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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR DOCUMENTOS SGC ISO 9001:2008

PROCESO GESTION DE CALIDAD

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REVISIÓN: 00 FECHA: 2009-01-02

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR DOCUMENTOS


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HISTORICO DE REVISIONES Revisión Fecha

Descripción de la modificación

ELABORADO: REVISADO: Coordinador del Sistema Gestión Comité de Calidad de la Calidad FIRMA: FIRMA:

Acta núm.

Aprobado

APROBADO: Director Contabilidad y Auditoria FIRMA:


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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto definir la forma, metodología y actividades necesarias para el diseño y elaboración de documentos internos que formarán parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Escuela de Ciencias Contables y Auditoría de la Universidad Técnica Particular de Loja UTPL.

2. ALCANCE Este procedimiento tiene que ver con todos los documentos que son parte del Sistema de Gestión de Calidad y que se encuentran detallados en la Lista Maestra de Documentos Internos. 3. REFERENCIAS Para elaborar el siguiente procedimiento se necesita de los siguientes documentos: Norma ISO 9000:2005 Conceptos y vocabularios Norma ISO 9001:2008 Requisitos. Norma ISO 9004:2000 Directrices para la mejora del desempeño. Manual de Calidad 4. DEFINICIONES Las siguientes definiciones y abreviaciones son tomadas en cuenta en este procedimiento. Documentos internos de calidad. Comprenden los documentos internos del Sistema de Gestión de Calidad establecidos y detallados en la Lista Maestra de Documentos Internos que han sido elaborados, revisados, aprobados y distribuidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Documentos externos. Comprenden las leyes, reglamentos, requisitos de clientes y especificaciones del servicio. Documentos que no han sido elaborados, revisados y aprobados dentro del Sistema de Gestión de Calidad de la Calidad de la Escuela de Ciencias Contables y Auditoría de la Universidad Técnica Particular de Loja UTPL, sin embargo son utilizados en el Sistema de Calidad y se encuentran detallados en la Lista Maestra de Documentos Externos.


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Elaborador. Persona que origina y diseña los documentos. Custodio. Persona que guarda el original del documento.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La responsabilidad de elaborar este procedimiento es del Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad. La responsabilidad de revisar este procedimiento es del Comité de Calidad. La responsabilidad de aprobar este procedimiento es la Dirección de la Escuela. La responsabilidad de cumplir este procedimiento es de todas las personas que elaboran y aprueban documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad. La autoridad para hacer cumplir este procedimiento es de la Dirección de Escuela. Las modificaciones se realizarán de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de documentos. El historial de cambios o modificaciones de cada documento se detallaran en el inciso 0, que corresponde a la hoja de modificaciones. 6. IDENTIFICACIÓN Este procedimiento se identifica como Procedimiento para elaborar documentos.

7. PROCEDIMIENTO 7.1 Toda persona que es parte del Sistema de Gestión de la Calidad y que desee elaborar o modificar un documento del Sistema de Gestión de la Calidad solicita al Coordinador del sistema de gestión de calidad, un patrón de elaboración de documentos en formato vacío, según el tipo de documento que vaya a elaborar: manual de calidad, manual de perfiles de cargo, manual de mejoramiento continuo, procedimientos, instructivos, formatos. 7.2 Con el documento escrito pertinente, el solicitante elabora el documento, tomando en cuenta las siguientes definiciones para cada numeral, para el caso de instructivos y manuales el responsable realizará el documento de acuerdo al contenido de este documento.


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7.2.1

OBJETO: Define la razón por la cual se realiza el documento

7.2.2

ALCANCE: Define a que documentos, personas, materiales, áreas, procesos, sistemas o sitios se refiere el documento elaborado.

7.2.3

REFERENCIAS: Se refiere a los documentos de los cuales se ha extraído información para ser incorporado en el documento que se está elaborando, tal como las normas ISO 9001-2008, Fundamentos y Vocabulario.

7.2.4

DEFINICIONES: Se incluyen todas las palabras que puedan causar confusión como por ejemplo: que es un documento interno del Sistema de Gestión de la Calidad.

7.2.5

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Se define quien tiene la responsabilidad de elaborar, revisar, aprobar y cumplir con el documento. También define quien tiene la autoridad para hacer cumplir el documento.

7.2.6

IDENTIFICACIÓN: Los documentos se definen con el nombre del documento

7.2.7

PROCEDIMIENTO: Se define la forma secuencial en que se van generando las actividades inherentes al documento. Para el efecto se debe tomar en cuenta que se debe dar respuesta a las preguntas: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DONDE, PARA QUÉ, CON QUÉ, CON QUIÉN se realizan las actividades.

7.2.8

INSTRUCTIVO: El instructivo es un enunciado de las actividades pero de mayor detalle que el procedimiento general, con el objeto de referirse a una actividad puntual relatada en el procedimiento general. El instructivo debe estar referenciado en el procedimiento que lo contiene. El formato del instructivo tiene el siguiente contenido: Objeto Alcance Instructivo Anexos

7.2.9

ANEXOS: Se deben incluir todos los documentos que se consideren importantes como por ejemplo: Instructivos Formularios Tablas Lista de documentos, etc.


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7.3 Una vez de que se incluye en el documento escrito los datos del nuevo o documento modificado, el elaborador entrega al Coordinador del SGC, para que se encargue de la revisión, aprobación e inclusión dentro de la lista maestra de documentos, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de documentos 8. Anexos No aplica

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