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Nuevas Tecnologías aplicadas a la gestión de la comunicación en las organizaciones Pautas prácticas

Mónica Valderrama Santomé


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO


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APUNTES DE LA MATERIA

NUEVAS TECNOLOGÍAS APLICADAS A LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES CONTENIDOS:  Las TIC aplicadas a la gestión de la comunicación en sus vertientes externa e interna.  Aprendizaje y perfeccionamiento del uso y máximo rendimiento de la Intranet para el logro de una comunicación eficiente en el seno de la organización.  Recursos gratuitos y on-line a través de la Web 2.0. Herramientas de manejo amateur como plataforma publicitaria para productos, servicios o ideas en la red. De los marcadores sociales a los blogs o wikis para la promoción.  Comunicación alternativa y nuevos formatos comunicativos publicitarios. COMPETENCIAS:

Competencias generales: 1. Poseer conocimientos que aporten una base sólida. Ser originales y creativos en el desarrollo y creación de ideas en contextos comunicativos tanto de tipo oral como escrito. 2. Aplicar los conocimientos adquiridos y la capacidad de resolución de problemas en entornos comunicativos nuevos o poco conocidos dentro de contextos multidisciplinares. 3. Saber comunicar las conclusiones y desarrollar síntesis razonadas para públicos especializados y no especializados de un modo claro.

4. Poseer las habilidades de aprendizaje que les permitan continuar estudiando de manera autónoma basándose en los conocimientos adquiridos y en el uso de las nuevas tecnologías. 5. Ser competente para utilizar las nuevas tecnologías como recurso metodológico, de investigación, didáctico y de comunicación. 6. Manejar con eficacia un amplio abanico de herramientas de comunicación, tanto en el contexto de relaciones interpersonales como en relaciones a través de los nuevos medios de comunicación. 7. Integrarse en equipos humanos, interdisciplinares que permitan colaborar y compartir conocimientos en distintas áreas de la comunicación profesional.

Competencias específicas:  Afianzar las habilidades de comunicación teniendo en cuenta los facilitadores y barreras y los distintos estilos personales de comunicación.  Crear y desarrollar ideas proyectos comunicativos con herramientas on line disponibles.

de las

 Concebir, producir y diseñar mensajes comunicativos adecuados al público objetivo al que se dirigen.  Coordinar equipos y liderar la creación de campañas comunicativas con las nuevas tecnologías.


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO OBJETIVOS DEL CURSO:  Adquirir conocimientos sobre las posibilidades que ofrecen las herramientas on line en el ámbito de la comunicación.  Aprender a manejar aplicaciones de la web 2.0 para su aprovechamiento en las organizaciones.  Analizar ejemplos de organizaciones y marcas que han empleado las nuevas tecnologías para llegar a targets específicos externos y también trabajos de comunicación interna.  Aprender a sacar máximo partido a las presentaciones con recursos audiovisuales.  Conocer los nuevos formatos publicitarios necesarios para llegar a públicos objetivos multitaskers. METODOLOGÍA: El curso tiene como finalidad dar o conocer y perfeccionar el uso de aplicaciones gratuitas para su uso en las organizaciones. También mejorar la parte audiovisual de las presentaciones. Con este fin, se expondrán las herramientas disponibles y se pondrán a prueba con simulaciones ajustadas a las necesidades de comunicación organizacional de los participantes en el curso.

virtual y la superación de los ejercicios prácticos propuestos. Detallamos las: Actividades formativas/ Metodología 1. Clases de presentación del curso, de trabajos y actividades/Tutorías colectivas virtuales. 2. Lectura-análisis de contenidos teórico-prácticos /Trabajo autónomo del alumno. 3. Prácticas dirigidas/Trabajos dirigidos virtualmente. EVALUACIÓN: Evaluación continúa a través del seguimiento de las actividades y trabajos realizados a lo largo del curso mediante la participación en foros y chats. (20%) Evaluación global del proceso de aprendizaje y adquisición de competencias y conocimientos a través de un proyecto práctico de comunicación para un producto, servicio o idea con el empleo de las herramientas aportadas. (50%) Elaboración de un breve trabajo de investigación sobre alguno de los capítulos de la materia. (30%)

El método se basa en la comprensión una exposición textual teórica-práctica

En la era de las comunicaciones el uso de las nuevas tecnologías es un imperativo vital.


