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UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION DIRECCION DE POSTGRADOS MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO Y EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DRA. VIOLETA FLORIÁN

HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

Nombre

Carné

Mynor Noé Valenzuela Bernal

1328

00 7964

Jutiapa 18 de febrero de 2,012


1

INTRODUCCIร“N ........................................................................................................ 2 1.

Diagrama de Afinidad...................................................................................... 3

2.

Grรกfica doble de Interrelaciones ................................................................... 6

3.

Diagrama de รกrbol ........................................................................................... 7

4.

Diagrama Matricial ........................................................................................... 9

5.

Analis de datos de una matriz ...................................................................... 11

6.

Grรกficas de Programas de Decisiรณn de Procesos (GPDP) ....................... 12

7.

DIAGRAMA DE FLECHAS.............................................................................. 14

CONCLUSIONES: ..................................................................................................... 16


2

INTRODUCCIÓN Las Herramientas de planeación y administración surgen como un conjunto de técnicas para servir de apoyo a gestores y directivos de las organizaciones en el camino emprendido hacia la calidad total. Dentro de ellas tenemos el Diagrama de afinidad el cual Organiza grandes cantidades de información, Gráfica doble de interrelaciones que muestra los enlaces de causas y efectos entre aspectos relacionados, Diagrama de árbol el cual muestra los niveles de destalle para alcanzar un objetivo principal y los objetivos secundarios relacionados, Diagrama Matricial en el que se muestra las relaciones y correlaciones entre ideas, Gráficas de Programa de Decisión de Procesos en el que se revela cadenas de eventos y planes de contingencia y por ultimo Diagrama de flechas que Desarrolla un programa para tareas complejas


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1. Diagrama de Afinidad Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de información agrupando los aspectos de la misma con base en relaciones clave entre ellos; también se conoce como método KJ. Cuando se emplea este diagrama, se organizan las ideas o áreas generales de problemas para adquirir la comprensión de un problema o asunto complejo, así como para identificar las causas potenciales de un problema. La herramienta ayuda a mejorar el compromiso y el apoyo del equipo.


4

-

Usar cuando existe un caos, el equipo aporta ideas, se requiere un pensamiento trascendental o el tema es un aspecto amplio.

PASOS 1. Reunir el equipo y elegir un líder. a. El equipo deberá consistir en 5 o 6 personas que estén relacionados con el problema. 2. Establecer el asunto o problema en forma de pregunta. 3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo. a. Sólo una idea por tarjeta b. Máximo siete palabras por tarjeta c. Cada tarjeta deberá contener un sustantivo y un verbo 4. Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro. 5. Acomodar las tarjetas en pilas similares o por “familias”. 6. Crear tarjetas de encabezado 7. Dibujar el diagrama de afinidad


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a. Trazar un cĂ­rculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con la tarjeta de encabezado b. El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso y etiqueta el diagrama con el nombre del equipo y la fecha 8. Discutir el diagrama de afinidad


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2. Gráfica doble de Interrelaciones

Una gráfica de interrelaciones es una herramienta gráfica que se emplea para organizar problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables, se emplea para estudiar las relaciones entre los elementos de un problema e identificar las causas raíz o las soluciones, es similar al diagrama de afinidad en la medida que el proceso de construcción de una gráfica de interrelaciones es creativo.

Ayuda a identificar las causas potenciales de un problema. A diferencia del diagrama de causa y efecto, la gráfica permite que el equipo de solución de problemas observe al mismo tiempo muchos efectos y trace la relación entre dichos efectos y varias causas.

PASOS 1. Reunir el equipo y elegir un líder. 2. Poner el asunto o problema en forma de pregunta.


7

a. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes: -

El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un diagrama de afinidad.

-

La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto

-

El aspecto clave de un diagrama de árbol

-

Un aspecto clave identificado por el equipo

3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo. -

Si la declaración del problema se originó en un diagrama de afinidad, usar las tarjetas de encabezado de éste y realizar una tormenta de ideas para buscar ideas adicionales

-

Si la declaración del problema se tomó del efecto en un diagrama de causa y efecto, copiar las causas más básicas de cada uno de los “huesos” del diagrama en fichas de trabajo

-

Si la declaración del problema se originó en un diagrama de árbol, usar el nivel más bajo de detalle de éste

-

Si la declaración del problema fue un aspecto clave identificado por el equipo, es preciso hacer una tormenta de ideas y colocar estas en tarjetas de índice

4. Analizar las relaciones. 5. Revisar la gráfica doble de interrelaciones. 6. Identificar causas y efectos raíz. a. Una causa raíz es una categoría de la que sale la gran cantidad de flechas. b. Un efecto raíz es una categoría a la que llega una gran cantidad de flechas. 7. Estudiar la gráfica doble de interrelaciones.

