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UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION DIRECCION DE POSTGRADOS MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS CONTABILIDAD APLICADA A LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

ENSAYO ANALISIS DEL PRESUPUESTO EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

Por: Mynor Noé Valenzuela Bernal 1328 00 7964

Jutiapa 16 de junio de 2,012

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INTRODUCCIÓN

Toda organización debe de elaborar un presupuesto anual para el funcionamiento de la misma, en el cual debe de asignarle a cada departamento los fondos necesarios para que

realizar las diferentes actividades que le

corresponden, y poder cumplir con los objetivos propuestos por la empresa, ya que el presupuesto es donde se contempla financieramente que es lo que quiere alcanzar la organización, y el departamento de recursos humanos es el encargado de alinear el presupuesto de recursos humanos con las metas estratégicas de la organización. Las personas que participan en la elaboración del presupuesto deben de tener un amplio conocimiento de la organización para que realicen las asignaciones presupuestarias convenientemente. También se debe de tomar en cuenta que se deberá elaborar el presupuesto con anticipación, antes de iniciar el nuevo periodo fiscal, para poder hacer las revisiones correspondientes y la aprobación.

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ANALISIS DEL PRESUPUESTO EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Es muy importante definir que es un presupuesto, para poder hacer un análisis del mismo, por lo que podemos decir que es un cálculo que se realiza con anticipación sobre los ingresos que va a obtener una organización, así como los gastos que realizara durante un periodo de tiempo determinado. Cabe mencionar que estas son cantidades estimadas y no precisamente se obtendrán exactamente los ingresos que se contemplaron así como también los egresos, Del Rio (2009) hace referencia al concepto de la siguiente manera, “La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación

y de los resultados a

obtener por un organismo, en un periodo determinado”. La elaboración de los presupuestos es la mejor herramienta de planeación para toda empresa u organización, se convierte como una guía sobre los pasos a seguir dentro de la misma y tener los fundamentos que nos indican hacia dónde vamos, que queremos y que debemos hacer para alcanzar los objetivos. Sirven como referencia para los gerentes para que puedan hacer la toma de decisiones y tomar las medidas necesarias cuando las cosas no estén saliendo de acuerdo a lo planeado y orientarse a obtener los resultados esperados. El presupuesto debe abarcar todos los departamentos de la empresa y hacer trabajo en equipo. Cabe mencionar también que el presupuesto se convierte en coordinador o para los diferentes departamentos de la empresa, indicándole a cada gerente que debe hacer y cuáles son sus responsabilidades en la organización en situaciones financieras, ya que aunque es prácticamente financiero y numérico este establece el rumbo de la organización. Al tener definido que es el presupuesto es importante conocer acerca de la elaboración del mismo, la cual implica la recopilación sistemática de información y datos para poder proyectar las finanzas necesarias para que se pueda cumplir con los objetivos propuestos por parte de una organización. Como es de nuestro conocimiento cuando no se planifican los gastos simplemente damos a entender

