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Facultad de Ciencias de la Administración Maestría en administración de recursos humanos Sistemas de Información Gerencial

ENSAYO ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA INGENIO SAN VICENTE

Por: Gezer Mardoqueo Rian Roquel Carné 1528 02 11465 Escuintla, 12 de Mayo de 2012


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Resumen El sistema de información es una herramienta esencial para tener datos inmediatos para la toma decisiones de los gerentes, superintendencias y jefaturas. Permite acumular en un mismo programa el manejo de los colaboradores y un conjunto de base de datos con toda la información requerida de los niveles de responsabilidad de la organización. Da resultados por medio de entradas, procesamiento de la información y la salida para administrar los recursos con los diferentes equipos de tecnología que se tienen. Sirve para realizar planificaciones estratégicas, mejorar los costos, asistencia al área financiera y contable. Puede generar informes que son de utilidad para entidades externas y que las exige la ley para su entrega a entidades gubernamentales.

Palabras claves: Sistemas, nivel de responsabilidad, procesamiento de información, costos.

ABSTRACT

The information system is an essential tool to have immediate data for decision making of managers, superintendents and headquarters. Allowed to accumulate in a single program management of staff and a set of database with all information required levels of responsibility of the organization. Gives results using input, process and output information to manage resources with different technology equipment you have. Used for strategic planning, cost improvement, support the finance and accounting. You can generate reports that are useful for external entities and that the law requires for delivery to government entities.


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Introducción

El presente análisis que se hace del sistema de información está basado a la empresa Ingenio San Vicente, esta información ayudara a poder mostrar que tipo de equipo tecnológico se tiene, para llevar controles de administración de personal, movimientos de altas, movimientos de bajas, pagos de salario y proyectar lo ordenado que puede ser recursos humanos cuando tiene las herramientas o aplicaciones necesarias. El sistema que se está utilizando es un software propio de la organización y cuenta con aplicaciones que ayudaran a darle valor a la información, despliega una variedad de datos para realizar las operaciones, así como planificaciones estratégicas, proyecciones, base de datos entre otros. Se adapta exactamente a lo que los usuarios necesitan para comprender que una sola pieza no funciona si no se tiene las bases solidas para enfrentar a un mundo globalizado. En cuanto al hardware, la información que se está utilizando con la tecnología de punta para que sea más rápido todo el proceso, debe hacerse con eficiencia cada vez que se tenga un nuevo equipo, logrando tener prevención en lo que se está realizando ya sea que se tenga equipo que es delicado su uso y el valor es elevado para poder sufragar el costo en caso se destruya. La cantidad de usuarios para el sistema es algo importante resaltarlo ya que los colaboradores son los expertos en el uso del sistema, el uso de las aplicaciones y la creatividad para realizar las tareas.


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Sistema de Información de Recursos Humanos de Ingenio San Vicente

Actualmente Ingenio San Vicente está diseñando aplicaciones en el sistema de recursos humanos que son necesarios para poder brindar mejores servicios y toma decisiones, para ello los especialistas en personal deben no solo obtener una fuerza de trabajo idóneo, sino comprender a profundidad los diseños. Se requiere utilizar elementos organizativos relacionados con la eficiencia, ambientales (habilidades, disponibilidad de los empleados y entorno social) y conductuales (autonomía y responsabilidad, variedad, identificación y significado de la tarea y feedback1), considerados por el diseñador para crear ocupaciones que sean productivas y satisfactorias.

Cuando hay serias deficiencias en el diseño de la empresa, se presentan fenómenos como la rotación del personal, ausentismo, quejas, protestas, entre otras. Se debe hacer referencia que las funciones del diseño de un sistema repercuten en toda la organización cuando no tiene una buena estructura.

Al momento que se tiene ya definido el diseño se procede a la obtención, evaluación y organización de la información, esto es para tener claro lo que se hace en un análisis de sistema de información y no en lo que se desempeña el colaborador. Se utilizan herramientas como encuestas electrónicas, la observación directa y las charlas entre colaboradores y supervisores por medio de video conferencias. El departamento de recursos humanos establece un sistema sobre los recursos del personal para que sea utilizado por la Empresa.2

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Retroalimentación Ingenio San Vicente


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Se entiende que si la empresa se ve afectada en la productividad, el logro de los objetivos es mucho más difícil de obtener. La organización lo que más necesita es el perfil que requiere el cargo, donde se contempla la formación, la experiencia, habilidades, los rasgos de personalidad y algunos otros requerimientos para poder desempeñarse en los sistemas de información.

