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DATA MEMO guide d’archivage personnel


SOMMAIRE

INTRODUCTION

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I DOCUMENTS PAPIERS ET ANALOGIQUES 1 CLASSEMENT - CLASSIFICATION DE LA B.A.N.Q. 2 DELAIS DE CONSERVATION 3 FORMATS ET CONSERVATION - GRANDS FORMATS - PHOTOGRAPHIES, DIAPOSITIVES ET NEGATIFS - CASSETTES ET VIDEOCASSETTES - PAPIER NORME ISO II DOCUMENTS NUMERIQUES 1 CLASSEMENT - CONSEILS - COMMENT CLASSER SES FICHIERS - METADONNEES 2 FORMATS ET DUREE DE VIE - PDF ET PDF/A-1 - CD / DVD - USB - CLOUD III TRANSFERT NUMERIQUE <->PHYSIQUE 1 POURQUOI IMPRIMER ? 2 RECONNAISSANCE OPTIQUE DES CARACTERES

5 6

3

8 9

11 12

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15


INTRODUCTION Chaque jour, nous produisons de plus en plus d’informations, de documents de types, formats et usages différents. Depuis la révolution numérique, cette production d’information s’est intensifiée et pose des problèmes d’archivage. Paradoxalement, les documents, plus volatiles disparaissent aujourd’hui plus facilement de nos disques durs. Les utilisateurs sont aujourd’hui peu renseignés sur la manière de conserver leurs documents personnels. Ce guide est destiné à informer sur les différentes manières de conserver et classer cette information pour la transmettre aux générations futures. Pourquoi est il important d’archiver ? L’archive d’une famille ou d’un groupe d’individu constitue plusieurs intérêts. Tout d’abord, un intérêt administratif, puisque un grand nombre de documents archivés doivent être conservés. Puis l’archive peut constituer un moyen simple de retrouver des souvenirs, de transmettre un patrimoine aux générations futures. Enfin, en dépassant l’échelle d’une simple vie, la bonne organisation d’une archive personnelle peut permettre à des historiens et des archivistes, de retranscrire les usages d’une époque à travers votre histoire. Les conseils contenus dans ce guide sont des pistes vers lesquelles vous pouvez vous orienter pour classer vos documents. Il ne s’agit pas ici de les respecter à la lettre. Il est à vous de définir la méthode qui vous convient le mieux pour organiser vos archives.

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DOCUMENTS PAPIERS ET ANALOGIQUES


CLASSEMENT

PHOTOGRAPHIES Les photographies devraient être regroupées, et classées

Un système de classement permet de regrou-

en ordre chronologique ou par thème. Il est important

per les documents par catégorie et ainsi de

d’écrire sur la pochette qui les contient la date relative

les retrouver plus facilement à l’avenir. Si vous

à laquelle la photographie a été prise, ainsi que les per-

avez déjà un classement adapté à vos besoins,

sonnes et les évenements photographiés.

conservez le. Dans le cas contraire, la Bibliothèque et Archive Nationale du Québec a établi une classification simple qui assure un regroupement cohérent des documents papiers (voir tableau ci-contre). CONSERVATION La conservation d’un document exige une décision personnelle. L’intérêt de la conservation d’un document doit être relatif aux informations contenues dans ce document, à sa valeur affective, à son appartenance à un groupe de documents similaires, etc... Archiver ne veut pas dire tout garder, et la destruction d’un document peut parfois s’avérer nécessaire. Elle peut être justifiable quand la durée de conservation est échue ou lorsqu’il est remplacée par une nouvelle version. Pour plus d’informations, voir le tableau des délais de conservation page 8.

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N

CATEGORIE

CONTENU

1

HISTOIRE ET GENEALOGIE

Dossiers de recherche - Journaux personnels et agendas

2

ETAT CIVIL, CITOYENNETE ET AUTRES DOCUMENTS OFFICIELS

Actes ou certificats de naissance, de mariage et de deces - Contrats de mariage, reglements de divorce - Passeports, certificats de citoyennete testaments et mandats d’inaptitude - Carnets de sante - Permis de conduire

3

LOISIRS, DIVERTISSEMENTS ET VOYAGES

Contrats d’abonnement et bulletins d’adhesion a une activite sportive, culturelle ou sociale - Divertissements et voyages

4

RELATIONS FAMILIALES ET SOCIALES

Correspondances - Invitations et remerciements - Avis de deces et cartes mortuaires - Cartes de souhaits - Benevolat et engagement communautaire

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ETUDES ET PERFECTIONNEMENT

Travaux scolaires et notes de cours - Diplomes et certificats d’etudes Releves de notes, evaluations et bulletins scolaires - activites parascolaires - Releves de prets et de bourses - Bottins et livres de finissants

