Issuu on Google+


“การประสานงาน”

“การประสานงาน” หมายถึง การจัดให้ คนในองค์กรทำางานสัมพันธ์สอดคล้ องกัน โดยจะต้ องตระหนักถึงความรับผิดชอบ วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และมาตรฐานการปฏิบตั ิขององค์กร เป็ น หลัก ต้ องมีการจัดระเบียบ วิธีการทำางาน อีกทังความร่ ้ วมมือในการปฏิบตั ิงานเป็ นน้ำ าหนึง่ ใจเดียวกัน เพื่อให้ เกิดความคิดความเข้ าใจตรงกันในการร่วมมือปฏิบตั ิงานให้ สอดคล้ องทังเวลา ้ และกิจกรรมที่ ต้ อง กระทำาให้ บรรลุวตั ถุประสงค์ โดยไม่ทำาให้ เกิดความสับสน ขัดแย้ งหรื อเลื่อมล้ำ ากันทังนี ้ ้เพื่อให้ งาน ดำาเนิน ไปอย่างราบรื่ น ทำาให้ ได้ มาซึง่ งานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล วัตถุประสงค์ของการประสานงาน มีดงั นี ้ 1. เพื่อให้ งานสำาเร็ จตามเป้าหมาย 2. เพื่อให้ งานมีมาตรฐานตามที่กำาหนดไว้ 3. เพื่อเป็ นการประหยัดเวลา และทรัพยากรในการปฏิบตั ิงาน 4. เพื่อให้ เกิดความเข้ าอันดีแก่ผ้ เู กี่ยวข้ อง


องค์ ประกอบของการประสานงาน 1. จะต้ องสร้ างสัมพันธภาพในการทำางานร่วมกันของทุกฝ่ าย โดยอาศัยความเข้ าใจหรื อ การตกลงร่วมกัน มีการรวบรวมกำาลังความคิด วิธีการ เทคนิค และระดมทรัพยากร มาสนับสนุนงานร่วมกัน เพื่อให้ เกิดความเป็ นอันหนึง่ อันเดียวกันเต็มใจที่จะทำางาน ร่วมกัน 2. จังหวะ เวลา จะต้ องปฏิบตั งิ านตามบทบาทหน้ าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคน ตามกำาหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ 3. ความสอดคล้ อง จะต้ องพิจารณาความพอเหมาะพอดี ไม่ทำางานซ้ อนกัน 4. ระบบการสื่อสาร จะต้ องมีการสื่อสารที่เข้ าใจกัน รวดเร็วและราบรื่ น 5. ผู้ประสานงาน จะต้ องดึงทุกฝ่ ายเข้ าทำางานร่วมกัน เพื่อนำาไปสูก่ ารบรรลุวตั ถุประสงค์ เดียวกัน 6. คน ในการปฏิบตั งิ าน ผู้ปฏิบตั ติ ้ องทำางานเกี่ยวข้ องกับคน จึงต้ องประสานคนทังใน ้ องค์การและนอกองค์การ


วิธีการประสานงาน 1. กำาหนดแผนงานหรื อโครงการ สำาหรับทุคนทุกหน่วยขึ ้นมาก่อน 2. ให้ ทกุ คน หรื อทุกหน่วยเข้ าใจแผนงานหรือโครงการทังหมด ้ ให้ ทราบว่าใครหรื อ หน่วยงานใดมีหน้ าที่อะไร กำาลังทำาอะไรอยู่ ตลอดจนอนาคตจะทำาอะไรต่อไป โดย จัดทำา Organization Chart และ Job Description ของคนหรื อหน่วยงานไว้ ให้ ชัดเจน 3. ให้ ทกุ คนทุกหน่วยงานเต็มใจทำางานที่ได้ รับมอบหมายจริง ๆ และจะได้ ผลจริง ๆ 4. การประสานงานกับแนวความคิดของผู้บริหาร คิดว่าเป็ นลูกน้ องหรื อคิดว่าลูกน้ อง เป็ น เพื่อนร่ วมงาน อาศัยการปรึกษาหารื อกับลูกน้ องหรื อทำาให้ ลกู น้ องกลัว ขึ ้นอยูก่ บั รูปแบบของผู้นำาหรื อนักบริ หาร 5. การประสานงานกับตำาแหน่งต่าง ๆ ทางการบริ หาร Hierachy of Authority จะต้ องมี การประสานอยูใ่ นทุกระดับขันของการบั ้ งคับบัญชา


