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2010-2011

EL ARCHIVO REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO SERVICIOS AUXILIARES EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN.

JESSENIA VANESSA JACINTO PURIZACA CLASE: 1º DE PCPI YB. 2010-2011


OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN TRABAJO DE REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO

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ÍNDICE 1. El archivo.......................................................................................................................... 3 b. Porque justifican las actividades que hayamos realizado como compras, ventas, contratos, etc. ...................................................................................................... 3 1.1. 2.

3.

4.

Qué es el archivo............................................................................................... 3

Tipos de archivo. ........................................................................................................ 3 2.1.

Según la frecuencia de utilización. ............................................................... 3

2.2.

Según el lugar de emplazamiento. ............................................................... 3

Mantenimiento del archivo físico e informático.................................................. 4 3.1.

Archivo físico....................................................................................................... 4

3.2.

Archivo informático........................................................................................... 5

3.3.

Métodos de archivo.......................................................................................... 5

Sistemas de clasificación. ........................................................................................ 5 4.1.

Clasificación alfabética. .................................................................................. 5

4.2.

Clasificación numérica..................................................................................... 7

4.3.

Clasificación alfanumérica. ............................................................................ 7

4.4.

Clasificación geográfica. ................................................................................ 7

4.5.

Clasificación por materias. .............................................................................. 7

5. Seguimiento, almacenamiento, conservación, entrega y expurgo de documentos......................................................................................................................... 7 5.1.

Seguimiento. ....................................................................................................... 7

5.2.

Almacenamiento............................................................................................... 8

5.3.

Conservación. .................................................................................................... 8

5.4.

Entrega................................................................................................................. 8

5.5.

Expurgo. ............................................................................................................... 8

6. Acceso, seguridad y confidencialidad de la información y documentación. ................................................................................................................. 8

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1. El archivo. Es el que nos permite tener constancia de la documentación con al que trabajamos, como también es necesario conservar dicha documentación por dos motivos: a. Porque es exigida por la ley ya que se debe mantener un tiempo mínimo de conservación: i. A las empresas: El Código de Comercio les obliga a guardar la documentación que hace referencia a la entidad. ii. A los particulares: Como la partida de nacimiento, escrituras de vivienda contratos de trabajo, etc. b. Porque justifican las actividades que hayamos realizado como compras, ventas, contratos, etc. 1.1.

Qué es el archivo a. Conjunto ordenado de documentos que se crea cuando se realiza una actividad. b. Lugar donde se guardan los documentos. Finalidad del archivo. Mantener ordenados los documentos. Conservarlos adecuadamente. Localizarlos con rapidez y precisión. Qué requisitos debe reunir. Debe tener una utilización sencilla. Debe actualizarse constantemente. Debe tardarse el menor tiempo en encontrarse el documento que se busca. d. No se le debe dedicar un espacio excesivo. e. Debe garantizar seguridad e integridad.  a. b. c.  a. b. c.

2. Tipos de archivo. Es importante establecer una clasificación de los archivos para que su localización sea rápida y eficaz. 2.1. Según la frecuencia de utilización. a. Archivos activos: Son documentos recién entregados en la entidad. También llamados archivos de gestión. b. Semiactivos: Son documentos provenientes de archivos activos. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. c. Inactivos: Alberga documentos que no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o de consulta deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción. También con conocidos como históricos. 2.2. Según el lugar de emplazamiento. a. Centralizados: los documentos se conservan en un mismo lugar y son consultados por varios departamentos. b. Descentralizados: Se encuentran en los distintos departamentos de la entidad.

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3. Mantenimiento del archivo físico e informático. Si a los archivos, ya sea físico o informático, no se les un buen mantenimiento, estos se pueden deteriorar con el tiempo. 3.1. Archivo físico. Se pueden utilizar: Carpetas Sencillas Están dobladas por la mitad. Se utilizan para colocar documentos relacionados con un mismo tema. Colgantes

Con anillas o tipo a-z

Carpetas sencillas que disponen de ganchos a los lados para ser colgadas en sus propios soportes.

Carpeta archivador Dispone de anillas para archivar los documentos.

