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Octubre – 2008

Señores:

AGUA PURA Teniendo en cuenta que ustedes están en el camino de la modernización y actualización en la automatización del manejo de sus datos, a continuación dejo a su consideración la siguiente opción de software, que es una SOLUCIÓN y NO un paquete. En las siguientes páginas se plantearán los objetivos relacionados con el plan de sistemas de información NEW BUSINESS®, en las áreas que AGUA PURA requiere, quedando a su disposición para hacer las aclaraciones y ampliaciones que estimen necesarias. Estamos en capacidad de ofrecer un servicio profesional, de calidad, serio y responsable garantizando un sistema eficiente y que cumpla con los objetivos que se han propuesto. Con el deseo de colaborar en el desarrollo de su gestión, deseando el mayor de los éxitos y esperando que esta propuesta llene sus expectativas quedamos pendientes de una respuesta favorable. Me suscribo como su amigo y colaborador. Cordialmente;

JOSÉ IGNACIO BECERRA BECERRA Director Tecnología New Business® Cel 313 2545877 Cel 314 3313027


PROPUESTA NEW BUSINESS® PROPUESTA SISTEMA ADMINISTRACION, CONTROL E INFORMACIÓN INTRODUCCIÓN OBJETIVOS PROGRAMACIÓN NEW BUSINESS® REDES EXPLICACION GENERAL NEW BUSINESS® ENFOCADO AL NEGOCIO USUARIOS CONCENTRADOS EN SU RESPONSABILIDAD MULTICOMPAÑÍA SUCURSALES NORMAS VIGENTES ACCESO AL SISTEMA MENUS DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN MANTENIMIENTO BASE DE DATOS PARAMETRIZACIÓN CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS CONTROL PERIODOS DE MOVIMIENTOS MANEJO DE TERCEROS VENDEDORES MULTIDIVISA MANEJO INFORMACIÓN AÑOS ANTERIORES EXPORTACIÓN INFORMACIÓN A EXCEL® - WORD® GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE CORREOS ELECTRÓNICOS ACTUALIZACIÓN DE SUCURSALES AUDITORIA DISPOSITIVOS MÓVILES DISPOSITIVOS BIOMÉTRICOS NEW BUSINESS® CONSTA DE CARACTERÍSTICAS GENERALES TRABAJO CLIENTE-SERVIDOR EXPORTAR INFORMACIÓN A APLICACIONES MICROSFOT® ACTUALIZACIÓN DE NUEVAS VERSIONES DEL SISTEMA GENERACIÓN DE CORREOS AUTOMÁTICOS MENÚS DE TRABAJO MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE AÑOS ANTERIORES DISPONIBILIDAD DEL CÓDIGO FUENTE LICENCIAMIENTO EVIDENCIAS DE LICENCIAMIENTO ENTREGADAS POR NEW BUSINESS® DOCUMENTACIÓN CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO


ESPECIFICACIONES DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO VÍA TELEFÓNICA SOPORTE REMOTO SOPORTE EN SITIO SERVICIOS NO INCLUIDOS AL MOMENTO DE ADQUIRIR NEW BUSINESS® SERVICIOS INCLUIDOS AL MOMENTO DE ADQUIRIR NEW BUSINESS® REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE HARDWARE Y SOFTWARE SERVIDOR ESTACIÓN DE TRABAJO DISPOSITIVOS MÓVILES TIPO DE CONTRATACIÓN LICENCIA PERPETUA SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO PROPUESTA ECONÓMICA VALOR SISTEMA INTEGRADO VALOR MÓDULO X COMPUTADOR FORMA DE PAGO TIPO DE CONTRATACIÓN SOLUCIÓN NEW BUSINESS® - SOFTWARE NEW BUSINESS® – CONTABILIDAD NEW BUSINESS® – ALMACÉN E INVENTARIOS NEW BUSINESS® – CXC Y VENTAS (CARTERA – FACTURACIÓN – POS) NEW BUSINESS® – CXP Y COMPRAS (PROVEEDORES) NEW BUSINESS® – TESORERÍA Y CAJA NEW BUSINESS® - NÓMINA PORTAL WEB CORPORATIVO PORTAFOLIO NEW BUSINESS®


NEW BUSINESS速 SOFTWARE SOLUCIONES REALES EN TIEMPO REAL


PROPUESTA SISTEMA ADMINISTRACION, CONTROL E INFORMACIÓN INTRODUCCIÓN En el presente proyecto de sistematización de las áreas de AGUA PURA, daremos a conocer todos los factores que influyen en la decisión de implementar un software que llene las expectativas de rendimiento, calidad y eficiencia. En el proceso de gestión para la implementación de un sistema o software, que encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación, estimar es echar un vistazo al futuro y aceptar resignados cierto grado de incertidumbre. Aunque la estimación, es más un arte que una ciencia, es una actividad importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen técnicas útiles para la estimación de costes de tiempo. Y dado que la estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del proyecto y sirve como guía para una buena ingeniería de sistemas y software. Al estimar tomamos en cuenta no solo del procedimiento técnico a utilizar en el proyecto, sino que se toma en cuenta los recursos, costos y planificación. El tamaño del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisión de las estimaciones. A medida que el tamaño aumenta, crece rápidamente la interdependencia entre varios elementos del Software. La disponibilidad de información histórica es otro elemento que determina el riesgo de la estimación. En el principio el costo del software constituía un pequeño porcentaje del costo total de los sistemas basados en computadoras. Hoy en día el software es el elemento más caro de la mayoría de los sistemas informáticos. Un gran error en la estimación del costo puede ser lo que marque la diferencia entre beneficios y perdidas, la estimación del costo y del esfuerzo del software nunca será una ciencia exacta, son demasiadas las variables: humanas, técnicas, de entorno, políticas, que pueden afectar el costo final del software y el esfuerzo aplicado para desarrollarlo.


OBJETIVOS El objetivo principal de ésta propuesta, es solucionar los problemas que existen en la gestión de información cuando se realiza la actividad de ADMINISTRACIÓN, CONTROL E INFORMACIÓN de AGUA PURA. La planificación del proyecto de sistematización del área de ADMINISTRACIÓN, CONTROL E INFORMACIÓN de AGUA PURA es un objetivo para proporcionar un marco de trabajo que permita hacer estimaciones razonables de recursos costos y planificación temporal. Estas estimaciones se hacen dentro de un marco de tiempo limitado al comienzo del proyecto, y deberán actualizarse regularmente a medida que progresa el proyecto. Además las estimaciones deberán definir los escenarios del mejor caso, y peor caso, de modo que los resultados del proyecto pueden limitarse. Instalar un software para la simplificación, eficiencia, efectividad y agilidad de los procesos de ADMINISTRACIÓN, CONTROL E INFORMACIÓN de AGUA PURA. Instalar un software que en su desarrollo se ha enfocado desde el principio a la solución real en el manejo de la información de procesos de ADMINISTRACIÓN, CONTROL E INFORMACIÓN, NEW BUSINESS® no es una adaptación de otros sistemas. Implementar y adecuar un sistema de información en tiempo real para agilizar el proceso administrativo y toma de decisiones. Aumentar al máximo la productividad del personal, brindándole información inmediata. Instalar un software que entregue información no solamente en formato numérico, sino también en gráficos, los cuales permitirán su mejor y más rápido entendimiento por cualquier tipo de persona que los consulte. Instalar un software proyectado al crecimiento de AGUA PURA como entidad. Considerar en su estructura procedimientos administrativos diseñados acorde con normas de control interno y auditoría ampliamente aceptadas brindando a la GERENCIA información oportuna y necesaria para la toma de decisiones. Instalar un software para trabajo en red, en tiempo real, como una solución a los procesos administrativos normales procurando al máximo que las tareas más complejas sean realizadas por el computador y que la información sea actualizada en línea en el momento que se realice la transacción. Logrando de esta forma automatización de procedimientos en un nivel alto, alcanzando la máxima agilidad en la atención al público. Reducir al máximo la repetición en la trascripción de información que genera en la mayoría de oportunidades inconsistencias y demora en procesos. Capacitar a los empleados de AGUA PURA en el manejo y actualización de información en el computador y en la utilización diaria de la misma como base para la toma de decisiones.


PROGRAMACIÓN DE NEW BUSINESS® Se deberá observar el estado general del área a sistematizar, su situación dentro de AGUA PURA, si existe la información solicitada, si es o no necesaria y la fecha de su última actualización. Se debe hacer la investigación preliminar solicitando y revisando la información de cada una de las áreas basándose en los siguientes puntos: Administración. Se recopila la información para obtener una visión general del área por medio de observaciones, entrevistas preliminares y solicitud de documentos para poder definir el objetivo y alcances del área y su participación en la alimentación del sistema en general. Sistemas. Descripción general de los sistemas instalados y de los que estén por instalarse que contengan volúmenes de información. Personal participante. Una de las partes más importantes dentro de la planeación en informática es el personal que deberá participar y sus características. Uno de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervenga esté debidamente capacitado en el área que maneja, con alto sentido de moralidad, al cual se le exija la optimización de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo. Recopilación de información necesaria para el correcto enfoque de cada módulo. En este punto se presentarán preguntas como las siguientes: ¿Cuáles servicios se implementarán? ¿Cuándo se pondrán a disposición de los usuarios? ¿Qué características tendrán? ¿Cuántos recursos se requerirán? La estrategia de implementación deberá establecer las nuevas aplicaciones, recursos y la arquitectura en que estarán fundamentados: ¿Qué aplicaciones serán desarrolladas y cuando? ¿Qué tipo de archivos se utilizarán y cuando? ¿Qué bases de datos serán utilizarán y cuando? ¿Qué tecnología será utilizada y cuando se implementará? ¿Cuántos recursos se requerirán aproximadamente? ¿Cuál es aproximadamente el monto de la inversión en hardware y software? Estudio y normalización de procedimientos de cada una de las dependencias de AGUA PURA que van a hacer uso de NEW BUSINESS®. Designación de las personas (mínimo 2 por dependencia) que se encargarán de verificar el enfoque en el planteamiento de cada módulo, realizar las pruebas y aprobar la puesta en marcha de cada módulo. Para la implementación de cada módulo se seguirá, diseñará y aprobará un cronograma, que deberá contener las siguientes actividades: Determinación de los procedimientos que se sistematizarán en la(s) dependencia(s) que hará(n) uso del módulo. Determinación de la información que será compartida con otros módulos para lograr los objetivos propuestos.


