Issuu on Google+

 

       

DON’T HIT SEND  USING THE SCIENCE OF INFLUENCE AND RELATIONSHIP THROUGH WORD STRUCTURE AND ALIGNMENT   

    How Can You Build Relationship and Trust With Email?  How Can You Influence Those Relationships and Trust for Your Greatest   Leverage and Benefit?  Just HIT SEND. 

     

 

        LEADERSHIP STRATEGY LLC   MARVIN C SADOVSKY PHD ms@leadershipstrategy.ms www.leadershipstrategy.ms                

  COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


Copyright © 2007 by Leadership Strategy, LLC  All rights reserved. No part of this book may be reproduced or utilized in any form or by any  means, electronic or mechanical, including photocopying, recording, or by any information  storage and retrieval system, without permission in writing from the publisher.    ACKNOWLEDGEMENT    It is with honor and professional respect that I acknowledge the ARGUS Strategic Services and  more specifically Liz Hervatic and Tamra King for their keen sense of editing and marketing  strategy making this eBook easy to read and understand with the user in mind.  They insisted on  perfection and encouraged me to expand on my original thoughts about how to present this  eBook. The value behind the editing and structure will be experienced by the users as powerful  resources for understanding and integration. Thanks Liz and Tamra for all your service and  enthusiasm.  

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


Table of Contents   DON’T HIT SEND    DON’T HIT SEND .............................................................................................................................. 1 The Big Picture................................................................................................................................. 4 Understanding The Human System................................................................................................. 5 The Representational System.................................................................................................. 6 Building Rapport, Trust and Alignment ........................................................................................... 7 Understanding the Motivational Behavioral Patterns .................................................................... 9 Making Your Email an Effective Communication .......................................................................... 15 Introducing Components of Email ‐ Structure....................................................................... 15 Sending the First Email .......................................................................................................... 16 Replying to an Email .............................................................................................................. 17 Matching the Sender’s Email Structure (Codes) ................................................................... 17 Matching the Sender’s Human System, the Behavioral Patterns (Codes) ............................ 19 Just HIT SEND................................................................................................................................. 26 Summary........................................................................................................................................ 29  

                  COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


The Big Picture  For most of us, email has permeated our lives to the point that we have multiple accounts  (home and work) and we may carry mobile devices that enable us to receive email wherever we  go. So, whether we are in meetings or at our children’s baseball practice, we may constantly  stay in touch via email. There are some unique characteristics about email that make it an easy‐ to‐use tool. Characteristics that go largely unexamined and as a result, email communication  often times relies on blind luck in aligning with the receiving audience. Have you ever sent an  email and not received a reply? Have you ever been away from your email for meetings or  vacation to return to chaos in your inbox? Perhaps you’ve received an unsolicited email from a  dissatisfied customer or client. Or perhaps you’ve sent an email that elicited a surprisingly  strong response.   Yet, what if there are easy, simple steps and processes to create effective email? What if you  could send email that got positive responses? What if you followed the simple process and were  able to build and influence your relationships – all with email?   There are two basic roles: that of email sender and that of email receiver. From a sender’s  perspective, email may be the easiest and quickest way to reach someone. There are times  when reaching a person on the phone is challenging. Perhaps you are tired of playing phone tag  and need a live voice. Perhaps you have heard the comment from friends or coworkers about  trying to listen to the message but it got cut off. There are times when you may need to reach  several people with the same information at the same time and email is the best mode to do  that.   Most of us may not send out our email with the thought of how the other person might receive  this information. And we might end up pushing more information onto the receiver than we  might wish. We’ve all most likely made the mistake of a terse, to‐the‐point email only to get a  surprise angry response. Yet when we start to think like the receiver and learn to listen to their  codes, we can start crafting email that aligns with and influences their belief systems – and  ultimately their behaviors.  As a receiver of email, we go through a different cognitive process than that of sender. We may  receive lots of emails to sort through in multiple accounts (home and work.) Sometimes we  receive too many emails to reply to and if we don’t know the sender, perhaps we delete it out  without opening it. Perhaps we do the pan‐and‐scan and look for hooks in the subject line –  anything that jumps out as urgent. Or perhaps we only look at the sender and completely ignore  the subject line. That means that the information that is sent must to be more thoughtful, more  influential, and must grab the receiver’s attention quickly or get relegated to the trashcan.   It would be simple if everyone processed information the same way. Everyone has heard the  example of multiple witnesses at a crime scene – how no two people saw the same thing, 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


oftentimes to conflicting reports. How can that be? If the only difference is spatial – how can  accounts vary so drastically? Easy, everyone uses his or her human system differently.   We will explore ways that our human system interprets incoming information so that we may  learn about ourselves and align with others to build trust and influence. How we send that  information greatly influences the relationships we have – whether with a potential client,  coworker, or family member. We will identify how to align with, and respond to, various emails  to improve our effectiveness. When we use our knowledge of the human system with email we  can build rapport and influence any relationship. Let’s examine the human system. Let’s get  started!       

 

Understanding The Human System  What is the human system? The human system can be most easily described by thinking of the  operating system of a computer. [Of course the human system is much more powerful.] What  changes the operation of the computer is the code that executes the software. Each software  operation functions, or behaves, based on the codes and how the codes activate the software to  produce certain activities or behavior. The human operating system works in a similar manner.  Let’s start with the programming. Just like a computer, the software in the brain, neuro‐ connectors created by experience and heredity, execute the unconscious signals that express in  behavior. With our computer, when we input a code for “read email” the software program  opens the email folder. If we input something that the computer software cannot align with,  then nothing happens, we get no response, or we get an error message. Rapport is broken, as  we will understand why very shortly, and the computer waits to be aligned with before  executing another requested behavior. Alignment means respecting the way the computer, or  person, accepts the codes which run the underlying software. In the human being we refer to  the software as behavior patterns. If we continue to input incorrect codes, the software or the  computer will eventually shut down. In the human experience we call that shutdown as  breaking rapport.  Interestingly, people are very similar – if we do not align with the specific human software by  using the correct and respectable codes, then there is a break in rapport and influencing  behavior is not executed, the hot lead becomes cold, or the client never schedules a meeting.  Perhaps you have experienced someone “shutting down” during a conversation, meeting, or  socially. Perhaps you have been building a relationship with a potential customer or client when  suddenly after sending an email – the dialogue stops. Aligning with the recipient’s human  system creates relationship. The amazing thing is that we have all done it – we have all had that  experience where we meet someone and “just click” right off the bat. That is alignment because  we are using the codes that respect the way the person’s software activates and is the process 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


which builds rapport. It begins as unconscious (with one or both parties) because our codes are  similar, but now we are moving towards consciously creating this alignment.  Let’s imagine that the human operating system (our brain) has some standard software that is  inherent [a gift from parents.] The balance of the software is learned from experiences the  human has from birth onward into maturity. The learned behavior is programmed, or written, as  specific software into the brain and when certain codes are expressed the software is executed  as certain behaviors. It is similar in many ways to Outlook or other email software on the  computer. When you click “inbox” the inbox opens and allows you to read mail, send messages,  etc. Back to our brain!  