De proyecto

Dispone de solapas y gomas para que los documentos no se salgan.

De fuelle

En su interior tiene carpetas unidas entre si que al abrirse se despliega como un acordeón.

Archivo definitivo

Cajas de cartón desmontables que contienen carpetas no consultadas habitualmente.

Archivador

Mobiliario Muebles para guardar documentos de modo ordenado.

Estanterías

De metal o madera en las que se colocan las carpetas.

Armarios para carpetas colgantes

Dispone de un sistema de raíles para colgar carpetas.

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OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN TRABAJO DE REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO Armario giratorio

Mueble con forma circular para poder girar sobre sí mismo.

Armario móvil

Las estanterías se desplazan por carriles colocados en el suelo.

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3.2. Archivo informático. Hoy en día, gracias la informática, es posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio consiguiendo con ello: a. Aumenta la capacidad de almacenamiento. b. Ahorra en papel c. Mejora el medio ambiente. d. Accede rápidamente a la información deseada. e. Rápido mantenimiento de los datos almacenados. Es importante que de los datos almacenados se haga una copia de seguridad para evitar la pérdida de datos.

Se convierte en:

3.3. Métodos de archivo. No existe un método de archivo específico para cada empresa y organización ya que cada una adopta la que más le conviene. Antes de implantar un método de archivo es importante: a. Saber cómo está organizada la empresa. b. Qué tipos de documentos se tramita. c. Saber quién tramita cada documento. d. Qué pasos se siguen para tramitarlos. e. Cuál es su cantidad y donde se encuentran. f. Usuarios y tipos que consultan la información. Después de estos datos se puede diseñar un método de archivo en la entidad.

4. Sistemas de clasificación. Existen muchos sistemas de clasificación, todos son válidos, pero no es posible determinar cuál es el mejor. Veremos algunos tipos de clasificación: 4.1. Clasificación alfabética. Si el nombre está compuesto de varias palabras hay que establecer la palabra ordenatriz y para ello hay que seguir unas reglas:

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 Nombres de personas. •

La palabra ordenatriz es el primer apellido. Si dos nombres tienen el mismo apellido, se ordenará por el segundo y si este coincide, por el nombre propio. 1º Apellido

2º Apellido

Nombre

Martínez Martínez

Sánchez Aguilera

Irene Marcos

Si el nombre también coincidiera se tomaría como ordenatriz el DNI, Nº. de expediente, profesión, etc. Estos aparecerán entre paréntesis y en minúsculas. 1º Apellido Fernández Fernández

2º apellido Varela Varela

Nombre Sandra Sandra

DNI (2848573J) (5739394V)

Si hay apellidos compuestos, se consideran como un solo apellido. 1º Apellido

2º Apellido

Nombre

Jeréz Andújar

García

Beatriz

García-Lema

Roble

David

Si entre el nombre y el apellido hay una inicial, ésta se toma como nombre. 1º Apellido

2º Apellido

Nombre

Santos

Salas

Miriam A.

Martín

Rodelgo

Mónica S.

Si el apellido está compuesto por preposiciones o artículos, estos se consideran parte del primer apellido. 1º Apellido

2º Apellido

Nombre

De la Cruz

Molina

Antonio

La Hoz

Solís

Pilar

 Nombres de empresas o instituciones. •

Si se componen de un nombre propio se clasifica igual que para las personas. Si el nombre contiene “Sucesores de…”, “Hijos de…”, esto no se tendrán en cuenta e irán entre paréntesis. 1º Apellido

2º Apellido

Nombre

Delgado

Domingo

(Hijo de)

Pascual

Patiño

(Sucesores de)

Si la empresa contiene los nombres de Bar, Peluquería, etc., tampoco se tendrán en cuenta. 1º Apellido

Nombre

Leticia

(Peluquería)

José Manuel

(Bar)

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• Los nombres de organismos oficiales o instituciones se considera palabra ordenatriz todo el nombre. Sin ordenar Consejería de Educación Ayuntamiento de Zaragoza

Ordenado Ayuntamiento de Zaragoza Consejería de Educación

• Los nombres de las empresas conocidos por las siglas, se ordenan por las mismas. Sin ordenar