Definiciรณn del tiempo que serรก utilizado en la implementaciรณn de cada mรณdulo, pruebas y puesta en marcha del mรณdulo. Implementaciรณn del mรณdulo. Pruebas del mรณdulo que se realizarรกn paralelamente a la forma tradicional en que se realizan las actividades, para garantizar el correcto desempeรฑo del mรณdulo. Determinaciรณn de la informaciรณn que se dispone en modo magnรฉtico y que serรก transferida al mรณdulo instalado. Transferencia de la informaciรณn como base inicial para el mรณdulo. Verificaciรณn de informaciรณn transferida. Generaciรณn de archivos necesarios y actualizaciรณn de la informaciรณn transferida. Realizar, verificar y aceptar actas de pruebas en las que se revise y se de Vo.Bo. a cada mรณdulo instalado. Entrenamiento al personal designado para el manejo de cada mรณdulo.


REDES Qué es una RED?. Se considera a un número grande de ordenadores separados, pero interconectados, que efectúan el mismo trabajo. Se dice que los ordenadores están interconectados, si son capaces de intercambiar información. Las redes en general, consisten en "compartir recursos" (Impresoras, Archivos, Programas, Aplicaciones), y uno de sus objetivos es hacer que todos los programas, datos y equipo estén disponibles para cualquiera de la red que así lo solicite, sin importar la localización física del recurso y del usuario. Las redes deben proporcionar una alta fiabilidad, al contar con fuentes alternativas de suministro. Por ejemplo todos los archivos podrían duplicarse en dos o tres máquinas, de tal manera que si una de ellas no se encuentra disponible, podría utilizarse una de las otras copias. Además, la presencia de múltiples CPU significa que si una de ellas deja de funcionar, las otras pueden ser capaces de encargarse de su trabajo, aunque se tenga un rendimiento global menor. Esta facilidad conduce al concepto de redes con varios ordenadores en el mismo edificio. A este tipo de red se le denomina LAN (red de área local). Un punto muy relacionado es la capacidad para aumentar el rendimiento del sistema LAN en forma gradual a medida que crece la carga, simplemente añadiendo más procesadores. REDES DE ÁREA LOCAL (LAN). Como su propio nombre indica, constituye una forma de interconectar una serie de equipos informáticos. A su nivel más elemental, una LAN no es más que un medio compartido (como un cable coaxial ó RJ45 al que se conectan todas las computadoras y las impresoras) junto con una serie de reglas que rigen el acceso a dicho medio.


EXPLICACIÓN GENERAL NEW BUSINESS® ENFOCADO AL NEGOCIO. NEW BUSINESS® ha sido desarrollado pensando en el negocio de la compañía es decir comprar, producir, vender, cobrar y pagar permitiendo que las áreas financiera y comercial se concentre en planear, analizar y reportar a la gerencia los resultados, desde globales a particulares de este ciclo típico de los negocios. Los activos fijos y la nomina son procesos administrativos base que a su vez entran a interactuar con la contabilidad completando el ciclo general de negocio de la compañía. USUARIOS CONCENTRADOS EN SU RESPONSABILIDAD. Cada usuario del sistema debe centrar su atención en el manejo de la información que corresponde al área a su cargo, es decir, si se esta trabajando en facturación no se tiene por qué conocer o digitar códigos contables, tasas de interés, etc., haciendo la salvedad del modulo de contabilidad, todos los módulos permiten ser configurados y/o parametrizados para que cada asiento/movimiento afecte en forma directa y transparente la contabilidad. MULTICOMPAÑÍA. NEW BUSINESS® permite manejar hasta mil (1,000) compañías, el límite es la capacidad del disco duro del equipo servidor que guarda la información. Se pueden manejar compañías independientes y compañías que permiten consolidar la información de mínimo dos (2) compañías independientes. SUCURSALES. NEW BUSINESS® tiene la capacidad para manejar hasta mil (1,000) sucursales por compañía creada en el sistema, el límite es la capacidad del disco duro del equipo servidor que guarda la información. NORMAS VIGENTES. Cada uno de los módulos de NEW BUSINESS® se encuentra desarrollado y actualizado con las normas vigentes, si estas normas cambian dentro del tiempo de implementación y dos (2) meses calendario adicionales, la actualización será sin costo, contados a partir de la fecha de compra. ACCESO AL SISTEMA. El acceso se hace mediante un formulario de validación de información del usuario. Con un nombre de usuario y una contraseña encriptada se verifica que el usuario tiene acceso. Paso siguiente se le solicita al usuario que seleccione compañía, sucursal y módulo que va a utilizar. El sistema genera con ésta información el menú del usuario. MENÚS DE TRABAJO. Para agilizar la capacitación del personal y permitir la rotación del mismo por las diferentes áreas de la compañía, el menú de trabajo contiene las mismas opciones para todos los usuarios. Esto no quiere decir que todos los usuarios tiene acceso a todas las opciones, en el acceso al sistema con la información validada NEW BUSINESS® activa las opciones a las que tiene acceso el usuario y desactiva las opciones no incluidas en el perfil del usuario. ADMINISTRACIÓN. En esta opción se puede definir y administra información como: Compañías, Sucursales, Módulos y opciones generales del sistema. Accesos a compañías, accesos a módulos y accesos a opciones del sistema. Usuarios del sistema con sus respectivos perfiles. Sistema de documentación automática y manual de las tablas del sistema, estructura de las mismas e índices y/o claves de búsqueda.


MANTENIMIENTO BASE DE DATOS. Las opciones de mantenimiento de las bases de datos permiten al usuario administrador del sistema hacer el mantenimiento en caso de daños en el sistema, sin necesidad de la intervención de técnicos en sistemas. De igual forma se incluye la opción para backup de respaldo, creación de archivos de datos por cada modulo instalado, creación de archivos de datos de compañías nuevas, actualización de estructuras de archivos de datos. PARAMETRIZACIÓN. La definición de parámetros globales y por modulo es realizada por el administrador del sistema. Cuando cambian valores de parámetros utilizados dentro de los módulos NO se requiere actualizar el sistema, simplemente se ingresa a la opción PARAMETROS DEL SISTEMA, se selecciona la compañía y el modulo a actualizar y se tiene acceso a todos los parámetros actuales teniendo, adicionalmente, la opción de crear parámetros requeridos por NEW BUSINESS®. CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS. En cada uno de los módulos se encuentra la opción para generar el consecutivo de cada uno de los documentos que se crean en el sistema. Dentro del número de cada documento se puede incluir un prefijo y un sufijo de acuerdo a los requerimientos de la compañía, de igual forma se indica si el consecutivo es automático o manual, al ser manual el sistema genera el consecutivo pero permite que sea modificado por el usuario que esta creando el documento. CONTROL PERIODOS DE MOVIMIENTOS. Esta opción permite cerrar un período de movimientos, en cualquier módulo, para evitar así modificaciones o accidentes en la digitación de datos de un período anterior. Dentro de esta opción existe la posibilidad de abrir periodos ya cerrados con la posibilidad de limitar la creación o modificación de información de esos periodos. MANEJO DE TERCEROS. NEW BUSINESS® maneja el concepto de tercero unificado (banco de NIT’s), esto es, que la información de los socios, empleados, proveedores y todas las personas naturales o jurídicas que tengan alguna relación con la compañía es guardada en un único archivo en el que; al ser creada la información de un tercero, se le dará indicadores sobre qué tipo de tercero se está hablando. Para aclarar un poco más, una persona puede en un momento ser empleado de la compañía retirarse y convertirse en proveedor o varios tipos de tercero al tiempo. Convencionalmente se tiene que crear un nuevo registro en el que se digita prácticamente la misma información con la diferencia que debe guardarse en diferentes archivos, archivo de clientes, archivo de proveedores, aumentando el tamaño de los mismos y el tiempo de localización de la información de un tercero y disminuyendo de esta forma la agilidad en el desempeño de los sistemas. Para identificar un tercero que puede encontrarse dentro de cualquier tipo de clasificación o incluso en al menos dos, NEW BUSINESS® usa como código universal de identificación el tipo de documento de identidad, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, N.I.T., etc., combinado con el número del documento. NEW BUSINESS® permite crear también un código de barras que puede ser usado para una búsqueda más ágil, por medio de lectores de códigos de barras. NEW BUSINESS® maneja información adicional vital de cada tercero como: n teléfonos de contacto, n correos electrónicos (E-Mail), n personas contacto por tercero. VENDEDORES. NEW BUSINESS® permite asignar al personal de vendedores incentivos por ventas de acuerdo a las políticas de la compañía. Se pueden asignar porcentajes por vendedor y por producto. El sistema permite asignar incentivos por


ventas a todos los vendedores o uno a uno, de igual forma un mismo porcentaje de incentivo se puede asignar por producto, por grupo de productos, por productos de x proveedor, etc. MULTIDIVISA. NEW BUSINESS® está diseñado para trabajar n número de divisas (monedas) en las transacciones que requieran ser valorizadas. En la configuración de cada compañía se indica la moneda local y en archivos básicos se definen las divisas (monedas) disponibles, cada divisa (moneda) permite manejar un rango de tiempo para una tasa de cambio. Si la compañía maneja movimientos en diferentes divisas (monedas) se deben definir las políticas de actualización de la información de cambio. Para hacer un manejo más flexible de la información, al realizar un documento, por ejemplo un egreso, en otra divisa (moneda), el sistema permite que la tasa de cambio se pueda definir por el usuario que está creando el documento. MANEJO INFORMACIÓN AÑOS ANTERIORES. NEW BUSINESS® permite el manejo de n número de años en todos los módulos, el límite es la capacidad del disco duro del equipo servidor que guarda la información. El manejo de n años de información no disminuye la velocidad en la consulta de la misma debido al proceso de almacenamiento de la información que NEW BUSINESS® ha desarrollado para incluir esta cualidad al software. EXPORTACIÓN INFORMACIÓN A EXCEL® - WORD®. NEW BUSINESS® ofrece en todos sus módulos la opción de exportar información a Microsoft® Excel® o a Microsoft® Word permitiendo la generación de informes, combinación de correspondencia, gráficos, tablas dinámicas, estadísticas resúmenes e información en formatos ya prediseñados en cualquiera de estas herramientas ofimáticas. GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE CORREOS ELECTRÓNICOS. La generación automática de correos electrónicos (E-Mail) convierte a NEW BUSINESS® en una herramienta ágil para la comunicación inmediata de información del sistema sin tener que exportar a otros formatos y luego generar el correo, obviando estos pasos NEW BUSINESS® crea el correo, obtiene las direcciones desde su libreta de direcciones (Outlook® Express®, Microsoft® Outlook®), genera contenido anexo y lo envía a los destinatarios seleccionados. ACTUALIZACIÓN DE SUCURSALES. NEW BUSINESS® está diseñado para utilizar herramientas tecnológicas como: vpn, lan, wan, web, dispositivos móviles para el trabajo en tiempo real pero para las compañías que no cuentan con herramientas de este tipo o que tienen sucursales en lugares remotos se han desarrollado opciones dentro de cada modulo para poder sincronizar la información utilizando medios como diskette, cd, memoria flash, etc., que aunque no mantienen la información en tiempo real garantizan la sincronización de la información sin requerir re digitar saldos, documentos de ajuste, archivos básicos en cada sucursal o en la oficina principal de cada una de las sucursales. AUDITORIA. NEW BUSINESS® lleva un registro de las acciones relevantes generadas por los usuarios del sistema para que en cualquier momento se pueda generar reportes de auditoría. DISPOSITIVOS MÓVILES. NEW BUSINESS® ha diseñado módulos para dispositivos móviles con sistema operativo Windows® Mobile®. Estos módulos se utilizan para la


