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2011

NUCLEAR

Vilma Nohemí Cuevas Quirós Mónica María Triana Quintero

La guía Nuclear busca profundizar y aplicar en pleno los conceptos y en general la teoría sobre la que se fundamenta la comunicación organizacional desde la perspectiva del profesional de Mercadeo. Aprenderemos cómo se elabora un plan de comunicación, sus elementos, la auditoría y control necesarios para lograr la máxima efectividad y calidad del plan.

UNIVERSIDAD EAN Gestión de la Comunicación MERCADEO FED


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FUNDAMENTOS GUÍA DE TRABAJO Nº 3 GESTORAS DE C.O. VILMA NOHEMÍ CUEVAS QUIROS (200820300) MÓNICA MARÍA TRIANA QUINTERO (200820828)

JOANNA PAOLA PRIETO RUIZ

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA -MERCADEO

BOGOTÁ D.C. 2011

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN........................................................................................4 RESUMEN.................................................................................................5 OBJETIVOS...............................................................................................6 NUCLEAR..................................................................................................7 Casa BETANIA.............................................................................................7 Plan Estratégico de Comunicación Organizacional..................................14 Auditoría y Control Estratégico del Plan de Comunicación Organizacional..........................................................................................20 Matrices CEMC.........................................................................................21 CONCLUSIONES......................................................................................27 ANEXOS..................................................................................................28 BIBLIOGRAFÍA....................................................................................... 29

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INTRODUCCIÓN En mundo tan saturado de productos como

el

importante

de de

información hoy, que

es las

organizaciones desarrollen y ejecuten planes estratégicos de comunicación tanto

a

nivel interno como externo para

obtener

COMUNICACIÓN con sus stakeholders. En nuestra tercera guía desarrollaremos un plan estratégico de comunicación para la empresa Casa BETANIA, donde se tendrá en cuenta para su desarrollo aspectos como la cultura organizacional (misión, visión, valores, principios corporativos), la elaboración de un presupuesto que permitirá conocer los gastos que se tendrán en la implementación del plan de comunicación y los aspectos que conllevan un CEMC, el cual permite concluir con una medición que nos indica si se están cumpliendo los objetivos corporativos y del plan o si por el contrario estamos fracasando en el planteamiento y/o ejecución de las estrategias. Por lo que se identificarán los indicadores de gestión comunicativa y las matrices que permitan evidenciar el CEMC.

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RESUMEN La ejecución de un plan estratégico de comunicación establece las tácticas a utilizar y los recursos (lenguaje, presupuesto, cronograma, mensaje y medios con los que se desarrollará el plan). Es importante además hacer un análisis estratégico del entorno competitivo para poder comprender el medio en el cual se desenvuelve la actividad económica de la organización; el entorno de una empresa posee factores externos donde encontramos factores políticos, económicos, tecnológicos, sociales, jurídicos y culturales y factores internos donde encontramos: proveedores, clientes, competidores y empleados, este tipo de factores no son estáticos por el contrario al igual que las empresas van evolucionando cada día. Para lograr desarrollar un buen análisis del entorno es necesario seguir ciertos pasos, entre estos tenemos: Estudiar la oferta, la demanda y el comportamiento futuro. Existen cinco principales fuerzas que guían la competencia en el entorno y las cuales las organizaciones deben evaluar: amenazas de entradas de nuevos competidores, rivalidad entre los competidores, poder de negociación de los proveedores y los compradores y amenazas de ingreso de productos sustitutos. La constitución de barreras de entrada permite defenderse de los nuevos competidores en el mercado algunas de estas barreras de entrada son: las economías de escala, diferenciación del producto, inversiones de capital, políticas gubernamentales y acceso a los canales de distribución. Además la implementación de un control estratégico y mejoramiento continuo de la comunicación organizacional (CEMC) el cual permite evaluar las estrategias, tácticas y acciones empleadas en el plan de comunicación, y la eficiencia que estas ofrecen al cumplimiento de los objetivos de la organización .

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OBJETIVOS •

Identificar los factores que contemplan un plan estratégico de comunicación para una empresa, en este caso Casa BETANIA.

Analizar los factores que dinamizan la cultura organizacional y como esto influye en su comunicación. •

Identificar los indicadores de gestión comunicativa

de

la

empresa

Casa

BETANIA. •

Implementar

un

comunicación empresa, soluciones

plan

organizacional

donde a

estratégico se

posibles

en

de la

encuentren inconvenientes

comunicativos. •

Analizar los factores que intervienen en el control estratégico y mejoramiento continuo de la organización (CEMC).

