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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION……………………………………………………………….......3 1. OBJETIVOS………………………………………………………………………4 1.1Generales…………………………………………………………………....…..4 1.2 Específicos………………………………………………………………......….5 2. IDENTIFICACIÓN CORPORATIVA DE LA EMPRESA…………………….6 2.1Visión…………………………………………………………………………......6 2.2misión……………………………………………………………………...……..7 2.3Organigrama……………………………………………………………...……...8 3. PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE COMUNICACIÓNES…...…...9 3.1Unidades De Correspondencia…………………………………….…..9 3.2Firmas Responsable…………………………………………………...10 4. COMUNICACIONES OFICIALES…………………………………………....11 4.1 Radicación……………………………………………………………...13 4.1.2 Numeración de actos administrativos…………………………......14 4.2 Distribución de las comunicaciones………………………………....15 4.3 Registro…………………………………………………………………16 4.4 Tiempo de respuesta a las solicitudes……………………………....17 5. NORMAS ICONTEC PARA LA PRODUCCION DE DOCUMENTOS…...19 6. HORARIO DE ATENCION…………………………………………………….20 7. CONCLUSIONES………………………………………………………………22 8. GLOSARIO……………………………………………………………………...23

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9. BIBLIOGRAFIA……………………………………….……………………25

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INTRODUCCION

Siguiendo una metodología para las actividades de administración, se señalan diferentes pasos para complementar el proceso de gestión de documentos partiendo del acuerdo 060 de 30 de octubre de 2001. El cual indica que las entidades deben tener un programa de gestión documental para el recibo y despacho de las comunicaciones; donde deben observarse todos los principios y procesos de una comunicación.

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OBJETIVO GENERAL

Lograr la ampliaci贸n del conocimiento, el funcionamiento y manejo de las comunicaciones oficiales por medio de este manual de correspondencia el cual es una gu铆a de trabajo y una gran referencia documental.

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OBJETIVOS ESPECIFICOS

    

Comprender las funciones de la correspondencia Aprender a diferenciar los documentos de correspondencia Adaptar conocimiento sobre el registro de los documentos de correspondencia Orientar el recibo y despacho de correspondencia tanto al empleado como al empleador Especificar los pasos a seguir para la radicación documental

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VISIÓN

Para el año 2015 la Personería municipal de armenia, será el escenario institucional reconocido por promover el respeto a los derechos humanos e inculcar el cumplimiento de los deberes, en un ambiente de inclusión y solidaridad, señalando el camino para la construcción de competencias ciudadanas.

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MISION

Promover el conocimiento de los derechos y deberes de las personas, velar por la protección de los primeros e inculcar los segundos, fortalecer la construcción de la cultura ciudadana solidaria y propiciar una política de prevención y vigilancia en la conducta oficial de los servidores públicos del municipio de armenia.

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ORGANIGRAMA PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

Personero

Control interno

División Financiera

División Penal

Personería Auxiliar

División Derechos Fundamentales

División Vigilancia Administrati va y Judicial

Centro de Conciliación

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3. PROCESO DE RECIBO Y DESPACHO DE COMUNICACIONES

3.1 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Es la encargada de gestionar los procesos de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación facilitando y gestionando de forma eficaz su uso, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas. FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Control de Ingreso de la Documentación.

Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

Conservación.

Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

Digitalización de los Documentos.

Atención de consultas sobre informes

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3.2 FIRMAS RESPONSABLES

La empresa o instituci贸n debe tener un funcionario autorizado para firmar la documentaci贸n con destino interno y externo que genere la empresa o instituci贸n

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4. COMUNICACIONES OFICIALES

.COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS La entidad debe establecer un control con su respectivo código y numero para tener un buen seguimiento y que permitan una consulta oportuna de estas independientemente del medio en el que se encuentren .COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS A la hora de la llegada de una comunicación, las partes correspondientes deben revisar la comunicación asegurándose que no le falte ningún anexo y los datos correspondientes del remitente, en caso de ser competencia de la entidad lo radicaremos de inmediato Si llega el caso de recibir una comunicación que no cuente con los datos del remitente se denomina anónimo y no se radicara. Dicha comunicación será enviada a la comunicación que le corresponda y ellos serán quienes decidan la acción que realizara, después de dicho procedimiento haremos el seguimiento para conocer el lugar en el cual se dejara la comunicación .COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Las comunicaciones se deben enviar por completo el originar, se debe tener minino una copia de cada correspondencia enviada firmada por el destinatario para tener una constancia de recibido, el documento original se dejara al destinatario, la copia respectivamente firmada por ambas partes la deberá guardar la oficina que la elaboro. .COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX Las comunicaciones que sean recibidas o enviadas por este medio serán llevadas según la normatividad vigente por el archivo general de la nación, se tramitaran teniendo en cuenta la información que le compete a la tabla de retención correspondiente a la entidad para la redacción de esta.

