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Screenshots Stand: OnBase 8.2 Juli 2009


Zugänge Zugänge zu zu OnBase OnBase über über unterschiedliche unterschiedliche Technologien: Technologien: 1.Desktop 1.Desktop Client Client 2.OnBase 2.OnBase Client Client 3.Web 3.Web Client Client (Intranet) (Intranet) Alternativen Alternativen für für das das Login: Login: ••Automatisches Automatisches Login, Login, Domänen-/LDAPDomänen-/LDAPAuthentifizierung, Authentifizierung, ohne ohne Passwortabfrage Passwortabfrage ••Interaktives Interaktives Login, Login, OnBase-Authentifizierung, OnBase-Authentifizierung, mit mit Passworteingabe Passworteingabe


Web Web Client Client für für Intranet Intranet oder oder Web-Zugänge Web-Zugänge ••Die Die manuelle manuelle Eingabe Eingabe der der Benutzerdaten Benutzerdaten ist konfigurierbar. Meistens ist konfigurierbar. Meistens wird wird die die Betriebssystem-Anmeldung Betriebssystem-Anmeldung verwendet. verwendet. ••Interaktive Interaktive Anmeldung Anmeldung (direkt (direkt an an der der OnBase-Datenbank) OnBase-Datenbank) ••Sprachauswahl Sprachauswahl –– die die Einstellung Einstellung der der lokalen Rechner-Konfiguration (Deutsch) lokalen Rechner-Konfiguration (Deutsch) ist ist bereits bereits vorausgewählt. vorausgewählt.


Nach Nach der der Anmeldung Anmeldung erscheint erscheint die die Liste Liste der der verf체gbaren verf체gbaren Module. Module. Die Die Liste Liste ist ist abh채ngig abh채ngig von von dem dem Client Client und und von von den den Berechtigungen Berechtigungen des des angemeldeten angemeldeten Benutzers Benutzers


Als Als erstes erstes die die mรถglichen mรถglichen Aktionen Aktionen im im Dokumentenbildschirm Dokumentenbildschirm (Dokumente (Dokumente archivieren, archivieren, indexieren indexieren und und wieder wieder finden) finden)


Ein Ein Administrator Administrator kann kann automatische automatische oder oder interaktive interaktive Suchanfragen Suchanfragen konfigurieren konfigurieren –– wofür wofür auch auch HTML-Formulare HTML-Formulare genutzt genutzt werden können. werden können.


Trefferliste Trefferliste einer einer vordefinierten vordefinierten Suchabfrage Suchabfrage im im WebWebClient (die Spalten Client (die Spalten und und ihre ihre Reihenfolge Reihenfolge kรถnnen kรถnnen konfiguriert konfiguriert werden) werden) Unter Unter der der Trefferliste Trefferliste der Standard-Viewer der Standard-Viewer (der (der auch auch viele viele Konfigurationsmรถglichk Konfigurationsmรถglichk eiten eiten bietet) bietet)


Elektronische Elektronische Formulare Formulare ••Werden zusammen Werden zusammen mit mit den den eingegebenen eingegebenen Werten Werten als als neue neue Dokumente Dokumente gespeichert. gespeichert. ••Können Können Workflow-Prozesse Workflow-Prozesse starten. starten. ••Die Die Inhalte Inhalte der der Textfelder Textfelder können können als als Attribute Attribute in in die die Datenbank übernommen werden. Datenbank übernommen werden.


Umschläge Umschläge ••Sind Sind persönliche persönliche Arbeitsmappen Arbeitsmappen (in (in der der Datenbank) Datenbank) ••Beinhalten Beinhalten beliebige beliebige Dokumente Dokumente und und werden werden durch durch den den Benutzer Benutzer verwaltet verwaltet ••Können Können für für andere andere Benutzer Benutzer freigegeben freigegeben werden werden (z.B. (z.B. als als Teamoder Projektordner) Team- oder Projektordner)


OnBase-Ordner OnBase-Ordner ••Statisch Statisch oder oder dynamisch dynamisch ••Statisch: Statisch: Dokument Dokument wird wird dem dem Ordner Ordner manuell manuell hinzugefügt hinzugefügt und und erbt erbt seine seine Attribute Attribute –– feste feste Verknüpfung Verknüpfung ••Dynamisch: Dynamisch: Ordner Ordner bildet bildet automatisch automatisch alle alle Dokumente Dokumente ab, ab, die die seine seine Attribute besitzen (entspricht einer Suchabfrage) Attribute besitzen (entspricht einer Suchabfrage) ••Beim Beim Löschen Löschen eines eines Dokuments Dokuments aus aus einem einem statischen statischen Ordner Ordner wird wird nur nur der der Eintrag Eintrag im im Ordner Ordner gelöscht gelöscht –– das das Dokument Dokument selbst selbst bleibt bleibt bestehen bestehen und und kann kann weiterhin weiterhin über über Suchabfragen Suchabfragen gefunden gefunden werden. werden. ••=> => Zugriffsberechtigungen Zugriffsberechtigungen für für Dokumente Dokumente sind sind völlig völlig unabhängig unabhängig von Zugriffsrechten für Ordner – Unterschied zum Dateisystem! von Zugriffsrechten für Ordner – Unterschied zum Dateisystem! Dynamische Dynamische Ordner Ordner können können durch durch Attribute Attribute der der Dokumente Dokumente automatisch automatisch „um „um die die Dokumente Dokumente herum“ herum“ entstehen entstehen (sog. (sog. AutoAutoFoldering). Foldering). Ein Ein Dokument Dokument kann kann mehrere mehrere Ordner Ordner generieren generieren und und in in diesen virtuell liegen. diesen virtuell liegen.


