Page 1

Activiteiten


Fotografen: Edgard Verhasselt, Ewoud L' Amiral, Ward Stulens, Griet Buyse

Natuurpunt Wegwijzer

2


Inhoud 1

Activiteiten 1.1 1.2

1.3

1.4

4

Het verhaal van Natuurpunt Functioneel gidsen 1.2.1 Communiceren 1.2.2 Virtuele rondleiding Happenings en evenementen 1.3.1 De aanleiding 1.3.2 Het scenario of draaiboek 1.3.3 Partners 1.3.4 Programma en activiteiten 1.3.5 Promotie en publiciteit 1.3.6 Evenementenfolder 1.3.7. Accommodatie 1.3.8 In- en uitgaven 1.3.9 Medewerkers 1.3.10 Hou nog rekening met Speciale activiteiten voor een kwaliteitsvolle vrije tijd

3

6 6 6 7 10 11 11 11 13 14 14 18 20 21 23 25

Activiteiten


1

Activiteiten

Een van de belangrijkste bestaansrede-

natuurlijk ook de beheerwerken in onze

nen voor een afdeling is het organiseren

eigen natuurgebieden, het is een brede

van activiteiten voor de leden en ook

waaier van mogelijkheden.

niet-leden van de vereniging. Meest

Het organiseren van activiteiten is

voorkomend zijn de wandelingen in

voor Natuurpunt niet vrijblijvend. Voor

onze eigen natuurgebieden of in een

het natuurbehoud in ons land is onze

ander mooi plekje van ons land. Maar

vereniging een bepalende factor. De

de inhoud van de activiteiten kan zeer

uitbouw, versterking en groter maken

divers zijn. Van fietstochten en busuit-

van Natuurpunt in haar geheel en de

stappen over educatieve cursussen, dia-

afdeling in het bijzonder is een voortdu-

avonden tot meerdaagse uitstappen en

rende zorg.

Activiteiten zijn het belangrijkste middel om leden en niet-leden in contact te brengen met het dagdagelijkse vrijwilligerswerk.

Natuurpunt Wegwijzer

4


5

Activiteiten


1.1

behoud, ... ) te vertellen en zo de mensen warm te maken voor

Het verhaal van Natuurpunt

Natuurpunt.

Op welke manier je het verhaal van Natuurpunt het best inbouwt in een wandeling of een activiteit, kan je terugvinden

We starten met een aantal basiscommunicatietechnieken.

in het volgende onderdeel over functioneel gidsen. Hoe je als

Via een virtuele wandeling geven we daarna allerlei tips die van

afdeling het organiseren van een evenement aanpakt wordt

pas kunnen komen bij het gidsen. Uiteraard heeft elke gids zijn

daarna behandeld.

eigen karakter en zullen sommige tips beter passen dan andere, maar op het einde van de wandeling zou het resultaat hetzelfde

1.2

moeten zijn: een bezoeker die naar huis gaat met meer kennis

Functioneel gidsen

over natuur en Natuurpunt en met wat geluk ook met een lid-

Functioneel gidsen, een moeilijke term waarmee we aangeven

kaart van Natuurpunt op zak.

dat gidsen/educatie een middel is om het verhaal van onze vereniging (onze vrijwilligerswerking, over het belang van natuur-

1.2.1 Communiceren Communicatie is het overbrengen van een boodschap door een zender (‘spreker’) naar een ontvanger (‘toehoorder’). De gids is op sommige momenten de zender, hij vertelt immers het ver-

Basiscommunicatietechnieken •

haal, maar ook soms de toehoorder, als mensen reageren op het verhaal van de gids. Een goede gids ‘luistert’ ook naar zijn

referentiekader toehoorders •

publiek!

lichaamstaal • directe

De communicatie is effectief als de ontvanger de boodschap

communicatie • bescheiden maar

lend referentiekader (leeftijd, opleiding, sociale context, ver-

duidelijke aanwezigheid • rustplaatsen

boodschap op een andere manier toekomt. Als gids informeer

inlassen • structuur en

kader van de groep (aan een groep ervaren vogelkijkers vertel

ontvangt zoals de zender ze heeft uitgezonden. Een verschilwachtingen,… ) ‘kleurt’ de boodschap en zorgt ervoor dat de je je beter zo goed mogelijk op voorhand over het referentieje op een andere manier je verhaal dan aan de plaatselijke wandelvereniging).

interactie

Ruis kan er ook voor zorgen dat de boodschap (deels of geheel) verloren gaat of ‘bijgekleurd’ wordt. Onder ruis verstaan we een aantal ongemakken die veroorzaakt worden door de omstandigheden waarin je je verhaal brengt. Dit kan een overvliegende straaljager zijn, maar ook een deelnemer met hoofdpijn. Het is belangrijk om die ruisfactor zo klein mogelijk te houden en je publiek dus een zo groot mogelijk comfortgevoel mee te geven. Overleg dus gerust met de groep over het verloop van de tocht. Veelal kan je aan de lichaamstaal van het publiek al

Natuurpunt Wegwijzer

6


Opening van een wandelpad, je afdeling die x aantal jaar bestaat, uitbreiding van het natuurgebied. Voor een happening is altijd wel een reden te vinden.

opmaken of ze zich comfortabel voelen of niet.

Indien er een infobord aanwezig is, is het handig daar te starten.

Verbale (gesproken taal) en non-verbale communicatie (li-

Wandelaars hebben dan meteen een overzicht van het gebied.

chaamstaal) sluiten bij elkaar aan. Ze beïnvloeden elkaar zo-

Ga als gids tegen de zon instaan, zodat de wandelaars dit niet

wel negatief als positief. Een voorbeeldje: bezoekers aanmanen

moeten doen. Pols bij de start van de wandeling ook altijd naar

om op de paden te blijven terwijl je zelf door de heide struint,

het referentiekader van de groep. Zo kan je gerichter commu-

komt verkeerd over bij de bezoekers. Idem voor gidsen die ro-

niceren.

ken en het dan even later hebben over het brandrisico op de heide.

Al te vaak proberen we iets te zeggen via een omweg.

Vertel wanneer je stopt enkel iets bij dingen die je op dat mo-

Indirecte communicatie verplicht de ontvanger van de bood-

ment kan zien. Vertel niet hoe schoon de dotterbloemgraslan-

schap te ‘veronderstellen’ wat hem/haar duidelijk gemaakt

den in het voorjaar zijn, als het putje winter is.

Onderweg

wordt. Daardoor wordt informatie soms verkeerd opgevat. Beter is om op een beleefde manier direct te communiceren.

Stel je als gids bescheiden op, maar blijf wel baas over het verloop van de wandeling. Probeer dus zo weinig mogelijk af te

1.2.2 

Virtuele rondleiding

wijken van de onderwerpen waarover je wilt vertellen, ook al sturen enkele elementen uit de groep erop aan. Stop niet bij

Start wandeling

Bij de start van de wandeling doet de gids een inleiding. Deze

infoborden om dan te vertellen wat er op het infobord staat.

vindt best plaats op een rustige plek, enkele minuten wandelen

Probeer als gids de wandelaar een meerwaarde te bieden door

van de startplaats. Bij de inleiding maak je duidelijk dat je de

informatie te geven die ze op een eigen wandeling niet zouden

gids bent en dus ook de weg in het gebied kent. Je kunt de men-

krijgen.

sen op het gemak stellen door duidelijk aan te geven wat ze kunnen verwachten op de wandeling, hoe lang deze zal duren,

Een kijkhut of andere rustplaats is ideaal om de mensen even te

wat de hoofdpunten van de wandeling zullen zijn. Maak ook

laten bekomen en om ondertussen ook iets langere verhalen te

duidelijk dat je als gids niet alles kent, maar dat je vooral wilt

brengen. Stop dus wat langer op plaatsen waar het comfortge-

vertellen over het gebied of over het thema van de wandeling.

voel groter is (rust, zitten, …). Zorg tijdens een wandeling van

Zorg dat je als gids op tijd bij de start bent!

twee uur voor minstens één rustplaats.