The Representational System    When you experience information – which may be as simple as sitting in a meeting, receiving an  agenda via email, or creating a presentation – there are certain words or codes that illustrate  how you collect, store and retrieve that information. These codes are the secrets which build  rapport and support alignment. These codes are simple cues that indicate how a person  processes incoming information. As mentioned above, we don’t all process in the same way –  that would be too easy and it would make conversation around the water cooler rather bland.  These processes are made up of two specific distinctions, one is called Representational Systems  and the other is called Behavior Patterns.   Let’s first examine Representational Systems. They consist of: visual, auditory, kinesthetic,  olfactory, or gustatory software. Can you guess which of the Representational Systems does  best in a classroom? Can you guess which type would do best as a foreman on an assembly line?  Have you ever heard the phrase “I just have to do it myself to learn it”? What the best  Representational System to use is determined by the receiver and based the way their  experience in life has trained them to retrieve, store and process data. The three most dominate  Representational System categories are: visual, auditory and kinesthetic.  The amazing part of this system is that we are not necessarily dominant in one Representational  System alone. Most of us are hybrids. Well, have you ever gone to a showroom to buy a new car  and just looked at it? That would mean you made that decision solely in a visual  Representational System. If you needed to test‐drive the car – really feel it – then that decision  was driven by the kinesthetic Representational System. And, of course, if you needed to hear all  the features and discuss them with the sales person, then that decision was made primarily in  the auditory Representational System. Perhaps you needed a combination of test‐drive and  discussion, or discussion and a look at the car, think about what combinations you prefer.  A code word such as see begins a visual operating process in your brain because your  experience may have focused more to see, visualize or notice things. The word see begins the  execution of the software in your brain. You may start expressing behavior that is dominantly  visual. Perhaps you’ve had the coworker who works best at the white board, sketching ideas 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


out. Maybe you’ve seen the phrase “I need to see the big picture” in an email? Perfect examples  of the visual Representational Systems!  A code word such as hear begins an auditory operating process in your brain because your  experience may have focused more on hearing, speaking, listening. The word hear begins the  execution of the software in your brain. You may start expressing behavior that is dominantly  auditory. Perhaps you’ve heard the phrase “I hear you” or had a client that states, “I like being  heard” or “That sounds about right” in an email? Perfect examples of the auditory  Representational Systems!  A code word such as touch begins a kinesthetic operating process in your brain because your  experiences may have focused more on touching, grasping, and handling. The word touch  begins the execution of the software in your brain. You may start expressing behavior that is  dominantly kinesthetic. Perhaps you’ve come across the phrase “I need to walk through it one  more time” or “I am really grasping this solution” in an email? Perhaps you’ve had the coworker  who is excited to “take you through” a process. Perfect examples of the kinesthetic  Representational Systems!  So, in addition to understanding the context, it is important to understand which  Representational System is dominant in a potential receiver when crafting an email. The words  are the codes that trigger the programmed software in the human system. When someone uses  the words below in context, they are giving you their code to how they process incoming  information for that context. With this information, you can respectfully align with how they  receive incoming information and provide a more accepted form of communication with their  human system.   The three most dominate Representational Systems:   ƒ ƒ ƒ

Visual Codes: See, Look, Focus, Show, Glance, Stare, Preview, Clarify, Graphic, Visualize,  Overview, Foresee, Frame, Color  Auditory Codes: Hear, Listen, Tell, Speak, Grumble, Rings‐true, Sounds‐like, Tune in,  Harmony, All ears, Say, Unheard of, Double talk, Give an ear  Kinesthetic Codes: Touch, Handle, Grasp, Rough, Smooth, Impact. Get the point, Angry,  Solid, Hit on, Grab, Lukewarm, Excited, Irritated          

   

 

Building Rapport, Trust and Alignment  In addition to the Representational System outlined above, there are still many components  that comprise the science of influence and relationship. We mentioned Behavior Patterns which  will be further discussed later. We have mentioned building rapport and alignment. Rapport is  an essential relationship component in order to build trust. Building and maintaining rapport is  defined as an alignment process. Perhaps you have gone to a sales meeting and the sales person 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


sounded “sales‐y” or felt like not quite telling the true story. Your intuition could be telling you  one of two things – the sales person really isn’t being fully truthful, or, he/she is not aligned with  your human system, which many times may feel similar. When we send information and don’t  align with the receiver, we may risk being misinterpreted, not trusted. In an email this is even  more critical as our human system cannot rely on voice inflections, facial expressions, etc. So,  knowing the codes for rapport which create alignment is crucial to successful email  communication.  Example: you receive an email with no salutation, no introduction, no signature, no subject  nothing except “call me about your ad” and a number. What do you do and how do you prepare  for the phone call? If you did not understand the codes in that short email found in the  information in this book you might have some apprehension or even feel that this sender was  disrespectful and curt. Without learned skills of how to handle this kind of sender your ability to  respond with confidence may be limited. So let’s examine the “truth” of the sender’s response.  The sender is bottom line and action oriented. This person needs bullet points not paragraphs.  How would you answer now knowing the driving behavior of the sender? The sender had no  personal focus. They are only behaving like their human system is programmed. Now you can  build rapport by respecting the sender’s codes (their system) and as a result begin to build  rapport and alignment.  Let’s review the ingredients needed to influence which we covered thus far:  1. Rapport = relationship of respect which builds Trust  2. Trust = the feeling that what is offered will serve my needs, my Criteria  3. Alignment = the process of maintaining Rapport    Here’s an example: recently, a client was experiencing a return ratio on email correspondence of  one out of fifty requests. The client was sending response email to potential customers who had  sent inquiries for information about their product. Immediately after learning more about the  actual science behind the structure of the words and phrases, using matching and implementing  the TEMPLET (described later), the client’s potential customers’ email responses more than  quadrupled. What happened? They discovered and implemented the codes for building rapport  and alignment.  • •

The way the client was now answering the customer’s inquiry emails changed.   They were aligning with, and respecting, the way their potential customer was  unconsciously processing data – the human system. 

  Remember “High Tech‐Low Touch” may be a way of losing the human connection.  What are additional components of the human system? And how can we recognize them  quickly, in email, so that we may build rapport and alignment? There are many behavioral  patterns (actually over 50) that construct the human system; yet, we have consolidated seven of 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


the most useful and recognized patterns. These patterns have the most impact for building  rapport and trust. 