captura y generación de información en campo. Toma de pedidos, facturación de servicios públicos, venta de tiquetes, etc. En los módulos que pueden utilizar dispositivos móviles están las opciones para sincronización de información. DISPOSITIVOS BIOMÉTRICOS. NEW BUSINESS® está diseñado para utilizar interfases de conexión a dispositivos de identificación biométrica como: lectores de huella dactilar, lectores de iris. NEW BUSINESS® - CONSTA DE: CONTABILIDAD ALMACÉN E INVENTARIOS CXC Y VENTAS (CARTERA - FACTURACIÓN - POS) CXP Y COMPRAS (PROVEEDORES) TESORERÍA Y CAJA NOMINA PORTAL WEB CORPORATIVO CARACTERÍSTICAS GENERALES Bloquear - Desbloquear períodos de movimientos. Esta opción permite cerrar un período de movimientos, en cualquier módulo, para evitar así modificaciones o accidentes en la digitación de datos, de un período anterior. Opciones de mantenimiento de archivos que le permite al usuario hacer el mantenimiento en caso de daños en el sistema, sin necesidad de la intervención de técnicos en sistemas. Todos los subsistemas están diseñados bajo la misma filosofía de manejo, por lo que hace más fácil la capacitación a grupos de usuarios. Tiene controles de acceso de acuerdo a grupos funcionales, a niveles de acceso y privilegios para el manejo de documentos. TRABAJO CLIENTE – SERVIDOR. NEW BUSINESS® garantiza que el software NEW BUSINESS® para ADMINISTRACIÓN, CONTROL E INFORMACIÓN ha sido desarrollado como aplicación CLIENTE/SERVIDOR, de ésta forma se optimizará en un alto porcentaje los tiempos de respuesta de consultas y procedimientos solicitados por los usuarios del sistema. EXPORTAR INFORMACIÓN A APLICACIONES MICROSOFT®. Actualmente si se desea generar información para ser consultada en Microsoft® Excel® o Microsoft® Word®, se genera un archivo plano sin estructura que tiene que ser configurado manualmente en el momento en que se abre desde Excel® o Word®, este proceso genera demora en la obtención de la información. Para permitir un manejo más ágil de éste tipo de interfases se incluirá un módulo para configurar y generar información hacia aplicaciones Microsoft®, por ej. Excel®, Word®. ACTUALIZACIÓN DE NUEVAS VERSIONES DEL SISTEMA. Se incluye la opción de ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE VERSIONES del sistema, esta opción garantiza que al momento de liberar nuevas versiones con mejoras o correcciones del sistema, NO será necesario que una persona de sistemas tenga que ir computadora a computadora actualizando el sistema, sino que cada estación actualizará AUTOMATICAMENTE a la versión MAS reciente del mismo, sin necesitar la


intervención de una persona del área de sistema, garantizando que todos los usuarios harán uso de la nueva versión en forma simultánea. Esta metodología de actualización automática de versiones permite guardar a modo de backup las versiones anteriores del sistema para llevar un control sobre las modificaciones hechas al mismo. GENERACIÓN DE CORREOS AUTOMATICOS. Esta opción permite enviar vía correos electrónico reportes generados por el sistema sin tener que realizar el dispendioso trabajo de armar el correo, ubicar el archivo a enviar y recordar la dirección de correo a la que se desea enviar, toda ésta información se guardará en un módulo adicional de configuración de correos electrónicos o se puede obtener ésta información desde la libreta de direcciones de Microsoft® Outlook®. MENÚS DE TRABAJO. Para agilizar la capacitación del personal y permitir la rotación del mismo por las diferentes áreas de AGUA PURA, el menú de trabajo contiene las mismas opciones para todos los usuarios del sistema. Esto no quiere decir que todos los usuarios tiene acceso a todas las opciones, en el momento de entrar a ejecutar NEW BUSINESS® se solicita que se digite un nombre de usuario con su respectiva contraseña, para configurar las opciones a las que el usuario tiene acceso y a qué opciones, aunque aparezcan en pantalla, no tiene acceso. MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE AÑOS ANTERIORES. NEW BUSINESS® permite el manejo de n número de años, el límite de esto es la capacidad del disco duro del equipo donde se guarde la información. El manejo de n años de información no disminuye la velocidad en la consulta de la misma, debido a que en cada modulo se usa una tabla para cada año.


DISPONIBILIDAD DEL CÓDIGO FUENTE El valor de la presente propuesta NO incluye el suministro del código fuente. Si la compañía está interesada en adquirirlo, el valor será acordado entre las partes. Si la compañía compra una copia del código fuente será para uso exclusivo de la compañía y no podrá comercializarlo, generar archivos ejecutables para venderlo o realizar modificaciones no autorizadas por NEW BUSINESS®.


LICENCIAMIENTO NEW BUSINESS® entrega por cada modulo de NEW BUSINESS® licencia(s) que le otorga a AGUA PURA el derecho de utilizarlos mientras cumpla con las condiciones y/o términos de uso definidos por NEW BUSINESS® para el producto NEW BUSINESS®. Si la licencia adquirida es EVALUACIÓN o por SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO AGUA PURA se compromete a desinstalar los módulos en el momento que venzan las fechas autorizadas para su funcionamiento y de no utilizarlo a no ser que se renueve la suscripción o se adquiera una licencia perpetua de utilización del producto software NEW BUSINESS®. Se aclara que la adquisición de licencias para el uso del producto software NEW BUSINESS® no da derecho o entrega propiedad sobre el código fuente. La licencia otorga derecho sobre el producto software NEW BUSINESS® para realizar copias de seguridad/backup’s de respaldo para ser utilizados, copiados o restaurados en casos fortuitos de pérdida de la información. La licencia entregada por NEW BUSINESS® del producto software NEW BUSINESS® es una licencia COMERCIAL y NFR (Not for Resale) es decir que autoriza a la compañía a utilizar una(s) copia(s) del producto software NEW BUSINESS® pero no autoriza la venta, préstamo, alquiler de copias, cesión del producto software NEW BUSINESS® o de los backup’s de respaldo. La licencia no da derecho a versiones de actualización sin costo si la licencia adquirida es PERPETUA y el tiempo de implementación y garantía ya terminó. Si la licencia es por SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO la licencia da derecho a instalar todas las actualizaciones que la compañía desee sin costo adicional dentro del rango de tiempo adquirido. Ninguna licencia entregada por NEW BUSINESS® puede ser cedida por la compañía sin previa autorización de NEW BUSINESS®.


EVIDENCIAS DE LICENCIAMIENTO ENTREGADAS POR NEW BUSINESS® NEW BUSINESS entrega a la compañía como evidencias de licenciamiento del producto software NEW BUSINESS® por cada modulo: Certificado de Licencia. Certificado de Autenticidad. Contrato de licencia de usuario final. Clave de Instalación. Proceso de Activación. CD/DVD original(es) de instalación que tendrá la última versión instalada. Manual de instrucciones y manejo de NEW BUSINESS® por cada módulo.


DOCUMENTACIÓN Los manuales del administrador del sistema y de cada uno de los módulos instalados, los manuales de documentación de la estructura de las tablas de la base de datos serán entregados al finalizar el tiempo de implementación del sistema para garantizar que AGUA PURA cuenta con la información de la versión final del sistema y de la base de datos. De igual forma y sin ningún costo AGUA PURA puede descargar del portal web de NEW BUSINESS® www.nb.com.co manuales actualizados e información adicional de los módulos adquiridos.


CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO La licencia PERPETUA incluye el costo de capacitación y entrenamiento en la instalación, configuración y uso de cada uno de los módulos adquiridos por la compañía, estos procesos de capacitación y entrenamiento se desarrollarán en las instalaciones de la compañía con el personal designado en cada una de las áreas como usuarios del sistema. Esta actividad se realizará paralelamente al proceso de implementación del mismo. En la capacitación y entrenamiento, deben estar por lo menos dos (2) y como máximo cinco (5) personas por módulo. Entre ellas se debe incluir un funcionario del área de sistemas. Al final del tiempo de implementación del software se realizará una capacitación a todas las personas usuarias de NEW BUSINESS® en las instalaciones de la compañía. Si la licencia adquirida por la compañía es SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO esta NO incluye capacitación y entrenamiento en la instalación, configuración y uso de cada uno de los módulos adquiridos, toda esta información se puede descargar del portal web de NEW BUSINESS® www.nb.com.co sin costo adicional. Si AGUA PURA desea tener personal de NEW BUSINESS® para ser guiados en estos procesos el costo de estos servicios será adicional al valor pagado por la(s) licencia(s) adquiridas por SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO.