Ordenado

SEAT BBVA

BBVA SEAT

4.2. Clasificación numérica. Se toma como base el sistema numérico. • Clasificación cronológica. Se toma como base fecha de documentos. Primero será ordenado por fecha, luego por mes y finalmente por día. • Número consecutivo. A los documentos recién llegados se les pondrá un número que estos se usarán para clasificarlos sin considerar ningún otro elemento. 4.3. Clasificación alfanumérica. Este tiene una combinación de letras y números. Dependiendo de cómo sea establecido el código tomaremos como referencia la primera parte del mismo para ordenarlos: a. Si es C-425: Alfabética. b. Si es 425-C: Numérica. 4.4. Clasificación geográfica. Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas como país, comunidad autónoma, provincia, localidad, etc. Comunidad Provincia Localidad Nombre Aragón Huesca Barbastro Tecno, S.A. Castilla y León Burgos Aranda del Duero Mercado de la Rivera Castilla y León Burgos Caleruela C.A.L.B. 4.5. Clasificación por materias. La documentación se agrupa por temas o asuntos y luego se ordena siguiendo algún criterio de clasificación.

5. Seguimiento, almacenamiento, conservación, entrega y expurgo de documentos. La correcta gestión del archivo permite localizar la documentación de una forma ágil. 5.1. Seguimiento. Desde que se crea un documento hasta que es eliminado o guardado para siempre, pasa por una serie de fases. En todo momento debe saberse donde se encuentra el documento, por lo que es importante cumplir las normas que se dicten para mantener debidamente el archivo. PROGRAMA DE CUALIFICACIÓN PROFESIONAL INICIAL 7 SERVICIOS AUXILIARES EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN


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5.2. Almacenamiento. En toda entidad debe haber unas condiciones de almacenamiento para los documentos: a. El espacio debe ser adecuado. b. Los responsables de mantenimiento deben realizar una buena labor para evitar la pérdida de documentos. c. Una perfecta ordenación para facilitar la localización del documento. 5.3. Conservación. La organización debe establecer un plan de conservación en el que se incluya: a. Mantenimiento y control de las instalaciones. b. La adopción de medidas preventivas para asegurar que los documentos almacenados están protegidos de robo, incendio… c. Seguridad necesaria para que personas no autorizadas accedan a la información. 5.4. Entrega. Una de las funciones es posibilitar la consulta o préstamo de documentos almacenados. Para que esta operación se considere segura se deberá cumplir: a. El interesado deberá rellenar una solicitud de préstamo. b. En caso de que el archivo esté aceptado, se preparará la documentación. c. En la entrega se anotará los datos y el plazo a devolver. d. Si el usuario necesita disponer de más tiempo, tendrá que comunicarlo. e. Al devolver la documentación, el responsable, registrará la fecha de entrega y devolverá a su lugar la documentación extraída. 5.5. Expurgo. Para realizar un correcto mantenimiento, es necesario eliminar toda aquella información que no sea necesaria. A esto se denomina expurgo de la documentación.

6. Acceso, seguridad y confidencialidad de la información y documentación. Para proteger la información debemos: • La confidencialidad. • Sistema de seguridad. • La integridad. • La disponibilidad. La persona que posea la información debe adoptar las siguientes medidas: • Identificar la información y contenido como confidencial. • Restringir el acceso a personas previamente autorizadas. • Asegurar la correcta y exclusiva entrega a sus receptores. • Establecer claves de acceso a los sistemas informáticos. • Disponer de un buen sistema de antivirus. • Si se hacen copias se deberá anotar cuantas son y los usuarios. • Disponer de cámaras de seguridad. • Instalar sistemas de seguridad contra incendios.

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• Trabajo realizado por: Jessenia Vanessa Jacinto Purizaca. • Bibliografía:  Reproducción y archivo.  Editorial: Paraninfo.  Autores: o Óscar Sánchez Estella. o Ricardo Herrero Domingo. o Mª Ángeles Hortigüela Valdeande. • Internet: Imágenes conseguidas en Google.

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El archivo