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PLAN DE COMUNICACIÓN CASA BETANIA Casa BETANIA es un proyecto de empresa que ofrece un portafolio de productos de decoración para el hogar con un valor agregado, estrategia

donde es

estar

nuestra

principal

innovado

en

las

diferentes técnicas que se puedan aplicar a la lencería del hogar (patchwork, bordados, pirograbado, pintura en tela, etc.) con diseños personalizados y adaptados a las diferentes épocas del año. Casa BETANIA, quiere trabajar con mujeres (entre los 30 y 60 años de edad) que tienen experiencia en las técnicas implementadas para la producción y que estarán en constante capacitación de acuerdo a las exigencias del mercado. Los productos pasarán por un rígido control de calidad y nos caracterizaremos por un excelente servicio que escucha y atiende al cliente. En la labor somos un equipo, donde la colaboración y la comunicación transparente son claves para solucionar problemas, atender solicitudes y nuevas ideas de nuestro equipo de trabajo, quienes son motivadas por medio de incentivos para presentar ideas innovadoras a la empresa.

CULTURA

ORGANIZACIONAL

La cultura de Casa BETANIA estará compuesta por las subculturas de mujeres emprendedoras de varias regiones del país, donde se evidencia el orden, la colaboración, el amor por la organización y la armonía que resplandece dentro de ella.

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NUCLEAR

MISIÓN

Y VISIÓN

– CASA BETANIA

Misión Misión “Ofrecer “Ofreceraanuestros nuestrosclientes clientesun un excelente servicio, variedad de excelente servicio, variedad de productos productosde delalamejor mejorcalidad calidadee innovación innovaciónconstante constanteen ensus sus diseños, comunicación fluida diseños, comunicación fluidayy amor amorde desus susempleados empleadospor porlala organización”. organización”.

PRINCIPIOS • • • • • • •

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Visión Visión “Ser “Serlíderes líderesen enlala producción producciónyydistribución distribuciónde de productos innovadores de productos innovadores de lencería lenceríapara paraelelhogar”. hogar”.

Y VALORES CORPORATIVOS

Honestidad en todo lo que hacemos Respeto e interés por la integridad de los stakeholders Labor y orden Cumplimiento en todo lo propuesto Sensibilidad ante diferentes situaciones organizacionales y sociales Transparencia en nuestros actos Generar confianza

OBJETIVOS •

Estar en constante innovación de nuestros productos de acuerdo a las exigencias del target.

Establecer un ambiente de armonía y generar confianza en el lugar de trabajo.

Lograr por medio de la comunicación un mayor provecho del tiempo laboral y mayor productividad.

Emplear mujeres adultas que se caractericen por su desempeño y creatividad. 8


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Lograr por medio de las estrategias de negocio, de mercadeo y de comunicación y la misión el logro de la visión organizacional.

Ofrecer un excelente servicio al cliente, escuchar y solucionar las sugerencias e inquietudes de nuestros públicos.

ANÁLISIS DOFA

POSITIVO

NEGATIVO

OPORTUNIDADES •

Posibilidades de exportar

Adoptar la Pre – venta

Implementación de social media

Desarrollo del mercado

Posibilidad de desarrollar nuevos productos

Falta de compromiso de los empleados Falencias de comunicación. Capital insuficiente Retrasos de producción Capacitación constante a empleados Materia prima y mano de obra costosa.

AMENAZAS •

Competencia fuerte

Pago de impuestos

Capacitación constante a empleados

Precio alto del producto

Respaldo financiero sostenible.

ORIGEN EXTERNO

• • • • • •

ORIGEN INTERNO

Innovación Rapidez y atención en el servicio Personalización de los diseños de acuerdo al cliente Confianza entre los empleados y directivas de la organización Implementación de herramientas virtuales para agilizar el flujo de comunicación

Atributos del ambiente

• • •

DEBILIDADES

Atributos de la empresa

FORTALEZAS

De acuerdo al anterior diagnóstico empresarial, podemos decir que la comunicación en el ámbito organizacional es clave para lograr el cumplimiento de los objetivos y lograr sinergia dentro y entre el ambiente interno y externo, pues, de no ser así casa BETANIA se sostendrá por un periodo corto debido a que cada empleado buscará sus propios intereses.

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NUCLEAR

ESTRATEGIA

DE

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NEGOCIO:

Casa BETANIA en la cadena de valor de productos de lencería para el hogar innovará en técnicas y diseños para que nuestros productos sean únicos; además, en algunos casos se implementará post-venta, obteniendo de esa manera

capital

y/o

utilidades

adelantado,

permitiéndonos

adelantar producción; la empresa también utilizará social media como valor agregado, pues, por no facilita el flujo de comunicación entre el medio interno y externo que afecta directa o indirectamente la compañía, sobra decir que también se venderá y se dará garantía virtualmente. La organización

fomentará

el

trabajo

en

equipo

y

la

transparencia en la comunicación integral.

ESTRATEGIA

DE

MERCADEO:

Nuestro target serán mujeres (en edades aproximadas de los 20 años en adelante) de estratos socioeconómicos 2, 3, 4, 5 y 6, las cuáles buscan un hogar único y armónico, por eso nuestro lema es: “diseño y armonía para tu hogar”, además se les prestará un servicio amable, oportuno y personalizado. También, si es posible, se firmarán alianzas con almacenes de cadena, para abarcar una distribución nacional. El producto, como ya se mencionó anteriormente, con diseños únicos, se promocionará por social media, voz a voz y en centros comerciales que frecuenten nuestro publico objetivo. El precio de introducción no será muy alto, pero luego se deberá incrementar, pues, la materia prima y la mano de obra es costosa.