ESPECIFICACIONES DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO La licencia PERPETUA incluye el soporte y mantenimiento a los módulos instalados por el tiempo que dure su implementación y dos (2) meses calendario adicionales, sin costo adicional, contados a partir de la fecha de compra y será por errores en el desarrollo del software. La licencia SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO NO incluye soporte en las instalaciones de la compañía, todo el soporte y asesoría se realizara a través del portal web de NEW BUSINESS® www.nb.com.co sin costo. Si la compañía requiere soporte y/o mantenimiento con personal de NEW BUSINESS® en sus instalaciones el costo de estos servicios será adicional al valor pagado por la(s) licencia(s) adquiridas por SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO. Los medios que ofrece NEW BUSINESS® a sus clientes para realizar soporte de emergencia: VIA TELEFONICA. Para casos que no representan mayor inmediatez o para aclarar dudas sobre el manejo y funcionamiento de los módulos, en casos de errores o inconvenientes que de acuerdo a la evaluación conjunta entre personal de la compañía y personal de NEW BUSINESS® pueden ser solucionados usando este medio. Este soporte se ofrece de Lunes a Viernes de 09:00 a las 17:00 en días hábiles. SOPORTE REMOTO. NEW BUSINESS® incluye dentro de los planes de implementación un software que permite realizar soporte remoto en tiempo real vía internet sin ningún costo adicional para la compañía. Con este soporte el equipo de NEW BUSINESS® puede dar una respuesta mas ágil y en menor tiempo a los requerimientos de la compañía. Este soporte se ofrece veinticuatro (24) horas al día siete (7) días a la semana los trescientos sesenta y cinco (365) días del año 7x24x365. Requiere que el cliente tenga conexión a internet de alta velocidad. SOPORTE EN SITIO. Dependiendo del tipo de contratación realizado por la compañía se definirán las políticas de soporte en sitio. El tiempo mínimo de respuesta es de veinticuatro (24) horas en días hábiles. De igual forma se realiza apoyo y acompañamiento


SERVICIOS NO INCLUIDOS AL MOMENTO DE ADQUIRIR NEW BUSINESS® Software Sistema Operativo (Windows®) Software Base de datos (SQL, SQL Express, MySql) Instalación y configuración redes eléctricas. Instalación y configuración de la red. Elementos para la instalación de la red (tarjetas, cable, canaletas, concentrador, UPS, etc.). Elementos para la actualización del hardware (computadores, impresoras, monitores, iPaq, etc.) existente en la compañía. Los servicios de actualización, soporte y demás que la compañía requiera una vez cumplidos los tiempos ofrecidos, no hacen parte del valor incluido dentro de la propuesta.


SERVICIOS INCLUIDOS AL MOMENTO DE ADQUIRIR NEW BUSINESS® Entrega de los programas en archivos ejecutables (No archivos de código). Configuración y parametrización de NEW BUSINESS®. Migración de datos desde el sistema actual. Condicionado a que AGUA PURA entregue la estructura de los archivos del sistema actual. Asesoría. Consistente en información adicional sobre el manejo del software o nuevas versiones será de dos (2) meses contados a partir de la compra. Esto da a entender que cualquier requerimiento en asesoría de definición de procedimientos, diseño de formas y reportes especiales y en general en la personalización de NEW BUSINESS® tendrá un tiempo de duración de dos (2) meses contados a partir de la fecha de compra. Capacitación. El valor del software incluye la capacitación al personal designado por AGUA PURA. Esta capacitación se llevará a cabo en las instalaciones de AGUA PURA y será de NUEVE (9) horas. Soporte. El soporte al software instalado será por dos (2) meses adicionales sin costo, contado a partir de la fecha de compra. Actualizaciones. Por cambios en las normas que regulan los módulos instalados. Dos (2) meses gratis contados a partir de la fecha de compra. Por actualización de las versiones del software. Dos (2) meses gratis contado a partir de la fecha de compra. Por solicitud de AGUA PURA. Desarrollos específicos y ajustes al sistema final, este servicio NO tendrá costo hasta por dos (2) meses contados a partir de la fecha de compra, cumplido este tiempo cualquier desarrollo adicional tendrá un costo que será estudiado por NEW BUSINESS® y AGUA PURA de forma conjunta. Nota: Si al término de los plazos ofrecidos en este numeral AGUA PURA lo cree necesario se podrá negociar el valor de esos servicios adicionales de forma conjunta.


REQUERIMIENTOS MINIMOS DE HARDWARE Y SOFTWARE La definición de las características del hardware requiere de un análisis individual debido a que estas varían de acuerdo al número de usuarios o estaciones en las cuales se instale NEW BUSINESS®, también depende de otros parámetros variables en cada una de las compañías ; sin embargo sugerimos unas características MÍNIMAS que deben ser tenidas en cuenta en el momento de realizar la evaluación del software que aquí estamos proponiendo; si los equipos de la compañía tienen configuraciones superiores a las sugeridas, el rendimiento será mejor: SERVIDOR Procesador: Intel PENTIUM IV 3GHZ o superior. Sistema operativo: Windows® 2000, Windows® Xp, Windows® NT. Si el número de estaciones es superior o igual a diez (10) el sistema operativo debe ser Windows® SERVER, esto por restricciones del sistema operativo. Memoria RAM: 1 GIGA o superior. Espacio disco duro: 250 GIGAS o superior. Ambiente de trabajo: GRÁFICO. Unidad de CD/DVD RW, fax-modem. UPS DE 1000W. ESTACIÓN DE TRABAJO – TERMINAL POS Procesador: Intel PENTIUM IV 2.6 GHZ o superior. Sistema operativo: Windows 98 o superior Memoria RAM: 1 GIGA o superior. Espacio disco duro: 160 GIGAS o superior. Ambiente de trabajo: GRÁFICO. Unidad de CD/DVD RW, fax-modem. UPS DE 500W. DISPOSITIVOS MÓVILES Procesador: Intel® XScale™ 624 Mhz processor Sistema operativo: Microsoft® Windows® Mobile 5.0 o superior. Memoria: 64MB RAM/128MB ROM Monitor: 3.5 in. QVGA color screen


TIPO DE CONTRATACIÓN LICENCIA PERPETUA. La adquisición de LICENCIA PERPETUA le garantiza a la compañía el derecho al uso de por vida de cada uno de los módulos adquiridos. Una LICENCIA PERPETUA garantiza actualización de versiones de NEW BUSINESS® durante el tiempo de implementación y el tiempo de garantía por implementación convenido entre las partes sin costo adicional. Una LICENCIA PERPETUA incluye: Descargar desde el sitio de NEW BUSINESS® www.nb.com.co la última versión de cada módulo durante el tiempo de implementación y el tiempo de garantía por implementación convenido entre las partes sin costo adicional. Manuales actualizados de instalación de cada módulo. Manuales actualizados de actualización de cada módulo. Manuales funcionamiento de cada módulo. Soporte telefónico durante el tiempo de implementación y el tiempo de garantía por implementación convenido entre las partes sin costo adicional. Soporte vía correo electrónico durante el tiempo de implementación y el tiempo de garantía por implementación convenido entre las partes sin costo adicional. Soporte vía VNC, si la compañía tiene disponible acceso durante el tiempo de implementación y el tiempo de garantía por implementación convenido entre las partes sin costo adicional. Licencias de módulos NEW BUSINESS® temporales gratuitas para evaluación sin compromiso de compra. SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO. La adquisición de una SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO no otorga licencia de uso de los módulos adquiridos de forma perpetua, la compañía solo podrá utilizar los módulos dentro del rango de tiempo contratado por la compañía. Una SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO incluye: Descargar desde el sitio de NEW BUSINESS® www.nb.com.co la última versión de cada módulo sin costo adicional durante el rango de tiempo contratado por la compañía. Manuales actualizados de instalación de cada módulo. Manuales actualizados de actualización de cada módulo. Manuales funcionamiento de cada módulo. Soporte telefónico rango de tiempo contratado por la compañía. Soporte vía correo electrónico rango de tiempo contratado por la compañía. Soporte vía VNC, si la compañía tiene disponible acceso rango de tiempo contratado por la compañía. Licencias de módulos NEW BUSINESS® temporales gratuitas para evaluación sin compromiso de compra. Una SUSCRIPCIÓN CON VENCIMIENTO NO incluye: Instalación. Capacitación y/o entrenamiento del personal. Soporte en las instalaciones de la compañía.


PROPUESTA ECONÓMICA SISTEMA INTEGRADO. Todos los módulos: NEW BUSINESS® – CONTABILIDAD NEW BUSINESS® – ALMACÉN E INVENTARIOS NEW BUSINESS® – CXC Y VENTAS (CARTERA – FACTURACIÓN – POS) NEW BUSINESS® - CXP Y COMPRAS (PROVEEDORES) NEW BUSINESS® – TESORERÍA Y CAJA NEW BUSINESS® - NÓMINA NEW BUSINESS® - PORTAL WEB CORPORATIVO SEIS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ 6,500,000) NO incluye I.V.A. del 16% VALOR MÓDULO x COMPUTADOR. MÓDULO

VLR. UNIT.

CONTABILIDAD

$ 800,000

ALMACÉN E INVENTARIOS

$ 600,000

CXC Y VENTAS (CARTERA - FACTURACIÓN - POS)

$ 600,000

CXP Y COMPRAS (PROVEEDORES)

$ 600,000

TESORERÍA Y CAJA

$ 800,000

NÓMINA

$ 500,000

PORTAL WEB CORPORATIVO NO incluye I.V.A. del 16% FORMA DE PAGO. Contado. TIPO DE CONTRATACIÓN. Orden de compra.

$ 2,500,000


NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD El sistema ha sido diseñado para resolver de forma práctica y sencilla la administración de la información contable de la compañía ajustándose al tamaño y requerimientos de la misma. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD garantiza continuidad en la información con un correcto sistema que permite conocer el valor de los bienes, el valor de cada obra en construcción, los aportes en otras entidades o programas de inversión y construcción, el monto de los recaudos y gastos de meses, períodos e incluso años anteriores que no han sido cancelados y que representan una cartera y un respaldo financiero para la empresa; tener información actualizada sobre las obligaciones con el personal como son las prestaciones sociales, sin pasar por alto los resultados del ejercicio con déficit o superávit y cómo debe hacerse para liquidarlos. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD esta diseñado para que toda la información de los sistemas conectados en línea sea automáticamente transferida al sistema contable y a su vez garantiza que la información de ingresos de tesorería sea transferida automáticamente al sistema de presupuesto. En general controla todos los procesos tributarios y contables de la empresa. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite procesar la información mensual, transporta la información que se requiere de otros módulos como: Cuentas por Pagar, Cheques, Cartera, Facturación, Inventarios, Nomina entre otros. Permite trabajar varios meses al tiempo, manejo de presupuestos por cada cuenta y mes. Se trabajan dos años en línea. Consolida varias empresas si se desea hacerlo. Traslada saldos entre cuentas y NIT’s. PERIODOS DE TRABAJO. Debido a la optimización en el manejo de la información NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite trabajar al tiempo varios periodos teniendo la opción de cerrarlos y abrirlos de acuerdo a las necesidades de la entidad. Solo hay que utilizar la verificación contable para que la contabilidad en sea actualizada en el tiempo. PARAMETRIZACIÓN CONTABLE. Desde el módulo NEW BUSINESS® CONTABILIDAD se realiza la definición de conceptos que van a ser utilizados por los procesos generados en el sistema para el correcto funcionamiento de las interfases con TODOS los módulos de NEW BUSINESS® - SOFTWARE. En esta opción se definen las reglas contables que se deben aplicar a las facturas, recibos de caja, notas contables, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras, etc. PLAN GENERAL DE CUENTAS. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD es un sistema que permite adaptar el plan de cuentas al número de niveles que la compañía requiera manejar teniendo siempre como base las normas contables sin dejar a un lado los requerimientos especiales de la compañía. DEFINICIÓN DE CUENTAS BANCARIAS. Se pueden generar n cuentas bancarias dentro de NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. Las cuentas bancarias permiten


