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R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación

ROSSANA MARGOLLES

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R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación

ÍNDICE: 2.1. EL ARCHIVO 2.2 TIPOS DE ARCHIVO 2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO

2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E INFORMÁTICO. 2.3.1. ARCHIVO FÍSICO 2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO. 2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO 2.4. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN. CLASIFICACIÓN. 2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA. 2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA 2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA 2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA 2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS 2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y EXPURGO DE DOCUMENTOS. 2.5.1. SEGUIMIENTO 2.5.2. ALMACENAMIENTO 2.5.3. CONSERVACIÓN 2.5.4. ENTREGA 2.5.5. EXPURGO 2.5.5. EXPURGO

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2.1. EL ARCHIVO

ARCHIVO

Es importante Porque

Lo exige la ley

Justifican operaciones

Finalidad

Mantener ordenado

Requisitos

Conservar adecuadame nte

Poderlos localizarlo

A Particulares

Empresas

Garantizar la seguridad

Los documentos

Fácil acceso

Sencillo

Actualizarse constantemente Tardar menos tiempo en encontrar los documentos

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2.2 TIPOS DE ARCHIVO Es importante establecer una clasificación de los archivos para que la búsqueda y localización de la información se haga de una forma rápida y eficaz. 2.2.1. Según la frecuencia de utilización 

Archivos activos: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. También llamados archivos de gestión.  Semiactivos: contiene documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.  Inactivos: alberga los documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o de consulta, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción, también conocidos como históricos.

Estado del documento Documentos del año. Consulta frecuente. Poco consultados.

Tipo de archivo Archivo actico o de gestión. Activo semiactivo.

Documentos con valor histórico. Documentos permanentes.

Archivo inactivo o histórico.

2.2.2. SEGÚN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO 

Centralizados: los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos.

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Descentralizados: encuentran en los distintos departamentos de la entidad.

se

2.3. MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO FÍSICO E INFORMÁTICO. 2.3.1. ARCHIVO FÍSICO Para cumplir los fines del archivo es necesario que los documentos estén ordenador y organizados, para ello se utilizan:

CARPETA Cartulinas doblabas por la mitad. Son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, empresa o institución o referido a un mismo tema.

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R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación Son carpetas sencillas que disponen de unos ganchos en laterales para poder ser colgadas en unos soportes especiales para ellas.

Carpeta archivador Disponen de unas anillas para sujetar los documentos a archivar. Dispone de una solapa y unas gomas para que los documentos no se salgan. En su interior están alojadas varias carpetas sencillas, Program a de Cualificación Profesional Inicial Servicios Auxiliares en A dm inistración Inicial


R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación unidas entre sí

Cajas de cartón desmontables que contienen carpetas y documentos quien ose consultan habitualmente.

Mobiliario Mueble o caja que sirve para guardar documentos de modo ordenador y por separado De metal o madera en la que se colocan las carpetas o cajas de archivo.

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R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación En lugar de estantes disponen de un sistema de raíles para colgar las carpetas. Estantería con forma circular que dispone de un eje central para poder girar sobre sí mismo. Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.

2.3.2. ARCHIVO INFORMÁTICO. Gracias a la informática y a los sistemas de almacenamiento de datos, hoy es posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio, consiguiendo con ello: 

Aumentar la capacidad de almacenamiento.



Ahorrar en gasto de papel.



Contribuir a la mejora del medio ambiente.



Acceder rápidamente a la información deseada, sin tener que desplazarse del lugar de trabajo.

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R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación 

Realizar

un

rápido

mantenimiento de los datos almacenados. Es importante que de estos archivos se realicen, periódicamente, copias de seguridad para evitar la pérdida de datos, en caso de que el ordenador deje de funcionar por cualquier motivo no previsto. Estas copias se suelen guardar en cualquier dispositivo, como por ejemplo pen drive (memoria USB), disco duro externo, DVD, etc.…

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2.3.3. MÉTODOS DE ARCHIVO. ARCHIVO. Deben establecerse unas normas para que todas las personan que lo utilicen lo hagan de la misma forma, y así evitar riesgos de pérdida de información y tiempo en localizar la documentación.