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NUCLEAR

ESTRATEGIA

DE

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COMUNICACIÓN:

Nuestra principal estrategia de comunicación es la claridad del mensaje. Se analizará el lenguaje del receptor para evitar que el mensaje se distorsione en el camino, se hablará de nuestra cultura organizacional, del producto que ofrecemos y se motivará el público para que nos retroalimente. Ahora, para nuestro

público

interno

se

implementará

una

comunicación

integral

personalizada, sin perder la autoridad, donde los empleados confíen en sus superiores y entre ellos mismos en comunicar. Lo anterior se logrará con el plan de comunicación propuesto en este documento.

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PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ESTRATEGIA SITUACIONAL POR CONDICIONES ES XC El plan estratégico de comunicación para casa BETANIA, está sostenido por los siguientes conceptos:

MISIÓN

DEL PLAN

La comunicación integral con los diferentes públicos se logrará utilizando medios personalizados, audiovisuales, físicos y virtuales, con un lenguaje y mensaje claro para cada receptor.

VISIÓN

DEL PLAN

Lograr sinergia entre los departamentos de la organización, aumentando la producción, dando armonía al clima organizacional y con nuestro esfuerzo lograr que el target recuerde y le sea fiel a la marca.

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NUCLEAR

I.

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IDENTIFICACIÓN

I.1 Objetivo Lograr sinergia entre los departamentos de la organización, para el logro de objetivos, afianzar la cultura organizacional de manera que se refleje en la armonía, en la producción y en el posicionamiento de la marca, así lograr comunicación integral con todos los públicos, por medio de herramientas virtuales y tradicionales.

I.2 Públicos del plan

I.3 Situación Los niveles de producción se reducen, hay retraso en el pedido de materiales, los cuales se solicitan a la persona encargada por medios físicos escritos. Además, los empleados se muestran rígidos a la presencia de sus directivos y no comunican las falencias presentadas. Las anteriores

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situaciones causan retrasos en los pedidos post-venta, generando una mala impresión del público externo y pérdida de los mismos, los cuales no tienen recordación de la marca y son infieles a ella, además la competencia toma fuerza mientras que hay un déficit en nuestros ingresos.

II.

SOLUCIÓN

II.1 Creación

Táctica Operativa

Implementar un software de intranet sencillo, para que de esa manera lleguen los informes de stock a la persona encargada de realizar los pedidos a proveedores, la cual debe estar en constante comunicación con el personal de producción para que el inventario esté al día. Adicionar a la intranet la posibilidad de tener contacto directo virtual con proveedores. El personal administrativo debe de comunicar abiertamente, inspirar y dar confianza a los empleados y hacerles tomar conciencia de la cultura organizacional donde se trabaja por los mismos objetivos, de esa forma el personal empleado iniciará una comunicación ascendente y horizontal para mantener la sinergia. También se implementará un buzón de sugerencias para las personas que quieran mantener sus opiniones en el anonimato. La comunicación visual dirigida a los clientes tanto por social media como por otros medios debe ser de un gran impacto visual y nuestro

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servicio al cliente debe ser excelente para de esa manera retener a los clientes.

Táctica argumental

Slogan: “diseño y armonía para tu hogar” – para él público externo. Para el publico interno se utilizarán argumentaciones como: “eres parte de la familia casa Betania”, “nuestra cultura es tu cultura”, “la comunicación agiliza y dinamiza tu labor”, somos lo que somos por tu labor”, entre otras.

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Herramientas

Las herramientas a utilizar serán: orales, escritas y audiovisuales, para cada una de ellas y dependiendo del público al que se quiera comunicar en las diferentes etapas del plan serán individuales y masivas.

Herramienta Público

INTERNO

EXTERNO

Oral

Escrita

Audio visual

Cobertura

Masiva Individual Masiva Individual


En la siguiente matriz se podrá observar el análisis de los medios de comunicación basados en tecnología que están dentro del plan inicial, los que se consideran que ayudarían al éxito del mismo y cómo se anexarían dentro del plan estratégico de comunicaciones.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGÍA MEDIO SITIO WEB

SITIO INTRANET

PLAN Sí No

ES CLAVE PARA EL PLAN DE COMUNICACIÓN No ¿Por qué?

SE ANEXA AL PLAN

Este medio sería clave para la comunicación con el público externo y para ventas on-line, muestra de portafolio, personalización de productos por medio de un software sencillo para conocer los diseños que desean los clientes, exponer nuestra cultura organizacional y publicar información sobre eventos.

Se podría anexar al plan para la comunicación con clientes externos, posibles clientes y proveedores, pero se debe examinar el presupuesto.

Está contemplado dentro del plan, pues, es una herramienta que facilita la sinergia entre departamentos y la comunicación ágil con el público interno, permitiendo una profunda retroalimentación; además no es muy costoso.

Ya está anexado.