Una buena práctica para no ver afectada a la organización es que el sistema que lleva toda la información de los colaboradores estén siempre en constante mantenimiento y mejora, para que sea eficiente y no esté dando resultados inesperados ya que puede provocar desconfianza al momento de necesitar algún dato.

I.

ANALISIS DEL SOFTWARE En recursos humanos este sistema esta divido en varios paquetes que contienen la

información, para el personal operativo se tiene el sistema Prjplanillas que está en SQL y es un programa propio de la organización. El sistema contiene toda la información del personal, se alimenta desde un servidor donde se concentra toda la información, de este sistema se dan los movimientos de alta y bajas de personal, las planillas semanales del personal, planillas de igss, los recibos de pago, el inventario de personal y los libros de salario.

Da resultados de cálculo de prestaciones laborales3, los pagos por bonificaciones especiales, los contratos de trabajo, las pólizas que solicita el departamento de contabilidad, las cartas de record laboral que necesita el colaborador para llevar al IGSS, la distribución de pagos que se le solicita a los bancos para que cada semana se tenga disponible en la caseta QSA4.

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Prestaciones laborales ver anexo I Lugar donde se resguarda el dinero y se paga el dinero.


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Este sistema también permite crearle el carné con código de barra a cada colaborador, es elaborado de papel normal para impresora y plástico transparente, el código de barra tiene de 10 a 12 dígitos internamente para que no sea alterado. El carné5 es utilizado en un reloj marcador para los ingresos y egresos que dura aproximadamente 5 segundos y envía señal al sistema de la planilla por medio de un cableado de fibra óptica.

Cuando el sistema recibe los marcajes este va generando automáticamente un archivo que contiene ingresos y salidas detallando la hora, los segundos y minutos. En caso fueran varios marcajes de una misma persona el sistema le toma el último, esto es para evitar confusiones y que el reporte se distorsione. Los sistemas de información pueden ayudar a las compañías a ampliar su alcance hasta lugares muy retirados, ofrecer productos y servicios nuevos, reformar empleos y flujo de trabajo6.

El sistema Prjplanillas también alimenta a cada cierto tiempo durante el día otro sistema que es esencial y se llama planillasWin, creado también por la organización. Se utiliza para hacer cálculos de pagos semanales o catorcenales, por medio de este se ingresan horas extras7 de diferente tipo de jornada, así también los descuentos mediante importación de archivo de Excel, y asuetos según ley vigente de Guatemala.

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Carné ver anexo II

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Laudon Kenneth C. y Laudon, J. P. (2004). Sistemas de Información Gerencial (Vol. 8va.). México.

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Horas extras ver anexo III


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Maneja un registro de los descansos programados para que el personal cumpla con el descanso semanal que pide la ley, permite direccionar los departamentos de las áreas de trabajo de acuerdo a las cuentas de presupuesto y contables que se manejan en la organización.

Una herramienta que es esencial de este sistema, es que tiene un programa de bonificaciones por productividad que contiene rangos, escalas por puesto y valores en quetzales que se programa por semana para que traiga del laboratorio información bien detallada del proceso de producción. Hay que determinar cómo podrían combinarse los sistemas, proceso de datos y la tecnología de la información para obtener mejoras en la empresa8.

En este proceso de producción se establece el tipo de molida diaria, la producción diaria, la generación diaria, el rendimiento de la fábrica semanal y lo más reciente, el rendimiento por refinación del azúcar. Todos estos datos cada semana generan información ingresándose al sistema para que se procesen, los colaboradores que tienen derecho a estos beneficios son: personal que tienen puestos de operación o de mayor responsabilidad y que presentan resultados por metas que se tienen.