Recuerda: Para establecer un método de archivo correcto dentro de una empresa debemos conocer su funcionamiento.

Antes de implantar un método de archivo es importante: 

Saber

cómo

está

Qué

tipos

de

organizada la empresa.  documentos se trasmitan. 

Quién tramita cada tipo de documento.



Qué pasos se siguen para tramitarlos.



Cuál es su cantidad y dónde se encuentran.



Tipos y usuarios de consulta de la información.

2.4. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN. Cada uno de los sistemas de clasificación puede ser válido para aplicarlo en diferentes casos, pero no es posible determinar cuál es el mejor. De entre todos los sistemas de clasificación existentes vamos a estudiar:

2.4.1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA. Los documentos se clasifican siguiendo el orden del abecedario. Cuando un nombre está formado por varias palabras hay que establecer cuál es la palabra principal o palabra ordenatriz, es decir, aquella que sirve como patrón para la clasificación.

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R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación NOMBRES



DE

PERSONAS •

La ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tiene el mismo apellido, se ordena por el segundo y si también coinciden por el nombre propio.

1º APELLIDO

2º APELLIDO

NOMBRE

Pérez

Margolles

Rossana

Sáez

Pérez

Andy

Si también coincidiese el nombre se tomaría como ordenatriz el DNI, nº. de expediente, domicilio, profesión, títulos, etc.

1º APELLIDO

2º APELLIDO

Nº DE EXPEDIENTE

NOMBRE

Polo

García

Alfredo

(1798)

Pollo

García

Alfredo

(4563)

Cuando hay apellidos compuestos, si están separados o no por un guión, se consideran como una sola palabra. 1º APELLIDO

2º APELLIDO

NOMBRE

García Aranda

Pérez,

Daniel

Jordi

Giraldo

Alejandra

Si entre el nombre y el apellido existe una inicial, ésta se toma como nombre. 1º APELLIDO

2º APELLIDO

NOMBRE

Molina

Segura,

José

Ortiz

Pérez,

Manuel

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Apellidos con artículos y preposiciones. 1º APELLIDO

2º APELLIDO

NOMBRE

De la rubia

Barragán,

María

La vega

Sarmiento,

Soraya

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Recuerda: Existen muchas formas de organizar un archivo; en el caso de los nombres suele utilizarse el orden alfabético, para ellos es necesario establecer cuál es la palabra ordenatriz, es decir, la que va a servir de guía.

 Nombres de empresas o Instituciones. • Si están formados por un nombre propio se realiza la clasificación igual que para las personas. • Cuando el nombre contiene ``sucesores de…,´´ ``Viuda de…,´´``Hijos de…,´´ no se tendrá en cuenta y se colocará entre paréntesis. 1º APELLIDO

2º APELLIDO

NOMBRE

Dances

Domingo

(hijos de)

Pérez

Patiño

(Sucesores de)

• En caso de que el nombre de la empresa contenga palabras como Farmacia, Despacho, Peluquería, etc.…, tampoco se tendrán en cuenta. 1º APELLIDO

NOMBRE

Rosii

(Bar)

Belleza

(Peluquería)

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R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación Nombres de organismos oficiales o instituciones: se considera palabra ordenatriz todo el nombre. SIN ORDENAR

ORDENADO

Hospital de Alcorcón

Ayuntamiento de Madrid

Ayuntamiento de Madrid

Hospital de Alcorcón

• Nombre de empresas que se conocen por las siglas, se ordenarán por las mismas. SIN ORDENAR

ORDENADO

BBVA

ABC

ABC

BBVA

Recuerda: Las empresas suelen tener un nombre, pero utilizan las siglas o un nombre abreviado para darse a conocer comercialmente.

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2.4.2 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA Los documentos toman como base de clasificación el sistema numérico.

Clasificación cronológica

Se toma como base la fecha de los documentos. Primero se ordenan por el año, después por el mes y finalmente por el día. Se emplean en facturas, recibos, letras de cambio, etc.…

NÚMERO CONSECUTIVO Se les asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada y este número será el que se use para clasificarlos sin considerar ningún otro elemento. Se emplea bastante en la clasificación de expedientes.