identificar la clase (ahorros, corriente), la divisa (moneda), si el consecutivo de egreso es igual o no al número del cheque y la cuenta del plan general de cuentas a la que se relaciona la cuenta bancaria. SALDOS INICIALES. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD esta diseñado para realizar el ingreso de saldos iniciales de cartera, saldos iniciales de caja y bancos, etc. Para los saldos iniciales de contabilidad el sistema acepta dos (2) formas de ingreso. La primera es directamente en el plan general de cuentas en donde una a una se va digitando el valor que trae la cuenta en el balance, si es una cuenta de terceros se debe crear el tercero y en el valor se coloca el saldo total de todos los documentos del tercero. La segunda opción para el ingreso de saldos iniciales de contabilidad es por un comprobante que permite generar más detalladamente la información inicial que va a tener el sistema. DEFINICIÓN COMPROBANTES CONTABLES. En esta opción se configuran todos los comprobantes que va a utilizar el sistema, causaciones por centros de costo, comprobantes fijos o automáticos, comprobantes manuales. DEFINICIÓN DOCUMENTOS CONTABLES. En esta opción se configuran todos los documentos físicos que va a utilizar el sistema para registrar y soportar los asientos-movimientos contables (facturas, recibos de caja, etc.). CENTROS DE COSTO. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite manejar hasta mil (1,000) centros de costo por cada sucursal creada en cada compañía definida en el sistema, el límite es la capacidad del disco duro del equipo servidor que guarda la información. ASIENTOS–MOVIMIENTOS. La entrada de la información al sistema contable puede ser manual o automática, esto ultimo a partir de asientos-movimientos predefinidos incluidos en el sistema o diseñados por el área contable de la compañía. Estos asientos predefinidos simplifican el trabajo y permiten que el registro de asientos-movimientos contables pueda ser utilizado por usuarios con conocimientos básicos de contabilidad. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite diseñar el asiento-movimiento de liquidación de impuestos de cada periodo. CLONACIÓN DE ASIENTOS-MOVIMIENTOS. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite generar asientos-movimientos contables a partir de otros ya realizados, este proceso es denominado clonación de asientos-movimientos contables. ASIENTOS–MOVIMIENTOS AUTOMÁTICOS. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite la generación de asientos-movimientos recurrentes o repetitivos; la distribución automática de saldos de cuentas y centros de costo sobre otras cuentas y otros centros como también la generación automática de los asientos contables de gastos o ingresos que vienen diferidos. COBROS Y PAGOS. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD ha previsto entradas automáticas de vencimientos (desde la entrada de asientos-movimientos) que se completa con una entrada manual de cobros y pagos. A partir de estas entradas se pueden obtener listados de previsiones de pagos, así como el riesgo bancario y el riesgo de clientes.


AMORTIZACIONES. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD dispone de una entrada automática de amortizaciones (desde la entrada de asientos-movimientos) y de una entrada manual independiente. A partir de estas entradas se pueden controlar inversiones pendientes de amortizar y de las amortizaciones de cada ejercicio, las que se pueden contabilizar en forma automática. EXTRACTOS. A partir de la información digitada en NEW BUSINESS® CONTABILIDAD se pueden generar extractos de las cuentas y sub-cuentas con los movimientos de las mismas. Desde esta operación se pueden conciliar las subcuentas de los bancos con los extractos en envían las entidades bancarias. FLUJO DE CAJA. Permite tener de forma dinámica e inmediata el dinero disponible, cuánto debe recaudar, cuánto debe pagar y cuanto puede invertir. COBROS Y PAGOS. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD ha previsto entradas automáticas de vencimientos (desde la entrada de asientos-movimientos) que se completa con una entrada manual de cobros y pagos. A partir de estas entradas se pueden obtener listados de previsiones de pagos, así como el riesgo bancario y del riesgo de clientes. BALANCES. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite realizar balances de prueba, balances de comprobación por periodos, por centros de costo, por sucursales a cualquier nivel. Se cuenta con una amplia gama de balances de análisis interno, se aprovecha de forma muy versátil el generador de reportes que permite la posibilidad de establecer comparativos entre rangos de periodos combinando una poderosa gestión de centros de operación/costos/sucursales, regionales, cuentas y terceros, por empresa o consolidados. CONCILIACIÓN BANCARIA. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite auditar los saldos y los movimientos de los bancos para posteriormente cruzarlos con el movimiento contable de cada mes conciliado y con los registros pendientes resultantes del mes anterior. Después de ser depuradas las diferencias se graban e imprimen como soporte del proceso de conciliación. Al confirmar la conciliación de un banco en un mes, este queda bloqueado para hacer transacciones contra esa cuenta. De igual forma se pueden generar notas bancarias con base en los resultados del proceso que a su vez se contabilizan de forma automática. CONCILIACIÓN BANCARIA MANUAL. Por esta opción se debe ingresar, uno a uno, los valores entregados por el banco en el extracto físico. CONCILIACIÓN BANCARIA AUTOMÁTICA. Esta conciliación se realiza con la información que envía el banco en medio magnético. Esta opción compara en forma automática los movimientos bancarios con los movimientos generados en NEW BUSINESS®. Antes de iniciar el proceso de conciliación bancaria automática se debe realizar banco a banco la configuración de la estructura de(los) archivo(s) que envía el banco reemplazando el extracto físico. RENTABILIDAD/ANALISIS. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD esta diseñado para permitir obtener la rentabilidad por departamentos y la rentabilidad global. En cualquier momento se puede disponer de un balance de estado y de una serie de


análisis tales como comparación entre ejercicios, análisis de rentabilidad, análisis patrimonial, ratios financieros, origen y aplicación de fondos, etc. DEFINICION PORCENTAJES AJUSTES POR INFLACIÓN. En esta opción se definen los porcentajes de ajustes dados para cada periodo. AJUSTES POR INFLACIÓN. En esta opción se calculan los ajustes por inflación tomando como base la información definida con la opción definición porcentajes ajustes por inflación. Este proceso genera un comprobante contable automático que ha sido definido inicialmente y que puede ser consultado por la opción asientosmovimientos contables. GENERACIÓN DE CERTIFICADOS. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite generar certificados de retención, I.V.A., I.C.A., etc. LIBROS OFICIALES. De igual forma se pueden diseñar los libros oficiales o los documentos de registro, dependiendo del régimen fiscal en que se encuentre la compañía. VALIDACIÓN. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD cuenta con herramientas que permiten detectar errores como descuadres en asientos. RECEPCION DE DATOS. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite ser alimentado de forma automática con asientos-movimientos de otras entidades que utilicen NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD o sistemas de otros fabricantes. CIERRE DE EJERCICIO. NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD realiza los asientos de apertura y cierre del ejercicio de forma totalmente automática. Los periodos a cerrar pueden ser mensuales que no permiten realizar movimientos con fechas del mes cerrado y cierre anual el cual genera el comprobante de cancelación de cuentas de resultado. Estos procesos de cierre pueden ser revertidos. COPIAS DE RESPALDO – BACKUPS. Al cierre de cada periodo o en el momento que se requiera NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD permite realizar una copia de respaldo de los datos digitados y calculados para que en casos de emergencia se pueda restaurar información o para recuperarla y así el porcentaje de perdida se reduzca y se mantenga la confiabilidad e integridad de los procesos y de la información. ALGUNAS OPCIONES DE NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD Definir la codificación de las cuentas del PLAN CONTABLE. Crear, consultar y/o modificar el plan contable. Consultar el saldo o asientos-movimientos de una cuenta del plan de cuentas. Clases de comprobantes contables variables. Clases de documentos contables variables. Digitación única y actualización en línea. Centros de costo. Ajustes por inflación. Calcular la utilidad (cierre contable). Preparar contabilidad año siguiente. Revisión automática de asientos-movimientos contables.


Certificados de retención en la fuente. Distribución de costos. Ajustes por inflación Informes generales, detallados y auxiliares de contabilidad. ALGUNOS REPORTES DE NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD Balance General Clasificado. Se puede imprimir con ajustes y sin ajustes por inflación. Balance de Prueba del mes y de todo el año. Estados de Utilidades y Pérdidas. Se puede imprimir con ajustes y sin ajustes por inflación. Balances Comparativos. Presupuestos del Año por cada cuenta y centro de costo. LIBROS OFICIALES Numerador de libros oficiales. Libro de Inventarios y Balances. Libro Diario General. Libro Mayor. Libro Mayor y Balances. Libros Auxiliares. Se imprime general, por cuentas, por terceros y centro de costo. Libro auxiliar de asientos sin actualizar. PARTE FISCAL Informe de Retención en la Fuente. Certificados de Retención en la Fuente a Proveedores y Acreedores. Certificados de Ingresos y Retenciones OTROS INFORMES Comparativos con el Mes Anterior. Auxiliar de Una Cuenta del Mes o del Año. Auxiliar de un NIT del Mes o del Año. En este módulo se contempla el ajuste por inflación. Tiene el asiento Automático del cierre, Cancelación de las Cuentas de Resultado, copia de seguridad del mes, control de grabación de documentos por usuario, maneja Centro de Costos y Códigos Tributarios.