Facilita la comunicación entre el público interno, pero podría llegar a salirse de control, disminuyendo la productividad.

De anexarse sería al sitio intranet.

MENSAJERÍA INSTANTÁNEA


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CORREO ELECTRÓNICO

TELEFONÍA IP

FOROS Y CHARLAS (Chats)

VIDEOCONFERENCIA

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Sería muy útil pues le permite a la organización comunicarse con los stakeholders de manera personal y/o masiva, permitiendo privacidad entre los interesados. Deben plantearse normas donde quede claro que es solo para uso organizacional.

Se podría anexar a la intranet y/o página web, pagando el dominio al servidor de Gmail.

Es una herramienta que simplifica la infraestructura de comunicación agiliza la atención de los públicos y la solución de inconvenientes.

Se agregaría a servicio al cliente.

Los foros serían muy productivos comunicativamente, pues, se podría conocer la opinión de los públicos internos y externos sobre un tema específico, además la organización podría hacerse pasar por alguien del público para defender la organización de ataques sin fundamento. Los chats se utilizarían exclusivamente para resolver dudas de los clientes externos.

Se implantarían ambos dentro de la página web.

Este medio agiliza la comunicación con públicos internos, pero para esta etapa de la empresa no es necesaria; se consideraría para un plan estratégico de comunicación futuro, donde Casa BETANIA sea más madura.

No aplica

Está propuesto dentro del plan, pues, es una

Está anexado en social media.


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BLOG

ELEFONÍA MÓVIL SMS y MMS

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herramienta que permite interacción con el público externo, donde se publica información de la empresa y aunque es muy similar a la página web, permite mayor socialización. Su costo es relativamente bajo. Es clave para brindar información a clientes externos fieles de la organización, para enviarles información sobre el estado de su envío y para el público interno sobre novedades de la empresa. Se debe tener precaución, pues el público puede sentir invasión de su privacidad, además es costoso.

Se podría anexar como un ítem adicional para el envío de información.

Está contemplado dentro del plan, pues, es un factor clave para el éxito del plan de comunicaciones, que permite la difusión de información amplia y un feedback casi inmediato.

Está anexado

Este factor no está planteado como tal, pero se aplica dentro de las redes sociales y blog, pues, la comunicación se efectúa dentro de ellas con el público externo, donde se puede influir sobre su decisión de compra y ellos a la vez descubren y redescubren la empresa y sus valores corporativos. Este medio es clave para el éxito del plan, pues, permite una relación más íntima con el público.

Se anexaría al factor Social Media, al blog y la web.

SOCIAL MEDIA

COMUNICACIÓN 2.0

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II.2 Condicionantes

El lenguaje

Público Interno: Lenguaje formal y/o técnico para el personal administrativo y para los proveedores y lenguaje sencillo y claro para los demás empleados.

Público externo: Lenguaje de campaña publicitaria, sencillo pero con alto significado y recordación.

Recursos

El recurso humano: esencial para este plan sería: el gerente de comunicación con apoyo del personal administrativo, quien dará a conocer el plan, lo ejecutará, motivará a los públicos, lo evaluará y de ser necesario lo corregirá, promotores para evento en centro comercial y un publicista, que será el encargado de modificar y realizar el lanzamiento de la publicidad.

En cuanto al recurso financiero debe ser de bajo costo para empezar debido al escaso presupuesto, pero además se debe realizar un


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préstamo en alguna entidad soportado con los niveles de producción que se lograrán con este plan.

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PRESUPUESTO ÍTEM

COSTO

INTRANET – Capacitación e instalación

Medio

Pagina Web

Bajo/Medio Por 5 meses inicialmente

Blog

VALOR ($)

2’000.000.00

No

X

100.000.00

X

Servicio gratuito

0.00

X

Redes sociales

Solo el servicio gratuito

0.00

X

Eventos centros comerciales

Bajo/ Medio

1’500.000.00

X

Recurso Humano

Medio

4’000.000.00

X

Impresión de recursos publicitarios

Medio

2’000.00000

X

Gastos imprevistos

500.000.00

TOTAL TOTAL PRÉSTAMO A REALIZAR RECURSOS CON QUE SE CUENTAN

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PRÉSTAMO

X 10’100.000.00 8’000.000.00 2’100.000.00


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El tiempo: instalación de intranet (1 semana), capacitación intensiva y simulacro (1 semana), adaptación (aprox. 7 días después), eventos para públicos externos (4 meses) y actividades para tomar conciencia de la cultura organizacional debe realizarse

el

tiempo que dure el plan, pero no debe ser muy saturado porque se pierde el efecto. Este ítem se encuentra más detallado en el cronograma.

Terreno el plan se desarrollará físicamente en la organización y en centros comerciales para el público externo.

Este plan no está en contra de ninguna política o Ley.