วัตถุประสงค์ ของการประสานงาน 1. เพื่อแจ้ งให้ ผ้ ซู งึ่ มีสว่ นเกี่ยวข้ องทราบ 2. เพื่อรักษาไว้ ซงึ่ ความสัมพันธ์อนั ดี 3. เพื่อขอคำายินยอมหรื อความเห็นชอบ 4. เพื่อขอความช่วยเหลือ 5. เพื่อขจัดข้ อขัดแย้ งที่อาจมีขึ ้น 6. เพื่อให้ งานสำาเร็ จตามเป้าหมาย 7. เพื่อให้ งานมีคณ ุ ภาพตามมาตรฐานที่กำาหนดไว้


หลักการประสานงาน 1. จัดให้ มีระบบการติดต่อสื่อสารที่ดีไม่วา่ จะเป็ นการสื่อสารระหว่างคนภายในองค์กร หรื อคนภายนอกองค์กร 2. จัดให้ มีระบบของความร่วมมือที่ดี กระตุ้นให้ สมาชิกภายในองค์กรมีความเต็มใจที่จะ ร่วมมือในการช่วยเหลือซึง่ กันและกัน มีน้ำาใจ ไม่วางเฉย 3. จัดให้ มีระบบการประสานงานที่ดี ทังการประสานงานจากบนสู ้ ล่ า่ ง หรื อจากล่างขึ ้น บน หรื อระดับเดียวกัน เช่นการประชุม การเลี ้ยงน้ำ าชา การสังสรรค์เป็ นครัง้ คราว 4. จัดให้ มีการประสานนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์กรให้ สอดคล้ องกัน ซึง่ ใน บางครัง้ นโยบายและวัตถุประสงค์สอดคล้ องกันยาก เพื่อเอกภาพในการบริหารจึงต้ อง จัดการให้ วตั ถุประสงค์กบั นโยบายสอดคล้ องต้ องกันและง่ายต่อการลงสูก่ ารปฏิบตั ิ 5. จัดให้ มีการประสานในรูปแบบของการบริหารที่ครบวงจร (Input Process Output) ขันตอนการปฏิ ้ บตั ติ ามกำาหนดเวลาและสถานที่ของผู้ปฏิบตั ติ ้ องชัดเจน ต้ องทำาให้ ผู้เกี่ยวข้ องทราบได้ วา่ ใคร ทำาอะไร ที่ไหน อย่างใด เมื่อไร เพื่อสะดวกแก่ทกุ ฝ่ าย ในการประสานงาน


ปั ญหาและอุปสรรคในการประสานงาน 1. จัดทำาโครงการหรื อแผนงาน โดยกำาหนดกิจกรรม เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ไว้ ให้ ชดั เจน และกำาหนด แผนการประสานงานภายในองค์การและระหว่างองค์การไว้ ให้ ชดั เจนด้ วย 2. เน้ นหลักการใช้ มนุษยสัมพันธ์ในการปฏิบตั ิงาน 3. จัดให้ มีระบบติดต่อสื่อสารที่ดีในหน่วยงาน 4. กำาหนดนโยบายของหน่วยงานให้ สอดคล้ องและประสานสัมพันธ์กบั หน่วยงานอื่น โดยคำานึงถึงผล ประโยชน์สว่ นรวมเป็ นหลัก 5. จัดให้ มีระบบควบคุมกำากับงานและติดตามประเมินผลที่ดีมีประสิทธิภาพ 6. จัดทำาแผนผังหน่วยงานและกำาหนดอำานาจหน้ าที่การงานไว้ ให้ ชดั แจ้ ง 7. ปรับปรุงเทคนิคและวิธีปฏิบตั ิงานให้ รัดกุมและทันสมัย 8. คำานึงถึงการบำารุงขวัญของผู้ร่วมงานเพื่อให้ เกิดทัศนคติที่ดี 9. ต้ องมีการฝึ กอบรม ศึกษาดูงาน เพื่อเพิ่มพูนประสิทธิภาพของหน่วยงานตามความจำาเป็ น 10. ผู้บริ หารและผู้ร่วมงานทุกคนต้ องปรับปรุงตนเองให้ เป็ นผู้มีจิตใจกว้ าง ไม่เอาเปรี ยบผู้อื่น มีกิริยาวาจา ดีตอ่ คนทัว่ ไป และรู้จกั ให้ อภัย 11. นำาหลักและเทคนิควิธีการประสานงานทุกวิธีมาใช้ ให้ เกิดประโยชน์ เพื่อป้องกันมิให้ เกิดปั ญหาในการ ไม่ประสานงาน