3. Diagrama de árbol


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Un diagrama de árbol (diagrama sistemático) es una técnica que se emplea para buscar la forma más apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo específico. Esta herramienta gráfica de diagrama los diversos niveles de detalle, estos representan acciones (o tareas) que siguen rutas lógicas para implantar un objetivo amplio. Al implantar los puntos detallados de acción, se crea un efecto de dominio que lleva al logro del objetivo principal.

Cuando se trabaja sobre un objetivo amplio, un diagrama de árbol ayuda a orientar tareas específicas, es posible emplearlo para planear la implantación de una solución detallada en forma ordenada. El diagrama de árbol funciones para dividir un aspecto u objetivo más complejo.

PASOS 1. Reunir un equipo apropiado. 2. Elegir la declaración de objetivo. c. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes:


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-

El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un diagrama de afinidad.

-

La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto

-

El aspecto clave de un diagrama de árbol

-

Un aspecto clave identificado por el equipo

3. Generar los encabezados de primer nivel del árbol. a. Como punto de inicio, usar los siguientes tres encabezados de primer nivel del árbol -

Si el objetivo es un aspecto clave de un diagrama de afinidad, usar las tarjetas de encabezado. Si el objetivo es la tarjeta crítica de encabezado, usar las tarjetas bajo tal encabezado

-

Si el objetivo es una causa o efecto raíz de una gráfica doble de interrelaciones, usar las tarjetas que llevan a ella

-

Si el objetivo es un aspecto clave identificado por el equipo, realizar una tormenta de ideas cuyo enfoque sea la implantación

4. Completar el diagrama de árbol bajo cada encabezado principal. 5. Revisar el diagrama de árbol terminado.

4. Diagrama Matricial Para

indicar las relaciones se usan los siguientes símbolos Fuerte:

Media: Débil:


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EJEMPLO: Intensidad de las relaciones entre los defectos y modelos de radio. MODELO DE RADIO A420

A422

C60

E804

ALFA

BETA

VOLUMEN

DEFECTO

ANTENA BATERIAS FRECUENCIA ESMALTE = Relación Fuerte

= Relación media

Relación Los diagramas matriciales son herramientas que se emplean para revelar las correlaciones entre ideas, tareas y responsabilidad y que aparecen en diversas formas matriciales, es posible emplear estas herramientas para organizar y comparar dos o más conjuntos de artículos para mostrar cuales de ellos están relacionados, asimismo pueden mostrar la fortaleza estadística y la dirección de influencia de cada relación. Los diagramas matriciales se emplean para mostrar la relación entre las tareas de un diagrama de árbol y otras características o funciones, son herramientas de extrema flexibilidad, pueden manejar cualquier tipo de contenido de información y comparar cualquier número de variables.

Pueden tener cualquiera de las siguientes formas: -

Forma de L

-

Forma de T

-

Forma de Y

-

Forma de X

-

Forma de C


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Es posible crear diagramas matriciales para mostrar diversos tipos de relaciones, una forma de usarlos es desarrollar las nuevas actividades contra lo que en ese momento hace una organización, para desplegar una solución genérica.

PASOS 1. Reunir a un equipo apropiado. 2. Elegir las consideraciones clave. a. ¿Qué tipo de información se desea mostrar en la matriz? 3. Elegir la forma apropiada de la matriz. a. Decidir el tipo de forma que permitirá obtener la mejor información: -

Forma de L: 2 consideraciones clave

-

Forma de T: 3 consideraciones clave con relaciones directas e indirectas

-

Forma de Y: 3 consideraciones clave con relaciones directas

-

Forma de X: 4 consideraciones clave con relaciones directas e indirectas

-

Forma de C: 3 consideraciones clave con relaciones simultáneas

4. Definir los símbolos de relación a emplear y crear una leyenda. 5. Concluir la matriz.

5. Analis de datos de una matriz NECESIDADE S

COEFICIENTE DE PONDERACIÓ N PRECIO .2 CONFIABILIDA .4 D ENTREGA .1 APOYO .3 TÉCNICO

EVALUACIÓ N DEL COMPETIDO R CERCANO 6 7

EVALUACIÓ N EMPRESA PROPIA

DIFERENCI A

8 8

+2 +1

8 7

5 5

-3 -2


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6. Gráficas de Programas de Decisión de Procesos (GPDP) Cambiar fecha de reunión Reservar sala de reuniones

