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Tabla de Contenidos 1

Lo Nuevo de MS Excel 2007 ............................................................................................................... 3 1.1 Planear eficazmente todos los tipos de trabajo ......................................................................... 3 1.2 Administrar recursos de manera más efectiva .......................................................................... 4 1.3 Obtener visibilidad y conocimientos ........................................................................................ 5 1.4 Comunicarse y colaborar fácilmente ........................................................................................ 6

ETAPA I: PLANIFICACIÓN .................................................................................................................................... 8 2 Comenzar a Utilizar Ms Project 2007 .................................................................................................. 9 2.1 Plan de proyecto ....................................................................................................................... 9 2.2 Usar la Guía de Proyectos para crear una nuevo proyecto ....................................................... 9 2.2.1 Activar la Guía de proyectos ................................................................................................ 9 2.3 Crear un nuevo Proyecto .......................................................................................................... 9 2.4 Definir las propiedades del archivo para el proyecto ............................................................. 10 2.5 Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y festividades para el proyecto ............................ 11 2.5.1 Descripción general de Calendarios del proyecto .............................................................. 11 2.6 Definir los periodos Laborables generales ............................................................................. 11 2.7 Calendario de tareas ............................................................................................................... 14 3 Trabajo con Tareas ............................................................................................................................. 16 3.1 Ingreso de Tareas ................................................................................................................... 16 3.1.1 Estimación de las Duraciones ............................................................................................ 16 3.1.2 Crear un hito ...................................................................................................................... 16 3.1.3 Crear una nueva tarea repetitiva ........................................................................................ 17 3.2 Esquematización de Tareas .................................................................................................... 19 3.2.1 Elegir un método para organizar las tareas ........................................................................ 19 3.2.2 Organizar las tareas ............................................................................................................ 20 3.3 Vincular Tareas ...................................................................................................................... 21 3.3.1 Vincular tareas mediante la vista Diagrama de Gantt ........................................................ 22 3.3.2 Vincular tareas mediante la vista Diagrama de red ............................................................ 22 3.3.3 Vincular tareas mediante la vista Calendario ..................................................................... 22 3.3.4 Activar y desactivar el vinculado automático .................................................................... 23 3.3.5 Tipos de Dependencia ........................................................................................................ 23 3.3.6 Cambiar el tipo de vínculo de una dependencia entre tareas ............................................. 24 3.3.7 Quitar todas las dependencias de una tarea ........................................................................ 24 3.3.8 Quitar dependencias específicas entre tareas ..................................................................... 25 4 Recursos ............................................................................................................................................. 26 4.1 Registrar información de un recurso ...................................................................................... 26 4.1.1 Ficha General ..................................................................................................................... 27 4.1.2 Ficha Costos....................................................................................................................... 29 4.2 Especificación de costos de recursos ...................................................................................... 30 4.2.1 Especificar tasas de costo para un recurso de trabajo ........................................................ 31 4.2.2 Especificar costos para un recurso de costo ....................................................................... 31 4.2.3 Especificar una tasa para un recurso de material ............................................................... 32 4.3 Asignar Recursos ................................................................................................................... 32 4.3.1 Asignar un recurso de trabajo a una tarea .......................................................................... 32 4.3.2 Asignar un grupo de varios recursos .................................................................................. 33 4.3.3 Asignar un recurso de material a una tarea ........................................................................ 33 4.3.4 Asignar un recurso de costo a una tarea ............................................................................. 34 4.3.5 Quitar o reemplazar una asignación de recursos ................................................................ 34


ETAPA II: REFINAMIENTO DEL PLAN ................................................................................................................. 37 5 Delimitaciones de Tarea ..................................................................................................................... 38 5.1 Acerca de las delimitaciones .................................................................................................. 38 5.2 Realizar cambios de delimitación en el cuadro de diálogo Información de la tarea ............... 39 5.3 Realizar cambios de restricción en la tabla Fechas de delimitación ....................................... 39 6 Resolver los problemas de asignación de los recursos ....................................................................... 41 6.1 Sobreasignaciones .................................................................................................................. 41 6.1.1 Identificar Recursos Sobreasignados ................................................................................. 41 6.1.2 Agrupar recursos que están sobreasignados ....................................................................... 42 6.1.3 Buscar recursos que tengan tiempo disponible .................................................................. 43 6.2 Resolver Sobreasignaciones (Posibles soluciones) ................................................................ 44 6.2.1 Posibles Soluciones a Sobreasignaciones .......................................................................... 44 ETAPA III: SEGUIMIENTO .................................................................................................................................. 46 7 Seguimiento ....................................................................................................................................... 47 7.1 Establecer Línea de Base para el proyecto ............................................................................. 47 7.1.1 Revisar la información de resumen prevista y real ............................................................ 48 7.1.2 Borrar una línea de base ..................................................................................................... 49 7.2 Actualización del Progreso de las Tareas ............................................................................... 50 7.2.1 Actualizar el proyecto según la programación ................................................................... 50 7.2.2 Introducir el porcentaje completado .................................................................................. 51 7.2.3 Introducir la duración real .................................................................................................. 52 7.2.4 Introducir Fechas de Comienzo y Finalización de las Tareas ............................................ 53 7.3 Actualización del progreso mediante el Trabajo de recursos ................................................. 53 7.3.1 Introducir el porcentaje de trabajo completado .................................................................. 53 7.3.2 Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado ................................................. 54 7.3.3 Introducir el trabajo real completado por período de tiempo ............................................. 55 7.4 % Físico completado (Avance Físico) .................................................................................... 56 8 Supervisión del proyecto .................................................................................................................... 58 8.1 Primer Método: Estadísticas del Proyecto .............................................................................. 58 8.2 Segundo Método: Resumen del Proyecto ............................................................................... 58 8.3 Tercer Método: Variación del Proyecto ................................................................................. 58 8.4 Cuarto Método: Gantt de Seguimiento ................................................................................... 59 8.5 Quinto Método: Líneas de Progreso ....................................................................................... 59 8.5.1 Para quitar las líneas de progreso, siga estos pasos: .......................................................... 61 9 Informes del Proyecto ........................................................................................................................ 61 9.1 Para ver los informes integrados disponibles: ........................................................................ 61 9.2 Informes de costos .................................................................................................................. 62 9.2.1 Flujo de Caja ...................................................................................................................... 63 9.3 Generales ................................................................................................................................ 63 9.3.1 Resumen del Proyecto ....................................................................................................... 63 9.4 Asignaciones .......................................................................................................................... 64 9.5 Crear informes personalizados ............................................................................................... 65 9.6 Informes Visuales ................................................................................................................... 66


Lo Nuevo de MS Project 2007

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Manual de MS Project 2007

LO NUEVO DE MS EXCEL 2007

1.1 PLANEAR EFICAZMENTE TODOS LOS TIPOS DE TRABAJO Planee eficazmente todos los tipos de trabajo desde simples proyectos a grandes programas. Un aspecto clave de la administración es el control financiero que proporciona la nueva versión. Propague los procedimientos recomendados para el trabajo del proyecto con las plantillas de empresa para mejorar el proceso de administración de proyectos en toda la organización. Además de los proyectos activos, ahora puede ver las actividades antes de su iniciación como propuestas y después de completarse el proyecto como planes de actividad. Las nuevas y mejoradas características incluyen: Administrar varios subproyectos como un único objeto: Project Professional le permite administrar fácilmente varios subproyectos como un único objeto. Esto significa que ahora puede generar indicadores clave de rendimiento y análisis a través de varios subproyectos. Importar listas de tareas de Project de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0: Si desea capturar una idea de un proyecto, puede usar Windows SharePoint Services 3.0 para comenzar a crear la lista de tareas del proyecto. Posteriormente puede importar la lista de tareas del proyecto a Project Web Access o convertirla en un plan de proyecto completo. Crear y administrar propuestas de proyecto: Project Web Access ahora incluye propuestas, que le permiten iniciar un nuevo proyecto en el Web. Las propuestas proporcionarán un mejor análisis de alto nivel y le permitirán aplicar los procesos de negocio para realizar el seguimiento de proyectos potenciales y evaluar los escenarios más optimistas y más pesimistas antes de la aprobación.

Plan para actividades posteriores a la finalización de un proyecto: Project Web Access admite planes de actividades, que le ayudan a administrar las actividades que suelen ser posteriores a la finalización de un proyecto. Identificar a propietarios específicos para cada asignación de tareas: Al identificar a los propietarios de asignación, las personas que no son los recursos asignados pueden proporcionar actualizaciones de estado en un trabajo o asignación de recursos materiales.

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Realizar el seguimiento del presupuesto del proyecto: El seguimiento del presupuesto permite a Project admitir el método con el que muchas organizaciones asignan sus presupuestos para especificar la cantidad de recursos y dinero que cada proyecto o programa debería utilizar. Deshacer y rehacer varios cambios: Revierta la serie de cambios más recientes deshaciéndolos en vistas, datos y opciones con Deshacer de varios niveles. Con esta funcionalidad, también puede deshacer acciones o conjuntos de acciones desde macros o aplicaciones de terceros. 1.2 ADMINISTRAR RECURSOS DE MANERA MÁS EFECTIVA La solución EPM1 ofrece nuevas características que le ayudan a asignar de forma eficaz diferentes tipos de recursos a tareas del proyecto. Las nuevas características incluyen: Asignar recursos de costo en varias tareas y proyectos: Los recursos de costo le permiten supervisar con más precisión los aspectos financieros y sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad. Para cada tarea, puede asignar varios costos arbitrarios2 y usar campos personalizados para especificar un tipo de costo o código financiero.

Desarrollar planes de recursos de alto nivel: Los planes de recursos proporcionan información sobre la asignación de recursos de alto nivel cuando no existen asignaciones de recursos detalladas; por ejemplo, en los proyectos propuestos y previstos, los proyectos de sólo tareas, y en los proyectos cuyas asignaciones no reflejan con precisión la distribución de recursos.

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Microsoft Office Enterprise Project Management No basados en ningún tiempo de trabajo

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Asignar trabajo a equipos completos de recursos: Los recursos del equipo permiten que el trabajo se asigne a un equipo completo en lugar de a un recurso individual. Cualquier integrante del equipo puede aceptar la asignación y el tiempo del informe en él. 1.3 OBTENER VISIBILIDAD Y CONOCIMIENTOS Visibilidad significa que puede encontrar, analizar e informar fácilmente de todos los tipos de información sobre los proyectos. La nueva versión presenta características que le ayudan a obtener visibilidad para las entregas, las dependencias, los controladores de programación y los cambios en datos del proyecto. Las nuevas características incluyen: Compartir una lista de las entregas del proyecto: Las entregas se publican como una lista de SharePoint de fechas confirmadas a las que otros jefes de proyectos pueden vincular sus proyectos o tareas.

Identificar factores que afectan a las programaciones de tareas: Los controladores de tareas muestran los factores que afectan a la fecha de comienzo de una tarea. Algunos ejemplos de posibles controladores son predecesoras, delimitaciones y excepciones de calendario. Basta con hacer clic en estos controladores para vincularse a la información relevante.

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Mostrar el impacto de los cambios: Active el resaltado de cambios para ayudar a identificar el impacto de cada cambio sobre el plan del proyecto.