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EMPLOI

Curriculum vitae et documents connexes - Contrats de travail - Cartes de visites - Conferences et discours - Associations professionnelles et certificats honorifiques

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LOGEMENT ET BIENS IMMOBILIERS

Baux et avis de modification de bail - Contrats d’achat et contrats de vente Quittances de taxes - Factures de reparation et d’entretien - Contrats d’assurances - Reclamations - Certificats de garantie - Plans et dessins architecturaux

8

BIENS MOBILIERS

Contrats d’achat - Factures de reparation et d’entretien - Certificats de garantie et d’authenticite - Contrats de location - Contrats d’assurances Reclamations - Modes d’emploi et guides d’entretien

9

SERVICES PROFESSIONNELS ET ENTREPRISES DE SERVICE

Contrats, factures (telephone, cable, Internet, electricite, mazout, gaz naturel, etc.) et notes d’honoraires (medecin, dentiste, opticien, avocat, paysagiste, etc.)

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REVENUS, EPARGNE ET PLACEMENTS

Declarations de revenus et documents connexes - bordereaux de paie - assurance emploi (assurance salaire) - releves de pension de la Securite de la vieillesse - allocations familiales - depots et placements - contrats d’assurance vie

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PRETS

Hypotheques, prets personnels et marges de credit - Quittances de dettes et de prets hypothecaires

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OPERATIONS BANCAIRES

Rekeves des operations banciares et des transactions electroniques - Releves des achats et des services payes par carte de credit - Chequiers et cheques

SOURCE: Bibliotheque et Archives nationales du Quebec, a l’abri de l’oubli, Quebec, 2008.

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ASSURANCE

DELAIS DE CONSERVATION QuiTTAncEs, Avis D’EchAncE, cOurriErs DE rEsiliATiOn, prEuvEs Du rEglEMEnT cOnTrAT rElEvE D’inFOrMATiOn AuTOMOBilE AssurAncE viE

BANQUE

VEHICULE

DOMMAgEs cOrpOrEls AMEnDE FOrFAiTAirE FAcTurEs cErTiFicAT D’EXAMEn Du pErMis DE cOnDuirE chEQuEs A EncAissEr cOnTrAT DE prET relevEs DE cOMpTE

FAMILLE

AcTEs D’ETAT civil Avis DE vErsEMEnT D’AllOcATiOn FAMiliAlEs AcTE DE rEcOnnAissAncE D’un EnFAnT cOnTrAT DE MAriAgE livrET DE FAMillE

LOGEMENT

FAcTurE D’ElEcTriciTE FAcTurE D’EAu FAcTurE DE TElEphOniE FAcTurE DE rEsTiTuTiOn DE MATEriEl FAcTurEs liEEs AuX TrAvAuX TiTrE DE prOpriETE

IMPOTS ET TAXES

cOnTrAT DE lOcATiOn, ETAT DEs liEuX, QuiTTAncEs DE lOYEr DEclArATiOns DE rEvEnus ET Avis D’iMpOsiTiOn sur lE rEvEnu Avis D’iMpOTs lOcAuX (TAXE FOnciErE, TAXE D’hABiTATiOn)

TRAVAIL

BullETins DE sAlAirE ATTEsTATiOn D’AssEDic Ou pOlE EMplOi rEcu pOur sOlDE DE TOuT cOMpTE EchEAncEs AllOcATiOns chOMAgE

SANTE

TiTrEs DE pAiEMEnT DE lA pEnsiOn DE rETrAiTE rEcApiTulATiF DE rEMBOursEMEnTs OrDOnnAncEs

8

6 MOis

1 An

2 Ans 3 ans 5 ans 10 ans

8

4 MOis

SOURCE: http://vosdroits.service-public.fr/


façon permanente les photographies et les

FORMATS ET CONSERVATION

diapositives. Tentez de déterminer la date de la photographie ou de

GRANDS FORMATS

la diapositive, les personnes et

l’événement en question et inscrivez l’informaLes documents de grand format, tels les plans, les dessins

tion sur la chemise ou le contenant protecteur

architecturaux, les diplômes et les grandes photographies

plutôt que la photographie ou la diapositive

doivent idéalement être rangés à plat dans des chemises

elle-même. Si cela s’avère impossible, écrivez

sans résidu acide, ce qui évite la formation de plis et de dé-

délicatement les renseignements au dos de la

chirures.

photographie ou sur le cadre de la diapositive en utilisant un crayon à mine de plomb. Il est recommandé de séparer les photographies comportant des inscriptions ou des étiquettes autocollantes à l’aide de papier intercalaire sans résidu acide.Vous éviterez ainsi leur altération par les restes d’encre ou de colle. Si, à l’inverse, elles sont exemptes d’inscriptions ou

A défaut de pouvoir ranger les documents de grand format

d’étiquettes autocollantes, placez l’image de

à plat, il est possible de les enrouler autour d’un tube de car-

chaque photographie contre le dos de la pho-

ton enrobé d’une pellicule de polyester de bonne qualité (pH

tographie voisine, évitant ainsi que les images

neutre) et de les recouvrir d’un sac de plastique de façon à

se retrouvent face à face. Enfin, pour aussrer la

les protéger contre la saleté et le frottement. Cependant, les

préservation des négatifs, nous vous suggérons

photographies ou les documents cartonnés ne peuvent être

de les conserver dans des enveloppes sans

enroulés puisqu’ils se briseraient.

résidu acide.

