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Große Zeichnungen, kleiner Aufwand GFT hyparchiv ® als Informationsplattform für unternehmensweite Kommunikation


Battenfeld Extrusionstechnik

Die Verwaltung von Papier-Dokumenten ist immer aufwendig. Besonders, wenn es um Formate wie DIN A0 geht. Die Mitarbeiter der Battenfeld Extrusionstechnik GmbH in Bad Oeyenhausen arbeiten täglich mit solch raumgreifenden Zeichnungen. Um die Ablage zu verbessern, wurde 1996 GFT hyparchiv ® eingeführt. Das intelligente Dokumenten-Management-

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System hat sich mittlerweile zu einer zentralen Informationsplattform des gesamten Unternehmens entwickelt. Battenfeld Extrusionstechnik GmbH, ein UnterVoraussetzungen

nehmen der SMS Aktiengesellschaft, ist der

„Bereits beim Start des Projekts hatten wir

weltweit führende Produzent von Anlagen für

vor Augen, eine elektronische Dokumenten-

die Rohr- und Profilextrusion.

verwaltung für alle Bereiche des Unterneh-

In Deutschland plant und fertigt das Unter-

mens einzuführen“, erklärte Dr. Hans-Bernd

nehmen an den Standorten Bad Oeynhausen

Böttger, ehemals Leiter Organisation und Daten-

und Kempen.

verarbeitung bei Battenfeld. Daher sei eine

Die SMS GmbH ist die Holding einer Grup-

wichtige Anforderung gewesen, dass das System

pe von international tätigen Unternehmen

sowohl technische als auch finanz- und vertriebs-

des Anlagen- und Maschinenbaus für die

relevante Dokumente verwalten kann. Bei der

Verarbeitung von Stahl-, NE-Metallen und

Entscheidung für GFT hyparchiv® haben vor

Kunststoffen. Die Gruppe gliedert sich in die

allem die Anwenderfreundlichkeit und eine

Unternehmensbereiche Hütten- und Walz-

gute, dauerhafte Betreuung eine Rolle gespielt.

werkstechnik, Rohr-, Profil- und Schmiede-

Die Partnerwahl fiel dabei auf bpi solutions

technik sowie Kunststofftechnik. Im Jahr

(ehemals MBI® Software Company).

2004 erwirtschafteten weltweit rund 9.500 Mitarbeiter ca. 2,20 Mrd. EUR Umsatz.

Offen für alle Belange Manfred Katzberg, Abteilungsleiter Normung/ Dokumentation, schildert die Situation Mitte der 90er Jahre: „Für die Fertigung wird immer eine Zeichnung benötigt. Unsere Pauserei, wo die Flut von rund 120 000 Zeichnungen vervielfältigt wird, kam aber nicht mehr nach.“ Mit Hilfe von GFT hyparchiv® wurde das drängende Platzproblem behoben und die Reproduktionszeit drastisch gesenkt. Auf verschiedenen Plottern werden Zeichnungen heute innerhalb weniger Minuten ausgedruckt.


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Plot-Management

Entwicklung zur Kommunikationsplattform

Die technologische Offenheit von GFT hyparchiv®

Inzwischen ist die Finanzbuchhaltung in das

ermöglichte zahlreiche funktionale Erweiterun-

System eingebunden. Schwerpunkt waren zu-

gen. Marcus Schalk, Projektleiter DMS bei bpi und

nächst die Kreditorenrechnungen, es folgten

Betreuer der Battenfeld-Lösungen, bezeichnet

Ausgangsbelege aller Art. Damit war das Ziel

vor allem das entwickelte Plot-Management

erreicht, die komplette Auftragsabwicklung vom

mit dem eingebauten Plot-Server als ein „Highlight“

Angebot bis zur Auslieferung über GFT hyparchiv®

der Lösung. Dessen Basis realisierte bpi solutions

abzuwickeln. Entsprechende Aktivitäten gab es

mit den Bordmitteln von GFT hyparchiv®. Die

auch im Vertriebsbereich. Hier anfallende

wichtigste Verbesserung ist die anhand von

Dokumente werden automatisch ins Archiv

Zeichnungsindexen automatisierte Ansteuerung

gestellt und dann elektronisch verteilt.

des Ausgabegeräts und die dadurch gelungene vollständige Automatisierung der Pauserei. Zu

Kaum Aufwand mit zusätzlichen Integrationen

den weiteren besonderen Erfolgen zählen das

Zunächst erfolgte die Umstellung des Systems

automatische Kennzeichnen der gesperrten

auf die aktuelle GFT hyparchiv ® -Version.

Zeichnungen und die Möglichkeit, von jedem

„Das Geniale dabei ist: Wir haben nur einen

Arbeitsplatz aus auf einem beliebigen Drucker

minimalen Anpassungsaufwand, um neue Zu-

den Druck zu starten. Die Verkleinerung und

satzentwicklungen zu übertragen,“ so Schalk.

Drehung der Zeichnung erfolgen automatisch.

„Da wir alles mit GFT hyparchiv®-Mitteln realisieren, können wir nun die gesamte Makro-

Werknorm- und Fotoarchiv

Programmierung übernehmen.“ Mittlerweile

Im Werksarchiv speichert Battenfeld Extrusions-

werden auch die 3D-Zeichnungen ins Archiv

technik ISO-Normen, Hersteller-Unterlagen,

aufgenommen.

Lieferanschriften oder technische Informationen. Rund 2.000 Dokumente stehen mittlerweile sämtlichen Mitarbeitern offen. Die Einrichtung eines Fotoarchivs war eine Reaktion

Nutzen

auf die steigende Zahl von Digitalfotos. „Wir

Die IT-Verantwortlichen setzen das System

haben sehr viele Aufnahmen von Maschinen,

als aktives Kommunikationsmittel für das

Gerätedetails und Besonderheiten aus der

gesamte Unternehmen ein.

Produktion“, so Katzberg.

Die Einführung von GFT hyparchiv® hat sich für Battenfeld Extrusionstechnik

Leichte Verteilung von Dokumenten

gelohnt: „Das System bietet uns genau

Häufig müssen Schwesterfirmen in Indien, den

die Vorteile, die wir uns anfangs davon

USA oder China mit Zeichnungen versorgt

versprochen haben“, erklärt Katzberg

werden. „Die Versendung war immer ein

– und nennt vor allem Benutzerfreund-

riesiger Aufwand“, erinnert sich Katzberg.

lichkeit, Stabilität sowie Einsparungen an

Heute werden die einzelnen Anforderungen

Material, manuellem Aufwand, Zeit und

automatisch gesammelt und auf selbsttragen-

Raumkosten.

den CD-ROMs verschickt. „Das bringt uns eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis.“


GFT hyparchiv® als Kommunikationsplattform Vielseitiges Plot-Management Automatisierung der Pauserei Werknorm- und Fotoarchiv Integration der Buchhaltung

Gerne informieren wir Sie detailliert über unsere Lösungen und zeigen Ihnen diese im praktischen Einsatz. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf:

bpi solutions gmbh & co. kg Krackser Straße 12 D-33659 Bielefeld Fon: +49 521 9401-0 Fax: +49 521 9401-500 www.bpi-solutions.de info@bpi-solutions.de

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