Crear gráficos y diagramas de los datos del proyecto: Use Excel y Visio para crear gráficos y diagramas basados en datos de Project mediante la característica Informes visuales. Puede usar fácilmente plantillas predefinidas o definir plantillas de informe personalizadas y compartirlas con otros usuarios de Project. Crear informes más efectivos visualmente con mejoras de calendario y barras de Gantt en 3D: Con las mejoras en la vista Calendario y la adición de barras de Gantt en 3D, puede crear informes aún más efectivos visualmente.

1.4 COMUNICARSE Y COLABORAR FÁCILMENTE La solución EPM mejora el uso compartido de la información y la coordinación entre los equipos del proyecto para conseguir una mejor participación, creación de informes de progreso y colaboración. Project proporciona una mayor coordinación entre los equipos mediante sus notificaciones automatizadas, integración con otros programas y acceso al portal Web, que permite a los usuarios ver, actualizar y analizar fácilmente la información del proyecto. La integración de Office Project Server 2007 con Windows SharePoint Services 3.0 le permite almacenar centralmente, vincular y compartir problemas, riesgos y documentos relacionados con el proyecto para un seguimiento de colaboración. Las características nuevas y mejoradas incluyen: Resaltar datos específicos con el sombreado de celdas: El resaltado de celdas de fondo permite sombrear las celdas, de manera similar al sombreado de celdas en Excel, para transmitir un significado adicional.

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Realizar el seguimiento de los documentos e información relacionados con el proyecto usando los sitios del espacio de trabajo del proyecto: La integración de Project Server y Windows SharePoint Services 3.0 permite a los equipos administrar y realizar el seguimiento centralmente los documentos e información relacionados con el proyecto. Crear informes sobre tareas desde el calendario de Outlook o la carpeta Tareas: Los integrantes del equipo pueden ver e informar del progreso de las tareas directamente desde la carpeta de Tareas de Outlook o desde el calendario de Outlook. Realizar el seguimiento de tareas administrativas y que no pertenecen al proyecto usando partes de horas: Los partes de horas proporcionan la base para esta información en Project, pero también van más allá al servir como entrada para los sistemas financieros y para analizar el progreso. Los usuarios pueden crear informes sobre a qué dedican el tiempo en actividades del proyecto y de las que no pertenecen a él especificando sus horas con relación a las tareas del proyecto, tareas de resumen y tareas administrativas que no pertenecen al proyecto. Realizar el seguimiento del estado de la tarea independientemente de las horas de trabajo reales: Al realizar el seguimiento del estado de la tarea, los integrantes del equipo pueden crear informes sobre el esfuerzo de sus asignaciones de tareas de forma separada de sus horas de trabajo reales.

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Etapa I: Planificaci贸n


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COMENZAR A UTILIZAR MS PROJECT 2007

2.1 PLAN DE PROYECTO Un Plan de proyecto es esencialmente un modelo diseñado a partir de los aspectos del proyecto real que tiene previsto que ocurran, o que desea que ocurran (normalmente es mejor que no sean demasiado diferentes). Este modelo abarca algunos aunque no todos los aspectos del proyecto real (las tareas, los recursos, la estimación del tiempo y posiblemente el costo asociado). 2.2 USAR LA GUÍA DE PROYECTOS PARA CREAR UNA NUEVO PROYECTO Microsoft Office Project proporciona una Guía de proyectos con sencillas instrucciones que le ayudan a configurar un nuevo proyecto. 2.2.1 Activar la Guía de proyectos

1. En el menú HERRAMIENTAS, haga clic en OPCIONES y, a continuación, en la ficha INTERFAZ. 2. En la sección CONFIGURACIÓN DE LA GUÍA DE verificación MOSTRAR LA GUÍA DE PROYECTOS.

PROYECTOS,

active la casilla de

Si su organización ha desarrollado una Guía de proyectos personalizada con instrucciones y asistentes3 que se han reorganizado o ajustado a sus necesidades de negocio específicas, puede cambiar al diseño o contenido personalizado de la empresa. 1. En el menú HERRAMIENTAS, haga clic en OPCIONES y, a continuación, en la ficha INTERFAZ. 2. En la sección CONFIGURACIÓN DE LA GUÍA DE PROYECTOS, en Página de funcionalidad y diseño de la Guía de proyectos, haga clic en UTILIZAR UNA PÁGINA PERSONALIZADA y, a continuación, especifique la ubicación de la página en el cuadro Dirección URL. También puede hacer clic en EXAMINAR para buscar la página en el cuadro de diálogo ABRIR. 3. En CONTENIDO

DE LA

GUÍA DE PROYECTOS, haga clic en UTILIZAR UN CONTENIDO

y, a continuación, especifique un nombre de archivo XML en el cuadro Archivo XML del contenido personalizado. También puede hacer clic en EXAMINAR para desplazarse al archivo. PERSONALIZADO

2.3 CREAR UN NUEVO PROYECTO Al crear un nuevo proyecto, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo4 o una fecha de fin5, y puede definir propiedades de archivo específicas que ayuden a organizar o buscar el proyecto.

3

Asistente: función que formula preguntas y después realiza una serie de acciones en función de las respuestas. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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1. Haga clic en NUEVO

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.

Sugerencia:

También puede crear un nuevo proyecto haciendo clic en Nuevo en el menú Archivo. En el panel de tareas, en Nuevo, haga clic en Proyecto en blanco.

2. En el menú PROYECTO, haga clic en INFORMACIÓN DEL PROYECTO. 3. Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en la que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo. 4. Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin. 2.4 DEFINIR LAS PROPIEDADES DEL ARCHIVO PARA EL PROYECTO Para ayudarle a organizar o buscar sus proyectos, puede especificar en ellos propiedades del archivo, como un título descriptivo, un asunto, un jefe de proyecto o un comentario. 1.

Para especificar las propiedades básicas del archivo en el proyecto activo, en el menú ARCHIVO, haga clic en PROPIEDADES y, a continuación, en la FICHA RESUMEN.

2.

Escriba la información pertinente del proyecto en los cuadros de propiedades del archivo.

3.

Para agregar propiedades del archivo personalizadas en el proyecto activo, haga clic en la FICHA PERSONALIZADO.

4.

Escriba la información pertinente en los cuadros NOMBRE, TIPO y VALOR y, a continuación, haga clic en AGREGAR.

Si desea imprimir el proyecto, también puede agregar estos detalles del proyecto en el encabezado, pie de página o informe6 de dicho proyecto.

4

Fecha de comienzo: fecha en la que está programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duración, los calendarios y las delimitaciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea también se basa en sus propios calendarios y delimitaciones. 5 Fecha de fin: fecha en la que está programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea. 6 Informe: formato en el que se puede imprimir información de la programación adecuada a los destinatarios en cuestión. Puede utilizar los informes predefinidos que se proporcionan con Project o crear informes personalizados. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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2.5 ESTABLECER TIEMPOS DE TRABAJO, VACACIONES Y FESTIVIDADES PARA EL PROYECTO

Puede utilizar el calendario del proyecto para reflejar los días y horas laborables generales del proyecto, así como los tiempos de descanso normales (como, por ejemplo, fines de semana y noches) y días de descanso especiales (como festividades). 2.5.1 Descripción general de Calendarios del proyecto 2.5.1.1

Calendario del proyecto

Este es el calendario utilizado para designar la programación de trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto. 2.5.1.2

Calendario de recursos

Para cada recurso que introduzca, Project crea calendarios de recursos individuales basados en la configuración del calendario Estándar. Puede modificar dichos calendarios si hace clic en Cambiar calendario laboral, en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso. También puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar los calendarios de recursos para indicar períodos no laborables, como vacaciones y permisos. 2.5.1.3

Calendario de tareas

Las tareas se programan según los tiempos de trabajo del calendario del proyecto. No obstante, puede personalizar los tiempos de trabajo desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que están designados como tiempos de descanso en el calendario del proyecto. 2.5.1.4

Calendario base

Un calendario base (calendario base: calendario que se puede utilizar como calendario del proyecto y de tareas en el que se especifican los períodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos) se utiliza como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios base: Estándar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en días de la semana con una hora para comida) 24 horas Turno de noche 2.6 DEFINIR LOS PERIODOS LABORABLES GENERALES 1.

En el menú HERRAMIENTAS, haga clic en CAMBIAR CALENDARIO LABORAL.

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2.

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En la lista PARA CALENDARIO, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual es seguido por (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estรกndar (Calendario del proyecto).

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Nota

Si desea crear un nuevo calendario en lugar de cambiar el calendario predeterminado, haga clic en Crear calendario, escriba un nombre para el calendario y, a continuación, elija si desea crear un nuevo calendario de base o crear un calendario basado en una copia de otro calendario.

3.

Para cambiar la semana laboral predeterminada, haga clic en la ficha SEMANAS LABORALES.

Para elegir una semana laboral adicional para un intervalo de día que difieren del día laborable predeterminado, como un programa de verano para un trabajo de obras, en la tabla TIEMPOS DE TRABAJO, escriba un nombre descriptivo en la columna NOMBRE para la programación de la semana laboral como, por ejemplo, Obras y las horas de comienzo y fin en las que tendrá lugar la programación adicional. 4.

Haga clic en la fila de la tabla SEMANAS LABORALES que indica la programación predeterminada y, a continuación, haga clic en DETALLES.

5.

En el cuadro de diálogo DETALLES de, seleccione los días de la semana que desea cambiar en la programación y, a continuación, seleccione uno de los siguientes: Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días: Elija los días que deben utilizar los tiempos de trabajo predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los tiempos de descanso en fines de semana. Establecer días como tiempo de descanso: Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. Los cambios que realice se reflejarán en todos los meses del calendario.

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Establecer días en estos tiempos de descanso específicos: Para establecer los tiempos de trabajo para los días seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros DESDE y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A Puede elegir una festividad (u otro tiempo de descanso) o un día específico que tiene un tiempo de trabajo distinto del tiempo de trabajo predeterminado. 1.

En el cuadro de diálogo CAMBIAR EXCEPCIONES.

CALENDARIO LABORAL,

haga clic en la ficha

2.

Escriba un nombre descriptivo para la excepción tal como Festividad y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la excepción.

3.

Haga clic en DETALLES.

4.

En ESTABLECER LOS TIEMPOS DE TRABAJO DE ESTAS EXCEPCIONES, seleccione uno de los siguientes: Tiempos de descanso: No se programará ningún trabajo durante estos días. Tiempos de trabajo: Para establecer los tiempos de trabajo para los días de trabajo específicos, escriba las horas a las que desea que el trabajo comience en los cuadros DESDE y las horas a las que desea que finalice en los cuadros A.

5.

Si la excepción se repetirá en una parte de la programación, en Patrón de repetición, seleccione la frecuencia de Diaria a Anual y, a continuación, seleccione detalles adicionales acerca del patrón de repetición a la derecha. Los detalles del patrón de repetición cambian, dependiendo de si desea crear un patrón diario, semanal, mensual o anual.

En INTERVALO DE REPETICIÓN, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el cuadro COMIENZO y, a continuación, seleccione TERMINAR DESPUÉS DE o TERMINAR EL. 6.

Si seleccionó TERMINAR DESPUÉS DE, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.

Si seleccionó TERMINAR tarea repetitiva.

