Issuu on Google+

T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI

MEGEP (MESLEKİ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİNGÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ)

MUHASEBE VE FİNANSMAN

EVRAK TAKİBİ

ANKARA 2008


Milli Eğitim Bakanlığı tarafından geliştirilen modüller; 

Talim ve Terbiye Kurulu Başkanlığının 02.06.2006 tarih ve 269 sayılı Kararı ile onaylanan, Mesleki ve Teknik Eğitim Okul ve Kurumlarında kademeli olarak yaygınlaştırılan 42 alan ve 192 dala ait çerçeve öğretim programlarında amaçlanan mesleki yeterlikleri kazandırmaya yönelik geliştirilmiş öğretim materyalleridir (Ders Notlarıdır).

Modüller, bireylere mesleki yeterlik kazandırmak ve bireysel öğrenmeye rehberlik etmek amacıyla öğrenme materyali olarak hazırlanmış, denenmek ve geliştirilmek üzere Mesleki ve Teknik Eğitim Okul ve Kurumlarında uygulanmaya başlanmıştır.

Modüller teknolojik gelişmelere paralel olarak, amaçlanan yeterliği kazandırmak koşulu ile eğitim öğretim sırasında geliştirilebilir ve yapılan değişiklikler Bakanlıkta ilgili birime bildirilir.

Örgün ve yaygın eğitim kurumları, işletmeler ve kendi kendine mesleki yeterlik kazanmak isteyen bireyler modüllere internet üzerinden ulaşılabilirler.

Basılmış modüller, eğitim kurumlarında öğrencilere ücretsiz olarak dağıtılır.

Modüller hiçbir şekilde ticari amaçla kullanılamaz ve ücret karşılığında satılamaz.


İÇİNDEKİLER AÇIKLAMALAR ...................................................................................................................iii GİRİŞ ....................................................................................................................................... 1 ÖĞRENME FAALİYETİ–1 .................................................................................................... 3 1. EVRAKIN KAYDI VE POSTALANMASI ........................................................................ 3 1.1. Evrak Türleri................................................................................................................. 3 1.1.1. Gelen Evrak Kaydı ................................................................................................ 4 1.1.2. Giden Evrak Kaydı ................................................................................................ 5 1.2. Postalama ...................................................................................................................... 6 1.2.1. Normal ................................................................................................................... 7 1.2.2. Taahhütlü ............................................................................................................... 7 1.2.3. İadeli Taahhütlü ..................................................................................................... 8 1.2.4. Özel Ulak (Ekspres)............................................................................................... 8 1.2.5. Postrestant.............................................................................................................. 9 1.2.6. APS (Acele Posta Servisi) ..................................................................................... 9 1.2.7. Basılı Kâğıt Gönderme ........................................................................................ 10 1.2.8. Değer Konulmuş Mektupları Gönderme ............................................................. 11 1.2.9. E-Posta................................................................................................................. 11 UYGULAMA FAALİYETİ .............................................................................................. 13 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME .................................................................................... 14 ÖĞRENME FAALİYETİ– 2 ................................................................................................. 17 2. DOSYALAMA .................................................................................................................. 17 2.1. Dosyalamanın Anlamı ve Amacı ................................................................................ 17 2.2. Dosyalamanın Kurum Açısından Önemi .................................................................... 18 2.3. Dosyalanacak Belgeler................................................................................................ 18 2.3.1. Kuruma Dışardan Gelen Belgeler........................................................................ 19 2.3.2. Kurumun Dışarıya Gönderdiği Belgeler.............................................................. 19 2.3.3. Kurumun Faaliyetleri Sonucu Ortaya Çıkan Belgeler ......................................... 19 2.4. Dosyalama Süreci ....................................................................................................... 19 2.4.1. Dosya Açmak ...................................................................................................... 20 2.4.2. Fihrist (İndeks) Oluşturmak................................................................................. 24 2.4.3. Kodlama ve Kod Sistemi Oluşturma ................................................................... 25 2.4.4. Çapraz Başvuru Sistemi....................................................................................... 26 2.4.5. Evrakın Gruplandırılması ve Sıralanması............................................................ 27 2.4.6. Dosyalama Sistemini Saptama ............................................................................ 30 2.5. Dosyalama Türleri....................................................................................................... 30 2.5.1. Alfabetik .............................................................................................................. 30 2.5.2. Sayısal.................................................................................................................. 31 2.5.3. Coğrafi ................................................................................................................. 33 2.5.4. Kronolojik (Zaman) ............................................................................................. 34 2.5.5. Karma .................................................................................................................. 34 2.5.6. Konularına Göre Dosyalama ............................................................................... 35 2.5.7. Sanal .................................................................................................................... 36 UYGULAMA FAALİYETİ .............................................................................................. 38 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME .................................................................................... 39 ÖĞRENME FAALİYETİ– 3 ................................................................................................. 41 3. ARŞİVLEME YAPMAK................................................................................................... 41

i


3.1. Arşiv Tanımı ve Çeşitleri............................................................................................ 41 3.1.1. Arşivin Tanımı..................................................................................................... 41 3.1.2. Arşiv Çeşitleri...................................................................................................... 44 3.2. Arşivin ve Arşivistin Görevleri................................................................................... 45 3.3. Sektör Tanımları ve Sınıflandırma.............................................................................. 46 3.4. Örgüt Yapısı................................................................................................................ 46 3.5. Belge Türleri ............................................................................................................... 47 3.5.1. Resmi Belgeler .................................................................................................... 47 3.5.2. Ticari Belgeler ..................................................................................................... 47 3.5.3. Gizli Belgeler....................................................................................................... 47 3.5.4. Kıymetli Belgeler ................................................................................................ 47 3.6. Dosya ve Çekmece Etiketleri ...................................................................................... 48 3.7. İndeks (Fihrist) Tanımı ve Türleri .............................................................................. 51 3.7.1. Şahıs İsimleri ....................................................................................................... 52 3.7.2. Alfabetik Sıra....................................................................................................... 53 3.7.3. İsmin İlk Harfi ve Soyadı veya Yalnız Soyadı .................................................... 54 3.7.4. Birleşik İsimler .................................................................................................... 54 3.7.5. Yabancı İsimler İndeksi....................................................................................... 55 3.7.6. Şirket İsimleri ...................................................................................................... 55 3.8. Ödünç Verme Sistemleri............................................................................................. 56 3.9. Arşivin Korunması...................................................................................................... 57 UYGULAMA FAALİYETİ .............................................................................................. 59 ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME .................................................................................... 60 MODÜL DEĞERLENDİRME .............................................................................................. 62 CEVAP ANAHTARLARI ..................................................................................................... 67 KAYNAKÇA ......................................................................................................................... 70

ii


AÇIKLAMALAR AÇIKLAMALAR KOD

347CH0010

ALAN

Muhasebe ve finansman

DAL/MESLEK

Alan ortak

MODÜLÜN ADI

Evrak takibi

MODÜLÜN TANIMI

Modülün içeriği ve kapsamı hakkında bilgiler içerecek şekilde yazılmalıdır Modül bilgi sayfasından faydalanılacaktır.

SÜRE

40/16

ÖN KOŞUL YETERLİK

MODÜLÜN AMACI

EĞİTİM ÖĞRETİM ORTAMLARI VE DONANIMLARI ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

Evrakları takip etmek Genel Amaç Öğrenci, işletmedeki evrakı dosyalayarak takip edebilecektir. Amaçlar Öğrenci dosyalama ve arşivleme sistemlerinin kurallarına uyarak; 1. Evrak türlerini tanıyacak ve evrakların postalanması ile ilgili işlemleri yapabileceksiniz. 2. Dosyalama işlemlerini yapabileceksiniz. 3. Dosyaları arşivleme işlemlerini yapabileceksiniz. Bilgisayar, yazıcı, sarf malzemeleri, gelen ve giden evrak defterleri, internet, telefon, faks ve fotokopi makinesi. Her faaliyet sonrasında o faliyetle ilgili değerlendirme soruları ile kendi kendinizi değerlendireceksiniz. Öğretmen, modül sonunda size ölçme aracı (uygulama, sorucevap)uygulayarak modül uygulamaları ile kazandığınız bilgi ve becerileri ölçerek değerlendirecektir.

iii


iv


GİRİŞ GİRİŞ Sevgili Öğrenciler, Kişi ve kurumların birbirleri ile olan iletişimlerinde kullandıkları bilgi ve belgelerin takip edilmesi, sınıflandırılması ve arşivlenmesi için ne gibi işlemlerin yapılması gerektiği hakkında bilgi sahibi olabileceksiniz. Belgeler isteğe bağlı olabileceği gibi yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacı ile de düzenlenebilmektedir. Evrak çeşitlerini ve evrakın ilgili defterlere kaydedilmesini ve posta gönderme yöntemlerini öğrenecek, gerekli işlemleri yapabileceksiniz. Kendinize ait bir iş yerinde veya çalıştığınız bir kurumdaki evrak trafiği hakkında genel bir bilgi sahibi olacak bilgi akışını rahat bir şekilde takip edebileceksiniz. Belgelerin dosyalama sürecini aşama aşama görecek ve dosyalama türleri izleyebileceksiniz. İş yerinizdeki belgelerdeki karışıklığın ortadan kaldırılması ve istenilen bilgiye zamanında ulaşılması açısından dosyalama süreci ve teknikleri önemlidir. Dosyaların kurum veya kuruluşun özelliğine göre uygun arşivleme yöntemlerini kullanarak saklanması işlemlerini yapabileceksiniz. Kurum veya kuruluşun yönetimsel kararların alınmasında, geçmişe ait bilgi ve belgelere ulaşması hayati öneme sahiptir. İleriye yönelik hedeflerinizi gerçekleştirmede arşivleme yöntemlerini kullanabilme becerisine siz de sahip olabileceksiniz.

1


2


ÖĞRENME FAALİYETİ–1

AMAÇ

ÖĞRENME FAALİYETİ–1

Bu öğrenme faaliyeti ile evrak türlerini tanıyacak ve evrakların postalanması ile ilgili işlemleri yapabileceksiniz.

ARAŞTIRMA Bu faaliyet öncesinde yapmanız gereken öncelikli araştırmalar şunlardır:  Çevrenizde herhangi bir resmi veya özel kurama gidip kullandıkları evrakı hangi defterlere kayıt ettiklerini araştırınız.  Çevrenizdeki resmi veya özel kuruluşların, kaç çeşit evrak postalama işlemi yaptıklarını ve nasıl postaladıklarını araştırınız.

1. EVRAKIN KAYDI VE POSTALANMASI Resmi veya özel kuruluşlar, faaliyetlerini çeşitli evraklar üzerinden yürütürler. Kullanılan bu evraklar işlemlerin isbatını sağladığından önemlidir. Büro veya işletmenin uğraş alanına göre söz konusu evraklar çeşitlilik göstermektedir. Şimdi iş hayatında kullanılan evrakların neler olduğuna ve karşılıklı yazışmalarda nasıl bir yol izlendiğine bakacağız.

1.1. Evrak Türleri Ticari hayatta yapılan işin özelliğine göre birçok evrak gerek zorunlu gerekse isteğe bağlı olarak düzenlenir. Örneğin fatura, irsaliye, gider pusulası vs. bunlar arasında sayılabilir. Bilgi teknolojilerinin yaygınlaştığı günümüz şartlarında bilgiye hızlı, güvenilir ve ekonomik bir şekilde ulaşma zorunlu olmuştur. Bu zorunluluk mevcut evrakın bir sistem dâhilinde kayıt edilmesini de beraberinde getirmektedir. Evraklar izlenme bakımından iki grupta toplanmıştır.

3


1.1.1. Gelen Evrak Kaydı

Resim 1.2: Evrak kayıt

Büroya veya kuruma dışardan gelen evraklar olarak isimlendirilir. Gelen evraklar belli bir düzen içinde kaydedilmelidir. Gelen evrak üzerinde bir inceleme yapıldıktan sonra “Gelen Evrak Kayıt Defteri”ne evraka ilişkin özet bilgi deftere kaydedilir. Sayı, tarih, konu, ek, geldiği yer, kime havale edildiği, havale tarihi, düşünceler, evrak türü gibi sabit bir takım bilgilerden oluşmaktadır. -

GELEN

GELEN EVRAKIN TARİHİ SAYISI CİNSİ EKİ

GELDİĞİ YER

KONUSU

GELİŞ SIRA NU.

EVRAK KAYIT DEFTERİ

İLGİLİ YAZININ

TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO :

4


Deftere kayıt işleminde her yıl mali takvim başı olan 1 Ocak’tan itibaren kayıt nu’da 1 (bir)’den başlatılarak kayıt yapılır. Kayıt numarası verilirken atlama yapılmaz. 31 Aralık’ta da defter kapatılır. Ertesi yıl için yeniden bir defter açılır. Kayıt işlemi, sıra numarası dikkate alınarak yapılmaktadır. Sıralamada atlama yapılamayacağı gibi satırlar arasında da boşluk bırakılamaz. Her bir evrak için ayrı satır kullanılmalıdır. Kurumlar bünyelerinde haberleşme, evrak kayıt bölümü gibi birimler oluşturur. Birimlerin amacı gelen ve giden evrakın takibini yapmaktır. Bir kurumda sadece bir “Gelen Evrak Kayıt Defteri” bulunur. Örneğin bir okul idaresinde sadece bir “Gelen Evrak Kayıt Defteri” ne evrak işlenir. Uygulamada bu durumu bilmeyenler birden fazla kayıt defteri tutmaktadırlar. Ancak ikinci tutulan defter bilgi mahiyetindedir ve yasal niteliği yoktur. İşlemlerin takip edilmesinde bu defterdeki tarih ve sayı, iş takibi yapan muhasebeci, avukat, şikâyetçi veya herhangi bir talepte bulunan kişi tarafından not edilir. Herhangi bir olumsuz durumda bu tarih ve sayıdan evrakın akibeti hakkında bilgi alınabilmektedir. İşlemlerin sağlıklı ve problemsiz hâlledilmesini için mutlaka bu duruma özen göstermelidir.. Gelen evrak defterindeki kayıtlardan, hangi evrağın hangi tarihte ve kimden geldiği, nereye sevk edildiği gibi bilgilere ulaşılabilir..

1.1.2. Giden Evrak Kaydı

Resim 1.3: Giden evrak

Kurum içinden başka kuruluşlara veya kişilere gönderilecek her türlü yazı “giden evrak kayıt defteri” ne işlenir. Giden evrak kayıt defteri’nde de gönderilen belgeye ilişkin bilgiler yer alır. Gidiş sıra no, gönderildiği yer, tarih, ekler, konu, hangi evrağa cevap olarak gönderilmişse ilgili evrak sıra no ve tarihi bu verileri oluşturur. Giden evrak kayıt defteri’nde sıra numaraları birbirini takip eder. Bu deftere kaydedilmeyen herhangi bir evrak kurum dışına gönderilmez. Mutlaka sayı ve tarih alınmak zorundadır.

5


- GİDEN

GİDEN EVRAKIN TARİH İ

SAYIS I

CİNS İ

EK İ

GİTTİĞİ YER

KONUSU

GİDİŞ SIRA NU.

EVRAK KAYIT DEFTERİ

İLGİLİ YAZININ

TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO : TARİHİ : SAYISI : DOSYA NO :

Deftere ilk kayıt 1 Ocak itibariyle yapılır ve sıra numarası 1 (bir) verilir. Son kayıt ise 31 Aralık mesai bitimine kadardır. Ertesi mali yıl için tekrar bu işleme devam edilir. Dönemsellik ilkesi gereğince her yıl bir diğerinden bağımsız olarak işlem görür. Her takvim yılının birbirinden bağımsız olması ve ayrı ayrı defterlere kaydedilmesinde, arşivlemede, evrak takibinde işletmeye veya kuruma fayda sağlamaktadır. Ayrıca yasal zorunluluk gerektiren hâllerde her yılın defterinin saklama süresi hesabının da ayrı olması gerekmektedir. Yazışmalara cevap verip vermediğinizi, sizden istenilen bir belgeyi gönderip göndermediğinizi veya hangi tarihte gönderdiğiniz gibi akla gelebilecek sorulara “giden evrak kayıt defterİ” ni kontrol ederek görebilirsiniz.