NEW BUSINESS® - ALMACÉN E INVENTARIOS Dentro del modulo NEW BUSINESS® - ALMACÉN E INVENTARIO se encuentra el manejo de requisiciones, entradas, devoluciones, salidas y reintegros del inventario, manejo de mercancía en consignación, consumos internos, transferencia de inventarios, mercancía en tránsito, ajustes al inventario. Permite el control de n centros de costo y almacenes. Permite que la información sea capturada en dispositivos móviles, definición, impresión y captura de información de elementos utilizando código de barras. Maneja cuatro listas de precios, manejo de n proveedores por cada artículo, ordenes de compras por proveedor, márgenes de utilidad por línea, departamento, proveedor. CONFIGURACIÓN. Dentro de la base de datos de inventarios se pueden definir parámetros de control y configuración como precios de compra, precios de venta, precios de reposición, marca, referencia, unidad de medida, si es importado o nacional, mínimos, máximos, puntos de re orden, tiempos de reposición, ubicación de cada elemento por bodega, estante, bandeja. El módulo maneja para identificación de cada uno de los productos dos códigos, uno interno y el código de Barras (E.A.N.) INFORMACIÓN BÁSICA. Código del producto/elemento Manejo n precios venta Manejo n precios reposición Manejo n descuentos por producto/elemento por cliente Nombre del producto/elemento I.V.A. por producto/elemento ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION. Línea Sub Línea Grupo Unidad Medida MOVIMIENTOS DE ALMACÉN. Con este modulo se actualiza automáticamente la información de existencias de elementos de inventario, al manejar de forma ordenada esta herramienta se puede obtener un mayor control de pedidos, conocer los elementos de mayor rotación, elementos en existencia por edades, control de stock, control de mínimas existencias, alarmas de baja existencia, alarma para solicitud de compra. Entradas por Compra: Afecta los inventarios, Cuentas por Pagar, Contabilidad. Entrada por Ajustes. Entrada por Devolución de los clientes. Entrada por transferencia de mercancía de otros almacenes. Entrada por préstamo de mercancía. Salidas por Ventas. Salidas por Devoluciones. Salidas por ajustes. Salidas por transferencia de mercancía a otros almacenes. Salidas para gastos o consumos internos.


Salidas por venta a empleados, Salidas por préstamo de mercancía, Además de estas transacciones se pueden adicionar mas tipos según la necesidad de la empresa. Informe Detallado o Consolidado del Costo y utilidad en las Ventas. Órdenes de compra Pendientes por proveedor. Variación de Precios de Venta. Validación de precio de Venta. Auditoria por Entrada de Compras. Comparativos Márgenes de Utilidad. Compras por Departamento. Lista de precios. Parte fiscal o de impuestos de las entradas por compra. Para un correcto y rápido manejo de los elementos de inventario se puede adoptar el uso del código de barras. INTERFASES CONTABLES. Requiere NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD COPIAS DE RESPALDO – BACKUPS. Al cierre de cada periodo o en el momento que se requiera NEW BUSINESS® - ALMACEN E INVENTARIOS permite realizar una copia de respaldo de los datos digitados y calculados para que en casos de emergencia se pueda restaurar información o para recuperarla y así el porcentaje de perdida se reduzca y se mantenga la confiabilidad e integridad de los procesos y de la información. ALGUNAS OPCIONES DE NEW BUSINESS® - ALMACÉN E INVENTARIOS Manejo de n almacenes o bodegas. Tipos de comprobantes de almacén. Movimiento de inventario entre bodegas. Generación y valoración de kárdex. Módulo para realizar inventario físico sin detener el movimiento normal de elementos. Actualización de ítems de inventario. Manejo de identificación del elemento con código contable. Actualización de precios. Inventario por código, alfabético, marca, referencia, unidad de medida. Inventario valorizado a fin de mes. Tarjetas de kárdex. Resumen de movimiento por tipo de comprobante. Relación proveedores materiales. Sistema de consulta en línea de existencias. Manejo de kárdex por sistema promedio o el sistema que la entidad crea conveniente. Comparativos de Precios con la Competencia. Actualiza Precios de Ventas. Márgenes Comparativos de Precios, etc. Chequeo de precios con otros almacenes y/o empresas para hacer un estudio de mercadeo. Actualiza lista de precios de proveedores


ALGUNOS REPORTES DE NEW BUSINESS® - ALMACÉN E INVENTARIOS General de inventario. Para conteos. Precios. Diferencias en conteos. Movimientos de elementos de almacén. Relación de elementos por comprar. Manejo de valores de compra y salida. Información de las últimas n compras. Información de las últimas n cotizaciones realizadas para cada elemento. Informes generales, detallados y auxiliares de almacén e inventarios. Saldo Diario de Inventarios Kárdex de Inventario Resumen de Movimiento por Artículo Toma Física del Inventario Inventario Físico Definitivo Relación de Entradas de un día Transacciones Actualizadas Productos con Saldos Negativos Listado de transacciones anuladas en el mes Listado de auditoría por tipo de transacción para poder que documentos faltan por grabar en el mes.


NEW BUSINESS® - CXC Y VENTAS Este modulo trabaja en línea con los módulos de TESORERÍA Y CAJA, VENTAS y CONTABILIDAD. NEW BUSINESS® - CXC Y VENTAS centraliza el manejo de los deudores discriminando tercero, tercero y cuota, con sus respectivos datos básicos y fecha de vencimiento. Dentro de este modulo se incluye una opción para la facturación de servicios. CUENTAS POR COBRAR – CXC. Permite causar y cancelar de forma rápida y sencilla las cuentas de clientes cuando no se tiene NEW BUSINESS® – COMPRAS y NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA; mediante opciones independientes se registran las facturas de los clientes, notas crédito, recaudos y anticipos recibidos. De igual forma se registran las notas a clientes ya sea por cheques devueltos, por reclasificación de cuentas, por ajuste de saldos y en general por los conceptos que requieren la generación de un documento de esta clase. NEW BUSINESS® CONTABILIDAD permite configurar de forma sencilla los eventos contables que se generan automáticamente y de manera lineal cuando esos conceptos se presentan. VENTA DE PRODUCTOS/SERVICIOS. Dentro de este módulo se puede definir la clase de producto/servicio a vender, pueden ser productos inventariables o no, servicios, etc. Este modulo funciona como complemento de NEW BUSINESS® CONTABILIDAD ya que utilizando una muy sencilla codificación y parametrización de los productos/servicios, el modulo elabora y causa las facturas y notas crédito a clientes calculando de forma automática los impuestos descontables y las retenciones por ventas. Permite también: capturar cotizaciones, generar ordenes de venta o pedidos en forma directa o con base en las cotizaciones; las ordenes de venta permiten ser aprobadas o rechazadas antes de ser generada la factura por venta equivalente; las facturas pueden ser generadas en bloque utilizando el modulo de ordenes recurrentes. FACTURACIÓN. NEW BUSINESS® - CXC Y VENTAS genera la factura por la venta de productos/servicios permitiendo que el usuario seleccione en una interfase amigable el tipo de producto/servicio para que el sistema le solicite la información necesaria para realizar la factura del producto/servicio en venta. Dentro de la facturación se pueden configurar productos/servicios en promoción. REMISIONES. En esta opción se puede realizar remisión de productos de acuerdo a un contrato de venta, remisiones facturables, remisiones NO facturables, etc. Al finalizar el proceso de remisiones y definida la necesidad de facturar el sistema permite seleccionar las remisiones por cliente, que se van a incluir en la factura. CORTES DE FACTURACIÓN. NEW BUSINESS® - SOFTWARE permite fijar fechas límites para la generación de facturación. CARTERA. Permite revisar el movimiento de las facturas, el saldo de un cliente y la edad en rangos de días definidos por la compañía al momento de generar los reportes. INTERFASES CONTABLES. Requiere NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. Al realizar la venta del tiquete el sistema afecta directamente la contabilidad generando los


comprobantes configurados y codificados en la parametrización generada en NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. COPIAS DE RESPALDO – BACKUPS. Al cierre de cada periodo o en el momento que se requiera NEW BUSINESS® - CXC Y VENTAS permite realizar una copia de respaldo de los datos digitados y calculados para que en casos de emergencia se pueda restaurar información o para recuperarla y así el porcentaje de perdida se reduzca y se mantenga la confiabilidad e integridad de los procesos y de la información. ALGUNAS OPCIONES DE NEW BUSINESS® - CXC Y VENTAS Cuentas por Cobrar a clientes. Bloqueo manual y automático de clientes. Estadísticas por cliente. Estados de Cuenta a la Fecha. Generación de notas débito y crédito. Recibos de caja de clientes de cartera como de otros ingresos por parte de terceros. Control de cheques posfechados por cliente. Manejo de anticipos de clientes. Estado de caja en la elaboración de recibos de caja. Ventas por cada caja registradora. Programación de teclas para formas de pago y productos. Facturación de productos y servicios. Facturas suspendidas o congeladas por caja. Retiros parciales de dinero por cada caja y pagos a proveedores. Cotizaciones para después volverlas facturas. Actualiza los Inventarios. Calcula Costo de Ventas. Margen de Utilidad por Factura, Proveedor, cliente y vendedor. Informes Diarios y mensuales de Ventas por Producto, Línea. Genera asiento diario o mensual de ventas. Generación de remisiones para después volverlas facturas. Devolución de mercancía clientes. Programación de ofertas o promociones por fechas, horas, días de la semana, etc. ALGUNOS REPORTES DE NEW BUSINESS® - CXC Y VENTAS Resumen movimiento del mes por NIT, Nombre ó Código. Análisis de vencimiento. Movimiento por cliente. Estado de cuenta por cliente. Transacciones actualizadas. Movimiento por factura. Cartera por vendedor. Listado de transacciones anuladas del mes. Emisión de recibos de caja. Listado de cheques posfechados no consignados. Listado de cheques devueltos. Listado de anticipos pendientes por cliente. Estado de caja diario de ingresos. Cruce de saldos entre cartera y contabilidad. Estado de caja diario por cajero y consolidado


Informe de facturación del día Ventas por vendedor y la utilidad que genera cada uno. Ventas por cliente y la utilidad que genera cada cliente. Estadísticas de ventas por producto. Informe diario de ventas parte fiscal, para el DIAN.


