Page 1

BIDBOOK VAN IS VOOR MU

1


‘VOOR ONS IS EEN UITDAGING EEN FEESTJE. DUS NU OOK!’

2


IS EEN INHOUDSOPGAVE

3


IS EEN INLEIDING

Zo, Tijd voor een Inleiding. De inleiding van dit BIDBOOK van IS voor COLIN. Voor COLIN en MU. De opdrachtgever wil graag een plan van aanpak zien en dat wordt hier van top tot teen beschreven. Nergens anders dan in dit BIDBOOK van IS. IS een bidbook voor een FILMPJE. Een filmpje dat we eind deze periode moeten afleveren. Creatief en leuk, maar het moet wel gestructureerd worden. Dat proberen we als projectgroep te bereiken met dit BIDBOOK. Structuur brengen in dat wat we denken te bieden.

Ons bidbook kent een bepaalde indeling. We zullen beginnen met het definiÍren van het project. Wat is de achtergrond en wat is het doel. Daarna zullen we een activiteitenplan opstellen volgens de principes van PBS & WBS. Daaropvolgend zullen we een beheersplan maken. Waar zitten de eventuele risico’s binnen ons plan van aanpak? Ook daar zullen we op ingaan binnen het beheersplan. Na het lezen van dit document bent u zeker overtuigd. Dat IS gewoon zo.

4


5


IS EEN PROJECTDEFINITIE

I

NLEIDING

In de projectdefinitie wordt ingegaan op de opdracht. Wat wil de opdrachtgever precies en waar kunnen we de culture instelling MU mee helpen en wat willen wij als projectgroep IS duidelijk maken met het filmpje.

Achtergrond Colin is een netwerkorganisatie voor de creatieve industrie met als doel netwerken zichtbaar maken voor de creatieve ondernemers in Brabant. Colin staat voor; Creative Organisations Linked in Network en geeft advies, wijst de weg en stelt mensen aan elkaar voor. Hierdoor wordt gezamenlijk gewerkt aan een verdere groei en professionalisering van de creative industries.

Colin wil graag weten wat de toekomst is van de creative industrie in Brabant. Zij willen graag inzichtelijk maken hoe Brabantse cultuurinstellingen kijken naar de toekomst en transformeren van vermaker naar verbinder.

Daarom heeft Colin een opdracht uitgeschreven met open inschrijven en heeft daarna projectteam IS benaderd om mee te doen aan deze opdracht.

Opdracht Colin is de opdrachtgever van deze opdracht en heeft ons het volgende project voorgelegd:

“Maak een inspirerend verhaal omtrent de transformatie die een culturele instelling ondergaat.�

6


Door middel van een film moet hierin naar voren komen welke uitdagingen organisaties moeten trotseren om de veranderingen in de culturele sector te doorstaan. Welke trends en ontwikkelingen er verwacht worden de komende jaren en welke nieuwe producten, diensten of belevingen er worden aangeboden in de toekomst. Kortom; hoe ziet de organisatie er uit in 2018 en daarna. Dit in de vorm van een filmpje die ook mede gebruikt kan worden in een social media campagne.

Dit project wordt uitgevoerd door projectgroep IS en is hierdoor de opdrachtnemer van deze opdracht.

Randvoorwaarden en productspecificatie De randvoorwaarden die Colin voor de opdracht heeft opgesteld zijn als volgt: Onderwerp film - Het moet een culturele instelling zijn in de provincie Brabant. - Het filmpje mag maximaal 2 minuten duren. - Het thema van het filmpje moet zich richten op de toekomst. - Het filmpje mag 20% beelden bevatten van andere bronnen en minstens 80% moet zelf gefilmd zijn.

Kwaliteit film - De kwaliteit van het filmpje is niet de cruciale factor voor succes. - Het filmpje moet volledig gemaakt worden volgens het draaiboek en duurt maximaal 2 minuten.

7


Plan van aanpak -Het plan van aanpak moet duidelijk beschreven zijn en moet aansluiten op de pitch.

Pitch - De pitch moet overtuigend zijn voor de opdrachtgever - De opzet om tot het eindresultaat te komen moet door het projectteam duidelijk gepresenteerd worden.

Extra - Het eindproduct van deze opdracht, het filmpje, zal worden vertoont op een filmfestival. Om het filmpje te promoten moet er een poster worden gemaakt door de projectgroep. De poster moet aangeleverd worden op woensdag 30 oktober voor 17.00 uur.