 

Understanding the Motivational Behavioral Patterns  Let’s start with evaluating your own behavior patterns. What are the codes that really run your  software? Remember these are the components of the human system that run our life structure  at the unconscious level. It’s also important to remember that these patterns are flexible based  on the context of the situation. So, while we may be very internal in one context, say deciding a  course for a business meeting, in another context, say buying a home, we may switch and be  more external. This pattern will be fully explained below. When we learn about how we respond  in certain situations and which patterns we use, we will be better able to understand where our  clients or customers are coming from and thus, more easily build rapport and alignment with  their patterns.     Criteria: This is a Motivational Pattern which identifies what moves you to an action/decision.  There are experiences we’ve had in life that are anchored and associated with certain words or  phrases that resulted in a rewarding experience. These words or phrases are the codes that run  the motivation software pertaining to the context you may be communicating about.     For example: if a customer says that in order for them to make a decision to hire you for a  consulting engagement, they want to know about your past experiences and how long it would  take you to complete the engagement. The Criteria codes that will move the customer to action  are “past experience” and “how long.” These codes have special meaning to the customer and  you must use those words when communicating in response to the customer in order to  activate the software, which motivates them in the context of hiring a consultant.     When you understand the meaning and then use those words in your email, it will align the  receiver and match his/her Criteria. If you communicate the meaning based on your experience  the chances are you may not get the engagement because your words are not aligned with the  receiver’s Criteria codes. If you can not recognize the Criteria codes you can ask a specific  question which will reveal the Criteria codes. The question is specific and must be asked in the  following format: “What would be most important about your decision to hire a consultant?”  “Or, when hiring a consulting firm, What do you really want from a consultant?” (You can use  any context after the specific words above). The answers to either question will reveal the  customers Criteria codes, the why they are motivated.     Can you recognize the below sender’s Criteria code? How would you answer this email?   Sender’s Email:  TO: services@geemail.com SUBJECT:  Your web site said that the services included a free analysis?  Please send me more  information about what the free analysis and how it is conducted. Please provide  details.  Thank you,   MS  COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 


The answer is free analysis, that was easy! When you identify the sender’s Criteria it is  important to use the sender’s words or codes when answering the email. Remember that those  Criteria words are the codes that will create motivation for the sender.    Source: This is a Motivational Pattern that identifies who makes the final decision on an action.  Does the decision come from an internal source or does someone else have to make the  decision to take action?     Internal‐ Internally motivated decisions may utilize outside data, however, you make the final  decision internally. How do you know the decision is correct for you? “Well it just feels right.”  You probably like lots of flexibility in your job, or decision‐making process, and respond well  when you are not tightly managed. Codes that identify the Internal behavior pattern within the  context are reference words to self, such as: “I, my, mine, I just felt good, it was obvious” etc.  There are no references to someone else telling or making the decision for you.    External‐ Externally motivated decisions means that someone else largely influences the  decision. You may be more comfortable when others help you make decisions, there may be a  need for others to help or tell you what or how to decide. The correct decision is most likely  made with consensus or group approval. Codes that identify the External behavior pattern  within the context are reference words to others making the decision, such as: “they  suggested,” “the team or committee made the final decision.” There are references to someone  else telling or making the decision for you. You might notice that the words “what do you  think?” “What would you do?” “How will I know this is correct?” “Whatever you would like to  do,” seem to be words used more often.     If you can not recognize the behavior pattern during conversation or within the email the  pattern codes will be revealed by asking the following specific question. Remember not to  change the question because these questions are the result of years of research delivering the  unconscious codes that run the software. “How did you know you made the right decision  when you last used a consulting firm?” (You can use any context after the specific words above).    Can you recognize the below sender’s Source Motivational Pattern?    Sender’s Email:  TO: jjacobs@geemail.com CC:  SUBJECT: results  Jason,  What result can I expect? I want to be able to integrate the solutions immediately.  Mark    Notice the words or codes that reference a person or people. Who was represented? The  sender referenced himself or herself with the code “I”. The sender is Internal. When you identify  the sender’s Source, it is important to reference their Source in reply emails. For the Internal  sender make sure that you are not telling them what to do. It has to be their decision. A good  reply might be: “With respect to the result, only you can determine that as we help integrate  the solutions.”   

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

10 


Direction: This Motivational Pattern identifies an individual’s initial examination of the results of  an action. Do they first examine the potential goal of the action or do they examine what could  go wrong if they take an action? Are they positive or negative in the thinking process?    Toward‐ This pattern looks for completion, sets goals, wants an outcome and seeks something  specific. You are generally goal or achievement oriented, probably find yourself seeking  completion, not finishing a project could be frustrating and you are a “glass half‐full” type. You  are mostly a positive person. You think about how things could be better or more successful.  Codes that identify the Toward pattern within the context are reference words such as: “goals,  achievement, completion, results, winning, bottom line, jump and a net will appear” etc.    Away‐ This pattern emerges as avoidance oriented, and seems to move away from an obstacle.  Codes that identify the Away behavior pattern within the context are reference words such as:  “What can go wrong?” “How do we protect ourselves?” You are generally careful when  approaching a suggested goal. When people jump into a project without considering the  downside, it may be frustrating. You are a “glass half‐empty” type. You are mostly examining  what the problems or obstacles are, or could be. You think about what things could stop you  from being successful. Codes that identify the Away pattern within the context are reference  words like, “be careful, risk, make sure, protect yourself, insurance, what if,” any codes/words  that indicate protective action.    If you cannot recognize the Motivational Pattern Direction during conversation or within the  email asking the following specific question will reveal the pattern codes. (Remember not to  change the question because these questions are the result of years of research delivering the  unconscious codes that run the software.) “If you had the Criteria you wanted, what would that  really do for you?” (You can use any context before the specific words above).    Can you recognize the below sender’s Motivational Pattern Direction?   Sender’s Email:  TO: lisa.harris@geemail.com CC:  SUBJECT: results  What challenges will we be facing with the results?  MS    Notice the words or codes that reference Direction. Challenges are hurdles, problems to  overcome and are preventive thinking. The sender referenced a Moving Away Direction. When  you identify the sender’s Direction it is important to reference it in reply emails. For the Away  sender make sure that you write about preventing problems before solutions are expressed. A  good reply may be: “There are a few challenges that can be handled early on so that the results  can be demonstrated.”    Initiative: This is a Motivational Pattern that identifies how quickly an individual makes the final  decision on an action. Does the individual make fast decisions based on their past experience or  do the study the potential action based on the history or research of others? Do they move  slowly or quickly to action?   