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CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN. Las TIC aplicadas a la gestión de la comunicación organizacional en sus vertientes externa e interna. El imperativo de diferenciación de empresas públicas y privadas, para generar una identidad de producto, servicio o idea en un maremagno de marcas, conllevará el uso de todas las herramientas disponibles para lograr el objetivo de entrar en la short list del consumidor (externo); así como demostrar en su propio seno cuál es la filosofía y virtudes para sus propios miembros a través de las TIC. Se ha producido una democratización en el acceso a aplicaciones gratuitas diseñadas con la eclosión de la web 2.0 donde el quehacer colaborativo, interconexionado y global aportan posibilidades tanto a una corporación, como a la PYME o a un individuo que ofrecen algo al mercado en la red. Estamos ante un panorama que desde mediados de la década de arranque del milenio ofrece de forma exponencial oportunidades de comunicación. El “escaparate” de Internet está desde entonces accesible a “todos los públicos”. Esta situación descrita conduce al constante aprendizaje por parte de los individuos a entornos tecnológicos cambiantes donde el reciclaje en las competencias debe ser una premisa vital para no caer en un grado de obsolescencia que nos deje fuera del mercado laboral. Ignorar los cambios y avances conduce hacia un inevitable analfabetismo digital. Por tanto se inicia una batalla para ir asimilando y empleando los nuevos recursos con la consecuente transformación en la interpretación de la enseñanza. Ésta ya no se debe encuadrar en una etapa de la biografía de las personas sino ser una directriz permanente que estimula intelectualmente al individuo y prolonga su vida activa. La diferencia fundamental es la capacidad de adaptación a las constantes “mudanzas” tecnológicas y al desarrollo creativo de las tareas que nos diferencia de las máquinas y nos hace insustituibles en la producción. El entusiasmo en las virtudes de los equipos y aplicaciones informáticos ha decaído frente a la certeza de que la vertiginosa evolución científica y de las telecomunicaciones hacen que todo sea “antiguo” minutos después de su presentación ante la sociedad. “Cada año los responsables de ventas de las grandes empresas informáticas y de telecomunicaciones anuncian («esta vez es la buena») la panacea tecnológica definitiva, el CHENI1 (Chirimbolo Electrónico No Identificado) que resolverá los problemas de cualquier organización. De la euforia a la decepción profunda, se va generando una cultura directiva muy adecuada para personas ciclotímicas”.

1

MACAU, Rafael (2004). “TIC: ¿para qué? (Funciones de las tecnologías de la información y la comunicación en las organizaciones)” [artículo en línea]. Revista de Universidad y Sociedad del Conocimiento (RUSC). Vol. 1, nº 1. [26/02/2012]. http://www.uoc.edu/rusc/dt/esp/macau0704.pdf


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO La conclusión de que las organizaciones tienen que prestar atención a la comunicación en la doble vertiente de proyectar sus magnificencias al exterior pero también cuidar la percepción de los que la componen, es el motor de arranque para el trabajo profesional de la gestión de la misma. La comunicación tradicional unidireccional que ofrecen los medios convencionales no sirve para los objetivos de intracomunicación2 de las empresas. Donde la autonomía y participación en la toma de decisiones de equipos pequeños y con una estructura orgánica en redes son el camino hacia el éxito y un capital humano implicado. Las TICs tienen que facilitar el acceso y la organización debe ajustarse a las nuevas exigencias de la era post RSC, al tiempo que se han visto arrolladas por la situación de crisis económica. Así Michael E. Porter y Mark R. Kramer 3 destacaban en el 2011 que el concepto de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) ya resulta irrelevante para conseguir aportar diferenciación. O lo que es lo mismo que el mundo simbólico que intuimos gracias a la comunicación de una marca tiene que franquear nuevas barreras para reclamar nuestra mirada. A pesar de que la mayoría de las siglas comerciales e institucionales saben que deben atender a esa misión central de emprendimiento social, todavía son muchas las que lo ignoran y ni tan siquiera la han considerado. El trabajo en este sentido lleva entrelazado el saber promover el conocimiento de esas acciones que innovan, desarrollan o cuidan el medio ambiente pero sobre todo cuya premisa esencial de funcionamiento es el valor compartido y no sólo la creación de ganancias. Esta última es la vía para devolver la legitimidad a las empresas. La fórmula propuesta conlleva que al igual que las tecnologías en red y en “abierto” han supuesto una revolución para la difusión de la comunicación dentro y fuera de la organización, la conciencia de ese modelo colaborativo será la clave del éxito para que las estructuras más jerarquizadas se diluyan y se mejore la sinergia social empresa-público receptor.

2 ELÍAS, Joán y MASCARAY, José (2003). Mas allá de la comunicación interna. La intracomunicación. Gestión 2000. Barcelona. 3 Se desarrolla el concepto de “Shared Value” en el artículo publicado por los autores en el Harvard Business Review.


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CAPÍTULO 2. LAS TIC DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

Intranet. Comunicación Eficiente. Web interna y privada de la empresa a la que los usuarios pueden acceder mediante un navegador y que permite múltiples funcionalidades encaminadas a mejorar la comunicación y la colaboración entre individuos y equipos de la organización en la que se implanta. Observaremos los beneficios y utilidades de estas plataformas.

2.1. Internet/Intranet. 2.2. E-mail dentro de una Intranet. 2.3. Las ventajas de implementar Intranet. 2.4. Ejemplo de Intranet. 2.5. Tipos de Intranets. 2.6. Intranet en las empresas. 2.7. ¿Qué se necesita para implementar la Intranet?

ENLACE TRANSPARENCIAS CAPÍTULO: http://www.slideshare.net/monivalderrama/intranet-138932  Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y protocolos de Internet. Las intranets son atractivas porque: › disminuyen el costo de mantenimiento de una red interna › aumenta la productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso más eficaz a la información y a los servicios que necesitan.


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO  Los componentes que funcionan tan bien en Internet son del mismo modo valiosos en el interior de sus empresas y esa es la razón por la que las Intranets se están haciendo tan populares.  Aplicaciones que permiten a los departamentos enviar información, y a los empleados rellenar formularios de la empresa y utilizar la información corporativa financiera. › La mayoría del software que se utiliza en las Intranets es estándar software de Internet como el Netscape, Navigator y los navegadores Explorer para Web de Microsoft. Y los programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de programación de Java y el de guión de CGI.  Las Intranets también se pueden utilizar para permitir a las empresas llevar a cabo transacciones de negocio a negocio como: › hacer pedidos › enviar facturas › efectuar pagos. Para mayor seguridad, estas transacciones de Intranet a Intranet no necesitan nunca salir a Internet, pero pueden viajar por líneas alquiladas privadas. Son un sistema para permitir a una compañía hacer negocios en línea, por ejemplo, permitir que alguien en Internet pida productos. Cuando alguien solicita un producto en Internet, la información se envía de una manera segura desde Internet a la red interna de la compañía, donde se procesa y se completa el encargo. 2.1. Diferencias entre Internet/Intranet. • • • • •

la localización de la Información. quién accede a ella. Internet es público, global, abierto a cualquiera que tenga una conexión. Las Intranet están restringidas a aquellas personas que están conectadas a la red privada de la empresa. misma tecnología y aplicaciones.

2.2. E-mail en una Intranet. • •

La parte más usada. Las Intranets empresariales pueden emplear diferentes programas e-mail, como: Mail Microsoft Mail o Lotus Notes, entre otros. Pero la arquitectura más común que sirve de base al uso del e-mail de las redes internas es el protocolo llamado Protocolo simple de Transferencia de Correo, o SMTP. Seguridad. Cualquier Intranet es vulnerable a los ataques de personas que tengan el propósito de destruir o robar datos empresariales. La naturaleza sin límites de Internet y los protocolos TCP/IP exponen a una empresa a este tipo de ataques. Las Intranets requieren varias medidas de seguridad, incluyendo las combinaciones de hardware y software que proporcionan el control del tráfico; la encriptación y las contraseñas para convalidar usuarios; y las herramientas del software para evitar y curar de virus, bloquear sitios indeseables, y controlar el tráfico. El término genérico usado para denominar a una línea de defensa contra intrusos es firewall. Un firewall es una combinación de hardware / software que controla el tipo de servicios permitidos hacia o desde la Intranet. Los firewalls protegen a las Intranets de los ataques iniciados contra ellas desde Internet. Están diseñados para proteger a una Intranet del acceso no autorizado a la información de la empresa, y del daño o rechazo de los recursos y servicios informáticos. También están diseñados para impedir que los usuarios internos accedan a los servicios de Internet que puedan ser peligrosos, como FTP. Las computadoras de las Intranets sólo tienen permiso para acceder a Internet después de atravesar un firewall. ¿Cómo funciona la encriptación?


