld voor

door de afdeling als een feitelijke

het dagdagelijkse beheer van de afde-

vereniging (bijvoorbeeld ‘Natuurpunt

ling en eventueel van het natuurgebied.

Rupelstreek’) en dus niet op naam

Dit is een verantwoordelijkheid voor

van Natuurpunt vzw. Wettelijk moet

de plaatselijke werking. De verwerving

Natuurpunt de afdeling als feitelijke

van natuurgebieden is een gewestelijke

vereniging ‘erkennen’. Elke bank heeft

verantwoordelijkheid. Hiervoor is er één

hiervoor formulieren, die de dienst

rekeningnummer (293-0212075-88)

boekhouding daarna vervolledigt.

waar al deze giften en overdrachten van

Laat elke wijziging van de bankrekening

de afdelingen moeten terechtkomen.

van de afdeling weten aan het secreta-

Na ontvangst worden ze geboekt op de

riaat (dienst boekhouding). Zo kunnen

diverse projectnummers.

Natuurpunt Wegwijzer

4


5

FinanciĂŤn


2

Boekhouding

Alle verrichtingen die via de kas en de bankrekening(en) verlopen, worden in een boek (dit kan ofwel een afzonderlijk kas- en bankboek ofwel ĂŠĂŠn gemeenschappelijk boek voor beiden zijn) geschreven.

Deze administratie kan manueel gebeuren door gebruik te maken van een boek met kolommen of per computer met een rekenblad (bijvoorbeeld Excel).

Natuurpunt Wegwijzer

6


7

FinanciĂŤn


Voor iedere transactie (betaling of ontvangst) zijn de volgende

Let op! In de begroting en de resultatenrekening van de afdeling

gegevens noodzakelijk:

horen de begroting en verrichtingen voor de natuurgebieden in

de datum

beheer NIET thuis. Het beheer van de reservaten is een gewes-

een origineel bewijsstuk (tenzij het origineel verloren is

telijke bevoegdheid en wordt opgenomen in de begroting en

gegaan of wanneer het doorgestuurd werd naar het secre-

resultatenrekening van Natuurpunt Beheer vzw.

tariaat voor terugbetaling) dat enerzijds een volgnummer krijgt (de bewijsstukken moeten dus geklasseerd worden)

2.2

en waarop anderzijds wordt aangeduid of er per kas of

BTW

bank werd betaald

Natuurpunt en haar afdelingen zijn onderworpen aan de BTW

een summiere omschrijving van de aard van de verrichting

indien er BTW-plichtige handelingen worden gesteld.

de soort van de inkomsten of uitgaven volgens een be-

De afdelingen (via hun bestuursleden) kunnen gelukkig op-

perkt aantal inkomsten- en uitgavenrekeningen die nood-

teren voor een vrijstelling van BTW indien de jaarlijkse omzet

zakelijk zijn om een resultatenrekening op te maken

niet meer dan € 5 577,60 bedraagt. Op hun facturen dienen zij

de wijze waarop de verrichting is gebeurd (kas of bank)

dan de volgende vermelding op te nemen: ‘kleine onderneming

onderworpen aan de vrijstellingsregel van de belasting – BTW niet toepasselijk’.

2.1

Resultatenrekening - begroting De resultatenrekening is het verschil tussen kosten en opbreng-

Zowel bij de verkoop van hout, hooi, granen, mest of dieren

sten in de loop van het werkjaar. Het kas- en bankboek vormen

die eigendom zijn van Natuurpunt en bij een aankoopborde-

de basis om een resultaatrekening te kunnen opstellen op 31

rel, moet Natuurpunt Beheer vzw een factuur opstellen. Dit

december. Wanneer tussentijdse resultatenrekeningen worden

gebeurt door het secretariaat. Het BTW-tarief op de verkoop

opgemaakt dan kunnen deze als instrument gebruikt worden

van hout, hooi, granen, strooisel en dieren bedraagt 6%. Hier-

om de kosten en opbrengsten te beheersen. Op deze manier

voor moet de volledige identiteit van de verkoper en zijn BTW-

wordt de boekhouding een instrument om de afdelingsfinan-

nummer doorgegeven worden.

ciën oordeelkundig te beheren. Een tussentijdse resultatenrekening gekoppeld aan een controle van de begroting kan een

BTW-nummer Natuurpunt vzw: 434.364.713

aansporing zijn om op zoek te gaan naar nieuwe inkomsten of

BTW-nummer Natuurpunt Beheer vzw: 409.423.736

om te streven naar een beheersing van de uitgaven. Een resultatenrekening is eveneens een noodzakelijk instrument om een begroting te kunnen opmaken voor het volgende werkjaar. De begroting wordt op eenzelfde manier opgesteld als een resultatenrekening.