Overall - Voor het filmfestival moet het filmpje beschikbaar zijn op Youtube en de link moet worden doorgestuurd naar: HopjesNieuws@gmail.com

Dit moet gedaan worden uiterlijk dinsdag 29 oktober voor 16.00 uur - Alle documenten moeten aan de regels van de Nederlands taal voldoen. - Alle documenten moeten een professionele uitstraling hebben.

De Productspecificaties die Colin voor de opdracht heeft opgesteld zijn als volgt:

Pitch en plan van aanpak (Collegeweek 3-4) - Tijdens PB 5.1 op maandag 30 september is er plaats voor een pitch van maximaal 10 minuten om het idee voor het filmpje te presenteren en een plan van aanpak aan te leveren waarin wordt aangegeven hoe het projectteam uiterlijk voor PB 8.2 deze filmpje gaat realiseren.

Cultureel Brabant Upload Cinema (Collegeweek 8) -Tijdens PB 8.2 worden op de NHTV academy for leisure alle 8


eindresultaten bekeken tijdens de Cultureel Brabant Upload Cinema. Dit wordt voor ons georganiseerd.

Einddocument (Collegeweek 5-8) - Naast het filmpje moet ook het einddocument worden ingeleverd op maandag 4 november voor 16.00 uur met hierin een verbeterde en gedetailleerde versie van het plan van aanpak, draaiboek van de draaidag en evaluatierapport van het eindresultaat.

Doelstelling Het doel is het uitvoeren van de opdracht voor Colin; het maken van een filmpje. Het filmpje duurt maximaal 2 minuten en zal gemaakt worden door projectgroep IS. Het resultaat van het filmpje geeft een beter beeld van de huidige en toekomstige visie van de culturele sector. Dit

filmpje wordt vertoond op het filmfestival op 1 november.

Beoogd einddoel Als dit project is afgerond heeft Colin een filmpje in handen waarin duidelijk wordt hoe MU er nu voorstaat en welke ontwikkelingen zij nog gaan doormaken. Het filmpje kan gebruikt worden als inspiratie voor andere cultuurinstellingen via social media.

Voor IS is dit een nieuwe uitdaging die ons veel ervaring oplevert.

9


‘ALS JE ALLES WIL BEHEERSEN, BEHEERS JE EIGENLIJK NIETS.’

10


IS EEN ACTIVITEITENPLAN

I

nleiding

In dit hoofdstuk gaan we het einddoel opdelen in deelproducten. Als dit project is afgerond heeft Colin een filmpje in handen waarin duidelijk wordt hoe MU er nu voorstaat en welke ontwikkelingen zij nog gaan doormaken. Dit is ons einddoel. We gaan onze deelproducten weergeven door middel van PBS & WBS en projectfasering.

We gaan de komende periode een filmpje maken over een culturele instelling in NoordBrabant. Hierin proberen wij de toekomstvisie van ons te laten zien. Hoe zien de bedrijven er later uit? Gaan ze van vermaker naar verbinder? En hoe overleven ze zonder subsidie? Dat is wat we gaan doen. Het idee, dat is net als het bos. Laat het groeien1

Een mooi bos heeft tijd nodig. Net als een product. Een mooi product zelfs nog meer. Plant het, verzorg het, geef het tijd. Dat IS het beste. Dan IS het straks MOOI.

11


Draaiboek maken

Script maken Locaties

Filmen Inleveren AFL

Concept verzinnen + brainstormen

PowerPoint maken

Evalueren

Mu OriĂŤnteren Uitwerken

Idee, hoe? Info verzamelen

Presenteren Filmpje

PVA Pitch

Evaluatie

Afleveren

Tussentijds PVA veranderen

Uitvoeren Poster Ontwerp PVA gedetailleerd

Brainstorm

PBS&WBS Einddocument

12


Projectfasering In de projectfasering delen wij ons project op in verschillende fases die bestaan uit initiatieffase, defenitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en de nazorgfase. Hieronder beschrijven wij wat wij van plan zijn in deze fases.

