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LOGISTICA BUENA ONDA Proyecto final Mercadeo III (logistica) Carlos A. Correa Jairo Alonso Chitiva Diana A. Cuervo Cristian A. Torres

Bogota. PolitĂŠcnico Grancolombiano 29 de noviembre de 2011.


DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

BUENA ONDA es uha casa productora y está conformada por un equipo multidisciplinario de profesionales con amplia experiencia en los temas mencionados. Nuestro objetivo es brindar un servicio óptimo en el que podamos satisfacer las necesidades de comunicación mediante la elaboración de comerciales para difusión en medios masivos de sus clientes de una manera económica y efectiva. Dentro de nuestros principales servicios se encuentran:

PRODUCCIÓN DE COMERCIALES DE TELEVISIÓN 

Proceso de preproducción: consiste en la consecución de los elementos necesarios para la realización de comerciales tales como servicio de alimentación, transporte, modelos, maquillaje, vestuario, locaciones, dummies, etc. Grabación: Concerniente al proceso técnico y artístico necesario para la grabación de un comercial en el que se incluye director, asistentes, técnicos, cámaras e iluminación así como lo dispuesto luego del proceso de preproducción. Post-producción: Proceso en el que se ultiman los detalles del producto final en el que se incluyen ediciones y transferencia de formatos así como montaje de elementos digitales.

PRODUCCION DE MATERIAL AUDIOVISUAL 

Entendiendo material audiovisual como toda producción que no tiene difusión en medios masivos como videos institucionales, virales, infomerciales, sorteos y cortometrajes.

Inconvenientes en logística A continuación comentaremos cuales son los retos que existen en Buena Onda Producciones en cuanto a la utilización de procesos logísticos. Respecto a esto es importante resaltar que la logística utilizada en la empresa es similar a que se usa en la realización de eventos masivos pues es el trabajo de producción de comerciales se basa principalmente en la coordinación de personas con funciones especificas.

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1. Personal La producción de comerciales exige que constantemente se este subcontratando personas que cuentan con talentos específicos que pueden ser útiles dependiendo el tipo de proyecto. El trabajar siempre con personas diferentes puede resultar confuso y por consecuencia puede suceder que el equipo no llegue completo esto se presenta usualmente con el equipo técnico que suele trabajar en la producción, este se compone de electricistas, asistentes de iluminación y transportadores y la razón se debe a que el servicio técnico es subcontratado a una empresa que suministra este personal pero que no hace parte de su planta de trabajo sino de una base de datos. Esto quiere decir que la empresa subcontratada solo debe coordinar a las personas que deben asistir pero como no son empleados directos no tienen claro la disponibilidad de todas las personas hasta que logran contactarlas y muchas veces se confían en que los encontrarán en el último minuto. La solución normalmente es que los técnicos que si asistieron sustituyan al que falta sin embargo eso implica que se van a dedicar a funciones que no les corresponde y se perderá tiempo lo que puede resultar costoso. Se requiere de un sistema de información previo en el que se conozca la totalidad de funcionarios a participar. 2. Casting y modelos Muchas veces los modelos o actores de los comerciales no dimensionan la importancia de la producción de un comercial para televisión y a veces dejan de asistir porque se les presenta algún evento ya sea un problema o una actividad alternativa para ese día como un trabajo o un viaje. En términos logísticos puede ser una catástrofe pues algunas producciones se hacen por fuera de la ciudad o en lugares que tienen restricciones de tiempo, como un banco por ejemplo, y no contar con el modelo o actor puede resultar costoso pues ir a buscar un reemplazo tanto de la locacion o del personaje prinpal implica tiempo perdido en el que todo el personal tiene que esperar pero de todas formas se les debe pagar. Se requiere de un método que garantice la presencia de los modelos. 3. Inventarios Buena Onda no comercializa ningún bien sin embargo tiene almacenado un stock de vestuario y utilería que queda de las grabaciones. La utilería consta de objetos cotidianos que se usan para ambientar las locaciones donde se graba es así como terminó con una cantidad de juguetes, asientos, adornos, telas y otros elementos de ambientación. La empresa no cuenta con un depósito para almacenar estos elementos y los tiene en un rincón de una oficina lo que da un aspecto de desorden. Respecto al vestuario este se guarda en un pequeño