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO Un medio de asegurar una Intranet es usar la encriptación: alterar datos para que sólo alguien con acceso a códigos específicos para descifrar pueda comprender la información. La encriptación se utiliza para almacenar y enviar contraseña para asegurarse de que ningún fisgón pueda entenderla. La encriptación se emplea también cuando se envían datos entre Intranets en Redes Privadas Muy Seguras (VSPN). Además la encriptación se usa para dirigir el comercio en Internet y proteger la información de la tarjeta de crédito durante la transmisión. Las claves son el centro de la encriptación. Las claves son fórmulas matemáticas complejas (algoritmos), que se utilizan para cifrar y descifrar mensajes. Si alguien cifra un mensaje sólo otra persona con la clave exacta será capaz de descifrarlo. 2.3. Ventajas de la Intranet. Mayor eficacia organizacional y productividad. Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental para la supervivencia en la Nueva Economía, en las áreas funcionales de servicio al cliente, ventas y marketing, producción y operaciones, ingeniería, recursos humanos, administración, contabilidad y finanzas. Mejoría en el clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus clientes y accionistas. Entrega de información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios. Una Intranet pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella. Mejora el proceso de toma de decisiones. Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel. Permite compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y multi-departamentales pueden aprovechar los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con anchos de banda suficientes, es posible realizar vídeoconferencias con audio y video en tiempo real. Capacidad de que los usuarios publiquen información de interés de su grupo de trabajo o de la empresa entera. La importancia de usar una Intranet. Recurso indispensable por la gran cantidad de datos que genera cualquier empresa. Una Intranet puede resuelve el problema de la distribución de información para todos los empleados.

2.4. Ejemplo.


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO En la Intranet de una empresa, el acceso a la información es muy similar al acceso a Internet. Ello supone que, si conocemos el proceso para Internet, será casi automático empezar a utilizar una intranet (con el ahorro en formación que eso supone para la empresa). Se puede describir el proceso de la siguiente manera: Todas las máquinas cliente (PCs locales conectados a una máquina Servidor de Web), utilizan un software especial, un browser (navegador; por ejemplo, Netscape Navigator o Internet Explorer), además de software especial para el correo electrónico, FTP y demás servicios. El usuario hace click en un hipervínculo, que envía una petición de información al servidor. El hipervínculo contiene el nombre del servidor donde está localizada la información, y el nombre del archivo que ha de ser cargado en el browser. El servidor lee la petición, vuelca el archivo, y lo manda al cliente. El cliente recibe el archivo y lo deposita en la ventana del browser (siempre que dicho archivo sea compatible con el web, por ejemplo, con formato HTML y otros). Puede ocurrir también que el archivo se deposite en discos o en aplicaciones especiales. 2.5. TIPOS DE INTRANETS Tipos de intranets según el tamaño de éstas y la distancia entre sus nodos (entendiéndose por nodo cada uno de los equipos que está conectado a dicha intranet) › Por un lado, estarían las LAN. Estas son las redes locales de siempre, el número de nodos conectados a ella van desde 2 a 50 y están situados físicamente cerca y, por lo general, suelen ser redes pertenecientes a las oficinas de una empresa. › Otro segundo tipo de redes son las MAN (Metropolitan Area Network). Este tipo de redes suele contener varias LAN, y por lo general forman este tipo de redes en los campus universitarios. › Las WAN (Wide Area Network), las cuales tienen un ámbito mundial, y suelen incluir, además de la transmisión mediante cables, la conexión mediante satélite y radiofrecuencia.  Y AHORA LAS INTRANET MODELO WEB 2.0, que subrayamos porque tras explicar las aplicaciones existentes podemos emplear para crear ese entorno colaborativo interno de comunicación por ejemplo a través de un blog o un wiki. 2.6. INTRANET EN LAS EMPRESAS Cada uno de los departamentos necesita tener un medio expedito para poder informar, difundir o hacer llegar boletines, procedimientos, formularios, calendarios, proyectos, aprobaciones, autorizaciones, modificaciones, planificaciones, etc. El medio generalmente utilizado es el escrito (“Papel”) Es importante desarrollar procedimientos de creación y actualización de los contenidos, así como definir un formato para cada tipo de información. Algunos de los principales objetivos de Operación y Administración son:

RECURSOS HUMANOS A menudo se necesita responder a dudas sobre compras internas, vacaciones, gastos médicos, etc., como también la entrega, explicación, procesamiento de distinto formularios para dichos procesos. Esto resta tiempo en una tarea reiterativa a


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO Recursos Humanos, además no da al empleado un rápido acceso a información de su interés. Preguntas Frecuentes: ¿Dónde puedo encontrar las solicitudes de vacaciones? ¿Cuántos días de vacaciones recibiré por cada año de antigüedad? ¿Cuáles son las políticas en caso de enfermedad? ¿Dónde puedo encontrar información acerca de créditos? ¿Cómo funcionan los depósitos directos? ¿Cuál es el procedimiento para solicitar un trabajo interno? Formularios de Recursos Humanos: › TIEMPO para analizar y procesar solicitudes en formularios. › Y para el empleado a veces no es fácil de llenar correctamente los formularios que y requieren de asesoramiento por el personal de recursos humanos.

CAPACITACIÓN EN LA EMPRESA La empresa necesita promover posibilidades de capacitar a los empleados en universidades, escuelas privadas y públicas, y otras organizaciones orientadas a dicho fin. Para poder cumplir con esta tarea se necesita mejorar las comunicaciones, promover la colaboración, eliminar la duplicación de funciones y proveer información precisa y actualizada. Los principales requerimientos para la Educación y Capacitación son: › Planes de Estudio › Temarios › Manuales de Capacitación › Catálogos de Cursos › Presentaciones › Bibliografías › Listas de Estudiantes y Profesores › Calendarios y Horarios de Clases DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN - Revista de la Empresa - Comunicados de Prensa - Preguntas Frecuentes - Formularios - Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones Revista de la Empresa: Para publicar las revistas semanales, mensuales o semestrales de la empresa se debe invertir en su dirección, edición, publicación y distribución, generando costos por estos conceptos. Comunicados de Prensa: › El ciclo de revisión de los comunicados de prensa necesita la autorización por parte de los departamentos de dirección, jurídico y marketing.


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO › Además se necesita archivar los comunicados de prensa junto con documentos de revistas, periódicos, libros, etc. que involucran a la Empresa en su ámbito comercial. Preguntas Frecuentes para el departamento de difusión y comunicación son: › ¿Quiénes son los encargados de la revista la empresa? › ¿Cuál es el procedimiento para publicar un comunicado de prensa? › ¿En cuánto tiempo se produce un nuevo folleto? › ¿Cómo puedo ordenar una hoja de especificaciones? › ¿Cuándo estará el nuevo folleto de la empresa disponible? › ¿Quién es el responsable de los avisos de la empresa? › ¿Dónde puedo encontrar los últimos comunicados de prensa? Formularios: › Uso de formularios para la solicitud de folletos, libros, presentaciones, tarjetas de presentación, etc. › El empleado necesita llenar con los datos adecuados y esta información debe ser transferida a los encargados por medio de estos. Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones: › Generados en documentos que deben ser impresos y distribuidos. Una lntranet ofrece una nueva opción para mayor efectividad en la coordinación de las actividades organizacionales y entornos de decisiones distribuidas. 2.7. ¿QUÉ SE NECESITA PARA IMPLEMENTAR LA INTRANET? 1. Hardware o soporte físico adecuado para la Intranet, que incluye: › Servidores de Web, bajo el modelo Cliente-Servidor. › PC de los trabajadores, que actúan como Clientes, y sus correspondientes periféricos. › Un sistema de cableado que conecta el Servidor o Servidores con los equipos Cliente (cable coaxial, de par trenzado, fibra óptica, etc). › Elementos de hardware que configuran el concepto tradicional de red: tarjetas de conexión o NIC (Network Interface Card), transceptores, repetidores, concentradores o hubs, etc... › Máquinas que actúan como firewalls, y su correspondiente software. 2. Software que haga posible configurar la red como una Intranet. › Un sistema operativo de red › Aplicaciones de red › Un sistema de gestión de red. › Protocolos de comunicación Web estándares. Desarrollo de nuevas tecnologías hardware y de programas software que agilizan la comunicación corporativa que permiten un fácil acceso implementación de esta, pero la tecnología no lo es todo. Para tener una visión general de la actual situación debe pasarse un cuestionario.