1.2. Postalama İşletme veya kurum dışına gönderilecek evrak, ilgili yerlere ulaştırılmak üzere çeşitli şekillerde gönderilmektedir. Normal posta, taahhütlü, iadeli taahhütlü, özel ulak (ekspres), postrestant, APS, basılı kâğıt gönderme, değer konulmuş mektuplar gönderme ve e-posta her biri birer posta gönderme tipidir.

6


1.2.1. Normal Ağzı kapalı zarf içerisinde verilen gönderiler ile üzerlerinde haberleşme niteliğinde yazılar bulunan zarfa konulmadan veya ağzı açık zarfla verilen kâğıt veya kartların postalanmasıdır. Mektup niteliğindeki bu tip postalar ağırlığı 2 kilogramı geçmemektedir. Boyutlar: En çok, en büyük boyu 60 cm’yi geçmemek üzere uzunluğu, genişliği ve kalınlığı toplanınca 90 cm. Tomar hâlinde en büyük boyu 90 cm’yi geçmemek üzere uzunluğu ve iki defa çapı toplamı104 cm. En az: Boyutları 2 mm.lik toleransla 14x9 cm’den aşağı olamaz. Tomar hâlinde en büyük boyu 10 cm.den aşağı olmamak üzere uzunluğu ve iki defa çapı toplamı 17 cm Yurt içinde resmi daireler tarafından verilen mektuplar 5 kilograma kadar kabul edilir.

Şekil 1.1: Normal posta (mektup)

1.2.2. Taahhütlü Taahhütlü mektup postası gönderisi, posta ve telgraf ücret tarifesinde belirtilen kayıtsız posta ücreti yanı sıra, ayrıca taahhüt ücreti ödenmek kaydıyla kabul edilen, kabulünden alıcısına teslimine kadar kayda tabi tutulan ve kaybı hâlinde posta kanununda belirtilen miktar kadar hak sahibine tazminat ödenmesini gerektiren bir gönderi türüdür.

Resim 1.4: Posta gönderisi

7


Posta kanunun, 50. maddesi taahhütlü mektubun kaybı hâlinde ödenmesi gereken tazminat tutarını belirler. Taahhütlü olarak gönderilen bir maddenin kaybı hâlinde PTT idaresince taahhüt ücretinin 50 katı tutarında tazminat verilir. Tazminat verildikten sonra bulunan maddeler, verilen tazminat geri alınarak sahibine teslim olunur. Eksiklik, bozukluk hâllerinde geri alınacak tazminat bu eksiklik ve bozukluk nispetlerinde azaltılır. Maddenin bulunduğu, yazı ile haber verildiği tarihten başlayarak üç ay içinde ilgili gelip bunu almazsa bütün hakları PTT İdaresine geçer. Şu kadar ki, bulunan maddede bir eksiklik veya bozukluk bulunmaz ve buna değerinden fazla tazminat verilmiş bulunduğu anlaşılırsa PTT İdaresi genel hükümlere dayanarak bu fazlanın geri verilmesini ilgiliden isteyebilir. Taahhütlü gönderiler, önemli evrak açısından tercih edilmektedir. Muhasebeciler, beyannameleri posta yöntemiyle göndermek istediklerinde taahhütlü postayı tercih etmektedir. Posta idaresi de sorumluluk altına girmektedir. Mektuplar, kartlar, gazeteler, dergiler, kitaplar, basılmış kâğıtlar ve küçük paketler taahhütlü olarak da gönderilebilir.

1.2.3. İadeli Taahhütlü

Resim 1.5: İadeli taahhütlü

Postaya kayıtlı olarak verilen gönderiye iliştirilen alma haberi kartının, gönderinin teslimi sırasında alıcısına imzalattırılarak göndericisine iade edilmesi suretiyle gönderinin kime teslim edildiğinin bildirilmesi hizmetidir.

1.2.4. Özel Ulak (Ekspres) Gönderenler tarafından ayrıca ücreti verilirse değerli mektuplar ve kutular, değerli ve değersiz posta kolileri ve havaleler şehrin dağıtma çevresi içindeki alıcılarına konutlarında verilir. Alıcıların istekleri hâlinde de ücreti bunlar tarafından verilmek şartıyla sözü geçen maddelerle havaleler yine konutta verilir.

8


1.2.5. Postrestant Açık alıcı adresinin gönderici tarafından bilinmemesi sebebiyle yahut başka bir nedenle havaleler, üzerlerine sadece alıcı adı soyadı ve "Postrestant" ibaresi yazılarak alıcıların ancak varış merkezi gişesine müracaatlarında ödenmek üzere gönderilebilir. Havaleler için geçerli olan bu yöntem, alıcının havaleyi gönderilen noktada almasını ifade eder.

Posta Kanunu 31. maddeye göre: 

    

Postrestant olarak gönderilen maddelerin postrestant ücreti çıkış yerinde ödenmemiş ise gerek ilk gelişinde ve gerek tekrar gönderilişinde varış postanesince alıcıdan ve çıkış yerine geri çevrilmesi hâlinde göndericiden alınır. Adlarına gelecek olan maddelerin sonradan kendi taraflarından alınmak üzere postanelerde tutulmalarını yazı ile isteyenler postrestant ücretini vermeye mecburdurlar. PTT İdaresince çıkarılacak (postrestant abonman kartları) nın yıllık abonman bedelini ödeyenlerin adlarına bir yıl içinde gelecek postrestant maddelerden bunların sayısı ne olursa olsun - ayrıca postrestant ücreti alınmaz. (Değişik: 27/4/1976-1986/6 md.) Tebliğ kâğıtları postrestant olarak gönderilemez. Alıcının adı yerine ilk harfleri, rakamları, takma adları ve sözleşilmiş işaretleri taşıyan maddeler postrestant olarak kabul edilmez. Reşit olmayanların adlarına gelecek maddeler ancak veli veya vasilerinin bu yolda verecekleri yazılı izin üzerine kendilerine verilir.

Postrestant işaretiyle gelen veya saklanmaları alıcıları tarafından yazı ile istenilen adi ve taahhütlü haberleşme maddeleriyle değerli mektuplar, kutular ve havaleler sahipleri tarafından alınmak üzere iki ay bekletilir. Bu süre geçtikten sonra çıkış yerlerine geri gönderilir.

1.2.6. APS (Acele Posta Servisi)

Resim 1.6: APS

9


Acele Posta Servisi, alıcısına en çabuk teslim edilmesini istediğiniz gönderiler için kurulmuş, özel ücrete tabi bir posta servisi olup bu servisten yararlanılarak gönderilen maddelere de Acele Posta Gönderisi kısaca “APG” denilmektedir. Yurdumuzda bu gün itibariyle 81 il ve 770 ilçede olmak üzere toplam 851 adet APS hizmeti noktası vardır. Acele Posta Servisi ek ücret alınmaksızın taahhütlü, özel ulak, konutta teslim ve uçak ile yollama hizmetlerinden yararlanmakta, yurt içinde 20 kg ağırlığa kadar mektup ve koli olarak gönderilebilen her türlü hediyelik eşyayı kapsamaktadır. Boyutları ise; en az 14x9 cm, en çok 100x50x50 cm’dir. Acele posta gönderilerinin yürürlükteki posta telgraf ücret tarifesinde öngörülen ek ücretleri ödenmek şartıyla alma haberli, ödeme şartlı olarak da kabul edilebilir.

1.2.7. Basılı Kâğıt Gönderme Klişe, kalıp veya negatif kullanılarak baskı bir makine, bilgisayar veya fotoğraf usulü ile kâğıt, karton veya basımda kullanılan diğer bir madde üzerine basılmak, çekilmek veya kopyalanmak suretiyle birbirinin aynı olarak çok sayıda elde edilen baskılara ait mektup postası gönderisi. 

Tam ücrete tabi basılmış kâğıtlar:

Son ağırlık: Yurt içi 3 kg. Gazete, süreli yayın, kitap paket ve tomarları 5 kg Gazete dergi idarehaneleriyle bayi ve başbayilerden gönderilen gazete ve süreli yayın paket ve tomarları 10 kg yurtdışı 2 kg

Resim 1.7: Basılı evrak

Boyutları: En çok, en büyük boyu 60 cm’yi geçmemek üzere uzunluğu, genişliği ve kalınlığı toplanınca 90 cm Tomar hâlinde en büyük boyu 90 cm’yi geçmemek üzere uzunluğu ve iki defa çapı toplamı 104 cm. en az: Boyutları 2mm’lik toleransla 14x9 cm den aşağı olamaz. Tomar hâlinde en büyük boyu 10 cm’den aşağı olmamak üzere uzunluğu ve iki defa çapı toplamı 17 cm

10


İndirilmiş Ücrete Tabi Basılmış Kâğıt:

Yurt içinde çıkan gazeteler, en çok üç ayda bir çıkan ve 5680 sayılı basın kanunun 3. maddesinde belirtilen süreli yayınlar, haber ajansları yayınları, okullarda okutulması kabul edilip listesi o ders yılı başında Milli Eğitim Bakanlığı’nca yayınlanan Tebliğler Dergisinde gösterilen ders ve yardımcı ders kitapları. Sağlık Bakanlığı, Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğünce yayınlanan kitap, broşür ve diğer yayınlar.

1.2.8. Değer Konulmuş Mektupları Gönderme Koli, APG ve Mektup Postası gönderilerinin kapsamında:   

Altın, gümüş, platin gibi değerli madenler, Elinde bulunduranın yaralanacağı (tahvil, senet, kâğıt para, bono, pul vb.) değerli kâğıtlar, Geçerli olan vapur, uçak, tren, otobüs biletleri ve milli piyango biletleri gibi maddeler, bulunuyorsa postaya değer konulmuş (sigortalı) olarak verilmesi zorunludur.

Göndericiler, isterse yukarıda belirtilenlerin dışında kalan ve ekonomik değeri olan her türlü maddeyi veya eşyayı sigortalı olarak postaya verebilir. Sigortalama bedelinin üst sınırı bugün itibariyle 5.000.-YTL’dir. Gerçek değer veya gerçek değerin altında da sigortalama yapılabilir. Sigortalı gönderinin kaybı veya hasara uğradığı hâllerde konulan değer nispetinde PTT idaresi sorumluluk üstlenir. Hak sahibine sigorta bedeli kadar tazminat ödenir. Gönderinin tamamen kaybı ya da hasarı hâlinde ise sigortalama ve kesin ücret dışındaki kabulde alınan diğer ücretler de iade edileceğinden göndericilerin zararı da söz konusu olamaz.

1.2.9. E-Posta

Resim 1.8: E-posta

11


Internet ortamında gönderilen elektronik postalardır. E-posta hesaplarından e-posta hesaplarına bilgi transferi yapılır. Beyannameler, slaytlar, metinler, resimler, dosyalar vs bu yolla bilgisayar ortamında internet ağı ile transfer edilmektedir. En hızlı bilgi aktarımı e-posta vasıtasıyla yapılmaktadır. Günümüzde artık, şirketler, resmi kurumlar ve gerçek kişiler haberleşmeyi kendi aralarında e-posta ile sağlamaktadır. Epostanın yaygınlaşması ile posta idaresinin yükü hafiflemiştir. E-posta adreslerine örnek olarak, sadrettincaprak@meb.gov.tr, ahmetkarademir@hotmail.com, ilhamibasal@mynet.com, rızaozdemir@gmail.com, zeynepozkan@yahoo.com gibi değişik posta adresleri(mailler) mevcuttur. E-postayı evinizden, iş yerinizden veya herhangi bir internet kafeden sevdiklerinize veya arkadaşlarınıza gönderebilirsiniz. Önemli olan göndereceğiniz bilgisayarın internet bağlantısının olmasıdır.

12


UYGULAMA FAALİYETİ UYGULAMA FAALİYETİ İşlem Basamakları

Öneriler

 Evrak türlerini ayırt ediniz.

 Gelen ve giden evrak olup olmadığına bakınız.

 Gelen evrakı ayırıp deftere işleyiniz.

 Evrakı ayırırken tarih, sayı ve konu gibi kıstasları göz önünde bulundurunuz.  İşlediğiniz evrakları dosyalarına takınız.

 Giden evrakı ayırıp deftere kaydediniz.  Gidecek evrakı postaya veriniz.

 Gönderilecek evrağın önem derecesine göre postalama yöntemlerinden birini seçiniz.  Yetkiliye hangi yolla postalanmasını istediğini sorunuz.

13


ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME A. OBJEKTİF TESTLER (ÖLÇME SORULARI) Aşağıdaki soruların cevaplarını doğru (D) ve yanlış (Y) olarak değerlendiriniz. 1. 2. 3.

4.

5. 6.

7.

8. 9.

10.

11.

Bilgiye hızlı ve ekonomik ulaşma isteği, günümüz şartlarında çok önemli bir yere sahiptir. ( ) Büroya veya kuruma dışardan gönderilen evrak, “giden evrak kayıt defterine” kaydedilir. ( ) Gelen ve giden evrak defterlerine ilk kayıt 1 Ocak itibariyle yapılır ve sıra numarası 1 (bir) verilir. Son kayıt ise 31 Aralık mesai bitimine kadardır. Ertesi mali yıl için tekrar bu işleme devam edilir. ( ) Normal posta yöntemi, ağzı kapalı zarf içerisinde verilen gönderiler ile üzerlerinde haberleşme niteliğinde yazılar bulunan zarfa konulmadan veya ağzı açık zarfla verilen kâğıt veya kartların postalanmasıdır. ( ) Taahhütlü mektup posta gönderisinde, gönderinin kaybı hâlinde gönderene herhangi bir ödeme yapılmaz. ( ) İadeli taahhütlü, postaya kayıtlı olarak verilen gönderiye iliştirilen alma haberi kartının, gönderinin teslimi sırasında alıcısına imzalattırılarak, göndericisine iade edilmesi suretiyle gönderinin kime teslim edildiğinin bildirilmesi hizmetidir. ( ) Özel ulak (ekspres) , gönderenler tarafından ayrıca ücreti verilirse değerli mektuplar ve kutular, değerli ve değersiz posta kolileri ve havaleler şehrin dağıtma çevresi içindeki alıcılarına konutlarında verilmez. ( ) Postrestant, havaleler için geçerli olan bu yöntem, alıcının havaleyi evinde almasını ifade eder. ( ) Acele Posta Servisi, alıcısına en çabuk teslim edilmesini istediğiniz gönderiler için kurulmuş, özel ücrete tabi bir posta servisi olup, bu servisten yararlanılarak gönderilen maddelere de Acele Posta Gönderisi kısaca “APG” denilmektedir. ( ) Değer konulmuş mektupları gönderme, klişe, kalıp veya negatif kullanılarak baskı bir makine, bilgisayar veya fotoğraf usulü ile kâğıt, karton veya basımda kullanılan diğer bir madde üzerine basılmak, çekilmek veya kopyalanmak suretiyle birbirinin aynı olarak çok sayıda elde edilen baskılara ait mektup postası gönderisidir. ( ) APS’ye örnek olarak sadrettincaprak@meb.gov.tr, ahmetkarademir@hotmail.com, ilhamibasal@mynet.com, rızaozdemir@gmail.com, zeynepozkan@yahoo.com verilebilir. ( )

Objektif testlere ilişkin cevap anahtarları, modülün sonunda yer almaktadır. Cevaplarınızı kontrol etmek için cevap anahtarının yer aldığı kısmı açınız.