Por seguridad del sistema, la organización tiene permisos para que algunos de los usuarios puedan accesar a todas las aplicaciones, así también las personas que dan soporte a este sistema deben ser seleccionados por la organización para que no sea malversado, este control lo lleva el propio sistema autorizado por el Jefe de Desarrollo y Gerente de RRHH quien es el único que puede decidir la utilización del mismo. 8

Fernández, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información. España: UPC.


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La información que el sistema proporciona es fundamental para poder pagar el salario a los colaboradores, así también para generar informes estadísticos al Ministerio de Trabajo, reportes del índice de rotación, reporte de los niveles de puestos con los distintos salarios, informes de ubicación geográfica y demográfica del personal, controles de los registros de entradas y salidas de los colaboradores, informes del gasto de mano de obra, proyecciones para presupuestar un nuevo período, comparativos de mano de obra, informe de personal con goce de vacaciones, informes de control de horas extras ejecutadas y reporte de personal de nuevo ingreso para inducciones de empresa y al puesto.

Algunas de las aplicaciones que tienen estos sistemas en cuanto a informes mencionados anteriormente se mencionan: los programas de vivienda9 para determinados niveles de responsabilidad, mejora de los sueldo por aumento de responsabilidad, pago de bonificaciones anuales y otros.

II.

ANALISIS DEL HARDWARE

Para el sistema de recursos humanos, la empresa mantiene constantes cambios, dándole vida al equipo a cada tres años. Esto se hace para que los sistemas se mantengan eficientes y se tenga un acceso rápido para obtener información, todo dependerá del tipo de negocio ya que por ser parte de la agroindustria se necesita que se cuente con computadoras Marca DELL, el monitor LCD de “14”, Disco duro de 250GB HDD, 1GB RAM, Procesador Intel ® Core ™2 Duo CPU E7300 2.66 GHz. Sistema operativo de 32 bits, Windows7, entre sus accesorios mouse, teclado DELL, UPS, impresora HP laserjet 1300n, impresora de cinta DFX-9000 y escáner HP Scanjet 9

Falta de vivienda debido a ser de otro lugar de origen.


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G3110 que viene a ser la tecnología adecuada que quieren las organizaciones para agilizar los procesos.

Así también el equipo recibe constante mantenimiento preventivo para saber si está en óptimas condiciones para ser utilizado. Algo importante es la elaboración de los carné para el personal tanto de nuevo ingreso como permanente, ya que se le toma una foto utilizando una cámara digital Sony de 14 megapixeles que requiere adicional a eso un cargador, batería recargable, cable USB, una Micadora y nylon especial para la elaboración. Este carné luego de ser elaborado necesita de cuatro relojes marcadores con cable de fibra óptica que envían señal a la computadora central, tarjeta de red, un UPS para transmitir señal y trasladar información a recursos humanos.

III.

USUARIOS FINALES DEL SISTEMA

El ingenio San Vicente cuenta con 80 usuarios que alimentan constantemente el sistema y mantienen almacenada y actualizada la información de 7000 colaboradores de todas las áreas en la temporada de Zafra10. Esta información es de mucha utilidad cuando se requiere obtener un dato inmediato que se solicita para presentar a las gerencias de cada proceso.

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Época del corte de caña y producción del azúcar.


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Conclusión

Se debe contar con un solo sistema de información que contenga los diferentes paquetes de recursos humanos y que sea de fácil utilización para generar informes y ayuden a la toma de decisiones de los gerentes y jefaturas. Así también que los usuarios que utilizan este sistema lo sepan maniobrar para poder apoyar a su utilización en todos los temas que sean necesarios. Se debe contar con un nuevo equipo tanto de software como hardware para la creación de carné de empresa y que este sea más seguro en cuanto al material de fabricación. Otro punto importante es conocer todas las herramientas que tiene el actual sistema de información para poder hacerle cambios que vengan a mejorar el proceso.


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Anexos

Prestaciones Laborales Anexo I

Elaboraci贸n de Carn茅 Anexo II

Horas Extras Anexo III


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Referencias Bibliográficas

Fernández, V. (2006). Desarrollo de sistemas de información. España: UPC. Laudon Kenneth C. y Laudon, J. P. (2004). Sistemas de Información Gerencial (Vol. 8va.). México.


Ensayo de Ingenio San Vicente