EL,

escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la

2.7 CALENDARIO DE TAREAS El campo Calendario de tareas7 enumera todos los calendarios disponibles para aplicar a una tarea. Entre ellos se encuentran los calendarios base que se incluyen en Microsoft Office Project, así como los nuevos calendarios base que haya creado. Cuando Project programa la tarea, los períodos laborables del calendario de tareas aplicado sustituyen a los del calendario del proyecto. Si se asignan recursos, la tarea se programa tomando como base la intersección de los períodos laborables de los calendarios de tareas y de recursos. Si activa el campo Omitir calendario de recursos, sólo se utiliza el calendario de tareas para la programación de la tarea. 7

Calendario de tareas: calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar su programación; por lo general, es distinto del calendario del proyecto o de los calendarios de cualquiera de los recursos asignados. De manera predeterminada, todas las tareas utilizan el calendario del proyecto. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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Recomendaciones:

Agregue el campo Calendario de tareas a una hoja de tareas cuando desee escribir, cambiar o ver el calendario de tareas que se ha aplicado a las tareas. Utilice también este campo para ordenar, filtrar o agrupar las tareas por el tipo de calendario aplicado.

Ejemplo: Supongamos que ha creado tres calendarios de tareas diferentes para utilizarlos en varias tareas específicas. Agregue el campo Calendario de tareas a la tabla Entrada de la vista Diagrama de Gantt. Elija el calendario de tareas adecuado que desea aplicar a tareas específicas. También puede aplicar un calendario de tareas a una tarea mediante el cuadro de diálogo Información de la tarea. Para esto, siga el siguiente procedimiento: 1.

Haga clic en INFORMACIÓN AVANZADO.

2.

En el cuadro CALENDARIO, haga clic en el calendario de tareas que desee aplicar. Se enumerarán todos los calendarios de tareas, incluidos el de 24 horas, Estándar y Turno de noche, así como cualquier calendario base nuevo que haya creado.

3.

De manera predeterminada, el calendario de tareas está establecido en NINGUNO, lo que indica que para programar la tarea se utilizan el calendario del proyecto y los calendarios de los recursos.

DE LA TAREA

y, a continuación, haga clic en la ficha

Si desea que Project no tenga en cuenta los calendarios de recursos de los recursos asignados en favor del calendario de tareas aplicado, también puede activar la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos. Esta configuración es igual que establecer en NO el campo OMITIR CALENDARIO DE RECURSOS.

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Creación de una lista de Tareas

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TRABAJO CON TAREAS

3

Las Tareas son los bloques más básicos en la creación de cualquier proyecto. Las Tareas describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duraciones y requerimientos de recurso. En el desarrollo de una lista de tareas, necesitará distinguir entre el Ámbito del producto y el ÁMBITO DEL PROYECTO. El Ámbito del producto describe la calidad, las características y las funciones del objetivo del proyecto. Por otra parte, el ALCANCE DEL PROYECTO describe el trabajo requerido para lograr dicho producto o servicio. 3.1 INGRESO DE TAREAS 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo NOMBRE DE TAREA, especifique un nombre de tarea al final de la lista de tareas.

Para insertar una tarea entre tareas existentes, seleccione la fila donde desee que aparezca una nueva tarea. En el menú INSERTAR, haga clic en NUEVA TAREA y, a continuación, especifique el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de la tarea se reenumeran automáticamente después de la inserción. 3.

Presione ENTRAR.

3.1.1 Estimación de las Duraciones

La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que se empleará para completar la actividad. MS Project puede trabajar con duraciones de una tarea que oscilan desde minutos hasta meses. Dependiendo del Ámbito del proyecto, probablemente deseará trabajar con duraciones de tarea en una escala de horas, días y semanas. 3.1.2 Crear un hito

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para realizar el seguimiento del progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración. Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas 8. Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere una aplicación que otra empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en el proyecto para representar la finalización de esa aplicación. 3.1.2.1 1.

Crear un Hito con duración cero En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

8

Tarea externa: tarea que representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de proyecto. Una tarea externa sólo se puede cambiar en el proyecto de origen. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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Creación de una lista de Tareas

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2.

Especifique el nombre del nuevo hito en el campo NOMBRE DE TAREA de la primera fila vacía de la lista.

3.

Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.

4.

Especifique 0 en el campo DURACIÓN del hito y, a continuación, presione ENTRAR.

Cuando especifica una duración de cero en una tarea, Office Project Professional 2007 muestra automáticamente el símbolo del hito en la vista Diagrama de Gantt en ese día. 3.1.2.2

Crear un hito con una duración mayor que cero

Los hitos por lo general tienen una duración cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar una duración. Por ejemplo, el proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase (fase: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) y se sabe que el proceso de aprobación tardará una semana. 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

Especifique el nombre del nuevo hito en el campo NOMBRE DE TAREA de la primera fila vacía de la lista.

Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3.

Una vez seleccionado un hito en la cuadrícula, haga clic en INFORMACIÓN TAREA .

4.

En la ficha AVANZADO, especifique la duración del hito en el cuadro DURACIÓN.

5.

Active la casilla de verificación MARCAR haga clic en ACEPTAR.

LA TAREA COMO HITO

Office Project Professional 2007 muestra el símbolo del hito Gantt en el último día de la tarea.

DE LA

y, a continuación,

en la vista Diagrama de

3.1.3 Crear una nueva tarea repetitiva

En algunos casos, se da cuenta de que hay tareas que se repiten durante todo un proyecto. Dependiendo de su naturaleza, puede especificarlas como tareas regulares o como tareas repetitivas9. Si la tarea no se repite a intervalos regulares, especifíquela como haría con cualquier otra tarea cada vez que aparece. Si no se repite a intervalos regulares, especifíquela como una tarea repetitiva. 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva.

3.

En el menú Insertar, haga clic en TAREA REPETITIVA.

4.

En el cuadro NOMBRE DE TAREA, especifique el nombre de tarea.

5.

En el cuadro DURACIÓN, especifique la duración de una única repetición de la tarea.

9

Tarea repetitiva: tarea que se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podría definir la reunión semanal sobre el estado del proyecto como una tarea repetitiva. Valero Servicios Educacionales Ltda.

17


Creación de una lista de Tareas

6.

En

Patrón

de

repetición,

Manual de MS Project 2007

haga

clic

en

DIARIAMENTE,

SEMANALMENTE,

MENSUALMENTE o ANUAL. 7.

Especifique la frecuencia de la tarea y active la casilla de verificación junto a cada día de la semana en el que debería tener lugar la tarea.

8.

En INTERVALO DE REPETICIÓN, especifique una fecha de comienzo en el cuadro COMIENZO. Si no especifica ninguna fecha en el cuadro COMIENZO, Project usa la fecha de comienzo del proyecto.

9.

Haga clic en TERMINAR DESPUÉS DE o TERMINAR EL.

10.

Si ha hecho clic en TERMINAR repeticiones de la tarea.

DESPUÉS DE,

Si ha hecho clic en TERMINAR finalice la tarea repetitiva.

especifique la fecha en la que desea que

EL,

especifique el número de

En CALENDARIO para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos si desea aplicar un calendario a la tarea.

Si no desea aplicar un calendario, asegúrese de que se ha seleccionado NINGUNO en la lista CALENDARIO.

Notas

Los identificadores de la tarea se reenumeran automáticamente después de insertar la tarea, y los indicadores de la tarea repetitiva aparecen en la columna Indicadores. Si la tarea repetitiva tiene lugar en cualquier día no laborable, Project le pregunta si desea volver a programar esas repeticiones. Si asigna recursos directamente a una tarea de resumen repetitiva especificando los nombres de recursos en el campo Nombre de los recursos, el recurso se asignará al trabajo total en la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cuando se producen.

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Manual de MS Project 2007

3.2 ESQUEMATIZACIÓN DE TAREAS Para desglosar la lista de tareas con objeto de que aparezca más organizada y legible, sólo debe APLICAR SANGRÍA10 y ANULAR SANGRÍA11 en las tareas del proyecto para crear un 12 13 14 ESQUEMA de las TAREAS DE RESUMEN y SUBTAREAS . 3.2.1 Elegir un método para organizar las tareas

Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organización del proyecto. Existen dos métodos de organización de la lista de tareas: Con el método ARRIBA-ABAJO, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan pronto como haya decidido las fases principales. Nota

Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase.

Con el método ABAJO-ARRIBA, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project.

10

Aplicar sangría: mover una tarea a un nivel inferior del esquema [hacia la derecha] en el campo Nombre de tarea. Al aplicar sangría, la tarea se convierte en una subtarea de la tarea predecesora más cercana de un nivel de esquema superior. 11 Anular sangría: mover una tarea a un nivel del esquema más alto [hacia la izquierda] en el campo Nombre de tarea. 12 Esquema: estructura jerárquica de un proyecto que muestra cómo algunas tareas se ajustan en agrupaciones más amplias. En Project, las subtareas se sitúan con una sangría en tareas de resumen. 13 Tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la utilización de información procedente de las subtareas. 14 Subtarea: tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de la subtarea está consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utilizar la función de esquema de Project para designar subtareas. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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Manual de MS Project 2007

3.2.2 Organizar las tareas

Para crear un resumen de las tareas, aplíqueles o anule la sangría para crear tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría y las subtareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas. ¿Cómo se calculan los valores de las tareas de resumen? No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de las subtareas. Aunque algunos valores de las tareas de resumen representan los valores totales de las subtareas, no es el caso de otros valores. Por ejemplo, Project calcula la duración de una tarea de resumen como el tiempo de trabajo total entre la fecha de comienzo más reciente y la fecha de fin más alejada de sus subtareas.

Esta información de la tarea de resumen resume el período entre la fecha de comienzo más próxima y la fecha de fin más reciente de todas las subtareas incluidas. No muestra la suma de todas las duraciones de las subtareas. Como Project calcula los valores de las tareas de resumen, la mayoría de ellos no se pueden modificar. Si tiene que cambiar los valores de una tarea de resumen, como la duración, actualice las subtareas individuales. Los valores de la tarea de resumen se recalculan. 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

Haga clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangría como subtarea o anular la sangría como tarea de resumen.

3.

Haga clic en APLICAR SANGRÍA convirtiéndola en una subtarea.

4.

Haga clic en ANULAR SANGRÍA en una tarea de resumen.

para aplicar la sangría a una tarea, para anular la sangría de la tarea, convirtiéndola

Sugerencia

Con el mouse (ratón) puede aplicar o anular la sangría a una tarea rápidamente. Sitúe el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrástrelo con el botón secundario para aplicar la sangría a la tarea o arrástrelo hacia la izquierda para anular la sangría de la tarea.

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3.2.2.1

Manual de MS Project 2007

Consideraciones al Organizar las Tareas

Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema. Puede reorganizar fácilmente las fases del proyecto en su programación de esquema. Cuando desplace o elimine una tarea de resumen, desplaza o elimina automáticamente todas las subtareas asociadas. Si elimina una tarea de resumen, Project eliminará automáticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangría de las subtareas hasta que tengan el mismo nivel que la tarea de resumen. Cuando reorganiza una lista de tareas, cambiarán los números del esquema de los elementos listados. Los números de esquema se actualizan automáticamente cuando mueve, agrega o elimina tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si está usando un sistema de numeración personalizado que especifica manualmente, los números no se actualizan de forma automática. Necesita ajustar manualmente los números para reflejar la nueva ubicación de la tarea si la desplaza. La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, éstas deben estar vinculadas. Después de organizar las tareas vinculadas en su programación de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas. 3.3 VINCULAR TAREAS Las tareas de los proyectos deberán ser llevados a cabo en un determinado orden. Cuando se vinculan dos tareas, estas dos tareas presentan una relación Fin a comienzo bajo dos aspectos. La segunda tarea debe producirse después de la primera tarea; esto es una Secuencia. La segunda tarea sólo se producirá si la primera tarea es completada; esto es una Dependencia En MS Project, la primera tarea se denomina Predecesora ya que precede a las tareas que dependen de ella. La segunda tarea se denomina Sucesora ya que sucede a las tareas de las que ésta depende. De modo que, cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras. Cuando vincula tareas en Project, el tipo de vínculo predeterminado es el tipo fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo FIN A COMIENZO no funciona en todas las situaciones. Project proporciona tipos adicionales de vínculos de tareas para poder modelar el proyecto de forma más realista.