PHOTOGRAPHIES, DIAPOSITIVES ET NÉGATIFS Les photographies et les diapositives doivent être rangées de préférence dans les albums faits de papier sans résidu acide et non dans des albums constitués de

CASSETTES ET VIDÉOCASSETTES

pages collantes ou autoadhésives. De plus, évitez l’utilisation de colle et de ruban adhésif qui endommagent de

9

Les cassettes et vidéocassettes doivent être


rangées idéalement dans un boîtier protecteur, en position verticale (debout comme un livre) et leur ruban entièrement bobiné d’un côté. Il faut également conserver les vidéocassettes à au moins 10 centimètres des champs magnétiques: vous devez éviter, par exemple, de les ranger à proximité de haut-parleurs ou d’un téléviseur.

NORME ISO 9706 La norme ISO 9706 est la première norme internationale pour le papier permanent (ISO 9706). Elle assure la stabilité et la longévité d’un papier, destiné la plupart du temps à l’impression d’archives. Si vous devez imprimer des documents destinés à être conservés dans vos archives, c’est ce papier qu’il est préférable de choisir. On peut trouver dans le commerces différentes gammes correspondant à ces normes telles que la gamme Image Coloraction qui est imprimable sur imprimante laser.

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DOCUMENTS NUMERIQUES


CLASSEMENT CONSEILS La conservation des documents numériques est étroitement liée à l’évolution rapide de l’équipement technologique et des formats. La durabilité des supports de conservation est parfois relative. Même si le stockage de données devient aujourd’hui plus sûr avec l’apparition des clouds (voir page 14), il est important d’assurer la longévité de ces informations volatiles. Il est fortement recommandé de faire au moins une fois par mois une copie de sécurité des documents conservés dans votre ordinateur ou sur un autre support numérique. Vous pouvez également imprimer les documents jugés les plus importants (voir page 16). COMMENT CLASSER SES FICHIERS Si l’utilisation des dossiers et des sous dossiers

Pour une classement daté, il est conseillé d’adopter la date

et leur nommage est propre à la variété et au

au format suivant: AAAAMMJJ au début du nom du docu-

type d’information détenu par chacun, il existe

ment. Pour un classement chiffré utilisez un nombre constant

des principes d’organisation qui permettent à

de chiffres sur 2 ou 3 caractères avec un ou deux zéros avant

un document d’être facilement retrouvé dans

suivant le nombre de fichiers du même type. Veuillez égale-

son ordinateur. Ces règles diffèrent suivant les

ment à ne pas utiliser d’espace dans le titre de votre fichier et

usages de chacun. Il est donc à vous de définir

à les remplacer par un underscore. Gardez en tête de donner

ces principes comme vous le préférez.

des noms les plus explicites et les plus concis possibles. Voici quelques exemples:

N’utilisez que les caractères qui permettent la reconnaissance d’un fichier entre tous les sys20140515_lettre_clement.pdf

tèmes. Le mauvais nommage d’un fichier peut en effet rendre impossible la lecture d’un fichier par un autre ordinateur. Les caractères à utili-

001_photos_vacances_italie-naples.jpg

ser sont les 26 lettres de l’alphabet latin, les 10 chiffres arabes, le trait d’union (-) et l’unders-

comptabilite_V1.xls

core (_). Ne pas utiliser les signes de ponctuation autres que ces deux derniers, ni les lettres accentuées.

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MÉTADONNÉES Les métadonnées contiennent les informations sur la source du document. Elles sont parfois produites par le logiciel qui créé le document lui même, mais la plupart du temps c’est vous qui devrez vous en occuper. Les métadonnées traitent au moins 15 informations basiques, réparties en trois domaines pour permettre d’identifier sa provenance: - contenu : titre, sujet, description, source, langue, relation, couverture - propriété intellectuelle: créateur, éditeur, contributeur, droits (droits d’auteur,...) - matérialisation: date, type, format, identifiant. Les métadonnées sont utiles lorsque le contenu est partagé sur le web, permettant un référencement plus simple et donc un accès plus rapide. Dans une ressource personnelle et privée, il sera plus facile d’authentifier et de trouver un document à l’avenir si ces informations ont été complétées. Il existe des logiciels qui permettent la modification ou la création des métadonnées tels que Metanull (Windows), Adobe Bridge (Windows, Macintosh), ou un éditeur de métadonnées en ligne: http://www2.cndp.fr/standards/metadonnees/editeur.htm