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II.3 Contingencias

La intranet de bajo costo con el incremento de la producción y el mal uso que podría dársele, colapsaría, causando un daño peor. Por eso el personal debe de estar preparado, pues si esto sucede se debe recurrir a la comunicación tradicional (cartas, carteleras, memorandos teléfono, etc.). En cuanto a comunicación integral y el factor confianza entre directivos y empleados, debe manejarse con precaución, pues, es posible que los subordinados pierdan el respeto a sus superiores. Es probable que los mensajes de social media no lleguen a todo el público objetivo y que este mismo en los eventos externos se muestre sin interés por el producto, por eso el evento debe ser llamativo y de acuerdo al target. También

puede

haber

rechazo

del

crédito, por lo que se debe presentar solicitud ante diferentes entidades.

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NUCLEAR

III.

III.1

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EL PLAN DE COMUNICACIÓN

Objetivos

Lograr por medio del presente plan un aumento en la productividad a corto plazo

Público Interno

Acciones Implantación de la intranet, con su debida capacitación para el manejo de herramientas virtuales que permitan agilizar los procesos.

Colaboradores Encargado de comunicación

Aumentar los niveles de comunicación horizontal y ascendente por medio de la confianza, creando una sinergia benéfica para la organización

Público Interno

Acciones Equipos de trabajo para resolución. Planes de motivación. Mensajes en la intranet. Reuniones. Cartas. Jornada de puertas abiertas.

Colaboradores

Encargado de comunicación y personal administrativo

Transmitir la misión, visión y los valores de la organización, para obtener la fidelidad de nuestros públicos Público Interno

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Acciones Publicaciones en carteleras. Fondos de pantalla de los

Colaboradores Encargado de comunicación y personal


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Público Externo

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computadores con texto e imágenes alusivas 3 veces por semana. Envío de correos electrónicos. Mensajes en la intranet. Instalaciones que reflejen nuestra cultura - Lobby Excelente servicio. Folletos con nuestros productos donde muestre la cultura.

administrativo

Encargado de comunicación, publicis y empleados.

Posicionar la marca positivamente en la mente del consumidor por medio de eventos publicitarios

Público Externo

III.2

Acciones Eventos en centros comerciales. Folletos y demás papelería de la organización. Blog de Casa Betania. Página web. Participación activa en social media.

Colaboradores

Encargado de comunicación y publicista.

Detalles de la comunicación

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Variables

INTERNA

EXTERNA

TIPOS DE COMUNICACIÓN

Comunicación Integral (ascendente, descendente y horizontal)

Comunicación comercial

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Interpersonales y audiovisuales

Visuales, virtuales e interpersonales

ELEMENTOS PROMOCIONALES 26

Carteleras, intranet, reuniones, capacitaciones, jornada de puestas abiertas, videoconferencias, encuestas, instalaciones y cartas.

Promoción en centros comerciales, folletos, tarjetas de presentación, promoción en social media y merchandising.


III.3

Cuadro de AUDIENCIAS y TÁCTICAS

TONO Y LENGUAJE

TÁCTICAS

Personal Operativo

Aumento de la productividad. Afianzar la comunicación. Transmitir la cultura organizacional.

Intranet Reuniones Audiovisuales Cartelera Buzón de sugerencias Jornada de puertas abiertas.

Lenguaje sencillo. La cultura organizacional y la comunicación armonizan tu labor

Equipos de trabajo para resolución, motivación, mensajes en la intranet, capacitación, Jornada de puertas abiertas.

Personal Directivo

TARGET

AUDIENCIAS

Lograr sinergia con los demás departamentos. Afianzar la comunicación. Transmitir la cultura organizacional.

Intranet Reuniones Cartelera Buzón de sugerencias. Reuniones.

Lenguaje formal y/o técnico, donde se incentive la ayuda a la organización e implementació n de medios tecnológicos.

Equipos de trabajo, mensajes en intranet, planes de motivación, reuniones.

OBJETIVO

MEDIOS

RESPONSABLE

Encargado de comunicaciones Personal administrativo.

Encargado de comunicaciones Notas y flashes informativos

ENTREGABLE

Encuesta Informe de productividad

Entrevistas Informe de productividad encuestas

INSUMOS REQUERIDOS

RECOMENDACIONES/ OBSERVACIONES

Informes anteriores de la compañía. Información de cada empleado.

Mujeres adultas (entre los 30 y 60 años), madres, organizadas, estrictas y de lenguaje sencillo, tradicionales y conservadoras, pero creativas y emprendedoras, con nivel de educación técnico. Estratos socioeconómicos 1 y 2.

Informes anteriores de la compañía. Bases de datos.

Personal adulto, profesionales, emprendedores y de lenguaje técnico. Estratos socioeconómicos 3 en adelante. Personas que se interesan por el desarrollo de la organización.


Personal Externo

Proveedores

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Agilizar el flujo de comunicación, para la entrega oportuna de los pedidos y afianzar la comunicación.

Generar un buen posicionamiento de la marca y la fidelidad del cliente.

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Intranet Internet Medios tradicionales

Social media Folletos Publicidad visual y promoción en centros comerciales. Merchandising.