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Manual de MS Project 2007

3.3.1 Vincular tareas mediante la vista Diagrama de Gantt 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo NOMBRE DE TAREA, seleccione dos o más tareas que desee vincular, en el orden en que desee vincularlas. Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee vincular. Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que desee vincular.

3.

Haga clic en VINCULAR TAREAS

.

3.3.2 Vincular tareas mediante la vista Diagrama de red 1.

En el menú Ver, elija Diagrama de red.

2.

Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora.

3.

Arrástrelo hasta el cuadro de la tarea sucesora.

3.3.3 Vincular tareas mediante la vista Calendario 1.

En el menú Ver, haga clic en Calendario.

2.

Sitúe el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora.

3.

Arrástrelo hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

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Manual de MS Project 2007

3.3.4 Activar y desactivar el vinculado automático

De forma predeterminada, cuando inserta una tarea entre tareas vinculadas, la nueva tarea se vincula automáticamente a las tareas adyacentes. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vínculos fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptará el vínculo fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella. Puede desactivar fácilmente esta opción para que cuando se inserte una nueva tarea no se vincule automáticamente con las tareas adyacentes. Si el vinculado automático está desactivado, puede volver a activarlo fácilmente. 1.

En el menú HERRAMIENTAS, haga clic en OPCIONES y, a continuación, en PROGRAMACIÓN.

2.

Para desactivar el vinculado automático, desactive la casilla de verificación VINCULAR AUTOMÁTICAMENTE LAS TAREAS INSERTADAS O DESPLAZADAS.

Para activar el vinculado automático, active la casilla de verificación VINCULAR AUTOMÁTICAMENTE LAS TAREAS INSERTADAS O DESPLAZADAS.

3.3.5 Tipos de Dependencia Tipo de vínculo

Ejemplo

Descripción

Fin a comienzo (FC)

La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea "Preparar cimientos".

Comienzo a comienzo (CC)

La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente puede comenzar en cualquier momento después de comenzar la tarea para la que depende. El tipo de vínculo CC no requiere que ambas tareas comiencen simultáneamente. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y "Nivelar cemento", la tarea "Nivelar cemento" no puede comenzar hasta que comience la tarea "Verter cemento".

Fin a fin (FF)

La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento después de completarse la tarea para la que depende. El tipo de vínculo FF no requiere que ambas tareas se completen simultáneamente. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar instalación eléctrica", la tarea "Inspeccionar instalación eléctrica" no puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar cableado".

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Tipo de vínculo

Ejemplo

Comienzo a fin (CF)

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Descripción La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento después de que comience la tarea para la que depende. El tipo de vínculo CF no requiere que la finalización de la tarea dependiente sea simultánea al comienzo de la tarea en la que depende. Por ejemplo, los cuchillos de tejado necesarios para el proyecto de construcción se construyen fuera de obra. Dos de las tareas de su proyecto son "Entrega de cuchillos" y "Montar tejado". La tarea "Montar tejado" no se puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de cuchillos".

3.3.6 Cambiar el tipo de vínculo de una dependencia entre tareas

De manera predeterminada, Project vincula las tareas en una dependencia Fin a comienzo. Sin embargo, puede cambiar fácilmente el tipo de dependencia entre tareas en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea. Para abrir el cuadro de diálogo Información de la tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea cuyo tipo de vínculo desea cambiar. 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

Haga doble clic en la línea de vínculo que desea cambiar.

Para cambiar el tipo de vínculo, haga doble clic aquí. 3.

Para cambiar el tipo de dependencia entre tareas, seleccione otro tipo en la lista TIPO.

3.3.7 Quitar todas las dependencias de una tarea

Si la tarea ya no es dependiente de ninguna otra tarea, puede quitar de una vez todas las dependencias de la tarea. 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo NOMBRE DE TAREA, seleccione las tareas que desea desvincular.

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Creación de una lista de Tareas

Manual de MS Project 2007

Para seleccionar varias tareas que no están listadas consecutivamente, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee. Para seleccionar tareas que están listadas consecutivamente, haga clic en la primera tarea, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en la última tarea que desee seleccionar en la lista. 3.

Haga clic en DESVINCULAR TAREAS

.

3.3.8 Quitar dependencias específicas entre tareas

Si la tarea está vinculada a varias tareas y necesita quitar vínculos específicos pero dejado algunos intactos, puede elegir qué vínculos quitar en el cuadro de diálogo Información de la tarea. 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En la lista de tareas, haga clic en la tarea cuyas dependencias desea quitar.

3.

Haga clic en INFORMACIÓN DE LA TAREA

4.

En la ficha PREDECESORAS, haga clic en la dependencia que está quitando y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR.

Valero Servicios Educacionales Ltda.

.

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Trabajo con Recursos

4

Manual de MS Project 2007

RECURSOS

Aunque en MS PROJECT 2007, no es estrictamente necesario que configure los recursos ni que los asigne a las tareas; pero sin esta información, tendrá un menor control de quién, cuándo y qué costo suponen las personas que trabajan en el proyecto. La configuración de la información de los recursos en MS Project no demanda mucho tiempo, sin embargo, le será tremendamente útil si uno de los fines que el proyecto persigue es la REDUCCIÓN de tiempo o costo. 4.1 REGISTRAR INFORMACIÓN DE UN RECURSO Aunque existen varias formas de registrar información de recursos, usaremos el cuadro de diálogo “información de Recurso. Para abrir este cuadro de diálogo, haga doble clic sobre el registro correspondiente al recurso en cuestión o después de seleccionarlo, haga clic en el botón ubicado en la barra de Herramientas Estándar.

En la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso se puede especificar, revisar o cambiar información básica sobre el recurso seleccionado y la disponibilidad15 de los recursos. Puede: Especificar la disponibilidad de este recurso, incluida una disponibilidad de unidades (disponibilidad de unidades: período de tiempo, expresado como porcentaje o número decimal, que se puede programar un recurso para un trabajo asignado. Hace referencia al nivel en que está disponible el recurso; por ejemplo, un recurso puede estar disponible el 50%, 100% o 300% del tiempo total.) distintas en períodos de tiempo diferentes.

15

Disponibilidad: indica cuándo y cuánto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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Manual de MS Project 2007

Cambiar cuánto tiempo del recurso está disponible para el trabajo asignado, por ejemplo, tiempo parcial o varios períodos. Especificar las iniciales, el grupo16 o el código de este recurso. Especificar si un recurso es un recurso de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión o el alojamiento.). 4.1.1 Ficha General

Nombre del recurso: Muestra el nombre del recurso seleccionado. Iniciales: Muestra las iniciales del recurso u otras abreviaturas que identifican al recurso. En algunas vistas puede utilizar esta abreviatura en lugar del nombre del recurso para ahorrar espacio. Correo electrónico: Especifica la dirección de correo electrónico del recurso. También puede obtener la dirección de correo electrónico del recurso en el sistema de correo electrónico de 32 bits conforme al estándar MAPI si hace clic en Detalles. Grupo: Especifica el grupo al que pertenece el recurso. Si especifica un nombre de grupo, puede ordenar los recursos o aplicar un filtro para mostrar información sobre determinados grupos. Código: Especifica un código para el recurso, como un código de centro de costos. Tipo de reserva: - Propuesto: Especifica que la adición de este recurso se considera tentativa. - Confirmado: Especifica que la adición de este recurso se considera definitiva. Éste es el tipo de reserva predeterminado. Tipo: - Trabajo: Seleccione este tipo de recurso para las personas, equipamiento o instalaciones que se asignan a una tarea y no se consumen durante la tarea. Éste es el valor predeterminado. - Material: Seleccione este tipo de recurso para hacer un seguimiento de los recursos consumibles, por ejemplo, acero, que se van a utilizar en el cumplimiento del proyecto. Costo: Seleccione este tipo de recurso para hacer un seguimiento de los elementos presupuestarios, como costos de viaje, que no dependen de la cantidad de trabajo ni de la duración de una tarea. 16

Grupo de recursos: conjunto de recursos que comparte algunas características y se clasifica con un nombre de grupo. Por ejemplo, puede clasificar los recursos según la función del trabajo y utilizar nombres de grupo del tipo fontaneros. O bien, puede categorizar los recursos según el estado del empleo. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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Etiqueta de material: Este cuadro está disponible si se especifican recursos materiales. Indique la etiqueta de unidades para el recurso material. Por ejemplo, para madera puede especificar Metros lineales si desea hacer un seguimiento de los metros lineales de madera empleados en el proyecto. Casillas de verificación: - Genérico: Especifica que el recurso es un conjunto de conocimientos necesarios para una tarea más que un recurso real. - Presupuesto: Especifica que el recurso es un elemento presupuestario. - Inactivo: Indica si el recurso se ha eliminado o quitado de otra forma del fondo de recursos. Por ejemplo, quizás desee quitar un recurso de la lista de recursos de empresa antes de mover un recurso de un departamento a otro para mantener independiente el trabajo del recurso en los dos departamentos. Tabla Disponibilidad de recursos Utilice esta tabla para establecer la fecha de comienzo y fin de un recurso en el proyecto. También puede utilizar esta tabla para establecer niveles diferentes de disponibilidad de capacidad máxima17 en distintos momentos del proyecto. Estos valores, junto con el calendario del recurso, determinan cuánto trabajo puede realizar un recurso sin estar sobreasignado18. - Disponible desde: Especifique la fecha de comienzo del recurso para el nivel actual de disponibilidad de capacidad máxima. Si se especifica NOD en el campo Disponible desde, esto significa que la disponibilidad de comienzo del recurso es la misma que la fecha de comienzo del proyecto. - Disponible hasta: Especifique la fecha de fin del recurso para el nivel actual de disponibilidad de capacidad máxima. Si se especifica NOD en el campo Disponible hasta, esto significa que la disponibilidad de fin del recurso es la misma que la fecha de fin del proyecto. - Unidades: Escriba el número de capacidad máxima disponible para este recurso durante el período de tiempo especificado en los campos Disponible desde y Disponible hasta. Por ejemplo, tiene un recurso denominado Técnicos, que representa a tres técnicos individuales de su equipo. Puede especificar la capacidad máxima de Técnicos como el 300 por ciento. Puede programar que los tres trabajen a tiempo completo en un momento sin que el recurso Técnicos esté sobreasignado. También puede especificar disponibilidad a tiempo parcial con capacidad máxima. Por ejemplo, si tiene un recurso que 17

Capacidad máxima: porcentaje máximo o número de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad máxima indica la capacidad más alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento. 18 Sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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está disponible para el proyecto dos días a la semana, puede especificar la capacidad máxima como el 40 por ciento. La capacidad máxima puede escribirse como porcentaje (50 por ciento, 100 por cien, 300 por ciento) o como decimal (0,5, 1, 3). 4.1.2 Ficha Costos

Con esta ficha se puede escribir, revisar o modificar la información de costo sobre el recurso seleccionado. Puede: 1.

