2.4.1. Dosya Açmak Dosyalara yanlış evrak konulmaması, dosyanın tasnifinde hata yapılmaması, aranan yazı veya dosyanın kolayca bulunabilmesi için dosya başlıkları kullanılır. Dosya başlıkları kısa ve dosyanın içinde bulunan evrakı simgeleyecek açıklıkta ve tınımın dışındakileri dışarıda bırakacak biçimde olmalıdır. Örneğin öğrencilerle ilgili bir dosyaya, “disiplin işleri” yerine “öğrenci disiplin işleri” adı verilmelidir. Yeni dosya açılması önemli bir konudur. Zira dosya adeti çoğaldıkça, “dosya yönetimi” de güçleşecek ve hatalar artacaktır. Bu nedenle herkesin yeni dosya açması önlenmelidir. Yeni dosya açma yetkisi belli kişilerde olmalıdır. Bunlar dosya görevlileridir.
Dosya açılması
Bir dosya yaklaşık 80-100 evrak almaktadır ve bir dosya dolmadan yenisi açılmaz. Bunun nedeni, dosya sayısının artamasını önlemek ve mümkün olduğu kadar ilgili belgeyi bir arada tutmaktır. Genellikle belge adeti beş adeti bulunduğunda dosya açılmaya karar verilir. Belge adeti beşten azsa “0” (sıfır) ile numaralandırılmış genel dosyasına konulur. Dosyalama işleminin etkin bir şekilde yürütülebilmesi, söz konusu etkinliğe katkıda bulunacak dosya türlerinin oluşturulmasına bağlıdır. Dosyalar kullanım biçimleri, yerleri ve amaçları bakımından çeşitli gruplara ayrılabilir.
Daimi dosyalar: Üzerinde yapılması gereken tüm işlemlerin tamamlandığı evrakın konulacağı dosyalardır. Bu dosyalar arşivleme için hazır olan dosyalardır. Bekleme dosyaları: İşlem yapılmak üzere gelen evrakların konulduğu dosyalardır. Yazılar ya belli şahısların görmesi için bekletilir ya da ilgili çalışmaların yapılması için bekleyen yazıların konulması maksadıyla kullanılan dosyalardır. Bekleme dosyası hiçbir zaman atılacak, havale edilecek ya da dosyalanacak evrakın bulunduğu bir yer olmamalıdır. Geçici dosyalar: İşlemi bitmiş evrakın son kontrolleri için bekletilen dosyalardır. Bu dosyalardaki yazılar daha çok uzman kişilerin görmesi için bekletilirler. Geçici dosyalar özellikle sekreterler için gereklidir. Diğer kişilerde işlem sonucu bitmemiş işler için geçici dosya tutmaları gerekir. Yazışmaların bilgisayarla yapıldığı durumda bilgisayar belleği harika bir araçtır.
20