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PROPUESTA Para

Nene Molina Instituto de Enseñanza de Estética

PROYECTO: Sistema de gestión para centros de Estética y Enseñanza

Diciembre 2010


Sistema de gestión para centros de estética y enseñanza

Córdoba, 12 de Diciembre de 2010

Sres. Nene Molina. PRESENTE Atn.: Srta. Verena Reiter.

De nuestra consideración: Nos dirigimos a ustedes para presentarles una PROPUESTA para instalar un Sistema Informático Integral acorde a las necesidades de vuestra empresa. En la siguiente hoja adjunta encontrarán un detalle con el alcance y las distintas funcionalidades del Sistema. Si bien el sistema no contempla un módulo de facturación el mismo podrá ser desarrollado sin inconvenientes.

I.

TAREAS A SER REALIZADAS Para llevar a cabo este proyecto se requiere la ejecución de las siguientes tareas: 1.

Relevamiento de los procesos administrativos de Nene Molina.

2.

Instalación del Sistema en las distintas PC de la empresa.

3.

Capacitación de usuarios.

4.

Puesta en marcha del nuevo Sistema.

5.

Soporte Post-Implementación.

Sin otro particular, saludamos muy atentamente.

Ing. Mauricio Gili Líder de Proyecto

Ing. Mauricio Gili

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ALCANCES Y FUNCIONALIDADES DELSISTEMA El siguiente documento tiene como objetivo explicar las funcionalidades del sistema. Básicamente abarca 2 grandes módulos:  Sistema de gestión para el centro de estética.  Sistema de gestión para centros de enseñanzas. Sistema de Gestión para el centro de Estética Este modulo tiene como objetivo cubrir todas las necesidades de la empresa permitiendo llevar una precisa y ordenada gestión de todas sus actividades. Al ser un sistema modular, integrado y escalable se podrán ir agregando funcionalidades a medida que la empresa lo solicite. En este modulo incluyen las siguientes funcionalidades: Gestión de Profesionales:  Registración de datos personales (Nombre, número de documento, dirección, teléfono, número de matrícula, etc.).  Posibilidad de asignar porcentaje de comisión por venta de productos.  Registración de modalidad de cobro de cobro (sueldo fijo o porcentaje por trabajo realizado). Gestión de Tratamientos:  Permite registrar todos los tratamientos realizados por el instituto almacenando información relacionada a: 

Detalle del tratamiento



Precio



Profesionales que lo realizan.



Descuento máximo a aplicar



Duración aproximada



etc.

 Listado de tratamientos pendientes de cobrar.  Listado de tratamientos realizados y cobrados. Datos de la empresa: permite registrar datos de la empresa como (Razón Social, nombre de fantasía, Cuit/Cuil condición en IVA, dirección, página web, días y horarios de atención, etc.).

Ing. Mauricio Gili

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Gestión de Turnos:  Registración de turnos dados por el instituto según los días y horarios de atención definidos anteriormente.  Registración de anulaciones de turnos realizados por el cliente o por el mismo instituto.  Consultas de turnos emitidos utilizando distintos criterios de búsqueda (profesional, días, tratamientos, etc.). Gestión de productos: permite registrar los distintos productos que vende el instituto. Dentro de los datos más importantes a registrar podemos mencionar  Clasificación en rubros y sub-rubros.  Definición de puntos mínimos, máximos y puntos de reposición.  Posibilidad de asignar fecha de vencimiento y numero de lote para permitir realizar un seguimiento y control estricto de los mismos.  Definición de porcentajes máximos de descuento para aplicar al momento de la venta según se realice a profesionales, alumnos o particulares.  Posibilidad de asignar una foto representativa del producto.  Asignación del proveedor del producto.  Importación de Vademécum enviados por el proveedor.  Etc. Gestión de Clientes y Proveedores:  Registración de datos personales (documento, razón social, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, etc.)  Asignación de números de cuentas que permitan identificar cada persona según su rol (Cliente, proveedor, alumno, particular, etc). . Gestión de cuentas corrientes:  Permite gestionar las cuentas corrientes asociadas a los clientes, proveedores y/o alumnos.  Listados de cuentas corrientes (resumen de cuenta y composición de deuda).  Carga de comprobantes de gastos (facturas de luz, agua, alquileres, facturas de compras, etc.). Esto permitirá obtener un listado de todos los gastos efectuados por la empresa.  Generación de órdenes de pago para cancelar gastos utilizando distintos medios de pagos (efectivo, TD, TC y Cheques)

Ing. Mauricio Gili

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 Generación de cobranzas por pagos realizados por clientes/alumnos. El recibo permitirá registrar pagos anticipados o afectarlos a ventas previamente realizadas. Se podrán recibir valores por distintos medios de pagos (efectivo, TD, TC y Cheques)  Gestión de pagos realizados a profesionales por trabajo realizado o por pago de comisiones relacionados a la venta de productos. Esto permitirá llevar un control de lo pagado al profesional y de lo que se encuentra pendiente. Gestión de Ventas: este modulo permitirá realizar las siguientes funciones:  Manejo de distintas listas de precios según se trate de ventas para (Profesionales, Alumnos o particulares).  Actualización masiva de precios según distintos criterios (aumento por porcentajes, por importes fijos aplicados a nivel de cada producto o a nivel de rubros o sub-rubros).  Manejo de múltiples condiciones de pagos con posibilidad de asociar descuentos o recargos a cada uno de ellos.  Registración de los pedidos realizados por los clientes con un detalle de los productos y el precio pactado para los mismos. 