Configurar la información de costo para el recurso.

2.

Configurar tablas de tasas de costo: Corresponde a la recopilación de información sobre las tasas de un recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la que entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas para cada recurso con la posibilidad de ser aplicadas a para distintas tasas de diferentes tareas.

3.

Indicar el método de acumulación de costos del recurso: Determina cuándo se ha contraído el costo de un recurso y cuándo se han cargado los costos reales a un proyecto. Se pueden contraer costos al principio (Comienzo) o al final (Fin) de una tarea, o bien prorratearlos (Prorrateo). Tablas de tasas de costo - Con las tablas de tasas de costo, puede asignar distintas tasas al recurso seleccionado en diferentes tablas de tasas. Específicamente, cada ficha constituye una tabla de tasas diferente que se puede usar para distintas tasas de diferentes tareas. En cada una de las cinco tablas de tasas (A, B, C, D y E), puede definir hasta cinco tasas diferentes para el recurso seleccionado, junto con las fechas efectivas. Estas tablas de tasas diferentes se pueden usar para explicar los aumentos y disminuciones de las tasas a lo largo del tiempo, debido al aumento salarial de recursos de trabajo, por ejemplo, o a los descuentos de recursos de material. De forma predeterminada, los recursos se asignan a las tareas usando la tasa de costo de la tabla A. No se puede cambiar el nombre de las tablas de tasas. - Puede cambiar la tabla de tasas asignadas en el cuadro de diálogo Información de la asignación. Fecha efectiva: - Es la fecha en la que tendrán efecto la tasa estándar, la tasa de horas extras y el costo por uso especificados en esta fila. Si aparecen dos guiones (--) en el campo Fecha efectiva, significa que la tasa asociada está actualmente en vigor. Ésta es la tasa predeterminada que se aplica cuando no hay otras fechas efectivas, o en el caso de aquellas fechas que no cubren las fechas efectivas. Por ejemplo, si la primera fecha efectiva que se muestra en la tabla es 14/11/08, en este caso todo lo que sea anterior a esta fecha está cubierto por la tasa que tiene dos guiones (--) en el campo Fecha efectiva.

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- La tasa sigue en efecto hasta la siguiente Fecha efectiva mostrada en la tabla de tasas de costo. En la fecha en la que se aplica una nueva tasa, ésta cambia en todo Microsoft Office Project por ejemplo en los campos Tasa estándar y Tasas horas extra en la Hoja de recursos, y en el cálculo del costo de recursos para las tareas asignadas. Tasa estándar: La tasa por hora que se va a acumular para el trabajo regular, o tiempo convencional, de este recurso. Tasa horas extra: La tasa por hora que se va a acumular para el trabajo de horas extra de este recurso. Costo por uso: El importe establecido que se va a acumular siempre que se use este recurso, independientemente del trabajo realizado. Cuadro Acumulación de costos El cuadro Acumulación de costos se usa para especificar cuando se contraen costos estándar o de horas extra para los recursos. Los costos por uso siempre se acumulan al inicio de una tarea. Opciones de acumulación de costos - Comienzo: El costo se contrae al comienzo de una tarea asignada. - Prorrateo: El costo se contrae como prorrateado en el tiempo. Es el valor predeterminado. - Fin: El costo se contrae al fin de la tarea asignada. Botón Detalles Abre un cuadro de diálogo en la libreta de direcciones de correo electrónico compatible con MAPI, mostrando la información de contacto especificada allí sobre el recurso seleccionado. 4.2 ESPECIFICACIÓN DE COSTOS DE RECURSOS Microsoft Office Project calcula los costos de los recursos en función de las tasas normales y de horas extra para los costos por uso19, los costos fijos de tarea o los costos de recursos de costo20 asignados a las tareas. Los distintos tipos de costos funcionan de formas diferentes dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso de material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) o un recurso de costo. Para los recursos de trabajo, la tasa se aplica por unidad de tiempo. Para los recursos de material y de costo, la tasa se aplica por otras unidades especificadas, como toneladas, metros o las unidades de una moneda seleccionada. 19

Costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula sólo una vez. 20 recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los boletos de avión o el alojamiento. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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4.2.1 Especificar tasas de costo para un recurso de trabajo

1.

En el menú VER, haga clic en HOJA DE RECURSOS.

2.

En el campo NOMBRE DEL un nuevo recurso.

3.

En los campos TASA recurso.

RECURSO,

ESTÁNDAR

seleccione un recurso o escriba el nombre de

y TASA

HORAS EXTRA,

especifique las tasas del

Si estos campos no están visibles, presione TAB para desplazarse a ellos. Puede especificar varias tasas estándar y una tasa de horas extra para cada recurso: 1.

Seleccione el recurso, haga clic en Información del recurso en la ficha Costos.

y, después, haga clic

2.

En Tablas de tasas de costo, haga clic en la ficha A (predeterminada).

3.

En la columna Fecha efectiva, especifique la fecha en la que se aplicará el cambio de tasa.

4.

En los campos Tasa estándar y Tasa de horas extra, especifique las tasas del recurso.

5.

Para especificar un cambio de tasa que se aplique en otra fecha, en las filas adicionales de las tablas de tasas de costo, escriba o seleccione la nueva fecha, y las nuevas tasas estándar y de horas extra.

6.

Para especificar conjuntos adicionales de tasas de pago para el mismo recurso, haga clic en la ficha B y repita los pasos del 3 al 5.

4.2.2 Especificar costos para un recurso de costo

Para poder especificar un costo para un recurso de costo, debe crear el recurso de costo: 1.

En el menú VER, haga clic en HOJA DE RECURSOS.

2.

En el campo NOMBRE DEL RECURSO, escriba un nombre para el recurso de costo (como Alojamiento) y, a continuación, haga clic en INFORMACIÓN DEL RECURSO .

3.

En el cuadro de diálogo INFORMACIÓN DEL RECURSO, en la ficha GENERAL, haga clic en COSTO en la lista TIPO.

Una vez creado el recurso de costo, puede asignarlo a una tarea. Después de asignarlo, puede especificar los costos de la asignación del recurso mediante la vista USO DE TAREAS. 1.

En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2.

Seleccione la tarea a la que se ha asignado el recurso de costo y, a continuación, haga clic en Información de la asignación .

3.

En el cuadro de diálogo Información de la asignación, en la ficha General, especifique un valor de costo en el cuadro Costo.

4.

Haga clic en Aceptar.

Cuando se aplica un costo mediante un recurso de costo asignado a una tarea, la cantidad del recurso de costo puede variar en función de cómo se utilice dicho recurso. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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4.2.3 Especificar una tasa para un recurso de material

1.

En el menú VER, haga clic en HOJA DE RECURSOS.

2.

En el menú VER, seleccione TABLA y, a continuación, haga clic en ENTRADA.

3.

En el campo NOMBRE DEL RECURSO, seleccione un recurso de material o escriba el nombre de un nuevo recurso de material.

4.

Si es un nuevo recurso de material, siga este procedimiento: Seleccione MATERIAL en el campo TIPO. Escriba el nombre de una unidad de medida en el campo ETIQUETA DE MATERIAL como l (para "litros"), mc (para "metros cúbicos") o u (para "unidad").

5.

En el campo Tasa estándar, escriba una tasa.

Puede especificar varias tasas para cada recurso de material: 1.

Haga clic en INFORMACIÓN DEL RECURSO

y luego en la ficha COSTOS.

2.

En TABLAS DE TASAS DE COSTO, haga clic en la FICHA A (predeterminada).

3.

En la columna TASA ESTÁNDAR, escriba una tasa.

4.

En la fila siguiente, escriba un cambio de valor o porcentaje con respecto a la tasa anterior en la columna TASA ESTÁNDAR. Por ejemplo, escriba +10% para indicar que la tasa ha aumentado un 10% con respecto a la tasa anterior.

5.

En la columna FECHA EFECTIVA, especifique la fecha en la que se aplicará el cambio de tasa.

6.

Para especificar conjuntos adicionales de tasas, haga clic en la ficha B y repita los pasos del 3 al 5.

4.3 ASIGNAR RECURSOS Puede asignar recursos a tareas para indicar quién es el responsable de realizar esas tareas. La asignación de recursos a una tarea sirve también para saber cuánto tiempo se empleará en realizar esa tarea y, si realiza un seguimiento de los costos, para saber cuánto costará la tarea. Un recurso puede ser una persona, un recurso genérico que puede cambiarse más adelante, un grupo de personas (por ejemplo, programadores), equipamiento (como una grúa o un equipo informático), recursos de material que se consumen en el transcurso de la tarea o gastos puntuales como pasajes de avión o alojamiento (denominados también recursos de costo). 4.3.1 Asignar un recurso de trabajo a una tarea

1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo NOMBRE recurso.

3.

Haga clic en ASIGNAR RECURSOS

DE TAREA,

Valero Servicios Educacionales Ltda.

seleccione la tarea a la que desea asignar un . 32


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4.

En el campo NOMBRE DEL RECURSO, haga clic en el nombre del recurso de trabajo o recurso genérico que desea asignar.

5.

En la columna S/D, haga clic en SOLICITUD o DEMANDA para especificar si requiere que este recurso se asigne a la tarea para poder realizarla. Esta configuración de recursos se utiliza en el Asistente para la sustitución de recursos. Si hace clic en SOLICITUD, el asistente asigna el recurso únicamente si no está sobreasignado. Si hace clic en DEMANDA, el asistente asigna el recurso aunque esté sobreasignado, lo que puede causar problemas de SOBREASIGNACIÓN.

6.

Haga clic en CERRAR

4.3.2 Asignar un grupo de varios recursos

1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo NOMBRE recurso.

3.

Haga clic en ASIGNAR RECURSOS

4.

En el campo NOMBRE DEL RECURSO, haga clic en el nombre del grupo de recursos que desea asignar.

5.

En el campo UNIDADES, escriba un valor de porcentaje mayor que 100%.

DE TAREA,

seleccione la tarea a la que desea asignar un .

Este porcentaje representa la cantidad de trabajo que realizará este grupo de recursos. Por ejemplo, si el recurso es Operadores y hay tres operadores en el grupo que se van a asignar a tiempo completo, especifique el valor de 300%. 6.

Haga clic en ASIGNAR.

4.3.3 Asignar un recurso de material a una tarea

1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.

3.

Haga clic en ASIGNAR RECURSOS

Valero Servicios Educacionales Ltda.

.

33


Trabajo con Recursos

Manual de MS Project 2007

4.

En el campo NOMBRE DEL RECURSO, haga clic en el nombre del recurso de material que desea asignar.

5.

En el campo UNIDADES, siga uno de estos procedimientos: Escriba un número que indique la cantidad de material que se va a utilizar para esta asignación y, a continuación, especifique la etiqueta de material21.

Por ejemplo, si va a usar 20 metros de madera, escriba 20 metros. Si la cantidad de material utilizado depende de la duración de la tarea, especifique la tasa de uso mediante una barra diagonal (/) y luego un código o abreviatura de duración. Por ejemplo, si se van a usar 20 metros de madera a la semana, especifique 20/semana o 20/s. 6.

Haga clic en ASIGNAR.

4.3.4 Asignar un recurso de costo a una tarea

Un recurso de costo proporciona un medio de aplicar un costo a una tarea asignando un elemento de costo (como una tarifa aérea o dietas de alojamiento) a esa tarea. El valor del recurso de costo no depende del trabajo realizado en una tarea ni de la duración de la misma. A diferencia de los costos fijos, puede aplicar todos los recursos de costo que desee a una tarea. 1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo NOMBRE recurso.

