Page 1

รายงาน เรื่ อง เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่ อสาร

เสนอ อาจารย์ สุ จิตตรา จันทร์ลอย

จัดทำาโดย นางสาวพรสุ ดา เกษตรรุ่ งทรัพย์ รหัส 544148009 นางสาวสุ ดารัตน์ สุ วรรณ์

รหัส 544148028

นางสาวนิภาพร ฤทธิ์ มหา

รหัส 544148029

ำ นางสาวน้าฝน

รหัส 544148041

เมฆวัน

รายงานเล่มนี้เป็ นส่ วนหนึ่งของรายวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศสำาหรับครู ปี การศึกษา 2555

ภาคเรี ยนที่ 2

มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บา้ นจอมบึง


คำำนำำ รายงานเรื่ อง เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่ อสาร เป็ นส่ วนหนึ่งของการเรี ยนการสอนใน รายวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศสำาหรับครู เพื่อเป็ นประโยชน์แก่ผทู ้ ี่ตอ้ งการศึกษาเกี่ยวกับเรื่ องนี้ ให้มีความ เข้าใจมากขึ้น หวังเป็ นอย่างยิง่ ว่า รายงานเล่มนี้จะเป็ นประโยชน์แก่ผอู ้ ่านไม่มากก็นอ้ ย

ผูจ้ ดั ทำา


สำรบัญ หน้า 1.ระบบและวิธีเชิงระบบ

1

2.ระบบสารสนเทศ

1

3.องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

2

4.ขั้นตอนจัดระบบสารสนเทศ

5

5.ประเภทของระบบสารสนเทศ

9

6.ข้อมูลและสารสนเทศ

11

คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดี

13

ชนิดของข้อมูล

16

เครื อข่ายสื่ อสารข้อมูล

18


ระบบเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่ อสำร 1.ระบบและวิธีเชิงระบบ ระบบ(System) หมายถึง การทำางานขององค์ประกอบย่อยๆอย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซ่ ึงกันและ กันจนเป็ นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุ งแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึง เป็ นหัวใจสำาคัญของงานหรื อการดำาเนินงานทุกประเภท

วิธีเชิงระบบ (System Approach) เป็ นกระบวนการคิดหรื อทำางานอย่างมีแบบแผนชัดเจนใน การนำาเนื้อหาความรู้ดา้ นต่างๆ ซึ่งอาจจะเป็ นวิธีการหรื อผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็ นขั้นตอน เพื่อให้การ ทำางานบรรลุวตั ถุประสงค์อย่างมีประสิ ทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็ นการช่วยป้ องกันและแก้ไขข้อ บกพร่ องที่เกิดขึ้นด้วย องค์ ประกอบของวิธีระบบ วิธีระบบจะมีองค์ประกอบที่สาำ คัญ 3 ประการคือ 1) ปั จจัยนำาเข้า (input) หมายถึง วัตถุสิ่งของ จุดมุ่งหมาย ทรัพยากร ปัญหา ความต้องการ ข้อกำาหนด กฎ เกณฑ์ อันเป็ นต้นเหตุของประเด็นปัณหาต่างๆ 2) กระบวนการ (process) หมายถึง ขั้นตอนการทำากิจกรรมหรื อการดำาเนินงาน การแก้ปัณหาเกี่ยวกับเนื้ อหา และปั จจัยนำาเข้าให้เป็ นไปตามวัตถุประสงค์หรื อความต้องการ 3) ผลลัพธ์ (output) หมายถึง ผลงานหรื อผลผลิตที่ได้จากกระบวนการวัตถุดิบหรื อกระบวนการนำาเข้า

2. ระบบสำรสนเทศ ระบบสำรสนเทศ (Information System หรือ IS) คือระบบแบบเฉพาะเจาะจงชนิดหนึ่ง ซึ่งอาจกล่าวได้วา่ เป็ นกลุ่มของส่วนประกอบพื้นฐานต่างๆ ที่ทาำ งานเกี่ยวข้องกันในการเก็บ (นำาเข้า), จัดการ (ประมวลผล) และ เผยแพร่ (แสดงผล) ข้อมูลและสารสนเทศและสนับสนุนกลไกลของผลสะท้อนกลับ เพื่อให้บรรลุตาม วัตถุประสงค์


3.องค์ประกอบของระบบสำรสนเทศ ระบบสารสนเทศประกอบด้วย ส่วนหลักดังรู ปที่ 3

รู ปที่ 3 ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

1. ส่ วนที่นำำเข้ำ (Inputs) ได้แก่การรวบรวมและการจัดเตรี ยมข้อมูลดิบ ส่ วนที่นาำ เข้านี้ สามารถมีได้หลาย รู ปแบบไม่วา่ จะเป็ นการโทรเข้าเพื่อขอข้อมูลในระบบสอบถามเบอร์ โทรศัพท์ ข้อมูลที่ลูกค้ากรอกในใบ สอบถามการให้บริ การของร้านค้าฯลฯ ขึ้นอยูก่ บั ส่ วนแสดงผลที่ตอ้ งการ ส่ วนที่นาำ เข้านี้ อาจเป็ นขบวนการที่ ทำาด้วยตัวเองหรื อเป็ นแบบอัตโนมัติกไ็ ด้ เช่นการอ่านข้อมูลรายชื่อสิ นค้าและรายราคาโดยเครื่ องอ่าน บาร์ โค้ดของห้างสรรพสิ นค้า จัดเป็ นส่วนที่นาำ เข้าแบบอัตโนมัติ 2. กำรประมวลผล (Processing) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนและการแปลงข้อมูลให้อยูใ่ นรู ปของส่ วนแสดงผล ที่มีประโยชน์ ตัวอย่างของการประมวลผลได้แก่การคำานวณ การเปรี ยบเทียบ การเลือกทางเลือกในการ ปฏิบตั ิงานและการเก็บข้อมูลไว้ใช้ในอนาคต โดยการประมวลผลสามารถทำาได้ดว้ ยตนเองหรื อสามารถใช้ คอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างเช่น ระบบคิดเงินเดือนพนักงาน สามารถคิดได้จากการนำาจำานวน ชัว่ โมง การทำางานของพนักงานคูณเข้ากับอัตราค่าจ้างเพื่อให้ได้ยอดเงินรวมที่ตอ้ งจ่ายรวม ถ้าชัว่ โมงการทำางานราย สัปดาห์มากกว่า 40 ชัว่ โมงอาจมีการคิดเงินล่วงเวลาให้ โดยเพิ่มเข้าไปกับเงินรวม จากนั้นอาจจะทำาการหัก ภาษีพนักงาน โดยการนำาเงินรวมมาคิดภาษีและนำาเงินรวมมาลบด้วยภาษีที่คาำ นวณได้ จะทำาให้ได้เงินสุ ทธิ ที่ ต้องจ่ายให้กบั พนักงาน