Posibilidad de registrar el pedido y dejarlo pendiente de Cobrar (en este caso el cliente se lleva el producto sin pagarlo. El sistema dará de baja el stock pero quedará marcado como pendiente de cobro.)



Posibilidad de registrar el pedido y dejarlo pendiente de Cobrar y de entregar. En este caso el cliente realiza un pedido, pero no abona ni se lleva el producto. En este caso el cliente “congela” el precio, pero se define una fecha en el presupuesto hasta la cual se le respeta el precio.



Posibilidad de registrar el presupuesto, cobrarlo y dejarlo pendiente de entrega. En este caso el cliente realiza un pedido, lo abona, pero no se lo lleva. El sistema lo tendrá en cuenta en la consulta de stock como “mercadería pendiente de entrega”.

 Facturar (marcar como vendido) los pedidos que se llevan los clientes/alumnos.  Acreditación en cuenta corriente por devolución de productos por parte de clientes. Gestión de Stock: en este modulo se podrán realizar las siguientes tareas:  Consulta de stock utilizando distintos criterios de búsqueda. Con este listado se podrá determinar el stock actual de cada uno de los productos y ver un detalle de los movimientos que tuvieron los mismos.  Avisos automáticos de productos próximos a vencer

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 Avisos automáticos del sistema cuando un producto llegue a su punto de reposición o a su punto mínimo de stock.  Registración de ingresos de mercadería por compra a proveedores. En caso de que el artículo esté marcado para controlar fecha de vencimiento se deberá ingresar la misma.  Posibilidad para realizar ajustes de stock (positivos y negativos) por distintos motivos.  Registración de devoluciones de productos por parte de clientes. Módulo de Tesorería: este modulo permitirá realizar las siguientes funciones:  Gestión de los distintos instrumentos de tesorería que utiliza la empresa (Caja, Cheques, TD, TC, etc.)  Rendiciones de usuario.  Listado de valores agrupados por instrumentos de tesorería (Caja, Cheques, etc.). Esto permitirá conocer todos los movimientos que tuvo dicho instrumento en un periodo determinado. Módulo de Seguridad: este modulo permitirá gestionar:  Usuarios del sistema.  Administrar los permisos de acceso a los distintos módulos o funcionalidades del sistema.  Administrar permisos de usuario para realizar ciertos tipos de acciones (anulaciones, modificaciones, etc.).  Auditoria de registros: cada alta, modificación o eliminación de un registro quedará registrado en el sistema junto al usuario y fecha en que se realizó. Mensajería interna: permitirá enviar y recibir mensajes entre todos los usuarios del sistema. Sistema de Gestión para centros de Enseñanzas Este modulo tiene como objetivo llevar una ordenada gestión de los cursos ofrecidos así como de los profesores y alumnos anotados en los mismos. El modulo de seguridad no será explicado debido a que es el mismo que se detalló anteriormente. En este modulo incluyen las siguientes funcionalidades: Gestión de Alumnos:  Registración de datos personales: Nombre, número de documento, dirección, teléfono, email, etc.  Registración de datos de interés: fecha de nacimiento, hobbies, nivel de estudio, etc.  Listado de cursos realizados por el alumno.

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Gestión de Profesores:  Registración de datos personales: Nombre, número de documento, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, fecha de inicio de actividades en el instituto, experiencia laboral, etc.  Materias que dicta el profesional con detalle de días y horarios para cada uno de ellos. Gestión de Cursos:  Registración de datos básicos del curso: descripción, duración, fecha de inicio y fin, etc.  Definición de cantidad de cuotas e importe mensual.  Posibilidad de aplicar un descuento por pago contado de la totalidad del curso.  Definición de programas.  Registración de días de dictado de clases (diarios, semanales, mensuales, días en particular, etc.).  Profesionales que dictan cada curso (parte práctica, teórica). Días en que dicta el curso cada profesional.  Definición de fecha de exámenes (Parciales, Finales y Recuperatorios) con control de cuotas pagas para habilitar a rendir finales.  Registración de alumnos por curso.  Listado de alumnos anotados por cada curso.  Listado de alumnos que adeudan la inscripción inicial en caso de que el curso así lo exija. Gestión de Asistencias:  Registrar las asistencias de los alumnos en cada curso.  Listado de inasistencias por curso. Gestión de Cobranzas:  Registración de los pagos realizados por los alumnos en cada curso. Cuando un alumno se anota en un curso se generan de manera automática “n” cuotas (1 por cada mes) con su vencimiento respectivo.  Listado de cuotas vencidas impagas por alumno y materia. Gestión de Notas de exámenes:  Registración de notas de exámenes por parte de los profesionales para cada curso.  Listados para publicar las notas de cada uno de los exámenes.

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