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Presentación El acervo universitario está constituido por 21 980 000 documentos y cuenta con uno de los primeros documentos importantes para esta institución como lo es el Proyecto de la Ley Orgánica del ICLA del 3 de marzo de 1956. El acervo del fondo UAEM cuenta entre su documentación con: informes, proyectos, planes de desarrollo, estadísticas, actas administrativas, convenios, minutas, acuerdos, proyectos de investigación, actas de calificaciones, expedientes personales, nóminas, listados de firmas, libros de caja y bancos, pólizas, estados financieros, entre otros, referente a los años de 1956-2000. El objetivo del presente trabajo conocer la estructura del Archivo Universitario, además de los antecedentes históricos, la organización y las funciones dentro de la institución para realizar un plan de trabajo es decir, propuestas de mejora, para las diferentes áreas en el Archivo Universitario.


Unidad documental: Archivo Universitario de la UAEM Misión Conservar la memoria documental la cual debidamente organizada y descrita, permitirá apoyar de manera eficaz a la institución, en la planeación, transparencia y adecuada toma de decisiones, para servir posteriormente como testimonio y evidencia de las acciones que se instrumentaron para la formación de profesionales e investigadores. Visión Servir de apoyo para la planeación y realización de acciones en la Universidad que permitan homologar las actividades archivísticas en las Dependencias, Organismos Académicos, Planteles de la Escuela Preparatoria, Centros Universitarios y Unidades Académicas Profesionales de la UAEM. Objetivos Preservar y conservar la memoria documental la cual debe estar de la UAEM organizada y descrita, para apoyar de manera eficaz a la institución, en la planeación, transparencia y adecuada toma de decisiones. Objetivos específicos 

Proporcionar a las Dependencias, Organismos Académicos, Planteles de la Escuela Preparatoria, Centros Universitarios, Unidades Académicas Profesionales de la UAEM, los elementos necesarios que permitan una eficiente transferencia de la documentación académico- administrativa, cuando haya cumplido su gestión administrativa, lo que permitirá al Archivo Universitario dar respuesta oportuna a los requerimientos de información y servicios solicitados por los usuarios. Evitar costos adicionales, ahorro de espacios y tiempo, liberando a los archivos de las Dependencias, Organismos Académicos, Planteles de la Escuela Preparatoria, Centros Universitarios, Unidades Académicas Profesionales de la UAEM, de la documentación de trámite concluido, transfiriéndola al Archivo Universitario


ESTRATEGIAS 

Para conservar la memoria documental organizada y descrita, es necesario hacer una supervisión del estado en que se encuentra el Archivo, ver como está organizado y si se tiene control de los documentos contenidos en el Archivo para que esta apoye de manera eficaz a la institución, de lo contrario de implementar una mejora en la organización de los documentos, de manera que sea eficiente, se tenga un control y ayude a la institución a organización en la consulta y búsqueda de la información. Para conservar y preservar el patrimonio de la UAEM es necesario implantar medidas que permitan a los documentos conservarse de la mejor manera posible, como el lugar que resguarde los documentos, debe ser cerrado, y sin daños que puedan afectar a los documentos, como demasiada luz solar, goteras, que el lugar sea frágil en su estructura etc, ubicar a los documentos en estantes adecuados para sus condiciones, además de un buen manejo de los documentos. Para un correcto funcionamiento del Archivo, es necesario personal capacitado para conservar y preservar además de una correcta organización a un profesional con el perfil adecuado, como son los profesionales de la información o historiadores. Para cumplir con las necesidades anteriores, el Archivo se necesita destinar fondos para su mejora, ya que el Archivo no cuenta con los fondos suficientes, con lo cual se deberá solicitar autorización para hacer destinar más recursos financieros al archivo, el presupuesto que se asigne dependerá el buen desarrollo de las actividades en el archivo.


Políticas LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO UNIVERSITARIO La política en la conservación de los documentos del archivo universitario organiza y dirige los procesos para la conservación en buen estado del los documentos que resguarda así como el mantenimiento.   

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La ventilación interna deberá permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo, garanticen la conservación del documento. La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos. Se deberá evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deberá utilizar cortinas en las ventanas. Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones. Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C. Se recomienda que en los depósitos de Archivo, mantengan una humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%. Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 40% y 50%. Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a 10°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 25% y 35%. Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad”. Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Reglas


Las presentes reglas se implementaran para una mayor conservación y preservación de los documentos.    

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No utilice nunca clips, o pegamento para resguardar los documentos ingresados Verifique que los documentos no contengan clips, grapas, cinta adesiva o cualquier otro objeto que afecte su deterioro. Evite la acumulación de expedientes en una gaveta, pues los documentos se maltrataran Los documentos se guardaran en folders de acuerdo al tamaño del documento y con un determinado número de documentos para evitar daño a los mismos Se deberá utilizar bata y guantes para el manejo de los documentos No consumir alimentos en la zona de manejo a los documentos Cuidar que los documentos no sobresalgan de los bordes de los estantes hacia los pasillos para evitar que se golpeen o sufran algún otro daño. Para ello, se deben prever estantes con dimensiones especiales, adecuados para el almacenamiento de documentos que presenten grandes formatos. Programa

Se elaboró el siguiente programa para el archivo Universitario con la finalidad de organizar las actividades que se llevaran a cabo para la eficacia de la conservación.


Presupuesto Actividades a realizar Las actividades a realizar para la conservación adecuada de los documentos son las siguientes: 

INMUEBLE: En el inmueble deberá tener instalaciones eléctricas deben estar por fuera del inmueble y deben estar en perfectas condiciones, supervisando que la luz que entre no afecte de manera directa a los documentos, además de supervisar que no haya goteras, humedad, ratones o alguna plaga, con lo cual será necesario contratar personal que se encargue de fumigar y analizar el correcto funcionamiento del inmueble. MOVILIARIO: Los estantes en donde debe estar colocado los documentos debe ser estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos .Los estantes deberán de soportar un peso de 100kg/mt lineal. Con lo cual se deberá contar con presupuesto para adquirir moviliario o en su defecto reutilizar estantes anteriores y mejorarlos para ponerlos en mejores condiciones

Costos Costos fijos: Servicio de fumigacion 500 pesos Servicio de luz eléctrica 200 pesos Servicio de intendencia 500 pesos Alquiler del local 1500 pesos Costos variables Mobiliario adecuado 500 Folders para los documentos 500 Mantenimiento 100

Gastos aproximados


Los gastos totales aproximados para desarrollar una correcta conservación de los documentos son aproximadamente 3,700 mensuales pesos en la realización del proyecto de conservación para el Archivo universitario.

Organización Estructura orgánica El archivo universitario es una dependencia encargada de realizar acciones de conservación, preservación restauración y exhibición, de la documentación generada por la universidad asegurando la entrega oportuna de la información documental requerida por dependencias de la administración central y espacios académicos para el desarrollo de sus actividades. Se realizó una propuesta de estructura para la organización del archivo universitario ya que no se contaba con una y es la siguente:

Conservación yrerestar


Funciones con base a la estructura Jefe del Archivo universitario Objetivo: Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentación, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la documentación. Funciones: 

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Administrar la documentación oficial a través de mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de la correspondencia tanto su entrada como su salida, para mantener actualizado el archivo. Supervisar que los documentos que ingresen al área de archivo estén en regla y cumplan con las características que se piden. Dirigir una organización del archivo que permita conservar permanentemente localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta. Asegurar la conservación de los documentos oficiales a través de la organización e integración sistemática de las fuentes de información documentaria para su control, consulta y seguimiento de los documentos en trámite hasta su integración final al archivo. Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares administrativos a su cargo. Atiende y resuelve problemas que se presenten en el archivo. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral establecidos por la organización. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Elabora un reporte mensual para llevar un control de toda la documentación recibida y turnada. Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes inactivos y documentos que han caducado. Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.


Auxiliares en procesos técnicos Objetivo: Colaborar en todas aquellas cuestiones que le delegue o encomiende el jefe del Archivo y, en especial, velar por la organización y la custodia de la documentación que está bajo su responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta y satisfacer la necesidad de información del usuario. FUNCIONES Colaborar en aquellas cuestiones específicas que le indique la dirección del centro, en especial, la elaboración y aplicación de las normas de organización y funcionamiento del archivo. También, proponer todas aquellas acciones que se consideren oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la gestión del archivo. 

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Elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación de la UAEM, para que se aplique de forma unívoca, además controlar el seguimiento y actualización de su proceso. Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices u otros- y realizar aquellos que requieran una descripción documental más especializada. Planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentación desde las dependencias del organismo o entidad hasta la ubicación en los depósitos del archivo o bien de transferencia entre dos archivos. Definir y organizar el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo. También le corresponderá asesorar a los usuarios que requieran una información más especializada. Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: visitas de estudiantes y del público en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros. Organizar, dirigir y supervisar la preservación, la conservación y la seguridad de la documentación, en especial, los soportes documentales de las nuevas tecnologías. Planificar, dirigir y controlar la conservación y los sistemas de seguridad del edificio y los depósitos del archivo y, también, de todos los equipamientos que dispone el centro.


Función de especialistas en la información Objetivo: Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velar y aplicar las técnicas más apropiadas para la prevención, reproducción y preservación de la documentación en cualquier tipo de soporte documental.

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FUNCIONES Estudiar y proponer a la dirección del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar a cabo una buena política de prevención, reproducción y preservación de la documentación. Deberá controlar el estado de conservación de la documentación. Organizar y dirigir las técnicas de restauración más apropiadas para cada tipo de soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas técnicas que requieran una manipulación más especializada. Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la documentación para la conservación o consulta.

Área de tratamiento documental Profesionales en ciencias de la información Objetivo: Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, en el proceso de organización integral de la documentación, en la consulta y la difusión de los fondos documentales. De una forma más explícita contribuirán en la ejecución y control de las técnicas archivísticas del tratamiento documental, como son la clasificación y la descripción documental y, también, en la consulta y difusión de la documentación, entre otras cosas. FUNCIONES: 

Colaborar en la custodia y en la organización de la documentación del archivo y en la aplicación del sistema de organización integral de la documentación en los archivos de gestión del organismo o entidad. Asesorar a los responsables de los archivos de gestión en el proceso de implementación del sistema de organización integral de la documentación, ofreciéndoles ayuda técnica en la descripción, modificación o asignación de descriptores, etc. Elaborar los instrumentos de descripción de las series documentales, además de asignar los descriptores en el momento de la introducción de los datos. Realizar el proceso de aplicación de las tablas de evaluación documental ejecutando la gestión y el control de la documentación a eliminar.


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Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo documental y, muy especialmente, velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestión en el desarrollo de esta actividad. Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias, comprobando la correspondencia entre las hojas de transferencia y la documentación transferida. Atender las consultas sobre información y la documentación custodiada en los depósitos del archivo, y hacer su seguimiento. Gestión y control del préstamo de la documentación a las dependencias del organismo, institución o entidad a la que pertenece el archivo. Proponer actividades de difusión de la documentación para que se organicen en el centro. Llevar a cabo la gestión y el control de la prevención y conservación del acondicionamiento físico de los diferentes soportes de la documentación.