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

11 


Action‐ This pattern manifests as a fast decision‐maker who needs little data or time to make a  decision. You are not much for long‐term decision‐making. You decide most likely “Fire, Ready,  Aim.” There are times when taking too long to get a decision may feel frustrating. Just Do It, like  the Nike ad, seems right for your style. Codes that identify the Action behavior pattern within  the context are structured conversation or written words/codes that are short and to the point,  bullet points, very general.    Research‐ This pattern needs a certain amount of data, or research, before moving forward and  may need more time to make a decision. It is important to gather the proper research, or  information, before stepping into a decision. You may be considered a “Ready, Aim, Aim, Aim,  Aim, Fire” decision maker. “It is the smart way” or “It is better to be right than take a chance on  moving too fast and be wrong” may be heard from a Research pattern type. Codes that identify  the Research behavior pattern within the context are structured conversation or written  words/codes that are contain data with longer sentences, reference to information and research  and a tendency to talk around the subject with longer decision times.    There are no specific questions that will reveal the Motivational Pattern Initiative. You must  listen to the structure of the conversation or written communication.    Can you recognize the below sender’s Motivational Pattern Initiative?   Sender’s Email:  TO: stanley.katt@geemail.com CC:  SUBJECT: results  What results can I expect?  Liz    Notice the words or codes that reference the sender’s comments. The sentence and overall  email is short and to the point. This sender is “Action”. When you identify the sender’s Initiative  it is important to match the Initiative in reply emails. For the Action sender make sure that you  get to the point. A good reply may be: “The results will be obvious immediately.”    Approach: This is a Motivational Pattern that identifies an individual’s level of comfort with  structure or lack of structure. Can they operate within a free flowing environment with on the  spot creativity or are they better suited for an environment that is planned and structured with  a process for the operation of the tasks?     Options‐ Do you prefer the freedom to operate, make your own decisions? Do you like the  flexibility of action? You may prefer to multi‐task. You gravitate towards unstructured situations  where there is more than one choice. You may be a better organizer than a follower of  procedure and you probably change the process when you find a better way. Codes that identify  the Option behavior pattern within the context are structured conversation or written  words/codes that answer the question above with Criteria, they tell you why they made the  choice.    Procedure‐ Are you more comfortable in a structured environment with procedure, a way to do  the required process that is easily spelled out? Then the Procedure approach is your behavior  pattern. You prefer structured situations where there are clear steps, or procedures, to follow. 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

12 


You don’t like to be in a changing structure and normally follow direction quite well. You may  feel that to do it right you must complete all the steps. Codes that identify the Procedure  behavior pattern within the context are structured conversation or written words/codes that  answer the question above a process or story, they tell you how they made the choice.    If you cannot recognize the Motivational Pattern Approach during conversation or within the  email asking the following specific question will reveal the Approach codes. (Remember not to  change the question because these questions are the result of years of research delivering the  unconscious codes that run the software.) “Why did you choose the investment firm you’re  using?” (You can use any context after the specific words above).     Can you recognize the below sender’s Motivational Pattern Approach?   Sender’s Email:  TO: joe.hernadez@geemail.com CC:  SUBJECT: Next steps  I noticed that there are lots of choices regarding the product and how it can be  purchased. Are there any additional purchase and payment plans?  Sam    Notice the words or codes that reference the sender’s comments. The sender writes about  choice. This sender prefers Options. When you identify the sender’s Approach it is important to  match them in your reply emails. For the Options sender make sure that you give them choice.  Remember that they do not like to be put in a “box” with a process that can’t change. A good  reply may be: “There are numerous ways to purchase depending on your choice and the  product can be designed to fit your needs.”    Scope: This is a Motivational Pattern that identifies the amount of information they need to  move forward and make a decision. Can they recognize the big picture and work without the  specifics or do they have a need to be immersed in the detail to feel comfortable about the  environment?     General‐ Are you a big picture person? Do you like dealing with the larger pieces of the puzzle,  not the detail, in order to make a decision? If so, then the General behavior pattern in this  context describes you. Perhaps you work best with limited details and feel more comfortable  giving the overview and not having to dig for all the details. Too many details are frustrating and  you most likely will skip them and only observe the bolded words. The codes identifying a  General pattern lack specifics or detail.     Specific‐ Are you more comfortable with detail; in fact do you need the detail before moving  forward? You may work best with supported detail and get frustrated when all the information  is not available. You feel more comfortable giving the specifics and not giving just an overview.  You prefer all the information about a subject before coming to a conclusion. In fact, you may be  put off not getting the specifics or all the detail. The codes identifying a Specific pattern are in  the detail of the writing or conversation.      There is no specific question that reveals the Motivational Pattern Scope. The codes are  identified within the communication itself. 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

13 


For example if someone answered the question “how was your vacation?” with “it was amazing,  we flew first class, had drinks on the plane, and the flight attendants were fun, etc” they would  be specific. However, if they answered “we went to Maui and we had a lot of fun” then they  would be general.      Can you recognize the below sender’s Motivational Pattern Scope?   Sender’s Email:  TO: bob@geemail.com CC:  SUBJECT: Info  Dear Bob,  Please send me data on your services regarding leadership training and exactly how you  propose to deliver the specific training we may need.  Kim    Notice the words or codes that reference the sender’s comments. They are writing about data  and exactly how the service is delivered. This sender is Specific. When you identify the sender’s  Scope it is important to match their codes that reference Specific data in reply emails. For the  Specific sender make sure that you write about details not generalities. A good reply may be:  “The leadership training is made up of modules that can be layered into place with indexed  references, etc.”    Focus: This is a Motivational Pattern that identifies the way a person will create priorities of  action. The person will either be initially communicating about things in the subject or context  or about people.     People‐ Do you first think of how your action or decision will affect people? If so, then People  are your Focus for decision‐making. Perhaps, your words, phrases and thinking are more about  people than about things, product or process in decision‐making. For example, if you have to  work extra time your thoughts are about how people would be impacted first before you think  about the extra production, or product. The codes that identify a People pattern are in the use  of the words that refer most to people, group, team, etc. You will notice that People are the  Focus more than the things or process.    Things‐ Do you first think about how your action or decision will affect the outcome or  completion of the activity? For example, if you think about having to have work extra time your  thoughts would be first about the extra production and then about how to handle the people  situation. The codes that identify a Things pattern are in the use of the words that refer most to  items, process, goals, etc. You will notice that Things are the Focus more than the people.    There is no specific question that reveals the Motivational Pattern Focus. The codes are  identified within the communication itself.   

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

14 


Can you recognize the below sender’s Motivational Pattern Focus?   Sender’s Email:  TO: b@geemail.com CC:  SUBJECT: results  Please send information about who might be doing the work and more information on  consulting service. I like to know who and what will be done during the process  explained on your web site.  MS    Notice the words or codes that reference the sender’s comments. They are writing about  people. This sender is People focused. When you identify the sender’s Focus it is important to  match their codes that reference People in reply emails. For the People sender make sure that  you first write about who or whom first. A good reply may be:  “The team of consultants will  include Mary Smith and Bill Jones who’s bio’s are attached.”    It is important to know this TRUTH, all behaviors are resourceful.  Write down the above Motivational Patterns that may best fit your behavior patterns in a work  or social environment. Create several scenarios for each pattern and see if your behavior may  change based on the context. How does it feel to understand some of the crucial patterns in our  decision making process? Do you think you could more easily align with a potential customer or  client if you knew their patterns? How would you feel if someone, or a situation, forced you into  your opposite, or polar, behavior pattern?     