3.

Haga clic en ASIGNAR RECURSOS

4.

En el campo NOMBRE DEL RECURSO, haga clic en el nombre del recurso de costo que desea asignar.

5.

En el campo COSTO, escriba un valor que represente el importe del recurso de costo.

6.

Un único recurso de costo asignado a diferentes tareas puede tener valores de costo distintos. Por ejemplo, un recurso de costo denominado “Tarifa aérea” asignado a dos recursos de trabajo diferentes puede tener valores de costo distintos según las ciudades a las que se viaje.

DE TAREA,

seleccione la tarea a la que desea asignar un .

4.3.5 Quitar o reemplazar una asignación de recursos

En función de las necesidades del proyecto, puede quitar o reemplazar un recurso que está asignado a una tarea del proyecto. Por ejemplo, el cambio de una asignación de recursos puede ayudarle a representar la sobreasignación o infraasignaciones, a controlar los costos, a aumentar la eficacia o a aumentar la calidad.

21

Etiqueta de material: unidad de medida de un recurso material, por ejemplo, toneladas, metros cúbicos o pies. Valero Servicios Educacionales Ltda.

34


Trabajo con Recursos

4.3.5.1

Manual de MS Project 2007

Quitar una asignación de recursos

1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo NOMBRE recurso.

3.

Haga clic en ASIGNAR RECURSOS

4.

En el campo NOMBRE DEL RECURSO, seleccione el recurso que desea quitar.

5.

Haga clic en QUITAR.

4.3.5.2

DE TAREA,

seleccione la tarea de la que desea quitar un .

Reemplazar una asignación de recursos

1.

En el menú VER, haga clic en DIAGRAMA DE GANTT.

2.

En el campo NOMBRE reemplazar.

3.

Haga clic en ASIGNAR RECURSOS

4.

En el campo NOMBRE DEL RECURSO, seleccione el recurso que desea reemplazar.

5.

Haga clic en REEMPLAZAR.

6.

En el cuadro de diálogo REEMPLAZAR RECURSO, haga clic en el recurso que desea reemplazar y, a continuación, haga clic en ACEPTAR.

DE TAREA,

seleccione la tarea con el recurso que desea .

Para reemplazar el recurso seleccionado con varios recursos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el recurso que desea agregar. 7.

En la columna S/D, seleccione SOLICITUD o DEMANDA.

8.

Para especificar la cantidad de trabajo que realizará el nuevo recurso en una tarea, en la lista UNIDADES DEL RECURSO, indique lo siguiente: Asigne a la tarea un único recurso de trabajo a tiempo completo escribiendo 100%. Asigne a la tarea un grupo de recursos a tiempo completo especificando un porcentaje superior a 100%. Por ejemplo, escriba 300% para un grupo de tres operadores que trabajan en la tarea a tiempo completo.

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35


Trabajo con Recursos

Manual de MS Project 2007

Asigne la tasa de consumo para un recurso material escribiendo un n煤mero que indique la cantidad de material que se va a usar para esta asignaci贸n. Si la cantidad de material usada depende de la duraci贸n de la tarea, especifique la tasa de uso agregando una barra inclinada (/) y una duraci贸n. Por ejemplo, si se usan 20 metros de madera a la semana, escriba 20/semana o bien 20/s.

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36


Etapa II: Refinamiento del Plan


Delimitaciones de Tarea

5

Manual de MS Project 2007

DELIMITACIONES DE TAREA

Cuando establece una fecha de comienzo o una fecha de fin para una tarea en Project, significa que no desea que esa tarea comience o finalice antes de esas fechas. Se aplican Delimitaciones a las tareas para imponer restricciones en la forma de calcular las fechas de comienzo o de fin. 5.1 ACERCA DE LAS DELIMITACIONES Hay tres tipos de delimitaciones: Delimitaciones Flexibles: no tienen fechas específicas asociadas a ellas. El establecimiento de estas delimitaciones le permite comenzar las tareas lo antes posible o lo más tarde posible, finalizando la tarea antes de que termine el proyecto, dadas otras delimitaciones y dependencias entre tareas en la programación. Delimitaciones Semiflexibles: requieren una fecha asociada que controla la fecha de comienzo o de fin más próxima o última, respectivamente, para una tarea. Estas delimitaciones permiten a una tarea terminar en cualquier momento, siempre que cumpla con la fecha límite de comienzo o de fin. Delimitaciones Inflexibles: requieren una fecha asociada que controla la fecha de comienzo o de fin de la tarea. Estas delimitaciones son útiles cuando necesita que la programación tenga en cuenta factores externos, como la disponibilidad del equipo o de recursos, fechas límites, hitos de contrato y fechas de comienzo o fin. En la tabla siguiente se muestran las delimitaciones proporcionadas en Project. Tipo de delimitación

Nombre de delimitación

Flexible

Lo más tarde posible (LMTP)

Programa la tarea lo más tarde posible, de tal forma que la tarea finaliza antes de que termine el proyecto y sin retrasar las tareas siguientes. Es la delimitación predeterminada para aquellas tareas cuando programa desde la fecha de fin del proyecto. No especifique ninguna fecha de comienzo o de fin sin esta delimitación.

Flexible

Lo antes posible (LAP)

Programa la tarea para que comience la tarea lo antes posible. Es la delimitación predeterminada para aquellas tareas programadas desde la fecha de comienzo del proyecto. No especifique ninguna fecha de comienzo o de fin sin esta delimitación.

Semiflexible

No comenzar antes de (NCAD)

Programa la tarea para que comience en una fecha especificada, o después de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que la tarea no comienza antes de una fecha especificada.

Semiflexible

No finalizar antes del (NFAD)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada, o después de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que una tarea no finaliza antes de una determinada fecha.

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Descripción

38


Delimitaciones de Tarea

Manual de MS Project 2007

Tipo de delimitación

Nombre de delimitación

Semiflexible

No comenzar después del (NCDD)

Programa la tarea para que comience en una fecha especificada, o antes de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que la tarea no comienza después de una fecha especificada.

Semiflexible

No finalizar después del (NFDD)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada, o antes de dicha fecha. Use esta delimitación para asegurarse de que una tarea no finaliza después de una determinada fecha.

Inflexible

Debe finalizar el (DFE)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada. Establece las fechas más próximas, programadas y últimas de las fechas de fin que ha especificado y delimita la tarea en la programación.

Inflexible

Debe comenzar el (DCE)

Programa la tarea para que comience en una fecha especificada. Establece las fechas más próximas, programadas y últimas de la fecha de comienzo que ha especificado y delimita la tarea en la programación.

Descripción

5.2 REALIZAR CAMBIOS DE DELIMITACIÓN EN EL CUADRO DE DIÁLOGO INFORMACIÓN DE LA TAREA

1.

Haga clic en la tarea que está programando y, a continuación, haga clic en INFORMACIÓN DE LA TAREA .

2.

En la ficha AVANZADO, revise o cambie el TIPO DE DELIMITACIÓN.

Nota

Las delimitaciones de la tarea también están claramente marcadas en la columna de indicador con un símbolo de restricción (ya sea o ). Sitúe el puntero en el indicador de delimitación para ver el tipo y la fecha de delimitación.

5.3 REALIZAR CAMBIOS DE RESTRICCIÓN EN LA TABLA FECHAS DE DELIMITACIÓN 1.

En el menú VER, haga clic en MÁS VISTAS.

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39


Delimitaciones de Tarea

Manual de MS Project 2007

2.

En la lista VISTAS, haga clic en HOJA DE TAREAS y, a continuación, en APLICAR.

3.

En el menú VER, elija TABLA y, a continuación, haga clic en MÁS TABLAS.

4.

Haga clic en TAREA.

5.

En la lista TABLAS, haga clic en FECHAS APLICAR.

DE DELIMITACIÓN

y, a continuación, en

La hoja de tareas cambia para mostrar la tabla Fechas de delimitación, que muestra el nombre de la tarea, la duración y el tipo de delimitación para todas las delimitaciones (incluyendo Lo antes posible) y la fecha de delimitación, si es necesario. 6.

Siga uno o ambos de estos procedimientos: Para cambiar el tipo de delimitación, haga clic en la flecha situada en el campo Tipo de delimitación y, a continuación, haga clic en el tipo de delimitación que desee. Para cambiar la fecha de una delimitación, en el campo Fecha de delimitación, especifique o seleccione la fecha que desea.

Si cambia a una delimitación a Lo antes posible o Lo más tarde posible, el campo Fecha de delimitación muestra NOD.

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40


RESOLVER LOS PROBLEMAS DE ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS

6

Para obtener los mejores resultados y rendimiento de los recursos, debe administrar los volúmenes de trabajo de los recursos para evitar sobreasignaciones 22 e infraasignaciones23. Si cambia las asignaciones de recursos, compruebe el efecto de los cambios en la programación global para asegurarse de que los resultados satisfacen los objetivos del proyecto. 6.1 SOBREASIGNACIONES Si se asigna demasiado trabajo a un recurso en un período de tiempo, la manera más efectiva de reasignar o reprogramar el trabajo consiste en examinar todos los detalles pertinentes y decidir que decisiones tomar. 6.1.1 Identificar Recursos Sobreasignados

Puede ver una lista sólo de aquellos recursos que están sobreasignados mostrando la vista Hoja de recursos o la vista Uso de recursos y, a continuación, filtrando los recursos sobreasignados. 1.

En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos o en Uso de recursos.

2.

En la vista, haga clic en Filtro y, a continuación, haga clic en Recursos sobreasignados.

3.

Para ver de nuevo la lista completa de recursos, haga clic en Filtro y, a continuación, haga clic en Todos los recursos. Nota Incluso sin filtrar los recursos sobreasignados, puede ver fácilmente qué recursos están sobreasignados, ya que sus nombres aparecen en rojo en cualquier vista de recursos. Además, en las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos, aparece un indicador en el campo indicador que indica que se redistribuyan los recursos sobreasignados.

Las vistas de tareas también se pueden utilizar para mostrar sobreasignaciones, aunque no muestran las sobreasignaciones en rojo de la misma forma que lo hacen las vistas de recursos. Si trabaja en una vista de tareas, puede pasar por cada tarea en la que haya sobreasignaciones de recursos, aunque una vista de tareas no mostrará qué recursos (o cuántos) están sobreasignados. 1.

En cualquier vista de tarea como, por ejemplo, DIAGRAMA DE GANTT del menú VER, elija BARRAS DE HERRAMIENTAS y después, haga clic en ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS.

22

Sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible. 23 Subasignación: asignar un recurso a un trabajo menos horas de las que está disponible. Valero Servicios Educacionales Ltda.

41


2.

En la barra de herramientas de ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS, haga clic en IR SOBREASIGNACIÓN SIGUIENTE .

A LA

6.1.2 Agrupar recursos que están sobreasignados

En la vista Hoja de recursos o Uso de recursos, puede agrupar recursos que están sobreasignados. También puede agrupar recursos según las unidades de recursos asignadas, que indican el porcentaje de asignación máximo durante el proyecto. Revisar los recursos sobreasignados según la extensión de las sobreasignaciones puede ayudar a centrarse primero en los recursos sobreasignados en mayor cuantía. 1.

En el menú VER, haga clic en HOJA DE RECURSOS o en USO DE RECURSOS.