13


Initiatieffase

Brainstormen culturele instelling

Concept bedenken filmpje

Informatie verzamelen opdrachtgever

Brainstormen pitch

PVA bijwerken

OriĂŤnteren MU

Definitiefas e

Ontwerpfase

Voorbereidingsfase

Realisatiefase

Plan van Aanpak

Power point pitch maken

Pitch presenteren

Brainstormen poster

Locaties bedenken

Ontwerp filmpje uitwerken

Poster ontwerpen

Foto´s maken voor poster

Poster maken

Apparatuur regelen

Draaiboek maken

Inleveren einddocument

Script maken

Vrijwilligers zoeken

PVA bijwerken

PVA bijwerken

PVA bijwerken

PVA bijwerken

Filmen

Film monteren

Nazorgfase

Evalueren project

Uitwerken evaluatie

PVA bijwerken

Inleveren bij AFL

14


Slapen is ook een activiteit. Activiteit om te activeren.

15


IS EEN BEHEERSPLAN

I

nleiding

In dit hoofdstuk lichten we toe hoe we dit project gaan beheersen en een goed eindresultaat kunnen leveren.

T

ijd

Hier koppel je de PBS en WBS aan tijdsmomenten (schema werkzaamheden + weken wanneer wat wordt uitgevoerd) Arbeidskosten: De arbeidskosten die in dit project gemaakt zijn worden hieronder beschreven. De tarieven zijn laag, aangezien dit zelfstandige studie uren zijn. Deze tarieven moeten ook meegeteld worden bij het realiseren van dit project. De

tarieven en tijden worden als volgt bepaald: We moeten dit blok vanuit NHTV 4 studiepunten halen voor dit project. Per studiepunt wordt er volgend NHTV gerekend op 28 studie last uren. Dit komt uit op 4 x 28 uur = 112 uur. Dit is het aantal uur dat ieder projectlid gedurende het project moet volmaken.

Bewaking van de planning De planning wordt primair bewaakt door onze voorzitter. De planner heeft de planning opgesteld en houdt bij wanneer bepaalde deadlines gehaald moeten worden. Dit rapporteert hij aan de betrokken groepsleden die hierop actie ondernemen. Er zijn wekelijks meerdere controle momenten van wat er klaar is en wat er nog moet gebeuren zodat iedereen weet wat hij zal moeten doen die week.

16


werkzaamheden Poster

schoolweken

4

5

kalenderweken brainstorm

39 40

6 41

Herfst vakantie 42

7

8

9

43

44

45

ontwerp maken afleveren Pitch

PVA idee, hoe? Informatie verzamelen PowerPoint maken presenteren

Filmpje

MU oriĂŤnteren concept verzinnen + brainstormen locaties script maken draaiboek maken filmen

Evaluatie

evalueren uitwerken inleveren AFL

PVA gedetailleerd

tussentijds PVA veranderen

Wij doen de opdrachten zoveel mogelijk samen. Als we de taken verdelen dan gebeurd dat op dat moment. presenteren -> Mitch + Freek (Back-up: Margo) powerpoint maken -> Freek

17


G

eld

In het hoofdstuk geld wordt duidelijk hoe de financiële zaken binnen het project geanalyseerd zijn en wat de kosten van het project worden. Er zal gekeken worden naar de arbeidskosten en naar de besparingen. Hieronder worden de verschillende kosten geanalyseerd en verder uitgewerkt.

Overige kosten: Begroting overige kosten Naam omsch Aa Tari tot rijving nta ef aal l Druk werk: printe Zwartn wit

150 €0. 04 Tot aal:

De kosten die hierboven uitgewerkt zijn moeten natuurlijk zo laag mogelijk gehouden worden. Dit resulteert dan tot een zo goedkoop mogelijk product. We moeten proberen er voor te zorgen dat er geen uitschieters zijn onderling. Om dit te kunnen realiseren is het belangrijk om de volgende zaken in acht te houden:  Een planning die ver vooruit loopt en waar realistisch aan gehouden kan worden binnen deze periode.  Een duidelijke communicatie tussen de projectleden Hoe gaan we de kosten dekken? Alle kosten worden gedekt door onszelf. Alle kosten worden onder iedereen gedeeld.

€6, 00 €6, 00

Controle kosten: 18


Organisatie In de projectgroep zijn groepsrollen verdeeld voor de eerste fase van het project. Bij deze rollen horen bepaalde verantwoordelijkheden en taken.

Naam Mitch Simone Freek Margo Susette

Functie voorzitter projectlid Facilitair Medewerker projectlid penningmeester indien van toepassing Celeste projectlid

Overlegvorm: De overlegvorm die gebruikt wordt in deze projectgroep is een wekelijkse vergadering. In deze vergaderingen wordt er besproken wat iedereen gedaan heeft en wat er nog gedaan moet worden. Wat

onze vooruitgang is. Bij deze vergadering horen weer rollen die verdeeld moeten worden namelijk de notulist en de voorzitter.