 

Making Your Email an Effective Communication  Now let us apply what we have discussed above. What do we have to do in an email to create  influence and rapport? The following is an explanation of the components and structure of  emails and the specifics of how to create results simply and easily.  

  Introducing Components of Email ­ Structure  Your email is a human system TEMPLET. Without in‐depth psychological evaluation and having  learned about our human system, all you need to do to start building trust and rapport is  match the language and word structure that aligns with the sender. The words used must  match the sender’s internal process. So, let’s make it easy and use their words or codes.     In an email, the three components of matching the structural alignment are: length, detail and  overall format. By just matching these items in an email when you send a response, you will  notice an increase in dialogue and response time. First, Match the response email using the  sender’s TEMPLET regarding structure, and then Lead. Match first then Lead. Remember when  you Match the sender’s email structure and words you are building Rapport. Before you  introduce a Leading statement you must begin the alignment process. Too much Leading  reduces the rapport and trust level. Leading without Matching is an indication of disrespect at 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

15 


the unconscious level. Remember, you will most likely not receive a response if you are out of  rapport.     If the sender’s email is brief, with short to the point structure, respond with similar short to the  point structure. If their email is detailed, then respond with detail. That’s what they want in a  response email in order to feel respected, which, as we have learned, is an unconscious code to  the brain. They will consciously get a good feeling about you and your email based on feedback  from their subconscious, which is reacting to your matching which is aligning with the software  of their human system. The purpose is to show a deep level of respect at the unconscious level,  which will result in good feelings and the ability to influence.    Remember, a major distinction that will identify you as a leader is the perception that  you respect and care for the well being of others and their needs or criteria.  

  Sending the First Email  When you send an introductory email there are some important components to include before  hitting the send key. Tell the truth 3 times in the body of the email and make a Leading  statement before closing.    In this context, telling the truth 3 times means stating a conscious or unconscious truth.  Examples: salutation; time of day; restating or backtracking last conversation; stating the  recipients name; stating a comment the recipient may have made in an article or past meeting;  stating the recipients position in the company; any words or statements that may be  recognizable either consciously or unconsciously as a truth by the recipient.    For example, tell the truth 3 times in the body of the email.  • The time of day you are sending the email.  o  “I am sending this email this afternoon because….”  • A statement that you know is the truth about the receiver of the email or is an obvious  truth.  o We talked last week about….  o I understand that you’re VP of Operations…  o We have not communicated before…  o I noticed in your recent article…  o I was curious about the information you stated in your annual report….    Make a leading statement before closing. This is where you state what your desire is – to set an  appointment, schedule a meeting, get an approval, etc. Examples are:  • “Is there a time that best fits your schedule to…”?  • “Our company has a specialty service that may serve you. So that I may respect your  time, please reply with a time we can talk more specifically.”  • “I will be in your city the next 2 days. Is there a time we can connect before I leave  town?”   

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

16 


First Email Example:  TO: bob.taylor@xxx.com  CC:  SUBJECT: Contact  Mr. Taylor [TRUTH],  I noticed your recent comments in the XXX Company annual report [TRUTH], “Profits are  up because of our attention to the market shifts” [TRUTH] I was curious if you might be  interested in the additional research we have completed regarding the next major  market shift. Is it possible for us to meet briefly? [The LEAD]  Best regards,  Jason Smith    It is important to be brief on the first email contact. The purpose for the first email is alignment,  to create a respectful communication. Forget selling or influencing, your only outcome must be  “how can I help?”    Now that you’ve sent an email, let’s discuss the reply. How would you reply to an email you’ve  received? 

  Replying to an Email  Click on REPLY and a window opens with space for you to provide and answer the sender’s  email.  The sender’s email is normally located below the space for you to write.  Create the TEMPLET by copying the sender’s email and paste it in the reply section. The  TEMPLET is now structurally aligned with the receiver and can be considered the first Match of  the sender’s unconscious patterns. Don’t hit send just yet though!    The purpose for creating a TEMPLET is to help you align with the behavior patterns of the sender  by matching their own actual language – both internal process and structure. The structure and  usage of the sender’s words [codes] are the secrets to the sender’s unconscious patterns, which  identify how the sender’s brain codes and processes information. When you match the sender’s  behavioral codes and processes you will be perceived as someone who “respects” the sender’s  unconscious system. The sender will consciously feel comfortable with your email and will  respond because of the unconscious trust level. They will feel you “get” them.    The value of the email relationship is in the response.   Let’s examine just how the matching works. 

  Matching the Sender’s Email Structure (Codes)  Rapport can be established by just matching the sender’s email structure. It is important to  match:  1. Subject  2. Salutation  3. Body  4. Close  When you match any component of the sender’s email structure it is a Truth to the unconscious  mind of the sender. When you don’t match, you break rapport.    COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

17 


STEP 1: Match the sender’s Subject   Start with the Subject – Match the sender’s Subject. If there was none, than do not put a Subject  in your reply. Replace the same Subject used by the sender in your reply    STEP 2: Match the sender’s Salutation   Did they use a salutation? Did the sender use a formal or informal salutation? Was the  salutation in CAPS or lower case? If the sender did not use a Salutation, than match their pattern  and do not use a Salutation.     STEP 3: Match the sender’s Body (phrase and word structure using the TEMPLET)  Notice the sender’s words and sentence structure. Answer the sender’s question[s] in a similar  word structure. Match exactly how the sender structured the Body: short sentences with short  sentences; long or detailed sentences with the same structure; No [caps] with no caps. We are  not responsible for correct grammar if the sender does not use proper English.    STEP 4: Match the sender’s Close  Was there a Close? How did the sender close? Some people do not even sign their name. Use  “Regards” with “Regards,” “cheers” with “cheers” and first name with first name. Whatever the  sender closed with, match it.    Let’s examine the example below and apply what we have learned about email structure:             Sender’s Email  Reply  TO: Readers   TO: Readers [TRUTH]  CC:  CC:  SUBJECT: deals  [TRUTH]  SUBJECT: deals  You asked about the deal on the product  What’s the deal on the product? Shipping  [TRUTH]. You can realize substantial savings,  costs, guarantees etc.  JS  the shipping is free [TRUTH] with orders above  5 and there are guarantees [TRUTH], you may  contact me for more details and associated  free bonus.[LEAD]  MS [TRUTH]    How would you have replied? The tendency for many of us would be to delve into product and  service details. The attempt to sell using email is not resourceful with the above request. When  you examine the sender’s email you may notice that the email body is short and to the point.  There is very little detail. The sender “seems” to want the bottom line, short sentences with  little detail. To be respectful, your reply must honor the sender’s patterns as demonstrated in  the above reply. To reply with what you think is important, which does not match the sender’s  word structure and code, is a rapport breaker. If you want to increase the response possibilities,  you must align with the sender.    Does your response have the same structure as the sender’s? Does your email look (and sound)  like the sender’s? We will integrate Matching behavior patterns in response email later in this  book. It is important to first fully understand and practice matching email structure by use of the  TEMPLET.    

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

18 


Remember, the way that you influence the sender is tell the truth 3 times within the email by  matching the sender’s email structure before Leading with an Influencing statement.     See another example below  Sender’s Email  Reply  TO: Readers   TO: Readers   CC:  CC:  SUBJECT: products [TRUTH]  SUBJECT: products  You asked based on the ad [TRUTH] if the  You said in the ad that your product would  product would work in Europe. [TRUTH] It is  work in Europe.  designed to work anywhere in the world with    the supplied electrical attachments.  You may contact me for more details and  associated free bonus. [LEAD]  MS [TRUTH]    1. SUBJECT is the same  2. SALUTATION None [The same]  3. BODY  a. Matched response in the 1st sentence  b. Answered sender’s question  c. Lead with an action  4. CLOSE  Initial [The same]    It is important to notice just how the reply structurally matches the sender’s email.    

Matching the Sender’s Human System, the Behavioral Patterns (Codes)  Let’s take the next step. We discussed building Rapport and Alignment, Representational  Systems, Matching and Leading, The TEMPLET and how to match the email structure. Now we  will dig a bit deeper into the Human Operating System, or Behavior Patterns.     As we move forward it is important to notice the structure of how the following information is  presented. Each Behavioral Pattern will be discussed with examples so that the learning process  and long term memory can be respected. As we layer the information through the examples you  may notice that the material may become more familiar and easier to recall. You may want to  practice using the information in this eBook as it is laid out by taking one section or subject at a  time and practice daily on your email. Add one more distinction to your practice every day until  you have incorporated all the material. You may be pleasantly surprised to find yourself using  this information naturally within a few weeks. The evidence of your integration of this material  will be represented in the kinds of responses you begin to notice over time.     The sender will consciously justify a reason to reply to your email.   Criteria Behavioral Pattern  This behavior pattern identifies what moves a person to an action/decision.  There are experiences we’ve had in life that are anchored and associated with certain words or 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

19 


phrases that resulted in resourceful outcomes. These words or phrases are the codes that run  the motivation software pertaining to the context. When these Codes are stated the human  system actually produces the chemicals that create internal feelings which are called motivation.    Criteria example:  Sender’s Email  Reply  TO: services@geemail.com   TO: ms@geemail.com  CC:    CC:  SUBJECT: [TRUTH]  SUBJECT:   Your web site said that the services included a  As you noticed on our web site, [TRUTH] yes  we provide a [CRITERIA] free analysis. [TRUTH]  free analysis?  Please send me more  If the following does not answer your  information about what the free analysis and  questions please clarify and I will provide you  how it is conducted. Please provide details.    with more information [TRUTH].  Prior to any  Thank you,   engagement commitment we will visit your  MS  business and with you assistance a preliminary    survey will be conducted to determine the  feasibility of our service and the potential  impact you may receive as a benefit of our  service. The preliminary survey will provide a  detailed flow analysis which you will identify  any potential system breakdowns and future  needs for redundancy. The survey will be yours  upon completion without cost [MATCHED  CRITERIA] even if our services are not  required.    B  Can you recognize the above sender’s Criteria code?  [FREE ANALYSIS] What does that really  mean? How would you have replied to this email?     Notice the use of the sender’s words or codes incorporated in the reply body. The reply  matched with the identified Criteria code    Source Behavioral Pattern  This behavior pattern identifies who is making the decision, is it internal [receiver’s decision] or  from an outside source? It is important to know that all behavior patterns are contextual. A  change in context may also shift the sender’s behavioral patterns. Some people do not want to  be told what to do in any circumstance while others may want someone to tell them to take  action.  

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

20 


Internal example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: mking@geemail.com  TO: jjacobs@geemail.com CC:  CC:  SUBJECT: results  SUBJECT: results  The results will show up on the bottom line  Jason,  within the 1st quarter. It will be totally under  What result can I expect? I want to be  your control [INTERNAL SOURCE STATEMENT]  able to integrate the solutions  immediately. [INTERNAL SOURCE  regarding the integration.   Jason  STATEMENT]  Mark  Even though the sender is gathering data, he makes the decision and is Internal.     External example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: mking@geemail.com  TO: jjacobs@geemail.com   CC:  CC:  SUBJECT: results   SUBJECT: results   The results will show up on the bottom line  Jason,  What result do you think [EXTERNAL SOURCE]  within the 1st quarter. We will provide you  with the skill set necessary to make a full  we can expect?  integration. [NOTICE THE EXTERNAL  Mark    COMMENTS, WE ARE TELLING WHAT WILL  HAPPEN]  Jason  This sender is asking you what results we can expect and��therefore is External.    Direction Behavioral Pattern  Is the glass half full or half empty? Which direction is the person motivated, toward or away?  This behavior pattern identifies whether the sender focuses on goals and opportunities or  challenges, prevention and safety.     Toward example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: lisa.harris@geemail.com   TO: ms@geemail.com  CC:  CC:  SUBJECT: results   SUBJECT: results   The results will show up on the bottom line  What result can I expect? I am interested in  within the 1st quarter and your achievement  the potential we can achieve in the next  will depend on how quickly you can implement  quarter. [TOWARDS STATEMENT]  our findings. [NOTICE THE TOWARDS  MS  STATEMENTS]  LH  The words and phrases are about gain and achievement, such as: “Let’s talk about the  possibilities” or “What are the profit potentials of the deal?” or “How much more can we do if  we have more latitude?”   

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

21 


Away example:  Sender’s Email                                                          TO: lisa.harris@geemail.com   CC:  SUBJECT: results   What challenges will we be facing with the  result? [AVOIDANCE STATEMENT]  MS 

Reply  TO: ms@geemail.com  CC:  SUBJECT: results  The challenges [NOTICE AVOIDANCE  STATEMENT] when handled with our  accompanying suggestions will be minimal  when facing the results we think are possible.   LH  This sender will use words and phrases, which you may consider negative, yet they are really  avoidance oriented, such as: “It is important to know the downside before considering any  action” or “Have we researched enough to know the exit strategy based on a losing number?”    Initiative Behavioral Pattern  This is a Behavioral Pattern which identifies how quickly an individual makes the final decision.  Does the individual make fast decisions based on their past experience or do the study the  potential action based on the history or research of others? Do they move slowly or quickly to  action?    Action example: Sender’s Email    Reply  TO: stanley.katt@geemail.com   TO: liz.mcquade@geemail.com  CC:  CC:  SUBJECT: results  SUBJECT: results   The results will show up on the bottom line  What result can I expect? [SHORT TO THE  within the 1st quarter. [SHORT TO THE POINT]  POINT]  Stan  Liz  The person writes or speaks in short, to the point, language, such as: “Can you do it?” “Will it  work?” “What’s the proof?” or “I am not happy.”    Research example:  Sender’s Email  Reply  TO: liz.mcquade@geemail.com  TO: stanley.katt@geemail.com   CC:  CC:  SUBJECT: Next steps   SUBJECT: results  There is a strong possibility, based on the last  Based on your experience with similar  companies, in your professional opinion, and  three years of research, that you may  with the possibility of market shifts when can I  experience the kind of results we are  possibly experience results? [QUALIFIERS,  estimating within 3‐4 months. [NOTICE THE  POSSIBILITY]  QUALIFIERS, POSSIBILITY]  Stan  Liz    The person writes or speaks using qualifiers such as: “I am wondering if it is possible” “Based on  your experience is it possible that it will work?” “The possibility of everything you state to be the  truth really depends on lots of data.”      How much data do you need to feel comfortable about a decision?   

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

22 


Approach Behavioral Pattern  This is a very interesting pattern. Like all the patterns, if this pattern is not respected or aligned  with the results may be dramatic. The difference here is the subtlety and how this pattern can  be overlooked or accidentally ignored. There could be a break in rapport along with a high level  of distrust and judgment about the person’s ability. Here are two scenarios, which one do you  align with?    A person who uses the Options Approach will use words and phrases that are considered to be  Criteria words, which seem to be stated generally and without structure. They would answer  more of a why question. For example: “I would like your product because of the price and  function.”     Options example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: sam.anderson@geemail.com  TO: joe.hernadez@geemail.com   CC:  CC:  SUBJECT: Next steps  SUBJECT: Next steps  I noticed that there are lots of choices [NOTICE  There are numerous choices. [NOTICE THE  THE CHOICES, OPTIONS] regarding the product  CHOICES, OPTIONS]   We want to design a plan  and how it can be purchased. Are there any  that fits your company. [NOTICE THE CHOICES,  additional purchase and payment plans?  OPTIONS]” What other types of plans are you  Sam  considering? I would be happy to meet with  you to discuss the possibilities.  Joe  This sender is more comfortable with options.    Procedures example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: MS  TO: joe.hernadez@geemail.com   CC:  CC:  SUBJECT: results  SUBJECT: results   We understand your request and based on the  I expect two main results if I purchase your  product, A. I want the evaluation and results of  results of our last 3 product delivery scenarios;  the evaluation completed within the 1st week  A. we were able to finish the evaluation in less  and B. The results must show an increase in  than a week and B. Our customers were very  bottom line by at least the cost of the product  happy about the 32% increase within the 1st  within 2 months.  [NOTICE THE STRUCTURE,  quarter. [NOTICE THE STRUCTURE, TWO MAIN  TWO MAIN RESULTS and A & B PROCEDURES]  RESULTS, A & B PROCEDURES] The results  Sam  were 4 times the initial product cost.   B  This sender is more comfortable in a structured environment with procedure, a way to do the  required process that is easily spelled out.                                                   Scope Behavioral Pattern  This behavioral pattern identifies the user’s Scope or view of the world. Are they seeing things  from a high altitude or at ground level? When you identify a process or activity do you see the  complete process from beginning to end or do you examine the details that make up the 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

23 


process or activity first? If you wanted to buy a computer, are you more interested in how the  computer will help you fill your needs or do you want to know all of the technical specifications  and how they compare to other computers regarding software, speed, maintenance etc? There  are two polarities and there can be a combination of both in your behavior pattern.     It is important to remember that the sender’s patterns will be identified with the words and  phrases used in the email. Always respond using the sender’s word and structural pattern. The  sender may change words and structure during the exchange of emails so respond using the  TEMPLET. The most recent email is the most important.     General example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: kim.george@geemail.com  TO: bob@geemail.com   CC:  CC:  SUBJECT: info  SUBJECT: info   Dear Kim,  Dear Bob,  Regarding data on our service, we provide a  Please send me data on your service. (VERY  full range of OD consulting.   GENERAL, WHAT DATA?)  So that we don’t overload you with data, what  Kim  service would be most important for you?  [NOTICE THE GENERAL COMMENTS, NO  SPECIFICS]  Bob  This sender wants to understand big picture ‐ deals with the larger pieces of the puzzle, not the  detail.                                                   Specific example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: kim.george@geemail.com  TO: bob@geemail.com   CC:  CC:  SUBJECT: Info  SUBJECT: Info  Dear MS  Dear Bob,  Thanks for your request for data on our  Please send me data on your services  regarding leadership training and exactly how  services, specifically, the leadership training  you propose to deliver the specific training we  program.  may need. [NOTICE THE SPECIFICS REQUESTED  The Leadership training program consists of  the following, A detailed survey and creation  COMPARED TO THE GENERAL EXAMPLE]  Kim  of a 360 program; Initial meetings with the  leadership team regarding their challenges and  desires; etc.[NOTICE THE SPECIFICS STATED  COMPARED TO THE GENERAL EXAMPLE]  Bob  This sender is more comfortable with detail; in fact this person needs the detail before moving  forward.   The codes that identify a Specific pattern are in the detail of the writing or  conversation.                                              

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

24 


Focus Behavioral Pattern  When you think about getting the job completed or purchasing a new system or product for  your company, what comes into your Focus first, People or Things? How will the new system or  product affect people or how will it be utilized to get the job done? [Imagine this scenario if you  had employees.] When you think about having to work all weekend to finish a project and need  two others to help you, are you thinking 1st about getting the project completed or how you are  going to ask the other two people to help you?    Did you think of the People first or the Thing/Project? In an email you can identify the sender’s  Focus by identifying the words that are used first.     People example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: b@geemail.com   TO: MS  CC:  CC:  SUBJECT: results  SUBJECT: results   Our people who provide the services are the  Please send information about who might be  foundation of our success. Below are the  doing the work and more information on  consulting service. I like to know who and  details of the consulting activity. Also I am  what will be done during the process  providing a list of the consultants who will be  explained on your web site. [NOTICE THE  doing the work. [NOTICE THE FOCUS ON  FOCUS ON WHO FIRST AND WHAT SECOND,  PEOPLE FIRST AND WHAT SECOND, FOCUS  PEOPLE FOCUS]  PEOPLE]  I will contact you on Monday to discuss the  MS  services in more detail.  B  The use of words like: he, she, they, us, or names before speaking or writing about the Thing  indicates a People Focus.    Things example:  Sender’s Email                                                          Reply  TO: MS  TO: b@geemail.com   CC:  CC:  SUBJECT: results  SUBJECT: results   Please send information about your consulting  Our services are the foundation of our success.  service. I like to know what will be done during  Below are the details of the consulting activity.  [NOTICE THE FOCUS ON THINGS FIRST, FOCUS  the process explained on your web site.  [NOTICE THE FOCUS ON THINGS FIRST FOCUS  THINGS]  I will contact you on Monday to discuss the  THINGS]  services in more detail.    B  MS  The use of words like: project, activity, work, completion, product before speaking or writing  about People indicates a Thing Focus.                                                                                                