Sala de reuniones no disponible

Reservar sitio

otro

Rentar equipo audiovisual Planeación de una reunión

Verificar equipo audiovisual

Equipo audiovisual no disponible

Banquete no disponible

Efectuar los arreglos de alimentación

= Seleccionado = No factible

Menú no disponible

Reservar otro sitio

Ordenar a otro proveedor Solicitar un menú distinto Ordenar otro proveedor de banquetes

Ejemplo: Grafica de programas de desisión de procesos. Organización de un Curso. Comienzo

Escoger aula, hora, ponente

Contramedidas Problemas

Improvisar un ponente

Enviar convocatoria del curso Ponente no aparece

2 3

Posponer el curso Suspender el curso

Impartir curso

Ponente llega tarde

Empezar tarde

1

Posponer el curso Buscar otro aula

Aula ocupada Fin

1

2 1

Dar el curso en el pasillo Dar el curso en el bar

3

2


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Una gráfica de programa de decisión del proceso (GPDP) es una herramienta dinámica de planeación que se emplea para diagramar en forma sistemática todas las posibles cadenas de eventos para alcanzar un objetivo amplio o para implantar una solución compleja.

Se enumeran todos los eventos concebibles y una contramedida apropiada en este flujo cronológico, se emplea este método cuando existe incertidumbre en un proceso de implantación, cuando el problema u objetivo es único o desconocido.

Las gráficas de programa de decisión del proceso se clasifican por las herramientas que se emplea: 

GPDP “planeado por adelantado”: anticipan lo “inesperado” antes de la implantación verdadera. Se efectúa una tormenta de ideas de todas las distintas posibilidades y se elaboran planes de contingencia con anticipación.

GPDP

en tiempo real: se desarrollan alternativas durante la

implantación.

La GPDP se clasifica por el formato gráfico: 

Gráfico: combinación de diagrama de árbol y diagrama de flujo.

Descripción: lista numerada de eventos y contramedidas.

Se emplea una GPDP para describir de manera sistemática una solución u objetivo complejos, otro propósito es probar teorías durante la implantación de una solución compleja.

PASOS 1. Reunir el equipo apropiado. 2. Elegir el flujo básico de implantación. 3. Elegir el formato de la gráfica. 4. Establecer el objetivo principal. 5. Enumerar los pasos del proceso. 6. Determinar contramedidas.


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7. Evaluar las contramedidas. -

Evaluar las contramedidas y marcarlas en la forma siguiente = Seleccionada = No factible

7. DIAGRAMA DE FLECHAS Un diagrama de redes de actividades (también conocido como diagrama de flechas) es una técnica de administración de redes de uso generalizado para la planeación e implantación de tareas complejas, e particular las mas comunes que cuentas con subtareas conocidas. Es una combinación de la Técnica de Revisión y Evaluación y Programas (PERT) y el Método de Ruta Crítica (CPM).

Se emplea el diagrama de redes de actividades para desplegar soluciones complejas con programas muy estrictos de tiempo. Identifica los pasos y subtareas y muestra el flujo de rutas simultáneas de implantación. La diferencia principal entre ellos es simplemente el método por medio del cual se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Con CPM, los tiempos de las actividades son determinísticos. Con PERT, los tiempos de las actividades son probabilísticos o estocásticos

1 día

1 día

1 día

3 día

2 día

3 día

2 día

5 día


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Ejemplo: Planificación del montaje de un chiringuito (Diagrama de Flechas)

Viernes 1/03/02 13:00

Saber que gente está

Repartir encargos

Cada uno consigue su parte

1 hora

4d

6d

Conocer la ubicación del chiringuito

Planificación en planta

1s

1s

Repartir los puestos de trabajo en el chiringuito

Traer el material

1d

MONTAR EL CHIRINGUITO

Miércoles 13/03/02 11:00

2 horas

1 hora

PASOS 1. Reunir el equipo apropiado. a. Los miembros del equipo deberán conocer a fondo las tareas y subtareas 2. Identificar todas las tareas que requiere el proyecto. 3. Determinar la secuencia de actividades. 4. Calcular el tiempo que se requiere cada actividad. 5. Calcular la ruta crítica del proyecto. 6. Calcular la fecha más tardía de inicio y más temprana de conclusión de cada subtarea. 7. Calcular la holgura total. 8. Diseñar el diagrama de redes de actividades.


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CONCLUSIONES: Estas Son la recopilación y modificación de algunas herramientas que se han usado durante mucho tiempo. Las Herramientas no reemplazan los métodos estadísticos u otras herramientas, sino que su intención es ser usadas juntas como parte del proceso de diseño.


HERRAMIENTASDE PLANNIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN