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Sugerencias  para  preparar  un  encuentro  con  la  prensa   Por  Yeidel  Téllez  Batista    

La  prensa  juega  un  papel  significativo  en  la  formación  de  la  opinión  pública,  además   posibilita  mantener  el  contacto  con  audiencias  numerosas  y  dispersas  geográficamente,  lo   que  permite  acortar  las  distancias  entre  las  organizaciones  y  sus  clientes,  además  resulta   una  vía  ideal  para  orientar  a  los  clientes  y  la  población  en  general  con  respecto  al  acceso  y  el   empleo  de  los  servicios  de  las  organizaciones,  así  como  para  fortalecer  la  imagen  de  las   organizaciones  a  partir  de  la  divulgación  de  informaciones  que  resalten  sus  puntos  fuertes  y   los  beneficios  sociales  que  se  derivan  del  trabajo  que  realizan.   Atendiendo  a  lo  anterior,  el  trabajo  con  la  prensa  resulta  de  vital  importancia  para   las  organizaciones,  sobre  todo  para  aquellas  que  prestan  servicios  y  cuyo  actuar  genera   muchas  y  diversas  opiniones  en  disímiles  sectores  de  la  sociedad.   Una  de  las  formas  recogidas  para  el  intercambio  con  la  prensa  es  el   encuentro/intercambio.  A  continuación  se  ofrece  una  guía  para  el  desarrollo  de  actividades   de  este  tipo.  Debe  aclarase  que  esto  es  tan  solo  una  propuesta,  por  lo  que  es  susceptible  de   ser  mejorada  a  partir  de  las  experiencias  que  se  derivan  de  la  práctica  profesional.     1.  Elaborar  plan  para  el  encuentro     Para  la  conformación  del  plan  se  deben  definir  los  objetivos  del  encuentro,  qué   medios  y  periodistas  serán  invitados:  de  acuerdo  a  los  intereses  y  objetivos  definidos  se   puede  invitar  a  los  representantes  de  los  medios  locales,  provinciales  y/o  nacionales;  a  los   representantes  de  la  radio,  la  prensa  escrita,  la  televisión  y/o  a  los  encargados  de  los  sitios   web  de  estos  medios.   Los  temas  a  abordar  constituyen  otro  de  los  aspectos  a  tener  en  cuenta  para  el  plan,   al  respecto  deben  especificarse  el  tono,  la  intencionalidad  y  los  aspectos  a  resaltar,  así  como   la  forma  en  que  serán  abordados.  Para  lograr  los  objetivos  propuestos  debe  instruirse  a  las   personas  que  intervendrán  en  el  encuentro  con  respecto  a  las  cuestiones  antes  señaladas.   En  caso  de  que  el  tema  que  se  desee  abordar  en  el  encuentro  no  sea  suficientemente   atractivo  para  la  prensa,  se  recomienda  incluir  temas  que  resulten  de  interés  para  la  prensa,   siempre  teniendo  el  cuidado  de  abordarlos  de  forma  tal  que  no  sobresalgan  por  encima  del   tema  más  importante  para  la  organización.  El  hecho  de  garantizar  un  equilibrio  entre  los   temas  seleccionados  para  el  encuentro  que  satisfaga  los  intereses  de  ambas  partes,   permitirá  contar  con  una  mayor  participación  de  la  prensa.  También  relacionado  con  este   aspecto  deben  tomarse  en  consideración  las  regulaciones  existentes  en  la  organización  para   garantizar  la  seguridad  informativa,  se  recomienda  consultar  con  los  especialistas  para   evitar  divulgar  informaciones  estratégicas  que  atenten  contra  la  seguridad,  el   posicionamiento,  el  prestigio  y  el  desarrollo  de  la  organización.   Además  se  debe  definir  la  fecha,  la  hora  y  el  lugar  para  la  celebración  del  encuentro.   Con  relación  a  esto  se  debe  tomar  en  consideración  los  intereses  y  posibilidades  de  los   representantes  de  la  prensa,  pues  pudiera  suceder  que  en  la  fecha  prevista  coincidan  otros   eventos  de  mayor  interés  para  la  prensa,  lo  que  atentaría  contra  la  asistencia  al  encuentro,   en  este  sentido  se  recomienda  hacer  un  análisis  valorativo  de  los  acontecimientos  que  se   desarrollarán  en  el  territorio  para  poder  elegir  la  fecha  y  hora  adecuadas.   Deben  precisarse  los  materiales  que  se  van  a  entregar  a  los  periodistas:  documentos   impresos,  folletos,  sueltos  y  plegables  informativos  y/o  promocionales,  multimedias,   documentos  en  formato  digital  (Word,  presentaciones  en  power  point),  videos,  etc.  


Debe  establecerse  un  programa  que  permita  llevar  la  secuencia  del  encuentro,  el   mismo  debe  definir  tiempo  de  duración  estimado  de  la  actividad,  tiempo  que  se  dedicará  a   cada  tema,  horarios  para  pausas  (merienda,  refrigerio,  buffet),  etc.     2.  Invitar/convocar  a  los  representantes  de  los  medios  al  encuentro     Para  invitar  a  los  periodistas  se  puede  emplear  diferentes  vías  y  medios:   Invitación  personal:  Acudir  personalmente  a  la  sede  del  medio  e  informar  sobre  el   encuentro:  fecha,  hora,  lugar,  objetivos.  Hacer  patente  nuestro  interés  de  que  participe  un   representante  del  medio  y  hacer  la  invitación  (estas  visitas  se  pueden  apoyar  con  tarjetas  de   invitación  como  elemento  recordatorio).  La  invitación  personal  se  puede  hacer   directamente  al  periodista.   Invitación  por  escrito:  Puede  hacerse  a  través  de  una  carta  de  invitación  oficial  o  a   través  de  una  tarjeta  de  invitación  (se  recomienda  siempre  ensobrarlas).  En  estos  casos   deben  cuidarse  las  normas  de  identidad  visual  corporativa  establecidas  para  la  papelería   por  cada  organización.  Estas  cartas  /  invitaciones  deben  precisar  el  nombre  de  la   organización  que  convoca  al  encuentro,  la  fecha,  la  hora,  el  lugar  y  los  objetivos  del  mismo,   en  el  caso  de  las  cartas  deben  ser  redactadas  en  forma  de  pirámide  invertida  incluyendo  en   el  primer  párrafo  las  informaciones  más  importantes  y  en  el  /  los  siguiente(s)  el  resto  de  las   informaciones  organizadas  en  orden  decreciente  de  importancia.  Al  igual  que  el  caso   anterior,  las  cartas  /  invitaciones  pueden  hacerse  llegar  directamente  a  los  periodistas.   Invitación  vía  telefónica:  Consiste  en  informar  a  los  medios  del  encuentro  empleando   para  ello  el  teléfono  como  medio  de  comunicación.  Esta  vía  tiene  como  inconveniente  que  si   no  se  contacta  con  la  persona  indicada  puede  que  la  información  no  llegue  a  tiempo  o  se   pierda,  en  este  sentido  se  recomienda  confirmar  con  los  medios  la  notificación  de  la   información,  además  se  sugiere  contactar  directamente  por  la  misma  vía  a  los  periodistas   para  garantizar  que  se  enteren  de  la  celebración  del  encuentro.   Invitación  a  través  del  correo  electrónico:  Consiste  en  informar  a  los  medios  y/o   directamente  a  los  periodistas  sobre  el  encuentro  a  través  del  correo  electrónico;  para  estos   casos  se  puede  diseñar  una  carta  /  invitación  digital  que  atendiendo  a  las  características  del   medio  puede  contener  más  colores  e  incluso  audio  para  reforzar  el  contenido  del  mensaje.   Esta  vía  es  muy  oportuna  atendiendo  a  la  rapidez  con  que  se  puede  hacer  llegar  la   información  y  a  lo  económica  que  resulta,  pero  pueden  presentarse  dificultades  técnicas   que  impidan  que  el  mensaje  llegue  a  su  destino  o  que  se  retrase  la  entrega,  además  puede   suceder  que  el  destinatario  no  revise  a  tiempo  ni  sistemáticamente  su  buzón,  que  lo  tenga   lleno  o  que  la  cuenta  haya  caducado,  por  ello  se  recomienda  combinar  esta  vía  de   comunicación  con  otra  de  las  mencionadas.   Acompañando  las  comunicaciones  por  escrito  y  a  través  del  correo  electrónico  se   puede  proporcionar  a  la  prensa  varios  materiales  complementarios  que  les  permitan  tener   una  mayor  claridad  sobre  el  tema  que  se  abordará.   Para  garantizar  que  la  información  llegue  a  todos  los  medios  se  debe  contar  con  una   base  de  datos  donde  toda  la  información  para  contactar  a  la  prensa  esté  actualizada     3.  Garantizar  condiciones  del  local     Se  deben  revisar  las  condiciones  del  local  donde  se  efectuará  el  encuentro,  no  debe   olvidarse  que  hasta  el  detalle  más  insignificante  comunica  e  influye  en  la  imagen  que  se   forman  las  personas  sobre  la  organización;  por  tanto  debe  velarse  por  la  limpieza  y  la   organización  del  local,  debe  prestarse  atención  a  la  disposición  del  mobiliario  y  asegurarse   de  que  se  corresponde  con  las  necesidades  del  encuentro  a  fin  de  facilitar  la  comunicación.  