14


DEĞERLENDİRME Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınızı belirleyerek kendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt yaşadığınız sorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrar inceleyiniz. Tüm sorulara doğru cevap verdiyseniz diğer faaliyete geçiniz.

15


B. UYGULAMALI TEST Değerlendirme Ölçütleri 1

Evrakın Kaydı Gelen evrakın hangi deftere, nasıl kaydedildiğini kavradınız mı?

2

Giden evrakın hangi deftere, nasıl kaydedildiğini kavradınız mı?

6

Evrakın Postalanması Normal postalama yöntemi hangi hâllerde uygulanır kavradınız mı? Taahhütlü postalama yöntemini öğrendiniz mi? İadeli taahhütlü ile taahhütlü posta yöntemlerinin farkını algıladınız mı? Özel ulak (ekspres) yöntemini kullanabilir misiniz?

7 8

Postrestant havale gönderisini yapabilir misiniz? APS’nin hangi hâllerde uygulandığını anladınız mı?

3 4 5

Evet

Hayır

9 Basılı kâğıt gönderme, işlemini kavradınız mı? 10 Değer konulmuş mektupları gönderme yöntemini uygulayabilir misiniz? 11 E-Posta yöntemiyle posta gönderebilir misiniz?

DEĞERLENDİRME Yapılan değerlendirme sonunda “Hayır” şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözden geçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyorsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Cevaplarınızın tamamı “Evet” ise bir sonraki faaliyete geçiniz.

16


ÖĞRENME FAALİYETİ– 2 AMAÇ

ÖĞRENME FAALİYETİ– 2

Bu öğrenme faaliyeti ile dosyalama işlemlerini yapabileceksiniz.

ARAŞTIRMA Bu faaliyet öncesinde yapmanız gereken öncelikli araştırmalar şunlardır: 1. 2.

Çevrenizde herhangi bir resmi veya özel kurama gidip evrakı nasıl dosyaladıkları hakkında bilgi alınız. Dosyalanan evrakın hangi kıstaslara göre birbirinden ayrıldıklarını araştırınız.

2. DOSYALAMA İş hayatında belge ve bilgilerin düzenli sistemli saklanması her zaman için kolaylık sağlayacaktır. Bir karar aşamasında ihtiyaç duyduğumuz bilgiyi hafızamızdan değil belgelerden temin ederiz. İşletmeler de karar aşamasında ihtiyaç duydukları bilgilere düzgün bir dosyalama sistemi ile ulaşabilir.

2.1. Dosyalamanın Anlamı ve Amacı

Resim 2.1: Dosyalama

İşletmelerin kuruluş amaçlarını gerçekleştirmeleri için sürekli yazışmalar yapmaları gerekir. Gelen ve giden evrak trafiğinin yoğunluğu, eldeki evrakın bir sistem içerisinde sınıflandırılması, saklanması ve arandığında hemen bulunması ve iş bitiminde yerine kaldırılmasına dosyalama denir. Anlaşmazlık söz konusu olduğunda ilgili gerçek veya tüzel kişilikle yazışmaların kontrolünde, vergi gibi resmi sorumlulukların yerine getirilmesinde vs.amaçların gerçekleştirilmesinde evrakın dosya düzeni son derece önemlidir.

17


Dosyalama sistemindeki başarı, dolaylı yoldan müşteri memnuniyetini de sağlayacaktır. Müşterinin istediği bilgiyi zamanında ve sağlıklı alabilmesi, o işletmenin itibarını artıracaktır. Örneğin bir muhasebe bürosunun mükelleflerinin istedikleri evrakı zamanında ve istedikleri tarza hazırlayıp verebilmesi gibi. Resmi veya özel kurumlar tüm yazışmaların birer kopyasını kendi bünyelerinde oluşturdukları dosyalama sistemi ile saklarlar. Birer hafıza niteliği taşıyan ve delil olan bu dosya ve içindeki belgeler, ilerde herhangi bir işlem için tekrar bakılabilir. Bu durumda dosya bulunup istenilen bilgi ve belgelere rahatlıkla ulaşılabilir.

2.2. Dosyalamanın Kurum Açısından Önemi Genel olarak dosyalama; tüm işletme kayıt ve belgelerinin önceden belirlenmiş sistem gereğince tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve korunmasıdır. Büro sisteminde gerek iletişim gerekse bilgi işleme alt sistemi açısından çok önemli olan dosyalama, büro sisteminin fonksiyonunu yerine getirmesini ifade eder. Dosyalama işleminin düzenli yapıldığı işletmelerde evrak, gelişi güzel ortalıkta olmayacak ve işlemi biten belge dosyaya kaldırılacaktır. İş yerinde tertip ve düzen havası olacak ve çalışma masalarında lüzumsuz evrak kalmayacaktır. Birimler arası gönderilen evrak, istenildiği an dosyadan kontrol edilip tekrar işlem yapma imkânı sunar. Çalışma düzeni daha da iyileşir. Belgeleri aramak gibi zaman kaybı olmaz. Aranan belge hangi tarihli olursa olsun kolaylıkla ulaşılabilir. Evrakın yasal düzenlemeden doğan belli bir süre saklanma zorunluluğu dosyalama sistemi ile daha da kolaylaşmaktadır. Her şeyin yerli yerinde olması, işletme yönetimi değişse dahi ihtiyaç duyulan belgelere ulaşmada kolaylık sağlayacaktır. Bilgi edinme yasası ile kurumların kendilerinden istenmesi hâlinde 15 gün içinde cevap verme zorunluluğu dosyalama sistemi ile daha çabuk olacaktır. Bilindiği gibi yöneticiler planlama, örgütleme, yöneltme, kontrol etme ve karar verme durumunda oldukları zaman çeşitli bilgilere ihtiyaç duyarlar. Sözkonusu bilgiler geçmiş günlerle, haftalarla, aylarla ya da yıllarla ilgili olabilir. Sonuç olarak iyi bir dosyalama gerçekleştirmesi açısından zorunludur.

sistemi,

işletmelerin

kuruluş

amaçlarını

2.3. Dosyalanacak Belgeler İşletmeler açısından önem arzeden, gerek kendi bünyelerinde hazırladıkları gerekse dışardan işletmeye gelen belgelerden oluşur.

18


2.3.1. Kuruma Dışardan Gelen Belgeler

Resim 2.2: Gelen belgeler

İşletme ile alakalı gerçek ve tüzel kişiliklerin, işletmeye gönderdikleri ticari belgeler (fatura, irsaliyeli fatura, bono, çek, poliçe vb.), dilekçeler, resmi talimatlar, raporlar, makbuzlar, dekontlar, kuruma verilen teklifler vb. belgeleri içerir.

2.3.2. Kurumun Dışarıya Gönderdiği Belgeler Kurumun faaliyetlerine devam ederken göndermekle yükümlü olduğu olağan evrakdan oluşur. Ticari belgeler, resmi yazışmalar, müşteri dilekçe cevapları, kurum raporları, ihâle alma teklifleri vb. bu belgelerdendir. Bu belgeler kurumdan kuruma değişiklik göstermektedir. Örneğin bir banka müşterilerine hesap özetleri (ekstre) gönderir. Bir kargo şirketi ise müşterilerine, kargo gönderisine ilişkin belge verir. Okullar, öğrencilere mezuniyeti gösteren belge olarak diploma verir. Askerliğini yapmış bir askere ise tezkere belgesi verilir.

2.3.3. Kurumun Faaliyetleri Sonucu Ortaya Çıkan Belgeler Özel işletmeler; bir yıllık (1 Ocak-31 Aralık) yani mali yılda elde ettikleri kazançlarını ve giderlerini gösterir mali tabloları hazırlamakla yükümlüdür. Bu bilgi ve belgeler istenildiğinde ilgili kurum ve şahıslara gösterilmek zorundadır. Şirket ortakları, şirketin faaliyet konuları ile ilgili olarak faaliyet raporunu incelemek ister. Yıl sonunda bir yıllık icraatı gösteren bu raporun ilgili 3’üncü kişilere de gösterilmesi için düzenlenmelidir.

2.4. Dosyalama Süreci Dosya açma aşamasında, hangi dosyalama sisteminin kullanılacağına kadar geçen süreci kapsamaktadır. Gelen veya giden evrak defterine kaydedilen belgeler üzerine dosyanabilir işareti vurulmalıdır. Bu işaretleme; kayıt yapıldığını artık dosyalama safhasına evrakın hazır olduğunu gösterir.

19


2.4.1. Dosya Açmak Dosyalara yanlış evrak konulmaması, dosyanın tasnifinde hata yapılmaması, aranan yazı veya dosyanın kolayca bulunabilmesi için dosya başlıkları kullanılır. Dosya başlıkları kısa ve dosyanın içinde bulunan evrakı simgeleyecek açıklıkta ve tınımın dışındakileri dışarıda bırakacak biçimde olmalıdır. Örneğin öğrencilerle ilgili bir dosyaya, “disiplin işleri” yerine “öğrenci disiplin işleri” adı verilmelidir. Yeni dosya açılması önemli bir konudur. Zira dosya adeti çoğaldıkça, “dosya yönetimi” de güçleşecek ve hatalar artacaktır. Bu nedenle herkesin yeni dosya açması önlenmelidir. Yeni dosya açma yetkisi belli kişilerde olmalıdır. Bunlar dosya görevlileridir. 

Dosya açılması

Bir dosya yaklaşık 80-100 evrak almaktadır ve bir dosya dolmadan yenisi açılmaz. Bunun nedeni, dosya sayısının artamasını önlemek ve mümkün olduğu kadar ilgili belgeyi bir arada tutmaktır. Genellikle belge adeti beş adeti bulunduğunda dosya açılmaya karar verilir. Belge adeti beşten azsa “0” (sıfır) ile numaralandırılmış genel dosyasına konulur. Dosyalama işleminin etkin bir şekilde yürütülebilmesi, söz konusu etkinliğe katkıda bulunacak dosya türlerinin oluşturulmasına bağlıdır. Dosyalar kullanım biçimleri, yerleri ve amaçları bakımından çeşitli gruplara ayrılabilir.  

Daimi dosyalar: Üzerinde yapılması gereken tüm işlemlerin tamamlandığı evrakın konulacağı dosyalardır. Bu dosyalar arşivleme için hazır olan dosyalardır. Bekleme dosyaları: İşlem yapılmak üzere gelen evrakların konulduğu dosyalardır. Yazılar ya belli şahısların görmesi için bekletilir ya da ilgili çalışmaların yapılması için bekleyen yazıların konulması maksadıyla kullanılan dosyalardır. Bekleme dosyası hiçbir zaman atılacak, havale edilecek ya da dosyalanacak evrakın bulunduğu bir yer olmamalıdır. Geçici dosyalar: İşlemi bitmiş evrakın son kontrolleri için bekletilen dosyalardır. Bu dosyalardaki yazılar daha çok uzman kişilerin görmesi için bekletilirler. Geçici dosyalar özellikle sekreterler için gereklidir. Diğer kişilerde işlem sonucu bitmemiş işler için geçici dosya tutmaları gerekir. Yazışmaların bilgisayarla yapıldığı durumda bilgisayar belleği harika bir araçtır.

20


Kapsadığı evrakın özelliği nedeniyle bölümlenen dosyalar:Bunlar aynı evrakla ilgili diğer evrakların da bir arada bulunması amacıyla hazırlanan dosyalardır. Bu dosyalar çapraz başvuru sistemine duyulan ihtiyaçtan tutulur. Karma ve iş dosyaları: Daha çok gündelik faaliyetlerin sürdürülmesi sırasında kullanılan ve içersinde çeşitli evrakların bulunduğu dosyalardır.

Dosyalamada ilk hazırlık safhası aşağıdaki şemada da görüldüğü gibi şöyle özetlenebilir: 1. Gelen evrakın açılması; alındı tarihinin evrakın üst kısmına, elyazısı veya damga ile yazılması, basılması. Bu kutuda biriken evrak görevli tarafından alınarak gerekli işlem basamaklarını takip ettikten sonra esas dosyasına konulur. İşlem basamakları da şunlardır:

Resim 2.1: Gelen evrak dosyası açma

a) Kontrol b) Fihristleme c) Kodlama ve varsa (ÇBF) hazırlama d) Gruplama e)Dosya dolabındaki dosyasına yerleştirme

21


2. İlgili kişinin masasına gelen evrak kutusuna konulması; ilgilice tetkik edilerek cevaplanması. Her dosya görevlinin dosyasına kaldıracağı evrak üzerinde “Dosyalanabilir” işaretinin bulunup bulunmadığını kontrol etmesi şarttır. Üzerinde böyle bir işaret taşımayan her yazı ilgili şahsa iade edilmelidir; henüz yapılması gereken işlem bitmemiş demektir.

GELEN

GİDEN

GELEN

GİDEN

H.Aç 25/10 Dosya

(2)

(3)

İlgili tetkik eder Gereği yapılır koyar

Dosyalanabilir Parafını koyar

ATLAS Ş.

ATLAS Ş.

(4)

Dosyalamak için Giden evrak kutusuna

25 Ekim 20005 Saat:10:00 Alındı

(2) GELEN

Gelen evrak açılır -

Tarihle damgalanır –

Kutusuna konur

Resim 2.2: Giden evrak dosyası açma

22


3. Sol üst köşeye dosyalanabilir parafının konulması. Bu işaret, o şahsın sadece parafı, “Dosya” yazısı veya tarihle beraber parafı şeklinde de olabilir. İşlemi tamamlanmıştır. 4. Evrakın, dosyasına gönderilmek üzere giden evrak sepetine konulması

ATLAS

ATLAS

A A-B

5. Giden evrak kutusunda toplanan yazıların, bu işle görevli kimse tarafından alınarak, dosyalamada ilk hazırlık işlemlerinin yapılması için dosya görevlinin masasına konulması. Yazışma daima zamanında yapılmalı, uzun süre bekletilmeden dosyasına konulmalı ve bu süre normal olmalıdır. Derhal cevaplandırılarak yerine kaldırılan evrak hem emniyettedir, hem de yersiz yığılma, karışıklık ve gecikmeler de önlenmiş olur. Kopyaların saklanması gerektiğinde, bu kopyalar üzerinde de dosyalanabilir işaretinin bulunması şart değildir. Sınıflandırılmış belgeler, birimin özelliğine göre dosyalar oluşturularak, ilgili dosyaya takılması işlemidir. Ancak belirli bir âdete ulaşmadan dosya açmak, hem zaman hem de işgücü kaybı olacağından “genel dosya” adı altında geçici bir dosya açılmalı ve evrak belli bir sayıya ulaşıncaya kadar buraya takılmalıdır. Birbirine benzer gereksiz dosyaların açılması, evrak takibini zorlaştıracağından bu tip durumlardan kaçınılmalıdır. Yeni bir dosya açılması gerekiyor ise birim sorumlusu tarafından bu karar verilmeli ve dosya üzerine etiketleme yapılarak dosyanın içeriği hakkında bilgi yazılmalıdır. Etiketleme işlemi, bize dosyanın içini açmadan hangi konu ve iş ile ilgili olduğunu kısaca bilmemiz açısından yarar sağlar. Örneğin muhasebe bürolarında dosyaların üzerine kodlar yazılır ve her bir kodun fihristte ne anlama geldiği; yani hangi firmaya ait olduğu yer almaktadır. Dosyalama işlemini yapacak eleman, bu kodla ilgili evrakı yerlerine takabilir. Avantajı, daha seri bir şekilde istenilen dosya bulunmaktadır.

23


2.4.2. Fihrist (İndeks) Oluşturmak

Resim 2.3: Bilgisayarda indeks oluşturma

Dosyalamada isimlerin önceden yerlerinin bilinmesi amacıyla düzenlenen listelerdir. Yeni veya eski her dosyanın muhakkak bu fihrist (indeks) de olmalıdır. indeks’e bakarak ilgili ismin hangi dosya da olduğunu bulmak mümkündür. Fihristleme işlemi artık yandaki resimde de görüldüğü gibi bilgisayar ortamında yürütülmektedir.

