Issuu on Google+

Документаційне управлінської

праці,

забезпечення що

управління

вибудовується

на

є

однією

наукових

зі

засадах,

сфер які

визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов’язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання і оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов’язання процесу документотворення з функціями документа. Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з’ясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому. Науці відомо чимало спроб з’ясування функцій документа. Ще в 20-х роках минулого століття в роботі "Керівництво до адміністрування" бельгійський вчений П. Отлє дав таке формулювання цих функцій: "1) викладати правила, організацію й діяльність адміністративних одиниць; 2) надійно і швидко передавати розпорядження та інструкції як агентам адміністрації, так і управління; 3) зберігати пам’ять про факти; 4) зберігати докази їх і 5) поширювати корисну інформацію". Вперше спробу з’ясування проблеми залежності поняття "документ" від розвитку функцій документів зробив К. Мітяєв. 1963 року він дав найменування більшості таких функцій:


виділив комунікативну функцію, розглядав документи "як засіб закріплення інформації", "як засіб управлінської діяльності", "як історичні джерела", відмітив "правовий характер документів". Однак 1968 року він дещо змінив свою попередню думку, вважаючи, що документи виконують функції закріплення

(фіксації)

інформації,

служать

юридичним

доказом

та

історичним джерелом. Я. Лівшиць виділяв такі функції документа: фіксування інформації, комунікативну, доказування та соціальну. В. Кашепов зазначає, що документи "засвідчують або фіксують факти, події, зв’язки; інформують, приписують, дозволяють або забороняють здійснювати певні дії; свідчать про виконання якихось приписів і т. д.". За класифікацією Н. Лисенко, Б. Сербіновського,

С.

Цвєткової

документу

притаманні

інформаційна,

організаційна, комунікативна, юридична та виховна функції. Майже такий склад функцій, за винятком комунікативної, вважає властивим документу і М. Басаков. Як бачимо з наведених прикладів, певні класифікації функцій документа існують, однак очевидно, що запропонований різними авторами склад функцій не є вичерпним, відсутня їх чітка систематизація, а суть їх розкрита не повною мірою. Опираючись Банасюкевич

на

називає

дослідження чотири

в

функції

галузі

документознавства,

документа:

фактів

чи

В.

явищ,

комунікативну, доказування і функцію історичного джерела. Автор відносить управлінські документи до особливої категорії документів, що служать засобом,

інструментом

здійснення

процесів

управління

соціально-

економічним життям суспільства, і виділяє дві особливі, на його думку, властиві лише управлінським документам, функції. Перша з них – функція матеріалізації управлінської дії, що є основним критерієм доцільності виникнення документа і багато в чому завбачає його цінність як історичного джерела. Друга – функція організації інформації. Вона, на думку автора, полягає в тому, що лише за допомогою документа інформація зберігається і


передається у суворо визначеній формі: функції документа визначають склад його реквізитів, побудову тексту і його лексичні особливості. Ґрунтовним, на наш погляд, є дослідження цієї проблеми М. Ілюшенко, яка будує його з позицій комплексності функцій документа. Автор підкреслює, що не існує документів, які несуть лише одну, суворо окреслену функцію. Навпаки, –стверджує вона, – документ поліфункціональний, тобто у тому самому документі спостерігається переплетіння різних функцій, і тому розмежовувати їх можна лише умовно, на теоретичному рівні, для зручності їх класифікації та аналізу. Як відомо, наслідки будь-якої класифікації залежать від критеріїв, за якими вона здійснюється. Тому важливим є те, що у процесі дослідження функцій документа автор спирається на його зміст, тобто, вважаючи критерієм такої класифікації специфіку змісту документа, яка, в свою чергу, визначається потребою в реалізації тієї чи іншої суспільної функції. Така потреба зумовлює цілеспрямований характер документування. Однак варто мати на увазі, що фіксуючи в документі якусь інформацію, його укладач не завжди має на меті яку-небудь функцію. Функція документа – це його цільове призначення, властиве йому іманентно, незалежно від того, усвідомлена вона автором чи ні. У своєму дослідженні М. Ілюшенко з відповідними обґрунтуваннями до складу функцій документа відносить такі: інформаційну, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, правову, обліку та історичного джерела. На особливу увагу, на наш погляд, заслуговує дослідження функцій документа Н. Кушнаренко. Розуміючи під функцією документа його суспільну роль, соціальне призначення, мету, завдання та вважаючи, як і попередній автор, документ поліфункціональним об’єктом, що виконує низку взаємопов’язаних функцій, Н. Кушнаренко, на відміну від М. Ілюшенко, вважає соціальними всі функції документа і умовно весь їх спектр поділяє на три групи: 1) головну функцію; 2) загальні функції; 3) спеціальні функції [8, с. 38]. Головною, найбільш узагальнюючою, функцією документа цей автор