Debe  garantizarse  una  iluminación  adecuada  y  se  debe  prestar  atención  a  la  decoración  del   local  teniendo  en  cuenta  que  los  elementos  decorativos  no  pueden  opacar  ni  suplantar  los   elementos  identitarios,  cuyo  estado  debe  ser  evaluado  (conservación  de  la  pintura  del  local,   colores  corporativos,  señalética,  logotipos,  símbolos,  mobiliario,  etc.).   Se  debe  valorar  además  las  posibilidades  técnicas  del  local:  existencia  y   posibilidades  de  conectividad  (existencia  y  distribución  de  puntos  de  acceso  a  redes),   existencia  y  distribución  de  terminales  de  líneas  telefónicas  en  funcionamiento,  existencia  y   distribución  de  tomacorrientes  con  alimentación,  etc.     4.  Garantizar  condiciones  técnicas     La  tecnología  deviene  una  importante  aliada  que  facilita  mucho  las  cosas  en  estos   encuentros,  no  obstante  si  no  se  toman  ciertas  precauciones  puede  convertirse  en  un   verdadero  dolor  de  cabeza,  que  atenta  contra  la  calidad  y  efectividad  de  estos  eventos.   Se  debe  garantizar  el  video,  el  equipo  de  audio,  los  micrófonos,  la  PC,  el  datashow,   los  cables  conectores  y  de  alimentación  de  estos  equipos  y  los  cables  de  red.   Se  debe  comprobar  además  el  estado  técnico  y  el  funcionamiento  de  estos  equipos,   así  como  el  estado  de  las  conexiones  en  caso  de  que  se  necesite  acceder  a  sitios  /  páginas   web  o  a  informaciones  ubicadas  en  la  intranet  corporativa.   Resulta  necesario  además,  comprobar  la  calidad  de  la  información  y  el  estado  de  los   soportes  de  la  información  (discos,  disquetes,  memorias  flash)  y  si  la  PC  los  reconoce.   Siempre  resulta  provechoso  guardar  la  información  en  varios  soportes  como  medida  de   precaución.     5.  Materiales  para  entregar  a  la  prensa     Para  apoyar  lo  que  se  dice  verbalmente  en  el  encuentro  y  como  forma  de  minimizar   la  posibilidad  de  que  se  omitan  o  distorsionen  determinados  detalles  de  la  información   ofrecida,  es  recomendable  proporcionar  a  los  participantes  materiales  con  informaciones   relacionadas  con  los  temas  abordados  en  el  encuentro.   Para  ello  se  pueden  emplear  CD  (multimedias,  documentos  digitales,  presentaciones   en  power  point,  etc.),  se  pueden  entregar  además  sueltos  y  plegables  informativos  y/o   promocionales,  folletos,  dossier,  resúmenes,  circulares,  resoluciones,  etc.  Se  puede  entregar   además  CD  y  casetes  de  audio  con  entrevistas,  comparecencias  anteriores,  opiniones  y   reflexiones…   Se  puede  aprovechar  también  la  oportunidad  para  entregar  encuestas  que  permitan   a  la  organización  obtener  informaciones  relevantes  para  el  desarrollo  de  su  trabajo:  nivel  de   satisfacción  con  el  encuentro,  estados  de  opinión  de  los  clientes  y  la  población  en  general,   necesidades  e  intereses  de  la  prensa  o  para  actualizar  los  datos  y  la  información  de  contacto   de  los  representantes  de  los  diferentes  medios.   Es  importante  considerar  la  necesidad  de  ofrecer  a  los  periodistas  medios  para   tomar  notas:  blocks,  agendas,  páginas  sueltas  para  notas,  bolígrafos,  etc.  en  dependencia  de   las  posibilidades  de  la  organización.  Además  estos  elementos  pueden  emplearse  como   soportes  publicitarios  y/o  promocionales  para  dar  a  conocer  nuevos  productos  y  servicios  o   para  fortalecer  la  imagen  de  la  organización.     6.  Garantizar  el  acceso  a  los  locales  donde  se  desarrollará  el  encuentro     Muchas  organizaciones  restringen  el  acceso  de  personas  a  sus  instalaciones,  en   estos  casos  el  organizador  del  encuentro  debe  prever  que  no  existan  barreras  que  impidan  a  