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deposito en un garaje de la casa de uno de los propietarios de la empresa, se recurre a este vestuario cada vez que se sepa que alguna prenda allí guardada se puede volver a utilizar sin embargo hay prendas muy similares que se han comprado en momentos diferentes para proyectos distintos pues no se tiene un claro conocimiento de los artículos que hay en este deposito y estas compras adicionales suponen una perdida de dinero pues con una sola es más que suficiente. Se requiere un sistema de control de las existencias de vestuario y utilería. 4. Administración de información Dentro de las funciones administrativas de la empresa hay un factor que entorpece la operatividad administrativa de esta. La labor de ventas es responsabilidad de una productora ejecutiva que a su vez debe realizar las cotizaciones de los proyectos. Estas cotizaciones deben llegar al asistente administrativo para que pueda controlar que las ordenes de pedido y la realización de facturas sean coherentes y evitar equivocos en facturación y cobros pues resolver estos errores tienen barreras burocráticas muy difíciles de superar. La mayoría de las veces el asistente no puede acceder a las cotizaciones porque estas se realizan en el computador de la productora ejectutiva que se puede ausentar varios días de la oficina durante la realización de un comercial. Se requiere un sistema en el que se puedan compartir archivos en varios computadores sin tener la necesidad de esperar a que la productora ejecutiva tenga tiempo de entregarla.

DESARROLLO

La logistica en este tipo de empresas que ofrecen un servicio no tangible al cliente es una parte muy importante, es la columna vertebral de la empresa ya que si falla algun proceso o se entrega a la mitad se generan mas costos y esto tambien puede generar la perdida del proyecto o del cliente. Es por esto que se debe tener en cuenta y claro cual es la cadena que debe seguir la empresa en sus tramites externos e internos para que el proyecto se pueda llevar a cabo con el éxito deseado. Asi mismo la logistica es importante porque dependiendo de la calidad y demora de los procesos para la realizacion del proyecto el cliente decide si el valor agregado que dio la empresa le gusta y le sirve o si este valor no es indispensable y seria lo mismo hacerlo con otra agencia.

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CADENA DE SUMINISTROS

VESTUARIO

UTILERIA

CASTING

• ALMACEN O SITIOS SEGUN ESPECIFICACIONES: dependiendo de lo que se requiera ej: (vestido de buzo) • ALQUILER: normalmente a los vestuaristas • BODEGA: se verifica si lo que se necesita ya esta en inventario

• STOCK: se verifica si en el inventario hay algo que sirva • COMPRA • ALQUILER: dependiendo del proyecto (ej: articulos equestres)

• AGENCIAS DE MODELOS: se verifica con anticipacion si las personas que se requieren cumplen con el perfil para el proyecto.

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LOGISTICA DEL PRODUCTO:

ATRIBUTOS FISICOS

formato y tiempo en el que se pidela entrega del proyecto.

ATRIBUTOS INTENGIBLES

servicio, calidad del producto y rapidez.

PRODUCTO TERMINADO

PROYECTO QUE CUMPLA CON LOS ESTANDARES CON QUE SE REQUERIA Y ASI MISMO QUE EL CLIENTE PERCIBA QUE SE LE ENTREGA VALOR.

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Explicaremos el desarrollo del servicio al cliente que se maneja al momento de la realizacion de un proyecto. Antes de la venta: 

Tener una politica de atención al cliente: capacitaciones de saber como atender al cliente, cual manejo se debe tener de acuerdo a lo que necesite. Personal adecuado para el manejo de usuarios.

Durante la venta:      

Escuchar al cliente Satisfacer al cliente con los servicios y productos que desea Desarrollo del producto Amabilidad con la producion y ejecución Execelentes locaciones, vestuarios y ambiente Facilidades de tranporte tanto para el equipo técnico como para el equipo artístico.

Depues de la venta    

Garantía del producto Arreglos Sustitución del productos Sujerencias

Servicio al cliente: Es importante a la hora de dar a conocer los productos de Buena Onda los asesores comerciales o los socios que están dando a conocer el Broshure y los servicios que ofrecemos tenemos queda dar una imagen de amabilidad, confianza ya que esto nos ayuda a entrar en una buena conversación con los clientes exponiéndole los precios y la buena calida del producto final que va a tener, este paso es súper importante ya que de las ventas que hagamos así mismo será nuestras utilidades en el mes.

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El servicio al cliente se basa en la atención al cliente desde la venta del comercial hasta el trato de las personas contratadas para el desarrollo y producion de los servicos que ofrecemos asi mismo manejando una buena imagen y dandole equilibro en todo los procesos del proyecto.