Dokumenten-Import Dokumenten-Import ••Manuell Manuell einzeln einzeln per per Upload Upload (siehe (siehe Screenshot) Screenshot) ••Über Über Massen-Importprozesse Massen-Importprozesse (Scan, (Scan, COLD COLD usw.) usw.)


Indexierung Indexierung stapelorientierter stapelorientierter Massenimporte Massenimporte


Verfügbare Verfügbare Benutzer-Aktionen Benutzer-Aktionen im im Standard-DokumentStandard-DokumentViewer Viewer ••Angezeigte Angezeigte Optionen Optionen sind sind abhängig abhängig von von BenutzerBenutzerRechten Rechten ••Notizen Notizen können können bei bei Bilddokumenten Bilddokumenten direkt direkt auf auf dem dem Dokument angezeigt und ausgedruckt werden Dokument angezeigt und ausgedruckt werden


StatusView StatusView ••Bestandteil Bestandteil des des WebWebClients (keine zusätzlichen Clients (keine zusätzlichen Lizenzen Lizenzen erforderlich) erforderlich) ••Ansichten Ansichten und und Layouts Layouts vom vom Benutzer Benutzer konfigurierbar konfigurierbar (Rechte-abhängig) (Rechte-abhängig) ••Vorkonfigurierte Vorkonfigurierte Ansichten Ansichten verfügbar verfügbar


OnBase-Workflow OnBase-Workflow ••Grafische Grafische und und Listenansicht Listenansicht sind sind verfügbar verfügbar ••Zugriffsrechte Zugriffsrechte auf auf Warteschlangen Warteschlangen (Queues) (Queues) haben haben Vorrang Vorrang vor vor Zugriffsrechten auf Dokumenttypen Zugriffsrechten auf Dokumenttypen (d.h (d.h der Zugriff kann für bestimmte Benutzer der Zugriff kann für bestimmte Benutze auf auf ganz ganz bestimmte bestimmte Bearbeitungsstadie Bearbeitungsstadie von von Dokumenten Dokumenten begrenzt begrenzt werden.) werden.)


OnBase-Workflow: OnBase-Workflow: Arbeitsordner Arbeitsordner ••Dynamische Dynamische Ordner, Ordner, die die Dokumente Dokumente mit mit bestimmten bestimmten Eigenschaften Eigenschaften enthalten enthalten ••Diese Diese Eigenschaften Eigenschaften ordnen ordnen die die enthaltenen Dokumente dem enthaltenen Dokumente dem aktuell aktuell bearbeiteten bearbeiteten Dokument Dokument prozessbezogen prozessbezogen zu. zu. (z.B. (z.B. Lieferschein Lieferschein mit mit der der selben selben Auftragsnummer Auftragsnummer wie wie die die zu zu bearbeitende bearbeitende Rechnung) Rechnung)


OnBase-Workflow: OnBase-Workflow: Ad-hoc-Aufgaben Ad-hoc-Aufgaben ••Bearbeitungsschritte, Bearbeitungsschritte, die die vom vom Benutzer Benutzer manuell manuell über über das das entsprechende Icon gestartet werden entsprechende Icon gestartet werden ••Können Können Verzweigungen Verzweigungen enthalten, enthalten, die die z.B. z.B. von von Attributen Attributen des des Dokuments Dokuments abhängen abhängen ••Können Können Anweisungen Anweisungen und und automatische automatische Tätigkeiten Tätigkeiten (z.B. (z.B. Anlegen Anlegen von von Notizen) Notizen) enthalten enthalten ••Dokumente Dokumente können können z.B. z.B. zeitgesteuert zeitgesteuert auf auf Wiedervorlage Wiedervorlage gelegt gelegt werden werden


Zum Zum Vergleich: Vergleich: Das Das Workflow-Modul Workflow-Modul im im OnBase OnBase Client Client Linke Linke Spalte Spalte ••Übersicht Übersicht über über den den Prozess Prozess –– Stationen Stationen (Queues) (Queues) mit mit enthaltenen enthaltenen Dokumenten Dokumenten in in eckigen eckigen Klammern Klammern ••Inhalt der aktuellen Queue – das ausgewählte Inhalt der aktuellen Queue – das ausgewählte Dokument Dokument ist ist blau blau hinterlegt hinterlegt und und wird wird im im Viewer-Fenster Viewer-Fenster angezeigt. angezeigt. ••Benutzerfenster Benutzerfenster –– hier hier werden werden Anweisungen Anweisungen oder oder Eingabemasken Eingabemasken für für den den Prozessschritt Prozessschritt angezeigt. angezeigt. ••Arbeitsordner Arbeitsordner –– für für das das ausgewählte ausgewählte Dokument Dokument werden werden zugehörige Dokumente angezeigt, die für die Bearbeitung zugehörige Dokumente angezeigt, die für die Bearbeitung des des Vorgangs Vorgangs erforderlich erforderlich sind. sind. Mittlere Mittlere Spalte Spalte ••Viewerfenster Viewerfenster –– Anzeige Anzeige des des ausgewählten ausgewählten Dokuments Dokuments ••die üblichen Viewer-Funktionen sind die üblichen Viewer-Funktionen sind per per Kontextmenü Kontextmenü (Rechtsklick) (Rechtsklick) verfügbar verfügbar Rechte Rechte Spalte Spalte ••Ad-hoc-Benutzer-Aufgaben Ad-hoc-Benutzer-Aufgaben –– können können per per Doppelklick Doppelklick gestartet werden. gestartet werden.

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