Resim 2.4: Bir devlet kurumunun oluşturdğu fihrist

24


Bir evrakın hangi başlık (isim veya konu ya da numara) altında dosyalanacağının tespit edilmesi işidir. Gelen mektuplar beş şekilde; giden mektupların kopyalarının da üç şekilde fihristlenmesi mümkündür. Kütüphane ortamındaki kitapların, okurlara hizmet vermesi amacıyla katologlarda sistematik bir şekilde kitap bilgileri yer almaktadır. Örneğin Sadrettin ÇAPRAK’a ait “Anonim Şirketlerin Hâlka Açılması ve Avantajları” adlı bir teze ulaşmak için öncelikle tezler bölümüne bakılmalı, ardından konu veya isim sıralaması baz alınarak katologlar taranmalıdır. Tez numarasını ve salonunu tespit ettikten sonra ilgili görevliye bilgileri vererek ulaşılabilir. Fihrist oluştururken değişik ölçütler göz önünde tutulur. Kişilerin isimleri, alfabetik sıralama, şirket isimleri, yer isimleri, adresler vb. ölçütlere göre indeks oluşturalabilir. Ancak, fihrist basamağı seçileceği zaman veya hangi dosyada aranmasının en uygun olacağını titizlikle, tam olarak seçmesi gereklidir. Bu işi seçim hem karışıklıkları önler, hem de emek ve zaman kazancı sağlar. Değişik yerlere konulması mümkün olan evrak ise; fihristlenen en önemli başlık altında dosyalanır; ikinci derecede ilgili diğer isim veya konulara da çapraz başvuru fişleri yerleştirilir. Kişilerin isimleri, soyadı ardından isim gelmektedir. Aynı soyadına ve aynı isme sahip şahısları birbirinden ayırt etmek için üçüncü bir üniteye yer verilir. Alfabetik sıralamada ise A harfinden Z harfine kadar geçen isimler sıra sıra yazılır ve listelenir. Karışıklığı önlemek için üçüncü bir ünite kullanılmalıdır. Örneğin İsmail Hakkı Sayın ile İsmail Hakkı Tuncer, isimlerinde ayırt edici üçüncü ünite Sayın ve Tuncer kelimeleridir.

2.4.3. Kodlama ve Kod Sistemi Oluşturma

Resim 2.5: Ürün kodlama

25


Dosyaların alfabetik veya sayısal kodla takib edilmesini ve bu koda göre raflara yerleştirilmesini ifade eder. Kodlama sistemi, dosyalara rahat bir şekilde ulaşmayı sağlamaktadır. Alfabetik kodlama sistemi, A’dan Z’ye kadar kodlar verilerek belge ve dosyalar sıralamaya tabi tutulur. Uygulamada pratikliği açısından %90’ı bu sistemi kullanmaktadır. Sistemin tasarlanması ve kurulması kolaydır. Kullanımı basittir. Kısa zamanda dosyalara ulaşmayı sağlar. Hata yapma oranı azdır. Birbiri ile ilişkili bilgilerin bir arada olmasına imkân sağlar. Numaralı dosyalama sistemi, her bir dosya için bir kod verilir. Dosyalar raflara kodlara göre yerleştirilir. İstenilen dosyaya ulaşmak için ilgili dosyanın kodunu bilmek gerekmektedir. Örneğin 100 Parasal işlemler gibi. Fihristleme esnasında seçilen isim, konu veya başlığın “KOD” olarak ifade edilmektedir. Kod’lar sayesinde dosyasından çıkartılmış bir yazı, kolaylıkla ve çok çabuk yine eski yerine konulur. Çapraz başvurularda yardımcı kodlardır; kodlama bittikten sonra çapraz başvuru fişleri düzenlenerek ilgili dosyalara yerleştirilir ve evrakın aslının hangi dosyada aranacağı belirtilmiş olur.

2.4.4. Çapraz Başvuru Sistemi Birden çok dosyayı ilgilendiren belgeler, her bir dosyaya ayrı ayrı fotokopileri veya çapraz başvuru belgesi yerleştirmek suretiyle dosyalama işlemidir. Çapraz başvurunun asıl amacı, buna bakan kimsenin, aradığı evrakın nerede olduğunu ve gerekli bilgiyi almasını temin eder. Genellikle ÇBF’leri (veya BAK: ) sarı, ya da kabul edilmiş diğer bir renktedir. Çapraz başvuru sisteminde, her bir dosyaya bir suret yerleştirilmesi zaman kaybını önleyecektir. Çapraz başvuru formu düzenlenmesi hâlinde zaman kaybı olacaktır. Genelde bu yöntemde, belgenin aslı en çok irtibat hâlinde olan dosyaya konur; diğer dosyalara ise çapraz başvuru formu yerleştirilir. Araştırma esnasında bu form görülürse diğer dosyalara atıf yapmaktadır. Çapraz başvuru fişinde, yazının geldiği yer, konusu, dosya numarası, tarihi, yazının aslının konulduğu dosya ve not kısımları yer alır. Bak kısmında belgenin aslının bulunduğu dosya işaret edilir.

26


ÇAPRAZ BAŞVURU FİŞİ İsim Konu Tarih

: Kırıkkale Eşya Taşıma Ş. : Nakliye Acil Servis : 11 Ocak 2006

BAK : Hamit Temiz Müessesi Tarih : 17 Ocak 2006 Hazırlayanın Adı-Soyadı Hazırlayanın Sicil No

Dosya No: 132

Dosya No: 225 : Ö.Abbas ÇELİK : 254789 İmzası:

NOT: “Evrakın Aslı” “BAK” işaretinin karşısında adı yazılı dosyada bulunmaktadır.

Resim 2.6: Çapraz başvuru fişi

2.4.5. Evrakın Gruplandırılması ve Sıralanması Gelen ve giden evrak defterine kaydedilen belgeler, dosyalanmak üzere kendi arasında sınıflandırılma işlemine tabi tutulur. Sınıflandırma yapmadan rastgele evrakın takılması, aranılan evrağın hangi dosya olduğunu bulmak için tüm dosyaları teker teker incelemek gerekir. Bu ise zaman ve iş gücü kaybıdır. Gruplandırma evrakın üzerine yazılmış Kod’lar veya altı çizilmiş işaretlerin ilk defa alfabetik sıraya konulmasıdır. Bu iş, evrakın esas yerine konulmasından önce tabi tutulacağı son işlemdir. Bu işlem yapılmadığında her biri için ayrı bir gidiş dönüşle dolap ve çekmece, dosyalar defalarca açılıp kapanacak; çok miktarda emek, zaman ve malzeme harcanmış olacaktı. Halbuki, gruplama sayesinde ilgili yerin bir defa açılması ile hepsi birden yerli yerine konulacaktır. Evrakın gruplanmasında dört hususun dikkate alınmasında fayda vardır: 1. Evrakı, A-C, Ç-D, E-M, N-R, S-Z gibi uygun görülecek bir seçime tabi tutarak kodlarına göre küçük gruplara ayırmak. 2. Her bir grubu da yine alfabe sırası ile kendi arasında dizmek. Örneğin, A-C grubu için A-B-C ile başlayanları ayrı ayrı ayırmak; sonra da A ile başlayanları kendi aralarında Ab, Ac-Ar, As-Az şeklinde ayırarak diyerleri için de benzeri bir sıra takip etmek. 3. Her bir kümeyi de yine kendi aralarında alfabetik olarak sıralamak, kelime içindeki harflerin de alfabetik sırasına dikkat etmek; örnek olarak Akın ismini alırsak, Akkan, Akmansoy ve Akmozayık isimlerinin arka arkaya sıralanması gereklidir.

27


4. Alfabetik olarak sıralanan kümeleri birleştirerek, eldeki bütün evrakı tam dosyalanır bir hale getirmek. Evrakın gruplandırılmasında bazı yardımcı araçlar kullanılmaktadır. Asgari kolaylık sağlayan bu araçlardan hangisinin nerede kullanılacağı aşağıdaki faktörlere bağlıdır. a) Yer b) Evrakın hacmi; tek sayfalar, bağlanmış kağıtlar, dosyalar veya büyük hacimli oluşu c) Çalışma durumu; oturarak veya ayakta. Hiçbir aracın kullanılması uygun görülmediği taktirde evrak masaya konularak ayrım yapılabilir; hareket soldan sağa doğru devam etmelidir. Genel olarak sayısı 500’e kadar olan evrakın ayırım için masa üstü ayırım araçları; 500-3.000, evrak için de ayırım sehpalarının kullanıldığı görülmektedir. Aşağıdaki şema gruplandırmayı açıklamaktadır; 1.KONTROL Evrak üzerinde dosyalanabilir işareti var mı? 2.FİHRİSTLEEME Evrakın hangi isim altında dosyalanacağının tesbiti. Bu mektup TEMİZ, HAMİT İŞLETMESİ dosyasına girecektir. 3.KODLAMA Başlığın altını çizerek “KOD” un tespiti; çapraz başvuru varsa altını çizerek satır sonuna (X) koymak 4.GRUPLAMA Dosyalanacak evrakı altı çizilmiş başlıklara göre alfabe sırasına dizme

HAMİT TEMİZ İŞLETMESİ Sic.No: 19 Sermayesi:5.000.000 YTL Atatürk Bul.109 Kars Telefon :2146978 Kars, 12 Şubat 2006 Bahçe Mamulleri Ş. Şen Sokak, 11 Kızılcıklı, ANKARA Sayın Bay, 2 Şubat tarihli siparişiniz derhal yükselttirildi. Yeni, Ekspres yükleme servisimizden memnun kalacağınızı ümit ederiz.

Z Y V

Bu servisimizi tekrar kullanmayı arzu ederseniz, Kırılacak Eşya Taıma Ş.’nin Ulus (X) İşhanında bulunan bürosu ile görüşünüz. Onlar bizden aldıklarınızı öncelik ve emniyetle nakledecek ve sizi memnun bırakacaklardır.

Ü U T TEMİZ

(İmza)

NT: HAÇ

5.YERLEŞTİRME Gruplanan evrakı dosya dolabındaki esas yerine yerletirme

Resim 2.7: Dosyalama aşamaları

28

N.Temiz HAMİT TEMİZ İŞLETMESİ Müdür


Yerleştirme

Evrakın dikey olarak yerleştirilmesinde son basamak yerleştirme işidir. Önce seçilerek kabul edilmiş bir plan dahilinde, herkesin kendi yerine kaldırılarak yerleştirilmesi işidir. Evrakın dikey olarak yerleştirilmesinde dikkat edilecek hususlar şunlardır: 1. Evrakın konulacağı dosyayı, çekme-cesinden 5-6 cm kadar çıkarmak. Bu hareket dosyanın doğru seçilmesini ve yeni konulan kağıdın düzgün olarak yerleştirilmesini sağlar. 2. Yeni konulacak evrak ile dosya içinde bulunan evrakın altı çizili başlıklarını kontrol etmek. Böylece göz bu altı çizili başlıkları hemen görür ve yanlışlıkları önlenir. 3. Dosyaya konulacak evrakın üst kısmı solda olmak üzere, yüzünün dosya memuruna bakmasını sağlamak. Bu hareket kontrolde kolaylık imkanı verir. 4. Büyüklüğü standart boyu geçen kağıtları standart boya göre uygun yerlerinden katlamak; daha küçük ise, standart bir tabaka kağıt üzerine yapıştırarak dosyasına yerleştirmek 5. Eskimiş, yıpranmış veya yırtılmış kağıtları onararak yerine koymak. 6. Birbiriyle ilgili evrakı, eklerini kağıt maşası ile veya toplu iğne ile değil de tel kliple tutturmak. 7.Kişisel bir dosyaya konulacak evrakın daima en yeni tarihli olanını en üste koymak. Çünkü en çok müracaat edilecek yazı, en son tarihli olanıdır. 8. Henüz kişisel dosyası bulunmayan evrakı (değişik konulara veya şahıslara, işlere ait), alfabetik olarak ayırmak ve her birine ait olanlarını kendi aralarında en yenisi en üstte olacak şekilde sıralamak. 9. Mesai bitiminde büro terk edilmeden önce, kıymetli evrakın meraklı gözlerden uzak olup olmadığını kontrol etmek; emin bir yere kaldırmak ve böylece yangın vb. afetlerden de korunmuş olmak. 10.Dosyaları hiçbir zaman taşırmamak, standart bir dosyanın alabileceği 100 sayfa aşıldığı zaman, evrakın artan kısmını ayrı bir dosyaya aktarmak ve kısımlara ayrılmış dosyalar ille de, fazla doldurulmadan meydana gelen başlık düşmesi, evrakın bükülmesi ve evrakla başlıkların düzeninin bozulması gibi sakıncaları yok etmek. 11. Numaralı evrakı dosyalarken en büyük numaralıyı en üste koymak; böylece yerleştirme ve bulmayı kolaylaştırmak.

29


2.4.6. Dosyalama Sistemini Saptama Dosyalama işleminde; neyin kim tarafından, ne zaman, nasıl, hangi imkânlarla, nerede ve niçin yapılacağı belirlenir. Planlamada, planlama aşamasındaki herkesin ihtiyaçları dikkate alınmalıdır. Bilgiyi üretenlerin, görüşlerinin alınması sistemin başarısı açısından önemlidir.

Resim 2.8: Dosya çeşitleri

2.5. Dosyalama Türleri Dosyaları alfabetik, sayısal, coğrafi, kronolojik, karma, sanal ve konularına göre sınıflandırılmasıdır. Bilinen ve uygulanmakta olan dosya tasnif sistemleri şunlardır. 

Alfabetik Dosyalama Sistemi

Kronolojik Dosyalama Sistemi

Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi

Konularına göre dosyalama sistemi

Karma Dosyalama Sistemi

2.5.1. Alfabetik Dosya ve içindeki evrakın, A’dan Z’ye gruplandırılarak sıraya konulmasıdır. Telefon rehberlerindeki gibi alfabetik sıralama dikkate alınıp bir sonraki harfe geçişte aralarında ayraç yerleştirilir. Sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Bu sistemde kişi isimleri yerine soy isimlerinin esas alınması kullanım açısından daha uygundur. Alfabetik sistemlerde evrakın kodlanmasında üç yöntem kullanılmaktadır:

30


Fihrist basamağı olarak seçilen ismin altı genel olarak kırmızı kalemle çizilir. Birden fazla bölümü bulunan örgütlerde her bölüm, kodlama için ayrı bir renk kullanır, karışıklık da olmaz.

Evrakın hangi isim altında dosyalanacağı (kod) evrak üzerinde gözükmediği için altı çizilemiyorsa, karar verilen kod isim (numara da olabilir) sağ üst köşeye renkli kalemle kaydedilir ve altı da çizilir.

Çapraz başvuru olarak kabul edilen isimlerin de altı kırmızı kalemle çizilir; bu çizgiye ilaveten ismin bulunduğu satırın sonuna ve mektubun sınır boşluğuna bir (X) işareti konulur. Bu suretle, o isim için ÇBF’i hazırlandığı anlaşılır.

Kodlama yalnız evrakın ayırımında değil, gruplandırılmasında ve yerleştirilmesinde de zaman kazandıran önemli bir faaliyettir.

Resim 2.9: Alfabetik sıraya göre oluşturulmuş dosyalar

Kolaylığı ve kullanışlığı nedeniyle tercih edilmektedir. Ancak, bazı harflerde yığılma olur. Bu nedenle, bu harflere ilişkin dosyaların birden fazla olması normaldir.

2.5.2. Sayısal Rakam esasına dayalı bu sistem, serial ve desimal (ondalık) olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanmaktadır. Bu sistemlerin birbirine olan benzerliği yalnızca dosyaların almış olduğu sayılara göre arşivlenmesi ile sınırlıdır. 

