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AJHVWmRdeH[FHOrQFLD FRQWHPSOD a JHVWmR SRUSURFHVVRV 0$5&(/23(75(//,- DIRETOR DE PROJETOS ADM GESTĂƒO DE EMPRESAS R LPSOHPHQWDU PDQWHU H GH VHQYROYHU R VLVWHPD GH JHUHQ FLDPHQWR HP XP HVFULWyULR GH SURMHWRV H H[HFXomR GD FRQVWUXomR FL YLO VHXV JHVWRUHV GHYHP FRQWHPSODU R WUDEDOKR IRFDGR QR JHUHQFLDPHQWR SRU SURFHVVRV 8WLOL]DGR QDV RUJDQL]Do}HV LQGHSHQ GHQWHGRSRUWHHUDPRGHDWXDomRpFRP DJHVWmRSRUSURFHVVRVTXHVHFRQVHJXHP RV SDGU}HV GH WUDEDOKR RUGHP H[DWD GH H[HFXomRIRUPDOL]DomRGRVGRFXPHQWRV D UHWHQomR GR FRQKHFLPHQWR DSOLFDomR GR SURFHVVR GH PHOKRULD FRQWtQXD SRLV FRPRVSURFHVVRVDWXDLVSDGURQL]DGRVRE WpPVHXPHQWHQGLPHQWRGHVXDVHWDSDV DV DQiOLVHV SHUWLQHQWHV H DV PHOKRULDV TXDQGRDSOLFiYHO $ FRPXQLFDomR FRP D HTXLSH p IDFL OLWDGD SHOD SDGURQL]DomR GDV DWLYLGDGHV IDYRUHFHQGRDSDUWLFLSDomRXQLQGRHOH YDQGR R JUXSR DR REMHWLYR FRPXP (VWL PXOD D FULDWLYLGDGH VHQGR DPSODPHQWH XWLOL]DGD QR WUHLQDPHQWR GH QRYRV FROD

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Figura 1 – Representação do conceito de processos

95 75

Empresa

Fornecedor

(entradas de insumos )

Processos

(saídas de produtos/serviços)

Cliente

25 5 0

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A gestĂŁo de excelĂŞncia contempla a gestĂŁo por processos - Petrelli

melhores prĂĄticas

melhores prĂĄticas gestĂŁo de processos


Tabela 1 – Processos principais e processos de apoio Processos que estão relacionados diretamente com o cliente, Processos principais entre eles: suprimentos, produção, distribuição, vendas, pós-vendas e gestão de pessoas. Processos de apoio

Processos que apoiam as operaçþes do processo principal, entre eles: financeiro, qualidade, responsabilidade social.

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Tabela 2a – Ciclo 2011 – do MPE Brasil – Prêmio de Competitividade para Micro e Pequenas Empresas Questão 28: Os processos principais do negócio são executados de forma padronizada, com padrþes documentados? O que deve ser atendido

Detalhamento do que a organização deve executar

Requisitos dos processos

Processos que estão relacionados diretamente com o cliente, entre eles: suprimentos, produção, distribuição, vendas, pós-vendas e gestão de pessoas.

A ordem correta da execução. Deve-se registrar duas situaçþes, conforme exemplo, que são: Forma correta de execução O que executa – atendimento telefônico. Como executa – passo a passo do atendimento telefônico (registrar cada etapa da ação).

Padrþes de execução documentados

Responsåvel pela execução Frequência de execução

Devem existir documentos formais que orientem a ordem correta da execução. A norma ABNT ISO/TR 10013:2002 “Diretrizes para a documentação de sistema de gestĂŁo da qualidadeâ€? aponta as açþes para elaborar a documentação. A representação do processo pelo fluxograma ĂŠ recomendĂĄvel, pois apresenta, na forma de sĂ­mbolos, cada etapa do processo – vide Tabela 3 – Conceito de Fluxograma. Informa o cargo e a função de quem executa as atividades contempladas nos documentos formais. Aponta a frequĂŞncia com que as atividades devem ser executadas pelo profissional.

