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El Nuevo Papel de la Secretaria Hacia la Excelencia

ÍNDICE OBJETIVOS ................................................................................................................ 3 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 4 1. LA SECRETARIA POLIVALENTE. SU PERFIL PROFESIONAL. CUALIDADES ÉTICAS Y HUMANAS .................................................................................................. 5 2. LA FUNCIÓN DE UNA SECRETARIA ...................................................................... 8 3. LA SECRETARIA DENTRO DE LA EMPRESA......................................................... 11 4. CÓMO LOGRAR UNA IMAGEN PROFESIONAL CORRECTA. IMPORTANCIA DE LA IMAGEN Y EL ASPECTO PERSONAL .................................................................... 16 5. OBTENER UNA IMAGEN PROFESIONAL IMPECABLE.......................................... 18 6. NUESTRA PRESENCIA FÍSICA: MODA, VESTUARIO, PERSONALIDAD............... 21 7. NUESTRAS ACTITUDES NO VERBALES: CUIDAR LOS GESTOS Y NUESTRA COMUNICACIÓN VERBAL ....................................................................................... 24 8. REGLAS DE ORO DE LA SECRETARIA PERFECTA ................................................ 27 RESUMEN...............................................................................................................30

AUTOEVALUACIÓN CASO PRÁCTICO EVALUACIÓN ANEXOS

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OBJETIVOS

Al finalizar este Módulo, los participantes serán capaces de:

 Tener una visión global y una aproximación al ámbito del secretariado actual, conociendo sus nuevas funciones dentro de la empresa y las competencias que se le exigen a estos profesionales (en su mayoría mujeres pero también hombres)

 Cuidar hasta el más mínimo detalle en su aspecto e imagen para ser la mejor carta de presentación de la empresa ante los clientes externos e internos.

 Conocer que aspectos de la comunicación verbal y no verbal debe controlar una secretaria discreta y profesional.

 Definir las tres reglas básicas de toda secretaria eficaz, además de conocer el Código Deontológico del Secretariado.

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INTRODUCCIÓN En la actualidad, la profesión de secretariado está en fase de evolución continua. Se está produciendo un intenso cambio en el ámbito de las organizaciones, derivado principalmente del proceso de globalización y del impacto de las nuevas tecnologías de la Información y de la Comunicación.

También es cada vez más importante para las empresas alcanzar la calidad total en todos sus ámbitos de actuación, tanto en sus procesos, productos y/o servicios, como en la atención a sus clientes (internos y externos). Esto implica también una mayor profesionalización por parte del colectivo de secretariado (Secretarias de Dirección o Secretarias Ejecutivas y Secretarias de Departamento o área funcional) desarrollando nuevas responsabilidades que obligan a nuevos conocimientos, siendo fundamental adquirir formación más especializada aportando “valor añadido” en forma de habilidades sociales, personales o comunicativas que permitan adaptarse y enfrentarse a diferentes equipos de trabajo y situaciones profesionales.

Las secretarias, lejos de ser unas sencillas transcriptoras de datos o “filtros” de llamadas y visitas, tienen cada día más importancia y reconocimiento dentro de las organizaciones. El secretariado es como una prolongación de la función directiva, dependiendo del grado de responsabilidad que se le haya otorgado.

Por

su

formación

y

calidad

laboral,

las

secretarias

son

personas

imprescindibles en las organizaciones. Ellas cuidan de las relaciones públicas, las relaciones humanas dentro de la empresa, dominan las técnicas de la oficina, asumen las responsabilidades que les hayan delegado, tienen iniciativa en sus tareas diarias, conocen mejor que nadie las normas de protocolo, etc.

Veremos todos estos temas desarrollados a lo largo de los siguientes módulos. ¡¡Continúa tu formación y prepárate para ser una secretaria/o de éxito!!