Recuerda: El número consecutivo es una clasificación que se establece teniendo en cuenta un número asignado de forma correlativa.

2.4.3. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA Se basa en una combinación de una o varias letras y de uno o varios números.  Si es C-425: Alfabéticamente.  Si es 425-C: numérico.

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2.4.4. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA El criterio de clasificación son los lugares geográficos asociados a los documentos. Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: país, región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle. Dentro de cada grupo se realiza una clasificación por orden alfabético

Comunidad

Provincia

Localidad

Nombre

Aragón

Huesca

Barbastro

Tecno, S.A

Castilla y león

Burgos

Aranda de Duero

Mercado

Castilla y león

Burgos

Calderuela

C.A.L.B.

2.4.5. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Se agrupa la documentación por temas o asuntos a que se refiere y luego se ordena siguiendo algún criterio de clasificación (alfabético, Numérico, Cronológico…).

2.5. SEGUIMIENTO, ALMACENAMIENTO, CONSERVACIÓN, ENTREGA Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.

2.5.1. SEGUIMIENTO Desde que se genera o recibe un documento, hasta que es eliminado o guardado para siempre, pasa por una serie de fases, que determina su vida útil.

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PASOS PARA LA GESTIÓN DEL ARCHIVO.

. Documentación interna

Documentación externa

Recepción

Registro de entrada o salida

Distribución

Alfabético Numérico Alfanumérico Geográfico Materia

Conservación

Archivo

Codificación

Envío a los destinatarios

Clasificación

Expurgo o eliminación

Consulta

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2.5.2. ALMACENAMIENTO En toda organización deben existir unas condiciones de almacenamiento de la documento que garanticen: 

El espacio adecuado para el volumen de información a almacenar.



Que los responsables del mantenimiento del archivo realicen su labor de forma sistemática, para evitar pérdidas de información.  La perfecta ordenación del archivo para facilitar rapidez de actuación y la perfecta localización del documento. 2.5.3. CONSERVACIÓN Para que la conservación de la documentación almacenada en los archivos sea adecuada, la organización debe establecer un plan de conservación en el que se incluya: 

El Mantenimiento y control de las instalaciones en las que se encuentra el archivo (estado de edificios, instalaciones eléctricas, mobiliario, etc.…).  La adaptación de medidas preventivas para asegurar que la información almacenada está protegida en caso de incendio, robo, inundaciones, etc.…  Dispon er los recursos necesarios para evitar que usuarios no autorizados puedan acceder a la información. 2.5.4. 2.5.4. ENTREGA ENTREGA Para que esta operación sea considerada segura han de cumplirse una serie de frases: 1.

El interesado en consultar cierta documentación deberá solicitarlo a través de un formulario de solicitud de préstamo.

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R eproducción y A rchivo Técnicas de archivo y clasificación 2.

El personal encargado del archivo supervisará si está autorizado a dicha consulta, y en caso afirmativo preparará la documentación solicitada. 3. Cuando se entrega la documentación al solicitante, éste anotará en el registro de préstamo sus datos, debiendo ser informado del plazo que tiene para devolver la información prestada. 4. Si el usuario necesitase disponer de más de tiempo para consultar la documentación, deberá solicitarlo debidamente.

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5.

Cuando se devuelve la documentación, el responsable del archivo registrará en la solicitud la fecha de entrega así como las observaciones pertinentes y devolverá a su lugar originario la documentación extraída.

2.5.5. EXPURGO La mayoría de la documentación que se genera tiene un periodo de conservación limitado. Ya hemos comentado que por ley existen documentos que deben conservarse durante un tiempo determinado (libros contables, declaraciones de impuestos, facturas, etc.…), sin embargo, en otros, su ciclo de vida se limita a su utilidad (borradores de documentos, ofertas de productos, etc.…).

Recuerda: La correcta gestión del archivo implica garantizar su seguridad, para lo cual sólo se debe permitir su consulta y acceso a aquellas personas autorizadas y de las que, a su vez, se tiene constancia escrita y nota registral.

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El archivo  

Trabajo de OBC

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