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A la hora de imprimir una comunicación por este medio se deberá sacar un soporte en un papel el cual nos garantice su durabilidad, ya que si lo dejamos en el papel químico se borrara la información al poco tiempo

.COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO Se reglamentara la utilización de este medio y asignaremos responsabilidades para el manejo de este, contando con la cantidad de correos habilitados, las unidades de correspondencia tendrán el control total de estos. Se elaboraran formatos para tener un control general de las comunicaciones que entran y salen de la entidad. En caso de ser recibida una comunicación anónima que atente contra la integridad de uno de los funcionarios o de la entidad, dicha comunicación se enviara a la estación de policía más cercana y se le hará el respectivo seguimiento para evitar alguna anomalía.

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4.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario presente la correspondencia se le entregara una copia radicada. Cuando comienza un nuevo año se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. Cuando se anulen números en la radicación debe de quedar una constancia por escrito con su justificación y la firma responsable

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4.1.2 NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS La numeraciรณn debe ser consecutiva y las dependencias encargadas deberรกn llevar los respectivos controles, atender consultas y los reportes necesarios, serรกn los responsables de que los procedimientos sean correctos y que se cumplan las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores deberรก de dejar constancias y firma del jefe de la dependencia asignada a la funciรณn de numerar los actos administrativos

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4.2 DISTRIBUCION DE LAS COMUNICACIONES

Se aplicara a cada empresa llevando como norma el acuerdo 060, verificando que cada comunicaci贸n recibida es ubicada en cada dependencia a la cual corresponda. Las comunicaciones deben de llegar a un lugar en espec铆fico y deben de ser entregadas a donde se requiera o a cada dependencia a la cual sea enviada o recibida la comunicaci贸n. NOMBRE

ENTIDAD REMITENTE O DESTINATARIA

NOMBRE O CODIGO DE DEPENDENCIA

NUMERO DE RADICACION

RESPONSABLE DEL TRAMITE

ANEXOS

TIEMPO DE RESPUESTA

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4.3 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES

Se elaborara un formato en el cual cada comunicaci贸n va a ser informada o especificada en este formato y debe de ser radicada. Toda la informaci贸n que se recibe en la empresa deber谩 de estar evidenciada en este formato para que no se pierdan estas comunicaciones y se sepa el momento preciso en el cual fue recibida dicha comunicaci贸n.

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4.4 TIEMPOS DE RESPUESTAS A LAS SOLICITUDES

.TERMINO PARA RESOLVER Código derogado por el artículo 309 de la Ley 1437 de 2011. Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. .DESISTIMIENTO DE LA SOLICITUD Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud si hecho el requerimiento de completar los requisitos, los documentos o las informaciones de que tratan los dos artículos anteriores, no da respuesta en el término de dos (2) meses. Acto seguido se archivará el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud. .COSTO DE LAS CITACIONES Y PUBLICACIONES. El valor de las citaciones y publicaciones de que tratan los artículos anteriores deberá ser cubierto por el peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden de realizarlas; si no lo hiciere, se entenderá que desiste de la petición. .INFORMACION GENERAL Las autoridades mantendrán en sitios de fácil acceso público los documentos relativos a ellas, con información actualizada de interés general acerca de: 1. Las normas que les dan origen y definen sus funciones o su naturaleza y estructura, si es el caso. 2. Las oficinas para formular consultas, entregar y recibir documentos de bienes y conocer las decisiones. 3. Los métodos, procedimientos, formularios y sistemas para el trámite de los diversos asuntos, los organigramas y manuales de funciones.

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Cualquier persona tiene derecho a pedir y obtener copia de los anteriores documentos.

.PLAZO PARA DECIDIR – SANCIONES Las autoridades deberán decidir sobre las peticiones de información en un plazo máximo de diez (10) días. Tanto la decisión afirmativa como la ejecución de la misma, tendrán lugar siguiendo el orden cronológico de las peticiones, salvo que lo impida la naturaleza del asunto. El incumplimiento de esta norma dará lugar a las sanciones disciplinarias previstas en la ley. .CONSULTAS El derecho de petición incluye el de formular consultas escritas o verbales a las autoridades, en relación con las materias a su cargo, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales. Estas consultas deberán tramitarse con economía, celeridad, eficacia e imparcialidad y resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días. Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

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5. NORMAS ICONTEC

Las normas Icontec que manejan son: Letra Arial 12 Justificado Estilo bloque normal Márgenes: 3 cm en la parte superior, 4 cm en el borde izquierdo, 2 cm en el izquierdo y 3 cm en la parte inferior de la hoja. Espaciado: doble después de cada título e interlinea sencilla en el contenido