3. ส่ วนที่แสดงผล (Outputs) เกี่ยวข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยูใ่ นรู ปของเอกสาร หรื อ รายงานหรื ออาจะเป็ นเช็คที่จ่ายให้กบั พนักงาน รายงานที่นาำ เสนอผูบ้ ริ หารและสารสนเทศที่ถูกผลิตออกมา ให้กบั ผูถ้ ือหุน้ ธนาคาร หรื อกลุ่มอื่นๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่งอาจใช้เป็ นส่ วนที่นาำ เข้าเพื่อควบคุม ระบบหรื ออุปกรณ์อื่นๆ ก็ได้ เช่นในขบวนการผลิตเฟอร์ นิเจอร์ พนักงานขาย ลูกค้า และ นักออกแบบ ำ วซ้าเล่ ำ า เพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า โดยอาจ เฟอร์ นิเจอร์ อาจจะทำาการออกแบบเฟอร์นิเจอร์ ซ้าแล้ จะใช้ซอฟต์แวร์หรื อฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการออกแบบนี้ ดว้ ย จนกระทัง่ ได้ตน้ แบบที่ตรงความ ต้องการมากที่สุด จึงส่งแบบนั้นไปทำาการผลิต จะเห็นว่าแบบเฟอร์ นิเจอร์ ที่ได้จากการออกแบบแต่ละครั้ งจะ เป็ นส่ วนที่ถูกนำาไปปรับปรุ งการออกแบบในครั้งต่อๆ ไป จนกระทัง่ ได้แบบ สุ ดท้ายออกมา อาจอยูใ่ นรู ปของ สิ่ งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่ องพิมพ์หรื อแสดงอยูบ่ นหน้าจอคอมพิวเตอร์ ที่เป็ นอุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่งหรื ออาจ จะอยูใ่ นรู ปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้ 4. ผลสะท้ อนกลับ (Feedback) คือส่วนแสดงผลที่ใช้ในการทำาให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อส่ วนที่นาำ เข้าหรื อ ส่ วนประมวลผล เช่น ความผิดพลาดหรื อปัญหาที่เกิดขึ้น อาจจำาเป็ นต้องแก้ไขข้อมูลนำาเข้าหรื อทำาการ เปลี่ยนแปลงการประมวลผลเพื่อให้ได้ส่วนแสดงผลที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำาการป้ อนชัว่ โมงการทำางานรายสัปดาห์เป็ น 400 แทนที่จะเป็ น 40 ชัว่ โมง ถ้าทำาการกำาหนดให้ระบบ ตรวจสอบค่าชัว่ โมงการทำางานให้อยูใ่ นช่วง 0-100 ชัว่ โมง ดังนั้นเมื่อพบข้อมูลนี้ เป็ น 400 ชัว่ โมง ระบบจะ ทำาการส่ งผลสะท้อนกลับออกมา อาจจะอยูใ่ นรู ปของรายงานความผิดพลาด ซึ่งสามารถนำาไปใช้ในการตรวจ สอบและแก้ไขจำานวนชัว่ โมงการทำางานที่นาำ เข้ามาคำานวณให้ถูกต้องได้

ตัวอย่าง เช่น ระบบล้างรถอัตโนมัติ ระบบสารสนเทศประกอบด้วย ส่วนหลักดังรู ปที่ 3


ำ างๆ ที่ใช้ในการล้างรถ เวลาและพลังงานถูกใช้ในการปฏิบตั ิ ส่ วนที่นาำ เข้า คือ รถที่สกปรก น้าำ และน้ายาต่ การล้างรถ ทักษะได้แก่ความสามารถเฉพาะอย่างจะถูกนำามาใช้ในการฉี ดสเปรย์ ขัดโฟม และเป่ าแห้ง ความรู ้ ถูกนำามาใช้ในการกำาหนดขั้นตอนการทำางานของการล้างรถให้ทาำ งานไปตามขั้นตอนที่ถูกต้อง การประมวลผล ประกอบด้วย ขั้นที่หนึ่ง การเลือกประเภทการล้างรถที่ตอ้ งการ เช่น ล้างอย่างเดียว ล้างและ ขัดเงา ล้างและขัดเงาและเป่ าแห้งฯลฯ และขั้นต่อไปทำาการนำารถเข้าไปในเครื่ องล้างรถ (สังเกตว่าในส่ วนนี้ จะเกิดกลไกของผลสะท้อนกลับขึ้น ได้แก่การประเมินผลของเจ้าของรถที่มีต่อขบวนการล้างรถที่กาำ ลังเกิด ขึ้น) จากนั้นของฉีดของเหลวจะฉีดน้าำ สบู่เหลว หรื อครี มขัดเงาไปที่รถ ขึ้นอยูก่ บั ตัวเลือกที่เลือกไว้ในตอน ต้น ส่ วนที่แสดงผล คือรถที่สะอาดแล้ว จากตัวอย่าง จะเห็นว่าส่วนประกอบอิสระต่างๆ ในระบบล้างรถอัตโนมัติ เช่นเครื่ องฉี ดของเหลว แปลง สำาหรับทางโฟม และเครื่ องเป่ าแห้ง ทำางานโต้ตอบกัน เพื่อให้รถสะอาดนัน่ เอง ระบบสำรสนเทศที่ใช้ คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems : CBIS) ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ ประกอบด้วย ฮาร์ ดแวร์ (Hardware), ซอฟต์แวร์ (Software), ข้อมูล(Data), บุคคล (People), ขบวนการ (Procedure) และการสื่ อสารข้อมูล (Telecommunication) ซึ่งถูก กำาหนดขึ้นเพื่อทำาการรวบรวม, จัดการ จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลให้เป็ นสารสนเทศ รู ปที่ 4 แสดงส่ วน ประกอบของระบบ สารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์


รู ปที่ 4 ส่วนประกอบของสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์


1. ฮำร์ ดแวร์ คืออุปกรณ์ทางกายภาพ ที่ใช้ในการรวบรวม การนำาเข้า และการจัดเก็บข้อมูล, ประมวลผล ข้อมูลให้เป็ นสารสนเทศ และแสดงสารสนเทศที่เป็ นผลลัพธ์ออกมา 2. ซอฟต์ แวร์ ประกอบด้วยกลุ่มของโปรแกรมที่ใช้ในการปฏิบตั ิงานร่ วมกับฮาร์ ดแวร์ และใช้ในการ ประมวลผลข้อมูลเป็ นสารสนเทศ 3. ข้ อมูล ในส่วนนี้หมายถึงข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกเก็บอยูใ่ นฐานข้อมูล โดยฐานข้อมูล (Database) หมาย ถึงกลุ่มของค่าความจริ งและสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกันนัน่ เอง 4. บุคคล หมายถึงบุคคลที่ใช้งานและปฏิบตั ิงานร่ วมกับระบบสารสนเทศ 5. ขบวนกำร หมายถึงกลุ่มของคำาสัง่ หรื อกฎ ที่แนะนำาวิธีการปฏิบตั ิงานกับคอมพิวเตอร์ ในระบบ สารสนเทศ ซึ่งอาจได้แก่การแนะนำาการควบคุมการเข้าใช้งานคอมพิวเตอร์ , วิธีการสำารองสารสนเทศใน ระบบและวิธีจดั การกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ 6. กำรสื่ อสำรข้อมูล หมายถึงการส่งสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดต่อสื่ อสาร และช่วยให้องค์กรสามารถ เชื่อมระบบคอมพิวเตอร์เข้ากับระบบเครื อข่าย (Network) ที่มีประสิ ทธิ ภาพได้ โดยเครื อข่ายใช้ในการเชื่อม ต่อคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ไว้ดว้ ยกัน อาจจะเป็ นภายในอาคารเดียวกัน ในประเทศเดียวกัน หรื อทัว่ โลก เพื่อให้สามารถสื่ อสารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้

4. กระบวนกำรจัดระบบสำรสนเทศ นักวิชาการหลายท่านได้เสนอแนวคิดตามรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการจัดระบบสารเทศ ที่ผเู ้ ขียน ได้รวบรวมอันความสำาคัญดังที่ อำารุ ง จันทวานิช และคณะ (2529 : 19) กล่าวว่า ในการผลิตสารสนเทศนั้น ไม่วา่ จะใช้เครื่ องมือประกอบการผลิต กระบวนการผลิตสารสนเทศมี 9 ขั้นตอนในการผลิตอาจใช้ทุกวิธี หรื ออาจทำาง่ายๆ โดยวิธีใดวิธีหนึ่งซึ่งเป็ นเพียงการเปลี่ยนรู ปแบบข้อมูลที่มีอยูเ่ ดิมเท่านั้นตามขั้นตอนดังนี้ 1) กำรรวบรวม(Capturing) เป็ นการดำาเนินการเพื่อเก็บรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้ อยูใ่ นรู ปแบบใดรู ปแบบหนึ่งเพื่อการประมวลผลการรวบรวมข้อมูลทำาได้หลายวิธีการ คือ (1) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีสงั เกต