7

Activiteiten


Drie vierde van de informatie die je wilt brengen, breng je best

maar laat de groep wel beseffen dat zonder de inzet van Na-

in het eerste kwart van de wandeling. Nadien kunnen de wan-

tuurpunt dit groen er niet zou zijn.

delaars met de opgedane informatie genieten van de wandeling en kan er beter doorgestapt worden.

Als gids moet je steeds de wandelaar op zijn gemak stellen. Bijvoorbeeld in de kijkhut als laatste naar boven gaan, zodat je

Gebruik de Koen Wauterstactiek door steeds naar het middel-

zeker bent dat iedereen mee is. Spreek met degenen die niet

punt van het publiek te kijken. Zo krijgen zij de indruk dat je hen

meegaan af hoe lang je zult wegblijven en vraag deze groep op

allemaal persoonlijk aankijkt. Durf ook mensen aan te kijken en

een bepaalde plaats te wachten. Bij het verlaten van de kijkhut

focus je niet op een persoon in de groep. Houd dus oogcontact

kan je de groep vragen op een bepaald punt op jou te wachten.

met je deelnemers.

Vertel steeds je verhaal op plaatsen waar het comfortgevoel het grootst is, dus niet op plankenpaden, in plassen,…

Afval is storend, maar ruim het niet op tijdens de wandeling zelf. Zonder iemand te beschimpen, kan je wijzen op de onver-

Stel je op zodat de ganse groep je kan zien en wacht ook met

antwoordelijkheid van bezoekers. Op die manier maak je hen

vertellen tot iedereen bijeen is. De groep doen zwijgen kan door

ook bewust van de problematiek. “Sorry voor het zicht, maar

zelf even te beginnen en dan te zwijgen, en dit totdat de groep

dit is wat de wandelaars van de natuur willen maken, …”.

zwijgt. Als je de groep wilt aanspreken wandel je best even terug tot in het midden van de groep. Zo maak je duidelijk dat je

Probeer in je verhaal niet te veralgemenen, bijvoorbeeld “de

wilt spreken. Moet je iets vertellen voor kinderen, ga dan even

boeren dit, de politici dat”. Hang ook niet het slachtoffer uit,

gehurkt zitten zodat je op ooghoogte met de kinderen spreekt.

Natuurpunt Wegwijzer

8


Humor is belangrijk tijdens een wandeling. Een flauwe grap uithalen met een betweterig type is ook de ideale manier om die persoon op een ludieke manier even op zijn plaats te zetten. Probeer op een redelijke manier om te gaan met klachten en ongewenst gedrag. Geef het gevoel dat je mensen persoonlijk kent door iemand persoonlijk aan te spreken. Daarvoor volstaat het vaak om een drie-, vijftal namen te onthouden. Leg ongemakken op de wandeling uit, bijvoorbeeld water op het pad, natuurlijk want we zitten in een broek of in meersen. Ga steeds windaf staan zodat je woorden met de wind meegaan en iedereen je verstaat. Zorg voor structuur in je verhaal en vraag je goed af welke boodschap je wilt meegeven. Details kruiden het verhaal maar leiden af van de hoofdzaak. Wel kan je werken met voorbeelden en vergelijkingen. Zorg ook voor interactie met het publiek.

Uitleiding

Doe je uitleiding voor het bereiken van het eindpunt. Dit maakt dat mensen niet al vertrokken zijn naar hun auto voor je je laatste zin beëindigd hebt. Door te zorgen dat het eindpunt nog niet zichtbaar is, zijn de wandelaars ook nog aandachtig. Bedank de groep en vertel dat je als gids ook genoten hebt van de wandeling. Werk naar het einde van je wandeling ook naar een In plaats van zelf steeds de poortjes dicht te doen, kan je ie-

apotheose (zachte aanpak ledenwerven).

mand anders in de groep vragen de verantwoordelijkheid daarvoor op te nemen.

Zeg de groep dat ze de vereniging en de gids een groot plezier zou doen door lid te worden. Niet om de CD te krijgen, of de

Bespreek programmawijzigingen op voorhand. Indien de wijzi-

tijdschriften, of om gratis deel te nemen aan de activiteiten,…

ging een probleem is voor één iemand in de groep, is het een

maar om een stem te geven aan natuur, om kleur te bekennen,

probleem voor heel de groep.

om je kleinkinderen nog een toekomst te geven,… Zorg dat de

Blijf steeds in contact met de volledige groep, ga tussen de ver-

boodschap direct is. Zorg dat er iemand anders klaarstaat om

telsels door niet met een persoon praten, die je iets te vertellen

pakketten te geven en lidmaatschapsformulieren in te vullen.

heeft dat je interesseert, maar zeg dat je het er na de wandeling

Zo heb je als gids nog tijd om een babbeltje te slaan met de

nog wel met hem/haar over zult hebben. Dit geldt ook voor

mensen.

discussies, vragen die niet meteen behandeld kunnen worden. Vraag de persoon om ze na de wandeling nog eens te stellen en bespreek ze dan met die persoon.

9

Activiteiten


De top vier van ergernissen aan gidsen

Doelstelling 1

1.

De gids vertelt te veel.

1.

2.

De gids vertelt een te moeilijk verhaal (gids is gehinderd

het landschap van de streek.

door kennis) met te complexe verhaallijnen (van de hak 3.

Een breed publiek laten kennismaken met de natuur en

2.

De inzet en het werk van de organiserende en deelnemen-

op de tak springen).

de partners voor het behoud van deze natuur en dit land-

De gids vertelt over dingen die niet te zien zijn.

schap in de kijker plaatsen.

4. Waar het hart van vol is, loopt de mond van over… vertel

3.

over dingen die de groep interessant kan vinden en niet

De band tussen de bevolking en de organisaties aanhalen (i.c. door de activiteiten, ledenwerving, informatie geven).

wat jij als gids interessant vindt.

4. Door samen iets te organiseren de band tussen de verschillende organisaties aanhalen.

1.3

Doelstelling 2

Happenings en evenementen

1.

We spreken van een ‘happening’ wanneer het niveau van de ac-

De omwonenden laten kennismaken met het natuurgebied.

tiviteit die van een gewone wandeling met gids overstijgt. On-

2.

Het vrijwilligerswerk van Natuurpunt laten zien.

getwijfeld heb je al gehoord van Natuurpunt-happenings met

3.

Rekrutering van nieuwe vrijwilligers voor het beheerteam.

twee- of zelfs drieduizend deelnemers. Laat je hierdoor niet afschrikken om een evenement op poten te zetten. Belangrijk is

Aan de hand van de gekozen doelstelling, wordt het doelpu-

dat je een duidelijke doelstelling voor de activiteit formuleert,

bliek en de te volgen communcatie en publiciteit afgeleid.

zodat je bij de evaluatie het succes kan afmeten aan zowel het

In het eerste voorbeeld spreek je een breed publiek aan. Een

aantal deelnemers als aan het behalen van de doelstelling.

grootschalige huis aan huis-mailing, brede communicatie via de pers, het afdelingstijdschrift… is noodzakelijk om de doel-

Twee voorbeelden voor de doelstelling van een afdelingshap-

stelling te bereiken. Baken je het doelpubliek en de doelstelling

pening.

(bv. uitsluitend buurtbewoners om hen in te lichten over werkzaamheden in het natuurgebied) enger af, dan zal de aanpak uiteraard veel kleinschaliger zijn.

Kinderen worden tijdens een activiteit van Natuurpunt vergast op spannende verhalen. Vrijwilligers zetten zich actief in voor de natuur in één van onze natuurgebieden.