VENTAJA ABSOLUTA Es una empresa con una trayectoria larga en el campo de la producción y posproducción de material audiovisual en el mercado, logrando gran acogida por todas las empresas interesadas en este servicio . Tiene la Capacidad de producir determinado bien utilizando menos recursos que el resto de las empresas de la competencia en el Paget, La teoría de buena onda defiende que los procesos deben especializarse en los procesos de producción , para cuya producción emplean menor cantidad de presupuesto que los demás en el rango y exportar parte de éstos para comprar los servicios que no tiene directamente, otras empresas producen con un menor costo los servicios subcontratados, logrando que buena onda sea una de las empresas con mejor infrastuctura en el mercado colombiano.

VENTAJA COMPARATIVA Ventajas competitivas son ventajas que pose una empresa ante otras empresas del mismo sector o mercado, que le permite destacar o sobresalir ante ellas, y tener una posición competitiva en el sector o mercado.

Estas ventajas competitivas se pueden dar en aspectos de nuestra empresa, por ejemplo, puede haber ventaja competitiva en el producto final y el proceso de producción , en los procesos, en el servicio al cliente, en los costos, en la tecnología, en el personal, en la logística, en la infraestructura, en la ubicación, etc.

Por ejemplo, BUENA ONDA PRODUCCIONES es una empresa que tiene una ventaja competitiva en:

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contar con una determinada tecnología que le permite producir producciones de muy buena calidad.

contar con un proceso productivo eficiente que le permite reducir costos, lo que, a su vez, le permite vender a precios más bajos.

al contar con un determinado sistema informático que le permite tomar y procesar rápidamente los pedidos del cliente, y brindar así una rápida atención.

al contar con un sistema de distribución eficiente, lo que le permite llegar a más puntos de determinados por el cliente y su necesidad..

al contar con personal calificado, lo que le permite brindar un excelente servicio al cliente.

al contar con una moderna infraestructura, lo que permite brindar un ambiente cómodo y agradable a sus clientes, aparte de todos los equipos necesarios para ello.

al contar con una buena ubicación, lo que le permite tener una mayor visibilidad para las producciones de corto tiempo y grandes infrastructuras.

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PASOS A TENER EN CUENTA PARA LLEVAR A CABO UN PROYECTO.

DISEÑO Y COTIZACION

PRODUCCIÓN

MONTAJE

EJECUCIÓN

DESMONTAJE

•Aqui se diseña el proyecto de acuerdo a las especificaciones y asi mismo se procede a cotizar los productos o locaciones necesarias para poderlo realizar, esto no se hace sin que el cliente lo apruebe.

•Se realiza una reunion con el equipo escogido para la produccion en la cual se establecen lcuales son os recursos necesarios y asi mismo se coordina como se va a realizar y cuales seran las funciones de cada departamento.

• Instalación y distribución de las personas o recursos tecnicos en el lugar de la grabacion.

• Realización y puesta en marcha de las cosas ideas propuestas en diseño y producción.

• Retirar los implementos de la locacion que se utilizaron en la ejecucion del proyecto.

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CANALES DE DISTRIBUCION El canal que se usa en BuenaOnda es el directo (FABRICANTE CONSUMIDOR “cliente”) ya que después que se ha conseguido el proyecto ya sea audiovisual o solamente de fotos se procede a la realización de este y cuando ya esta hecho se edita y se entrega al cliente.

SOLUCION A LOS INCONVENIENTES LOGISTICOS. 1. Personal La producción de comerciales exige que constantemente se este subcontratando personas que cuentan con talentos específicos que pueden ser útiles dependiendo el tipo de proyecto. El trabajar siempre con personas diferentes puede resultar confuso y por consecuencia puede suceder que el equipo no llegue completo esto se presenta usualmente con el equipo técnico que suele trabajar en la producción, este se compone de electricistas, asistentes de iluminación y transportadores y la razón se debe a que el servicio técnico es subcontratado a una empresa que suministra este personal pero que no hace parte de su planta de trabajo sino de una base de datos. Esto quiere decir que la empresa subcontratada solo debe coordinar a las personas que deben asistir pero como no son empleados directos no tienen claro la disponibilidad de todas las personas hasta que logran contactarlas y muchas veces se confían en que los encontrarán en el último minuto. La solución normalmente es que los técnicos que si asistieron sustituyan al que falta sin embargo eso implica que se van a dedicar a funciones que no les corresponde y se perderá tiempo lo que puede resultar costoso. Se requiere de un sistema de información previo en el que se conozca la totalidad de funcionarios a participar. Hemos tenido algunos problemas en la contratacion del personal ya que no es un contrato directo y constante y algunas empresas no han quedado mal, por eso la solucion que planteamos es generar una base de datos de grupos artisticos donde nos den confiabilidad y sabemos que estan comprometidos con el trabajo se van a tener en cuenta para los proyectos futuros, con las personas mas importantes con papeles que no podemos conseguir facilmentevamos vamos a generar una tactica de trato adecuado y preferencial ya que ellos tienen en sus manos la accion de llevar el proyecto o producion a cargo