Mantenimiento Objetivo: Colaborar en la consulta y el préstamo sirviendo la documentación a los usuarios y haciendo copias. Repartir y recoger la documentación de las dependencias administrativas o cualquier otro trabajo de correo, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente. FUNCIONES   

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Transportar las unidades de instalación de las transferencias a los depósitos del archivo. Efectuar todos los cambios de situación de las unidades de instalación de los depósitos. Localizar la documentación en los depósitos del archivo y servirla a los usuarios, devolviéndola a su lugar una vez finalizada la consulta. Igualmente, extraerá de los depósitos aquella documentación que le indiquen para la preparación del préstamo. Reproducir la documentación solicitada por los usuarios (fotocopias). Repartir la documentación del préstamo a las dependencias administrativas o cualquier otro trabajo de correo.

DIRECCION


Se dirigirá la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional presentada anteriormente mediante la guía de los esfuerzos de la UAEM a través de la motivación, la comunicación y la supervisión, para un mejor funcionamiento del Archivo y el logro de los objetivos planeados. Plan de acción 

Se realizara un programa de capacitación del personal en dirección a la preservación y conservación de los documentos en el archivo, con el objetivo de que tomen conciencia, adquieran conocimiento y buenas prácticas en el manejo de los documentos. Para prevenir el deterioro de los documentos será necesario revisar, acomodar y limpiar puntualmente cada mes, los estantes o archiveros en donde se encuentren ubicados los documentos así como los alrededores. Se realizara por parte del jefe del archivo un reporte semestral sobre las actividades del personal en el cuidado de los archivos.

Motivación Las técnicas de motivación laboral se utilizaran para motivar al personal del Archivo Universitario, con el fin de lograr que los empleados sean más productivos, eficientes y que tengan un mayor compromiso con la organización.

A continuación se mostraran algunos métodos pensado para utilizarse para mayor eficiencia de las labores.  Dotar de mayor autonomía a los empleados: es decir, darles mayor flexibilidad o poder de decisión para realizar sus tareas. Para aplicar esta técnica se tendrá que otorgarle a los empleados la capacidad de decisión en cuanto a la forma de laborar y las decisiones a tomar.  Dar reconocimiento a los trabajadores: se deberá reconocer el buen desempeño de los trabajadores, así como los resultados y logros obtenidos, por medio de incentivos como por ejemplo el empleado del mes o premios económicos.


 Mostrar interés: Se tratara de forma especial al trabajador preguntando acerca de sus tareas, apóyalo en sus decisiones y escucha sus propuestas. 3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

4. Comunicación. La comunicación es uno de los elementos mas importantes por lo que es necesario estar buscar formas de que exista un correcto untercambio en la información para el buen funcionamiento. La información generada sugira desde los altos mandos y desciende a los distintos niveles del organigrama con la finalidad de informar instrucciones, objetivos cambios y políticas de la empresa. En línea con el área de conservación se utilizaran las siguientes herramientas, * Manual del empleado: Se utiliza con el fin de auxiliar al empleado en sus labores y buen desempeño del trabajo en los documentos. *Reuniones informativas: Se realizan con el fin de informar de parte del jefe del archivo los cambios o el estado en el que se encuentra el archivo asi como propuestas de mejora en las diferentes áreas, con el fin de lograr los objetivos establecidos y con el fin de que los subordinados entiendan sus funciones etc. Para la comunicación fuera de la organización es necesario difundir las mejoras en el Archivo a través de herramientas como carteles o publicaciones en redes o la pagina institucional 5. Supervisión. Es necesario que haya una supervisión del trabajo con el objetivo de mejorar la productividad de los empleados, además de desarrollar un uso óptimo de los recursos y desarrollar constantemente a los empleados de manera integral al monitorear las actitudes de los empleados.


Se deberá establecer a un supervisor que se encargue de revisar que las funciones de cada subordinado se desarrollen correctamente con el fin de implementar mejoras El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo. El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas y finalmente e El supervisor debe liderar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos. Se debe conocer las políticas y reglamentos del Archivo sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad para detectar fallas y proponer mejoras.

6. Alcanzar las metas de la organización


Administracion  
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