CAPÍTULO

3. WEB 2.0.


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO Nuevas oportunidades para las organizaciones de gestión de recursos desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. El usuario es un protagonista activo que crea y comparte documentos de toda índole a una red dinámica y participativa como es la web 2.0. Existe la oportunidad de publicar y dejar que los “otros” aporten sus comentarios más allá de un buzón de sugerencias tradicional o un e-mail de contacto. Todos somos potenciales “periodistas” o emisores ante un vehículo comunicacional gratuíto y accesible. ¿acceso universal de los medios informativos? ¿Nuevas posibilidades de publicitarse? ¿Ilimitadas redes de encuentro?


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 Fundamentos de la web 2.0. La web ha cambiado. Se ha pasado de una complejidad técnica para publicar contenidos a la posibilidad universal de producir y compartir globalmente.

Web 1.0: -

Estática.

-

Usuario papel pasivo " consulta”.

Web 2.0: -

“La segunda versión de la World Wide Web”.

-

Dinámica, participativa.

-

Usuario protagonista activo creando y compartiendo contenidos

Web 3.0: Web semántica -

Añadir información adicional a las páginas (metadatos) que describan su contenido y significado para que puedan ser procesadas automáticamente por las máquinas (facilitar la búsqueda y recuperación de información)

4.0? 5.0? … Qué es la web 2.0??? “Se refiere a la transición percibida en Internet desde las webs tradicionales a aplicaciones web destinadas a usuarios. Los propulsores de este pensamiento


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO esperan que los servicios de la Web 2.0 sustituyan a las aplicaciones de escritorio en muchos usos” (Fernando Santamaría, vía Wikipedia año 2006) Hoy constatamos que este vaticinio se ha visto materializado con toda una generación de multitaskers no sólo en actividades profesionales sino también lúdicas. Características principales: folcsonomías (etiquetas, tags), sindicación de contenidos (rss, formato mediante el cual es sitio en Internet ofrece su información, pensado para sitios en constante actualización y avisa al suscriptor de las nuevas entradas), interoperabilidad (integración desde un servicio de contenidos creados en otro, por ejemplo presentaciones slideshare o vídeos de youtube en un blog).  Herramientas (presentaciones, marcadores sociales, sindicación de contenidos, compartir/recuperar imágenes, vídeos…) Cada día surgen nuevas aplicaciones con lo cual nos limitaremos a citar aquellas que son más populares o con mayor recorrido histórico para los servicios que más habitualmente se emplean dentro de la comunicación organizacional. En esta materia excluiremos las redes sociales no por su falta de peso sino por el hecho contrario, dado que deberían abordarse detalladamente y de forma exclusiva en una materia específica de dinamización de redes sociales. TODAS ESTAS APLICACIONES NECESITAN LOGIN Y PASSWORD de modo que recomendamos al alumno crearse una cuenta en GMAIL para este curso en caso de no tener una y usarla para todas las aplicaciones que proponemos con la salvedad de FLICKER que necesitaría una cuenta con YAHOO (Actualmente el Facebook sirve como modo de acceso a la práctica totalidad de herramientas como usuario). Este es el paso previo para poder realizar luego el trabajo de web 2.0.

PRESENTACIONES -

Servicio que permite publicar y compartir presentaciones. En esta materia os presentamos SLIDESHARE pero hay otros e igualmente son válidos para hacer las incrustaciones en el blog de “comunicación interna” que se propone al término de este capítulo. Por ejemplo el ISSUU.

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Admite archivos PowerPoint (ppt o pps), PDF y OpenOffice (odp)

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Subir material del que se tenga “copyright”.