NEW BUSINESS® - CXP Y COMPRAS Este modulo trabaja en línea con los módulos de TESORERÍA Y CAJA, VENTAS y CONTABILIDAD. NEW BUSINESS® - CXP Y COMPRAS centraliza el manejo de los proveedores discriminando tercero, tercero y cuota, con sus respectivos datos básicos y fecha de vencimiento. Dentro de este modulo se incluye una opción para la facturación de servicios. CUENTAS POR PAGAR – CXP. Permite causar y cancelar de forma rápida y sencilla las cuentas de proveedores cuando no se tiene NEW BUSINESS® – COMPRAS y NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA; mediante opciones independientes se registran las facturas de los proveedores, notas debito y anticipos entregados. De igual forma se registran las notas a proveedores ya sea por cheques devueltos, por reclasificación de cuentas, por ajuste de saldos y en general por los conceptos que requieren la generación de un documento de esta clase. NEW BUSINESS® CONTABILIDAD permite configurar de forma sencilla los eventos contables que se generan automáticamente y de manera lineal cuando esos conceptos se presentan. COMPRA DE PRODUCTOS/SERVICIOS. Dentro de este modulo se puede definir la clase de producto/servicio a vender, pueden ser productos inventariables o no, servicios, etc. Este modulo funciona como complemento de NEW BUSINESS® CONTABILIDAD ya que utilizando una muy sencilla codificación y parametrización de los productos/servicios, el modulo elabora y causa las facturas y notas debito a proveedores calculando de forma automática los impuestos descontables y las retenciones por compras. Permite también: capturar cotizaciones, generar ordenes de compra o pedidos en forma directa o con base en las cotizaciones; las ordenes de compra permiten ser aprobadas o rechazadas antes de ser generada la orden de compra equivalente; las ordenes de compra pueden ser generadas en bloque utilizando el modulo de ordenes recurrentes. REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES. Permite ingresar una a una las facturas generadas por el proveedor haciendo el ingreso de cada producto/servicio, con sus respectivos valores, descuentos, impuestos, etc. PAGO DE FACTURAS DE PROVEEDORES. El pago de facturas se puede realizar por este modulo con la facilidad de poder cruzar valores que el proveedor pueda estar debiéndole a la compañía. Al realizar el pago por el modulo NEW BUSINESS® - CXP Y COMPRAS se realiza la respectiva generación del cheque y la contabilización del comprobante de egreso. INTERFASES CONTABLES. Requiere NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. Al realizar la venta del tiquete el sistema afecta directamente la contabilidad generando los comprobantes configurados y codificados en la parametrización generada en NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. COPIAS DE RESPALDO – BACKUPS. Al cierre de cada periodo o en el momento que se requiera NEW BUSINESS® - TRANSPORTE DE PASAJEROS permite realizar una copia de respaldo de los datos digitados y calculados para que en casos de emergencia se pueda restaurar información o para recuperarla y así el porcentaje de perdida se reduzca y se mantenga la confiabilidad e integridad de los procesos y de la información.


ALGUNAS OPCIONES DE NEW BUSINESS® - CXP Y COMPRAS Cuentas por pagar a proveedores y acreedores varios. Estadísticas por proveedor. Estados de Cuenta a la Fecha. Programación de Pagos. Generación de notas débito y crédito. Generación de los certificados de retención a proveedores y acreedores de la compañía. ALGUNOS REPORTES DE NEW BUSINESS® - CXP Y COMPRAS Resumen Movimiento del mes, por NIT, Nombre ó Código. Análisis de Vencimiento. Movimiento por acreedor. Estado de Cuenta Acreedor. Transacciones actualizadas. Movimiento por Factura. Listado mensual de transacciones anuladas. Cruce de saldos entre cuentas por pagar y contabilidad.


NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA Se tendrá en cuenta la agilidad en la atención al público, la liquidación oportuna de las obligaciones y el oportuno recaudo por parte de la tesorería, pudiendo establecer cajas rápidas de recaudo en las cuales por el sistema en línea puede expedir recibos, simultáneamente afectado en la operación tanto la contabilidad, cuentas por cobrar y cuentas por pagar de la compañía. En este sistema se tiene información instantánea tanto de los recaudos, como de los saldos de los fondos que posee la compañía en cada entidad bancaria, agilizando el manejo y pago de obligaciones contraídas por la compañía. NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA incluye el manejo de bancos (cuentas corrientes, cuentas de ahorros, tarjetas de crédito), plan de pagos, caja general, obligaciones bancarias y comerciales. NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA maneja el área de caja, a nivel logístico, como un punto de venta (computador, registradora, lectora de código de barras, etc.). En este modulo se concentra todo el manejo de ingresos y egresos de dinero facilitando los cuadres permanentes de caja y bancos. RECAUDOS. NEW BUSINESS® - TESORERÍA – CAJA permite manejar cualquier tipo de medio de recaudo diferente al efectivo que son aceptados en la caja y hacen parte de los saldos siendo indispensables para realizar arqueos de caja en cualquier momento. Los recaudos no requieren realizar ningún tipo de digitación de códigos contables, simplemente se selecciona el(los) medio(s) de recaudo (efectivo, cheque, tarjeta, etc.), el valor, la caja o banco a donde ingresa el dinero y los documentos a afectar. Existen documentos para realizar transferencias entre cajas y notas que permiten mover las cajas contablemente pero sin requerir un conocimiento profundo de contabilidad sino los conceptos propios de un(a) cajero(a). PROGRAMACIÓN DE PAGOS. NEW BUSINESS® - TESORERÍA – CAJA permite realizar cronogramas de pagos a proveedores y acreedores analizando los estados de las cuentas por pagar, seleccionando el medio de pago (efectivo, cheque, transferencia) y, en algunos casos, autorizando pagos a nombre de personas diferentes al proveedor o acreedor pero afectando la CXP del proveedor o acreedor. Al terminar la verificación y depuración del cronograma o plan de pagos se pueden generar los comprobantes de pago y cheques, transferencias de forma directa o adicionar una orden de pago si la compañía lo requiere. Las órdenes de pago se pueden configurar para que requieran previa aprobación para poder ser utilizadas posteriormente como documento soporte del pago. GENERACIÓN DE CHEQUES Y COMPROBANTES DE EGRESO. NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA permite realizar la impresión de cheques en formas continuas que incluyan el egreso o realizar la impresión del cheque y la impresión del comprobante de egreso que realiza la contabilización automática del mismo afectando la contabilidad y saldos de bancos en línea. GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA. NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA realiza la generación de recibos de caja por cualquier concepto de ingreso, de igual forma permite que dentro de un mismo recibo de caja se realice el pago total de una o varias facturas. Si dentro de las políticas de la compañía se aceptan los depósitos sobre


ventas, NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA permite generar el respectivo comprobante de ingreso por este concepto. CIERRE DE TESORERÍA. Con esta opción de NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA se pueden realizar tanto el cierre de tesorería como el cierre de bancos. Al realizar este proceso el sistema bloquea la generación movimientos con fecha anterior a la fecha del cierre. INTERFASES CONTABLES. Requiere NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. Al realizar la venta del tiquete el sistema afecta directamente la contabilidad generando los comprobantes configurados y codificados en la parametrización generada en NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. COPIAS DE RESPALDO – BACKUPS. Al cierre de cada periodo o en el momento que se requiera NEW BUSINESS® - TRANSPORTE DE PASAJEROS permite realizar una copia de respaldo de los datos digitados y calculados para que en casos de emergencia se pueda restaurar información o para recuperarla y así el porcentaje de perdida se reduzca y se mantenga la confiabilidad e integridad de los procesos y de la información. ALGUNAS OPCIONES DE NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA Tipos de ingreso y gasto. Control por dependencias o centros de costo. Registrar cada compra con descuentos, impuestos, retenciones, fletes, etc. Impresión de cheques. Se giran cheques al día y Posfechados Actualización automática del libro de bancos Emite Comprobantes de Egreso Control de Banco y por Chequera Configuración de varios Cheques Control de cheques posfechados Transporta Información al Módulo de Contabilidad Transporta información al modulo de tesorería (libro de bancos) Saldo Diario de Bancos y/o Conciliación bancaria (Registro de consignaciones, cheques girados, notas débito, notas crédito, intereses por sobregiro, etc) Notas bancarias, notas débito, notas crédito. Conciliaciones bancarias. Cheques pagados, consignaciones en tránsito ALGUNOS REPORTES DE NEW BUSINESS® - TESORERÍA Y CAJA Programación de pagos: Vencimientos de facturas ó por Descuentos por pronto pago. Cheques listos para emitir. Libro de bancos. Cheques pendientes de entrega. Cheques entregados. Cheques posfechados. Cheques anulados. Movimiento por chequera.


Giros por concepto de pago. Ejemplo cuanto se giro por nomina, proveedores, servicios pĂşblicos, etc.


NEW BUSINESS® - NÓMINA INFORMACIÓN BASICA. Dentro de la información básica del empleado se incluye: Fotografía, Firma, Huella e Iris. Se usará como código único de identificación del empleado el documento de identidad, el registro del empleado se activará y desactivará tantas veces como la persona ingrese a la nómina o se retire, llevando su historial. Control de fechas: fecha de ingreso, fecha de nacimiento, fecha de salida a vacaciones, fecha de regreso de vacaciones, fecha próximas vacaciones. CONTRATOS Y PROPUESTAS. NEW BUSINESS® - NÓMINA confecciona los contratos del trabajador de acuerdo a la modalidad de contratación seleccionada, los memorandos de terminación y prorroga de los mismos. Los modelos de contrato se entregan con el sistema pero pueden ser adaptados a las necesidades de la compañía. En ésta opción se pueden elaborar también, de forma rápida y práctica: propuestas de trabajo, cartas laborales y cualquier documento relacionado con la administración de personal. ARCHIVO ELECTRÓNICO. Con la información ya recopilada, NEW BUSINESS® NÓMINA permite incorporar documentación adicional digitalizada para complementar el histórico laboral del individuo (credenciales, tarjetas profesionales, documentos oficiales, etc.). BUZÓN DE SUGERENCIAS. Sistema electrónico de retroalimentación utilizable por el personal, clientes, proveedores y visitantes. SALARIOS. La información de salarios se realiza a nivel de convenio definiendo los conceptos salariales, horas extras, vacaciones y el manejo de las incapacidades por enfermedad y accidentes de trabajo. A cada concepto se le asigna valor unitario teniendo en cuenta cada uno de los niveles retributivos del convenio. El cálculo de los salarios se realiza, una vez seleccionado el periodo deseado (quincena, mes, extras, pendientes), digitando las novedades (retribuciones variables, incapacidades) del periodo a liquidar. Se incluyen dentro del sistema las siguientes novedades de absentismo: vacaciones, permisos retribuidos, permisos sin retribución, huelga o sanción, enfermedad, maternidad, accidente de trabajo. Al digitar cualquier novedad o rectificación el sistema recalcula el salario del trabajador proporcionando, en todo momento, el valor a pagar. Permite tener una base de datos histórica de los periodos anteriores. VOLANTES DE PAGO. NEW BUSINESS® - NÓMINA permite generar los volantes de pago a un trabajador, a un grupo, a una categoría o para toda la empresa, el número de copias no tiene límite. Igualmente si la forma de pago es en cheque se pueden imprimir los cheques con el comprobante de egreso y volante de pago en formas continuas actualizando de forma inmediata NEW BUSINESS® CONTABILIDAD. Si la forma de pago es por transferencia mediante archivo plano el sistema admite la configuración y definición de esta forma de pago para entregar o enviar a cada entidad bancaria. Si los empleados tienen acceso a una cuenta de correo electrónico, e-mail, el sistema genera los correos y los envía a la dirección electrónica registrada en los datos del empleado.