(2) การรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์ (3) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีส่งแบบสอบถาม (4) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีการใช้แบบสำารวจ (5) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีการทดสอบ 2) กำรตรวจสอบ(Verification)เป็ นการจัดหารายการข้อมูลที่ยงั มีความผิดพลาด ลักษณะคล้ายการทำาความสะอาดวัตถุดิบก่อนนำาเข้าสู่ระบบการผลิตความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยๆเสมอ เช่น (1) ความผิดพลาดจากการเขียนเลขผิด (2) ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการเขียนตัวเลขสลับตำาแหน่ง 3) กำรจำำแนก ( Classfication) เป็ นการกำาหนดหรื อแบ่งประเภทข้อมูลเป็ นหมวด หมู่ หรื อเป็ นกลุ่มตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณะที่เหมาะสม จำาแนกข้อมูลในลักษณะที่ยอ่ กว่าเดิม เข้าใจง่าย ใช้เวลาในการค้นคว้าน้อย ควรนำารหัสข้อมูลมาใช้ 4) การจัดเรี ยงลำาดับ (Arranging/Sorting) เป็ นการวางโครงสร้างของแฟ้ มข้อมูล (Data) ซึ่งมักประกอบด้วยทะเบียนข้อมูล (Record) หรื อรายการข้อมูลมีแบบฟอร์ มหรื อตารางที่กาำ หนดไว้ ตามโครงสร้างของการจำาแนกข้อมูลนั้น 5) กำรสรุ ป (Summarizing) เป็ นการดำาเนินการสรุ ปเพื่อให้ขอ้ มูลมีความหมายขั้น พื้นฐาน โดยการรวบรวมยอดของข้อมูลแต่ละรายการในระดับต่างๆ เป็ นแฟ้ มสรุ ประดับอำาเภอกลุ่มโรงเรี ยน ระดับจังหวัด เพื่อเตรี ยมการคำานวณหาค่าดัชนีหรื อสารสนเทศขั้นต่อไป 6) กำรคำำนวณ (Calculation) เป็ นขั้นตอนสำาคัญที่จะจัดกระทำาข้อมูลให้เป็ น สารสนเทศโดยอาศัย กระบวนการทางวิทยาศาสตร์ กระทำากับข้อมูลในรู ปสัมพันธ์ เช่นอัตราส่ วน(Ratio) สัดส่ วน (Proportion) และเลขดัชนี (Index number) เป็ นต้น


7) กำรจัดเก็บ (Storing) เป็ นการจัดเก็บทั้งที่เป็ นข้อมูลพื้นฐาน และสารสนเทศไว้ ในสื่ อต่างๆ ทั้งเป็ นระบบการจัดกระทำาด้วยมือ ซึ่งจัดเก็บโดยใช้ระบบแฟ้ มหรื อเอกสาร

และระบบจัด

กระทำาด้วยเครื่ องคอมพิวเตอร์ ซึ่งจัดเก็บโดยใช้สื่อการจัดเก็บหลายชนิด เช่น บัตรเจาะรู แผ่นแม่เหล็ก เทป แม่เหล็ก เทปกระดาษ จานแม่เหล็กเพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ และการให้การบริ การอย่างมีประสิ ทธิ ภาพทัน ต่อความต้องการของผูใ้ ช้จึงแบ่งข้อมูลออกเป็ น 7 ประเภท ดังนี้ (1) แฟ้ มข้อมูลหลัก (Master files) เป็ นแฟ้ มชนิดที่บรรจุขอ้ มูลหลักข้อมูลพื้นฐานทางการศึกษา ซึ่ง อาจจะแบ่งเป็ นหลายแฟ้ มตามการจำาแนกประเภทข้อมูล เช่น แฟ้ มข้อมูลนักเรี ยน แฟ้ มข้อมูลครู แฟ้ มข้อมูล บุคลากร แฟ้ มข้อมูลงบประมาณ แฟ้ มข้อมูลสิ่ งอำานวยความสะดวก แฟ้ มข้อมูลแผนการเรี ยน (2) แฟ้ มข้อมูลย่อย (Transaction files) เป็ นแฟ้ มที่รวบรวมข้อมูลใหม่ล่าสุ ด สำาหรับการปรับปรุ งข้อมูลในแฟ้ มข้อมูลหลักให้เป็ นปั จจุบนั ข้อมูลประเภทนี้ รวบรวมได้จากเอกสาร การลง ทะเบียน การโยกย้ายบุคลากร ซึ่งเป็ นข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้ (3) แฟ้ มดัชนี (Index files) เป็ นแฟ้ มเก็บดัชนีซ่ ึงใช้สาำ หรับชี้ ที่อยูข่ องทะเบียน ข้อมูลว่าอยูใ่ นส่วนไหนของแฟ้ มข้อมูลหลัก (4) แฟ้ มตารางอ้างอิง (Table files) เป็ นแฟ้ มข้อมูลที่ใช้อา้ งอิงได้แน่นอนตัวอย่างเช่น ตารางบัญชีเงิน เดือน คาบการเรี ยนการสอน โปรแกรมการศึกษาหลักสูตรของ แต่ละระดับแฟ้ มประเภทนี้ มีหน้าที่ในการ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (5) แฟ้ มข้อมูลสรุ ป (Summarized of report files) เป็ นแฟ้ มข้อมูลรวบรวมข้อสรุ ปต่างๆ ที่รวบรวม จากแฟ้ มข้อมูลหลักซึ่งทำาให้มีความหมายมากขึ้น รวมทั้งสารสนเทศ ที่คาำ นวณได้ในรู ปดัชนีทางการ ศึกษาต่างๆ แฟ้ มข้อมูลประเภทนี้ มีประโยชน์สาำ หรับการเตรี ยมเสนอรายงาน ต่อไป (6) แฟ้ มข้อมูลเก่า (Archival of history files) เป็ นแฟ้ มข้อมูลย่อยหลังจาก ปั จจุบนั ไป 5-10 ปี แต่ความจำาเป็ นแฟ้ มข้อมูลประเภทนี้ ใช้ประโยชน์เป็ นพื้นฐานในการทำารายงานการศึกษา เปรี ยบเทียบการเขียนกราฟดูแนวโน้มรวมทั้งการคำานวณการคาดประมาณ


(7) แฟ้ มสำารอง (Back up files) เป็ นแฟ้ มข้อมูลในระบบการจัด เพื่อพิจารณา ในด้านการบำารุ งรักษาแฟ้ มข้อมูล (Maintenance) และความปลอดภัย (Security) จำาเป็ นต้องมีระบบสำารอง ข้อมูล เพื่อป้ องกันความเสี ยหายที่เกิดขึ้นจากการชำารุ ดหรื อสูญหายของข้อมูลในแฟ้ มข้อมูลที่สาำ คัญ 8) กำรเรียกใช้ (Retrieving) เป็ นกระบวนการค้นหาและดึงข้อมูลที่ตอ้ งการจากสื่ อ ที่ใช้เพื่อปรับปรุ งข้อมูลให้เป็ นปัจจุบนั หรื อเพื่อให้บริ การและตอบคำาถามแก่ผใู ้ ช้ 9) กำรเผยแพร่ (Disseminating) เป็ นการเผยแพร่ สารสนเทศให้กบั ผูใ้ ช้ในรู ป แบบต่างๆ ทั้งในแบบเอกสาร หรื อการแสดงบนจอภาพ โดยใช้เครื่ องคอมพิวเตอร์ ธนา จินดาวัฒนะ (2534) ได้สรุ ปการจัดสารสนเทศในด้านการดำาเนินงานตามหน้าที่ของระบบ สารสนเทศ 4 ขั้นตอน ดังนี้ 1) กำรเก็บรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการดำาเนินการตามภารกิจดังต่อไปนี้ (1) การสำารวจวัตถุประสงค์และความต้องการสารสนเทศจากผูใ้ ช้ (2) การปรับปรุ งแบบที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล (3) การคัดเลือกข้อมูลจากแบบรายงาน (4) การพิจารณาเพิ่มเติมแหล่งในการจัดเก็บข้อมูล (5) จำาแนกหมวดหมู่ขอ้ มูลที่รวบรวมได้ (6) กำาหนดเวลาในการเก็บข้อมูลแต่ละชนิด (7) ดำาเนินการจัดเก็บข้อมูล (8) การมอบหมายบุคคลให้มีหน้าที่ในการดำาเนินการ


2) กำรประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หมายถึง การจัดประมวลผลหรื อวิเคราะห์ผลที่เก็บข้อมูล รักษาไว้ ให้ผบู้ ริ หารประกอบการตัดสิ นใจ รวมทั้งการประมวลผลตามความต้องการของผูใ้ ช้เป็ นการเฉพาะ เรื่ อง วิธีการประมวลผลอาจกระทำาด้วยมือ หรื อเครื่ องกลเป็ นกระบวนการในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้เป็ น สารสนเทศที่กาำ หนดไว้ 3) กำรเก็บรักษำข้อมูล (Data storing) หมายถึง การดำาเนินการดังนี้ (1) การคัดเลือกข้อมูลไว้ในสื่ อต่างๆ (2) การจำาแนกตามหมวดหมู่ของข้อมูลเรี ยงลำาดับ (3) การแก้ไข และจัดกระทำาข้อมูลให้เป็ นปัจจุบนั (4) การจัดระบบข้อมูล 4) กำรนำำเสนอข้อมูล (Data Presentation) หมายถึง การกำาหนดชนิดและรู ปแบบของสารสนเทศเพื่อ นำาเสนอตามความเหมาะสมในการนำาไปใช้ ซึ่งประกอบสื่ อการนำาเสนอวิธีการนำาเสนอ และระยะเวลาใน การนำาเสนอโดยสรุ ปกระบวนการจัดระบบสารสนเทศ ประกอบด้วยส่ วนที่มีความสำาคัญ คือการรวบรวม ข้อมูลการบันทึกข้อมูลการตรวจสอบข้อมูลหรื อการการประมวลผลข้อมูลซึ่งอาจกระทำาได้โดยใช้มือหรื อ ใช้เครื่ องคอมพิวเตอร์เพื่อเป็ นการคัดเลือกจำาแนกแก้ไขข้อมูลให้เป็ นปั จจุบนั ตลอดจนการจัดระบบข้อมูล และสามารถนำาเสนอข้อมูลเมื่อมีการใช้ท้ งั ในด้านการบริ การ

5. ประเภทของระบบสำรสนเทศ การจำาแนกสารสนเทศตามจำานวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร แบ่งได้ 3 ระดับ ดังนี้ 1. ระบบสำรสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบข้อมูลที่เสริ มประสิ ทธิ ภาพและเพิม่ ผลงานให้บุคลากร ในแต่ละคนในองค์กร ระบบสารสนเทศระดับบุคคลนี้ มีแนวทางในการประยุกต์ที่ช่วยให้การทำา งานใน หน้าที่รับผิดชอบและส่วนตัวของผูน้ ้ นั มีคุณภาพและประสิ ทธิ ภาพ


2. ระบบสำรสนเทศระดับกลุ่ม ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริ มการทำางานของกลุ่มบุคคล ที่มีเป้ า หมายการทำา งานร่ ว มกัน ให้มี ป ระสิ ท ธิ ภาพมากขึ้ น โดยทำา ให้เ ป้ าหมายของธุ ร กิ จ ดำา เนิ น ไปได้อ ย่า งมี ประสิ ทธิ ผล แนวทางหลักก็คือการทำา ให้เกิ ดการใช้ทรั พยากรร่ วมกันโดยเฉพาะข้อมู ล และอุปกรณ์ เทคโนโลยีพ้ืนฐาน การนำาเอาเครื่ องคอมพิวเตอร์ ส่วนบุคคลมาเชื่ อมกันเป็ นเครื อข่ายท้องถิ ่นหรื อเครื อข่าย แลน (Local Area Network : LAN) ทำาให้มีการเชื่อมโยงและใช้ทรัพยากรของเครื่ องคอมพิวเตอร์ ฮาร์ ดดิสค์ และเครื่ องพิมพ์ร่วมกัน ข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในแผนกจะบรรจุไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ ที่มีหน้าที่ควบคุมการ จัดเก็บแฟ้ มข้อมูลกลางที่เรี ยกว่า เครื่ องบริ การแฟ้ ม (File Server) ถ้ามีการแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลกลางนี้ โดยผูใ้ ช้คนใดคนหนึ่งเมื่อใด ผูใ้ ช้คนอื่นที่ใช้อยูบ่ นเครื อข่ายคอมพิวเตอร์ น้ี ก็จะได้รับข้อมูลที่ผา่ นการแก้ไข แล้วนั้นทันที 3. ระบบสำรสนเทศสระดับองค์ กร ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่ สนับสนุ นงานขององค์กรในภาพรวม ระบบในลักษณะนี้ จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบตั ิงานร่ วมกันของหลายแผนก โดยการใช้ขอ้ มูลที่เกี่ยวข้องและส่ ง ผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่ งได้ ระบบสารสนเทศดังกล่าวนี้ จึงสามารถสนับสนุ นงานการ ใช้ขอ้ มูลเพื่อการบริ หารงานในระดับผูป้ ฏิบตั ิการ และสนับสนุนงานการบริ หารและจัดการในระดับที่สูงขึ้น ได้ดว้ ย เนื่องจากสามารถให้ขอ้ มูลจากแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมาประกอบการตัดสิ นใจ โดยอาจนำาข้อมูลมา แสดงในรู ปแบบสรุ ป หรื อในแบบฟอร์ มที่ตอ้ งการได้ บ่อยครั้งที่การบริ หารงานในระดับสู งจำาเป็ นต้องใช้ ข้อมูลร่ วมกันจากหลายแผนกเพื่อประกอบการตัดสิ นใจ ระบบการประสานงานเพื่อการสร้างรายได้ให้กบั ธุรกิจการค้า และยังมีระบบการสื่ อสารหรื อเครื อข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ ระหว่างฝ่ าย ได้ เพื่อให้เกิ ดการแลกเปลี่ยนข้อมูลไปตามสารการเชื่ อมโยง เนื่ องจากจุดประสงค์ของการทำา ธุ รกิ จก็เพื่อ สร้างผลกำาไรให้กบั บริ ษทั ในเชิงเทคนิคระบบสารสนเทศระดับองค์กรอาจจะมีระบบคอมพิวเตอร์ ที่ดูแลแฟ้ มข้อมูล มีการ เชื่ อมโยงคอมพิวเตอร์ หลายระบบเข้าด้วยกันเป็ นเครื อข่ายระดับท้องถิ ่น หรื ออาจมีเครื อข่ายระดับกลุ่มอยู่ แล้ว จึงเชื่อมโยงเครื อข่ายย่อยเหล่านั้นเข้าด้วยกัน กลายเป็ นเครื อข่ายของเครื อข่ายคอมพิวเตอร์ ในกรณี ที่มี จำานวนผูใ้ ช้ในองค์กรมาก เครื่ องมือพื้นฐานอีกประการหนึ่ งของระบบข้อมูล ก็คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งเป็ นโปรแกรมสำาคัญในการช่วยดูแลระบบฐานข้อมูลและการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์