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6. ATENCION AL PÚBLICO

Los reglamentos internos a que se refiere el artículo 1o., de la Ley 58 de 1982, atribuirán a uno o más funcionarios o empleados el deber especial de absolver las consultas del público, y de atender las demás peticiones de que trata este Título. Tales reglamentos señalarán días y horas en que los funcionarios y empleados deberán conceder audiencias. .FORMACION Y EXAMEN DE EXPEDIENTES Cuando hubiere documentos relacionados con una misma actuación o con actuaciones que tengan el mismo efecto, se hará con todo un solo expediente al cual se acumularán, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad y tengan relación íntima con él para evitar decisiones contradictorias. Si los documentos se tramitaren ante distintas autoridades, la acumulación se hará en aquella en que se inició primero una actuación. Si alguna se opone podrá acudirse, sin más trámite, al proceso de definición de competencias. Cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, y de obtener copias y certificaciones sobre los mismos, que se entregarán en plazo no mayor de tres (3) días. Con los documentos que, por mandato de la Constitución Política o de la ley, tengan carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado. .GARANTIA DE IMPARCIALIDAD A los funcionarios que deban realizar investigaciones, practicar pruebas o pronunciar decisiones definitivas, se aplicarán, además de las causales de recusación previstas para los jueces en el Código de Procedimiento Civil, las siguientes: 1. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el interesado. 2. Haber sido recomendado por él para llegar al cargo que ocupa el funcionario o haber sido designado por éste como referencia con el mismo fin.

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El funcionario, dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que comenzó a conocer del asunto o en que sobrevino la causal, manifestará el impedimento por escrito motivado y entregará el expediente a su inmediato superior, o al procurador regional, si no lo tuviera.

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CONCLUSIONES

*Gracias a este manual podemos observar el manejo de las comunicaciones en las entidades y verificar si se cumple o no con lo establecido en el acuerdo 060. * Este manual de correspondencia es una base fundamental para la aplicación de procedimientos, análisis y métodos al manipular tanto la información producida como la recibida en una entidad. *Permite conocer el funcionamiento interno de las comunicaciones oficiales de la entidad. *Por medio de este conocemos las tareas realizadas en la entidad y la relación en el cumplimiento del trabajo de las diferentes dependencias de esta.

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GLOSARIO

*Organigrama: Es la estructura orgánico-funcional de una entidad. *Radicación: Es el proceso de numeración por el que pasan todas las comunicaciones de la entidad, este deja constancia de la hora y fecha tanto de la entrada como la salida del documento. *Icontec: Norma para la elaboración de un documento. * Metodología: Son los pasos que se deben seguir para alcanzar un objetivo. *Complementar: Es agregar, añadir o aumentar algo para completar la información. *Gestión: Es la acción o tramite realizado para la finalidad de una actividad. *Referencia: Es un número o un dato como el nombre, que permitirá localizar algo y/o alguien cuando es necesario. *Inculcar: Infundir con firmeza en alguien con una idea o sentimiento.

*Inclusión: Hace referencia al termino incluir, que es sumarle algo a otra cosa ya existente. *Propiciar: Favorecer o ayudar en la ejecución de algo. *Digitalización: Acción de convertir la información analógica en digital. *Código: Sistemas de signos o reglas que permiten identificar algo. *Anexo: Algo que está unido, o es propio de otra cosa. *Remitente: Persona que envía una carta, paquete, etc., con sus respectivos datos. *Anónimo: No lleva nombre ni los datos correspondientes.

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*Constancia: Certeza o seguridad de que algo se ha hecho o se a dicho. *Normatividad: Ley, regla o norma. *Compete: Las responsabilidades asignadas. *Formatos: Conjunto de características técnicas y de presentación de un trabajo. *Disposiciones: Precepto, norma o ley. *Dependencia: Oficina, habitación o espacio dedicado a un eso determinado. *Derogado: Abolir, anular una norma o ley. *Peticiones: Escrito o solicitud con el fin de obtener algo. *Desistido: Renunciar *Perjuicio: Daño moral o material. *Cronológico: Hace referencia al termino cronología, cuya finalidad es el orden temporal. *Celeridad: Prontitud, rapidez, velocidad. *Ejecución: Realización de algo. *Atribuirán: Aplicar o adjudicar hechos o cualidades. *Absolver: Liberar de algún cargo u obligación. *Mandato: Orden o indicación. *Recusación: Rechazo o no admisión de algo. *Sobrevino: Sucede inesperadamente.

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BIBLIOGRAFIA

1. http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010

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Manual de correspondencia (1)  
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