PROGRAMACIÓN DE VACACIONES. NEW BUSINESS® - NÓMINA realiza la programación de vacaciones, control automático de días pendientes de vacación, en función de políticas parametrizadas por la compañía. Rectificación de vacaciones, si un empleado regresa antes o después del periodo estipulado. Anulación de vacaciones, si el empleado al momento de salir de vacaciones no se va y pospone sus vacaciones. La definición de ausentismos que afectan directamente las vacaciones. VIATICOS Y ANTICIPOS. Se pueden ingresar viáticos por cualquier motivo. Detalle de tipos de viáticos por niveles, zonas geográficas, conceptos de viáticos y tabla de rutas predefinidas. Ingreso de anticipos variables. Primas y coberturas corporativas. Liquidación de viáticos. SUBSIDIOS. NEW BUSINESS® - NÓMINA permite definir cualquier tipo de subsidio como familiar, antigüedad, matrícula, guardería, por títulos académicos, etc. La política (fórmula) de cómo se calcula el subsidio. Definición de subsidios por grupo de empleados, tipo de contrato, antigüedad, etc. DOTACIÓN. Registro de prendas de dotación, bodegas de almacenamiento, proveedores, motivos de entrega y compra. Stock por prenda. Ropa de trabajo por puesto. Automáticamente en función del stock y de las prendas que se requieren para cada empleado, avisa qué prendas, en qué cantidad y qué tallas se deben comprar. Registro de prendas por empleado, con su costo asociado. CÁLCULO DE PRE-NÓMINA. Inasistencias, Horas extras dobles, Horas extras triples, Retardos en horas, Retardos en minutos. CÁLCULO DE NÓMINA. Si las fórmulas de cálculo lo requieren, se puede actualizar información histórica para de este modo llevar un control del 100% de información de los mismos para liquidaciones, cesantías e información general. Las formulas de liquidación de nómina se entregan ajustadas a los parámetros exigidos por la ley y a los requerimientos manejados de forma individual por la compañía. NEW BUSINESS® NÓMINA cuenta con un sistema para formular que permite a la compañía, aun después haber terminado la implementación del sistema, pueda modificar y/o verificar las fórmulas de cálculo de nomina. LIQUIDACIÓN. Cálculo de liquidaciones de forma instantánea. PRÉSTAMOS A EMPLEADOS. Se pueden definir los tipos de préstamos: consumo, emergencia, hipotecario, especial, etc. Se permiten préstamos con o sin interés, con tabla de amortización, interés simple o con seguro sobre saldos. Permite definir las políticas bajo las cuales se otorgan préstamos. Aprobación y modificación de solicitudes de préstamos. Realiza abonos extra ordinarios a los préstamos. Permite renovar y consolidar préstamos o reestructurarlos. El sistema genera de manera automática la tabla de amortización, las alícuotas y tiene interfase directa con NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD, dónde el usuario configura sobre qué procesos de nómina se van a descontar las cuotas. Al generar el cálculo de nómina se actualiza el saldo respectivo del(los) crédito(s). ESTADÍSTICAS. NEW BUSINESS® - NÓMINA incluye dentro de los reportes prediseñados una cantidad importante de informes estadísticos que se pueden


generar por rango de periodos, por Ej. absentismo, devengos por trabajador, grupo, categoría o por toda la planta de personal. BIOMETRÍA E INTERFASE MECÁNICA. Interfases con terminales de acceso (relojes, lectores de tarjetas banda magnética, código de barras, lector huella, lector iris). INTERFASES CONTABLES. Requiere NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. Al realizar la venta del tiquete el sistema afecta directamente la contabilidad generando los comprobantes configurados y codificados en la parametrización generada en NEW BUSINESS® - CONTABILIDAD. COPIAS DE RESPALDO – BACKUPS. Al cierre de cada periodo o en el momento que se requiera NEW BUSINESS® - TRANSPORTE DE PASAJEROS permite realizar una copia de respaldo de los datos digitados y calculados para que en casos de emergencia se pueda restaurar información o para recuperarla y así el porcentaje de perdida se reduzca y se mantenga la confiabilidad e integridad de los procesos y de la información. ALGUNAS OPCIONES DE NEW BUSINESS® - NÓMINA Archivo Maestro Personal. Archivo Maestro Conceptos Nómina. Archivo Maestro Cargos. Archivo Maestro Categorías. Archivo Maestro Tipos. Archivo Maestro Centros Costo. Dotación. Programación Turnos. Horas Extras. Históricos. Actualización Novedades. Generador / Validador Medios Magnéticos Salud. Generador / Validador Medios Magnéticos Pensión. Pago Nómina Cuentas. Información de hoja de vida. Liquidación de Nómina Contratos a término fijo e indefinidos Cálculo del Seguro Social, Ley 100/93 Cálculo de Prestaciones Sociales Provisión de Aportes Archivo Histórico Por Empleados (Mínimo 5 años) Comprobantes de Pago de Nómina por Empleado Liquidación de Contrato Liquidación de Vacaciones Liquidación semestral de Prima de servicios Retiros parciales de Cesantías Liquidación anual de cesantías Certificados laborales. Informes generales, detallados, estadísticas y auxiliares de nómina. Interfase NÓMINA – CONTABILIDAD (Requiere NEW BUSINESS® CONTABILIDAD).

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ALGUNOS REPORTES DE NEW BUSINESS® - NÓMINA Planta de personal. Personal por edad y antigüedad. Planta de personal por tipo de empleado. Personal Por Cargos Dotación. Contratos por clase. Remuneración / Descuentos. Nómina para pagos. Tiempos de trabajo. Relación de Nomina por Banco Acumulados por Empleado Acumulados por Concepto Aportes Fondo de Pensiones Aportes al Seguro Social Aportes EPS Certificados de Ingresos y Retenciones Salario promedio por cargo y empleado Comprobante mensual de nomina para contabilidad Horas extras. General de personal por centro de costo. General de personal por cargos. Provisiones legales y leyes sociales. Conceptos liquidados. General de personal, cargo y asignación mensual. Pagos por tipo de moneda. Hojas de vida. Tiempos de trabajo. Nómina para pagos. Programación de turnos. Chequeo de sueldos. Conceptos de liquidación de nómina.


NEW BUSINESS® - PORTAL WEB CORPORATIVO Internet es una poderosa herramienta de branding. La mayoría de los internautas cambian su opinión sobre una determinada marca tras consultar información online. Internet es una vitrina mundial. La posibilidad de ver la publicidad de la entidad desde cualquier punto del mundo, tener la oportunidad de mostrar con textos e imágenes los productos y/o servicios que oferta la entidad. Debido a que los hábitos de consumo de medios de comunicación han cambiado a partir de la aparición de Internet la audiencia está fijando su atención hacia Internet. Anteriormente las personas dedicaban mayor tiempo a ver televisión, leer el periódico o las revistas. En el momento en que surge Internet como medio de comunicación, el usuario empieza a voltear hacia ese medio que ofrece todo tipo de información, incluso la mayor parte de las veces de manera gratuita. Si alguna vez un publicista hubiera deseado el medio ideal, sin duda podría haber pensado en un medio que le permitiera saber en realidad dónde está su público, qué parte de su mensaje publicitario resulta más atractivo, la posibilidad de obtener una respuesta a sus promociones o, aún mejor, poder entablar una comunicación completa con cada uno de los individuos a los cuales llegarían sus mensajes. Esto es lo que actualmente ofrece Internet al anunciante. Siendo Internet el único medio en el cual el usuario concentra toda su atención. Debido a que es un medio que no tiene un control remoto que permite cambiar de un canal a otro y no requiere adaptar un mensaje a 30 segundos de duración o a una cuartilla de información. Internet es un medio que permite interactuar con el público, ya que puede hacer pruebas de productos respecto al color, tamaño e incluso termina con ese complicado ciclo de atención, interés, deseo y compra. Un medio que nos permite vender y ofrecer a nuestro cliente la posibilidad de comunicarse con nosotros para atenderle. PÁGINA DE CARGA. También definida como Loading o Página de Bienvenida. PÁGINA INICIAL. Es el HOME del sitio Web con enlaces (links) a: Quienes Somos (Misión, Visión, Historia y Objetivos) Oficinas (Teléfonos, Direcciones, MicroSitios, E-Mail) Noticias de interés Ingreso a eData (Base de Datos Corportativa) Contáctenos (Línea Rápida) ESQUEMA DE NAVEGACIÓN. El home y las páginas interiores contarán con un esquema de navegación similar en donde se encontrarán tres secciones fundamentales: Menú: En esta área se encontrarán reunidos todos los títulos de las páginas interiores y sus sub-páginas, su desempeño será animado y su objetivo el de navegar a través de la página y acceder a la información contenida.


Banner: Animación del logo o imagen alusiva a la compañía, es la identidad de la marca y debe estar presente en todas las páginas Cuerpo de Texto: Espacio dedicado a la información de cada sección. MATERIAL AUDIVISUAL. Se desarrollará la producción fotográfica, sonora y de video que se requiera. NEW BUSINESS® - WEB. La información de la entidad a nivel externo debe estar siempre en posibilidad de ser consultada por cualquier persona o entidad interesada en hacer uso de los servicios de la entidad. Esto NO quiere decir que información de carácter clasificado quedará a disposición pública, al contrario, la información disponible en Internet será cuidadosamente elegida. Consulta de información. Utilidades a nivel financiero. Nivel de servicio. Capacidad de atención. Servicios que presta la entidad. Recibir y enviar correspondencia (E-Mail). Asistencia vía Internet. PROCEDIMIENTO. Levantamiento requerimientos y necesidades. Diseño estructura Base de Datos Diseño Aplicación. Implementación y pruebas. Correcciones Implementación en producción.

de

información,

análisis,

listado

de


PORTAFOLIO NEW BUSINESS® SECTOR SALUD R.I.P.S. Y FACTURACIÓN SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRACIÓN I.P.S. SECTOR SERVICIOS PÚBLICOS SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS (Acueducto, alcantarillado y aseo) SECTOR ADMINISTRATIVO CONTABILIDAD TESORERÍA – CAJA ALMACÉN E INVENTARIOS NÓMINA RECEPCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. SECTOR OFICIAL IMPUESTOS MUNICIPALES CREDITOS FONDO DE VIVIENDA, COOPERATIVAS PRESUPUESTO SECRETARIAS DE TRÁNSITO SECTOR COMERCIAL FACTURACIÓN VENTAS P.O.S. SECTOR EDUCATIVO INSTITUCIONES EDUCATIVAS CARNETIZACIÓN OTROS SERVICIOS Venta y legalización de software comercial. Venta y actualización de computadoras. Suministros para sistemas (papelería, cintas, tinta, etc). Suministro de accesorios para redes. Venta, instalación, configuración de redes de comunicaciones.

Prueba  

Prueba Generación

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