називає зберігання і передачу (поширення) інформації. До загальних функцій документа, характерних для всіх документів, незалежно від їх типу і виду, на думку автора, належать інформаційна, комунікативна і комулятивна. До групи спеціальних автор відносить функції, притаманні не всім, а лише певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб. На думку автора – це управлінська, пізнавальна (освітня), правова, загальнокультурна, меморіальна, гедонічна та інші функції, серед яких зазначаються статистична, джерельна, підтвердження авторського авторитету. На підставі здійсненого нами порівняльного аналізу складу функцій та їх змісту й призначення, визначених згаданими авторами, ми пропонуємо синтезовану систему функцій документа (див. рис. 1), до якої передусім включено функції документа, які у різних класифікаціях не відрізняються ні за номіналом, ні за змістом. Функції, які у різних класифікаціях мали розходження за номіналами, однак були подібними або близькими за змістом (наприклад, юридична і правова, культурна та загальнокультурна, обліку та статистична тощо), об’єднані нами під термінами, які, на нашу думку, точніше відповідають їхньому змісту. Підтримуючи позицію Н. Кушнаренко щодо соціального характеру кожної з функцій документа, ми не вважаємо доцільною наявність у запропонованій нами систематизації окремо виділеної соціальної функції, що міститься у класифікаціях В. Лівшиця та М. Ілюшенко. Під функцією (від лат. «Functio» - виконання) документа розуміється внутрішньо властиве йому цільове призначення, соціально вироблений спосіб його вживання. Інакше кажучи, функції документа зумовлені його суспільно-практичними цілями і завданнями, є похідними від них. Функції документа безпосередньо пов'язані з функціями інформації, які документ приймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носії. Оскільки соціальна інформація орієнтована на задоволення різних людських потреб, тобто багатофункціональна, остільки і документ також


поліфункціонален.

Різні

функції

документа

тісно

взаємопов'язані

і

переплетені між собою. Функції документа можна розділити на загальні та спеціальні, функції первинного і вторинного порядку, а також на явні і приховані (латентні). При цьому, задовольняючи якусь певну потребу, тобто реалізуючи одну функцію, людина може не замислюватися або навіть не підозрювати про наявність у документі інших функцій. Виникнення

документа

був

зумовлений

цілком

конкретними

суспільними потребами, а саме - необхідністю закріплення, збереження і передачі (трансляції) інформації. Саме ці функції є найважливішими у документі і притаманні всім документам. Названі функції, у свою чергу, тісно пов'язані з особливостями і способами документування, зберігання, передачі, використання інформації, з її доступністю, з

характером

матеріального носія інформації і т.д. Нерідко документознавець об'єднують їх у якусь єдину інф��рмаційну функцію. Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, фіксації інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається «зупинити мить». У процесі реалізації цієї функції відбувається як би матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій. Комунікативна функція призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування і підтримки інформаційних зв'язків у суспільстві. [3] Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль. Зафіксована на матеріальному носії інформація може бути багато разів затребувана. Тому збереження інформації є однією з найважливіших функцій документа. Не випадково реалізацією цієї функції (поряд з іншими) займається значна кількість спеціальних установ та організацій - архівів, інформаційних центрів, музеїв тощо


Зберігання інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з наступною її передачею в часі. Збережена документована інформація, опинившись в ретроспективній