Natuurpunt Wegwijzer

10


1.3.1

De aanleiding

Begin beter te vroeg dan te laat aan de voorbereiding van je

Zowat elke aanleiding is goed voor een feestje! De opening van

evenement. Zo kan je rustig naar het evenement toewerken

een nieuw wandelpad is hét voorbeeld van een laagdrempelige

zonder compromissen te moeten maken ‘omdat je te weinig

happening die mikt op het grote publiek. Andere redenen voor

tijd hebt’.

een evenement zijn: •

Het jubileum van een afdeling of natuurgebied

1.3.3

De samenwerking met een stad of gemeente in de kijker

Samenwerken met partners is een must voor een evenement

plaatsen

van enige omvang. Zowel om financiële als om praktische re-

De opening van een nieuw bezoekerscentrum

denen kan het interessant zijn om het werk te verdelen. Een

Een bijzonder aspect van het natuurgebied (bv. poelen vol

belangrijke regel hierbij is: betrek partners van in het begin bij

amfibieën) laten ontdekken

de organisatie en begin hier op tijd aan. Andere organisaties

Een themadag (bv. Dag van de Aarde)

plannen ook maanden of een jaar vooruit en kunnen makke-

Een probleem (bijvoorbeeld achteruitgang van de biodiver-

lijker mee op de kar springen als ze een datum in hun eigen

siteit, klimaatsverandering) onder de aandacht brengen

programma kunnen vrijhouden.

Communicatie omtrent ingrijpende inrichtingswerken

Partners

De gemeente of stad kan je op vele vlakken helpen. Klop daarom best aan bij de milieuambtenaar (of de ‘feestambte-

1.3.2

Het scenario of draaiboek

naar’). Niet alleen interessant om de banden nog beter aan te

Om de organisatie te vergemakkelijken maak je best vooraf een

halen met je gemeente of om subsidies aan te vragen maar

scenario of draaiboek. Dat is een oplijsting van alle mogelijke

ook onontbeerlijk om de burgemeester of schepen achter jouw

details en afspraken, inclusief doelstellingen, gsm-nummers

natuurhappening te krijgen. Veelal kan het aanspreekpunt

van medewerkers of de juiste namen van betrokken partners.

van de gemeente je ook wegwijs maken doorheen een reeks

Ongetwijfeld zijn er naburige afdelingen die scenario’s hebben

diensten voor o.a. het invullen van de paperassenberg. Op de

van hun activiteit. Contacteer ook jouw regioconsulent voor

cultuurdienst kan je terecht voor tafels, stoelen, tentoonstel-

hulp. Een scenario verandert voortdurend doornheen de plan-

lingspanelen en andere logistieke middelen – veelal is er een

ningsperiode. Zorg dat na elke voorbereidende vergadering het

speciaal tarief voor verenigingen. Informeer voor het transport

vernieuwde scenario zo snel mogelijk in handen is van de me-

ervan naar jouw happening. Vraag ook naar speciale gemeen-

dewerkers.

telijke vergunningen, wellicht kan de betrokken dienst je verder helpen met de nodige papieren. Op de jongerendienst kan je

Inhoudelijk kan zo een scenario bestaan uit volgende onderdelen:

(eventueel met de hulp van JNM) terecht voor kampmateriaal zoals een percolator of thermosflessen. Wees inventief: een

1.

Doelstelling & concept

waterkoker is ideaal om warm afwaswater te produceren. Via

2.

Partners

de groen/milieudienst kan je terecht voor afvalzakken of –con-

3.

Programma & activiteiten

tainers. Veel gemeenten hebben speciale feesttarieven (inclu-

4.

Promotie/publiciteit

sief ophalen nadien) en sommigen voorzien zelfs in afvaleilan-

5.

Accommodatie

den voor een selectieve afvalinzameling.

6.

In- en uitgaven

7.

Medewerkers

Bij de lokale politie kan je navragen of er geen andere evenementen gepland zijn. Een fietstocht organiseren terwijl er op

11

Activiteiten


hetzelfde moment een wielerwedstrijd met een afgesloten

een fles cola niet aan te breken). Verwacht je veel volk (meer

parcours plaatsvindt, is nefast voor je eigen evenement. Leg

dan 1 500 mensen) dan kan je ook werken met een tapinstal-

ook het wandel- en fietsparcours voor, vooral wanneer dit

latie.

buiten onze natuurgebieden loopt. Vraag naar een contactpersoon voor de happening en geef het gsm-nummer van de coör-

De Jeugdbond voor Natuur en Milieu (JNM) is een logische

dinator door. Verwacht je veel volk, laat dan de toegangstraat

partner als je je ook richt op jongeren.

afsluiten of regel een tijdelijk parkeerverbod. Kruist een wan-

Probeer de Gezinsbond of Pasar mee in bad te krijgen: voor

del- of fietsroute een drukke weg, informeer of er geen agent

hun leden een leuk aanbod, voor jou een ideale helpende hand

beschikbaar is om deelnemers veilig over te laten steken. Werk

voor een pannenkoekenbak, kindergrime. Beter nog: zij zullen

je met een tent die ’s nachts blijft staan? Vraag de politie om ’s

zeker een volledige deelactiviteit kunnen uitwerken.

nachts eens extra langs te lopen (voorzie wel een slaapdienst). Ben je nog op zoek naar financiering voor de huis-aan-huismaiDe provincie heeft soms ook een eigen uitleendienst, veelal

ling, klop dan aan bij lokaal gevestigde bedrijven voor spon-

vullen deze die van de gemeente aan en hebben ze verspreid

soring.

over de provincie diverse regionale depots. Presenteer je een natuurproject dat je met het Agentschap Oxfam Wereldwinkels sluit niet alleen naar bedrijfsfilosofie

voor Natuur en Bos, de Vlaamse Landmaatschappij uitwerkte,

aan bij die van Natuurpunt (en is zodoende een logische part-

vergeet dan deze partners van het eerste uur niet: geef hen een

ner voor koffie, fruitsap, chocoladerepen) maar heeft in de

promostand … misschien hebben ze nog een laatste financiële

grotere winkels ook een stock aan uitleenbare tassen, schotels,

kruimel in kas.

glazen, koffiezetmachines, … Je kan vanzelfsprekend ook terecht bij een brouwer. Schrijf di-

Tip: koppel aan je happening een officieel gedeelte, dan schep

verse brouwers aan want de prijzen kunnen sterk verschillen.

je zo ineens de ideale gelegenheid om partners in de kijker te

Informeer of ze een koelkast, glazen, … kunnen leveren. Stel

zetten. Geef het woord aan bv. de burgemeester of schepen

de vraag of je afgerekend wordt per aangebroken fles (kan je op

van leefmilieu, dan zal dat beslist in goede aarde vallen.

het einde van de happening al of niet doen beslissen om bvb.

Natuurpunt Wegwijzer

12


Ontdek Natuurpunt • één centraal

 Hou het programma eenvoudig en gemakkelijk communi-

trefpunt • partners • eenvoudig

elk uur een andere thematische wandeling, zijn héél leuk, maar

programma • succes op

kondiging moet zorgen. Bovendien wordt jouw huis-aan-huis-

ceerbaar. Activiteiten van het type “24 uur van de natuur”, met gaan volledig de mist in als de plaatselijke pers voor de aanfolder dan loodzwaar en onoverzichtelijk.

zondag • absolute

 Alleen tentoonstellingen en catering zijn “doorlopend”. Andere activiteiten, zoals geleide wandelingen, hebben een dui-

aanrader • geslaagde

delijk start- en einduur nodig. Communiceer bv. “geleide wandelingen om 10u, 13u30, 14u, 14u30 en 15u (duur telkens 2,5

happening • kinderen koning!

uur)” en laat eventueel ook tussendoor nog extra wandelingen vertrekken, maar zorg dat er minstens ook vertrokken wordt op de gecommuniceerde uren. Beloof nooit “doorlopend geleide wandelingen” als je niet om de 5 minuten een gids kunt laten vertrekken (en dat kan niemand!).