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2. Casting y modelos: Debido a que el castin y las personas que hacen de extras en las producciones son personas que son conseguidas por agencias de modelos o por contactos, es difícil que se comprometan con los proyectos dado que las grabaciones o fotografías pueden tardar mas del tiempo estimado. La solución mas viable que vemos para el problema de casting es que cuando el modelo o actor principal firmen el contrato ya sea por medio de una agencia o por un managger colocar otrosis o penalidades advirtiendo que debe comprometerse y que no se aceptan cambios de fecha o de hora por parte del modeo anterior a 3 dias. Asi mismo con el casting que suele pedirse a agencias se les debe aclarar que pueden cancelar con minimo 1 dia de antelación, también se le debe recomendar a la agencia contratada de llevar los extras que tenga entre 3 y 5 personas de reemplazo por si alguna llegase a faltar. 3. Inventarios: Debido a que Buena Onda no se dedica a la comercialización y distribución de bienes en concreto, pero cuenta con un stock de artículos de vestuario para modelos y utilería para ambientación debe contar con un sistema de manejo de inventarios acorde a estos artículos. Recordemos que este inventario significa un ahorro para la empresa ya que evita la necesidad de comprar vestuario para modelos en cada producción. El sistema a implementar debe ser: a) Cómo no existe una rotación porque ningún artículo se vende debe ser un sistema de fácil comprensión y manejo que permita modificaciones solo en caso de que haya un aumento en existencias. b) Puede contar con un apoyo visual para la identificación de los artículos (fotografías) con una breve reseña de las características como genero (si es para hombre o mujer), color, talla, marca, material. c) Una herramienta que permita que todos los usuarios de este material accedan al estatus del inventario para saber que artículos están por fuera y quien es el responsable de su devolución pues muchos se pierden durante los rodajes.

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d) Debe contar con un espacio adecuado pues la disposición de estos artículos en la sede administrativa de Buena Onda y en la residencia de sus propietarios dificulta la búsqueda de los artículos y da una mala imagen a la empresa a los visitantes que vayan a las oficinas. e) Debe dar una retroalimentación de cada ítem para conocer cuales vale la pena conservar por su frecuencia de uso y cuáles podrían ser donados a personas necesitadas.

4. Administración de información: La solución mas viable para este problema es crear una base de datos inteligente, en la cual podamos tener acceso a toda la información recogida a media que se va trabajando y consiguiendo nuevos contratos, ya que estos no traen nuevos retos logísticos y en insumos como modelos, vestuarios, locaciones, y profesionales en diferentes áreas especificas. De esta manera podemos guardar todos sus datos y su talento o cérvico específicos, en esta base de datos debemos crear un filtro de búsqueda que sea muy especifico, para así poder tener una búsqueda mas rápida y eficiente, Como nombre, categoría, servicio, equipos, dirección, cuantas por pagar al proveedor, y disponibilidad, así cuando vallamos a buscar la información de buena onda producciones para un nuevo proyecto tendremos a la mano todo lo necesario, tomando el briff del proyecto y buscando inmediatamente los puntos necesarios para cumplir con el mismo. Esta base de datos también nos puede ayudar a tener una base que nos este informando de los equipos y demás cosas mas utilizadas para programar la empresa en la futura compra de estos mismos y evacuar esos procesos de los proveedores En conclusión con esta base de datos podremos contar con toda la información necesaria para manejar los proyectos de la empresa en logística y demás logrando una reducción de tiempos y agilizando los procesos de la misma.

LINK PROYECTO CREATIVO. http://issuu.com/nanacura/docs/trabajo_final_mercadeo

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REVISTA LOGISTICA  

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