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Lenguaje técnico y/o sencillo cuando se requiera

Mensajes virtuales Cartas instalaciones

Lenguaje de campaña publicitaria, sencillo pero con alto significado y recordación:. “diseño y armonía para tu hogar”,

Página web, redes sociales y medios virtuales (blog), stand en centros comerciales, Buzón de sugerencias, Instalaciones Puntos de venta. Folletos y demás.

Encargado de comunicaciones y personal administrativo.

Informe de pedidos y materiales en inventario

Publicista. Encargado de comunicaciones Promotores en puntos de venta.

Encuestas Entrevistas Informe de ventas, miembros de redes sociales. Informes sociales CRM

Informe de pedidos anteriores y datos de proveedores

Personal técnico calificado, le interesa el rendimiento de la empresa, pues de ello depende su labor.

Informe de ventas, miembros de redes sociales. Informes sociales CRM de años anteriores.

Público exigente, mujeres de los 20 años en adelante, de varios estratos socioeconómicos, con niveles educativos profesionales, pertenecientes a una familia, obsesionadas por estar bien arregladas físicamente y mantener su hábitat limpio, armonioso y llamativo y sociables.


NUCLEAR

Cronograma

Comunicación, explicación y solicitud de colaboración a la organización por medio de reunión acerca del nuevo plan de comunicación.

Gerente de comunicaciones Medios interpersonales Medios visuales

Instalación de Hardware, software y redes de la intranet.

Ingeniero de sistemas

Capacitación del personal

Capacitador Ingeniero de sistemas Gerente de comunicaciones Medios interpersonales y audiovisuales

Concientización de la importancia de la cultura organizacional y la comunicación

Personal administrativo Personal operativo

Evento en centros comerciales y campaña publicitaria en social media, web, blog y puntos de venta

Promotores Gerente de comunicaciones

Verificación del cumplimiento y acogida del plan. Aspectos a corregir.

Gerente de comunicaciones

29

5

4

3

MES

HERRAMIENTA

1

ACCIÓN

2

III.4

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EJECUCIÓN

IV.

IV.1

Lanzamiento

Se debe realizar con liderazgo y seguridad, para poder generar consenso en las personas que serán decisivas para el desarrollo de la estrategia. Se debe realizar en una reunión junto con todos los empleados donde se resolverán dudas y se recibirán opiniones y aportes al plan y debe ser apoyado por las directivas para motivar a los públicos. El gerente de comunicaciones es quien dá luz verde para ejecutar cada acción de acuerdo al cronograma y está al tanto de todos los movimientos que se realicen.

IV.2

Seguimiento

Un rígido seguimiento a cada uno de los recursos para verificar que todo marche como se planeó, se debe revisar

el

cronograma

diariamente. El encargado de comunicaciones

es

el


NUCLEAR

2011

principal actor en este factor, el cual debe de estar rindiendo informes a las directivas de la organización realizando encuestas al final de cada acción.

IV.3

Cierre

Se estará informando a los públicos cuando se aproxime el cierre

del

plan,

pues,

se

necesitará el apoyo de todo el personal de Casa BETANIA para

lograr

esperados

y

los

resultados

dar

un

cierre

exitoso al plan, donde el gerente de comunicaciones deberá rendir un informe final con todos los detalles del plan. De no obtener los resultados esperados se debe revisar, modificar e iniciar de nuevo el plan de comunicación, pero de ser exitoso se seguirá trabajando sobre el mismo, pero adecuándolo según las necesidades de comunicación con y para el público.

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NUCLEAR

V.

2011

EVALUACIÓN

Auditoría y control estratégico del plan

V.1 Indicadores de gestión comunicativa

El logro de

los objetivos corporativos está basado en la cultura

organizacional de cada empresa, para este caso, Casa BETANIA la cual utiliza una serie de indicadores de gestión de comunicación que le permite medir los resultados que contribuyen al cumplimento de sus objetivos corporativos y del plan de comunicación. •

Indicadores de eficiencia: Para Casa BETANIA un indicador de eficiencia no es únicamente la correcta y rápida elaboración de los productos, es también lograr que nuestras colaboradoras le den el mayor grado de aprovechamiento a cada uno de los recursos con los que cuentan para el desarrollo de su tarea, dando como resultado el umbral de productos elaborados en las diferentes técnicas con unos costos mínimos.

Indicadores de eficacia: Nuestras operadoras además deben cumplir con un número de productos elaborados por cada una de ellas en un tiempo determinado y siendo eficientes a la hora de aprovechar la materia prima que tiene a sus disposición, también se evalúa la calidad de los productos y para que cumplan con los estándares de calidad, requerimientos, gustos y necesidades que requieren los consumidores.

32


NUCLEAR •

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Indicadores de productividad: Casa BETANIA, es consciente que un buen clima organizacional es la base de la productividad de sus colaboradoras, pues, genera en ellas compromiso, dedicación, espíritu de trabajo en equipo, aprovechamiento de recursos y tiempo empleado en la elaboración de los productos.