การทำางานที่ต้องมีการประสานงาน 1. พยายามผูกมิตรในโอกาสแรก 2.หลีกเลี่ยงการนินทาว่าร้ ายหัวหน้ าคนงาน 3. ไม่โยนความผิดไปให้ ผ้ อู ื่น 4. สรรเสริ ญหัวหน้ าคนงานอื่นเมื่อเขาทำาความดี 5. ช่วยเหลือเมื่อมีเหตุฉกุ เฉิน 6. เมื่อมีงานเกี่ยวข้ องกับหน่วยงานอื่น ควรแจ้ งให้ เขาทราบ 7. รับฟั งคำาแนะนำา 8. ความเห็นของคนอื่น แม้ เราจะไม่เห็นด้ วย ก็ควรฟั ง


ประโยชน์ ของการประสานงาน 1. ช่วยให้ การทำางานบรรลุเป้าหมายได้ อย่างราบรื่นรวดเร็ว 2. ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรในการปฏิบตั งิ าน 3. ช่วยให้ ทกุ ผ่ายเข้ าใจถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ขององค์การ 4. ช่วยสร้ างความสามัคคีและความเข้ าใจในหมูค่ ณะ 5. เสริ มสร้ างขวัญของผู้ปฏิบตั งิ าน 6. ลดอันตรายจากการทำางานให้ น้อยลง 7. ช่วยลดข้ อขัดแข้ งในการทำางาน 8. ช่วยให้ ปฏิบตั งิ านเป็ นหมูค่ ณะ และเพิ่มผลสำาเร็จของงาน 9. ช่วยเกิดความคิดใหม่ๆและปรับปรุงอยู่เสมอ 10. ป้องกันการทำางานซ้ำ าซ้ อน 11. การดำาเนินงานเป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพ


การประสานงานทีม่ ีประสิ ทธิภาพ 1. โครงสร้างการบริ หาร ได้จดั ไว้เป็ นระเบียบชัดเจนและรัดกุม 2. มีแผนภูมิแสดงสายบังคับบัญชา และสายงานติดต่อสื่ อสารชัดเจนเข้าใจง่าย 3. มีการเขียนนโยบาย กฎเกณฑ์และระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ เป็ นลายลักษณ์อกั ษร อ้างอิง ได้ ทุกคนทราบ 4. มีระบบเสนอรายงานตามสายบังคับบัญชา ซึ่งยึดเป็ นหลักปฏิบตั ิได้แน่นอน 5. มีเครื่ องมือและระบบสื่ อสารเพียงพอ ใช้การได้ดี และรวดเร็ ว ำ 6. มีบุคคลที่ทาำ หน้าที่ประสานงานที่มีความรู ้สูงทำาหน้าที่โดยเฉาพะ มีน้าใจให้ บริ การ Sense of Service อดทน มนุษย์สมั พันธ์ดี 7. จัดการพัฒนาบุคลากรระดับต่าง ๆ ให้เข้าใจมีความรู ้อยูเ่ สมอ



องค์ประกอบการประสานงาน