los  invitados  de  la  prensa  acceder  a  los  locales,  para  ello  debe  establecerse  un  conjunto  de   coordinaciones  con  el  área  de  seguridad  y  protección  que  incluyen:  entregar  el/los   listado(s)  de  participantes  para  que  sea  aprobado  y  garantizar  la  implementación  de  varias   medidas  encaminadas  a  que  el  periodista  no  tenga  que  detenerse  más  de  lo  necesario  en  la   puerta  de  las  instituciones.  En  caso  de  que  las  medidas  de  seguridad  impidan  el  acceso  a  las   instalaciones  de  la  organización  se  debe  garantizar  locales  ubicados  fuera  de  las   instalaciones  que  pertenezcan  a  la  propia  organización  o  rentados  a  terceros.     7.  Alimentación       Para  estos  encuentros  debe  garantizarse,  en  la  medida  de  lo  posible,  un  pequeño   buffet,  una  merienda  o  simplemente  un  servicio  de  agua,  café  y/o  té,  o  sea,  algo  para   mostrar  cortesía  a  los  periodistas  que  a  fin  de  cuentas  devienen  invitados  de  la   organización,  asumiendo  que  pocas  organizaciones  cuidan  de  esos  detalles,  esto  puede   constituir  un  elemento  diferenciador  y  puede  ayudar  a  que  la  organización  sea  vista  de  una   mejor  manera.     8.  Desarrollo  del  encuentro     Se  debe  recibir  a  los  periodistas,  preferiblemente  a  la  puerta  de  la  institución  y   guiarlos  hasta  el  local  donde  se  desarrollará  el  encuentro.  Aunque  muchos  periodistas   suelen  llegar  retrasados  no  es  conveniente  dilatar  mucho  el  comienzo  del  encuentro  por   respeto  a  los  que  llegaron  puntualmente  y  como  medida  para  cumplir  el  programa  fijado.   No  obstante  si  la  asistencia  es  muy  poca  a  la  hora  de  comenzar  es  preferible  esperar  para   dar  tiempo  a  que  los  periodistas  se  vayan  incorporando,  lo  que  supone  hacer  reajustes  en  el   programa  sin  que  esto  implique  que  la  actividad,  el  mensaje  y  la  información  que  se   pretende  proporcionar  a  la  prensa  pierdan  calidad.   Una  vez  reunidos  los  participantes  se  debe  dar  la  bienvenida  y  presentar  el   encuentro  refiriendo  fundamentalmente  los  objetivos,  además  se  debe  presentar  a  los   representantes  de  la  organización  que  intervendrán  respetando  el  nivel  jerárquico  y   mencionando  su  título  (ingeniero,  licenciado,  etc.),  nombre  completo  y  cargo  (director,   subgerente,  jefe  del  grupo….).   A  continuación  se  debe  explicar  el  orden  en  que  serán  abordados  los  temas  y   precisar  lo  que  podría  llamarse  las  reglas  del  juego  para  garantizar  la  participación   organizada  de  todos  los  interesados  (levantando  la  mano,  haciendo  llegar  una  nota  al   facilitador  o  a  quienes  dirigen  el  encuentro,  etc.).   Al  terminar  las  intervenciones  resulta  provechoso  hacer  un  resumen  resaltando  los   aspectos  que  más  le  interesen  a  la  organización  y  la  importancia  de  abordarlos  en  las   publicaciones.   Finalmente  se  debe  agradecer  a  los  presentes  por  la  asistencia  y  la  participación.  


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