Desimal Sistem

Sıralı sayılarda, birbirini takip eden rakamlar her biri bir konu için kodlanır ve dosyalar bu sıra numarasına göre raflara kaldırılır. Desimal (ondalık) sistemi, kuruma ait işler en çok 10 ana gruba ayrılır ve her bir grubun bir alt grubu yer alır.

31


Resim 2.10: Dosyalama

Sisteme uygun olarak hazırlanan dosyaların, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

Resim 2.11: Desimal sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

Desimal dosyalama tasnif sisteminde belirlenmiş konu numaraları işletmenin tüm birimlerinde aynı şekilde kullanılmalıdır. 

Serial(Numaralı) Dosyalama Sistemi

Bu sistemde dosyalar 1'den başlayarak sonsuza kadar müteselsil numara alır. Bu sistemin uygulanabilmesi için oluşan dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler ihtiva etmesi gerekmektedir. Belgelerin, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanması ve bu sayılar doğrultusunda arşivlenmesi prensibine dayalı son derece basit ve kolay bir sistemdir. Personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları, karar dosyaları vb. gibi belgelerin dosyalanması için rahatlıkla kullanılabilmektedir.

32


Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır. Bu araştırma vasıtası olmaksızın aranılan bilgi ve belgelere erişim imkansızdır.

Resim 2.12: Desimal (Numaralı) sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

2.5.3. Coğrafi İşletme faaliyetleri, ülkenin değişik coğrafi bölgelerine dağılması durumunda şehir, ilçe ve belde ayrımı yerine, bulundukları cografi bölgelere göre dosyaları tasnif edilmelidir. Örneğin İç Anadolu Bölgesi, Marmara Bölgesi vs. Dosyalar önce ana bölgelere, bölgeler de kendi arasında alt bölgelere ayrılmalıdır. Örneğin; ülkelere göre açılması gereken dosyalar için ana bölünme olarak öncelikle kıtalara, kıtalar içinde ülkelere göre alt bölünmelere gidilebilir. Veya illere göre açılması gereken dosyalar için iller ana bölünme, illere bağlı ilçeler ise alt bölünmeleri oluşturabilir.

Resim 2.13: Coğrafi sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

33


2.5.4. Kronolojik (Zaman) Dosyalar tarih sırasına göre dizilir. Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler. Kullanım ihtiyacına göre dosyalar, yüzyıllar, yıllar ve aylar şeklinde ana bölümlemeye tabi tutulabilirler. Ana bölümlerin alt bölümleri ise, haftalar ve günlerdir. Belgenin konusu, nereden geldiği veya nereye gittiği önemli değildir.

Resim 2.14: Kronolojik sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

Senetler ve çekler gibi önemli evrakda tarih son derece önemlidir. Zamanında tahsil edilemeyen bir senet, en geç takip eden iki iş günü içinde noterden protesto ettirlemelidir. Çeklerde de benzer bir yapılanma vardır. Özün önceliği kavramı gereğince çek, bir ödeme aracıdır ancak uygulamada vade de konduğundan senetler gibi işlem görmektedir. Banka işlemleri, muhasebe işlemleri gibi mali konularda oluşan belgelerin dosyalanmasında rahatlıkla uygulanabilmektedir. Bankalarda borçlu cari hesap işlemlerinde senetler portföy adı verilen bir çantaya vade sıralamasına göre yerleştirilir. Bundaki amaç, zamanı gelen senedin ihbarnamesinin karşı tarafa yani borçlusuna yazılması ve alacağın bir an önce takip edilmesidir. Bu sistem güvenilir ve basit bir sistemdir. Belgelerin kolay ve düzenli bir şekilde dosyalanmasına imkân verir. Ancak uygulanabilmesi için dosyaların aranması veya talep edilme esasının tarihe dayalı olması önemli bir önkoşuldur.

2.5.5. Karma İşletmelerin faaliyet konusuna ve işlerin yoğunluğuna göre dosyalama sisteminin birden fazla olması, tabiki kendi içinde uyumlu olmak şartıyla işletme amaçlarına ulaşmada faydalı bir yöntemdir.

34


Örneğin ABC şirketinin bölgeler itibariyle takip yani cografi dosyalama sistemini baz almasının yanında aynı bölgelerin kronolojik dosyalama sistemini de yapabilir. Bu işlem hem bölge hem de bölgenin yıllara göre evrakının takip işlemini sağlar. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

Halkla İlişkiler 622 01

Vatandaşların Talep ve Şikayetleri

622 01

01

Talepler

622 01

02

Şikayetler

622 01

03

Görüş ve Teklifler

Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili belgelerin az olması durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını sağlar. Karma sistemin, işletme yönetiminin eline birden fazla veri girişi sağlayacaktır. ABC işletmesi örneğindeki bilgiler. Coğrafi bölgelerin birbirleriyle yıllara sari şekilde karşılaştırmasını da yapabilecektir. Bu işletmeye artı bir bilgi geterecek, yönetim karar aşamasında bu bilgileri verimlilik adına rahat bir şekilde kullanabilecektir.

2.5.6. Konularına Göre Dosyalama Tek Konu-Tek Dosya Sistemi şeklinde de adlandırılan bu sistem belgelerin konu bazında ayrılmasını hedeflemesi açısından desimal sisteme benzemektedir. Ancak belirlenen konuların numaralandırılmasında ana konular ve alt konular onlu sıralamaya tabi değildir. Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulur. Bunlar; 1) Ana Konular 2) Alt Konular 3) Tek Konulardır. Ana konular konunun ilk yada ilk iki harfi ile, alt ve tek konular rakamla gösterilir. Sistem, ihtiyaç ölçüsünde dikey ve yatay bölünmeye açıktır. Faaliyetlerin belirlenmesi ve plan haline getirilmesi zorunludur. Örnek dosya planı;

35


ANA KONULAR

ME AP PE BT İM KÜ Kİ

1. ANA KONULAR

2. ALT KONULAR

Mevzuat Araştırma, Planlama, Koordinasyon, Personel, Eğitim Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri İdari, Mali, Yapı İşleri Kültür Faaliyetleri Kamu İlişkileri, Haberleşme

PE-3 Personel Özlük İşleri PE-3-1 Tezkiye İşlemleri PE-3-2 Terfi İşlemleri, PE-3-3 İntibak İşlemleri PE-3-5 Nakiller

Böyle dosya planı tüm birimlerde kullanılır. Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

Resim 2.15: Coğrafi sisteme göre oluşturulmuş dosyalar

2.5.7. Sanal Bilgisayar ortamında verilerin saklanmasını ifade etmektedir. Bilgisayar depolama birimleri olan harddisk, cd, flash bellek, disket gibi aygıtlarda depolama işlemi gerçekleşir. Bu şekilde dosyaların saklanması ve üzerinde işlem yapılması diğer türlere göre daha basittir. Bilgisayarda bilgiler gerektiği şekilde işlenebilmektedir.

36


Resim 2.16: Sanal dosya

37


UYGULAMAFAALİYETİ FAALİYETİ UYGULAMA İşlem Basamakları

Öneriler

 Gelen evrak üzerine alındı tarihini ve  Gelen evrak üzerine yazı yazdığınız kaşenizi basınız. kalem farklı olsun.  Gelen yazıyı kontrol ediniz.

 Yazının acil mi, yoksa ne kadar beklemede kalabileceğini üzerine not düşünüz.  Evrakı gelen evrak kutusuna yerleştiriniz.  Gidecek evrak üzerine dosyalanabilir  Evrakın yetkili tarafından kontrol edilip parafını atınız. edilmediğini sorunuz.  Evrakı giden evrak kutusuna yerleştiriniz.  Kurumun dosya fihristini oluşturunuz.  Yazıları, geldiği kuruma göre, konularına göre, önemine göre veya kurumun ihtiyacına göre konu başlıklarını listeleyniz.  Örnek kurumun ne olduğunu öğretmeninizden yardım alarak belirleyiniz.  Sadece yazılar değil değişik işlemler için de fihrist oluşturmanız mümkündür.  Kurumun kod sistemini oluşturunuz.  Konu başlıklarına göre yaptığınız listeyi kodlayınız.  Kodlar 2,3,4 vb. başlıklar altında alınabilir.  Çapraz başvuru sistemine göre bir yazıyı  Çapraz başvuru fişini belgenin takılacağı birkaç dosyaya yerleştiriniz. diğer dosyalara takınız.  Dosyalanacak belgeleri başlıklara göre  Harflerin sırasına dikkat ediniz. alfabetik sıraya diziniz.  Altı çizilmiş başlıklara göre belgeleri sıralayınız.  Bu sıraya göre kodlanmış dosyalara  Kodlarına göre her belgeyi ve malzemeyi yerleştiriniz. dosyasına yerleştiriniz.  Her iş yerinin kodlama sistemine göre yazılarınızı yerleştirmeniz gerekir. Yerine göre kodlama sistemini siz de belirleyebileceksiniz.

38


ÖLÇMEVE VEDEĞERLENDİRME DEĞERLENDİRME ÖLÇME A. OBJEKTİF TESTLER (ÖLÇME SORULARI) Aşağıdaki soruların cevaplarını doğru (D) ve yanlış (Y) olarak değerlendiriniz. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10.

Dosyalama sistemindeki başarı dolaylı yoldan müşteri memnuniyetini de sağlayacaktır. ( ) Her şeyin yerli yerinde olması, işletme yönetimi değişse dahi ihtiyaç duyulan belgelere ulaşmada kolaylık sağlamaz. ( ) Dosyalama süreci, dosya açma aşamasında hangi dosyalama sisteminin kullanılacağına kadar geçen süreci kapsamaktadır. ( ) Sınıflandırılmış belgeler; birimin özelliğine göre dosyalar oluşturularak, ilgili dosyaya takılması işlemine dosya açmak denir. ( ) Fihrist istenildiği gibi oluşturulabilir, belli bir kuralı yoktur. ( ) Kodlama sistemi, dosyaların alfabetik veya sayısal kodla takib edilmesini ve bu koda göre raflara yerleştirilmesini ifade eder. Dosyalara rahat bir şekilde ulaşmayı sağlamaktadır. ( ) Gün, ay ve yıl gibi zaman dilimleri ölçü alınarak aynı gün, ay ve yıla ait olanlar bir arada dosyalanır. ( ) Karma sistemi, işletme yönetiminin eline birden fazla veri girişi sağlayacaktır. ABC işletmesi örneğindeki bilgiler. ( ) Konularına göre dosyalama, bilgisayar ortamında verilerin saklanmasını ifade etmektedir.( ) 1Sanal dosyalama işlemi, konu adları baz alınarak oluşturulması işlemidir. ( )

Objektif testlere ilişkin cevap anahtarları, modülün sonunda yer almaktadır. Cevaplarınızı kontrol etmek için cevap anahtarının yer aldığı kısmı açınız.

DEĞERLENDİRME Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınızı belirleyerek kendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt yaşadığınız sorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrar inceleyiniz. Tüm sorulara doğru cevap verdiyseniz diğer faaliyete geçiniz.

39


B. UYGULAMALI TEST Değerlendirme Ölçütleri 1 2

Hayır

Dosyalama Dosyalamanın anlamı ve amacını kavradınız mı? Dosyalamanın kurum açısından önemini kavradınız mı?

3

Dosyalanacak belgelerin neler olduğunu anladınız mı? Kuruma dışardan gelen belgeleri öğrendiniz mi?

4 5

Kurumun dışarıya gönderdiği belgeleri algıladınız mı? Kurumun faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgeleri kavradınız mı?

6 7

Evet

Dosyalama Süreci Dosya açma işlemini anladınız mı? Fihrist (İndeks) oluşturma işlemini kavradınız mı?

8 Kodlama ve kod sistemi oluşturma işlemini öğrendiniz mi? 9 Çapraz başvuru sisteminin ne işe yaradığını anladınız mı? 10 Evrak gruplandırma ve sınıflandırma işlemini kavradınız mı? 11 Dosyalama sistemini saptama işlemini kavradınız mı? Dosyalama Türleri 12 Alfabetik dosyalama işlemini öğrendiniz mi? 13 Sayısal dosyalama çeşidini kavradınız mı? 14 Coğrafi dosyalama çeşidi hakkında bilgilendiniz mi? 15 16 17 18

Kronolojik dosyalama işlemini kavradınız mı? Karma dosyalamayı öğrendiniz mi? Sanal dosyalama işlemini kavradınız mı? Konularına göre dosyalama işlemini öğrendiniz mi?

DEĞERLENDİRME Yapılan değerlendirme sonunda “Hayır”şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözden geçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyorsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Cevaplarınızın tamamı “Evet” ise bir sonraki faaliyete geçiniz

40


ÖĞRENME FAALİYETİ– 3

AMAÇ

ÖĞRENME FAALİYETİ– 3

Bu öğrenme faaliyeti ile dosyaları arşivleme işlemlerini yapabileceksiniz.

ARAŞTIRMA Bu faaliyet öncesinde yapmanız gereken öncelikli araştırmalar şunlardır:  Arşivleme işlemi yapan bir işletme tespit ediniz.  Tespit ettiğiniz işletmenin nasıl arşivleme yaptığı hakkında bilgi edininiz ve ders defterinize not alınız.

3. ARŞİVLEME YAPMAK Muhafazası zorunlu olan evrak ve belgelerin bir düzen içerisinde korunup saklanması işlemidir. İstenildiğinde belge ve belgelere ulaşmada arşivleme önemli bir yer tutmaktadır.

3.1. Arşiv Tanımı ve Çeşitleri Muhafazası zorunlu olan evrak ve belgelerin bir düzen içerisinde korunup saklanması işlemidir. İstenildiğinde belge ve belgelere ulaşmada arşivleme önemli bir yer tutmaktadır. Arşiv, insan için hafıza ne derece önemli ise devlet için de o denli önemlidir. İnsanın bütün geçmişi, alışkanlıkları, neyi nasıl yaptığı, başından geçenler vb. belleğinde kayıtlıdır. Devletin haklarını bilmesi, bir konu hakkında bilgi sahibi olma ve düzenlemeler yapmayı, örf ve adetleri, ahlak ve sosyal normlar hakkında bilgilenmeyi de sağlayan arşivler, devleti devlet yapan olmazsa olmazlar arasındadır.

3.1.1. Arşivin Tanımı Arşiv; kurum ve şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi, bu belgelerin belli bir düzene göre saklandığı yere de arşiv denir. Arşiv hizmetleri farklı kurum ve kuruluşlarda farklı yöntemlerle takip edilir. Organizasyonun yaptığı iş tutulacak arşiv sistemini de ortaya koyar. Arşivleme faaliyetlerini yürüten kişilere arşivist denir.

41


Resim 3.1: Dosyaların saklanması

Arşivleme geleneksel metotlarla yapılabileceği gibi, bilgisayarlı otomasyon sistemleri ile de yapılabilir. Arşivlemede kullanılan bazı deyimleri tanıyalım;  Arşiv fonu Bir kurum ya da önemli bir kişinin çalışmaları sonucunda oluşan dokümanların tümüne Arşiv Fonu denmektedir. Kurum, aile ya da bir kişinin arşivlerinin oluşturduğu küme “Arşiv Fonu” dur. Örnek olarak Atatürk’ün arşivi ya da İçişleri Bakanlığının, DSİ Genel Müdürlüğü’nün ya da Üniversitemizin arşivleri birer arşiv fonudur.  Arşiv malzemesi Türk devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, mükelleflerin işlemleri sonucunda meydana gelen ve onlar tarafından saklanması gereken, Türk milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletler arası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik(soyağacı bilmi) ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı vb. malzeme ve belgelerdir.  Arşivlik Malzeme Zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgelerdir.