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1. LA SECRETARIA POLIVALENTE. SU PERFIL PROFESIONAL. CUALIDADES ÉTICAS Y HUMANAS Una secretaria ante todo es una profesional, y debido a eso, debe reunir una serie de características que le hagan ser “casi perfecta” en el desempeño de sus funciones.

Antes de continuar, debemos indicar que a lo largo de este manual vamos a utilizar la denominación “secretaria” de forma genérica, para hacer referencia tanto a mujeres como a hombres

que

ocupen

puestos

de

secretariado

en

la

Organización, ya que referirnos a masculino y femenino cada vez puede resultar pesado.

Históricamente, el trabajo de una secretaria ha estado asociado a la gestión y archivo de documentos y tareas básicamente administrativas.

Durante los últimos 100 años, el panorama laboral ha cambiado radicalmente debido a las modificaciones en la organización del trabajo, al tamaño de las oficinas, la incorporación de la mujer al trabajo y la llegada de las Nuevas Tecnologías.

El perfil de la secretaria ha cambiado desde el rol de “chica para todo” a la profesional cualificada de hoy en día; también el directivo ha pasado de la “orden” a la “delegación”.

Actualmente, dicho perfil es el de una persona cultivada que conoce perfectamente el funcionamiento de la Organización en la que trabaja y que domina las TIC (Tecnologías de Información y Comunicación) también conocidas como NNTT (Nuevas Tecnologías). Alguien con iniciativa, con capacidad de trabajo, organizada, con una formación sólida, responsable y capaz de asumir funciones ejecutivas y de planificación.

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Podemos distinguir sin embargo distintos perfiles de secretariado: Secretaria “junior” o auxiliar Secretaria de departamento o área Secretaria

de

dirección/

ejecutiva/

asistente/

secretaria de gestión integral

En cuanto a las competencias técnicas que deben tener estas profesionales, parece haber un consenso en que lo que se busca es lo siguiente: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Tanto internas como externas, orales y escritas, en el idioma propio o extranjero. Es necesario

conocer

bien

el

entorno,

ser

discreta,

tener

tacto,

dominar

las

herramientas informáticas y los canales y técnicas de comunicación, así como un segundo idioma. ORGANIZACIÓN, SUPERVISIÓN, TRABAJOS DE SECRETARIADO Es necesario tener una visión global para poder planificar, establecer prioridades y delegar las tareas auxiliares. ORGANIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DEL ARCHIVO Tanto en soporte convencional como en formato electrónico. Requiere capacidad de diseño, desarrollo y gestión de sistemas de archivo, así como de localización de fuentes de información. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Debe ser capaz de integrar datos, gráficos y textos. Se requiere dominio de las herramientas informáticas adecuadas y se exige confidencialidad.

Además de estas competencias técnicas, las secretarias deben reunir otra serie de habilidades de tipo interpersonal (relación con otras personas), intrapersonal (relación y conocimiento de uno mismo), directivas (dirección y orientación de otras personas en su trabajo) y de inteligencia emocional (veremos más sobre estos puntos en los siguientes módulos).

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Así, tenemos que lo más valorado en una buena secretaria es: Confidencialidad y discreción Organización Empatía y Amabilidad Proactividad e Iniciativa Flexibilidad Eficacia y eficiencia Responsabilidad, afán de superación y capacidad de adaptación al cambio Saber Estar, buena presencia, buen carácter Sentido común Buena comunicadora y don de gentes Lealtad

En cuanto a las cualidades éticas, toda profesional del secretariado debe seguir un código deontológico que encontrarás en el último apartado de este Módulo

.

Te proponemos que pienses en tu propio caso y anotes tus respuestas en una hoja aparte; a continuación, prepara un plan de acción para ponerte al día: 1. ¿Has consultado últimamente los requisitos que se piden en las ofertas de empleo para secretarias de dirección?, ¿consideras que ha variado el perfil en estos últimos años? 2. ¿Se ajusta tu perfil al que están solicitando las empresas? En caso negativo, ¿qué tendrías que mejorar y cómo crees que lo puedes hacer?

