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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo

Adrián Martín Gómez Programa de Cualificación Profesional Inicial Administración y Gestión.

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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo

Índice: 1.El archivo 2. Tipos de Archivo. Mantenimiento 2.1 Archivo Físico 3. Tipos de archivo físico 4. Archivo Informático. Sistemas de clasificación 4.1 Clasificación alfabética 5. Ejemplos clasificación alfabética 6. Clasificación numérica, alfanumérica, geográfica y por materias 7.Esquema clasificación de documentos 8. Contraportada

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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo

El Archivo. El archivo es el conjunto de documentos que una organización crea cuando realizan una actividad. El fin de crear un archivo es mantener todos estos en orden, conservarlos en buen estado y tener una rápida localización de estos, para ello es necesario que su utilización sea sencilla, una actualización constante, un espacio exclusivo para el archivo y una seguridad e higiene óptima.

El archivo

Lo exige la ley.

Justifican operaciones

Mantener ordenados

Sencillo Actualizable

Conservarlos bien.

Rápido Fácil Acceso

Particulares Empresas Rápida Localización

Seguro

El archivo tiene como misión conservar todos los documentos en perfecto estado.

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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo

Tipos de Archivo. -Según su utilización: • Archivos activos: Consulta frecuente • Semiactivos: Documentos provenientes de archivos activos • Inactivos: Consulta no útil diariamente. -Según el lugar de emplazamiento: • Centralizados: En un mismo lugar • Descentralizados: Distintos departamentos

Mantenimiento del Archivo. •

Archivo Físico. Carpetas

Sencillas

Colgantes

Utilizadas para colocar documentos pequeños y sencillos.

Carpetas que disponen de un gancho en los laterales para poder ser colgadas.

Con anillas o tipo A-Z

Carpeta Archivador Archivador Disponen de unas anillas para sujetar los documentos en su interior.

De proyecto

Selladas con unas gomas para evitar que los documentos salgan.

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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo De fuelle

Archivo definitivo

Archivador

Estanterías

Armario para carpetas colgantes

Armario giratorio

Se compone por varias carpetas sencillas en su interior.

Cajas desmontables que contienen documentos no consultados habitualmente.

Mobiliario Mueble utilizado para guardar documentos en orden.

Utilizadas para colocar carpetas o cajas de archivo.

Disponen de un sistema de raíles para colgar las carpetas.

Con forma circular de forma que gira sobre sí mismo.

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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo Armario móvil

Estanterías desplazables.

Archivo Informático. Gracias a este tipo de almacenamiento de archivo es posible guardar gran cantidad de información con estas ventajas: 1. 2. 3. 4. 5.

Mayor capacidad de almacenamiento Contribuye con el medio ambiente Ahorrar papel Un mantenimiento mas rápido del archivo Un acceso mas fácil y rápido

Gracias al archivo informático contribuimos a una mejora del medio ambiente y a un gasto mas moderado de material.

Sistemas de Clasificación. •

Clasificación Alfabética. Donde los documentos se archivan siguiendo el orden del abecedario, predominando en esa clasificación la palabra ordenatriz. Los sistemas de clasificación alfabética son: o Nombres de personas. Donde la ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido pasaría a ser el segundo, y en caso de que fueran iguales los dos, el nombre sería la palabra ordenatriz. En caso de que el nombre fuese igual, el nº DNI sería la prioridad.

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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo

Ejemplo:

1º APELLIDO Mayo

2º APELLIDO Montes

NOMBRE Antonio

Mayo

Rodríguez

Julio

o Nombres de empresas o instituciones Si se componen de un nombre propio, a clasificación es la misma que con las personas. Cuando estos nombres contienen “Hnos…” “Hijos de…” o palabras como “Bar” “Farmacia” no se tendrán en cuenta y serán colocadas entre paréntesis. Y en caso de organismos oficiales y nombres por siglas se ordenarán por las mismas.

Ejemplo:

1º APELLIDO

2º APELLIDO

NOMBRE

Delgado

Domingo,

(Hijos de)

Pascual

Patiño

(Sucesores de)

SIN ORDENAR SEAT

ORDENADO BBVA

BBVA

SEAT

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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo

Clasificación Numérica o Clasificación cronológica: VENTAJAS

Sencillez y rapidez Ampliación según sus necesidades No requiere la utilización de índices

INCONVENIENTES Conocer la fecha del documento Una señal por retirarlo

o Número consecutivo: VENTAJAS

INCONVENIENTES

Sencillez y rapidez Se necesita el número e documento Se puede ampliar Obliga a tener índices No pueden tener el mismo número No se pueden añadir nuevos documentos No hace falta dejar señal al recojerlo

• Clasificación alfanumérica. Se trata de la clasificación de un conjunto de letras y números, dependiendo de la estructura de ese código deberemos tomar como referencia, el número o la letra. • Clasificación geográfica. Este sistema se rige de forma alfabética según el país, región, comunidad autónoma, provincia, localidad y calle, en este orden. • Clasificación por materias. Se clasifican según el tema o grupo al que pertenece el nombre que archivar, utilizando todos los sistemas de clasificación posibles.

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Esquema.

Sistemas de Clasificación

Alfabética

Numérica

Alfanumérica

Consecutivo

Nombre

Cronológica

Geográfica

Por Materias

Zona Geográfica

Grupos o Temas

Letras y Números

No existe un sistema de clasificación mejor que otro, todos son eficaces para distintos casos.

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Trabajo de Archivo Reproducción y Archivo

Contraportada. • Trabajo realizado por Adrián Martín Gómez • Bibliografía empleada: o Libro Reproducción y Archivo, Editorial Paraninfo.

Adrián Martín Gómez YºB

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El archivo  

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