Page 1

ANSTALT FÜR KOMMUNALE DATENVERARBEITUNG IN BAYERN

PRESSEMITTEILUNG

Digitalisierung der Anordnungsbelege als Ansatz zum „papierlosen Büro“ München 25. März 2004 Seit Anfang Januar nimmt der Landkreis Erlangen-Höchstadt die Archivierung seiner Anordnungs- und Zahlungsbelege digital vor. Dazu wird in Zusammenarbeit mit der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) und der LivingData GmbH (ein Tochterunternehmen der AKDB) seit Anfang Dezember 2003 ein Pilotprojekt durchgeführt. Der Landkreis leistet zu diesem zukunftweisenden Thema als erste von ca. 700 Kommunen (mit ca. 2000 Mandanten und 8000 Arbeitsplätzen), die das teildezentrale Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der AKDB einsetzen, Pionierarbeit. Die Anordnungsbelege werden nun mit einem Barcode versehen. Dies wir durch eine Weiterentwicklung des schon seit Jahren in den verschiedensten Dienststellen des Landratsamtes eingesetzten teildezentralen HKR-Programms ermöglicht. Über einen neu eingerichteten Arbeitsplatz mit Scanner in der Kreiskasse werden sämtliche buchungsbegleitenden Belege eingelesen. Hierzu steht ein moderner Stapelscanner mit einem Leistungsvermögen von ca. 50 Seiten pro Minute zur Verfügung. Die Bilder werden automatisch in einer Archivdatenbank (EASYArchiv-Container) abgelegt.


Die Bilddateien werden fallbezogen in entsprechenden Formaten in Farbe abgespeichert. Dies bietet mehrere Vorteile: Es wird nur geringer Speicherplatz benötigt, mehrere Einzelseiten werden zu einer Bilddatei zusammengefasst (Vorder-/Rückseite, Anordnungsbeleg, Lieferschein, Rechnung). Außerdem wird alles in einem revisionssicheren Format abgespeichert. Gleichzeitig werden die Bildinformationen mit den Buchungsdaten aus dem Finanzprogramm verknüpft. Die Recherche im Archiv erfolgt im Wesentlichen über das teildezentrale HKR-Programm der AKDB. Dadurch ist für den Sachbearbeiter kein Verfahrenswechsel erforderlich, er kann in seiner gewohnten Benutzeroberfläche weiterarbeiten. Durch Mausklick auf die Buchung im Auskunftsdialog erhält der Sachbearbeiter die digital archivierten Belege zur Ansicht und ggf. zum Ausdruck angezeigt. Der Auskunftsdialog bietet zudem eine Übersicht über alle Buchungen, zu denen noch keine Belege archiviert wurden („To-do-Liste“). Das Hinzufügen von einzelnen Belegen (Rechnungen, Lieferscheine) zu bereits im Archiv hinterlegten Dokumenten sowie das Einlesen von Dokumenten zu Buchungen aus Fremdverfahren kann von jedem Arbeitsplatz mit Scannerausstattung erfolgen. Die Archiv-Recherche innerhalb EASY-Archiv ist ebenso möglich. Diese wird jedoch nur ausgewählten Personen zur Verfügung gestellt (z.B. zu Revisionszwecken). Als Suchmöglichkeiten stehen neben der Volltextrecherche auch eine Schlagwortsuche zur Verfügung.

Text ohne Überschrift: 2.586 Zeichen (mit Leerzeichen)

Ihr Ansprechpartner AKDB Direktor Marketing und Vertrieb Pressesprecher Alfred Trageser presse@akdb.de

Geschäftsstelle München Herzogspitalstraße 24 80331 München Telefon 089/5903-1850 Fax 089/5903-1845 Seite 2 von 2

http://www.pressebox.de/attachments/478/PM AKDB_Archivierung im Finanzwesen  

http://www.pressebox.de/attachments/478/PM AKDB_Archivierung im Finanzwesen.pdf

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you