середовищі,

надалі

активізується

головним

чином

зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, що є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Однією з найважливіших є культурна функція документа. Фактично будь-який документ може розглядатися як своєрідний культурний феномен, в тій чи іншій мірі відображає рівень матеріальної, наукової і передача від покоління до покоління культурних традицій, системи цінностей, моральних норм, примноження та розвиток цих традицій, накопичення інтелектуальних ресурсів, культурного потенціалу в суспільстві. Крім розглянутих вище загальних функцій, споконвічно притаманних практично

всім

документам,

існує

ряд

функцій,

якими

документи

наділяються в рамках тієї або іншої конкретної сфери людської діяльності. До їх числа, насамперед, слід віднести управлінську функцію документа. Цією функцією володіє значний масив документів, спеціально створюються для цілей управління і виступають як інструменту управлінської праці. Вони функціонують переважно в оперативному середовищі. Оскільки процес управління виступає в різних формах, має різні рівні, стадії, цикли, остільки і документи, що виконують управлінську функцію, надзвичайно різноманітні: організаційно-розпорядчі, планові, звітні і т.д. З управлінської тісно пов'язана правова функція документа. Вона полягає в закріпленні правових норм і правовідносин у суспільстві. Цією функцією

володіють,

перш

за

все,

документи,

які

встановлюють,

закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити за собою певні


юридичні наслідки. Сюди відносяться правові акти органів державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, акти управління, що тягнуть за собою певні юридичні наслідки; документи, що фіксують договірні відносини, а також посвідчувальні документи (паспорти, дипломи про освіту, посвідчення про відрядження і т.п .). Крім того, правову функцію тимчасово можуть придбати й інші документи, наприклад, для використання в якості судового доказу. Історично однією з перших була затребувана функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних відносин викликало до життя вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, врожаю, худоби, боргів і т.п. Виконують функцію обліку документи необхідні не тільки для вирішення різноманітних господарсько-економічних завдань, але також і для управління в цілому соціально-політичними, демографічними та іншими процесами в суспільстві. Ця функція знаходить відбиток, передусім, у бухгалтерській, статистичній, планової, звітної документації. Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива, перш за все, наукової документації, оскільки метою наукового пізнання є одержання нової інформації. При цьому фіксація знань на матеріальному носії проводиться не заради самого знання, а, перш за все, в практичних цілях, зокрема, для розуміння та успішного вирішення різноманітних проблем розвитку суспільства. Ряд документів має політичної функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики належить в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління. До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, моральних, естетичних, філософських та інших ідей, поглядів, в яких виявлялося

його

ставлення

до

навколишньої

дійсності,

знаходили


відображення інтереси різних соціальних шарів і груп населення. Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудові пам'ятники людської думки, духовних шукань наших далеких предків. До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну,

підтвердження

авторського

авторитету

та

ін

Кількість

спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незліченно. Аналіз основних функцій документа дозволяє виділити найважливіші їх особливості. По-перше, деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі та бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб. По-друге,

як

уже

зазначалося,

будь-який

документ

багатофункціональний, тобто володіє одночасно кількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємопов'язані. Однак при цьому зазвичай переважає якась одна функція. По-третє, функції документа можна розділити на: функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функцію захисту інформації) функції постійно діючі, які забезпечують історичну та соціокультурну спадкоємність. Як вже зазначалося раніше, документ може виконувати та нести одночасно декілька функцій. Наприклад, у статуту, інструкції, договори головними функціями є управлінська та правова. В управлінській функції дані документи виступають як засіб управлінської діяльності. Правова функція має особливе значення для цих документів, особливо для статуту. Ця функція є першорядною для будь-якого статуту, він наділений нею спочатку. Так само можна стверджувати, що статут має і меморіальної функцією,


оскільки виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства, комунікативною функцією, тому що виступає як засіб зв'язку між окремими елементами суспільної структури, інформаційною функцією, тому що необхідність зафіксувати інформацію - причина появи будь-якого документа. Безсумнівно, що для організації ТОВ «Російський модерн» в цілому актуальні, в першу чергу, управлінська, правова, облікові функції. Таким чином, можна зробити висновок, що функції безпосередньо впливають на види, різновиди, структуру документів. Знання функцій є необхідною передумовою для класифікації документів і подальшого більш глибокого їх вивчення.


Функції документа