1.3.4

Programma en activiteiten

 Vroegochtendwandelingen met aansluitend ontbijt zijn een

Jarenlange ervaring heeft ons een klare kijk gegeven op wat

absolute aanrader, maar zorg dat je het praktisch aankunt (en

werkt en wat niet werkt. Zonder volledig te willen zijn, willen

werk eventueel met voorinschrijving).

we hier nog enkele tips meegeven waarmee je best rekening houdt als je een evenement begint te plannen:

 Kinderen koning! Natuurpunt is er voor de hele familie, en dat mag blijken uit speciale aandacht voor kinderanimatie op

 Evenementen op zaterdag (overdag) zijn steevast véél min-

grote activiteiten. Inhoudelijke kinderactiviteiten, zoals wa-

der succesvol dan evenementen op zondag. Organiseer je een

terdiertjes scheppen en ze met zoekkaarten op naam brengen,

evenement op zaterdag, dan mag je rekenen dat je hooguit een

hebben uiteraard de voorkeur op ‘gewone’ animatie (springkas-

kwart bereikt van het publiek dat je op zondag had kunnen be-

teel, kindergrime,…).

reiken. Om die reden worden in regel geen sponsormiddelen vrijgemaakt voor evenementen op zaterdag. Deze opmerking

 Natuurpunt is er voor iedereen! Vermijd daarom ‘inside

geldt uiteraard niet voor typische zaterdagavond-activiteiten

grapjes’ en vakjargon in communicatie die voor het grote pu-

zoals de Nacht van de Vleermuis, een benefietvoorstelling, etc.

bliek bestemd is. Evenementenfolders maken we niet voor het bestuur van de afdeling, maar voor Jan en alleman. Vermijd

 Een geslaagde happening heeft doorgaans één centraal

daarom termen als ‘reservaat’ (roept zeer negatief beeld op)

trefpunt, waar alle wandelingen of fietstochten starten, de

en ‘determineren’ (snapt niemand), maar spreek over ‘natuur-

feesttent en de toog staan opgesteld, rond 16-17u een mu-

gebieden’ en de verrassende soortenrijkdom die je er aantreft.

ziekgroepje optreedt, etc. Diffuse evenementen met meerdere

Kortom, leef je in in de positie van de-man-of-vrouw-in-de-

startpunten stralen zelden een echte happening-sfeer uit. Ze

straat die jouw communicatie in zijn/haar brievenbus vindt en

zijn doorgaans ook minder succesvol op het vlak van ledenwer-

overtuig hem of haar met een wervende oproep om de werking

ving, al was het maar omdat een groot deel van het publiek niet

van Natuurpunt te komen ontdekken!

eens aan de ledenwerfstand passeert.

13

Activiteiten


1.3.5

Promotie en publiciteit

 Verspreiding

Organiseer je een grootschalige activiteit, verlies dan nooit de

Evenementenfolders zijn doorgaans bedoeld voor huis-aan-

afdelingscommunicatie uit het oog. Vooraleer je de mediaka-

huisverdeling door bpost of door vrijwilligers van Natuurpunt.

nalen (streekkrant, dagbladen, tijdschriften…) gaat bespelen,

Een meeroplage voor distributie in winkels, culturele centra,

zorg je dus maar beter voor een duidelijke aankondiging van het

horeca-zaken, etc. is mogelijk, maar het is van groot belang

evenement in het afdelingstijdschrift, op de website, in nieuws-

om de eigen distributiecapaciteit vooraf goed in te schatten en

flitsen… Pas eventueel de verschijningsdatum aan, zodat het

geen folders te drukken die achteraf niet verspreid geraken.

afdelingstijdschrift één of twee weken voor het evenement bij alle leden in de bus valt. Vergeet ook niet om je evenement te

Verdeling door bpost is niet goedkoop, maar wél efficiënt,

laten aankondigen in het stedelijk of gemeentelijk infoblad.

zeker in landelijk gebied waar de woningen ver uit elkaar liggen. Distributie door concurrenten van bpost (bv. Belgische

1.3.6

Evenementenfolder

Distributie, lokale verdelers) raden we ten stelligste af wegens

Wat is een evenementenfolder? Plan je een laagdrempelige

slechte ervaringen in het verleden. Bpost verdeelt de folders los

happening met een boeiend, gezinsvriendelijk programma?

in de brievenbus, niet in een pak reclamedrukwerk. De post-

Dan kan je overwegen om een evenementenfolder te laten

bodes van bpost verdelen maximaal 2 verschillende huis-aan-

aanmaken. Evenementenfolders worden gebruikt om een happening van Natuurpunt bekend te maken bij een breed publiek. Ze zijn gedateerd – want vermelden de datum en programma van het evenement – en hebben daardoor maar een korte levensduur. In de dagen voorafgaand aan het evenement moeten ze 2 dingen bewerkstelligen: 1.

Zoveel mogelijk mensen warm maken om het evenement van Natuurpunt te bezoeken.

2.

Zoveel mogelijk mensen overtuigen om lid te worden, OOK mensen die het evenement niet zullen bezoeken.

Daags na het evenement zijn deze folders nauwelijks nog bruikbaar. Het beoogde effect moet dan al behaald zijn. De ervaring leert dat een huis-aan-huis verdeelde evenementenfolder veruit de meest efficiënte manier is om een grote activiteit van Natuurpunt aan te kondigen. Logisch, want in een straal van X kilometer rond het evenement of in een bepaalde gemeente krijgt iedereen de folder in de brievenbus, en het risico op inhoudelijke fouten is onbestaande. Met een dergelijke folder hebben we de correcte aankondiging van onze happening zelf in handen, en worden we een stuk minder afhankelijk van de media.

Natuurpunt Wegwijzer

14


huisfolders per dag en hebben verbod om de folders in elkaar

 Formaat en indeling

te schuiven.

A5 drieluik recto/verso mét aangehecht Europees overschrijvingsformulier.

Eén minpunt: brievenbussen met sticker ‘geen reclamedruk-

Voorpagina A5 met campagneslogan ‘Je mooiste avon-

werk’ worden door geen enkele distributiefirma bedeeld, en

tuur begint hier’ en daaronder de eigenlijke aankondiging

juist daarachter schuilt een stuk van onze meest evidente doel-

van de activiteit, bv. “Opening plankenpad Buitengoor •

groep… Het is helaas onmogelijk om hierop een afwijking te

Zondag 23 mei • Ecocentrum Mol-Rauw” of “Feest op de

bekomen.

Kalmthoutse Heide • Zondag 26 september • Bezoekerscentrum De Vroente”.

 Timing huis-aan-huis distributie

Binnenin 2 luikjes A5 met ruimte voor een inleidend tekst-

De distributie van de evenementenfolders van Natuurpunt

je en het volledige programma van de happening (basis-

wordt gepland 6 tot 4 dagen voor het evenement (in principe

informatie aan te leveren door de organiserende afdeling,

op maandag als het evenement de volgende zondag plaats-

kern, beheerteam of werkgroep).

vindt), uitzonderlijk 13 tot 9 dagen op voorhand, echter NOOIT

nog langer op voorhand.

