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ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS INGENIERIA FINANCIERA Y COMERCIO EXTERIOR TEMA: PROJECT: CONSIDERACIONES GENERALES INFORMATICA APLICADA III ING.RICHARD CAIZA INTEGRANTES: MERY GAIBOR MONSERRATH GUEVARA

CONSIDERACIONES GENERALES


FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS •

Fundamentos de la gerencia de proyectos Brinda a los participantes los fundamentos de las prácticas y conocimientos de la gerencia de proyectos revisándose los cinco procesos del PMI: Iniciación, planificación, ejecución control y cierre. Se presentan los diferentes aspectos relacionados a las áreas de conocimiento como son la integración, alcance, costo, tiempo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo y abastecimiento cubriendo los aspectos contenidos en el PMBOK y considerando las mejores prácticas en la administración de proyectos.

Herramientas de gerencia de proyectos Presenta las herramientas para la administración de proyectos. Se desarrollan prácticas haciendo uso de diferentes herramientas software para el planeamiento y control de proyectos con énfasis en el MS Project. Se ejecutan talleres en laboratorio realizando ejercicios y casos prácticos de administración de proyectos.

Técnicas de gestión Ofrece las técnicas necesarias para que el participante pueda realizar presentaciones y exposiciones, gestionar con éxito el tiempo, las comunicaciones, gestión de reuniones, y de esta manera lograr un alto nivel de desempeño personal y de sus colaboradores.

Gestión económica y financiera en los proyectos Proporciona

a

los

participantes

las

herramientas

conceptuales

y

prácticas

de

estructuración y moldeamiento de la información contable y financiera, de los costos en una organización y a partir de allí, de la necesidad de establecer un presupuesto como guía de acción hacia los objetivos de planeación y control.

Evaluación financiera de proyectos Proporciona a los participantes las herramientas y conceptos que les permitan realizar la evaluación financiera para determinar la viabilidad de los proyectos.

METODOLOGÍAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Método De Ruta Crítica (MRC)

Un modelo matemático que calcula la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qué tareas son críticas. Este modelo es el método de programación utilizado fundamentalmente en el software para la administración de proyectos actualmente, incluido Microsoft Project

Durante los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto, creó el sistema de programación PERT (Programme evaluation and review

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INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE technique) que utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT (también llamado diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas.

El método del camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la teoría de los gráficos.

Se denomina "gráfico" a un conjunto de puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos.

Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duración,ste es denominado "camino crítico"

Diagrama De Gantt

En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.

El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y determinación de la secuencia y cronología

A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el más usado

El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo

Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso

Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación así como hacer el seguimiento e imprimir informes.

La Administración de Proyectos La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo.

ELEMENTOS DE PROJECT EMPLEADOS EN PROYECTOS

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Elementos del Proyecto En Microsoft Project los tres elementos que conforman cada proyecto son:

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo. Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

Ámbito : los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos. Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

INTRODUCCIÓN A PROJECT Realizar una buena gestión de un proyecto se trata de un mecanismo fundamental para el logro de

los

objetivos

del

mismo.

Esta

permite

poder

realizar

el seguimiento de los avances de los proyectos, controlar las desviaciones, identificar la mejor repartición

de

recursos

y

tener

un

seguimiento

cuidadoso

de

los costes. Se trata de una herramienta software que facilita la planificación, la gestión y la modificación del desarrollo de un proyecto. Con Microsoft Project como herramienta de gestión de proyectos, se pueden gestionar confidencialmente los proyectos y disponer de tiempo para realizar el trabajo. El uso de una herramienta de apoyo a la gestión de proyectos facilita de forma muy importante el

correcto

seguimiento

del

proyecto,

de

modo

que

resulta

de

gran ayuda para evitar este tipo de situación. Dentro de estas herramientas de apoyo, una de las más conocidas y más demandadas por las empresas es el Ms. Project. Este programa permite, de manera fácil e intuitiva, realizar la gestión del proyecto, tanto a nivel económico como a nivel de tareas y recursos. Posee varias formas de visualizar e introducir la información también llamadas Vistas. Una vista es uno de los distintos formatos en los que se puede introducir información de un proyecto. La vista por omisión (la que aparece cuando se abre por primera vez Microsoft Project) recibe el nombre de Diagrama de Gantt.

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INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE Esta vista incluye la tabla de Gantt a la izquierda para introducir rápidamente la información básica de las tareas, y un diagrama de barras, el diagrama de Gantt, a la derecha Para iniciar Microsoft Project seleccione el botón Inicio de Windows, luego Programas y finalmente Microsoft Project.

1.- Barra de Herramientas: En esta zona se puede apreciar una que está conformada de botones de acceso rápido como Abrir, Guardar e Imprimir, entre otros.

2.- Panel de Actividades: Aquí es donde se debe comenzar a confeccionar la Gantt completando datos tales como “Nombre de la Tarea, Duración, Comienzo, Fin, %completado y Nombre de los recursos”.

