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Capital Humano DIRECCIÓN DE REUNIONES


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Dirección de Reuniones

¿QUE ES UNA REUNIÓN EFECTIVA?

• UNA REUNIÓN ES UNA TECNICA MEDIANTE LA CUAL UNA SERIE DE PERSONAS CON UNOS OBJETIVOS COMUNES INTERCAMBIAN INFORMACION SOBRE UNO O VARIOS TEMAS, PARA LOGRAR UNOS RESULTADOS A TRAVÉS DE UNOS COMPROMISOS COMUNES.


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TIPOS DE REUNIONES • SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO: – REUNIONES FORMALES – REUNIONES INFORMALES •

URGENCIA

ESPONTANEIDAD

FALTA DE PREVISION

• SEGÚN SU OBJETIVO: – INFORMATIVAS – FORMATIVAS – ANALISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES


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ASPECTOS CLAVE DE LAS REUNIONES (ORGANIZACIÓN LOGISTICA) ASISTENTES

TIEMPO

MATERIAL

REUNIÓN

ESPACIO FISICO

MEDIOS DE APOYO

CONDUCTOR


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LAS FASES DE LA REUNION • PLANIFICACIÓN (Objetivos) • INFORMACIÓN • PREPARACIÓN (Cuadro de prioridad de gestión del tiempo) • ESTRUCTURACION Y CONTROL • RESUMEN Y REGISTRO


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PLANIFICACIÓN

• LA PLANIFICACIÓN IMPLICA: – FIJAR LOS OBJETIVOS – BUSCAR EL TITULO GENERAL – ELABORAR UN PRIMER ORDEN DEL DÍA – Y…REFLEXIONAR SI ESTA ES LA TECNICA DE COMUNICACIÓN MÁS ADECUADA


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INFORMACIÓN

• DURANTE LA FASE DE INFORMACIÓN SE DEBE: – INFORMAR A LOS PARTICIPANTES DE LOS MOTIVOS DE LA REUNIÓN, LOS OBJETIVOS, EL PLAN DE TRABAJO, EL CONDUCTOR DE LA REUNIÓN, EL MOTIVO DE SU ASISTENCIA Y LA INFORMACIÓN QUE NECESITARÁ PARA ASISTIR – LOS PARTICIPANTES INFORMARÁN DE CUALES SON LOS TEMAS QUE QUIEREN APORTAR Y LA INFORMACIÓN NECESARIA


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PREPARACIÓN • EN ESTA FASE EL CONDUCTOR DEBE: – ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA DEFINITIVO BUSCANDO LAS CONEXIONES LOGICAS ENTRE LOS TEMAS Y… – ORDENÁNDOLOS EN FUNCIÓN DE SU IMPORTANCIA SU URGENCIA. Alta Urgencia

Baja Urgencia

Alta Importancia

PRIODIDAD 1

PRIORIDAD 2

Baja Importancia

PRIORIDAD 3

PRIORIDAD 4


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ESTRUCTURACIÓN Y CONTROL

• DURANTE ESTA FASE EL CONDUCTOR HA DE PROCURAR QUE LA CONVERSACIÓN SIGA LOS SIGUIENTES PASOS: – PRUEBAS – INTERPRETACIÓN – DECISIÓN FINAL


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RESUMEN Y REGISTRO • ESTA FASE SUPONE: – RESUMIR LAS DECISIONES – REGISTRARLAS CON EL NOMBRE DEL RESPONSABLE – FIJAR EL PLAZO – MOTIVAR A LOS ASISTENTES PARA UNA PROXIMA REUNIÓN


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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : UNIR AL GRUPO • OBJETIVO: ORIENTAR A TODOS LOS PARTICIPANTES HACIA UN OBJETIVO COMÚN

• RIESGO: AGRESIVIDAD • TÉCNICAS: – INTERTAR QUE TODOS EXPRESEN SUS PROBLEMAS – RECURRIR AL RESTO DE PARTICIPANTES – ATENERSE A HECHOS REALES


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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : CENTRAR AL GRUPO • OBJETIVO: MANTENER A LOS PARTICIPANTES DENTRO DEL TEMA DEL ORDEN DEL DÍA

• RIESGO: ALEJARSE DE LA CUESTIÓN • TÉCNICAS: – ESTAR ALERTA CONSTANTEMENTE – RECONDUCIR A LOS QUE SE ALEJEN – RATIFICAR LA COMPRENSIÓN – ASEGURARSE DE QUE CADA EXPOSICIÓN ES RELEVANTE


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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : MOVILIZAR AL GRUPO • OBJETIVO: AYUDAR AL GRUPO A TOMAR UNA DECISIÓN • RIESGO: INTERRUPCIONES, PARALIZACIÓN • TÉCNICAS: – PROTEGER AL DÉBIL Y CONTROLAR AL FUERTE – SONDEAR PARA BUSCAR SOLUCIONES – TOMAR NOTA DE LAS SUGERENCIAS – CONSTRUIR IDEAS, NO DESTRUIRLAS


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HABILIDADES DEL CONDUCTOR • ESCUCHAR ACTIVAMENTE A LOS PARTICIPANTES • REACCIONAR ANTE SITUACIONES IMPREVISTAS • ADAPTAR EL ESTILO DE DIRECCION QUE REQUIERE LA SITUACIÓN • PONERSE AL MISMO NIVEL DE LOS PARTICIPANTES • EMPATIZAR • PRESENTAR LOS TEMAS DE FORMA SIMPLE Y CONCISA


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TÁCTICAS DEL CONDUCTOR • ABRIR LA REUNIÓN CON CAPACIDAD DE MOTIVACIÓN • PROMOVER LA PARTICIPACIÓN • CONTROLAR EL RITMO • ASEGURAR EL RENDIMIENTO DE TODOS LOS PARTICIPANTES • AJUSTARSE A LOS HORARIOS PREVISTOS • CERRAR POSITIVAMENTE LA REUNIÓN


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CÓMO TRATAR A LOS PARTICIPANTES PROBLEMATICOS: • EL PRESUNTUOSO • EL MANIPULADOR • EL OPONENTE SISTEMATICO • EL HABLADOR • EL INDIFERENTE • EL DESCUBRIDOR • EL INEXPRESIVO


MUCHAS GRACIAS

Direccion de Reuniones  

planificación para realizar reuniones eficaces

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