Derde luik A5 binnenin voor de helft bestemd als domiciliëringsstrook (met voorperforatie om afscheuren en terugsturen te bevorderen); de onderste helft (A6) kan even-

De evenementenfolder geldt immers als laatste herinnering

tueel gebruikt worden voor een foto of dienst doen voor

voor het grote publiek dat nog een keuze qua tijdsbesteding

vermelding van sponsors en partners van het evenement.

moet maken voor het volgende weekend. Eigen Natuurpunt-

Achterzijde: 2 luikjes A5 waarvan 1 luik volledig bestemd

leden en specifieke doelgroepen moeten veel eerder al bereikt

voor wervende boodschap ‘Word lid van Natuurpunt’ mét

zijn via andere kanalen, bv. een gepersonaliseerde uitnodiging,

weergave ledenvoordelen, en ½ luik bestemd als achter-

artikel in afdelingstijdschrift, digitale nieuwsbrieven, etc.

zijde domiciliëringsstrook (met boodschap “overschrijven is OK, maar domiciliëren is beter”); de resterende onder-

 Prijs

ste helft (A6) kan eventueel gebruikt worden voor een

Drukkost: prijs per folder variabel naargelang de oplage.

foto of dienst doen voor vermelding sponsors en partners

Op de website vind je een tabelletje met de prijzen.

van het evenement.

Verdeelkost met bpost: e 0,074 per brievenbus (BTW in-

begrepen, prijs geldig voor distributies tot eind juni 2011).

Aangehecht een Europees overschrijvingsformulier met mededeling ‘nieuw lid actie X (met voorperforatie om afscheuren en terugsturen te bevorderen; de versozijde blijft

Natuurpunt heeft een speciaal contract ‘distripost’ met bpost

blanco).

voor de verdeling van grote volumes huis-aan-huisfolders op jaarbasis. De prijs bij lokale afgifte ligt met zekerheid hoger; het is dus altijd voordeliger om te werken via de nationale conventie van het landelijk secretariaat. Onze folders worden door de drukker geleverd in Gent en van daaruit doorgeleid naar de betrokken uitreikingskantoren van bpost. De lokale afdeling moet dus nooit contact nemen met het lokale postkantoor, enkel de distributie laten inplannen door het secretariaat van Natuurpunt.

15

Afdelingen


 Aan te leveren door de organisatoren minimaal 4 maanden

Evenementen en de betrokken verenigingsconsulent van de cel

voor het evenement:

Beweging. Als er opmerkingen zijn op het programma en de in-

datum evenement

houd van het evenement – suggesties over hoe bepaalde zaken

inleidende tekst

beter anders worden georganiseerd, relevante ervaringen met

een volledig uitgeschreven ontwerp van programma,

andere evenementen – dan worden die zo spoedig mogelijk te-

vooraleer het ergens anders gepubliceerd is

ruggekoppeld met de betrokken afdeling.

Inleidende tekst en programma mogen samen maximaal 3 000

Ondertussen is het van groot belang dat de afdeling pas zelf

karakters vertegenwoordigen (spaties inbegrepen)

communiceert over het programma (bv. in het afdelingstijdschrift of het gemeentelijk infoblad) nadat deze terugkoppe-

 Aan te leveren door de organisatoren minimaal 2 maanden

ling gebeurd is; éénmaal ergens gepubliceerd, is het immers

voor het evenement:

onmogelijk om nog wijzigingen aan te brengen aan het pro-

Digitale foto’s in drukkwaliteit (300 dpi), waarvan er wel-

gramma, terwijl dat misschien wel aangewezen was. Desnoods

licht slechts één zal gebruikt worden.

moet de terugkoppeling nog vroeger gebeuren dan 4 maanden

Eventueel een toepasselijk coverbeeld, voor zover het

op voorhand om te voorkomen dat relevante opmerkingen te

kan passen bij de slogan ‘Je mooiste avontuur begint hier’

laat komen.

(minstens een genietbaar landschap, tot de verbeelding

sprekende soort of natuurgenietende mensen, geen sta-

De organiserende afdeling, kern, beheerteam of werkgroep le-

tische natuurfoto’s). Anders wordt het nationale campag-

vert een (desnoods ruwe) basistekst mét inhoud en program-

nebeeld van de hippe kamsalamander als cover gebruikt.

ma aan. Op deze tekst gebeurt altijd nog een stuk redactiewerk

Logo’s van betrokken partners en sponsors (bij voorkeur

door de medewerkers van de cel Campagnes & Evenementen,

in eps-formaat).

waarbij de basistekst herwerkt wordt tot een aankondiging die een zo breed mogelijk publiek kan aanspreken. Inhoudelijke

 Procedure en afspraken

wijzigingen worden uiteraard pas aangebracht na overleg met

Kort na ontvangst van de ruwe basistekst met het ontwerp-

de organisatoren van het evenement.

programma van het evenement – dit is minstens 4 maanden voor de datum van het evenement – wordt het programma kri-

De bewerkte tekst, die – na consensus met de organisatoren –

tisch bekeken door de medewerkers van de cel Campagnes &

zal gebruikt worden in de evenementenfolder, kan meteen ook

Natuurpunt Wegwijzer

16


dienst doen voor de aankondiging in het afdelingstijdschrift, op

de evenementenfolder en de huis-aan-huis-distributie maxi-

de afdelingswebsite, in de streekpers, in het gemeentelijk in-

maal te laten renderen.

foblad etc. Aan de organisatoren wordt uitdrukkelijk gevraagd om overal deze bewerkte tekst te gebruiken voor de aankon-

 Te verwachten respons

diging van het evenement en desnoods de aanlevering van de

Het belangrijkste effect van een huis-aan-huis verdeelde eve-

ruwe basistekst te vervroegen opdat de bewerkte tekst tijdig

nementenfolder is dat hij een maximaal aantal gezinnen over-

beschikbaar zou zijn om dienst te doen in alle denkbare media.

tuigt om de happening van Natuurpunt te bezoeken. Daarnaast zorgt de folder voor een grotere naambekendheid en bevor-

De cel Administratie & Logistiek van de Dienst Algemene Zaken

dert hij de integratie van de lokale Natuurpunt-werking in het

& Beweging zorgt voor de druk van de folder en de planning van

maatschappelijk leven.

de verdeling door bpost. Het verdeelgebied wordt vastgelegd in overleg met de organiserende afdeling, kern, beheerteam of

In termen van ledenwerving moet je realistische verwachtin-

werkgroep.

gen koesteren. Afhankelijk van de inspanningen op vlak van ledenwerving op het evenement zelf, zal de totale respons (le-

 Sponsoring

denwerving ter plaatse + ledenwerving via de folder) tussen 1

Afhankelijk van de inhoud, de kwaliteit en het ambitieniveau

en 3 pro mille liggen, d.w.z. dat op 1.000 gezinnen die de folder

van het evenement zelf, en rekening houdend met het belang

in hun brievenbus kregen, er 1 tot 3 zullen lid worden van Na-

van het evenement voor de organiserende afdeling/kern/…,

tuurpunt als gevolg van de folderverdeling en de ledenwerving

kan de Afdeling Campagnes & Evenementen overwegen om

op het evenement. NOOIT zal een folder een respons opleve-

de druk- en/of de distributiekosten van de evenementenfolder

ren van 1%; denk dus niet dat 1 op 100 gezinnen zal lid worden

geheel of gedeeltelijk te dragen met beschikbare sponsormid-

door je actie, maar ga uit van een realistische respons in de

delen of projectsubsidies. Omdat deze middelen zeer schaars

grootte-orde van enkele pro milles. Uiteraard zal een huis-aan-

zijn, zal de Afdeling Campagnes & Evenementen meestal vra-

huismailing, vergezeld van een sterke mediacampagne, beter

gen dat de organiserende geleding minstens een deel van de

scoren dan een mailing die niet ondersteund werd door andere

kosten voor eigen rekening neemt.

promotiekanalen!