2.

En el menú PROYECTO, elija AGRUPAR

POR

y luego haga clic en PERSONALIZAR

AGRUPAR POR.

3.

En el cuadro NOMBRE DE CAMPO, haga clic en SOBREASIGNADO.

4.

En el cuadro ORDEN, haga clic en ASCENDENTE o en DESCENDENTE. Si hace clic en ASCENDENTE, el grupo de recursos que no están sobreasignados aparece primero y el grupo de recursos sobreasignados aparece el segundo.

5.

Para crear una agrupación anidada de unidades de recursos asignadas, haga clic en el cuadro LUEGO POR y después en UNIDADES DE RECURSOS ASIGNADAS.

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42


6.

Para guardar esta agrupación, haga clic en GUARDAR. Proporcione un nombre a la agrupación y, si desea que ésta se muestre en el menú AGRUPAR por, active la casilla de verificación VISIBLE EN EL MENÚ. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo GUARDAR GRUPO. La vista se agrupa según sus especificaciones. Cualquier recurso que tenga una asignación que exceda el 100 por ciento de unidades de recursos asignadas en cualquier momento durante el proyecto se agrupa bajo Sobreasignación: Sí. Si especifica una agrupación anidada de unidades de recursos asignadas, podría tener agrupaciones adicionales bajo encabezados tales como Máximo: 200%, Máximo: 300%, etc.

7.

Para ver los recursos mostrados en su orden original en el cuadro AGRUPAR haga clic en SIN AGRUPAR.

POR,

6.1.3 Buscar recursos que tengan tiempo disponible

Si dispone de recursos que están sobreasignados, es posible que desee identificar los recursos del proyecto que tienen tiempo disponible, de forma que pueda distribuir más uniformemente la carga de trabajo. Esta capacidad también resulta útil si hay tareas adicionales no asignadas y se desea averiguar quién está disponible para realizar más trabajo. Para buscar recursos que puedan trabajar horas adicionales en un trabajo, puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver la cantidad de tiempo que un recurso está disponible para asignaciones adicionales. Puede utilizar también esta vista para redistribuir el trabajo desde recursos sobreasignados a recursos infraasignados. 1.

En el menú VER, haga clic en USO DE RECURSOS.

2.

En el menú Formato, elija Detalles y, a continuación, haga clic en DISPONIBILIDAD RESTANTE.

3.

En la fila DISP. REST. (disponibilidad restante), revise la cantidad de trabajo que representa la disponibilidad restante o infraasignación para cada período de tiempo.

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43


También puede mostrar y modificar la vista Gráfico de recursos para ver un diagrama de barras de la carga de trabajo de un recurso individual, que le puede ayudar a detectar quién puede trabajar horas adicionales en una tarea. Puede revisar la información de un recurso sobreasignado a la vez en la vista Gráfico de recursos. Puede ver la cantidad de trabajo disponible por período de tiempo. 1.

En el menú VER, haga clic en GRÁFICO DE RECURSOS.

2.

En el menú FORMATO, elija DETALLES y, a continuación, haga clic en DISPONIBILIDAD DE TRABAJO.

3.

Para el recurso seleccionado, revise la cantidad de trabajo disponible mostrada en el gráfico de barras. Desplácese por la escala temporal para ver las infraasignaciones durante distintos períodos de tiempo.

4.

Revise la cantidad de tiempo disponible para el recurso seleccionado en la parte inferior del gráfico.

5.

Para desplazarse al recurso siguiente que tenga tiempo disponible, presione AV PÁG o utilice la barra de desplazamiento o las teclas de dirección.

6.2 RESOLVER SOBREASIGNACIONES (POSIBLES SOLUCIONES) Si se asigna demasiado trabajo a un recurso en un período de tiempo, la manera más efectiva de reasignar o reprogramar el trabajo consiste en examinar todos los detalles pertinentes y decidir que decisiones tomar. Para resolver Sobreasignaciones, aplique alguna de las posibles soluciones que se presentan a continuación: 6.2.1 Posibles Soluciones a Sobreasignaciones 1.

Aumentar la CAPACIDAD MÁXIMA del recurso sobreasignado (aumentar disponibilidad en función de la jornada laboral)

2.

Extender la duración de la tarea asegurándose de cambiar el tipo de tarea a “TRABAJO FIJO”

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44


3.

Anular ADELANTAMIENTOS (posposiciones negativas) o cambiar tipos Dependencias para evitar superposición de tareas para un mismo recurso.

4.

Reemplazar el recurso sobreasignado, en la tarea que produce la sobreasignación.

5.

Agregar más recurso a la tarea que genera la sobreasignación. Procure cambiar el tipo de tarea a Duración Fija (Si aplica) y mantenga la casilla “CONDICIONADA POR EL ESFUERZO” activada.

6.

Modificar la carga de Trabajo por recurso y por Tarea (Vista Asignación de Recursos)

7.

Redistribuyendo los Recursos en forma automática. Para ello abra el menú Herramientas y elija el comando redistribuir recursos

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de

45


Etapa III: Seguimiento


Seguimiento

SEGUIMIENTO

7

En la fase de ejecución del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacenar la información del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el ámbito, la programación, los costos y los recursos están equilibrados de forma necesaria. Para hacer el seguimiento con Project deben hacer dos cosas: 1.

Guardar la información prevista del proyecto.

2.

Escribir la información de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

7.1 ESTABLECER LÍNEA DE BASE PARA EL PROYECTO Una línea base nos permite comparar la información con que se planeo el proyecto y la forma como se está ejecutando. Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del proyecto en un momento concreto. La información que se almacena es: Costo Duración Fin Comienzo Trabajo Para guardar una línea base para el plan del proyecto siga estos pasos: 1.

Haga Clic en Herramientas – Seguimiento – Guardar Línea de Base

2.

Asegúrese que la opción Guardar Línea de base esté activada. Si no se encuentra activada cierre el menú Herramientas y escoja en Ver – Diagrama de Gantt

3.

En la opción Guardar Línea de Base asegúrese que se ha seleccionado Línea de base

4.

En este mismo cuadro de diálogo en Para seleccione Proyecto Completo

5.

Haga clic en Aceptar

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47


Seguimiento

Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la línea de base puede continuar agregándole tareas. Siga estos pasos: 1. 2.

En el DIAGRAMA DE GANTT seleccione las tareas que desea agregar a la línea de base. Haga clic en HERRAMIENTAS - SEGUIMIENTO – GUARDAR LÍNEA DE BASE para mostrar el cuadro de diálogo Línea de Base. Asegúrese de que la opción GUARDAR LÍNEA DE BASE está activada

7.1.1 Revisar la información de resumen prevista y real 1.

En el menú PROYECTO haga clic en INFORMACIÓN DEL PROYECTO.

2.

En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opción ESTADÍSTICAS. Aparecerá la información del proyecto en forma comparativa

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48


Seguimiento

7.1.2 Borrar una línea de base 1.

Haga clic en HERRAMIENTAS – SEGUIMIENTO – BORRAR LÍNEA DE BASE

2.

Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar Línea de Base. Active Plan Previsto o PLAN PROVISIONAL según el caso y seleccione el nombre de la línea de base que desea borrar.

3.

Active la opción PROYECTO COMPLETO o TAREAS SELECCIONADAS

4.

Clic en ACEPTAR

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49


Seguimiento

7.2 ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS Al introducir una parte de información de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras partes. La programación y los costos se calculan automáticamente. Existen varios métodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca más conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados más coherentes. 7.2.1 Actualizar el proyecto según la programación

El método más sencillo de introducir información de seguimiento es proporcionar información a Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado. Con este método, las tareas se actualizan de la siguiente manera: Todas las tareas con una fecha de finalización programada antes de la fecha de trabajo completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas programadas de finalización se convierten en las fechas de finalización reales hasta la fecha. Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo completado (y una fecha de finalización después de su fecha) están en curso durante esa fecha. Todas las tareas con una fecha de comienzo programada después de la fecha de trabajo Para actualizar el proyecto según la programación: 1.

Haga clic en HERRAMIENTAS – SEGUIMIENTO – ACTUALIZAR PROYECTO. Aparecerá el cuadro de diálogo ACTUALIZAR EL PROYECTO

2.

Asegúrese de que está activada la opción ACTUALIZAR TRABAJO COMPLETADO AL

3.

Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada aparecerá la fecha de hoy

4.

Active la opción SOLO AL 0% O AL 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 100%, o si está en curso, también puede activar la opción POR PORCENTAJE ACTIVADO

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50


Seguimiento

Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la tarea seguirá con 0%. Si la fecha programada de finalización de una tarea es anterior a la fecha de trabajo completado, la tarea se configurará con el 100% completado. Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada de finalización de una tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el programa calculará un porcentaje de valor completo. Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continúen al 0%. Es decir, todas las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de trabajo completado para las que no se haya introducido un valor aparecerán en cero Puede usar este método para actualizar todo el proyecto o sólo las tareas seleccionadas. Para esto active la opción Todo el Proyecto o Tareas Seleccionadas 7.2.2 Introducir el porcentaje completado

Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duración restante y real. Para escribir el porcentaje completado a una o más tareas: 1.

En el DIAGRAMA DE GANTT, seleccione las tareas que desea actualizar.

2.

En el menú HERRAMIENTAS – SEGUIMIENTO – ACTUALIZAR TAREAS

3.

En el cuadro de diálogo ACTUALIZAR TAREAS introduzca el porcentaje completado de las tareas.

En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una línea negra dentro de las barras. Esta actualización también puede hacerse por la Información de la Tarea 1.

Seleccione la Tarea que desea actualizar

2.

Haga doble clic sobre ella. Aparecerá el cuadro de diálogo INFORMACIÓN

DE LA

TAREA 3.

En la pestaña GENERAL escriba el porcentaje completado.

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Seguimiento

7.2.3 Introducir la duración real

Si escribe la duración real de una tarea, Project calculará el porcentaje completado. Puede cambiar la duración restante si es necesario. Para introducir la duración real de las tareas: 1.

En el DIAGRAMA DE GANTT, seleccione la tarea que desea actualizar.

2.

Haga clic en HERRAMIENTAS – SEGUIMIENTO – ACTUALIZAR TAREAS

3.

En el cuadro DURACIÓN REAL escriba el valor.

4.

Si espera que la tarea dure más o menos tiempo del programado, actualice la duración restante el respectivo cuadro. Nota De manera predeterminada Microsoft Project calculará automáticamente el trabajo y el costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la duración real o la duración restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automáticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic en HERRAMIENTAS – OPCIONES –CÁLCULO y desactive la verificación de las casillas ACTUALIZAR EL ESTADO DE LAS TAREAS ACTUALIZA EL ESTADO DEL RECURSO

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Seguimiento

7.2.4 Introducir Fechas de Comienzo y Finalización de las Tareas

Al escribir fechas de comienzo y finalización para tareas, puede supervisar mejor la fecha de finalización de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas críticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiará para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de finalización real, la fecha de finalización programada hará lo mismo. Para introducir una fecha de comienzo o finalización real para una o más tareas, haga lo siguiente: 1.

En el DIAGRAMA DE GANTT, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalización que desea actualizar.

2.

Haga clic en HERRAMIENTAS – SEGUIMIENTO – ACTUALIZAR TAREAS

3.

En ESTADO REAL, escriba la fecha real de comienzo o final según sea el caso.