6.ข้ อมูลและสำรสนเทศ ข้ อมูล(Data) คือ สิ่ งต่างๆ หรื อข้อเท็จจริ งที่เราสนใจ ที่ได้รับจากประสาทสัมผัสหรื อสื่ อต่างๆ ข้อมูลที่ ได้รับมีท้ งั ดีและไม่ดี การนำาข้อมูลที่ดีมาใช้จะทำาให้เกิดประโยชน์ในการสื่ อสารและการตัดสิ นใจ ลักษณะ ของข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องและเชื่อถือได้ (Accuracy) ตรงต่อความต้องการของผูใ้ ช้ (Relevancy) และมีความทันสมัย (Timeliness) ข้ อมูลสำมำรถแบ่ งได้ หลำยรู ปแบบขึน้ อยู่กบั ควำมต้ องกำร ลักษณะของข้ อมูลที่นำำไปใช้ และเกณฑ์ ที่นำำ มำพิจำรณำ 1. กำรแบ่ งข้อมูลตำมลักษณะของข้อมูล เป็ นการแบ่งข้อมูลขั้นพื้นฐานโดยพิจารณาจากการรับข้อมูล ของประสาทสัมผัส (Sense) ของร่ างกาย ได้แก่ ข้อมูลภาพที่ได้รับจากการมองเห็นด้วยดวงตา ข้อมูลเสี ยงที่ ได้รับจากการฟังด้วยหู ข้อมูลกลิ่นที่ได้รับจากการสูดดมด้วยจมูก ข้อมูลรสชาติที่ได้รับจากการรับรสชาติ ด้วยลิน้ และข้อมูลสัมผัสที่ได้รับจากความรู้สึกด้วยผิวหนัง

2. กำรแบ่ งข้อมูลตำมแหล่งข้อมูลที่ได้ รับ โดยพิจารณาจากลักษณะของที่มาหรื อการได้รับข้อมูล - ข้ อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) คือ ข้อมูลที่ได้จากจุดกำาเนิดของช้อมูลนั้นๆ เป็ นการเก็บรวบรวม หรื อบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรงด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำารวจ การจด บันทึก ตลอดจนการใช้เทคโนโลยีต่างๆ ซึ่งจัดเป็ นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด ตัวอย่างข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่ ข้อมูลการมาโรงเรี ยนสายของนักเรี ยนชั้นมัธยมศึกษาปี ที่ 1 ซึ่งได้จากการจดบันทึกในรอบ 1 เดือนที่ ผ่านมา - ข้ อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือ การนำาข้อมูลที่ผอู ้ ื่นได้เก็บรวบรวมหรื อบันทึกไว้แล้วมาใช้ งาน ผูใ้ ช้ไม่จาำ เป็ นต้องเก็บรวบรวมหรื อบันทึกด้วยตนเอง จัดเป็ นข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต มักผ่านการ ประมวลผลแล้ว บางครั้งจึงไม่ตรงกับความต้องการของผูใ้ ช้ และข้อมูลที่ได้มีความคลาดเคลื่อน ไม่ทนั สมัย ตัวอย่างข้อมูลทุติยภูมิ ได้แก่ สถิติการมาโรงเรี ยนสายของนักเรี ยนชั้นมัธยมศึกษาปี ที่ 1 ในปี พ.ศ. 2550


3. กำรแบ่ งข้อมูลตำมกำรจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มีลกั ษณะคล้ายการแบ่งข้อมูลตามลักษณะของ ข้อมูล แต่มีการแยกลักษณะข้อมูลตามชนิดและนามสกุลของข้อมูลนั้น ๆ ซึ่งจะตั้งตามประเภทของข้อมูล และโปรแกรมที่ใช้สร้างข้อมูล ได้แก่ - ข้ อมูลตัวอักษร (Text Data) เช่น ตัวหนังสื อ ตัวเลข และสัญลักษณ์ ข้อมูลประเภทนี้มกั มี นามสกุลต่อท้ายไฟล์เป็ น .txt และ .doc - ข้ อมูลภำพ (Image Data) เช่น ภาพกราฟิ กต่างๆ และภาพถ่ายจากกล้องดิจิทลั ข้อมูลประเภทนี้ มักมีนามสกุลต่อท้ายไฟล์เป็ น .bmp .gif และ .jpg - ข้ อมูลเสียง (Sound Data) เช่น เสี ยงพูด เสี ยงดนตรี และเสี ยงเพลง ข้อมูลประเภทนี้ มกั มีนามสกุล ต่อท้ายชื่อไฟล์เป็ น .wav .mp3 และ .au - ข้ อมูลภำพเคลือ่ นไหว (Video Data) เช่นภาพเคลื่อนไหว ภาพมิวสิ ควีดีโอ ภาพยนตร์ คลิปวีดีโอ ข้อมูลประเภทนี้มกั มีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็ น .avi 4. กำรแบ่ งข้อมูลตำมระบบคอมพิวเตอร์ มีลกั ษณะคล้ายและใกล้เคียงกับการแบ่งข้อมูลตามการจัด เก็บในสื่ ออิเล็กทรอนิกส์มาก แต่มุ่งเน้นพิจารณาการแบ่งประเภทตามการนำาข้อมูลไปใช้งานในระบบ คอมพิวเตอร์ ได้แก่ - ข้ อมูลเชิงจำำนวน (Numeric Data) มีลกั ษณะเป็ นตัวเลขที่สามารถนำามาคำานวณด้วยคอมพิวเตอร์ ได้ เช่น จำานวนเงินในกระเป๋ า จำานวนค่าโดยสารรถประจำาทาง และจำานวนนักเรี ยนในห้องเรี ยน - ข้ อมูลอักขระ (Character Data) มีลกั ษณะเป็ นตัวอักษร ตัวหนังสื อ และสัญลักษณ์ต่างๆ ซึ่ง สามารถนำาเสนอข้อมูลและเรี ยงลำาดับได้แต่ไม่สามารถนำามาคำานวณได้ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ เลขที่บา้ น และชื่อของนักเรี ยน - ข้ อมูลกรำฟิ ก (Graphical Data) เป็ นข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกดั ทางคอมพิวเตอร์ ทำาให้เกิดรู ปภาพ หรื อแผนที่ เช่น เครื่ องหมายการค้า แบบก่อสร้างอาคาร และกราฟ - ข้ อมูลภำพลักษณ์ (Image Data) เป็ นข้อมูลแสดงความเข้มและสี ของรู ปภาพที่เกิดจากการสแกน ของสแกนเนอร์เป็ นหลัก ซึ่งสามารถนำาเสนอข้อมูล ย่อหรื อขยาย และตัดต่อได้ แต่ไม่สามารถนำามาคำานวณ หรื อดำาเนินการอย่างอื่นได้


ควำมหมำยของสำรสนเทศ สารสนเทศ (Information) คือสิ่ งที่ได้จากการประมวลผลของข้อมูล เพื่อให้สามารถนำามาใช้ประโยชน์ ในด้านการวางแผน การพัฒนา การควบคุม และการตัดสิ นใจ สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความถูกต้อง สมบูรณ์ น่าเชื่อถือ มีความทันสมัย โดยมีรูปแบบการนำาเสนอที่สวยงาม ชัดเจน น่าสนใจ และเข้าใจได้ง่าย