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

25 


Just HIT SEND  How would you reply to the following email?  Sender’s email:  TO: b@geemail.com   CC:  SUBJECT: data  COMMENTS:  I noticed your ad so please send me information.     Can you identify any behavioral patterns in the above email?  Behavioral Pattern  Pattern Identification  1. Criteria?  Information  2. Source: Internal/External?  Internal  3. Direction: Toward/Away?  Toward  4. Initiative: Action/Research?  Action  5. Approach: Options/Procedure?  ? (Not enough information)  6. Scope: General/Specific?  General  7. Focus: People/Things?  Things  Representational System  Visual    See the analysis of strategy below:  TO: b@geemail.com   CC:  SUBJECT: data   I noticed [VISUAL] your ad so please send me information.   [THE GOAL, INFORMATION, = CRITERIA]  [SHORT, TO THE POINT = ACTION]  [WANTING TO REACH A GOAL=TOWARD]  [“I”‐”ME” =INTERNAL]  [NOT ENOUGH DATA TO DETERMINE OPTION/PROCEDURE =?]  [NOT MUCH INFORMATION = GENERAL]  [FOCUS IS ON INFORMATION = THINGS]    The following is a possible reply.  TEMPLET  Subject: data  [Salutation:  none]  [Body:]      Thanks for noticing [VISUAL] the ad; I would love to send more information. [TOWARD,  INFORMATION] & [CRITERIA] What in the ad was of interest? I will reply with the  information [CRITERIA] you request. [ACTION, SHORT COMMENTS]; [ALSO NOTICE VERY  LITTLE DATA, GENERAL] AND [THINGS FOCUSED NOT PEOPLE]  [Close: none] 

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

26 


How would you reply to the following email?  Sender’s email:  TO: sam122@geemail.com  CC:  SUBJECT: information  COMMENTS:  I am connecting with you because of the sensitive article you authored about the effects  of respectful relationships. Would you contact me at 304‐221‐3454 because I would like  to gather more information?     Behavioral Pattern  Pattern Identification  1. Criteria?  Information  2. Source: Internal/External?  Internal  3. Direction: Toward/Away?  Toward  4. Initiative: Action/Research?  Research  5. Approach: Options/Procedure?  Procedure  6. Scope: General/Specific?  Specific  7. Focus: People/Things?  People  Representational System  Kinesthetic     See the analysis of strategy below:  TO: sam122@geemail.com  CC:  SUBJECT: information  COMMENTS:  I am [Internal] connecting [Kinesthetic] with you because of the sensitive  [Kinesthetic] article you authored [People] about the effects of respectful  relationships. Would you contact me at 304‐221‐3454 because I would like to  gather [Toward] more information.[Criteria] [ More Specific] [Notice the  qualifiers and explanations‐Research]    The following is a possible reply.  TEMPLET  Subject: information  [Salutation: none]  [Body:]  Thank you your reply. I am happy to connect [Kinesthetic] with you regarding your  interest in the article about the effects of respectful relationships. [Kinesthetic]  I will  call you tomorrow morning at 304‐221‐3454 if that time fits your schedule [the word  Fits is Kinesthetic and “your Schedule aligns with the sender’s Internal Pattern]. Let me  know if there is a better time. I will be happy to provide you the specifics regarding the  information your may be requesting..[Criteria] [More Specific] [Notice the qualifier,  “may be”‐Research]   [Close: none]    

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

27 


Sender’s email:  TO: billy2@geemail.com  CC:  SUBJECT: help  COMMENTS:  Dear Mr. Connors,  Your ad in the New York Times “Business Section on the 25th of this month was one of  great interest. With the economy being challenged because of the gas prices I am  wondering if you might give me some direction regarding the specific comments you  made about cutting costs without cutting people in my delivery business? My costs are  cutting my profits and I am not sure what to do about it because my customers really  depend on the service I offer. I can’t let them down. Please respond at your earliest  connivance.   Regards,  Jimmy     Behavioral Pattern  Pattern Identification  1. Criteria?  Cutting costs without cutting people  2. Source: Internal/External?  External  3. Direction: Toward/Away?  Away  4. Initiative: Action/Research?  Research  5. Approach: Options/Procedure?  Procedure  6. Scope: General/Specific?  Specific  7. Focus: People/Things?  People  Representational System  Kinesthetic    See the analysis of strategy below:  TO: billy2@geemail.com  CC:  SUBJECT: help  COMMENTS:   Dear Mr. Connors,  Your ad in the New York Times “Business Section on the 25th of this month [Specific]  was one of great interest. With the economy being challenged because of the gas  prices I am wondering if you might [Research] give me some direction [External]  regarding the specific comments you made about cutting costs without cutting people  [People] [Criteria] in my delivery business? My costs are cutting my profits and I am  not sure what to do about it [Away] because my customers [People] really depend on  the service I offer. I can’t let them down. [External] Please respond at your earliest  connivance. [Notice that most of the comments are about “your’ help‐External]  [Also the comments tend to be feeling oriented‐Kinesthetic] Most of the statements  are about prevention or lose‐Moving Away] [Notice the attention to detail and a  systematic presentation‐ Specific & Procedural]  Regards,  Jimmy    COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

28 


The following is a possible reply.  TEMPLET  Sender’s email:  TO: Jimmy@geemail.com  CC:  SUBJECT: help  COMMENTS:  Dear Jimmy,  The ad I wrote in the New York Times “Business Section on the 25th of this month is only  the bases for the information I can offer as resourceful direction for you [Specific &  Procedural].  The gas prices have some limitations for your delivery costs [Away] yet  there are numerous ways to profit without cutting people or letting your customers  [People] down. [Research] [External] [Criteria] I can visit with you next Monday or  Tuesday.  Let me know which day will work best for you.  Regards,  Billy 

     

Summary  How will you measure your success utilizing email influencing skills and distinctions? It is all  about your behavior and application of the information revealed in this EBook. The true  measurement of your integration of this material will be the responses you receive and how  much more you will be able to influence based on building respectful rapport and alignment.  You may find that just using the TEMPLET and slowly integrating the behaviors that are most  obvious at first will get you going. It is really up to you. By breaking the old habits, which are  your normal and coded behavior patterns, you will soon observe other possibilities and  integrate newly realized distinctions into your natural behavior. You will find that you’re face‐to‐ face and telephone influencing skills begin to improve and you may even notice how easy it  becomes to give people what they want the way that they want to receive it.

COPYRIGHT LEADERSHIP STRATEGY, LLC 2007                                                                      DON’T HIT SEND 

29 


Don't Hit Send