Indicadores de efectividad: La comunicación organizacional es la base para que los indicadores de eficacia, eficiencia y productividad arrojen buenos resultados una correcta comunicación entre todos los miembros de la organización en este caso BETANIA, hacen que cada una de las colaboradoras se sienta comprometida con la empresa, por tal motivo en Casa BETANIA, trimestralmente se realizan encuestas de opinión donde las colaboradores tiene la posibilidad de expresar

su grado de satisfacción con la

comunicación que se brinda por parte de cada una de las áreas de la empresa. Todas las áreas de la empresa deben mantener una buena comunicación ya que de cada uno de ellos depende el éxito en el cumplimiento de los objetivos corporativos obteniendo así claridad en: •

Numero de pedidos.

Cantidad de productos e inventario.

Límite de tiempo en la elaboración de productos.

Característica s, diseños y materiales de

los

productos.

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V.2 Matrices de doble entrada MEDICIÓN DE PARTICIPACIÓN

MATRICES (CEMC) Todo plan estratégico dentro de la organización debe contar con una medición la cual nos permite reconocer si se están cumpliendo con los objetivos corporativos o si por el contrario se esta fallando en la implementación del plan, estableciendo el grado de avance y el resultado que se esta generando en cada actividad.

MATRIZ

DE DOBLE ENTRADA

MEDICIÓN DE PARTICIPACIÓN

Es de vital importancia que en cada organización evalué el grado de participación que tienen sus miembros en las diferentes actividades propuestas por la misma y la interacción que tengan con los planes y los demás miembros de la organización. Para esto se realiza a continuación una matriz de doble entrada, donde evaluaremos el grado de participación que tienen los integrantes de Casa BETANIA, en

NÚMERO DE PARTICIPACIÓN

TRABAJADORES EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA

NÚMERO DE TRABAJADORES EN EL ÁREA OPERATIVA

NÚMERO DE TRABAJADORES EN EL ÁREA COMERCIAL

ALTAMENTE PARTICIPATIVOS

1

5

2

PARTICIPATIVOS PASIVOS

1

4

0

MODERADAMENTE PARTICIPATIVOS 34

0

2

0

DESINTERESADOS

0

0

0

NO PARTICIPATIVOS

0

0

0


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las actividades y reuniones que se plantean para el desarrollo de los objetivos corporativos y del plan estratégico de comunicación.

MATRIZ DE DOBLE ENTRADA GRADO DE PARTICIPACIÓN DE LOS EMPLEADOS La siguiente matriz de doble entrada nos permite analizar si existe una correcta comunicación en Casa BETANIA y como ésta afecta positiva o negativamente el desarrollo de los objetivos planteados. Se realizó una encuesta a los 15 miembros que conforman la empresa para poder medir si se está implementada la estrategia de comunicación correcta.

SI

NO

TOTAL DE ENCUESTADOS

Considera apropiada la información que recibe en boletines, reuniones, carteleras y demás medios

13

2

15

Utiliza la información recibida en la toma de decisiones para el cumplimiento de sus tareas.

11

4

15

PERTINENCIA DE LA INFORMACIÓN

MATRIZ DE COMPARACIÓN DE OBJETIVOS PLANTEADOS Y FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

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La gestión organizacional está basada en la comunicación, tanto de forma interna como externa, donde aspectos como: imagen, reputación y las habilidades comunicativas que posea el líder de la organización reflejan si existe una buena comunicación dentro de la organización, en el desarrollo de la siguiente matriz se podrá apreciar como la gestión de comunicación satisface los factores críticos de éxito.

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INDICADORES Objetivos / variables y acciones

VALORACIÓN

EFICIENCIA

EFICACIA

EFECTIVIDAD

PRODUCTIVIDAD

LIDERES EN PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN

Atributos

Aprovechamiento de los recursos

Eficiencia y eficacia en todos los proceso de producción

Cumplimiento a cabalidad de los objetivos

Capacidad de manejo de maquinaria y trabajo humano

IMPACTO EN LAS AUDIENCIAS

Resultados positivos y negativos obtenidos

Aceptación del mensaje por parte de los públicos

Cantidad de productos frente a cantidad de insumos utilizados

Evitando desperdicios Satisfacción cliente, de tiempo y materia calidad y precio de los prima productos

Encuentras

Mínima cantidad de recursos desperdiciados

Servicio a los clientes

Implementación de la información obtenida

Lograr una producción exitosa

ATRIBUTOS DE IMAGEN

Rentabilidad

Reducción de costos

Satisfacción

Eficaz y eficiente a la vez

Rentabilidad

DISTRIBUCIÓN

Tiempos, calidad.

Tiempos empleados adecuadamente

Satisfacción en los almacenes y consumidores

Cumplimiento de todos los pedidos, a su tiempo

Cumplir con los pedidos en tiempos determinados

CONTENIDOS

Factores críticos de éxito

Valores y atributos

Participación

Gestión de comunicación efectiva

Rentabilidad

MEDIOS EMPLEADOS

Boletines

TABLA DE COMPARACIÓN ENTRE UN GRUPO DE CONTROL Y UNO EXPERIMENTAL En la siguiente tabla se muestra la medición preliminar para la elaboración de un producto por una persona, analizándolos en un grupo experimental y uno de control:


GRUPO 1

GRUPO 2

1. Medición preliminar productividad Grupo 1.

1. Medición preliminar productividad Grupo 2.

= 2. Se realizaron 2 reuniones de grupo informativas sobre los mecanismos de control y mejoramiento continuo a emplearse en los próximos meses.