42


 Ayıklama Arşiv malzemesi ile işlem gördüğü devrede bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemidir.  İmha İleride kullanılmasına ve saklanmasına lüzum görülmeyen arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, ait olduğu kurumun yönetmeliğinde belirtilecek usul ve esaslara göre yok edilmesi işlemidir. İmha yöntemleri;

Resim 3.2: Belge imha işlemi

Kurum veya kuruşlar, yasal saklanma süresini doldurmuş belge ve dosyaları arşivlerinde bulundurmak istemezler. Atık malzemelerin değerlendirilmesi ve geri dönüşümünün sağlanması amacıyla çeşitli düzenlemeler yer almaktadır. Özellikle arşivi oluşturan belgelerin kâğıt ağırlıklı olması, tekrar ülke ekonomisine kazandırılması için Çevre Bakanlığı’ndan izin alan atık malzeme toplayan kuruluşlara teslim edilmelidir.  Arşiv Malzemesinin Gizliliği Mükellefler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli olarak kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün teklifi üzerine Başbakanlıkça kararlaştırılır.

43


 Mülkiyet 3473 sayılı Kanunun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre tasnif edip saklamakla ve Devlet Arşivleri Yönetmeliğinde belirtilen bekleme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim ve muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemeyi yok etmekle mükelleftirler. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme tasarruf amacıyla kullanılamaz, üzerinde değişiklik yapılamaz, yok edilemez ve yurt dışına çıkartılamazlar.  Mükellefler Genel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayıklama ve imha işlemleri kendi mevzuatına tabi olmak kaydıyla Cumhurbaşkanlığı, TBMM, Genel Kurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilatı hariç) yerel yönetimler, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşekküllerdir.

3.1.2. Arşiv Çeşitleri 

Birim Arşivleri

Günlük iş akışı içerisinde birimlerde malzemelerin geçici bir süre saklanmasıdır. Yapılan işlerin özelliğine göre birimde gün gün biriken bilgelerden oluşan birim arşivleri, birimin ihtiyaç anında elinin altında hazır bulunması birim çalışmaları açısından önemlidir. 

Kurum Arşivleri

Merkez arşivleri, birim arşivlerinden farklı olarak merkez kurum veya kuruluşta oluşturulur. Belgelerin saklanma süresi, birim arşivlerine göre daha uzundur. Bu nedenle birim arşivlerinde bulunmayan bilgilere merkez arşivden ulaşmak mümkündür. 

Özel Arşivler

Kamu kurum ve kuruluşlarının haricindeki gerçek veya tüzel kişilerin kendi bünyelerinde oluşturdukları arşivlerdir. İhtiyaç anında, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün belirleyeceği rayiç bedel üzerinden satın alınabilir.

44


Resim 3.3: Mikrofilm

Mikrofilm Proje ve evrak arşivlerindeki bilgilerin güvenle saklanması, bozulmadan gelecek kuşaklara aktarılması sağlamaktadır. Mikrofilm, bozulma olayı daha azdır. Az yer kaplar. Taşınması kolaydır. Kopyalanması basittir. Kopyalarının aslı ile aynı olması gibi özellikleri nedeniyle mikrofilm arşivleme için çok uygun bir araçtır. 

Bilgisayar Arşivleri

Bilgisayar ortamında bilgilerin saklanması ve takip edilmesidir. Farklı teknolojik gelişmelerin takip edilmesi, arşivleme yöntemine katkıda bulunacaktır. Günümüzdeki verilerin çoğu bilgisayar ortamında saklanmakta ve arşivlenmektedir. Yedekleme ile bu verilerin saklanma işlemi yerine getirilir. Örnek olarak bir muhasebe bölümünün tüm verilerinin cd ortamına veya başka bir harddiske kopyalanması verilebilir.

3.2. Arşivin ve Arşivistin Görevleri Arşivin görevleri;    

Arşiv malzemesini belirlemek ve ayırmak, Arşiv malzemesini kayba uğramadan korumak, Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak, Arşiv malzemesini faydalanmaya sunmak.

Arşivistin görevlerini, genel olarak dört başlık halinde sınıflandırmak mümkündür:  Arşiv dokümanını toplamak,  Arşiv dokümanını korumak,  Arşiv dokümanını tasnif etmek,  Arşiv dokümanını değerlendirmek.

45


Arşivleme kurum ve kuruluşların faaliyetlerini sürdürürlerken ortaya çıkmış ve işlem sürecini tamamlamış her türlü evrak, bilgi, belge, resim, fotoğraf gibi dokümanların öngörülen yasal sürenin sonuna kadar uygun ortamlarda güvenle ve bozulmadan saklanması sürecidir. Bu nedenle arşivleme sürecinin geçtiği sektörleri tanımakta yarar vardır.

3.3. Sektör Tanımları ve Sınıflandırma Özel ve kamu sektörüne ilişkin faaliyet konularına göre arşivleme işleminin yapılmasını ifade eder. Kamu sektörünün, kamusal amaçları gerçekleştirmek için Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün öncülüğünde belirlenen mevzuata uygun bir şekilde sınıflandırma işlemi gerçekleştirilir ve arşivlenir.

3.4. Örgüt Yapısı Kamu ve özel kuruluşların teşkilat yapısını içerir. Hiyararşik yapılmasının esas olduğu kamu sektöründe dikey yapılanma söz konusudur. Örneğin, Milli Eğitimin teşkilat yapısı şekil 3.1’de yer almaktadır. Arşivlemede belge akışı, üst makamlardan alt makamlara olduğu gibi tersi de olmaktadır. Dolayısıyla işletmenin yapısına göre her birim kendi faaliyet konusuna ilişkin bilgi ve belgeleri ister yasal süreç isterse ilerdeki işletme amaçlarında veri olarak kullanılmak üzere arşivlemelidir.

Şekil 3.3: Milli Eğitim Bakanlığı teşkilat şeması

46


3.5. Belge Türleri Belge; bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı, fotograf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb. hertürlü bilgi kaynağıdır. Belge çeşitleri; hazırlanma yerleri, bilgi sunuş şekli, nitelikleri ve kullanım sıklığı gibi unsurlar baz alınarak sınıflandırılabilir. Ancak alanın muhasebe ve finansman olması nedeniyle nitelikleri bakımından belgeleri çeşitlere ayıracağız.

3.5.1. Resmi Belgeler

Resim 3.4:Ticari belgeler

Resmi kurum ve kuruluşlara gönderilen veya bu kuruşlardan gelen belgeleri içerir. Örneğin SSK beyannamesi, mahkeme kararları, dava dilekçeleri bunlardan bazılarıdır.

3.5.2. Ticari Belgeler Ticari faaliyetlerin bir sonucu olarak hazırlanan belgelerdir. Örneğin faturalar, muhasebe kayıtları, dekontlar, makbuzlar sayılabilir.

3.5.3. Gizli Belgeler Belgelerin önem derecesine göre “gizli” veya “çok gizli” ibareleri üzerinde yazılır. Amaç, bu belgelerin sadece ilgili kişi ya da kişilerin eline geçmesini sağlamaktır. Gerek özel sektörde gerekse kamu sektöründe bu belgeler yer almaktadır.

3.5.4. Kıymetli Belgeler T.T.K.’ne göre kıymetli evrak niteliğine haiz belgelerdir. Bono, çek, poliçe gibi kambiyo senetlerinin yanında Sermaye Piyasası Kanunu’nda yer alan hisse senedi, tahvil, hazine bonosu vb. belgeler de bu kapsama girer. Ticari ilişkilerdeki önemi dolayısıyla kıymetli olan evrak, kıymetli belge niteliğindedir. Önemli belge olmaları nedeniyle özenle saklanması ve muhafaza edilmesi gerekir.

47


3.6. Dosya ve Çekmece Etiketleri Dosyaların kutulara yerleştirilmesinde etiketleme yapılır. Dosya kuruluş için hazırlandığında, sol üst kısmına etiket çizgileri basılır. Dosyaların üzerinde muhakkak kağıt etiketler bulunmalıdır. Etiketin en üst kısmına kod numarası konmadan dosyalama işlemi olmaz. Dosyaların bulunmasında etiketin ilk satırındaki bilgiler önem arz eder. Etiket başlıkları aynı yerden başlamalı, birinci kelimeler aynı hizada olmalıdır. Bu durum başlıkların kolay bulunmasını sağlar. Başlık üzerine, isim kelime veya konuları, fihristlenmiş sırasına göre yazılır. Yazının tamamı aynı şekilde yazılır. Noktalama işaretleri normal şekli ile yazılır (A.Ş.) gibi ya da (A Ş) gibi. Bir başlıktan birden fazla isim bulunduğu zaman genellikle blok şekli ile yazılır. İki satırlı başlıklar tek satır aralığı ile birinci satırın üç vuruş içinden başlamalıdır. Etiketler yazı makinesinde yada bilgisayarda yazılırken zımbalı yerinden çıkarmadan makineye takmak gerekir. Gereği kadar hazırladıktan sonra ilgili yerinden kopartılır ve başlık çıkıntısı üzerine yapıştırılır. Çekmece etiketleri hazırlanırken içindekini tam olarak gösterecek şekilde olmalıdır. Her çekmece gözü üzerinde mutlaka başlık olmalıdır. Çekmece etiketinde bir isim, rakam, sayı veya yılı gösteren sayılar bulunabilir. Dubleks başlıklı çekmece etiketleri son dosyanın ya da son kartın adını değil, oraya kadar olan son kısmın başlığını taşır. Dubleks başlıklı etiketler çekmecelerde dosyalama ve bulmayı kolaylaştırır, zaman kaybını önler. Etiketin hazırlanmasında dikkate edilecek noktalar a) Dosya çekmece üzerinde çok geniş yer kapla-mamalı b) Etiket çok kalabalık olmamalı, gözler arasında eşit olarak çalışabilme düşünülmemeli c) Dosya başlıkları görünebilecek şekilde yerleştiril-meli d) Başlıklar dosyalar üzerinde fazla yükseltilmemeli e) Etiketlerin yazılışında standart kurallar kullanıl-malı Her dosya çekmecesinin alfabetik veya nümerik kısım etiketine o kısımla ilgili dosya konulmalıdır. Aramada kolaylık sağlamak için en alt çekmeceleri pasif dosyalara ayırmalıdır

48


6. Kartlar ve kartların kullanımı Kartlar üzerine basit bilgiler kurum isimleri üretim fiyatları, adresler, kişi isimleri gibi kayıtlar bulunur. Genel olarak bankalarda, okullarda, hastanelerde, doktor muayenehanelerinde, kütüphanelerde ve özel sektörde kartlar üzerine kayıt yapılabilir. Sekreter kartlar üzerine kayıtlar yaparak bunları masalarında ve el altında bulundururlar. Kartlar müşteri bilgileri gibi yeni kayıtlarda ve referans için hazırlanır. Bilgilerin kartlara işlenmesirin faydaları a. Her kart üzerinde bir not olacağından bunları az yere sıkıştırmak imkan dahilindedir. b. Eski bilgileri yenileriyle değiştirmek kolaydır. c. Kart bilgilerini müşterinin adına ya da hesap numarasına göre değiştirebiliriz d. Kartlar üzerine özel makinelerle yeni bilgiler eklemek ve düzeltme yapmak mümkündür. Kartlar kullanıldıkları yerlere göre isim alırlar. Buna göre kartlar; a. Adres kartları b. Bilgi kartları c. Bibliyografya kartları d. Hesap raporu veya özeti e. Kurumlarda çalışanlara düzenlenen sicil kartları Kartlara kolay ulaşmak için kartların belli bir düzene göre sıralanması gerekir. Bunlardan biri dikey dosyalamadır. Dikey dosyalamada müşteri isimlerini kartlara yazılması pratik bir işlemdir. Bu yöntemde kartlar bir kenarı üzerine dikey sıralanırlar. Kartlar açık kutulara aralarına rehber konarak sıralanırlar. Kullanılan kartların standart boyu 12,5x7,5 cm ebatlı küçük kartlar yanında, kullanılacakları yer ve bilgiye göre farklı boyutlarda olabilirler. Konu kartlarına verilecek bir örnekte stok kartlarıdır. Burada her kart bir konunun şahsi dosyası yerindedir ve adını taşıdığı başlıkla ilgili bütün bilgiler üzerindedir. Kartların stok konularına göre tasnifi gayet kolaydır. Değişik tipte bilgi ve özetleri içine alan kartların dikey dosyalanmasından her birinde aşağıdaki sinyallerden bir veya daha fazlasını görmek mümkündür. a. Rehber başlıkları boş ise, başlık kayıtları farklı renklerde kaydedilerek farklı bilgi grupları rahatlıkla fark edilebilir. b. Değişik renklerde kartlar kullanılabilir. c. Bazı kartlarda önceden basılmış semboller olabilir. Dosya memuru bunlardan dosyalayacağı materyale en uygun olanını seçer diğerlerini keser.

49


Diğer bir kart dosyalama sistemi de Görünür Kart Dosyalama sistemidir. Bu sistemde kartlar kenarlarında bulunan yerlere göre tespit edilmişlerdir. Üzerindeki isimler yerlerinden çıkarılmadığı için de görünür ismi almışlardır. Bu sistemin çoğunda ayrı rehberlere ihtiyaç yoktur. Çünkü her kartın kısmen görülen yerleri de onlara rehberlik yapmaktadır. Kartların kullanıldığı alanların başında dosya isteme ve dosya transferidir. Dosya İsteme-Dosya Transferi ve Hatırlatma Kartı, bir dosyayı görmek ve üzerinde işlem yapmak isteyenler 7,5 x 10 cm boyutlarındaki “Dosya İsteme Fişi”ni doldurarak dosya memuruna verir. Dosya memuru bu fişe dayanarak dosyayı ilgiliye verir. Dosya geri geldiğinde fiş ilgiliye iade edilir. Böylece zimmet işi pratik olarak yapılır. Dosya geri geldiğinde dosya memuru her dosya verilişiyle ilgili birimler için ayrı ayrı tutacağı bir “Dosya İzleme Listesi”ne işler. Bu durumda yapılması gereken diğer bir iş bir hatırlatma kartı doldurmaktır.

DOSYA İZLEME Lİ LİSTESİ STESİ Dosyanın Verildiği Ünitenin Adı: ………………………………………….. Verildiği Tarih

Dosya No.

Dosyanın İşlem İçin Verildiği Personelin Adı ve Soyadı

Konusu (Özeti)

Resim 3.5:Dosya izleme listesi

Dosya etiketi ile kutu etiketi üzerindeki bilgi, karta geçirilir. Kartlar masada veya çekmecede bulunur. Dosya izleme listesi birimler esas alınarak düzenlenir. Hatırlatma kartı ise, boyu dosyanın boyundan yüksek olduğu için bir bakışta aranan dosyanın yerinde olup olmadığını gösterir. Bir dosyanın incelenmesi bitirildiğinde, bir başkasına transfer edilebilir. Bu durumda kime havale edileceğinin dosya memuruna bildirilmesi gerekir. Böylece dosyanın zimmeti transfer edilene geçmiş olur. Bu amaçla “Dosya Transfer Fişi” kullanılır.

50


DOSYA TRANSFER FİŞİ Dosyanin Adı ve Numarası: Dosyayı Transfer Edenin Birimi Adı ve Soyadı: Dosyanın Verildiği Birim ve Alanın Adı Soyadı: Transfer Tarihi ve İmza İmza …./…/…….. Dosya memuru transfer fişini alınca gerek dosya izleme listesini, gerek hatırlatma kartı üzerindeki zimmet kaydını dosyanın transfer edildiği kişinin adına göre değiştirir. Dosyaların, içindeki evrak arandığı zaman çabucak bulunamaması halinde fazla bir değer taşımayacağı tabiidir. Bürodaki her kişi hangi isim altında dosyalar açacağını kararlaştırırsa, ihtiyaç anında kaldırdığı bir yazıyı ancak kendisi bulabilir.