Al escribir fechas reales de comienzo y finalización, las fechas programadas cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programación establecida inicialmente. 7.3 ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS 7.3.1 Introducir el porcentaje de trabajo completado

Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado hasta el momento. Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos: 1.

En el DIAGRAMA DE GANTT y aplique la tabla de TRABAJO. Haga clic en VER – TABLA – TRABAJO

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53


Seguimiento

2.

En el campo % TRABAJO COMPLETADO de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del porcentaje de trabajo completado

Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignación: 1.

Abra la vista USO DE TAREAS

2.

Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama Asignación) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.

3.

En el cuadro de diálogo INFORMACIÓN SEGUIMIENTO.

4.

En el cuadro % TRABAJO COMPLETADO, escriba el valor.

DE LA

ASIGNACIÓN, haga clic en la ficha

7.3.2 Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado

Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la cantidad de trabajo se distribuirá uniformemente entre los recursos asignados. Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente: 1.

Desde el DIAGRAMA DE GANTT, haga clic en VER – TABLA – TRABAJO

2.

Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna REAL.

3.

En el campo REAL de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.

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54


Seguimiento

Los valores de los campos RESTANTE y % TRABAJO COMPL. se calcularán de nuevo. Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignación, haga lo siguiente: 1.

Abra la VISTA USO DE TAREAS

2.

Haga clic en VER – TABLA – TRABAJO

3.

En el campo REAL de la asignación que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real.

7.3.3 Introducir el trabajo real completado por período de tiempo

El método más común de actualizar la información real de progreso es introducir el trabajo real de las asignaciones por períodos de tiempo. Ejemplo: por horas Con este método, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales. Para hacerlo siga los siguientes pasos: 1.

Abra la VISTA USO DE TAREAS

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55


Seguimiento

2.

3.

4.

Haga clic en FORMATO – DETALLES – TRABAJO REAL. El parte de horas de la vista incluirá la fila Trab. Real como una fila debajo de Trab. Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la TABLA TRABAJO al parte de horas de la vista. Haga Clic en VER – TABLA – TRABAJO

7.4 % FÍSICO COMPLETADO (AVANCE FÍSICO) El campo % físico completado muestra un valor escrito de porcentaje completado que se puede utilizar como alternativa para calcular el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado). Este campo también se conoce como % completado del valor acumulado. Ejemplo Un proyecto para construir una pared de piedra consiste en 100 piedras apiladas en cinco filas. Para colocar la primera fila de 20 piedras se necesitan 20 minutos, pero para colocar la segunda se necesitan 25 ya que hay que levantar las piedras una fila más, así que se necesita algo más de tiempo. Para la tercera fila se necesitarán 30 minutos, para la cuarta 35 y para la última 40 (150 minutos en total). Después de colocar las tres primeras filas, se puede decir que el proyecto tiene el 60 por ciento físico completado (ha colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, sólo ha necesitado 75 de los 150 minutos, por lo que en términos de duración, el trabajo sólo tiene un 50 por ciento completado. Agregue el campo % físico completado a la vista Diagrama de Gantt para especificar y realizar un seguimiento del progreso de esta tarea. Notas Aunque el valor predeterminado del campo Método del valor acumulado es % completado, puede cambiarlo a % físico completado en las tareas en las que aplique.

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56


Seguimiento

También puede establecer el método del valor acumulado para una tarea en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea. Para establecer el método del valor acumulado predeterminado para todas las tareas nuevas, complete las siguientes accines: 1.

Haga clic en OPCIONES en el menú HERRAMIENTAS.

2.

Haga clic en la ficha CÁLCULO y, después, en VALOR ACUMULADO.

3.

También puede utilizar este cuadro de diálogo para elegir cuál de las 11 líneas de base disponibles es la que se debe utilizar para los cálculos del valor acumulado.

El campo Porcentaje (%) físico completado está disponible de manera predeterminada en la tabla Seguimiento.

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57


Supervisión del Proyecto

SUPERVISIÓN DEL PROYECTO

8

Usted puede observar como se está realizando la ejecución de su proyecto y compararlo con la programación inicial. Para esto existen varios métodos: 8.1 PRIMER MÉTODO: ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO 1.

Haga clic en el menú PROYECTO – INFORMACIÓN DEL PROYECTO – ESTADÍSTICAS

8.2 SEGUNDO MÉTODO: RESUMEN DEL PROYECTO En el Diagrama de Gantt, selecciones el menú HERRAMIENTAS – OPCIONES – VISTA MOSTRAR TAREA DE RESUMEN DEL PROYECTO

8.3 TERCER MÉTODO: VARIACIÓN DEL PROYECTO 1.

En el DIAGRAMA DE GANTT, haga clic en VER – TABLA – VARIACIÓN

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8.4 CUARTO MÉTODO: GANTT DE SEGUIMIENTO 1.

En el DIAGRAMA DE GANTT, seleccione VER – GANTT DE SEGUIMIENTO.

8.5 QUINTO MÉTODO: LÍNEAS DE PROGRESO Las líneas de progreso crean un gráfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa información de progreso, de la siguiente manera: 1.

Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la programación

2.

Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programación

3.

Las líneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programación.

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Para agregar líneas de progreso, siga estos pasos: 1.

En el DIAGRAMA DE GANTT, haga clic en HERRAMIENTAS – SEGUIMIENTO – LÍNEAS DE PROGRESO

2.

En la ficha FECHAS

E INTERVALOS,

active la casilla de verificación MOSTRAR A continuación seleccione si desea mostrar la línea de progreso con la fecha de estado del proyecto o con la fecha actual. SIEMPRE LA LÍNEA DE PROGRESO ACTUAL.

3.

En MOSTRAR LÍNEAS DE PROGRESO EN RELACIÓN CON EL, seleccione si desea que las líneas de progreso reflejen el PLAN REAL o el PLAN PREVISTO.

Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las líneas de progreso. Puede introducir fechas de líneas de progreso específicas, mostrar líneas de progreso en relación con intervalos de fechas seleccionados, etc. Haga clic en la ficha ESTILOS DE LÍNEA y defina sus preferencias para mostrar líneas de progreso en el DIAGRAMA DE GANTT. Puede especificar el tipo y el color de la línea, y la forma y el color del progreso para la línea de progreso actual y para otros diferentes.

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8.5.1 Para quitar las líneas de progreso, siga estos pasos: 1. 2.

Clic en Herramientas – Seguimiento – Línea de Progreso En la ficha Fechas e Intervalos, desactive la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual

INFORMES DEL PROYECTO

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Para que esta opción esté activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares. Existen seis categorías de informes disponibles: Generales Actividades Actuales Costos Asignaciones Carga de Trabajo Personalizados 9.1 PARA VER LOS INFORMES INTEGRADOS DISPONIBLES: 1.

Haga clic en VER – INFORMES. Aparecerá el cuadro de diálogo Informes, mostrando las categorías disponibles.

NOTA

La versión de Microsoft Project 2007 cuenta con un menú llamado Informes. Para que aparezca los informes haga clic en Informes – Informes.

2.

En el cuadro de diálogo INFORMES, haga doble clic en la categoría que desea mostrar

3.

Haga doble clic en el informe que desee ver

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Supervisión del Proyecto

El informe aparecerá en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.

Puede configurar la página del informe como le parezca más conveniente. Para esto de clic en Configurar Página. Cuando ya esté listo para imprimir de clic en Imprimir 9.2 INFORMES DE COSTOS El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total. El informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variación, el costo fijo, el método de acumulación y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo. Para crear el informe Presupuesto, haga lo siguiente: 1.

Haga Clic en VER – INFORMES (En Microsoft Project 2007 aparecerán los Informes en un menú aparte)

2.

Haga doble clic en COSTOS

3.

Haga doble clic en PRESUPUESTO

4.

Aparecerá el informe PRESUPUESTO.

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9.2.1 Flujo de Caja

El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja 1.

En INFORMES – Costos haga doble clic a FLUJO DE CAJA

9.3 GENERALES 9.3.1 Resumen del Proyecto

Existe un Informe que resume toda la información del proyecto. Este informe se centra en la información más importante y es particularmente útil para las directivas por la concisa presentación de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto

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1.

En INFORMES – GENERALES haga doble clic a RESUMEN DEL PROYECTO

9.4 ASIGNACIONES El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado.

Para generarlo 1.

Haga doble clic Informes – Asignaciones y doble clic en TAREAS, RECURSOS HUMANOS Y FECHAS

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9.5 CREAR INFORMES PERSONALIZADOS Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos: 1.

2.

Haga clic en VER – INFORMES y doble clic en PERSONALIZADOS

En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de Informes

Haga clic en NUEVO, MODIFICAR o COPIAR dependiendo como desee el informe. Valero Servicios Educacionales Ltda.

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Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las categorías de Definición, Detalles y Ordenar IMPORTANTE:

La versión Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de Informes llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un gráfico en Excel como resultado de una Tabla dinámica. 9.6 INFORMES VISUALES Para crear un INFORME VISUAL siga estos pasos: 1.

En el menú INFORMES haga clic sobre INFORMES VISUALES.

2.

Aparecerá un cuadro de diálogo donde usted podrá escoger el tipo de Informe

Por ejemplo, al seleccionar INFORME DE COSTOS PREVISTO

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Un conocido formato para representar gráficamente los cambios del proyecto, es el Gráfico de Curvas S. Para crearlo usted debe hacer el procedimiento que se explica a continuación: 1.

Haga clic en VER – MAS VISTAS – ENTRADA DE TAREA

2.

Haga clic en el encabezado de la columna del campo PREDECESORAS.

3.

4.

Haga clic en INSERTAR – COLUMNA. En el cuadro NOMBRE DE CAMPO haga clic en COSTO REAL y después en ACEPTAR

Seleccione todas las tareas del proyecto.

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Supervisión del Proyecto

5.

En el menú Archivo haga clic sobre GUARDAR COMO. Aparecerá el cuadro de diálogo de Guardar como, en la casilla de Guardar como Tipo seleccione la OPCIÓN LIBRO DE MICROSOFT EXCEL

6.

Haga clic en GUARDAR.

7.

Automáticamente Project mostrará el ASISTENTE SIGUIENTE para continuar.

8.

Para exportar toda la información seleccione la casilla Plantilla de Excel del Proyecto, si solo quiere exportar marque la opción Datos Seleccionados (Estas tareas deben estar seleccionadas).

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PARA

EXPORTACIÓN, de clic en

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Supervisión del Proyecto

9.

Haga clic en FINALIZAR.

10.

Abra el libro de Excel que ha creado. Seleccione las columnas y las filas NOMBRE DE TAREA y COSTO REAL que contengan datos.

11.

En el asistente para gráficos haga clic sobre TIPOS PERSONALIZADOS

12.

Seleccione el tipo de gráfico LÍNEAS SUAVIZADAS y a continuación clic en el botón SIGUIENTE.

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Supervisión del Proyecto

13.

Junto a Series en haga clic en COLUMNAS y después haga clic en el botón SIGUIENTE.

14.

Haga clic en la ficha LEYENDA y active la casilla de Verificación MOSTRAR LEYENDA. En UBICACIÓN haga clic en DERECHA y a continuación clic en SIGUIENTE

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Supervisiรณn del Proyecto

15.

En Colocar Grรกfico, haga clic EN UNA HOJA NUEVA. Deje el nombre como Grรกfico 1 y a continuaciรณn haga clic en FINALIZAR

16.

Ha creado un grรกfico de curva S con los costos de cada tarea

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Supervisi贸n del Proyecto

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