Notulist Deze noteert de informatie die in de vergadering naar voren komt. Na de vergadering maakt de notulist er een overzichtelijke notulen van. Deze notulen wordt verstrekt aan alle groepsleden. De notulen kan worden gebruikt als referentie bij latere vergaderingen.

Voorzitter De voorzitter leidt de vergadering. Hij zorgt ervoor dat alles goed verloopt en binnen het tijdsbestek dat ervoor gepland is. De voorzitter maakt een agenda voor de aankomende vergadering en stuurt deze door zodat de aanwezigen weten wat er behandeld gaat worden.

19


Naam

vooral de taak van de voorzitter.

Week 1 2 3 4 5 6

Mitch Simone Freek Margo Susette Celeste

Geel= voorzitter Groen= notulist

K

Individuele controle: Wij maken aan het begin van de periode een planning, waarin staat beschreven wat er allemaal gedaan moet worden. De taken worden vervolgens verdeeld onder de projectleden. Elke week wordt er tijdens de vergadering gekeken hoe deze taken zijn uitgevoerd en hoe de kwaliteit hiervan is. Dit wordt per persoon besproken. Als er gegevens onduidelijk zijn of er is een gedeelte niet af terwijl het al af had moeten zijn zal deze persoon extra gestimuleerd worden om dit goed te maken. Als hier hulp voor nodig is zal dit gegeven worden.

waliteit

De kwaliteit van ons product zal bewaakt moeten worden. Hier probeert ieder projectlid aan mee te werken, maar is

20


I

nformatie

De informatie over dit project is in een digitaal projectkantoor op het internet te vinden. Namelijk in het projectkantoor op Google Drive. Hier zijn alle belangrijke documenten die betrekking hebben op het project digitaal opgeslagen. Projectleden kunnen hun informatie en documenten hier opzetten zodat de rest van de groep toegang heeft tot deze kennis. Ook belangrijke mededelingen en afspraken over de planning staan duidelijk in het projectkantoor weergegeven. Het projectkantoor wordt beheerd en onderhouden door de notulist van de projectgroep. De projectgroep wordt wekelijks op de hoogte gehouden van de inhoud van het projectkantoor tijdens de vergadering.

F

aciliteiten

Aan het begin van de week bij de eerste vergadering plannen we alvast de afspraken voor de rest van de week. We hebben een vast projectlid die een ruimte reserveert en ervoor zorgt dat er een haspel is zodat we daar kunnen vergaderen/werken.

21


IS EEN RISICOANALYSE onmacht (bv. Hackers bij google drive)

I

nleiding

In dit hoofdstuk wordt behandeld welke interne en externe risico’s wij kunnen op lopen tijdens dit project. Onzekerheden wegnemen kan niet, dus moeten wij goed en bewust met risico’s om kunnen gaan.

STAP 1: Doel Deze risico analyse wordt gemaakt om de risico in kaart te brengen en ze te beheersen.

* Projectdoel is niet duidelijk van de te voren. Uiteindelijk blijkt dat de opdracht veranderd en het Plan van Aanpak niet meer bruikbaar. * Tijdens het opnemen van het filmpje is het slecht weer buiten. Hierdoor kan het draaiboek niet volledig uitgevoerd worden. En komt misschien de deadline in gevaar. * De uitgekozen cultuurinstelling haakt af midden in het project. We kunnen dus niet doorgaan met filmen. * Ziekte projectlid.

STAP 2: In kaart brengen

* te gedetailleerde of de verkeerde informatie verstrekken.

* Een ander projectteam heeft het zelfde idee als wij. * Opgeslagen documenten kunnen verloren gaan door

22


STAP 3: Schade en kans van het risico Schade voor het project: Kans dat het risico optreedt: 10 zeer groot 100% Zeker 9 90% 8 80% 7 70% 6 60% 5 gemiddeld 50% 4 40% 3 30% 2 20% 1 zeer klein 10% 0% Niet