HATIRLATMA KARTI DOSYANIN Numarası

Adı

Verildiği birim ya da kişi

Verildiği Tarih

Resim 3.6:Dosya hatırlatma kartı

3.7. İndeks (Fihrist) Tanımı ve Türleri Aranılan bir kelimenin veya konunun dosyalardan daha rahat ve kolay için önceden hazırlanan bir işlemdir. Oluşturulan dosyalar ile fihrist yani indeks arasında uyum olmalıdır. Fihristte belirtilen bir isim, gösterilen dosya da bulunabilmelidir. Kütüphanelerdeki katologlar, bu sisteme göre hazırlanmıştır.

51


Herkesin evindeki telefon rehberleri de bu kapsamda düşünülebilir. Bazı kitapların son taraflarında oluşturulan indekslerde, aranılan konunun kitap içerisinde bulunması açısından önem arzetmektedir. Ancak konumuz gereği dosya takibi ve arşivlemesi için aranılan dosyaların bulunması amacıyla indeks oluşumlarına dikkat edeceğiz. Evrakın aranması, bulunması söz konusu olunca onu arayan bir başka kişinin da bulabilmesi için “Standart Fihristleme Kuralları”na ihtiyaç vardır. Bu kurallar her gün yüzlerce farklı yolla kullanılmaktadır. Telefon rehberi veya kütüphanelerdeki fiş katalogu karıştırıldığında; eldeki adresle bir bina veya daire arandığı zaman standart fihristleme kurallarından ve buna ait bilgilerden faydalanıldığı ve çabucak bulunduğu bir gerçektir. İş hayatında ise, bu bilgi sadece bir kolaylık değil, mutlak bir zarurettir. İster bir müessesenin organizatörü, bir büronun amiri, bir kitapçı, bir stenograf veya bir memur olsun hepsi hepsi de fihristleme kurallarına günlük hayatta türlü yollarla kullanmaktadırlar. Standart klavyeyi öğrenmiş bir daktilograf, aynı klavyeyi taşıyan her makinede yazı yazar. Bunun gibi, temel fihristleme kurallarını iyi bilen bir dosya memuru da standart esasları takip ederek, kayıtları kolayca dosyalayabilir veya aradığı evrakı kolayca bulup çıkarabilir. Dosyalanacak evrakın hangi isim altında saklanacağının tespitine veya başlığın seçilmesine “fihristleme” denir. Başlık belirlendiği zaman ismin ünitelerinin de belirlenmesi gerekir. Babur Balcı ismi fihristlendiği zaman, fihristleme; ismin Balcı adlı dosyaya ait olduğunu ve aynı zamanda bu dosyanın (B) başlığını taşıyan rehberin arkasında bulunduğunu gösterir. Diğer taraftan, R.Sami Mert isminin ünitelerine bakarak bunun, Rıza Sami Mert isminden önce yer alacağı da tespit edilir. Fihristleme, isimlerin dosyalardaki gerçek yerini alması için önceden gösterilen zihni faaliyet olarak da açıklanabilir.

3.7.1. Şahıs İsimleri İsim ile soyad bir virgülle ayrılır ve soyad baş tarafa yazılır. Örneğin, Çaprak, Sadrettin; Kutucularoğlu, Sabri; Durmuş, Hilmi; Aydın, Hüseyin vb. Şekil:3.1.’de tablolaştıracak olursak,

52


İsim

Fihrist Sırası

Hüseyin Aydın

Aydın, Hüseyin

Sadrettin Çaprak

Çaprak, Sadrettin

Hilmi Durmuş

Durmuş, Hilmi

Sabri Kutucularoğlu

Kutucularoğlu, Sabri Şekil 3.7: Şahıs isimleri fihristi

Bir şahıs isminde birden fazla ad bulunabilir. Ziya Yağmur Torun isminde, sonuncusu (Tosun) soyadı, Ziya öz ad, Yağmur da göbek adı veya küçük ad’dır. Ender olarak ad yanında birden fazla ad’a rastlanır. Şahıslar bazen göbek adlarını öz adlarını yerine de kullanırlar.

3.7.2. Alfabetik Sıra Fihristleme kuralları geniş olarak isimlerin alfabetik harf sırasına dayanır. Örneğin; Babur, Ayhan, Turhan isimleri alfabetik sıra dizildiğinde; önce İlk harfi (A) ile başlayan Ayhan, sonra (B) ile Başlayan Babur, daha sonra (T) ile başlayan Turhan gelecektir. Bu alfabetik sırada Baki de Babur’u takip eder.Çünkü (b) harfi (k) harfinden önce gelir. Adların alfabetik sıralanmasından oluşur. Aynı isme sahip olunması hâlinde üçüncü ünite dikkate alınır. Yani üçüncü isim var ise bu baz alınır. Şekil 3.2’de tabloda örnek bir fihrist yer almaktadır.

Fihrist Sıralaması İsim

Ünite 1

Ünite 2

Hüseyin Aydın

Aydın

Hüseyin

Sadrettin Çaprak

Çaprak

Sadrettin

Hilmi Durmuş

Durmuş

Hilmi

Sabri Kutucularoğlu

Kutucularoğlu

Sabri

İsmail Hakkı Sayın

Sayın

Hakkı

İsmail

İsmail Hikmet Sayın

Sayın

Hikmet

İsmail

Şekil 3.8: Alfabetik sıra fihristi

53

Ünite 3


Bir şahıs ya da organizasyonun kanuni adının herbir parçası fihristlemede bir ünite veya fihrist bölümü olarak dikkate alınır. Örneğin; M.Kemal Atatürk üç ünitelidir Akerler Ltd.Ş. Üç üniteli bir ticari isimdir

3.7.3. İsmin İlk Harfi ve Soyadı veya Yalnız Soyadı Soyad ile kullanılan isim veya ismin ilk harfi baş tarafa yazılır. Fihrist oluşturulurken Şekil3.3’de olduğu gibi işlem yapılır. Fihrist Sıralaması İsim

Ünite 1

Çaprak

Çaprak

A. Çaprak

Çaprak

A.

Ahmet Çaprak

Çaprak

Ahmet

Çaprak

K.

K.A. Çaprak

Ünite 2

Ünite 3

A.

Şekil 3.9: İsmin ilk harfi ve soyadı veya yalnız soyadı fihristi

3.7.4. Birleşik İsimler Birleşik kelimeler indekslemede tek ünite olarak dikkate alınır. Yabancı isimlerde de birleşik isimler tek ünite sayılır. Şekil3.4’te örnek uygulama yer almaktadır. İsim

Ünite 1

Ünite 2

Ünite 3

Mustafa Kemal Atatürk

Atatürk

Mustafa

Kemal

Mehmet Akif Ersoy

Ersoy

Akif

Mehmet

Fatih Sultan Mehmet

Mehmet

Fatih

Sultan

Şekil 3.10:Birleşik isimler fihristi

54


3.7.5. Yabancı İsimler İndeksi Yabancı isimlerin önlerinde yer alan çeşitli ekler ismin parçası gibi düşünülür. “Mc, Mac, Des, Del De” gibi ekler isim gibi alfabe sırasına dahil edilir. Şekil3.5’te örnek uygulama yer almaktadır. İsim

Ünite 1

Ünite 2

George De Lasalle

De Lasalle

George

Condoleezza Rice

Rice

Condoleeza

Frank-Walter Steinmeter

Steinmeter

Frank-Walter

Jack Straw

Straw

Jack

Boris S. Tarasyuk

Tarasyuk

Boris

Hans Von Schimmel

Von Schimmel

Hans

Ünite 3

S.

Şekil 3.11: Yabancı isimler indeks

3.7.6. Şirket İsimleri Şirketlerin ticaret ünvanlarında yer alan ismin her bir parçası indeksleme de ayrı ayrı ele alınır. Örneğin şekil3.6’ta gösterilmektedir. İsim

Ünite 1

Ünite 2

İsmail Taşçıoğlu

Taşçıoğlu Baba

İsmail

Hacı Baba

Ünite 3

Hacı İmamoğlu

İmamoğlu Ltd. Şti.

Limited

Şirketi Ortakları

K. Çaprak ve Ortakları

Çaprak

K.

Sönmez Üçok

Üçok

Sönmez Şekil 3.12: Şirket isimleri

55


Örnek: İsimler

Doğru Fihrist Sırası (DFS) Ünite1 Ünite2 Ünite3

Aral Şarap Fabrikaları Arat Bakır Ticarethanesi Arın Büsküvileri Aykul Kundura Mağzası Ege Kollektif Şirketi

Aral Arat Arın Aykul Ege

Şarap Fabrikaları Bakır Ticarethanesi Büsküvileri -------Kundura Mağazası Kollektif Şirketi

Şekil 3.13: Şirket isimlerinin değişik şekilde fihristlenmesi

Tanınmış isimler, indeks sıralamasında herhangi bir değişiklik yapılmaz. Kısaltılmış sözcüklerdeki her bir harf ayrı birer sözcük olarak düşünülür. Birleşik yazılan yer isimleri tek bir ünite olarak düşünülür. Numara ile başlayan isimlerde, numaranın söylenişindeki alfabeler dikkate alınarak, alfabetik sıralama esas alınır. Meslek unvanları sıralamada dikkate alınmaz.

3.8. Ödünç Verme Sistemleri Belirli bir süre sonra geri alınmak üzere bilgelerin veya kitapların verilmesini ifade eder. Bu tip bir uygulamaya kütüphanelerde rastlamak mümkündür. Üyelerine en güzel şekilde hizmet vermeyi amaçlayan kurum veya kuruluşlar, belirli şartları yerine getirenlere istenilen belgi ve belgeleri verebilmektedir. Ödünç verme işlemi, alan kişi veya kuruluşa da ödevler getirmektedir. İhtiyaç duyulduğunda arşivlenen belge ve dokümanlar arşivden istenebilir. Arşivlerde saklanan her tür belge ve malzeme prosedüre göre verilir. Arşiv malzemesi istek formları düzenlenerek gerekli belge ve malzeme verilir. Bu formlar daha sonra kayıt defterine geçirilir. Bu defterlerin yanında arşiv hatırlatma kartları tutulması da yararlıdır.

56


Kartlar Üzerine Fihristlenmiş Şekilde Yazılı DFS ile kartlar Koç Burroughs Ticaret A.Ş.

Gök Koll.Ş.

6

Kavala, Mehmet

Yalı Cad.Eski Han1/5 Göktepe, İzmit

9

Gök, Tahsin (ve) Ort.Ltd.Ş.

3

Gök Koll.Ş. Ayten Kumaş Mağazası

10 2

Aşır Efendi Lokantası

5

Apaydın Kuru Temizleme

7

AEG Buzdolabı Tamir Servisi

12

AB Dick Ofset Teksir Makineleri AA Oto Radyo

1 4

Şekil 3.14: Dosya kartlarının fihristlenmiş hali

3.9. Arşivin Korunması Arşiv malzemelerinin nerede ve hangi şartlarda korunacağı, arşiv ortamının nem ve sıcaklığının yanında, yangın ve sel gibi tabi felaketlere karşı korunmasına dikkat edilmelidir.      

Arşiv orrtamının genelde işe yaramayan bodrum ve tavan araları gibi yerlerden seçilmesi doğru değildir. Arşiv ortamlarının 10-15 derece sıcaklıkta yerler olmasına dikkat edilmelidir. Arşivde korunacak malzemenin tozdan korunma-sına da özel bir önem verilmelidir. Arşivlerin yangın ve hırsızlık ihtimaline karşı da, çok iyi korunması gerekir. Çünkü belgeler değerlidir ve değerli oldukları için arşivlenmektedir. Yangına karşı en güvensiz dolaplar ağaç dolaplardır. Çelik dolaplarda yangına karşı ancak belirli bir süre dayanabilirler. Bu nedenle yangına en dayanıklı dolaplar seçilmelidir. Dolapların hırsızlığa karşı korunmaları çok zordur.

Bütün bunlar göz önünde bulundurularak, özellikle önemli belgeler çelik kasalar içinde saklanabilir veya birer kopyaları alınıp yedeklenerek ayrı yerlerde korunabilir. Ancak; 

Harita, plan ve projeler gibi katlanmadan yatay olarak saklanması gereken arşiv malzemeleri için, özel gözleri olan çelik dolaplar kullanılmalıdır.

57


Fotoğraf, resim, ses bantları, plaklar, damgalar ve mühürler gibi arşiv malzemeleri ise, çeşitli fiziksel faktörlere dayanıklı kasalar içinde korunmalıdır.

İhtiyaç duyulduğunda arşivlenen belge ve dokümanlar arşivden istenebilir.

Arşivlerde saklanan her tür belge ve malzeme prosedüre göre verilmelidir.

Arşiv malzemesi istek formları düzenlenerek gerekli belge ve malzeme verilir. Bu formlar daha sonra kayıt defterine geçirilir. Bu defterlerin yanında arşiv hatırlatma kartları tutulması da yararlıdır. ARŞİV MALZEMESİ İSTEK FORMU

Arşiv Dosya ve Kod Numarası: İsteyenin Bağlı Olduğu Birimin Adı: Arşiv Dosyasının Konusu: İsteyenin Adı, Soyadı ve İmzası: Arşiv Malzemesinin Alındığı Tarih:

……../……../200…

Arşiv Malzemesinin İade Edileceği Tarih:

……../……../200…

58


UYGULAMAFAALİYETİ FAALİYETİ UYGULAMA İşlem Basamakları

Öneriler

 Şirkette dosyaların saklanacağı yeri  Arşivlenecek yerin temiz ve arşivleme belirleyiniz. işlemine müsait durumda olmasına dikkat ediniz.  Faaliyetteki kurallara dikkat ediniz.  Saklanması gereken diğer malzemeleri  Bilgisayar ve diğer makine çıktıları için saklayacağınız yeri belirleyiniz. özel bir yer belirlemelisiniz.  Saklanacak belge ve konularına göre ayırınız.

 Saklanacak belge fihristleyiniz.

ve

 Saklanacak malzeme etiketleyiniz.    

malzemeleri  Gizlilik önemine göre sıralamanızı yapınız.  Gizli ve gizli olmayan malzeme ve belgeleri kendi arasında tekrar gruplandırınız. malzemeleri  Ayırdığınız belge ve malzemeler için liste oluşturunuz.

belgeleri  Etiketleriniz sizin rahat şekilde hatırlayıp görebileceğiniz türden olmalı  Etiket listenizi çekmecenizde saklayınız. Etiketleri malzeme ve dosyalara  Etiketlerinizin yapışkanlı olmasına yapıştırınız. dikkat ediniz. Dosya ve kolilerinizi kapatarak, ilgili  Dosya ve kolilerin etiketlerini birime yerleştiriniz. görebileceğiniz şekilde yerleştirme işlemini yapınız. Arşivden alınacak malzeme ve dosya  Dosyaya arşiv istek fişini takınız. için ayrı bir belge dosyası tutunuz. Zaman zaman arşivde saklanma süresi  Bilgi ve dökümanları bir daha geçmiş malzeme ve dosyaları imha kullanılamayacak şekilde imha etmeniz ediniz. gerekir. ve

59


ÖLÇMEVE VEDEĞERLENDİRME DEĞERLENDİRME ÖLÇME A. OBJEKTİF TESTLER (ÖLÇME SORULARI) Aşağıdaki soruların cevaplarını doğru (D) ve yanlış (Y) olarak değerlendiriniz. 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7.

8. 9. 10.