3.- Vista Diagrama Gantt: En esta área se muestra en forma gráfica el nombre de los recursos con sus respectivos tiempos asignados en la Gantt.

VISTAS DE PROJECT •

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco.

Estas vistas se dividen en tres categorías generales:

Vistas de hoja: Muestran información de tareas o recursos en un formato de filas y columnas como una hoja de cálculo. Puede usar las vistas de hoja para introducir información de tareas o recursos. Es conveniente utilizar esta vista cuando se desea

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mostrar gran cantidad de información a la vez. Ejemplos: Hoja de Tareas, Hoja de Recursos.

Vistas Gráficas o de Diagrama: Ofrecen presentaciones gráficas de la información del proyecto. Se puede utilizar un gráfico o un diagrama cuando se necesite presentar el cuadro general de la planificación del proyecto. Ejemplos: Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos.

Vistas de Formulario : Muestran información de tareas o recursos en un formato similar al que se hace con lápiz y papel. Contienen la misma información que aparece en las vistas de hoja, pero ayudan a centrar la información de un determinado recurso o tarea.

Se utiliza la vista de formulario cuando se desea examinar información de una tarea o un recurso. Ejemplo: Formulario de tareas, Formulario de recursos.

También se pueden mostrar dos vistas a la vez, generando lo que se denomina una vista combinada. Dentro de Microsoft Project, para determinar el tipo de vista a mostrar, se selecciona la opción Más vistas del menú Ver. Esta opción presenta un cuadro de diálogo donde se encuentran todas las vistas posibles de Microsoft Project.

Existe la posibilidad de seleccionar una de las vistas predefinidas (algunas de ellas son combinadas) o crear una personalizada. El botón Organizador permite modificar la información contenida en el archivo GLOBAL.MPT y que hace referencia a vistas, informes, módulos, formularios, tablas, filtros, calendarios, barras de herramientas, equivalencias, campos y grupos predefinidos.

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Haga clic sobre el botón Cerrar para salir de la ventana de Ayuda y mostrar la ventana de Project

Crear un proyecto nuevo :

Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificar únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas.

Los proyectos se suelen programar de este modo. Al introducir información relativa al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la fecha más temprana de fin del proyecto.

Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba sólo la fecha de fin

La acción de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea lo más tarde posible sin retrasar la fecha de fin.

La acción de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea lo más tarde posible sin retrasar la fecha de fin.

Haga clic en Nuevo.

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Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto. Si desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto , luego en el cuadro Fecha de fin, escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar el proyecto.

Haga clic en Aceptar

Haga clic en Guardar

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a continuación, haga clic en Guardar.

Abrir una plantilla o un archivo existente

Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin del proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto.

Pero también se puede utilizar un archivo de proyecto existente que contenga información similar a la que necesita para el proyecto actual. También se puede utilizar una plantilla para comenzar el proyecto. La utilización de una plantilla o de un archivo existente elimina la necesidad de volver a introducir información común a la de proyectos similares.

Basar el proyecto nuevo en un archivo existente Haga clic en Abrir Localice y abra la carpeta que contenga el proyecto y a continuación, haga clic en el proyecto Si no lo encuentra, realice una búsqueda Haga clic en Abrir

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Basar el proyecto nuevo en una plantilla Para abrir una plantilla desde Microsoft Project, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo y después haga clic en la ficha que contenga la plantilla. Haga clic en la plantilla que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

INTRODUCIR INFORMACIÓN CLAVE DEL PROYECTO •

Cada proyecto se compone de un conjunto único de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayuda para recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca información sobre el proyecto y consúltela cuando sea necesario.

En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y a continuación, en la ficha Resumen.

Escriba la información que desee acerca del proyecto

Haga clic en Aceptar

CONFIGURAR EL CALENDARIO DEL PROYECTO •

Puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los días y horas laborables de cada persona que participa en el proyecto

Los valores predeterminados del calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo.

Puede especificar los períodos no laborables, como fines de semana y tardes, así como días festivos excepcionales, como las vacaciones.

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En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral

Seleccione una fecha en el calendario.

Para cambiar un día de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para que la jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese día en la parte superior del calendario.

Para cambiar todos los días laborables, por ejemplo, para comenzar los días laborables de martes a viernes a las 9:00 a.m., haga clic en la abreviatura correspondiente al primer

día

laborable

de

la

semana

y

arrastre

el

ratón

hasta

la

abreviatura

correspondiente al último día laborable de la semana.

Haga clic en Período no laborable para indicar los días libres, o en Período laborable no predet. Para cambiar las horas de trabajo.

Si en el paso anterior hizo clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta.

Haga clic en Aceptar.

LAS ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO Para obtener una visión general de la fecha de inicio y fin, duración, costos y demás información del proyecto se accesan las estadísticas del mismo que proporciona Microsoft Project. En el menú Proyecto, haga clic en Información del Proyecto En el cuadro de diálogo Información del Proyecto , Haga clic en Estadísticas Guardar un proyecto

Haga clic en Guardar

Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

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Microsoft project trabajo completo