Schade voor het project

Kans dat het risico optreedt

1. Zelfde idee

5

10%

2. Opgeslagen documenten

10

5%

3. Projectdoel niet duidelijk

6

30%

4. Slecht weer

2

50%

5. Cultuurinstelling haakt af

8

25%

6. Ziekte project lid

3

10%

7. Verkeerde informatie

7

20%

STAP 4: Beheersen 1. Origineel idee verzinnen, dat de kans kleiner dat een andere groep dit ook heeft en dit zo lang mogelijk geheim houden. 2. Back-up maken op een ander plek. Bijvoorbeeld een externe harde schijf. 3. In de initiatief fase duidelijk overleg met de opdrachtgever en zorgen dat dit duidelijk op papier staat zodat er op terug gevallen kan worden. 4. Een paar dagen van te voren het weerbericht bekijken. Er kan dan gekozen worden voor een andere draaidag of voor een binnen locatie. 5. Goed contact met het bedrijf houden en het goed gevoel geven over het filmpje. Het bedrijf moet zo veel mogelijk op de hoogte 23


gehouden worden van de nieuwe ontwikkelingen. 6. Doordat we alle documenten op Google Drive zetten weet iedereen waar de ander mee bezig is. We houden elkaar op de hoogte van onze werkzaamheden zodat als er iemand uitvalt we het op kunnen vangen. 7. Zorgen dat elk projectlid op de hoogte is over welke informatie verstrekt moet worden. Ook checken we de informatie voordat we het inleveren en naar buiten brengen.

24


WAT ZOU JIJ DOEN OM INDRUK TE MAKEN ALS HEEL DE WERELD

BLIND WAS? EEN

MOEILIJKE VRAAG, TOCH?

25


GEEFT EEN

ANTWOORD WIJ MAKEN INDRUK DOOR TE COMMUNICEREN VERBALE COMMUNICATIE. MOOIE PRAATJES MAAR DIE OOK WAAR MAKEN.

ENTHOUSIASME MERK JE OOK ALS JE BLIND BENT.

IS

IS ALTIJD ENTHOUSIAST!

KWALITEIT IS GEVOELSMATIG, je kan mensen ook

RAKEN zonder dat ze zien.

TOEWIJDING = 26

TOEWIJDING


IS EEN IDEE-VOORSTEL

WHY?

POURQUOI? WAAROM?

HVORFOR? WAT?

WHAT? HOE?

HOW?

Projectgroep IS houdt zich de komende tijd bezig met een opdracht voor Collin. In deze opdracht willen wij het toekomstbeeld van de cultuurinstelling ‘Mu’ in kaart brengen door middel van een filmpje. We hebben voor de cultuurstelling ‘MU’ gekozen omdat het een interessante en ontwikkelde instelling is voor jong en oud. Mu biedt onder andere educatieve workshops aan op scholen om de cultuur een nieuwe beleving te geven. Ook kan je bij MU terecht voor creatieve, interessante exposities. Mu heeft een eigen expositieruimte waar je zelf aan de slag kan met apps, games, video’s en

QUOI? COMMENT? onlineworkshops. Je kan dus zowel cultuur beleven, bekijken en maken bij MU. We hebben voor de titel ‘Voor Mu en later’ gekozen. Dit is een passende titel omdat het aansluit op de opdracht. We willen laten zien wat MU nu is en wat we kunnen verwachten in de toekomst. Mu voor nu en Mu voor later. Mu is een zelfstandige instelling die een breed publiek probeert te trekken door middel van een mix tussen design, mode, muziek, architectuur en nieuwe media. Oftewel een avontuurlijke mix in de hedendaagse kunst. Wij zijn benieuwd hoe MU zich ontwikkelt in de toekomst. 27


Hoe blijft MU interessant? Hoe wilt MU dit aanpakken? Dit gaan wij in kaart brengen door op bezoek te gaan bij MU, medewerkers te spreken en de beleving van de bezoeker te achterhalen. Door middel van het filmpje willen we een boodschap overbrengen die we niet expliciet laten zien.

DAT IS HET.

Dat was hem dan. Het Bidbook van IS voor COLIN & MU. Ons was het al duidelijk voor dit bidbook. Wij hadden er al vertrouwen in voordat we 端berhaupt een zin hadden geschreven. Wij hopen dat we door dit enorme mooie boek (mogen wij dat zegge? Ja dat mogen wij) jullie vertrouwen in ons idee hebben gegeven. Heeft u ons boek uit? Steek het in de fik, gooi ermee, trap erop, knoei erover en recycle het. Of bewaar het in de kast! Zolang u er maar van heeft genoten en het snapte! GROETEN EN DE GROETJES, IS!

28


SUPER HARTELIJKE DIKKE DOEI!

29


30

Bidbook versie 2 pdf  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you