คุณลักษณะของสำรสนเทศที่ดี 1.คุณลักษณะของสารสนเทศที่ดี ในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิ ทธิ ผลและประสิ ทธิ ภาพที่องค์การ ตั้งไว้น้ นั ดังที่กล่าวมา แล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็ นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำาคัญอย่าง มากต่อทุกองค์การ ทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควร มีลกั ษณะ ดังต่อไปนี้ 1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มี ความคลาดเคลื่อนหรื อมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด ดังนั้นประสิ ทธิ ผลของการตัดสิ นใจจึงขึ้นอยูก่ บั ความ ถูกต้องหรื อความเที่ยง ตรง ย่อมส่งผลกระทบทำาให้การตัดสิ นใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย 2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรื อ ความถูกต้องแล้ว ยังจะต้องมีคุณสมบัติของการที่สามารถนำาสารสนเทศมาใช้ได้ทนั ทีเมื่อต้องการ ใช้ขอ้ มูล หรื อเพื่อการตัดสิ นใจ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ทางการบริ หารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการ เคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวด เร็ ว โดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขาย การผลิต ตลอดจนด้านการเงิน ถ้า ผูบ้ ริ หารได้รับมาล่าช้า ก็จะส่งผลกระทบต่อ ประสิ ทธิ ภาพและประสิ ทธิ ผลของการตัดสิ นใจ หรื อการ ดำาเนินงานของผูบ้ ริ หารที่จะลดลงตามไปด้วย 3. ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดี จะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำาให้การ ตัดสิ นใจเป็ นไปด้วยความถูกต้อง การมีสารสนเทศที่มีปริ มาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่ม ประสิ ทธิ ผลของการดำาเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็ นสารสนเทศที่ไม่มีความสำาคัญ เช่นเดียว กับการมีสารสนเทศที่มีปริ มาณน้อยเกินไป ก็อาจทำาให้ไม่ได้สารสนเทศที่สาำ คัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำา ไปใช้ได้อย่างมี ประสิ ทธิผล และมีประสิ ทธิ ภาพ แต่ท้ งั นี้มิได้หมายความว่าจะต้องรอให้มีสารสนเทศครบ ถ้วน 100 เปอร์เซ็นต์ก่อนจึงจะทำาการตัดสิ นใจได้ เช่น จะตัดสิ นใจเกี่ยวกับอัตราการใช้สินค้า ปริ มาณสิ นค้า คงเหลือ ราคาต่อหน่วย แหล่งผูผ้ ลิตค่าใช้จ่ายในการสัง่ ซื้อ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา ระยะเวลารอคอยของ สิ นค้าแต่ละชนิด ดังนั้นจะตัดสิ นใจเกี่ยวกับการบริ หารสิ นค้าคงเหลือให้มีประสิ ทธิ ภาพ ก็จาำ เป็ นที่จะต้องได้


รับสารสนเทศในทุกเรื่ อง การขาดไปเพียงบางเรื่ องจะส่ งผลกระทบต่อการตัดสิ นใจอย่างมากเป็ นต้น จาก ตัวอย่างจะเห็นได้วา่ ไม่ได้หมายความว่ามีสารสนเทศมากเฉพาะในบางด้าน ขณะที่สารสนเทศในบางด้าน ไม่มีหรื อมีไม่เพียงพอต่อการตัดสิ นใจ แต่จะต้องได้รับสารสนเทศที่สาำ คัญครบในทุกด้านที่ทาำ การตัดสิ นใจ 4. การสอดคล้องกับความต้องการของผูใ้ ช้ (Relevance) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะที่ สำาคัญอีกประการหนึ่งก็คือ จะต้องตอบสนองต่อความต้องการของผูใ้ ช้ที่จะนำาไปใช้ในการตัดสิ นใจได้ ดัง นั้นในการที่องค์การจะออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์การนั้น การสอบถามความต้องการของ สารสนเทศที่ผใู้ ช้ตอ้ งการเป็ นปัจจัยที่มีความสำาคัญ อย่างมาก เช่น สนเทศในการบริ หารการผลิต การตลาด และการบริ หารทรัพยากรมนุษย์ เป็ นต้น 5. ตรวจสอบได้ (Verifiability) สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่ง ที่มา การจัดรู ปแบบการวิเคราะห์ขอ้ มูลที่ใช้ ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสิ นใจได้เกิดความรอบครอบ การที่ผบู ้ ริ หาร มองเห็นสารสนเทศ ำ นไป หรื อสูงเกินไป อาจต้องตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศที่ได้ เรื่ องแล้วพบว่าทำาไมจึงมีค่าที่ต่าเกิ มา ทั้งนี้กเ็ พื่อมิให้การติดสิ นใจเกิดความผิดพลาด คุณลักษณะดังกล่าวข้างต้น มีความสำาคัญอย่างยิง่ ที่ผบู ้ ริ หารงานบุคคลจะต้องพยายามจัดระบบให้มี ความ พร้อมครบถ้วนและพร้อมที่จะใช้งานได้ ปั ญหาสำาคัญที่องค์การส่ วนมากมักจะต้องเผชิญ คือ การไม่ สามารถสนองข้อมูลที่เกี่ยวกับบุคคลให้ทนั กับความจำาเป็ นใช้ในการที่จะ ต้องดำาเนินการหรื อตัดสิ นปั ญหา บางประการ ดังเช่น ถ้าหากมีเหตุเฉพาะหน้าที่ตอ้ งการบุคคลที่มี คุณสมบัติอย่างหนึ่งในการบรรจุเข้า ตำาแหน่งหนึ่งอย่างรวดเร็ วในเวลาอันสั้น ซึ่งหากผูจ้ ดั เตรี ยม ข้อมูลจะต้องใช้เวลาประมวลขึ้นมานานเป็ น เดือนก็ยอ่ มถือได้วา่ ข้อมูลที่สนองให้น้ นั ช้ากว่าเหตุการณ์ หรื อในอีกทางหนึ่ง บางครั้งแม้จะเสนอข้อมูลได้ อย่างรวดเร็ ว แต่เป็ นข้อมูลที่เป็ นรายละเอียดมากเกินไปที่ไม่อาจพิจารณาแยกแยะคุณสมบัติ ที่สาำ คัญ หรื อ ข้อมูลที่สาำ คัญที่เกี่ยวข้องกับบุคคลอย่างเด่นชัด ก็ยอ่ มทำาให้การใช้ขอ้ มูลนั้นเป็ นไปด้วยความยากลำาบาก นอกจากลักษณะที่ดีของสารสนเทศดังกล่าวข้างต้นแล้ว ยังมีคุณสมบัติที่แอบแฝงของสารสนเทศ อีกบางลักษณะที่สัมพันธ์กบั ระบบสารสนเทศ และวิธีการดำาเนินงานของระบบ สารสนเทศ ซึ่งจะมี ความสำาคัญแตกต่างกันไปตามลักษณะงานเฉพาะอย่าง ซึ่งได้แก่ 1. ความละเอียดแม่นยำา คือ สารสนเทศจะต้องมีความละเอียดแม่นยำาในการวัดข้อมูล ให้ความเชื่อ ถือได้สูง มีรายละเอียดของข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ถูกต้อง 2. คุณสมบัติเชิงปริ มาณ คือความสามารถที่จะแสดงออกมาในรู ปของตัวเลขได้ และสามารถเปรี ยบ เทียบในเชิงปริ มาณได้ 3. ความยอมรับได้ คือ ระดับความยอมรับได้ของกลุ่มผูใ้ ช้สารสนเทศอย่างเดียวกัน สารสนเทศควร มีลกั ษณะเดียวกันในกลุ่มผูใ้ ช้งาน หรื อใกล้เคียงกันโดยสามารถใช้ร่วมกันได้ เช่น การใช้เครื่ องมือเพื่อวัด คุณภาพการผลิตสิ นค้า เครื่ องมือดังกล่าวจะต้องเป็ นที่ยอมรับได้วา่ สามารถวัดค่าของคุณภาพได้อย่าง ถูก ต้อง


4. การใช้ได้ง่าย คือ ความสามารถนำาไปใช้งานได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ ว ทั้งในส่ วนของผูบ้ ริ หารและผู ้ ปฏิบตั ิงาน 5. ความไม่ลาำ เอียง ซึ่งหมายถึง ไม่เป็ นสารสนเทศที่มีจุดประสงค์ที่จะปกปิ ดข้อเท็จจริ งบางอย่าง ซึ่งทำาให้ผู ้ ใช้เข้าใจผิดไปจากความเป็ นจริ ง หรื อแสดงข้อมูลที่ผิดจากความเป็ นจริ ง 6. ชัดเจน ซึ่งหมายถึง สารสนเทศจะต้องมีความคลุมเครื อน้อยที่สุด สามารถทำาความเข้าใจได้ง่าย