Arşivleme, muhafazası zorunlu olan evrak ve belgelerin bir düzen içerisinde korunup saklanması işlemidir. ( ) Arşivlemede, belge akışı sadece üst makamlardan alt makamlara doğrudur. ( ) Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı, fotograf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb her türlü bilgi kaynağıdır. ( ) Bono, çek, poliçe gibi kambiyo senetleri “gizli belgeler” sınıflandırması içinde yer almaktadır. ( ) Devletin haklarını bilmesi, bir konu hakkında bilgi sahibi olma ve düzenlemeler yapmayı, örf ve âdetleri, ahlak ve sosyal normlar hakkında bilgilenmeyi de sağlayan arşivler, devleti devlet yapan olmazsa olmazlar arasındadır. ( ) Birim arşivleri, merkez arşivlerinden farklı olarak merkez kurum veya kuruluşta oluşturulur. ( ) Fihrist oluşturma, aranılan bir kelimenin veya konunun dosyalardan daha rahat ve kolay bulabilmek için önceden hazırlanan bir işlemdir. Oluşturulan dosyalar ile fihrist yani indeks arasında uyum olmalıdır. ( ) Dosyalama sistemi, belirli bir süre sonra geri alınmak üzere bilgelerin veya kitapların verilmesini ifade eder. ( ) Tanınmış isimler, indeks sıralamasında değişiklik yapılır. ( ) Yasal süresini dolduran evrak ve belgelerin arşivde bulunması zorunlu değildir.( )

Objektif testlere ilişkin cevap anahtarları, modülün sonunda yer almaktadır. Cevaplarınızı kontrol etmek için cevap anahtarının yer aldığı kısmı açınız.

DEĞERLENDİRME Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınızı belirleyerek kendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt yaşadığınız sorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrar inceleyiniz. Tüm sorulara doğru cevap verdiyseniz modül değerlendirmeye geçiniz.

60


B. UYGULAMALI TEST

3

Değerlendirme Ölçütleri Arşivleme Yapmak Sektör tanımlamaları ve sınıflandırmasını kavradınız mı? Örgüt Yapısını anlayabildiniz mi? Belge Türleri Resmi belgeleri kavradınız mı?

4 5 6 7

Ticari belgeleri algılayabildiniz mi? Gizli belgeleri kavradınız mı? Gizli belgeleri anladınız mı? Kıymetli belgeleri kavradınız mı?

8 9

Arşiv Tanımı ve Çeşitleri Arşivlemenin anlamını ve amacını kavradınız mı? Birim arşivlerinin işlevini anladınız mı?

1 2

Evet

Hayır

10 Kurum arşivlerinin amaçlarını kavradınız mı? 11 Özel arşivler hakkında bilgi sahibi olabildiniz mi? 12 Mikrofilmler hakkında bilgi edindiniz mi? 13 Bilgisayar arşivlerini kavradınız mı? İndeks Tanımı ve Türleri 14 Şahıs isimleri ile indeks oluşturmayı kavradınız mı? 15 Alfabetik sıra ile indeks oluşturmayı anladınız mı? 16 İsmin ilk harfi ve soyadı veya yalnız soya da göre indeks oluşturmayı kavradınız mı? 17 Birleşik isimlere göre indeks oluşturmayı kavradınız mı? 18 Yabancı isimlere göre indeks oluşturma işlemini algıladınız mı? 19 Şirket isimlerine göre indeks oluşturmayı kavradınız mı? Ödünç Verme ve İmha Yöntemleri 20 Ödünç verme sistemini anladınız mı? 21 İmha yöntemlerini kavradınız mı?

DEĞERLENDİRME Yapılan değerlendirme sonunda “Hayır” şeklindeki cevaplarınızı bir daha gözden geçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyorsanız öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Cevaplarınızın tamamı “Evet “ ise bir sonraki faaliyete geçiniz

61


MODÜL DEĞERLENDİRME MODÜL DEĞERLENDİRME A. OBJEKTİF TESTLER (ÖLÇME SORULARI) Aşağıdaki soruların cevaplarını doğru (D) ve yanlış (Y) olarak değerlendiriniz. 1.

2.

3.

4. 5.

6. 7. 8. 9.

10.

Gelen ve giden evrak defterlerine ilk kayıt 1 Ocak itibariyle yapılır ve sıra numarası 1 (bir) verilir. Son kayıt ise 31 Aralık mesai bitimine kadardır. Ertesi mali yıl için tekrar bu işleme devam edilir. ( ) İadeli taahhütlü, postaya kayıtlı olarak verilen gönderiye iliştirilen alma haberi kartının, gönderinin teslimi sırasında alıcısına imzalattırılarak, göndericisine iade edilmesi suretiyle gönderinin kime teslim edildiğinin bildirilmesi hizmetidir. ( ) Acele Posta Servisi, alıcısına en çabuk teslim edilmesini istediğiniz gönderiler için kurulmuş, özel ücrete tabi bir posta servisi olup, bu servisten yararlanılarak gönderilen maddelere de acele posta gönderisi kısaca “APG” denilmektedir. ( ) Her şeyin yerli yerinde olması, işletme yönetimi değişse dahi ihtiyaç duyulan belgelere ulaşmada kolaylık sağlamaz. ( ) Fihrist oluştururken değişik kıstaslar baz alınabilir. Kişilerin isimleri, alfabetik sıralama, şirket isimleri, yer isimleri, adresler vb. ölçütlere göre indeks oluşturalabilir. ( ) Gün, ay ve yıl gibi zaman dilimleri ölçü alınarak aynı gün, ay ve yıla ait olanlar bir arada dosyalanır. ( ) Karma sistemi, işletme yönetiminin eline birden fazla veri girişi sağlayacaktır. ABC işletmesi örneğindeki bilgiler. ( ) Sanal dosyalama işlemi, konu adları baz alınarak oluşturulması işlemidir. ( ) Devletin haklarını bilmesi, bir konu hakkında bilgi sahibi olma ve düzenlemeler yapmayı, örf ve âdetleri, ahlak ve sosyal normlar hakkında bilgilenmeyi de sağlayan arşivler, devleti devlet yapan olmazsa olmazlar arasındadır. ( ) Yasal süresini dolduran evrak ve belgelerin arşivde bulunması zorunlu değildir. ( )

Objektif testlere ilişkin cevap anahtarları, modülün sonunda yer almaktadır. Cevaplarınızı kontrol etmek için cevap anahtarının yer aldığı kısmı açınız.

DEĞERLENDİRME Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınızı belirleyerek kendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevap verdiğiniz ya da cevap verirken tereddüt yaşadığınız sorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrar inceleyiniz.

62


B. EVRAK TAKİP BULMACASI Soldan Sağa 1. Kurum dışına gönderilen belgelerin kaydedildiği defterin adı; alıcı tarafından mektup veya gönderinin alındığını gösterir, posta gönderisi 2. Ermiş kişi; Nispet 3. Üretim (Tersi); Ses, savt (tersi); güçlü, kuvvetli 4. Bir uygarlık adı; Arapçada ben; bir Türk topluluğu 5. Kınık, sözcüğünün son iki harfi; bir uygarlık; Salı kelimesinin son iki harfi 6. Belge; sıla sözcüğünün ilk iki harfi; eziyet; isim. 7. Israrla aynı şeyi isteme, direnme; asker, nefer; çocuk doğum hemşiresi. 8. Rehberlik Eğitimi’nin baş harfleri; dosya ve evrak kelimlerinin baş harfleri 9. APS’nin açılımı 10. Mektup, tebrik vb postaları dağıtan resmi görevli memur; bir uygarlık. 11. Sanayi Odası’nın baş harfleri. 12. Medine müslümanlarına verilen ad; bir cetvel. 13. Lakap 14. Bir posta gönderme yöntemi; bir uzvumuz. 15. Genişlik; Anadolu ajansı; yüce, büyük. 16. Borca konu olan şey; manyetik veri sözcüğünün ilk harfleri; bir azamız. 17. Düzen, nizam; merkez arşivinin baş harfleri. 18. Yemek; ilave. 19. Bir meyve; bir soru; resmi evrak kelimelerinin baş harfleri. 20. Gönderilen evrakın kaydedildiği defter.

Yukardan Aşağıya A. Gelen belgelerin kaydedildiği defter. B. Gelir; ece kelimesinin ilk iki harfi. C. Anmaktan emir; merkezi işlem kelimelerinin ilk harfleri. Ç. Çayın olduğunu gösterir; Rize’nin ilk iki harfi; internet ortamında gönderilen posta; bir gıda; çalgı aleti. D. Kayıt kelimesinin ilk harfleri; “evrak sistemi” baş hafleri; sahip olma; E. Hatıra; posta işletmesinin kısaltması; boy post (tersi). F. Fihrist; “Ofis Arşivleme” kelimelerinin baş harfleri; lezzet; hane, daire. G. Bilgisayarda bir komut; vücut azalarının eklendiği yer. H. Belgeler içine konulur; “muntazam” ilk harfleri; belgelerin saklandığı yer (tersi). I. Asker; yer bulmak için verilen tarif (tersi); uzaklık belirtir; ilave. İ. Uzaklık belirtir; sofrada kullanılan bir baharat; duraklama; seçme. J. Başkentimiz; özel posta gönderisi. K. Binek hayvanı; sevgili. L. Para gönderme; bir bağlaç. M. Büyük parça; seçkin, önemli. N. Ekmeğin yapıldığı gıda maddesi; Avrupa birliğinin kısaltması; bir nota. O. Gönderilen postaya verilen ad.

63


A

B

C

Ç

D

E

F

G

H

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

64

I

İ

J

K

L

M

N O


C. MODÜL UYGULAMALI TEST Değerlendirme Ölçütleri 1 2

Evrakın Kaydı Gelen evrakın hangi deftere, nasıl kaydedildiğini kavradınız mı? Giden evrakın hangi deftere, nasıl kaydedildiğini kavradınız mı?

11

Evrakın Postalanması Normal postalama yöntemini hangi hâllerde uygulanır? kavradınız mı? Taahhütlü postalama yöntemi öğrendiniz mi? İadeli taahhütlü ile taahhütlü posta yöntemlerinin farkını algıladınız mı? Özel ulak (ekspres) yöntemini kullanabilir misiniz? Postrestant havale gönderisini yapabilir misiniz? APS hangi hâllerde uygulanır, anladınız mı? Basılı kâğıt gönderme, işlemini kavradınız mı? Değer konulmuş mektupları gönderme, yöntemini uygulayabilir misiniz? E Posta yöntemiyle posta gönderebilir misiniz.

12 13

Dosyalama Dosyalamanın anlamı ve amacını kavradınız mı? Dosyalamanın kurum açısından önemini kavradınız mı?

3 4 5 6 7 8 9 10

14

Dosyalanacak belgelerin neler olduğunu anladınız mı? Kuruma dışardan gelen belgeleri öğrendiniz mi?

15 16

Kurumun dışarıya gönderdiği belgeleri algıladınız mı? Kurumun faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgeleri kavradınız mı?

17 18

Dosyalama Süreci Dosya açma işlemini anladınız mı? Fihrist (indeks) oluşturma işlemini kavradınız mı?

19 20 21

Kodlama ve kod sistemi oluşturma işlemini öğrendiniz mi? Çapraz başvuru sisteminin ne işe yaradığını anladınız mı? Evrak gruplandırma ve sınıflandırma işlemini kavradınız mı?

22

Dosyalama sistemini saptama işlemini kavradınız mı?

23 24

Dosyalama Türleri Alfabetik dosyalama işlemini öğrendiniz mi? Sayısal dosyalama çeşidini kavradınız mı?

65

Evet

Hayır


25

Coğrafi dosyalama çeşidi hakkında bilgilendiniz mi?

26 27 28 29

Kronolojik dosyalama işlemini kavradınız mı? Karma dosyalamayı öğrendiniz mi? Sanal dosyalama işlemini kavradınız mı? Konularına göre dosyalama işlemini öğrendiniz mi?

30 31

Arşivleme Yapmak Sektör tanımlamaları ve sınıflandırmasını kavradınız mı? Örgüt yapısını anlayabildiniz mi?

32

Belge Türleri Resmi belgeleri kavradınız mı?

33 34

Ticari belgeleri algılayabildiniz mi? Gizli belgeleri kavradınız mı?

35

Gizli belgeleri anladınız mı?

36

Kıymetli belgeleri kavradınız mı?

37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

Arşiv Tanımı ve Çeşitleri Arşivlemenin anlamını ve amacını kavradınız mı? Birim arşivlerinin işlevini anladınız mı? Kurum arşivlerinin amaçlarını kavradınız mı? Özel arşivler hakkında bilgi sahibi olabildiniz mi? Mikrofilmler hakkında bilgi edindiniz mi? Bilgisayar arşivlerini kavradınız mı? İndeks Tanımı ve Türleri Şahıs isimleri ile indeks oluşturmayı kavradınız mı? Alfabetik sıra ile indeks oluşturmayı anladınız mı? İsmin ilk harfi ve soyadı veya yalnız soya da göre indeks oluşturmayı kavradınız mı? Birleşik isimlere göre indeks oluşturmayı kavradınız mı? Yabancı isimlere göre indeks oluşturma işlemini algıladınız mı? Şirket isimlerine göre indeks oluşturmayı kavradınız mı? Ödünç Verme ve İmha Yöntemleri Ödünç verme sistemini anladınız mı? İmha yöntemlerini kavradınız mı?

DEĞERLENDİRME Yapılan değerlendirme sonunda “Hayır” cevaplarınızı bir daha gözden geçiriniz. Kendinizi yeterli görmüyorsanız öğrenme faaliyetlerini tekrarlayınız. Modülü tamamladınız, tebrik ederiz. Öğretmeniniz size çeşitli ölçme araçları uygulayacaktır. Öğretmeninizle iletişime geçiniz.

66


CEVAP ANAHTARLARI CEVAP ANAHTARLARI ÖĞRENME FAALİYETİ-1 CEVAP ANAHTARI Soru

Cevap D Y D D Y D D D D Y Y

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

ÖĞRENME FAALİYETİ-2 CEVAP ANAHTARI Soru 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Cevap D Y D D Y D D D Y Y

ÖĞRENME FAALİYETİ-3 CEVAP ANAHTARI Soru 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Cevap D Y D Y D Y D Y Y D

67


MODÜL DEĞERLENDİRME CEVAP ANAHTARI Soru 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Cevap D D D Y D Y D Y Y D

68


BULMACANIN ÇÖZÜMÜ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

A G E L E N E V R A K D E F T E R İ

G

B İ R A T

C D E M İ

V

R İ

E C

N A N

E P O S T A

Ç E N İ

D N

E K A N A L O A

N

E T

H A D İ

M İ

U D

Z E

K A E S

E

A N I

N

G A E

P T T T Ü M A D N E

H D O S Y A

İ

T

R H A İ Z

F İ N D E K S

E O A T A T

E S C E K L E M

M A E V

R

69

T I K M Ü

I E R

S E R D A

T U Z E S S

E K

J A N K A R A

E

E L E M E

Ö Z E L U L A K

D

E

T A U

V İ Ş R A

İ T A

K A A T

Y A R

F

L H A V A L E

M H

N Ü N

İ R İ

V E

E L İ T

T

E

A B S İ

R

O T G Ö N D E R İ

İ


KAYNAKÇA KAYNAKÇA 

A.Fikret AR, “Dosyalama-Arşiv Resmi Yazışma Rapor Yazma Teknikleri”, İkinci Baskı, TODAİE Yayınları, Ankara, 1989.

Yrd.Doç.Dr. Mehmet ALTINÖZ, “Dosyalama Ve Arşivleme Teknikleri”, Ankara

Öğr.Gör.Kemal ERGÜN, “Ticaret Ve Turizm Eğitim Fakültesi Ders Notları”, Ankara 1989-1993

ÇAPRAK Sadrettin, Yayımlanmamış Ders Notları

CAN Ayfer, Yayımlanmamış Ders Notları

YILMAZ Şule, Dosyalama Teknikleri, Hayat Yayınları, İstanbul 2004.

Milli Eğitim Bakanlığı: www.meb.gov.tr

İnternet

Üniversite Kütüphaneleri

70


Microsoft Word - Evrak Takip