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La secretaria de hoy en día ya no es la “chica para todo” o la administrativa que era antes. Es una profesional que da apoyo a la dirección, y cuenta con una serie de habilidades interpersonales, competencias técnicas y cualidades éticas, que le aportan valor añadido a la Organización; de alguna forma, el secretariado es la imagen de la empresa: contacto con clientes, proveedores, etc.

2. LA FUNCIÓN DE UNA SECRETARIA Las funciones del secretariado se pueden resumir en tres conceptos: organización, control y gestión. Sin embargo, lo más habitual es que no exista una descripción clara del puesto de secretariado y haya un poco de ambigüedad en sus funciones.

Una secretaria eficaz es una persona polivalente y multifuncional.

Por supuesto, como en cualquier profesión, cuanta más experiencia se acumula en el puesto, más funciones se pueden llevar a cabo. Las funciones y tareas también varían de unas organizaciones a otras; no existe una norma rígida con respecto a esto.

Veamos ahora las funciones que desempeñaría en la empresa una persona en función de su perfil, mencionado en el apartado anterior:

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FUNCIONES Mecanografía

de

documentos,

atención

telefónica, mensajería, gestiones sencillas,

Secretaria junior o auxiliar

pequeñas compras. Mecanografía

de

documentos,

atención

telefónica, mensajería, gestiones sencillas,

Secretaria de

pequeñas

departamento o área

compras,

gestión

de

agenda,

logística de viajes y eventos, atención de visitantes, gestiones de cierta relevancia. Atención

telefónica,

organización

de

Secretaria de dirección/

reuniones y eventos, gestión de información

ejecutiva/ asistente/ secretaria

y comunicación, gestión del tiempo propio y

de gestión integral

del directivo, funciones de coordinación y organización.

Entre las funciones de una secretaria está, por supuesto, atender el teléfono y atender documentos o visitas de su jefe o superior, pero NUNCA las llamadas o visitas del resto de empleados de la empresa. De esta labor se debe encargar una telefonista o recepcionista.

Actualmente,

encontramos

que

las

secretarias

van

asumiendo

nuevas

funciones dentro de las organizaciones, como son:

Apoyo a la Presidencia y Dirección General en Juntas Generales, Actas, Consejos, etc. Organización de temas corporativos, de RRPP y de imagen, como actos, eventos, vídeos de empresa, comunicados, etc. Coordinación

de

proyectos

internos

entre

los

Departamentos

de

la

Organización. Apoyo al departamento de RRHH realizando tareas de selección, coordinación y formación del personal. Gestión de subvenciones, concursos, etc. Apoyo al departamento Comercial. Asistencia e implicación en ventas.

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Gestión

y

coordinación del

personal

Administrativo

y

el

colectivo

de

Secretarias. Actualización de contenidos de la página web corporativa, de la intranet, etc. Bienvenida de nuevos empleados y formación en aspectos internos y programas informáticos de la Organización. Implantación de sistemas internos de calidad, comunicación, etc. Elaboración de informes internos, memorias, auditorias, resumen interno de prensa, etc. Homogeneización de formatos de comunicación interna, cartas, faxes, memos, etc. Elaboración y control de aspectos contables, de facturación, presupuestos, etc. Creación de bases de datos y control de la protección de datos.

¿Qué puesto desempeñas en tu Organización?, ¿conoces cuál es tu itinerario profesional?, ¿qué funciones asumes en tu puesto de trabajo?, ¿se te ocurre alguna otra función que no hayamos mencionado?

Las funciones que puede desempeñar una secretaria son muchas y variadas, en función del grado de responsabilidad y experiencia que tenga. Desde las funciones tradicionales administrativas, que pueden ir delegando a otras personas (ayudantes o asistentes de la secretaria) hasta las más actuales funciones ejecutivas de apoyo a la dirección (elaboración de informes, presupuestos, apoyo a distintos departamentos, gestión de información, y un largo etc.

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Modulo 1  

libro del curso de secretariado

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