ตัวอย่างการเปรี ยบเทียบข้อมูลกับสารสนเทศ


ชนิดของข้ อมูล 1) ข้อมูลที่เป็ นตัวเลข (Numeric type) คือ ตัวเลขจำานวนเต็มต่าง ๆ ซึ่งสามารถนำามาคำานวณได้ ำ ก หรื อใช้ระบุความหมายของสิ่ งของต่าง ๆ ในเชิงปริ มาณ เช่น ราคาสิ นค้า จำานวนสิ่ งของ ความสูง น้าหนั เงินเดือน ภาษี ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เป็ นต้น ตัวอย่างเช่น 15.75 บาท 1,750 กล่อง 175.3 ซ.ม. 10111000 (เลขฐาน สองเท่ากับ 184 ของเลขฐานสิ บ) ในที่น้ ีรวมถึงเลขฐาน 8, 16 ด้วย

2) ข้อมูลที่เป็ นตัวอักขระ (Character type) ใช้บรรยายความหมายหรื อแทนข้อมูลบางอย่าง ซึ่งไม่ใช้ ในการคำานวณ เช่น หมายเลขทะเบียนรถ ที่อยู่ เลขประจำาตัวประชาชน ชื่อ – สกุล เบอร์ โทรศัพท์ เป็ นต้น ตัวอย่างเช่น รถยนต์ เกวียน นายกุ๊กไก่ เลขประชาชน 3539900000223

3) ข้อมูลที่เป็ นตัวอักษรเลข (Alphanumeric type) หมายถึง มีท้ งั ตัวอักษร ตัวเลข และตัวสัญลักษณ์ พิเศษ (เช่น !,.?*%$&#@+-) ใช้บรรยายหรื อสื่ อความหมายต่าง ๆ ได้ตามแต่จะกำาหนดเช่น กระดาษ A4 $500.00 phat@hotmail.com เป็ นต้น

4) ข้อมูลที่เป็ นมัลติมีเดีย (Multimedia) หรื อสื่ อประสม เป็ นข้อมูลที่มีท้ งั ภาพ เสี ยง ข้อความ เป็ นต้น

ขั้นตอนกำรทำำข้ อมูลให้ เป็ นสำรสนเทศ การทำาข้อมูลให้เป็ นสารสนเทศจำาเป็ นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยดำาเนินการ เริ่ มตั้งแต่การ รวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูลให้เป็ นสารสนเทศ และการดูแลรักษาข้อมูลเพื่อการใช้ งาน


1.

การรวบรวมข้อมูลและตรวจสอบข้อมูล 1.1 การรวบรวมข้อมูล ปัจจุบนั มีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูลอยูเ่ ป็ นจำานวนมาก เช่น การ

ป้ อนข้อมูลเข้าเครื่ องคอมพิวเตอร์ผา่ นแผงแป้ นอักขระ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การกราดตรวจใบลง ทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำาในตำาแหน่งต่าง ๆ 1.2 การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว จำาเป็ นต้องมีการตรวจสอบข้อเพื่อความ ถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูล อาจตรวจสอบโดยสายตามนุษย์ หรื อตั้งกฎเกณฑ์ให้คอมพิวเตอร์ ตรวจสอบ 2.

การประมวลผลข้อมูล 2.1 การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่เก็บอาจมีการจัดกลุ่ม เพื่อเตรี ยมไว้สาำ หรับการใช้งาน การแบ่งแยก

กลุ่มมีวิธีการที่ชดั เจน เช่น ข้อมูลในโรงเรี ยนมีการแจกแจงหรื อแบ่งกลุ่มประวัตินกั เรี ยนตามระดับชั้น เรี ยน ข้อมูลในสมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการจัดกลุ่มหมายเลขโทรศัพท์ตามชนิดสิ นค้าและบริ การ 2.2 การจัดเรี ยงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มแล้ว ควรมีการจัดกลุ่มข้อมูลตามลำาดับตัวเลข หรื ออักขระ เพื่อ ให้เรี ยกใช้งานได้ง่าย ประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรี ยงข้อมูล เช่น การจัดเรี ยงบัตรข้อมูลผูแ้ ต่งหนังสื อในตู ้ บัตรรายการของห้องสมุดตามลำาดับตัวอักษร การจัดเรี ยงชื่อคนในสมุดรายนามผูใ้ ช้โทรศัพท์ตามลำาดับตัว อักษร 2.3 การสรุ ปผล บางครั้งข้อมูลที่จดั เก็บมีจาำ นวนมาก จำาเป็ นต้องมีการสรุ ปผลหรื อสรุ ปรายงาน เพื่อนำาไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุ ปนี้จะสื่ อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจาำ นวนนักเรี ยนแยกตามชั้นเรี ยน แต่ละชั้น 2.4 การคำานวณ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมานั้น ข้อมูลบางส่ วนเป็ นข้อมูลจำานวนที่สามารถนำาไป คำานวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำานวณข้อมูลที่เก็บไว้ ด้วย เช่น การคำานวณเกรดเฉลี่ยของนักเรี ยนแต่ละคน


3.

การดูแลรักษาข้อมูล 3.1 การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำาข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่ อบันทึกต่าง ๆ เช่น แผ่น

บันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยงั รวมถึงการดูแล และทำาสำาเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้ 3.2 การทำาสำาเนาข้อมูล เพื่อเก็บรักษาข้อมูล หรื อนำาไปแจกจ่าย จึงควรคำานึงถึงความจุ และความ ทนทานของสื่ อบันทึกข้อมูล 3.3 การสื่ อสารและเผยแพร่ ขอ้ มูล ข้อมูลต้องกระจายหรื อส่ งต่อไปยังผูใ้ ช้งานที่ห่างไกลได้ ง่าย การสื่ อสารข้อมูลจึงเป็ นเรื่ องสำาคัญและมีบทบาทที่สาำ คัญยิง่ ที่จะทำาให้การส่ งข่าวสารไปยังผูใ้ ช้ทาำ ได้ รวดเร็ วและทันเวลา 3.4 การปรับปรุ งข้อมูล ข้อมูลที่จดั เก็บไว้มีจุดประสงค์เพื่อการใช้งาน เช่น ในการตัดสิ นเพื่อ ดำาเนินการ ดังนั้นข้อมูลจึงต้องมีการปรับปรุ งให้ทนั สมัยอยูต่ ลอดเวลา และจัดเก็บอย่างเป็ นระบบเพื่อการ ค้นหาได้อย่างรวดเร็ ว ปัจจุบนั ผูบ้ ริ หารต้องสามารถปฏิบตั ิงานได้รวดเร็ วขึ้ น เพื่อตอบสนองต่อการแข่งขัน ตลอดจนการผลักดันของสังคมที่มีการใช้ระบบสื่ อสารข้อมูลที่ทนั สมัยมากขึ้ น การแข่งขันในธุรกิจจึงมาก ขึ้นตามลำาดับ มีการใช้คอมพิวเตอร์มาวิเคราะห์ แยกแยะ และจัดสรรข้อมูลให้เป็ นสารสนเทศเพื่อการ ตัดสิ นใจ

เครือข่ ำยสื่ อสำรข้ อมูล คือ เครื อข่ายคอมพิวเตอร์ซ่ ึงใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ ที่เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ขอ้ มูลร่ วมกันหรื อ แลกเปลี่ยนกันได้ โดยใช้สายสื่ อสารข้อมูลจากสายทองแดงหรื อเส้นใยแก้วนำาแสง นิยมแบ่งเครื อข่ายตาม พื้นที่และจำานวนเครื่ องที่ใช้งาน ได้แก่ 1. LAN ย่อมาจาก Local Area Network คือระบบเครื อข่าย แบบเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ เข้าด้วยกันในระยะ จำากัด เช่น ในอาคารเดียวกัน หรื อบริ เวณเดียวกันที่สามารถลากสายถึงกันได้โดยตรง ส่ วนมากจะใช้สาย เคเบิ้ล หรื อ ที่เรี ยกกันว่า สายแลน เป็ นตัวกลางในการเชื่อมต่อ อัตราเร็ วของเครื อข่าย LAN อยูท่ ี่ระหวาง 1100 Mbps ทั้งนี้ความเร็ วข้อมูลขึ้นอยูก่ บั ตัวกลางสายส่ งที่ใช้ เทคนิคการส่ งสัญญาณ และข้อกำาหนดของผู ้ ให้บริ การเน็ตเวิร์ค