COMMENT ACCèder AUX MÉTADONNÉES ? Sous Windows, cliquer droit sur le fichier puis sur: Proprietes

>

Details

Sous Macintosh, cliquer droit sur le fichier puis sur: Lire les informations

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FORMATS ET DUREE DE VIE

PDF

USB

Le format PDF est un format de do-

Malgré leur facilité d’inscription et de réins-

cument lisible par tous les système

cription, les clés USB et les disques durs ex-

et permettant la conservation de la

ternes présentent quelques risques. Leur mo-

police, des images, des objets gra-

bilité augmente les risques de vol. Sa durée

phiques et de la mise en page du

de vie est de 5 à 7 ans, mais il est impossible

document source. Il s’est imposé

de savoir quand il tombera en panne. Pra-

comme le format d’échange universel d’un document

tique pour le stockage temporaire, il est donc recom-

numérique. Il existe aujourd’hui une norme ISO qui

mandé d’utiliser autre chose qu’un disque dur externe

garantie la longevité du document pour l’archivage

pour stocker ses données destinées à être archivées

numérique sous la nomination PDF/A-1.

sur une longue période.

CLOUD

CD / DVD

Le cloud est un processus de stoc-

Les CD et les DVD exigent d’être

kage qui permet de sauvegarder des

entretenus

et

manipulés

avec

données sur des serveurs distants à

soin, notamment en évitant de

travers un réseau. Si le système est intéressant pour sa

toucher aux surfaces gravées. Ils

souplesse, actualisation automatique des données

craignent l’humidité, la poussière

sauvegardées, accès depuis un autre ordinateur,... il

et les grands écarts de température. Il est conseillé

est aussi dangereux et critiqué sur d’autres aspects:

de les ranger position verticale dans un endroit sec

l’utilisateur perd la maîtrise de l’implantation de ses

à température stable et d’utiliser des boîtiers en plas-

données et son accès peut être difficile si le réseau ne

tique de bonne qualité. Indiquez ce qu’ils contiennent

fonctionne pas. Il existe aujourd’hui de nombreux ser-

à l’aide d’un marqueur sans solvant, à base d’eau et

vices utilisant le cloud tels que Dropbox, Hubic, iCloud,

à pointe fine et écrivez uniquement sur la surface non

Skydrive, les FAI,...

inscriptible. Il est vivement déconseillé d’apposer des étiquettes car elles peuvent facilement se détacher.

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TRANSFERT NUMERIQUE <-> PHYSIQUE


POURQUOI IMPRIMER ? La fragilité et la rapide obsolescence des supports numériques sont deux bonnes raisons à l’impression de vos documents les plus importants. Cela permet de les conserver de manière sure. Si vous pouvez, choisissez de préférence un papier aux normes ISO 9706 (voir page 10) pour l’impression ce qui permettra d’allonger son espérance de vie de manière significative. RECONNAISSANCE OPTIQUE DES CARACTèRES L’OCR A et l’OCR B sont deux polices aujourd’hui utilisées dans de nombreux domaines. Leur forme simple permettent d’être reconnues facilement par des logiciels de reconnaissance optique des caractères et ainsi reconstituer des textes entiers scannés. Il peut être utile de transférer une archive personnelle sur papier pour un usage futur.

OCR A ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890

OCR B ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ abcdefghijklmnopqrstuvwxyz 1234567890

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BIBLIOGRAPHIE OUVRAGES - Bibliothèque et Archives nationales du Québec, à l’abri de l’oubli, Québec, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2008. - CHABIN, Marie Anne, Je pense donc j’archive, Paris, L’Harmattan, 1999. - MIRGUET, Françoise, HIRAUX, Françoise, Les archives personnelles - enjeux, acquisition, valorisation, Paris, L’Harmattan, mai 2013. WEBOGRAPHIE - Bibliothèque Nationale de France, BNF.fr - Thi-Phuong Nguyen, « Papiers neutres, papiers de conservation et papiers permanents », septembre 2000 http://multimedia.bnf.fr/actus_conservation/cn_act_num13_art2.htm - Service Public, Service-public.fr - Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre), « Papiers à conserver », 27 mars 2014 http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134.xhtml PÉRIODIQUES - ICHBIAH, Daniel, « Le jour où nous perdrons la mémoire », dans Usbek et Rica, numéro 06, juin 2013, pages 67-68. RADIO - « Risquons nous de perdre notre mémoire numérique ? », [Science Publique], France Culture, 7 juin 2013, durée 59 min. Audible sur le site internet de France Culture.

Guide réalisé dans le cadre du projet Bachelor à l’École de Design Nantes Atlantique - juin 2014


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