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que no tenemos bien definidos nuestros objetivos y por ende la empresa no tiene un rumbo definido y su principal destino es el fracaso. También debemos de tomar en cuenta en qué fecha se elaborara el presupuesto ya que no podemos estar elaborándolo a principios de año, en estas fechas ya debemos de estar ejecutándolo, por lo que el tiempo adecuado para su elaboración es a partir del mes de septiembre y octubre en donde podría crearse un anteproyecto de presupuesto para que en noviembre sea revisado para verificar si se apega a las políticas de la empresa y si se ajusta a las necesidades de esta, y en diciembre el presupuesto debería ya estar aprobado para que a principios del mes de enero del siguiente año se inicie con la ejecución presupuestaria, considerándose este un tiempo suficiente y adecuado para la elaboración, revisión y aprobación tomando como base que el cierre fiscal sea en el mes de diciembre de cada año, en caso contrario debe de ajustarse este tiempo al periodo adecuado y teniendo en cuenta de tenerlo aprobado por lo menos con un mes de anticipación antes del comienzo del siguiente periodo. Algo muy importante cuando se elabora un presupuesto es tener un amplio conocimiento de la organización para la cual se está desarrollando, ya que si no la conocemos no podemos trabajar en este por lo que este es un factor determinante, Del Rio (2009) indica que “los presupuestos van siempre ligados al tipo de entidad, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades, su contenido y forma varían de una institución a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, los objetivos y las necesidades en que se hayan de aplicar”. Ahora podemos preguntarnos quienes van a participar en la elaboración del presupuesto, en realidad todas las áreas o departamento que conforman la organización, ya que todas necesitaran recursos y cada departamento sabe cuáles de ellos necesitara y deberá proyectarlos, al analizar los rubros se puede entender que el departamento de recursos humanos es un principal participante por los rubros de nuevas contrataciones para la organización, cambios en el personal o rotación de personal y así cada departamento tiene sus fines principales por los

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que debe de participar en la elaboración presupuestaria para que lo que le sea asignado se ajuste a sus necesidades y poder cumplir con sus funciones. Ahora bien para la elaboración del presupuesto de Recursos Humanos requiere de la recopilación de muchos datos necesarios para crear un presupuesto nuevo entre los que se encuentran el número de miembros del personal proyectados para el próximo año, ya que debemos de contemplar si la organización se mantendrá con el mismo personal que ha venido funcionando actualmente, o está en planes de crecimiento, y por lo tanto será necesario contratar a nuevo personal, para que llegue a formar parte de la organización y por ende el presupuesto tendrá que aumentar. Dobronich (2011) indica que “La planeación de la demanda futura de RR.HH., es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y la demanda de empleados que tendrá una organización”. También es necesario tener en cuenta los aumentos que se vayan a realizar al personal, para el próximo año para que estos sean contemplados en el mismo así como las prestaciones que se vayan a realizar, para esto debemos estar actualizados de acuerdo a las nuevas normativas emitidas con respecto a prestaciones las cuales estén contempladas en la ley o puedan sufrir algún cambio o reforma y estas contemplen nuevas prestaciones o bien aumento a las mismas. Por otra parte es de tomar en cuenta cualquier

cambio en las políticas,

estrategias empresariales, leyes o reglamentos que puedan tener impacto en los costos para que no se vea afectado nuestro presupuesto, el departamento de recursos humanos tiene muchos retos, uno de ellos es la fluctuación en los costos, para realización de contratación de personal, ya que por ejemplo, debe de preverse una reestructuración de la organización, lo que implicaría una reubicación de personal, o contratación de personal nuevo, también se debe de considerar ascensos o aumentos salariales, y también que aumenten los costos de las prestaciones. Es muy importante para evitar cualquier tipo de problemas con los empleados tener por escrito las condiciones en las que laborara, Alles (2010) indica que “La oferta por escrito consiste en una carta donde la organización registra las condiciones de la oferta de empleo”.