การเชื่อมโยงเครื อข่ายแบบแลน มี 3 รู ปแบบ คือ 1.Bus มีการรับส่งข้อมูลด้วยความเร็ ว 10-100 MB/s จะเชื่อมต่อกันบนสายสัญญาณเส้นเดียวกัน โดยจะมี อุปกรณ์ที่เรี ยกว่า T-Connector เป็ นตัวแปลงสัญญาณข้อมูลเพื่อนำาเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ และ Terminator ในการปิ ดหัวท้ายของสายในระบบเครื อข่ายเพื่อดูดซับข้อมูลไม่ให้เกิดการสะท้อนกลับของสัญญาณ 2.Star เป็ นระบบที่มีเป็ นการต่อแบบรวมศูนย์ โดยเครื่ องคอมพิวเตอร์ ทุกเครื่ องจะต่อสายเข้าไปที่อุปกรณ์ ที่เรี ยกว่า Hub หรื อ Switch โดยอุปกรณ์ที่เรี ยกว่า Hub หรื อ Switch จะทำาหน้าที่เปรี ยบศูนย์กลางที่ทาำ หน้าที่ กระจายข้อมูล โดยข้อดีของการต่อในรู ปแบบนี้ คือ หากสายสัญญาณเกิดขาดในคอมพิวเตอร์ เครื่ องใดเครื่ อง หนึ่ง เครื่ องคอมพิวเตอร์อื่นๆจะสามารถใช้งานได้ปรกติ แต่หากศูนย์กลางคือ Hub หรื อ Switch เกิดเสี ยจะ ทำาให้ระบบทั้งระบบไม่สามารถทำางานได้ท้ งั ระบบ 3.Ring เป็ นระบบที่มีการส่งข้อมูลไปในทิศทางเดียวกัน โดยจะมีเครื่ อง Server หรื อ Switch ในการปล่อย Token เพื่อตรวจสอบว่ามีเครื่ องคอมพิวเตอร์ ใดต้องการส่ งข้อมูลหรื อไม่และระหว่างการส่ งข้อมูลเครื่ อง คอมพิวเตอร์ อื่นๆที่ตอ้ งการส่งข้อมูลจะต้องทำาการรอให้ขอ้ มูลก่อนหน้านั้นถูกส่ งให้สาำ เร็ จเสี ยก่อน ข้อดีของระบบ LAN เนื่องจาผูใ้ ช้คอมพิเตอร์ในวง LAN เดียวกันสามารถใช้ทรัพยากรที่มีในวง LAN ร่ วมกันได้ ทำาให้ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้ อสำาหรับอุปกรณ์ที่สามารถใช้งานร่ วมกันได้ เช่น เครื่ องพิมพ์ หรื อสแกนเนอร์ เป็ นต้น การขนย้ายข้อมูลระหว่างเครื่ องต่อเครื่ องในระบบ ทำาได้รวดเร็ วกว่าการขนย้ายข้อมูลด้วยแผ่นดิส เก็ต เป็ นระบบพื้นฐานในการเชื่อมต่อเข้ากับอินเทอร์ เน็ต ข้อเสี ยของระบบ LAN ถ้าสายเคเบิ้ลขาดจะไม่สามารถโอนถ่ายข้อมูลได้


2. WAN เป็ นเครื อข่ายเชื่อมโยงกันในระยะทางที่ห่างไกลซึ่ งอาจมีพื้นฐานการเชื่อมต่อจาก LAN ภายในองค์กรแล้วขยายให้มีการเชื่อมต่อที่กว้างขึ้น ซึ่งระยะทางในการเชื่อมต่อกันนั้นจะไกลหลาย ๆ กิโลเมตร ดังนั้นความเร็ วในการเชื่อมโยงระหว่างกันอาจไม่สูงมากนัก เพราะระยะทางไกลทำาให้มีสญ ั ญาณ รบกวนได้สูง ขึ้นอยูก่ บั แอปพลิเคชัน่ และขนาดของข้อมูล ซึ่งวิธีการในการเชื่อมต่อกันจนเกิดเป็ น WAN นั้นจะมีหลากหลายชนิดเช่น ISDN, Internet, ADSL, Frame Relay เป็ นต้น ซึ่งจะมี Protocol หรื อ รู ปแบบ ในการสื่ อสารที่สมั พันธ์กนั ทั้งเครื อข่ายแบบ LAN และ WAN ล้วนแล้วแต่ใช้หลักการของแพ็กเกจสวิต ชิ่ง กล่าวคือ มีการกำาหนดวิธีการรับส่งข้อมูลเป็ นแพ็กเก็ต โดยอุปกรณ์จุถูกาำ หนดให้มีแอดเดรสประจำา อุปกรณ์ที่ใช้ในการเชื่อมโยงเครื อข่าย และทำาหน้าที่ในการรับส่ งข้อมูลระหว่างเครื อข่ายมีหลายประเภท โดยอุปกรณ์ แต่ละชนิดจะมีความสามารถแตกต่างกันไป ขึ้นอยูก่ บั หน้าที่และจำานวนอุปกรณ์ที่อยูภ่ ายใน องค์กร 3. อินเทอร์ เน็ต (Internet) หมายถึง เครื อข่ายคอมพิวเตอร์ นานาชาติ ที่มีสายตรงเชื่อมต่อไปยัง สถาบันหรื อหน่วยงานต่าง ๆ เพื่ออำานวยความสะดวกให้แก่ผใู ้ ช้ทวั่ โลก ผูใ้ ช้เครื อข่ายนี้ สามารถสื่ อสาร ถึงกันได้ทางอีเมล์ สามารถสื บค้นข้อมูลและสารสนเทศ รวมทั้งคัดลอกแฟ้ มข้อมูลและโปรแกรมมา ใช้ได้ อย่างไรก็ตาม มีผเู้ ปรี ยบเทียบว่า อินเทอร์ เน็ตเป็ นเหมือนทางหลวงระหว่างประเทศ แต่ละประเทศ จะต้องมีถนนเข้ามาเชื่อมต่อเข้าไปในประเทศ กล่าวคือ จะต้องมีเครื อข่ายภายในรับช่วงต่ออีกทอดหนึ่ง (เช่น เครื อข่ายภายในมหาวิทยาลัย, องค์กร หรื อเครื อข่ายของผูใ้ ห้บริ การอินเทอร์ เน็ต) มิฉะนั้นก็จะใช้ ไม่ได้ผล


บรรณำนุกรม เอกสารประกอบการเรี ยนวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่ อสารสำาหรับครู มหาวิทยาลัยราชภัฏหมู่บา้ น จอมบึง 2554 http://www.gotoknow.org/posts/340223 สื บค้นวันที่ 5 มกราคม 2556 http://group-4-405.blogspot.com/2012/04/blog-post_9180.html สื บค้นวันที่ 5 มกราคม 2556 http://irrigation.rid.go.th/rid15/ppn/Knowledge/Management%20Information %20Systems/mis2.htm สื บค้นวันที่ 5 มกราคม 2556 https://sites.google.com/site/informationtechnologym4/unit1/1-2-prapheth-khxng-rabb-sarsnthes สื บค้นวันที่ 5 มกราคม 2556 http://www.thaigoodview.com/library/teachershow/bangkok/pichai_l/it01/itsystem.htm สื บค้นวันที่ 5 มกราคม 2556 http://www.ttp.ac.th/kru%20fon/index.php/10-1/1/1-1 สื บค้นวันที่ 5 มกราคม 2556 http://61.19.202.130/praphrut/technology/unit1/con3n2.htm สื บค้นวันที่ 5 มกราคม 2556

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่ิอสาร  

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่ิอสาร

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you