Natuurpunt Wegwijzer

8


9

FinanciĂŤn


3

Inkomsten

Om te kunnen functioneren heeft een afdeling nood aan inkomsten. Niet alleen de penningmeester maar alle afdelingsmedewerkers kunnen hun steentje bijdragen om de volgende inkomstenbronnen aan te boren.

Natuurpunt Wegwijzer

10


11

FinanciĂŤn


3.1

3.2.1. Eenmalige afdrachten voor nieuwe leden

Startpremie

Voor elk nieuw lid dat de afdeling aanbrengt, ontvangt ze

Elke nieuwe afdeling krijgt € 125,00 van Natuurpunt voor de

€ 6,00. Behoort dit lid niet tot de eigen afdeling, dan krijgt de

eerste werkingskosten.

afdeling toch € 3,00. De afdeling tot wie het lid behoort, ontvangt de gewone afdracht van € 3,00.

3.2

Deze afdracht voor nieuwe leden wordt per kwartaal uitbe-

Afdrachten van de lidgelden

taald.

Een afdeling krijgt in het begin van het jaar een financiële afdracht op basis van het aantal leden binnen haar werkingsge-

Nationale campagnes krijgen een eigen codering in de leden-

bied op het einde van het voorbije kalenderjaar. Per lid dat het

administratie. Voor leden zonder dergelijke code, gaan de af-

lidgeld hernieuwde, krijgt een afdeling € 3,00.

drachten voor nieuwe leden naar de afdeling. 3.2.2 Gemeentelijke subsidies Afhankelijk van de reglementeringen kunnen de afdelingen subsidies verkrijgen van hun gemeente. Om te weten welke subsidies beschikbaar zijn voor de afdelingswerking, kan je een

Inkomstenbronnen •

brief schrijven naar het college van burgemeester en schepenen of informeren bij de milieu- of cultuurdienst.

lidgelden • campagnes en

3.2.3

MINA-subsidies

subsidies •

De meeste afdelingen en kernen van Natuurpunt ontvan-

giften

dossier worden ingediend. Afhankelijk van de begroting en het

gen MINA-subsidies. Hiervoor moet tweemaal per jaar een financieel verslag kan je een jaarlijkse subsidie tussen € 500 en € 1 000 ontvangen. 3.2.4

Andere inkomsten

Andere reguliere inkomsten van de meeste afdelingen zijn meestal de verkoop van advertentieruimte in het tijdschrift en van kleine producten met een beperkte omzet. Hiervoor kan de afdeling een factuur zonder BTW opmaken, een onkostennota. Bij de inkomsten van de afdelingen horen NIET de giften voor de verwerving van natuurgebieden.

Natuurpunt Wegwijzer

12


13

FinanciĂŤn


4

Uitgaven

De reguliere uitgaven van een afdeling zijn in grote lijnen de onkosten voor de organisatie van allerhande activiteiten en het tijdschrift. Vooral het tijdschrift neemt een grote

De onkosten die de afdeling of het be-

hap uit het afdelingsbudget. Voor de

heerteam maakt voor het natuurgebied,

portkosten gelden uiteraard vaste post-

moeten eerst door de afdelingsrekening

tarieven. Het drukken van het tijdschrift

aan de medewerker of de leverancier

is afhankelijk van de kwaliteit, oplage en

betaald worden. Daarna kan de pen-

manier van reproduceren. In sommige

ningmeester deze uitgaven terugvorde-

streken geven drukkerijen of copyshops

ren van Natuurpunt Beheer vzw, voor

voordeeltarieven voor onze vereniging.

zover de uitgaven opgenomen zijn in

Vraag hierover eens informatie bij een

een goedgekeurde begroting van het

buurafdeling of bij je bewegingsconsu-

project.

lent.

Natuurpunt Wegwijzer

14


15

FinanciĂŤn


4.1

MINA-subsidies

Werking ondersteunen • aankoop

Sinds 1992 worden de natuur- en milieuverenigingen gesubsidieerd op basis van het MINA-besluit. Dit besluit verdeelt de

materiaal • bepaalde

bestaande verenigingen in drie categorieën. De meeste afdelingen van Natuurpunt vallen onder de categorie ‘lokale of streekgebonden verenigingen’ en krijgen daarom jaarlijks minimaal € 500 tot maximaal € 1 000 subsidie.

voorwaarden •

4.1.1 Doel van de subsidie

aanvraagdossier • sjablonen

De MINA-subsidie heeft als doel de werking van de vereniging

• minima en maxima •

te ondersteunen. Uit de begroting en het financieel verslag moet dan ook blijken dat de subsidie gebruikt is voor het or-

uitbetaling

ganiseren van activiteiten, communicatie, promotie, vorming, aankoop van materiaal. Ook aankoop van klein materiaal voor het beheer van het natuurgebied kan hieronder vallen.

tratie. Het is niet mogelijk dat afdelingen of kernen hun dossier rechtstreeks bezorgen.

Op geen enkele manier mag de subsidie gebruikt worden voor het aankopen van groot beheermateriaal of voor de restfinan-

Het aanvraagdossier bestaat uit een activiteitenplanning en

ciering van het reservatenfonds af te lossen.

een begroting voor het volgende werkjaar. De originele docuElke streekvereniging of plaatselijke natuur- of milieuvereni-

menten moet ondertekend zijn (door voorzitter en secretaris of

ging komt in aanmerking voor deze subsidie, maar moet wel

voorzitter en penningmeester). Deze documenten met handte-

aan de volgende voorwaarden voldoen:

kening zijn de enige geldige; het dossier per fax of met e-mail

versturen is overbodig.

Aangesloten zijn bij een gewestelijke vereniging (Natuurpunt)

Minstens vijftig leden hebben

Voor het dossier kan je sjablonen terugvinden op het mede-

Een werking op gemeentelijk niveau ontplooien

werkergedeelte van de Natuurpuntwebsite. Gebruik niet de

Goedgekeurde statuten en reglementen hebben (een af-

sjablonen van het vorige jaar, ze kunnen immers gewijzigd zijn.

deling heeft deze via Natuurpunt)

Hou er rekening mee dat een begroting afgeronde cijfers heeft,

Minstens drie bestuursvergaderingen per jaar houden

in tegenstelling tot een financieel verslag. Je weet immers niet

Minstens vier aangekondigde publieksactiviteiten per jaar

hoeveel eurocenten volgend jaar gespendeerd worden, het

organiseren

blijft een raming.

4.1.2 Subsidieaanvraag De subsidieaanvraag moet voor 1 oktober bezorgd worden aan het secretariaat van Natuurpunt (cel beweging). Na controle en eventueel opvragen van bijkomende stukken, zullen alle aanvragen voor 1 november bezorgd worden aan de adminis-

Natuurpunt Wegwijzer

16


Ook de MINA-subsidies moeten opgenomen in de begroting.

 Financieel verslag

Het daar vermelde bedrag is immers jouw subsidieaanvraag.

Het financieel verslag geeft een overzicht van alle gerealiseerde

Het minimumbedrag dat je kunt aanvragen is € 500, het maxi-

inkomsten en uitgaven van het voorbije werkjaar. In tegenstel-

mum is € 1 000. Vanaf een aanvraag van € 501 moet er min-

ling tot het activiteitenverslag moeten hiervoor geen bewijs-

stens het dubbele aan werkingsuitgaven begroot worden.

stukken meegestuurd worden, maar ze moeten wel voor controle ter beschikking blijven.

4.1.3

Verantwoordingsdossier

Een financieel verslag kan niet uit afgeronde cijfers bestaan.

Het verantwoordingsdossier moet voor 1 maart bezorgd wor-

Wanneer in alle kolommen afgeronde cijfers (type € 50,00)

den aan het secretariaat van Natuurpunt (cel beweging). Ook

staan, ontstaat er een vermoeden van een foute of frauduleuze

dit dossier wordt gecontroleerd en vervolgens voor 1 april be-

boekhouding.

zorgd aan de administratie. Het is niet mogelijk dat afdelingen

Een forfaitaire vergoeding voor vrijwilligers moet in een aparte

of kernen hun dossier rechtstreeks bezorgen.

rubriek opgenomen. Hou er rekening mee dat die maximaal € 30,82 per dag per persoon en € 1 232,92 per jaar per persoon

Het verantwoordingsdossier bestaat uit een activiteitenverslag

bedragen.

en een financieel verslag van het voorbije werkjaar. De originele documenten moeten ondertekend zijn (door voorzitter en

Bij aankoop van materiaal moeten alle uitgaven worden opge-

secretaris of voorzitter en penningmeester). Deze documenten

nomen, ook de aankopen die de afdeling terugvordert van Na-

met handtekening zijn de enige geldige; het dossier per fax of

tuurpunt Beheer. Deze laatste uitgaven kunnen niet in rekening

e-mail versturen is dus niet mogelijk.

gebracht worden voor het berekenen van de MINA-subsidie.

Ook voor het verantwoordingsdossier zijn er sjablonen be-

Indien het aankoop van materiaal, dat wel in aanmerking kan

schikbaar op de website van Natuurpunt. Gebruik niet de sja-

komen voor het berekenen van de MINA-subsidie, meer dan

blonen van het vorige jaar, maar de nieuwe op de website.

15% van het totaal aan uitgaven bedraagt, steek je een gede-

Afdelingen die een vzw zijn, moeten voor het financieel verslag

tailleerde beschrijving van deze uitgave in bijlage.

niet het sjabloon gebruiken maar dienen hun resultatenreke-

Doorstortingen aan het reservatenfonds (opbrengsten van

ning in, zoals die verplicht is in de vzw-wetgeving.

eetfestijnen, kalenderverkoop,…) moeten opgenomen in het financieel verslag, maar komen niet in aanmerking voor de be-

 Activiteitenverslag

rekening van de MINA-subsidie.

Het activiteitenverslag moet een weergave zijn van alle geor-

Vergeet niet de MINA-subsidie zelf te vermelden aan de inkom-

ganiseerde activiteiten door de afdeling of kern. Met aankon-

stenzijde.

digingen moeten minstens vier publieksgerichte activiteiten

Subsidies die de afdeling via projecten krijgt (Tandem, gemeen-

bewezen worden. Publieksgerichte activiteiten moeten ook

te, provincie,…) en andere subsidies moeten gedetailleerd

openstaan voor niet-leden. De bewijsstukken kunnen bestaan

worden in een bijlage.

uit: •

kopij afdelings- of regiotijdschrift, Natuur.blad

Totaal van de uitgaven minus giften reservatenfonds minus

krantenknipsels, persartikels

aankoop groot materiaal moet het dubbel zijn van de aange-

externe websites

vraagde en reeds ontvangen subsidie.

De bewijsstukken moeten meegestuurd worden.

Is het totaal lager dan wordt de subsidie bij de volgende uitbetaling verminderd.

17

Financiën


4.1.4

Mogelijke fouten

4.1.5 Nieuwe aanvragen

Als jouw dossier te laat is, kan het door de administratie gewei-

Een nieuw aanvraagdossier voor MINA-subsidies moet je indie-

gerd worden. Begin daarom tijdig aan de opmaak ervan.

nen voor 1 april, met andere woorden voor 1 maart sturen naar

Bij een verkeerd gebruik van de subsidie, kan de volgende uitbe-

het secretariaat. Bij de aanvraag moet het bewijs geleverd wor-

taling van de subsidie verminderen.

den dat de werking van de streekvereniging al twee jaar voldoet

Is de MINA-subsidie niet vermeld in de begroting of het finan-

aan de voorwaarden op het moment van de aanvraag.

cieel verslag, dan zullen de medewerkers van de cel beweging

Wil je als afdeling of kern een nieuw dossier indienen, neem

een correctie opvragen.

dan contact met de cel beweging of de regioconsulent. Zij zul-

Is het financieel verslag onvolledig, ontbreken er bewijsstukken

len je adviseren bij de opmaak van het dossier.

bij het activiteitenverslag, dan zullen de medewerkers van de

De administratie geeft ten laatste op 1 juni antwoord op de

cel beweging correcties of aanvullingen opvragen.

aanvraag.

Zijn de documenten niet origineel (kopieĂŤn) of zijn ze niet voorzien van een originele handtekening (door het insturen via email of fax), dan vragen de medewerkers van de cel beweging de originele documenten op. De uitbetaling gebeurt indien de werking voldoet aan de gestelde criteria, de subsidieaanvraag en het verantwoordingsdossier tijdig is ingediend en vindt plaats op het einde van het gesubsidieerde werkingsjaar.

Natuurpunt Wegwijzer

18


19

FinanciĂŤn

Medewerkershandleiding - hoofdstuk 6  

Je kan allerlei zaken organiseren rond het natuurgebied in je buurt. Van het openstellen van je gebied tot het aankopen van natuur, financië...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you