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Espacio público.

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Novedades recientes: posibilidad de agregar vídeo con youtube o audiolocución a las transparencias.

La posibilidad de editar, eliminar y permitir o no su descarga, así como su grado de privacidad dependerá de la cuenta siendo siempre las versiones “pro” las que dan el máximo de versatilidad.


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MARCADORES SOCIALES La más conocida es Del.icio.us (yahoo) con más de 3 millones de usuarios y con extensiones para navegadores (Firefox, explorer). Botones para añadir. Consiste en tener accesible desde cualquier conexión a la nube de FAVORITOS. De manera que tengamos un listado con los sitios que nos interesan siempre a nuestra disposición y no únicamente en la herramienta de “favoritos” del navegador. Cada marcador puede editarse, borrarse y conocer datos sobre los otros usuarios que también lo han guardado.

SINDICACIÓN DE CONTENIDOS


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IMÁGENES Como en los demás casos hay un sinfín de sitios donde alojar fotografías, redes sociales incluidas sobre todo por la facilidad de “subida” a la nube desde dispositivos móviles en tiempo real. Permiten almacenar álbumes, grupos de fotos relacionadas; colecciones, agrupaciones de álbumes, agregar etiquetas, cambiar permisos pasar su acceso más o menos público, compartir, incrustar (embed), mapas…

VÍDEOS El más famoso globalmente por número de usuarios, vídeos y como marca es YouTube.  Los blogs “Es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente” “Habitualmente, en cada artículo, los lectores pueden escribir sus comentarios y el autor darles respuesta, de forma que es posible establecer un diálogo” (Wikipedia) Pero más allá de su dimensión “periodística” o de diario bitácora es interesante el partido que puede sacársele como herramienta para la comunicación en las organizaciones, tanto cerrándolo al público general como convirtiéndose en un sustituto de la web tradicional de empresa. Si nos fijamos en la actualidad muchos dominios (comprados en empresas como 1&1 por citar la de mayor volumen en España) de personas e instituciones tienen un diseño “tipo blog” y no en pocas ocasiones se tratan de blogs de wordpress o blogger redireccionados a la url deseada. Las posibilidades de esta herramienta ya han sido exploradas desde el campo académico y aplicadas en el mundo laboral real, sobre todo entre empresas de limitados recursos pero con un certero enfoque en el ámbito de la comunicación.


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO En las sesiones de tutoría virtual se irán dando los pasos de creación de un blog si no se comprenden con los enlaces aportados en el epígrafe explicativo del taller. Añadimos dos transparencias elaboradas por el profesor Pedro Cuesta de la Escuela de Informática de la Universidad de Vigo sobre el concepto de blog y las características principales de los mismos.

 Los wikis


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Taller práctico uso de las herramientas web 2.0. TRABAJO EN EQUIPO DE 3 A 5 PERSONAS. • •

ELIGE UN PRODUCTO, SERVICIO O IDEA. Puede ser real o ficticio. Sitúate en el supuesto en el que esa empresa se expande a un país vecino adquiriendo otras organizaciones y asumiendo un nombre comercial común. Vais a crear un espacio de debate para hablar de la asunción de esa nueva identidad de marca y de cómo cada parte aporta ideas comentarios y análisis de la situación. o Se trata de establecer un instrumento de comunicación interna en el que tendrás que incluir-incrustar (embed no url):    

• • •

Entra en www.blogger.com PASOS Enlaces web 2.0

AL MENOS 6 ENTRADAS CON COMENTARIOS DEL PROCESO. PRESENTACIONES (1): SLIDESHARE. FOTOGRAFÍAS (6): FLICKER. VÍDEOS (2): YOUTUBE


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CAPÍTULO 4. EL APOYO AUDIOVISUAL PARA LA MEJORA DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES. HERRAMIENTAS PRÁCTICAS PARA LAS PRESENTACIONES.