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Otra situación muy relevante puede ser que se tenga que realizar gastos inesperados para los que no se haya creado una partida presupuestaria con la asignación de sus respectivos fondos, para este tipo de situaciones es conveniente que el departamento de recursos humanos cuente con un renglón en donde contenga fondos para situaciones imprevistas en el presupuesto y que al momento que surjan podamos realizar una transferencia hacia el renglón presupuestario que necesitamos y no tener ningún tipo de problemas. En el presupuesto de recursos humanos se deben de contemplar diferentes partidas presupuestarias entre las que mencionaremos algunas siendo estas las principales, para el proceso de selección y reclutamiento podemos tener una partida para publicidad y reclutamiento, en la que debemos de contemplar los fondos que vamos a necesitar para hacer publicidad para reclutar a nuevo personal ya sea porque surja una nueva plaza o porque quede vacante y para ello podríamos usar por ejemplo medios radiales, prensa, entre otros y por lo tanto tendríamos que pagarles a estos por sus servicios. También podemos tener una partida para honorarios de agencias por si contratamos una agencia que nos haga la publicidad para el reclutamiento de personal. Otra partida muy importante de contemplar la asignación de fondos es la de pruebas y destrezas, ya que al momento de hacer un nueva selección se necesitara hacerle las pruebas correspondientes para poder determinar si esa persona es la adecuada para ocupar el puesto que se está reclutando y si no se cuenta con los fondos necesarios simplemente no se podrá desarrollar este proceso. También debemos de considerar una partida para realizar pruebas de consumo de drogas al personal a seleccionar, ya sea que nuestra organización cuente con su propio laboratorio o contrate a uno para que realice este tipo de pruebas. Se debe de asignar fondos para verificar antecedentes de los seleccionados, ya que posiblemente se contrate a una agencia para que haga esta tarea de investigación y se le tendrá que pagar o posiblemente nuestra organización cuente con personal encargado de realizar estas labores.

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Para realizar el reclutamiento también es necesario contar con material impreso como solicitudes, folletos de reclutamiento, instructivos, etc. Por lo que se debe de contemplar también gastos de imprenta y debe de asignárseles fondos. Hay que tomar en cuenta que uno de los principales medios de reclutamiento también es hacer uso de la tecnología, como sería a través de una página web y por lo tanto la organización debe asignar recursos para contar una persona que le dé el mantenimiento necesario a la página web. Con respecto a Capacitación y desarrollo podríamos crear varias partidas presupuestarias, entre algunas de ellas tenemos costos de exámenes de certificación, gastos de viajes, cuotas de registro, honorarios de capacitadores, materiales para capacitaciones, alimentos y bebidas, suministros para los asistentes, alquiler de equipo audiovisual, en la actualidad estamos ante un mundo globalizado en la que se necesita ser competitivo para poder mantenerse en el mercado, de lo contrario la organización será absorbida por la competencia, y para ello debe de contar con personal eficiente el desarrollo de sus funciones, que este bien capacitado y pueda generar productos y servicios de la más alta calidad. Por su parte Hernández (2006) indica que “El administrador profesional debe estar capacitado para utilizar técnicas generales y universales, y debe, además, tener la creatividad para adaptar el conocimiento técnico aprendido durante su formación a situaciones concretas muy diversas, pues ninguna organización social productiva es igual a otra”. Otras partidas muy importante de considerar son las de remuneraciones y prestaciones, entre las que tenemos sueldos del personal, Costos de la nómina, horas extras,

remuneración con incentivos,

plan de salud, odontológico y

oftalmológico, seguro de vida, seguro y financiamiento para incapacidades a corto y largo plazo,

plan de pensión, siendo estas muy importante para el

funcionamiento en general de la organización.

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CONCLUSION

Para que la organizaci贸n en general pueda cumplir con los objetivos propuestos es sumamente importante tener un presupuesto bien estructurado, que se pueda ajustar a las necesidades de los diferentes departamentos, y por su parte el departamento de recursos humanos debe de contar con un presupuesto adecuado, con asignaciones para las diferentes partidas presupuestarias, teniendo en cuenta que el recurso humano es base fundamental para el funcionamiento de las diferentes actividades a las que se dedica la empresa.

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BIBLIOGRAFIA

 Alles, Martha Alicia. (2010). Selección por competencias. Buenos Aires. Granica.  Del Río González, Cristóbal. (2009). El Presupuesto. México. Cengage Learning.  Dobronich, Verónica. (2011). Búsqueda y selección de los recursos humanos. Florida. Valletta.  Hernández y Rodríguez, Sergio. (2006). Introducción a la Administración Teoría General Administrativa: Mc. Graw Hill.

Origen, evolución y vanguardia. México.


ANALISIS DEL PRESUPUESTO EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.