 Ledenwerving op het evenement Een evenement aankondigen via een huis-aan-huis verdeelde

Goed om weten: de ledenwerving via de folder (mensen

evenementenfolder is een flinke investering. In dergelijke eve-

die thuis beslissen om lid te worden) is vaak nog groter

nementen wordt bovendien ook vele uren vrijwilligerswerk

dan de ledenwerving ter plaatse. De ervaring leert dat voor

geïnvesteerd. Het spreekt voor zich dat we op ‘de grote dag’

elk lid dat je op de happening zelf werft, nog een tweede

maximaal de vruchten van die investering willen plukken, ook

nieuw lid zich aansluit door de overschrijving of domicili-

op het vlak van ledenwerving. Worden op het evenement veel

ëringsstrook uit de folder te gebruiken, vaak zelfs zonder

niet-leden verwacht – dat is altijd het geval als het verdeelge-

de happening bezocht te hebben. Wordt jouw evenement

bied van de huis-aan-huis-folder voldoende groot is – dan zal

getroffen door barslecht weer, dan kan het dankzij de huis-

de cel Campagnes & Evenementen trachten de happening te

aan-huis-folder toch nog een relatief succes worden, ook

ondersteunen door ervaren ledenwervers ter plaatse te sturen.

al had je weinig bezoekers op het evenement zelf!

Hetzij de vaste medewerkers van de cel, hetzij ervaren jobstudenten, ondersteunen de ledenwerving om de investering van

17

Activiteiten


1.3.7

Accommodatie

boer, omwonenden, de gemeente over parkeerplaats. Zorg dat

Een goede locatie vinden voor je evenement is niet gemakke-

de parking los van het wandelparcours ligt (en niet er door-

lijk. Vaak is het kiezen tussen een goed uitgebouwde locatie

heen).

ver van het natuurgebied of een weide of terrein zonder enige voorzieningen in de buurt van het natuurgebied. Belangrijk is

Promoot duurzame mobiliteit: fietsers en mensen die met het

dat de deelnemers voelen dat ze op een levendig en ingekleed

openbaar vervoer komen krijgen bijvoorbeeld een extra drankje

gebeuren terechtkomen en dat de uitstraling die de locatie

of een klein presentje. Kondig dit ook zo aan in je communica-

heeft, past bij de activiteit.

tie. Indien er niet direct parking voorhanden is, is het misschien mogelijk om voor die dag een straat te laten afsluiten en die als

 Bereikbaarheid:

parking te gebruiken. Vraag dit op tijd aan bij de gemeente. Een

In principe moet het mogelijk zijn om de afspraakplaats in een

andere mogelijkheid is een treintjes- of busdienst in te leggen

enkele lijn te omschrijven. Ingewikkelde routeomschrijvingen

vanuit een grotere parking uit de omgeving naar het startpunt

van tien lijnen zijn uit den boze. Als het evenement op een af-

of evenementenplein. Indien je de auto’s laat parkeren in een

gelegen plaats doorgaat, zorg dan voor duidelijke en voldoende

weide, houd dan rekening met het feit dat het de dag van je

signalisatie Werk eventueel samen met de gemeente voor de

evenement wel eens kan regenen. Het laatste wat je wilt mee-

signalisatie van je evenement.

maken op een evenement is dat de auto’s niet meer op of weg van het parkeerterrein kunnen.

Het is niet altijd mogelijk, maar wel een voordeel als de afspraakplaats goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.

Licht de buren op voorhand in over de mogelijke overlast die

Communiceer dit dan ook duidelijk. Probeer op voorhand na te

dag. Nog leuker is de buren uit te nodigen voor een wandeling,

kijken of er tijdens de dag(en) van het evenement werken/om-

enkele dagen voor het evenement. Je kunt dan meteen de op-

leidingen gepland zijn in de buurt. De mobiliteitsdienst van je

zet van het evenement duidelijk maken. Je creëert zo ook een

gemeente of de lokale politie kan je daarover informeren.

band met de omwonenden van je natuurgebied.

 Parking

Indien je activiteit ook openstaat voor minder mobielen, zorg

Zorg voor voldoende parkeerplaats op wandelafstand, vergeet

dan voor een minder mobielenparking in de buurt van het eve-

ook de fietsparking niet. Maak eventueel afspraken met een

nementenplein. Zorg ervoor dat de medewerkers hun voertuig

Natuurpunt Wegwijzer

18


dicht bij het evenementenplein kunnen zetten en dat er laaden losruimte voorzien wordt. Een aantal parkeerwachters die het parkeren in goede banen kunnen leiden, kunnen veel ergernis voorkomen. Maak ook afspraken met de politie over het verloop van het evenement en de mogelijke overlast.  Inrichting evenementenplein Zorg bij voorkeur voor een overdekte uitvalsbasis, waar droge ruimte is (bij regenweer) voor bar, ledenwerfstand …. Gebruik maken van gebouwen vermijdt dat je tenten moet beginnen zeulen en opzetten. Realiseer je dat alles wat je wilt gebruiken ook effectief afgehaald, opgezet en terug afgebroken moet worden. Zorg dat iedereen via dezelfde ingang het evenementplein bereikt. Dit maakt signalisatie gemakkelijker en is ook handig voor de ontvangst van de aanwezigen. Zorg voor een duidelijke signalisatie in je natuurgebied. Klachten over ‘verloren lopen’ kan je die dag missen als kiespijn. Breng je bezoek zoveel moBreng ritme op je evenement met een streepje muziek.

gelijk samen op een punt, en creëer er een soort ontmoetingsplaats. Zo houd je overzicht en heb je organisatorisch ook veel minder werk. Het schept een gezellige drukte. Denk voor het evenement goed na over de inrichting van je

een punt voorzien van waaruit de geleide wandelingen zullen

evenementenplein. Houd rekening met de lengte en breedte

vertrekken (bijvoorbeeld bij een infobord). Als je ervoor kiest

van een tent, de plaats nodig voor partytenten, en dergelijke.

om in het veld een evenementenplein op te bouwen, komen er

Probeer je bezoekersstromen in te schatten en schik op basis

heel wat logistieke taken bij kijken. Je hebt immers elektriciteit

daarvan je evenementenplein. Hou bij de inrichting van het

en water nodig. Vergeet de toiletten, een waterreservoir en een

evenementenplein rekening met de aanwezigheid van gebou-

generator en stroomgroep niet te voorzien.

wen, eventuele hellingsgraad van het terrein, natte plaatsen die weinig tred aankunnen, bomen of struiken die nog op het

De opbouw van het evenementenplein gebeurt vaak al een

terrein staan, aansluitpunten voor water en elektriciteit.

dag voordien. Om diefstal of grote verrassingen op de ochtend van je activiteit te vermijden, kan je een slaapdienst voorzien.

Bij het binnenkomen op het terrein moet de onthaal- en le-

Eventueel kan je een jeugdvereniging uit de buurt vragen. Ver-

denwervingstand direct opvallen. Zorg dat de verschillende

geet de vrijwilligers van opbouw en afbraak niet te soigneren. Je

onderwerpen op het terrein duidelijk aangegeven zijn. Indien je

kunt hen bedanken met koffiekoeken ’s morgens.

geleide wandelingen organiseert, kan je op het terrein ook best

19

Activiteiten


Indien je een gebouw huurt, kijk dan zeker na in de overeen-

ven, publiciteit) al gedekt zijn door inkomsten waarvan je zeker

komst of de brandverzekering al opgenomen is, of dat je die zelf

bent (sponsoring, bijdrage gemeente, provincie,‌).

dient af te sluiten. Op verkoop van drank- en eten heb je altijd winst, maar hou Vergeet niet het terrein aan te kleden met vlaggen en spandoe-

er rekening mee dat je altijd gratis drank en eten aan de me-

ken van Natuurpunt. Dat versterkt de herkenbaarheid.

dewerkers geeft. Maak de verkoopprijzen dus niet te laag. De opbrengst van drank- en eten ligt grosso modo een derde bo-

1.3.8

In- en uitgaven

ven de aankoopprijs. Om 500 euro winst te maken, koop je dus

Het opmaken van een begroting voor het evenement kan een

1000 euro aan en verkoop je voor 1500 euro. Maar de verkoop-

aantal zorgen vooraf wegnemen. Meest ideaal is een evene-

prijs van een gewoon drankje is dan wel het dubbel van de aan-

ment waarbij alle vaste kosten (huur materialen, kleine uitga-

koopprijs.

Een openstelling van een beheerd natuurgebied is een zeer goede aanleiding om een evenement te organiseren.

Natuurpunt Wegwijzer

20


Volgend schema kan je helpen een begroting op te maken:

 Draag zorg voor je vrijwilligers

Uitgaven

Inkomsten

Zorg dat de vrijwilligers goed weten waar ze aan toe zijn. Een

Huur tent

Inschrijvingen

briefing voor de happening en een debriefing erna zijn onmis-

Huur ander materiaal

Verkoop drank/eten

baar. Een handige overzichtslijst met kort de belangrijkste af-

Aankoop drank/eten

Sponsoring

spraken over de activiteit en een lijst met GSM-nummers van

Bijdrage mailing

Partners

de andere vrijwilligers kan wonderen doen.

Andere

Andere

Ook vrijwilligers hebben dorst en honger. Zorg voor voldoende drankbonnetjes en een hapje voor degenen die het hart van de vereniging vormen. Ze doen dit vrijwillig maar zorg dat je

1.3.9

hen een volgende keer ook nog kunt vragen. Vergeet ook niet

Medewerkers

De organisatie van een natuurhappening geeft een nieuwe dy-

de vrijwilligers die op een landschapspost in het natuurgebied

namiek in de afdeling. Het is een hoogtepunt in je werking waar

staan.

je samen met een groep vrijwilligers naar toe werkt. Je kunt

Maak je vrijwilligers herkenbaar. Een T-shirt van Natuurpunt,

mensen betrekken die anders weinig aan bod komen in de ver-

een petje, een sticker,… maakt de vrijwilligers herkenbaar en

eniging of voor wie de traditionele taken niet weggelegd zijn.

aanspreekbaar voor bezoekers. Het creëert ook een samenho-

De taken op een evenement zijn immers zo divers dat er voor

righeidsgevoel onder de vrijwilligers (en is een leuk cadeautje).

iedereen wel een taak weggelegd is. Maak daar handig gebruik van en spreek hen aan om te komen helpen achter de toog, bij

Probeer de vrijwilligers na de happening nog op een leuke ma-

het pannenkoeken bakken, als parkeerwachter,…

nier te bedanken. Sommige afdelingen organiseren een bedankingsdrink, anderen organiseren een medewerkerbarbecue,…

 Op zoek naar vrijwilligers

Nodig hen eventueel uit voor een evaluatievergadering.

Spreek geruime tijd vooraf alle vrijwilligers (en familieleden)

Vergeet de vrijwilligers die voor of na de happening hielpen niet

van de afdeling aan om te helpen. Sommige leden voelen zich

mee te bedanken (de slaapdienst, de opbouw- en afbraakhel-

misschien niet geroepen om een wandeling te gidsen of een na-

pers …).

tuurgebied te inventariseren, maar staan wel eens graag achter de toog of aan het onthaal. Op die manier kan het evenement

Stuur de dag of de week na de happening een bedankingsmail

zorgen voor een nieuwe lijst van vrijwilligers die ook in de toe-

of kaartje en probeer zo snel mogelijk en indien beschikbaar,

komst nog eens bepaalde taken willen opnemen.

de foto’s van de happening op een website te zetten. Indien de foto’s enkele dagen na de happening nog niet beschikbaar zijn, is het enthousiasme om ze te bekijken meestal al geluwd.

Spreek partners aan om een deel van de taken op zich te nemen. Een lokale jeugdvereniging kan een kinderprogramma in elkaar steken, de wielerclub kan een fietshappening ondersteu-

 De coördinator

nen en de Gezinsbond wil misschien wel pannenkoeken komen

De coördinator is best iemand die vanaf het begin bij de or-

bakken. Zorg dat je een goede natuurgids die dag als gids kunt

ganisatie van het evenement betrokken was. Deze persoon

gebruiken en laat hem niet achter de kassa staan, omdat je nie-

weet tot in de puntjes wat er allemaal door wie moet gebeu-

mand anders vond die dat kan doen.

ren, en spreek je aan als er iets mis aan het lopen is. Op de

Vraag omwonenden of ze geen handje willen helpen die dag.

dag van het evenement heeft deze persoon in principe geen taken. De organisatie van het evenement zou zo voorbereid moeten zijn dat de coördinator enkel nodig is bij noodgevallen.

21

Activiteiten


Vrijwilligers zorgen ervoor dat iedereen kan genieten van een hapje en een drankje bij het evenement. Santé!

De coördinator zorgt voor een briefing voor het evenement en

perslui die niet aanwezig konden zijn of geen fotograaf mee

een debriefing na het evenement. Hij heeft de nodige GSM-

hadden. Deze persoon verzamelt na het evenement ook de ver-

nummers (van vrijwilligers in het veld, politie, brandweer, dok-

schenen persartikels.

ter,…) voorhanden en treedt op als verantwoordelijke bij problemen (klachten van buurtbewoners, politie,…).

 De bar- en cateringverantwoordelijke De bar- en cateringverantwoordelijke zorgt er voor dat er een

 De persverantwoordelijke

drankje en hapje beschikbaar is op het evenement. Deze zorgt

De persverantwoordelijke zorgt voor bekendmaking van het

voor het nodige materiaal om een bar uit te baten, voor de

evenement in de pers. Op de dag van het evenement zorgt de

nodige mensen om de bar te bemannen en voor een gemak-

persverantwoordelijke voor ontvangst en begeleiding van de

kelijk systeem van betaling (drankbonnetjes, jetons, drank-

aanwezige perslui. De persverantwoordelijke zorgt er ook voor

kaarten…). Hij coördineert de vrijwilligers die ingezet worden

dat er na het evenement enkele foto’s beschikbaar zijn voor

voor de taak of maakt de nodige afspraken met de traiteur of vereniging die instaat voor dit luik. Hij houdt ook controle op

Natuurpunt Wegwijzer

22


de voorraden tijdens het evenement. Hij zorgt ook voor een

van het geld. Laat het geld niet onbeheerd liggen, maar breng

duidelijke communicatie van de te verkrijgen producten.

het naar een veilige plek (bij voorkeur: nachtkluis van de bank).

 De kassaverantwoordelijke

 De ledenwerfverantwoordelijke

De kassaverantwoordelijke zorgt samen met de barverant-

De ledenwerfverantwoordelijke zorgt voor een strategische

woordelijke voor een eenduidig systeem van betaling van dran-

opstelling van de ledenwerfstand alsook voor genoeg leden-

ken. Indien er entreegeld gevraagd wordt, zorgt de kassaver-

wervers. Deze persoon zorgt voor de opbouw en afbraak van de

antwoordelijke voor genoeg vrijwilligers om de onthaalstand

ledenwerfstand en genoeg ledenwerfmateriaal.

te bemannen. De kassaverantwoordelijke zorgt voor voldoende kleingeld bij de start van het evenement en leegt, indien nodig,

1.3.10

regelmatig de kassa-inhoud. Probeer een kassaverantwoorde-

Om het kassaverkeer vlot te laten verlopen is het handiger om

lijke te vinden die gedurende het gehele evenement deze taak

niet rechtstreeks met geld aan de bar te werken, maar met een

op zich kan nemen.

bonnetjes-, jetons- en drankkaartenverkoop. Werken met een

Wanneer heel veel inkomsten verwacht worden (duizenden eu-

systeem van drankkaarten heeft als voordeel dat je altijd meer

ro’s), zorgt de kassaverantwoordelijke voor het veilig opbergen

drankkaarten verkoopt dan er effectief drank gedronken wordt.

Hou nog rekening met

Het geeft ook meer vrijheid in de prijsbepaling van de dranken. Een drankkaart met een te grote waarde kan wel wrevel opwekken, bezoekers zijn dan geneigd om het overschot terug te vorderen bij de verkoper. Zorg alleszins voor een niet te groot aanbod, met een voorkeur voor eerlijke, biologische of lokale dranken/voedingsmiddelen. Sterke drank: Op de meeste happenings wordt wel wijn en bier geschonken en daar heb je geen vergunning voor nodig. Sinds 10 januari 2006 is het de gemeente die beslist of en onder welke vorm ze een vergunning voor het schenken van sterke drank aflevert. Je gemeente kan in principe eisen dat je een vergunning sterke drank aanvraagt voor alle drank met een alcoholpercentage vanaf 1,2 %. Praktisch wil dit dus zeggen dat je best voor het schenken van pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers, én ook voor de verkoop van alcoholpops langs gaat bij de gemeente om je te informeren. Vallen niet onder categorie sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende en andere al dan niet gegiste dranken en tussenproducten. Wanneer je muziek speelt (CD’s als achtergrondmuziek) tijdens je evenement of een groepje laat komen om te spelen, moet je zowel SABAM als de billijke vergoeding betalen. De tarieven hangen af van het soort evenement, de grootte van de zaal, het al dan niet vragen van inkom,… Je kunt het tarief

23

Activiteiten


wel berekenen op de webstek van de billijke vergoeding (www.

dienst feestelijkheden of dit ook het geval is in jouw gemeente

debillijkevergoeding.be) en die van SABAM (www.sabam.be).

(overtreden geluidsnormen, afwijken van “KB van 1977”, …)

De Vlaamse Gemeenschap neemt onder bepaalde omstandig-

Vraag ook aan de ambtenaar of je eventueel nog andere ver-

heden de kost voor de billijke vergoeding op zich, kijk dit zeker

gunningen moet voorzien.

na (www.billijkevergoeding.be/vlaanderen/). In sommige gemeentes is het nodig om een aanvraag in te die-

In principe zijn niet-leden niet verzekerd voor persoonlijke

nen voor de organisatie van een evenement of activiteit. Best

ongevallen tijdens een activiteit. Wil je toch een verzekering

kan je dit even navragen op de gemeente bij de cultuurdienst of

afsluiten voor niet-leden, neem dan eens contact op met de

Een complete randanimatie, plaats voor de partners, een toost op de natuur, iedereen tevreden.

Natuurpunt Wegwijzer

24


sportdienst van je gemeente. Via BLOSO kunnen zij een gratis

 Halloweenwandeling

sportverzekering voor een activiteit afsluiten. Informeer wel

Rond eind oktober, begin november is Halloween komen over-

best op tijd!

waaien van over de oceaan. Het is een thema dat voor een Natuurpuntafdeling heel wat mogelijkheden biedt. Zo kan je

Meer informatie over de verzekeringen van Natuurpunt vind je

een griezeltocht met figuranten organiseren, inclusief toortsen

in het deel Verzekering van deze handleiding.

(fakkeltocht). Een koppeling met Keltische mystiek – oude verhalen – of legendes is zeer succesvol. Met een dergelijke activi-

De meest vergeten dingen?

teit kan een afdeling een publiek bereiken dat zelden of nooit

Wc-papier of nog erger, het toilet!

naar onze traditionele wandelingen komt.

Afdrooghanddoeken

Kleingeld voor de kassa

 Verhalenwandeling

Verlengkabels

Elk natuurgebied heeft een verhaal. Van moorden, verdwijnin-

Welkomstpakketten

gen tot simpele natuurgebeurtenissen. Met een gids of figu-

EHBO-kist ( samenwerking met het Rode Kruis kan zeker

ranten kan je op diverse plaatsen halt houden en een verhaal

overwogen worden: http://www.rodekruis.be/NL/Activi-

vertellen. Het publiek kan raden (met een invulformulier) of

teiten/Evenementen/)

het verhaal waar of niet waar is. Koppel hieraan een prijs voor de winnaar.

Het is handig om een kist te hebben waarin je allerlei klein materiaal verzamelt en bij elke activiteit opnieuw gebruikt. Hierin

 Sinterklaas- of zwarte pietenwandeling

kan je wat klein gereedschap verzamelen maar ook stylo’s, stif-

Begin december is de periode om de goedheiligman op te voe-

ten, touw, plakband, duimspijkers, verlengkabels, hamer, schaar,

ren. Laat hem en zijn assistenten de kinderen verrassen tijdens

nijptang,… Dit vermijdt een steeds weerkerende kost. Vergeet

een wandeling. Een klein presentje maakt deze familieactiviteit

de kist na de activiteit niet opnieuw terug aan te vullen.

compleet.

 Interessante websites:

 Rolstoelenwandeling

www.fuifpunt.be / www.jeugdwerknet.be

Sommige gebieden zijn geschikt om minder mobielen de natuur te laten ontdekken. Maar dikwijls zijn ze ongekend bij deze

1.4

doelgroep. Organiseer eens een speciale rolstoelwandeling.

Speciale activiteiten voor een kwaliteitsvolle vrije tijd

Contacteer vooral een plaatselijke organisatie die de minder

Wandelingen of fietstochten of… met een extra iets zijn ‘in’.

wachten…

mobielen kan bereiken. Anders sta je misschien vruchteloos te

Terwijl onze vereniging in het verleden succesvol – en de pionier en de enige – in het aanbieden van wandelingen in de natuur

 Sneukeltoer of proef-van-de-natuurwandeling

was, zijn we nu niet meer de enige. Bovendien is de belangstel-

Sneukeltoer, al dan niet met de fiets, worden veelvuldig geor-

ling van de bevolking veranderd. Men zoekt nu naar een kwali-

ganiseerd. Waarom dit niet aanpassen aan een wandeling met

teitsvolle invulling van de vrije tijd. Heel wat Natuurpuntafde-

posten waar je ‘natuur’producten kan proeven: vergeten ge-

lingen hebben hierin ervaring opgedaan.

rechten, vergeten producten of waarom niet met Gageleer, het

We sommen een beperkte lijst van mogelijkheden op, er zijn

Natuurpuntbier.

er zeker meer.

25

Activiteiten


 Gedichtenwandeling

Denk ook eens aan de volgende:

De natuur is een inspiratie voor veel kunstenaars van het

woord. Bied deze mensen een forum door in de beschreven

(groot)moeder – (klein) dochter wandeling / (groot) vader – (klein) zoon wandeling

omgeving hun rijmsels voor te dragen.

Smaakwandeling

Wandeling op het water (gidsbeurt met kajaks)

 GPS-wandeling

Dauwtrip/Ontbijtwandeling/brunchwandeling…

Zoektochten met de GPS (geocaching) is een recenter feno-

Spidermantocht (spinnenwandeling voor jonge gezinnen)

meen. Meestal zoekt men individueel met de GPS naar een verstopt ‘iets’. Diegenen die als eerste dit vinden, laten hun gegevens daar achter, en gaan naar het volgende. Is er iemand in de afdeling met GPS-ervaring, dan kan je zelf een zoektocht uitwerken?  Kunst-in-de-natuurwandeling of –tentoonstelling Kunst en natuur, het is een verbond. Zoek een kunstenaarsvereniging in jouw dorp, misschien ken je zelf een groep kunstenaars, om een project op te zetten in een natuurgebied. Zo een project kan je best ook een langere tijd laten staan, maar ook tijdens wandelingen met een uitleg aan het publiek tonen. Voor dergelijke activiteiten bestaan er ook subsidieregelingen bij de gemeente of provincie. Informeer maar eens.

Natuurpunt Wegwijzer

26


27

Activiteiten

Medewerkershandleiding - hoofdstuk 3  

Van een gezellige winterwandeling tot een heus regio-evenement, een afdeling kan zijn activiteitenkalender rijkelijk opvullen! Elke ontmoeti...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you