2. Se entregaron 2 memorandos informativos s mecanismos de control y mejoramiento contin emplearse en los próximos meses.

3. Se realizó una nueva medición después de cada reunión que arrojo los siguientes resultados :

3. Se realizó una nueva medición después de c memorando, los cuales arrojaron los siguient

Productividad 1, Grupo 1 =

Productividad 1, Grupo 1 =

= 0,0

Productividad 2, Grupo 1

=

0, 08

Productividad 2, Grupo 1

= 0,1

Productividad 3, Grupo 1

=

0,125

Productividad 3, Grupo 1

= 0,1

CONCLUSIONES •

La comunicación y la cultura organizacional son el punto de partida para que cualquier organización pueda cumplir sus objetivos corporativos. La ejecución de un plan estratégico de comunicación para Casa BETANIA, permite que sus clientes tanto internos como externos tengan clara la cultura organizacional de la empresa, sus productos y servicios.


NUCLEAR •

2011

El control estratégico y el mejoramiento continuo de la comunicación organizacional permiten hacer una medición donde se indica si la organización está cumpliendo con sus objetivos corporativos o si el por el contrario no se están implementando adecuadamente las distintas tácticas y estrategias para el desarrollo corporativo de la organización.

El realizar un análisis estratégico del entorno competitivo puede ser una ventaja que las empresas pueden aprovechar, pues, por medio de este la organización puede conocer sus fortalezas (fuerzas positivas o de ayuda) y sus amenazas (fuerzas negativas o de riesgo).

Dentro del plan estratégico hay factores que nos permiten identificar la naturaleza de las variables y atributos que determinan y dan como resultado la implementación de estrategias en la organización, entre estas tenemos los factores críticos de éxito, eficacia, eficiencia, productividad y la rentabilidad.

39


BIBLIOGRAFÍA Y PÁGINAS WEB CONSULTADAS •

Centro

de

investigaciones

organizacional

CICCO.

de

la

comunicación

(2007).Comunicación

corporativa

empresarial.

Plan

estratégico como herramienta gerencial. Capítulos 3 y 4.

Aguilera, J. (2008) Gerencia integral de comunicaciones. Bogotá: Ecoe Ediciones.

La Comunicación Organizacional En La Empresa Moderna

Comunicación estratégica

Estrategias de comunicación corporativa

Plan Estratégico de Comunicación

Planeación Estratégica y Estrategia de Negocios 2 - Definición y planeación estratégica


NUCLEAR

2011

ANEXOS ANEXO 1 – ENCUESTA DE SATISFACCIÓN EMPLEADOS Y PÚBLICO INTERNO

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NUCLEAR

2011

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN CASA BETANIA - EMPLEADOS FECHA APELLIDOS CARGO Encuestador

NOMBRES C.C.

Responda las soguientes preguntas de manera individual y cómo usted las considere, siendo el mejor puntaje 5 y el peor 1: PREGUNTA

5

4

3

2

1

OBSERVACIÓN

Utilizó usted en los último meses herramientas virtuales Tiene los conocimientos suficientes para manejar la intranet de la organización Considera usted que las herramientas de comunicación que se utilizan en la organización hacen más fácil y dinámica su labor Es usted más productivo con estas herramientas Mejoró la comunicación con sus colegas Usted tiene buena comunicación con el área administrativa En general el plan de comunicación cómo lo considera Usted vela por cumplir la misión y visión de la organización En usted se reflejan los valores corporativos Usted se siente parte de casa BETANIA Muchas gracias por su tiempo, su opinión es muy importante para nosotros y para seguir mejorando casa BETANIA

GERENTE DE COMUNICACIONES Casa BETANIA

ANEXO 2 – ENCUESTA DE SATISFACCIÓN CLIENTES EXTERNOS

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NUCLEAR

2011

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN CASA BETANIA - PÚBLICO EXTERNO FECHA APELLIDOS CARGO OCUPACIÓN Encuestador

EDAD NOMBRES C.C. SEXO

Responda las soguientes preguntas de manera individual y cómo usted las considere, siendo el mejor puntaje 5 y el peor 1: PREGUNTA 5 4 3 2 1 OBSERVACIÓN Conocía usted casa BETANIA Por qué medio se enteró Ha comprado sus productos Qué opina del servicio Le han cumplido con sus pedidos Conoce nuestra página WEB Si__ No__ Es usted miembro de las redes sociales Es usted miembro de nuestro blog Que opina de nuestro personal Usted se comunica o lo haría con nosotros Muchas gracias por su tiempo, su opinión es muy importante para nosotros y para seguir mejorando casa GERENTE DE COMUNICACIONES Casa BETANIA

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Entregable 3