Generaciones post televisivas y receptores que simultanean medios con un alto contenido audiovisual (cada vez es mayor el número de televidentes que está conectado al mismo tiempo a Internet o un dispositivo móvil chateando o intercambiando archivos) son el reto de toda institución, pues son el público mayoritario. Por ello es fundamental el dominio de los recursos visuales en las diversas presentaciones que tendremos que abordar en nuestro entorno laboral. Aunque existen también un sinfín de herramientas libres y podemos editarlas on-line (p.e. prezi.com, que ofrece unas plantillas “zoom” en flash muy vistosas), es el paquete office de Microsoft el que sigue dominando para las presentaciones empresariales. De entrada y de forma muy ilustrativa haremos una visita breve a las partes de la aplicación Power Point que deberemos trabajar para obtener un resultado legible, adaptado la plantilla o el fondo a la identidad corporativa sin renunciar a posibilidades de enriquecerlo en todos los aspectos. En la práctica de equipo del taller se pide que se “cuelgue” una presentación en Slideshare con lo que damos por hecho la aplicación de estas recomendaciones en la elaboración de misma para ir trabajando todos los aspectos del temario propuesto.


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO Para conocer algunas pautas de eficacia y sencillez a la hora de elaborar las transparencias recomendamos: http://www.slideshare.net/levarcol/presentaciones-exitosas

 Modificar y personalizar patrones de diapositivas. Para crear una plantilla adaptada a la IDENTIDAD CORPORATIVA seleccionamos el PATRÓN DE DIAPOSITIVAS y agregamos el logotipo, eslogan o mensaje deseado. 1. VISTA. 2. PATRÓN DE DIAPOSITIVAS 3. TRABAJAMOS la tipografía, el color, la composición e introducimos los elementos deseados. Recordad que si no “empaqueto” la presentación para poder visualizar en modo “visor” en cualquier ordenador con un ejecutable (.exe) debo llevar las fuentes en una carpeta para poder instalarlas en el equipo en el que pasaré las transparencias. Es habitual el desajuste de la composición debido a la no previsión de esta circunstancia.

 Incrustar vídeos y música. 1. INSERTAR. 2. SELECCIONAR VÍDEO.


NTACO. 2014. ESCUELA JACOBEA DE POSTGRADO 3. Tener en cuenta que formatos puede reproducir y en caso de necesitarlo realizar un cambio. P.e. .FLV o Quick Time (.mov) pasarlo a .avi o mpeg2… 4. En el caso de la música es la misma sencilla operación lo único que debemos tener en cuenta es que debemos contar con una carpeta de códecs y crear una carpeta con el proyecto y que los vídeos estén en dicha carpeta y los enlaces comprobarlos al cambiarse de equipo por si es necesario volver a vincularlos. La mayoría de los problemas se suelen circunscribir al “olvido” de incluir en una carpeta creada para la presentación los vídeos, pues así como la imagen se “pega” a la transparencia, el vídeo y el audio están “enlazados” por una ruta que no puede pasar por un C: . Si llevo los vídeos en la carpeta que voy a transportar el problema queda resuelto o al menos es fácilmente resoluble.  Animar elementos. Aunque la tendencia es la sencillez en las presentaciones y que cada vez más se usan extensiones como .pdf para asegurarse el diseño ante el cambio de equipos, la animación de elementos en muchas situaciones puede añadirle a la exposición valores como el suspense, el movimiento y o la vistosidad que no ofrecen otros formatos. 1. TRANSICIONES. 2. Se selecciona el elemento a animar. 3. Se elige la animación. 4. Se trabaja la duración, el orden, la entrada y salida o movimiento a realizar.


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 Hipervincular a diferentes documentos, webs… y todo tipo de enlaces que necesitemos. 1. INSERTAR. 2. Selección del texto o elemento a enlazar. 3. HIPERVÍNCULO.


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 Creación audiovisual. Guión, grabación y edición de vídeos. Obviamente la creación audiovisual sería digna de ser abordada como materia en sí misma con lo cual debemos indicar que en estas breves notas para el curso sólo aportaremos una pinceladas sobre esta labor para que los participantes puedan confeccionar una pieza y así colgarla en línea e incrustarla a su blog de comunicación interna. Indicaciones básicas para la elaboración de un guión. TRANSPARENCIAS EN: http://www.slideshare.net/monivalderrama/guiones-para-spots


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SOBRE LA EDICIÓN: http://www.slideshare.net/monivalderrama/edicin-9683300


APUNTES MATERIA NUEVAS TECNOLOGÍAS