[Concreto & Construçþes | Ano XXXIX nº 64]

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Tabela 2b – Ciclo 2011 – do MPE Brasil – Prêmio de Competitividade para Micro e Pequenas Empresas Questão 29: Os processos principais do negócio são controlados para garantir a satisfação das necessidades dos clientes? O que deve ser atendido Definição de indicadores

Detalhamento do que a organização deve executar O que Ê relevante medir. Exemplos: quantidade de reclamação de cliente por mês, quantidade de peças produzidas com defeito, quantidade de produtos produzidos.

Deve medir o nível de desempenho que a organização quer alcançar em determinado período. Define a meta do indicador Qual a quantidade mínima ou måxima que a organização entende como aceitåvel e que deve servir como orientação e busca do desempenho pela equipe.

Tomadas de açþes corretivas

Deve ter um procedimento formal quando os requisitos definidos não são atendidos, quando as etapas do processo não são cumpridas. O entendimento e tratamento das inconsistências têm por objetivo estabilizar o processo e desenvolver na organização um sistema de aprendizado organizacional.

Tabela 3 – Conceito de Fluxograma Símbolo

O que representa?

Como utilizar?

InĂ­cio ou fim do processo

No inĂ­cio e ao concluir um processo deve ser inserido este sĂ­mbolo.

Processo

Cada etapa do processo deve ser contemplada por este sĂ­mbolo.

DecisĂŁo

Quando hĂĄ uma decisĂŁo no processo ĂŠ este o sĂ­mbolo que deve ser aplicado.

Registro

Havendo registros (formulĂĄrios, checklist, etc.) ĂŠ este o sĂ­mbolo que deve ser aplicado.

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Tabela 4 – Responsabilidades da Equipe Itens que necessitam de definição

Recomendação

Profissionais que Informar quem sĂŁo os profissionais que farĂŁo parte do projeto. participarĂŁo dos trabalhos Exemplo: Gerentes, Supervisores e Equipe. Dias dedicados para esta atividade Tempo de cada reuniĂŁo

Definir e apontar claramente na agenda os dias da semana para execução do trabalho, que deve ser entre dois a três dias por semana. Estabelecer o tempo de duração de cada reunião, que deve durar entre 50 a 90 minutos. Evite abordar assuntos que não estejam na pauta. Crie a cultura de foco. Estabelecer um cronograma, destacando as operaçþes, objetivos, prazos e limites de cada etapa. A criação de um plano de ação Ê relevante.

Cronograma das atividades

Definir e reservar o local para a execução do trabalho. Uma parte importante do projeto Ê realizada no ambiente de trabalho, ou seja, na produção.

Informar o local da reunião Apontar como serå a execução do processo de mapeamento

Observar como o profissional executa a tarefa. Registro das etapas executadas. Checar se a ordem registrada corresponde ao que Ê executado. Padronizar a documentação. Vide detalhes na Tabela 2a e 2b - Ciclo 2011 – do MPE Brasil – Prêmio de Competitividade para Micro e Pequenas Empresas.

Recursos necessårios para Fazer um levantamento detalhado dos recursos que o projeto demanda: físico, financeiro, pessoas, serviços, horas trabalhadas, a execução dos trabalhos produtos.

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$SHVDUGHLQLFLDOPHQWHSDUHFHUXPSUR MHWRGHVLPSOHVLPSOHPHQWDomRQmRREVHU YDUDOJXPDVHWDSDVUHOHYDQWHVSRGHSUHMX Tabela 5 – Roteiro de aplicação O que deve atender 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Necessidades da organização, definido pela Liderança. Convocação dos profissionais envolvidos (gerentes). Apresentação pela liderança do projeto aos gerentes. Identificação das atividades prioritårias (gerentes). Definição e desenvolvimento do plano de ação – vide o que atender nas Tabelas 2a e 2b, e Tabela 4 (gerentes). Definição dos grupos de trabalho (gerentes). Comunicação a toda equipe sobre a importância do projeto. Executar mapeamento conforme a Tabela 2a e 2b. Padronizar tarefas treinando a equipe conforme a Tabela 2a e 2b. Apoio sistemåtico da liderança.

[Concreto & Construçþes | Ano XXXIX nº 64]

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